PENGANTAR SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PENGANTAR SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
ARENS MARTIN LAY
1705552006
UNIVERSITAS UDAYANA
Penerapan Teknologi Informasi dalam Organisasi
Penerapan Sistem Informasi pada Organisasi BisnisInformation System for Busniess
Organization
Sistem Informasi, dengan dukungan teknologi informasi, telah menjadi komponen
penting dalam organisasi bisnis modern yang sukses menjalankan usahanya, karena
mampu membantu dalam pengembangan bisnis dan mengelola keunggulan kompetitif.
Sistem dan teknologi informasi juga diandalkan untuk meningkatkan efiektivitas dan
efisiensi proses-proses bisnis yang ada di organisasi, sehingga menjadi proses bisnis
unggulan (best practice), juga mampu memfasilitasi jajaran manajer dalam pengambilan
putusan dan kolaborasi antar bagian.
Sistem informasi mengintegrasikan sumber daya manusia, teknologi (hardware,
software dan jaringan komunikasi), sumber data serta kebijakan dan prosedur kerja, untuk
mengelola (menyimpan, mengakses kembali, mengubah dan menyebarluaskan) informasi
dalam sebuah organisasi.Sistem Informasi pada sebuah organisasi, dapat digolongkan
menjadi 2 jenis, yaitu sistem pendukung operasional (misalnya untuk mengefisienkan
taransaksi bisnis, mengendalikan proses industri, mendukung komunikasi dan kolaborasi)
dan sistem pendukung manajemen (misalnya untuk menyediakan laporan dan tampilan,
dukungan langsung pada proses pengambilan putusan).
Pengaruh teknologi informasi di era globalisasi tidak bisa dipungkiri adanya. Proses
globalisasi yang berjalan begitu cepatnya adalah karena adanya revolusi informasi. Hal
ini juga yang mempengaruhi cara berpikir (mindset) ataupun berperilaku (behaviour)
pada dunia bisnis dan organisasi. Sangat jelas bisa dilihat bahwa organisasi bisnis pun
bertumbuh kembang secara pesat dikarenakan teknologi paling baru yang diadopsi oleh
organisasi bisnis.
Saat ini sudah mulai banyak dari organisasi bisnis yang mengembangkan sistem
informasi yang terintegrasi. Sistem integrasi informasi ini jika diaplikasikan dengan baik,
maka akan dapat memberi dampak dan menghasilkan nilai tambah (added value) bagi
organisasi bisnis itu sendiri. Sistem informasi terintegrasi ini misalnya adalah sistem yang
banyak dikenal dengan istilah sistem Enterprise Resource Planning (ERP), dimana sistem
ini adalah suatu paket software yang terintegrasi dengan multi modul yang memang
dirancang dan dibuat untuk mengatasi serta mendukung berbagai fungsi bisnis dari suatu
perusahaan. Tujuannya adalah efisiensi dan efektifitas kerja bagi perusahaan ataupun
pelayanan terhadap konsumen.
Oleh karena itu perhatian terhadap pengaruh teknologi informasi ini terhadap aktifitas
dan perilaku organisasi perlu serius. Dan hal ini tentunya dimaksudkan untuk mendukung
penerapan sistem informasi agar dapat berjalan dengan baik dan selaras dengan apa yang
dibutuhkan oleh manajemen organisasi bisnis tersebut.
PERUBAHAN PERILAKU ORGANISASI DENGAN ADANYA
TEKNOLOGI INFORMASI
Implementasi dari teknologi informasi pada suatu organisasi bisnis mau tidak mau
akan membawa dampak terhadap perilaku organisasi. Berikut beberapa dampak teknologi
informasi pada organisasi bisnis.
Pemangkasan Hirarki
Hirarki organisasi menjadi lebih minim, artinya jalur komunikasi antara manajemen
tingkat atas dengan manajemen tingkat bawah akan menjadi lebih pendek. Dalam hal ini
dengan mengurangi middle management. Komunikasi antara pimpinan dan bawahan akan
lebih mudah sehingga kepercayaan antara pimpinan dan bawahan akan tercapai.
Hal ini dapat dicapai jika penerapan teknologi informasi dapat diterapkan dalam
organisasi tersebut. Sebagai contoh, misalkan seorang atasan ingin mengetahui progres
yang sudah dicapai pada proyek tertentu. Maka dengan menggunakan sistem informasi
yang terintegrasi, maka komunikasi akan berjalan lebih cepat melalui informasi data yang
disampaikan melalui sistem informasi tanpa harus menunggu bawahan atau penanggung
jawab proyek menghadap terlebih dahulu.
Mengurangi Pengawasan
Pemberian tugas secara langsung kepada bawahan, sehingga bawahan dapat terlatih
dengan baik dari sisi keterampilan atau mentalnya untuk dapat merumuskan masalah
secara sederhana dan sistematis, serta memiliki kemampuan menyelesaikan masalah
dengan baik.
Dengan adanya jalur komunikasi yang lebih pendek, maka setiap bawahan bisa
menuangkan ide-idenya melalui email, blog, situs, jejaring social, dan lain sebagainya.
Sehingga atasan dapat mengaksesnya sewaktu-waktu tanpa harus menunggu laporan dari
jajaran di bawahnya. Bagi pihak bawahan juga akan semakin termotivasi dan lebih
merasa percaya diri dalam menuangkan ide-ide segarnya.
Komunikasi Non-Fisik
Cara yang dilakukan untuk berkomunikasi pada organisasi konvensional salah satunya
adalah dengan melakukan pertemuan secara fisik. Hal ini terkadang menemui kendala
jika posisi atau lokasi dari masing-masing bagian dalam organisasi saling berjauhan.
Sehingga untuk hal-hal yang bersifat penting dan memerlukan penanganan cepat dalam
pengambilan keputusan, komunikasi yang memerlukan pertemuan secara fisik tentunya
akan menjadi penghambat.
Sistem informasi dan telekomunikasi yang diterapkan pada suatu organisasi bisnis
mampu mengatasi kendala ini. Sehingga tanpa harus bertemu fisik, setiap personal dalam
organisasi bisa berkomunikasi satu sama lain dengan tidak terikat jarak dan waktu.
Akomodasi Terhadap Perubahan
Dalam melakukan aktifitasnya, suatu organisasi bisnis tidak terlepas dari adanya
perubahan yang terjadi pada organisasi tersebut. Perubahan dalam organisasi bisa
disebabkan oleh factor internal maupun eksternal. Dengan adanya pembatasan gerak fisik
dikarenakan adanya pengaruh dari penerapan sistem informasi, maka organisasi akan
lebih mudah dalam mengakomodasi setiap perubahan dalam organisasi tersebut baik
secara struktural ataupun non-struktural.
Mudahnya pengakomodasian perubahan ini juga akan berimbas terhadap perilaku
kinerja organisasi tersebut. Di mana organisasi akan lebih reaktif dan proaktif dalam
menyikapi perubahan tersebut. Jalur lalu lintas data dan informasi yang sedemikian cepat
akan mempermudah terhadap pembagian informasi dan pengetahuan dalam perusahaan.
Sehingga jika terjadi perubahan terhadap perusahaan, maka seluruh pihak yang terkait
bisa dapat mengetahuinya dengan mudah dan lebih cepat dalam beradaptasi terhadap
perubahan tersebut.
Penerapan Teknologi Informasi (TI) dalam Organisasi Perusahaan
Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis
sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi
Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau
menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber dayayang
dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis TeknologiInformasi senantiasa
diselaraskan dengan Rencana Perusahaan, agarsetiap penerapan Teknologi Informasi
dapat memberikan nilai bagi Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur Teknologi
Informasi Perusahaan pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan
dikategorikan sebagai berikut :
Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang
ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan
lain-lain.
Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang
dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem
penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.
Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifikPerusahaan
terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan
Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.
Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen
yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang, hal inilah yang
kadang menjadi problematika tersendiri bagi departemen IT di perusahaan. Terkadang
banyak perusahaan memandang sebelah mata akan peran IT dalam menunjang proses di
Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan untuk
mengukur seberapa besar IT berperan atau ikut andil dalam memajukan perusahaan ?
Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara lain dalam
perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan kesehatan. Dan yang akan
dibahas disini adalah khusus penerapan Teknologi Infromasi dan Komunikasi dalam
Perusahaan.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para usahawan.
Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu
menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi
dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan
Enterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak
yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan, cara lama kebanyakan.
Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah dengan
mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut,
misalnya :
Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga
kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.
Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini akan
memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan IT hanya
butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan
mendapatkan penghematan sekian rupiah.
Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang
dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan
menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena
pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan kehilangan banyak order.
Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan
pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen dapat
melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.
Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan
sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak
manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus
berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.
Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik
tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT ini juga akan
dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya margin
perusahaan.
Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh IT maka Anda
dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang dihasilkan perusahaan Anda
sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan ke Rupiah, dan kemajuan-kemajuan yang
dicapai perusahaan anda dari penerapan IT ini, maka akan muncul angka yang cukup
signifikan.
Sistem Informasi secara umum mempunyai beebrapa peranan dalam perusahaan,
diantaranya sebagai berikut:
Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor keuangan. Pada
umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal
lain yang berada diluar control perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia
untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting,
financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain
harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula
menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.
Reduce costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan
biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap
profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang
ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
Eleminasi proses
Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan
atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk
menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.
Simplifikasi proses
Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat
disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi.
Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian
pelayanan order.
Integrasi proses
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi
satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan
kepuasan pelanggan juga).
Otomatisasi proses
Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi
informasi.
Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi
pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk
memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga
pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
Create new realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi
internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di
dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, ecustomer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam
menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus yang formal.
Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”, arsitektur aplikasi,
data, teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari standar pengembangan dan
pelaporan, semuanya disajikan dengan rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang
ada saat ini. Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan teknologi di perusahaan dan
tidak terkesan adanya aturan yang signifikan dalam menentukan strategi mana yang lebih
efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakan dengan mudah.
Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan
manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari perencanaan,
analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan sseperti ini IT memiliki
pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin
luasnya pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi pemisahan
antara IT dan Strategi kompetitif perusahaan, karena semua strategi kompetitif harus
memiliki IT sama halnya dengan memiliki marketing, produsen dan keuangan.
Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan keputusan
untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat dalam menentukan
tindakan untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan mendasar antara Strategi IT
dan perencanaan IT. Strategi IT merupakan kumpulan prioritas yang menguasai
pembuatan keputusan bagi user dan proses data profesional. Hal itu merupakan bentuk
aturan framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana
seorang eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada infrastruktur
IT.Perencanaan IT pada hal lain, memfokuskan pada pelaksanaan dari Strategi IT.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat
mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi
manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang
teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan
Startegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam
pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan
pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasi
untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif untuk
meningkatkan performa bisnis.
Strategi TI diperlukan untuk
Pengetahuan mengenai teknologi baru
Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis
Dibahas dalam diskusi perusahaan
Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis,
maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan
mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang
manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan
Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang mendukung
kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis,
peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak
manajemen SI/TI.
SI/TI sebagai Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan
teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk
menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan
teknologi dan sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem
informasi dalam organisasi itu sendiri.
IT mendukung perusahaan/organisasi di level
Strategik
Relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan
Taktis
Diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan
perubahan menuju sukses
Operasional
Proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja
Keterkaitan Bisnis dengan SI/TI
Kesesuaian TI dan Bisnis
Melakukan sinergi antara external dan internal domain
Pilihan strategis external harus selaras dengan pengaturan internal => umum
dalam bisnis
Domain TI:
Strategi untuk TI harus terlihat pada external domain: menentukan posisi/formula
perusahaan dalam pasaran produk TI
TI => enabler: menentukan atau membentuk strategi bisnis (tidak hanya berfungsi
sebagai response/support terhadap kebutuhan strategi bisnis).
Integrasi Fungsional TI bagi perusahaan:
Strategi bisnis dan strategi TI, pada tingkat eksekusi dan fungsional.
Operasional bisnis dan infrastruktur TI
Hubungan antara administrasi proses bisnis dan proses TI supaya eksekusi
strategi dapat dilaksanakan.
ARENS MARTIN LAY
1705552006
UNIVERSITAS UDAYANA
Penerapan Teknologi Informasi dalam Organisasi
Penerapan Sistem Informasi pada Organisasi BisnisInformation System for Busniess
Organization
Sistem Informasi, dengan dukungan teknologi informasi, telah menjadi komponen
penting dalam organisasi bisnis modern yang sukses menjalankan usahanya, karena
mampu membantu dalam pengembangan bisnis dan mengelola keunggulan kompetitif.
Sistem dan teknologi informasi juga diandalkan untuk meningkatkan efiektivitas dan
efisiensi proses-proses bisnis yang ada di organisasi, sehingga menjadi proses bisnis
unggulan (best practice), juga mampu memfasilitasi jajaran manajer dalam pengambilan
putusan dan kolaborasi antar bagian.
Sistem informasi mengintegrasikan sumber daya manusia, teknologi (hardware,
software dan jaringan komunikasi), sumber data serta kebijakan dan prosedur kerja, untuk
mengelola (menyimpan, mengakses kembali, mengubah dan menyebarluaskan) informasi
dalam sebuah organisasi.Sistem Informasi pada sebuah organisasi, dapat digolongkan
menjadi 2 jenis, yaitu sistem pendukung operasional (misalnya untuk mengefisienkan
taransaksi bisnis, mengendalikan proses industri, mendukung komunikasi dan kolaborasi)
dan sistem pendukung manajemen (misalnya untuk menyediakan laporan dan tampilan,
dukungan langsung pada proses pengambilan putusan).
Pengaruh teknologi informasi di era globalisasi tidak bisa dipungkiri adanya. Proses
globalisasi yang berjalan begitu cepatnya adalah karena adanya revolusi informasi. Hal
ini juga yang mempengaruhi cara berpikir (mindset) ataupun berperilaku (behaviour)
pada dunia bisnis dan organisasi. Sangat jelas bisa dilihat bahwa organisasi bisnis pun
bertumbuh kembang secara pesat dikarenakan teknologi paling baru yang diadopsi oleh
organisasi bisnis.
Saat ini sudah mulai banyak dari organisasi bisnis yang mengembangkan sistem
informasi yang terintegrasi. Sistem integrasi informasi ini jika diaplikasikan dengan baik,
maka akan dapat memberi dampak dan menghasilkan nilai tambah (added value) bagi
organisasi bisnis itu sendiri. Sistem informasi terintegrasi ini misalnya adalah sistem yang
banyak dikenal dengan istilah sistem Enterprise Resource Planning (ERP), dimana sistem
ini adalah suatu paket software yang terintegrasi dengan multi modul yang memang
dirancang dan dibuat untuk mengatasi serta mendukung berbagai fungsi bisnis dari suatu
perusahaan. Tujuannya adalah efisiensi dan efektifitas kerja bagi perusahaan ataupun
pelayanan terhadap konsumen.
Oleh karena itu perhatian terhadap pengaruh teknologi informasi ini terhadap aktifitas
dan perilaku organisasi perlu serius. Dan hal ini tentunya dimaksudkan untuk mendukung
penerapan sistem informasi agar dapat berjalan dengan baik dan selaras dengan apa yang
dibutuhkan oleh manajemen organisasi bisnis tersebut.
PERUBAHAN PERILAKU ORGANISASI DENGAN ADANYA
TEKNOLOGI INFORMASI
Implementasi dari teknologi informasi pada suatu organisasi bisnis mau tidak mau
akan membawa dampak terhadap perilaku organisasi. Berikut beberapa dampak teknologi
informasi pada organisasi bisnis.
Pemangkasan Hirarki
Hirarki organisasi menjadi lebih minim, artinya jalur komunikasi antara manajemen
tingkat atas dengan manajemen tingkat bawah akan menjadi lebih pendek. Dalam hal ini
dengan mengurangi middle management. Komunikasi antara pimpinan dan bawahan akan
lebih mudah sehingga kepercayaan antara pimpinan dan bawahan akan tercapai.
Hal ini dapat dicapai jika penerapan teknologi informasi dapat diterapkan dalam
organisasi tersebut. Sebagai contoh, misalkan seorang atasan ingin mengetahui progres
yang sudah dicapai pada proyek tertentu. Maka dengan menggunakan sistem informasi
yang terintegrasi, maka komunikasi akan berjalan lebih cepat melalui informasi data yang
disampaikan melalui sistem informasi tanpa harus menunggu bawahan atau penanggung
jawab proyek menghadap terlebih dahulu.
Mengurangi Pengawasan
Pemberian tugas secara langsung kepada bawahan, sehingga bawahan dapat terlatih
dengan baik dari sisi keterampilan atau mentalnya untuk dapat merumuskan masalah
secara sederhana dan sistematis, serta memiliki kemampuan menyelesaikan masalah
dengan baik.
Dengan adanya jalur komunikasi yang lebih pendek, maka setiap bawahan bisa
menuangkan ide-idenya melalui email, blog, situs, jejaring social, dan lain sebagainya.
Sehingga atasan dapat mengaksesnya sewaktu-waktu tanpa harus menunggu laporan dari
jajaran di bawahnya. Bagi pihak bawahan juga akan semakin termotivasi dan lebih
merasa percaya diri dalam menuangkan ide-ide segarnya.
Komunikasi Non-Fisik
Cara yang dilakukan untuk berkomunikasi pada organisasi konvensional salah satunya
adalah dengan melakukan pertemuan secara fisik. Hal ini terkadang menemui kendala
jika posisi atau lokasi dari masing-masing bagian dalam organisasi saling berjauhan.
Sehingga untuk hal-hal yang bersifat penting dan memerlukan penanganan cepat dalam
pengambilan keputusan, komunikasi yang memerlukan pertemuan secara fisik tentunya
akan menjadi penghambat.
Sistem informasi dan telekomunikasi yang diterapkan pada suatu organisasi bisnis
mampu mengatasi kendala ini. Sehingga tanpa harus bertemu fisik, setiap personal dalam
organisasi bisa berkomunikasi satu sama lain dengan tidak terikat jarak dan waktu.
Akomodasi Terhadap Perubahan
Dalam melakukan aktifitasnya, suatu organisasi bisnis tidak terlepas dari adanya
perubahan yang terjadi pada organisasi tersebut. Perubahan dalam organisasi bisa
disebabkan oleh factor internal maupun eksternal. Dengan adanya pembatasan gerak fisik
dikarenakan adanya pengaruh dari penerapan sistem informasi, maka organisasi akan
lebih mudah dalam mengakomodasi setiap perubahan dalam organisasi tersebut baik
secara struktural ataupun non-struktural.
Mudahnya pengakomodasian perubahan ini juga akan berimbas terhadap perilaku
kinerja organisasi tersebut. Di mana organisasi akan lebih reaktif dan proaktif dalam
menyikapi perubahan tersebut. Jalur lalu lintas data dan informasi yang sedemikian cepat
akan mempermudah terhadap pembagian informasi dan pengetahuan dalam perusahaan.
Sehingga jika terjadi perubahan terhadap perusahaan, maka seluruh pihak yang terkait
bisa dapat mengetahuinya dengan mudah dan lebih cepat dalam beradaptasi terhadap
perubahan tersebut.
Penerapan Teknologi Informasi (TI) dalam Organisasi Perusahaan
Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis
sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi
Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau
menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber dayayang
dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis TeknologiInformasi senantiasa
diselaraskan dengan Rencana Perusahaan, agarsetiap penerapan Teknologi Informasi
dapat memberikan nilai bagi Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur Teknologi
Informasi Perusahaan pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan
dikategorikan sebagai berikut :
Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang
ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan
lain-lain.
Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang
dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem
penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.
Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifikPerusahaan
terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan
Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.
Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen
yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang, hal inilah yang
kadang menjadi problematika tersendiri bagi departemen IT di perusahaan. Terkadang
banyak perusahaan memandang sebelah mata akan peran IT dalam menunjang proses di
Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan untuk
mengukur seberapa besar IT berperan atau ikut andil dalam memajukan perusahaan ?
Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara lain dalam
perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan kesehatan. Dan yang akan
dibahas disini adalah khusus penerapan Teknologi Infromasi dan Komunikasi dalam
Perusahaan.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para usahawan.
Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu
menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi
dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan
Enterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak
yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan, cara lama kebanyakan.
Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah dengan
mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut,
misalnya :
Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga
kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.
Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini akan
memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan IT hanya
butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan
mendapatkan penghematan sekian rupiah.
Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang
dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan
menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena
pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan kehilangan banyak order.
Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan
pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen dapat
melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.
Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan
sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak
manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus
berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.
Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik
tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT ini juga akan
dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya margin
perusahaan.
Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh IT maka Anda
dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang dihasilkan perusahaan Anda
sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan ke Rupiah, dan kemajuan-kemajuan yang
dicapai perusahaan anda dari penerapan IT ini, maka akan muncul angka yang cukup
signifikan.
Sistem Informasi secara umum mempunyai beebrapa peranan dalam perusahaan,
diantaranya sebagai berikut:
Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor keuangan. Pada
umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal
lain yang berada diluar control perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia
untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting,
financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain
harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula
menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.
Reduce costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan
biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap
profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang
ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
Eleminasi proses
Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan
atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk
menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.
Simplifikasi proses
Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat
disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi.
Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian
pelayanan order.
Integrasi proses
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi
satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan
kepuasan pelanggan juga).
Otomatisasi proses
Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi
informasi.
Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi
pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk
memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga
pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
Create new realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi
internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di
dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, ecustomer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam
menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus yang formal.
Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”, arsitektur aplikasi,
data, teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari standar pengembangan dan
pelaporan, semuanya disajikan dengan rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang
ada saat ini. Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan teknologi di perusahaan dan
tidak terkesan adanya aturan yang signifikan dalam menentukan strategi mana yang lebih
efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakan dengan mudah.
Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan
manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari perencanaan,
analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan sseperti ini IT memiliki
pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin
luasnya pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi pemisahan
antara IT dan Strategi kompetitif perusahaan, karena semua strategi kompetitif harus
memiliki IT sama halnya dengan memiliki marketing, produsen dan keuangan.
Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan keputusan
untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat dalam menentukan
tindakan untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan mendasar antara Strategi IT
dan perencanaan IT. Strategi IT merupakan kumpulan prioritas yang menguasai
pembuatan keputusan bagi user dan proses data profesional. Hal itu merupakan bentuk
aturan framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana
seorang eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada infrastruktur
IT.Perencanaan IT pada hal lain, memfokuskan pada pelaksanaan dari Strategi IT.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat
mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi
manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang
teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan
Startegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam
pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan
pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasi
untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif untuk
meningkatkan performa bisnis.
Strategi TI diperlukan untuk
Pengetahuan mengenai teknologi baru
Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis
Dibahas dalam diskusi perusahaan
Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis,
maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan
mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang
manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan
Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang mendukung
kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis,
peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak
manajemen SI/TI.
SI/TI sebagai Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan
teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk
menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan
teknologi dan sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem
informasi dalam organisasi itu sendiri.
IT mendukung perusahaan/organisasi di level
Strategik
Relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan
Taktis
Diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan
perubahan menuju sukses
Operasional
Proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja
Keterkaitan Bisnis dengan SI/TI
Kesesuaian TI dan Bisnis
Melakukan sinergi antara external dan internal domain
Pilihan strategis external harus selaras dengan pengaturan internal => umum
dalam bisnis
Domain TI:
Strategi untuk TI harus terlihat pada external domain: menentukan posisi/formula
perusahaan dalam pasaran produk TI
TI => enabler: menentukan atau membentuk strategi bisnis (tidak hanya berfungsi
sebagai response/support terhadap kebutuhan strategi bisnis).
Integrasi Fungsional TI bagi perusahaan:
Strategi bisnis dan strategi TI, pada tingkat eksekusi dan fungsional.
Operasional bisnis dan infrastruktur TI
Hubungan antara administrasi proses bisnis dan proses TI supaya eksekusi
strategi dapat dilaksanakan.