INFORMASI DAN PROSES BISNIS KLP 1

KATA PENGANTAR
Puji dans

Yang Maha Esa atas selesainya makalah ini. Atas dukungan moral dan

materil yang diberikan dalam penyusunan makalah ini, maka penulis mengucapkan
banyak terimakasih kepada :
1.

Ibu Rismayani, S.Kom.,MT, selaku dosen matakuliah Informasi Dan Proses
Bisnis kami, yang banyak memberikan materi pendukung, masukan, dan
bimbingan kepada penulis

2. Sahabat-sahabat kami yang memberikami dukungan dan
Semangat selama mengerjakan makalah ini .

3. Orang tua kami yang telah memberikan restu dan doa serta dukungan moril mau
pun materil.
Dan harapan kami semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan
pengalaman bagi para pembaca, Untuk kedepannya dapat memperbaiki bentuk
maupun

menambah

isi

makalah

agar

menjadi

lebih

baik

lagi

Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman kami, Kami yakin
masih banyak kekurangan dalam makalah ini, Ole hkarena itu kami sangat
mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan

makalah ini.
Makassar, 4 Mei 2017
Penulis

C
u

Planning

Sales

s
t
o
m
e
r

DAFTAR ISI

Manufacturin
KATA PENGANTAR
......................................................................................i
Purchasing
DAFTAR ISI g....................................................................................................ii
BAB I Dokumentasi Proses
1.

s

2.

Model deming memiliki 4 tahapan .........................................................2
a.

P (Plan = Rencanakan ...........................................................2

b.

D (Do = Kerjakan) ..................................................................2

c.

C (Check = Evaluasi) ..............................................................2

d.

A (Act = Menindaklanjuti) ....................................................2

Suppliers

Dokumentasi terbagi 2 yaitu :

2 | I N F O R M ADiscussion/
S I D A N P R O S E S B I S N I S Orde
Negitiation

r

Flow of goods

Informatio
n

a.

Dokumentasi proses ....................................................................4

b.

Dokumentasi produk ..................................................................4

BAB II Identifikasi Proses Bisnis
1.
Identifikasi proses bisnis ...............................................................13
2.
Teknik Pembuatan Dokumentasi Proses .............................................16
BAB III Relationship Mapping ..........................................................................18
1.

Simbol-simbol Relationship Mapping ...............................................23
a.

Entity(rectangler) .........................................................................23

b.

. Relationship (diamond ..............................................................23

c.

Atribut (oval) ..............................................................................23

d.

Garis(line) .....................................................................................24

2.

Relationship Mapping ..........................................................................24

3.

Contoh Kasus Relationship Mapping .................................................25

BAB IV FLOWCHART
1.

Pengertian FLOWCHART ....................................................................27

2.

Kegunaan Flowchart pada awalnya ...................................................30

3.

Jenis-JenisFlowchart ...........................................................................32

4.
5.

Kegunaan Flowchart pada umumnya .................................................34
Simbol-simbol Flowchart ...................................................................34

6.

Contoh KasusFlowchart .....................................................................37

7.

Daftar pustaka .......................................................................................44
BAB 1
DOKUMENTASI PROSES
Purchasing

Manufacturing Enngieering

Finance

Department

Department

Department

Department

Process

Inbound Logistik

Order Handling

3|INFORMASI DAN PROSES BISNIS
Product Developmen

Dokumentasi Proses
Agar dapat melakukan peningkatan perlu diketahui kondisi saat ini lebih dulu.
Dokumentasi proses adalah aktifitas yang dilakukan untuk mengetahui kondisi saat
ini. Ini merupakan langkah pertama usaha peningkatan. Hal penting yang harus

diingat adalah tujuan dari dokumentasi proses adalah mendokumentasi proses yang
dilakukan saat ini (as is) bukan bagaimana seharusnya proses tersebut dilakukan (to
be).
Dalam dokumentasi proses ada kegiatan mengidentifikasi proses bisnis. Terdapat dua
cara untuk melakukan ini:


Membuat daftar seluruh proses bisnis yang ada di perusahaan. Usaha ini
didasarkan pada pedoman sertifikasi ISO-9000.



Memetakan elemen-elemen berikut secara terurut:
1.

Strategi organisasi - dibuat oleh stakeholder

2.

Stakeholder - orang, organisasi, atau institusi yang dipengaruhi oleh atau

memiliki kepentingan tertentu terhadap organisasi dan proses bisnisnya

3.

Ekspetasi - harapan dari stakeholder terhadap produk atau jasa yang
dihasilkan organisasi

4.

Proses bisnis - proses bisnis yang membuat, mendukung, dan
memungkinkan produk atau jasa tersebut diproduksi

Model deming memiliki 4 tahapan :
PLAN, DO, CHECK dan ACT
PDCA adalah singkatan dari PLAN, DO, CHECK dan ACT yaitu siklus
peningkatan proses (Process Improvement) yang berkesinambungan atau secara terus
menerus seperti lingkaran yang tidak ada akhirnya. Konsep siklus PDCA (Plan, Do,
Check dan Act) ini pertama kali diperkenalkan oleh seorang ahli manajemen kualitas
dari Amerika Serikat yang bernama Dr. William Edwards Deming.

4|INFORMASI DAN PROSES BISNIS

1.

P (Plan = Rencanakan)
Artinya merencanakan SASARAN (GOAL=TUJUAN) dan PROSES apa
yang dibutuhkan untuk menentukan hasil yang sesuai dengan SPESIFIKASI
tujuan yang ditetapkan. PLAN ini harus diterjemahkan secara detil dan per subsistem.


Perencanaan ini dilakukan untuk mengidentifikasi sasaran dan proses
dengan mencari tahu hal-hal apa saja yang tidak beres kemudian mencari
solusi atau ide-ide untuk memecahkan masalah ini. Tahapan yang perlu
diperhatikan, antara lain: mengidentifikasi pelayanan jasa, harapan, dan
kepuasan pelanggan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan
spesifikasi. Kemudian mendeskripsikan proses dari awal hingga akhir
yang akan dilakukan. Memfokuskan pada peluang peningkatan mutu
(pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan terlebih dahulu).
Identifikasikanlah akar penyebab masalah. Meletakkan sasaran dan proses
yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi.

C



u



Mengacu pada aktivitas identifikasi peluang perbaikan dan/ atau
identifikasi terhadap cara-cara mencapai peningkatan dan perbaikan.
Terakhir mencari dan memilih penyelesaian masalah.

Planning

Sales

s
t
o
m
e

2.

D (Do = Kerjakan)

Manufacturin

Purchasing

Artinya
MELAKUKAN perencanaan PROSES yang telah ditetapkan
g

sebelumnya. Ukuran-ukuran proses ini juga telah ditetapkan dalam tahap
PLAN. Dalam konsep DO ini kita harus benar-benar menghindari penundaan,

r
s

semakin kita menunda pekerjaan maka waktu kita semakin terbuang dan yang
pasti pekerjaan akan bertambah banyak..


Implementasi proses. Dalam langkah ini, yaitu melaksanakan rencana

Suppliers
yang telah disusun sebelumnya
dan memantau proses pelaksanaan dalam
skala kecil (proyek uji coba).

5 | I N F O R M ADiscussion/
S I D A N P R O S E S B I S N I S Orde
Negitiation

r

Flow of goods

Informatio
n



3.

Mengacu pada penerapan dan pelaksanaan aktivitas yang direncanakan.

C (Check = Evaluasi)
Artinya melakukan evaluasi terhadap SASARAN dan PROSES serta
melaporkan apa saja hasilnya. Kita mengecek kembali apa yang sudah kita
kerjakan, sudahkah sesuai dengan standar yang ada atau masih ada kekurangan.


Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan
spesifikasi dan melaporkan hasilnya.



Dalam pengecekan ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu memantau
dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi.



Teknik yang digunakan adalah observasi dan survei. Apabila masih
menemukan kelemahan-kelemahan, maka disusunlah rencana perbaikan
untuk dilaksanakan selanjutnya. Jika gagal, maka cari pelaksanaan lain,
namun jika berhasil, dilakukan rutinitas.



Mengacu pada verifikasi apakah penerapan tersebut sesuai dengan rencana
peningkatan dan perbaikan yang diinginkan.

4.

A (Act = Menindaklanjuti)
Artinya melakukan evaluasi total terhadap hasil SASARAN dan PROSES
dan menindaklanjuti dengan perbaikan-perbaikan. Jika ternyata apa yang telah
kita kerjakan masih ada yang kurang atau belum sempurna, segera melakukan
action untuk memperbaikinya. Proses ACT ini sangat penting artinya sebelum
kita melangkah lebih jauh ke proses perbaikan \selanjutnya.

Dokumentasi ada 2 :
A.

Dokumentasi proses.
Dokumen-dokumen ini merekam proses pengembangan dan maintenance.
Rencana-rencana, jadwal-jadwal, dokumen kualitas proses, standar organisasi
dan standar proses merupakan dokumentasi proses. Dokumentasi proses dibuat
agar pengembangan suatu sistem/software dapat dimanajemen dengan baik.
Ada beberapa kategori dokumentasi proses :

6|INFORMASI DAN PROSES BISNIS

1. Perencanaan, perkiraan dan penjadwalan. Merupakan dokumen yang dibuat
oleh manajer yang digunakan untuk memprediksi dan mengontrol proses
software.
2. Laporan/Reports . Merupakan dokumen yang mencatat bagaimana sumber
dayasumber daya digunakan selama proses pengembangan.
3. Standar. Dokumen-dokumen ini menentukan bagaimana seharusnya suatu
proses diimplementasikan. Ada berbagai macam standar mulai dalam lingkup
organisasi, nasional bahkan internasional.
4. Lembar kerja/working paper. Sering kali merupakan dokumen komunikasi
teknis utama dalam suatu proyek. Mereka merekam ide-ide dan pikiranpikiran para engineer yang bekerja dalam proyek, yang merupakan
dokumentasi

produk

versi

sementara

yang

menjelaskan

strategi

pengimplementasian dan penentuan masalah yang telah diidentifikasi.
Seringkali dokumen ini mencatat alasan-alasan pemilihan suatu keputusan
dalam desain.
5. Memo dan surat/pesan elektronik. Dokumen yang merekam rincian
komunikasi seharihari antara manajer dan development engineer.
B.

Dokumentasi produk.
Dokumentasi ini menggambarkan produk yang sedang dikembangkan.
Dokumentasi sistem menjelaskan produk dari sudut pandang teknis dalam
mengembangkan dan memelihara sistem. Dokumentasi user menyediakan
penjelasan produk yang berorientasi pada user. Dokumentasi produk digunakan
setelah sistem atau software selesai atau operasional tetapi juga dapat berguna
bagi manajemen proses pengembangan sistem, dalam kasus perbaikan atau
revisi suatu sistem/software.
Dokumentasi produk melingkupi user documentation yang memberitahu
pengguna bagaimana cara mengoperasikan produk software, dansystem
documentation yang utamanya diperuntukkan bagi teknisi maintenance.
Model Pendokumentasian merupakan cara menggunakan dokumentasi
dalam penerapan proses asuhan. Ada beberapa model pendokumentasian yaitu
model pendokumentasian secara POR (Problem Oriented Record), SOR (Source
Oriented Record), CBE (Charting By Exception)

7|INFORMASI DAN PROSES BISNIS

1.

POR (PROBLEM ORIENTED RECORD)
Suatu model pendokumentasian sistem pelayanan kesehatan yang
berorientasi pada masalah klien, dapat menggunakan multi disiplin dengan
mengaplikasikan pendekatan pemecahan masalah, mengarahkan ide-ide dan
pikiran anggota tim. Pendekatan ini pertama kali dikenalkan oleh dr. Lawrence
Weed dari Amerika Serikat. Dalam format aslinya pendekatan berorientasi
masalah ini dibuat untuk memudahkan pendokumentasian dengan catatan
perkembangan yang terintegrasi, dengan sistem ini semua petugas kesehatan
mencatat observasinya dari suatu daftar masalah.


Keuntungan
1. Pencatatan sistem ini berfokus atau lebih menekankan pada masalah
klien dan proses penyelesaian masalah dari pada tugas dokumentasi.
2. Pencatatan tentang kontinuitas atau kesinambungan dari asuhan
kebidanan.
3. Evaluasi masalah dan pemecahan masalah didokumentasikan dengan
jelas, susunan data mencerminkan masalah khusus. Data disusun
berdasarkan masalah yang spesifik. Keduanya ini memperlihatkan
penggunaan logika untuk pengkajian dan proses yang digunakan dalam
pengobatan pasien.
4. Daftar masalah, setiap judul dan nomor merupakan “checklist“ untuk
diagnosa kebidanan dan untuk masalah klien. Daftar masalah tersebut
membantu mengingatkan bidan untuk masalah-masalah yang meminta
perhatian khusus .
5. Daftar masalah bertindak sebagai daftar isi dan mempermudah
pencarian data dalam proses asuhan.
6. Masalah yang membutuhkan intervensi (yang teridentifikasi dalam data
dasar) dibicarakan dalam rencana asuhan.



Kerugian
1.

Penekanan

pada

hanya

berdasarkan

masalah,

penyakit,

ketidakmampuan dan ketidakstabilan dapat mengakibatkan pada
pendekatan pengobatan dan tindakan yang negatif.

8|INFORMASI DAN PROSES BISNIS

2.

Sistem ini sulit digunakan apabila daftar tidak dimulai atau tidak
secara terus menerus diperbaharui dan konsensus mengenai masalah
belum disetujui, atau tidak ada batas waktu untuk evaluasi dan
strategi untuk follow up belum disepakati atau terpelihara.

3.

Kemungkinan adanya kesulitan jika daftar masalah dilakukan
tindakan atau timbulnya masalah yang baru.

4.

Dapat menimbulkan kebingungan jika setiap hal harus masuk dalam
daftar masalah.

5.

SOAPIER dapat menimbulkan pengulangan yang tidak perlu, jika
sering adanya target evaluasi dan tujuan perkembangan klien sangat
lambat.

6.

Perawatan yang rutin mungkin diabaikan dalam pencatatan jika
flowsheet untuk pencatatan tidak tersedia.

7.

P (dalam SOAP) mungkin terjadi duplikasi dengan rencana tindakan.

8.

Tidak ada kepastian mengenai perubahan pencatatan distatus pasien,
kejadian yang tidak diharapkan misalnya pasien jatuh, ketidakpuasan
mungkin tidak lengkap pencatatannya. Dalam praktek catatan serupa
mungkin tidak tertulis, bila tidak hubungannya dengan catatan
sebelumnya.

9.

Kadang-kadang membingungkan kapan pencatatan dan tanggung
jawab untuk follow up.

2.

SOR (SOURCE ORIENTED RECORD)
Suatu model pendokumentasian sistem pelayanan kesehatan yang
berorientasi pada sumber informasi. Model ini menempatkan catatan atas dasar
disiplin orang atau sumber yang mengelola pencatatan. Dokumentasi dibuat
dengan cara setiap anggota tim kesehatan membuat catatan sendiri dari hasil
observasi. Kemudian, semua hasil dokumentasi dikumpulkan jadi satu.
Sehingga masing-masing anggota tim kesehatan melaksanakan kegiatan sendiri
tanpa tergantung anggota tim kesehatan yang lain.

9|INFORMASI DAN PROSES BISNIS

Misalnya, kumpulan dokumentasi yang bersumber dari dokter, bidan,
perawat, fisioterapi, ahli gizi, dan lain-lain. Dokter menggunakan lembar untuk
mencatat instruksi, lembaran riwayat penyakit dan perkembangan penyakit.
Bidanmenggunakan catatan kebidanan, begitu pula disiplin lain mempunyai
catatan masing-masing.


Keuntungan :
1.

Menyajikan data yang secara berurutan dan mudah diidentifikasi

2.

Memudahkan perawat untuk cesara bebas bagaimana informasi akan
dicatat.

3.

Format Dapat menyederhanakan proses pencatatan masalah,
kejadian, perubahan intervensi dan respon klien atau hasil.



Kerugian :
1.

Potensial terjadinya pengumpulan data yang terfragmentasi, karena
tidak berdasarkan urutan waktu.

2.

Kadang-kadang

mengalami

kesulitan

untuk

mencari

data

sebelumhya, tanpa harus mengulang pada awal.
3.

Superficial

pencatatan tanpa

data

yang

jelas.

Memerlukan

pengkajian data dari beberapa sumber untuk menentukan masalah
dan tindakan kepada klien.
4.

Memerlukan

pengkajian

data

dari

beberapa

sumber

untuk

menentukan masalah dan tindakan kepada klien.
5.

Waktu pemberian asuhan memerlukan waktu yang banyak.

6.

Data

yang

berurutan

mungkin

menyulitkan

dalam

interpretasi/analisa.
7.
3.

Perlkembangan klien sulit di monitor

CBE (CHARTING BY EXCEPTION )
Charting by exception adalah sistem dokumentasi yang hanya mencatat
secara naratif dari hasil atau penemuan yang menyimpang dari keadaan normal
atau standar.


Keuntungan :
1.

Tersusunnya standar minimal untuk pengkajian dan intervensi.

2.

Data yang tidak normal nampak jelas.

10 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

3.

Data yang tidak normal secara mudah ditandai dan dipahami.

4.

Data normal atau respon yang diharapkan tidak mengganggu
informasi lain.

5.

Menghemat waktu karena catatan rutin dan observasi tidak perlu
dituliskan.

6.

Pencatatan dan duplikasi dapat dikurangi.

7.

Data klien dapat dicatat pada format klien secepatnya.

8.

Informasi terbaru dapat diletakkan pada tempat tidur klien.

9.

Jumlah halaman lebih sedikit digunakan dalam dokumentasi.

10.

Rencana tindakan keperawatan disimpan sebagai catatan yang
permanen.



Kerugian :
1.

Pencatatan secara narasi sangat singkat. Sangat tergantung pada
checklist.

2.

Kemungkinan ada pencatatan yang masih kosong atau tidak ada.

3.

Pencatatan rutin sering diabaikan.

4.

Adanya pencatatan kejadian yang tidak semuanya didokumentasikan

5.

Tidak mengakomodasikan pencatatan disiplin ilmu lain.

6.

Dokumentasi proses keperawatan tidak selalu berhubungan dengan
adanya suatu kejadian.

Kapan dokumentasi proses dilakukan :
Dokumentasi proses pada dasarnya dapat dilakukan pada dua
saat yang berbeda:
1.Satu per satu terkait dengan proyek yang melibatkan proses
tertentu
2.Keseluruhan di awal “Improvement journey” yang bersifat
umum

11 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

Dokumentasi Proses Menunggu Proyek Peningkatan :
a.Proses baru didokumentasikan jika sebuah proyek atau
aktivitas lain dimulai untuk meningkatkan proses tersebut.
b.Dokumentasi

proses

menjadi

langkah

pertama

yang

berfungsi sebagai:
c.Pemahaman bersama dalam tim peningkatan tentang isi dari
proses: aktivitas, hasil dan siapa yang melakukan setiap
langkah
d.Cakupan proses didefinisikan termasuk batasan terhadap
proses yang berdampingan
e.Pendefinisian problem yang lebih spesifik di dalam proses
tersebut
f.Pendekatan ini sesuai untuk:
• Perusahaan yang kekurangan sumber daya
• Perusahaan yang proses bisnisnya berubah dengan cepat
Identifikasi proses bisnis :
1.Membuat daftar seluruh proses bisnis yang ada di perusahaan
 berdasarkan sertifikasi ISO-9000
2.Memetakan urutan elemen berikut :
• Strategi organisasi, yang ditentukan dan dibentuk ole
Stakeholder
• Stakeholder

(organisasi,

institusi,

atau

orang

yang

dipengaruhi oleh atau dengan kepentingan tertentu terhadap
organisasi dan proses bisnisnya) yang memilikiEkspektasi
terhadap produk/servis yang diberikan organisasi melalui
• Proses bisnis yang membuat, mendukung dan memungkinkan
produksi produk/servis ini
Identifikasi Kebutuhan Untuk Proses Bisnis
1. Wawancara peserta proses kunci bisnis

12 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

Tanyakan apakah yang mereka lakukan, dan mengapa mereka
melakukannya.Pastikan informasi dan input lain apakah yang
dibutuhkan untuk melakukan setiap pekerjaan. Identifikasi
sumber dari tiap output.
Identifikasi output pada tiap pekerjaan, siapakah penerimanya
dan mengapa mereka membutuhkan apa yang mereka terima.
2 Mengadakan sesi wawancara kelompok dan brainstorming
Gunakan sesi kelompok untuk mengesahkan dan menyaring
infirmasi

yang

telah

Anda

terima

setelah

Anda

mengumpulkan informasi awal tentang proses melalui
wawancara one-on-one. Ini adalah cara yang baik untuk
menghilangkan miskonsepsi dari tiap individual didalam
proses.
3.Ringkaskan

infromasi

yang

telah Anda

terima

dan

distribusikan informasi tersebut pada peserta proses bisnis.
Ringkasan tersebut seharusnya termasuk kedalam partisipan
yang telah Anda wawancaran dan yang tidak Anda
wawancarai. Mintalah feedback.
Kapan dokumentasi proses dilakukan


Dokumentasi proses pada dasarnya dapat dilakukan pada dua saat yang
berbeda:
1.

Satu per satu terkait dengan proyek yang melibatkan proses
tertentu

2.

Keseluruhan di awal “Improvement journey” yang bersifat
umum

1) Dokumentasi Proses Menunggu Proyek Peningkatan
Proses baru didokumentasikan jika sebuah proyek atau aktivitas lain dimulai untuk
meningkatkan proses tersebut
 Dokumentasi proses menjadi langkah pertama yang berfungsi sebagai:

13 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S



Pemahaman bersama dalam tim peningkatan tentang isi dari
proses: aktivitas, hasil dan siapa yang melakukan setiap
langkah



Cakupan proses didefinisikan termasuk batasan terhadap
proses yang berdampingan



Pendefinisian problem yang lebih spesifik di dalam proses
tersebut

 Pendekatan ini sesuai untuk:


Perusahaan yang kekurangan sumber daya



Perusahaan yang proses bisnisnya berubah dengan cepat

2) Dokumentasi Proses di Awal Improvement Journey
 Dilakukan dengan melihat keseluruhan perusahaan dan dokumentasi
seluruh atau sebagian besar proses bisnis
 Keuntungan pendekatan ini adalah:
 Dengan melibatkan seluruh karyawan dalam pekerjaan ini,
terbentuk perilaku positif dan


motivaspeningkatan
Top management akan mempunyai gambaran umum tentang
organisasi dan kebutuhan peningkatan



tertentu
Masukan dari proses dokumentasi seringkali dapat
menunjukkan elemen proses tertentu yang

dapat ditingkatkan
Mana yang sebaiknya digunakan?
 Jika sumber daya memungkinkan maka pendekatan cara kedua lebih
berguna
 Banyak perusahaan telah memiliki kerangka yang baik untuk proses
dokumentasi dalam bentuk prosedur yang dikembangkan untuk
sertifikasi ISO 9000
 Namun perlu diingat bahwa prosedur dan proses dari kualitas seringkali
menunjukkan situasi ideal bukan yang sesungguhnya

14 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

 Tujuan haruslah medokumentasikan proses seperti yang dilakukan saat ini
(as is), bukan bagaimana seharusnya dilakukan (to be).

BAB II
IDENTIFIKASI PROSES BISNIS
Ketika menggambar proses model untuk satu proses dan dianalisis satu
proses, ini memberikan pemahaman awal untuk karakteristik proses. Namun, hal ini
menyederhanakan realitas yang harus dihadapi. Faktanya adalah bahwa sebagian
besar perusahaan memiliki ratusan, bahkan ribuan proses. Karena proyek proses
engineering jelas dapat menjadi sangat kompleks, maka perlu untuk mengidentifikasi
proses yang paling penting. Diperlukan sebuah pedoman tentang bagaimana
melakukan prioritas terhadap proses yang akan dianalisa. Jadi, bagaimana seharusnya
proyek proses engineering harus dimulai?
Untuk membantu memahami ‘proses identifikasi’, sejumlah pertanyaan dan
skenario akan mengikuti dan membimbing langkah demi langkah sepanjang siklus
hidup proses bisnis.

15 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

Pertanyaan
Pikirkan tentang perusahaan Anda saat ini, atau perusahaan yang Anda ketahui.
Proses apa yang akan menjadi titik awal yang baik untuk sebuah proyek proses
engineering? Kriteria apa yang akan Anda terapkan?
Jawaban
Tiga kriteria menentukan proses dengan prioritas tertinggi.
 Tujuan atau objective dari sebagian besar perusahaan adalah untuk
memaksimalkan keuntungan, yaitu, membandingkan antara pendapatan dan
biaya. Berdasar pada pedoman ini, maka proses yang terpenting adalah
proses yang memberikan kontribusi yang signifikan terhadap pendapatan
perusahaan. Manajer pemasaran akan menggambarkan mereka sebagai ‘cash
cows’. Selain itu, proses yang dianggap penting adalah proses yang memiliki
ciri sebagai proses yang ‘cost intesive’. Meskipun tidak selalu mudah untuk
mengukur hasil moneter dari sebuah proses, biasanya kita dapat
mengidentifikasi value-/cost-driving proses berdasarkan pada pengetahuan
tentang fokus dan prioritas dari perusahaan. Asumsinya adalah bahwa setiap
keberhasilan dari sebuah proses engineering akan memberikan peningkatan
pendapatan dan / atau mengurangi biaya dari proses tersebut. Selain dilihat
dari hasil moneter murni, tingkat keterlibatan pelanggan (degree of customer
involvement) dalam sebuah proses dapat menjadi kriteria dan seleksi penting.
Semakin banyak interface dengan pelanggan, maka proses tersebut dapat
dibilang sebagai proses yang penting.
 Namun, $ -values atau orientasi pelanggan adalah bukan satu-satunya kriteria
yang dianggap terpenting. Sebuah proyek proses engineering memiliki tujuan
untuk menganalisis dan mengatur kembali proses. Sebuah proses mungkin
dianggap sebagai proses ‘cash cows’, tetapi pada saat yang sama proses
tersebut adalah proses yang sangat terorganisasi dengan baik. Maka, tidak
ada alasan untuk menyelidiki atau melakukan analisis lebih lanjut, jika
proses sudah efisien. Oleh karena itu, dibutuhkan kriteria lebih lanjut untuk
menangkap kebutuhan untuk dari reorganisasi. Dengan kata lain, proses
cenderung menjadi calon proses yang dipilih dalam sebuah proyek proses

16 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

engineering jika saat ini proses tersebut memiliki kelemahan dan kita
berpandapangan bahwa kinerjanya dapat ditingkatkan. Sekali lagi, ini tidak
memerlukan analisis mendalam. Manajer biasanya dapat menilai langsung
proses dengan masalah terbesar. Analisis ini dapat didasarkan pada waktu
pemrosesan, jumlah aplikasi IT yang terlibat, peningkatan jumlah keluhan
pelanggan atau karyawan yang tidak puas.
Kedua kriteria dapat diringkas dalam matriks yang menunjukkan fokus yang
diperlukan.

 Setelah mencoba untuk mengukur pendapatan dan biaya yang berkaitan
dengan suatu proses dan memperkirakan kebutuhan untuk reorganisasi,
mungkin masih ada lebih dari satu proses yang tersisa yang harus diseleksi.
Kriteria seleksi akhir adalah kemungkinan reorganisasi atau re-engineering
yang sukses dari sebuah proses. Sebuah proses mungkin memiliki
kelemahan, bukan karena tidak ada yang pernah mencoba untuk melihat dan
memperbaikinya, tetapi karena terlalu sulit untuk mendapatkan solusi
improvement yang tepat untuk proses tersebut. Jika proyek proses
engineering dimulai dengan proses penting tetapi menantang, akan
dihadapkan dengan resiko yang sangat besar. Jika proyek ini tidak berhasil,
para anggota tim proyek dan organisasi akan kehilangan kepercayaan diri
dalam proses engineering. Singkatnya, pada awal proyek, harus dipilih
proses yang tepat dan dengan rasio keberhasilan yang tinggi bila dilakukan
re-engineering.
Pemilihan proses penting juga dapat didasarkan pada daftar yang
komprehensif dari semua proses yang ada, dan termasuk skor atau urutan
mengenai kontribusi proses tersebut dalam menentukan keuntungan

17 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

perusahaan, kinerja saat ini dan kemungkinan proyek desain ulang yang
sukses. Sebuah pembobotan dapat diberikan kepada masing-masing dari tiga
kriteria

dengan

nilai

keseluruhan

peringkat

dalam

rangka

untuk

mengidentifikasi proses yang paling penting. Pendekatan ini dikenal sebagai
‘Scoring Model’ tetapi sering dianggap terlalu rumit untuk tujuan proses
engineering.
Pendekatan yang lebih efektif lainnya adalah dengan melakukan diskusi
dengan manajer yang memiliki pengalaman komprehensif dan memilih
proses yang paling relevan secara kolaboratif. Pilihan ini juga harus
mencakup faktor-faktor seperti sikap terhadap perubahan yang akan dihadapi
oleh anggota dari organisasi/perusahaan tersebut, atau adanya proyek-proyek
lain yang dapat mempengaruhi proses tersebut. Ini jelas bukan masalah kecil.
Fakta bahwa line manajer enggan untuk berinovasi adalah salah satu faktor
yang paling penting yang mempengaruhi keberhasilan proyek proses
engineering.
Setelah tahap pertama selesai dilakukan yaitu pemilihan proses yang akan
masuk dalam proyek proses engineering, menjadi sangat penting untuk
mengkomunikasikan gagasan orientasi proses pada perusahaan. Semua
anggota proyek harus memahami keuntungan dari orientasi proses, dan juga
menyadari

kendala

yang

mungkin

akan

dihadapi.

Setelah

organisasi/perusahaan sudah ‘process aware’, proyek proses engineering
dapat dimulai dengan penjelasan tentang proses-proses yang dipilih.
Identifikasi proses bisnis
Dua cara untuk mengidentifikasi proses bisnis:
1. Membuat daftar seluruh proses bisnis yang ada di perusahaan 
berdasarkan sertifikasi ISO-9000
2. Memetakan urutan elemen berikut:

Strategi organisasi, yang ditentukan dan dibentuk oleh

Stakeholder (organisasi, institusi, atau orang yang dipengaruhi
oleh atau dengan kepentingan tertentu terhadap organisasi dan proses
bisnisnya) yang memiliki

18 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

Ekspektasi terhadap produk/servis yang diberikan organisasi


melalui


Proses bisnis yang membuat, mendukung dan memungkinkan
produksi produk/servis ini

Tahapan dalam mendokumentasikan proses:
1. Definisikan dan deskripsikan proses secara kualitatif, tepatnya
menggunakan relationship mapping. Sehingga menjawab pertanyaan berikut;





Siapakah konsumen dan output dari proses?
Siapakan supplier dan input dari proses?
Apa rewuirement proses input dan output
Bagaimana aktivitas aliran internal proses?

2. Konstruksikan flowchart

Teknik Pembuatan Dokumentasi Proses
 Relationship mapping: chart yang menggambarkan seluruh hubungan
antar bagian bisnis
 Flowchart: gambaran grafis aliran aktivitas dalam sebuah proses
 Cross-functional flowchart: menggambarkan aktivitas, siapa yang
melakukan aktivitas tersebut dan di departemen fungsional apa mereka
berada
 Several-leveled flowchart: pembagian flowchart (baik untuk flowchart
biasa maupun cross-functional) menjadi beberapa level hirarki
Seluruh proses ini dilakukan dalam sebuah grup yang terdiri dari berbagai
partisipan dalam proses

19 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

BAB III
RELATIONSHIP MAPPING
Pemetaan proses adalah visualisasi dari rangkaian seluruh aktivitas dari
suatu organisasi, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam organisasi
tersebut dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan tergambar dengan jelas/eksplisit
(Robert Damelio, 1996). Dengan pemetaan proses sebuah organisasi memiliki
dokumentasi mengenai pekerjaan yang dilakukan, sehingga memungkinkan untuk
menganalisa pekerjaan yang telah dilakukan bagi peningkatan kepuasan pelanggan
melalui identifikasi terhadap pengurangan waktu proses, mengurangi produk defect,
mereduksi biaya, mereduksi tahapan proses yang tidak menghasilkan nilai tambah,
meningkatkan produktivitas, dan memudahkan pengukuran performansi.
Proses secara sederhana dapat didefinisikan sebagai rangkaian aktivitas yang
merubah input menjadi output yang bernilai tambah. Sebagai contoh sebuah meja
adalah ouput yang bernilai tambah karena dapat dia pakai untuk berbagai kepentingan
mulai dari meletakkan barang, menulis, untuk rapat, dll. Meja sebagai output yang
bernilai tambah dihasilkan melalui suatu proses pembuatan meja, yang dimulai dari

20 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

pohon sebagai input bahan baku, ditebang, dibelah menjadi papan, diukur sesuai
dengan design, dipotong sesuai ukuran, dihaluskan, diberiwarna, dan dirangkai
sehingga menjadi satu meja yang utuh. Serangkaian kegiatan yang dilakukan tersebut
disebut dengan proses.
Dalam organisasi satu rangkaian input-process-output yang satu bersambung kepada
rangkaian input-process-output yang lainnya sehingga membentuk bisnis proses.

Gambar berikut menunjukkan interaksi antar proses yang terjadi dalam satu
organisasi;
Gambar Interaksi Proses yang Membentuk Proses Bisnis
Untuk dapat membangun pemetaan proses yang representatif, maka
diperlukan pengetahuan dan pemahaman mengenai proses yang akan dipetakan.
Berikut ini merupakan hierarki proses, yang akan menjelaskan mengenai proses dan
komponen-komponen yang membangunnya (David Hoyle, 1998)

Gambar Hierarki Proses
Keterangan:
1. Proses merupakan rangkaian aktivitas logis yang saling berhubungan dan
berkesinambungan dalam mengolah keluaran dari supplier, memberi
nilai tambah, dan menjadikannya keluaran bagi customer.

21 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

2. Sub proses adalah bagian dari proses yang memiliki tujuan spesifik dalam
mendukung major process. Sub proses merupakan bagian dari
proses, bila major process terlalu kompleks.
3.

Task merupakan gabungan aktivitas yang ditujukan untuk tujuan minor

dalam sebuah organisasi. Task adalah pekerjaan di dalam work
process yang harus dilakukan.
4.

Aktivitas merupakan bagian terkecil dari pekerjaan yang harus dilakukan

untuk menyelesaikan suatu task.
Dalam pemetaan proses dapat kita mulai dengan menggambarkan seluruh
aktifitas yang terjadi dalam suatu organisasi menjadi kelompok besar aktivitas yang
kita sebut sebagai peta proses bisnis. Dari peta proses bisnis ini kemudian dapat
didetailkan menjadi sub peta proses bisnis dan kemudian menjadi SOP dan intruksi
kerja seperti yang dijelaskan dalam gambar berikut ini;

Gambar Sistematika Peta ProsesBisnis
Perlu diingat dokumen SOP adalah dokumen yang mengatur tata cara
bagaimana suatu proses diselesaikan dengan tuntas dalam memberikan nilai tambah
terhadap outputnya. Maka suatu dokumen SOP berisikan norma dan kriteria yang
menjelaskan bagaimana, siapa, dan hasil apa yang diwujudkan dalam rangkaian
aktifitas tersebut yang melibatkan lintas fungsi dalam organisasi. Oleh karena itu
sebelum menuliskan SOP, ada baiknya kita menggambarkan peta lintas fungsi (cross

22 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

functional map). Cross functional map merupakan peta yang menggambarkan
hubungan antar fungsi dengan urutan aktivitas dalam menyelesaikan proses tertentu.
Untuk dapat memastikan siapa saja pelaku yang terlibat dalam satu kelompok proses
perlu diidentifikasikan lebih dahulu dalam peta hubungan (relationship map).
Relationship Map merupakan peta yang menggambarkan hubungan
masukan-keluaran (supplier - customer) antar bagian di dalam sebuah organisasi,
baik

itu

antar

fungsi,

departemen,

atau

divisi.

Informasi

yang didapat

dari Relationship Map antara lain:
1. Apa yang dihasilkan oleh organisasi terkait (produk dan service).
2. Bagaimana alur pekerjaan yang melewati batasan fungsional (pekerjaan
lintas fungsi)
3. Hubungan supplier-customer baik internal maupun eksternal yang
digunakan untuk menyediakan atau menerima produk dan layanan.
Secara utuh, peta proses yang lengkap dapat dijelaskan seperti gambar dibawah ini;

Gambar Peta Proses yang Lengkap
Keterangan:
1. Business Process Map - Sub Business Process Map merupakan hubungan
keterkaitan antara proses dengan proses.
2. Relationship Map merupakan hubungan keterkaitan antara proses dengan
pelaku.
3. Cross Functional Map merupakan hubungan keterkaitan antara pelaku
dengan aktifitas.

23 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

Dengan demikian, penyusunan SOP memerlukan pemetaan proses atau
business process mapping dimana hal tersebut merupakan visualisasi dari suatu
organisasi, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam organisasi
tersebut dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan tergambar dengan jelas/eksplisit
(Robert Damelio, 1996). Dengan pemetaan proses sebuah organisasi memiliki
dokumentasi mengenai pekerjaan yang dilakukan, sehingga memungkinkan untuk
menganalisa pekerjaan yang telah dilakukan bagi peningkatan kepuasan pelanggan
melalui identifikasi terhadap pengurangan waktu proses, mereduksi tahapan proses
yang

tidak

menghasilkan

nilai

tambah,

meningkatkan

produktivitas,

dan

memudahkan pengukuran kinerja.

Penggunaan peta proses lainnya antara lain:
1.

Sebagai alat evaluasi atau alternatif untuk mengorganisasikan sumber
daya manusia dan pekerjaan di dalam sebuah organisasi.

2.

Untuk mengidentifikasikan peluang improvement.

3.

Untuk melakukan evaluasi dan memperketat pengukuran kinerja.

Untuk dapat membangun pemetaan proses yang representatif, maka diperlukan
metodologi yang sistematis dan terstruktur untuk mempermudah pemahaman dan
pengembangan proses yang akan dipetakan. Berikut ini merupakan kerangka
pengembangan proses, yang akan menjelaskan mengenai proses dan komponenkomponen yang membangunnya.

24 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

Gambar Kerangka Pengembangan Proses
Keterangan:
1. Proses merupakan rangkaian aktivitas logis yang saling berhubungan dan
berkesinambungan dalam mengolah input, memberikan nilai tambah,
dan menjadikannya output.
2. Sub proses adalah bagian dari proses yang memiliki tujuan spesifik dalam
mendukung major process. Sub proses merupakan bagian dari
proses, bila major processterlalu kompleks.
3. Tugas merupakan gabungan aktivitas yang ditujukan untuk tujuan minor
dalam sebuah organisasi. Tugas adalah pekerjaan di dalam work
process yang harus dilakukan.
4. Aktivitas merupakan langkah-langkah detail dari pekerjaan yang harus
dilakukan untuk menyelesaikan suatu tugas.
Simbol-simbol Relationship Mapping
1.Entity(rectangler)
Entity adalah suatu objek yang dapat dibedakan atau dapat diidentifikasikan secara
unik dengan objek

lainnya,dimana semua informasi yang berkaitan dengannya

dikumpulkan.Kumpulkan
Yang

biasa

dari

entity

yang

sejenis

dilambangkan

dinamakan

Entity

dengan

Gambar 1.1 Entity
2. Relationship (diamond)

25 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

Set.

simbol:

Relationship adalah hubungan yang terjadi antara satu entity dengan entity
lainnya.Relationship tidak mempunyai keberadaan fisik atau konseptual kecuali yang
sejenis dinamakan dengan Relationship Diagram.Yang biasa dilambangkan dengan
simbol:

Gambar 1.2 Relatinship
3. Atribut (oval)
Atribut adalah karakteristik dari entity atau relationship yang menyediakan
penjelasan

detail

tentang

entity

atau

relationship

tersebut.

Yang biasa dilambangkan dengan simbol:

Gambar 1.3 Atribut

4. Garis (line)
Digunakan untuk menghubungkan entity dengan relasi/hubungan, maupun
entity dengan atribut.Yang biasa dilambangkan dengan simbol:

Gambar 1.4 Garis
Relationship Mapping


Memberikan gambaran umum mengenai siapa yang terlibat dalam proses
dan hubungan antar satu pihak dengan yg lain



Relationship map tidak memperhitungkan aktivitas dan urutannya

26 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S



Relationship map dibuat dengan:


Menggambarkan berbagai unit, depaetemen atau individual
yang terlibat dalam atau mempengaruhi proses



Setiap hubungan antar bagian dianalisis untuk menentukan tipe
hubungan (diwakili dengan panah yang berbeda



Elemen yang tidak mempunyai hubungan dengan elemen
lainnya dihapus dari map



Map digambar ulang

CONTOH KASUS MAPPING (1)
Sebuah perusahaan internasional terdiri dari sebuah pusat manufaktur yang melayani
permintaan seluruh Eropa dan dealer lokal yang terdapat di beberapa negara.
Masing-masing dealer memiliki persediaan barang jadi untuk melayani kebutuhan
konsumen.
Ada indikasi bahwa proses supply yang meliputi komunikasi kebutuhan dari dan
distribusi barang ke dealer lokal belum berjalan dengan baik. Manajemen
perusahaan memulai proyek untuk meningkatkan aliran material dan informasi yang
dimulai dari perusahaan induk.
Langkah pertama adalah mengumpulkan informasi dari pihak-pihak yang terlibat
mengenai transaksi yang melibatkan mereka.

27 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

Contoh Kasus Relationship Mapping (2)
Transaksi-transaksi yang terlibat:


Dealer lokal menggunakan konsultasi penjualan dua kali setahun dengan
konsumen utamanya sebagai dasar perkiraan permintaan



Berdasarkan agregasi informasi dari konsultasi ini mereka mentransfer
perkiraan permintaan untuk berbagai kelompok produk ke unit manufaktur



Disini, informasi dari seluruh dealer digabungkan lebih lanjut menjadi
ramalan kasar untuk enam bulan ke depan



Ini menjadi dasar untuk negosiasi dengan supplier tentang persetujuan
periode berikutnya



Permintaan yang detil dikeluarkan oleh dealer lokal setiap bulan dengan
waktu pengiriman yang tetap dari lokasi manufaktur selama 3 minggu



Produk yang dipesan bisa diambil dari persediaan barang atau diproduksi
sebelum dikirim dengan mobil ke dealer



Relationship Mapping untuk Supply Process

28 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

BAB IV

29 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

FLOWCHART
Flowchart dikembangkan oleh Herman Goldstine dan John von Neumann
di tahun 1940-an, sebagai representasi grafis dari keputusan dan hasil keputusan
dipetakan dalam bentuk individu. Flowchart menggunakan simbol yang berbeda yang
berisi informasi tentang langkah-langkah atau urutan kejadian. Masing-masing dari
simbol-simbol ini terkait dengan panah untuk menggambarkan arah aliran proses.
Bagan alur (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukan hasil (flow) didalam
program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat
bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.
Pengertian flowchart dapat disimpulkan sebagai sebuah metodologi yang
digunakan untuk menganalisis, meningkatkan, dokumen dan mengelola proses atau
program.Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma.
Flowchart membantu untuk:
1.

Untuk menerangkan logika suatu program

2.

Pemahaman hubungan antara langkah-langkah proses yang berbeda

3.

Mengumpulkan data tentang proses tertentu

4.

Membantu dengan pengambilan keputusan

5.

Mengukur kinerja proses

6.

Menggambarkan struktur proses

7.

Mempermudah dalam pelacakan kesalahan aliran proses

8.

Menyoroti langkah-langkah penting dan menghilangkan langkah-langkah
yang tidak perlu
Pedoman dalam menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau

pemrograman sebagai berikut;
1.

Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri
dari suatu halaman.

2.
3.

Kegiatan didalam bagan alir harus ditunjukan dengan jelas.
Harus ditunjukan darimana kegiatan akan dimulai dan dimana akan
berakhirnya.

30 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

4.

Masing-masing kegiatan didalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu
kata yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya;“persiapkan” dokumen
“hitung” gaji.

5.

Masing-masing kegiatan didalam bagan alir harus didalm urutan yang
semestinya.

6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung ketempat lain harus
ditunjukan dengan jelas menggunakan symbol penghubung.
7.

Gunakanlah symbol-simbol bagan alir yang standar.
Simbol-simbol Flowchart

Pada pengertian flowchart di atas, flowchart terbentuk dari simbol-simbol
yang mewakili setiap fungsinya untuk mempresentasikan sebuah alur. Simbol
flowchart yang berbeda juga memiliki arti yang berbeda, namun beberapa simbol
umum yang digunakan pada flowchart adalah sebagai berikut :
1.

Terminator (start terminator, end terminator) : Berbentuk oval sebagai
diagram alur yang menunjukkan awal atau akhir proses.

2.

Proses (process) : Berbentuk persegi panjang bentuk diagram alur, yang
menunjukkan langkah alur proses yang berjalan

31 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

3.

Keputusan (decision) : Berbentuk berlian, yang menunjukkan bentuk
indikasi dari aliran proses yang bercabang

4.

Konektor (A) : Bentuk lingkaran pada diagram alir yang digunakan untuk
menunjukkan lonjakan aliran proses

5.

Data : Sebuah jajaran genjang yang menunjukkan input data atau output (I /
O) dalamproses.

6.

Dokumen (document) : Digunakan untuk menunjukkan dokumen atau
laporan

Simbol-Simbol Flowchart yang umum digunakan
Simbol-simbol flowchart yang digunakan Gilbreth kurang dikenal secara
umum. Ini mungkin karena meluasnya penggunaan Microsoft Office, yang mana
Microsoft

Office

merujuk

simbol-simbol

dasar flowchart kepada

simbol-

simbol flowchart untuk pengolahan data (data processing). Sejauh yang saya tahu
simbol-simbol ini sama persis dengan template yang digunakan IBM pada 1960-an
untuk simbol flowchart pengolahan data. Berikut bentuk simbol-simbol tersebut:

32 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

Simbol-simbol yang diperlihatkan di atas adalah sebagian standar simbolsimbol yang disepakati dan banyak digunakan dibeberapa belahan dunia, mungkin
saja organisasi atau perusahaan tempat anda bekerja mempunyai standar simbol
sendiri, hal yang terpenting kita harus menyepakati simbol yang digunakan agar tidak
terjadi konflik saat dikomunikasikan.
Kegunaan Flowchart
Pada awalnya, flowchart digunakan oleh para insinyur industri
sebagai sebuah struktur proses kerja, seperti manufaktur perakitan. Saat ini, flowchart
telah digunakan untuk berbagai keperluan di bidang manufaktur, arsitektur, teknik,
bisnis, teknologi, pendidikan, ilmu pengetahuan, kedokteran, pemerintahan,
administrasi dan disiplin ilmu lainnya.
1. Perencanaan Proyek Baru
Salah satu penggunaan umum dari flowchart adalah untuk memetakan proyek
baru, terutama yang bersifat teknis atau membutuhkan beberapa desain
struktur lain. Insinyur dan desainer perangkat lunak sering menggunakan
diagram alur untuk tujuan ini. Berpikir tentang bagaimana proses akan bekerja
menggunakan flowchart dapat menghemat banyak waktu dalam desain.
2. Desain Sistem atau Program
Menggunakan flowchart memungkinkan desainer untuk memikirkan banyak
masalah yang kompleks di muka. Karena banyak sistem atau program
memerlukan langkah-demi-langkah prosedur, sehingga menggunakan diagram
alur adalah cara yang logis untuk memikirkan langkah-langkah tersebut. Jenis
proses desain dapat jelas dipikirkan dan disampaikan kepada orang lain
melalui penggunaan flowchart.

33 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

3. Dokumen Proses untuk Alasan Eksternal
Bisnis sering memiliki persyaratan eksternal untuk dokumentasi proses dan
flowchart dapat berguna untuk tujuan ini. Dari standar pelaporan untuk
mematuhi peraturan pemerintah, menggunakan flowchart bisa jauh lebih
efisien daripada menghasilkan narasi tertulis. Standar pelaporan untuk
mematuhi peraturan kerja, dapat menggunakan flowchart yang bisa jauh lebih
efisien daripada menghasilkan narasi tertulis.
4. Dokumen Proses untuk Alasan internal
Penggunaan diagram alur, untuk lebih memahami bagaimana proses bisnis kerja
menawarkan banyak keuntungan untuk organisasi:
1.

Fleksibilitas – karyawan baru ataupun yang sudah ada dapat segera

mempelajari cara yang tepat untuk melakukan pekerjaan apa pun.
2.

Kualitas – Jika semua orang di tim melakukan pekerjaan dengan cara

yang sama setiap kali, hasilnya dapat diprediksi dan konsisten.
3.

Visibilitas – Manajemen dapat melihat persis bagaimana setiap

pekerjaan yang dimaksudkan untuk dilkerjakan
4.

Perbaikan proses: Kita dapat memperbaiki cara organisasi, jika kita tahu

bagaimana cara tersebut dilakukan sekarang.
5. Pemecahan Masalah
Salah

satu

alasan,

mengapa

sering

digunakan

flowchart

dalam

pembuatan program atau desain jaringan komputer adalah bahwa flowchart dapat
menawarkan sumber yang baik untuk pemecahan masalah. Hal ini juga sebagai
cara yang bagus, jika digunakan untuk pelanggan, untuk menunjukkan cara
pemecahan masalah yang bersifat umum. karena pendekatan visual akan leboh
mudah diikuti, ketika disajikan dengan benar.

34 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

Jenis-JenisFlowchart
Flowchart terbagi atas lima jenis, yaitu :
1.

Flowchart Sistem (System Flowchart)

2.

Flowchart Paperwork / Flowchart Dokumen (Document Flowchart)

3.

Flowchart Skematik (Schematic Flowchart)

4.

Flowchart Program (Program Flowchart)

5.

Flowchart Proses (Process Flowchart)

1.

FLOWCHART SISTEM
Flowchart Sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau

apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan
urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain,
flowchart ini merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur
yang terkombinasi yang membentuk suatu sistem.
Flowchart Sistem terdiri dari data yang mengalir melalui sistem dan proses yang
mentransformasikan data itu. Data dan proses dalam flowchart sistem dapat
digambarkan secara online (dihubungkan langsung dengan komputer) atau offline
(tidak dihubungkan langsung dengan komputer, misalnya mesin tik, cash register
atau kalkulator).
2.

FLOWCHARTPAPERWORK/FLOWCHARTDOKUMEN

Flowchart Paperwork menelusuri alur dari data yang ditulis melalui sistem.
Flowchart Paperwork sering disebut juga dengan Flowchart Dokumen. Kegunaan
utamanya adalah untuk menelusuri alur form dan laporan sistem dari satu bagian
ke bagian lain baik bagaimana alur form dan laporan diproses, dicatat dan
disimpan.
3.

FLOWCHART SKEMATIK
Flowchart Skematik mirip dengan Flowchart Sistem yang

menggambarkan suatu sistem atau prosedur. Flowchart Skematik ini bukan hanya
menggunakan simbol-simbol flowchart standar, tetapi juga menggunakan gambar-

35 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S B I S N I S

gambar komputer, peripheral, form-form atau peralatan lain yang digunakan dalam
sistem.
Flowchart Skematik digunakan sebagai alat komunikasi antara analis
sistem dengan seseorang yang tidak familiar dengan simbol-simbol flowchart yang
konvensional. Pemakaian gambar sebagai ganti dari simbol-simbol flowchart akan
menghemat waktu yang dibutuhkan oleh seseorang untuk mempelajari simbol
abstrak sebelum dapat mengerti flowchart. Gambar-gambar ini mengurangi
kemungkinan salah pengertian tentang sistem, hal ini disebabkan oleh ketidakmengertian tentang simbol-simbol yang digunakan. Gambar-gambar juga
memudahkan pengamat untuk mengerti segala sesuatu yang dimaksudkan oleh
analis, sehingga hasilnya lebih menyenangkan dan tanpa ada salah pengertian.
4Flowchart Program
Flowchart Program dihasilkan dari Flowchart Sistem. Flowchart Program
merupakan keterangan yang lebih rinci tentang bagaimana setiap langkah program
atau prosedur sesungguhnya dilaksanakan. Flowchart ini menunjukkan setiap langkah
program atau prosedur dalam urutan yang tepat saat terjadi. Programmer
menggunakan flowchart program untuk menggambarkan urutan instruksi dari
program komputer. Analis Sistem menggunakan flowchart program untuk
menggambarkan urutan tugas-tugas pekerjaan dalam suatu prosedur atau operasi.

5.

Flowchart Proses
Flowchart Proses merupakan teknik penggambaran rekayasa industrial yang
memecah dan menganalisis langkah-langkah selanjutnya dalam suatu prosedur
atau sistem.

36 | I N F O R M A S I D A N P R O S E S