POLA KOMUNIKASI ORGANISASI amatir DAN

BAB II
URAIAN TEORITIS

Menurut Nawawi (1995:40), dalam sebuah penelitian perlu dibuat
kerangka teori sebagai landasan berpikir untuk menggambarkan dari segi manda
penliti menyoroti masalah yang telah dipilih. Sedangkan Kerlinger menjabarkan
pengertian teori sebagai suatu himpunan konstruk (konsep), defenisi, dan
proposisi yang mengemukakan pandangan sistematis tentang gejala dengan
menjabarkan relasi diantara variabel, utnuk menjelaskan relasi diantara gejala
tersebut (Rakhmat, 1998:6). Berikut merupakan teori-teori yang dianggap relevan
dengan penelitian ini adalah:

II.1 Pengertian Komunikasi
Kenyataan telah menunjukkan bahwa komunikasi merupakan unsur
penting bagi kehidupan manusia. Sebagai konsekuensi mahluk sosial, setiap
manusia akan melaksanakan kegiatan komunikasi bila ingin mengadakan
hubungan dengan pihak lain. Oleh sebab itu, terjadinya komunikasi adalah sebagi
konsekuensi hubungan sosial (Effendy, 2002:3).
Secara etimologis, istilah komunikasi berasal dari bahasa latin
communication yang bersumber pada kata communis yang berarti sama, dalam
arti kata sama makna. Secara terminologis komunikasi berarti proses

penyampaian suatu pernyataan yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain

22
Universitas Sumatera Utara

untuk memberitahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau prilaku, baik
langsung secara lisan, maupun tak langsung melalui media (Effendy, 2002:4).
Carl. I Hovland mendefenisikan komunikasi adalah suatu proses dimana
seseorang (komunikator) menyampaikan perangsang (biasanya lambang bahasa)
untuk mengubah perilaku orang lain (komunikan) (Effendy, 2002:48). Horold
Lasswell menyatakan bahwa cara yang tepat untuk menerangkan suatu tindakan
komunikasi ialah menjawab pertanyaan “siapa yang menyampaikan, apa yang
sampaikan, melalui jaringan apa, kepada siapa dan apa pengaruhnya” (Cangara,
2000:18).
Defenisi-definisi yang dikemukakan tersebut tentunya belum mewakili
semua defenisi komunikasi yang telah dibuat banyak pakar, namun sedikit
banyaknya kita telah memperoleh gambaran seperti apa yang dikemukakan oleh
Shannon dan Weaver bahwa komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang
saling mempengaruhi satu sama lainnya, sengaja atau tidak sengaja (Cangara,
2000:20).

Karena itu jika kita berada dalam suatu situasi berkomunikasi, maka kita
memiliki beberapa kesamaan dari simbol-simbol yang digunakan dalam
berkomunikasi. Untuk memahami pengertian komunikasi sehingga dapat lebih
efektif maka dapat digunakan komunikasi yang efektif berarti, bahwa
komunikator dan komunikan, dalam hal ini lembaga dan masyarakat sama-sama
memiliki pengertian yang sama mengenai sesuatu yaitu kebutuhan dan keinginan
dari masyarakat terpenuhi dengan baik.

23
Universitas Sumatera Utara

Dari pengertian komunikasi sebagaimana diutarakan diatas, tampak
adanya sejumlah komponen atau unsur yang dicakup, yang merupakan
persyaratan terjadinya komunikasi. Dalam “bahasa komunikasi” komponenkomponen tersebut adalah sebagai berikut :
1. Komunikator adalah orang yang menyampaikan pesan, bisa terdiri dari
1 orang tetapi juga dalam bentuk kelompok misalnya partai, organisasi atau
lembaga.
2. Pesan adalah pernyataan yang didukung oleh lambang yang ditujukan oleh
komunikator kepada komunikan.
3. Komunikan adalah orang yang menerima pesan, bisa terdiri dari satu orang

atau lebih.
4. Media adalah sarana atau jaringan yang mendukung pesan bila komunikan
jauh tempatnya atau banyak jumlahnya.
5. Efek adalah dampak sebagai pengaruh dari pesan yang berupa sikap dan
tingkah laju seseorang (Effendy, 2002:6)
Joseph A. Devito membagi komunikasi atas empat macam, yakni
komunikasi antar pribadi, komunikasi kelompok kecil, komunikasi public dan
komunikasi massa (Cangara, 2000:29). Seperti telah disinggung di muka, kegiatan
humas pada hakekatnya adalah kegiatan komunikasi dan komunikasi yang
digunakan pada kegiatan humas ini adalah komunikasi public (Public
Communication).
Komunikasi publik memiliki ciri komunikasi interpersonal (pribadi),
karena berlangsung secara tatap muka, tetapi terdapat beberapa perbedaan yang

24
Universitas Sumatera Utara

cukup mendasar sehingga memiliki ciri masing-masing. Dalam komunikasi publik
penyampaian pesan berlangsung secara kontiniu. Dapat di identifikasi siapa yang
berbicara dan siapa pendengarnya. Interaksi antara sumber dan penerima sangat

terbatas, sehingga tanggapan balik juga terbatas. Hal ini disebabkan oleh jumlah
khalayak yang relatif besar (Cangara, 2000:34).
Komunikasi publik berfungsi untuk menumbuhkan semangat kebersamaan
(solidaritas), mempengaruhi orang lain, memberi informasi, mendidik dan
menghibur (Cangara, 2000:2)

II.2 Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisai sangat penting dan layak untuk dipelajari karena
sekarang ini banyak orang yang tertarik dan memberikan perhatian kepadanya
guna mengetahui prinsip dan keahlian komunikasi yang dapat dimanfaatkan untuk
tujuan organisasi, baik organisasi kormersial seperti lembaga bisnis dan industri
maupun organisasi-organisasi sosial seperti lembaga-lembaga pemerintah maupun
lembaga-lembaga swasta.
Komunikasi organisasi adalah suatu disiplin studi yang dapat mengambil
sejumlah arah yang sah dan bermanfaat. Bahkan studi komunikasi organisasi
sebagai landasan kuat bagi karir dalam manajemen, pengembangan sumber daya
manusia, dan komunikasi perusahaan, dan tugas-tugas lain yang berorientasikan
manusia dalam organisasi.
Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan
penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu

25
Universitas Sumatera Utara

organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam
hubungan-hubungan hierarkis antara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam
suatu lingkungan. Komunikasi organisasi terjadi kapanpun juga, setidak- tidaknya
ada satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan
suatu pertunjukan pesan.
Secara tradisional (fungsionalis dan objektif) komunikasi organisasi
cenderung menekankan kegiatan penanganan pesan yang terkandung dalam suatu
”batas organisasional (organizational boundary). Fokus utamanya adalah
menerima, menafsirkan dan bertindak berdasarkan informasi dalam suatu konteks.
Dimana tekanannya adalah pada komunikasi sebagai suatu alat yang
memungkinkan orang beradaptasi dengan lingkungan mereka.
Redding dan Sanborn memberikan pengertian bahwa komunikasi
organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang
kompleks. Kemudian katz dan khan menyatakan bahwa komunikai organisasi
merupakan arus informasi, pertukaran informasi, dan pemindahan arti di dalam
suatu organisasi. (Muhammad, 1995:65)

Komunikasi mendudukkan struktur organisasi dan adaptasinya dengan
lingkungan. Bila organisasi merupakan suatu pemroses informasi besar, maka
maksud proses komunikasi adalah untuk memperoleh informasi yang tepat bagi
orang yang tepat pada saat yang tepat.
Sementara sifat terpenting komunikasi organisasi adalah pencipt.aan
pesan, penfasiran dan penanganan kegiatan anggota organisasi. Bagaimana
komunikasi berlangsung dalam organisasi dan apa maknanya bergantung pada

26
Universitas Sumatera Utara

konsepsi seseorang mengenai organisasi. Bila organisasi dianggap sebagai suatu
struktur atau wadah yang telah ada sebelumnya, maka komunikasi dapat dianggap
sebagai “suatu substansi nyata yang mengalir ke atas, ke bawah, dan ke samping
dalam suatu wadah”. Dalam pandangan itu, komunikasi berfungsi mencapai
tujuan dari sistem organisasi.
Organisasi diartikan sebagai suatu sistem yang terdiri dari pola aktivitas
kerja sama yang dilakukan secara teratur dan berulang-ulang oleh sekelompok
orang untuk mencapai tujuan (Gitosudarmo & Sudila, 2000:57). Atau dengan
meminjam defenisi dari Goldhaber yang menyatakan bahwa komunikasi

organisasi adalah proses menciptakan dan saling tukar menukar pesan dalam suatu
jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi
lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah (Muhammad,
1995:67).
II.2.1 Pola komunikasi organisasi
Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa pola komunikasi merupakan
suatu

sistem

penayampaian

pesan

melalui

lambang-lambang

tertentu,

mengandung arti tertentu dan pengoperan langsung untuk mengubah tingkah laku
individu yang lain untuk tingkah laku individu yang lain.
Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai
pihak untuk mencapai tujuannya, pendekatan dan sistim pesan yang dipakai antara
satu organisasi dengan organisasi yang lain bervariasi atau berbeda-beda. Untuk
organisasi berskala kecil mungkin pengaturannya tidak terlalu sulit sedangkan

27
Universitas Sumatera Utara

untuk perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan maka penyampaian
informasi kepada mereka merupakan pekerjaan yang cukup rumit.
Salah satu tantangan besar dalam menentukan pola komunikasi organisasi
adalah proses yang berhubungan dengan jaringan komunikasi. Jaringan
komunikasi dapat membantu menentukan iklim dan moral organisasi, yang pada
gilirannya akan berpengaruh pada jaringan komunikasi. Tantangan dalam
menentukan pola komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan
informasi keseluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari
seluruh bagian organisasi. Untuk menjalankan dan mencapai tujuan tersebut maka
dalam organisasi terdapat beberapa arah formal dan informal jaringan komunikasi

dalam organisasi.
Untuk itu, menentukan suatu pola komunikasi yang tepat dalam suatu
organisasi merupakan suatu keharusan. Pola komunikasi yang terjadi dalam
organisasi dapat dilihat dalam bentuk aktivitas regualar meeting. Dimana pola
komunikasi yang terdapat dalam aktivitas regular meeting itu sendiri banyak
dipengaruhi oleh jaringan komunikasi. Secara umum pola komunikasi yang
terdapat dalam aktivitas regular meeting dikelompokkan menjadi jaringan
komunikasi formal dan informal.
Menurut Muhammad (1995:102), jaringan komunikasi yang terdapat
dalam organisasi meliputi :

28
Universitas Sumatera Utara

1. Jaringan Komunikasi Formal
Bila pesan mengalir melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hirarki resmi
organisasi atau oleh fungsi pekerjaan maka pesan itu menurut jaringan formal.
Ada tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi formal yang
mengikuti struktur organisasi, yaitu:
a. Komunikasi Ke Bawah (Donward Communication)

Pada tingkat ini, arus pesan dan informasi dari pimpinan atau manajer
yang berada pada struktur lapisan atau organisasi mengalir keseluruh lapisan
bawah organisasi, kepada seluruh pegawai yang berada di bawah struktur
organisasi. Secara umum komunikasi kebawah dapat diklasifikasikan atas lima
tipe, yaitu:
1. Intruksi tugas
Yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahannya mengenai apa yang
dihapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan itu mungkin
bervariasi seperti perintah langsung, deskripsi tugas, prosedur manual,
program latihan tertentu, alat-alat bantu melihat dan mendengar yang berisi
pesan-pesan tugas dan sebagainya. Intruksi tugas yang tepat dan langsung
cendrung

dihubungkan

dengan

tugas

yang

sederhana

yang

hanya

menghendaki keterampilan dan pengalaman minimal. Instruksi yang lebih
umum biasanya digunakan bagi tugas-tugas yang kompleks, dimana pegawai
diharapkan pertimbangannya, keterampilan dan pengalamannya.

29
Universitas Sumatera Utara

2. Rasional
Yaitu pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana
kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif
organisasi, kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh
filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya. Bila pimpinan menggap
bawahannya pemalas, atau hanya mau bekerja bila dipaksa maka pimpinan
memberikan pesan yang bersifat rasional ini sedikit. Tetapi bila pimpinan
menganggap bawahannya orang yang dapat memotivasi diri sendiri dan
produktif maka biasanya diberikan pesan rasional yang banyak.
3. Ideologi
Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan perluasan dari pesan
rasional. Pada pesan rasional, penekananya ada pada tugas dan kaitannya
dengan perepektif organisasi. Sedangkan pada ideologi sebaliknya, mencari
sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas,
moral dan motivasi.
4. Informasi
Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan
peraktek-peraktek organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keruntungan,
kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi dan rasional,
Misalnya handbook bagi pegawai.
5. Balikan
Yaitu pesan berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan
pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayaran

30
Universitas Sumatera Utara

gaji pegawai yang telah siap melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada
informasi dari atasan yang mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaannya
sudah memuaskan. Tetapi apabila hasil pekerjaan pegawai kurang baik,
balikannya mungkin berupa kritikan atau peringatan terhadap pegawai
tersebut.
Dalam realitas, ketika organisasi dalam skala relatif kecil karena baru
bertumbuh, kesederhanaan struktur, komunikasi, keterlibatan dan keikatan
pegawai relatif tinggi. Tetapi manakala telah berkembang makin besar dan
kompleks, dimana struktur tugas dan penerapan tekhnologi tinggi yang makin
massif, serta tingkat pelayanan produksi barang dan jasa makin bervariasi,
meningkat dalam volume dan kuantitas serta kualitas. Secara komunikatif,
organisasi cendrung akan mengalami banyak kemunduran yang dirasakan
pegawainya.
Persoalan komunikasi yang sering kali muncul pada tingkatan ini, adalah
persoalan relavansi dan ketetapan isi pesan dan informasi dimana pesan dan
informasi tersebut mengalami disortasi, gangguan, penyaringan (filtering) ataupun
arti pesan yang telah dilebih-lebihkan (exaggeration), serta waktu (timing)
penyampaian yang tidak tepat. (Muhammad, 1995:110)
b. Komunikasi Ke Atas (Upward Communication)
Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada
atasan atau dari tingkatan yang lebih rendah kepada tingkatan yang lebih tinggi.
Arus pesan pada tingkatan ini berisikan tentang laporan (harian, mingguan,
bulanan dan tahunan), tugas-tugas yang telah diselesaikan, pertanyaan yang tidak

31
Universitas Sumatera Utara

atau kurang jelas mengenai metode dan prosedur kerja, pertanggung jawaban
karyawan kepada pimpinan atau tugas yang dipercayakan padanya.
Tujuan dari komunikasiini adalah untuk memberikan balikan, memberikan
sran dan mengejukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada
penyempurnaan moral dan sikap pegawai, tipe pesan adalah integrasi dan
pembaharuan. Dapat dikatakan, komunikasi pada tingkat ini merupkan sarana atau
mekanisme umpan balik (feedback) dari bawahan kepada atasan.
Pada arus komunikasi ke atas juga sering kali mengalami persoalan pada
relavansi dan kurasi pesan dan informasi, terutama diantara jaringan organisasi
lainnya. Masalah yang dimaksud terutama adalah penyaringan (filtering) dan
melebihkan arti pesan (exaggeration). Pegawai cendrung memberikan laporan
pada hal-hal yang baik saja mengenai tugas, tanggungjawab ndan mengenai
departemennya dan organisasi yang dipahaminya kepada pemimpin.
Sharma (Muhammad, 1995:118) mengatakan beberapa kesulitan untuk
mendapatkan informasi dari pegawai mungkin disebabkan oleh beberapa hal
diantaranya sebagai berikut :
1. Kecendrungan pegawai untuk menyembunyikan perasaan dan pikirannya.
Hasil studi memperlihatkan bahwa pegawai merasa bahwa mereka akan
mendapatkan kesukaran bila menyatakan apa yang sebenarnya menurut
pikiran mereka. Karena itu cara yang terbaik adalah mengikuti apa yang
disampaikan oleh supervesor maupun atasan mereka.

32
Universitas Sumatera Utara

2. Perasaan pegawai bahwa pimpinan dan supervesor tidak tertarik kepada
masalah mereka. Pegawai sering melaporkan bahwa pimpinan mereka tidak
perhatian terhadap masalah-masalah mereka.
3. Kurangnya rewards atau penghargaan terhadap pegawai yang berkomunikasi
ke atas. Seringkali supervesor dan pimpinan tidak memberikan penghargaan
yang nyata kepada pegawai untuk memlihara keterbukaan komunikasi ke atas.
4. Perasaan pegawai bahwa supervisor dan pimpinan tidak dapat menerima dan
memberikan respon terhadap apa yang dikatakan oleh pegawai. Supervisor
terlalu sibuk untuk mendengarkan atau pegawai susah untuk menemuinya.
Sikap seperti ini sangat berbahaya bagi organisasi dalam jangka panjang
sebab informasi yang relevan dan akurat sangat diperlukan pimpinan untuk
membuat keputusan dan kebijakan yang arif, akurat dan efektif, didasarkan pada
informasi yang biasa, tidak relevan dan tidak tepat. Maka besar kemungkinan
keputusan yang dibuat tidak sesuai dengan kondisi yang diharapkan.
Salah satu masalah yang penting adalah bagaimana menciptakan iklim
saling percaya, saling menghargai meningkatkan kejujuran dan keakraban antara
pimpinan dengan pegawai. Hal ini merupakan bagian dari tugas para eksekutif
puncak.
c. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication)
Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan diantara orang-orang yang
sama tingkat otoritasnya didalam organasasi. Pesan ini biasanya berhubungan
dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan

33
Universitas Sumatera Utara

masalah, penyelesaian konflik dan saling membagi informasi. Ada beberapa
tujuan tertentu dari komunikasi horizontal diantarnya adalah :
1. Mengkoordinasikan tugas-tugas.
2. Saling memberikan informasi untuk perencanaan dan aktifitas-aktifitas.
3. Memecahkan masalah yang timbul diantara orang-orang yang berada dalam
tingkat yang sama.
4. Menyelesaikan konflik diantara anggota yang ada dalam bagian organisasi dan
antara bagian dengan bagian yang lainnya.
5. Menjamin pemahaman yang sama antara unit-unit organisasi atau anggota unit
organisasi tentang perubahan itu.
6. Mengembangkan sokongan interpersonal dari temannya.
Kontak interpersonal dalam komunikasi horizontal yang mungkin terjadi dapat
berupa rapat-rapat komite, interaksi informal pada waktu jam istirahat,
percakapan telepon, memo dan nota, serta aktifitas sosial.
2. Jaringan Komunikasi Informal
Selain jaringan formal, arus pesan dapat melewati jaringan informal yaitu
jenis jaringan dalam struktur organisasi yang sebenarnya tidak diikuti secara resmi
keberadaanya oleh manajemen. Jaringan komunikasi ini lebih dikenal dengan
desas-desus (grapevine) atau kabar angin (Muhammad, 1995:124)
Komunikasi informasi cendrung berisi laporan rahasia mengenai orang
dan kejadian-kejadian yang tidak mengalir secara resmi. Informasi yang diperoleh
dari desas-desus adalah berkenaan dengan apa yang didengar atau apa yang
dikatakan orang dan bukan apa yang di umumkan oleh pihak pimpinan.

34
Universitas Sumatera Utara

Informasi ini mengalir ke atas, ke bawah atau secara horizontal tanpa
memperhatikan hubungan posisi, walaupun ada mungkin sedikit. Informasinya
dapat berubah-ubah dan tersembunyi. Namun nyata, oleh karena tuntutan pegawai
akan informasi relevan, akurat dan lengkap dalam tempo yang relatif singkat
sangat besar dan beragam dalam mutu dan volume sedangkan kebutuhan
informasi dimaksud tidak selalu dapat dipuaskan melalui jaringan formal.
Dengan kata lain, jaringan komunikasi informal dalam lingkup organisasi
adalah suatu penyebaran pesan-pesan yang pada dasarnya tidak diketahui
keabsahannya atau kebenarannya, pesan-pesan yang sudah melampaui aktivitasaktivitas formal organisasi.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bahwa di dalam jaringan
komunikasi informal terdapat bebagai macam informasi yang mengalir. Namun
dari semua itu terdapat dua tipe informasi yang mengalir paling utama dan
informasi yang sering menjadi pembicaraan dalam organisasi. Adalah:
1. Gosip
Gossip, menurut Trice dan Bayer (1993) adalah “Gossip occurs between
friends and associates and contains massages about others these people know
and recent.” (Mills, Http://www.bond.ed.au/hss/communication/ANZCA
/papers/CmillsPaper%5250.pdf). defenisi tersebut memberikan pengertian
bahwa gosip adalah sesuatu yang muncul di kalangan teman-teman atau rekan
kerja dan mengandung pesan-pesan tentang orang lain yang mereka tahu atau
kenal serta tentang kejadian-kejadian yang baru saja terjadi

35
Universitas Sumatera Utara

2. Rumor
Secara lebih luas, rumor adalah sebuah cerita yang belum diketahui
kebenarannya secara pasti yang terus berdar. Rumor adalah informasiinformasi yang belum diketahui kebenarannya secara pasti yang menyangkut
orang-orang atau grup-grup yang dikenal langsung oleh si penyebar informasi.
Sebagaimana yang dikatakan oleh Trice dan Bayer (1993) sebagai berikut :
“Incontrast, rumours are about people or groups unknown to the teller.”
(Mills,

http://www.bond.edu.au/hss/communication/ANZCA/papers/CMills

Paper%2520.pdf). Serta demikian pula dengan defenisi rumor menurut kamus
conciseoxford Dictionary tenth edition tentang rumor, yaitu : “A currently
circulating story or report of unverified or doubtful truth.”
Keith Davis dalam bukunya yang berjudul prilaku dalam organisasi
menyatakan empat rantai arus pesan dalam jaringan komunikasi informal yang
mungkin dijalankan dalam organisasi yaitu :
a. Single Starand (Tunggal)
Adalah pesan yang mengalir dari seorang A memberi tahu sesuatu kepada B,
yang kemudian menceritakan kepada C, dan seterusnya mengikuti arus pesan
tersebut.
b. Gosip (semua)
Adalah Seseorang mencari informasi dan memberi tahu setiap orang mengenai
informasi yang diperolehnya.

36
Universitas Sumatera Utara

c. Probability (acak)
Individual tidak membedakan mengenai siapa orang yang menerima
informasi. Mereka menceritakan kepada orang secara acak, dan orang ini juga
memberi tahu kepada orang lain secra acak.
d. Kelompok
Adalah seorang A menyampaikan informasi kepada beberapa orang tertentu,
beberapa diantaranya kemudian memberi tahu beberapa orang tertentu yang
lain. (www. gedeiwan.files.wordpress.com)
Jaringan komunikasi informal memiliki kelebihan dan kelemahan yang
memberikan dampak kepada organisasi. Adapun kelebihannya adalah dapat
berfungsi sebagai papan pengumuman yang menyuarakan kepenatan pegawai,
membantu menyalurkan berita yang tidak bisa dikirim lewat jaringan formal,
memperlancar proses penyelesaian tugas-tugas pekerjaan dan membantu
memperbaiki kehidupan sosial dan organisasi karena pegawai saling berbagi
berita selentingan, sehingga satu sama lain menjadi pemain kelompok yang
kompak. Sedangkan kelemahannya adalah meskipun akurasi berita bisa 75%
sampai 95% kebenaran namun seringkali kesalahan terjadi juga, pegawai
terkadang dapat mengubah fakta sesuai kepentingan pribadinya dari pada
menyampaikan fakta sebenarnya dan sulit memastikan siapa yang harus
bertanggung jawab terhadap fakta selentingan tersebut dimana pesan dikirim
secara tidak tepat.
Efek negatif dari grapevine dapat dikontrol oleh pimpinan dengan
menjaga jaringan komunikasi formal yang bersifat terbuka, jujur, teliti dan sensitif

37
Universitas Sumatera Utara

terhadap komunikasi ke atas, ke bawah dan horizontal. Pimpinan dapat
memanfaatkan kelebihan jaringan ini untuk menunjang dan melengkapi pesan
yang diperlukan, seperti suasana emosi, sentimen dan sikap karyawan terhadap
berbagai masalah organisasi dan menajemen yang berkaitan dengan kepentingan
pegawai dan keluarganya yang sulit didapat melalui jaringan formal, sehingga
pimpinan dapat lebih arif dalam mengambil keputusan.
II.2.2 Model Jaringan Komunikasi
Seperti yang telah di jelaskan sebelumnya, organisasi terdiri dari orangorang yang menduduki suatu posisi atau peranan tertentu. Diantara orang-orang
tersebut terjadi pertukaran pesan/informasi melalui jaringan komunikasi
(communication networking). Suatu jaringan komunikasi akan berbeda dalam
sistem dan struktur antara satu organisasi dengan organisasi lainnya.
Begitu juga peranan individu dalam sistem komunikasi ditentukan oleh
hubungan struktur antara satu individu dengan individu lainnya, maka hubungan
tersebut akan ditentukan oleh pola hubungan interaksi individu dengan arus
informasi dalam jaringan sistem komunikasinya. Untuk mengetahui model
komunikasi dan peranannya dapat dipergunakan analisis jaringan komunikasi
dalam upaya membangun hubungan atau koneksi orang-orang atau kelompok
tertentu, misalnya hubungan atasan dengan bawahan atau sebaliknya pada sebuah
organisasi,”Apa dan bagaimana” model jaringan komunikasi yang dipakai untuk
mengatur mekanisme arus informasi, pesan, instruksi dan laporan kerjanya adalah
sebagai berikut;

38
Universitas Sumatera Utara

Rosady Ruslan, (1998:94) mengutip pendapat Stephen P. Robbins dalam
bukunya, Organization Behaviour: concepts, controversies and applications.
Second Edition, Prentice-Hall, inc., Englewood Cliffs, New Jersey, (1983), bahwa
dalam organisasi pada umumnya dikenal dengan lima model jaringan komuikasi,
yaitu:
1. Model Rantai (Chain)
Metode jaringan komunikasi di sini terdapat lima tingkatan dalam jenjang
hirarkisnya dan hanya dikenal sebagai system komunikasi arus ke atas
(upward) dan kebawah (downward). Artinya model tersebut menganut
hubungan komunikasi garis langsung (komando) baik ke atas atau ke bawah
tanpa terjadi suatu penyimpangan. Model ini banyak dianut pada jaringan
komunikasi dalam manajemen operasi militer, laporan keuangan (accounting),
pembayaran gaji (Payroll) dan lain sebagainya yang bersifat sangat kaku. Hal
ini dilakukan demi tercapainya ketelitian tinggi atau pengawasan ketat pada
setiap tingkatan yang mewakili devisi/supervisor jenjang hirarkinya (lihat
bagan model jaringan komunikasi).
2. Model Roda (Wheel)
Sistem jaringan komunikasi di sini menjadikan semua laporan, instruksi,
perintah kerja dan kepengawasan terpusat satu orang yang memimpin dengan
empat bawahan atau lebih. Dan tidak terjadi interaksi (komunikasi) antara satu
bawahan dengan bawahan yang lain.

39
Universitas Sumatera Utara

3. Model lingkaran (Circle)
Model jaringan komunikasi lingkaran ini, pada semua anggota/staf bisa terjadi
interaksi pada setiap tiga tingkatan hirarki tetapi tanpa ada kelanjutannya pada
tingkatan yang lebih tinggi, dan hanya terbatas pada setiap level. Misalnya
komunikasi terjadi secara interaksi antar sesama bawahan dengan atasannya
langsung (komunikasi berjenjang).
4. Model jaringan bebas (All-channel)
Model jaringan komunikasi system ini merupakan pengembangan model
lingkaran (Circle). Di dalam model ini semua tingkatan dalam jaringan
tersebut dapat melakukan interasksi timal balik tanpa melihat siapa yang
menjadi tokoh sentralnya. Semua jaringan komunikasi antar tingkatan jenjang
hirarkinya tidak dibatasi dan setiap staf/bawahan bebas melakukan interaksi
dengan berbagai pihak/pimpinan atau sebaliknya.
5. Model Huruf”Y”
Model jaringan komunikasi dalam organisasi di sini, tidak jauh berbeda
dengan model rantai (Chain). Yaitu terdapat empat level jenjang hirarki, satu
supervisor mempunyai dua bawahan dan dua atasan yang mungkin berbeda
devisi atau department.

40
Universitas Sumatera Utara

II.3 Hubungan karyawan (Employee Relations)
Seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya bahwa karyawan
(pekerja) di dalam sebuah perusahaan merupakan asset yang cukup penting, dan
dalam dunia public relations dikenal dengan internal public. Pengertian dari
public internal (internal public), menurut Cultip dan Center (1982:290), dapat
juga disebut hubungan masyarakat internal atau hubungan kepegawaian
(employee relations) yang mempunyai arti sebagai sekelompok orang-orang yang
sedang bekerja di suatu organisasi atau perusahaan yang jelas baik secara
fungsional, organisasi maupun bidang teknis dan jenis pekerjaan (tugas) yang
dihadapinya.
Artinya secara fungsional, tugas dan teknis pekerjaannya, yaitu sudah
diatur oleh pihak-pihak manajemen perusahaan siapa yang ditunjuk sebagai
pimpinan dan ada pihak lain bertindak sebagai bawahannya, kemudian di tetapkan
pula persyaratan-persyaratan dan spesifikasi teknik pekerjaan yang ditentukan
secara jelas, teratur, tertib dan rinci. Sehingga ketika sedamg berfungsi maka
diharapkan tidak akan terjadi kekacauan atau tumpang tindih antara tugas
pekerjaan yang satu dengan yang lainnya, karena setiap individual karyawan
sudah ditentukan atau akan mengetahui tentang “apa dan bagaimana” dalam
menjalankan pekerjaannya sesuai dengan bidang dan tanggung jawabnya masingmasing.
Perencanaan dan pelaksanaan suatu program informasi komunikasi dan
pemeliharaan hubungan karyawan biasanya harus terletak pada seksi hubungan
karyawan dari bagian hubungan masyarakatnya (PR). Nasihat serta kerjasama

41
Universitas Sumatera Utara

manajemen dan staf, pelaksana yang melaksanakan hubungan personalia,
karyawan, atau industri, harus diusahakan dalam menentukan tujuan, media, dan
pesan dari program komunikasi. Koordinasi yang erat antara seksi hubungan
karyawan dengan seluruh staf serta bagian pelaksanaan organisasi adalah penting.
Kegagalan dalam menyajikan informasi kepada karyawan tentang
kebijakan dan perkembangan perusahaan yang mempengaruhi kepentingannya,
akan menimbulkan kesalah pahaman, desas-desus palsu, dan kecaman. Apabila
tidak diberikan informasi tentang hal seperti itu, maka karyawan akan membuat
asumsinya sendiri, yang mungkin salah, atau mereka akan mendengarkan sumber
dari luar, yang mungkin memberikan informasi yang tidak tepat (H Frazier
Moore, 2005:347).
Para karyawan juga ingin menyatakan pendapatnya kepada manajemen
tentang pekerjaan, kondisi pekerjaan, dan hal-hal lain yang mempengaruhi
kepentingannya. Pelaksanaan komunikasi dua arah yang memberikan kesempatan
kepada karyawan untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan usulan kepada
manajemen adalah penting (H Frazier Moore, 1998:5).
Scoot M. Cutlip, Allen H. Center dan Glen M. Broom 1982, dalam buku
Effective Public Relations mengatakan, “No organization relationship are as
important as those with employee all levels”. Pernyataan tersebut mengatakan
bahwa, tidak ada hubungan komunikasi yang lebih penting dari hubungan antar
karyawan pada semua tingkatan. Tujuan employee relations adalah untuk
mengenal, menyusun, dan kemudian memelihara hubungan yang harmonis antara

42
Universitas Sumatera Utara

organisasi dengan para karyawannya, yang manfaatnya dapat dirasakan oleh
kedua belah pihak yaitu pimpinan dan karyawan.
Sebagaimana bahwa employee relations adalah merupakan salah satu
bentuk dari aktivitas internal public relations, maka berkaitan dengan itu
Frank Jefkins, (2005:355) mengatakan bahwa, “internal public relations is
therefore one of the keys to successful management, requiring open management
and closing the gap between the two sides”. Dengan demikian berarti bahwa,
employee relations kemudian menjadi salah satu kunci

menuju

manajemen

sukses, menuntut pengelolaan terbuka dan menutup celah antara

menejemen

dan karyawan.
Berdasarkan pernyataan dan pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan
bahwa Kegiatan sebuah perusahaan untuk memelihara hubungan, khususnya
antara manajemen dengan para karyawannya merupakan fungsi dari public
relations. Hubungan ini dalam rangka kepegawaian secara formal. Employee
relations/ publik pegawai adalah salah satu internal public yang dijadikan salah
satu sasaran dari kegiatan PR di dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
Mereka merupakan suatu potensi yang sangat berarti dalam organisasi, potensi
mana yang dapat dikembangkan lebih baik dari sebelumnya.
Seorang PR haruslah berkomunikasi secara langsung dengan karyawan, ia
harus senantiasa mengadakan kontak pribadi (personal contact), misalnya dengan
bercakap-cakap dengan mereka sehingga dapat mengetahui kesulitan, keinginan,
harapan, dan perasaanya. Menurut Onong Uchyana Effendi (1989:155), bahwa

43
Universitas Sumatera Utara

untuk menciptakan hubungan baik dengan para pegawai juga dapat dilakukan
melalui :
1. Perlakuan yang adil
Adalah hasrat semua karyawan untuk selalu diperlakukan secara adil di
kalangan karyawan, tidak saja dalam hubungannya dengan upah, tetapi juga
dengan soal-soal lainnya. Tetapi perasaan tersebut hanyalah perasaan pribadi
saja, yang sering kali disebabkan informasi yang kurang jelas mengenai soal
kepegawaian. Hanya dengan berkomunikasi dengan mereka, kesalah-fahaman
akan dapat dihilangkan dan kepercayaan kepada pimpinan kembali dibina.
2. Ketenangan bekerja
Semua karyawan menginginkan bekerja dengan tenang, bukan saja dalam
hubungannya dengan pekerjaan, tetapi juga dalam hubungannya dengan
keluarga yang ditinggalkannya dirumah. Mereka tidak akan tekun bekerja, jika
sebentar-sebentar teringat kepada istrinya atau anaknya yang sedang sakit.
Mereka tidak akan tenang bekerja, bila selalu terancam bahaya putaran roda
mesin atau terpeleset dari tempat yang tinggi. Mereka tidak akan khusu
kepada pekerjaannya apabila sering teringat akan nasibnya di hari tua.
Para karyawan akan tetap giat bekerja, jikalau mengetahui bahwa bagi mereka
terdapat :
a. Jaminan, jika mereka dengan keluarganya terjadi musibah.
b. Jaminan keamanan bekerja
c. Jaminan di hari tua

44
Universitas Sumatera Utara

4. Perasaan diakui
Pada setiap karyawan terdapat perasaan ingin diakui (sense of belonging)
sebagai karyawan yang berharga dan anggota kelompok kerjanya yang
terhormat. Hal ini sering bersangkutan dengan kegiatan-kegiatan di luar tugas
pekerjaan, seperti olah-raga, kesenian, event-event special dan sebagainya.
Sehubungan dengan itu, pihak pimpinan melalui PR perlu mengadakan
komunikasi dengan mereka yang merasa dianak-tirikan disebabkan tidak
terpilih dalam suatu kegiatan. PR harus mengusahakan agar mereka tidak
merasa tidak diakui sebagai karyawan yang berharga.
5. Penghargaan atas hasil kerja
Para karyawan menginginkan agar hasil karyanya diahargai, meskipun
sebenarnya adalah kewajiban mereka untuk bekerja segiat-giatnya. Untuk
itulah mereka diberi upah. Meskipun demikian, akan selau terpelihara adanya
harmoni, bila diadakan cara-cara tertentu sebagai tanda bahwa hasil karya
mereka dihargai. Dalam hal ini bisa berbentuk uang, barang dan piagam.
6. Penyalur perasaan
Perasaan tertentu yang menghinggapi para karyawan bisa menghambat
kegairahan bekerja. Mereka ingin menyalurkan perasaannya. “Tetapi dengan
cara bagaimana?” Sebuah penerbit intern- apakah bentuknya majalah atau
lembaran stensilan–akan merupakan medium hubungan batin antara pimpinan
dengan karyawan dan antara karyawan dengan karyawan. Penerbitan seperti
itu selain dapat memuat usul-usul, pendapat-pendapat, saran-saran, atau
hasrat-hasrat para karyawan, juga dapat menyalurkan bakat mereka, seperti

45
Universitas Sumatera Utara

mengarang, menggambar, membuat foto dan lain-lain. Komunikasi dua arah
secara timbal balik dalam kegiatan purel dapat dilaksanakan dengan medium
tersebut.
Di lain pihak, PR sebagai penyelenggara majalah dapat melaksanakan
tugasnya untuk membina hubungan yang harmonis antara semua pihak.
Majalah tersebut selain membuat informasi mengenai kebijaksanaan pimpinan
atau peristiwa-peristiwa yang berhubungan dengan perusahaan, juga dapat
memuat berita-berita keluarga dikalangan para karyawan, seperti perkawinan,
pertunagan, kematian, kepindahan, naik pangkat, acara diwaktu libur,
pertandingan olahraga, kejadian-kejadian yang lucu dalam lingkungan
pekerjaan atau pengumuman-pengumuman.
Dalam melaksanakan employee relations, seorang PR harus banyak
melihat dan mendengarkan para karyawan. Kegiatan ini bisa menimbulkan
banyak inisiatif pula. Mungkin pada PR muncul inisiatif mengadakan Mushola,
menyelenggarakan kantin, membentuk perkumpulan kesenian, mengadakan
pertandingan olahraga dan sebagainya.
Hanya dengan komunikasi antar pesona dengan para karyawan, PR dapat
menyelami perasaan mereka. Dan dengan komunikasi pula dapat dibina hubungan
yang harmonis.
Sedangkan menurut Rosady Ruslan (2003:259), bahwa program kegiatan
employee relations dalam perusahaan dapat dilaksanakan dalam berbagai
bentuk program kegiatan yang didalamnya terdapat jaringan komunikasi baik

46
Universitas Sumatera Utara

jaringan komunikasi formal maupun jaringan komunikasi informal, dengan tujuan
membentuk iklim komunikasi organisasi yang positif. antara lain melalui :
1. Program pendidikan dan pelatihan
Program pendidikan dan pelatihan dilaksanakan oleh perusahaan, dalam upaya
meningkatkan kinerja dan keterampilan (skill) karyawan, dan kualitas maupun
kuantitas pemberian jasa pelayanan dan lain sebagainya.
2. Program motivasi kerja berprestasi
Program tersebut dikenal dengan istilah Achievement Motovation Traning
(AMT), di mana dalam pelatihan tersebut diharapkan dapat mempertemukan
antara motivasi dan prestasi (etos) kerja serta disiplin karyawan dengan
harapan-harapan atau keinginan dari pihak perusahaan dalam mencapai
produktivitas yang tinggi.
3. Program penghargaan
Program penghargaan yang dimaksudkan disini adalah upaya pihak
perusahaan (pimpinan) memberikan suatu penghargaan kepada para
karyawan, baik yang berprestasi kerja maupun cukup lama pengabdian
pekerjaan. Dalam hal ini, penghargaan yang diberikan itu akan menimbulkan
loyalitas dan rasa memiliki (sense of belonging) yang tinggi terhadap
perusahaan.
4. Program acara khusus (Special Events)
Yakni merupkan program khusus yang sengaja dirancang di luar bidang
pekerjaan sehari-hari, misalnya dalam rangka event ulang tahun perusahaan,
diadakan kegiatan keagamaan, olahraga, lomba dan hingga berpiknik bersama

47
Universitas Sumatera Utara

yang dihadiri oleh pimpinan dan semua para karyawannya. Kegiatan dan
program tersebut dimaksudkan untuk menumbuhkan rasa keakraban bersama
di antara semua karyawan dan pimpinan.
5. Program media komuikasi internal
Membentuk media komunikasi internal melalui bulletin, news release
(majalah dinding) dan majalah perusahaan yang berisikan pesan, informasi
dan berita yang berkaitan dengan kegiatan antar karyawan atau perusahaan
dan pimpinan.
Keberadaan media tersebut, sifatnya harus dapat memenuhi kebutuhan
kedua belah pihak. Bagi perusahaan sebagai media penyampai informasi dan bagi
pemabaca memperoleh informasi yang dibutuhkan dan meningkatkan kualitas
hidup (self improvement).
Dengan demikian dapat juga diartikan bahwa hubungan kepegawaian
(employee relations) tersebut tidak dilihat dalam pengertian sempit, yaitu sama
dengan hubungan industrial yang hanya menekanakan pada unsur-unsur proses
“produksi dan upah” yang terkait dengan “ lingkungan kerja”. Pengertiannya lebih
dari itu, hubungan tersebut dipengaruhi oleh hubungan komunikasi internal antar
karyawan lainnya, atau hubungan karyawan dan manajemen perusahaan yang
efektif.
Dalam

upaya

mencapai

tujuan

perusahaan

maka

harus adanya

keselarasan, semangat kerja sama di antara para anggota perusahaan melalui
komunikasi yang baik antara

manajemen

dan

karyawan

seperti

yang

48
Universitas Sumatera Utara

disebutkan

dalam

bentuk aliran komunikasi diatas. Menurut IG Wasanto,

(1987:186) tujuan dari employee relations adalah sebagai berikut:
1. Untuk mendapatkan saling pengertian antar pegawai ataupun antara pimpinan
dengan semua pegawai dalam sebuah organisasi.
2. Mendapatkan data-data yang lengkap tentang sikap dan tingkah laku pegawai.
Data ini diperlukan dalam rangka pembinaan, pengorganisasian, kerjasama,
koordinasi, dan evaluasi terhadap pegawai.
3. Menciptakan kerjasama yang serasi antara pegawai.
4. Menanamkan rasa sukses

kepada

pegawai

sehingga

mereka

merasa

diberi kesempatan untuk maju dalam mengembangkan kariernya.
5. Menanamkan loyalitas para pegawai serta rasa damai kepada pegawai.
6. Menanamkan rasa tanggung jawab kepada para pegawai.
7. Menciptakan motivasi dan adanya semangat kerja yang tinggi.
Bedasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Employee Relations
adalah adalah bentuk hubungan yang dilakukan untuk menciptakan komunikasi
dua arah yang baik antara pihak manajemen dengan para karyawannya dalam
upaya membina kerjasama dan hubungan yang harmonis di antara keduanya,
yang bertujuan

untuk mencapai saling pengertian (mutual understanding),

kerjasama (relationship) serta motivasi diantara pihak manajemen dengan para
karyawannya.

49
Universitas Sumatera Utara

II.3.1 Teori Kebutuhan Mc. Clelland
Dalam kehidupan organisasi kekaryaan (work organization), para manajer
dewasa ini menunjukkan perhatiannya pada pendapat seorang ahli yang terkenal,
bernama David Mc. Clelland, dengan teorinya yang ia namakan need for
achievement yakni suatu kebutuhan akan prestasi.
Teori ini dikemukakan oleh David Mc. Clelland dan para koleganya. Teori
ini berfokus pada tiga kebutuhan yaitu prestasi, afiliasi, dan kekuasaan.
Kebutuhan akan prestasi (need for achievement=n Ach), n Ach akan mendorong
seseorang

untuk

mengembangkan

kreatifitas

dan

mengarahkan

semua

kemampuan serta energi yang dimilikinya demi mencapai prestasi kerja
maksimal. Karyawan akan antusias untuk berprestasi tinggi, asalkan kemungkinan
untuk itu diberi kesempatan. Seseorang menyadari bahwa hanya dengan mencapai
prestasi kerja yang tinggi akan dapat memperoleh pendapatan yang besar. Dengan
pendapatan yang besar akhirnya memiliki serta memenuhi kebutuhankebutuhannya.
Kebutuhan akan afiliasi (need for Affiliation=n. Af), n. Af ini merangsang
gairah bekerja karyawan karena setiap orang menginginkan hal-hal : kebutuhan
akan perasaan diterima oleh orang lain di lingkungan ia tinggal dan bekerja (sense
of belonging), kebutuhan akan perasaan akan dihormati,, kebutuhan akan perasaan
maju dan tidak gagal (sense of achievement), dan kebutuhan akan perasaan ikut
serta (sense of participation). Seseorang karena kebutuhan n Af akan memotivasi
dan memanfaatkan semua energinya untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.

50
Universitas Sumatera Utara

Kebutuhan akan kekuasaan (need for power = n Pow) adalah hasrat untuk
berpengaruh dan mengendalikan orang lain. Individu dengan n Pow yang tinggi
lebih menyukai ditempatkan dalam situasi kompetitif dan berorientasi status, dan
cenderung lebih peduli akan prestise (gengsi) serta memperoleh pengaruh atas
orang lain daripada kinerja yang efektif. N Pow akan merangsang dan memotivasi
gairah kinerja karyawan serta mengarahkan semua kemampuannya demi
mencapai kekuasaan. (Robbins, 2006 :222-223).
Menurut McClelland, need for achievement adalah suatu daya dalam
mental manusia untuk melakukakan suatu kegiatan yang lebih baik, lebih cepat,
lebih efektif dan lebih efisien daripada kegiatan yang dilaksanakan sebelumnya.
Ini disebabkan oleh virus mental. (Onong Uchjana Effendy, 2002:109)
Sebagai penjelasan dari virus mental itu, McClelland mengatakan bahwa
dalam kehidupan psikis manusia terdapat suatu daya yang mampu mendorong ke
arah suatu kegiatan yang hebat, sehingga dengan daya tersebut seseorang dapat
mencapai kemajuan yang teramat cepat. Daya pendorong tersebut dinamakan
virus mental karena, apabila berjangkit akan berkembang biak dengan cepat,
dengan kata lain akan meluas dan menimbulkan dampak dalam kehidupan. Virus
mental itu juga dapat disebut dengan motiv yang terdapat pada diri manusia yang
mampu mendorong untuk berusaha lebih giat guna memperoleh sukses yang lebih
besar. (Onong Uchjana Effendy, 2002:109)
Kebutuhan akan prestasi prestasi atau n Ach itu sebenarnya ada pada tiap
karyawan, tetapi harus dibangkitkan atau dimotivasi. Dan motivasi ini adalah
degan komunikasi persuasive.

51
Universitas Sumatera Utara

Komunikasi disini dapat dilaksanakan oleh pihak PR secara lisan atau
melalui media, misalnya berkala organisasi; dapat dilaksanakan secara formal atau
non formal yang kesemuanya berlangsung secara timbal balik. Dengan
keterampilan berkomunikasi, PR di satu pihak dapat menjadi mediator untuk
menyalurkan perasaan para karyawan kepada pimpinan, dilain pihak sebagai
motivator untuk membangkitkan daya juang untuk berpartisipasi.

52
Universitas Sumatera Utara