IV.2.1. Pencatatan, Pemilahan, Pengelompokkan Transaksi serta
Menentukan Keseimbangan Akun
Pencatatan transaksi dalam jurnal dilakukan sebagai awal proses akuntansi. Fungsi dari jurnal untuk mencatat secara kronologis sesuai urutan waktu kegiatan
transaksi kontraktor selama pelaksanaan proyek. Setelah dilakukan pencatatan transaksi dalam jurnal, semua transaksi dipilah dan dimasukkan dalam
pembukuan sesuai dengan kelompok akunnya. Pembukuan berisi semua data keuangan yang tercatat dalam sistem akuntansi. Pembukuan terbagi atas general
ledger dan subsidiary ledger. General ledger berisi akun-akun yang didetailkan dalam subsidiary ledger. Dalam setiap pembuatan laporan keuangan diperlukan
penyesuaian akun-akun yang belum tercatat dalam jurnal dan kemudian dimasukkan dalam pembukuan. Laporan keuangan dibuat dari rangkuman data
dari pembukuan. Biaya aktual proyek dan pendapatan yang dihitung dari kemajuan proyek diperoleh dari sistem akuntansi. Data tersebut bersama jadwal
dan biaya rencana dapat diproleh kinerja proyek dengan menggunakan formula earned value.
IV.2.1.1. Kode Struktur Akun, Biaya dan Pekerjaan
Dalam pencatatan transaksi selain tanggal dan nilai transaksi juga disertakan pencatatan kode baik kode struktur akun, kode biaya dan kode pekerjaan agar
memudahkan dalam pemilahan dan pengelompokkan dalam pembukuan proyek. Dengan digunakannya beberapa macam kode maka sistem kode yang dirancang
berupa kode kelompok. Penggunaan kode kelompok memberikan beberapa manfaat yaitu :
a. Sangat fleksibel dalam mengakomosasi bertambahnya akun yang dicatat.
b. Kode kelompok dapat merangkum informasi lebih ringkas dengan
keterbatasan ruang yang ada. c.
Kode kelompok dapat menunjukkan hierarki data. d.
Kode kelompok memungkinkan bagi pengguna memilah dan mengelompokkan data sesuai dengan tempatnya.
Untuk mengelompokkan transaksi dalam struktur akun diperlukan identifikasi transaksi yang terjadi selama pelaksanaan proyek. Transaksi yang terjadi dipilah
untuk dimasukkan akun balance sheet dan income statement. Pemilahan akun dalam balance sheet dan income statement mengikuti Untuk akun yang yang
dimasukkan dalam balance sheet dipilah lagi dalam asset, liability dan equity. Sedangkan akun yang masuk dalam income statement dipilah lagi dalam revenue
pendapatan dan cost biaya.
Struktur akun untuk kontraktor kecil dibuat sederhana karena transaksi yang muncul dalam pelaksanaan proyek tidak serumit proyek yang ditangani kontraktor
besar. Proyek yang ditangani kontraktor kecil tidak banyak melibatkan banyak pihak. Kode dibuat berdasar urutan struktur akun yang dirancang diperlihatkan
dalam Tabel 4.2. Tabel 4.2. Struktur Akun Kontraktor Kecil
No Akun Nama Akun
Keterangan
Asset 100 Kas
Uang tunai yang dipegang kontraktor di proyek ataupun di kantor
101 Kas di bank
Uang yang disimpan di bank.
110 Piutang pemilik proyek
Tagihan yang belum dibayar pemilik proyek
111 Retensi pemilik proyek
Retensi dari pembayaran pemilik proyek
112 Kemajuan proyek belum
tertagih
Kemajuan proyek yang belum ditagihkan kepada pemilik proyek
113 Piutang
Hak yang dimiliki kontraktor. Misalnya ketika dailakukan pembayaran awal material dan
subkontraktor.
120 Inventaris material
Jumlah material yang belum digunakan dalam pelaksanaa proyek baik dilokasi proyek ataupun gudang kontraktor.
130 Jaminan dan garansi
Deposit jaminan yang harus diberikan kontraktor . akun ini tidak tercatat dalam proyek namun tercatat di
kantor. Akun ini tidak tercatat dalam proyek.
140 Tanah bangunan
Niai tanah dan bangunan yang dimiliki kontraktor. Akun ini tidak tercatat dalam proyek.
141 Akumulasi depresiasi
tanah bangunan
Pengurangan nilai tanah dan bangunan yang dimiliki kontraktor. Akun ini tidak tercatat dalam proyek.
150 Peralatan kendaraan
Nilai peralatan dan kendaraan yang dimiliki oleh kontraktor. Akun ini tidak tercatat dalam proyek.
151 Akumulasi depresiasi
peralatan kendaraan
Pengurangan nilai peralatan kendaraan yang dimiliki kontraktor. akun ini tidak tercatat dalam
proyek. Akun ini tidak tercatat dalam proyek.
160 Pembayaran awal pajak
asuransi
Untuk pembayaran pajak dan asuransi yang dibayar dimka seperti pajak kendaraan bermotor.
170 Asset lain
Akun untuk asset yang tidak tercantum dalam struktur akun di atas
Tabel 4.2. Struktur Akun Kontraktor Kecil lanjutan1
No Akun Nama Akun
Keterangan
Liability 200 Hutang
Tagihan yang belum dibayar kepada pekerja, supplier subkontraktor, penyewa alat
210 Pajak tertahan
Pajak yang belum dibayarkan seperti PPN proyek.
220 Asuransi belum terbayar
Asuransi yang belum terbayar.
230 Pembayaran diluar
kemajuan proyek
Adalah hak kontraktor yang sudah dibayarkan pemilik proyek sebelum pelaksanaan proyek billing in excess
of cost estmate profit, misalnya adalah pembayaran dimuka sebelum pelaksanaan proyek.
240 Kewajiban jangka
pendek lain
Kewajiban kontraktor yang tidak tersebut dalam struktur akun di atas
250 Kewajiban jangka
panjang
Kewajiban kontraktor untuk jangka panjang misalnya peminjaman dari bank.
Equity 300 Modal
Jumlah modal yang dimiliki oleh kontraktor. Dalam setiap penutupan pembukuan, labarugi yang diperoleh
setiap proyek akan beralih menjadi modal bagi kontraktor.
310 Labarugi
Labarugi yang diperoleh kontraktor
Income Expense 400 Pendapatan
proyek
Pendapatan yang diperoleh kontraktor yang dinilai dari kemajuan proyek. pendapatan ini didetailkan dalam
pendapatan untuk setiap item pekerjaan sesuai dengan dokumen kontrak.
410 Biaya proyek
Merupakan biaya yang dikeluarkan kontraktor. detail biaya pelaksanaan proyek dibuat dalam pembukuan
sendiri yang mencantumkan biaya material, biaya tenaga kerja, biaya peralatan, biaya subkontraktor dan
biaya tidak langsung untuk keseluruhan proyek dan masing-masing item pekerjaan.
420 Penggunaan peralatan
dalam proyek
Akun ini merupakan kontra akun untuk biaya peralatan proyek bila peralatan digunakan milik sendiri.
421-429 Biaya kepemilikan
peralatan
Untuk peralatan yang dimiliki sendiri maka biaya perlatan yang diperhitungkan adalah depresiasi,
perbaikan dan perawatan, asuransi kendaraan dan biaya bahan bakar. Akun ini tidak tercatat dalam proyek.
430 Pendapatan lain
Bila kontraktor memiliki pendatapatan lain diluar pelaksanaan proyek.
440 Pengeluaran umum
administrasi kantor
Biaya yang termasuk dalam akun ini adalah gaji karyawan baik di kantor maupun proyek, biaya
operasional kantor, pajak dan asuransi.
450 Biaya kantor yang
didistribusikan dalam proyek kredit
Biaya umum dan administrasi kantor didistribusikan dalam biaya proyek agar dapat diketahui beban yang
ditanggung masing-masing proyek.
Keterangan : akun yang digunakan dalam laporan keuangan proyek perusahaan
akun yang digunakan dalam laporan keuangan perusahaan
Struktur akun untuk kontarktor kecil dalam Tabel 4.2 diurutkan berdasar akun untuk balance sheet dan income statement. No akun 100 hingga 170 merupakan
akun yang termasuk asset dalam balance sheet. No akun 200 hingga 270 merupakan akun yang termasuk liability. No akun 300 dan 310 adalah akun untuk
equity. No akun 400 hingga 450 adalah akun yang muncul dalam income stetment.
Struktur akun dalam Tabel 4.2 terdapat akun yang digunakan dalam laporan keuangan proyek dan akun yang digunakan untuk laporan keuangan perusahaan
kontraktor. Perancangan sistem ini memfokuskan kepada akun-akun yang muncul dalam laporan keuangan proyek. Akun yang dimunculkan dalam keuangan
perusahaan laporan selain akun dari laporan keuangan proyek juga merupakan akun yang berkaitan dengan asset ataupun kewajiban jangka panjang. Contohnya
adalah peralatan yang dimiliki kontraktor, tanah dan bangunan. Pencatatan transaksi penggunaan peralatan dimasukkan dalam biaya proyek dalam income
statement, pengurangan net worth dalam balance sheet proyek. Biaya penggunaan peralatan sendiri akan dimasukkan dalam pendapatan peralatan dalam laporan
keuangan perusahaan. Keseimbangan akun lainnya yang terkait dengan peralatan seperti nilai peralatan, deperesiasi, pajak, asuransi, perbaikan dan perawatan untuk
penggunaan peralatan dihitung untuk laporan keuangan perusahaan.
Untuk mencatat biaya sesuai dengan pengelompokkan item biaya digunakan kode biaya agar mudah dalam melakukan pemilahan dan pengelompokkan biaya dalam
subsidiary ledger biaya pelaksanaan proyek. Biaya proyek konstruksi secara garis besar terbagi dalam biaya langsung dan biaya tidak langsung. Biaya langsung
dikelompokkan lagi menjadi material, tenaga kerja, peralatan dan subkontraktor. Dalam Tabel 4.3 diperlihatkan contoh kode biaya dimana kode yang digunakan
adalah kode numerik. Digit pertama kode menunjukkan kelompok biaya. Biaya tenaga kerja diberi kode 1, biaya biaya material diberi kode 2, biaya perlatan
diberi kode 3, baya subkontraktor diberi kode 4 dan biaya tidak langsung diberi kode 5. Tiga digit terakhir merupakan kode urutan dari item dari masing-masing
kelompok biaya.
Tabel 4.3. Contoh Kode Biaya untuk Kontraktor Kecil
Kode Item Biaya
Kode Item Biaya
Tenaga kerja Peralatan
1000 Mandor 3000 Molen
1010 Tukang kayu
3010 Stamper 1020
Tukang batu 3020
Bar Cutting 1030
Tukang besi 3030
Bar Bender 1040 Pekerja
3040 Vibrator Material
Biaya Tidak Langsung 2000 Semen
4000 Staf Proyek
2010 Pasir 4010 Listrik
2020 Kerikil 4020 Telepon
2030 Besi Tulangan
4030 Pajak 2040 Kayu
4040 Distribusi Overhead
Kantor Dalam pengelompokan biaya dapat digunakan kode blok dimana urutan kode
tertentu digunakan untuk mengelompokkan biaya yang sejenis. Misalnya adalah untuk kode 2030 hingga 2039 digunakan untuk kode baja tulangan dengan
berbagai jenis diameter dari besi tulangan. Bila biaya umum dan administrasi yang muncul dikantor ingin didistribusikan dalam biaya proyek, dapat
dicantumkan dalam item biaya tidak langsung.
Untuk mengelompokkan pendapatan dan biaya dalam setiap item pekerjaan diperlukan kode pekerjaan. Pengelompokan pekerjaan dapat dilakukan berdasar
WBS proyek bila kontraktor belum memiliki pengelompokkan item pekerjaan. Fungsi dari kde item pekerjaan adalah untuk mengetahui detail dari setiap akun
berdasar item pekerjaan. Akun yang didetailkan dalam setiap item pekerjaan dalam balance sheet adalah piutang pemiliki proyek, kemajuan proyek yang
belum tertagih, pendapatan dan biaya proyek. Adanya pengelompokkan pendapatan dan biaya proyek dalam setiap item pekerjaan maka dapat dilakukan
analisa kinerja pekerjaan dengan konsep earned value. Kode yang digunakan untuk item pekerjaan dapat digunakan kode numerik yang memeperlihatkan level
dari setiap item pekerjaan dan urutannya dalam pelaksanaan proyek. Tabel 4.3 merupakan contoh penggunaan kode untuk setiap item pekerjaan berdasarkan
WBS proyek gedung.
Tabel 4.4. Contoh Kode untuk Item Pekerjaan Gedung Kode Pekerjaan
1 Persiapan 2 Pondasi
3 Kolom 4
Balok pelat 5 Struktur
atap 6 Pekerjaan
dinding 7 Pekerjaan
lantai 8
Pekerjaan pintu dan jendela 9 Finishing
10 Mekanikal Elektrikal
IV.2.1.2. Perubahan Akun dalam Setiap Transaksi
Kategori