Sistem Manajemen Pengelolaan Data Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pemilihan Judul

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini berkembang sangat pesat, terutama teknologi peralatan komputer yang telah membawa manusia ke dalam era informasi yang mengalir tiada batas.

Sistem pengolahan data elektronik menjadi semakin populer sejalan dengan meningkatnya penggunaan komputer di berbagai bidang masalah dan ilmu pengetahuan.Oleh karena itu, penting bagi perusahaan menerapkan sistem manajemen pengolahan data berbasis komputer. Komputer membantu dalam pengelolaan data yang mempunyai kemampuan yang tinggi dalam hal ketelitian, kecepatan, proses yang tinggi, dan kapasitas penyimpanan data yang besar sehingga lebih efektif terhadap biaya, waktu dan tenaga.

Penerapan pengolahan data elektronik dapat mewujudkan kelancaran dalamfungsi operasional yang meliputi proses pengumpulan data yang akan menghasilkan suatu informasi. Maka dengan melibatkan data elektronik masalah-masalah yang timbul dapat terselesaikan dengan baik dan mampu memberikan informasi yang bermanfaat dalam bentuk laporan atau data.

Selain itu, teknologi komputer berperan dalam meningkatkan kinerja perusahaan karena dapat menghitung angka-angka, menganalisa, menyimpan data secara massal, menyajikan informasi dalam bentuk huruf, angka, gambar, serta menyajikan grafik yang lebih cepat, rapi dan akurat.Pemanfaatan komputer dalam pengelolaan data elektronik merupakan alternatif terbaik sebagai usaha untuk menyelesaikan informasi secara tepat dan akurat bagi pihak yang membutuhkan.

2

Komputer juga dapat menyimpan data lebih banyak dan lebih terorganisir yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan, hal ini sangat membantu apabila sewaktu-waktu data tersebut dibutuhkan kembali.

Teknologi ini sangat besar manfaatnya karena denan penyusunan prosedur kerja yang sistematis dapat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.Terlebih jika didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkompeten di bidangnya.

B. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah pada Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana Sistem Manajemen Data Keuangan Wakil Dekan II”?.

C. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui sistem manajemen pengolahan data yang baik khususnya pada bagian Keuangan Wakil DekanIIdalam melaksanakan pekerjaannya sehari-hari.

D. Manfaat Penulisan

Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini diharapkan manfaat sebagai berikut :

1. Menambah pengetahuan dan wawasan bagi penulis mengenai tata cara pengolahan data elektronik sehingga dapat menghasilkan suatu informasi. 2. Untuk mengaplikasikan teori dan praktik yang penulis dapat selama di bangku

3

3. Sebagai sumber ilmu pengetahuan dan referensi bagi mahasiswa Ekonomi dan Bisnis khususnya jurusan Kesekretariatan.

E. Sistematika Penulisan Tugas Akhir

Adapun sistematika penulisan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bagian ini membahas tentang Latar Belakang Pemilihan Judul Tugas Akhir, Rumusan Masalah, Tujuan Penulisan Tugas Akhir, Manfaat Penulisan Tugas Akhir dan Sistematika Penulisan Tugas Akhir.

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA

Pada bagian ini berisikan kumpulan dari teori-teori yang diperoleh penulis dari berbagai buku-buku yang mengacu kepada pembahasan dan menjadi dasar dalam penulisan Tugas Akhir ini.

BAB III : METODE PENELITIAN

Pada bagian ini menjelaskan teknik atau cara memperoleh data, jenis sumber data dan teknik analisis data yang digunakan dalam mengumpulkan informasi yang dibutuhkan dalam menyusun Tugas Akhir ini.

4

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bagian ini menguraikan kesimpulan dari berbagai hal yang telah dibahas pada bab sebelumnya. Kemudian dari kesimpulan tersebut diberikan saran yang menjadi masukan bagi perusahaan.

5

Tabel Jadwal Observasi Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan

No. Keterangan

Oktober November

1 2 3 4 1 2 3 4

1. Konsultasi 2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan

6

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera

Utara

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi dan Bisnis lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke

7

dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi

No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1, Program Pendidikan DiplomaIII.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Program Studi Kesekretariatan

b. Program Studi Keuangan c. Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

8

Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi dan Bisnis terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahanserta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

9

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Jenis Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan aktivitas akademik.Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya, sehingga memberikan dan menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

10

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dantanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

11

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara (2012)

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara

DEKAN

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA

PUDEK I

Fahmi N. Nasution, SE, M.Acc, Ak

PUDEK II

Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

PUDEK III

Ami Dilham, SE, M.Si

KEPALA BAGIAN TATA USAHA

Jamaluddin Hasibuan, SH

Kasubag Akademik

Dra. Cut Nilawati

Kasubag Kepegawaian

Zailiana, S.Sos

Kasubag Kemahasiswaan

Maslan, SE

Kasubag Perlengkapan

Sadali, SE

Kasubag Keuangan dan Umum

12

Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.2

Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (2012)

Gambar 2.2

Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

DEKAN

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA

PUDEK I

Fahmi N. Nasution, SE, M.Acc, Ak

PUDEK II

Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

PUDEK III

Ami Dilham, SE, M.Si

KEPALA BAGIAN TATA USAHA

Jamaluddin Hasibuan, SH

Kasubag Akademik

Dra. Cut Nilawati

Kasubag Kepegawaian Zailiana, S.Sos Kasubag Kemahasiswaan Maslan, SE Kasubag Perlengkapan Sadali, SE Kasubag Keuangan dan Umum

Ahmad Fauzi, SE, M.Si

BPP Mulyadi, A.Md PBABP Santuso Siswant, SP Sugeng

13

D. Deskripsi Pekerjaan

Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dari setiap unit pada Bagian Kepegawaian, Bagian Pendidikan dan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah :

a. Proses surat menyurat yakni mencatat surat masuk dari pimpinan, pengarsipan.

b. Proses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Dosen dan Pegawai, Pengonsepan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) masing-masingDepartemen, konsep dikirim ke Departemen, setelah di isi (acc) lalu diketik, disetujui pimpinan, pengarsipan.

c. Proses Pembuatan Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) Dosen dan Pegawai dengan memberikan formulir Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) ke setiap Dosen dan Pegawai, formulir di isi (ditanda tangani) langsung diketik, disetujui pimpinan, pengarsipan.

d. Proses Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai, yakni dengan cara menerimadosen dan pegawai yang naik pangkat, penelitian berkas (berkas diperiksa), pengetikan berkas apabila berkas kurang di informasikan kepada yang bersangkutan, mengadakan rapat pimpinan, pengetikan usul kenaikan pangkat, disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan Fungsional/Naik Pangkat dari Rektor, menerima Surat Keterangan Naik Pangkat Pegawai, foto copy Surat Keterangan, menyerahkan Surat Keterangan ke Bendaharawan Gaji, memasukkan berkas ke dalam arsip.

14

e. Proses Absensi Pegawai dimulai dari pengetikan Daftar Hadir Pegawai setiap bulannya, pengetikan Daftar Hadir Dosen dan Pegawai setiap Upacara di Biro, pengarsipan.

f. Proses Usul Pegawai Tidak Tetap dengan menerima berkas pegawai, mengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun, disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan Rektor pegawai tidak tetap, pengarsipan.

g. Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Dosen dan Pegawai dengan cara pengetikan gaji berkala setiap bulan, disetujui pimpinan, diserahkan ke Bendaharawan Gaji, pengarsipan, rekapitulasi pegawai atau absensi pegawai, pengurusan pensiun dosen dan pegawai.

2. Bagian Pendidikan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun program kerja tahunan sub bagian.

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

c. Mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

d. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

e. Memonitor pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

15

f. Melakukan pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

g. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja sub bagian.

h. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

3. Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyusun program kerja tahunan bagian.

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

c. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada setiap jurusan dan program studi.

d. Menghimpun, menelaah dan menggandakan peraturan perundang-undangandi bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

e. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa.

f. Mengkoordinasikan pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke universitas.

g. Melaksanakan pencatatan pengolahan dan analisis data perkembangan pelaskanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko ijazah dan penyusunan kalender akademik.

16

h. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat dan warkat yang berhubungan dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi kemajuan belajar, registrasi dan statistik mahasiswa.

i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja bagian.

E. Kinerja Organisasi

Setiap perusahaan/organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja di dalam organisasi yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

17

Sedangkan kinerja organisasi terkini yang dilakukan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Melaksanakan urusan registrasi dan statistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS yang dicapai, Indeks Prestasi (IP), jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa. b. Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik dan sarana akademik

serta registrasi mahasiswa.

c. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.

d. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik.

e. Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi. f. Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan

pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

g. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

h. Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan, pengajaran dan pengabdian masyarakat.

18

F. Rencana Kegiatan

1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menyusun jadwal perkuliahan Semester Genap Tahun Ajaran 2014/2015. b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) Semester Ganjil

Tahun Ajaran 2014/2015.

c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) Semester Ganjil/Genap.

d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

2. Rencana Kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara antara lain :

a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk mahasiswa.

c. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan administrasi program akademik dan sarana akademik.

d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

e. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian. f. Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan pengajaran.

6

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera

Utara

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi dan Bisnis lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke

7

dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi

No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1, Program Pendidikan DiplomaIII.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Program Studi Kesekretariatan

b. Program Studi Keuangan c. Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

8

Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi dan Bisnis terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahanserta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

9

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Jenis Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan aktivitas akademik.Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya, sehingga memberikan dan menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

10

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dantanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

11

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara (2012)

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara

DEKAN

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA

PUDEK I

Fahmi N. Nasution, SE, M.Acc, Ak

PUDEK II

Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

PUDEK III

Ami Dilham, SE, M.Si

KEPALA BAGIAN TATA USAHA

Jamaluddin Hasibuan, SH

Kasubag Akademik

Dra. Cut Nilawati

Kasubag Kepegawaian

Zailiana, S.Sos

Kasubag Kemahasiswaan

Maslan, SE

Kasubag Perlengkapan

Sadali, SE

Kasubag Keuangan dan Umum

12

Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.2

Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (2012)

Gambar 2.2

Struktur Organisasi Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

DEKAN

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA

PUDEK I

Fahmi N. Nasution, SE, M.Acc, Ak

PUDEK II

Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

PUDEK III

Ami Dilham, SE, M.Si

KEPALA BAGIAN TATA USAHA

Jamaluddin Hasibuan, SH

Kasubag Akademik

Dra. Cut Nilawati

Kasubag Kepegawaian Zailiana, S.Sos Kasubag Kemahasiswaan Maslan, SE Kasubag Perlengkapan Sadali, SE Kasubag Keuangan dan Umum

Ahmad Fauzi, SE, M.Si

BPP Mulyadi, A.Md PBABP Santuso Siswant, SP Sugeng

13

D. Deskripsi Pekerjaan

Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dari setiap unit pada Bagian Kepegawaian, Bagian Pendidikan dan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah :

a. Proses surat menyurat yakni mencatat surat masuk dari pimpinan, pengarsipan.

b. Proses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Dosen dan Pegawai, Pengonsepan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) masing-masingDepartemen, konsep dikirim ke Departemen, setelah di isi (acc) lalu diketik, disetujui pimpinan, pengarsipan.

c. Proses Pembuatan Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) Dosen dan Pegawai dengan memberikan formulir Surat Keterangan untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) ke setiap Dosen dan Pegawai, formulir di isi (ditanda tangani) langsung diketik, disetujui pimpinan, pengarsipan.

d. Proses Kenaikan Pangkat Dosen dan Pegawai, yakni dengan cara menerimadosen dan pegawai yang naik pangkat, penelitian berkas (berkas diperiksa), pengetikan berkas apabila berkas kurang di informasikan kepada yang bersangkutan, mengadakan rapat pimpinan, pengetikan usul kenaikan pangkat, disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan Fungsional/Naik Pangkat dari Rektor, menerima Surat Keterangan Naik Pangkat Pegawai, foto copy Surat Keterangan, menyerahkan Surat Keterangan ke Bendaharawan Gaji, memasukkan berkas ke dalam arsip.

14

e. Proses Absensi Pegawai dimulai dari pengetikan Daftar Hadir Pegawai setiap bulannya, pengetikan Daftar Hadir Dosen dan Pegawai setiap Upacara di Biro, pengarsipan.

f. Proses Usul Pegawai Tidak Tetap dengan menerima berkas pegawai, mengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun, disetujui pimpinan, dikirim ke Rektor, menerima Surat Keterangan Rektor pegawai tidak tetap, pengarsipan.

g. Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Dosen dan Pegawai dengan cara pengetikan gaji berkala setiap bulan, disetujui pimpinan, diserahkan ke Bendaharawan Gaji, pengarsipan, rekapitulasi pegawai atau absensi pegawai, pengurusan pensiun dosen dan pegawai.

2. Bagian Pendidikan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun program kerja tahunan sub bagian.

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

c. Mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

d. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

e. Memonitor pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

15

f. Melakukan pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

g. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja sub bagian.

h. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

3. Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyusun program kerja tahunan bagian.

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

c. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada setiap jurusan dan program studi.

d. Menghimpun, menelaah dan menggandakan peraturan perundang-undangandi bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

e. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa.

f. Mengkoordinasikan pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke universitas.

g. Melaksanakan pencatatan pengolahan dan analisis data perkembangan pelaskanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko ijazah dan penyusunan kalender akademik.

16

h. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat dan warkat yang berhubungan dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi kemajuan belajar, registrasi dan statistik mahasiswa.

i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja bagian.

E. Kinerja Organisasi

Setiap perusahaan/organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja di dalam organisasi yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

17

Sedangkan kinerja organisasi terkini yang dilakukan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Melaksanakan urusan registrasi dan statistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS yang dicapai, Indeks Prestasi (IP), jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa. b. Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik dan sarana akademik

serta registrasi mahasiswa.

c. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.

d. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik.

e. Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi. f. Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan

pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

g. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

h. Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan, pengajaran dan pengabdian masyarakat.

18

F. Rencana Kegiatan

1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menyusun jadwal perkuliahan Semester Genap Tahun Ajaran 2014/2015. b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) Semester Ganjil

Tahun Ajaran 2014/2015.

c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) Semester Ganjil/Genap.

d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

2. Rencana Kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara antara lain :

a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk mahasiswa.

c. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan administrasi program akademik dan sarana akademik.

d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

e. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian. f. Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan pengajaran.

19

BAB III

HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Pengertian Sistem Manajemen Pengolahan Data

Kemajuan teknologi informasi seolah-olah membuat semua orang dapat mengetahui apa saja yang ingin mereka ketahui dengan segera. Sementara itu seiring dengan lajunya gerak pembangunan, organisasi-organisasi publik maupun swasta semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi informasi baru yang dapat menunjang efektivitas, produktivitas dan efisiensi (Aisyah, 2001:109).

Konsep sistem manajemen pengolahan data dapat diuraikan berdasarkan tiga macam variabel yaitu :

1. Sistem 2. Manajemen

3. Pengolahan Data Berbasis Komputer

Untuk menerangkan sistem manajemen pengolahan data terlebih dahulu diuraikan pengertian dari masing-masing unsur di atas.

3.1.1 Defenisi Sistem

Dalam melaksanakan fungsi manajemen diperlukan serangkaian kegiatan yang merupakan sistem. Sebagaimana yang dikemukakan oleh “Sutabri (2005:2) sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan”.

20

“Menurut Davis dalam Sutabri (2005:9) mendefinisikan sistem ada dua yaitu abstrak dan fisis.Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling bergantung, sedangkan sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan”.

Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut:

“Menurut Suadi dalam Halim dkk (2000:3) sistem adalah “sekelompok komponen yang masing-masing saling menunjang, saling berhubungan maupun tidak, yang keseluruhannya merupakan sebuah kesatuan”.

Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut: 1. Komponen sistem (components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan.Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batasan sistem (boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

3. Lingkungan luar sistem (environments)

Lingkungan luar sistem adalah segala sesuatu yangberada di luar sistem.Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akandiupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan.

21 4. Penghubung sistem (interface)

Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem.

5. Masukan sistem (input)

Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam sistem informasi manajemen, masukan disebut sebagai data.

6. Keluaran sistem (output)

Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam sistem informasi manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh programaplikasi yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai bahan pengambilan keputusan.

7. Mempunyai pengolahan sistem (processing)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran sistem (objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik.Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya.Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

22

Menurut Halim, dkk., (2000:17), sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:

1. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dan Tuhan, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dan lain sebagainya.

2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang malam, pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin.Sistem informasi berbasis komputer merupakan contoh sistem buatan manusia karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem deterministik dan sistem probabilistik

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem detereministik.Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan.Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.

23 4. Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh oleh lingkungan luarnya.Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar.Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang

berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.

Dari setiap defenisi di atas dapat diartikan bahwa sistem itu merupakan kumpulan bagian-bagian yang saling mempengaruhi satu dengan yang lainnyadimana keseluruhannya merupakan satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama (Halim, dkk., 2000:19).

Jika dilihat dari segi operasionalnya sistem mencakup tiga kegiatan yaitu sebagai berikut:

1. Masukan (input) 2. Pengolahan 3. Keluaran (output)

Input yang dimaksud disini yaitu berupa data yang merupakan bahan mentah yang diproses untuk menyajikan informasi sesuai fakta berupa simbol, gambar, angka, huruf yang menunjukkan suatu ide, objek, dan kondisi. Data yang telah diperoleh dikelola terlebih dahulu untuk menghasilkan informasi. Informasi harus dibedakan dengan data, sebab data merupakan fakta dan gambaran yang harus dilaksanakan dalam pembuatan keputusan (Halim, dkk., 2000:23).

24

3.1.2 Definisi Manajemen

Menurut Malayu (2009:2), “manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Menurut Nugroho (2008:57), “manajemen adalah suatu tim yang disusun dalam organisasi untuk menjadi pengendali organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran yang hendak dicapai oleh organisasi”.

Taylor mengemukakan asas-asas manajemen sebagai berikut: 1. Pengembangan metode-metode kerja yang terbaik

2. Pemilihan serta pengembangan para pekerja

3. Usaha untuk menghubungkan serta mempersatukan metode kerja yang terbaik serta para pekerja yang terpilih dan terlatih.

4. Kerjasama yang harmonis antara manajer dan nonmanajer, meliputi pembagian kerja dan tanggung jawab manajer untuk merencanakan pekerjaan.

Menurut Nugroho (2008:60), Struktur data yang tepat dan penciptaan sistem manajemen database yang baik akan mengandung manfaat-manfaat berikut: 1. Integrasi data

Struktur data yang logis dan disesuaikan dengan sasaran maupun bentuk layanan organisasi akan memungkinkan rumusan yang pasti tentang hubungan-hubungan diantara entitas pengolahan data dalam organisasi tersebut. 2. Aksesibilitas data

Aksesibilitas adalah kemudahan bagi seorang pemakai untuk mendapatkan informasi yang diperlukan di dalam database.

25 3. Kontrol atas data

Suatu database memuat setumpuk file yang terintegrasi. Kelebihan data dapat dihindari karena sumber-sumber data dikendalikan oleh satu program saja. 4. Kemudahan pengembangan aplikasi dan manajemen

Dengan adanya DBMS, seorang programmer tidak harus pusing dengan persoalan struktur, organisasi dan lokasi sebuah file. Maka dia akan lebih dapat mencurahkan waktunya untuk pengembangan aplikasi baru.

5. Keamanan data

Setiap organisasi, terutama organisasi publik akan memerlukan perlindungan dari akses data yang tidak sah. Karena DBMS akan memungkinkan control yang terpadu atas akses ke dalam database.

3.1.3 Sistem Manajemen Pengolahan Data

Menurut Ramakrishnan dan Gegrke dalam buku Simarmata & Paryudi (2005:8), menyatakan Sistem Manajemen Basisdata (DBMS) adalah “perangkat lunak yang di desain untuk membantu memelihara dan memanfaatkan kumpulan data yang besar”.

Menurut Sutabri (2005:174), “DBMS adalah perangkat lunak yang memberi fasilitas (yang tersedia dan dapat digunakan) untuk melakukan fungsi pengaturan, pengawasan, pengendalian/control, pengelolaan, dan koordinasi terhadap semua proses/operasi yang terjadi pada sistem database.

Menurut Amsyah (2000:355), “DBMS adalah satu rangkaian program-program yang mengelola sebuah database dan menyediakan mekanisme-mekanisme melalui mana jenis-jenis data dapat disimpan, dicari kembali, dan diubah”.

26

MenurutStephens dan Plew dalam buku Simarmata & Paryudi (2005:1), “Basisdata adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi yang digunakan sehari-hari untuk berbagai alasan”.

Menurut Silbershatz, dkk, dalam buku Simarmata & Paryudi (2005:1), basisdata sebagai kumpulan data berisi informasi yang sesuai untuk sebuah perusahaan. Sistem manajemen Basisdata adalah kumpulan data yang saling berhubungan dan kumpulan program untuk mengakses data.Tujuan utama sistem manajemen basisdata adalah menyediakan cara menyimpan dan mengambil informasi basisdata secara mudah dan efisien.

Ramakrishnan dan Gegrke dalam buku Simarmata & Paryudi (2005:8) menyatakan “basis sebagai kumpulan data, umumnya mendeskripsikan aktivitas satu organisasi atau lebih yang berhubungan”.

Keuntungan Sistem Manajemen Basisdata memungkinkan perusahaan maupun pengguna individu untuk:

1. Mengurangi pengulangan data

Apabila dibandingkan dengan file-file komputer yang disimpan terpisah di setiap aplikasi komputer, Sistem Manajemen Basisdata mengurangi jumlah total file dengan menghapus data yang terduplikasi di berbagai file. Data terduplikasi selebihnya dapat ditempatkan dalam satu file.

2. Mencapai independensi data

Spesifik data disimpan dalam skema pada tiap program aplikasi.Perubahan dapat dibuat pada struktur data tanpa mempengaruhi program yang mengakses data.

3. Mengintegrasikan data beberapa file

Saat file dibentuk sehingga menyediakan kaitan logis, maka organisasi fisik bukan merupakan kendala. Organisasi logis, pandangan pengguna dan program aplikasi tidak harus tercermin pada media penyimpan fisik.

27 4. Mengambil data dan informasi dengan cepat

Hubungan-hubungan logis, bahasa manipulasi data, serta bahasa query memungkinkan pengguna mengambil data dalam hitungan detik atau menit. 5. Meningkatkan keamanan

Manajemen Basisdata mainframe merupakan komputer mikro dapat menyertakan beberapa lapis keamanan seperti kata sandi (encryption) sehingga data yang dikelola akan lebih aman.

Menurut Prayudi (2005:11), Kerugian Manajemen Basisdata bagi perusahaan atau pengguna untuk :

1. Memperoleh perangkat lunak yang mahal

Manajemen Basisdatamainframe masih sangat mahal.Walaupun harga Manajemen Basisdata berbasis komputer mikro yang lebih murah, tetapi tetap merupakan pengeluaran besar bagi suatu organisasi kecil.

2. Memperoleh komfigurasi perangkat keras yang besar

Manajemen Basisdatasering memerlukan kapasitas penyimpanan dan memori lebih besar daripada program aplikasi lain.

3. Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA

Manajemen Basisdata memerlukan pengetahuan khusus agar dapat memanfaatkan kemampuannya secara penuh.Pengetahuan khusus ini disediakan paling baik oleh para pengelola basidata (DBA).

Menurut Prayudi (2005:12), Metode pengolahan data adalah sebagai berikut:

28 1. Metode batch processing

Metode ini merupakan metode pengolahan data yang banyak digunakan dan umum pada beberapa tahun yang lalu.Sekarangpun metode ini masih banyak digunakan.“BATCH” berarti pengumpulan data dalam periode tertentu”.“Batch Processing” berarti pengolahan terhadap data yang dikumpulkan lebih dahulu selama beberapa periode.

2. Metode online processing

Metode ini disebut juga transaction processing.Metode pengelolaan ini mempunyai karakteristik tertentu, yaitu transaksi yang terjadi secara segera dan langsung digunakan untuk memuktahirkan file induk.Online processing dapat terdiri dari sebuah program pemrosesan saja, sedangkan pada batch processing dapat terdiri dari beberapa processing run.

Menurut Prayudi (2005:13), Keunggulan metode pengolahan data batch processing:

1. Lebih efisien

2. Data transaksi lebih mudah dikoreksi bila terjadi kesalahan sebelum dilakukan proses memutakhirkan file induk.

3. Program lebih mudah dibuat

Keunggulan metode pengolahan data online processing:

1. File induk selalu dalam keadaan mutakhir sehingga informasi tersedia setiap saat. 2. Urutan-urutan pemrosesan yang rumit tidak diperlukan karena dapat terdiri

dari sebuah proses saja.

3. Online processing umumnya menggunakan media penyimpanan magnetic disk

29

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pembahasan mengenai sistem manajemen pengolahan data keuangan serta hal-hal yang terjadi pada bagian keuangan Wakil Dekan II dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen pengolahan data keuangan Wakil Dekan II yaitu sebagai berikut:

1. Sistem manajemen pengolahan data keuangan Wakil Dekan II terdiri dari pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data mengenai data keuangan Wakil Dekan II.

2. Dalam sistem manajemen pengolahan data pada Wakil Dekan II secara teoritis sudah sesuai. Dan pengolahan data keuangan Wakil Dekan II secara komputerisasi menggunakan Microsoft Office Excel 2007.

4.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis mencoba memberikan saran kepada bagian keuangan Wakil Dekan II. Adapun saran yang diusulkan penulis yaitu sebagai berikut:

1. Wakil Dekan II sebaiknya menggunakan suatu program komputerisasi pengolahan data yang spesifik dalam pengolahannya yaitu Program XMLDBServiet, demi mempermudah proses pengerjaan manajemen pengolahan data sehingga lebih efektif dan efisien.

30

2. Sebaiknya Bagian Keuangan Wakil Dekan II memberikan program komputerisasi yang khusus guna menciptakan hasil pengolahan data yang baik.

31

DAFTAR PUSTAKA

Aisyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Halim, Abdul dkk. 2000. Sistem Pengendalian Manajemen. Yogyakarta: Akademi Manajemen Perusahaan YKPN.

Hasibuan, Malayu S.P., Haji, 2009. Manajemen: Dasar, Pengertian, dan Masalah. Jakarta: PT Bumi Aksara.

Kumorotomo & Margono.1998. Sistem Informasi Manajemen dalam

Organisasi-organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Nugroho, Eko. 2008. Sistem Informasi Manajemen Konsep, Aplikasi dan

Perkembangan. Yogyakarta: Andi.

Siagian, Sondang P. 2009. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara. Simarmata, Janner & Paryudi. 2006. Basis Data. Yogyakarta: Andi.

26

MenurutStephens dan Plew dalam buku Simarmata & Paryudi (2005:1), “Basisdata adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi yang digunakan sehari-hari untuk berbagai alasan”.

Menurut Silbershatz, dkk, dalam buku Simarmata & Paryudi (2005:1), basisdata sebagai kumpulan data berisi informasi yang sesuai untuk sebuah perusahaan. Sistem manajemen Basisdata adalah kumpulan data yang saling berhubungan dan kumpulan program untuk mengakses data.Tujuan utama sistem manajemen basisdata adalah menyediakan cara menyimpan dan mengambil informasi basisdata secara mudah dan efisien.

Ramakrishnan dan Gegrke dalam buku Simarmata & Paryudi (2005:8) menyatakan “basis sebagai kumpulan data, umumnya mendeskripsikan aktivitas satu organisasi atau lebih yang berhubungan”.

Keuntungan Sistem Manajemen Basisdata memungkinkan perusahaan maupun pengguna individu untuk:

1. Mengurangi pengulangan data

Apabila dibandingkan dengan file-file komputer yang disimpan terpisah di setiap aplikasi komputer, Sistem Manajemen Basisdata mengurangi jumlah total file dengan menghapus data yang terduplikasi di berbagai file. Data terduplikasi selebihnya dapat ditempatkan dalam satu file.

2. Mencapai independensi data

Spesifik data disimpan dalam skema pada tiap program aplikasi.Perubahan dapat dibuat pada struktur data tanpa mempengaruhi program yang mengakses data.

3. Mengintegrasikan data beberapa file

Saat file dibentuk sehingga menyediakan kaitan logis, maka organisasi fisik bukan merupakan kendala. Organisasi logis, pandangan pengguna dan program aplikasi tidak harus tercermin pada media penyimpan fisik.

27 4. Mengambil data dan informasi dengan cepat

Hubungan-hubungan logis, bahasa manipulasi data, serta bahasa query memungkinkan pengguna mengambil data dalam hitungan detik atau menit. 5. Meningkatkan keamanan

Manajemen Basisdata mainframe merupakan komputer mikro dapat menyertakan beberapa lapis keamanan seperti kata sandi (encryption) sehingga data yang dikelola akan lebih aman.

Menurut Prayudi (2005:11), Kerugian Manajemen Basisdata bagi perusahaan atau pengguna untuk :

1. Memperoleh perangkat lunak yang mahal

Manajemen Basisdatamainframe masih sangat mahal.Walaupun harga Manajemen Basisdata berbasis komputer mikro yang lebih murah, tetapi tetap merupakan pengeluaran besar bagi suatu organisasi kecil.

2. Memperoleh komfigurasi perangkat keras yang besar

Manajemen Basisdatasering memerlukan kapasitas penyimpanan dan memori lebih besar daripada program aplikasi lain.

3. Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA

Manajemen Basisdata memerlukan pengetahuan khusus agar dapat memanfaatkan kemampuannya secara penuh.Pengetahuan khusus ini disediakan paling baik oleh para pengelola basidata (DBA).

Menurut Prayudi (2005:12), Metode pengolahan data adalah sebagai berikut:

28 1. Metode batch processing

Metode ini merupakan metode pengolahan data yang banyak digunakan dan umum pada beberapa tahun yang lalu.Sekarangpun metode ini masih banyak digunakan.“BATCH” berarti pengumpulan data dalam periode tertentu”.“Batch Processing” berarti pengolahan terhadap data yang dikumpulkan lebih dahulu selama beberapa periode.

2. Metode online processing

Metode ini disebut juga transaction processing.Metode pengelolaan ini mempunyai karakteristik tertentu, yaitu transaksi yang terjadi secara segera dan langsung digunakan untuk memuktahirkan file induk.Online processing dapat terdiri dari sebuah program pemrosesan saja, sedangkan pada batch

processing dapat terdiri dari beberapa processing run.

Menurut Prayudi (2005:13), Keunggulan metode pengolahan data batch

processing:

1. Lebih efisien

2. Data transaksi lebih mudah dikoreksi bila terjadi kesalahan sebelum dilakukan proses memutakhirkan file induk.

3. Program lebih mudah dibuat

Keunggulan metode pengolahan data online processing:

1. File induk selalu dalam keadaan mutakhir sehingga informasi tersedia setiap saat. 2. Urutan-urutan pemrosesan yang rumit tidak diperlukan karena dapat terdiri

dari sebuah proses saja.

3. Online processing umumnya menggunakan media penyimpanan magnetic disk

29

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pembahasan mengenai sistem manajemen pengolahan data keuangan serta hal-hal yang terjadi pada bagian keuangan Wakil Dekan II dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen pengolahan data keuangan Wakil Dekan II yaitu sebagai berikut:

1. Sistem manajemen pengolahan data keuangan Wakil Dekan II terdiri dari pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data mengenai data keuangan Wakil Dekan II.

2. Dalam sistem manajemen pengolahan data pada Wakil Dekan II secara teoritis sudah sesuai. Dan pengolahan data keuangan Wakil Dekan II secara komputerisasi menggunakan Microsoft Office Excel 2007.

4.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis mencoba memberikan saran kepada bagian keuangan Wakil Dekan II. Adapun saran yang diusulkan penulis yaitu sebagai berikut:

1. Wakil Dekan II sebaiknya menggunakan suatu program komputerisasi pengolahan data yang spesifik dalam pengolahannya yaitu Program XMLDBServiet, demi mempermudah proses pengerjaan manajemen pengolahan data sehingga lebih efektif dan efisien.

30

2. Sebaiknya Bagian Keuangan Wakil Dekan II memberikan program komputerisasi yang khusus guna menciptakan hasil pengolahan data yang baik.

31

DAFTAR PUSTAKA

Aisyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Halim, Abdul dkk. 2000. Sistem Pengendalian Manajemen. Yogyakarta: Akademi Manajemen Perusahaan YKPN.

Hasibuan, Malayu S.P., Haji, 2009. Manajemen: Dasar, Pengertian, dan Masalah. Jakarta: PT Bumi Aksara.

Kumorotomo & Margono.1998. Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi-organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Nugroho, Eko. 2008. Sistem Informasi Manajemen Konsep, Aplikasi dan

Perkembangan. Yogyakarta: Andi.

Siagian, Sondang P. 2009. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara. Simarmata, Janner & Paryudi. 2006. Basis Data. Yogyakarta: Andi.