Pengertian Prosedur Pengertian Penerimaan Pegawai

5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Prosedur

Prosedur adalah faktor yang sangat penting dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan, dan tidak hanya dalam bidang kegiatan operasional tetapi juga dalam bidang pekerjaan perkantoran. Kata prosedur berasal dari bahasa Inggris yaitu procedure yang berarti cara, jalan, aturan, ketentuan yang dipakai. Akan tetapi kata procedure tersebut telah lazim digunakan dalam kosakata bahasa Indonesia yang dikenal dengan prosedur. The Liang Gie 1986 : 187 menjelaskan tentang arti prosedur sebagai berikut : “ Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur membuat surat-menyurat pada perusahaan.Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya, cara mengetik pada kertas atau menyusun suratnya “. Menurut Imron Kamus Bahasa Indonesia 1992:160 mendefinisikan prosedur sebagai berikut: · Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas. · Metode, langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan suatu problem. Sedangkan menurut Ig. Wursanto 1987:65, ”prosedur merupakan bagian dari klasifikasi perencanaan eksekutif dimana perencanaan eksekutif dibuat oleh pimpinan suatu organisasi dan diperlukan untuk menentukan pelaksanaan rencana, yakni petunjuk-petunjuk yang bersifat direktif.” Berdasarkan definisi diatas, prosedur merupakan serangkaian tugas atau tahapan yang berurutan dan berhubungan erat satu sama lainnya sebagai suatu cara atau metode dalam menjalankan suatu kegiatan sesuai dengan aturan yang berlaku untuk mencapai suatu tujuan.

B. Pengertian Penerimaan Pegawai

Kata penerimaan dapat diartikan sebagai tindakan yang diberikan oleh orang lain karena kita membutuhkan. Begitu juga dengan penerimaan pegawai, karena suatu perusahaan membutuhkan pegawai, maka perusahaan mengadakan penerimaan pegawai. Selanjutnya kata penerimaan sering disebut juga sebagai rekruitmen atau pengadaan. Rekruitmen merupakan proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan oleh suatu organisasi. Seperti yang diungkapkan oleh Henry Simamora 1999:212 bahwa “Rekruitmen adalah serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.” Melalui .t Henry Simamora dalam bukunya yang berjudul Manajemen Sumber Daya Manusia 1999:254 di jelaskan bahwa : “Seleksi adalah proses dengannya sebuah perusahaan memilih dari sekelompok pelamar, orang atau orang-orang yang paling memenuhi kriteria seleksi untuk posisi yang tersedia berdasarkan kondisi yang ada pada saat ini. Seleksi merupakan motivasi, jika orang-orang yang tepat telah diseleksi, maka proses motivasi dengan sendirinya akan berjalan dengan baik disebabkan orang tersebut telah mempunyai sikap yang baik untuk menunaikan tugas-tugas mereka sesuai dengan system yang telah tertata.” Sedangkan menurut Alex S. Nitisemito 1991:44 pengertian seleksi adalah “kegiatan suatu perusahaan untuk dapat memilih karyawan yang paling tepat dan dalam jumlah yang tepat pula dari calon-calon yang dapat ditariknya. ” Seleksi merupakan fungsi yang penting karena keahlian-keahlian yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mencapai tujuan-tujuannya diperoleh melalui proses seleksi. Pentingnya seleksi sumber daya manusia ada tiga hal. Pertama, kinerja para manajer akan senantiasa tergantung sebagian pada kinerja bawahannya. Kedua, penyaringan yang efektif adalah penting karena biaya-biaya merekrut dan mengangkat karyawan-karyawan. Ketiga, seleksi yang baik itu penting karena implikasi-implikasi legal dari pelaksanaannya secara serampangan. Legislasi kesempatan kerja yang sama, ketentuan-ketentuan pemerintah, keputusan-keputusan pengadilan mensyaratkan perusahaan agar secara sistematis mengevaluai efektivitas prosedur-prosedur seleksinya dalam rangka memastikan bahwa perusahaan tidak melakukan praktik-praktik yang diskriminatif. a. Hal-hal yang Perlu Diseleksi Semua organisasi yang melaksanakan seleksi sudah barang tentu ingin mendapatkan pegawai atau orang-orang yang tepat. Untuk itu maka organisasi tersebut harus menetapkan hal-hal yang perlu diseleksi dan metode seleksi yang tepat. Menurut Alex S. Nitisemito 1991:560, beberapa hal yang dapat diseleksi dan mungkin perlu diseleksi dalam usaha penerimaan pegawai, yaitu: a. Umur Suatu perusahaan dalam seleksi dapat menetapkan batas-batas umur sebagai salah satu syarat untuk dapat diterima. Untuk tugas- tugas tertentu akan lebih efektif bila dilakukan oleh karyawan dalam batas umur tertentu. b. Jenis kelamin Untuk tugas tertentu mungkin akan lebih baik bila dilaksanakan jenis kelamin tertentu, sehingga untuk itu dalam seleksi syarat jenis kelamin seringkali diperhatikan. Memang ada tugas yang akan sama hasilnya dikerjakan oleh pria dan wanita. c. Keahlian Untuk tugas tertentu seringkali diperlukan orang-orang yang mempunyai keahlian tertentu, sehingga keahlian disinipun perlu diseleksi. Keahlian adalah sangat luas, oleh karena itu keahlian yang harus diseleksi adalah keahlian yang diperlukan dalam menjalankan pekerjaan. d. Pengalaman Dengan pengalaman yang cukup panjang dan cukup banyak maka dapat diharapkan mereka akan mempunyai kemampuan yang lebih besar daripada tanpa pengalaman. Dengan pengalaman tersebut maka perusahaan tidak perlu lagi melaksanakan training. Dengan diterimanya orang-orang yang telah berpengalaman akan dapat ditemukan ide-ide baru bagi perusahaan yang menerimnya. e. Pendidikan Dengan syarat tingkat pendidikan maka diharapkan pengembangan untuk masa yang akan datang, sebab dengan dasar pengalaman saja tanpa pendidikan sulit bagi perusahaan untuk dapat memperkembangkan lebih lanjut. Dengan jalan ini diharapkan seleksi tersebut akan dapat menghasilkan karyawan yang lebih tepat. Penetapan syarat pendidikan sudah barang tentu harus disesuaikan dengan tugas yang akan dibebankannya. f. Kerjasama Bila memerlukan pegawai yang akan ditempatkan dalam suatu kelompok dimana perlu adanya kerjasama yang baik, maka dalam seleksi perlu adanya syarat dapat bekerjasama. g. Disiplin Sebenarnya setiap tugas pekerjaan pada prinsipnya memerlukan kedisiplinan. Jadi kedisiplinan akan berpengaruh terhadap hasil kerja yang telah dilakukan. h. Inisiatif dan kreatif Inisiatif dan kreatif adalah suatu sikap mental dari seseorang yang selalu ingin menciptakan akan hal-hal yang baru demi mensukseskan tugas-tugas yang dibebankan. i. Fisik Untuk melaksanakn tugas tertentu seringkali keberhasilannya mempunyai kaitan dengan fisik orang yang melaksanaka. Dengan fisik yang dimaksud antara lain tinggi badan, berat badan, roman muka dan sebagainya. j. Kesehatan Dalam seleksi masalah yang perlu diperhatikan, sebab masalah ini mempunyai hubungan yang sangat erat dengan produktivitas pekerjaan yang akan dilakuka k. Kejujuran Sebenarnya semua tugas pekerjaan memerlukan kejujuran dari petugas yang melaksanakan. Maka masalah kejujursn perlu pula diadakan seleksi. b. Langkah-langkah dalam Proses Seleksi Terdapat berbagai variasi teknik seleksi untuk mengukur karakteristik para pelamar. Menurut Heidjrachman Ranupandojo 1980:37-45, langkah-langkah dalam proses seleksi karyawan yang sering dipergunakan diantaranya adalah: 1. Surat lamaran, surat keterangan dan formulir Pada umumnya seseorang yang berminat untuk menjadi karyawan dari suatu perusahaan atau instansi diminta untuk mengajukan surat lamaran secara tertulis. Seringkali dalam surat lamaran tersebut disertai surat keterangan yang memperkuat apa yang dikemukakan dalam surat lamaran tersebut. Selain surat lamaran dan surat keterangan maka ada perusahaan yang mengharuskan pelamar untuk mengisi formulir yang telah disediakan. Formulir tersebut berisi pertanyaan yang mana jawabannya merupakan data untuk melaksanakan seleksi. 2. Penelitian data Meskipun perusahaan telah mendapatkan data-data dari surat lamaran, surat keterangan serta formulir, tapi ada juga perusahaan yang kurang yakin akan data-data tersebut. Ada beberapa perusahaan yang meragukan terhadap data-data dalam surat keterangan. Keraguan ini sebenarnya juga beralasan, sebab banyak surat keterangan yang dalam prakteknya ada yang dipalsukan. Oleh karena itu maka untuk hal-hal yang penting, perusahaan mengadakan penelitian lebih lanjut tentang data-data yang diperolehnya. Dengan hasil penelitian tersebut, maka perusahaan akan lebih yakin tentang data-data yang diperoleh, sehingga landasan untuk melaksanakan seleksi akan lebih mantap. 3. Wawancara Pada saat ini sudah banyak perusahaan yang dalam melaksanakan seleksi antara lain dengan wawancara. Hal ini tidaklah berarti bahwa hasil wawancara tersebut akan menentukan dapat tidaknya pelamar tersebut diterima sebagai karyawan. Hasil wawancara ini hanyalah sekedar mempengaruhi keputusan untuk dapat tidaknya pelamar tersebut diterima. Dengan wawancara ini selain kita akan mendapatkan tambahan penjelasan tentang data-data tersebut, kita juga akan dapat banyak mengetahui kebenaran data-data yang telah dikemukakan. 4. Penyelenggaraan ujian Untuk seleksi hal-hal tertentu, seringkali tidak dapat dilakukan hanya dengan data-data semata. Sehingga untuk itu harus diadakan tes secara khusus. Tes merupakan alat untuk memperoleh sampel perilaku yang terstandarisasi baik dalam isi, penilaian dan pelaksanaanya. Terdapat berbagai variasi yang luas dari tes seleksi, namun setiap jenis tes ini hanya mempunyai manfaat yang terbatas. Ada beberapa jenis tes yang biasanya ditempuh oleh pelamar, yaitu: · Tes psikologi, adalah tes yang mengukur kepribadian atau tempramen. Jenis tes ini kurang dapat diandalkan. Tes ini tidak begitu sahih karena hubungan antara kepribadian dan kinerja sering samar-samar, atau bahkan tidak ada. · Tes pengetahuan merupakan tes yang lebih dapat diandalkan karena tes ini menentukan informasi atau pengetahuan. Tes matematika untuk akuntan dan tes cuaca bagi seorang pilot merupakan contoh tes pengetahuan. · Tes kinerja, mengukur kemampuan pelamar melakukan satu bagian dari pekerjaan dimana mereka akan bekerja kelak. Tes mengetik bagi seorang juru ketik merupakan contohnya. Tes ini sering dianggap sahih karena tes ini mencakup sampel yang representative dari pekerjaan yang akan dilakukan oleh pelamar jika ia kelak diangkat. 5. Evaluasi medis Evaluasi medis dilakukan pada dasarnya dimaksudkan untuk menjamin bahwa pelamar berada dalam kondisi fisik yang sehat dan memperoleh informasi apakah fisik pelamar mampun menghadapi tantangan dan tekaan tugas pekerjaannya. 6. Persetujuan atasan langsung Persetujuan atasan langsung ini diperlukan sesuai dengan prinsip “line” dan “staff”, yang memungkinkan supervisor menerima atau menolak pelamar. 7. Induksi Pada tahap ini berarti karyawan sudah diterima bekerja pada perusahaan. Induksi ini menyangkut masalah pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan perusahaan. Tahap induksi ini merupakan tahap yang penting, karena selama periode induksi inilah biasanya 3 bulan banyak terjadi karyawan keluar dari perusahaan.

C. Tujuan Penerimaan Pegawai