KOMUNIKASI EFEKTIF DALAM ORGANISASI DENG
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Komunikasi adalah sesuatu hal dasar yang selalu dibutuhkan dan dilakukan oleh
setiap insan manusia, karena berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia untuk
memperoleh kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai suatu tujuan yang
maksimal diantara kedua nya. Untuk mencapai usaha dalam berkomunikasi secara efektif,
maka sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah pemahaman dan persoalan yang terjadi
dalam proses berkomunikasi itu sendiri. Pada saaat ini Dalam mencapai komunikasi efektif
teknologi informasi adalah alat yang sangat berperan penting dalam komunikasi. Dalam era
global ini perkembangan teknologi informasi sudah tidak dapat terbendung lagi.Orang-orang
di dunia yang berbeda tempat dapat berkomunikasi dengan cepat, dengan banyak pilihan
media komunikasi.
1.2 Rumusan masalah
Masalah yang dapat dikaji dalam makalah komunikasi efektif dalam organisasi dengan
menggu nakan teknologi informasi.
1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi efektif dalam organisasi?
2. Apakah hambatan yang di hadapi dalam komunikasi organisasi?
3. Bagaimana peran teknologi informasi dalam komunikasi organisasi?
1.3 Tujuan penulisan
Berdasarkan rumusan masalah yang telah dikemukakan diatas, tujuan penulisan
makalah ini adalah sebagai berikut.
1. Mengetahui efektifitas dari komunikasi dalam organisasi.
2. Mengetahui hambatan komunikasi dalam organisasi.
1
3. Untuk mengetahui Komunikasi efektif dalam organisasi dengan menggunakan
teknologi informasi.
2
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Komunikasi Efektif dalam Organisasi
A. Pengertian Komunikasi Efektif
Menurut Stephen Covey, komunikasi merupakan keterampilan yang penting dalam
hidup manusia. Unsur yang paling penting dalam berkomunikasi adalah bukan sekedar apa
yang kita tulis atau yang kita katakan, tetapi karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan
pesan kepada penerima pesan. Penerima pesan tidak hanya sekedar mendengar kalimat yang
disampaikan tetapi juga membaca dan menilai sikap kita. Jadi syarat utama dalam
komunikasi yang efektif adalah karakter kokoh yang dibangun dari fondasi etika serta
integritas pribadi yang kuat.
Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau
seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa penguasaan
keterampilan komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif
akan berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas.
B. Tujuan dan Ciri Komunikasi Efektif
Tujuan
Tujuannya adalah memberi kemudahan dalam memahami pesan yang diberikan.
Ciri – Ciri Komunikasi Efektif
1. Istilah.
Penggunaan istilah yang diartikan “sama” antara pengirim dan penerima pesan merupakan
aturan dasar untuk mencapai komunikasi yang efektif. Kata – kata yang samar artinya
( mempunyai lebih dari satu makna) dapat menimbulkan kebingungan dan salah pengertian.
2. Spesifik.
Pesan yang di pertukarkan harus spesifik. Maksudnya, pesan yang disampaikan harus jelas,
sehingga si penerima pesan dapat menerima dan mengulangi dengan benar.
3. Tersusun Baik.
Pesan harus berkembang secara logis dan tidak boleh terpotong-potong.
3
4. Objektif, akurat, dan aktual.
Pengirim informasi harus berusaha menyampaikan pesan seobjektif mungkin.
5. Efisien.
Pesan di sampaikan seringkas dan seoriginal mungkin serta harus berusaha untuk
menghilangkan kata yang tidak relavan.
6. Hukum Komunikasi Yang Efektif
Hukum Komunikasi Yang Efektif (The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication) yang
kami kembangkan dan rangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi
itu sendiri yaitu REACH, yang berarti merengkuh atau meraih. Karena sesungguhnya
komunikasi itu pada dasarnya adalah upaya bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih,
minat, kepedulian, simpati, tanggapan, maupun respon positif dari orang lain.
Hukum1:Respect
Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai
setiap
individu
yang
menjadi
sasaran
pesan
yang
kita
sampaikan.
Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita
berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai
dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan
dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. Jika kita membangun
komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat
membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas
kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.
Bahkan menurut mahaguru komunikasi Dale Carnegie dalam bukunya How to Win Friends
and Influence People, rahasia terbesar yang merupakan salah satu prinsip dasar dalam
berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur dan tulus.
Seorang ahli psikologi yang sangat terkenal William James juga mengatakan bahwa “Prinsip
paling dalam pada sifat dasar manusia adalah kebutuhan untuk dihargai.” Dia mengatakan ini
sebagai suatu kebutuhan (bukan harapan ataupun keinginan yang bisa ditunda atau tidak
harus dipenuhi), yang harus dipenuhi. Ini adalah suatu rasa lapar manusia yang tak terperikan
dan tak tergoyahkan. Lebih jauh Carnegie mengatakan bahwa setiap individu yang dapat
memuaskan kelaparan hati ini akan menggenggam orang dalam telapak tangannya.
Charles Schwabb, salah satu orang pertama dalam sejarah perusahaan Amerika yang
mendapat gaji lebih dari satu juta dolar setahun, mengatakan bahwa aset paling besar yang
4
dia miliki adalah kemampuannya dalam membangkitkan antusiasme pada orang lain. Dan
cara untuk membangkitkan antusiasme dan mendorong orang lain melakukan hal-hal terbaik
adalah dengan memberi penghargaan yang tulus. Hal ini pula yang menjadi satu dari tiga
rahasia manajer satu menit dalam buku Ken Blanchard dan Spencer Johnson, The One
Minute Manager.
Hukum2:Empathy
Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang
dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah
kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau
dimengerti oleh orang lain.
Secara khusus Covey menaruh kemampuan untuk mendengarkan sebagai salah satu dari 7
kebiasaan manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru
dimengerti (Seek First to Understand –understand then be understood to build the skills of
empathetic listening that inspires openness and trust). Inilah yang disebutnya dengan
Komunikasi Empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita
dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun
kerjasama atau sinergi dengan orang lain.
Rasa empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan
cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya. Oleh karena
itu dalam ilmu pemasaran (marketing) memahami perilaku konsumen (consumer’s behavior)
merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku konsumen, maka kita dapat empati
dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan dan kesenangan dari
konsumen. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam
membangun kerjasama tim. Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain
dalam tim kita. Rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek
akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork.
Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu mengerti dan
memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan kita akan
dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima.
Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap
menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif. Banyak sekali
dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik dari orang lain. Padahal
5
esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif
manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari penerima pesan.
Oleh karena itu dalam kegiatan komunikasi pemasaran above the lines (mass media
advertising) diperlukan kemampuan untuk mendengar dan menangkap umpan balik dari
audiensi atau penerima pesan.
Hukum3:Audible
Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati
berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan
baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan.
Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel
sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu
pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat
bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima
dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan
cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.
Hukum4:Clarity
Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait
dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi
interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Ketika saya bekerja di Sekretariat
Negara, hal ini merupakan hukum yang paling utama dalam menyiapkan korespondensi
tingkat tinggi.
Karena kesalahan penafsiran atau pesan yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan
menimbulkan dampak yang tidak sederhana.
Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu
mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat
menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa
keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat
dan antusiasme kelompok atau tim kita.
Hukum5:Humble
6
Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap
ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai
orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Dalam edisi Mandiri 32
Sikap Rendah Hati pernah kita bahas, yang pada intinya antara lain: sikap yang penuh
melayani (dalam bahasa pemasaran Customer First Attitude), sikap menghargai, mau
mendengar
dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui
kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan
kepentingan yang lebih besar.
Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima hukum pokok komunikasi yang
efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya
dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan
(respect), karena inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling
menguntungkan dan saling menguatkan.
C. Penerapan Komunikasi Efektif dalam Organisasi
Sebagai orang nomor satu dalam organisasi yang kita pimpin—atau posisi apapun
yang kita duduki di dalamnya—komunikasi selalu memainkan peran yang paling menentukan
terhadap kehidupan organisasi secara keseluruhan. Seringkali organisasi mengalami
kegagalan dalam mencapai tujuan disebabkan oleh faktor komunikasi yang tidak efektif.
Perintah dari seorang pemimpin yang pada hakikatnya adalah komunikasi seringkali menjadi
tidak jelas dan sulit diimplementasikan karena komunikasi yang dijalankan tidak efektif.
Komunikasi yang sulit dipahami—untuk kemudian diimplementasikan dalam
program organisasi—tentu bukan masalah baru. Sejak lama, orang merumuskan bagaimana
agar komunikasi sebagai sebuah hubungan timbal-balik, tidak hanya memainkan peran
sebagai pengiriman pesan kepada pihak lain, tetapi juga menjadi perekat yang bersifat sosiopsikologis, terlebih dalam sebuah organisasi yang menghendaki kerjasama yang sinergis.
Dalam kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja semakin populer. Banyak
perusahaan dari berbagai industri menerapkan konsep tim kerja dalam melakukan
aktifitasnya. Pemakaian tim kerja diyakini banyak pimpinan perusahaan akan lebih efektif,
dibandingkan penyelesaian aktifitas secara individual. Pemakaian tim kerja diharapkan dapat
menciptakan sinergi yang positif. Penjumlahan aggota dalam tim akan memungkinkan
7
menghasilkan output yang lebih besar dibandingkan output total yang dikerjakan oleh
masing-masing individu. Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya
sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa
penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi
yang efektif akan berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas.
Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan
pesan atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta
keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang
sangat penting.
2.2 Hambatan dalam Komunikasi
Dalam proses organisasi tidaklah selalu mulus, tentunya akan banyak terjadi hambatanhambatan pada perjalanananya. Hambatan yang sering muncul adalah hambatan komunikasi,
karena komunikasi adalah
kunci utama dalam kesuksesan organisasi mengingat banyaknya orang yang terlibat
didalammnya. Hambatan tersebut tentunya bukan menjadi suatu pengganjal dalam organisasi
karena semua hambatan pastinya dapat diselesaikan dengan baik dan tepat. Berikut ini adalah
macam-macam hambatan dalam organisasi yaitu :
1. Hambatan dari Proses Komunikasi yaitu hambatan yang timbul dari ketidak jelasan
informasi yang akan disampaikan.
2. Hambatan Fisik yaitu hambatan yang terjadi akibat ada gangguan cuaca, gangguan
sinyal, dsb
3. Hambatan Semantik yaitu hambatan yang terjadi akibat pemahaman yang sedikit
mengenai bahasa dan istilah-istilah asing yang digunakan dalam informasi atau
pesan
4. Hambatan Psikologis yaitu hambatan yang berasal dari gangguan kondisi kejiwaaan
dari si pengirim pesan atau penerima pesan sengingga mengakibatkan informasi
tersebut mengalami perubahan
5. Hambatan Manusiawi yaitu hambatan yang terjadi akibat tingkat emosi manusia
yang tidak menentu dalam menyikapi informasi atau pesan
6. Hambatan Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan
spesialisasi yaitu hambatan yang timbul akibat komunikasi dengan atasan atau
bawahan mengalami kendala seperti tingkat pemahaman terhadap suatu informasi
yang berbeda yang mengakibatkan sebuah hambatan.
8
7. Hambatan-hambatan Antar Pribadi yaitu hambatan yang timbul antar pribadi
didalam sebuah organisasi, biasanya hambatan ini muncul karena adanya salah
paham antar pribadi yang menyangkut masalah tugas dan wewenang dari orang yang
ada dalam organisasi.
Dari berbagai hambatan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa proses komunikasi
itu tidak mudah dan memerlukan jalan yang sangat panjang untuk mencapai suatu tujuan
tertentu dalam organisasi dan dalam aktivitas lainnya.Tetapi hambatan tersebut bukanlah
menjadi satu-satunya penghambat dalam organisasi. Untuk memecahkan masalah hambatan
tersebut diatas berikut cara mengatasi hambatan komunikasi :
a) Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati
b) Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
c) Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima
2.3 Teknologi Informasi dalam Komunikasi Organisasi
A. Pengertian Teknologi Informasi
Dalam konteks bisnis, Information Technology Association of America menjelaskan
Pengolahan, penyimpanan dan penyebaran vokal, informasi bergambar, teks dan
numerik
oleh mikroelektronika berbasis
kombinasi komputasi dan telekomunikasi. Istilah
dalam pengertian modern pertama kali muncul dalam sebuah artikel 1958 yang diterbitkan
dalam Harvard Business Review, di mana penulis Leavitt dan Whisler berkomentar bahwa
"teknologi baru belum memiliki nama tunggal yang didirikan. Kita akan menyebutnya
teknologi informasi (TI)”. Beberapa bidang modern dan muncul teknologi informasi adalah
generasi berikutnya teknologi web, bioinformatika, ''Cloud Computing'', sistem informasi
global, Skala besar basis pengetahuan dan lain-lain.
Pada 2003 Williams dan Sawyer mendefinisikan Teknologi Informasi adalah
teknologi
yang
menggabungkan
komputasi
(komputer)
dengan
jalur
komunikasi
berkecepatan tinggi yang membawa data, suara dan video.
William dan Sawyer memberikan pengertian IT ini merupakan gabungan komputer
yang dikaitkan dengan saluran komunikasi dengan kecepatan yang tinggi untuk pengiriman
data, baik berupa text, audio maupun video. data dalam bentuk multimedia yang diakomodir
oleh penggunaan komputer.
9
Pada 2005 Williams dan Sawyer lebih lengkap lagi memberikan definisi Teknologi
Informasi sebagaui sebuah bentuk umum yang menggambarkan setiap teknologi yang
membantu menghasilkan, memanipulasi, menyimpan, mengkomunikasikan, dan atau
menyampaikan informasi.
Dari beberapa definisi di atas, teknologi informasi mencakup gabungan antara
teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi itu sendiri. Komputer sebagai perangkat
keras dengan software-software sebagai perangkat lunak yang berfungsi untuk sarana
pengolahan maupun penyimpanan data yang nantinya dikirimkan melalui saluran
komunikasi.
B. Dampak Teknologi Informasi terhadap Lingkungan Bisnis
Teknologi Informasi telah mampu mengubah lingkungan bisnis menjadi dinamis dan
bergerak cepat. Interaksi dengan perkembangan teknologi informasi telah menyebabkan
transformasi bisnis dan organisasi. Berbagai studi dan penelitan telah menghasilkan rerangka
untuk menjadi pedoman bagi bisnis dalam menyikapi dengan sebaik-baiknya teknologi
tersebut.
Hammer dan Champy (1993), pencetus Bussiness Process Reengineering (BPR)
menegaskan bahwa teknologi informasi merupakan enabler yang tidak mungkin diabaikan
oleh perusahaan yang akan menjalankan Bussiness Process Reengineering. Hammer dalam
buku terbarunya bahkan mensinyalir bahwa lebih dari 90 persen perusahaan yang Bussiness
Process
Reengineering-nya
tidak
berhasil
disebabkan
oleh
kesalahan
tidak
mengimplementasikan teknologi informasi sebagai enabler.
Jika diamati sejarah perkembangan organisasi, perkembangan teknologi informasi
telah pula membawa perubahan secara pasti terhadap organisai. Tahun 1970-an kita mengenal
organisasi yang berbentuk vertikal yang sangat sentralistis, terstruktur dan mengarah kepada
pendekatan top-down. Tahun 1980-an, banyaknya kegiatan menuntut keterlibatan yang lebih
luas dari unsur-unsur organisasi yang tidak ditampung oleh organisasi vertikal. Muncullah
struktur matriks, lalu berkembang organisasi berbentuk horizontal dan jejaring dengan variasi
menuju ke bentuk virtual dengan fokus pada pemberdayaan personilnya.
Studi mengenai teknologi informasi yang cukup banyak dilakukan adalah akibat
teknologi tersebut pada organisasi. Pakar manajemen Peter F. Drucker membandingkan
perubahan organisasi dengan kontinum organisasi tahun 1870 dengan organisasi masa depan.
10
Perusahaan yang sekarang ini mulai muncul diorganisir di sekitar sebuah kerangka :
informasi, keduanya merupakan sistem pengintegrasian dan artikulasinya (Drucker, 1995).
Kreitner dan Kinicki (2011) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses
pertukaran informasi antara pengirim ke penerima, dan proses penyamaan persepsi antara
individu yang terlibat. Efektifitas dan efisiensi adalah hal yang sangat penting dalam proses
komunikasi, dan kedua hal ini jugalah yang menjadi pertimbangan bagi individu yang terlibat
dalam komunikasi sehingga suatu metode komunikasi diulang dan menjadi kebiasaan yang
pada ahirnya akan menjadi budaya.
Alur komunikasi diera teknologi informasi juga kian berubah dari masa-masa
sebelumnya. Hal ini tidak lepas dari pengaruh perubahan struktur organisasi sehingga
komunikasi organisasi menjadi lebih efektif dan efisien. Metode dan media komunikasi yang
semakin kompleks juga menjadi pendorong parubahan metode komunikasi organisasi yang
selalu menuntut efektifitas dan efisiensi.
Manfaat teknologi komunikasi bermedia dalam organisasi
•
•
•
•
Dengan teknologi komunikasi, bisa memperlancar penanggulangan
hambatan-hambatan karena batasa ruang dan waktu.
Dengan teknologi komunikasi organisasi, pegawai dapat berhubungan
dengan siapapun dan dimanapun dalam organisasinya walau terpisah
dengan gedung lain.
Dengan Teknologi Komunikasi, pesan-pesan komunikasi bermedia dapat
menerobos hierarki tradisional
Dengan teknologi komunikasi, organisasi dapat dengan cepat menentukan
norma-norma, perilaku dan keputusan organisasi
Faktor adopsi teknologi informasi pada organisasi
1.
2.
3.
4.
Persepsi anggota terhadap medium baru & tingkat SDM
Nilai-nilai, norma & budaya
Interaksi anggota (pola hubungan antar pribadi)
Pola pengambilan keputusan/ pemrosesan informasi dalam kelompok
C. Peran Teknologi Informasi dalam Komunikasi Organisasi
Teknologi Informasi secara umum mempunyai beebrapa peranan dalam perusahaan,
diantaranya sebagai berikut:
Minimize risk
11
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor keuangan. Pada
umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal
lain yang berada diluar control perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia
untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial
advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu
membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk
membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.
Reduce costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan
biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas
perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan
teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
Eleminasi proses
Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu
menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu.
Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam
menghadapi keluhan pelanggan.
Simplifikasi proses
Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat
disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi
informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu
datang ke bagian pelayanan order.
Integrasi proses
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa
proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung
akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
Otomatisasi proses
12
Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari
teknologi informasi.
Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi
pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan
pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut
bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
Create new realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi
internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia
maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, eloyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi
mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus yang formal.
Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”, arsitektur aplikasi, data,
teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari standar pengembangan dan pelaporan,
semuanya disajikan dengan rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang ada saat ini.
Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan teknologi di perusahaan dan tidak terkesan
adanya aturan yang signifikan dalam menentukan strategi mana yang lebih efektif,
menguntungkan dan dapat dikerjakan dengan mudah.
Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan
manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari perencanaan, analisa
dan perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan sseperti ini IT memiliki pengaruh yang
kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan
IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi pemisahan antara IT dan Strategi
kompetitif perusahaan, karena semua strategi kompetitif harus memiliki IT sama halnya
dengan memiliki marketing, produsen dan keuangan.
Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan keputusan
untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat dalam menentukan tindakan
untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan mendasar antara Strategi IT dan
13
perencanaan IT. Strategi IT merupakan kumpulan prioritas yang menguasai pembuatan
keputusan bagi user dan proses data profesional. Hal itu merupakan bentuk aturan framework
untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana seorang eksekutif senior
pada perusahaan akan berhubungan pada infrastruktur IT. Perencanaan IT pada hal lain,
memfokuskan pada pelaksanaan dari Strategi IT.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat
mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi
manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang teknologi
informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem
Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk
melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis
saat ini, penerapan dari teknologi informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah
salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis.
Strategi TI diperlukan untuk
• Pengetahuan mengenai teknologi baru
• Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis
• Dibahas dalam diskusi perusahaan
• Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis,
maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan
mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen
SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem
Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu
organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan
Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI.
SI/TI sebagai Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan teknologi
bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan peluang
dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan teknologi dan sistem
informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem informasi dalam organisasi itu
sendiri. IT mendukung perusahaan/organisasi di level
14
Strategik : Relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara
keseluruhan
Taktis : Diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka
melakukan perubahan menuju sukses
Operasional : Proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga
kinerja
15
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Komunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis dalam upaya
mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh penguasaan komunikasi
bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan dan tulisan),
maupun komunikasi non-verbal. Fakta empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa
sebagain besar anggota organisasi melakukan pekerjaannya dengan melakukan komunikasi.
Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan
pesan atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta
keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang
sangat penting.
Cara mengatasi masalah hambatan dalam komunikasi organisasi dengan (1) membuat
suatu pesan secara lebih berhati-hati. (2) minimalkan gangguan dalam proses komunikasi. (3)
mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima.
Teknologi Informasi mempunyai peranan sangat penting dalam komunikasi organisasi
dengan ditunjang dengan sistem informasi serta database yang rapih. Hal ini perlu dilakukan
untuk mencapai efisiensi sumber daya serta tujuan organisasi dan mampu bersaing dengan
organisasi bisnis lainnya.
16
BAB IV
DAFTAR PUSTAKA
1. http://muwafikcenter.lecture.ub.ac.id/2014/04/teknologi-informasi-dalam-komunikasi-
organisasi/
2. https://prezi.com/llxsxi0agg7b/teknologi-informasi-dan-komunikasi-dalam-
organisasi/
3. http://edoparnando27.wordpress.com/komunikasi-efetif/
4. http://ekaayu-wulandari.blogspot.com/2013/05/komunikasi-efektif-dalam-
organisasi.html
5. http://30211259.blogspot.com/2011/09/pengertian-teknologi-informasi-menurut.html
6. http://silontong.com/2014/06/02/pengertian-teknologi-informasi-menurut-ahli-buku-
dan-bahasa/
7. http://www.aingindra.com/teknologi-informasi-adalah.html
8. http://id.wikipedia.org/wiki/Teknologi_informasi
9. (http://mbegedut.blogspot.com/2011/06/pengertian-komunikasi-efektif-menurut.html
10. http://www.rastika.com/2013/04/pengertian-komunikasi-menurut-para-ahli.html
11. https://communicationista.wordpress.com/2010/03/26/teknologi-komunikasi-dalamorganisasi/
17
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Komunikasi adalah sesuatu hal dasar yang selalu dibutuhkan dan dilakukan oleh
setiap insan manusia, karena berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia untuk
memperoleh kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai suatu tujuan yang
maksimal diantara kedua nya. Untuk mencapai usaha dalam berkomunikasi secara efektif,
maka sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah pemahaman dan persoalan yang terjadi
dalam proses berkomunikasi itu sendiri. Pada saaat ini Dalam mencapai komunikasi efektif
teknologi informasi adalah alat yang sangat berperan penting dalam komunikasi. Dalam era
global ini perkembangan teknologi informasi sudah tidak dapat terbendung lagi.Orang-orang
di dunia yang berbeda tempat dapat berkomunikasi dengan cepat, dengan banyak pilihan
media komunikasi.
1.2 Rumusan masalah
Masalah yang dapat dikaji dalam makalah komunikasi efektif dalam organisasi dengan
menggu nakan teknologi informasi.
1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi efektif dalam organisasi?
2. Apakah hambatan yang di hadapi dalam komunikasi organisasi?
3. Bagaimana peran teknologi informasi dalam komunikasi organisasi?
1.3 Tujuan penulisan
Berdasarkan rumusan masalah yang telah dikemukakan diatas, tujuan penulisan
makalah ini adalah sebagai berikut.
1. Mengetahui efektifitas dari komunikasi dalam organisasi.
2. Mengetahui hambatan komunikasi dalam organisasi.
1
3. Untuk mengetahui Komunikasi efektif dalam organisasi dengan menggunakan
teknologi informasi.
2
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Komunikasi Efektif dalam Organisasi
A. Pengertian Komunikasi Efektif
Menurut Stephen Covey, komunikasi merupakan keterampilan yang penting dalam
hidup manusia. Unsur yang paling penting dalam berkomunikasi adalah bukan sekedar apa
yang kita tulis atau yang kita katakan, tetapi karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan
pesan kepada penerima pesan. Penerima pesan tidak hanya sekedar mendengar kalimat yang
disampaikan tetapi juga membaca dan menilai sikap kita. Jadi syarat utama dalam
komunikasi yang efektif adalah karakter kokoh yang dibangun dari fondasi etika serta
integritas pribadi yang kuat.
Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau
seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa penguasaan
keterampilan komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif
akan berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas.
B. Tujuan dan Ciri Komunikasi Efektif
Tujuan
Tujuannya adalah memberi kemudahan dalam memahami pesan yang diberikan.
Ciri – Ciri Komunikasi Efektif
1. Istilah.
Penggunaan istilah yang diartikan “sama” antara pengirim dan penerima pesan merupakan
aturan dasar untuk mencapai komunikasi yang efektif. Kata – kata yang samar artinya
( mempunyai lebih dari satu makna) dapat menimbulkan kebingungan dan salah pengertian.
2. Spesifik.
Pesan yang di pertukarkan harus spesifik. Maksudnya, pesan yang disampaikan harus jelas,
sehingga si penerima pesan dapat menerima dan mengulangi dengan benar.
3. Tersusun Baik.
Pesan harus berkembang secara logis dan tidak boleh terpotong-potong.
3
4. Objektif, akurat, dan aktual.
Pengirim informasi harus berusaha menyampaikan pesan seobjektif mungkin.
5. Efisien.
Pesan di sampaikan seringkas dan seoriginal mungkin serta harus berusaha untuk
menghilangkan kata yang tidak relavan.
6. Hukum Komunikasi Yang Efektif
Hukum Komunikasi Yang Efektif (The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication) yang
kami kembangkan dan rangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi
itu sendiri yaitu REACH, yang berarti merengkuh atau meraih. Karena sesungguhnya
komunikasi itu pada dasarnya adalah upaya bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih,
minat, kepedulian, simpati, tanggapan, maupun respon positif dari orang lain.
Hukum1:Respect
Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai
setiap
individu
yang
menjadi
sasaran
pesan
yang
kita
sampaikan.
Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita
berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai
dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan
dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. Jika kita membangun
komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat
membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas
kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.
Bahkan menurut mahaguru komunikasi Dale Carnegie dalam bukunya How to Win Friends
and Influence People, rahasia terbesar yang merupakan salah satu prinsip dasar dalam
berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur dan tulus.
Seorang ahli psikologi yang sangat terkenal William James juga mengatakan bahwa “Prinsip
paling dalam pada sifat dasar manusia adalah kebutuhan untuk dihargai.” Dia mengatakan ini
sebagai suatu kebutuhan (bukan harapan ataupun keinginan yang bisa ditunda atau tidak
harus dipenuhi), yang harus dipenuhi. Ini adalah suatu rasa lapar manusia yang tak terperikan
dan tak tergoyahkan. Lebih jauh Carnegie mengatakan bahwa setiap individu yang dapat
memuaskan kelaparan hati ini akan menggenggam orang dalam telapak tangannya.
Charles Schwabb, salah satu orang pertama dalam sejarah perusahaan Amerika yang
mendapat gaji lebih dari satu juta dolar setahun, mengatakan bahwa aset paling besar yang
4
dia miliki adalah kemampuannya dalam membangkitkan antusiasme pada orang lain. Dan
cara untuk membangkitkan antusiasme dan mendorong orang lain melakukan hal-hal terbaik
adalah dengan memberi penghargaan yang tulus. Hal ini pula yang menjadi satu dari tiga
rahasia manajer satu menit dalam buku Ken Blanchard dan Spencer Johnson, The One
Minute Manager.
Hukum2:Empathy
Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang
dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah
kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau
dimengerti oleh orang lain.
Secara khusus Covey menaruh kemampuan untuk mendengarkan sebagai salah satu dari 7
kebiasaan manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru
dimengerti (Seek First to Understand –understand then be understood to build the skills of
empathetic listening that inspires openness and trust). Inilah yang disebutnya dengan
Komunikasi Empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita
dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun
kerjasama atau sinergi dengan orang lain.
Rasa empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan
cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya. Oleh karena
itu dalam ilmu pemasaran (marketing) memahami perilaku konsumen (consumer’s behavior)
merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku konsumen, maka kita dapat empati
dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan dan kesenangan dari
konsumen. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam
membangun kerjasama tim. Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain
dalam tim kita. Rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek
akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork.
Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu mengerti dan
memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan kita akan
dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima.
Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap
menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif. Banyak sekali
dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik dari orang lain. Padahal
5
esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif
manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari penerima pesan.
Oleh karena itu dalam kegiatan komunikasi pemasaran above the lines (mass media
advertising) diperlukan kemampuan untuk mendengar dan menangkap umpan balik dari
audiensi atau penerima pesan.
Hukum3:Audible
Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati
berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan
baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan.
Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel
sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu
pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat
bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima
dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan
cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.
Hukum4:Clarity
Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait
dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi
interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Ketika saya bekerja di Sekretariat
Negara, hal ini merupakan hukum yang paling utama dalam menyiapkan korespondensi
tingkat tinggi.
Karena kesalahan penafsiran atau pesan yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan
menimbulkan dampak yang tidak sederhana.
Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu
mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat
menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa
keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat
dan antusiasme kelompok atau tim kita.
Hukum5:Humble
6
Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap
ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai
orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Dalam edisi Mandiri 32
Sikap Rendah Hati pernah kita bahas, yang pada intinya antara lain: sikap yang penuh
melayani (dalam bahasa pemasaran Customer First Attitude), sikap menghargai, mau
mendengar
dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui
kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan
kepentingan yang lebih besar.
Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima hukum pokok komunikasi yang
efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya
dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan
(respect), karena inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling
menguntungkan dan saling menguatkan.
C. Penerapan Komunikasi Efektif dalam Organisasi
Sebagai orang nomor satu dalam organisasi yang kita pimpin—atau posisi apapun
yang kita duduki di dalamnya—komunikasi selalu memainkan peran yang paling menentukan
terhadap kehidupan organisasi secara keseluruhan. Seringkali organisasi mengalami
kegagalan dalam mencapai tujuan disebabkan oleh faktor komunikasi yang tidak efektif.
Perintah dari seorang pemimpin yang pada hakikatnya adalah komunikasi seringkali menjadi
tidak jelas dan sulit diimplementasikan karena komunikasi yang dijalankan tidak efektif.
Komunikasi yang sulit dipahami—untuk kemudian diimplementasikan dalam
program organisasi—tentu bukan masalah baru. Sejak lama, orang merumuskan bagaimana
agar komunikasi sebagai sebuah hubungan timbal-balik, tidak hanya memainkan peran
sebagai pengiriman pesan kepada pihak lain, tetapi juga menjadi perekat yang bersifat sosiopsikologis, terlebih dalam sebuah organisasi yang menghendaki kerjasama yang sinergis.
Dalam kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja semakin populer. Banyak
perusahaan dari berbagai industri menerapkan konsep tim kerja dalam melakukan
aktifitasnya. Pemakaian tim kerja diyakini banyak pimpinan perusahaan akan lebih efektif,
dibandingkan penyelesaian aktifitas secara individual. Pemakaian tim kerja diharapkan dapat
menciptakan sinergi yang positif. Penjumlahan aggota dalam tim akan memungkinkan
7
menghasilkan output yang lebih besar dibandingkan output total yang dikerjakan oleh
masing-masing individu. Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya
sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa
penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi
yang efektif akan berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas.
Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan
pesan atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta
keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang
sangat penting.
2.2 Hambatan dalam Komunikasi
Dalam proses organisasi tidaklah selalu mulus, tentunya akan banyak terjadi hambatanhambatan pada perjalanananya. Hambatan yang sering muncul adalah hambatan komunikasi,
karena komunikasi adalah
kunci utama dalam kesuksesan organisasi mengingat banyaknya orang yang terlibat
didalammnya. Hambatan tersebut tentunya bukan menjadi suatu pengganjal dalam organisasi
karena semua hambatan pastinya dapat diselesaikan dengan baik dan tepat. Berikut ini adalah
macam-macam hambatan dalam organisasi yaitu :
1. Hambatan dari Proses Komunikasi yaitu hambatan yang timbul dari ketidak jelasan
informasi yang akan disampaikan.
2. Hambatan Fisik yaitu hambatan yang terjadi akibat ada gangguan cuaca, gangguan
sinyal, dsb
3. Hambatan Semantik yaitu hambatan yang terjadi akibat pemahaman yang sedikit
mengenai bahasa dan istilah-istilah asing yang digunakan dalam informasi atau
pesan
4. Hambatan Psikologis yaitu hambatan yang berasal dari gangguan kondisi kejiwaaan
dari si pengirim pesan atau penerima pesan sengingga mengakibatkan informasi
tersebut mengalami perubahan
5. Hambatan Manusiawi yaitu hambatan yang terjadi akibat tingkat emosi manusia
yang tidak menentu dalam menyikapi informasi atau pesan
6. Hambatan Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan
spesialisasi yaitu hambatan yang timbul akibat komunikasi dengan atasan atau
bawahan mengalami kendala seperti tingkat pemahaman terhadap suatu informasi
yang berbeda yang mengakibatkan sebuah hambatan.
8
7. Hambatan-hambatan Antar Pribadi yaitu hambatan yang timbul antar pribadi
didalam sebuah organisasi, biasanya hambatan ini muncul karena adanya salah
paham antar pribadi yang menyangkut masalah tugas dan wewenang dari orang yang
ada dalam organisasi.
Dari berbagai hambatan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa proses komunikasi
itu tidak mudah dan memerlukan jalan yang sangat panjang untuk mencapai suatu tujuan
tertentu dalam organisasi dan dalam aktivitas lainnya.Tetapi hambatan tersebut bukanlah
menjadi satu-satunya penghambat dalam organisasi. Untuk memecahkan masalah hambatan
tersebut diatas berikut cara mengatasi hambatan komunikasi :
a) Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati
b) Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
c) Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima
2.3 Teknologi Informasi dalam Komunikasi Organisasi
A. Pengertian Teknologi Informasi
Dalam konteks bisnis, Information Technology Association of America menjelaskan
Pengolahan, penyimpanan dan penyebaran vokal, informasi bergambar, teks dan
numerik
oleh mikroelektronika berbasis
kombinasi komputasi dan telekomunikasi. Istilah
dalam pengertian modern pertama kali muncul dalam sebuah artikel 1958 yang diterbitkan
dalam Harvard Business Review, di mana penulis Leavitt dan Whisler berkomentar bahwa
"teknologi baru belum memiliki nama tunggal yang didirikan. Kita akan menyebutnya
teknologi informasi (TI)”. Beberapa bidang modern dan muncul teknologi informasi adalah
generasi berikutnya teknologi web, bioinformatika, ''Cloud Computing'', sistem informasi
global, Skala besar basis pengetahuan dan lain-lain.
Pada 2003 Williams dan Sawyer mendefinisikan Teknologi Informasi adalah
teknologi
yang
menggabungkan
komputasi
(komputer)
dengan
jalur
komunikasi
berkecepatan tinggi yang membawa data, suara dan video.
William dan Sawyer memberikan pengertian IT ini merupakan gabungan komputer
yang dikaitkan dengan saluran komunikasi dengan kecepatan yang tinggi untuk pengiriman
data, baik berupa text, audio maupun video. data dalam bentuk multimedia yang diakomodir
oleh penggunaan komputer.
9
Pada 2005 Williams dan Sawyer lebih lengkap lagi memberikan definisi Teknologi
Informasi sebagaui sebuah bentuk umum yang menggambarkan setiap teknologi yang
membantu menghasilkan, memanipulasi, menyimpan, mengkomunikasikan, dan atau
menyampaikan informasi.
Dari beberapa definisi di atas, teknologi informasi mencakup gabungan antara
teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi itu sendiri. Komputer sebagai perangkat
keras dengan software-software sebagai perangkat lunak yang berfungsi untuk sarana
pengolahan maupun penyimpanan data yang nantinya dikirimkan melalui saluran
komunikasi.
B. Dampak Teknologi Informasi terhadap Lingkungan Bisnis
Teknologi Informasi telah mampu mengubah lingkungan bisnis menjadi dinamis dan
bergerak cepat. Interaksi dengan perkembangan teknologi informasi telah menyebabkan
transformasi bisnis dan organisasi. Berbagai studi dan penelitan telah menghasilkan rerangka
untuk menjadi pedoman bagi bisnis dalam menyikapi dengan sebaik-baiknya teknologi
tersebut.
Hammer dan Champy (1993), pencetus Bussiness Process Reengineering (BPR)
menegaskan bahwa teknologi informasi merupakan enabler yang tidak mungkin diabaikan
oleh perusahaan yang akan menjalankan Bussiness Process Reengineering. Hammer dalam
buku terbarunya bahkan mensinyalir bahwa lebih dari 90 persen perusahaan yang Bussiness
Process
Reengineering-nya
tidak
berhasil
disebabkan
oleh
kesalahan
tidak
mengimplementasikan teknologi informasi sebagai enabler.
Jika diamati sejarah perkembangan organisasi, perkembangan teknologi informasi
telah pula membawa perubahan secara pasti terhadap organisai. Tahun 1970-an kita mengenal
organisasi yang berbentuk vertikal yang sangat sentralistis, terstruktur dan mengarah kepada
pendekatan top-down. Tahun 1980-an, banyaknya kegiatan menuntut keterlibatan yang lebih
luas dari unsur-unsur organisasi yang tidak ditampung oleh organisasi vertikal. Muncullah
struktur matriks, lalu berkembang organisasi berbentuk horizontal dan jejaring dengan variasi
menuju ke bentuk virtual dengan fokus pada pemberdayaan personilnya.
Studi mengenai teknologi informasi yang cukup banyak dilakukan adalah akibat
teknologi tersebut pada organisasi. Pakar manajemen Peter F. Drucker membandingkan
perubahan organisasi dengan kontinum organisasi tahun 1870 dengan organisasi masa depan.
10
Perusahaan yang sekarang ini mulai muncul diorganisir di sekitar sebuah kerangka :
informasi, keduanya merupakan sistem pengintegrasian dan artikulasinya (Drucker, 1995).
Kreitner dan Kinicki (2011) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses
pertukaran informasi antara pengirim ke penerima, dan proses penyamaan persepsi antara
individu yang terlibat. Efektifitas dan efisiensi adalah hal yang sangat penting dalam proses
komunikasi, dan kedua hal ini jugalah yang menjadi pertimbangan bagi individu yang terlibat
dalam komunikasi sehingga suatu metode komunikasi diulang dan menjadi kebiasaan yang
pada ahirnya akan menjadi budaya.
Alur komunikasi diera teknologi informasi juga kian berubah dari masa-masa
sebelumnya. Hal ini tidak lepas dari pengaruh perubahan struktur organisasi sehingga
komunikasi organisasi menjadi lebih efektif dan efisien. Metode dan media komunikasi yang
semakin kompleks juga menjadi pendorong parubahan metode komunikasi organisasi yang
selalu menuntut efektifitas dan efisiensi.
Manfaat teknologi komunikasi bermedia dalam organisasi
•
•
•
•
Dengan teknologi komunikasi, bisa memperlancar penanggulangan
hambatan-hambatan karena batasa ruang dan waktu.
Dengan teknologi komunikasi organisasi, pegawai dapat berhubungan
dengan siapapun dan dimanapun dalam organisasinya walau terpisah
dengan gedung lain.
Dengan Teknologi Komunikasi, pesan-pesan komunikasi bermedia dapat
menerobos hierarki tradisional
Dengan teknologi komunikasi, organisasi dapat dengan cepat menentukan
norma-norma, perilaku dan keputusan organisasi
Faktor adopsi teknologi informasi pada organisasi
1.
2.
3.
4.
Persepsi anggota terhadap medium baru & tingkat SDM
Nilai-nilai, norma & budaya
Interaksi anggota (pola hubungan antar pribadi)
Pola pengambilan keputusan/ pemrosesan informasi dalam kelompok
C. Peran Teknologi Informasi dalam Komunikasi Organisasi
Teknologi Informasi secara umum mempunyai beebrapa peranan dalam perusahaan,
diantaranya sebagai berikut:
Minimize risk
11
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor keuangan. Pada
umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal
lain yang berada diluar control perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia
untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial
advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu
membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk
membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.
Reduce costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan
biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas
perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan
teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
Eleminasi proses
Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu
menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu.
Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam
menghadapi keluhan pelanggan.
Simplifikasi proses
Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat
disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi
informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu
datang ke bagian pelayanan order.
Integrasi proses
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa
proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung
akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
Otomatisasi proses
12
Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari
teknologi informasi.
Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi
pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan
pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut
bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
Create new realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi
internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia
maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, eloyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi
mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus yang formal.
Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”, arsitektur aplikasi, data,
teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari standar pengembangan dan pelaporan,
semuanya disajikan dengan rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang ada saat ini.
Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan teknologi di perusahaan dan tidak terkesan
adanya aturan yang signifikan dalam menentukan strategi mana yang lebih efektif,
menguntungkan dan dapat dikerjakan dengan mudah.
Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan
manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari perencanaan, analisa
dan perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan sseperti ini IT memiliki pengaruh yang
kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan
IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi pemisahan antara IT dan Strategi
kompetitif perusahaan, karena semua strategi kompetitif harus memiliki IT sama halnya
dengan memiliki marketing, produsen dan keuangan.
Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan keputusan
untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat dalam menentukan tindakan
untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan mendasar antara Strategi IT dan
13
perencanaan IT. Strategi IT merupakan kumpulan prioritas yang menguasai pembuatan
keputusan bagi user dan proses data profesional. Hal itu merupakan bentuk aturan framework
untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana seorang eksekutif senior
pada perusahaan akan berhubungan pada infrastruktur IT. Perencanaan IT pada hal lain,
memfokuskan pada pelaksanaan dari Strategi IT.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat
mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi
manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang teknologi
informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem
Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk
melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis
saat ini, penerapan dari teknologi informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah
salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis.
Strategi TI diperlukan untuk
• Pengetahuan mengenai teknologi baru
• Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis
• Dibahas dalam diskusi perusahaan
• Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis,
maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan
mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen
SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem
Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu
organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan
Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI.
SI/TI sebagai Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan teknologi
bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan peluang
dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan teknologi dan sistem
informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem informasi dalam organisasi itu
sendiri. IT mendukung perusahaan/organisasi di level
14
Strategik : Relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara
keseluruhan
Taktis : Diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka
melakukan perubahan menuju sukses
Operasional : Proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga
kinerja
15
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Komunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis dalam upaya
mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh penguasaan komunikasi
bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan dan tulisan),
maupun komunikasi non-verbal. Fakta empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa
sebagain besar anggota organisasi melakukan pekerjaannya dengan melakukan komunikasi.
Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan
pesan atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta
keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang
sangat penting.
Cara mengatasi masalah hambatan dalam komunikasi organisasi dengan (1) membuat
suatu pesan secara lebih berhati-hati. (2) minimalkan gangguan dalam proses komunikasi. (3)
mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima.
Teknologi Informasi mempunyai peranan sangat penting dalam komunikasi organisasi
dengan ditunjang dengan sistem informasi serta database yang rapih. Hal ini perlu dilakukan
untuk mencapai efisiensi sumber daya serta tujuan organisasi dan mampu bersaing dengan
organisasi bisnis lainnya.
16
BAB IV
DAFTAR PUSTAKA
1. http://muwafikcenter.lecture.ub.ac.id/2014/04/teknologi-informasi-dalam-komunikasi-
organisasi/
2. https://prezi.com/llxsxi0agg7b/teknologi-informasi-dan-komunikasi-dalam-
organisasi/
3. http://edoparnando27.wordpress.com/komunikasi-efetif/
4. http://ekaayu-wulandari.blogspot.com/2013/05/komunikasi-efektif-dalam-
organisasi.html
5. http://30211259.blogspot.com/2011/09/pengertian-teknologi-informasi-menurut.html
6. http://silontong.com/2014/06/02/pengertian-teknologi-informasi-menurut-ahli-buku-
dan-bahasa/
7. http://www.aingindra.com/teknologi-informasi-adalah.html
8. http://id.wikipedia.org/wiki/Teknologi_informasi
9. (http://mbegedut.blogspot.com/2011/06/pengertian-komunikasi-efektif-menurut.html
10. http://www.rastika.com/2013/04/pengertian-komunikasi-menurut-para-ahli.html
11. https://communicationista.wordpress.com/2010/03/26/teknologi-komunikasi-dalamorganisasi/
17