EFEKTIVITAS ORGANISASI DAN MANAJEMEN pelayanan
TEORI ORGANISASI DAN MANAJEMEN
EFEKTIFITAS MANAJEMEN DAN ORGANISASI
MENURUT PENDEKATAN PENCAPAIAN TUJUAN
DAN
PENDEKATAN SISTEM
ELKANA GORO LEBA
EFEKTIFITAS ORGANISASI DAN MANAJEMEN
MENURUT
PENDEKATAN PENCAPAIAN TUJUAN DAN PENDEKATAN SISTEM
a. Latar Belakang
Di tengah-tengah kehidupan yang semakin kompleks dan perkembangan Ilmu
Pengetahuan Dan Teknologi (IPTEK), sangat sulit untuk diprediksi apa yang akan
terjadi ke depan. Tantangan globalisasi yang sangat menantang memaksa manusia
harus mampu untuk beradaptasi dengan keadaan yang ada (lingkungan). Dari hal itu,
manusia berusaha keras untuk bagaimana menghadapi kehidupan masa depan. Salah
satu cara atau metode yang ditempuh adalah dengan mengorganisirkan diri dalam
sebuah organisasi dengan asumsi bahwa dengan berorganisasi yang dimotivasi oleh
tujuan yang hendak dicapai mereka mampu untuk mengimbangi kompleksitas dari
suatu perubahan sosial dan tantangan globalisasi yang semakin tak terkendali.
Sebuah organisasi harus dibenahi dan dipelihara secara efektif dan efisien.
Untuk mencapai efektifitas dan efisiensi itu, maka untuk menjamin kontinuitas dari
sebuah organisasi membutuhkan beragam pendekatan dan teori dengan kegiatan
manajerial yang efektif dan efisien.
Oleh sebab itu, dalam makalah ini akan kami bahas tentang “EFEKTIFITAS
ORGANISASI
MENURUT
PENDEKATAN
PENCAPAIAN
TUJUAN
DAN
PENDEKATAN SISTEM”.
b. Tujuan
Beberapa indikator yang menjadi titik tolak dalam makalah ini adalah
sebagai berikut:
1. Ukuran Keefektifan dan Keefisiensi sebuah organisasi dan manajemen menurut
pendekatan Sistem dan Pendekatan Pencapaian Tujuan.
2. Kriteria Efektifitas Organisasi dan Manajemen
3. Mendeskripsikan apa yang dimaksud dengan pendekatan Sistem dan Pendekatan
Pencapaian Tujuan.
4. Bagaimana pandangan Pendekatan Sistem dan Pendekatan Pencapaian Tujuan
terhadap Organisasi dan Manajemen.
5. Mengidentifikasi masalah yang di hadapi Organisasi dan Manajemen khususnya
menurut kedua pendekatan di atas.
Sekilas tentang apa itu Efektifitas?
Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah
tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang
atau jasa kegiatan yang dijalankannya. Efektifitas menunjukan keberhasilan dari segi
tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati
2
sasaran, berarti makin tinggi efektifitasnya. Demikianlah yang dikemukakan oleh
Sondang P. Siagian (2001 : 24). Seorang manajer dikatakan efektif apabila hasil yang
diperoleh lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan oleh organisasi yang dikelolanya.
Berangkat dari pernyataan itu, maka Efektifitas juga merupakan “hasil guna” dari sumber
daya yang digunakan. Berbicara tentang efektivitas, maka ada koherensinya dengan
Efisiensi. Jadi Efisiensi merupakan “daya guna” dari apa yang dimiliki oleh organisasi
untuk menunjang pencapaian tujuan dari sebuah organisasi itu. Tinggi rendahnya daya
guna dari suatu sumber daya yang dimiliki sebuah organisasi akan mempengaruhi produk
baik itu barang maupun jasa yang menjadi Output dari organisasi itu yang tidak terlepas
dari tujuan awal organisasi itu sendiri.
Macam-macam efisiensi dan efektifitas:
a. Efisiensi Internal
Efisiensi ini menunjukan efektifitas organisasi dalam menggunakan berbagai
macam sumber daya yang dimilikinya.
b. Efisiensi Eksternal
Menggambarkan kemampuan organisasi dalam mendapatkan segala jenis
sumber daya yang diperlukannya.
c. Efektifitas Internal
Menunjukan besarnya perolehan pekerja yang bekerja dalam suatu
organisasi. Biasanya yang menjadi ukuran adalah motivasi untuk para karyawan
dan hubungan antar personal.
d. Efektifitas Eksternal
Menggambarkan kemampuan organisasi untuk memberikan rasa puas
kepada setiap elemen. Efektifitas eksternal ini juga menyangkut hubungan antar
organisasi dengan keseluruhan elemen dari lingkungannya. Organisasi harus
3
terus membina hubungan baik terhadap lingkungan dengan menciptakan rasa
puas, aman dan sebagainya terhadap lingkungannya.
Adapun beberapa kriteria untuk mengukur efektifitas dari sebuah organisasi
antara lain sebagai berikut:
1. Inherent dalam kedudukan pimpinan terdapat wewenang bahkan kekuasaan
tertentu dan semakin tinggi kedudukan seseorang maka kekuasaannya pun
semakin besar. Apabila tujuan pribadi dijadikan tujuan organisasi maka sangat
berbahaya untuk penyalahgunaan kedudukan, wewenang dan kekuasaan itu
mudah menjadi kenyataan.
2. Sikap dan rasa takut bawahan terhadap atasan karena mungkin pimpinan bersikap
atas dasar “likes and dislikes” dan bukan atas penilaian bawahan berdasarkan
kriteria yang obyektif.
3. Loyalitas yang timbul di kalangan bawahan bukan kepada organisasi, akan tetapi
kepada seseorang yang pada saat tertentu menduduki jabatan pimpinan dalam
organisasi.
Hal-hal seperti itu perlu di jaga dan diwaspadai agar jangan sampai terjadi
karena dalam sebuah organisasi ada dua hal utama yang harus tetap dijaga dan
dipelihara bahkan ditingkatkan yakni:
a) profesionalisme, dan
b) loyalitas
4. Relatif mudah pergantian pimpinan tanpa melalui prosedur. Hal ini akan sangat
berbahaya terhadap tujuan sebuah organisasi. Namun agar tidak terjadi hal seperti
itu ada beberapa hal yang ditawarkan S.P.Siagian:
a) kejelasan masa jabatan kepemimpinan seseorang
b) kejelasan prosedur pergantian pimpinan
4
c) usaha yang sistematis untuk mempersiapkan calon-calon pimpinan yang
berkualitas.
A. Efektifitas Organisasi dan Manajemen Menurut Pendekatan Pencapaian Tujuan
Pendekatan Pencapaian tujuan (goal attainment approach) menyatakan bahwa
keefektifan sebuah organisasi harus dinilai sehubungan dengan pencapaian tujuan
(ends) ketimbang caranya (means). Yang termasuk pencapaian tujuan yang populer
adalah memaksasimalkan laba, memaksa musuh untuk menyerah, memenangkan
pertandingan basket dan lain sebagainya.
Asumsi-asumsi
Pendekatan ini berasumsi bahwa organisasi adalah kesatuan yang dibuat
dengan sengaja, rasional dan mencari tujuan yang memiliki tujuan-tujuan akhir,
tujuan yang teridentifikasi dan ditetapkan dengan baik, relatif sedikit agar mudah
dikelola, harus ada kesepakatan umum antar anggota arganisasi.
Oleh sebab itu, pencapaian tujuan yang berhasil menjadi sebuah ukuran yang
tepat tentang keefektifan sebuah organisasi.
Membuat Tujuan Menjadi Operasional
Para pengambil keputusan akan menggariskan tujuan-tujuan itu sejauh mana
sebuah organisasi telah mencapai tujuannya. Apa bila kemudian mereka temukan ada
tujuan-tujuan yang masih belum tercapai maka dengan cara yang berbeda mereka
menetapkan tujuan mana yang belum dicapai atau bahkan sangat sulit dicapai, maka
akan menyusun strategis yang mungkin lebih efektif dari sebelumnya. Dan dapat
dijadikan sebagai bidang operasional dari organisasi itu.
5
Masalah-masalah
Dalam mencapai keefektifannya pendekatan ini banyak menuai masalah.
1) kemajemukan tujuan dari sebuah organisasi.
2) keadaan lingkungan yang dinamis dan kompleks
3) ulahnya para anggota yang memiliki tujuan yang bertentangan dengan tujuan
organisasi.
B. Efektifitas Organisasi dan Manajemen Menurut Pendekatan Sistem
Pendekatan ini berasumsi bahwa organisasi terdiri atas sub-sub bagian yang
saling berhubungan. Jika salah satu dari sub bagian ini mempunyai performa yang
buruk, maka akan timbul dampak negatif terhadap performa keseluruhan sistem.
Sistem adalah keterpaduan berbagai faktor yang saling berhubungan dan saling
tergantung dan terikat oleh asas-asas tertentu dalam rangka pencapaian tujuan.
Dalam pendekatan ini terkandung beberapa pengertian, antara lain:
a. Input
Input merupakan berbagai unsur yang masuk kemudian dikelola sedemikian rupa
oleh organisasi.
b. Pengolahan
Kegiatan mengubah input menjadi output.
c. Output
6
Hasil yang diperolah dari pengolahan tersebut di atas.
d. Umpan Balik
Umpan balik berhubungan dengan apa reaksi eksternal dari hasil proses
pengolahan dari organisasi itu. Pada umumnya terdapat dua umpan balik yakni
umpan balik positif dan umpan balik negatif. Positif menunjukan adanya
persetujuan tentang hasil dari organisasi itu kepada masyarakat sedangkan umpan
balik negatif menunjukan adanya ketidakpuasan dari apa yang dihasilkan oleh
organisasi itu.
e. Subsistem dan Suprasistem
Dalam organisasi terdapat subsistem-subsistem. Dalam subsistem itu
terdapat lagi susubsistem-susubsistem demikian seterusnya hingga kesatuan yang
terkecil. Dalam susubsistem itu terdapat lagi suprasistem atan supersistem yaitu
lingkungan yang lebih luas. Lingkungan adalah keseluruhan faktor-faktor yang
mempengaruhi dan dipengaruhi oleh perilaku manusia. Oleh sebab itu, maka
antara lingkungan dengan manusia ada saling mempengaruhi.
KESIMPULAN
Keberhasilan dari sebuah organisasi dalam mencapai tujuan adalah ukuran
untuk melihat efektif tidaknya atau efisien tdaknya organisasi itu.
Pendekatan pencapaian tujuan berasumsi bahwa organisasi adalah kesatuan
yang dibuat dengan sengaja, rasional dan mencari tujuan yang memiliki tujuan-tujuan
akhir, tujuan yang teridentifikasi dan ditetapkan dengan baik, relatif sedikit agar
mudah dikelola, harus ada kesepakatan umum antar anggota arganisasi.
Oleh sebab itu, pencapaian tujuan yang berhasil menjadi sebuah ukuran yang
tepat tentang keefektifan sebuah organisasi.
7
Sedangkan pendekatan sistem berasumsi bahwa organisasi terdiri atas sub-sub
bagian yang saling berhubungan. Jika salah satu dari sub bagian ini mempunyai
performa yang buruk, maka akan timbul dampak negatif terhadap performa
keseluruhan sistem.
Sistem adalah keterpaduan berbagai faktor yang saling berhubungan dan saling
tergantung dan terikat oleh asas-asas tertentu dalam rangka pencapaian tujuan.
DAFTAR REFERENSI
1. Dr. Ir. Hari Lubis, S.B. 1987. Teori Administrasi (Suatu Pendekatan Makro). Jakarta:
2. Dr. Siagian, S.P, M.P.A. 1978. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Gunung Agung.
3. Drs. Sarwoto. 1991. Dasar-dasar Organisasi dan Manajemen. Jakarta: Gunung Agung.
4. Drs. Sutarto. 1988. Dasar-dasar Organisasi. Jogyakarta: Gajah Mada University Press.
5. AM. Williams (1965), Organization of Canadian Government Administration.Ottawa
6. Richard L. Daft (1986), Organizational Theory and Design. New York.
7. Yayat Hayati Djatmiko (2002), Perilaku Organisasi. Alfabeta-Bandung.
8
9
EFEKTIFITAS MANAJEMEN DAN ORGANISASI
MENURUT PENDEKATAN PENCAPAIAN TUJUAN
DAN
PENDEKATAN SISTEM
ELKANA GORO LEBA
EFEKTIFITAS ORGANISASI DAN MANAJEMEN
MENURUT
PENDEKATAN PENCAPAIAN TUJUAN DAN PENDEKATAN SISTEM
a. Latar Belakang
Di tengah-tengah kehidupan yang semakin kompleks dan perkembangan Ilmu
Pengetahuan Dan Teknologi (IPTEK), sangat sulit untuk diprediksi apa yang akan
terjadi ke depan. Tantangan globalisasi yang sangat menantang memaksa manusia
harus mampu untuk beradaptasi dengan keadaan yang ada (lingkungan). Dari hal itu,
manusia berusaha keras untuk bagaimana menghadapi kehidupan masa depan. Salah
satu cara atau metode yang ditempuh adalah dengan mengorganisirkan diri dalam
sebuah organisasi dengan asumsi bahwa dengan berorganisasi yang dimotivasi oleh
tujuan yang hendak dicapai mereka mampu untuk mengimbangi kompleksitas dari
suatu perubahan sosial dan tantangan globalisasi yang semakin tak terkendali.
Sebuah organisasi harus dibenahi dan dipelihara secara efektif dan efisien.
Untuk mencapai efektifitas dan efisiensi itu, maka untuk menjamin kontinuitas dari
sebuah organisasi membutuhkan beragam pendekatan dan teori dengan kegiatan
manajerial yang efektif dan efisien.
Oleh sebab itu, dalam makalah ini akan kami bahas tentang “EFEKTIFITAS
ORGANISASI
MENURUT
PENDEKATAN
PENCAPAIAN
TUJUAN
DAN
PENDEKATAN SISTEM”.
b. Tujuan
Beberapa indikator yang menjadi titik tolak dalam makalah ini adalah
sebagai berikut:
1. Ukuran Keefektifan dan Keefisiensi sebuah organisasi dan manajemen menurut
pendekatan Sistem dan Pendekatan Pencapaian Tujuan.
2. Kriteria Efektifitas Organisasi dan Manajemen
3. Mendeskripsikan apa yang dimaksud dengan pendekatan Sistem dan Pendekatan
Pencapaian Tujuan.
4. Bagaimana pandangan Pendekatan Sistem dan Pendekatan Pencapaian Tujuan
terhadap Organisasi dan Manajemen.
5. Mengidentifikasi masalah yang di hadapi Organisasi dan Manajemen khususnya
menurut kedua pendekatan di atas.
Sekilas tentang apa itu Efektifitas?
Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah
tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang
atau jasa kegiatan yang dijalankannya. Efektifitas menunjukan keberhasilan dari segi
tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati
2
sasaran, berarti makin tinggi efektifitasnya. Demikianlah yang dikemukakan oleh
Sondang P. Siagian (2001 : 24). Seorang manajer dikatakan efektif apabila hasil yang
diperoleh lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan oleh organisasi yang dikelolanya.
Berangkat dari pernyataan itu, maka Efektifitas juga merupakan “hasil guna” dari sumber
daya yang digunakan. Berbicara tentang efektivitas, maka ada koherensinya dengan
Efisiensi. Jadi Efisiensi merupakan “daya guna” dari apa yang dimiliki oleh organisasi
untuk menunjang pencapaian tujuan dari sebuah organisasi itu. Tinggi rendahnya daya
guna dari suatu sumber daya yang dimiliki sebuah organisasi akan mempengaruhi produk
baik itu barang maupun jasa yang menjadi Output dari organisasi itu yang tidak terlepas
dari tujuan awal organisasi itu sendiri.
Macam-macam efisiensi dan efektifitas:
a. Efisiensi Internal
Efisiensi ini menunjukan efektifitas organisasi dalam menggunakan berbagai
macam sumber daya yang dimilikinya.
b. Efisiensi Eksternal
Menggambarkan kemampuan organisasi dalam mendapatkan segala jenis
sumber daya yang diperlukannya.
c. Efektifitas Internal
Menunjukan besarnya perolehan pekerja yang bekerja dalam suatu
organisasi. Biasanya yang menjadi ukuran adalah motivasi untuk para karyawan
dan hubungan antar personal.
d. Efektifitas Eksternal
Menggambarkan kemampuan organisasi untuk memberikan rasa puas
kepada setiap elemen. Efektifitas eksternal ini juga menyangkut hubungan antar
organisasi dengan keseluruhan elemen dari lingkungannya. Organisasi harus
3
terus membina hubungan baik terhadap lingkungan dengan menciptakan rasa
puas, aman dan sebagainya terhadap lingkungannya.
Adapun beberapa kriteria untuk mengukur efektifitas dari sebuah organisasi
antara lain sebagai berikut:
1. Inherent dalam kedudukan pimpinan terdapat wewenang bahkan kekuasaan
tertentu dan semakin tinggi kedudukan seseorang maka kekuasaannya pun
semakin besar. Apabila tujuan pribadi dijadikan tujuan organisasi maka sangat
berbahaya untuk penyalahgunaan kedudukan, wewenang dan kekuasaan itu
mudah menjadi kenyataan.
2. Sikap dan rasa takut bawahan terhadap atasan karena mungkin pimpinan bersikap
atas dasar “likes and dislikes” dan bukan atas penilaian bawahan berdasarkan
kriteria yang obyektif.
3. Loyalitas yang timbul di kalangan bawahan bukan kepada organisasi, akan tetapi
kepada seseorang yang pada saat tertentu menduduki jabatan pimpinan dalam
organisasi.
Hal-hal seperti itu perlu di jaga dan diwaspadai agar jangan sampai terjadi
karena dalam sebuah organisasi ada dua hal utama yang harus tetap dijaga dan
dipelihara bahkan ditingkatkan yakni:
a) profesionalisme, dan
b) loyalitas
4. Relatif mudah pergantian pimpinan tanpa melalui prosedur. Hal ini akan sangat
berbahaya terhadap tujuan sebuah organisasi. Namun agar tidak terjadi hal seperti
itu ada beberapa hal yang ditawarkan S.P.Siagian:
a) kejelasan masa jabatan kepemimpinan seseorang
b) kejelasan prosedur pergantian pimpinan
4
c) usaha yang sistematis untuk mempersiapkan calon-calon pimpinan yang
berkualitas.
A. Efektifitas Organisasi dan Manajemen Menurut Pendekatan Pencapaian Tujuan
Pendekatan Pencapaian tujuan (goal attainment approach) menyatakan bahwa
keefektifan sebuah organisasi harus dinilai sehubungan dengan pencapaian tujuan
(ends) ketimbang caranya (means). Yang termasuk pencapaian tujuan yang populer
adalah memaksasimalkan laba, memaksa musuh untuk menyerah, memenangkan
pertandingan basket dan lain sebagainya.
Asumsi-asumsi
Pendekatan ini berasumsi bahwa organisasi adalah kesatuan yang dibuat
dengan sengaja, rasional dan mencari tujuan yang memiliki tujuan-tujuan akhir,
tujuan yang teridentifikasi dan ditetapkan dengan baik, relatif sedikit agar mudah
dikelola, harus ada kesepakatan umum antar anggota arganisasi.
Oleh sebab itu, pencapaian tujuan yang berhasil menjadi sebuah ukuran yang
tepat tentang keefektifan sebuah organisasi.
Membuat Tujuan Menjadi Operasional
Para pengambil keputusan akan menggariskan tujuan-tujuan itu sejauh mana
sebuah organisasi telah mencapai tujuannya. Apa bila kemudian mereka temukan ada
tujuan-tujuan yang masih belum tercapai maka dengan cara yang berbeda mereka
menetapkan tujuan mana yang belum dicapai atau bahkan sangat sulit dicapai, maka
akan menyusun strategis yang mungkin lebih efektif dari sebelumnya. Dan dapat
dijadikan sebagai bidang operasional dari organisasi itu.
5
Masalah-masalah
Dalam mencapai keefektifannya pendekatan ini banyak menuai masalah.
1) kemajemukan tujuan dari sebuah organisasi.
2) keadaan lingkungan yang dinamis dan kompleks
3) ulahnya para anggota yang memiliki tujuan yang bertentangan dengan tujuan
organisasi.
B. Efektifitas Organisasi dan Manajemen Menurut Pendekatan Sistem
Pendekatan ini berasumsi bahwa organisasi terdiri atas sub-sub bagian yang
saling berhubungan. Jika salah satu dari sub bagian ini mempunyai performa yang
buruk, maka akan timbul dampak negatif terhadap performa keseluruhan sistem.
Sistem adalah keterpaduan berbagai faktor yang saling berhubungan dan saling
tergantung dan terikat oleh asas-asas tertentu dalam rangka pencapaian tujuan.
Dalam pendekatan ini terkandung beberapa pengertian, antara lain:
a. Input
Input merupakan berbagai unsur yang masuk kemudian dikelola sedemikian rupa
oleh organisasi.
b. Pengolahan
Kegiatan mengubah input menjadi output.
c. Output
6
Hasil yang diperolah dari pengolahan tersebut di atas.
d. Umpan Balik
Umpan balik berhubungan dengan apa reaksi eksternal dari hasil proses
pengolahan dari organisasi itu. Pada umumnya terdapat dua umpan balik yakni
umpan balik positif dan umpan balik negatif. Positif menunjukan adanya
persetujuan tentang hasil dari organisasi itu kepada masyarakat sedangkan umpan
balik negatif menunjukan adanya ketidakpuasan dari apa yang dihasilkan oleh
organisasi itu.
e. Subsistem dan Suprasistem
Dalam organisasi terdapat subsistem-subsistem. Dalam subsistem itu
terdapat lagi susubsistem-susubsistem demikian seterusnya hingga kesatuan yang
terkecil. Dalam susubsistem itu terdapat lagi suprasistem atan supersistem yaitu
lingkungan yang lebih luas. Lingkungan adalah keseluruhan faktor-faktor yang
mempengaruhi dan dipengaruhi oleh perilaku manusia. Oleh sebab itu, maka
antara lingkungan dengan manusia ada saling mempengaruhi.
KESIMPULAN
Keberhasilan dari sebuah organisasi dalam mencapai tujuan adalah ukuran
untuk melihat efektif tidaknya atau efisien tdaknya organisasi itu.
Pendekatan pencapaian tujuan berasumsi bahwa organisasi adalah kesatuan
yang dibuat dengan sengaja, rasional dan mencari tujuan yang memiliki tujuan-tujuan
akhir, tujuan yang teridentifikasi dan ditetapkan dengan baik, relatif sedikit agar
mudah dikelola, harus ada kesepakatan umum antar anggota arganisasi.
Oleh sebab itu, pencapaian tujuan yang berhasil menjadi sebuah ukuran yang
tepat tentang keefektifan sebuah organisasi.
7
Sedangkan pendekatan sistem berasumsi bahwa organisasi terdiri atas sub-sub
bagian yang saling berhubungan. Jika salah satu dari sub bagian ini mempunyai
performa yang buruk, maka akan timbul dampak negatif terhadap performa
keseluruhan sistem.
Sistem adalah keterpaduan berbagai faktor yang saling berhubungan dan saling
tergantung dan terikat oleh asas-asas tertentu dalam rangka pencapaian tujuan.
DAFTAR REFERENSI
1. Dr. Ir. Hari Lubis, S.B. 1987. Teori Administrasi (Suatu Pendekatan Makro). Jakarta:
2. Dr. Siagian, S.P, M.P.A. 1978. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Gunung Agung.
3. Drs. Sarwoto. 1991. Dasar-dasar Organisasi dan Manajemen. Jakarta: Gunung Agung.
4. Drs. Sutarto. 1988. Dasar-dasar Organisasi. Jogyakarta: Gajah Mada University Press.
5. AM. Williams (1965), Organization of Canadian Government Administration.Ottawa
6. Richard L. Daft (1986), Organizational Theory and Design. New York.
7. Yayat Hayati Djatmiko (2002), Perilaku Organisasi. Alfabeta-Bandung.
8
9