PENGARUH STAF KANTOR DALAM MENUNJANG KEG
PENGARUH STAF KANTOR
DALAM MENUNJANG KEGIATAN PERUSAHAAN
Oleh: Muhamad Fachry Nurdiansyah
Mahasiswa Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung
fayfachryan@gmail.com
Abstract
Staff is a person or a group of some people that work to help a leader or a chairman in
managing something. Office staff assist leaders in achieving company goals. Office staff have
so many important roles for companies because they have a variety of jobs that can help the
company's activities so that leaders need to manage office staff well, one example of the
methods is by giving satisfaction of their jobs and motivate office staff to remain productive.
The main discussion of this paper is to know what kinds of staff are in an office, what are the
good office staff requirements for the company, what jobs are done by the office staff, factors
and resources of motivation and job satisfaction, and what effect it has on the productivity of
office staff and their influence on the company's activities.
Keyword: Office Staff, Motivation, Satisfaction, Work Productivity
Abstrak
Staf adalah individu atau kelompok dari invididu yang melakukan pekerjaan dalam rangka
membantu seorang pimpinan atau ketua dalam hal pengelolaan sesuatu. Staf kantor bertugas
sebagai pembantu bagi pimpinan dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan. Staf kantor
memiliki peranan yang cukup banyak dan sangat penting bagi perusahaan karena mereka
memiliki macam-macam pekerjaan yang dapat membantu melancarkan kegiatan perusahaan
sehingga pimpinan perlu untuk mengelolanya dengan baik, salah satunya adalah dengan cara
memberikan kepuasan kerja serta memotivasi staf kantor agar tetap produktif. Fokus dari karya
tulis ini adalah untuk mengetahui apa saja macam-macam staf yang ada di dalam suatu kantor,
apa saja syarat-syarat staf kantor yang baik bagi perusahaan, pekerjaan apa saja yang dikerjakan
oleh para staf kantor, faktor-faktor dan sumber-sumber motivasi dan kepuasan kerja, hingga
apa saja efeknya terhadap produktivitas staf kantor dan pengaruh mereka terhadap kegiatan
perusahaan.
Kata Kunci: Staf Kantor, Motivasi, Kepuasan, Produktivitas Kerja
PENDAHULUAN
Bekerja adalah aktivitas yang
dilakukan untuk memenuhi segala
kebutuhan manusia. Dalam dunia kerja,
manusia melakukan pekerjaan yang
berbeda-beda sesuai keahliannya masingmasing. Dikarenakan tugas-tugas setiap
individu berbeda-beda, tempat untuk
melakukan pekerjaan pun berbeda. Banyak
sekali individu yang bekerja di lapangan,
namun terdapat suatu tempat yang selalu
ada di setiap organisasi/perusahaan yang
disebut sebagai kantor.
“Kantor adalah tempat yang
biasanya digunakan untuk melaksanakan
pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun
juga tempat tersebut mungkin diberikan”
(Moekijat, 1997:3). Sedangkan kantor
berdasarkan pandangan dari Prajudi
Atmosudirjo (1982:25) ialah “unit
organisasi yang terdiri atas tempat, staf
personel dan operasi ketatausahaan
guna
memberikan bantuan kepada
pimpinan.”
Berdasarkan
definisi-definisi
tersebut didapatkan pemahaman bahwa
kantor
merupakan
suatu
tempat
berlangsungnya aktivitas tata usaha dan
terdapat suatu kerjasama antara individuindividu, sarana, dan prasarana untuk
memroses informasi yang dibutuhkan oleh
suatu organisasi/perusahaan sehingga
dapat
memberikan bantuan kepada
pimpinan. Selain itu, dapat dikatakan
bahwa suatu kantor tidak dapat berdiri
sendiri tanpa adanya staf atau personel yang
ada guna melancarkan segala kegiatan
organisasi/perusahaan
dalam
hal
pencapaian target yang ditetapkan.
Adanya
staf
dalam
suatu
organisasi/perusahaan merupakan hal yang
diperlukan. Staf kantor adalah bagian
penting di dalam organisasi karena menjadi
salah satu penunjang kelancaran dalam
pencapaian tujuan. Staf kantor memiliki
beberapa peran mulai dari menghimpun,
mencatat, mengolah, mengelola, mengirim,
hingga menyimpan dokumen atau
informasi yang diperlukan oleh suatu
organisasi sesuai dengan prosedur yang
telah dibuat. Untuk itu, seorang pimpinan
perlu dalam memberikan kepuasan kerja
bagi para staf kantor yang bekerja di
perusahaannya.
METODOLOGI
Dalam proses penulisan jurnal ini,
penulis menggunakan referensi yang
bersumber dari buku dan jurnal. Buku-buku
ataupun jurnal yang menjadi referensi tidak
dipilih secara sembarangan. Buku atau
jurnal yang dipilih sangat diperhatikan dan
harus up-to-date dan terpercaya. Dengan
begitu, pembaca dapat mendapat bacaan
berkualitas dari jurnal ini.
RUMUSAN MASALAH
Apa saja macam-macam staf kantor?
Apa saja fungsi-fungsi staf kantor?
Apa saja faktor-faktor yang memotivasi
staf kantor untuk bekerja?
Bagaimana cara menciptakan kepuasan
kerja bagi staf kantor?
TUJUAN
Jurnal
ini
bertujuan untuk
memenuhi salah tugas mata kuliah di
Politeknik
Negeri
Bandung
yakni
Manajemen Kantor sekaligus memberikan
pengetahuan kepada para pembaca yang
belum mengetahui apa saja peran staf
kantor dalam perusahaan.
PEMBAHASAN
Pengertian Organisasi
Sebagai makhluk sosial, setiap
individu akan berhubungan dengan
bermacam-macam orang dengan berbagai
kebutuhan dari segi ekonomi, sosial,
pendidikan,
dan
lain
sebagainya.
Kebutuhan akan orang lain membuat setiap
individu dibesarkan dalam sebuah
organisasi baik disadari atau tidak disadari,
hal ini berlangsung sejak lahir hingga
meninggal dunia. Contoh kecil adalah
ketika seseorang lahir, orang tersebut akan
didaftarkan ke kantor pemerintah yang
merupakan suatu organisasi untuk
memperoleh akta kelahiran, ketika dewasa
dan tinggal di manapun seseorang akan
menjadi anggota organisasi Rumah Tangga
ataupun Rukun Warga hingga ke tingkat
yang lebih tinggi.
Hidup setiap individu banyak
dipengaruhi
dan
bergantung
pada
organisasi, sebab sebagian besar kebutuhan
hidup dapat terpenuhi dengan adanya
organisasi. Karena hal tersebut, seseorang
masuk atau membentuk sebuah organisasi
karena mengharap keikutsertaannya dalam
organisasi akan memuaskan beberapa
kebutuhannya (Hicks, 1981).
Menurut Profesor Sondang P.
Siagian, “organisasi adalah setiap bentuk
persekutuan antara dua orang atau lebih
yang bekerja bersama secara formal dan
terikat dalam rangka pencapaian suatu
tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan
yang mana terdapat seseorang atau
beberapa orang yang disebut atasan dan
seorang atau sekelompok orang yang
disebut dengan bawahan.”
Dilihat dari pengertian tersebut,
dapat dikatakan bahwa organisasi diisi oleh
orang-orang yang memiliki tujuan sama
dan memiliki tujuan serta terdapat
koordinasi antar sub sistem yang saling
ketergantungan satu sama lain, sub sistem
tersebut bekerja atas dasar pembagian
kerja,
wewenang-wewenang,
serta
tanggung jawab.
Organisasi dapat juga dikatakan
sebagai wadah yang menampung anggotaanggotanya untuk secara terkendali,
terencana, dan terpimpin bekerjasama
dalam hal pemanfaatan sumber-sumber
daya yang digunakan secara efektif serta
efisien untuk menggapai tujuan.
Tiga Unsur Utama Dalam Organisasi
Suatu perusahaan dapat pula
dikatakan sebagai organisasi karena
memiliki visi misi, tujuan, maupun struktur
organisasi. Dalam perusahaan, terdapat tiga
unsur utama yang mendukung jalannya
pencapaian tujuan serta melancarkan
berbagai aktivitas yaitu sarana, prasarana,
dan juga personil atau staf.
Sarana kantor merupakan berbagai
sesuatu yang bersifat fisik dan memiliki
fungsi sebagai pendukung bagi orang-orang
untuk bekerja seperti halnya gedunggedung kantor, ruangan, peralatanperalatan,
mesin-mesin
yang
ada,
perlengkapan-perlengkapan
kantor,
perabot-perabot kantor, alat-alat tulis
kantor, dan hal-hal bersifat fisik lainnya.
Prasarana dalam suatu kantor
adalah segala sesuatu yang memiliki sifat
non fisik dan dijadikan sebagai standar,
pedoman, ataupun patokan untuk orangorang yang bekerja di suatu kantor.
Prasarana
kantor
berfungsi
untuk
membimbing orang-orang untuk dapat
bekerja sesuai aturan yang berlaku dalam
kantor seperti buku manual, SOP, ataupun
peraturan kantor.
Staf kantor adalah orang-orang
yang menggunakan sarana prasarana di
kantor untuk melakukan berbagai kegiatan
kantor. Ketiga unsur tersebut saling terikat
dan sangatlah penting serta perlu
diperhatikan karena menjadi suatu aset bagi
perusahaan.
Dari ketiga unsur tersebut, yang
paling sulit dikendalikan oleh seorang
pimpinan adalah staf kantor karena mereka
memiliki karakteristik yang berbeda-beda,
memilliki emosi, serta memiliki berbagai
macam kebutuhan yang harus dipenuhi
oleh suatu organisasi. Selain itu, saranaprasarana kantor tidak akan berguna jika
tidak ada orang-orang yang menggunakan
dan memanfaatkannya sehingga dapat
dikatakan bahwa staf kantor sangat
memliki peran dalam pencapaian tujuan
perusahaan dan harus dikelola dengan baik
serta mendapatkan
bekerja.
kepuasan
dalam
berbagai tugas-tugas pimpinan maupun
aktivitas kantor.
Definisi Staf Kantor
Persyaratan Staf Kantor yang Baik
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa
Indonesia (KBBI), staf adalah individu atau
kelompok dari invididu yang melakukan
pekerjaan-pekerjaan
dalam
rangka
membantu seorang pimpinan atau ketua
dalam hal pengelolaan sesuatu. Personil
atau staf kantor adalah individu yang
melayani atau melaksanakan beberapa
pekerjaan di dalam kantor baik itu kantor
pemerintahan maupun kantor swasta dalam
hal mencapai tujuan-tujuan kantor, staf
kantor mendapat imbalan jasa atas
kegiatannya berupa gaji dan tunjangan
yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Untuk dapat memberikan bantuan
kepada pimpinan dalam mencapai tujuan
perusahaan, staf kantor perlu memenuhi
beberapa persyaratan, diantaranya adalah:
Pentingnya Staf Kantor
Menjadi
seorang
pimpinan
perusahaan merupakan tanggung jawab
yang berat, menyita banyak sekali waktu
dan pikiran. Pada dasarnya tugas pimpinan
perusahaan adalah terwujudnya berbagai
tujuan yang ingin dicapai, baik itu tujuan
yang sifatnya strategis maupun yang
sifatnya operatif. Pencapaian tujuan
organisasi merupakan tugas dari setiap
pimpinan sesuai tingkatnya. Pimpinan
tingkat atas atau eksekutif memiliki
tanggung jawab dalam membuat kebijakan,
hingga mengembangan rencana jangka
panjang. Pimpinan tingkat menengah
memiliki
tanggung
jawab
dalam
mengembangkan
rencana
jangka
menengah, mengawasi pekerjaan yang
bersifat operatif, hingga menjaga jalannya
kebijakan yang ada. Sedangka pimpinan
tingkat
pelaksana
bertugas
dalam
menguraikan perencanaan, menjalankan
perencanaan, memberikan instruksi, dan
mengevaluasi bawahan. Dengan banyaknya
tugas yang dimiliki, pimpinan tentunya
memerlukan bantuan dari staf kantor yang
dapat memudahkan dan melancarkan
a. Memahami
visi
maupun
misi
organisasinya
Visi maupun misi merupakan hal
yang fundamental dalam suatu
perusahaan, pemahaman akan visi dan
misi dapat membantu dalam rangka
pemanfaatan dan penetapan prioritas
sehingga membuat apa pun yang
dilakukan oleh staf kantor tidak
menyimpang dari tujuan perusahaan.
Oleh karena itu, seorang staf perlu
mengetahui visi dan misi perusahaan.
b. Memiliki wawasan yang luas
Dalam Kamus Besar Bahasa
Indonesia, wawasan merupakan suatu
konsepsi ataupun cara pandang
seseorang. Seorang staf kantor yang
berwawasan berarti memiliki cara
pandang yang luas mengenai berbagai
hal. Dengan memiliki wawasan yang
luas, staf kantor dapat mengatasi
masalah-masalah yang timbul dalam
pekerjaan dengan menemukan berbagai
alternatif.
c. Berpikir sistematis
Kemampuan
berpikir
secara
sistematis perlu dimiliki oleh staf
kantor sehingga pekerjaan sesuai
dengan target yang ingin dicapai dan
dilakukan dengan cara yang efektif dan
efisien.
d. Dapat berkomunikasi dengan baik
Seorang staf kantor tentunya tidak
bekerja
sendiri
melainkan
berkoordinasi dengan orang lain baik
itu pimpinan maupun sesama. Menurut
pendapat
Hariandja
(2002:96),
“komunikasi merupakan bagian yang
penting dalam kehidupan kerja.” Hal
tersebut dapat dengan mudah dipahami
karena komunikasi yang kurang baik
dapat
berdampak
luas
kepada
kehidupan organisasi seperti konflikkonflik yang terjadi diantara karyawan
maupun
kesenjangan
sosial.
Sebaliknya, peningkatan pengertian,
kerjasama, maupun kepuasan dalam
bekerja dapat diciptakan melalui
komunikasi yang cukup baik. Sehingga
dapat dikatakan bahwa dibutuhkan
human skill yang baik agar koordinasi
berjalan lancar hingga terhindar dari
berbagai hal yang sama sekali tidak
diharapkan.
e. Memiliki kemampuan teknis
Untuk dapat memberikan bantuan
kepada pimpinan, staf kantor tentu
perlu memiliki kemampuan teknis
untuk menunjang berbagai pekerjaan
yang diberikan oleh pimpinan.
f. Memiliki etika yang baik
Seorang staf kantor yang memiliki
kompetensi yang baik tidak akan
terpakai jika tidak memiliki etika
karena etika lebih penting dibandingkan
kemampuan seseorang. Kemampuan
seseorang dapat dikembangkan dengan
diberikan pelatihan sedangkan karakter
merupakan hal yang sulit untuk diubah.
Jenis-jenis Staf Kantor
Pada dasarnya, staf kantor dapat
dibedakan ke dalam dua jenis yakni staf
penasihat dan staf pelayanan. Kedua jenis
staf ini sangat berperan penting dalam
kelancaran aktivitas organisasi.
a. Staf Penasihat
Staf penasihat merupakan staf
kantor yang bertugas memberikan berbagai
bantuan, saran, dan jasa kepada pimpinan.
Staf penasihat memberi saran kepada
pimpinan terhadap bidang-bidang yang
menjadi tanggung jawab pimpinan.
Seorang pimpinan dapat menunjuk staf
penasihat untuk berbagai bidang seperti
perencanaan, pengorganisasian, pemberian
motivasi, pengawasan, hingga pengambilan
keputusan.
Saran-saran yang diberikan oleh
staf penasihat tentunya harus obyektif,
berkualitas, dan dapat diuji kebenarannya.
Hal tersebut membuat saran-saran harus
melalui beberapa proses pemberian saran
dengan berbagai kegiatan yaitu:
1) Pengumpulan data yang dibutuhkan.
Dilakukan melalui riset atau
penelitian. Pengambilan keputusan
merupakan suatu proses yang tidak
mudah. Untuk itu perlu adanya datadata
yang
mendukung
proses
pemberian saran sehingga keputusan
yang diambil oleh pimpinan adalah
keputusan yang berdasarkan pada fakta.
Pengumpulan data dilakukan untuk
mengumpulkan
berbagai
macam
informasi dan membatasi masalah
sesuai dengan masalah yang sedah
dihadapi.
2) Menganalisa fakta-fakta yang diterima.
Hal
ini
dilakukan
setelah
mengumpulkan data, staf penasihat
melakukan analisa berdasarkan teoriteori serta pengalaman yang telah
didapatkan dari berbagai pekerjaan
yang telah dikerjakan sebelumnya.
3) Melakukan evaluasi serta penilaian.
Evaluasi dapat dikatakan sebagai
“pengumpulan dan pengamatan dari
berbagai macam bukti untuk mengukur
dampak dan efektivitas dari suatu
objek, program, atau proses berkaitan
dengan spesifikasi dan persyaratan
pengguna yang telah ditetapkan
sebelumnya.” (Kamus Besar Bahasa
Indonesia). Setelah menganalisa faktafakta yang ada, staf penasihat
melakukan evaluasi dan penilaian
terhadap hasil analisa yang telah
didapatkan.
4) Mencari alternatif.
Setelah mendapatkan nilai dari hasil
evaluasi, staf penasihat mencari
kemungkinan yang akan terjadi serta
menemukan berbagai alternatif yang
dianggap paling baik.
5) Menyimpulkan dan merumuskan saransaran.
Saran-saran yang akan diberikan
kepada pimpinan dilakukan ketika staf
penasihat mendapatkan alternatifalternatif yang telah dihasilkan.
b. Staf Pelayanan
Staf pelayanan adalah personil
kantor yang membantu dalam kelancaran
tugas-tugas organisasi serta memberikan
pelayanan kepada seluruh lini organisasi.
Staf pelayanan tidak melakukan
pekerjaan yang bersifat manajerial seperti
merencanakan,
mengawasi,
ataupun
mengambil keputusan karena hal-hal
tersebut dilakukan oleh staf penasihat. Staf
pelayanan melaksanakan banyak sekali
macam pekerjaan berdasarkan pemberian
instruksi dari pimpinan.
Fungsi-fungsi Staf Kantor
Karena staf pemasihat dan staf
pelayanan berbeda, kedua jenis staf tersebut
memiliki fungsi yang berbeda pula.
Staf penasihat memiliki beberapa
fungsi utama yaitu sebagai berikut:
1) Memberikan bantuan terhadap tugastugas
pimpinan
dalam
hal
kepemimpinan.
2) Sebagai perluasan dari pribadi seorang
pimpinan
3) Menerjemahkan pikiran pimpinan
dalam
rencana
tindakan
dan
kebijaksanaan.
4) Memberikan
pengaruh
dalam
pengambilan keputusan, rencana kerja,
evaluasi, dan sebagainya.
Sedangkan staf pelayanan memiliki
fungsi utama yaitu sebagai berikut:
1) Membantu
dalam
melancarkan
kegiatan organisasi
2) Memberikan pelayanan bagi pimpinan
dengan
memberikan
berbagai
keterangan
3) Melakukan
berbagai
pekerjaanpekerjaan kantor yang bersifat operatif
Pekerjaan Staf Penasihat
Dari fungsi-fungsi yang telah
dijelaskan, terdapat tugas-tugas dari
masing-masing jenis staf, tugas staf
penasihat adalah sebagai berikut:
Tugas staf penasihat dapat dibagi ke
dalam lima jenis tugas yaitu:
1) Perencanaan
Seorang pimpinan yang berhasil
selalu senantiasa mengerti dan
mencurahkan
waktunya
dalam
melakukan perencanaan. Perencanaan
dapat dikatakan sebagai proses dalam
menentukan berbagai macam tindakan
untuk pencapaian tujuan. Tugas
perencanaan yang dilakukan oleh staf
penasihat mencakup perencanaan
dalam menyusun sebuah rencana
strategis, merencanakan pengembangan
organisasi,
membantu
dalam
perencanaan untuk pengelolaan SDM,
maupun rencana dalam menetapkan
kebijaksanaan perusahaan. Semua hal
tersebut dilakukan oleh staf kantor
guna memberi bantuan kepada
pimpinan dalam merencanakan.
2) Pembinaan
Tugas pembinaan oleh staf
penasihat yakni memberikan saran
mengenai pemberian petunjuk bagi
pegawai-pegawai
yang
bekerja
sehingga
berkemauan
dalam
melaksanakan
pekerjaan
yang
dikerjakan secara sadar sesuai dengan
cara-cara atau metode-metode yang
ditentukan. Selain itu staf penasihat
membantu memberi saran dalam hal
metode dan sistem pembinaan dan
pengembangan
pegawai
yang
dilakukan oleh pimpinan perusahaan.
3) Pengawasan
Pengawasan atau pengendalian
dapat memiliki arti sebagai mengamati,
menilai, melihat tindakan maupun
pekerjaan, apakah karyawan benar
melakukan tugas-tugas mereka sesuai
dengan prosedur dan rencana pimpinan
atau tidak. Pada pengawasan, dilakukan
perbandingan antara hasil yang dicapai
pegawai dengan target yang telah
ditetapkan.
Dalam hal pengawasan, staf
penasihat melakukan pemberian saran
terhadap
pimpinan
mengenai
pelaksanaan dan mekanisme sistem
pengawasan yang efektif dan efisien
bagi perusahaan.
4) Pengambilan Keputusan
George A. Steiner (Steiner:1988)
menjelaskan bahwa “pengambilan
keputusan adalah salah satu proses yang
disadari oleh individu dan mencakup
fenomena individu hingga fenomena
sosial serta didasarkan kepada premis
fakta-fakta
dan
nilai-nilai,
menyimpulkan pilihan dari alternatif
yang ada dengan bermaksud untuk
bergerak ke suatu situasi yang individu
inginkan.”
Staf penasihat juga berpartisipasi
dalam pengambilan keputusan oleh
pimpinan melalui rapat ataupun diskusi.
Dengan adanya saran-saran dari staf
penasihat, pimpinan dapat menentukan
keputusan yang lebih baik dan
berkualitas bagi perusahaan.
Pekerjaan Staf Pelayanan
Peranan staf-staf pelayanan dalam
perusahaan dapat diuraikan ke dalam tugastugas seperti sebagai berikut:
1) Menghimpun
Menghimpun diartikan menjadi
suatu kegiatan dalam mengusahakan
dan mencari ketersediaan suatu
keterangan yang sebelumnya belum ada
ataupun tersebar di berbagai tempat
sehingga siap digunakan ketika
keterangan tersebut diperlukan. Contoh
dari kegiatan menghimpun adalah
mencari dan mengumpulkan data,
mencari informasi-informasi yang
relevan, membuat berbagai kliping, dan
lain sebagainya.
2) Mencatat
Pencatatan adalah suatu kegiatan
membubuhkan tulisan dengan berbagai
peralatan tulis yang dapat dibaca,
dikirim, dan disimpan seperti halnya
dalam mencatat ke dalam suatu
buku/catatan dari transaksi-transaksi
atau
keterangan-keterangan
yang
diperlukan dalam aktivitas perusahaan.
Contohnya adalah mencatat hasil rapat,
membuat notula, mencatat hasil
kegiatan, dan lain sebagainya.
3) Mengolah
Mengolah dapat diartikan sebagai
berbagai macam kegiatan untuk
mengolah
keterangan-keterangan
dengan maksud menyajikannya dalam
bentuk yang lebih berguna. Contohnya
adalah membuat rekapitulasi data,
membuat laporan tertulis, hingga
membuat laporan keuangan.
4) Menggandakan
Penggandaan dokumen diartikan
sebagai kegiatan
memperbanyak
informasi dengan berbagai cara dan
alat sebanyak sejumlah yang diperlukan
seperti misalnya memfotokopi surat
ataupun mencetak dokumen.
5) Mengirim
Mengirim
merupakan
suatu
kegiatan
dalam
mengirimkan
keterangan yang dibutuhkan untuk
kemudian diterima dan disimpan
dengan berbagai cara maupun alat dari
satu pihak ke pihak lain seperti
mengirim surel, faksimili, hingga surat.
6) Menyimpan
Kegiatan untuk meletakkan suatu
informasi melalui berbagai cara
maupun alat di tempat yang aman
dikatakan sebagai kegiatan menyimpan.
Contohnya
adalah
menyimpan
surat/arsip
hingga
menyimpan
data/informasi ke dalam komputer.
2) Laporan
Bentuk untuk menyampaikan suatu
data dan informasi, berita baik dan
buruk, secara lisan maupun tulisan,
disebut sebagai laporan. Laporan dapat
dikatakan sebagai suatu hasil dari tugas
kantor yang dilakukan staf karena
merupakan hasil dari proses mencatat,
mengumpulkan, mengetik, memeriksa,
sampai mengolah data sehingga
menjadi laporan.
7) Menghitung
Menghitung adalah kegiatan dalam
menetapkan suatu data yang relevan
dan terkait dengan angka-angka seperti
halnya dalam menghitung laba dari
penjualan ataupun menghitung datadata pengeluaran perusahaan.
3) Formulir
Lembaran kertas atau kartu yang
memiliki suatu ukuran tertentu dan
terkandung data serta informasi disebut
sebagai formulir. Formulir biasa
digunakan
untuk
mengumpulkan
informasi dari pihak lain.
8) Tugas lain
Pekerjaan lain dari tugas pokok juga
dilakukan oleh staf pelayanan, yaitu
pekerjaan yang mendukung aktivitas
perusahaan
karena
fungsi
staf
pelayanan
adalah
membantu
melancarkan kegiatan perusahaan.
Contohnya adalah melayani telepon dan
melayani tamu yang datang ke kantor.
4) Macam-macam dokumen yang tertulis
Selain dari surat, laporan, serta
formulir,
staf
kantor
tentunya
menghasilkan produk-produk dari
pekerjaan kantor yang lain seperti
dalam bentuk peta, tabel, grafik, buku,
hingga gambar. Semua produk tersebut
termasuk laporan, surat, dan formulir
dapat diarsipkan sesuai dengan
kebutuhan serta nilai guna yang
terkandung dalam produk-produk
kantor tersebut.
Pekerjaan-pekerjaan tersebut diatas
tentunya menghasilkan sesuatu produk atau
jasa yang berguna bagi pimpinan
perusahaan. Berikut adalah beberapa
contoh produk atau jasa dari pekerjaan dan
tugas yang telah dijelaskan:
1) Surat
Media komunikasi yang ditulis
berisikan informasi yang disampaikan
dari pengirim surat ke pihak lain untuk
mendapatkan tanggapan adalah surat.
Surat dapat dikelompokkan menjadi
surat pribadi dan surat resmi, perbedaan
yang paling utama dari kedua jenis surat
tersebut adalah pemakaian kop surat.
Surat resmi menggunakan kop surat
sedangkan kop surat tidak diperlukan
dalam pembuatan surat pribadi.
Kepuasan Kerja Staf Kantor
Seperti
yang telah
dibahas
sebelumnya, sebuah perusahaan di dalam
perkembangannya sangat bergantung pada
staf kantor yang ada di dalamnya.
Kepuasan kerja staf kantor didasarkan
kepada perasaan positif yang dimiliki oleh
staf kantor ketika menjalankan tugastugasnya. Staf kantor diharapkan mampu
mencapai tujuan-tujuan yang akan maupun
telah ditetapkan oleh suatu perusahaan
melalui pemuasan kerja.
Martoyo (2000:132) berpendapat
bahwa “Kepuasan kerja adalah keadaan
emosional karyawan di mana terjadi
ataupun tidak terjadi titik temu antara nilai
balas yang memang di inginkan oleh
karyawan yang bersangkutan. Balas jasa
karyawan ini, baik berupa finansial maupun
nonfinansial.”
Kombinasi antara aspek psikologis,
aspek fisiologis, serta lingkungan sehingga
menyebabkan individu menyukai tugas dan
pekerjaan yang dilakukannya dapat
dikatakan sebagai kepuasan kerja. Sikap
positif terhadap suatu pekerjaan akan
tercipta ketika seorang individu memiliki
tingkat kepuasan dalam pekerjaan yang
tinggi. Sebaliknya tidak adanya kepuasan
kerja dapat berdampak pada munculnya
sikap yang negatif terhadap pekerjaannya.
Lingkungan kerja yang kondusif akan
muncul ketika ada kepuasan kerja.
Dalam pendapat Hasibuan, Melayu
S.P (2001:203), terdapat faktor-faktor yang
dapat menciptakan pengaruh terhadap
kepuasan kerja karyawan yaitu antara lain:
1) Feedback yang layak dan adil
Salah satu feedback bagi karyawan
dapat berupa kompensasi berupa
pendapatan yang berbentuk uang, baik
langsung maupun tidak langsung yang
diterima karyawan sebagai imbalan atas
jasa yang diberikan kepada perusahaan.
2) Berat ringannya pekerjaan
Berat maupun ringannya suatu
pekerjaan yang dibebankan kepada
karyawan tergantung pada pola pikir
dan pandangan karyawan terhadap
pekerjaan itu sendiri. Perusahaan sudah
selayaknya
memandang
bahwa
karyawan merupakan suatu aset
berharga dan tidak boleh diperlakukan
sebagai mesin ataupun suatu alat
produksi.
3) Suasana dan lingkungan pekerjaan
Lingkungan dan suasana pekerjaan
yang kondusif dan nyaman dapat
meningkatkan semangat karyawan
dalam bekerja. Perusahaan yang baik
biasanya
menciptakan
suasana
kekeluargaan di lingkungan kerja
sehingga memungkinkan karyawan
untuk lebih mudah dalam bekerjasama.
4) Peralatan yang menunjang
Persediaan fasilitas-fasilitas yang
membantu
serta
memudahkan
karyawan
untuk
bekerja
harus
diperhatikan dengan sebaik mungkin
oleh perusahaan mulai dari kemudahan
dalam
menggunakan
peralatan,
ergonomis, efisiensi, dan efektivitas
bagi pekerjaan.
5) Sikap pimpinan
Setiap bawahan memiliki seorang
leader atau sosok pemimpin, yang
bertanggung jawab dan memiliki peran
kunci
dalam
mencapai
tujuan.
Meskipun seorang pimpinan memimpin
bawahan, pimpinan harus dapat
memberikan karyawan kesempatan
dalam mengambil beberapa keputusan
sehingga karyawan memiliki wadah
dalam
mengemukakan
pendapat,
gagasan, ataupun ide demi keberhasilan
perusahaan.
6) Penempatan yang sesuai keahlian
Penempatan kerja bagi seorang
karyawan sudah seharusnya sesuai
dengan skill dan latar belakang
pendidikan yang dimiliki. Penempatan
yang sesuai dapat membuat staf kantor
mampu bekerja secara lebih efektif dan
mampu mengimplementasikan teori
serta konsep yang dimiliki dari bidang
dan ilmu yang telah ditekuni.
7) Sifat pekerjaan yang monoton atau
tidak
Sifat pekerjaan yang terlalu
monoton
dapat
menyebabkan
kebosanan karyawan dalam bekerja.
Salah satu cara untuk mengurangi
kebosanan tersebut adalah dengan
menciptakan variasi dalam suatu
pekerjaan sehingga membuat karyawan
tidak merasa bosan dengan pekerjaan
yang ada.
Motivasi Staf Kantor
Dalam usaha untuk menciptakan
kepuasan kerja staf kantor dan dengan
banyaknya pekerjaan-pekerjaan yang
dilakukan oleh staf kantor, pimpinan
tentunya memiliki cara-cara untuk
membuat staf-staf kantor tetap produktif
melakukan pekerjaan mereka secara efektif
dan efisien, salah satu contohnya adalah
dengan cara memotivasi staf kantor.
Menurut
Koontz
(1990:115),
"Motivasi orang bergantung pada kuat
lemahnya motif yang ada. Motif berarti
suatu keadaan di dalam diri seseorang
(inner state)
yang
mendorong,
mengaktifkan,
menggerakkan
dan
menyalurkan perilaku kearah tujuan.”
Sedangkan As’ad (1995:45) berpendapat
bahwa “Motivasi seringkali diartikan
dengan istilah dorongan. Dorongan atau
tenaga tersebut merupakan jiwa dan
jasmani untuk berbuat mencapai tujuan,
sehingga motivasi merupakan
suatu
driving
force
yang
menggerakkan
manusia untuk bertingkah laku, dan di
dalam pebuatannya itu mempunyai tujuan
tertentu.”
Dari teori-teori tersebut dapat
disimpulkan bahwa nilai dan sikap yang
bisa mempengaruhi individu dalam
mencapai suatu hal yang sesuai dengan
keinginan dan tujuan disebut sebagai
motivasi. Nilai dan sikap tersebut dapat
menjadi penyemangat dan suatu kekuatan
tersendiri bagi individu untuk berperilaku
dalam pencapaian target.
Dalam
perusahaan,
motivasi
berperan dalam peningkatan kinerja
seorang staf kantor. Pemberian motivasi
kerja terhadap para staf kantor bertujuan
agar staf kantor melaksanakan tugasnya
dengan efisiensi dan efektivitas yang lebih
baik. Selain itu tujuan dalam memberikan
motivasi kerja dapat dilakukan melalui
pemeliharaan dan peningkatan semangat,
gairah, dan moral dalam bekerja. Dalam
perusahaan, tidak semua staf kantor
mendapatkan motivasi melalui lingkungan
kerja yang disebut motivasi eksternal, tetapi
terdapat pula staf kantor yang mendapatkan
motivasi melalui dirinya sendiri yang
disebut sebagai motivasi internal. Motivasi
internal dan eksternal tersebut dapat disebut
juga sebagai sumber-sumber motivasi.
Sumber Motivasi Staf Kantor
Motivasi Eksternal
Motivasi eksternal dapat disebut
juga sebagai kekuatan yang terkandung di
dalam diri individu yang dipengaruhi oleh
faktor-faktor eksternal seperti hal-hal yang
berkaitan dengan pekerjaan yakni gaji atau
upah, situasi kerja, serta kebijaksanaan
yang terdapat dalam perusahaan maupun
pekerjaan-pekerjaan yang mengandung
hal-hal yang berkaitan dengan kesempatan
untuk mengembangkan diri, mendapatkan
penghargaan, serta mendapatkan tanggung
jawab yang lebih.
Pimpinan yang baik perlu untuk
mengenal dan mengetahui motivasimotivasi eksternal untuk mendapatkan
tanggapan yang positif dari bawahannya.
Tanggapan positif dari bawahan akan
menunjukkan bahwa bawahan sedang
bekerja efektif dan efisien demi kelancaran
kegiatan perusahaan. Motivasi yang positif
dan negatif dapat digunakan oleh seorang
pimpinan. Penghargaan atas prestasi yang
didapatkan oleh seorang karyawan dapat
dikatakan sebagai motivasi positif,
sedangkan motivasi yang bersifat negatif
salah satunya dapat berupa sanksi jika suatu
tujuan tidak dapat dicapai atau suatu aturan
dilanggar.
Motivasi Internal
Motivasi yang berasal dari dalam
diri seorang individu disebut sebagai
motivasi internal. Motivasi akan berefek
kepada hasil kerja karyawan jika motivasi
internal hadir di dalam diri karyawan.
Karena hal tersebut, peran motivasi internal
cukup penting dalam rangka menciptakan
suatu prestasi tinggi dalam bekerja secara
kontinu.
Pimpinan dapat melakukan banyak
sekali hal untuk meningkatkan motivasi
internal staf akntor, antara lain dengan
memberi
penghargaan
bagi
yang
berprestasi, membuka peluang bagi
promosi karir, serta memberi kesempatan
bagi staf kantor untuk melanjutkan
pendidikan, dan lain sebagainya.
maupun peralatan kantor, dan hal-hal
lainnya. Sedangkan faktor psikis contohnya
yakni hubungan antar atasan dengan
bawahan maupun dengan sesama.
Bonus
Perbedaan antara Motivasi Eksternal
dan Internal
Motivasi
Eksternal
1. Feedback berupa gaji
maupun upah yang
layak
2. Lingkungan dan kondisi
kerja yang baik
3. Supervisi yang baik
Motivasi
Internal
1. Tugas dan pekerjaan
yang sesuai keinginan
karyawan
2. Tugas dan pekerjaan
yang menarik bagi
karyawan
3. Tugas dan pekerjaan
yang menantang bagi
karyawan
William dan Devis (2000:53)
memiliki pandangan seperti pada tabel di
atas yang memperlihatkan perbedaan
diantara motivasi yang bersifat eksternal
dan internal, berikut dijabarkan aspekaspek motivasi kerja di atas:
Motivasi Eksternal
Upah/Gaji
Pemberian upah atau gaji adalah hal
yang mendasar untuk memenuhi kebutuhan
hidup seseorang, tanpa adanya upah atau
gaji yang layak, staf kantor akan sulit untuk
berkontribusi secara maksimal dalam
melakukan tugas dan pekerjaannya.
Lingkungan dan Kondisi Kerja
Kepuasan dan perasaan senang
ketika bekerja di lingkungan perusahaan
dipengaruhi oleh kondisi kerja, baik yang
bersifat fisik atau materi maupun yang
bersifat psikis atau non materi. Kondisi
kerja yang sifatnya fisik mencakup sarana
prasarana layaknya luas suatu ruangan, tata
letak (layout), ketersediaan perlengkapan
Selain pemberian upah atau gaji,
Bonus dapat juga digunakan sebagai
insentif untuk meningkatkan motivasi staf
kantor. Bonus diterima sebagai tanda
terima kasih atas kerja keras dan dorongan
untuk terus bekerja keras. Bonus dapat
berupa
uang
ataupun
pembagian
keuntungan seperti saham perusahaan.
Manfaat
Manfaat juga merupakan salah satu
sumber motivasi eksternal. Manfaat adalah
bentuk non finansial seperti rencana
pensiun, jaminan kesehatan, jaminan
kecacatan,
asuransi
jiwa,
hingga
liburan/cuti. Hal-hal tersebut dapat menjadi
aspek-aspek motivasi staf kantor sebagai
pertimbangan bagi dirinya untuk bekerja di
suatu perusahaan.
Supervisi yang baik
Kegiatan untuk menilai dan
mengamati serta membantu karyawan
untuk bekerja lebih efektif dan efisien
sehingga dapat secara kontinu melakukan
peningkatan, perbaikan, penyempurnaan
keterampilan dalam bekerja disebut sebagai
supervisi yang baik.
Motivasi Internal
Tugas dan pekerjaan yang sesuai keinginan
Tugas dan pekerjaan yang sesuai
keinginan dapat dilihat ketika pekerjaan
seorang
karyawan
dianggap
menyenangkan, bebas dari paksaan ataupun
tekanan yang berlebihan, hingga tingkat
kerumitan dalam melaksanakan pekerjaan.
Meski begitu, pekerjaan yang sifatnya
kompleks dan berat dapat membuat
karyawan senang jika dikerjakan dalam
suasana kerja yang mendukung serta
dengan jalinan kerjasama yang baik.
Tugas dan pekerjaan yang menarik
Karyawan akan merasa senang
ketika pekerjaan yang diberikan oleh
atasannya sesuai dengan latar belakang,
pendidikan, potensi, skill, maupun
profesionalisme yang dikuasai. Kesesuaian
itu dapat membuat pekerjaan yang
dikerjakan dirasa lebih menarik karena
mencakup sesuatu yang telah dipahami dan
dikenal dengan baik sebelumnya.
Tugas dan pekerjaan yang menantang
Pekerjaan yang menyenangkan
bukan hanya penyebab timbulnya motivasi
kerja, pekerjaan yang cukup menantang
dalam mencapai prestasi juga bisa menjadi
salah satu sumber motivasi. Tantangan
dalam pekerjaan cenderung menimbulkan
motivasi untuk berprestasi secara jujur dan
sehat melalui kemampuan berkompetensi.
Hubungan Kepuasan dan Motivasi
Kerja Dengan Produktivitas Kerja
Produktivitas kerja dapat dikatakan
sebagai kemampuan untuk melakukan
pekerjaan sehingga menghasilkan suatu
hasil kerja sesuai dengan standar mutu yang
ada dalam suatu periode waktu. Setiap
perusahaan tentunya memiliki dasar atau
kebijakan yang berbeda-beda terhadap
karyawan guna mencapai produktivitas.
Produktivitas kerja dapat dipengaruhi oleh
berbagai faktor seperti kepuasan kerja dan
motivasi kerja.
Kepuasan dan motivasi kerja
diharapkan mampu memberi jalan bagi staf
kantor untuk meningkatkan dan mencapai
produktivitas kerja. Kepuasan dan motivasi
dalam bekerja berpengaruh dalam
meningkatkan produktivitas kerja, staf
kantor yang merasakan adanya kepuasan
dalam bekerja akan lebih termotivasi dalam
melakukan pengembangan kemampuan
yang dimilikinya sehingga dapat membawa
pada peningkatan kualitas diri. Proses dari
kepuasan kerja mampu mengarahkan staf
kantor dalam berpikir secara kreatif dan
mendapat keuntungan dari hasil pekerjaan
yang mereka lakukan.
Dengan adanya motivasi dan
kepuasan kerja, staf kantor diharapkan
dapat bekerja dengan maksimal dan dapat
menyukai lingkungan kerja sehingga
memberikan keuntungan bagi perusahaan.
Oleh sebab itu, kepuasan kerja merupakan
suatu proses penting yang dapat
memberikan banyak manfaat dalam hal
pengembangan kualitas staf kantor
sehingga
dapat
berprestasi
dan
mendapatkan peningkatan produktivitas.
Kesimpulan
Staf adalah sekumpulan orangorang yang bekerja membantu seorang
pimpinan. Staf kantor adalah individu yang
bekerja di suatu kantor untuk membantu
seorang pimpinan dalam melancarkan dan
mengembangkan perusahaan. Staf kantor
menjalankan dan melayani pekerjaanpekerjaan suatu kantor. Staf kantor
mendapat jasa atas kegiatannya berupa
upah/gaji dan tunjangan.
Dengan banyanknya pekerjaanpekerjaan yang dilakukan oleh staf kantor,
keberadaannya
sangat
vital
bagi
perusahaan. Sebuah perusahaan tidak akan
mencapai tujuan tanpa adanya staf kantor
yang membantu dalam melancarkan
kegiatan organisasi. Meski keberadaannya
penting dalam suatu perusahaan, staf kantor
tidak boleh dipilih secara asal oleh
pimpinan dan harus memenuhi kriteria
syarat staf kantor yang baik seperti
memahami visi misi perusahaan, memiliki
wawasan yang luas, berpikir secara
sistematis, dapat melakukan komunikasi
dengan baik, memiliki kemampuan teknis,
dan beretika yang baik agar kegiatan dalam
pencapaian tujuan lebih efektif dan efisien.
Keberadaan staf kantor perlu
diperhatikan oleh seorang pimpinan.
Karena staf kantor memiliki pekerjaan yang
kompleks, perlu adanya pemenuhan
kebutuhan melalui kepuasan kerja dan
motivasi bagi staf kantor agar terus
produktif. Banyak aspek yang perlu
diperhatikan
oleh
pimpinan
untuk
memenuhi kepuasan kerja bagi staf kantor
yakni feedback yang adil melalui
pemberian gaji/upah, penempatan staf
sesuai
keahlian
yang
dimiliki,
keseimbangan dari berat maupun ringannya
suatu pekerjaan, suasana atau kondisi kerja,
fasilitas yang membantu menunjang
pekerjaan, sifat pekerjaan yang monoton
atau tidak, hingga sikap pimpinan
perusahaan sendiri kepada para staf kantor.
REFERENSI
Ardiansyah, D. O. (2016). Pengaruh
Komunikasi Terhadap Kinerja
Karyawan Dengan Dimediasi Oleh
Kepuasan Kerja. Jurnal Bisnis dan
Manajemen Vol. 3 No.1 Univ.
Brawijaya.
Krisdiyanto, A. (2010). Analisis Faktorfaktor
yang
Mempengaruhi
Motivasi dan Pengaruhnya terhadap
Peningkatan Kinerja Karyawan.
Jurnal Ilmu Ekonomi Aset Vol. 12
No. 1.
Muliharta,
K.
(2015).
Pengaruh
Kemampuan Kerja dan Motivasi
Kerja Terhadap Kinerja Karyawan
Pada Hotel Puri Bagus Lovina Pada
Tahun 2014. Jurnal Jurusan
Pendidikan Ekonomi (JJPE) Vol.5
No.1.
Priansa, D. J. (2014). Perencanaan dan
Pengembangan
SDM.
CV.
Alfabeta.
S, Arifuddin. (2008). Peranan Staf Dalam
Pengambilan Keputusan. Lentera
Pendidikan Vol. 11 No. 2.
Sobirin, Lubis, Z., & Gunawan, R. (2014).
Peranan Staf Dalam Mendukung
Tugas
Pimpinan.
Jurnal
SAINTIKOM Vol. 13 No. 1.
Wijono, D., & Cholis, E. N. (2014).
Pengaruh Motivasi Eksternal dan
Motivasi Internal Terhadap Kinerja
Karyawan Pada Tk. Budi Mulia
Dua
Pandeansari.
Jurnal
MAKSIPRENEUR, Vol. 3, No. 2.
DALAM MENUNJANG KEGIATAN PERUSAHAAN
Oleh: Muhamad Fachry Nurdiansyah
Mahasiswa Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung
fayfachryan@gmail.com
Abstract
Staff is a person or a group of some people that work to help a leader or a chairman in
managing something. Office staff assist leaders in achieving company goals. Office staff have
so many important roles for companies because they have a variety of jobs that can help the
company's activities so that leaders need to manage office staff well, one example of the
methods is by giving satisfaction of their jobs and motivate office staff to remain productive.
The main discussion of this paper is to know what kinds of staff are in an office, what are the
good office staff requirements for the company, what jobs are done by the office staff, factors
and resources of motivation and job satisfaction, and what effect it has on the productivity of
office staff and their influence on the company's activities.
Keyword: Office Staff, Motivation, Satisfaction, Work Productivity
Abstrak
Staf adalah individu atau kelompok dari invididu yang melakukan pekerjaan dalam rangka
membantu seorang pimpinan atau ketua dalam hal pengelolaan sesuatu. Staf kantor bertugas
sebagai pembantu bagi pimpinan dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan. Staf kantor
memiliki peranan yang cukup banyak dan sangat penting bagi perusahaan karena mereka
memiliki macam-macam pekerjaan yang dapat membantu melancarkan kegiatan perusahaan
sehingga pimpinan perlu untuk mengelolanya dengan baik, salah satunya adalah dengan cara
memberikan kepuasan kerja serta memotivasi staf kantor agar tetap produktif. Fokus dari karya
tulis ini adalah untuk mengetahui apa saja macam-macam staf yang ada di dalam suatu kantor,
apa saja syarat-syarat staf kantor yang baik bagi perusahaan, pekerjaan apa saja yang dikerjakan
oleh para staf kantor, faktor-faktor dan sumber-sumber motivasi dan kepuasan kerja, hingga
apa saja efeknya terhadap produktivitas staf kantor dan pengaruh mereka terhadap kegiatan
perusahaan.
Kata Kunci: Staf Kantor, Motivasi, Kepuasan, Produktivitas Kerja
PENDAHULUAN
Bekerja adalah aktivitas yang
dilakukan untuk memenuhi segala
kebutuhan manusia. Dalam dunia kerja,
manusia melakukan pekerjaan yang
berbeda-beda sesuai keahliannya masingmasing. Dikarenakan tugas-tugas setiap
individu berbeda-beda, tempat untuk
melakukan pekerjaan pun berbeda. Banyak
sekali individu yang bekerja di lapangan,
namun terdapat suatu tempat yang selalu
ada di setiap organisasi/perusahaan yang
disebut sebagai kantor.
“Kantor adalah tempat yang
biasanya digunakan untuk melaksanakan
pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun
juga tempat tersebut mungkin diberikan”
(Moekijat, 1997:3). Sedangkan kantor
berdasarkan pandangan dari Prajudi
Atmosudirjo (1982:25) ialah “unit
organisasi yang terdiri atas tempat, staf
personel dan operasi ketatausahaan
guna
memberikan bantuan kepada
pimpinan.”
Berdasarkan
definisi-definisi
tersebut didapatkan pemahaman bahwa
kantor
merupakan
suatu
tempat
berlangsungnya aktivitas tata usaha dan
terdapat suatu kerjasama antara individuindividu, sarana, dan prasarana untuk
memroses informasi yang dibutuhkan oleh
suatu organisasi/perusahaan sehingga
dapat
memberikan bantuan kepada
pimpinan. Selain itu, dapat dikatakan
bahwa suatu kantor tidak dapat berdiri
sendiri tanpa adanya staf atau personel yang
ada guna melancarkan segala kegiatan
organisasi/perusahaan
dalam
hal
pencapaian target yang ditetapkan.
Adanya
staf
dalam
suatu
organisasi/perusahaan merupakan hal yang
diperlukan. Staf kantor adalah bagian
penting di dalam organisasi karena menjadi
salah satu penunjang kelancaran dalam
pencapaian tujuan. Staf kantor memiliki
beberapa peran mulai dari menghimpun,
mencatat, mengolah, mengelola, mengirim,
hingga menyimpan dokumen atau
informasi yang diperlukan oleh suatu
organisasi sesuai dengan prosedur yang
telah dibuat. Untuk itu, seorang pimpinan
perlu dalam memberikan kepuasan kerja
bagi para staf kantor yang bekerja di
perusahaannya.
METODOLOGI
Dalam proses penulisan jurnal ini,
penulis menggunakan referensi yang
bersumber dari buku dan jurnal. Buku-buku
ataupun jurnal yang menjadi referensi tidak
dipilih secara sembarangan. Buku atau
jurnal yang dipilih sangat diperhatikan dan
harus up-to-date dan terpercaya. Dengan
begitu, pembaca dapat mendapat bacaan
berkualitas dari jurnal ini.
RUMUSAN MASALAH
Apa saja macam-macam staf kantor?
Apa saja fungsi-fungsi staf kantor?
Apa saja faktor-faktor yang memotivasi
staf kantor untuk bekerja?
Bagaimana cara menciptakan kepuasan
kerja bagi staf kantor?
TUJUAN
Jurnal
ini
bertujuan untuk
memenuhi salah tugas mata kuliah di
Politeknik
Negeri
Bandung
yakni
Manajemen Kantor sekaligus memberikan
pengetahuan kepada para pembaca yang
belum mengetahui apa saja peran staf
kantor dalam perusahaan.
PEMBAHASAN
Pengertian Organisasi
Sebagai makhluk sosial, setiap
individu akan berhubungan dengan
bermacam-macam orang dengan berbagai
kebutuhan dari segi ekonomi, sosial,
pendidikan,
dan
lain
sebagainya.
Kebutuhan akan orang lain membuat setiap
individu dibesarkan dalam sebuah
organisasi baik disadari atau tidak disadari,
hal ini berlangsung sejak lahir hingga
meninggal dunia. Contoh kecil adalah
ketika seseorang lahir, orang tersebut akan
didaftarkan ke kantor pemerintah yang
merupakan suatu organisasi untuk
memperoleh akta kelahiran, ketika dewasa
dan tinggal di manapun seseorang akan
menjadi anggota organisasi Rumah Tangga
ataupun Rukun Warga hingga ke tingkat
yang lebih tinggi.
Hidup setiap individu banyak
dipengaruhi
dan
bergantung
pada
organisasi, sebab sebagian besar kebutuhan
hidup dapat terpenuhi dengan adanya
organisasi. Karena hal tersebut, seseorang
masuk atau membentuk sebuah organisasi
karena mengharap keikutsertaannya dalam
organisasi akan memuaskan beberapa
kebutuhannya (Hicks, 1981).
Menurut Profesor Sondang P.
Siagian, “organisasi adalah setiap bentuk
persekutuan antara dua orang atau lebih
yang bekerja bersama secara formal dan
terikat dalam rangka pencapaian suatu
tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan
yang mana terdapat seseorang atau
beberapa orang yang disebut atasan dan
seorang atau sekelompok orang yang
disebut dengan bawahan.”
Dilihat dari pengertian tersebut,
dapat dikatakan bahwa organisasi diisi oleh
orang-orang yang memiliki tujuan sama
dan memiliki tujuan serta terdapat
koordinasi antar sub sistem yang saling
ketergantungan satu sama lain, sub sistem
tersebut bekerja atas dasar pembagian
kerja,
wewenang-wewenang,
serta
tanggung jawab.
Organisasi dapat juga dikatakan
sebagai wadah yang menampung anggotaanggotanya untuk secara terkendali,
terencana, dan terpimpin bekerjasama
dalam hal pemanfaatan sumber-sumber
daya yang digunakan secara efektif serta
efisien untuk menggapai tujuan.
Tiga Unsur Utama Dalam Organisasi
Suatu perusahaan dapat pula
dikatakan sebagai organisasi karena
memiliki visi misi, tujuan, maupun struktur
organisasi. Dalam perusahaan, terdapat tiga
unsur utama yang mendukung jalannya
pencapaian tujuan serta melancarkan
berbagai aktivitas yaitu sarana, prasarana,
dan juga personil atau staf.
Sarana kantor merupakan berbagai
sesuatu yang bersifat fisik dan memiliki
fungsi sebagai pendukung bagi orang-orang
untuk bekerja seperti halnya gedunggedung kantor, ruangan, peralatanperalatan,
mesin-mesin
yang
ada,
perlengkapan-perlengkapan
kantor,
perabot-perabot kantor, alat-alat tulis
kantor, dan hal-hal bersifat fisik lainnya.
Prasarana dalam suatu kantor
adalah segala sesuatu yang memiliki sifat
non fisik dan dijadikan sebagai standar,
pedoman, ataupun patokan untuk orangorang yang bekerja di suatu kantor.
Prasarana
kantor
berfungsi
untuk
membimbing orang-orang untuk dapat
bekerja sesuai aturan yang berlaku dalam
kantor seperti buku manual, SOP, ataupun
peraturan kantor.
Staf kantor adalah orang-orang
yang menggunakan sarana prasarana di
kantor untuk melakukan berbagai kegiatan
kantor. Ketiga unsur tersebut saling terikat
dan sangatlah penting serta perlu
diperhatikan karena menjadi suatu aset bagi
perusahaan.
Dari ketiga unsur tersebut, yang
paling sulit dikendalikan oleh seorang
pimpinan adalah staf kantor karena mereka
memiliki karakteristik yang berbeda-beda,
memilliki emosi, serta memiliki berbagai
macam kebutuhan yang harus dipenuhi
oleh suatu organisasi. Selain itu, saranaprasarana kantor tidak akan berguna jika
tidak ada orang-orang yang menggunakan
dan memanfaatkannya sehingga dapat
dikatakan bahwa staf kantor sangat
memliki peran dalam pencapaian tujuan
perusahaan dan harus dikelola dengan baik
serta mendapatkan
bekerja.
kepuasan
dalam
berbagai tugas-tugas pimpinan maupun
aktivitas kantor.
Definisi Staf Kantor
Persyaratan Staf Kantor yang Baik
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa
Indonesia (KBBI), staf adalah individu atau
kelompok dari invididu yang melakukan
pekerjaan-pekerjaan
dalam
rangka
membantu seorang pimpinan atau ketua
dalam hal pengelolaan sesuatu. Personil
atau staf kantor adalah individu yang
melayani atau melaksanakan beberapa
pekerjaan di dalam kantor baik itu kantor
pemerintahan maupun kantor swasta dalam
hal mencapai tujuan-tujuan kantor, staf
kantor mendapat imbalan jasa atas
kegiatannya berupa gaji dan tunjangan
yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Untuk dapat memberikan bantuan
kepada pimpinan dalam mencapai tujuan
perusahaan, staf kantor perlu memenuhi
beberapa persyaratan, diantaranya adalah:
Pentingnya Staf Kantor
Menjadi
seorang
pimpinan
perusahaan merupakan tanggung jawab
yang berat, menyita banyak sekali waktu
dan pikiran. Pada dasarnya tugas pimpinan
perusahaan adalah terwujudnya berbagai
tujuan yang ingin dicapai, baik itu tujuan
yang sifatnya strategis maupun yang
sifatnya operatif. Pencapaian tujuan
organisasi merupakan tugas dari setiap
pimpinan sesuai tingkatnya. Pimpinan
tingkat atas atau eksekutif memiliki
tanggung jawab dalam membuat kebijakan,
hingga mengembangan rencana jangka
panjang. Pimpinan tingkat menengah
memiliki
tanggung
jawab
dalam
mengembangkan
rencana
jangka
menengah, mengawasi pekerjaan yang
bersifat operatif, hingga menjaga jalannya
kebijakan yang ada. Sedangka pimpinan
tingkat
pelaksana
bertugas
dalam
menguraikan perencanaan, menjalankan
perencanaan, memberikan instruksi, dan
mengevaluasi bawahan. Dengan banyaknya
tugas yang dimiliki, pimpinan tentunya
memerlukan bantuan dari staf kantor yang
dapat memudahkan dan melancarkan
a. Memahami
visi
maupun
misi
organisasinya
Visi maupun misi merupakan hal
yang fundamental dalam suatu
perusahaan, pemahaman akan visi dan
misi dapat membantu dalam rangka
pemanfaatan dan penetapan prioritas
sehingga membuat apa pun yang
dilakukan oleh staf kantor tidak
menyimpang dari tujuan perusahaan.
Oleh karena itu, seorang staf perlu
mengetahui visi dan misi perusahaan.
b. Memiliki wawasan yang luas
Dalam Kamus Besar Bahasa
Indonesia, wawasan merupakan suatu
konsepsi ataupun cara pandang
seseorang. Seorang staf kantor yang
berwawasan berarti memiliki cara
pandang yang luas mengenai berbagai
hal. Dengan memiliki wawasan yang
luas, staf kantor dapat mengatasi
masalah-masalah yang timbul dalam
pekerjaan dengan menemukan berbagai
alternatif.
c. Berpikir sistematis
Kemampuan
berpikir
secara
sistematis perlu dimiliki oleh staf
kantor sehingga pekerjaan sesuai
dengan target yang ingin dicapai dan
dilakukan dengan cara yang efektif dan
efisien.
d. Dapat berkomunikasi dengan baik
Seorang staf kantor tentunya tidak
bekerja
sendiri
melainkan
berkoordinasi dengan orang lain baik
itu pimpinan maupun sesama. Menurut
pendapat
Hariandja
(2002:96),
“komunikasi merupakan bagian yang
penting dalam kehidupan kerja.” Hal
tersebut dapat dengan mudah dipahami
karena komunikasi yang kurang baik
dapat
berdampak
luas
kepada
kehidupan organisasi seperti konflikkonflik yang terjadi diantara karyawan
maupun
kesenjangan
sosial.
Sebaliknya, peningkatan pengertian,
kerjasama, maupun kepuasan dalam
bekerja dapat diciptakan melalui
komunikasi yang cukup baik. Sehingga
dapat dikatakan bahwa dibutuhkan
human skill yang baik agar koordinasi
berjalan lancar hingga terhindar dari
berbagai hal yang sama sekali tidak
diharapkan.
e. Memiliki kemampuan teknis
Untuk dapat memberikan bantuan
kepada pimpinan, staf kantor tentu
perlu memiliki kemampuan teknis
untuk menunjang berbagai pekerjaan
yang diberikan oleh pimpinan.
f. Memiliki etika yang baik
Seorang staf kantor yang memiliki
kompetensi yang baik tidak akan
terpakai jika tidak memiliki etika
karena etika lebih penting dibandingkan
kemampuan seseorang. Kemampuan
seseorang dapat dikembangkan dengan
diberikan pelatihan sedangkan karakter
merupakan hal yang sulit untuk diubah.
Jenis-jenis Staf Kantor
Pada dasarnya, staf kantor dapat
dibedakan ke dalam dua jenis yakni staf
penasihat dan staf pelayanan. Kedua jenis
staf ini sangat berperan penting dalam
kelancaran aktivitas organisasi.
a. Staf Penasihat
Staf penasihat merupakan staf
kantor yang bertugas memberikan berbagai
bantuan, saran, dan jasa kepada pimpinan.
Staf penasihat memberi saran kepada
pimpinan terhadap bidang-bidang yang
menjadi tanggung jawab pimpinan.
Seorang pimpinan dapat menunjuk staf
penasihat untuk berbagai bidang seperti
perencanaan, pengorganisasian, pemberian
motivasi, pengawasan, hingga pengambilan
keputusan.
Saran-saran yang diberikan oleh
staf penasihat tentunya harus obyektif,
berkualitas, dan dapat diuji kebenarannya.
Hal tersebut membuat saran-saran harus
melalui beberapa proses pemberian saran
dengan berbagai kegiatan yaitu:
1) Pengumpulan data yang dibutuhkan.
Dilakukan melalui riset atau
penelitian. Pengambilan keputusan
merupakan suatu proses yang tidak
mudah. Untuk itu perlu adanya datadata
yang
mendukung
proses
pemberian saran sehingga keputusan
yang diambil oleh pimpinan adalah
keputusan yang berdasarkan pada fakta.
Pengumpulan data dilakukan untuk
mengumpulkan
berbagai
macam
informasi dan membatasi masalah
sesuai dengan masalah yang sedah
dihadapi.
2) Menganalisa fakta-fakta yang diterima.
Hal
ini
dilakukan
setelah
mengumpulkan data, staf penasihat
melakukan analisa berdasarkan teoriteori serta pengalaman yang telah
didapatkan dari berbagai pekerjaan
yang telah dikerjakan sebelumnya.
3) Melakukan evaluasi serta penilaian.
Evaluasi dapat dikatakan sebagai
“pengumpulan dan pengamatan dari
berbagai macam bukti untuk mengukur
dampak dan efektivitas dari suatu
objek, program, atau proses berkaitan
dengan spesifikasi dan persyaratan
pengguna yang telah ditetapkan
sebelumnya.” (Kamus Besar Bahasa
Indonesia). Setelah menganalisa faktafakta yang ada, staf penasihat
melakukan evaluasi dan penilaian
terhadap hasil analisa yang telah
didapatkan.
4) Mencari alternatif.
Setelah mendapatkan nilai dari hasil
evaluasi, staf penasihat mencari
kemungkinan yang akan terjadi serta
menemukan berbagai alternatif yang
dianggap paling baik.
5) Menyimpulkan dan merumuskan saransaran.
Saran-saran yang akan diberikan
kepada pimpinan dilakukan ketika staf
penasihat mendapatkan alternatifalternatif yang telah dihasilkan.
b. Staf Pelayanan
Staf pelayanan adalah personil
kantor yang membantu dalam kelancaran
tugas-tugas organisasi serta memberikan
pelayanan kepada seluruh lini organisasi.
Staf pelayanan tidak melakukan
pekerjaan yang bersifat manajerial seperti
merencanakan,
mengawasi,
ataupun
mengambil keputusan karena hal-hal
tersebut dilakukan oleh staf penasihat. Staf
pelayanan melaksanakan banyak sekali
macam pekerjaan berdasarkan pemberian
instruksi dari pimpinan.
Fungsi-fungsi Staf Kantor
Karena staf pemasihat dan staf
pelayanan berbeda, kedua jenis staf tersebut
memiliki fungsi yang berbeda pula.
Staf penasihat memiliki beberapa
fungsi utama yaitu sebagai berikut:
1) Memberikan bantuan terhadap tugastugas
pimpinan
dalam
hal
kepemimpinan.
2) Sebagai perluasan dari pribadi seorang
pimpinan
3) Menerjemahkan pikiran pimpinan
dalam
rencana
tindakan
dan
kebijaksanaan.
4) Memberikan
pengaruh
dalam
pengambilan keputusan, rencana kerja,
evaluasi, dan sebagainya.
Sedangkan staf pelayanan memiliki
fungsi utama yaitu sebagai berikut:
1) Membantu
dalam
melancarkan
kegiatan organisasi
2) Memberikan pelayanan bagi pimpinan
dengan
memberikan
berbagai
keterangan
3) Melakukan
berbagai
pekerjaanpekerjaan kantor yang bersifat operatif
Pekerjaan Staf Penasihat
Dari fungsi-fungsi yang telah
dijelaskan, terdapat tugas-tugas dari
masing-masing jenis staf, tugas staf
penasihat adalah sebagai berikut:
Tugas staf penasihat dapat dibagi ke
dalam lima jenis tugas yaitu:
1) Perencanaan
Seorang pimpinan yang berhasil
selalu senantiasa mengerti dan
mencurahkan
waktunya
dalam
melakukan perencanaan. Perencanaan
dapat dikatakan sebagai proses dalam
menentukan berbagai macam tindakan
untuk pencapaian tujuan. Tugas
perencanaan yang dilakukan oleh staf
penasihat mencakup perencanaan
dalam menyusun sebuah rencana
strategis, merencanakan pengembangan
organisasi,
membantu
dalam
perencanaan untuk pengelolaan SDM,
maupun rencana dalam menetapkan
kebijaksanaan perusahaan. Semua hal
tersebut dilakukan oleh staf kantor
guna memberi bantuan kepada
pimpinan dalam merencanakan.
2) Pembinaan
Tugas pembinaan oleh staf
penasihat yakni memberikan saran
mengenai pemberian petunjuk bagi
pegawai-pegawai
yang
bekerja
sehingga
berkemauan
dalam
melaksanakan
pekerjaan
yang
dikerjakan secara sadar sesuai dengan
cara-cara atau metode-metode yang
ditentukan. Selain itu staf penasihat
membantu memberi saran dalam hal
metode dan sistem pembinaan dan
pengembangan
pegawai
yang
dilakukan oleh pimpinan perusahaan.
3) Pengawasan
Pengawasan atau pengendalian
dapat memiliki arti sebagai mengamati,
menilai, melihat tindakan maupun
pekerjaan, apakah karyawan benar
melakukan tugas-tugas mereka sesuai
dengan prosedur dan rencana pimpinan
atau tidak. Pada pengawasan, dilakukan
perbandingan antara hasil yang dicapai
pegawai dengan target yang telah
ditetapkan.
Dalam hal pengawasan, staf
penasihat melakukan pemberian saran
terhadap
pimpinan
mengenai
pelaksanaan dan mekanisme sistem
pengawasan yang efektif dan efisien
bagi perusahaan.
4) Pengambilan Keputusan
George A. Steiner (Steiner:1988)
menjelaskan bahwa “pengambilan
keputusan adalah salah satu proses yang
disadari oleh individu dan mencakup
fenomena individu hingga fenomena
sosial serta didasarkan kepada premis
fakta-fakta
dan
nilai-nilai,
menyimpulkan pilihan dari alternatif
yang ada dengan bermaksud untuk
bergerak ke suatu situasi yang individu
inginkan.”
Staf penasihat juga berpartisipasi
dalam pengambilan keputusan oleh
pimpinan melalui rapat ataupun diskusi.
Dengan adanya saran-saran dari staf
penasihat, pimpinan dapat menentukan
keputusan yang lebih baik dan
berkualitas bagi perusahaan.
Pekerjaan Staf Pelayanan
Peranan staf-staf pelayanan dalam
perusahaan dapat diuraikan ke dalam tugastugas seperti sebagai berikut:
1) Menghimpun
Menghimpun diartikan menjadi
suatu kegiatan dalam mengusahakan
dan mencari ketersediaan suatu
keterangan yang sebelumnya belum ada
ataupun tersebar di berbagai tempat
sehingga siap digunakan ketika
keterangan tersebut diperlukan. Contoh
dari kegiatan menghimpun adalah
mencari dan mengumpulkan data,
mencari informasi-informasi yang
relevan, membuat berbagai kliping, dan
lain sebagainya.
2) Mencatat
Pencatatan adalah suatu kegiatan
membubuhkan tulisan dengan berbagai
peralatan tulis yang dapat dibaca,
dikirim, dan disimpan seperti halnya
dalam mencatat ke dalam suatu
buku/catatan dari transaksi-transaksi
atau
keterangan-keterangan
yang
diperlukan dalam aktivitas perusahaan.
Contohnya adalah mencatat hasil rapat,
membuat notula, mencatat hasil
kegiatan, dan lain sebagainya.
3) Mengolah
Mengolah dapat diartikan sebagai
berbagai macam kegiatan untuk
mengolah
keterangan-keterangan
dengan maksud menyajikannya dalam
bentuk yang lebih berguna. Contohnya
adalah membuat rekapitulasi data,
membuat laporan tertulis, hingga
membuat laporan keuangan.
4) Menggandakan
Penggandaan dokumen diartikan
sebagai kegiatan
memperbanyak
informasi dengan berbagai cara dan
alat sebanyak sejumlah yang diperlukan
seperti misalnya memfotokopi surat
ataupun mencetak dokumen.
5) Mengirim
Mengirim
merupakan
suatu
kegiatan
dalam
mengirimkan
keterangan yang dibutuhkan untuk
kemudian diterima dan disimpan
dengan berbagai cara maupun alat dari
satu pihak ke pihak lain seperti
mengirim surel, faksimili, hingga surat.
6) Menyimpan
Kegiatan untuk meletakkan suatu
informasi melalui berbagai cara
maupun alat di tempat yang aman
dikatakan sebagai kegiatan menyimpan.
Contohnya
adalah
menyimpan
surat/arsip
hingga
menyimpan
data/informasi ke dalam komputer.
2) Laporan
Bentuk untuk menyampaikan suatu
data dan informasi, berita baik dan
buruk, secara lisan maupun tulisan,
disebut sebagai laporan. Laporan dapat
dikatakan sebagai suatu hasil dari tugas
kantor yang dilakukan staf karena
merupakan hasil dari proses mencatat,
mengumpulkan, mengetik, memeriksa,
sampai mengolah data sehingga
menjadi laporan.
7) Menghitung
Menghitung adalah kegiatan dalam
menetapkan suatu data yang relevan
dan terkait dengan angka-angka seperti
halnya dalam menghitung laba dari
penjualan ataupun menghitung datadata pengeluaran perusahaan.
3) Formulir
Lembaran kertas atau kartu yang
memiliki suatu ukuran tertentu dan
terkandung data serta informasi disebut
sebagai formulir. Formulir biasa
digunakan
untuk
mengumpulkan
informasi dari pihak lain.
8) Tugas lain
Pekerjaan lain dari tugas pokok juga
dilakukan oleh staf pelayanan, yaitu
pekerjaan yang mendukung aktivitas
perusahaan
karena
fungsi
staf
pelayanan
adalah
membantu
melancarkan kegiatan perusahaan.
Contohnya adalah melayani telepon dan
melayani tamu yang datang ke kantor.
4) Macam-macam dokumen yang tertulis
Selain dari surat, laporan, serta
formulir,
staf
kantor
tentunya
menghasilkan produk-produk dari
pekerjaan kantor yang lain seperti
dalam bentuk peta, tabel, grafik, buku,
hingga gambar. Semua produk tersebut
termasuk laporan, surat, dan formulir
dapat diarsipkan sesuai dengan
kebutuhan serta nilai guna yang
terkandung dalam produk-produk
kantor tersebut.
Pekerjaan-pekerjaan tersebut diatas
tentunya menghasilkan sesuatu produk atau
jasa yang berguna bagi pimpinan
perusahaan. Berikut adalah beberapa
contoh produk atau jasa dari pekerjaan dan
tugas yang telah dijelaskan:
1) Surat
Media komunikasi yang ditulis
berisikan informasi yang disampaikan
dari pengirim surat ke pihak lain untuk
mendapatkan tanggapan adalah surat.
Surat dapat dikelompokkan menjadi
surat pribadi dan surat resmi, perbedaan
yang paling utama dari kedua jenis surat
tersebut adalah pemakaian kop surat.
Surat resmi menggunakan kop surat
sedangkan kop surat tidak diperlukan
dalam pembuatan surat pribadi.
Kepuasan Kerja Staf Kantor
Seperti
yang telah
dibahas
sebelumnya, sebuah perusahaan di dalam
perkembangannya sangat bergantung pada
staf kantor yang ada di dalamnya.
Kepuasan kerja staf kantor didasarkan
kepada perasaan positif yang dimiliki oleh
staf kantor ketika menjalankan tugastugasnya. Staf kantor diharapkan mampu
mencapai tujuan-tujuan yang akan maupun
telah ditetapkan oleh suatu perusahaan
melalui pemuasan kerja.
Martoyo (2000:132) berpendapat
bahwa “Kepuasan kerja adalah keadaan
emosional karyawan di mana terjadi
ataupun tidak terjadi titik temu antara nilai
balas yang memang di inginkan oleh
karyawan yang bersangkutan. Balas jasa
karyawan ini, baik berupa finansial maupun
nonfinansial.”
Kombinasi antara aspek psikologis,
aspek fisiologis, serta lingkungan sehingga
menyebabkan individu menyukai tugas dan
pekerjaan yang dilakukannya dapat
dikatakan sebagai kepuasan kerja. Sikap
positif terhadap suatu pekerjaan akan
tercipta ketika seorang individu memiliki
tingkat kepuasan dalam pekerjaan yang
tinggi. Sebaliknya tidak adanya kepuasan
kerja dapat berdampak pada munculnya
sikap yang negatif terhadap pekerjaannya.
Lingkungan kerja yang kondusif akan
muncul ketika ada kepuasan kerja.
Dalam pendapat Hasibuan, Melayu
S.P (2001:203), terdapat faktor-faktor yang
dapat menciptakan pengaruh terhadap
kepuasan kerja karyawan yaitu antara lain:
1) Feedback yang layak dan adil
Salah satu feedback bagi karyawan
dapat berupa kompensasi berupa
pendapatan yang berbentuk uang, baik
langsung maupun tidak langsung yang
diterima karyawan sebagai imbalan atas
jasa yang diberikan kepada perusahaan.
2) Berat ringannya pekerjaan
Berat maupun ringannya suatu
pekerjaan yang dibebankan kepada
karyawan tergantung pada pola pikir
dan pandangan karyawan terhadap
pekerjaan itu sendiri. Perusahaan sudah
selayaknya
memandang
bahwa
karyawan merupakan suatu aset
berharga dan tidak boleh diperlakukan
sebagai mesin ataupun suatu alat
produksi.
3) Suasana dan lingkungan pekerjaan
Lingkungan dan suasana pekerjaan
yang kondusif dan nyaman dapat
meningkatkan semangat karyawan
dalam bekerja. Perusahaan yang baik
biasanya
menciptakan
suasana
kekeluargaan di lingkungan kerja
sehingga memungkinkan karyawan
untuk lebih mudah dalam bekerjasama.
4) Peralatan yang menunjang
Persediaan fasilitas-fasilitas yang
membantu
serta
memudahkan
karyawan
untuk
bekerja
harus
diperhatikan dengan sebaik mungkin
oleh perusahaan mulai dari kemudahan
dalam
menggunakan
peralatan,
ergonomis, efisiensi, dan efektivitas
bagi pekerjaan.
5) Sikap pimpinan
Setiap bawahan memiliki seorang
leader atau sosok pemimpin, yang
bertanggung jawab dan memiliki peran
kunci
dalam
mencapai
tujuan.
Meskipun seorang pimpinan memimpin
bawahan, pimpinan harus dapat
memberikan karyawan kesempatan
dalam mengambil beberapa keputusan
sehingga karyawan memiliki wadah
dalam
mengemukakan
pendapat,
gagasan, ataupun ide demi keberhasilan
perusahaan.
6) Penempatan yang sesuai keahlian
Penempatan kerja bagi seorang
karyawan sudah seharusnya sesuai
dengan skill dan latar belakang
pendidikan yang dimiliki. Penempatan
yang sesuai dapat membuat staf kantor
mampu bekerja secara lebih efektif dan
mampu mengimplementasikan teori
serta konsep yang dimiliki dari bidang
dan ilmu yang telah ditekuni.
7) Sifat pekerjaan yang monoton atau
tidak
Sifat pekerjaan yang terlalu
monoton
dapat
menyebabkan
kebosanan karyawan dalam bekerja.
Salah satu cara untuk mengurangi
kebosanan tersebut adalah dengan
menciptakan variasi dalam suatu
pekerjaan sehingga membuat karyawan
tidak merasa bosan dengan pekerjaan
yang ada.
Motivasi Staf Kantor
Dalam usaha untuk menciptakan
kepuasan kerja staf kantor dan dengan
banyaknya pekerjaan-pekerjaan yang
dilakukan oleh staf kantor, pimpinan
tentunya memiliki cara-cara untuk
membuat staf-staf kantor tetap produktif
melakukan pekerjaan mereka secara efektif
dan efisien, salah satu contohnya adalah
dengan cara memotivasi staf kantor.
Menurut
Koontz
(1990:115),
"Motivasi orang bergantung pada kuat
lemahnya motif yang ada. Motif berarti
suatu keadaan di dalam diri seseorang
(inner state)
yang
mendorong,
mengaktifkan,
menggerakkan
dan
menyalurkan perilaku kearah tujuan.”
Sedangkan As’ad (1995:45) berpendapat
bahwa “Motivasi seringkali diartikan
dengan istilah dorongan. Dorongan atau
tenaga tersebut merupakan jiwa dan
jasmani untuk berbuat mencapai tujuan,
sehingga motivasi merupakan
suatu
driving
force
yang
menggerakkan
manusia untuk bertingkah laku, dan di
dalam pebuatannya itu mempunyai tujuan
tertentu.”
Dari teori-teori tersebut dapat
disimpulkan bahwa nilai dan sikap yang
bisa mempengaruhi individu dalam
mencapai suatu hal yang sesuai dengan
keinginan dan tujuan disebut sebagai
motivasi. Nilai dan sikap tersebut dapat
menjadi penyemangat dan suatu kekuatan
tersendiri bagi individu untuk berperilaku
dalam pencapaian target.
Dalam
perusahaan,
motivasi
berperan dalam peningkatan kinerja
seorang staf kantor. Pemberian motivasi
kerja terhadap para staf kantor bertujuan
agar staf kantor melaksanakan tugasnya
dengan efisiensi dan efektivitas yang lebih
baik. Selain itu tujuan dalam memberikan
motivasi kerja dapat dilakukan melalui
pemeliharaan dan peningkatan semangat,
gairah, dan moral dalam bekerja. Dalam
perusahaan, tidak semua staf kantor
mendapatkan motivasi melalui lingkungan
kerja yang disebut motivasi eksternal, tetapi
terdapat pula staf kantor yang mendapatkan
motivasi melalui dirinya sendiri yang
disebut sebagai motivasi internal. Motivasi
internal dan eksternal tersebut dapat disebut
juga sebagai sumber-sumber motivasi.
Sumber Motivasi Staf Kantor
Motivasi Eksternal
Motivasi eksternal dapat disebut
juga sebagai kekuatan yang terkandung di
dalam diri individu yang dipengaruhi oleh
faktor-faktor eksternal seperti hal-hal yang
berkaitan dengan pekerjaan yakni gaji atau
upah, situasi kerja, serta kebijaksanaan
yang terdapat dalam perusahaan maupun
pekerjaan-pekerjaan yang mengandung
hal-hal yang berkaitan dengan kesempatan
untuk mengembangkan diri, mendapatkan
penghargaan, serta mendapatkan tanggung
jawab yang lebih.
Pimpinan yang baik perlu untuk
mengenal dan mengetahui motivasimotivasi eksternal untuk mendapatkan
tanggapan yang positif dari bawahannya.
Tanggapan positif dari bawahan akan
menunjukkan bahwa bawahan sedang
bekerja efektif dan efisien demi kelancaran
kegiatan perusahaan. Motivasi yang positif
dan negatif dapat digunakan oleh seorang
pimpinan. Penghargaan atas prestasi yang
didapatkan oleh seorang karyawan dapat
dikatakan sebagai motivasi positif,
sedangkan motivasi yang bersifat negatif
salah satunya dapat berupa sanksi jika suatu
tujuan tidak dapat dicapai atau suatu aturan
dilanggar.
Motivasi Internal
Motivasi yang berasal dari dalam
diri seorang individu disebut sebagai
motivasi internal. Motivasi akan berefek
kepada hasil kerja karyawan jika motivasi
internal hadir di dalam diri karyawan.
Karena hal tersebut, peran motivasi internal
cukup penting dalam rangka menciptakan
suatu prestasi tinggi dalam bekerja secara
kontinu.
Pimpinan dapat melakukan banyak
sekali hal untuk meningkatkan motivasi
internal staf akntor, antara lain dengan
memberi
penghargaan
bagi
yang
berprestasi, membuka peluang bagi
promosi karir, serta memberi kesempatan
bagi staf kantor untuk melanjutkan
pendidikan, dan lain sebagainya.
maupun peralatan kantor, dan hal-hal
lainnya. Sedangkan faktor psikis contohnya
yakni hubungan antar atasan dengan
bawahan maupun dengan sesama.
Bonus
Perbedaan antara Motivasi Eksternal
dan Internal
Motivasi
Eksternal
1. Feedback berupa gaji
maupun upah yang
layak
2. Lingkungan dan kondisi
kerja yang baik
3. Supervisi yang baik
Motivasi
Internal
1. Tugas dan pekerjaan
yang sesuai keinginan
karyawan
2. Tugas dan pekerjaan
yang menarik bagi
karyawan
3. Tugas dan pekerjaan
yang menantang bagi
karyawan
William dan Devis (2000:53)
memiliki pandangan seperti pada tabel di
atas yang memperlihatkan perbedaan
diantara motivasi yang bersifat eksternal
dan internal, berikut dijabarkan aspekaspek motivasi kerja di atas:
Motivasi Eksternal
Upah/Gaji
Pemberian upah atau gaji adalah hal
yang mendasar untuk memenuhi kebutuhan
hidup seseorang, tanpa adanya upah atau
gaji yang layak, staf kantor akan sulit untuk
berkontribusi secara maksimal dalam
melakukan tugas dan pekerjaannya.
Lingkungan dan Kondisi Kerja
Kepuasan dan perasaan senang
ketika bekerja di lingkungan perusahaan
dipengaruhi oleh kondisi kerja, baik yang
bersifat fisik atau materi maupun yang
bersifat psikis atau non materi. Kondisi
kerja yang sifatnya fisik mencakup sarana
prasarana layaknya luas suatu ruangan, tata
letak (layout), ketersediaan perlengkapan
Selain pemberian upah atau gaji,
Bonus dapat juga digunakan sebagai
insentif untuk meningkatkan motivasi staf
kantor. Bonus diterima sebagai tanda
terima kasih atas kerja keras dan dorongan
untuk terus bekerja keras. Bonus dapat
berupa
uang
ataupun
pembagian
keuntungan seperti saham perusahaan.
Manfaat
Manfaat juga merupakan salah satu
sumber motivasi eksternal. Manfaat adalah
bentuk non finansial seperti rencana
pensiun, jaminan kesehatan, jaminan
kecacatan,
asuransi
jiwa,
hingga
liburan/cuti. Hal-hal tersebut dapat menjadi
aspek-aspek motivasi staf kantor sebagai
pertimbangan bagi dirinya untuk bekerja di
suatu perusahaan.
Supervisi yang baik
Kegiatan untuk menilai dan
mengamati serta membantu karyawan
untuk bekerja lebih efektif dan efisien
sehingga dapat secara kontinu melakukan
peningkatan, perbaikan, penyempurnaan
keterampilan dalam bekerja disebut sebagai
supervisi yang baik.
Motivasi Internal
Tugas dan pekerjaan yang sesuai keinginan
Tugas dan pekerjaan yang sesuai
keinginan dapat dilihat ketika pekerjaan
seorang
karyawan
dianggap
menyenangkan, bebas dari paksaan ataupun
tekanan yang berlebihan, hingga tingkat
kerumitan dalam melaksanakan pekerjaan.
Meski begitu, pekerjaan yang sifatnya
kompleks dan berat dapat membuat
karyawan senang jika dikerjakan dalam
suasana kerja yang mendukung serta
dengan jalinan kerjasama yang baik.
Tugas dan pekerjaan yang menarik
Karyawan akan merasa senang
ketika pekerjaan yang diberikan oleh
atasannya sesuai dengan latar belakang,
pendidikan, potensi, skill, maupun
profesionalisme yang dikuasai. Kesesuaian
itu dapat membuat pekerjaan yang
dikerjakan dirasa lebih menarik karena
mencakup sesuatu yang telah dipahami dan
dikenal dengan baik sebelumnya.
Tugas dan pekerjaan yang menantang
Pekerjaan yang menyenangkan
bukan hanya penyebab timbulnya motivasi
kerja, pekerjaan yang cukup menantang
dalam mencapai prestasi juga bisa menjadi
salah satu sumber motivasi. Tantangan
dalam pekerjaan cenderung menimbulkan
motivasi untuk berprestasi secara jujur dan
sehat melalui kemampuan berkompetensi.
Hubungan Kepuasan dan Motivasi
Kerja Dengan Produktivitas Kerja
Produktivitas kerja dapat dikatakan
sebagai kemampuan untuk melakukan
pekerjaan sehingga menghasilkan suatu
hasil kerja sesuai dengan standar mutu yang
ada dalam suatu periode waktu. Setiap
perusahaan tentunya memiliki dasar atau
kebijakan yang berbeda-beda terhadap
karyawan guna mencapai produktivitas.
Produktivitas kerja dapat dipengaruhi oleh
berbagai faktor seperti kepuasan kerja dan
motivasi kerja.
Kepuasan dan motivasi kerja
diharapkan mampu memberi jalan bagi staf
kantor untuk meningkatkan dan mencapai
produktivitas kerja. Kepuasan dan motivasi
dalam bekerja berpengaruh dalam
meningkatkan produktivitas kerja, staf
kantor yang merasakan adanya kepuasan
dalam bekerja akan lebih termotivasi dalam
melakukan pengembangan kemampuan
yang dimilikinya sehingga dapat membawa
pada peningkatan kualitas diri. Proses dari
kepuasan kerja mampu mengarahkan staf
kantor dalam berpikir secara kreatif dan
mendapat keuntungan dari hasil pekerjaan
yang mereka lakukan.
Dengan adanya motivasi dan
kepuasan kerja, staf kantor diharapkan
dapat bekerja dengan maksimal dan dapat
menyukai lingkungan kerja sehingga
memberikan keuntungan bagi perusahaan.
Oleh sebab itu, kepuasan kerja merupakan
suatu proses penting yang dapat
memberikan banyak manfaat dalam hal
pengembangan kualitas staf kantor
sehingga
dapat
berprestasi
dan
mendapatkan peningkatan produktivitas.
Kesimpulan
Staf adalah sekumpulan orangorang yang bekerja membantu seorang
pimpinan. Staf kantor adalah individu yang
bekerja di suatu kantor untuk membantu
seorang pimpinan dalam melancarkan dan
mengembangkan perusahaan. Staf kantor
menjalankan dan melayani pekerjaanpekerjaan suatu kantor. Staf kantor
mendapat jasa atas kegiatannya berupa
upah/gaji dan tunjangan.
Dengan banyanknya pekerjaanpekerjaan yang dilakukan oleh staf kantor,
keberadaannya
sangat
vital
bagi
perusahaan. Sebuah perusahaan tidak akan
mencapai tujuan tanpa adanya staf kantor
yang membantu dalam melancarkan
kegiatan organisasi. Meski keberadaannya
penting dalam suatu perusahaan, staf kantor
tidak boleh dipilih secara asal oleh
pimpinan dan harus memenuhi kriteria
syarat staf kantor yang baik seperti
memahami visi misi perusahaan, memiliki
wawasan yang luas, berpikir secara
sistematis, dapat melakukan komunikasi
dengan baik, memiliki kemampuan teknis,
dan beretika yang baik agar kegiatan dalam
pencapaian tujuan lebih efektif dan efisien.
Keberadaan staf kantor perlu
diperhatikan oleh seorang pimpinan.
Karena staf kantor memiliki pekerjaan yang
kompleks, perlu adanya pemenuhan
kebutuhan melalui kepuasan kerja dan
motivasi bagi staf kantor agar terus
produktif. Banyak aspek yang perlu
diperhatikan
oleh
pimpinan
untuk
memenuhi kepuasan kerja bagi staf kantor
yakni feedback yang adil melalui
pemberian gaji/upah, penempatan staf
sesuai
keahlian
yang
dimiliki,
keseimbangan dari berat maupun ringannya
suatu pekerjaan, suasana atau kondisi kerja,
fasilitas yang membantu menunjang
pekerjaan, sifat pekerjaan yang monoton
atau tidak, hingga sikap pimpinan
perusahaan sendiri kepada para staf kantor.
REFERENSI
Ardiansyah, D. O. (2016). Pengaruh
Komunikasi Terhadap Kinerja
Karyawan Dengan Dimediasi Oleh
Kepuasan Kerja. Jurnal Bisnis dan
Manajemen Vol. 3 No.1 Univ.
Brawijaya.
Krisdiyanto, A. (2010). Analisis Faktorfaktor
yang
Mempengaruhi
Motivasi dan Pengaruhnya terhadap
Peningkatan Kinerja Karyawan.
Jurnal Ilmu Ekonomi Aset Vol. 12
No. 1.
Muliharta,
K.
(2015).
Pengaruh
Kemampuan Kerja dan Motivasi
Kerja Terhadap Kinerja Karyawan
Pada Hotel Puri Bagus Lovina Pada
Tahun 2014. Jurnal Jurusan
Pendidikan Ekonomi (JJPE) Vol.5
No.1.
Priansa, D. J. (2014). Perencanaan dan
Pengembangan
SDM.
CV.
Alfabeta.
S, Arifuddin. (2008). Peranan Staf Dalam
Pengambilan Keputusan. Lentera
Pendidikan Vol. 11 No. 2.
Sobirin, Lubis, Z., & Gunawan, R. (2014).
Peranan Staf Dalam Mendukung
Tugas
Pimpinan.
Jurnal
SAINTIKOM Vol. 13 No. 1.
Wijono, D., & Cholis, E. N. (2014).
Pengaruh Motivasi Eksternal dan
Motivasi Internal Terhadap Kinerja
Karyawan Pada Tk. Budi Mulia
Dua
Pandeansari.
Jurnal
MAKSIPRENEUR, Vol. 3, No. 2.