Peran Tata Usaha Dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Pada Balai Riset Dan Standardisasi Industri Medan (Baristand)
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat belakangan
ini, maka tata usaha memegang peranan penting pada setiap kantor instansi milik
pemerintahan maupun instansi milik swasta. Tata usaha merupakan pusat dari
seluruh kegiatan yang harus diarahkan pada tujuan pencapaian organisasi, dengan
demikian seluruh informasi dan instruksi yang diberikan dapat dijadikan suatu
pedoman unit-unit lainnya. Biasanya tata usaha memiliki ciri-ciri utama yang
bersifat pelayanan, merembes ke segenap bagian dalam organisasi dan
dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi. Penyelenggaraan tata usaha
yang baik juga turut membantu tugas-tugas seperti pengambilan keputusan,
penentuan kebijaksanaan serta penyelenggaraan pengawasan di dalam kantor
tersebut.
Seperti yang kita ketahui banyak kantor atau perusahaan yang memiliki
modal dan tenaga kerja yang lengkap tetapi tidak dapat mencapai tujuan yang
telah ditentukan. Hal ini dapat terjadi karena kurang baiknya penyelenggaraan tata
usaha pada kantor atau perusahaan tersebut. Oleh karena itu organisasi yang ingin
mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus menyelengarakan tata usaha
dengan sebaik-baiknya. Didalam organisasi tentu mempunyai segi ketatausahaan
seperti yang telah ditegaskan oleh Littlefield dan Peterson sebagai berikut :
1
2
“ Every job in organization today has some office or paper work aspects. In most
jobs, these aspects. In most jobs, these aspects are only incidental to the activity
of chief concern, which may be production, sales, finance, purchasing, personnel,
engineering, or one of many others. The papaerwork aspects must be managed,
nevertheless.”
( Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi
pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaanpekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat
berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik, atau salah
satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian, segi-segi pekerjaan
kertas itu harus di urus. )
Pengertian tata usaha itu sendiri menurut (The Liang Gie, 2010) adalah
kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan
sehingga dapat digunakan langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan
organisasi atau perusahaan yang bersangkutan dan dapat dipergunakan oleh siapa
saja yang membutuhkannya. Demikian besarnya Peranan tata usaha dalam setiap
organisasi sehingga personalia tata usaha diharapkan adalah seseorang yang
terampil, berpengalaman yang baik, cepat, tepat dan tanggap dalam penggunaan
peralatan-peralatan tata usaha
yang sudah dilengkapi dengan sebaik-baiknya
sesuai dengan perkembangan zaman dan teknologi yang canggih masa kini.
Begitu juga dengan kualitas pelayanan yang dihasilkan oleh perusahaan.
kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berpengaruh dengan produk dan
jasa, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan,
3
sehingga kualitas pelayanan dapat diartikan sebagai upaya pemenuhan kebutuhan
dan keinginan konsumen serta ketepatan penyampaiannya dalam mengimbangi
semua harapan konsumen (Tjiptono, 2007). Kualitas pelayanan dapat diketahui
dengan membandingkan persepsi para konsumen atas pelayanan yang nyatanya
mereka terima atau peroleh dengan pelayanan yang sesungguhnya mereka
harapkan. Begitu juga yang terjadi di kantor Balai Riset dan Standardisasi Industri
Medan (Baristand Industri Medan). Peran tata usaha yang ada seperti
menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan itu
adalah keterangan (information) dalam Baristand Industri Medan itu sendiri yang
sangat mempengaruhi Kualitas pelayanan yang dihasilkan seperti pelayanan
riset/litbang teknologi rekayasa produk peralatan pabrik dan mesin pengolah
kelapa sawit, riset/litbang teknologi rekayasa produk peralatan mesin pasca panen,
riset/litbang produk industri hasil pertanian, riset/litbang teknologi penanganan
dan pemanfaatan limbah industri, Penyebarluasan hasil litbang khususnya
teknologi tepat guna.
Oleh karena itu sudah sepantasnya dan selayaknya tata usaha ini
mendapatkan perhatian yang besar atau sepenuhnya dari pimpinan baik mengenai
personalia, tata kerja maupun perlengkapan untuk dapat mensukseskan
pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan dan bisa dicapai dengan
maksimal.
4
B. Perumusan Masalah
Sesuai dengan latar belakang masalah maka perumusan masalah yang
dimaksud adalah Bagaimana peranan tata usaha dalam meningkatkan kualitas
pelayanan pada Baristand Industri Medan?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian dalam penulisan tugas akhir ini adalah untuk
mengetahui peranan tata usaha dalam meningkatkan kualitas pelayanan pada
Baristand Industri Medan.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian antara lain:
1. Bagi Baristand Industri Medan
Sebagai masukan untuk perbaikan tentang peranan tata usaha dalam
meningkatkan kualitas pelayanan pada kantor Baristand Industri Medan,
sesuai dengan hasil dan analisa penulis sebagai bahan untuk kepentingan
paper ini.
2. Bagi Penulis
Penelitian ini merupakan suatu kesempatan bagi penulis untuk
menerapkan teori-teori yang penulis dapatkan baik dari bangku kuliah
maupun dari luar dan untuk memperdalam pengetahuan, khususnya
mengenai sistem tata usaha yang baik dalam meningkatkan kualitas
pelayanan sehingga penanganannya dapat lebih efektif dan efisien.
5
3. Bagi Pembaca
Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap
pembaca yang membaca hasil dari penelitian penulis.
E.
Sistematika Penelitian
Riset ini dilakukan oleh penulis pada Baristand Industri Medan Jalan
Sisingamangaraja No.24 dan dapat dilihat pada tabel 1.1 sebagai berikut:
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir
Minggu Ke
No
Kegiatan
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan
1
2
3
4
Sumber : Penulis (2015)
Pada kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan pengumpulan data
selama 4 minggu, dimulai tanggal 23 Februari sampai 22 Maret 2015 pada bagian
tata usaha kantor Baristand Industri Medan dimana pada minggu ke-1 (pertama)
dilakukan persiapan, pada minggu ke-2 (kedua) dan ke-3 (ketiga) dilakukan
pengumpulan data dan yang terakhir pada minggu ke-4 (keempat) dilakukan
penulisan tugas akhir.
6
F. Sistematika Pembahasan
Adapun Sistematika Penulisan dalam Tugas Akhir ini adalah :
BAB I. PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis akan membahas Latar Belakang Masalah, Tujuan dan
Manfaat Penulisan, Sistematika Penulisan dan Sistematika Penelitian.
BAB II. PROFIL PERUSAHAAN
Pada bab ini penulis akan membahas tentang Sejarah Ringkas Perusahaan,
Struktur Organisasi, Job Description, Visi dan Misi serta Arti Logo Perusahaan
pada Baristand Industri Medan.
BAB III. PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis akan membahas tentang Peranan Tata Usaha dalam
Meningkatkan Kualitas Pelayanan pada Baristand Industri Medan.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan Kesimpulan dan Saran atas Peran
Tata Usaha dalam Menigkatkan Kualitas Pelayanan pada Baristand Industri
Medan
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat belakangan
ini, maka tata usaha memegang peranan penting pada setiap kantor instansi milik
pemerintahan maupun instansi milik swasta. Tata usaha merupakan pusat dari
seluruh kegiatan yang harus diarahkan pada tujuan pencapaian organisasi, dengan
demikian seluruh informasi dan instruksi yang diberikan dapat dijadikan suatu
pedoman unit-unit lainnya. Biasanya tata usaha memiliki ciri-ciri utama yang
bersifat pelayanan, merembes ke segenap bagian dalam organisasi dan
dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi. Penyelenggaraan tata usaha
yang baik juga turut membantu tugas-tugas seperti pengambilan keputusan,
penentuan kebijaksanaan serta penyelenggaraan pengawasan di dalam kantor
tersebut.
Seperti yang kita ketahui banyak kantor atau perusahaan yang memiliki
modal dan tenaga kerja yang lengkap tetapi tidak dapat mencapai tujuan yang
telah ditentukan. Hal ini dapat terjadi karena kurang baiknya penyelenggaraan tata
usaha pada kantor atau perusahaan tersebut. Oleh karena itu organisasi yang ingin
mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus menyelengarakan tata usaha
dengan sebaik-baiknya. Didalam organisasi tentu mempunyai segi ketatausahaan
seperti yang telah ditegaskan oleh Littlefield dan Peterson sebagai berikut :
1
2
“ Every job in organization today has some office or paper work aspects. In most
jobs, these aspects. In most jobs, these aspects are only incidental to the activity
of chief concern, which may be production, sales, finance, purchasing, personnel,
engineering, or one of many others. The papaerwork aspects must be managed,
nevertheless.”
( Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi
pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaanpekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat
berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik, atau salah
satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian, segi-segi pekerjaan
kertas itu harus di urus. )
Pengertian tata usaha itu sendiri menurut (The Liang Gie, 2010) adalah
kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan
sehingga dapat digunakan langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan
organisasi atau perusahaan yang bersangkutan dan dapat dipergunakan oleh siapa
saja yang membutuhkannya. Demikian besarnya Peranan tata usaha dalam setiap
organisasi sehingga personalia tata usaha diharapkan adalah seseorang yang
terampil, berpengalaman yang baik, cepat, tepat dan tanggap dalam penggunaan
peralatan-peralatan tata usaha
yang sudah dilengkapi dengan sebaik-baiknya
sesuai dengan perkembangan zaman dan teknologi yang canggih masa kini.
Begitu juga dengan kualitas pelayanan yang dihasilkan oleh perusahaan.
kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berpengaruh dengan produk dan
jasa, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan,
3
sehingga kualitas pelayanan dapat diartikan sebagai upaya pemenuhan kebutuhan
dan keinginan konsumen serta ketepatan penyampaiannya dalam mengimbangi
semua harapan konsumen (Tjiptono, 2007). Kualitas pelayanan dapat diketahui
dengan membandingkan persepsi para konsumen atas pelayanan yang nyatanya
mereka terima atau peroleh dengan pelayanan yang sesungguhnya mereka
harapkan. Begitu juga yang terjadi di kantor Balai Riset dan Standardisasi Industri
Medan (Baristand Industri Medan). Peran tata usaha yang ada seperti
menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan itu
adalah keterangan (information) dalam Baristand Industri Medan itu sendiri yang
sangat mempengaruhi Kualitas pelayanan yang dihasilkan seperti pelayanan
riset/litbang teknologi rekayasa produk peralatan pabrik dan mesin pengolah
kelapa sawit, riset/litbang teknologi rekayasa produk peralatan mesin pasca panen,
riset/litbang produk industri hasil pertanian, riset/litbang teknologi penanganan
dan pemanfaatan limbah industri, Penyebarluasan hasil litbang khususnya
teknologi tepat guna.
Oleh karena itu sudah sepantasnya dan selayaknya tata usaha ini
mendapatkan perhatian yang besar atau sepenuhnya dari pimpinan baik mengenai
personalia, tata kerja maupun perlengkapan untuk dapat mensukseskan
pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan dan bisa dicapai dengan
maksimal.
4
B. Perumusan Masalah
Sesuai dengan latar belakang masalah maka perumusan masalah yang
dimaksud adalah Bagaimana peranan tata usaha dalam meningkatkan kualitas
pelayanan pada Baristand Industri Medan?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian dalam penulisan tugas akhir ini adalah untuk
mengetahui peranan tata usaha dalam meningkatkan kualitas pelayanan pada
Baristand Industri Medan.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian antara lain:
1. Bagi Baristand Industri Medan
Sebagai masukan untuk perbaikan tentang peranan tata usaha dalam
meningkatkan kualitas pelayanan pada kantor Baristand Industri Medan,
sesuai dengan hasil dan analisa penulis sebagai bahan untuk kepentingan
paper ini.
2. Bagi Penulis
Penelitian ini merupakan suatu kesempatan bagi penulis untuk
menerapkan teori-teori yang penulis dapatkan baik dari bangku kuliah
maupun dari luar dan untuk memperdalam pengetahuan, khususnya
mengenai sistem tata usaha yang baik dalam meningkatkan kualitas
pelayanan sehingga penanganannya dapat lebih efektif dan efisien.
5
3. Bagi Pembaca
Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap
pembaca yang membaca hasil dari penelitian penulis.
E.
Sistematika Penelitian
Riset ini dilakukan oleh penulis pada Baristand Industri Medan Jalan
Sisingamangaraja No.24 dan dapat dilihat pada tabel 1.1 sebagai berikut:
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir
Minggu Ke
No
Kegiatan
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan
1
2
3
4
Sumber : Penulis (2015)
Pada kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan pengumpulan data
selama 4 minggu, dimulai tanggal 23 Februari sampai 22 Maret 2015 pada bagian
tata usaha kantor Baristand Industri Medan dimana pada minggu ke-1 (pertama)
dilakukan persiapan, pada minggu ke-2 (kedua) dan ke-3 (ketiga) dilakukan
pengumpulan data dan yang terakhir pada minggu ke-4 (keempat) dilakukan
penulisan tugas akhir.
6
F. Sistematika Pembahasan
Adapun Sistematika Penulisan dalam Tugas Akhir ini adalah :
BAB I. PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis akan membahas Latar Belakang Masalah, Tujuan dan
Manfaat Penulisan, Sistematika Penulisan dan Sistematika Penelitian.
BAB II. PROFIL PERUSAHAAN
Pada bab ini penulis akan membahas tentang Sejarah Ringkas Perusahaan,
Struktur Organisasi, Job Description, Visi dan Misi serta Arti Logo Perusahaan
pada Baristand Industri Medan.
BAB III. PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis akan membahas tentang Peranan Tata Usaha dalam
Meningkatkan Kualitas Pelayanan pada Baristand Industri Medan.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan Kesimpulan dan Saran atas Peran
Tata Usaha dalam Menigkatkan Kualitas Pelayanan pada Baristand Industri
Medan