SISTEM INFORMASI "GAJAHMUNGKUR TOP" DALAM PELAYANAN PUBLIK
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
I. JUDUL
SISTEM INFORMASI “GAJAHMUNGKUR TOP” DALAM PELAYANAN PUBLIK
PADA KECAMATAN GAJAHMUNGKUR KOTA SEMARANG
Deskripsi
Pengertian sistem informasi menurut John F. Nash
Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media,
prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting,
proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai
intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat
Pengertian sistem informasi menurut Henry Lucas
Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur prosedur yang diorganisasikan,
bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan
keputusan dan pengendalian di dalam. (dalam Dimas OSD, Kompasiana, 2013 )
Komponen sistem informasi
1. Komponen Input
Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi.
2. Komponen Model
Kombinasi prosedur,logika,dan model matematika yang memproses data yang
tersimpan di basis data dengan cara yang sudah di tentukan untuk menghasilkan
keluaran yang diinginkan.
3. Komponen Output
Output informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua
tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Komponen Teknologi
Teknologi merupakan alat dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk
menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan
dan mengirimkan output dan memantu pengendalian sistem.
1
5. komponen basis data
Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan didlm komputer
denganmenggunakan softwre database.
6. Komponen Kontrol
Pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gagguan terhadap sistem
informasi.
Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Kecamatan Gajahmungkur Kota
Semarang terkait system informasi dalam pelayanan publik, antara lain :
1. Data belum keseluruhan masuk dalam system informasi elektronik ;
2. Output informasi yang belum terintegrasi sehingga belum dapat dimanfaatkan secara
terpadu oleh public
3. Komponen teknologi belum diterapkan secara utuh dalam penyampaian informasi
4. Basis data belum terintegrasi mulai dari kelurahan ke kecamatan, sehingga masih
menggunakan system manual.
Dalam rangka mengatasi permasalahan tersebut, penulis selaku Sekretaris
Kecamatan Gajahmungkur Kota Semarang mempunyai terobosan untuk membangun
program system informasi yang kami beri nama Sistem Informasi “ GAJAHMUNGKUR
TOP”, yang merupakan kepanjangan dari Gajahmungkur Transparan, Obyektif dan
Profesional. Dengan adanya sistem informasi tersebut maka segala data dan informasi
tentang data statis dan data dinamis dapat dilihat secara cepat dan akurat pada system
informasi tersebut serta menghindari resiko hilangnya atau rusaknya file data
yang
sebelumnya disimpan secara manual.
II. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
Salah satu unsur pendukung pelaksanaan fungsi manajemen adalah sebuah
organisasi, keakuratan data dan kelancaran informasi yang disampaikan dalam organisasi
tersebut. Sistem informasi di pemerintahan/perusahaan adalah untuk kelancaran tugas
organisasi, kelancaran aktifitas administrasi dan menjadi unsur pendukung pelaksanaan
fungsi dari manajemen sebuah organisasi. Pemanfaatan teknologi informasi dapat
menghasilkan efisiensi dalam berbagai aspek pengelolaan informasi yang ditunjukkan oleh
kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi
(validitas) yang dihasilkan. Hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras
2
komputer (hardware), program aplikasi pendukung (software), perangkat komunikasi dan
internet sebagai sarana pengelolaan informasi
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dewasa ini sudah
berkembang pesat. Indonesia merupakan salah satu negara berkembang dimana banyak
terdapat perusahaan kecil, menengah, dan besar yang mebutuhkan teknologi informasi
yang dapat menangani permasalahan dan kegiatan administrasi yang sangat kompleks.
Pemanfaatan TIK tidak hanya dibutuhkan pada perusahaan saja, melainkan sangat
berguna untuk badan atau organisasi milik negara yang dapat menunjang proses kegiatan
yang terjadi didalamnya. Banyak hal yang bisa dirasakan oleh perusahaan atau organisasi
jika memanfaatkan TIK seperti halnya kegiatan administrasi bisa berjalan efektif dan
efisien, paperless office, lebih mudah dalam pencarian maupun proses manipulasi data
dan masih banyak lagi.
Namun, tidak semua instansi maupun organisasi memanfaatkan TIK khususnya
dalam bidang teknologi informasi dalam proses kegiatannya. Hal tersebut terjadi karena
beberapa faktor, antara lain perusahaan atau organisasi tersebut tidak memerlukan sistem
informasi dikarenakan kegiatan administrasi dan karyawannya masih dalam skala kecil
serta skill karyawan masih lemah, kurang pekanya pelaku bisnis, pegawai maupun
pemimpin akan kemajuan sistem informasi maupun kegiatan administrasi masih bisa
ditangani secara manual oleh perusahaan atau organisasi tersebut.
Dalam instansi pemerintahan, system informasi merupakan salah satu faktor
pendukung yang vital dalam pelaksanaan pelayanan terhadap pegawai dan masyarakat.
Dengan adanya dukungan program system informasi yang baik maka mutu pelayanan
yang diberikan petugas akan dapat meningkat dikarenakan keakuratan data, ketepatan
dan kecepatan pelayanan serta kenyamanan masyarakat yang mendapatkan pelayanan
Dasar sistem informasi yang dilaksanakan adalah Peraturan Walikota Semarang
Nomor 35 Tahun 2017 Tentang Pedoman Pengelolaan Informasi Dan Dokumentasi Publik
Di Lingkungan Pemerintah Kota Semarang , Peraturan Walikota Semarang Nomor 40
Tahun 2017 Tentang Sistem Pengelolaan Data Terpadu Daerah, Nota Kesepahaman
antara Pemerrintah Kota Semarang dengan PT (Persero) Telekomunikasi Indonesia, Tbk,
Tentang Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Mewujudkan Program
Digital Government Services Melalui Smart City di Wilayah Kota Semarang
Kecamatan Gajahmungkur merupakan salah satu Kecamatan yang ada di Kota
Semarang yang mempunyai luas wilayah sebesar 854,98 Ha yang terdiri dari 51 RW dan
343 RT serta memiliki jumlah penduduk sebesar 59.566 terdiri dari 29.354 Laki-Laki dan
3
30.212 perempuan yang yang terbagi dalam 15.076 KK. Adapun batas wilayah Kelurahan
Mugassari adalah sebagai berikut.
a. Sebelah utara
: Kecamatan Semarang Selatan
b. Sebelah Selatan
: Kecamatan Banyumanik dan Kecamatan Gunungpati
c. Sebelah Barat
: Kecamatan Semarang Barat
d. Sebelah Timur
: Kecamatan Candisari
Secara administratif Kecamatan Gajahmungkur terbagi menjadi 8 (delapan)
Kelurahan. sebagai berikut :
1. Kelurahan Sampangan
2. Kelurahan Bendan Ngisor
3. Kelurahan Bendan Duwur
4. Keluranan Karangrejo
5. Kelurahan Gajahmungkur
6. Kelurahan Lempongsari
7. Kelurahan Petompon
8. Kelurahan Bendungan
Dalam rangka melaksanakan pelayanan prima kepada masyarakat, Kecamatan
Gajahmungkurmempunyai visi dan misi yang menyatu dengan Visi dan Misi Kota
Semarang. Adapun visi dan misi Kota Semarang 2016 - 2021 tersebut adalah sebagai
berikut.
VISI :
“ Semarang Kota Perdagangan dan Jasa yang Hebat menuju Masyarakat Semakin
Sejahtera “
MISI :
1. Mewujudkan Kehidupan Masyarakat yang Berbudaya dan Berkualitas
2. Mewujudkan Pemerintahan yang Semakin Handal untuk meningkatkan Pelayanan
Publik
3. Mewujudkan Kota Metropolitan yang Dinamis dan Berwawasan Lingkungan
4. Memperkuat Ekonomi Kerakyatan Berbasis Keunggulan Lokal dan membangun Iklim
Usaha yang Kondusif
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Organisasi Perangkat Daerah Kecamatan
Gajahmungkur didukung unsur staf yang memiliki kualifikasi Sumber Daya Manusia yang
cukup memadai. Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) Organisasi Perangkat Daerah
Kecamatan Gajahmungkur terdiri dari :
4
a. Camat
b. Sekretaris Kecamatan
c. Sekretariat, terdiri atas :
1. Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Keuangan, dan
2. Subbagian Umum dan Kepegawaian
d. Seksi Pemerintahan
e. Seksi Pembangunan
f. Seksi Kesejahteraan Sosial
g. Seksi Pelayanan Publik
h. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum
Berdasarkan Peraturan Walikota Semarang Nomor 90 Tahun 2016 tentang
Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Kecamatan dan
Kelurahan Kota Semarang, Sekretaris Kecamatan mempunyai tugas : merencanakan,
mengkoordinasikan dan mensinkronisasikan, membina, mengawasi dan mengendalikan
serta
mengevaluasi
pelaksanaan
tugas
sekretariat,
Seksi
Pemerintahan,
Seksi
Pembangunan, Seksi Kesejahteraan Sosial, Seksi Pelayanan Publik dan Seksi
Ketentraman dan Ketertiban Umum.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana tersebut di atas, maka Sekretariat
mempunyai fungsi :
a. Perencanaan program, kegiatan dan anggaran ;
b. Pendistribusian tugas kepada bawahan ;
c. Pemberian petunjuk kepada bawahan ;
d. Penyeliaan tugas bawahan dalam lingkup tanggungjawabnya ;
e. Pelaksanaan kegiatan penyusunan Sasaran Kerja Pegawai ;
f. Pengkoordinasian tugas-tugas secretariat, Seksi Pemerintahan, Seksi Pembangunan,
Seksi Kesejahteraan Sosial, Seksi Pelayanan Publik dan Seksi Ketentraman dan
Ketertiban Umum ;
g. Pelaksanaan koordinasi dengan perangkat daerah lainnya dan instansi terkait ;
h. Pelaksanaan kegiatan penyusunan kebijakan di sub bagian perencanaan, evaluasi dan
keuangan, dan sub bagian umum dan kepegawaian ;
i. Pelaksanaan kegiatan Penyusunan Rencana Strategis, Rencana Kerja dan Rencana
Kinerja Tahunan ;
j. Pelaksanaan koordinasi dan verifikasi penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran
dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran Kecamatan ;
5
k. Pelaksanaan kegiatan fasilitasi Reformasi Birokrasi Kecamatan ;
l. Pelaksanaan kegiatan penyusunan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
Kecamatan ;
m. Pelaksanaan kegiatan penyusunan bahan Laporan Keterangan Pertanggungjawaban
Walikota ;
n. Pelaksanaan kegiatan penyusunan bahan Laporan Penyelenggaraan Pemerintah
Daerah ;
o. Pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan penatausahaan keuangan Kecamatan ;
p. Pelaksanaan pengelolaan gaji dan tunjangan di lingkungan Kecamatan ;
q. Pelaksanaan
tata
kelola
persuratan,
kearsipan,
kepustakaan,
dokumentasi,
keprotokolan dan kehumasan kecamatan ;
r. Pelaksanaan penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik ;
s. Pelaksanaan penyediaan akomodasi dan jamuan rapat/ pertemuan, dan kunjungan
tamu di lingkungan Kecamatan ;
t. Pelaksanaan kegiatan pengadaan peralatan gedung kantor, barang inventaris dan
pemeliharaan prasarana dan sarana kantor ;
u. Pelaksanaan penatausahaan barang pakai habis dan barang inventaris ;
v. Pelaksanaan pengelolaan kepegawaian di lingkungan kecamatan ;
w. Pelaksanaan pengelolaan sistem informasi dan komunikasi kecamatan ;
x. Pelaksanaan penyusunan dan pelayanan data dan informasi di kecamatan ;
y. Pelaksanaan penilaian kinerja pegawai dalam lingkup tanggung jawabnya ;
z. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi program dan kegiatan ;
aa. Pelaksanaan penyusunan laporan program dan kegiatan ; dan
bb. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai tugas dan fungsinya.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya maka dukungan pengelolaan sistem
informasi yang baik adalah salah satu faktor penting untuk meningkatkan kinerja pegawai.
Beberapa pekerjaan yang ada dalam Sistem informasi
adalah pengelolaan data dan
informasi dinamis dan statis, informasi pembangunan, informasi agenda kegiatan camat
dan para Kasi, informasi program pemerintah Kota Semarang dan Kecamatan
Gajahmungkur.
Data prasarana dan sarana komputer dan sarana informasi yang ada pada saat ini dapat
dilihat pada tabel dibawah ini :
6
Tabel 1
DATA PRASARANA KOMPUTER SEBAGAI SARANA PELAYANAN
Sumber : Kecamatan Gajahmungkur, 2017
Sedangkan
kekuatan/
jumlah
personil/
pegawai
yang
ada
di
Kecamatan
Gajahmungkur dapat dilihat dari tabel di bawah ini.
Tabel 2
DATA PEGAWAI DI KECAMATAN GAJAHMUNGKUR
KOTA SEMARANG TAHUN 2018 (Maret)
No
Golongan
Jumlah
1 Golongan IV
2
2 Golongan III
8
3 Golongan II
15
4 Golongan I
2
5 Non ASN
9
Sumber : Kecamatan Gajahmungkur, Maret 2018
Ket
Tenaga IT Kec dan Kel
Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Kecamatan Gajahmungkur Kota
Semarang terkait sistem informasi antara lain dalam pengelolaannya masih menggunakan
metode pengelolaan konvensional, hal itu mengakibatkan banyak aktivitas administrasi
pelayanan yang kurang teratur, lambat, tidak efektif dan tidak efisien, seperti kesulitan
dalam pencarian data warga masyarakat serta kesulitan dalam pembuatan laporan Data
Statis dan Dinamis, seperti laporan data kependudukan, monografi, Warga yang belum
ber-KTP, Agenda Acara pejabat struktural, Informasi tentang program yang dijalankan
Pemerintah Kota , Kecamatan dan Kelurahan, Data Pembangunan dan lain sebagainya
yang merupakan data yang bermanfaat bagi warga masyarakat. .Permasalahan tersebut
disebabkan beberapa faktor berikut.
1. Kurangnya tenaga IT yang mampu mengoperasionalkan sistem informasi yang
diinginkan
2. Kurangnya komunikasi dan koordinasi antar seksi sebagai penyedia data
7
3. Data belum keseluruhan masuk dalam system informasi elektronik ;
4. Output informasi yang belum terintegrasi sehingga belum dapat dimanfaatkan secara
terpadu oleh public
5. Komponen teknologi belum diterapkan secara utuh dalam penyampaian informasi
6. Basis data belum terintegrasi mulai dari kelurahan ke kecamatan, sehingga masih
menggunakan sistem manual.
Berdasarkan permasalahan tersebut, yang menjadi Isu Strategis adalah Belum
Terbangunnya Sistem Informasi Pelayanan Publik yang Prima.
Berangkat dari Isu Strategis di atas, saya akan melaksanakan Diagnosa dengan
menggunakan Leavitt’s Model :
Gambar.1
Leavitt’s Model (1965)
Structure
Technology
Task
People
Dari model Diagnosa yang digunakan, maka ditemukan permasalahan sebagai berikut :
Komponen
Kondisi setiap
komponen
Komponen yang
paling perlu
diintervensi
8
Dampak perubahan
komponen yang paling
perlu diintervensi
terhadap kmponen
lainnya
1. Task
2. People
Basis data belum
terintegrasi
mulai
dari kelurahan ke
kecamatan,
sehingga
masih
menggunakan
sistem manual.
Kurangnya tenaga
IT yang mampu
mengoperasionalka
n sistem informasi
yang diinginkan
Penyimpanan
data
terintegrasi
sehingga
informasi akan semakin
mudah diakses oleh
masyarakat
Pengadaan
Tenaga IT sebagai
pelaksana inputing
data
Pengadaan tenaga IT di
Kecamatan
dan
Kelurahan yang akan
berpengaruh terhadap
pengelolaan
sistem
informasi
3. Struktur
Kurangnya
komunikasi
dan
koordinasi
antar
seksi
sebagai
penyedia data
Pembinaan
pegawai dalam hal
tanggung
jawab
sesuai
tugas
pokok dan fungsi
masing-masing
seksi
serta
perlunya
komunikasi
dan
koordinasi
antar
bagian
Meningkatnya
koordinasi
dan
komunikasi antar seksi
dalam inputing data
4. Technology
Data
belum
keseluruhan masuk
dalam
system
informasi elektronik
Pembuatan sistem
Informasi
GAJAHMUNGKUR
TOP
Meningkatnya
pemanfaatan IT dalam
pengelolaan
Sistem
Informasi
Komponen teknologi
belum
diterapkan
secara utuh dalam
penyampaian
informasi
Pada tanggal 2 Mei 2018 sampai dengan 5 Mei 2018,telah dilaksanakan
benchmarking peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat III angkatan IV Kota Semarang pada
9
Pemerintah Kota Batam,tepatnya di Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Batam
Provinsi Kepulauan Riau. Dalam benchmarking tersebut,diperoleh inspirasi bahwa dalam
melakukan perubahan hal yang harus dikelola adalah :
1) perubahan mindset aparatur sipil negara dari pangreh praja menjadi pamong praja,
yaitu kikta sebagai Aparatur Sipil Negara yang juga sebagai Abdi Masyarakat harus
mengutamakan kepentingan masyarakat, dalam hal ini kepentingan pelayanan
masyarakat. Sehingga harus menghilangkan ego-sektoral dari OPD yang ada. Hal
ini dibuktikan dengan didirikannya Mall Pelayanan Publik, yaitu gedung yang
mengintegrasikan pelayanan publik dalam satu gedung, ada 17 Instansi
pemerintahan yang berintegrasi dalam Mall Pelayanan Publik ini. Pengintegrasian
ini menginspirasi untuk membuat sistem pelayanan mulai dari kelurahan dan
kecamatan.
2) Adanya
standar
pelayanan
dan
standar
operasional
prosedur
perijinan
menginspirasi untuk menerapkannya dalam proyek perubahan ini. Melihat kondisi
aparat sipil negara yang ada di lokasi benchmarking menginpirasi untuk
mengadakan peningkatan keterampilan khusus bagi petugas. Sarana dan
prasarana yang ada di lokasi benchmarking juga memberikan inspirasi dalam
penyediaan sarana dan prasarana termasuk penyediaan informasi bagi masyarakat.
Berdasarkan latar belakang dan identifikasi permasalahan (Diagnostic Reading)
dan hasil Benchmarking diatas, penulis selaku Sekretaris Kecamatan Gajahmungkur Kota
Semarang mempunyai terobosan untuk melaksanakan pengelolaan Sistem Informasi
dalam pelayanan publik berbasis IT dengan membuat program aplikasi sistem informasi.
Dengan adanya program aplikasi tersebut maka segala program kegiatan, data dan
informasi tentang Kecamatan Gajahmungkur dapat dilihat secara cepat dan akurat pada
sistem informasi tersebut serta menghindari resiko hilangnya atau rusaknya file yang
sebelumnya disimpan secara manual, serta menghindarkan keterlambatan pelaporan data
ke Pemerintah Kota Semarang. Untuk itu penulis mengambil judul “Sistem Informasi
“GAJAHMUNGKUR TOP” dalam Pelayanan Publik pada Kecamatan Gajahmungkur
Kota Semarang”
III.
TUJUAN
Tujuan dari proyek perubahan ini adalah: “Terwujudnya Sistem
“GAJAHMUNGKUR
TOP”
dalam
Pelayanan
10
Publik
pada
Informasi
Kecamatan
Gajahmungkur Kota Semarang”
a. Tujuan Jangka pendek dari proyek perubahan ini adalah :
1. Menyediakan sarana prasarana sistem informasi yang memadahi bagi warga
masyarakat pemohon pelayanan ( website, Anjungan informasi (Data Statis dan
Dinamis), e-agenda, e-file, aplikasi pelayanan melalui Android )
2. Pengadaan tenaga IT sebagai pengelola sistem pelayanan publik
3. Menyusun draft standar operasional prosedur pelayanan
4. Membuat film safety briefing untuk prosedur pengamanan bagi customer/
masyarakat dan pegawai.
b. Tujuan Jangka Menengah dari proyek perubahan ini adalah :
1. Menyediakan sistem informasi di kelurahan model
2. Mengadakan Bimbingan Teknis bagi tenaga IT yang ada di kecamatan dan
kelurahan se Kecamatan Gajahmungkur
3. Implementasi Sistem Informasi GAJAHMUNGKUR TOP di kelurahan model
Kecamatan Gajahmungkur
c. Tujuan jangka panjang adalah menjadikan kantor kecamatan dan kelurahan se
Kecamatan Gajahmungkurt
menjadi tempat pelayanan publik yang berbasis IT
yang mendukung program “SEMARANG SMART CITY”
IV.
MANFAAT
Adapun manfaat dari proyek perubahan ini dapat dirasakan oleh berbagai pihak, antara
lain sebagai berikut.
1) Bagi Kecamatan Gajahmungkur
a. Menghindari resiko rusaknya atau hilangnya laporan data penting
b. Terwujudnya penyediaan informasi bagi semua pihak yang cepat dan akurat
2) Bagi Pemerintah Kota Semarang
Mendukung program pemerintah dalam Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan
(PATEN) sehingga terwujud pelayanan yang prima bagi masyarakat.
3) Bagi Reformasi Birokrasi
Mempercepat pelayanan kepada masyarakat dan akurasi data customer, sehingga
pelayanan kepada masyarakat akan dapat mewujudkan pelayanan yang Murah
(Cheaper), Cepat (Faster) dan Terbaik (Better), Dan akan semakin menjauhkan
11
keinginan korupsi, pungli dan sifat negatif lainnya.
4) Bagi Stakeholder
a. Bagi kelurahan
Terwujudnya sistem informasi yang terintegrasi, sehingga mempercepat pelaporan
data dan informasi ke tingkat yang lebih atas.
b. Bagi Diskominfo Kota Semarang
Sistem Informasi yang dibangun akan mempercepat pelaporan dan pemahaman
sistem informasi yang telah dibangun sebelumnya oleh Dinas Komunikasi dan
Informasi Kota Semarang.
5) Bagi peningkatan pelayanan kepada masyarakat
a. Meningkatnya motivasi petugas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat
b. Terwujudnya transparasi informasi dan data bagi masyarakat
c. Masyarakat mendapatkan pelayanan yang memuaskan karena telah memperoleh
pelayanan yang cepat, akurat dan tang terbaik.
V. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup yang akan dilaksanakan meliputi kegiatan sebagai berikut :
1. Membentuk Tim Kerja
2. Melakukan koordinasi dengan stakeholder terkait
3. Pengumpulan informasi dan data Statis dan Dinamis
4. Pembuatan program sistem informasi yang terpadu
5. Pembuatan panduan sistem Informasi bagi pelayanan publik
6. Pendampingan penggunaan sistem informasi
7. Inputing data dan informasi
8. Evaluasi dan monitoring
VI. PENTAHAPAN (MILESTONE)
Adapun pentahapan/ milestone dari proyek perubahan ini adalah sebagai
berikut :
NO
1
TAHAP KEGIATAN
Jangka Pendek
1. Pembentukan Tim Kerja
12
OUTPUT
WAKTU
Terlaksananya
Minggu II
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
2
a. Rapat pembentukan tin kerja
b. Penyusunan SK Tim Kerja
c. Pendistribusian SK Tim Kerja
Koordinasi dengan stakeholder
terkait
a. Koordinasi dengan stakeholder
internal
b. Koordinasi dengan stakeholder
eksternal
Pengumpulan informasi dan
data
a. Pengumpulan data Statis dan
Dinamis
b. Validasi data
Pembuatan program sistem
informasi
a. Perancangan program
b. Pembuatan program
c. Ujicoba program
Pembuatan panduan program
sistem
informasi
“GAJAHMUNGKUR TOP”
a. Pengumpulan bahan
b. Pembuatan panduan
Pendampingan
penggunaan
sistem informasi
a. Penentuan peserta
b. Persiapan tempat
c. Pelaksanaan pendampingan
Inputing data dan informasi
a. Persiapan inputing
b. Pelaksanaan inputing
Monitoring dan evaluasi
a. Rapat monitoring dan evaluasi
b. Penyusunan hasil kegiatan
Jangka Menengah
1) Penambahan
sarana
dan
prasarana pendukung sistem
informasi
“GAJAHMUNGKUR
TOP”
13
Pembentukan tin
kerja
Mei 2018
Terlaksananya
koordinasi dengan
stekeholder terkait
Minggu I Juni
2018
Tersedianya
informasi dan data
yang updating
Minggu II Juni
2018
Tersedianya sistem
informasi bagi
pelayanan publik
Minggu III Juni
2018
Tersedianya
panduan sistem
Informasi
“GAJAHMUNGKUR
TOP”
Terlaksananya
pendampingan
penggunaan sistem
informasi terpadu
Minggu IV Juni
2018
Terlaksananya
inputing data dan
informasi
Tersusunnya hasil
monev
Minggu II – III
Juli 2018
Terwujudnya
penambahan
sarpras pendukung
sistem informasi
“GAJAHMUNGKUR
TOP”
Minggu I Juli
2018
Minggu IV Juli
2018
Agustus 2018
– Januari 2019
2)
3.
Pemantauan dan pembinaan
pengelolaan Sistem Informasi
“GAJAHMUNGKUR TOP”
Jangka Panjang
1. Pembuatan sistem informasi yang
terintegrasi
Tk.
Kecamatan
Gajahmungkur
2. Monitoring dan evaluasi
VII.
Terlaksananya
pemantauan dan
pembinaan
pengelolaan sistem
informasi
Pebruari –
Agustus 2019
Tersedianya
pengelolaan sistem
informasi yang
terintegrasi
Terlaksananya
monev
Tahun 2020
Tahun 2020
ANALISIS STAKEHOLDER
A. Identifikasi, Peran Stakeholders Internal dan Eksternal
Dalam pelaksanaanan proyek perubahan ini melibatkan beberapa stakeholder
antara lain dari stakeholder internal dan eksternal. Adapun stakeholder tersebut
antara lain sebagai berikut :
a)
STAKEHOLDER INTERNAL
1. Camat
2. Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Keuangan selaku perencana
keuangan organisasi
3. Subbag Umum dan Kepegawaian selaku PPTK pengadaan Sistem
Informasi dan Website Kecamatan
4. Seksi Pelayanan Publik selaku pelaksana dan penanggungjawab
pelayanan kepada masyarakat
b)
STAKEHOLDER EKSTERNAL PEMERINTAH
1. Kelurahan di Kecamatan Gajahmungkur
2. Diskominfo Kota Semarang
c)
STAKEHOLDER EKSTERNAL NON PEMERINTAH
1. Rekanan IT
2. Masyarakat
B. Net Map
14
Gambar 2. Net Map
CAMAT
KASUBBAG
PERENCANAAAN,
EVALUASI DAN
KEUANGAN
KASI PELAYANAN
PUBLIK
+
+
+
SEKRETARIS
KECAMATAN
+
-
-
-
-
+
+
KASUBBAG
UMUM DAN
KEPEGAWAIAN
DISKOMINFO
KOTA SEMARANG
+
+
REKANAN IT
MASYARAKAT
C. Jenis Stakeholder
Keterangan
:
Pengelompokan
stakeholder
kunci dari proyek perubahan ini adalah
:Stakeholder Internal
:Stakeholder Eksternal Pemerintah
sebagai berikut:
:Stakeholder Eksternal Non Pemerintah
:Project Leader
+:Berpengaruh
Stakeholder Utama
-:Tidak berpengaruh
+/-:Netral
1) Camat
:Garis Komando
Stakeholder Primer
:Garis Koordinasi
1) Diskominfo Kota Semarang
2) Kelurahan di Kecamatan Gajahmungkur
3) Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Keuangan
4) Subbag Umum dan Kepegawaian
5) Seksi Pelayanan Publik
Stakeholder Sekunder
1) Rekanan IT
2) Masyarakat
D. Analisis Pengaruh dan Kepentingan
No
Internal
Stakeholder
Influence
15
Interest
Posisi
No
Stakeholder
1 Camat
2 Subbagian Perencanaan,
3
Influence
+
Interest
+
Posisi
Promoters
+
-
Latens
+
-
Latens
-
+
Defenders
-
+
Defenders
+
-
Latens
+
-
+
Latens
Defender
Evaluasi dan Keuangan
Subbagian Umum dan
Kepegawaian
4 Seksi Pelayanan Publik
Eksternal Pemerintah
1 Kelurahan di Kecamatan
2
Gajahmungkur
Diskominfo Kota
Semarang
Eksternal Non Pemerintah
1
Rekanan IT
2
Masyarakat
Quadran Stakeholder
+
Gambar 3
Influence
Menganalisis Stakeholder
Em
pat
Kel
om
pok
Sta
keh
old
ers
LATENS :
PROMOTERS :
Diskominfo Kota Semarang
Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Keuangan
Subbagian Umum dan Kepegawaian
Rekanan IT
1.Camat
-
+
Interest
DEFENDER :
APATHETICS :
Masyarakat
Kelurahan se-Kec. Gajahmungkur
Seksi Pelayanan Publik
16
-
Hasil analisis stakeholders diperoleh kelompok stakeholders :
- Promotors : Pengaruh tinggi, kepentingan tinggi
- Defenders : Pengaruh rendah, kepentingan tinggi
- Latents
: Pengaruh tinggi, kepentingan rendah
- Apathetics : Pengaruh rendah, kepentingan rendah
E. Strategi Memobilisasi Stakeholder
PROMOTERS
a. Camat
Melakukan koordinasi, komunikasi dan konsultasi dalam proyek perubahan.
LATENS
a. Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Keuangan, Subbagian Umum dan
Kepegawaian
Memberikan informasi tentang proyek perubahan yang akan dijabarkan.
b. Diskominfo Kota Semarang
Memberikan informasi tentang proyek perubahan yang akan dijabarkan.
c. Rekanan IT
Memberikan informasi tentang proyek perubahan yang akan dilakukan
DEFENDERS
a. Seksi Pelayanan Publik
Memberikan informasi dan koordinasi tentang proyek perubahan yang akan
17
dilakukan
b. Kelurahan se-Kecamatan Gajahmungkur
Memberikan informasi dan koordinasi tentang proyek perubahan yang akan
dilakukan
c. Masyarakat
Melakukan komunikasi dan koordinasi dalam pelaksanaan proyek perubahan
APATHETICS
Memberikan informasi adanya proyek perubahan secara informal ataupun
menggunakan media lainnya.
VIII.
PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF DAN TATA KELOLA PROYEK
1. Pembentukan Tim Efektif
Tim Kerja
Tim Administrasi :
1. Supriyono
2. Rahayu
3. Susdianingsih
Tugas :
a. Menyiapkan dan mengumpulkan data terkait dengan proyek perubahan
b. Membukukan setiap kegiatan yang dilaksanakan dalam proyek perubahan
c. Menyiapkan dan mengarsip dokumen pelaksanaan proyek perubahan
d. Melaporkan hasil kegiatan kepada Project Leader
Tim Data :
Terdiri :
1. Untung Pribadi
2. Umbu Aris, S. Si
3. Kurnia Bekti Rahayu
18
Tugas:
a. Membuat sistem informasi “GAJAHMUNGKUR TOP” dengan bekerjasama
dengan rekanan IT
b. Membuat panduan sistem informasi “GAJAHMUNGKUR TOP”
c. Melakukan
pendampingan
penggunaan
sistem
informasi
“GAJAHMUNGKUR TOP”
d. Melakukan input data melalui website dan dalam anjungan informasi
Masa Berlakunya Tim Kerja
Tim kerja berlaku mulai dikeluarkannya SK. sampai selesainya proyek
perubahan.
Etika dan Mekanisme Tim Kerja
a) Antar Tim Kerja saling menjaga hubungan kerja hingga tercapai proyek
perubahan yang diharapkan
b) Saling melakukan koordinasi dan komunikasi dalam setiap kegiatan yang
akan dilaksanakan
c) Saling membantu apabila terjadi kendala dalam pelaksanaan proyek
perubahan.
Alat Monitoring dan Evaluasi yang digunakan untuk memantau kegiatan
a) Memantau jalannya proyek perubahan dengan saling memberikan
informasi
b) Saling
melakukan
komunikasi
dan
mengadakan
pertemuan
untuk
pertemuan
untuk
mengetahui hasil kegiatan yang sudah dicapai
c) Menganalisa
hasil
kegiatan
dengan
melakukan
berkomunikasi.
Format Laporan yang Digunakan
a) Laporan kegiatan dilaporkan kepada Project Leader setiap selesai
kegiatan berupa catatan kegiatan
b) Laporan bisa secara langsung dengan melakukan komunikasi kepada
project leader
19
c) Laporan melalui media telp untuk melaporkan hasil kegiatan secara cepat
dan efektif
2. Struktur Tata Kelola Proyek
Gambar 4
Tata Kelola Proyek
MENTOR
BAMBANG PRAMUSINTO, SH, S.IP, M.Si.
Camat Gajahmungkur Kota Semarang
Kota 20
Semarang
COACH:
PROJECT LEADER
Drs. H. SIGIT SUMARHAEN YANTO, SH, MM.
EKO YUNIARTO, S.IP, MM.
Sekretaris Kecamatan
Tim Administrasi :
Tim Data :
1. Rahayu
2. Supriyono
3. Sus Dianingsih.
1. Untung Pribadi
2. Umbu Aris, S. Si
3. Kurnia Bhekti Rahayu
Deskripsi
(Penjelasan
peran
masing-masing
dalam
penyelenggaraan
proyek
perubahan)
Mentor
1. Memberikan persetujuan, dukungan, arahan atas keseluruhan program
2. Membantu menyelesaikan hambatan
3. Sebagai pengawas jalannya proyek perubahan
Project Leader :
1. Memimpin
jalannya
proyek,
merencanakan,
mengkomunikasikan,
mengkoordinasikan, membentuk tim pelaksana, memonitor dan evaluasi
dengan bimbingan sponsor dan Coach
2. Mengkoordinasikan, integrasi, sinkronisasi proyek kepada Tim Kerja
21
3. Menggalang kerjasama dan kesepakatan dengan Tim Kerja terkait
4. Menyelesaikan masalah yang timbul.
Tim Administrasi :
1. Menyiapkan dan mengumpulkan data terkait dengan proyek perubahan
2. Membukukan setiap kegiatan yang dilaksanakan dalam proyek perubahan
3. Menyiapkan dan mengarsip dokumen pelaksanaan proyek perubahan
4. Melaporkan hasil kegiatan kepada Project Leader
Tim Data :
1. Membuat sistem informasi “GAJAHMUNGKUR TOP”
2. Membuat panduan sistem informasi “GAJAHMUNGKUR TOP”
3. Melakukan pendampingan penggunaan sistem informasi “GAJAHMUNGKUR
TOP”
4. Melakukan input data base informasi melalui website maupun anjungan
informasi
Coach :
1. Melakukan diskusi dan memberikan masukan dalam menyusun Rancangan
Proyek Perubahan
2. Memberikan bimbingan kepada Project Leader untuk kelancaran kegiatan
proyek perubahan
3. Melakukan monitoring dan menyelesaikan isu yang berpotensi menghambat
jalannya penyelesaian proyek
4. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama
tahap Taking Ownership dan tahap Laboratorium Kepemimpinan
5. Memantau perkembangan kegiatan proyek perubahan.
IX.
IDENTIFIKASI MASALAH/KENDALA DAN STRATEGI MENGATASI
KENDALA
NO
KENDALA
RESIKO
22
STRATEGI
1.
Kesibukan dan tugas
masing-masing tim kerja
dalam Dinas yang harus
diselesaikan
Proyek
perubahan
selesai tidak sesuai
dengan waktu yang
ditetapkan
2.
Penyimpanan
data/ Penyimpanan
informasi publik masih belum
efektif
menggunakan manual
efisien
Mengadakan
rapat
untuk
menyamakan
kegiatan dan membuat
jadwal yang sudah
disesuaikan
dengan
kegiatan dari masingmasing tim kerja
data Membuat
sistem
dan
informasi
“GAJAHMUNGKUR
3.
X.
TOP” berbasis IT
Kurangnya
Penyimpanan
data Memberikan
pengetahuan petugas di dalam
pengelolaan pendampingan dalam
bidang IT
sistem
informasi penggunaan
sistem
kurang maksimal
aplikasi
FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
Faktor kunci keberhasilan yang
dapat
mendukung
keberhasilan
pelaksanaan proyek perubahan ini antara lain sebagai berikut :
1. Adanya komitmen dari pimpinan dalam mendukung kegiatan Pengelolaan
Sistem Informasi “GAJAHMUNGKUR TOP” Berbasis IT Untuk Meningkatkan
Kualitas Pelayanan Publik.
2. Koordinasi yang baik dengan stakeholders terkait
3. Adanya sarana prasarana yang mendukung
XI.
RENCANA KEGIATAN DAN SCHEDULE PELAKSANAAN
23
TAHAP
PENANGGUN
OUTPUT
KEGIATAN
G JAWAB
Jangka Pendek
Pembentukan Tim
Kerja
a. Rapat
Mentor, Project
Terlaksananya
Leader,
Tim
rapat
pembentukan
Administrasi,
pembentukan
tim kerja
Tim Data
tim kerja
NO
I.
1.
2.
Undangan,
daftar hadir,
notulen, draf SK
Tim Kerja
dokumentasi
22 Mei 2018
Berita Acara, SK
Tim Kerja,
Dokumentasi
c. Pendistribusian
SK Tim Kerja
Terdistribusinya
SK Tim Kerja
23 Mei 2018
Tanda Terima,
Dokumentasi
Terlaksananya
koordinasi
dengan
stekeholder
internal
24 Mei 2018
Undangan,
daftar hadir,
notulen, Surat
Dukungan,
dokumentasi
Terlaksananya
koordinasi
dengan
stekeholder
eksternal
28 – 29 Mei
2018
Surat tugas,
surat dukungan,
dokumentasi
Terkumpulnya
data Base/
Induk Sistem I
nformasi
4 – 5 Juni
2018
Surat tugas,
data , Informasi
dan
dokumentasi
Tervalidasinya
data induk/
Base Data
Sistem
Informasi
6 Juni 2018
Berita acara,
hasil validasi,
dokumentasi
Tersedianya
rancangan
sistem
7 – 11 Juni
2018
Surat tugas,
rancangan
sistem,
dokumentasi
Tersedianya
sistem informasi
“GAJAHMUNGK
UR TOP”
12 Juni 2018
Berita acara,
Tutorial sistem,
dokumentasi
Terlaksananya
ujicoba sistem
13 – 15 Juni
2018
Berita acara,
hasil ujicoba,
dokumentasi
Koordinasi dengan
stakeholder terkait
a. Koordinasi
dengan
stakeholder
internal
Pengumpulan
informasi dan data
Base
a. Pengumpulan
data Base/ Induk
Sistem Informasi
Pembuatan sistem
informasi
“GAJAHMUNGKU
R TOP”
a. Perancangan
sistem
b. Pembuatan
sistem
c. Ujicoba sistem
5.
21 Mei 2018
Tersusunnya SK
Tim Kerja
Mentor, Project
Leader, Tim
Administrasi,
Tim Data
Project Leader,
Tim
Administrasi,
Tim Data
b. Validasi
data
Base
Sistem
Informasi
4.
PORTOFOLI
O
b. Penyusunan SK
Tim Kerja
b. Koordinasi
dengan
stakeholder
eksternal
3.
WAKTU
Pembuatan
panduan
sistem
informasi
“GAJAHMUNGKU
R TOP”
Project Leader,
Tim
Administrasi,
Tim Data
24
BIODATA PENULIS (CURRICULUM VITAE)
NAMA
TEMPAT/TGL. LAHIR
ALAMAT
:
:
:
EMAIL
NO. TELP
JENIS KELAMIN
AGAMA
STATUS
NAMA ISTRI
NAMA ANAK
:
:
:
:
:
:
:
ARIEF TRI LAKSONO, SH.
SEMARANG/ 20 MARET 1968
JL. WOLOGITO BARAT IV NO. 15
KOTA SEMARANG
[email protected]
081229557736
LAKI-LAKI
ISLAM
KAWIN
CHRIS ENDAH ROSIYATIE, SH.
AJRIELIA ANDRASWARI
WIDANTI WIDYASWARI
KANIA LAKSITA ISWARI
RIWAYAT PENDIDIKAN
1975 – 1981
1981 – 1983
1983 – 1985
1993
:
:
:
:
SDN PETOMPON
SMPN 13 SEMARANG
SMAN 7 UNGARAN
SARJANA HUKUM UNTAG
RIWAYAT PEKERJAAN
2012 – 2014
2014 – 2016
:
:
2016 – 2017
:
2017 – SEKARANG
:
KASI DAFDA PADA DPKAD KOTA SEMARANG
KASUBAG ANALISA KEBUTUHAN
PADA
BAGIAN
PERLENGKAPAN
SETDA KOTA
SEMARANG
KABID POTENSI DAN PROMOSI PENANAMAN
MODAL PADA DPM-PTSP KOTA SEMARANG
KABID
KEBUDAYAAN
PADA
DINAS
KEBUDAYAAN
DAN
PARIWISATA
KOTA
SEMARANG
25
BIODATA PENULIS (CURRICULUM VITAE)
NAMA
TEMPAT/TGL. LAHIR
ALAMAT
:
:
:
EMAIL
NO. TELP
JENIS KELAMIN
AGAMA
STATUS
NAMA ISTRI
NAMA ANAK
:
:
:
:
:
:
:
EKO YUNIARTO, S.IP, MM
BONDOWOSO/ 03 JUNI 1972
MIJEN RT 001 RW 002 KELURAHAN MIJEN
KOTA SEMARANG
[email protected]
085876856708
LAKI-LAKI
ISLAM
KAWIN
EKO WIWIK IRSTYANI, SE
BRIPDA. TOMMY EKO SATRIYO NUGROHO
ANGELIA NADYA DWI SAFIRA
RIWAYAT PENDIDIKAN
1979 – 1984
1984 – 1987
1987 – 1990
1990 – 1993
1996 - 2001
2008 – 2011
:
:
:
:
:
:
SD KANISIUS KURMOSARI
SMPN 1 SEMARANG
SMAN 1 UNGARAN
STPDN
SARJANA ILMU PEMERINTAHAN FISIP UNDIP
PASCA SARJANA UNIVERSITAS DIAN
NUSWANTORO SEMARANG
RIWAYAT PEKERJAAN
1993 – 2001
2001 – 2003
:
:
STAF KECAMATAN MIJEN SEMARANG
SEKRETARIS
KELURAHAN
TAMBANGAN
KECAMATAN MIJEN KOTA SEMARANG
KEPALA SEKSI PEMERINTAHAN KECAMATAN
MIJEN
KASI TRAMTIBUM KECAMATAN SEMARANG
BARAT
LURAH GABAHAN
KECAMATAN SEMARANG TENGAH
2003 – 2006
:
2006 – 2009
2009 – 2012
:
:
26
2012 – 2017
2017 – SEKARANG
:
:
LURAH TLOGOSARI KULON KEC.
PEDURUNGAN
SEKRETARIS KECAMATAN GAJAHMUNGKUR
27
I. JUDUL
SISTEM INFORMASI “GAJAHMUNGKUR TOP” DALAM PELAYANAN PUBLIK
PADA KECAMATAN GAJAHMUNGKUR KOTA SEMARANG
Deskripsi
Pengertian sistem informasi menurut John F. Nash
Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media,
prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting,
proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai
intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat
Pengertian sistem informasi menurut Henry Lucas
Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur prosedur yang diorganisasikan,
bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan
keputusan dan pengendalian di dalam. (dalam Dimas OSD, Kompasiana, 2013 )
Komponen sistem informasi
1. Komponen Input
Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi.
2. Komponen Model
Kombinasi prosedur,logika,dan model matematika yang memproses data yang
tersimpan di basis data dengan cara yang sudah di tentukan untuk menghasilkan
keluaran yang diinginkan.
3. Komponen Output
Output informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua
tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Komponen Teknologi
Teknologi merupakan alat dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk
menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan
dan mengirimkan output dan memantu pengendalian sistem.
1
5. komponen basis data
Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan didlm komputer
denganmenggunakan softwre database.
6. Komponen Kontrol
Pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gagguan terhadap sistem
informasi.
Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Kecamatan Gajahmungkur Kota
Semarang terkait system informasi dalam pelayanan publik, antara lain :
1. Data belum keseluruhan masuk dalam system informasi elektronik ;
2. Output informasi yang belum terintegrasi sehingga belum dapat dimanfaatkan secara
terpadu oleh public
3. Komponen teknologi belum diterapkan secara utuh dalam penyampaian informasi
4. Basis data belum terintegrasi mulai dari kelurahan ke kecamatan, sehingga masih
menggunakan system manual.
Dalam rangka mengatasi permasalahan tersebut, penulis selaku Sekretaris
Kecamatan Gajahmungkur Kota Semarang mempunyai terobosan untuk membangun
program system informasi yang kami beri nama Sistem Informasi “ GAJAHMUNGKUR
TOP”, yang merupakan kepanjangan dari Gajahmungkur Transparan, Obyektif dan
Profesional. Dengan adanya sistem informasi tersebut maka segala data dan informasi
tentang data statis dan data dinamis dapat dilihat secara cepat dan akurat pada system
informasi tersebut serta menghindari resiko hilangnya atau rusaknya file data
yang
sebelumnya disimpan secara manual.
II. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
Salah satu unsur pendukung pelaksanaan fungsi manajemen adalah sebuah
organisasi, keakuratan data dan kelancaran informasi yang disampaikan dalam organisasi
tersebut. Sistem informasi di pemerintahan/perusahaan adalah untuk kelancaran tugas
organisasi, kelancaran aktifitas administrasi dan menjadi unsur pendukung pelaksanaan
fungsi dari manajemen sebuah organisasi. Pemanfaatan teknologi informasi dapat
menghasilkan efisiensi dalam berbagai aspek pengelolaan informasi yang ditunjukkan oleh
kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi
(validitas) yang dihasilkan. Hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras
2
komputer (hardware), program aplikasi pendukung (software), perangkat komunikasi dan
internet sebagai sarana pengelolaan informasi
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dewasa ini sudah
berkembang pesat. Indonesia merupakan salah satu negara berkembang dimana banyak
terdapat perusahaan kecil, menengah, dan besar yang mebutuhkan teknologi informasi
yang dapat menangani permasalahan dan kegiatan administrasi yang sangat kompleks.
Pemanfaatan TIK tidak hanya dibutuhkan pada perusahaan saja, melainkan sangat
berguna untuk badan atau organisasi milik negara yang dapat menunjang proses kegiatan
yang terjadi didalamnya. Banyak hal yang bisa dirasakan oleh perusahaan atau organisasi
jika memanfaatkan TIK seperti halnya kegiatan administrasi bisa berjalan efektif dan
efisien, paperless office, lebih mudah dalam pencarian maupun proses manipulasi data
dan masih banyak lagi.
Namun, tidak semua instansi maupun organisasi memanfaatkan TIK khususnya
dalam bidang teknologi informasi dalam proses kegiatannya. Hal tersebut terjadi karena
beberapa faktor, antara lain perusahaan atau organisasi tersebut tidak memerlukan sistem
informasi dikarenakan kegiatan administrasi dan karyawannya masih dalam skala kecil
serta skill karyawan masih lemah, kurang pekanya pelaku bisnis, pegawai maupun
pemimpin akan kemajuan sistem informasi maupun kegiatan administrasi masih bisa
ditangani secara manual oleh perusahaan atau organisasi tersebut.
Dalam instansi pemerintahan, system informasi merupakan salah satu faktor
pendukung yang vital dalam pelaksanaan pelayanan terhadap pegawai dan masyarakat.
Dengan adanya dukungan program system informasi yang baik maka mutu pelayanan
yang diberikan petugas akan dapat meningkat dikarenakan keakuratan data, ketepatan
dan kecepatan pelayanan serta kenyamanan masyarakat yang mendapatkan pelayanan
Dasar sistem informasi yang dilaksanakan adalah Peraturan Walikota Semarang
Nomor 35 Tahun 2017 Tentang Pedoman Pengelolaan Informasi Dan Dokumentasi Publik
Di Lingkungan Pemerintah Kota Semarang , Peraturan Walikota Semarang Nomor 40
Tahun 2017 Tentang Sistem Pengelolaan Data Terpadu Daerah, Nota Kesepahaman
antara Pemerrintah Kota Semarang dengan PT (Persero) Telekomunikasi Indonesia, Tbk,
Tentang Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Mewujudkan Program
Digital Government Services Melalui Smart City di Wilayah Kota Semarang
Kecamatan Gajahmungkur merupakan salah satu Kecamatan yang ada di Kota
Semarang yang mempunyai luas wilayah sebesar 854,98 Ha yang terdiri dari 51 RW dan
343 RT serta memiliki jumlah penduduk sebesar 59.566 terdiri dari 29.354 Laki-Laki dan
3
30.212 perempuan yang yang terbagi dalam 15.076 KK. Adapun batas wilayah Kelurahan
Mugassari adalah sebagai berikut.
a. Sebelah utara
: Kecamatan Semarang Selatan
b. Sebelah Selatan
: Kecamatan Banyumanik dan Kecamatan Gunungpati
c. Sebelah Barat
: Kecamatan Semarang Barat
d. Sebelah Timur
: Kecamatan Candisari
Secara administratif Kecamatan Gajahmungkur terbagi menjadi 8 (delapan)
Kelurahan. sebagai berikut :
1. Kelurahan Sampangan
2. Kelurahan Bendan Ngisor
3. Kelurahan Bendan Duwur
4. Keluranan Karangrejo
5. Kelurahan Gajahmungkur
6. Kelurahan Lempongsari
7. Kelurahan Petompon
8. Kelurahan Bendungan
Dalam rangka melaksanakan pelayanan prima kepada masyarakat, Kecamatan
Gajahmungkurmempunyai visi dan misi yang menyatu dengan Visi dan Misi Kota
Semarang. Adapun visi dan misi Kota Semarang 2016 - 2021 tersebut adalah sebagai
berikut.
VISI :
“ Semarang Kota Perdagangan dan Jasa yang Hebat menuju Masyarakat Semakin
Sejahtera “
MISI :
1. Mewujudkan Kehidupan Masyarakat yang Berbudaya dan Berkualitas
2. Mewujudkan Pemerintahan yang Semakin Handal untuk meningkatkan Pelayanan
Publik
3. Mewujudkan Kota Metropolitan yang Dinamis dan Berwawasan Lingkungan
4. Memperkuat Ekonomi Kerakyatan Berbasis Keunggulan Lokal dan membangun Iklim
Usaha yang Kondusif
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Organisasi Perangkat Daerah Kecamatan
Gajahmungkur didukung unsur staf yang memiliki kualifikasi Sumber Daya Manusia yang
cukup memadai. Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) Organisasi Perangkat Daerah
Kecamatan Gajahmungkur terdiri dari :
4
a. Camat
b. Sekretaris Kecamatan
c. Sekretariat, terdiri atas :
1. Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Keuangan, dan
2. Subbagian Umum dan Kepegawaian
d. Seksi Pemerintahan
e. Seksi Pembangunan
f. Seksi Kesejahteraan Sosial
g. Seksi Pelayanan Publik
h. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum
Berdasarkan Peraturan Walikota Semarang Nomor 90 Tahun 2016 tentang
Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Kecamatan dan
Kelurahan Kota Semarang, Sekretaris Kecamatan mempunyai tugas : merencanakan,
mengkoordinasikan dan mensinkronisasikan, membina, mengawasi dan mengendalikan
serta
mengevaluasi
pelaksanaan
tugas
sekretariat,
Seksi
Pemerintahan,
Seksi
Pembangunan, Seksi Kesejahteraan Sosial, Seksi Pelayanan Publik dan Seksi
Ketentraman dan Ketertiban Umum.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana tersebut di atas, maka Sekretariat
mempunyai fungsi :
a. Perencanaan program, kegiatan dan anggaran ;
b. Pendistribusian tugas kepada bawahan ;
c. Pemberian petunjuk kepada bawahan ;
d. Penyeliaan tugas bawahan dalam lingkup tanggungjawabnya ;
e. Pelaksanaan kegiatan penyusunan Sasaran Kerja Pegawai ;
f. Pengkoordinasian tugas-tugas secretariat, Seksi Pemerintahan, Seksi Pembangunan,
Seksi Kesejahteraan Sosial, Seksi Pelayanan Publik dan Seksi Ketentraman dan
Ketertiban Umum ;
g. Pelaksanaan koordinasi dengan perangkat daerah lainnya dan instansi terkait ;
h. Pelaksanaan kegiatan penyusunan kebijakan di sub bagian perencanaan, evaluasi dan
keuangan, dan sub bagian umum dan kepegawaian ;
i. Pelaksanaan kegiatan Penyusunan Rencana Strategis, Rencana Kerja dan Rencana
Kinerja Tahunan ;
j. Pelaksanaan koordinasi dan verifikasi penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran
dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran Kecamatan ;
5
k. Pelaksanaan kegiatan fasilitasi Reformasi Birokrasi Kecamatan ;
l. Pelaksanaan kegiatan penyusunan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
Kecamatan ;
m. Pelaksanaan kegiatan penyusunan bahan Laporan Keterangan Pertanggungjawaban
Walikota ;
n. Pelaksanaan kegiatan penyusunan bahan Laporan Penyelenggaraan Pemerintah
Daerah ;
o. Pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan penatausahaan keuangan Kecamatan ;
p. Pelaksanaan pengelolaan gaji dan tunjangan di lingkungan Kecamatan ;
q. Pelaksanaan
tata
kelola
persuratan,
kearsipan,
kepustakaan,
dokumentasi,
keprotokolan dan kehumasan kecamatan ;
r. Pelaksanaan penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik ;
s. Pelaksanaan penyediaan akomodasi dan jamuan rapat/ pertemuan, dan kunjungan
tamu di lingkungan Kecamatan ;
t. Pelaksanaan kegiatan pengadaan peralatan gedung kantor, barang inventaris dan
pemeliharaan prasarana dan sarana kantor ;
u. Pelaksanaan penatausahaan barang pakai habis dan barang inventaris ;
v. Pelaksanaan pengelolaan kepegawaian di lingkungan kecamatan ;
w. Pelaksanaan pengelolaan sistem informasi dan komunikasi kecamatan ;
x. Pelaksanaan penyusunan dan pelayanan data dan informasi di kecamatan ;
y. Pelaksanaan penilaian kinerja pegawai dalam lingkup tanggung jawabnya ;
z. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi program dan kegiatan ;
aa. Pelaksanaan penyusunan laporan program dan kegiatan ; dan
bb. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai tugas dan fungsinya.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya maka dukungan pengelolaan sistem
informasi yang baik adalah salah satu faktor penting untuk meningkatkan kinerja pegawai.
Beberapa pekerjaan yang ada dalam Sistem informasi
adalah pengelolaan data dan
informasi dinamis dan statis, informasi pembangunan, informasi agenda kegiatan camat
dan para Kasi, informasi program pemerintah Kota Semarang dan Kecamatan
Gajahmungkur.
Data prasarana dan sarana komputer dan sarana informasi yang ada pada saat ini dapat
dilihat pada tabel dibawah ini :
6
Tabel 1
DATA PRASARANA KOMPUTER SEBAGAI SARANA PELAYANAN
Sumber : Kecamatan Gajahmungkur, 2017
Sedangkan
kekuatan/
jumlah
personil/
pegawai
yang
ada
di
Kecamatan
Gajahmungkur dapat dilihat dari tabel di bawah ini.
Tabel 2
DATA PEGAWAI DI KECAMATAN GAJAHMUNGKUR
KOTA SEMARANG TAHUN 2018 (Maret)
No
Golongan
Jumlah
1 Golongan IV
2
2 Golongan III
8
3 Golongan II
15
4 Golongan I
2
5 Non ASN
9
Sumber : Kecamatan Gajahmungkur, Maret 2018
Ket
Tenaga IT Kec dan Kel
Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Kecamatan Gajahmungkur Kota
Semarang terkait sistem informasi antara lain dalam pengelolaannya masih menggunakan
metode pengelolaan konvensional, hal itu mengakibatkan banyak aktivitas administrasi
pelayanan yang kurang teratur, lambat, tidak efektif dan tidak efisien, seperti kesulitan
dalam pencarian data warga masyarakat serta kesulitan dalam pembuatan laporan Data
Statis dan Dinamis, seperti laporan data kependudukan, monografi, Warga yang belum
ber-KTP, Agenda Acara pejabat struktural, Informasi tentang program yang dijalankan
Pemerintah Kota , Kecamatan dan Kelurahan, Data Pembangunan dan lain sebagainya
yang merupakan data yang bermanfaat bagi warga masyarakat. .Permasalahan tersebut
disebabkan beberapa faktor berikut.
1. Kurangnya tenaga IT yang mampu mengoperasionalkan sistem informasi yang
diinginkan
2. Kurangnya komunikasi dan koordinasi antar seksi sebagai penyedia data
7
3. Data belum keseluruhan masuk dalam system informasi elektronik ;
4. Output informasi yang belum terintegrasi sehingga belum dapat dimanfaatkan secara
terpadu oleh public
5. Komponen teknologi belum diterapkan secara utuh dalam penyampaian informasi
6. Basis data belum terintegrasi mulai dari kelurahan ke kecamatan, sehingga masih
menggunakan sistem manual.
Berdasarkan permasalahan tersebut, yang menjadi Isu Strategis adalah Belum
Terbangunnya Sistem Informasi Pelayanan Publik yang Prima.
Berangkat dari Isu Strategis di atas, saya akan melaksanakan Diagnosa dengan
menggunakan Leavitt’s Model :
Gambar.1
Leavitt’s Model (1965)
Structure
Technology
Task
People
Dari model Diagnosa yang digunakan, maka ditemukan permasalahan sebagai berikut :
Komponen
Kondisi setiap
komponen
Komponen yang
paling perlu
diintervensi
8
Dampak perubahan
komponen yang paling
perlu diintervensi
terhadap kmponen
lainnya
1. Task
2. People
Basis data belum
terintegrasi
mulai
dari kelurahan ke
kecamatan,
sehingga
masih
menggunakan
sistem manual.
Kurangnya tenaga
IT yang mampu
mengoperasionalka
n sistem informasi
yang diinginkan
Penyimpanan
data
terintegrasi
sehingga
informasi akan semakin
mudah diakses oleh
masyarakat
Pengadaan
Tenaga IT sebagai
pelaksana inputing
data
Pengadaan tenaga IT di
Kecamatan
dan
Kelurahan yang akan
berpengaruh terhadap
pengelolaan
sistem
informasi
3. Struktur
Kurangnya
komunikasi
dan
koordinasi
antar
seksi
sebagai
penyedia data
Pembinaan
pegawai dalam hal
tanggung
jawab
sesuai
tugas
pokok dan fungsi
masing-masing
seksi
serta
perlunya
komunikasi
dan
koordinasi
antar
bagian
Meningkatnya
koordinasi
dan
komunikasi antar seksi
dalam inputing data
4. Technology
Data
belum
keseluruhan masuk
dalam
system
informasi elektronik
Pembuatan sistem
Informasi
GAJAHMUNGKUR
TOP
Meningkatnya
pemanfaatan IT dalam
pengelolaan
Sistem
Informasi
Komponen teknologi
belum
diterapkan
secara utuh dalam
penyampaian
informasi
Pada tanggal 2 Mei 2018 sampai dengan 5 Mei 2018,telah dilaksanakan
benchmarking peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat III angkatan IV Kota Semarang pada
9
Pemerintah Kota Batam,tepatnya di Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Batam
Provinsi Kepulauan Riau. Dalam benchmarking tersebut,diperoleh inspirasi bahwa dalam
melakukan perubahan hal yang harus dikelola adalah :
1) perubahan mindset aparatur sipil negara dari pangreh praja menjadi pamong praja,
yaitu kikta sebagai Aparatur Sipil Negara yang juga sebagai Abdi Masyarakat harus
mengutamakan kepentingan masyarakat, dalam hal ini kepentingan pelayanan
masyarakat. Sehingga harus menghilangkan ego-sektoral dari OPD yang ada. Hal
ini dibuktikan dengan didirikannya Mall Pelayanan Publik, yaitu gedung yang
mengintegrasikan pelayanan publik dalam satu gedung, ada 17 Instansi
pemerintahan yang berintegrasi dalam Mall Pelayanan Publik ini. Pengintegrasian
ini menginspirasi untuk membuat sistem pelayanan mulai dari kelurahan dan
kecamatan.
2) Adanya
standar
pelayanan
dan
standar
operasional
prosedur
perijinan
menginspirasi untuk menerapkannya dalam proyek perubahan ini. Melihat kondisi
aparat sipil negara yang ada di lokasi benchmarking menginpirasi untuk
mengadakan peningkatan keterampilan khusus bagi petugas. Sarana dan
prasarana yang ada di lokasi benchmarking juga memberikan inspirasi dalam
penyediaan sarana dan prasarana termasuk penyediaan informasi bagi masyarakat.
Berdasarkan latar belakang dan identifikasi permasalahan (Diagnostic Reading)
dan hasil Benchmarking diatas, penulis selaku Sekretaris Kecamatan Gajahmungkur Kota
Semarang mempunyai terobosan untuk melaksanakan pengelolaan Sistem Informasi
dalam pelayanan publik berbasis IT dengan membuat program aplikasi sistem informasi.
Dengan adanya program aplikasi tersebut maka segala program kegiatan, data dan
informasi tentang Kecamatan Gajahmungkur dapat dilihat secara cepat dan akurat pada
sistem informasi tersebut serta menghindari resiko hilangnya atau rusaknya file yang
sebelumnya disimpan secara manual, serta menghindarkan keterlambatan pelaporan data
ke Pemerintah Kota Semarang. Untuk itu penulis mengambil judul “Sistem Informasi
“GAJAHMUNGKUR TOP” dalam Pelayanan Publik pada Kecamatan Gajahmungkur
Kota Semarang”
III.
TUJUAN
Tujuan dari proyek perubahan ini adalah: “Terwujudnya Sistem
“GAJAHMUNGKUR
TOP”
dalam
Pelayanan
10
Publik
pada
Informasi
Kecamatan
Gajahmungkur Kota Semarang”
a. Tujuan Jangka pendek dari proyek perubahan ini adalah :
1. Menyediakan sarana prasarana sistem informasi yang memadahi bagi warga
masyarakat pemohon pelayanan ( website, Anjungan informasi (Data Statis dan
Dinamis), e-agenda, e-file, aplikasi pelayanan melalui Android )
2. Pengadaan tenaga IT sebagai pengelola sistem pelayanan publik
3. Menyusun draft standar operasional prosedur pelayanan
4. Membuat film safety briefing untuk prosedur pengamanan bagi customer/
masyarakat dan pegawai.
b. Tujuan Jangka Menengah dari proyek perubahan ini adalah :
1. Menyediakan sistem informasi di kelurahan model
2. Mengadakan Bimbingan Teknis bagi tenaga IT yang ada di kecamatan dan
kelurahan se Kecamatan Gajahmungkur
3. Implementasi Sistem Informasi GAJAHMUNGKUR TOP di kelurahan model
Kecamatan Gajahmungkur
c. Tujuan jangka panjang adalah menjadikan kantor kecamatan dan kelurahan se
Kecamatan Gajahmungkurt
menjadi tempat pelayanan publik yang berbasis IT
yang mendukung program “SEMARANG SMART CITY”
IV.
MANFAAT
Adapun manfaat dari proyek perubahan ini dapat dirasakan oleh berbagai pihak, antara
lain sebagai berikut.
1) Bagi Kecamatan Gajahmungkur
a. Menghindari resiko rusaknya atau hilangnya laporan data penting
b. Terwujudnya penyediaan informasi bagi semua pihak yang cepat dan akurat
2) Bagi Pemerintah Kota Semarang
Mendukung program pemerintah dalam Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan
(PATEN) sehingga terwujud pelayanan yang prima bagi masyarakat.
3) Bagi Reformasi Birokrasi
Mempercepat pelayanan kepada masyarakat dan akurasi data customer, sehingga
pelayanan kepada masyarakat akan dapat mewujudkan pelayanan yang Murah
(Cheaper), Cepat (Faster) dan Terbaik (Better), Dan akan semakin menjauhkan
11
keinginan korupsi, pungli dan sifat negatif lainnya.
4) Bagi Stakeholder
a. Bagi kelurahan
Terwujudnya sistem informasi yang terintegrasi, sehingga mempercepat pelaporan
data dan informasi ke tingkat yang lebih atas.
b. Bagi Diskominfo Kota Semarang
Sistem Informasi yang dibangun akan mempercepat pelaporan dan pemahaman
sistem informasi yang telah dibangun sebelumnya oleh Dinas Komunikasi dan
Informasi Kota Semarang.
5) Bagi peningkatan pelayanan kepada masyarakat
a. Meningkatnya motivasi petugas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat
b. Terwujudnya transparasi informasi dan data bagi masyarakat
c. Masyarakat mendapatkan pelayanan yang memuaskan karena telah memperoleh
pelayanan yang cepat, akurat dan tang terbaik.
V. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup yang akan dilaksanakan meliputi kegiatan sebagai berikut :
1. Membentuk Tim Kerja
2. Melakukan koordinasi dengan stakeholder terkait
3. Pengumpulan informasi dan data Statis dan Dinamis
4. Pembuatan program sistem informasi yang terpadu
5. Pembuatan panduan sistem Informasi bagi pelayanan publik
6. Pendampingan penggunaan sistem informasi
7. Inputing data dan informasi
8. Evaluasi dan monitoring
VI. PENTAHAPAN (MILESTONE)
Adapun pentahapan/ milestone dari proyek perubahan ini adalah sebagai
berikut :
NO
1
TAHAP KEGIATAN
Jangka Pendek
1. Pembentukan Tim Kerja
12
OUTPUT
WAKTU
Terlaksananya
Minggu II
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
2
a. Rapat pembentukan tin kerja
b. Penyusunan SK Tim Kerja
c. Pendistribusian SK Tim Kerja
Koordinasi dengan stakeholder
terkait
a. Koordinasi dengan stakeholder
internal
b. Koordinasi dengan stakeholder
eksternal
Pengumpulan informasi dan
data
a. Pengumpulan data Statis dan
Dinamis
b. Validasi data
Pembuatan program sistem
informasi
a. Perancangan program
b. Pembuatan program
c. Ujicoba program
Pembuatan panduan program
sistem
informasi
“GAJAHMUNGKUR TOP”
a. Pengumpulan bahan
b. Pembuatan panduan
Pendampingan
penggunaan
sistem informasi
a. Penentuan peserta
b. Persiapan tempat
c. Pelaksanaan pendampingan
Inputing data dan informasi
a. Persiapan inputing
b. Pelaksanaan inputing
Monitoring dan evaluasi
a. Rapat monitoring dan evaluasi
b. Penyusunan hasil kegiatan
Jangka Menengah
1) Penambahan
sarana
dan
prasarana pendukung sistem
informasi
“GAJAHMUNGKUR
TOP”
13
Pembentukan tin
kerja
Mei 2018
Terlaksananya
koordinasi dengan
stekeholder terkait
Minggu I Juni
2018
Tersedianya
informasi dan data
yang updating
Minggu II Juni
2018
Tersedianya sistem
informasi bagi
pelayanan publik
Minggu III Juni
2018
Tersedianya
panduan sistem
Informasi
“GAJAHMUNGKUR
TOP”
Terlaksananya
pendampingan
penggunaan sistem
informasi terpadu
Minggu IV Juni
2018
Terlaksananya
inputing data dan
informasi
Tersusunnya hasil
monev
Minggu II – III
Juli 2018
Terwujudnya
penambahan
sarpras pendukung
sistem informasi
“GAJAHMUNGKUR
TOP”
Minggu I Juli
2018
Minggu IV Juli
2018
Agustus 2018
– Januari 2019
2)
3.
Pemantauan dan pembinaan
pengelolaan Sistem Informasi
“GAJAHMUNGKUR TOP”
Jangka Panjang
1. Pembuatan sistem informasi yang
terintegrasi
Tk.
Kecamatan
Gajahmungkur
2. Monitoring dan evaluasi
VII.
Terlaksananya
pemantauan dan
pembinaan
pengelolaan sistem
informasi
Pebruari –
Agustus 2019
Tersedianya
pengelolaan sistem
informasi yang
terintegrasi
Terlaksananya
monev
Tahun 2020
Tahun 2020
ANALISIS STAKEHOLDER
A. Identifikasi, Peran Stakeholders Internal dan Eksternal
Dalam pelaksanaanan proyek perubahan ini melibatkan beberapa stakeholder
antara lain dari stakeholder internal dan eksternal. Adapun stakeholder tersebut
antara lain sebagai berikut :
a)
STAKEHOLDER INTERNAL
1. Camat
2. Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Keuangan selaku perencana
keuangan organisasi
3. Subbag Umum dan Kepegawaian selaku PPTK pengadaan Sistem
Informasi dan Website Kecamatan
4. Seksi Pelayanan Publik selaku pelaksana dan penanggungjawab
pelayanan kepada masyarakat
b)
STAKEHOLDER EKSTERNAL PEMERINTAH
1. Kelurahan di Kecamatan Gajahmungkur
2. Diskominfo Kota Semarang
c)
STAKEHOLDER EKSTERNAL NON PEMERINTAH
1. Rekanan IT
2. Masyarakat
B. Net Map
14
Gambar 2. Net Map
CAMAT
KASUBBAG
PERENCANAAAN,
EVALUASI DAN
KEUANGAN
KASI PELAYANAN
PUBLIK
+
+
+
SEKRETARIS
KECAMATAN
+
-
-
-
-
+
+
KASUBBAG
UMUM DAN
KEPEGAWAIAN
DISKOMINFO
KOTA SEMARANG
+
+
REKANAN IT
MASYARAKAT
C. Jenis Stakeholder
Keterangan
:
Pengelompokan
stakeholder
kunci dari proyek perubahan ini adalah
:Stakeholder Internal
:Stakeholder Eksternal Pemerintah
sebagai berikut:
:Stakeholder Eksternal Non Pemerintah
:Project Leader
+:Berpengaruh
Stakeholder Utama
-:Tidak berpengaruh
+/-:Netral
1) Camat
:Garis Komando
Stakeholder Primer
:Garis Koordinasi
1) Diskominfo Kota Semarang
2) Kelurahan di Kecamatan Gajahmungkur
3) Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Keuangan
4) Subbag Umum dan Kepegawaian
5) Seksi Pelayanan Publik
Stakeholder Sekunder
1) Rekanan IT
2) Masyarakat
D. Analisis Pengaruh dan Kepentingan
No
Internal
Stakeholder
Influence
15
Interest
Posisi
No
Stakeholder
1 Camat
2 Subbagian Perencanaan,
3
Influence
+
Interest
+
Posisi
Promoters
+
-
Latens
+
-
Latens
-
+
Defenders
-
+
Defenders
+
-
Latens
+
-
+
Latens
Defender
Evaluasi dan Keuangan
Subbagian Umum dan
Kepegawaian
4 Seksi Pelayanan Publik
Eksternal Pemerintah
1 Kelurahan di Kecamatan
2
Gajahmungkur
Diskominfo Kota
Semarang
Eksternal Non Pemerintah
1
Rekanan IT
2
Masyarakat
Quadran Stakeholder
+
Gambar 3
Influence
Menganalisis Stakeholder
Em
pat
Kel
om
pok
Sta
keh
old
ers
LATENS :
PROMOTERS :
Diskominfo Kota Semarang
Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Keuangan
Subbagian Umum dan Kepegawaian
Rekanan IT
1.Camat
-
+
Interest
DEFENDER :
APATHETICS :
Masyarakat
Kelurahan se-Kec. Gajahmungkur
Seksi Pelayanan Publik
16
-
Hasil analisis stakeholders diperoleh kelompok stakeholders :
- Promotors : Pengaruh tinggi, kepentingan tinggi
- Defenders : Pengaruh rendah, kepentingan tinggi
- Latents
: Pengaruh tinggi, kepentingan rendah
- Apathetics : Pengaruh rendah, kepentingan rendah
E. Strategi Memobilisasi Stakeholder
PROMOTERS
a. Camat
Melakukan koordinasi, komunikasi dan konsultasi dalam proyek perubahan.
LATENS
a. Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Keuangan, Subbagian Umum dan
Kepegawaian
Memberikan informasi tentang proyek perubahan yang akan dijabarkan.
b. Diskominfo Kota Semarang
Memberikan informasi tentang proyek perubahan yang akan dijabarkan.
c. Rekanan IT
Memberikan informasi tentang proyek perubahan yang akan dilakukan
DEFENDERS
a. Seksi Pelayanan Publik
Memberikan informasi dan koordinasi tentang proyek perubahan yang akan
17
dilakukan
b. Kelurahan se-Kecamatan Gajahmungkur
Memberikan informasi dan koordinasi tentang proyek perubahan yang akan
dilakukan
c. Masyarakat
Melakukan komunikasi dan koordinasi dalam pelaksanaan proyek perubahan
APATHETICS
Memberikan informasi adanya proyek perubahan secara informal ataupun
menggunakan media lainnya.
VIII.
PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF DAN TATA KELOLA PROYEK
1. Pembentukan Tim Efektif
Tim Kerja
Tim Administrasi :
1. Supriyono
2. Rahayu
3. Susdianingsih
Tugas :
a. Menyiapkan dan mengumpulkan data terkait dengan proyek perubahan
b. Membukukan setiap kegiatan yang dilaksanakan dalam proyek perubahan
c. Menyiapkan dan mengarsip dokumen pelaksanaan proyek perubahan
d. Melaporkan hasil kegiatan kepada Project Leader
Tim Data :
Terdiri :
1. Untung Pribadi
2. Umbu Aris, S. Si
3. Kurnia Bekti Rahayu
18
Tugas:
a. Membuat sistem informasi “GAJAHMUNGKUR TOP” dengan bekerjasama
dengan rekanan IT
b. Membuat panduan sistem informasi “GAJAHMUNGKUR TOP”
c. Melakukan
pendampingan
penggunaan
sistem
informasi
“GAJAHMUNGKUR TOP”
d. Melakukan input data melalui website dan dalam anjungan informasi
Masa Berlakunya Tim Kerja
Tim kerja berlaku mulai dikeluarkannya SK. sampai selesainya proyek
perubahan.
Etika dan Mekanisme Tim Kerja
a) Antar Tim Kerja saling menjaga hubungan kerja hingga tercapai proyek
perubahan yang diharapkan
b) Saling melakukan koordinasi dan komunikasi dalam setiap kegiatan yang
akan dilaksanakan
c) Saling membantu apabila terjadi kendala dalam pelaksanaan proyek
perubahan.
Alat Monitoring dan Evaluasi yang digunakan untuk memantau kegiatan
a) Memantau jalannya proyek perubahan dengan saling memberikan
informasi
b) Saling
melakukan
komunikasi
dan
mengadakan
pertemuan
untuk
pertemuan
untuk
mengetahui hasil kegiatan yang sudah dicapai
c) Menganalisa
hasil
kegiatan
dengan
melakukan
berkomunikasi.
Format Laporan yang Digunakan
a) Laporan kegiatan dilaporkan kepada Project Leader setiap selesai
kegiatan berupa catatan kegiatan
b) Laporan bisa secara langsung dengan melakukan komunikasi kepada
project leader
19
c) Laporan melalui media telp untuk melaporkan hasil kegiatan secara cepat
dan efektif
2. Struktur Tata Kelola Proyek
Gambar 4
Tata Kelola Proyek
MENTOR
BAMBANG PRAMUSINTO, SH, S.IP, M.Si.
Camat Gajahmungkur Kota Semarang
Kota 20
Semarang
COACH:
PROJECT LEADER
Drs. H. SIGIT SUMARHAEN YANTO, SH, MM.
EKO YUNIARTO, S.IP, MM.
Sekretaris Kecamatan
Tim Administrasi :
Tim Data :
1. Rahayu
2. Supriyono
3. Sus Dianingsih.
1. Untung Pribadi
2. Umbu Aris, S. Si
3. Kurnia Bhekti Rahayu
Deskripsi
(Penjelasan
peran
masing-masing
dalam
penyelenggaraan
proyek
perubahan)
Mentor
1. Memberikan persetujuan, dukungan, arahan atas keseluruhan program
2. Membantu menyelesaikan hambatan
3. Sebagai pengawas jalannya proyek perubahan
Project Leader :
1. Memimpin
jalannya
proyek,
merencanakan,
mengkomunikasikan,
mengkoordinasikan, membentuk tim pelaksana, memonitor dan evaluasi
dengan bimbingan sponsor dan Coach
2. Mengkoordinasikan, integrasi, sinkronisasi proyek kepada Tim Kerja
21
3. Menggalang kerjasama dan kesepakatan dengan Tim Kerja terkait
4. Menyelesaikan masalah yang timbul.
Tim Administrasi :
1. Menyiapkan dan mengumpulkan data terkait dengan proyek perubahan
2. Membukukan setiap kegiatan yang dilaksanakan dalam proyek perubahan
3. Menyiapkan dan mengarsip dokumen pelaksanaan proyek perubahan
4. Melaporkan hasil kegiatan kepada Project Leader
Tim Data :
1. Membuat sistem informasi “GAJAHMUNGKUR TOP”
2. Membuat panduan sistem informasi “GAJAHMUNGKUR TOP”
3. Melakukan pendampingan penggunaan sistem informasi “GAJAHMUNGKUR
TOP”
4. Melakukan input data base informasi melalui website maupun anjungan
informasi
Coach :
1. Melakukan diskusi dan memberikan masukan dalam menyusun Rancangan
Proyek Perubahan
2. Memberikan bimbingan kepada Project Leader untuk kelancaran kegiatan
proyek perubahan
3. Melakukan monitoring dan menyelesaikan isu yang berpotensi menghambat
jalannya penyelesaian proyek
4. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama
tahap Taking Ownership dan tahap Laboratorium Kepemimpinan
5. Memantau perkembangan kegiatan proyek perubahan.
IX.
IDENTIFIKASI MASALAH/KENDALA DAN STRATEGI MENGATASI
KENDALA
NO
KENDALA
RESIKO
22
STRATEGI
1.
Kesibukan dan tugas
masing-masing tim kerja
dalam Dinas yang harus
diselesaikan
Proyek
perubahan
selesai tidak sesuai
dengan waktu yang
ditetapkan
2.
Penyimpanan
data/ Penyimpanan
informasi publik masih belum
efektif
menggunakan manual
efisien
Mengadakan
rapat
untuk
menyamakan
kegiatan dan membuat
jadwal yang sudah
disesuaikan
dengan
kegiatan dari masingmasing tim kerja
data Membuat
sistem
dan
informasi
“GAJAHMUNGKUR
3.
X.
TOP” berbasis IT
Kurangnya
Penyimpanan
data Memberikan
pengetahuan petugas di dalam
pengelolaan pendampingan dalam
bidang IT
sistem
informasi penggunaan
sistem
kurang maksimal
aplikasi
FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
Faktor kunci keberhasilan yang
dapat
mendukung
keberhasilan
pelaksanaan proyek perubahan ini antara lain sebagai berikut :
1. Adanya komitmen dari pimpinan dalam mendukung kegiatan Pengelolaan
Sistem Informasi “GAJAHMUNGKUR TOP” Berbasis IT Untuk Meningkatkan
Kualitas Pelayanan Publik.
2. Koordinasi yang baik dengan stakeholders terkait
3. Adanya sarana prasarana yang mendukung
XI.
RENCANA KEGIATAN DAN SCHEDULE PELAKSANAAN
23
TAHAP
PENANGGUN
OUTPUT
KEGIATAN
G JAWAB
Jangka Pendek
Pembentukan Tim
Kerja
a. Rapat
Mentor, Project
Terlaksananya
Leader,
Tim
rapat
pembentukan
Administrasi,
pembentukan
tim kerja
Tim Data
tim kerja
NO
I.
1.
2.
Undangan,
daftar hadir,
notulen, draf SK
Tim Kerja
dokumentasi
22 Mei 2018
Berita Acara, SK
Tim Kerja,
Dokumentasi
c. Pendistribusian
SK Tim Kerja
Terdistribusinya
SK Tim Kerja
23 Mei 2018
Tanda Terima,
Dokumentasi
Terlaksananya
koordinasi
dengan
stekeholder
internal
24 Mei 2018
Undangan,
daftar hadir,
notulen, Surat
Dukungan,
dokumentasi
Terlaksananya
koordinasi
dengan
stekeholder
eksternal
28 – 29 Mei
2018
Surat tugas,
surat dukungan,
dokumentasi
Terkumpulnya
data Base/
Induk Sistem I
nformasi
4 – 5 Juni
2018
Surat tugas,
data , Informasi
dan
dokumentasi
Tervalidasinya
data induk/
Base Data
Sistem
Informasi
6 Juni 2018
Berita acara,
hasil validasi,
dokumentasi
Tersedianya
rancangan
sistem
7 – 11 Juni
2018
Surat tugas,
rancangan
sistem,
dokumentasi
Tersedianya
sistem informasi
“GAJAHMUNGK
UR TOP”
12 Juni 2018
Berita acara,
Tutorial sistem,
dokumentasi
Terlaksananya
ujicoba sistem
13 – 15 Juni
2018
Berita acara,
hasil ujicoba,
dokumentasi
Koordinasi dengan
stakeholder terkait
a. Koordinasi
dengan
stakeholder
internal
Pengumpulan
informasi dan data
Base
a. Pengumpulan
data Base/ Induk
Sistem Informasi
Pembuatan sistem
informasi
“GAJAHMUNGKU
R TOP”
a. Perancangan
sistem
b. Pembuatan
sistem
c. Ujicoba sistem
5.
21 Mei 2018
Tersusunnya SK
Tim Kerja
Mentor, Project
Leader, Tim
Administrasi,
Tim Data
Project Leader,
Tim
Administrasi,
Tim Data
b. Validasi
data
Base
Sistem
Informasi
4.
PORTOFOLI
O
b. Penyusunan SK
Tim Kerja
b. Koordinasi
dengan
stakeholder
eksternal
3.
WAKTU
Pembuatan
panduan
sistem
informasi
“GAJAHMUNGKU
R TOP”
Project Leader,
Tim
Administrasi,
Tim Data
24
BIODATA PENULIS (CURRICULUM VITAE)
NAMA
TEMPAT/TGL. LAHIR
ALAMAT
:
:
:
NO. TELP
JENIS KELAMIN
AGAMA
STATUS
NAMA ISTRI
NAMA ANAK
:
:
:
:
:
:
:
ARIEF TRI LAKSONO, SH.
SEMARANG/ 20 MARET 1968
JL. WOLOGITO BARAT IV NO. 15
KOTA SEMARANG
[email protected]
081229557736
LAKI-LAKI
ISLAM
KAWIN
CHRIS ENDAH ROSIYATIE, SH.
AJRIELIA ANDRASWARI
WIDANTI WIDYASWARI
KANIA LAKSITA ISWARI
RIWAYAT PENDIDIKAN
1975 – 1981
1981 – 1983
1983 – 1985
1993
:
:
:
:
SDN PETOMPON
SMPN 13 SEMARANG
SMAN 7 UNGARAN
SARJANA HUKUM UNTAG
RIWAYAT PEKERJAAN
2012 – 2014
2014 – 2016
:
:
2016 – 2017
:
2017 – SEKARANG
:
KASI DAFDA PADA DPKAD KOTA SEMARANG
KASUBAG ANALISA KEBUTUHAN
PADA
BAGIAN
PERLENGKAPAN
SETDA KOTA
SEMARANG
KABID POTENSI DAN PROMOSI PENANAMAN
MODAL PADA DPM-PTSP KOTA SEMARANG
KABID
KEBUDAYAAN
PADA
DINAS
KEBUDAYAAN
DAN
PARIWISATA
KOTA
SEMARANG
25
BIODATA PENULIS (CURRICULUM VITAE)
NAMA
TEMPAT/TGL. LAHIR
ALAMAT
:
:
:
NO. TELP
JENIS KELAMIN
AGAMA
STATUS
NAMA ISTRI
NAMA ANAK
:
:
:
:
:
:
:
EKO YUNIARTO, S.IP, MM
BONDOWOSO/ 03 JUNI 1972
MIJEN RT 001 RW 002 KELURAHAN MIJEN
KOTA SEMARANG
[email protected]
085876856708
LAKI-LAKI
ISLAM
KAWIN
EKO WIWIK IRSTYANI, SE
BRIPDA. TOMMY EKO SATRIYO NUGROHO
ANGELIA NADYA DWI SAFIRA
RIWAYAT PENDIDIKAN
1979 – 1984
1984 – 1987
1987 – 1990
1990 – 1993
1996 - 2001
2008 – 2011
:
:
:
:
:
:
SD KANISIUS KURMOSARI
SMPN 1 SEMARANG
SMAN 1 UNGARAN
STPDN
SARJANA ILMU PEMERINTAHAN FISIP UNDIP
PASCA SARJANA UNIVERSITAS DIAN
NUSWANTORO SEMARANG
RIWAYAT PEKERJAAN
1993 – 2001
2001 – 2003
:
:
STAF KECAMATAN MIJEN SEMARANG
SEKRETARIS
KELURAHAN
TAMBANGAN
KECAMATAN MIJEN KOTA SEMARANG
KEPALA SEKSI PEMERINTAHAN KECAMATAN
MIJEN
KASI TRAMTIBUM KECAMATAN SEMARANG
BARAT
LURAH GABAHAN
KECAMATAN SEMARANG TENGAH
2003 – 2006
:
2006 – 2009
2009 – 2012
:
:
26
2012 – 2017
2017 – SEKARANG
:
:
LURAH TLOGOSARI KULON KEC.
PEDURUNGAN
SEKRETARIS KECAMATAN GAJAHMUNGKUR
27