MAKALAH SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF PADA
MAKALAH
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF PADA PERGURUAN TINGGI
Disusun untuk memenuhi tugas
mata kuliah Sistem Informasi Eksekutif
Disusun oleh :
1.
2.
3.
4.
5.
MUSAB ALFARIZI (130101052)
ANGGITA WIDYANINGTYAS (130101034)
YULINDA NUR KhASANAH (130101060)
JULI SANJAYA (130101043)
RENO AJI HUTAMA (130101055)
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
STMIK DUTA BANGSA
SURAKARTA
2017
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena penulis
dapat menyelesaikan makalah yang berjudul Sistem Informasi Eksekutif Pada
perguruan tinggi. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem
Informasi Eksekutif pada Program S1 Sistem Informasi STMIK Duta Bangsa
Surakarta.
Makalah ini membahas tentang Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pada
Perguruan tinggi. Sistem informasi eksekutif merupakan sistem informasi yang
khusus untuk top manajer/top eksecutive untuk menunjang dalam mengambil
keputusan berdasarkan informasi yang didapat. sistem informasi eksekutif pada
bidang akademik berarti sebuah sistem informasi yang disediakan untuk pimpinan
dalam bidang akademik tersebut.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang membantu
hingga terselesaikannya makalah ini. Penulis berharap semoga makalah ini
bermanfaat. Dan penulis mengharap kritik serta saran untuk perbaikan penulisan
makalah selanjutnya.
Surakarta, 25 April 2017
penulis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Seluruh civitas akademik perguruan tinggi khususnya dosen wajib
melaksanakan tri dharma perguruan tinggi (Hamzah, 2016). Hasil kegiatan tri
dharma perguruan tinggi menjadi indikator kunci dalam pengukuran kinerja
sebuah perguruan tinggi (Simamora, 2016). Kebutuhan sebuah organisasi atau
perusahaan terhadap sistem informasi terus berkembang. Agar dapat terus
bersaing dan bertahan, sebuah organisasi atau perusahaan dituntut untuk
mempunyai kinerja lebih baik. Sebuah organisasi atau perusahaan semestinya
mempunyai sistem yang mampu untuk menampilkan informasi secara cepat dan
tepat sehingga pihak-pihak yang menjalankan organisasi atau perusahaan dalam
hal ini Top Level Manajemen atau para eksekutif mampu untuk memberikan
kinerja yang terbaik.
Eksekutif bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan berdasarkan
informasi yang cepat, tepat, dan akurat agar dapat menjalankan pekerjaan dengan
efektif. Informasi yang digunakan merupakan informasi yang memiliki hubungan
dengan keputusan yang akan diambil. Pengambilan keputusan yang tepat dalam
skala informasi yang cukup besar dapat dilakukan dengan menggunakan
dukungan sistem. Sistem informasi yang dapat memberikan informasi tersebut
adalah Sistem Informasi Eksekutif (SIE). SIE merupakan sistem informasi yang
berbasis komputer dengan para eksekutif sebagai penggunanya. SIE difokuskan
untuk membantu para eksekutif mengetahui informasi secara cepat guna
mengidentifikasi masalah dan mengambil keputusan berdasarkan informasi yang
telah dihasilkan. Salah satu instansi yang menggunakan Sistem Informasi
Eksekutif adalah dalam bidang akademik, bidang keuangan, bidang mahasiswa,
bidang pegawai. Akademik merupakan pendidikan yang ada dalam perguruan
tinggi. Keuangan merupakan rangkaian aktivitas yang
Perguruan
Tinggi
mulai
dari
perencanaan,
mengatur keuangan
pembukuan,
pembelanjaan,
pengawasan dan pertanggung-jawaban keuangan. Mahasiswa merupakan sebutan
bagi orang yang sedang menempuh pendidikan tinggi di sebuah perguruan tinggi
yang terdiri atas sekolah tinggi, akademi, dan yang paling umum adalah
universitas. Pegawai merupakan Orang pribadi yang bekerja pada pemberi kerja,
berdasarkan perjanjian atau kesepakatan kerja baik secara tertulis maupun tidak
tertulis, untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan atau kegiatan tertentu
dengan memperoleh imbalan yang dibayarkan berdasarkan periode tertentu,
penyelesaian.
Dalam perguruan tinggi biasanya memiliki banyak sistem informasi yang
digunakan untuk mengelola perguruan tinggi tersebut. Namun sistem informasi
tersebut tidak saling terintegrasi dan belum menyajikan laporan khusus bagi para
eksekutif. Oleh karena itu berdasarkan uraian tersebut penulis akan membahas
dalam sebuah makalah yang berjudul Sistem Informasi Eksekutif Pada Perguruan
Tinggi.
1.2
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang ada, permasalahan yang akan dibahas
penulis adalah “Bagaimana menerapkan Sistem Informasi Eksekutif Pada
Perguruan Tinggi?”.
1.3
Batasan Masalah
Karena luasnya masalah yang harus dibahas, maka dalam penulisan laporan
ini penulis membatasi masalah yang akan dibahas, yaitu :
a.
Sistem Informasi Keuangan.
b.
Sistem Informasi Kepegawaian.
c.
Sistem Informasi Akademik.
d.
Penerapan Sistem Informasi Eksekutif pada Perguruan Tinggi yang
digunakan oleh Top Level Manajemen atau para eksekutif.
1.4
Tujuan Penulisan
Tujuan dari penulisan adalah menerapkan Sistem Informasi Eksekutif Pada
Perguruan Tinggi untuk menampilkan informasi secara cepat dan tepat sehingga
pihak-pihak yang menjalankan organisasi atau perusahaan dalam hal ini Top
Level Manajemen atau para eksekutif mampu untuk memberikan kinerja yang
terbaik di STMIK Duta Bangsa Surakarta.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Sistem Informasi Akademik
a
Pengertian Sistem informasi akademik
Sistem Informasi Akademik adalah suatu sistem yang dirancang untuk
keperluan pengeloaan data-data akademik dengan penerapan teknologi komputer
baik hardware maupunsoftware sehingga seluruh proses kegiatan akademik dapat
terkelola menjadi informasi yang bermanfaat dalam pengelolaan manajemen
perguruan tinggi dan pengambilan keputusan-keputusan bagi pengambil
keputusan atau top manajemen di lingkungan perguruan tinggi. Sistem ini
bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan, sehingga perguruan
tinggi dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik dan efektif kepada
komunitasnya, baik didalam maupun diluar perguruan tinggi tersebut melalui
internet. Berbagai kebutuhan dalam bidang pendidikan maupun peraturan yang
melingkupinya sedemikian tinggi, sehingga pengelolaan akademik dalam suatu
lembaga pendidikan menjadi pekerjaan yang sangat menguras waktu, tenaga dan
pikiran. Oleh sebab itu, system informasi akademik dibangun untuk menjawab
secara langsung masalah maupun kebutuhan perguruan tinggi terhadap
pengelolaan akademik tersebut secara cepat dan tidak melelahkan. Masalah yang
sering terjadi pada perguruan tinggi pada umumnya adalah keterbatasan
pengolahan data yang dimulai dari pengolahan data untuk saringan ujian masuk
calon mahasiswa, pengumuman hasil calon mahasiswa yang lulus, proses
pendaftaran ulang, baik bagi calon mahasiswa baru maupun mahasiswa yang telah
menjadi mahasiwa dari perguruan tinggi tersebut. Hal tersebut merupakan salah
satu proses interaksi antara bagian internal perguruan tinggi ataupun lembaga
pendidikan yang mengolah data dengan proses serta prosedur-prosedur tertentu,
dengan user yang dalam hal ini adalah mahasiswa.
Dengan adanya suatu sistem, diharapkan pengolahan data antara user dan
bagian sistem akademik yang menerima inputan dari mahasiswa serta transaksi
kegiatan perkuliahan dan kegiatan administrasi antara mahasiswa dan perguruan
tinggi tersebut dapat berlangsung dengan baik. Kesulitan yang sering terjadi pada
bagian internal perguruan tinggi adalah banyaknya proses pengolahan data yang
harus dilakukan dalam waktu yang singkat. Contohnya, pengolahan data
mahasiswa yang mengambil mata kuliah dan kelas dengan pengajar/dosen. Pada
pengolahan data tersebut akan di dapat data-data transaksi berupa, data absensi,
data mata kuliah, data transkrip nilai, data jadwal ujian, data biaya pembayaran
(status pembayaran mahasiswa), data dosen beserta atribut data gaji yang
merupakan bagian dari sistem keuangan yang diterapkan pada sisi keuangan.
Seperti yang telah dibahas sebelumnya, sistem informasi akademik secara garis
besar dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem yang dirancang untuk memenuhi
kebutuhan
Akademik
yang
menginginkan
layanan
pendidikan
yang
terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja, kualitas pelayanan, daya saing dan
kualitas SDM yang dihasilkannya. Sistem Informasi Akademik sangat membantu
dalam pengelolaan data nilai mahasiswa, mata kuliah, data staf pengajar/dosen
serta administrasi fakultas/jurusan yang sifatnya masih manual untuk dikerjakan
dengan bantuan software agar mampu mengefektifkan waktu dan menekan biaya
operasional. Sistem informasi Akademik melakukan kegiatan proses administrasi
mahasiswa dalam melakukan kegiatan administrasi akademik, melakukan proses
pada transaksi belajar-mengajar antara dosen dan mahasiswa, melakukan proses
administrasi akademi baik yang menyangkut kelengkapan dokumen dan biaya
yang muncul pada kegiatan registrasi ataupun kegiatan operasional harian
administrasi akademik.
Proses pengolahan data keuangan dilakukan setiap kali terjadi transaksi
keuangan yang dilakukan oleh mahasiswa, sehingga pada proses ini Sistem
Informasi Akademi dapat melakukan update untuk data mahasiswa. Beberapa
bagian yang bersangkutan dengan modul keuangan dapat diintegrasikan dibawah
Sistem Informasi Akademik, modul keuangan dapat berupa kegiatan transaksi
akutansi ataupun kegiatan transaksi kepegawaian yang merupakan proses yang
terjadi pada kegiatan di Universitas ataupun Akademik. Sistem informasi
akademik pada dasarnya memiliki komponen yang sama dengan sistem informasi
secara umum, yaitu terdiri dari komponen input, komponen model, komponen
basis data, dan komponen output. Perbedaan komponen-komponen ini antar
sistem-sistem informasi lainnya adalah konteks letak dari sistem informasinya.
Dalam komponen Input Akademik, sistem mengumpulkan data yang
berkaitan dengan pengelolaan data misalnya nilai mahasiswa, mata kuliah, data
staf pengajar (dosen) serta administrasi fakultas/jurusan. Komponen Model
Akademik digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yang sesuai
dengan kebutuhan pemakai sistemnya. Model merupakan cetakan yang merubah
bentuk input menjadi output. Model di sistem informasi akademik banyak
digunakan untuk menghasilkan informasi-informasi tentang pengelolaan data
mahasiswa, dosen, dll. Selanjutnya data yang digunakan untuk output dalam
komponen Basis Data Akademik berasal dari data base. Tiap subsistem dalam
komponen Output Akademik menyediakan informasi tentang subsistem itu
sebagai contoh: subsistem jurusan menyediakan informasi mengenai jurusan,
subsistem fakultas menyediakan informasi mengenai fakultasnya.
Sesuai dengan tujuannya memberikan informasi tentang kepentingan
akademik, sistem informasi akademik secara umum terdiri dari beberapa elemen
seperti Input, Output, Proses, dan Feedback. Yang termasuk dalam input sistem
informasi akademik adalah data mahasiswa, data dosen, KRS, data mata kuliah,
daftar nilai mahasiswa, data mahasiswa yang sudah lulus, dan data keuangan.
Sedangkan daftar nama mahasiswa, daftar nama dosen, jadwal kuliah, KHS (kartu
hasil studi), absen mahasiswa, daftar nama wisudawan, dan data mahasiswa yang
aktif dalam perkuliahan termasuk dalam bagian output. Proses dari Sistem
Informasi Akademik itu sendiri adalah sebagai berikut:
1.
Input data mahasiswa yang didapat dari mahasiswa yang bersangkutan saat
registrasi ulang (pendaftaran) denganoutput daftar nama mahasiswa.
2.
Input data dosen yang didapat dari setiap Fakultas yang sudah dikoordinasi
dengan jurusan yang memberikan output berupa daftar nama baik itu dosen
lama yang masih tetap aktif mengajar, serta daftar nama dosen baru yang
mulai mengajar.
3.
Input data mata kuliah yang didapat dari setiap jurusan di lingkungan
Universitas dengan memiliki output jadwal kuliah dan jumlah sks tiap mata
kuliah yang sudah ditentukan.
4.
Input KRS didapat dari pilihan mahasiswa untuk mata kuliah yang akan
diambil
dan
dengan
ketentuan
yang
berlaku. Input KRS
ini
memiliki output absen mahasiswa per setiap mata kuliahnya.
5.
Input daftar nilai mahasiswa didapat dari setiap jurusan di lingkungan
Universitas. Mahasiswa wajib mengisi KRS, karena itu merupakan salah
satu syarat agar KHS dapat keluar.
6.
Input daftar nama mahasiswa yang telah lulus yang didapat dari setiap
jurusan yang telah dikumpulkan pada fakultas setelah itu ke lembaga yang
menghasilkan output berupa daftar nama wisudawan.
7.
Input data keuangan yang didapat dari bagian administrasi yang telah
dikoordinasikan
baik
pada
setiap
jurusan
melalui
fakultas,
dengan output data mahasiswa yang masih aktif dan dapat mengikuti
perkuliahan semester berikutnya. Proses pengolahan data keuangan
dilakukan setiap kali terjadi transaksi keuangan yang dilakukan oleh
mahasiswa, sehingga pada proses ini Sistem Informasi Akademi dapat
melakukan update untuk data mahasiswa.
Setiap mahasiswa diharapkan meneliti kembali apakah data yang telah
mereka isi sama dengan data yang mereka terima karena bisa saja terjadi
kesalahan pemasukan data. Jika terjadi kesalahan data mahasiswa maka
mahasiswa dapat memperbaikinya dengan cara menginformasikannya ke fakultas
dan fakultas yang akan mengurusnya ke lembaga. Dengan berbagai fitur yang
disediakan dalam Sistem Informasi Akademik tersebut maka sistem ini telah
menjadi pilihan utama bagi universitas maupun akademik yang ingin pekerjaan
pengelolaan kampus menjadi lebih ringan, cepat, terkendali dan terpercaya.
b
Komponen Sistem Informasi Akademik
Sistem informasi akademik mempunyai komponen yang sama dengan
sistem informasi secara umum, yaitu: komponen input, komponen model,
komponen basis data, dan komponen output. Perbedaan komponen-komponen ini
antar sistem-sistem informasi lainnya adalah konteks letak dari sistem
informasinya.
1
Komponen Input Akademik
Sistem informasi akademik mengumpulkan data yang berkaitan dengan
pengelolaan data misalnya nilai mahasiswa, mata kuliah, data staf pengajar
(dosen) serta administrasi fakultas/jurusan, dll.
2
Komponen Model Akademik
Model digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yang sesuai
dengan kebutuhan pemakai sistemnya. Model merupakan cetakan yang merubah
bentuk input menjadi output. Model di sistem informasi akademik banyak
digunakan untuk menghasilkan informasi – informasi tentang pengelolaan data
mahasiswa, dosen, dll.
3
Komponen Basis Data Akademik
Data yang digunakan untuk output berasal dari data base.
4
Komponen Output Akademik
Tiap subsistem output menyediakan informasi tentang subsistem itu
sebagai bagian dari bauran. Subsistem jurusan menyediakan informasi mengenai
jurusan. Subsistem fakultas menyediakan informasi mengenai fakutlasnya.
2.2
Sistem Informasi Keuangan
a
Pengertian Sistem Informasi Keuangan
Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi (subsistem dari CBIS)
yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam
perusahaan maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan.
Informasi yang diberikan disajikan dalam bentuk laporan khusus, laporan
periodik, hasil dari simulasi matematika, saran dari sistem pakar, dan komunikasi
elektronik. Sistem informasi keuangan digunakan untuk memecahkan masalahmasalah keuangan perusahaan. Secara umum sistem informasi keuangan memiliki
sistem pemasukan yang terdiri dari subsistem data processing didukung oleh
internal audit subsistem yang menyediakan data dan informasi internal. Sistem
informasi keuangan mempunyai 3 tugas pokok :
1.
Mengidentifikasi kebutuhan uang yang akan datang.
2.
Membantu perolehan dana tersebut
3.
Mengontrol penggunaannya.
b
Tujuan Sistem Informasi Keuangan
Tujuan dari sistem informasi keuangan :
1.
Meningkatkan kualitas pelaporan keuangan agar akurat, tepat waktu dan
dapat dipertanggungjawabkan yang mampu menghubungkan kantor satker
ke jenjang diatasnya.
2.
Mendukung efisiensi, efektifitas dan kelancaran penyusunan laporan
keuangan.
3.
Sebagai upaya mencapai peningkatan opini laporan keuangan.
c
Model Sistem Informasi Keuangan
Gambar model sistem informasi keuangan
Kebutuhan sistem informasi keuangan berasal dari subsistem input yang
meliputi subsistem informasi akuntansi, subsistem audit internal, dan sub sistem
intelegen keuangan. 3 subsistem tersebut sebagai sumber dari database keuangan
yang berasal dari internal maupun lingkungan. Kemudian database diolah
menghasilkan subsistem output yang berupa subsistem peramalan digunakan
untuk dapat memperkirakan berapa besar anggaran pendidikan yang dialokasikan,
subsistem manajeman data digunakan untuk menghitung biaya dikeluarkan, dan
subsistem pengendalian digunakan untuk mengendalikan pola pengendalian biaya
yang telah dikeluarkan. Dengan menggunakan sistem informasi keuangan
diharapkan menjadi sistem pendukung bidang keuangan sehingga dalam anggaran
biaya pendidikan, alokasi biaya pendidikan akan tepat sasaran dan dalam proses
pengendalian mudah dilakukan.
2.2. Sistem Informasi Kepegawaian
a
Pengertian Sistem Informasi Kepegawaian
Sistem Informasi Kepegawaian adalah untuk menghasilkan sistem
pengolahan data berbasis komputer, yang diharapkan mampu membantu tugas dan
pekerjaan operasional pada level administratif, serta menyediakan informasi untuk
mendukung pengambilan keputusan pada level manajerial.
b
Pentingnya Sistem Informasi Kepegawaian
Sistem Kepegawaian di pemerintahan / perusahaan bertujuan untuk
kelancaran tugas organisasi dan menjadi unsur pendukung untuk kelancaran
aktifitas administrasi. Pemanfaatan teknologi informasi dapat menghasilkan
efisiensi dalam berbagai aspek pengelolaan informasi yang ditunjukkan oleh
kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran
informasi (validitas) yang dihasilkan.Hal ini berkaitan dengan penggunaan
perangkat keras komputer (hardware), program aplikasi pendukung (software),
perangkat komunikasi dan internet sebagai sarana pengelolaan informasi. Sistem
Informasi Kepegawaian sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada
seluruh personalia yang ada karena pegawai merupakan aset penting dalam
penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan
pegawai yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan
dalam lingkup yang lebih besar dan akan membawa perbaikan kinerja perusahaan
/ pemerintah secara keseluruhan. Mengingat pentingnya pengelolaan data pegawai
tersebut,
maka
peningkatan
kualitas
pengelolaan
kepegawaian
melalui
implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan salah satu
prioritas dalam tahapan pengembangan e-government.
c
Komponen Utama Sistem Informasi Kepegawaian
1
Administrasi Sistem
Untuk memelihara data induk dan Manajemen Pengguna.
2
Pelaporan Manajemen
Menghasilkan laporan-laporan manajemen.
3
Data entry
Komponen sangat penting, bertanggung jawab dalam memelihara data-data
kepegawaian.
4
Output
Menghasilkan Keluaran-Keluaran berupa cetakan yang merupakan hasil dari
proses yang dilakukan oleh sistem informasi kepegawaian.
d.
Sistem Pengangkatan Calon Pegawai
Menjadi Pegawai Tetap Bagian Kepegawaian akan menganalisa dokumen
berkas calon pegawai, apabila memenuhi syarat, maka dokumen pertimbangan
pengangkatan calon pegawai diberikan kepada Kepala Bagian yang membawahi
masing-masing calon pegawai. Selanjutnya Kepala Bagian akan memberikan
penilaian melalui dokumen penilaian calon pegawai. Selanjutnya diberikan
kepada bagian Kepegawaian untuk diolah hasilnya. Hasilnya disosialisasikan
kepada calon pegawai dan direksi. Apabila keduanya menyetujui, maka dibuatlah
SK Pengangkatan Kepegawaian oleh bagian Kepegawaian. Apabila salah satu
tidak setuju, maka akan ditangguhkan terlebih dahulu, kemudian dilakukan
analisis ulang.
e.
Sistem Kenaikan Pangkat
Bagian Kepegawaian akan menganalisa dokumen berkas pegawai, apabila
memenuhi syarat, maka dokumen pertimbangan kenaikan pangkat diberikan
kepada Kepala Bagian yang membawahi masing-masing calon pegawai.
Selanjutnya Kepala Bagian akan memberikan penilaian melalui dokumen
penilaian pegawai. Selanjutnya diberikan kepada bagian Kepegawaian untuk
diolah hasilnya. Hasilnya disosialisasikan kepada calon pegawai dan direksi.
Apabila keduanya menyetujui, maka dibuatlah SK Kenaikan Pangkat oleh bagian
Kepegawaian. Apabila salah satu tidak setuju, maka akan ditangguhkan terlebih
dahulu, kemudian dilakukan analisis ulang.
f.
Sistem Promosi Pegawai
Bagian Kepegawaian akan menganalisa dokumen prestasi pegawai, apabila
memenuhi
syarat,
maka
dokumen
usulan
promosi
diberikan
kepada
direksi.Apabila direksi menyetujui, maka dibuatlah SK Promosi.
g.
Sistem Mutasi Pegawai
Bagian Kepegawaian akan menganalisa dokumen pegawai dan kebutuhan
mutasi, apabila memenuhi syarat, maka dokumen usulan mutasi diberikan kepada
direksi.Apabila direksi menyetujui, maka dibuatlah SK Mutasi.
2.3. Sistem Informasi Eksekutif pada Perguruan Tinggi
2.3.1. Definisi Sistem Informasi Eksekutif
Menurut Kadir (2014:111) Sistem Informasi Eksekutif atau yang disebut
Executive Information System (EIS) merupakan sistem informasi yang
menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi menejer dan eksekutif dalam mengakses
informasi eksternal dan internal yang berguna untuk mengidentifikasi masalah
atau mengenali peluang. Sedangkan Raymond (2008:245) menjelaskan bahwa
Sistem informasi eksekutif atau Executive Information Sistem (EIS) adalah suatu
sistem yang memberikan informasi kepada para manejer yang lebih tinggi atas
kinerja perusahaan secara keseluruhan. Dari kedua definisi diatas dapat
disimpulkan bahwa Sistem Informasi Eksekutif (EIS) adalah suatu system yang
memberikan informasi kepada manajer atau eksekutif untuk mengetahui kinerja
suatu perusahaan sehingga dapat mengidentifikasi masalah dan mengambil
keputusan.
2.3.2. Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif
Menurut Kadir (2014:112) Sistem Informasi Eksekutif memiliki beberapa
karakteristik yaitu:
a
Dapat digunakan untuk meringkas, menapis, dan memperoleh detail data.
b
Menyediakan analisis tren (trend analisis), pelaporan pengecualian, dan
kemampuan drill down.
c
Dapat digunakan untuk mengakses dan memadukan data internal dan
eksternal.
d
Dapat digunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa perantara.
e
Menyajikan informasi dalam bentuk teks, grafik, dan table.
f
Terkadang dilengkapi fasilitas komunikasi elektronis (e-mail), kemampuan
analisis data, dan perangkat produktivitas pribadi.
2.3.3. Komponen Sistem Informasi Eksekutif
Adapun komponen-komponen dari sistem informasi eksekutif adalah
sebagai berikut:
a
Hardware (perangkat keras)
Komponen pada komputer yang dapat terlihat dan disentuh secara fisik
b
Software (Perangkat Lunak)
Komponen yang tidak terlihat tetapi terdapat dalam sebuah komputer
c
User Interface
SIE membutuhkan efisiensi untuk mendapatkan kembali data relevan untuk
pembuat keputusan, sehingga interface pemakai adalah sangat penting. Beberapa
jenis pertemuan dapat tersedia di struktur SIE, seperti laporan terjadwal, soal atau
jawab, pandu menu, bahasa perintah, bahasa alami, dan input atau output.
d
Telekomunikasi
Telekomunikasi akan mempunyai peran penting dalam menghubungkan
jaringan sistem informasi. Untuk mengirimkan data dari satu tempat ke tempat
lain. Oleh karena itu telekomunikasi dalam SIE dapat mempercepat kebutuhan
akan akses ke distribusi data.
e
Keuangan
Keuangan mempunyai peran penting dalam operasional untuk menaksir
kecenderungan dan mengambil keuntungan. Oleh karena itu keuangan dalam SIE
meorientasikan pendekatan yang perencanaan terintegrasi atau penganggaran
dengan kontrol dari laporan kinerja, dan dapat menolong eksekutif dalam hal
menganalisa pendanaan.
f
Pemasaran
Pada suatu organisasi, eksekutif pemasaran perannya adala untuk
menciptakan masa depan dalam hal ini menciptakan pemasaran berjangka efektif.
Oleh karena itu SIE menyediakan satu pendekatan dalam perihal peramalan minat
mahasiswa yang dapat mengijinkan eksekutif untuk membandingkan dengan
pemasaran masa lalu.
2.3.4. Model Sistem Informasi Eksekutif
Konfigurasi untuk SIE berdasarkan komputer biasanya termasuk personal
computer (PC). Dalam suatu perusahaan yang besar jaringan PC kepada
Mainframe ditunjukkan seperti dalam gambar model EIS pada gambar 2.1.
Personal Computer untuk para eksekutif berfungsi sebagai executive workstation.
Konfigurasi perangkat kerasnya termasuk penyimpan sekunder, biasanya berupa
hardisk yang menyimpan basis data untuk eksekutif. Pangkalan data eksekutif
berisi informasi yang sebelumnya telah diproses oleh komputer perusahaan. Para
eksekutif memilih dari suatu menu tampilan yang sebelumnya telah disiapkan,
atau membuat suatu pengolahan kecil. Sistem ini juga memungkinkan pengguna
untuk memakai surat elektronik perusahaan dan akses kepada data dan informasi
lingkungan. Untuk beberapa penggunaan, personil pendukung sistem ini
memasukkan laporan dan informasi yang terbaru.
Laporan untuk eksekutif bukan hanya didapat dari nternal perusahaan saja
tetapi juga eksternal perusahaan. Hal ini ditunjukan oleh Turban E. (1993, pp 404)
bahwa model yang dibuat olehnya berasal dari berbagai sumber seperti komputer
lain diluar perusahaan dan sumber-sumber yang bukan dari komputer. Untuk SIE
sendiri data berasal dari Sistem Informasi Manajemen perusahaan dan pengolahan
transaksi perusahaan atau dari pengamatan lingkungan yang didapat dari
pelayanan informasi basis data komersil. Hal tersebut dilihat pada gambar 2.2.
2.3.5. Sistem Informasi Eksekutif pada Perguruan Tinggi
Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pada perguruan tinggi ini ditujukan
sebagai salah satu dukungan terhadap kegiatan analisis data/informasi yang
diarahkan agar dapat diakses oleh para pihak yang terkait baik secara langsung
maupun tidak untuk kepentingan pengambilan kebijakan dan keputusan. Pada
perguruan tinggi biasanya terdapat beberapa aplikasi sistem informasi untuk
mengelola data diantaranya Sistem Informasi Akademik, Sistem Informasi
Kepegawaian, dan Sistem Informasi Keuangan.
Sistem informasi yang digunakan lebih ditujukan untuk menunjang kegiatan
operasional dan tidak terintegrasi. Sehingga belum menyajikan informasi atau
laporan khusus bagi para eksekutif. Sebagai contoh, Sistem Informasi Akademik
digunakan untuk mengelola proses regristrasi, perkuliahan, dan nilai akademik,
namun belum menyajikan bagi eksekutif seperti laporan kondisi nilai rata-rata,
tingkat kelulusan, dan sebagainya. Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem
Informasi Eksekutif merupakan gabungan – gabungan dari sistem informasi yang
ada pada perguruan tinggi tersebut yang saling terintegrasi untuk memberikan
informasi kepada eksekutif.
2.3.6. Pengguna Sistem Informasi Eksekutif pada Perguruan Tinggi
Sistem informasi eksekutif (SIE) merupakan sistem informasi yang
dirancang khusus untuk manajer tingkat atas untuk menunjang dalam mengambil
keputusan. Sistem informasi eksekutif pada perguruan tinggi berarti sebuah sistem
informasi yang dirancang khusus untuk pimpinan atau manajer puncak yang
memiliki tanggung jawab dalam pengambilan keputusan, menetapkan kebijakan
dan strategi dalam perguruan tinggi tersebut. Dalam perguruan tinggi manajer
puncak adalah rektor (kepala).
2.3.7. Kebutuhan Informasi Internal dan Eksternal bagi Eksekutif
a.
Informasi Internal
Informasi internal merupakan informasi yang diolah dari data internal
perguruan tinggi.
sebagai berikut:
informasi internal yang dibutuhkan rector (kepala) adalah
1. Informasi tentang keuangan.
2. Informasi Akademik.
3. Informasi kepegawaian.
b.
Informasi Eksternal
Informasi eksternal merupakan informasi yang diolah dari data eksternal
perguruan tinggi. informasi eksternal yang dibutuhkan rector (kepala) adalah:
1. Peringkat keketatan untuk masuk perguruan tinggi tersebut.
2. Jumlah peminat yang ingin masuk ke perguruan tinggi tersebut untuk
semua jenjang.
3. Ratio keketatan masuk perguruan tinggi.
2.3.8. Kriteria Sistem Informasi Eksekutif pada Perguruan Tinggi
Sistem Informasi Eksekutif (SIE) yang dibangun harus memiliki fungsifungsi sebagai berikut:
1.
Pada sistem informasi eksekutif dapat memberikan informasi terbaru dari
informasi akademik, keuangan dan kepegawaian.
2.
Sistem informasi eksekutif dapat mendokumentasikan informasi yang
diperoleh untuk melakukan analisa grafik.
3.
Setiap user dapat mengakses sistem kapan saja.
4.
Informasi yang ditampilkan pada layar dapat dicetak untuk memudahkan
dalam analisa.
BAB III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Dari uraian pembahasan di atas dapat disimpulkan system informasi
eksekutif merupak sebuah system yang membantu dalam pengambilan keputusan
yang digunakan oleh top level manajer atau para eksekutif. sistem informasi
eksekutif pada perguruan tinggi ini meliputi system akademik,system pegawai dan
system keuangan. System informasi
akademik terdiri dari beberapa elemen
beberapa elemen seperti Input, Output, Proses, dan Feedback. dan juga system
informasi akademik tersebut memiliki beberapa komponen seperti komponen
input, komponen model, komponen basis data, dan komponen output. dengan
adanya elemen elemen dan komponen dalam pengerjaan pengelolaan kampus
menjadi lebih ringan, cepat, terkendali dan terpercaya.
System keuangan terdiri dari subsistem yang membantu dalam pengelolaan
uangyang memiliki fungsi dapat memperkirakan anggaran , menghitung biaya
yang dikeluarkan dan mengengendalikan biaya yang dikeluarkan. System
informasi kepegawaian memiliki beberapa komponen seperti Administrasi Sistem,
Pelaporan Manajemen, Data entry, Output. Pengelolaan pegawai yang baik dalam
lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan dalam lingkup yang lebih
besar dan akan membawa perbaikan kinerja perusahaan / pemerintah secara
keseluruhan.
DAFTAR PUSTAKA
Kadir, Abdul. 2014 . Pengenalan Sistem Informasi, Revisi ed.Yogyakarta: Andi
Hamzah. 2016. Sistem Informasi Kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat Universitas Respati Yogyakarta. Yogyakarta : Universitas
Respati.
Virgo Simamora. 2016. Pengaruh Keunikan Kapabilitas dan Turbulensi
Lingkungan terhadap Strategi Korporasi dan Dampaknya pada Kinerja
Universitas. Jakarta : Universitas 17 Agustus 1945.
Sri Maulinda. 2015. Peranan sistem informasi akademik bagi perguruan tinggi.
Jawa Tengah : Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi STIE Bank BPD.
Turban, Efraim. 1993. Decision Support and Expert System : Management
Support System. third Edition. Macmillan Publising Company, New York.
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF PADA PERGURUAN TINGGI
Disusun untuk memenuhi tugas
mata kuliah Sistem Informasi Eksekutif
Disusun oleh :
1.
2.
3.
4.
5.
MUSAB ALFARIZI (130101052)
ANGGITA WIDYANINGTYAS (130101034)
YULINDA NUR KhASANAH (130101060)
JULI SANJAYA (130101043)
RENO AJI HUTAMA (130101055)
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
STMIK DUTA BANGSA
SURAKARTA
2017
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena penulis
dapat menyelesaikan makalah yang berjudul Sistem Informasi Eksekutif Pada
perguruan tinggi. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem
Informasi Eksekutif pada Program S1 Sistem Informasi STMIK Duta Bangsa
Surakarta.
Makalah ini membahas tentang Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pada
Perguruan tinggi. Sistem informasi eksekutif merupakan sistem informasi yang
khusus untuk top manajer/top eksecutive untuk menunjang dalam mengambil
keputusan berdasarkan informasi yang didapat. sistem informasi eksekutif pada
bidang akademik berarti sebuah sistem informasi yang disediakan untuk pimpinan
dalam bidang akademik tersebut.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang membantu
hingga terselesaikannya makalah ini. Penulis berharap semoga makalah ini
bermanfaat. Dan penulis mengharap kritik serta saran untuk perbaikan penulisan
makalah selanjutnya.
Surakarta, 25 April 2017
penulis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Seluruh civitas akademik perguruan tinggi khususnya dosen wajib
melaksanakan tri dharma perguruan tinggi (Hamzah, 2016). Hasil kegiatan tri
dharma perguruan tinggi menjadi indikator kunci dalam pengukuran kinerja
sebuah perguruan tinggi (Simamora, 2016). Kebutuhan sebuah organisasi atau
perusahaan terhadap sistem informasi terus berkembang. Agar dapat terus
bersaing dan bertahan, sebuah organisasi atau perusahaan dituntut untuk
mempunyai kinerja lebih baik. Sebuah organisasi atau perusahaan semestinya
mempunyai sistem yang mampu untuk menampilkan informasi secara cepat dan
tepat sehingga pihak-pihak yang menjalankan organisasi atau perusahaan dalam
hal ini Top Level Manajemen atau para eksekutif mampu untuk memberikan
kinerja yang terbaik.
Eksekutif bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan berdasarkan
informasi yang cepat, tepat, dan akurat agar dapat menjalankan pekerjaan dengan
efektif. Informasi yang digunakan merupakan informasi yang memiliki hubungan
dengan keputusan yang akan diambil. Pengambilan keputusan yang tepat dalam
skala informasi yang cukup besar dapat dilakukan dengan menggunakan
dukungan sistem. Sistem informasi yang dapat memberikan informasi tersebut
adalah Sistem Informasi Eksekutif (SIE). SIE merupakan sistem informasi yang
berbasis komputer dengan para eksekutif sebagai penggunanya. SIE difokuskan
untuk membantu para eksekutif mengetahui informasi secara cepat guna
mengidentifikasi masalah dan mengambil keputusan berdasarkan informasi yang
telah dihasilkan. Salah satu instansi yang menggunakan Sistem Informasi
Eksekutif adalah dalam bidang akademik, bidang keuangan, bidang mahasiswa,
bidang pegawai. Akademik merupakan pendidikan yang ada dalam perguruan
tinggi. Keuangan merupakan rangkaian aktivitas yang
Perguruan
Tinggi
mulai
dari
perencanaan,
mengatur keuangan
pembukuan,
pembelanjaan,
pengawasan dan pertanggung-jawaban keuangan. Mahasiswa merupakan sebutan
bagi orang yang sedang menempuh pendidikan tinggi di sebuah perguruan tinggi
yang terdiri atas sekolah tinggi, akademi, dan yang paling umum adalah
universitas. Pegawai merupakan Orang pribadi yang bekerja pada pemberi kerja,
berdasarkan perjanjian atau kesepakatan kerja baik secara tertulis maupun tidak
tertulis, untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan atau kegiatan tertentu
dengan memperoleh imbalan yang dibayarkan berdasarkan periode tertentu,
penyelesaian.
Dalam perguruan tinggi biasanya memiliki banyak sistem informasi yang
digunakan untuk mengelola perguruan tinggi tersebut. Namun sistem informasi
tersebut tidak saling terintegrasi dan belum menyajikan laporan khusus bagi para
eksekutif. Oleh karena itu berdasarkan uraian tersebut penulis akan membahas
dalam sebuah makalah yang berjudul Sistem Informasi Eksekutif Pada Perguruan
Tinggi.
1.2
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang ada, permasalahan yang akan dibahas
penulis adalah “Bagaimana menerapkan Sistem Informasi Eksekutif Pada
Perguruan Tinggi?”.
1.3
Batasan Masalah
Karena luasnya masalah yang harus dibahas, maka dalam penulisan laporan
ini penulis membatasi masalah yang akan dibahas, yaitu :
a.
Sistem Informasi Keuangan.
b.
Sistem Informasi Kepegawaian.
c.
Sistem Informasi Akademik.
d.
Penerapan Sistem Informasi Eksekutif pada Perguruan Tinggi yang
digunakan oleh Top Level Manajemen atau para eksekutif.
1.4
Tujuan Penulisan
Tujuan dari penulisan adalah menerapkan Sistem Informasi Eksekutif Pada
Perguruan Tinggi untuk menampilkan informasi secara cepat dan tepat sehingga
pihak-pihak yang menjalankan organisasi atau perusahaan dalam hal ini Top
Level Manajemen atau para eksekutif mampu untuk memberikan kinerja yang
terbaik di STMIK Duta Bangsa Surakarta.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Sistem Informasi Akademik
a
Pengertian Sistem informasi akademik
Sistem Informasi Akademik adalah suatu sistem yang dirancang untuk
keperluan pengeloaan data-data akademik dengan penerapan teknologi komputer
baik hardware maupunsoftware sehingga seluruh proses kegiatan akademik dapat
terkelola menjadi informasi yang bermanfaat dalam pengelolaan manajemen
perguruan tinggi dan pengambilan keputusan-keputusan bagi pengambil
keputusan atau top manajemen di lingkungan perguruan tinggi. Sistem ini
bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan, sehingga perguruan
tinggi dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik dan efektif kepada
komunitasnya, baik didalam maupun diluar perguruan tinggi tersebut melalui
internet. Berbagai kebutuhan dalam bidang pendidikan maupun peraturan yang
melingkupinya sedemikian tinggi, sehingga pengelolaan akademik dalam suatu
lembaga pendidikan menjadi pekerjaan yang sangat menguras waktu, tenaga dan
pikiran. Oleh sebab itu, system informasi akademik dibangun untuk menjawab
secara langsung masalah maupun kebutuhan perguruan tinggi terhadap
pengelolaan akademik tersebut secara cepat dan tidak melelahkan. Masalah yang
sering terjadi pada perguruan tinggi pada umumnya adalah keterbatasan
pengolahan data yang dimulai dari pengolahan data untuk saringan ujian masuk
calon mahasiswa, pengumuman hasil calon mahasiswa yang lulus, proses
pendaftaran ulang, baik bagi calon mahasiswa baru maupun mahasiswa yang telah
menjadi mahasiwa dari perguruan tinggi tersebut. Hal tersebut merupakan salah
satu proses interaksi antara bagian internal perguruan tinggi ataupun lembaga
pendidikan yang mengolah data dengan proses serta prosedur-prosedur tertentu,
dengan user yang dalam hal ini adalah mahasiswa.
Dengan adanya suatu sistem, diharapkan pengolahan data antara user dan
bagian sistem akademik yang menerima inputan dari mahasiswa serta transaksi
kegiatan perkuliahan dan kegiatan administrasi antara mahasiswa dan perguruan
tinggi tersebut dapat berlangsung dengan baik. Kesulitan yang sering terjadi pada
bagian internal perguruan tinggi adalah banyaknya proses pengolahan data yang
harus dilakukan dalam waktu yang singkat. Contohnya, pengolahan data
mahasiswa yang mengambil mata kuliah dan kelas dengan pengajar/dosen. Pada
pengolahan data tersebut akan di dapat data-data transaksi berupa, data absensi,
data mata kuliah, data transkrip nilai, data jadwal ujian, data biaya pembayaran
(status pembayaran mahasiswa), data dosen beserta atribut data gaji yang
merupakan bagian dari sistem keuangan yang diterapkan pada sisi keuangan.
Seperti yang telah dibahas sebelumnya, sistem informasi akademik secara garis
besar dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem yang dirancang untuk memenuhi
kebutuhan
Akademik
yang
menginginkan
layanan
pendidikan
yang
terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja, kualitas pelayanan, daya saing dan
kualitas SDM yang dihasilkannya. Sistem Informasi Akademik sangat membantu
dalam pengelolaan data nilai mahasiswa, mata kuliah, data staf pengajar/dosen
serta administrasi fakultas/jurusan yang sifatnya masih manual untuk dikerjakan
dengan bantuan software agar mampu mengefektifkan waktu dan menekan biaya
operasional. Sistem informasi Akademik melakukan kegiatan proses administrasi
mahasiswa dalam melakukan kegiatan administrasi akademik, melakukan proses
pada transaksi belajar-mengajar antara dosen dan mahasiswa, melakukan proses
administrasi akademi baik yang menyangkut kelengkapan dokumen dan biaya
yang muncul pada kegiatan registrasi ataupun kegiatan operasional harian
administrasi akademik.
Proses pengolahan data keuangan dilakukan setiap kali terjadi transaksi
keuangan yang dilakukan oleh mahasiswa, sehingga pada proses ini Sistem
Informasi Akademi dapat melakukan update untuk data mahasiswa. Beberapa
bagian yang bersangkutan dengan modul keuangan dapat diintegrasikan dibawah
Sistem Informasi Akademik, modul keuangan dapat berupa kegiatan transaksi
akutansi ataupun kegiatan transaksi kepegawaian yang merupakan proses yang
terjadi pada kegiatan di Universitas ataupun Akademik. Sistem informasi
akademik pada dasarnya memiliki komponen yang sama dengan sistem informasi
secara umum, yaitu terdiri dari komponen input, komponen model, komponen
basis data, dan komponen output. Perbedaan komponen-komponen ini antar
sistem-sistem informasi lainnya adalah konteks letak dari sistem informasinya.
Dalam komponen Input Akademik, sistem mengumpulkan data yang
berkaitan dengan pengelolaan data misalnya nilai mahasiswa, mata kuliah, data
staf pengajar (dosen) serta administrasi fakultas/jurusan. Komponen Model
Akademik digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yang sesuai
dengan kebutuhan pemakai sistemnya. Model merupakan cetakan yang merubah
bentuk input menjadi output. Model di sistem informasi akademik banyak
digunakan untuk menghasilkan informasi-informasi tentang pengelolaan data
mahasiswa, dosen, dll. Selanjutnya data yang digunakan untuk output dalam
komponen Basis Data Akademik berasal dari data base. Tiap subsistem dalam
komponen Output Akademik menyediakan informasi tentang subsistem itu
sebagai contoh: subsistem jurusan menyediakan informasi mengenai jurusan,
subsistem fakultas menyediakan informasi mengenai fakultasnya.
Sesuai dengan tujuannya memberikan informasi tentang kepentingan
akademik, sistem informasi akademik secara umum terdiri dari beberapa elemen
seperti Input, Output, Proses, dan Feedback. Yang termasuk dalam input sistem
informasi akademik adalah data mahasiswa, data dosen, KRS, data mata kuliah,
daftar nilai mahasiswa, data mahasiswa yang sudah lulus, dan data keuangan.
Sedangkan daftar nama mahasiswa, daftar nama dosen, jadwal kuliah, KHS (kartu
hasil studi), absen mahasiswa, daftar nama wisudawan, dan data mahasiswa yang
aktif dalam perkuliahan termasuk dalam bagian output. Proses dari Sistem
Informasi Akademik itu sendiri adalah sebagai berikut:
1.
Input data mahasiswa yang didapat dari mahasiswa yang bersangkutan saat
registrasi ulang (pendaftaran) denganoutput daftar nama mahasiswa.
2.
Input data dosen yang didapat dari setiap Fakultas yang sudah dikoordinasi
dengan jurusan yang memberikan output berupa daftar nama baik itu dosen
lama yang masih tetap aktif mengajar, serta daftar nama dosen baru yang
mulai mengajar.
3.
Input data mata kuliah yang didapat dari setiap jurusan di lingkungan
Universitas dengan memiliki output jadwal kuliah dan jumlah sks tiap mata
kuliah yang sudah ditentukan.
4.
Input KRS didapat dari pilihan mahasiswa untuk mata kuliah yang akan
diambil
dan
dengan
ketentuan
yang
berlaku. Input KRS
ini
memiliki output absen mahasiswa per setiap mata kuliahnya.
5.
Input daftar nilai mahasiswa didapat dari setiap jurusan di lingkungan
Universitas. Mahasiswa wajib mengisi KRS, karena itu merupakan salah
satu syarat agar KHS dapat keluar.
6.
Input daftar nama mahasiswa yang telah lulus yang didapat dari setiap
jurusan yang telah dikumpulkan pada fakultas setelah itu ke lembaga yang
menghasilkan output berupa daftar nama wisudawan.
7.
Input data keuangan yang didapat dari bagian administrasi yang telah
dikoordinasikan
baik
pada
setiap
jurusan
melalui
fakultas,
dengan output data mahasiswa yang masih aktif dan dapat mengikuti
perkuliahan semester berikutnya. Proses pengolahan data keuangan
dilakukan setiap kali terjadi transaksi keuangan yang dilakukan oleh
mahasiswa, sehingga pada proses ini Sistem Informasi Akademi dapat
melakukan update untuk data mahasiswa.
Setiap mahasiswa diharapkan meneliti kembali apakah data yang telah
mereka isi sama dengan data yang mereka terima karena bisa saja terjadi
kesalahan pemasukan data. Jika terjadi kesalahan data mahasiswa maka
mahasiswa dapat memperbaikinya dengan cara menginformasikannya ke fakultas
dan fakultas yang akan mengurusnya ke lembaga. Dengan berbagai fitur yang
disediakan dalam Sistem Informasi Akademik tersebut maka sistem ini telah
menjadi pilihan utama bagi universitas maupun akademik yang ingin pekerjaan
pengelolaan kampus menjadi lebih ringan, cepat, terkendali dan terpercaya.
b
Komponen Sistem Informasi Akademik
Sistem informasi akademik mempunyai komponen yang sama dengan
sistem informasi secara umum, yaitu: komponen input, komponen model,
komponen basis data, dan komponen output. Perbedaan komponen-komponen ini
antar sistem-sistem informasi lainnya adalah konteks letak dari sistem
informasinya.
1
Komponen Input Akademik
Sistem informasi akademik mengumpulkan data yang berkaitan dengan
pengelolaan data misalnya nilai mahasiswa, mata kuliah, data staf pengajar
(dosen) serta administrasi fakultas/jurusan, dll.
2
Komponen Model Akademik
Model digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yang sesuai
dengan kebutuhan pemakai sistemnya. Model merupakan cetakan yang merubah
bentuk input menjadi output. Model di sistem informasi akademik banyak
digunakan untuk menghasilkan informasi – informasi tentang pengelolaan data
mahasiswa, dosen, dll.
3
Komponen Basis Data Akademik
Data yang digunakan untuk output berasal dari data base.
4
Komponen Output Akademik
Tiap subsistem output menyediakan informasi tentang subsistem itu
sebagai bagian dari bauran. Subsistem jurusan menyediakan informasi mengenai
jurusan. Subsistem fakultas menyediakan informasi mengenai fakutlasnya.
2.2
Sistem Informasi Keuangan
a
Pengertian Sistem Informasi Keuangan
Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi (subsistem dari CBIS)
yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam
perusahaan maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan.
Informasi yang diberikan disajikan dalam bentuk laporan khusus, laporan
periodik, hasil dari simulasi matematika, saran dari sistem pakar, dan komunikasi
elektronik. Sistem informasi keuangan digunakan untuk memecahkan masalahmasalah keuangan perusahaan. Secara umum sistem informasi keuangan memiliki
sistem pemasukan yang terdiri dari subsistem data processing didukung oleh
internal audit subsistem yang menyediakan data dan informasi internal. Sistem
informasi keuangan mempunyai 3 tugas pokok :
1.
Mengidentifikasi kebutuhan uang yang akan datang.
2.
Membantu perolehan dana tersebut
3.
Mengontrol penggunaannya.
b
Tujuan Sistem Informasi Keuangan
Tujuan dari sistem informasi keuangan :
1.
Meningkatkan kualitas pelaporan keuangan agar akurat, tepat waktu dan
dapat dipertanggungjawabkan yang mampu menghubungkan kantor satker
ke jenjang diatasnya.
2.
Mendukung efisiensi, efektifitas dan kelancaran penyusunan laporan
keuangan.
3.
Sebagai upaya mencapai peningkatan opini laporan keuangan.
c
Model Sistem Informasi Keuangan
Gambar model sistem informasi keuangan
Kebutuhan sistem informasi keuangan berasal dari subsistem input yang
meliputi subsistem informasi akuntansi, subsistem audit internal, dan sub sistem
intelegen keuangan. 3 subsistem tersebut sebagai sumber dari database keuangan
yang berasal dari internal maupun lingkungan. Kemudian database diolah
menghasilkan subsistem output yang berupa subsistem peramalan digunakan
untuk dapat memperkirakan berapa besar anggaran pendidikan yang dialokasikan,
subsistem manajeman data digunakan untuk menghitung biaya dikeluarkan, dan
subsistem pengendalian digunakan untuk mengendalikan pola pengendalian biaya
yang telah dikeluarkan. Dengan menggunakan sistem informasi keuangan
diharapkan menjadi sistem pendukung bidang keuangan sehingga dalam anggaran
biaya pendidikan, alokasi biaya pendidikan akan tepat sasaran dan dalam proses
pengendalian mudah dilakukan.
2.2. Sistem Informasi Kepegawaian
a
Pengertian Sistem Informasi Kepegawaian
Sistem Informasi Kepegawaian adalah untuk menghasilkan sistem
pengolahan data berbasis komputer, yang diharapkan mampu membantu tugas dan
pekerjaan operasional pada level administratif, serta menyediakan informasi untuk
mendukung pengambilan keputusan pada level manajerial.
b
Pentingnya Sistem Informasi Kepegawaian
Sistem Kepegawaian di pemerintahan / perusahaan bertujuan untuk
kelancaran tugas organisasi dan menjadi unsur pendukung untuk kelancaran
aktifitas administrasi. Pemanfaatan teknologi informasi dapat menghasilkan
efisiensi dalam berbagai aspek pengelolaan informasi yang ditunjukkan oleh
kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran
informasi (validitas) yang dihasilkan.Hal ini berkaitan dengan penggunaan
perangkat keras komputer (hardware), program aplikasi pendukung (software),
perangkat komunikasi dan internet sebagai sarana pengelolaan informasi. Sistem
Informasi Kepegawaian sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada
seluruh personalia yang ada karena pegawai merupakan aset penting dalam
penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan
pegawai yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan
dalam lingkup yang lebih besar dan akan membawa perbaikan kinerja perusahaan
/ pemerintah secara keseluruhan. Mengingat pentingnya pengelolaan data pegawai
tersebut,
maka
peningkatan
kualitas
pengelolaan
kepegawaian
melalui
implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan salah satu
prioritas dalam tahapan pengembangan e-government.
c
Komponen Utama Sistem Informasi Kepegawaian
1
Administrasi Sistem
Untuk memelihara data induk dan Manajemen Pengguna.
2
Pelaporan Manajemen
Menghasilkan laporan-laporan manajemen.
3
Data entry
Komponen sangat penting, bertanggung jawab dalam memelihara data-data
kepegawaian.
4
Output
Menghasilkan Keluaran-Keluaran berupa cetakan yang merupakan hasil dari
proses yang dilakukan oleh sistem informasi kepegawaian.
d.
Sistem Pengangkatan Calon Pegawai
Menjadi Pegawai Tetap Bagian Kepegawaian akan menganalisa dokumen
berkas calon pegawai, apabila memenuhi syarat, maka dokumen pertimbangan
pengangkatan calon pegawai diberikan kepada Kepala Bagian yang membawahi
masing-masing calon pegawai. Selanjutnya Kepala Bagian akan memberikan
penilaian melalui dokumen penilaian calon pegawai. Selanjutnya diberikan
kepada bagian Kepegawaian untuk diolah hasilnya. Hasilnya disosialisasikan
kepada calon pegawai dan direksi. Apabila keduanya menyetujui, maka dibuatlah
SK Pengangkatan Kepegawaian oleh bagian Kepegawaian. Apabila salah satu
tidak setuju, maka akan ditangguhkan terlebih dahulu, kemudian dilakukan
analisis ulang.
e.
Sistem Kenaikan Pangkat
Bagian Kepegawaian akan menganalisa dokumen berkas pegawai, apabila
memenuhi syarat, maka dokumen pertimbangan kenaikan pangkat diberikan
kepada Kepala Bagian yang membawahi masing-masing calon pegawai.
Selanjutnya Kepala Bagian akan memberikan penilaian melalui dokumen
penilaian pegawai. Selanjutnya diberikan kepada bagian Kepegawaian untuk
diolah hasilnya. Hasilnya disosialisasikan kepada calon pegawai dan direksi.
Apabila keduanya menyetujui, maka dibuatlah SK Kenaikan Pangkat oleh bagian
Kepegawaian. Apabila salah satu tidak setuju, maka akan ditangguhkan terlebih
dahulu, kemudian dilakukan analisis ulang.
f.
Sistem Promosi Pegawai
Bagian Kepegawaian akan menganalisa dokumen prestasi pegawai, apabila
memenuhi
syarat,
maka
dokumen
usulan
promosi
diberikan
kepada
direksi.Apabila direksi menyetujui, maka dibuatlah SK Promosi.
g.
Sistem Mutasi Pegawai
Bagian Kepegawaian akan menganalisa dokumen pegawai dan kebutuhan
mutasi, apabila memenuhi syarat, maka dokumen usulan mutasi diberikan kepada
direksi.Apabila direksi menyetujui, maka dibuatlah SK Mutasi.
2.3. Sistem Informasi Eksekutif pada Perguruan Tinggi
2.3.1. Definisi Sistem Informasi Eksekutif
Menurut Kadir (2014:111) Sistem Informasi Eksekutif atau yang disebut
Executive Information System (EIS) merupakan sistem informasi yang
menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi menejer dan eksekutif dalam mengakses
informasi eksternal dan internal yang berguna untuk mengidentifikasi masalah
atau mengenali peluang. Sedangkan Raymond (2008:245) menjelaskan bahwa
Sistem informasi eksekutif atau Executive Information Sistem (EIS) adalah suatu
sistem yang memberikan informasi kepada para manejer yang lebih tinggi atas
kinerja perusahaan secara keseluruhan. Dari kedua definisi diatas dapat
disimpulkan bahwa Sistem Informasi Eksekutif (EIS) adalah suatu system yang
memberikan informasi kepada manajer atau eksekutif untuk mengetahui kinerja
suatu perusahaan sehingga dapat mengidentifikasi masalah dan mengambil
keputusan.
2.3.2. Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif
Menurut Kadir (2014:112) Sistem Informasi Eksekutif memiliki beberapa
karakteristik yaitu:
a
Dapat digunakan untuk meringkas, menapis, dan memperoleh detail data.
b
Menyediakan analisis tren (trend analisis), pelaporan pengecualian, dan
kemampuan drill down.
c
Dapat digunakan untuk mengakses dan memadukan data internal dan
eksternal.
d
Dapat digunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa perantara.
e
Menyajikan informasi dalam bentuk teks, grafik, dan table.
f
Terkadang dilengkapi fasilitas komunikasi elektronis (e-mail), kemampuan
analisis data, dan perangkat produktivitas pribadi.
2.3.3. Komponen Sistem Informasi Eksekutif
Adapun komponen-komponen dari sistem informasi eksekutif adalah
sebagai berikut:
a
Hardware (perangkat keras)
Komponen pada komputer yang dapat terlihat dan disentuh secara fisik
b
Software (Perangkat Lunak)
Komponen yang tidak terlihat tetapi terdapat dalam sebuah komputer
c
User Interface
SIE membutuhkan efisiensi untuk mendapatkan kembali data relevan untuk
pembuat keputusan, sehingga interface pemakai adalah sangat penting. Beberapa
jenis pertemuan dapat tersedia di struktur SIE, seperti laporan terjadwal, soal atau
jawab, pandu menu, bahasa perintah, bahasa alami, dan input atau output.
d
Telekomunikasi
Telekomunikasi akan mempunyai peran penting dalam menghubungkan
jaringan sistem informasi. Untuk mengirimkan data dari satu tempat ke tempat
lain. Oleh karena itu telekomunikasi dalam SIE dapat mempercepat kebutuhan
akan akses ke distribusi data.
e
Keuangan
Keuangan mempunyai peran penting dalam operasional untuk menaksir
kecenderungan dan mengambil keuntungan. Oleh karena itu keuangan dalam SIE
meorientasikan pendekatan yang perencanaan terintegrasi atau penganggaran
dengan kontrol dari laporan kinerja, dan dapat menolong eksekutif dalam hal
menganalisa pendanaan.
f
Pemasaran
Pada suatu organisasi, eksekutif pemasaran perannya adala untuk
menciptakan masa depan dalam hal ini menciptakan pemasaran berjangka efektif.
Oleh karena itu SIE menyediakan satu pendekatan dalam perihal peramalan minat
mahasiswa yang dapat mengijinkan eksekutif untuk membandingkan dengan
pemasaran masa lalu.
2.3.4. Model Sistem Informasi Eksekutif
Konfigurasi untuk SIE berdasarkan komputer biasanya termasuk personal
computer (PC). Dalam suatu perusahaan yang besar jaringan PC kepada
Mainframe ditunjukkan seperti dalam gambar model EIS pada gambar 2.1.
Personal Computer untuk para eksekutif berfungsi sebagai executive workstation.
Konfigurasi perangkat kerasnya termasuk penyimpan sekunder, biasanya berupa
hardisk yang menyimpan basis data untuk eksekutif. Pangkalan data eksekutif
berisi informasi yang sebelumnya telah diproses oleh komputer perusahaan. Para
eksekutif memilih dari suatu menu tampilan yang sebelumnya telah disiapkan,
atau membuat suatu pengolahan kecil. Sistem ini juga memungkinkan pengguna
untuk memakai surat elektronik perusahaan dan akses kepada data dan informasi
lingkungan. Untuk beberapa penggunaan, personil pendukung sistem ini
memasukkan laporan dan informasi yang terbaru.
Laporan untuk eksekutif bukan hanya didapat dari nternal perusahaan saja
tetapi juga eksternal perusahaan. Hal ini ditunjukan oleh Turban E. (1993, pp 404)
bahwa model yang dibuat olehnya berasal dari berbagai sumber seperti komputer
lain diluar perusahaan dan sumber-sumber yang bukan dari komputer. Untuk SIE
sendiri data berasal dari Sistem Informasi Manajemen perusahaan dan pengolahan
transaksi perusahaan atau dari pengamatan lingkungan yang didapat dari
pelayanan informasi basis data komersil. Hal tersebut dilihat pada gambar 2.2.
2.3.5. Sistem Informasi Eksekutif pada Perguruan Tinggi
Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pada perguruan tinggi ini ditujukan
sebagai salah satu dukungan terhadap kegiatan analisis data/informasi yang
diarahkan agar dapat diakses oleh para pihak yang terkait baik secara langsung
maupun tidak untuk kepentingan pengambilan kebijakan dan keputusan. Pada
perguruan tinggi biasanya terdapat beberapa aplikasi sistem informasi untuk
mengelola data diantaranya Sistem Informasi Akademik, Sistem Informasi
Kepegawaian, dan Sistem Informasi Keuangan.
Sistem informasi yang digunakan lebih ditujukan untuk menunjang kegiatan
operasional dan tidak terintegrasi. Sehingga belum menyajikan informasi atau
laporan khusus bagi para eksekutif. Sebagai contoh, Sistem Informasi Akademik
digunakan untuk mengelola proses regristrasi, perkuliahan, dan nilai akademik,
namun belum menyajikan bagi eksekutif seperti laporan kondisi nilai rata-rata,
tingkat kelulusan, dan sebagainya. Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem
Informasi Eksekutif merupakan gabungan – gabungan dari sistem informasi yang
ada pada perguruan tinggi tersebut yang saling terintegrasi untuk memberikan
informasi kepada eksekutif.
2.3.6. Pengguna Sistem Informasi Eksekutif pada Perguruan Tinggi
Sistem informasi eksekutif (SIE) merupakan sistem informasi yang
dirancang khusus untuk manajer tingkat atas untuk menunjang dalam mengambil
keputusan. Sistem informasi eksekutif pada perguruan tinggi berarti sebuah sistem
informasi yang dirancang khusus untuk pimpinan atau manajer puncak yang
memiliki tanggung jawab dalam pengambilan keputusan, menetapkan kebijakan
dan strategi dalam perguruan tinggi tersebut. Dalam perguruan tinggi manajer
puncak adalah rektor (kepala).
2.3.7. Kebutuhan Informasi Internal dan Eksternal bagi Eksekutif
a.
Informasi Internal
Informasi internal merupakan informasi yang diolah dari data internal
perguruan tinggi.
sebagai berikut:
informasi internal yang dibutuhkan rector (kepala) adalah
1. Informasi tentang keuangan.
2. Informasi Akademik.
3. Informasi kepegawaian.
b.
Informasi Eksternal
Informasi eksternal merupakan informasi yang diolah dari data eksternal
perguruan tinggi. informasi eksternal yang dibutuhkan rector (kepala) adalah:
1. Peringkat keketatan untuk masuk perguruan tinggi tersebut.
2. Jumlah peminat yang ingin masuk ke perguruan tinggi tersebut untuk
semua jenjang.
3. Ratio keketatan masuk perguruan tinggi.
2.3.8. Kriteria Sistem Informasi Eksekutif pada Perguruan Tinggi
Sistem Informasi Eksekutif (SIE) yang dibangun harus memiliki fungsifungsi sebagai berikut:
1.
Pada sistem informasi eksekutif dapat memberikan informasi terbaru dari
informasi akademik, keuangan dan kepegawaian.
2.
Sistem informasi eksekutif dapat mendokumentasikan informasi yang
diperoleh untuk melakukan analisa grafik.
3.
Setiap user dapat mengakses sistem kapan saja.
4.
Informasi yang ditampilkan pada layar dapat dicetak untuk memudahkan
dalam analisa.
BAB III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Dari uraian pembahasan di atas dapat disimpulkan system informasi
eksekutif merupak sebuah system yang membantu dalam pengambilan keputusan
yang digunakan oleh top level manajer atau para eksekutif. sistem informasi
eksekutif pada perguruan tinggi ini meliputi system akademik,system pegawai dan
system keuangan. System informasi
akademik terdiri dari beberapa elemen
beberapa elemen seperti Input, Output, Proses, dan Feedback. dan juga system
informasi akademik tersebut memiliki beberapa komponen seperti komponen
input, komponen model, komponen basis data, dan komponen output. dengan
adanya elemen elemen dan komponen dalam pengerjaan pengelolaan kampus
menjadi lebih ringan, cepat, terkendali dan terpercaya.
System keuangan terdiri dari subsistem yang membantu dalam pengelolaan
uangyang memiliki fungsi dapat memperkirakan anggaran , menghitung biaya
yang dikeluarkan dan mengengendalikan biaya yang dikeluarkan. System
informasi kepegawaian memiliki beberapa komponen seperti Administrasi Sistem,
Pelaporan Manajemen, Data entry, Output. Pengelolaan pegawai yang baik dalam
lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan dalam lingkup yang lebih
besar dan akan membawa perbaikan kinerja perusahaan / pemerintah secara
keseluruhan.
DAFTAR PUSTAKA
Kadir, Abdul. 2014 . Pengenalan Sistem Informasi, Revisi ed.Yogyakarta: Andi
Hamzah. 2016. Sistem Informasi Kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat Universitas Respati Yogyakarta. Yogyakarta : Universitas
Respati.
Virgo Simamora. 2016. Pengaruh Keunikan Kapabilitas dan Turbulensi
Lingkungan terhadap Strategi Korporasi dan Dampaknya pada Kinerja
Universitas. Jakarta : Universitas 17 Agustus 1945.
Sri Maulinda. 2015. Peranan sistem informasi akademik bagi perguruan tinggi.
Jawa Tengah : Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi STIE Bank BPD.
Turban, Efraim. 1993. Decision Support and Expert System : Management
Support System. third Edition. Macmillan Publising Company, New York.