CONTOLLING DALAM MANAJEMEN 1.2 Prinsip p
CONTOLLING DALAM MANAJEMEN
1.2
Prinsip – prinsip Fungsi Controlling
1. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan
hasilnya mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang
harus diselesaikan oleh staf.
2. Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang
sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
3. Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf
akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan
reward kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.
1.3
Prinsip Pokok Controlling
Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaanpekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang
dikehendaki. Untuk dapat menjalankan pengawasan, perlu diperhatikan 2 prinsip
pokok, yaitu:
1.
Adanya Rencana
2.
Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.
Dalam fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi tentang
perlunya disiplin, mematuhi segala peraturan demi keselamatan kerja bersama.
Sosialisasi perlu dilakukan terus menerus, karena usaha pencegahan adalah
penting untuk mendapat perhatian.
Pengawasan dan pengendalian (controlling) sebagai fungsi manajemen bila
diikerjakan dengan baik, akan menjamin bahwa semua tujuan dari setiap orang
atau kelompok konsisten dengan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang.
Hal ini membantu menyakinkan bahwa tujuan dan hasil tetap konsisten satu
sama lain dengan dalam organisasi. Controlling berperan juga dalam menjaga
pemenuhan (kompliansi) aturan dan kebijakan yang esensial.
Proses pengendalian mulai dengan perencanaan dan pembangunan tujuan
penampilan kerja. Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-standar untuk
mengukurnya disusun. Ada 2 tipe standar:
·
Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah
kuantitas, kualitas, biaya atau waktu.
·
Standar in-put (masukan): mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke
dalam tugas penampilan.
1.4
Manfaat Controlling
Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan memperoleh
manfaat berupa:
1.
Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, apakah
sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan
sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi
kegiatan program.
2.
Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam
melaksanakan tugas-tugasnya.
3.
Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi
kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.
4.
Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
5.
Untuk memberikan ruang regular untuk superviesees untuk merenungkan
isi dan pekerjaan mereka
6.
Untuk menerima informasi dan perspektif lain mengenai pekerjaan
seseorang
7.
Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan
8.
Untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang pekerja tidak
ditinggalkan tidak perlu membawa kesulitan, masalah dan proyeksi saja.
9.
Untuk menjadi pro-aktif bukan re-aktif
10. Untuk memastikan kualitas pekerjaan
1.5
Proses Controlling
1)
Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)
Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar pelaksanaan.
Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat
digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Standar adalah kriteriakriteria untuk mengukur pelaksanaan pekerjaan. Kriteria tersebut dapat dalam
bentuk kuantitatif ataupun kualitatif. Standar pelaksanaan (standard
performance) adalah suatu pernyataan mengenai kondisi-kondisi yang terjadi
bila suatu pekerjaan dikerjakan secara memuaskan.
Standar pelaksanaan pekerjaan bagi suatu aktifitas menyangkut kriteria: ongkos,
waktu, kuantitas, dan kualitas. Tipe bentuk standar yang umum adalah:
a)
Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah
langganan, atau kualitas produk.
b)
Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup
biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan lainlain.
c)
Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu
suatu pekerjaan harus diselesaikan.
2)
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur
pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengendalian
adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.
3)
Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran
pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus.
Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan
(observasi), laporan-laporan (lisan dan tertulis), pengujian (tes), atau dengan
pengambilan sampel.
4)
Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata
dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.
5)
Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan
Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus
diambil. Tindakan koreksi mungkin berupa:
a.
Mengubah standar mulu-mulu (barangkali terlalu tinggi atau terlalu
rendah)
b.
Mengubah pengukuran pelaksanaan
c.
Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan
penyimpangan-penyimpangan.
1.6
Obyek Controlling
Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek yang
perlu dijadikan sasaran pengawasan.
1. Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa.
Pengawasan ini bersifat fisik.
2. Keuangan
3. Pelaksanaan program dilapangan
4. Obyek yang bersifat strategis
5. Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.
1.7
Jenis Controlling
Berdasarkan bagian yang akan diawasi pengawasan dibedakan atas :
1)
Pengendalian karyawan (Personal control).
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan
kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana,
tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.
2)
Pengendalian keuangan (financial control)
Pengendalian ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut keuangan,tentang
pemasukan dan pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian
anggaranya.
3)
Pengendalian produksi (Production control).
Yaitu pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas
produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.
4)
Pengendalian waktu (Time control)
Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu
untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.
5)
Pengendalian teknis (Technical control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan
dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.
6)
Pengendalian kebijaksanaan (Policy control).
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan
organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.
7)
Pengendalian penjualan (Sales control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan
terjual sesuai rencana yang ditentukan.
8)
Pengendalian inventaris (inventory control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan
masih ada semuanya atau ada yang hilang.
9)
Pengendalian pemeliharaan (maintenance control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris
perusahaan dan kantor terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan.
1.8
Tujuan Controlling
Adapun tujuannya adalah:
1.
Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan,
penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan
2.
Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan,
penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan
3.
Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik
4.
Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas
organisasi
5.
Meningkatkan kelancaran operasi organisasi
6.
Meningkatkan kinerja organisasi
7.
Memberikan opini atas kinerja organisasi
8.
Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah
pencapaian kerja yang ada
9.
1.9
Menciptakan terwujudnya organisasi yang bersih
Asas- Asas Controlling
Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai
berikut :
1.
Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), pengawasan
harus ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan
(koreks) untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan/deviasi dari
perencanaan.
2.
Asas efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control). Pengawasan
itu efisien bila dapat menghindari deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga
tidak menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.
3.
Asas tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility).
Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila manager bertanggung jawab
penuh terhadap pelaksanaan rencana.
4.
Asas pengawasan terhadap masa depan (principle of future control).
Pengawasan yang efektif harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan
perencanaan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang
akan datang.
5.
Asas pengawasan langsung (principle of direct control). Teknik kontrol yang
paling efektif ialah mengusahakan adanya manager bawahan yang berkualitas
baik. Pengawasan itu dilakukan oleh manager atas dasar bahwa manusia itu
sering berbuat salah .Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya
pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan sedapat
mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.
6.
Asas refleks perencanaan (principle of replection of plane). Pengawasan
harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan
perencanaan.
7.
Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational
suitability). Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi.
Manager dan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana.
Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya
wewenang manager, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8.
Asas pengawasan individual (principle of individuality of control).
Pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manager. Teknik kontrol harus
ditunjukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manager.
Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung
pada tingkat dan tugas manager.
9.
Asas standar (principle of standard). Control yang efektif dan efisien
memerlukan standar yang tepat, yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur
pelaksanaan dan tujuan yang tercapai.
10. Asas pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control).
Pengawasan yang memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktorfaktor yang strategis dalam perusahaan.
11. Asas pengecualian (the exception principle). Efisien dalam control
membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadapfaktor kekecualian.
Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah/atau
tidak sama.
12. Asas pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control). Pengawasan
harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asas peninjauan kembali (principle of review). Sistem kontrol harus ditinjau
berkali-kali agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas tindakan (principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada
ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana,
organisasi, staffing dan directing.
1.10 Cara - Cara Controlling
1.
Pengawasan Langsung
Pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang
manajer.Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui
apakah apakah dikerjakan dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang
dikehendakinya. Kebaikan :
a.
Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin,sehingga perbaikanya
dilakukan dengan cepat.
b.
Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,sehingga akan
memperdekat hubungan antara atasan dan bawahanya.
c.
Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan,karena merasa
diperhatikan atasanya.
d.
Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa
berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.
e.
Akan dapat menghindari timbulnya kesan laporan “asal Bapak senang”
(ABS).
KEBURUKAN :
·
Waktu seorang manajer banyak tersita,sehingga waktu untuk pekerjaan
lainya berkurang,misalnya planning lain-lainya.
·
Mengurangi inisiatif bawahan,karena mereka merasa bahwa atasanya
selalu mengamatinya.
·
Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lain-lainya.
Pengendalian ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung,observasi di
tempat (on the spot observation) dan laporan di tempat (on the spot report))
2.
Pengawasa Tidak Langsung
Pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secara lisan
maupun tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasi-hasil yang dicapai.
Kebaikan :
a. Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainya semakin
banyak,misalnya perencanaan,kebijaksanaan,dan lain-lain.
b. Biaya pengawasan relatif kecil.
c. Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam
melaksanakan pekerjaan.
KEBURUKAN :
·
Laporan kadang-kadang kurang objective,karena ada kecendrungan untuk
melaporkan yang baik-baik saja.
·
Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya,sehingga
perbaikanya pun terlambat.
·
Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.
·
Pengawasan berdasarkan kekecualian, pengendalian yang dikhususkan
untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang
diharapkan,pengendalian ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan
tidak langsung oleh manajer.
1.11 Sifat dan Waktu Controlling
Sifat dan waktu pengendalian/control dibedakan atas :
1.
Preventive control, pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan
dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam
pelaksanaannya.
Cara melakukannya:
a.
Menentukan proses pelaksanaan pekerjaan
b.
Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan itu
c.
Menjelaskan dan mendemonstrasikan cara pelaksanaan pekerjaan
d.
Mengorganisasi segala macaam kegiatan
e.
Menentukan jabatan, job description, authority, dan responsibility bagi
setiap karyawan
f.
Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan
g.
Menetapkan sanksi bagi karyawan yang membuat kesalahan
preventive control ini adalah pengendalian yang terbaik karena dilakukan
sebelum terjadi kesalahan.
2.
Repressive control, pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan
dalam pelaksanaannya, agar kesalahan yang sama tidak terjadi lagi di waktu
yang akan datang. Cara melakukannya:
a.
Membandingkan antara hasil dengan rencana
b.
Menganalisis sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan mencari
tindakan perbaikannya
c.
Memberikan penilaian terhadap pelaksananya, jika perlu dikenakan sanksi
hukuman kepadanya
d.
Menilai kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada
e.
Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana
f.
Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan pelaksana melalui
training atau education.
3.
Pengendalian saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera
diperbaiki.
4.
Pengendalian berkala, pengendalian yang dilakukan secara berkala.
5.
Pengendalian mendadak, pengawasan yang dilakukan secara mendadak
untuk mengetahui apa pelasakanaan atau peraturan-peraturan yang ada
dilaksanakan dengan baik.Pengendalian mendadak ini sekali-kali perlu
dilakukan,supaya kedisiplinan karyawan tetap terjaga dengan baik.
6.
Pengamatan melekat, pengendalian yang dilakukan mulai dari sebelum,
saat, dan sesudah kegiatan dilakukan.
1.12 Alat Fungsi Controlling
1.
Budget
Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang
disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Apabila tidak sesuai dengan budget,
baik pemerimaan maupun pengeluaran maupun hasil yang diperoleh maka
perusahaan itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan.
Tipe-tipe budget:
a.
Sales budget
b.
Production budget
c.
Cost Production Budget
d.
Step budget, berhubungan dengan production budget dan menunjukkan
bermacam-macam tingkat tingkat produksi
e.
Purchasing budget
f.
Personnel budget
g.
Cash & Financial budget
h.
Master budget (budget keseluruhan)
2.
Non-Budget
Alat pengenalian non budget:
a.
Personal observation, pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan
perusahaan terhadap para bawahan yang sedang bekerja.
b.
Report, laporan yang dibuat oleh para manajer.
c.
Financial statement, daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari
Balance sheet dan Income Statement (neraca rugi laba)
d.
Statistic, merupakan pengumpulan data, informasi, dan kejadian yang
tealh berlalu.
e.
Break event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan
tertentu tidak mendapat laba ataupun rugi.
f.
Intenal Audit, pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan
yang meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut
masalah keuangan. Auditing ini juga menyangkut pengendalian persediaan yang
baik, pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang cukup, apakah
barang yang telah dibayar benar-benar telah diterima.
1.13 Tipe- tipe Controlling
Ada tiga tipe dasar dalam controlling (pengawasan) yaitu :
a.
Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control)
Pengawasan ini sering disebut juga dengan Steering Control. Ini dirancang untuk
mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari
standar dan tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap
diselesaikan (kegiatan belum dilaksanakan).
b. Pengawasan Concurrent
Pengawasan concurrent maksudnya pengawasan yang dilakukan bersamaan
dengan melakukan kegiatan. Pengawasan ini sering disebut pengawasan “ YaTidak “, screening control, “berhenti terus” dilakukan selama suatu kegiatan
berlangsung.
c.
Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control)
Pengawasan ini bias juga dikenal sebagai “Past-Action Control” yang mengukur
hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan dan pengukuran ini
dilakukan setelah kegiatan terjadi.
Ketiga bentuk pengawasan ini sangat berguna bagi manajemen karena
memungkinkan manajemen membuat tindakan koreksi dan tetap dapat
mencapai tujuan
1.14 Faktor Yang Membuat Controlling diperlukan
1.
Perubahan lingkungan organisasi,
melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan- perubahan yang
berpengaruh pada barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi
atau memenfaatkan kesempatan yang diciptakan oleh perubahan-perubahan
yang terjadi.
2.
Peningkatan Kompleksitas Organisasi.
Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal
dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa
kualitas dan profitabilitas tetap terjaga, penjualan eceran pada penyalur perlu
dianalisa dan dicatat secara tepat.
3.
Kesalahan-Kesalahan.
Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan
yang ada sebelum menjadi kritis.
4.
Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan wewenang.
Bilamana menejer mendelegaikan wewenang kepada bawahannya, tanggung
jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat
menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah
dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengiplementasikan sistem
pengawasan.
1.15 Syarat Controlling
1.
Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
2.
Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi
3.
Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4.
Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standar.
5.
Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
6.
Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7.
Pengawasan harus ekonomis.
8.
Pengawasan harus mudah dimengerti.
9.
Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.
1.16 Pentingnya Controlling
Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu,
banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil
kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin
penting dalam setiap organisasi. Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu
penting, diantaranya :
1.
Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat
dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya
bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi
perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu
menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan
perubahan yang terjadi.
2.
Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal
dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan
profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi
pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
3.
Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana
melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering
membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi
kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
4.
Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab
atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan
mengimplementasikan sistem penga-wasan.
5.
Komunikasi
6.
Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
7.
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar,
penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan
tindakan
1.17 Tahap – tahap Controlling
1.
Penetapan Standar Pelaksanaan
Maksudnya sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai
patokan untuk penilaian hasil-hasil. Tipe bentuk standar yang umum adalah :
a)
Standar-standar fisik, seperti kuantitas barang atau jasa serta kualitas
produk.
b)
Standar-standar moneter yang ditujukan dalam rupiah yang mencakup
biaya tenaga kerja, penjualan, laba kotor, dll
c)
Standar-standar waktu, maksudnya meliputi kecepatan produksi atau batas
waktu pekerjaan yang harus diselesaikan.
2.
Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Maksudnya menentukan pengukuran secara tepat dan harus diukur
setiap jam, harian, mingguan dan bulanan. Pengukuran itu dapat berbentuk
laporan tertulis.
3.
Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Maksudnya pengukuran dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan
terus-menerus.
4.
Pembanding Pelaksanaan Dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan
menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat
pengambilan keputusan bagai manajer.
5.
Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan.
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada
perbaikan dalam pelaksanaan.
Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:
a)
Menetapkan Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka
secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan
adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah
menentukan standar.
b)
Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja
yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.
c)
Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi
atas 4 tahapan, yaitu:
a)
Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
b)
Mengukur pelaksanaan
c) Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan
jika ada.
d)
Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Menurut Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada
suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat
universal yakni:
a)
mengukur hasil pekerjaan,
b) membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan
perbedaan (apabila ada perbedaan),
c) mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan
perbaikan.
Menurut Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapantahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu:
a) Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar
ukuran ini bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi
selama seorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang
diharapkan.
b) Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus
dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.
c) Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu
pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini
diketahui bahwa aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan
berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan:
·
Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)
Sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang
jelas.
·
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan
perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga
perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal.
·
Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa
penyimpangan-penyimpangan
·
Pengambilan tindakan koreksi
Melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan-penyimpangan
yang terjadi
1.18 Metode Controlling
Metode controlling (pengawasan) terdiri atas dua kelompok, yaitu metode bukan
kuantitatif (non-quantitative) dan metode kuantitatif.
Ø Metode Controlling Non-Kuantitatif
Metode ini adalah metode-metode pengawasan yang digunakan manajer dalam
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Teknik-teknik yang sering digunakan
meliputi :
(1) pengamatan (control by observation),
(2) inspeksi teratur dan langsung (control by regular and spot inspection),
(3) pelaporan lisan dan tertulis (control by report),
(4) evaluasi pelaksanaan, dan
(5) diskusi antara manajer dan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.
Ø Metode Controlling Kuantitatif
Sebagian besar teknik-teknik pengawasan kuntitatif cenderung untuk
menggunakan data khusus dan metode kuantitatif untuk mengukur dan
memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran (output). Metode-metode kuantitatif
tersebut terdiri dari :
1. Anggaran (budget) seperti :
a) anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan,
anggaran kas, dll, dan
b) anggaran-anggaran khusus, seperti planning-programming-budgeting systems
(PPBS),dll.
2. Audit, seperti
a) internal audit,
b) external audit, dan
c) management audit.
3. Analisa break-even
4. Analisa Rasio
5. Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan,
seperti Program Evaluation and ReviewTechnique, dll.
1.19 Karakteristik – karakteristik Controlling yang Efektif
Karakteristik-karakteristik controlling yang efektif dapat diperinci sebagai berikut
:
a.
Akurat
b.
Tepat waktu
c.
Obyektif dan menyeluruh
d.
Terpusat pada titik-titik controlling yang strategik
e.
Realistik secara ekonomis
f.
Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
g.
Fleksibel
h.
Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
i.
Realistik secara organisasional
j.
Diterima para anggota organisasi
BAB III
PENUTUP
1.1 Kesimpulan
Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem
informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang
telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpanganpenyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
Tipe-tipe pengawasan yaitu ; Pengawasan Pendahuluan (preliminary
control),Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control),
Pengawasan Feed Back (feed back control). Tahap Proses Pengawasan ;
Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan), Penentuan pengukuran
pelaksanaan kegiatan, Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard
dan penganalisa penyimpangan –penyimpangan, Pengambilan tindakan koreksi.
Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi,
Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahankesalahan, Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang, Komunikasi
dan Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.
Tahap-tahap dalam proses controlling adalah :
Penetapan standar pelaksanaan
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Pembanding pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.
Karakteristik-karakteristik proses controlling yang efektif diantaranya adalah :
akurat, tepat waktu, obyektif dan menyeluruh, terpusat pada titik-titik controlling
strategik, realistik secara ekonomis, terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi,
fleksibel, bersifat sebagai petunjuk dan operasional, realistic secara
organisasional, serta diterima para anggota organisasi.
1.2
Prinsip – prinsip Fungsi Controlling
1. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan
hasilnya mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang
harus diselesaikan oleh staf.
2. Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang
sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
3. Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf
akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan
reward kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.
1.3
Prinsip Pokok Controlling
Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaanpekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang
dikehendaki. Untuk dapat menjalankan pengawasan, perlu diperhatikan 2 prinsip
pokok, yaitu:
1.
Adanya Rencana
2.
Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.
Dalam fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi tentang
perlunya disiplin, mematuhi segala peraturan demi keselamatan kerja bersama.
Sosialisasi perlu dilakukan terus menerus, karena usaha pencegahan adalah
penting untuk mendapat perhatian.
Pengawasan dan pengendalian (controlling) sebagai fungsi manajemen bila
diikerjakan dengan baik, akan menjamin bahwa semua tujuan dari setiap orang
atau kelompok konsisten dengan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang.
Hal ini membantu menyakinkan bahwa tujuan dan hasil tetap konsisten satu
sama lain dengan dalam organisasi. Controlling berperan juga dalam menjaga
pemenuhan (kompliansi) aturan dan kebijakan yang esensial.
Proses pengendalian mulai dengan perencanaan dan pembangunan tujuan
penampilan kerja. Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-standar untuk
mengukurnya disusun. Ada 2 tipe standar:
·
Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah
kuantitas, kualitas, biaya atau waktu.
·
Standar in-put (masukan): mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke
dalam tugas penampilan.
1.4
Manfaat Controlling
Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan memperoleh
manfaat berupa:
1.
Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, apakah
sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan
sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi
kegiatan program.
2.
Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam
melaksanakan tugas-tugasnya.
3.
Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi
kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.
4.
Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
5.
Untuk memberikan ruang regular untuk superviesees untuk merenungkan
isi dan pekerjaan mereka
6.
Untuk menerima informasi dan perspektif lain mengenai pekerjaan
seseorang
7.
Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan
8.
Untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang pekerja tidak
ditinggalkan tidak perlu membawa kesulitan, masalah dan proyeksi saja.
9.
Untuk menjadi pro-aktif bukan re-aktif
10. Untuk memastikan kualitas pekerjaan
1.5
Proses Controlling
1)
Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)
Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar pelaksanaan.
Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat
digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Standar adalah kriteriakriteria untuk mengukur pelaksanaan pekerjaan. Kriteria tersebut dapat dalam
bentuk kuantitatif ataupun kualitatif. Standar pelaksanaan (standard
performance) adalah suatu pernyataan mengenai kondisi-kondisi yang terjadi
bila suatu pekerjaan dikerjakan secara memuaskan.
Standar pelaksanaan pekerjaan bagi suatu aktifitas menyangkut kriteria: ongkos,
waktu, kuantitas, dan kualitas. Tipe bentuk standar yang umum adalah:
a)
Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah
langganan, atau kualitas produk.
b)
Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup
biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan lainlain.
c)
Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu
suatu pekerjaan harus diselesaikan.
2)
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur
pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengendalian
adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.
3)
Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran
pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus.
Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan
(observasi), laporan-laporan (lisan dan tertulis), pengujian (tes), atau dengan
pengambilan sampel.
4)
Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata
dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.
5)
Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan
Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus
diambil. Tindakan koreksi mungkin berupa:
a.
Mengubah standar mulu-mulu (barangkali terlalu tinggi atau terlalu
rendah)
b.
Mengubah pengukuran pelaksanaan
c.
Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan
penyimpangan-penyimpangan.
1.6
Obyek Controlling
Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek yang
perlu dijadikan sasaran pengawasan.
1. Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa.
Pengawasan ini bersifat fisik.
2. Keuangan
3. Pelaksanaan program dilapangan
4. Obyek yang bersifat strategis
5. Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.
1.7
Jenis Controlling
Berdasarkan bagian yang akan diawasi pengawasan dibedakan atas :
1)
Pengendalian karyawan (Personal control).
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan
kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana,
tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.
2)
Pengendalian keuangan (financial control)
Pengendalian ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut keuangan,tentang
pemasukan dan pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian
anggaranya.
3)
Pengendalian produksi (Production control).
Yaitu pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas
produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.
4)
Pengendalian waktu (Time control)
Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu
untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.
5)
Pengendalian teknis (Technical control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan
dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.
6)
Pengendalian kebijaksanaan (Policy control).
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan
organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.
7)
Pengendalian penjualan (Sales control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan
terjual sesuai rencana yang ditentukan.
8)
Pengendalian inventaris (inventory control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan
masih ada semuanya atau ada yang hilang.
9)
Pengendalian pemeliharaan (maintenance control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris
perusahaan dan kantor terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan.
1.8
Tujuan Controlling
Adapun tujuannya adalah:
1.
Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan,
penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan
2.
Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan,
penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan
3.
Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik
4.
Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas
organisasi
5.
Meningkatkan kelancaran operasi organisasi
6.
Meningkatkan kinerja organisasi
7.
Memberikan opini atas kinerja organisasi
8.
Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah
pencapaian kerja yang ada
9.
1.9
Menciptakan terwujudnya organisasi yang bersih
Asas- Asas Controlling
Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai
berikut :
1.
Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), pengawasan
harus ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan
(koreks) untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan/deviasi dari
perencanaan.
2.
Asas efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control). Pengawasan
itu efisien bila dapat menghindari deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga
tidak menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.
3.
Asas tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility).
Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila manager bertanggung jawab
penuh terhadap pelaksanaan rencana.
4.
Asas pengawasan terhadap masa depan (principle of future control).
Pengawasan yang efektif harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan
perencanaan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang
akan datang.
5.
Asas pengawasan langsung (principle of direct control). Teknik kontrol yang
paling efektif ialah mengusahakan adanya manager bawahan yang berkualitas
baik. Pengawasan itu dilakukan oleh manager atas dasar bahwa manusia itu
sering berbuat salah .Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya
pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan sedapat
mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.
6.
Asas refleks perencanaan (principle of replection of plane). Pengawasan
harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan
perencanaan.
7.
Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational
suitability). Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi.
Manager dan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana.
Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya
wewenang manager, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8.
Asas pengawasan individual (principle of individuality of control).
Pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manager. Teknik kontrol harus
ditunjukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manager.
Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung
pada tingkat dan tugas manager.
9.
Asas standar (principle of standard). Control yang efektif dan efisien
memerlukan standar yang tepat, yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur
pelaksanaan dan tujuan yang tercapai.
10. Asas pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control).
Pengawasan yang memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktorfaktor yang strategis dalam perusahaan.
11. Asas pengecualian (the exception principle). Efisien dalam control
membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadapfaktor kekecualian.
Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah/atau
tidak sama.
12. Asas pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control). Pengawasan
harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asas peninjauan kembali (principle of review). Sistem kontrol harus ditinjau
berkali-kali agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas tindakan (principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada
ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana,
organisasi, staffing dan directing.
1.10 Cara - Cara Controlling
1.
Pengawasan Langsung
Pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang
manajer.Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui
apakah apakah dikerjakan dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang
dikehendakinya. Kebaikan :
a.
Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin,sehingga perbaikanya
dilakukan dengan cepat.
b.
Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,sehingga akan
memperdekat hubungan antara atasan dan bawahanya.
c.
Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan,karena merasa
diperhatikan atasanya.
d.
Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa
berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.
e.
Akan dapat menghindari timbulnya kesan laporan “asal Bapak senang”
(ABS).
KEBURUKAN :
·
Waktu seorang manajer banyak tersita,sehingga waktu untuk pekerjaan
lainya berkurang,misalnya planning lain-lainya.
·
Mengurangi inisiatif bawahan,karena mereka merasa bahwa atasanya
selalu mengamatinya.
·
Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lain-lainya.
Pengendalian ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung,observasi di
tempat (on the spot observation) dan laporan di tempat (on the spot report))
2.
Pengawasa Tidak Langsung
Pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secara lisan
maupun tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasi-hasil yang dicapai.
Kebaikan :
a. Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainya semakin
banyak,misalnya perencanaan,kebijaksanaan,dan lain-lain.
b. Biaya pengawasan relatif kecil.
c. Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam
melaksanakan pekerjaan.
KEBURUKAN :
·
Laporan kadang-kadang kurang objective,karena ada kecendrungan untuk
melaporkan yang baik-baik saja.
·
Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya,sehingga
perbaikanya pun terlambat.
·
Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.
·
Pengawasan berdasarkan kekecualian, pengendalian yang dikhususkan
untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang
diharapkan,pengendalian ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan
tidak langsung oleh manajer.
1.11 Sifat dan Waktu Controlling
Sifat dan waktu pengendalian/control dibedakan atas :
1.
Preventive control, pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan
dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam
pelaksanaannya.
Cara melakukannya:
a.
Menentukan proses pelaksanaan pekerjaan
b.
Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan itu
c.
Menjelaskan dan mendemonstrasikan cara pelaksanaan pekerjaan
d.
Mengorganisasi segala macaam kegiatan
e.
Menentukan jabatan, job description, authority, dan responsibility bagi
setiap karyawan
f.
Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan
g.
Menetapkan sanksi bagi karyawan yang membuat kesalahan
preventive control ini adalah pengendalian yang terbaik karena dilakukan
sebelum terjadi kesalahan.
2.
Repressive control, pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan
dalam pelaksanaannya, agar kesalahan yang sama tidak terjadi lagi di waktu
yang akan datang. Cara melakukannya:
a.
Membandingkan antara hasil dengan rencana
b.
Menganalisis sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan mencari
tindakan perbaikannya
c.
Memberikan penilaian terhadap pelaksananya, jika perlu dikenakan sanksi
hukuman kepadanya
d.
Menilai kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada
e.
Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana
f.
Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan pelaksana melalui
training atau education.
3.
Pengendalian saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera
diperbaiki.
4.
Pengendalian berkala, pengendalian yang dilakukan secara berkala.
5.
Pengendalian mendadak, pengawasan yang dilakukan secara mendadak
untuk mengetahui apa pelasakanaan atau peraturan-peraturan yang ada
dilaksanakan dengan baik.Pengendalian mendadak ini sekali-kali perlu
dilakukan,supaya kedisiplinan karyawan tetap terjaga dengan baik.
6.
Pengamatan melekat, pengendalian yang dilakukan mulai dari sebelum,
saat, dan sesudah kegiatan dilakukan.
1.12 Alat Fungsi Controlling
1.
Budget
Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang
disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Apabila tidak sesuai dengan budget,
baik pemerimaan maupun pengeluaran maupun hasil yang diperoleh maka
perusahaan itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan.
Tipe-tipe budget:
a.
Sales budget
b.
Production budget
c.
Cost Production Budget
d.
Step budget, berhubungan dengan production budget dan menunjukkan
bermacam-macam tingkat tingkat produksi
e.
Purchasing budget
f.
Personnel budget
g.
Cash & Financial budget
h.
Master budget (budget keseluruhan)
2.
Non-Budget
Alat pengenalian non budget:
a.
Personal observation, pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan
perusahaan terhadap para bawahan yang sedang bekerja.
b.
Report, laporan yang dibuat oleh para manajer.
c.
Financial statement, daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari
Balance sheet dan Income Statement (neraca rugi laba)
d.
Statistic, merupakan pengumpulan data, informasi, dan kejadian yang
tealh berlalu.
e.
Break event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan
tertentu tidak mendapat laba ataupun rugi.
f.
Intenal Audit, pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan
yang meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut
masalah keuangan. Auditing ini juga menyangkut pengendalian persediaan yang
baik, pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang cukup, apakah
barang yang telah dibayar benar-benar telah diterima.
1.13 Tipe- tipe Controlling
Ada tiga tipe dasar dalam controlling (pengawasan) yaitu :
a.
Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control)
Pengawasan ini sering disebut juga dengan Steering Control. Ini dirancang untuk
mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari
standar dan tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap
diselesaikan (kegiatan belum dilaksanakan).
b. Pengawasan Concurrent
Pengawasan concurrent maksudnya pengawasan yang dilakukan bersamaan
dengan melakukan kegiatan. Pengawasan ini sering disebut pengawasan “ YaTidak “, screening control, “berhenti terus” dilakukan selama suatu kegiatan
berlangsung.
c.
Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control)
Pengawasan ini bias juga dikenal sebagai “Past-Action Control” yang mengukur
hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan dan pengukuran ini
dilakukan setelah kegiatan terjadi.
Ketiga bentuk pengawasan ini sangat berguna bagi manajemen karena
memungkinkan manajemen membuat tindakan koreksi dan tetap dapat
mencapai tujuan
1.14 Faktor Yang Membuat Controlling diperlukan
1.
Perubahan lingkungan organisasi,
melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan- perubahan yang
berpengaruh pada barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi
atau memenfaatkan kesempatan yang diciptakan oleh perubahan-perubahan
yang terjadi.
2.
Peningkatan Kompleksitas Organisasi.
Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal
dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa
kualitas dan profitabilitas tetap terjaga, penjualan eceran pada penyalur perlu
dianalisa dan dicatat secara tepat.
3.
Kesalahan-Kesalahan.
Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan
yang ada sebelum menjadi kritis.
4.
Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan wewenang.
Bilamana menejer mendelegaikan wewenang kepada bawahannya, tanggung
jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat
menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah
dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengiplementasikan sistem
pengawasan.
1.15 Syarat Controlling
1.
Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
2.
Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi
3.
Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4.
Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standar.
5.
Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
6.
Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7.
Pengawasan harus ekonomis.
8.
Pengawasan harus mudah dimengerti.
9.
Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.
1.16 Pentingnya Controlling
Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu,
banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil
kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin
penting dalam setiap organisasi. Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu
penting, diantaranya :
1.
Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat
dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya
bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi
perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu
menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan
perubahan yang terjadi.
2.
Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal
dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan
profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi
pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
3.
Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana
melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering
membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi
kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
4.
Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab
atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan
mengimplementasikan sistem penga-wasan.
5.
Komunikasi
6.
Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
7.
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar,
penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan
tindakan
1.17 Tahap – tahap Controlling
1.
Penetapan Standar Pelaksanaan
Maksudnya sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai
patokan untuk penilaian hasil-hasil. Tipe bentuk standar yang umum adalah :
a)
Standar-standar fisik, seperti kuantitas barang atau jasa serta kualitas
produk.
b)
Standar-standar moneter yang ditujukan dalam rupiah yang mencakup
biaya tenaga kerja, penjualan, laba kotor, dll
c)
Standar-standar waktu, maksudnya meliputi kecepatan produksi atau batas
waktu pekerjaan yang harus diselesaikan.
2.
Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Maksudnya menentukan pengukuran secara tepat dan harus diukur
setiap jam, harian, mingguan dan bulanan. Pengukuran itu dapat berbentuk
laporan tertulis.
3.
Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Maksudnya pengukuran dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan
terus-menerus.
4.
Pembanding Pelaksanaan Dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan
menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat
pengambilan keputusan bagai manajer.
5.
Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan.
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada
perbaikan dalam pelaksanaan.
Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:
a)
Menetapkan Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka
secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan
adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah
menentukan standar.
b)
Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja
yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.
c)
Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi
atas 4 tahapan, yaitu:
a)
Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
b)
Mengukur pelaksanaan
c) Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan
jika ada.
d)
Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Menurut Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada
suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat
universal yakni:
a)
mengukur hasil pekerjaan,
b) membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan
perbedaan (apabila ada perbedaan),
c) mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan
perbaikan.
Menurut Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapantahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu:
a) Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar
ukuran ini bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi
selama seorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang
diharapkan.
b) Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus
dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.
c) Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu
pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini
diketahui bahwa aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan
berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan:
·
Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)
Sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang
jelas.
·
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan
perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga
perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal.
·
Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa
penyimpangan-penyimpangan
·
Pengambilan tindakan koreksi
Melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan-penyimpangan
yang terjadi
1.18 Metode Controlling
Metode controlling (pengawasan) terdiri atas dua kelompok, yaitu metode bukan
kuantitatif (non-quantitative) dan metode kuantitatif.
Ø Metode Controlling Non-Kuantitatif
Metode ini adalah metode-metode pengawasan yang digunakan manajer dalam
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Teknik-teknik yang sering digunakan
meliputi :
(1) pengamatan (control by observation),
(2) inspeksi teratur dan langsung (control by regular and spot inspection),
(3) pelaporan lisan dan tertulis (control by report),
(4) evaluasi pelaksanaan, dan
(5) diskusi antara manajer dan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.
Ø Metode Controlling Kuantitatif
Sebagian besar teknik-teknik pengawasan kuntitatif cenderung untuk
menggunakan data khusus dan metode kuantitatif untuk mengukur dan
memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran (output). Metode-metode kuantitatif
tersebut terdiri dari :
1. Anggaran (budget) seperti :
a) anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan,
anggaran kas, dll, dan
b) anggaran-anggaran khusus, seperti planning-programming-budgeting systems
(PPBS),dll.
2. Audit, seperti
a) internal audit,
b) external audit, dan
c) management audit.
3. Analisa break-even
4. Analisa Rasio
5. Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan,
seperti Program Evaluation and ReviewTechnique, dll.
1.19 Karakteristik – karakteristik Controlling yang Efektif
Karakteristik-karakteristik controlling yang efektif dapat diperinci sebagai berikut
:
a.
Akurat
b.
Tepat waktu
c.
Obyektif dan menyeluruh
d.
Terpusat pada titik-titik controlling yang strategik
e.
Realistik secara ekonomis
f.
Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
g.
Fleksibel
h.
Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
i.
Realistik secara organisasional
j.
Diterima para anggota organisasi
BAB III
PENUTUP
1.1 Kesimpulan
Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem
informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang
telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpanganpenyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
Tipe-tipe pengawasan yaitu ; Pengawasan Pendahuluan (preliminary
control),Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control),
Pengawasan Feed Back (feed back control). Tahap Proses Pengawasan ;
Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan), Penentuan pengukuran
pelaksanaan kegiatan, Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard
dan penganalisa penyimpangan –penyimpangan, Pengambilan tindakan koreksi.
Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi,
Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahankesalahan, Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang, Komunikasi
dan Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.
Tahap-tahap dalam proses controlling adalah :
Penetapan standar pelaksanaan
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Pembanding pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.
Karakteristik-karakteristik proses controlling yang efektif diantaranya adalah :
akurat, tepat waktu, obyektif dan menyeluruh, terpusat pada titik-titik controlling
strategik, realistik secara ekonomis, terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi,
fleksibel, bersifat sebagai petunjuk dan operasional, realistic secara
organisasional, serta diterima para anggota organisasi.