KOMPUTERISASI DAN SISTEM INFORMASI ARSIP
KOMPUTERISASI DAN SISTEM INFORMASI ARSIP
TUGAS KELOMPOK
Diajukan untuk memenuhi Ujian Akhir Semester Manajemen Kearsipan
Dosen:
Asep Saeful Rohman, S.Sos., M.Ikom
Disusun oleh:
Tiara Desyanti Raharja
210210120056
Nilawati Dewi Asmaawi Putri
210210120061
PROGRAM STUDI ILMU INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2015
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI..............................................................................................................................ii
DAFTAR GAMBAR................................................................................................................iii
KOMPUTERISASI DAN SISTEM INFORMASI ARSIP........................................................1
1.
KOMPUTERISASI ARSIP................................................................................................2
1.1
Kebutuhan Akan Komputerisasi.....................................................................................2
1.2
Media Untuk Memasukkan Data....................................................................................4
1.3
Unit Pengolahan Pusat..................................................................................................10
1.4
Keluaran........................................................................................................................10
1.5
Komputer Mini..............................................................................................................11
1.6
Komputer “On-Line”.....................................................................................................11
1.7
Komputer Personal (PC)...............................................................................................12
1.8
Arsip Otentik.................................................................................................................12
1.9
Kelebihan dan Keterbatasan Komputer........................................................................12
1.10
Gambaran Umum Sistem Komputer.............................................................................13
1.11
Konsep Dasar Sistem Kearsipan Elektronik.................................................................16
1.12
Kemudahan Sistem Kearsipan Elektronik dalam Pengelolaan Arsip...........................18
1.13
Contoh Perangkat Lunak Kearsipan yang Berkembang...............................................18
1.14
Pengendalian Sistem Berbasis Komputer.....................................................................19
1.2 SISTEM INFORMASI ARSIP..........................................................................................20
DAFTAR PUSTAKA...............................................................................................................22
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Microfiche ................................................................................................................4
Gambar 2 IBM Keypunch Machine 026 (Mesin keypunch)......................................................7
Gambar 3 IBM Sorting Machine 083 (Mesin Sortir) ................................................................7
Gambar 4 IBM Tabulator 444 (mesin tabulator)........................................................................7
Gambar 5 punched card ............................................................................................................8
Gambar 6 punched card reader .................................................................................................8
Gambar 7 punched paper tape...................................................................................................9
Gambar 8 paper tape reader.......................................................................................................9
Gambar 9 Sistem Komputer.....................................................................................................13
KOMPUTERISASI DAN SISTEM INFORMASI ARSIP
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009, Arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan Pasal 1).
Dalam UU No 43 Tahun 2009 dijelaskan beberapa istilah diantaranya:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang.
3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
6. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan
keselamatannya.
7. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga (UndangUndang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1)
1
1. KOMPUTERISASI ARSIP
1.1 Kebutuhan Akan Komputerisasi
Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah
arsip yang besar, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama,
penggunaan komputer sangat banyak membantu. Komputer dapat menyimpan
keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara lengkap, atau
penyimpanan data-data dasarnya saja, tergantung pada kebutuhan dan kemampuan
komputer yang dipergunakan
Walaupun komputer mampu menyimpan seluruh tulisan dari setiap dokumen,
agaknya tidaklah perlu kemampuan tersebut dipergunakan secara penuh, karena biaya
sangat tinggi. Disamping itu dokumen aslinya pun masih harus tetap disimpan secara
manual, karena hanya dokumen asli tersebut yang otentik yang dipergunakan untuk
keperluan-keperluan pembuktian.
Untuk menghemat biaya, maka yang terbaik adalah mempergunakan komputer
sebagai “indeks” atau “daaftar isi” dari seluruh koleksi arsip yang disimpan. Dengan
cara tersebut komputer berfungsi sebagai radar untuk mengetahui dan menunjukkan
dimana letak arsip yang diperlukan itu berada. Penemuan arsip dapat dilakukan
dengan sangat cepat, karena komputer dapat menunjukkan melalui beberapa arah atau
pendekatan sekaligus.
Di samping sebagai penunjuk radar, maka ke dalam komputer dapat dimasukkan
juga data-data dan informasi yang menjadi isi dari masing-masing arsip yang
dikomputerisasikan. Dengan demikian bila informasi yang terlihat di layar komputer
belum memenuhi kebutuhan pemakai, komputer dapat menunjukkan kepada pemakai,
melalui kode, lokasi dari fisik arsip yang disimpan.
Sebagaimana dikatakan di atas, ada juga komputer yang dapat menyimpan seluruh
isi dari arsip, dan kalau diminta, komputer dapat mengeluarkan cetakan tertulisnya.
Bila cara ini yang dipilih, arsip aslinya (fisiknya) masih juga perlu disimpan. Karena
kalau arsip bersangkutan diperlukan untuk kasus-kasus tertentu seperti pengadilan,
percekcokan, manipulasi data, dan sebagainya, maka yang berlaku menurut undangundang hanyalah arsip-arsip otentik.
2
Berikut ini dicantumkan beberapa contoh data arsip bentuk surat, kartu, dan
formulir yang dapat dimasukkan sebagai bahan masukan (input) komputer
Contoh Data Arsip untuk Komputer
Nama Institusi (Indeksnya)
Nama Penandatangan
Perihal (subyek)
Nomor file
Jenis arsip
Kode lokasi penyimpanan
Isi rungkas (abstrak)
:
:
:
:
:
:
:
Waringin Kencana, PT
Katim, Sukoco (SH)
Kredit Investasi Kecil
87.11.27451
Surat
A.1.7.5. WAR
Permohonan kredit investasi kecil lima belas juta
rupiah
Nama Penabung (Indeksnya)
Nomor Tabungan (Nomor File)
Alamat
: Aladin, Tuti
: Katim, Sukoco (SH)
: Jalan Pacuan Kuda, 1,
Jenis Arsip
Pulo Mas Jakarta Timur
: Kartu Tabanas
Nama Institusi
Alamat
: Yayasan Saperin
: Jl. Bougenville 23,
Nomor Rekening
Jenis Rekening
Jatiwaringin
: 03835.6.2.11.01.2
: Giro
Sejalan dengan uraian di atas, maka dalam merencanakan komputerisasi arsip perlu
dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
1. Apakah arsip jumlahnya banyak dan terus berkembang banyak dan cepat.
2. Apakah arsip yang akan dikomputerkan memnag merupakan informasi yang masih
dipergunakan dan perlu disimpan karena bernilai guna tinggi.
3. Apakah yang akan dikomputerkan adalah arsip baru yang akan diterima, atau termasuk
juga arsip lama yang termasuk jenis arsip aktif, inaktif, statis, atau arsip yang sudah akan
dimusnahkan.
4. Untuk institusi baru maka arsip yang akan dikomputerkan adalah arsip penting dan vital
yang baru diterima ataupun akan diterima.
3
5. Perlu dipertimbangkan, apakah seluruh isi arsip akan dimasukkan ke komputer, atau
cukup data-data tertentu saja. Kalau memasukkan data-data tertentu, apakah perlu
disertakan juga dengan ringkasan (abstract) dari isi dokumen bersangkutan.
6. Umumnya untuk kepentingan pembuktian, dokumen asli tetap masih disimpan, walau
seluruh isinya sudah dimasukkan ke dalam komputer sekalipun. Demikian pula dokumen
yang memang hanya data-data tertentu saja yang dikomputerkan, niscaya fisik asli
dokumen bersangkutan harus tetap disimpan menurut sistem yang disesuaikan dengan
kode yang diprogramkan melalui komputer
7. Umumnya pemanfaatan komputer dilakukan secara sentralisasi, walaupun tidak tertutup
kemungkinan penggunaan komputer secara desentralisasi. Atau dapat juga komputer
sentral dengna terminal-terminal. Dan ada juga yang mempergunakan komputer dengan
kombinasi microfische (Amsyah, 2005 :222-224).
Gambar 1 Microfiche 1
Setelah mempertimbangkan masalah-masalah tersebut diatas barulah ditentukan
komputer yang sesuai dengan kebutuhan, system kerja dan prosedur kerjanya, personil, dan
perlengkapan-perlengkapan lainnya.
1.2 Media Untuk Memasukkan Data
Untuk memasukkan data yang akan diolah oleh komputer dapat dipergunakan 2 (dua)
macam sistem, yaitu Sistem Kartu berlubang (unit record/ punched card) dan Sistem
Pengolahan Data Elektronik (Electronic Data-Processing System).
1
https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Microfiche_card.JPG
4
Pada Sistem Kartu berlubang data arsip yang akan dikomputerkan diterakan dalam bentuk
lubang-lubang di atas kartu punch (punched card) dengan mesin pelubang (keypunch) yang
cara kerjanya hampir sama dengan sebuah mesin ketik elektrik. Pekerjaan ini bukanlah
merupakan pekerjaan tetapi perkerjaan manual.
Pada Sistem Pengolahan Data Elektroink, komputer mengolah data ke dalam
bentukimpuls elektrik. Sistem ini sudah merupakan pekerjaan komputer. Dalam bentuk
impuls elektrik maka data arsip dapat masuk ke dalam komputer.
Komputer dapat dibagi dalam 2 (dua) kelas, yaitu maksikomputer dan minikomputer.
Minikomputer sebenarnya merupakan pengganti dari sistem kartu berlubang.
Komponen dasar dari Sistem Pengolahan Data Elektronik adalah: 1. Masukan, 2
Pengolahan, dan 3. Keluaran. Pada maksikomputer, komponen tersebut ditambah lagi
dengan: 1. Penyimpanan, dan 2 pengontrolan.
1. Sistem Kartu Berlubang
Walaupun Sistem Kartu berlubang sudah banyak digantikan oleh komputer elektronik,
kartu berlubang model 80 kolom masih dipergunakan secara luas sebagai media masukan
untuk Sistem Pengolahan data Elektronik. Cara penempatan dan pembagian wilayah datamasukan diatas kartu yang dilubangi adalah identik, baik untuk Sistem Kartu Berlubang
maupun Sistem Pengolahan Data Elektronik.
Media masukan yang banyak dipergunakan adalah kartu standar ukuran 80 kolom. Media
lain adalah kartu-berlubang-marginal, dan kartu ukuran 96 kolom.
Angka, huruf, dan tanda-tanda lain diterakan dalam bentuk lubang-lubang di atas kolomkolom dari kartu. Kode dalam bentuk lubang-lubang tersebut merupakan informasi yang
dapat dimengerti oleh komputer. Huruf alfabet diatas kartu dibuat dalam jumlah 2 (dua)
lubang yang terletak pada satu kolom vertikal.
80 kolom horizontal dibagi-bagi sesuai dengan keperluan daya yang akan dikomputerkan.
Kalau data arsip yang akan dimasukan tidak cukup pada selembar kartu, maka dapat
dipergunakan lembar-lembar berikutnya.
Seandainya lokasi arsip yang disimpan, diprogramkan di komputer untuk dapat dicari
melalui nomor, nama, dan perihal dokumen, maka data tersebut di-punch di kartu, dengan
5
disertai juga kode “lokasi” dokumen. Kode lokasi dapat terdiri dari kode ruangan, ditambah
kode almari dan kode rak, atau ditambah dengan kode almari arsip dan map; kesemuanya
tergantung kepada letak penyimpanan dokumen (arsip).
Sesudah kartu dipergunakan sebagai media masukan bagi data yang akan dikomputerkan,
maka kartu tersebut dapat disimpan sebagai “arsip”.
Untuk memudahkan operator keypunch bekerja, data yang akan diketik pada kartu punch
dibuat di atas selembar formulir-masukan diisi oleh petugas berdasarkan formulir-masukan.
Formulir-masukan diisi oleh petugas berdasarkan arsip yang akan dikomputerkan. Setelah
datanya diisikan pada formulir masukan, maka arsipnya sendiri disimpan sesuai dengan
sistem penyimpanan yang sudah diselaraskan dengan program komputer.
Mesin yang dipergunakan untuk membuat lubang pada kartu berlubang disebut mesin
keypunch. Keypunch mempunyai juga keyboard seperti pada mesin ketik, dengan susunan
yang sedikit berbeda.
Disamping keypunch, dipergunakan pula mesin verifier, sortir, dan tabulator. Verifier
dipergunakan untuk memeriksa kecermatan data yang di-punch. Mesin sortir dipergunakan
untuk menyusun kartu menurut abjad atau urutan nomor. Mesin tabulator atau mesin
penghitung “membaca” lubang-lubang pada kartu, dan mencetak ringkasan data (Amsyah,
2005 :225-226).
Gambar 2 IBM Keypunch Machine 026 (Mesin keypunch)2
2
http://web.archive.org/web/20080621033105/http://www.tietokonemuseo.saunalahti.fi/eng/lai
te_eng.htm
6
Gambar 3 IBM Sorting Machine 083 (Mesin Sortir) 3
Gambar 4 IBM Tabulator 444 (mesin tabulator)4
2. Sistem Pengolahan data elektronik
Ada dua klasifikasi komputer yang dipergunakan untuk pengolahan data elektronik, yaitu
disebut digital dan analog. Komputer elektronik untuk kegiatan bisnis adalah komputer
digital, yaitu yang mempergunakan angka untuk mengolah data.
Komputer analog memecahkan permasalahan dengan menerjemahkan situasi fisik
menjadi kuantitas mekanik dan elektrik. Organisasi yang berhubungan dengan penelitian
ilmiah sering mempergunakan komputer analog.
3
http://web.archive.org/web/20080621033105/http://www.tietokonemuseo.saunalahti.fi/eng/lai
te_eng.htm
4
http://web.archive.org/web/20080621033105/http://www.tietokonemuseo.saunalahti.fi/eng/lai
te_eng.htm
7
Penyajian berikut ini berhubungan dengan komponen-komponen dasar dari suatu komputer
digital yang sesuai dengan kegiatan penyimpanan arsip.
Pemasukan data (Input)
data yang akan diproses dan instruks-instruksi untuk pengolahan data disebut
masukan. Instruksi-instruksi dalam suatu paket yang lengkap bagi komputer untuk mengolah
data disebut program. Program komputer ditulis dalam bahasa komputer oleh seorang
programmer.
Programmer
adalah seseorang yang terlatih secara teknis untuk menulis
instruksi-instruksi dalam bahasa komputer dan untuk menyesuaikan data asli ke dalam bentuk
yang dapat diterima oleh komputer. Bentuk tersebut dapat disebut sebagai media masukan.
Berikut ini adalah model-model media masukan yang dipergunakan:
a. Kartu berlubang (punched card). Data pada kartu berlubang model 80 kolom
diterjemahkan ke dalam bahasa komputer oleh alat yang disebut alat baca kartu (card
reader)
Gambar 5 punched card 5
Gambar 6 punched card reader 6
b. Pita kertas berlubang (punched paper tape). Data pada pita kertas berlubang
diterjemahkan ke dalam bahasa komputer oleh alat yang disebut paper tape reader
(alat baca pipa kertas)
5http://web.archive.org/web/20080508185732/http://www.tietokonemuseo.saunalahti.fi/eng/l
aite_eng.htm
6
http://www-03.ibm.com/ibm/history/exhibits/701/701_1415bx11.html
8
Gambar 7 punched paper tape7
Gambar 8 paper tape reader8
c. Pita magnetik (magnetic tape). Data direkam pada pita dalam bentuk rol dengan lebar
1
2
inci sampai 1 inci, berisikan tanda-tanda magnetik untuk menghasilkan impuls-
impuls elektrik. Tanda magnetik dibaca oleh komputer melalui suatu tape drive unit.
d. Piringan magnetik (magnetic disc). Piringan magnetik adalah suatu plat metal yang
tipis dan berbentuk bundar yang berisikan rekaman data pada kedua sisinya. Piringan
yang sudah direkam dapat dihapus dan dipergunakan kembali.
e. Drum magnetik (magnetic drum). Drum magnetik adalah baja berbentuk silinder.
Data direkam pada permulaan silinder secara magnetik dan acak (random).
7
8
https://en.wikipedia.org/wiki/Punched_tape
https://en.wikipedia.org/wiki/Punched_tape
9
1.3 Unit Pengolahan Pusat
Unit pengolahan pusat adalah komputer yang terdiri dari:
1. Unit pengolahan
2. Unit penyimpanan
3. Unit pengontrolan
Data arsip yang akan diolah oleh komputer dikonversikan ke dalam impuls elektrik
kode-binary. Huruf dan angka pada kode-binary adalah berbagai kombinasi dari dua
simbol “o” dan “l”.
Unit pengolahan bekerja dengan perhitungan angka-angka matematis (disebut juga
Arithmetic Unit) seperti cara kerja sebuah kalkulator elektronik.
Unit penyimpanan disebut juga memory. Data dapat disimpan secara internal, atau
eksternal dalam bentuk pita magnetik, piringan, drum, kartu berlubang, dan pita
kertas.
Unit pengontrolan mencari dan menafsirkan instruksi-instruksi dan melangsungkan
semua pelaksanaan pengolahan, sebagaimana pelaksanaan alat-alat masukan dan
keluaran.
1.4 Keluaran
Hasil dari pekerjaan kompueter disebut keluaran. Keluaran tersebut dapat dalam
bentuk pita magnetik, yaitu untuk dapat dipergunakan harus diolah dulu, atau dalam
bentuk yang sudah dapat dipergunakan oleh pemakai. Peralatan yang digunakan untuk
keluaran adalah
1. Pencetak : berfungsi mencetak hasil komputer
2. Terminal cathode-ray: digunakan untuk meihat display informasi
3. Sistem mikrofilm keluaran komputer (computer-output-microfilm/COM System)
untuk mrmbuat hasil komputer dalam bentuk mikrofilm
4. Unit suara: digunakan untuk menghasilkan suara
1.5 Komputer Mini
Batas antara komputer mini dan komputer maksi
sukar digambarkan.
Minikomputer lebih murah dengan biaya operasional yang juga lebih murah, dan
mempunyai kecepatan dan kemampuan yang kurang daripada maksikomputer. Mini
komputer biasanya terdiri dari sebuah pusat pengolah dengan suatu memori dan
peralatan masukan dan keluaran. Minikomputer dapat dioperasikan secara on-line,
10
dan dapat juga dipergunakan untuk kegiatan kearsipan dengan kemampuankemampuan tertentu. Juga mini komputer banyak dipergunakan untuk keperluan
akuntansi
umum,
perhitungan
penerimaan,
data-data
pesanan,
perhitungan
pembayaran, pembukuan, data inventaris, dan analisis penjualan. Mini komputer
dapat dipergunakan sebagai sistem komputer yang menyeluruh di dalam suatu
organisasi. Dapat juga dioperasikan sebagai pelengkap dari suatu maksi komputer.
1.6 Komputer “On-Line”
Dengan mempergunakan mini komputer yang dioperasikan secara online, seseorang
yang mencari informasi tidak perlu lagi meneliti informasi tersebut pada selembar
kertas arsip, tetapi cukup dengan mempergunakan komputer. data-masukan untuk
komputer berasal dari bermacam-macam dokumen atau arsip, seperti surat-surat dinas
pemerintah, surat-surat bisnis, surat pesanan, faktur, cek, formulir-formulir, kartukartu, dan sebagainya. data-data tersebut dimasukkan melalui komputer-terminal yang
ada di unit-unit kerja atau melalui komputer sentral.
terminal membantu pemakai berkomunikasi dengan komputer. beberapa pemakai
pada terminal masing-masing dapat sekaligus berkomunikasi dengan komputer pusat.
pemakai dapat berada pada tempat yang berbeda dari lokasi komputer pusat, dan
untuk berkomunikasi dengan komputer, pemakai harus mempunyai peralatan terminal
yang dihubungkan dengan komputer melalui telpon. pemakai dapat memasukkan dan
mencari data secara langung pada komputer melalui telepon tersebut. cara itu disebut
on-line.
Ada 3(tiga) macam terminal:
1) line printer
2) video display
3) intelligent terminal (Keyboard, video display, line printer, dan kaset atau piringan
memori).
1.7 Komputer Personal (PC)
Dengan mempergunakan PC keperluan akan penemuan fisik arsip ataupun informasi yang
terdapat pada sesuatu arsip akan dapat diperoleh dengan cepat. data arsip dapat disimpan,
dapat dicari dengan cepat bila diperlukan, dan dapat juga kemudian didistribusikan ke
berbagai unit kerja
11
1.8 Arsip Otentik
Sebagai catatan akhir dari kemungkinan komputerisasi arsip adalah bahwa Kendatipun
komputer sudah dapat membantu penyimpanan (data) arsip, penemuan kembali (data) arsip,
menyimpan seperti bentuk aslinya (di scan), membuatnya dalam bentuk cetakan, tetapi tak
urung pula kita terikat oleh berbagai kebutuhan untyuk tetap juga harus menyimpan fisik
arsip (asli) bersangkutan. Informasi dan data dari arsip dapat dikomputerkan, tetapi fisiknya
harus tetap ada sebagai bukti otentik. Nilai sesuatu arsip tidak hanya pada informasi yang
terdapat di dalam setiap lembar arsip, tetapi yang lebih mempunyai nilai (hukum) adalah
tanda tangan yang tercantum pada arsip tersebut sebagai penanggungjawab akhir terhadap
kebenaran isi arsip bersangkutan. Disamping itu bentuk fisik dari arsip merupakan masalah
penting dalam hubungan pembuktian-pembuktian. Disitulah letak kedudukan arsip yang
otentik dan yang tidak. Hanya yang otentik saja yang dapat dijadikan bahan pembuktian di
mana pun.
Pernyataan mengenai komputerisasi arsip diatas yang diterangkan dalam buku Manajemen
Kerasipan karya Amsyah merupakan komputerisasi pada zaman microfilm dan penggunaan
komputer.
Sugiarto dan Wahyono menyampaikan juga mengenai Komputerisasi Arsip dalam
bukunya Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke basis Komputer.
1.9 Kelebihan dan Keterbatasan Komputer
Digunakannya komputer dalam sebuah pengelolaan dan manajemen kearsipan salah satu
sebabnya adalah bahwa komputer memiliki beberapa kelebihan sebagai berikut:
a. Proses Pengolahan yang cepat
b. Tingkat Akurasi Informasi yang dihasilkan cukup tinggi
c. Kemudahan Berinteraksi dengan penggunanya
Sedangkan penggunaan komputer sebagai sebuah mesin atau alat bantu manusia dalam
melaksanakan berbagai tugas yang diberikan, juga memiliki beberapa keterbatasan sebagai
berikut:
a. Komputer hanyalah alat
b. Komputer memerlukan program aplikasi
c. komputer terbatas pada kemampuan algoritmis
12
1.10
Gambaran Umum Sistem Komputer
Dengan mengetahui gambaran umum sistem komputer, diharapkan akan mengerti cara kerja
komputer dalam melakukan pengelolaan data, termasuk di dalamnya mengelola sistem
kearsipan.
Komputer sebagai suatu sistem, terdiri dari subsistem-subsistem yang saling berhubungan
sehingga dapat memiliki satu tujuan dalam melaksanakan tugas yang diberikan. subsistemsubsistem yang dimaksud adalah Hardware (Perangkat Keras Komputer), Software
(Perangkat Lunak Komputer), Brainware (Manusia sebagai perangkat akal), Procedure , dan
sumber daya.
Software
Brainware
Hardware
Sumber daya
Procedure
Gambar 9 Sistem Komputer9
1. Hardware (perangkat keras)
Perangkat keras komputer merupakan bagian fisik dari komputer yang dapat ditangkap
dan diraba dengan indera yang manusia miliki. sesuai dengan fungsinya, terdapat empat
perangkat dalam sebuah sistem komputer yang dikategorikan sebagai perangkat keras
yaitu komponen input, komponen pemroses, komponen penyimpan dan komponen
output.
Sugiarto, Agus, Teguh Wahyono.2005.Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional
ke Basis Komputer.Yogyakarta: Gava Media, hlm.128
9
13
a. Perangkat input
Perangkat input menyediakan informasi kepada sistem komputer dari dunia luar. dalam
sistem komputer pribadi, perangkat input yang paling umum adalah keyboard. komputer
mainframe menggunakan keyboard dan pembaca kartu berlubang sebagai piranti
inputnya. sistem dengan mikrontroler umumnya menggunakan piranti input yang jauh
lebih kecil seperti saklar atau keypad kecil.
Alat input langsung dapat berupa papan ketik (keyboard), pointing device (misalnya
mouse, touch screen, light pen, digitizer graphics tablet), scanner (misalnya magnetic
ink character recognition, optical data reader, atau optical character recognizer
(misalnya microphone) dan lain sebagainya. sedangkan alat input yang tidak langsung
misalnya keypunch yang dilakukan melalui media punched card (kartu plong), key-totape yang merekam data ke media ke bentuk pita (tape) sebelum diproses oleh alat
pemroses, dan key-to-disk yang merekam data ke media magnetic disk (misalnya disket
atau harddisk) dan lain sebagainya.
b. Perangkat Pemrosesan
Central Processing Unit atau yang sering juga disebut processor merupakan pusat
peng”eksekusi” setiap tugas atau piranti baik yang berupa data maupun informasi di
dalam sistem komputer. sekarang ini ada tiga merk processor terkemuka di dunia yakni
intel, AMD, VIA Technologies.
c. Perangkat output
Output merupakan piranti yang digunakan untuk menampilkan hasil pengolahan data
oleh komputer. contoh piranti ini adalah monitor, printer dan speaker.
2. Software (Perangkat Lunak)
Perangkat lunak adalah program yang berada dalam komponen-komponen tersebut, yang
mengintegrasikan komponen-komponen sehingga dapat mengolah data menjadi sebuah
informasi.
Bentuk paling primitif dari perangkat lunak, menggunakan Aljabar Boolean, yang
direpresentasikan sebagai binary digit (bit), yaitu 1 (benar/on) atau 0 (salah/off), cara ini
sudah pasti sangat menyulitkan sehingga orang mulai mengelompokkan bit tersebut
menjadi nible (4 bit), byte (8 bit), word (2 byte), double word (32 bit).
a. Perangkat Lunak Sebagai Operasi
14
Sistem operasi yang mengatur seluruh proses yang dilakukan komputer seperti
menterjemahkan masukan, mengatur proses internal, manajemen penggunaa memori dan
memberikan output ke peralatan yang sesuai. banyak terdapat sistem operasi komputer
pada perkembangannya seerti misalnya DOS (Disk Operating System), Unix, Linux,
Windows, IBM OS/2, Apple’s System dan lain sebagainya.
b. Perangkat Lunak Bahasa Pemrograman
Bahasa Pemrograman merupakan perangkat lunak yang bertugas mengkonversikan
perintah-perintah yang dirancang oleh manusia dalam bentuk algoritma ke dalam format
instruksi yang dapat dijalankan komputer. banyak sekali bahasa pemrograman yang
dikembangkan mulai dari yang low level sampai high level seperti misalnya BASIC,
COBOL, Pascal, C++, FORTRAN.
sekarang telah berkembang pula bahasa pemrograman Visual yang berorientasi obyek,
yang akan semakin memudahkan manusia untuk memberikan instruksi kepada mesin
komputer. bahasa-bahasa pemrograman visual tersebut antara lain seperti Microsoft
Visula Foxpro, Micrososft Basic, Boeland Delphi, Bahasa Pemrograman Java dan Lin
sebagainya.
c. Perangkat lunak Aplikasi
Perangkat lunak aplikasi merupakan bagian perangkat lunak yang siap pakai. perangkat
ini disebut siap pakai karena perangkat lunak ini dapat langsung digunakan seorang
operator atau pengguna komputer untuk membantu melaksanakan pekerjaan yang
dilakukannya.
3. Brainware, procedure, dan Sumber daya
Brainware merupakan perangkat akal sistem komputer yang dalam hal ini adalah
manusia. manusia merupakan pengoperasi, pengelola dan bahkan pengembang dari
sebuah sistem komputer. brainware ini meliputi operator komputer, teknisi komputer,
programmer, sistem analis dan pengembang komputer.
prosedur merupakan system environment di mana komputer bekerja. prosedur dibentuk
sesuai dengan lngkup pekerjaan sebuah sistem komputer.
sumber daya adalah electricity yang merupakan sumber tenaga penggerak dari listrik.
1.11
Konsep Dasar Sistem Kearsipan Elektronik
Sistem kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan teknik
kearsipan konvensional. jika pada kerasipan konvensional memiliki kabinet yang secara fisik
berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka
15
sistem kearsipan berbasis komputer ini memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map
virtual. selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah
dikonversi ke dalam bentuk file gambar (*.bmp, jpg, dll) atau dokumen (*.doc, txt, dll).
Tabel 1 Perbedaan Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik
Kompone
Kearsipan Konvensional
Kearsipan Elektronik
n
Kabinet
Berupa rak atau lemari arsip ang dibuat Berupa kabinet virtual yang dibuat
Map
secara fisik
dengan database
Berupa map fisik untuk menyimpan Berupa map virtual atau folder untuk
Arsip
lembaran arsip
Lembaran-lembaran surat hard copy
menyimpan file dokumen
Lembaran-lembaran surat
yang
sudah di transfer ke dalam file
gambar/teks
Komponen dalam sistem kearsipan elektronik:
1. Kabinet virtual
kabinet virtual merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang
dipergunakan pada sistem kearsipan konvensional. hanya bedanya jika di dalam
kabinet nyata, kemampuan menampung map arsip adalah terbatas, tetapi jika pada
kabinet maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak terbatas. yang
membatasi adalah kemampuan fisik harddisk dalam menyimpan data digital.
atribut-atribut dalam kabinet virtual ini akan mencatat beberapa hal seperti berikut:
kode kabinet: akan mencatat kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan
kode dalam perusahaan
nama kabinet: digunakan untuk mencatat nama kabinet seperti misalnya “surat
masuk”, “surat keluar” dan sebagainya
fungsi kabinet: untuk mencatat keterangan fungsi kabinet
lokasi: untuk mencatat lokasi kabinet
dan lain-lain
2. map virtual
map virtual merupakan database yang atribut-atributnya seperti map yang
sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. beberapa atribut yang dicatat
mengenai map virtual tersebut antara lain adalah sebagai berikut:
16
kode map: akan mencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode
dalam perusahaan
nama map: digunakan ntuk mencatat nama arsip seperti misalnya “bagian
keuangan”, “bagian pemasaran” dan sebagainya
lokasi map
keterangan
danlain-lain
3. lembaran arsip
lembaran arsip yang tersimpan di dalam map virtual, bisa berbentuk file dokumen atau
gambar. file dokumen adalah file-file yang dibuat dari microsoft word, excel, power point dan
sebagainya. sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanner atau
import bitmap dari media yang lain.
beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain:
kode arsip: akan mencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam
perusahaan
nama arsip: untuk mencatat nama yang menggambarkan isi detail dari arsip yang
disimpan
klasifikasi: digunakan untuk mencatat klasifikasi map seperti misalnya “Penawaran
khusus”, “rahasia”, dan sebagainya
tanggal arsip: untuk mencatat tanggal arsip tersebut dibuat
tanggal terima: mencatat tanggal arsip tersebut diterima
pengirim: untuk mencatat pengirim arsip
penerima: untuk mencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip)
gambar: untuk mencatat file arsip yang sudah di scanner jika ada
lokasi file : untuk mencatat lokasi file di dalam harddisk
lokasi fisik: untuk mencatat lokasi hard copy arsip tersebut
1.12
Kemudahan Sistem Kearsipan Elektronik dalam Pengelolaan Arsip
Beberapa kemudahan yang diberikan sistem kearsipan elektronik berbasis komputer tersebut
antara lain adalah:
17
1. mudah dioperasikan
2. tampilan yang menarik
3. fasilitas pencarian dokumen
4. pencatatan lokasi fisik dokumen
5. fasilitas gambar dan suara
6. keamanan data
7. retensi otomatis
8. laporan kondisi arsip
9. bisa terhubung jaringan komputer
10. memungkinkan fasilitas OCR
1.13
Contoh Perangkat Lunak Kearsipan yang Berkembang
beberapa perangkat lunak yang sudah ada dan berkembang di beberpa perusahaan
diantaranya:
A. Cabinet NG
CABINET NG merupakan contoh aplikasi perangkat lunak untuk kearsipan yang
membantu anda meningkatkan efisiensi kantor, yaitu melakukan proses pengarsipan
dengan mudah tanpa dipersulit oleh lokasi transaksi yang terjadi.
Cabinet NG memiliki beberapa kelebihan dalam pengelolaan data secara digital
sebagai berikut:
a. mampu memanajemen banyak tipe dokumen secara virtual.
dengan cabinet-NG, pada pekerjaan perkantoran sehari-hari Anda dapat
mengkombinasikan dan mengkonsolidasi banyak tipe dokumen seperi e-mail,
form, dan custom document lainnya, existing document via scanning, memo, fax,
file audio, serta data-data yang bisa diimport dari aplikasi lain (laporan database,
dokumen office atau software-software finansial)
b. user friendly (mudah dioperasikan)
c. memiliki kelengkapan modul aplikasi
CABINET NG memiliki kelengkapan modul dengan enam pokok yang ada dalam
aplikasinya yaitu CNG Filer, CNG Publisher, CNG Tracker, CNG Imager, CNG
Form dan CNGBooks.
B. EFS for Singapore Judificial
Electronic Filing System for Singapore Judificial merupakan salah satu sistem
kearsipan elektronik berbasis web yang menjadi salah satu percontohan dunia. sistem
ini mengintegrasikan dokumen yang ada di pengadilan dengan perusahaan-perusahaan
di bidang hukum (law firms) sehingga memudahkan proses-proses peradilan yang
terjadi dan bertujuan pada terciptanya paperless court system (sistem peradilan tanpa
kertas)
C. Paper Master Pro
18
Paper master pro merupakan program yang dikembangkan untuk membantu kita
melakukan pengorganisasian dokumen, mengarsip dan menemukan kembali (retriev)
file tersebut.
1.14
Pengendalian Sistem Berbasis Komputer
Komputer merupakan suatu peralatan yang berorientasi pada input. Maksudanya adalah
jika input yang dimasukkan benar, maka hasil juga benar dan jika input yang dimasukkan
salah jelas outputnya pasti juga salah. Maka dari itu pengendalian yang diterapkan dalam
suatu sistem komputer, lebih menekankan pada pengendalian yang dapat mencegah
timbulnya input atau masukan yang salah.
Organisasi
Pengembangan Sistem
Pengendalian
UMUM
Perangkat keras
Akses Perangkat
Pengendalian
Sistem
Pengamanan
Sistem
Input data
Pengendalian
APLIKASI
Proses Data
Output data
Bagan 1 Pengendalian Sistem Berbasis Komputer
1.2 SISTEM INFORMASI ARSIP
Sistem informasi memiliki banyak peranan dalam suatu organisasi / institusi / perusahaan
diantaranya adalah : turut serta dalam pelaksanaan tugas rutin; mengaitkan perencanaan;
pengerjaan,
dan
pengendalian
dalam
sistem;
19
mengkoordinasikan
subsistem;
dan
mengintegrasikan subsistem-subsistem yang ada. Selain memiliki banyak peranan, sistem
informasi memiliki banyak kemampuan juga, di mana dengan kemampuan yang dimiliki
diharapkan
dapat
meningkatkan
produktivitas,
mengurangi
biaya-biaya
tertentu,
meningkatkan servis terhadap konsumen, dan yang tidak kalah pentingnya adalah adanya
peningkatan dalam pengambilan keputusan. Kemampuan yang dimiliki oleh sistem
informasi, antara lain :
a. Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dengan kecepatan tinggi.
b. Menyiapkan informasi dalam jumlah besar ke dalam ruang yang kecil dan mudah diakses.
c. Menyajikan informasi yang jelas.
d. Mengotomatisasi proses-proses yang manual.
e. Menyediakan komunikasi dalam dan antar organisasi yang murah, akurat, dan cepat.10
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis yang dikutip
Jagiyanto: “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan” (Jagiyanto dalam Junidar). Didalam suatu sistem
diperlukan adanya keterkaitan yang terdiri dari elemen-elemen yaitu :
1. Tujuan
Merupakan tujuan dari sistem tersebut dimana komputer digunakan untuk mengurangi
dan membantu tugas-tugas yang di lakukan oleh manusia dalam pengolahan data.
2. Kontrol
Merupakan pengawasan dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem pengawas dapat
berupa:
a. Kontrol pemasukan data (input)
b. Kontrol pengeluaran data (output)
c. Kontrol pengoperasian (processing)
3. Input
Merupakan kajian dari sistem yang bertugas menerima data, dimana data yang masuk
dapat berupa: asal masukan, jenis masukan.
10
http://eprints.uny.ac.id/20872/1/Nuning%20Cahyaningrum%2009520244039.pdf
20
4. Transformasi
Sistem komputer yang bertugas memproses data masukan (input) menjadi keluaran
(output) sesuai dengan keinginan atau tujuan.
21
DAFTAR PUSTAKA
Sumber Tercetak:
Amsyah, Zulkifli.2005.Manajemen Kearsipan.Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Sugiarto, Agus, Teguh Wahyono.2005.Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke
Basis Komputer.Yogyakarta: Gava Media
Sumber elektronik:
Indrawati, I Gusti Ayu . “Sistem Informasi Manajemen Arsip STNK kendaraan Bermotor di
kantor SAMSAT Semarang Timur” http://eprints.dinus.ac.id/13523/1/jurnal_14208.pdf
(diakses 9 Desember 2015)
Kurniasih,
nuning.2007.Membangun
Sistem
Informasi
Kearsipan
http://pustaka.unpad.ac.id/wp-content/uploads/2009/01/nuning-sikearsipan1.pdf (diakses
9 Desember 2015)
https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Microfiche_card.JPG (diakses 9 Desember 2015)
http://web.archive.org/web/20080621033105/http://www.tietokonemuseo.saunalahti.fi/eng/lai
te_eng.htm (diakses 9 Desember 2015)
https://en.wikipedia.org/wiki/Punched_tape (diakses 9 Desember 2015)
http://web.archive.org/web/20080508185732/http://www.tietokonemuseo.saunalahti.fi/eng/lai
te_eng.htm (diakses 9 Desember 2015)
http://www-03.ibm.com/ibm/history/exhibits/701/701_1415bx11.html (diakses 9 Desember
2015)
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
22
TUGAS KELOMPOK
Diajukan untuk memenuhi Ujian Akhir Semester Manajemen Kearsipan
Dosen:
Asep Saeful Rohman, S.Sos., M.Ikom
Disusun oleh:
Tiara Desyanti Raharja
210210120056
Nilawati Dewi Asmaawi Putri
210210120061
PROGRAM STUDI ILMU INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2015
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI..............................................................................................................................ii
DAFTAR GAMBAR................................................................................................................iii
KOMPUTERISASI DAN SISTEM INFORMASI ARSIP........................................................1
1.
KOMPUTERISASI ARSIP................................................................................................2
1.1
Kebutuhan Akan Komputerisasi.....................................................................................2
1.2
Media Untuk Memasukkan Data....................................................................................4
1.3
Unit Pengolahan Pusat..................................................................................................10
1.4
Keluaran........................................................................................................................10
1.5
Komputer Mini..............................................................................................................11
1.6
Komputer “On-Line”.....................................................................................................11
1.7
Komputer Personal (PC)...............................................................................................12
1.8
Arsip Otentik.................................................................................................................12
1.9
Kelebihan dan Keterbatasan Komputer........................................................................12
1.10
Gambaran Umum Sistem Komputer.............................................................................13
1.11
Konsep Dasar Sistem Kearsipan Elektronik.................................................................16
1.12
Kemudahan Sistem Kearsipan Elektronik dalam Pengelolaan Arsip...........................18
1.13
Contoh Perangkat Lunak Kearsipan yang Berkembang...............................................18
1.14
Pengendalian Sistem Berbasis Komputer.....................................................................19
1.2 SISTEM INFORMASI ARSIP..........................................................................................20
DAFTAR PUSTAKA...............................................................................................................22
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Microfiche ................................................................................................................4
Gambar 2 IBM Keypunch Machine 026 (Mesin keypunch)......................................................7
Gambar 3 IBM Sorting Machine 083 (Mesin Sortir) ................................................................7
Gambar 4 IBM Tabulator 444 (mesin tabulator)........................................................................7
Gambar 5 punched card ............................................................................................................8
Gambar 6 punched card reader .................................................................................................8
Gambar 7 punched paper tape...................................................................................................9
Gambar 8 paper tape reader.......................................................................................................9
Gambar 9 Sistem Komputer.....................................................................................................13
KOMPUTERISASI DAN SISTEM INFORMASI ARSIP
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009, Arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan Pasal 1).
Dalam UU No 43 Tahun 2009 dijelaskan beberapa istilah diantaranya:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang.
3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
6. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan
keselamatannya.
7. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga (UndangUndang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1)
1
1. KOMPUTERISASI ARSIP
1.1 Kebutuhan Akan Komputerisasi
Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah
arsip yang besar, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama,
penggunaan komputer sangat banyak membantu. Komputer dapat menyimpan
keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara lengkap, atau
penyimpanan data-data dasarnya saja, tergantung pada kebutuhan dan kemampuan
komputer yang dipergunakan
Walaupun komputer mampu menyimpan seluruh tulisan dari setiap dokumen,
agaknya tidaklah perlu kemampuan tersebut dipergunakan secara penuh, karena biaya
sangat tinggi. Disamping itu dokumen aslinya pun masih harus tetap disimpan secara
manual, karena hanya dokumen asli tersebut yang otentik yang dipergunakan untuk
keperluan-keperluan pembuktian.
Untuk menghemat biaya, maka yang terbaik adalah mempergunakan komputer
sebagai “indeks” atau “daaftar isi” dari seluruh koleksi arsip yang disimpan. Dengan
cara tersebut komputer berfungsi sebagai radar untuk mengetahui dan menunjukkan
dimana letak arsip yang diperlukan itu berada. Penemuan arsip dapat dilakukan
dengan sangat cepat, karena komputer dapat menunjukkan melalui beberapa arah atau
pendekatan sekaligus.
Di samping sebagai penunjuk radar, maka ke dalam komputer dapat dimasukkan
juga data-data dan informasi yang menjadi isi dari masing-masing arsip yang
dikomputerisasikan. Dengan demikian bila informasi yang terlihat di layar komputer
belum memenuhi kebutuhan pemakai, komputer dapat menunjukkan kepada pemakai,
melalui kode, lokasi dari fisik arsip yang disimpan.
Sebagaimana dikatakan di atas, ada juga komputer yang dapat menyimpan seluruh
isi dari arsip, dan kalau diminta, komputer dapat mengeluarkan cetakan tertulisnya.
Bila cara ini yang dipilih, arsip aslinya (fisiknya) masih juga perlu disimpan. Karena
kalau arsip bersangkutan diperlukan untuk kasus-kasus tertentu seperti pengadilan,
percekcokan, manipulasi data, dan sebagainya, maka yang berlaku menurut undangundang hanyalah arsip-arsip otentik.
2
Berikut ini dicantumkan beberapa contoh data arsip bentuk surat, kartu, dan
formulir yang dapat dimasukkan sebagai bahan masukan (input) komputer
Contoh Data Arsip untuk Komputer
Nama Institusi (Indeksnya)
Nama Penandatangan
Perihal (subyek)
Nomor file
Jenis arsip
Kode lokasi penyimpanan
Isi rungkas (abstrak)
:
:
:
:
:
:
:
Waringin Kencana, PT
Katim, Sukoco (SH)
Kredit Investasi Kecil
87.11.27451
Surat
A.1.7.5. WAR
Permohonan kredit investasi kecil lima belas juta
rupiah
Nama Penabung (Indeksnya)
Nomor Tabungan (Nomor File)
Alamat
: Aladin, Tuti
: Katim, Sukoco (SH)
: Jalan Pacuan Kuda, 1,
Jenis Arsip
Pulo Mas Jakarta Timur
: Kartu Tabanas
Nama Institusi
Alamat
: Yayasan Saperin
: Jl. Bougenville 23,
Nomor Rekening
Jenis Rekening
Jatiwaringin
: 03835.6.2.11.01.2
: Giro
Sejalan dengan uraian di atas, maka dalam merencanakan komputerisasi arsip perlu
dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
1. Apakah arsip jumlahnya banyak dan terus berkembang banyak dan cepat.
2. Apakah arsip yang akan dikomputerkan memnag merupakan informasi yang masih
dipergunakan dan perlu disimpan karena bernilai guna tinggi.
3. Apakah yang akan dikomputerkan adalah arsip baru yang akan diterima, atau termasuk
juga arsip lama yang termasuk jenis arsip aktif, inaktif, statis, atau arsip yang sudah akan
dimusnahkan.
4. Untuk institusi baru maka arsip yang akan dikomputerkan adalah arsip penting dan vital
yang baru diterima ataupun akan diterima.
3
5. Perlu dipertimbangkan, apakah seluruh isi arsip akan dimasukkan ke komputer, atau
cukup data-data tertentu saja. Kalau memasukkan data-data tertentu, apakah perlu
disertakan juga dengan ringkasan (abstract) dari isi dokumen bersangkutan.
6. Umumnya untuk kepentingan pembuktian, dokumen asli tetap masih disimpan, walau
seluruh isinya sudah dimasukkan ke dalam komputer sekalipun. Demikian pula dokumen
yang memang hanya data-data tertentu saja yang dikomputerkan, niscaya fisik asli
dokumen bersangkutan harus tetap disimpan menurut sistem yang disesuaikan dengan
kode yang diprogramkan melalui komputer
7. Umumnya pemanfaatan komputer dilakukan secara sentralisasi, walaupun tidak tertutup
kemungkinan penggunaan komputer secara desentralisasi. Atau dapat juga komputer
sentral dengna terminal-terminal. Dan ada juga yang mempergunakan komputer dengan
kombinasi microfische (Amsyah, 2005 :222-224).
Gambar 1 Microfiche 1
Setelah mempertimbangkan masalah-masalah tersebut diatas barulah ditentukan
komputer yang sesuai dengan kebutuhan, system kerja dan prosedur kerjanya, personil, dan
perlengkapan-perlengkapan lainnya.
1.2 Media Untuk Memasukkan Data
Untuk memasukkan data yang akan diolah oleh komputer dapat dipergunakan 2 (dua)
macam sistem, yaitu Sistem Kartu berlubang (unit record/ punched card) dan Sistem
Pengolahan Data Elektronik (Electronic Data-Processing System).
1
https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Microfiche_card.JPG
4
Pada Sistem Kartu berlubang data arsip yang akan dikomputerkan diterakan dalam bentuk
lubang-lubang di atas kartu punch (punched card) dengan mesin pelubang (keypunch) yang
cara kerjanya hampir sama dengan sebuah mesin ketik elektrik. Pekerjaan ini bukanlah
merupakan pekerjaan tetapi perkerjaan manual.
Pada Sistem Pengolahan Data Elektroink, komputer mengolah data ke dalam
bentukimpuls elektrik. Sistem ini sudah merupakan pekerjaan komputer. Dalam bentuk
impuls elektrik maka data arsip dapat masuk ke dalam komputer.
Komputer dapat dibagi dalam 2 (dua) kelas, yaitu maksikomputer dan minikomputer.
Minikomputer sebenarnya merupakan pengganti dari sistem kartu berlubang.
Komponen dasar dari Sistem Pengolahan Data Elektronik adalah: 1. Masukan, 2
Pengolahan, dan 3. Keluaran. Pada maksikomputer, komponen tersebut ditambah lagi
dengan: 1. Penyimpanan, dan 2 pengontrolan.
1. Sistem Kartu Berlubang
Walaupun Sistem Kartu berlubang sudah banyak digantikan oleh komputer elektronik,
kartu berlubang model 80 kolom masih dipergunakan secara luas sebagai media masukan
untuk Sistem Pengolahan data Elektronik. Cara penempatan dan pembagian wilayah datamasukan diatas kartu yang dilubangi adalah identik, baik untuk Sistem Kartu Berlubang
maupun Sistem Pengolahan Data Elektronik.
Media masukan yang banyak dipergunakan adalah kartu standar ukuran 80 kolom. Media
lain adalah kartu-berlubang-marginal, dan kartu ukuran 96 kolom.
Angka, huruf, dan tanda-tanda lain diterakan dalam bentuk lubang-lubang di atas kolomkolom dari kartu. Kode dalam bentuk lubang-lubang tersebut merupakan informasi yang
dapat dimengerti oleh komputer. Huruf alfabet diatas kartu dibuat dalam jumlah 2 (dua)
lubang yang terletak pada satu kolom vertikal.
80 kolom horizontal dibagi-bagi sesuai dengan keperluan daya yang akan dikomputerkan.
Kalau data arsip yang akan dimasukan tidak cukup pada selembar kartu, maka dapat
dipergunakan lembar-lembar berikutnya.
Seandainya lokasi arsip yang disimpan, diprogramkan di komputer untuk dapat dicari
melalui nomor, nama, dan perihal dokumen, maka data tersebut di-punch di kartu, dengan
5
disertai juga kode “lokasi” dokumen. Kode lokasi dapat terdiri dari kode ruangan, ditambah
kode almari dan kode rak, atau ditambah dengan kode almari arsip dan map; kesemuanya
tergantung kepada letak penyimpanan dokumen (arsip).
Sesudah kartu dipergunakan sebagai media masukan bagi data yang akan dikomputerkan,
maka kartu tersebut dapat disimpan sebagai “arsip”.
Untuk memudahkan operator keypunch bekerja, data yang akan diketik pada kartu punch
dibuat di atas selembar formulir-masukan diisi oleh petugas berdasarkan formulir-masukan.
Formulir-masukan diisi oleh petugas berdasarkan arsip yang akan dikomputerkan. Setelah
datanya diisikan pada formulir masukan, maka arsipnya sendiri disimpan sesuai dengan
sistem penyimpanan yang sudah diselaraskan dengan program komputer.
Mesin yang dipergunakan untuk membuat lubang pada kartu berlubang disebut mesin
keypunch. Keypunch mempunyai juga keyboard seperti pada mesin ketik, dengan susunan
yang sedikit berbeda.
Disamping keypunch, dipergunakan pula mesin verifier, sortir, dan tabulator. Verifier
dipergunakan untuk memeriksa kecermatan data yang di-punch. Mesin sortir dipergunakan
untuk menyusun kartu menurut abjad atau urutan nomor. Mesin tabulator atau mesin
penghitung “membaca” lubang-lubang pada kartu, dan mencetak ringkasan data (Amsyah,
2005 :225-226).
Gambar 2 IBM Keypunch Machine 026 (Mesin keypunch)2
2
http://web.archive.org/web/20080621033105/http://www.tietokonemuseo.saunalahti.fi/eng/lai
te_eng.htm
6
Gambar 3 IBM Sorting Machine 083 (Mesin Sortir) 3
Gambar 4 IBM Tabulator 444 (mesin tabulator)4
2. Sistem Pengolahan data elektronik
Ada dua klasifikasi komputer yang dipergunakan untuk pengolahan data elektronik, yaitu
disebut digital dan analog. Komputer elektronik untuk kegiatan bisnis adalah komputer
digital, yaitu yang mempergunakan angka untuk mengolah data.
Komputer analog memecahkan permasalahan dengan menerjemahkan situasi fisik
menjadi kuantitas mekanik dan elektrik. Organisasi yang berhubungan dengan penelitian
ilmiah sering mempergunakan komputer analog.
3
http://web.archive.org/web/20080621033105/http://www.tietokonemuseo.saunalahti.fi/eng/lai
te_eng.htm
4
http://web.archive.org/web/20080621033105/http://www.tietokonemuseo.saunalahti.fi/eng/lai
te_eng.htm
7
Penyajian berikut ini berhubungan dengan komponen-komponen dasar dari suatu komputer
digital yang sesuai dengan kegiatan penyimpanan arsip.
Pemasukan data (Input)
data yang akan diproses dan instruks-instruksi untuk pengolahan data disebut
masukan. Instruksi-instruksi dalam suatu paket yang lengkap bagi komputer untuk mengolah
data disebut program. Program komputer ditulis dalam bahasa komputer oleh seorang
programmer.
Programmer
adalah seseorang yang terlatih secara teknis untuk menulis
instruksi-instruksi dalam bahasa komputer dan untuk menyesuaikan data asli ke dalam bentuk
yang dapat diterima oleh komputer. Bentuk tersebut dapat disebut sebagai media masukan.
Berikut ini adalah model-model media masukan yang dipergunakan:
a. Kartu berlubang (punched card). Data pada kartu berlubang model 80 kolom
diterjemahkan ke dalam bahasa komputer oleh alat yang disebut alat baca kartu (card
reader)
Gambar 5 punched card 5
Gambar 6 punched card reader 6
b. Pita kertas berlubang (punched paper tape). Data pada pita kertas berlubang
diterjemahkan ke dalam bahasa komputer oleh alat yang disebut paper tape reader
(alat baca pipa kertas)
5http://web.archive.org/web/20080508185732/http://www.tietokonemuseo.saunalahti.fi/eng/l
aite_eng.htm
6
http://www-03.ibm.com/ibm/history/exhibits/701/701_1415bx11.html
8
Gambar 7 punched paper tape7
Gambar 8 paper tape reader8
c. Pita magnetik (magnetic tape). Data direkam pada pita dalam bentuk rol dengan lebar
1
2
inci sampai 1 inci, berisikan tanda-tanda magnetik untuk menghasilkan impuls-
impuls elektrik. Tanda magnetik dibaca oleh komputer melalui suatu tape drive unit.
d. Piringan magnetik (magnetic disc). Piringan magnetik adalah suatu plat metal yang
tipis dan berbentuk bundar yang berisikan rekaman data pada kedua sisinya. Piringan
yang sudah direkam dapat dihapus dan dipergunakan kembali.
e. Drum magnetik (magnetic drum). Drum magnetik adalah baja berbentuk silinder.
Data direkam pada permulaan silinder secara magnetik dan acak (random).
7
8
https://en.wikipedia.org/wiki/Punched_tape
https://en.wikipedia.org/wiki/Punched_tape
9
1.3 Unit Pengolahan Pusat
Unit pengolahan pusat adalah komputer yang terdiri dari:
1. Unit pengolahan
2. Unit penyimpanan
3. Unit pengontrolan
Data arsip yang akan diolah oleh komputer dikonversikan ke dalam impuls elektrik
kode-binary. Huruf dan angka pada kode-binary adalah berbagai kombinasi dari dua
simbol “o” dan “l”.
Unit pengolahan bekerja dengan perhitungan angka-angka matematis (disebut juga
Arithmetic Unit) seperti cara kerja sebuah kalkulator elektronik.
Unit penyimpanan disebut juga memory. Data dapat disimpan secara internal, atau
eksternal dalam bentuk pita magnetik, piringan, drum, kartu berlubang, dan pita
kertas.
Unit pengontrolan mencari dan menafsirkan instruksi-instruksi dan melangsungkan
semua pelaksanaan pengolahan, sebagaimana pelaksanaan alat-alat masukan dan
keluaran.
1.4 Keluaran
Hasil dari pekerjaan kompueter disebut keluaran. Keluaran tersebut dapat dalam
bentuk pita magnetik, yaitu untuk dapat dipergunakan harus diolah dulu, atau dalam
bentuk yang sudah dapat dipergunakan oleh pemakai. Peralatan yang digunakan untuk
keluaran adalah
1. Pencetak : berfungsi mencetak hasil komputer
2. Terminal cathode-ray: digunakan untuk meihat display informasi
3. Sistem mikrofilm keluaran komputer (computer-output-microfilm/COM System)
untuk mrmbuat hasil komputer dalam bentuk mikrofilm
4. Unit suara: digunakan untuk menghasilkan suara
1.5 Komputer Mini
Batas antara komputer mini dan komputer maksi
sukar digambarkan.
Minikomputer lebih murah dengan biaya operasional yang juga lebih murah, dan
mempunyai kecepatan dan kemampuan yang kurang daripada maksikomputer. Mini
komputer biasanya terdiri dari sebuah pusat pengolah dengan suatu memori dan
peralatan masukan dan keluaran. Minikomputer dapat dioperasikan secara on-line,
10
dan dapat juga dipergunakan untuk kegiatan kearsipan dengan kemampuankemampuan tertentu. Juga mini komputer banyak dipergunakan untuk keperluan
akuntansi
umum,
perhitungan
penerimaan,
data-data
pesanan,
perhitungan
pembayaran, pembukuan, data inventaris, dan analisis penjualan. Mini komputer
dapat dipergunakan sebagai sistem komputer yang menyeluruh di dalam suatu
organisasi. Dapat juga dioperasikan sebagai pelengkap dari suatu maksi komputer.
1.6 Komputer “On-Line”
Dengan mempergunakan mini komputer yang dioperasikan secara online, seseorang
yang mencari informasi tidak perlu lagi meneliti informasi tersebut pada selembar
kertas arsip, tetapi cukup dengan mempergunakan komputer. data-masukan untuk
komputer berasal dari bermacam-macam dokumen atau arsip, seperti surat-surat dinas
pemerintah, surat-surat bisnis, surat pesanan, faktur, cek, formulir-formulir, kartukartu, dan sebagainya. data-data tersebut dimasukkan melalui komputer-terminal yang
ada di unit-unit kerja atau melalui komputer sentral.
terminal membantu pemakai berkomunikasi dengan komputer. beberapa pemakai
pada terminal masing-masing dapat sekaligus berkomunikasi dengan komputer pusat.
pemakai dapat berada pada tempat yang berbeda dari lokasi komputer pusat, dan
untuk berkomunikasi dengan komputer, pemakai harus mempunyai peralatan terminal
yang dihubungkan dengan komputer melalui telpon. pemakai dapat memasukkan dan
mencari data secara langung pada komputer melalui telepon tersebut. cara itu disebut
on-line.
Ada 3(tiga) macam terminal:
1) line printer
2) video display
3) intelligent terminal (Keyboard, video display, line printer, dan kaset atau piringan
memori).
1.7 Komputer Personal (PC)
Dengan mempergunakan PC keperluan akan penemuan fisik arsip ataupun informasi yang
terdapat pada sesuatu arsip akan dapat diperoleh dengan cepat. data arsip dapat disimpan,
dapat dicari dengan cepat bila diperlukan, dan dapat juga kemudian didistribusikan ke
berbagai unit kerja
11
1.8 Arsip Otentik
Sebagai catatan akhir dari kemungkinan komputerisasi arsip adalah bahwa Kendatipun
komputer sudah dapat membantu penyimpanan (data) arsip, penemuan kembali (data) arsip,
menyimpan seperti bentuk aslinya (di scan), membuatnya dalam bentuk cetakan, tetapi tak
urung pula kita terikat oleh berbagai kebutuhan untyuk tetap juga harus menyimpan fisik
arsip (asli) bersangkutan. Informasi dan data dari arsip dapat dikomputerkan, tetapi fisiknya
harus tetap ada sebagai bukti otentik. Nilai sesuatu arsip tidak hanya pada informasi yang
terdapat di dalam setiap lembar arsip, tetapi yang lebih mempunyai nilai (hukum) adalah
tanda tangan yang tercantum pada arsip tersebut sebagai penanggungjawab akhir terhadap
kebenaran isi arsip bersangkutan. Disamping itu bentuk fisik dari arsip merupakan masalah
penting dalam hubungan pembuktian-pembuktian. Disitulah letak kedudukan arsip yang
otentik dan yang tidak. Hanya yang otentik saja yang dapat dijadikan bahan pembuktian di
mana pun.
Pernyataan mengenai komputerisasi arsip diatas yang diterangkan dalam buku Manajemen
Kerasipan karya Amsyah merupakan komputerisasi pada zaman microfilm dan penggunaan
komputer.
Sugiarto dan Wahyono menyampaikan juga mengenai Komputerisasi Arsip dalam
bukunya Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke basis Komputer.
1.9 Kelebihan dan Keterbatasan Komputer
Digunakannya komputer dalam sebuah pengelolaan dan manajemen kearsipan salah satu
sebabnya adalah bahwa komputer memiliki beberapa kelebihan sebagai berikut:
a. Proses Pengolahan yang cepat
b. Tingkat Akurasi Informasi yang dihasilkan cukup tinggi
c. Kemudahan Berinteraksi dengan penggunanya
Sedangkan penggunaan komputer sebagai sebuah mesin atau alat bantu manusia dalam
melaksanakan berbagai tugas yang diberikan, juga memiliki beberapa keterbatasan sebagai
berikut:
a. Komputer hanyalah alat
b. Komputer memerlukan program aplikasi
c. komputer terbatas pada kemampuan algoritmis
12
1.10
Gambaran Umum Sistem Komputer
Dengan mengetahui gambaran umum sistem komputer, diharapkan akan mengerti cara kerja
komputer dalam melakukan pengelolaan data, termasuk di dalamnya mengelola sistem
kearsipan.
Komputer sebagai suatu sistem, terdiri dari subsistem-subsistem yang saling berhubungan
sehingga dapat memiliki satu tujuan dalam melaksanakan tugas yang diberikan. subsistemsubsistem yang dimaksud adalah Hardware (Perangkat Keras Komputer), Software
(Perangkat Lunak Komputer), Brainware (Manusia sebagai perangkat akal), Procedure , dan
sumber daya.
Software
Brainware
Hardware
Sumber daya
Procedure
Gambar 9 Sistem Komputer9
1. Hardware (perangkat keras)
Perangkat keras komputer merupakan bagian fisik dari komputer yang dapat ditangkap
dan diraba dengan indera yang manusia miliki. sesuai dengan fungsinya, terdapat empat
perangkat dalam sebuah sistem komputer yang dikategorikan sebagai perangkat keras
yaitu komponen input, komponen pemroses, komponen penyimpan dan komponen
output.
Sugiarto, Agus, Teguh Wahyono.2005.Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional
ke Basis Komputer.Yogyakarta: Gava Media, hlm.128
9
13
a. Perangkat input
Perangkat input menyediakan informasi kepada sistem komputer dari dunia luar. dalam
sistem komputer pribadi, perangkat input yang paling umum adalah keyboard. komputer
mainframe menggunakan keyboard dan pembaca kartu berlubang sebagai piranti
inputnya. sistem dengan mikrontroler umumnya menggunakan piranti input yang jauh
lebih kecil seperti saklar atau keypad kecil.
Alat input langsung dapat berupa papan ketik (keyboard), pointing device (misalnya
mouse, touch screen, light pen, digitizer graphics tablet), scanner (misalnya magnetic
ink character recognition, optical data reader, atau optical character recognizer
(misalnya microphone) dan lain sebagainya. sedangkan alat input yang tidak langsung
misalnya keypunch yang dilakukan melalui media punched card (kartu plong), key-totape yang merekam data ke media ke bentuk pita (tape) sebelum diproses oleh alat
pemroses, dan key-to-disk yang merekam data ke media magnetic disk (misalnya disket
atau harddisk) dan lain sebagainya.
b. Perangkat Pemrosesan
Central Processing Unit atau yang sering juga disebut processor merupakan pusat
peng”eksekusi” setiap tugas atau piranti baik yang berupa data maupun informasi di
dalam sistem komputer. sekarang ini ada tiga merk processor terkemuka di dunia yakni
intel, AMD, VIA Technologies.
c. Perangkat output
Output merupakan piranti yang digunakan untuk menampilkan hasil pengolahan data
oleh komputer. contoh piranti ini adalah monitor, printer dan speaker.
2. Software (Perangkat Lunak)
Perangkat lunak adalah program yang berada dalam komponen-komponen tersebut, yang
mengintegrasikan komponen-komponen sehingga dapat mengolah data menjadi sebuah
informasi.
Bentuk paling primitif dari perangkat lunak, menggunakan Aljabar Boolean, yang
direpresentasikan sebagai binary digit (bit), yaitu 1 (benar/on) atau 0 (salah/off), cara ini
sudah pasti sangat menyulitkan sehingga orang mulai mengelompokkan bit tersebut
menjadi nible (4 bit), byte (8 bit), word (2 byte), double word (32 bit).
a. Perangkat Lunak Sebagai Operasi
14
Sistem operasi yang mengatur seluruh proses yang dilakukan komputer seperti
menterjemahkan masukan, mengatur proses internal, manajemen penggunaa memori dan
memberikan output ke peralatan yang sesuai. banyak terdapat sistem operasi komputer
pada perkembangannya seerti misalnya DOS (Disk Operating System), Unix, Linux,
Windows, IBM OS/2, Apple’s System dan lain sebagainya.
b. Perangkat Lunak Bahasa Pemrograman
Bahasa Pemrograman merupakan perangkat lunak yang bertugas mengkonversikan
perintah-perintah yang dirancang oleh manusia dalam bentuk algoritma ke dalam format
instruksi yang dapat dijalankan komputer. banyak sekali bahasa pemrograman yang
dikembangkan mulai dari yang low level sampai high level seperti misalnya BASIC,
COBOL, Pascal, C++, FORTRAN.
sekarang telah berkembang pula bahasa pemrograman Visual yang berorientasi obyek,
yang akan semakin memudahkan manusia untuk memberikan instruksi kepada mesin
komputer. bahasa-bahasa pemrograman visual tersebut antara lain seperti Microsoft
Visula Foxpro, Micrososft Basic, Boeland Delphi, Bahasa Pemrograman Java dan Lin
sebagainya.
c. Perangkat lunak Aplikasi
Perangkat lunak aplikasi merupakan bagian perangkat lunak yang siap pakai. perangkat
ini disebut siap pakai karena perangkat lunak ini dapat langsung digunakan seorang
operator atau pengguna komputer untuk membantu melaksanakan pekerjaan yang
dilakukannya.
3. Brainware, procedure, dan Sumber daya
Brainware merupakan perangkat akal sistem komputer yang dalam hal ini adalah
manusia. manusia merupakan pengoperasi, pengelola dan bahkan pengembang dari
sebuah sistem komputer. brainware ini meliputi operator komputer, teknisi komputer,
programmer, sistem analis dan pengembang komputer.
prosedur merupakan system environment di mana komputer bekerja. prosedur dibentuk
sesuai dengan lngkup pekerjaan sebuah sistem komputer.
sumber daya adalah electricity yang merupakan sumber tenaga penggerak dari listrik.
1.11
Konsep Dasar Sistem Kearsipan Elektronik
Sistem kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan teknik
kearsipan konvensional. jika pada kerasipan konvensional memiliki kabinet yang secara fisik
berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka
15
sistem kearsipan berbasis komputer ini memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map
virtual. selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah
dikonversi ke dalam bentuk file gambar (*.bmp, jpg, dll) atau dokumen (*.doc, txt, dll).
Tabel 1 Perbedaan Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik
Kompone
Kearsipan Konvensional
Kearsipan Elektronik
n
Kabinet
Berupa rak atau lemari arsip ang dibuat Berupa kabinet virtual yang dibuat
Map
secara fisik
dengan database
Berupa map fisik untuk menyimpan Berupa map virtual atau folder untuk
Arsip
lembaran arsip
Lembaran-lembaran surat hard copy
menyimpan file dokumen
Lembaran-lembaran surat
yang
sudah di transfer ke dalam file
gambar/teks
Komponen dalam sistem kearsipan elektronik:
1. Kabinet virtual
kabinet virtual merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang
dipergunakan pada sistem kearsipan konvensional. hanya bedanya jika di dalam
kabinet nyata, kemampuan menampung map arsip adalah terbatas, tetapi jika pada
kabinet maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak terbatas. yang
membatasi adalah kemampuan fisik harddisk dalam menyimpan data digital.
atribut-atribut dalam kabinet virtual ini akan mencatat beberapa hal seperti berikut:
kode kabinet: akan mencatat kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan
kode dalam perusahaan
nama kabinet: digunakan untuk mencatat nama kabinet seperti misalnya “surat
masuk”, “surat keluar” dan sebagainya
fungsi kabinet: untuk mencatat keterangan fungsi kabinet
lokasi: untuk mencatat lokasi kabinet
dan lain-lain
2. map virtual
map virtual merupakan database yang atribut-atributnya seperti map yang
sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. beberapa atribut yang dicatat
mengenai map virtual tersebut antara lain adalah sebagai berikut:
16
kode map: akan mencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode
dalam perusahaan
nama map: digunakan ntuk mencatat nama arsip seperti misalnya “bagian
keuangan”, “bagian pemasaran” dan sebagainya
lokasi map
keterangan
danlain-lain
3. lembaran arsip
lembaran arsip yang tersimpan di dalam map virtual, bisa berbentuk file dokumen atau
gambar. file dokumen adalah file-file yang dibuat dari microsoft word, excel, power point dan
sebagainya. sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanner atau
import bitmap dari media yang lain.
beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain:
kode arsip: akan mencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam
perusahaan
nama arsip: untuk mencatat nama yang menggambarkan isi detail dari arsip yang
disimpan
klasifikasi: digunakan untuk mencatat klasifikasi map seperti misalnya “Penawaran
khusus”, “rahasia”, dan sebagainya
tanggal arsip: untuk mencatat tanggal arsip tersebut dibuat
tanggal terima: mencatat tanggal arsip tersebut diterima
pengirim: untuk mencatat pengirim arsip
penerima: untuk mencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip)
gambar: untuk mencatat file arsip yang sudah di scanner jika ada
lokasi file : untuk mencatat lokasi file di dalam harddisk
lokasi fisik: untuk mencatat lokasi hard copy arsip tersebut
1.12
Kemudahan Sistem Kearsipan Elektronik dalam Pengelolaan Arsip
Beberapa kemudahan yang diberikan sistem kearsipan elektronik berbasis komputer tersebut
antara lain adalah:
17
1. mudah dioperasikan
2. tampilan yang menarik
3. fasilitas pencarian dokumen
4. pencatatan lokasi fisik dokumen
5. fasilitas gambar dan suara
6. keamanan data
7. retensi otomatis
8. laporan kondisi arsip
9. bisa terhubung jaringan komputer
10. memungkinkan fasilitas OCR
1.13
Contoh Perangkat Lunak Kearsipan yang Berkembang
beberapa perangkat lunak yang sudah ada dan berkembang di beberpa perusahaan
diantaranya:
A. Cabinet NG
CABINET NG merupakan contoh aplikasi perangkat lunak untuk kearsipan yang
membantu anda meningkatkan efisiensi kantor, yaitu melakukan proses pengarsipan
dengan mudah tanpa dipersulit oleh lokasi transaksi yang terjadi.
Cabinet NG memiliki beberapa kelebihan dalam pengelolaan data secara digital
sebagai berikut:
a. mampu memanajemen banyak tipe dokumen secara virtual.
dengan cabinet-NG, pada pekerjaan perkantoran sehari-hari Anda dapat
mengkombinasikan dan mengkonsolidasi banyak tipe dokumen seperi e-mail,
form, dan custom document lainnya, existing document via scanning, memo, fax,
file audio, serta data-data yang bisa diimport dari aplikasi lain (laporan database,
dokumen office atau software-software finansial)
b. user friendly (mudah dioperasikan)
c. memiliki kelengkapan modul aplikasi
CABINET NG memiliki kelengkapan modul dengan enam pokok yang ada dalam
aplikasinya yaitu CNG Filer, CNG Publisher, CNG Tracker, CNG Imager, CNG
Form dan CNGBooks.
B. EFS for Singapore Judificial
Electronic Filing System for Singapore Judificial merupakan salah satu sistem
kearsipan elektronik berbasis web yang menjadi salah satu percontohan dunia. sistem
ini mengintegrasikan dokumen yang ada di pengadilan dengan perusahaan-perusahaan
di bidang hukum (law firms) sehingga memudahkan proses-proses peradilan yang
terjadi dan bertujuan pada terciptanya paperless court system (sistem peradilan tanpa
kertas)
C. Paper Master Pro
18
Paper master pro merupakan program yang dikembangkan untuk membantu kita
melakukan pengorganisasian dokumen, mengarsip dan menemukan kembali (retriev)
file tersebut.
1.14
Pengendalian Sistem Berbasis Komputer
Komputer merupakan suatu peralatan yang berorientasi pada input. Maksudanya adalah
jika input yang dimasukkan benar, maka hasil juga benar dan jika input yang dimasukkan
salah jelas outputnya pasti juga salah. Maka dari itu pengendalian yang diterapkan dalam
suatu sistem komputer, lebih menekankan pada pengendalian yang dapat mencegah
timbulnya input atau masukan yang salah.
Organisasi
Pengembangan Sistem
Pengendalian
UMUM
Perangkat keras
Akses Perangkat
Pengendalian
Sistem
Pengamanan
Sistem
Input data
Pengendalian
APLIKASI
Proses Data
Output data
Bagan 1 Pengendalian Sistem Berbasis Komputer
1.2 SISTEM INFORMASI ARSIP
Sistem informasi memiliki banyak peranan dalam suatu organisasi / institusi / perusahaan
diantaranya adalah : turut serta dalam pelaksanaan tugas rutin; mengaitkan perencanaan;
pengerjaan,
dan
pengendalian
dalam
sistem;
19
mengkoordinasikan
subsistem;
dan
mengintegrasikan subsistem-subsistem yang ada. Selain memiliki banyak peranan, sistem
informasi memiliki banyak kemampuan juga, di mana dengan kemampuan yang dimiliki
diharapkan
dapat
meningkatkan
produktivitas,
mengurangi
biaya-biaya
tertentu,
meningkatkan servis terhadap konsumen, dan yang tidak kalah pentingnya adalah adanya
peningkatan dalam pengambilan keputusan. Kemampuan yang dimiliki oleh sistem
informasi, antara lain :
a. Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dengan kecepatan tinggi.
b. Menyiapkan informasi dalam jumlah besar ke dalam ruang yang kecil dan mudah diakses.
c. Menyajikan informasi yang jelas.
d. Mengotomatisasi proses-proses yang manual.
e. Menyediakan komunikasi dalam dan antar organisasi yang murah, akurat, dan cepat.10
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis yang dikutip
Jagiyanto: “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan” (Jagiyanto dalam Junidar). Didalam suatu sistem
diperlukan adanya keterkaitan yang terdiri dari elemen-elemen yaitu :
1. Tujuan
Merupakan tujuan dari sistem tersebut dimana komputer digunakan untuk mengurangi
dan membantu tugas-tugas yang di lakukan oleh manusia dalam pengolahan data.
2. Kontrol
Merupakan pengawasan dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem pengawas dapat
berupa:
a. Kontrol pemasukan data (input)
b. Kontrol pengeluaran data (output)
c. Kontrol pengoperasian (processing)
3. Input
Merupakan kajian dari sistem yang bertugas menerima data, dimana data yang masuk
dapat berupa: asal masukan, jenis masukan.
10
http://eprints.uny.ac.id/20872/1/Nuning%20Cahyaningrum%2009520244039.pdf
20
4. Transformasi
Sistem komputer yang bertugas memproses data masukan (input) menjadi keluaran
(output) sesuai dengan keinginan atau tujuan.
21
DAFTAR PUSTAKA
Sumber Tercetak:
Amsyah, Zulkifli.2005.Manajemen Kearsipan.Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Sugiarto, Agus, Teguh Wahyono.2005.Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke
Basis Komputer.Yogyakarta: Gava Media
Sumber elektronik:
Indrawati, I Gusti Ayu . “Sistem Informasi Manajemen Arsip STNK kendaraan Bermotor di
kantor SAMSAT Semarang Timur” http://eprints.dinus.ac.id/13523/1/jurnal_14208.pdf
(diakses 9 Desember 2015)
Kurniasih,
nuning.2007.Membangun
Sistem
Informasi
Kearsipan
http://pustaka.unpad.ac.id/wp-content/uploads/2009/01/nuning-sikearsipan1.pdf (diakses
9 Desember 2015)
https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Microfiche_card.JPG (diakses 9 Desember 2015)
http://web.archive.org/web/20080621033105/http://www.tietokonemuseo.saunalahti.fi/eng/lai
te_eng.htm (diakses 9 Desember 2015)
https://en.wikipedia.org/wiki/Punched_tape (diakses 9 Desember 2015)
http://web.archive.org/web/20080508185732/http://www.tietokonemuseo.saunalahti.fi/eng/lai
te_eng.htm (diakses 9 Desember 2015)
http://www-03.ibm.com/ibm/history/exhibits/701/701_1415bx11.html (diakses 9 Desember
2015)
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
22