Peranan Sekretaris Terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset Dan Standardisasi Industri Medan (Baristand)
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama
kegiatan administrasi. Hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam
prakteknya cukup berat. Pada setiap pekerjaan atasan yang berhubungan dengan
kegiatan mencapai tujuan perusahaan, seorang sekretaris harus mampu membantu
pimpinan. Hal ini menunjukkan bahwa pekerjaan sekretaris adalah membuat
pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efisien dan
efektif. Seorang sekretaris tidak hanya berperanan terhadap pimpinan, melainkan
terhadap bawahan juga. Seorang sekretaris harus mampu sebagai mediator antara
bawahan atau karyawan dengan pimpinan dan membantu atau memfasilitasi
bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan. Seorang sekretaris harus
mampu berkomunikasi dan bekerjasama dalam organisasi, artinya diperlukan
human relation. Peran sekretaris dalam human relation sangat penting.Tidak saja
dalam pengertian hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan, tetapi juga
termasuk hubungan informal atau hubungan kemanusiaan antara pimpinan dan
bawahan dalam menciptakan suasana kerja yang kondusif.
Untuk menciptakan koordinasi kerja perlu wadah yang merupakan alat
pemersatu yaitu struktur organisasi. Di dalam struktur organisasi terdapat garis
hubungan antara atasan dan bawahan mengenai hubungan tugas, wewenang dan
1
2
tanggung jawab setiap bagian. Pembagian ini menciptakan kebutuhan koordinasi
antara aktivitas – aktivitas yang akan dilakukan.
Berdasarkan uraian ini, penulis ingin melihat dan mengetahui peran dan
komunikasi terhadap koordinasi dalam menunjang kelancaran pekerjaan kantor.
Untuk itu penulis mengambil judul Tugas Akhir ini adalah “ Peranan Sekretaris
Terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan
(BARISTAND)”.
B. Perumusan Masalah
Sesuai dengan masalah yang diteliti penulis maka rumusan masalah yang
dimaksud adalah bagaimana Peranan Sekretaris Terhadap Koordinasi Kerja
Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND) ?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan penelitian dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk
mengetahui Peranan Sekretaris Terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset dan
Standardisasi Industri Medan (BARISTAND).
Adapun manfaat penelitian antara lain:
1. Bagi Kantor/Perusahaan
Sebagai masukan untuk perbaikan Peran Sekretaris terhadap Koordinasi
Kerja pada kantor Baristand Industri Medan.
3
2. Bagi Penulis
Untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan penulis tentang
bagaimana Peran Sekretaris terhadap Koordinasi Kerja yang baik.
3. Bagi Pihak yang Berkepentingan
Sebagai bahan untuk menambah pengawasan dan pengetahuan pembaca.
D. Metode Penelitian
Penelitian diartikan sebagai kegiatan pengumpulan data untuk menemukan
kebenaran secara ilmiah dalam penulisan Tugas Akhir ini.
1. Lokasi Penelitian
Untuk memperoleh data penulis melakukan observasi pada kantor
Baristand Industri Medan Jalan Sisingamangaraja No. 24 Medan.
2. Jenis Data
a. Data Primer
Data Primer adalah data yang diperoleh langsung dari
lapangan yaitu kantor Baristand Industri Medan menyangkut
interview atau wawancara dan observasi atau penelitian lapangan.
b. Data Sekunder
Data Sekunder yang diambil dari buku literature tulisantulisan serta hasil-hasil kuliah yang berhubungan dengan topik
yang dibahas.
4
3. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu
sebagai berikut:
a. Interview (wawancara) yaitu merupakan teknik pengumpulan data
dengan mewawancarai langsung (responden).
b. Observation (penelitian lapangan) yaitu merupakan teknik
pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan di
lapangan.
4. Metode Analisis
a. Metode
Deskriptif,
yaitu
cara
menganalisis,
menafsirkan,
mengklasifikasi, dan menginterpretasi data sehingga dapat
memberikan gambaran mengenai keadaan permasalahan yang
diteliti.
b. Metode Deduktif, yaitu bagaimana cara mengambil kesimpulan
yang berlaku umum berdasarkan teori yang diterima secara umum
sebagai suatu kebenaran.
E. Sistematika Penelitian dan Jadwal Penelitian
Untuk pengumpulan dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian
dilakukan pada Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) di Jalan
Sisingamangaraja nomor 24 Medan, lebih tepatnya di depan makam pahlawan, di
samping Jalan Armada.
Persiapan Tugas Akhir di mulai dari tanggal 17 April 2015, sejak
disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Program Studi Diploma III Kesekretariatan.
5
Pada tahap pengumpulan data penulis melakukan observasi/survei yang
dilaksanakan pada tanggal 31 Maret – 07 April 2015. Pada tahap ini penulis
melakukan wawancara pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan
Industri Medan mengenai topik yang akan di bahas. Setelah melakukan
observasi/survei, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas
dalam bentuk Tugas Akhir.
Dalam penulisan, penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar
penulisan Tugas Akhir sesuai dengan judul dan materi pembahasan.
Untuk lebih jelasnya jadwal penelitian ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 :
NO
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Depresiasi Tugas Akhir
April
Mei
KEGIATAN
III
IV
V
I
II
1
Persiapan
2
Pengumpulan
III
Data
3
Penulisan
Sumber : Penulis (2015)
F. Sistematika Pembahasan
Tugas Akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas
beberapa sub bab antara lain :
6
BAB I
: PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang, Perumusan Masalah, Tujuan
Penelitian,
Manfaat
Penelitian,
Sistematika
Penelitian
dan
Sistematika
Pembahasan.
BAB II
: PROFIL INSTANSI
Bab ini berisikan Sejarah singkat Balai Riset Standarisasi dan
Industri Medan, Struktur Organisasi, Job Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja
Kegiatan terkini, dan Rencana Kegiatan.
BAB III
: PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan yang
berkaitan dengan fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal.
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
penelitian yang dilakukan di bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan
Industri Medan dan beberapa saran yang diharapkan bermanfaat dikemudian hari.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama
kegiatan administrasi. Hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam
prakteknya cukup berat. Pada setiap pekerjaan atasan yang berhubungan dengan
kegiatan mencapai tujuan perusahaan, seorang sekretaris harus mampu membantu
pimpinan. Hal ini menunjukkan bahwa pekerjaan sekretaris adalah membuat
pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efisien dan
efektif. Seorang sekretaris tidak hanya berperanan terhadap pimpinan, melainkan
terhadap bawahan juga. Seorang sekretaris harus mampu sebagai mediator antara
bawahan atau karyawan dengan pimpinan dan membantu atau memfasilitasi
bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan. Seorang sekretaris harus
mampu berkomunikasi dan bekerjasama dalam organisasi, artinya diperlukan
human relation. Peran sekretaris dalam human relation sangat penting.Tidak saja
dalam pengertian hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan, tetapi juga
termasuk hubungan informal atau hubungan kemanusiaan antara pimpinan dan
bawahan dalam menciptakan suasana kerja yang kondusif.
Untuk menciptakan koordinasi kerja perlu wadah yang merupakan alat
pemersatu yaitu struktur organisasi. Di dalam struktur organisasi terdapat garis
hubungan antara atasan dan bawahan mengenai hubungan tugas, wewenang dan
1
2
tanggung jawab setiap bagian. Pembagian ini menciptakan kebutuhan koordinasi
antara aktivitas – aktivitas yang akan dilakukan.
Berdasarkan uraian ini, penulis ingin melihat dan mengetahui peran dan
komunikasi terhadap koordinasi dalam menunjang kelancaran pekerjaan kantor.
Untuk itu penulis mengambil judul Tugas Akhir ini adalah “ Peranan Sekretaris
Terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan
(BARISTAND)”.
B. Perumusan Masalah
Sesuai dengan masalah yang diteliti penulis maka rumusan masalah yang
dimaksud adalah bagaimana Peranan Sekretaris Terhadap Koordinasi Kerja
Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND) ?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan penelitian dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk
mengetahui Peranan Sekretaris Terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset dan
Standardisasi Industri Medan (BARISTAND).
Adapun manfaat penelitian antara lain:
1. Bagi Kantor/Perusahaan
Sebagai masukan untuk perbaikan Peran Sekretaris terhadap Koordinasi
Kerja pada kantor Baristand Industri Medan.
3
2. Bagi Penulis
Untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan penulis tentang
bagaimana Peran Sekretaris terhadap Koordinasi Kerja yang baik.
3. Bagi Pihak yang Berkepentingan
Sebagai bahan untuk menambah pengawasan dan pengetahuan pembaca.
D. Metode Penelitian
Penelitian diartikan sebagai kegiatan pengumpulan data untuk menemukan
kebenaran secara ilmiah dalam penulisan Tugas Akhir ini.
1. Lokasi Penelitian
Untuk memperoleh data penulis melakukan observasi pada kantor
Baristand Industri Medan Jalan Sisingamangaraja No. 24 Medan.
2. Jenis Data
a. Data Primer
Data Primer adalah data yang diperoleh langsung dari
lapangan yaitu kantor Baristand Industri Medan menyangkut
interview atau wawancara dan observasi atau penelitian lapangan.
b. Data Sekunder
Data Sekunder yang diambil dari buku literature tulisantulisan serta hasil-hasil kuliah yang berhubungan dengan topik
yang dibahas.
4
3. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu
sebagai berikut:
a. Interview (wawancara) yaitu merupakan teknik pengumpulan data
dengan mewawancarai langsung (responden).
b. Observation (penelitian lapangan) yaitu merupakan teknik
pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan di
lapangan.
4. Metode Analisis
a. Metode
Deskriptif,
yaitu
cara
menganalisis,
menafsirkan,
mengklasifikasi, dan menginterpretasi data sehingga dapat
memberikan gambaran mengenai keadaan permasalahan yang
diteliti.
b. Metode Deduktif, yaitu bagaimana cara mengambil kesimpulan
yang berlaku umum berdasarkan teori yang diterima secara umum
sebagai suatu kebenaran.
E. Sistematika Penelitian dan Jadwal Penelitian
Untuk pengumpulan dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian
dilakukan pada Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) di Jalan
Sisingamangaraja nomor 24 Medan, lebih tepatnya di depan makam pahlawan, di
samping Jalan Armada.
Persiapan Tugas Akhir di mulai dari tanggal 17 April 2015, sejak
disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Program Studi Diploma III Kesekretariatan.
5
Pada tahap pengumpulan data penulis melakukan observasi/survei yang
dilaksanakan pada tanggal 31 Maret – 07 April 2015. Pada tahap ini penulis
melakukan wawancara pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan
Industri Medan mengenai topik yang akan di bahas. Setelah melakukan
observasi/survei, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas
dalam bentuk Tugas Akhir.
Dalam penulisan, penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar
penulisan Tugas Akhir sesuai dengan judul dan materi pembahasan.
Untuk lebih jelasnya jadwal penelitian ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 :
NO
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Depresiasi Tugas Akhir
April
Mei
KEGIATAN
III
IV
V
I
II
1
Persiapan
2
Pengumpulan
III
Data
3
Penulisan
Sumber : Penulis (2015)
F. Sistematika Pembahasan
Tugas Akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas
beberapa sub bab antara lain :
6
BAB I
: PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang, Perumusan Masalah, Tujuan
Penelitian,
Manfaat
Penelitian,
Sistematika
Penelitian
dan
Sistematika
Pembahasan.
BAB II
: PROFIL INSTANSI
Bab ini berisikan Sejarah singkat Balai Riset Standarisasi dan
Industri Medan, Struktur Organisasi, Job Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja
Kegiatan terkini, dan Rencana Kegiatan.
BAB III
: PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan yang
berkaitan dengan fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal.
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
penelitian yang dilakukan di bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan
Industri Medan dan beberapa saran yang diharapkan bermanfaat dikemudian hari.