SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA PT. SA

1

IJCCS, Vol.x, No.x, Julyxxxx, pp. 1~5
ISSN: 1978-1520

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA
PT. SAHABAT MANDIRI KESATRIA
(SMART) PALEMBANG
Kurnia Aditya Al Ghafuur1, Jasveen Singh2, Inayatullah 3
STMIK GI MDP; JL. Rajawali, No 14, Palembang , Telp (0711)376400/fax (0711)376360
3
Jurusan Sistem Informasi, STMIK GI MDP, Palembang
1
e-mail: * inayatullah@mdp.ac.id, 2kurniaaditya31@gmail.com, 3parmarjasveen@gmail.com

1,2

Abstrak

PT.Sahabat Mandiri Kesatria (SMART) adalah perusahaan jasa security yang
didukung oleh tenaga profesional dari berbagai disiplin ilmu yang dilaksanakan secara terpadu

dibidangnya. PT. Sahabat Mandiri Kesatria (SMART) bekerja secara kooperatif dalam
melaksanakan pembagian tugas yang saling mendukung dalam kegiatan pengamanan didukung
oleh analisa evaluasi dan laporan tertulis pada setiap titik penjagaan dan selalu menjaga
kepuasan secara optimal bagi pengguna.Namun dalam rekrutmen karyawan masih dilakukan
secara konvensional juga dalam hal pendataan dan mutasi karyawan masih belum terorganisir
dengan baik dan perhitungan gaji serta absensi karyawan belum dilakukan secara efisien yang
menghambat kerja manajer serta waktu yang cukup lama dalam pembuatan laporan. Dengan
demikian penulis membuat proposal skripsi ini adalah untuk pengembangan sistem informasi
kepegawaian pada PT. Sahabat Mandiri Kesatria (SMART) dengan berbasis dekstop sehingga
dapat mempermudah, mempercepat, dan mengurangi tingkat kesalahan dalam pengolahan data
dan informasi. Metodologi yang digunakan untuk membangun aplikasi ini adalah metodologi
Iterasi. Metodologi ini memiliki 4 fase antara lain: permulaan, analisis, desain dan
implementasi. Untuk pembuatan sistem, penulis menggunakan VB.Net dan SQL Server 2008
sebagai database. Pembuatan sistem informasi kepegawaian ini mengoptimalkan aktifitas yang
dilakukan pada bagian kepegawaian dan bagian keuangan meliputi seleksi tahap administrasi,
data karyawan, data kontrak mitra kerja, mutasi karyawan, data absensi, data perhitungan gaji
karyawan, surat peringatan, surat pemberhentian, dan laporan-laporan kepegawaian yang ada
di PT. Sahabat Mandiri Kesatria (SMART).
Kata kunci : Kepegawaian, Penggajian, Laporan, VB.Net dan SQL Server 2008

Received June1st,2012; Revised June25th, 2012; Accepted July 10th, 2012

2



ISSN: 1978-1520
Abstract

PT. Sahabat Mandiri Kesatria (SMART) is a security services company supported by
professionals from various disciplines undertaken in an integrated manner in the scope. PT.
Sahabat Mandiri Kesatria (SMART) work cooperatively in implementing the division of tasks
that support in security activities which is supported by analysis and evaluation of written
reports at any point guard and always maintain optimum satisfaction to the users. However, in
the recruitment of employees is still done conventionally also in terms of data collection and
transfer of employees is still not well organized and the calculation of salaries and employee
absences have not done so efficiently that inhibit the work of managers as well as considerable
time in preparing reports. On that based the author of this thesis is to make a proposal for the
development of personnel information system at PT. Sahabat Mandiri Kesatria (SMART) with
desktop-based in order to simplify, speed up and reduce the error rate in processing data and

information. The method used to build this application was Iteration Method. This method has 4
fases there are: initiation, analysis, design, and implementation. To make a system, the author
used VB.Net and SQL Server 2008 as database. Making this information system is to facilitate
the activities did on the personnel and finance section covers the early stages of recruitment,
personnel data, attendance, payroll calculation, a warning letter, the termination letter, and
reports staffing in the PT. Sahabat Mandiri Kesatria (SMART).
Keyword : Employee, Payroll, Report, VB.Net dan SQL Server 2008

IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page

IJCCS

ISSN: 1978-1520

 3

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Permasalahan yang terjadi pada sistem ini adalah kebutuhan bagian SDM yang
memerlukan suatu sistem kepegawaian yang dapat memenuhi kebutuhan pemprosesan
informasi setiap pegawai, meliputi masalah rekrutmen, mitra kerja, mutasi karyawan, data
gaji karyawan, absensi, surat peringatan, surat pemberhentian, penempatan karyawan, dan
kenaikan insentif karyawan. Berdasarkan observasi dan wawancara penulis dengan kepala
bagian SDM dan bagian Keuangan belum ada aplikasi yang mendukung Sistem
Kepegawaian. Semua kegiatan operasional perusahaan masih menggunakan aplikasi
pengolah kata seperti Ms. Word dan Ms. Excel, yang dirasakan masih kurang efektif dan
efisien pada PT. Sahabat Mandiri Kesatria (SMART). Hal inilah yang mendorong penulis
untuk melakukan analisis terhadap kebutuhan sistem informasi serta membuat suatu aplikasi
yang dapat membantu pihak manajemen dalam memantau data kepegawaian yang kami
tuangkan dalam bentuk skripsi dengan judul ”SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
PADA PT. SAHABAT MANDIRI KESATRIA (SMART) PALEMBANG”.
2. Permasalahan

1.
2.
3.

4.

Proses administrasi pendaftaran calon karyawan masih dilakukan secara konvensional
yang menyebabkan kurang efisiennya pendataan karyawan baru.
Belum adanya pendataan seluruh data karyawan yang berada pada perusahaan mitra.
Pekerjaan dilakukan berulang diawali dari KORLAP melakukan absensi perhari, bagian
SDM melakukan rekapitulasi absen perbulan dan bagian keuangan menghitung ulang
jumlah karyawan yang sakit, izin, tanpa keterangan maupun lembur sehingga pernah
terjadi keterlambatan pemberian gaji pegawai.
Memerlukan waktu yang cukup lama dalam pembuatan laporan data karyawan, laporan
perusahaan mitra, laporan data kontrak, dan laporan tunjangan dan insentif.

3. Ruang Lingkup

1.
2.

3.
4.
5.

Aplikasi yang akan dibangun hanya dibatasi untuk mengelola kepegawaian anggota
security.
Melakukan pendataan rekrutmen tahap administrasi berupa lamaran kerja dan hasil dari
rekrutmen karyawan, pendataan karyawan yang langsung akan ditempatkan pada mitra
kerja dan melakukan pendataan mutasi karyawan.
Melakukan pendataan kontrak antara perusahaan dengan mitra kerja serta menetapkan
nilai kontrak.
Melakukan pendataan perhitungan gaji, pemberian insentif yang dilihat dari absensi
karyawan yang dilakukan perbulan.
Melakukan pendataan surat peringatan bagi karyawan yang melanggar peraturan dan
surat pemberhentian akan diberikan setelah karyawan yang bersangkutan telah
mendapat surat peringatan yang ketiga.
METODOLOGI

1.

Fase Permulaan
Pada tahap ini, hal yang dilakukan adalah menentukan lingkup proyek, rencana
pemecahan masalah, tujuan, jadwal, dan anggaran proyek yang diperlukan untuk
memecahkan masalah.

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)



4

ISSN: 1978-1520

2.

Fase Analisis
Pada fase ini dilakukan penyediaan tim proyek dengan pemahaman yang lebih
menyeluruh terhadap masalah-masalah dan kebutuhan-kebutuhan yang memicu proyek.
Area bisnis dipelajari dan dianalisis untuk memperoleh pemahaman yang lebih rinci
mengenai apa yang bekerja, apa yang tidak bekerja dan apa yang dibutuhkan.

3.

Fase Desain

Pada Fase ini bertujuan untuk memberikan spesifikasi atau konstruksi solusi
yang teknis dan berbasis komputer untuk persyaratan bisnis yang diidentifikasi dalam
analisis komputer.

4.

Fase Implementasi
Pada fase ini dilakukan konstruksi, instalasi, pengujian dan pengiriman sistem
ke dalam produksi (operasi sehari-hari).

PENELITIAN TERDAHULU
Data tabel penenelitian tedahulu dapat dilihat pada tabel 1 berikut ini:
Tabel 1 Penelitian Terdahulu
No.
1.

Judul
Rancang Bangun Sistem
Informasi Kepegawaian

Peneliti
1. Rokhmad
Fadhlul Wafi
2. Tutut
Wurijanto
3. Tony
Soebijono

Tahun
2013

Universitas
STMIK
STIKOM
Surabaya

Nomor
ISSN
2338-137X

2.

Pembangunan
Sistem
Informasi
Data
Kepegawaian
Pada Dinas Koperasi
Perindustrian
Dan
Perdagangan Kabupaten
Pacitan
Sistem
Informasi
Penggajian
dan
Kepegawaian Berbasis
Dekstop

1. Keyko Riskian

Perdana
2. Bambang Eka
Purnama,M.Kom 3.
Siska Iriani

-

-

ISSN
23025700(P)
2354-6654
(O)

1. Andi M. Umbu.
D. Tanda
2. Andeka Rocky
Tanaamah SE., M.Cs.
3. Agustinus Fritz
Wijaya S.Kom., M.Cs.

2012

Universitas
Kristen
Satya
Wacana

-

3.

PERBANDINGAN JURNAL

Data tabel perbandingan jurnal dapat dilihat pada tabel 2 berikut ini:
Tabel 2 Perbandingan Jurnal
No.
1.

Judul
Rancang
Bangun
Sistem
Informasi
Kepegawaian

Deskripsi
Berdasarkan Studi Kasus PKIS SEKAR TANJUNG Pasuruan
yang dilakukan oleh Rokhmad Fadhlul Wafi, Tutut
Wurijanto, Tony Soebijono kemampuan pada sistem yang

IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page

IJCCS

ISSN: 1978-1520

2.

Pembangunan Sistem
Informasi
Data
Kepegawaian
Pada Dinas Koperasi
Perindustrian
Dan
Perdagangan
Kabupaten Pacitan

3.

Sistem
Informasi
Penggajian
dan
Kepegawaian Berbasis
Dekstop

4.

Sistem
Informasi
Kepegawaian pada PT.
Sahabat
Mandiri
Kesatria Palembang

 5

ingin dibangun dapat melakukan pengolahan, penyimpanan,
dan pengaksesan informasi yang diperlukan dengan cepat dan
tepat. Dengan adanya perangkat lunak, diharapkan data yang
ada dapat disimpan secara teratur, sehingga pengaksesan dan
pengolahan data dapat disimpan dengan lebih mudah.
Tujuan dari proyek yang dilakukan oleh Keyko Riskian
Perdana, Bambang Eka Purnama,M.Kom., Siska Iriani adalah
untuk membuat Sistem Informasi Kepegawaian. Manfaatnya
agar data kepegawain bisa terwujud dalam sistem yang
terkomputerisasi dimana pengelolaan dilakukan secara
komputer, pembangunan sistem informasi ini hanya berfokus
pada data kepegawaian bukan data penggajian.
Berdasarkan rancang bangun yang telah dibuat dapat
disimpulkan bahwa aplikasi yang dibuat mampu melakukan
pencatatan data pegawai dan penggajian pada sekolah yang
menjadi objek rancang bangun aplikasi secara cepat, tepat
dan akurat.
Berdasarkan proyek yang penulis bangun, maka tujuan yang
hendak dicapai adalah pendataan dan hasil rekrutmen
karyawan, pendataan karyawan dan pendataan mutasi
karyawan, pendataan gaji dan pemberian insentif, serta
pembuatan surat peringatan dan surat pemberhentian.

TINJAUAN UMUM

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Menurut Mondy, mendefinisikan sistem informasi sumber daya manusia merupakan
semua pendekatan terorganisasi untuk memperoleh informasi yang relevan dan tepat waktu
yang digunakan sebagai dasar keputusan – keputusan sumber daya manusia

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

6



ISSN: 1978-1520

RANCANGAN SISTEM
Diagram Konteks
Berikut rancagan diagram konteks Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT. Sahabat Mandiri
Kesatria (SMART) Palembang, dapat dilihat pada gambar 1 berikut:

Gambar 1 Diagram Konteks Sistem Informasi Kepegawaian pada PT. Sahabat Mandiri
Kesatria (SMART) Palembang

IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page

IJCCS

ISSN: 1978-1520

 7

Diagram Dekomposisi
Diagram dekomposisi untuk Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT. Sahabat Mandiri
Kesatria (SMART) Palembang dapat dilihat pada Gambar 2 sebagai berikut:

Gambar 2 Diagram Dekomposisi

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

8



ISSN: 1978-1520

Diagram Aliran Data Fisik
Diagram Aliran Data Fisik Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT. Sahabat Mandiri
Kesatria (SMART) Palembang yang dapat dilihat pada gambar 3 sebagai berikut:

IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page

IJCCS

 9

ISSN: 1978-1520

Gambar 3 Diagram Aliran Data Fisik Sistem Informasi Kepegawaian pada PT.
Sahabat Mandiri Kesatria (SMART) Palembang
Entity Relationships Diagram
Entity Relationships Diagram (ERD) merupakan diagram yang menggambarkan
hubungan antara satu entitas dengan entitas yang lain. Gambar ERD dapat dilihat melalui
gambar 4 berikut:
tb_kontrak

tb_mitrakerja
no_mitra (PK)
nama_mitra
alamat_mitra
notlp_mitra
penanggung_jawab
username (FK)

no_kontrak (PK)
mulai_kontrak
batas_kontrak
no_mitra (FK)
nik (FK)
gp_korlap
gp_danru
gp_anggota
username (FK)

memiliki

memiliki

tb_absensi

tb_lemburinsentif

id_absensi (PK)
tgl_absen
nik (FK)
hadir
izin
sakit
tidakhadir
keterangan
username (FK)

id_lemburinsentif (PK)
ganti_izin
ganti_sakit
tidakmasuk
thn0_1
thn1_3
thn3_5
thn5_7
thn7
uang_makan
uang_transport
tunjangan_korlap
tunjangan_dandru
tunjangan_anggota
username (FK)

memiliki

tb_pengguna
username (PK)
nama_lengkap
pass
jenis_akses

memiliki

tb_dkontrak
memiliki

id_dkontrak (PK)
no_kontrak (FK)
nik (FK)
shift

memiliki

memiliki

memiliki
memiliki
memiliki

tb_surat_peringatan
memiliki

no_peringatan (PK)
nik (FK)
jenis_surat
dasar
menimbang
mengingat
keterangan
tgl_surat
username (FK)

memiliki

memiliki

tb_dkaryawan
id_karyawan (PK)
nik (FK)
jenis_kursus
nama_lembaga
lama_kursus
tempat_kota

tb_penggajian

tb_karyawan

memiliki

nik (PK)
nama_karyawan
jenis_kelamin
tempat_lahir
tanggal_lahir
kewarganegaraan
suku_bangsa
agama
status_perkawinan
alamat
no_telepon
tinggi_badan
berat_badan
SD
SMP
SMA
PT
PASCA_SARJANA
nama_ayah
ttl_ayah
agama_ayah
pekerjaan_ayah
alamat_ayah
notlp_ayah
nama_ibu
ttl_ibu
agama_ibu
pekerjaan_ibu
alamat_ibu
notlp_ibu
jumlah_saudara
jumlah_anak
foto
status_seleksi
status_karyawan
mulai_bekerja
tgl_berhenti
jabatan
username (FK)

memiliki

id_penggajian (PK)
bulan
tahun
dari_tgl
sampai_tgl
nik (FK)
gaji_pokok
uang_makan
uang_transport
tunjangan_jabatan
insentif
lembur
izin_sakit
lain_lain
kasbon
atribut
koperasi
sanksi
diksar
bpjs
username (FK)

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)



10

ISSN: 1978-1520

Gambar 4 Entity Relationships Diagram (ERD)
KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis data dan pembahasan pada bab IV, maka penulis dapat
menarik kesimpulan bahwa:
1. Cara pendaftaran calon karyawan melalui Sistem Informasi Kepegawaian pada PT.
Sahabat Mandiri Kesatria (SMART) Palembang yang terkomputerisasi dan terintegrasi
dimana membantu proses pendataan karyawan baru
2. Sistem Informasi Kepegawaian pada PT. Sahabat Mandiri Kesatria (SMART)
Palembang mempermudah dalam melakukan pengawasan, penempatan dan
pengelompokkan seluruh data karyawan yang berada pada perusahaan mitra kerja
3. Pemberian gaji pegawai pada PT. Sahabat Mandiri Kesatria (SMART) menjadi lebih
tepat waktu dikarenakan data absensi yang telah terintegrasi dengan sistem perhitungan
gaji karyawan.
4. Laporan data karyawan, laporan perusahaan mitra, laporan data kontrak, dan laporan
tunjangan dan insentif dapat diberikan secara ringkas dengan waktu yang singkat.

Saran
Dari kesimpulan yang telah dikemukakan diatas, maka penulis memberikan saran
sebagai berikut:
1. Ditambahkan sistem pendukung keputusan untuk seleksi pegawai dari prosedur
penilaian hasil tes penerimaan pegawai berdasarkan kriteria-kriteria penerimaan
pegawai.
2. Untuk pengembangan kedepannya lebih baik sistem terintegrasi dengan finger print
secara langsung saat melakukan absensi secara real time agar mengurangi kemungkinan
melakukan kecurangan.

IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page

IJCCS

ISSN: 1978-1520

 11

DAFTAR PUSTAKA

Al Fattah, Hanif 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.
A.S.Rosa 2013, Rekayasa Perangkat Lunak, Informatika, Bandung.
Komputer, Wahana 2010, SQL Server 2008 Express, Andi Offset, Yogyakarta.
Mondy, R.Wayne 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid 1, Erlangga, Jakarta.
Mondy, R.Wayne 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid 2, Erlangga, Jakarta.
Raditya Wibowo, Herry 2014, Buku Pintar VB.Net, Elex Media Komputinto, Jakarta.
Sutabri, Tata 2012, Analisis Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.
Tohari, Hamim 2014, Astah:Analisis Serta Perancangan Sistem Informasi melalui Pendekatan
UML, Andi Offset, Yogyakarta.
Whitten, Jeffery L 2007, System Analysis and Design Methods 7th, Mc Gill Hill, New York.

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)



12

ISSN: 1978-1520

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Data Pribadi 1
Nama Lengkap
Tempat, Tanggal Lahir
Jenis Kelamin
Agama
Alamat

: Kurnia Aditya Al Ghafuur
: Tanjung Enim, 31 Oktober 1994
: Laki – laki
: Islam
: Jl. Inspektur Marzuki Lr. Karyawan I
No. 2360B
RT/RW
: 002 / 009
Kel/Desa
: Siring Agung
Kecamatan
: Ilir Barat I
No. Handphone
: 081273247165
Riwayat Pendidikan
:
1. 1999 - 2000 : TK Kartika II- 3 Palembang
2. 2000 - 2006 : SD Negeri 24 Tanjung Enim
3. 2006 - 2009 : SMP Negeri 2 Lawang Kidul
4. 2009 - 2012 : SMA Negeri 11 Palembang
Riwayat Pekerjaan
:
1. Sekretaris Event “Sout Sumatera Auto Modified”, Citra Grand City,
Palembang, 7 - 8 Juni 2014.
2. Ketua Pelaksana Event“Marketing Training Camp”,Bank Sumsel Babel,
Martapura - OKU Timur,13 - 14 Mei 2015.
3. Ketua Pelaksana Event “Gowes Pagar Alam”, Komite Nasional Pemuda
Indonesia (KNPI), Pagar Alam - SUMSEL, 8 November 2015.
4. Direktur Keuangan CV. Pelangi Entertaint, 2015 - Sekarang.
Data Pribadi 2
Nama Lengkap
: Jasveen Singh
Tempat, Tanggal Lahir
: Palembang, 19 April 1994
Jenis Kelamin
: Laki – laki
Agama
: Hindu
Alamat
: Jl. Jendral Sudirman No. 124-H
RT/RW
: 001/001
Kel/Desa
: 17 Ilir
Kecamatan
: Ilir Timur I
No. Handphone
: 0811781434
Riwayat Pendidikan
:
1. 1999 - 2000 : TK Sion
2. 2000 - 2006 : SD Xaverius 2 Palembang
3. 2006 - 2009 : SMP Xaverius Maria Palembang
4. 2009 - 2012 : SMA Xaverius 3 Palembang
Riwayat Pekerjaan
:
1. Ketua Futsal MDP tahun 2012-sekarang.
2. Ketua pelaksana MDP Futsal Cup tahun 2015.
3. Panitia Kontes Robot Indonesia bagian barat tahun 2015.
IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page

IJCCS

ISSN: 1978-1520

 13

4. Peserta debat Bahasa Inggris tingkat Kopertis wilayah II Sumbagsel.

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)