j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah : a.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan. d.
Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang
kerumahtanggaan dan perlengkapan. f.
Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan. g.
Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
Universitas Sumatera Utara
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia SDM yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genapganjil.
b. Perkuliahan semester genapganjil.
c. Ujian mid semesterujian semester genapganjil.
d. Wisuda mahasiswa.
Universitas Sumatera Utara
BAB III TOPIK PENELITIAN
A. Pengenalan Komputer 1. Defenisi dan Peranan Komputer
Pesatnya perkembangan dunia teknologi informasi membuat suatu perubahan dalam organisasi. Dalam hal ini, perkembangan teknologi informasi
tersebut dapat membantu organisasi untuk meningkatkan kualitas dari suatu informasi akuntansi sehingga mendorong kinerja dalam organisasi untuk lebih
baik lagi. Akuntansi dalam dunia usaha memegang peranan penting, karena
akuntansi dapat memberikan informasi mengenai data keuangan dari hasil operasi perusahaan yang melaksanakan aktivitasnya.
Akuntansi menyediakan cara untuk mengumpulkan data ekonomis dan melaporkannya kepada bermacam-macam individu dan pihak-pihak yang
berkepentingan. Biasanya setiap orang atau badan usaha membutuhkan informasi yang relevan dengan aktivitas yang dilaksanakan. Hal ini sesuai dengan American
Accounting Assosiation. Menurut Soemarso 2003:3 dalam bukunya yang berjudul Suatu Pengantar Akuntansi menjelaskan :
”Akuntansi adalah proses mengidentifikasikan, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomis, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan
yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut.”
Sedangkan menurut James A. Hall 2001:7 dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi adalah:
Universitas Sumatera Utara
”Suatu sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada
para pemakai.”
Dari uraian defenisi-defenisi diatas menjelaskan hubungan antara sistem dan akuntansi dengan Sistem Informasi Akuntansi menghasilkan laporan yang
ditujukan bagi kepentingan ekstern dan intern perusahaan informasi akuntansi yang berperan.
Informasi akuntansi berhubungan erat dengan data keuangan dari suatu perusahaan. Agar data keuangan yang ada dapat dimanfaatkan oleh pihak yang
berhubungan dengan perusahaan, maka diperlukan suatu sistem yang mengatur arus pengelolaan data akuntansi dalam perusahaan.
Komputer dengan perkembangannya sekarang ini sangat membantu bidang administrasi di kantor dan para businessmen dalam melakukan transaksi.
Di kantor biasanya pegawai menggunakan komputer untuk berkorespondensi, seperti untuk e-mail, memo, dan surat; menghitung gaji, dan tentunya membuat
laporan keuangan. Kebanyakan orang menyadari bahwa computer literacy merupakan kebutuhan yang vital agar bisa mencapai kesuksesan. Computer
literacy juga termasuk mempunyai pengetahuan dan pemahaman akan komputer dan penggunanya.
Komputer mempunyai arti yang sangat luas dan berbeda untuk orang yang berbeda. Istilah komputer diambil dari bahasa Latin computare yang mempunyai
arti menghitung. Komputer merupakan perangkat elektronik, beroperasi di bawah perintah pengendali yang disimpan pada memori komputer, dapat menerima data,
Universitas Sumatera Utara
memproses data berdasarkan aturan tertentu, mencetak hasilnya, dan menyimpan data untuk penggunaan di masa yang akan datang.
2. Ciri-ciri khusus kemampuan komputer
Beberapa hal yang menjadi suatu karakteristik fungsi dari komput er adalah:
1. Komputer bekerja secara elektronik
Komputer merupakan rangkaian komponen yang bekerja secara elektronik. Kemampuan teknologi dibidang elektronika telah menemukan
integrated circuit IC yang mengoperasikan komputer dengan sistem signal digital elektronika. Komputer bukan komponen mekanik. Signal
elektronika mengalir melalui sirkuit komputer dengan kecepatan cahaya yang tidak mungkin dilakukan oleh komponen mekanik.
2. Komputer bekerja dibawah suatu Operating System
Komputer sebagai hardware tidak dapat berfungsi tanpa dukungan software. Operating system merupakan software yang berfungsi untuk
mengendalikan dan mengkoordinasikan jalannya kegiatan komponen- komponen komputer.
3. Komputer dapat melakukan operasi aritmatika dan proses logika
Komputer dapat menambahkan, mengurangi, melipatgandakan, atau membagi data angka-angka numerik. Kemampuan komputer untuk
membandingkan satu data dengan data yang lainnya dalam menghasilkan informasi. Komputer melakukan proses logika, apakah data yang satu
sama dengan data yang lainnya, lebih besar atau lebih kecil.
Universitas Sumatera Utara
4. Komputer mempunyai memory dan internal storage
Kemampuan komputer diukur dengan operating system dan kapasitas memori. Selama listrik masih menyala atau komputer masih hidup, data
dalam komputer tersimpan dalam memori yang dikenal dengan istilah RAM dan ROM. Komputer memiliki tempat penyimpanan internal
storage yang besar di CPU. Internal storage dapat menyimpan data dan program dalam jumlah besar.
5. Komputer dapat mengeksekusi program dan mengambil alih data dari
internal storage. Komputer menerima dan menganalisis instruksi-instruksi untuk
beroperasi melakukan pengolahan data. Satu rangkaian instruksi disebut dengan program. Dengan bantuan program, komputer dapat mengambil
data dan memuatnya ke dalam memori untuk diproses lebih lanjut. 6.
Komputer dapat memilih dan menjalankan program menu. Komputer dapat memilih atau menyusuri cabang-cabang instruksi
menu program berdasarkan perintah dari user melalui media input input device. Contohnya pengambilan gaji terdiri dari beberapa sub-program.
7. Komputer dapat dihubungkan dengan peralatan lain.
Dengan kemajuan teknologi dibidang telekomunikasi, komputer single-user dapat dipakai secara optimal menjadi komputer multy-user.
Komputer dapat melakukan tukar-menukar data jarak jauh melalui satelit tanpa kabel wireless. Untuk menghasilkan output ke media kertas,
komputer dapat dihubungkan ke media printer output device.
Universitas Sumatera Utara
3. Manfaat dan Kerugian Menggunakan Komputer
Masyarakat telah mengetahui banyak keuntungan dari penggunaan komputer. Masyarakat pengguna user adalah seseorang yang berkomunikasi
dengan komputer atau menggunakan informasi yang dihasilkan komputer. Pengguna tidak hanya berasal dari kalangan bisnis saja, tetapi dari semua
kalangan baik itu pelajar, mahasiswa, guru, dosen, dan profesi lainnya yang membutuhkan informasi yang cepat dan akurat.
a. Manfaat Menggunakan Komputer
1 Dapat diperoleh availability
Dapat diperolehnya suatu informasi yang semula tidak dapat diperoleh. Misalnya data pegawai yang semula hanya diperoleh
menurut nomor pegawai, dapat pula diperoleh menurut pangkat, abjad dan sebagainya.
2 Ketepatan waktu time lines
Informasi yang dihasilkan oleh komputer dapat diperoleh dalam waktu yang relatif cepat dan tepat.
3 Ketelitian accuracy
Informasi yang dihasilkan oleh komputer lebih terjamin ketelitiannya.
4 Kelengkapan completeness
Informasi yang dihasilkan komputer terjamin kelengkapannya. 5
Penyajian presentation Informasi yang dihasilkan oleh komputer dapat disajikan menurut
kepentingan pengguna informasi.
Universitas Sumatera Utara
b. Kerugian Menggunakan Komputer
1 Pelanggaran privasi
Pelanggaran privasi merupakan sesuatu yang penting bahwa catatan pribadi dan rahasia di simpan dalam komputer untuk dilindungi
sepatutnya. Pada beberapa perusahaan, dimana catatan ini tidak dilindungi sepantasnya, orang-orang menemukan bahwa kerahasiaan
pribadi mereka telah dilanggar dan identitas mereka dicuri. 2
Dampak terhadap tenaga kerja Walaupun komputer meningkatkan produktivitas dan menciptakan
ratusan ribu pekerjaan baru di seluruh industri, keahlian dari jutaan tenaga kerja telah digantikan oleh komputer. Jadi, penting bagi pekerja
untuk meningkatkan jenjang pendidikan mereka. Dampak yang terpisah terhadap tenaga kerja adalah bahwa beberapa perusahaan
mencari tenaga kerja dari luar negeri untuk mengalihkan membayar tenaga kerja dari dalam negeri.
3 Risiko Kesehatan
Penggunaan komputer dalam jangka waktu panjang atau pendek dengan cara yang benar dapat menimbulkan cedera atau penyakit.
Pengguna komputer dapat melindungi dirinya dari risiko kesehatan melalui rancangan tempat kerja yang baik, sikap badan yang baik
ketika menggunakan komputer, dan terutama waktu istirahat yang cukup.
Universitas Sumatera Utara
4 Dampak terhadap lingkungan
Proses pembuatan dan limbah dari komputer menghabiskan sumber daya alam dan mencemarkan lingkungan. Strategi yang dapat
membantu melindungi lingkungan meliputi daur ulang, aturan tentang proses pembuatan komputer, perpanjangan umur komputer, dan
penyumbangan komputer yang sudah tidak terpakai.
4. Siklus Pemrosesan Informasi
Komputer memproses data input menjadi sebuah informasi output. Sebuah komputer terkadang menyimpan data, informasi, dan perintah dalam
tempat penyimpanan untuk digunakan di masa yang akan datang. Perintah merupakan langkah-langkah yang menyatakan kepada komputer bagaimana cara
mengerjakan tugas tertentu. Beberapa orang menghubungkan rangkaian input, proses, output, dan media penyimpanan sebagai siklus pemrosesan informasi
information processing cycle. Informasi akuntansi dipergunakan untuk mengetahui apakah kegiatan yang
dilaksanakan telah sesuai dengan rencana dan tujuan perusahaan. Sistem informasi sering kali dinyatakan berdasarkan sumber dayanya. Sistem informasi
terbagi dua yaitu: 1.
Sistem informasi yang didominasi oleh sumber daya manusia dikenal sebagai sistem informasi manual. Sistem manual membentuk
peristiwa- peristiwa fisik, sumber daya dan personel yang mencirikan kebanyakan proses bisnis. Kelebihan dari proses manual ini adalah :
1 Membantu membangun hubungan penting antara sistem informasi
Universitas Sumatera Utara
akuntansi dan bidang akuntansi lainnya, 2 Logika proses bisnis dapat lebih mudah dimengerti ketika tidak diselubungi oleh teknologi, dan
3 Memfasilitasi pemahaman kegiatan kontrol internal, termasuk pemisahan fungsi-fungsi pengawasan, verifikasi independen, jejak
audit dan kontrol akses. Sedangkan kelemahannya adalah prosesnya lambat dan membutuhkan dokumen-dokumen yang cukup banyak
untuk menyimpan data sehingga tidak efisiensi. 2.
Sistem informasi yang mengutamakan peralatan dikenal dengan sistem informasi yang menggunakan komputer serta peralatan pendukungnya
disebut sistem informasi yang berdasarkan komputer.
Gambar 3.1 Model Sistem Informasi Akuntansi secara Manual
Gambar 3.2 Model Sistem Informasi Akuntansi dengan Komputer
Sumber: Halim 1994 : 32
Tran- saksi
Prosedur Pelaksanaan Transaksi
− Prosedur Penj. − Prosedur Pen. Kas
− Prosedur Pembelian − Prosedur Peng. Kas
− Dan sebagainya Dokumen
Jurnal dan
Register Buku
Besar dan Buku
Pembelian Lapor
an
Tran- saksi
Prosedur Pelaksanaan Transaksi
− Prosedur Penj. − Prosedur Pen. Kas
− Prosedur Pembelian − Prosedur Peng. Kas
− Dan sebagainya Dokumen
File − Master File
− Transaction File
− Reference File
− History File Laporan
Universitas Sumatera Utara
Perbedaan sistem informasi manual dengan sistem informasi akuntansi yang menggunakan komputer hanya disebabkan oleh perkembangan ilmu
akuntansi dengan penerapan peralatan teknologi canggih komputer yang dapat menggantikan sebagian tenaga kerja manusia yang lebih efisien dan dapat
mengolah informasi akuntansi yang lebih banyak, sehingga tuntutan penambahan informasi dapat diupayakan terpenuhi.
Output informasi akuntansi itu dalam bentuk laporan tercetak atau dalam bentuk tampilan komputer. Laporan-laporan tersebut yang merupakan informasi
bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan didalam suatu perusahaan manajemen memerlukan pemikiran dan pertimbangan yang
mendalam, untuk memecahkan masalah yang timbul setiap hari, bahkan setiap saat dalam suatu organisasi.
5. Komponen-komponen Komputer
Komputer memiliki komponen-komponen yang meliputi hardware, software, dan brainware. Adapun penjabaran dari ketiga komponen ini adalah
sebagai berikut : a.
Hardware Hardware merupakan sarana fisik pengolahan data elektronik pada
sistem komputer. Oleh karena itu, pemilihan hardware yang dipakai harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan ditinjau dari segi jumlah atau
banyaknya data yang akan diolah serta banyaknya jenis informasi yang dibutuhkan. Hardware terdiri atas input device, computer unit, dan output
device.
Universitas Sumatera Utara
1 Input Device
Input device merupakan komponen perangkat keras yang digunakan untuk memasukkan data ke dalam sistem komputer. Input
device yang digunakan secara luas adalah keyboard, mouse, scanner, dan disk driver. Keyboard merupakan suatu alat kontrol bagi pemakai
komputer untuk mengetik, mengubah program, dan memasukkan data. Mouse merupakan alat untuk memudahkan penggunaan software yang
bersifat desktop publishing. Scanner merupakan alat yang dapat mengubah materi cetak seperti teks dan gambar menjadi bentuk yang
dapat digunakan oleh komputer. 2
Computer Unit Merupakan suatu rangka yang di dalamnya terdapat komponen
elektronik yang digunakan untuk memproses data. Sirkuit dari computer unit ini tersambung dengan papan sirkuit yang disebut
motherboard. Motherboard merupakan sirkuit utama dari suatu komputer. Motherboard terdiri atas prosesor atau yang disebut central
processing unit CPU dan memori. CPU Merupakan central unit dari komputer, berfungsi melakukan kegiatan-kegiatan aritmatika dan
logika serta mengawasi seluruh kegiatan komputer. CPU terbagi menjadi empat bagian utama, yaitu :
• Control Unit, berfungsi untuk mengkoordinasikan dan
mengukur semua kegiatan dalam sistem komputer. Fungsi bagian ini dilakukan dengan cara menentukan program
komputer mana yang akan dikerjakan terlebih dahulu,
Universitas Sumatera Utara
mengatur input atau output. Memasukkan dan mengeluarkan data serta tempat penyimpanan.
• Arithmetic Logic Unit ALU, yaitu komponen yang berfungsi
untuk melakukan operasi perhitungan aritmatika, perbandingan, dan operasi-operasi lainnya. Operasi aritmatika
adalah perhitungan dasar seperti penambahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian. Operasi perbandingan melibatkan
perbandingan sebuah data dengan data lainnya untuk menentukan apakah bagian pertama lebih besar, sama, atau
kurang dari bagian lainnya. Berdasarkan hasil perbandingan, data-data yang berbeda dapat diproses.
• Machine Cycle, untuk setiap perintah, CPU mengulangi suatu
rangkaian yang terdiri atas empat operasi dasar, yaitu pengambilan, penerjemahan kode, eksekusi, dan penyimpanan.
Pengambilan adalah proses menemukan sebuah perintah program atau item data pada memori. Penerjemahan kode
merujuk pada proses penerjemahan perintah menjadi sinyal- sinyal yang dapat dieksekusi oleh komputer. Eksekusi adalah
proses pelaksanaan perintah-perintah. Penyimpanan berarti menulis hasil eksekusi pada memori.
• Clock System, CPU bergantung pada sebuah sirkuit kristal
quartz yang disebut clock system untuk mengatur waktu seluruh operasi-operasi komputer. Clock system menghasilkan detak-
Universitas Sumatera Utara
detak elektronik secara teratur, yang mengukur kecepatan operasi dari komponen-komponen pada komputer.
Memori pada umumnya dapat dibagi menjadi dua macam yaitu ROM Read Only Memory dan RAM Random Access Memory.
ROM merupakan memori yang hanya dapat dibaca dan tidak dapat dihapus atau diubah oleh pengguna komputer, serta isinya bersifat
permanen. Fungsinya adalah untuk mengatur semua tugas pada saat komputer mulai dihidupkan. RAM merupakan bagian memori yang
dapat dibaca dan diubah isinya, sifatnya hanya sementara. 3
Output Unit Output unit merupakan komponen hardware yang menyampaikan
informasi kepada satu atau banyak penggunanya. Media output yang digunakan secara umum adalah printer, monitor, dan loudspeaker.
Printer merupakan peralatan ouput yang memiliki fungsi untuk mencetak hasil dari suatu proses maupun program pada sebuah kertas
baik dalam bentuk teks maupun gambar. Printer yang digunakan pada bagian tata usaha adalah printer dengan merk HP. Monitor berfungsi
untuk menampilkan teks, gambar, dan video pada layar. Banyak monitor yang telah menggunakan filter yang berguna sebagai low
radiator characteristic. Loudspeaker digunakan untuk mendengarkan musik, suara, dan bentuk audio lainnya.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3.3 Bagan Tubuh Komputer
Sumber: Yindrizal 2004 : 12
b. Software
Merupakan suatu rangkaian instruksi agar komputer dapat bekerja mengolah data atau mewujudkan keinginan pemakainya dalam
mendapatkan informasi dalam proses pengambilan keputusan. Menurut jenisnya Software dibagi menjadi tiga jenis yaitu:
1 Operating System Software
Merupakan kumpulan programinstruksi yang dibuat oleh pabrik komputer untuk berbagai fasilitas bagi para pemakai komputer
semaksimal mungkin. Operating system yang digunakan oleh bagian tata usaha adalah Windows XP.
Input Unit
Input Change
I S Memory Internal Storage
Control Unit
A L U
Output Unit
Output Change
Universitas Sumatera Utara
2 Application Software
Merupakan kumpulan programinstruksi yang dibuat oleh para pemakai atau programmer, untuk menyelesaikan satu jenis pekerjaan
tertentu yang disebut sebagai aplikasi. Application software yang digunakan pada bagian tata usaha adalah Microsoft Word yang
berfungsi sebagai pengolah kata dan data, Microsoft Excel yang berfungsi sebagai pengolah data angka dan tabel. Selain itu, juga ada
sambungan internet yang memungkinkan untuk mengakses dan melihat halaman web.
3 Language
Merupakan bahasa yang dipergunakan untuk membuat sistem software maupun application software. Contohnya: Cobol, Basic, dll.
c. Brainware
Ada empat perangkat palaksana yaitu terdiri atas : 1
Computer Operator Computer Operator adalah orang yang akan menangani secara
langsung pengolahan datanya dalam ruangan komputer. 2
Data Entry Operator Data Entry Operator adalah orang yang melakukan pengurusan
data yang akan diolah, mulai dari pengumpulan data, perekaman data ke dalam media-media komputer hingga kepada pemeriksaan dan
pengiriman informasi yang dihasilkan oleh komputer.
Universitas Sumatera Utara
3 Programmer
Programmer adalah orang yang merancang program-program komputer apa saja yang tepat dipakai perusahaan dalam menjalankan
perusahaan. Dalam hal ini programmer dapat dikelompokkan menjadi tiga kelompok, yaitu:
• Application Programmer
Yaitu orang-orang yang menulis program untuk menjalankan aplikasi. Jenis brainware ini harus menguasai konsep membuat
program dan harus memahami informasi apa yang dibutuhkan. •
Maintanance Programmer Yaitu orang-orang yang bertanggung jawab untuk merevisi dan
memperbaiki program jika diperlukan. •
System Programmer Yaitu orang-orang yang mempunyai latar belakang teknik
pemrograman yang tinggi yang merancang program untuk mempertinggi efisiensi dari software dan operating system.
4 System Analist dan Designer
Adalah orang yang bertanggung jawab atas analisa dan rangsangan suatu sistem aplikasi yang akan dimuat programnya.
B. Peranan Komputer
Sistem informasi merupakan salah satu sub sistem kehidupan manusia yang perlu banyak memanfaatkan perkembangan teknologi komputer, sehingga
perkembangan sistem informasi sejalan dengan perkembangan teknologi
Universitas Sumatera Utara
komputer. Sistem informasi merupakan sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para
pengguna. Setiap perusahaan perlu untuk menelusuri pengaruh-pengaruh berbagai
aktivitas atas keputusan-keputusan yang berada di bawah pengawasannya. Informasi mengenai para pelaku yang terlibat dalam suatu perusahaan tertentu
penting untuk menetapkan tanggung jawab dari tindakan-tindakan yang diambil. Pemakaian electronic data processing system memberikan manfaat yang
sangat menguntungkan dalam proses mengolah data. Dengan menggunakan EDP, data dapat diolah dengan cepat dan dengan nilai keakuratan yang tidak diragukan.
Penggunaan EDP sangat membantu dalam meminimalkan kesalahan-kesalahan yang sering terjadi, terlebih dalam hal perhitungan sehingga tidak perlu
melakukan proses perhitungan dari awal.
C. Peranan Komputer Khususnya Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU