PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MA

PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MANAJEMEN
KANTOR

Latar Belakang
Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga
penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. Dalam perkantoran modern segala
kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan menggunakan alat-alat otomasi
perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer dengan berbagai software yang
dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi
yang memadai, kantor virtual, organisasi virtual, dan lain-lain.
Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam
menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam
kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi
tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari
waktu ke waktu informasi mengalami perkembanagan yang sangat cepat seiring
dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi
informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi
sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan
perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana
informasi yang memadai.

Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh
pelaku atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut ataupun berupa
informasi yang sifatnya untuk umum. Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat
pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara sumber-sumber informasi
dengan penerima informasi, maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan
informasi tersebur, yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen
Perkantoran. Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam perkantoran dan
merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya
aktifitas perkantoran. Berdasarkan pemaparan diatas kami tertarik untuk mengkaji
lebih dalam mengenai Pemanfaatan teknologi informasi pada suatu kantor.
Teknologi Informasi
Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan,
pemorosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka,

huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi
antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan infoemasi mengandalkan pada
kertas, artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau
disimpan, sedangkan sekarang, hal itu beralih kepada “impulses” elektrik yang
berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya

sekarang atu disket/floppy dapat memuat atau diisi sejumlah informasi dari satu buku
berukuran sedang. Tidak dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai
media penyajian informasi atau tukar menukar informasi antar manusia atau
oragnisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”).
Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat
dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan
penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang
bersangkutan. Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah:
“perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang
berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu
alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan
komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi
dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari
peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponenkomponen yang rumit.
3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang
radio.

Peranan Teknologi Informasi
Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh
yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan
mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat
membantu masing-masing pekerjaan kantor.
1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word
processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian suratsurat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.
Ada tiga jenis dasar word processor :
 Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word
processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri
atas keyboard , processor, memory,layar,dan printer.
 Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem,
terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan
komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan
pencetakan.
 Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program
pengolahan kata (a word-processing program).
Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :

 Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat,
dan sebagainya.
 Menambah kepuasan kerja
 Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
 Menghemat tenaga
 Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
 Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan
 Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputerkomputer lainnya.
Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.
 Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada
 Memerlukan pelatihan yang memadai

 Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar
 Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.
2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada
orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan
orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya
kemajuan teknologi modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi
semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal

dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti
hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara
penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang
radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan
dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandisandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat
dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi
informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam
telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.
3. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi,
pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat
elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik
utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain
atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik
penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi
disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk
ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.
4. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan

mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan
disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket,
CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada
penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada
gudang arsip dalam bentuk kertas.

Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran
Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada
beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:
1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)
 Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan
seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta
kehilangan kepuasan kerja.
 Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
 Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
 Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
 Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
 Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh
berbagai variasi peralatan yang tersedia.
 Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil

sekalipun.
2. Implikasi terhadap karyawan kantor
a. Keuntungan:
 Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
 Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.
 Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
 Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
 Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan
elektronik, programmer dan rekayasa software .
 Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.

 Lebih sedikit pekerjaan
b. Kerugian:
 Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.
 Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer , dan
sebagainya.
 Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh
mesin.
 Implikasi terhadap pemberi kerja.
 Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.

 Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.
 Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.
Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan atau kantor
dengan adanya teknologi perkantoran adalah :
 Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.
 Harga teknologi baru ini relatif murah.
 Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data didisk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .
 Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan
dicari secara cepat.
 Produktivitas meningkat secara cepat.
 Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk
berbagai keperluan.
 Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari
kantornya.
Otomatisasi Kantor

Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik
untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan
komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk
meningkatkan produktivitas.

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan
produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM
menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik
listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang
disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat
mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Para pengguna OA :
 Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan, terutama SDM.
 Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka
dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
 Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas
seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal
pertemuan.
 Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti
mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen,
dll.
Tujuan otomatisasi kantor
Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek

jarak dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor adalah:
1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu
dan mesin atau alat-alat kerja.
2. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
3. Meningkatkan produksi.
Aplikasi Otomatisasi Kantor

 Pengolahan Kata (word Processing).
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas
yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.
contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll
 Surat Elektronik (electronik mail).
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,
meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan
alat penyimpanan.
contoh: yahoo mail, google mail , dll.
 Voice Mail.
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk
digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
 Kalender Elektronik (electronik calendaring)

Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan
manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan,
membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal
keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang
memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
 Konfrensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio
diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan
konfrensi. Conference callmerupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih
digunakan.
 Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang
tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
 Konfrensi Komputer

Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah
masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
 Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran
komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada
pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah
masalah secara mudah dan cepat.
 Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang
tersimpan.
 Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat
baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh
printer laser.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor
1. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak
akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada
konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
3. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh
sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.

Kesimpulan
Sistem teknologi informasi adalah serangkaian proses untuk memperoleh, mengolah
dan mnyebarluaskan informasi dalam satu lingkungan system organisasi. Teknologi
imformasi sendiri dewasa ini sangat dibutuhkan dalam pengelolaan kantor yang
modern,bahkan bukan hanya dalam kantor saja,semua bidang sudah banyak
membutuhkan. Ada tiga komponen utama teknoloogi informasi, yaitu komputer,
mikro elektronik, dan telekomunikasi. Peran teknologi informasi dalam pekerjaan

kantor diantaranya sangat membantu dalam hal penanganan surat dan pembuatan
laporan, komunikasi perkantoran, pengiriman surat maupun tata laksana
arsip/filing. Oleh karena itu mau tidak mau teknologi informasi pasti berpengaruh
terhadap manajemen perkantoran, setidaknya pengaruh tersebut bisa terlihat secara
umum dari aspek sosial, ekonomi, dan lainnya, serta membawa dampak yabg positifd
maupun negatif terhadap karyawan kantor sendiri. Teknologi imformasi dalam
manajemen perkantoran erat kaitannya dengan otomatisasi kantor, pekerjaan kantor
yang mengalami otomatisasi dengan teknologi informasi diantaranya pengolahan kata
(word processing), surat elektronik (electronik mail), voice mail., kalender elektronik
(electronik calendaring), konfrensi audio. konfrensi video, konfrensi komputer,
transmisi faximile (facsimile transmission), dan juga desktop publishing.

Saran
Dari uraian pemaparan diatas, kami bisa memberikan saran sebagai berikut :
1. Kepada manajer kantor untuk lebih mengefektifkan penggunaan teknologi
informasi yang lebih efektif, karena penggunaan TI tergantung pada
penggunanya sendiri. TI akan sangat membantu dalam pekerjaan kantor dan
mengelola kantor secara lebih efektif dan efisien
2. Kepada para pengguna TI secara umum, untuk lebih bijak dalam menggunakan
TI, jadikan TI sebagai lahan potensial untuk bisa membangun kapasitas diri
yang lebih baik, bahkan untuk dewasa ini tidak ada hal yang tidak mungkin
dengan penggunaan TI.
3. Kepada para mahasiswa khususnya mahasiswa Administrasi P{endidikan untuk
lebih mengingkatkan lagi penguasaan dalam bidang teknologi informasi, hal ini
akan sangat berguna pada kompetensi diri secara baik sebagai bekal untuk
mengahadapi dunia kerja.