Pedoman Penghitungan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi
25
of current procedures and provides data that can help set direction for future activities.”
Definisi tersebut menyatakan bahwa evaluasi adalah sebuah aktivitas yang terus-menerus dan berlanjut , bagian dari proses perencanaan, serta efektifitas dari
prosedur yang ada dan menampilkan data yang dapat digunakan dalam merancang kegiatan yang akan datang.
Dari pengertian tersebut sudah terlihat jelas kegiatan evaluasi di perpustakaan harus terus-menerus dilaksanakan secara rutin dan teratur agar
koleksi sesuai dengan perubahan dan perkembangan program perguruan tinggi sebagai lembaga induknya.
Adapun tujuan dari evaluasi koleksi menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004, 67 :
1. mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi
2. menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi
3. mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan teknologi
4. meningkatkan nilai informasi
5. mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi
6. menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi
Evans and Saporano 2005, 316 organizations conduct evaluations for several reasons, including
a. to develop an intellegent, realistic acquistions program based on a
thorough knowledge of the existing collection; b.
to justify increased funding demands or for particular subject allocations; and
c. to increase the staff’s familiarity with the collection.
26
Menurut Evans dan Saporano alasan perpustakaan melakukan evaluasi adalah :
a. untuk mengembangkan program pengadaan yang realistis, cerdas
berdasarkan pengetahuan yang menyeluruh mengenai keadaan koleksi yang ada;
b. untuk memberikan alasan yang kuat dalam permintaan peningkatan
anggaran atau untuk alokasi subjek tertentu; dan c.
untuk meningkatkan pemahaman para staf akan koleksi yang ada. Setelah tujuan evaluasi dirumuskan dan alasan evaluasi diketahui maka
langkah selanjutnya adalah menentukan metode yang paling efektif. Terdapat beberapa metode evaluasi koleksi yang telah dibahas dalam banyak tulisan.
Untuk memilihnya bergantung pada tujuan dan kedalaman proses evaluasi. George Bonn yang dikutip oleh Evans 2005, 318 list five generals
approaches to evaluation : 1.
Compiling statistics on holdings 2.
Checking standard list-catalogs and bibliographies 3.
Obtaining opinions from regular users 4.
Examining the collection directly 5.
Applying standards which involves the use of various methods mentioned earlier, listing the library’s document delivery capability, and noting the
relative use of a particular group.
George Bonn yang dikutip oleh Evans 2005, 318 memberikan 5 pendekatan umum terhadap evaluasi koleksi yaitu :
1. Pengumpulan data statistik semua koleksi yang dimiliki
2. Pengecekan pada daftar standar seperti katalog dan bibliografi
3.
Pengumpulan pendapat dari pengguna yang biasa datang ke perpustakaan