EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagai persyaratan

mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh : NUR ASRI

F3308087

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

v

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Orang yang mengatakan tidak punya waktu adalah orang yang pemalas (Lichterberg)

Apabila seseorang itu membatasi kemampuannya, pada waktu yang sama dia telah membatasi hasilnya

( Charles M.Schwab )

Alam adalah ilmu tanpa batas (Penulis)

Penulis persembahkan kepada:

~ Bapak dan Ibu yang selalu penulis hormati

~ Adikku tercinta

~ Teman – teman D3 seperjuangan

~ Teman – teman MEPA-UNS,dan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vi

KATA PENGANTAR

Assa la mu’a laikum wr.wb.

Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya, saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Penulisan tugas akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli madya Jurusan D3 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penulisan Tugas Akhir tidak akan terlaksana dengan baik tanpa bantuan dan dorongan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis menyampaikan terima kasih kepada :

1. Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya.

2. Bapak Drs. Wisnu Untoro, M.S, selaku Dekan Fakultas Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, Msi, Ak selaku ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Keuangan Universitas Sebelas Maret Surakarta 4. Bapak Drs.Santoso Tri Hananto,Msi,Ak, selaku Pembimbing Akademik 5. Bapak Eko Arief S,Msi,Ak, selaku Dosen Pembimbing.

6. Ibu dr.Roesnedy Ariswati, M.Kes. ,selaku Direktur RS PKU Muhammadiyah Surakarta,yang telah memberikan ijin,bimbingan serta saran-saran kepada penulis selama penulis mengadakan penelitianan. 7. Bapak Triyono & mbak lyla selaku staff RS. PKU Muhammadiyah

Surakarta yang telah membantu penulis dalam pembuatan Tugas Akhir ini. 8. Bapak dan Ibundaku tercinta yang selalu memberikan dukungan baik spirit maupun materi sehingga penulis bersemangat dalam menyusun laporan magang ini.

9. Teman-teman pengurus MEPA-UNS,terimakasih atas pengertian dan dukungannya selama ini.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vii

10.Saudara-saudaraku tercinta di MEPA-UNS, tetaplah berkarya.

11.Sahabatku Novi, Riris, Shinta, Sanggar, Yovita, Puput, Maya, Mayasari, Putri, Puji terimakasih atas dukungannya.

12.Teman- temanku di DIII Akuntansi angkatan 2008.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menyadari bahwa masih terdapat kekurangan, untuk itu dengan senang hati penulis menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun untuk dijadikan sebagai tambahan pengetahuan yang berguna di lain kesempatan.

Akhir kata, penulis berharap semoga karya tulis ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.

Wa ssa la mu’a la ikum wr.wb.

Surakarta, ...2011

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

viii

DAFTAR ISI

Halaman

JUDUL ... i

ABSTRAK ... ii

HALAMAN PERSETUJUAN ... iii

HALAMAN PENGESAHAN ... iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... v

KATA PENGANTAR... vi

DAFTAR ISI... viii

DAFTAR GAMBAR ... xi

BAB I . PENDAHULUAN A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 1

B. LATAR BELAKANG MASALAH ... 19

C. PERUMUSAN MASALAH ... 22

D. TUJUAN PENELITIAN ... 23

E. MANFAAT PENELITIAN ... 23

II. ANALISIS DAN PEMBAHASAN A. TINJAUAN PUSTAKA ... 24

1. Pengertian Sistem ... 24

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ix

3. Pengertian Sistem Akuntansi ... 24

4. Pengertian Penggajian ... 24

5. Definisi Sistem Pengendalian Intern ... 25

6. Sistem Akuntansi Penggajian ... 26

B. PEMBAHASAN 1. Sistem Penggajian RS PKU Muhammadiyah Surakarta... 36

a. Bagian yang Terkait ... 38

b. Dokumen yang Digunakan ... 39

c. Catatan Akuntansi yang Digunakan ... 41

d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ... 41

e. Unsur Pengendalian Intern ... 44

f. Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian ... 46

g. Uraian Singkat Bagan Alir... 51

2. Evaluasi Sistem Penggajian RS PKU Muhammadiyah Surakarta ... 53

a. Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait ... 54

b. Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan ... 54

c. Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi yang digunakan .... 55

d. Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ... 56

e. Evaluasi terhadap Unsur Pengendalian Intern... 57

III. TEMUAN A. KELEBIHAN ... 58

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

x

B. KELEMAHAN ... 58

IV. PENUTUP

C. SIMPULAN ... 59 D. REKOMENDASI ... 60 DAFTAR PUSTAKA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xi

DAFTAR GAMBAR GAMBAR

Halaman

1.1 Struktur Organisasi RS PKU Muhammadiyah Surakarta... 8 2.1 Bagan Alir Sistem Penggajian (aktivitas harian) ... 46 2.2 Bagian Alir Operasional Komputer (Aktivitas Mingguan/Bulanan) ... 47 2.3 Bagan Alir Aktivitas Pendebitan Rekening Rumah Sakit oleh Pihak Bank 48 2.4 Bagan Alir Pencatatan Jurnal Pa yroll Accrua l oleh Pihak Rumah Sakit 49 2.5 Bagan Alir Pencatatan Data Penggajian ke Jurnal Umum dan Jurnal

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user ABSTRACT

EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH SURAKARTA

Nur Asri F3308087

Issues to be addressed in this study is how the payroll accounting system at the hospital PKU Muhammadiyah Surakarta covering related functions, the documents used, accounting records, the tissue that forms the procedure, and flowchart.

In connection with the issue then conducted an evaluation of payroll accounting systems in hospitals PKU Muhammadiyah Surakarta.The purpose of this evaluation is to determine whether the payroll accounting system applied to the hospital PKU Muhammadiyah Surakarta is correct in accordance with the theory obtained by the authors and their strengths and weaknesses.

From the results of the evaluation of the hospital is known that PKU Muhammadiyah Surakarta, the authors found some strengths and weaknesses. Advantages of payroll accounting system applied PKU Muhammadiyah Surakarta hospital is as follows: all functions have separate duties and responsibilities of each, complete documents used among other supporting documents changes in salaries, schedules, hours of attendance cards, payroll, pay slips, recap expenses of salaries, salary receipts, proof of cash-out, all salary costs have been recorded in the cash disbursements journal and employee earnings card, all documents have been authorized by the authorities. Weaknesses is the hospital PKU Muhammadiyah Surakarta less functioning financial part because only journaling in the payroll process would lead to laziness work, release of liability and not the development of that section.

The weaknesses found in the hospital payroll accounting system PKU Muhammadiyah Surakarta encourage authors provide suggestions that would help fix the payroll accounting system implemented hospital PKU Muhammadiyah Surakarta.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ii

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH SURAKARTA

Nur Asri F3308087

Masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah bagaimanakah sistem akuntansi penggajian pada rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta yang meliputi fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi, jaringan yang membentuk prosedur, dan bagan alir.

Sehubungan dengan masalah tersebut maka diadakan evaluasi terhadap sistem akuntansi penggajian pada rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta. Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian yang diterapkan pada rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta sudah benar sesuai dengan teori yang didapat oleh penulis beserta kelebihan dan kelemahannya.

Dari hasil evaluasi diketahui bahwa rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta penulis menemukan beberapa kelebihan dan kelemahan. Kelebihan-kelebihan sistem akuntansi penggajian yang diterapkan rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta adalah sebagai berikut: semua fungsi sudah memisahkan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, dokumen yang digunakan sudah lengkap antara lain dokumen pendukung perubahan gaji, jadwal, kartu jam hadir, daftar gaji, slip gaji, rekap pengeluaran gaji, tanda terima gaji, bukti kas keluar, semua biaya gaji telah dicatat dalam jurnal pengeluaran kas dan kartu penghasilan pegawai, semua dokumen telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Kelemahan-kelemahannya adalah rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta kurang memfungsikan bagian keuangan karena hanya menjurnal dalam proses penggajian akan menyebabkan kemalasan bekerja, pelepasan tanggung jawab serta tidak berkembangnya bagian tersebut.

Kelemahan-kelemahan yang ditemukan dalam sistem akuntansi penggajian rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta mendorong penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat membantu memperbaiki sistem akuntansi penggajian yang diterapkan rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user BAB I PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

1. Profil Perusahaan

Rumah sakit PKU Muhammadiyah adalah salah satu Amal Usaha Muhammadiyah yang bergerak dibidang kesehatan, yang bertanggung jawab kepada Majelis Kesehatan dan Kesejahteraan Daerah Muhammadiyah (MKKM PDM ) Kota Surakarta.

Pemilik : Persyarikatan Muhammadiyah Daerah Surakarta

Tipe / Kelas : C / Madya sejak tahun 1982

No Izin : YM. 02. 04. 3. 5. 5285

Kapasitas : 175 tempat tidur

Lokasi : Jl. Ronggowarsito 130 Surakarta

Jumlah Karyawan : -Medis 237

-Nonmedis 276

Rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta merupakan salah satu bentuk usaha Muhammadiyah di bidang kesehatan.Rumah sakit ini didirikan dengan maksud untuk turut berperan aktif dalam program pemerintah di bidang kesehatan.Dengan demikian rumah sakit ini tidak

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

2

menyimpang dari program kesehatan yang telah ditentukan oleh pemerintah.

Rumah sakit PKU Muhammadiyah didirikan selain untuk memberikan pelayanan kesehatan juga didirikan dengan maksud untuk menegakkan dan menjunjung tinggi syiar agama islam sehingga dalam setiap aktivitasnya selalu dilandasi ajaran-ajaran agama islam yang merupakan landasan moral bagi semua pelaksana,mulai dari tingkat direktur sampai tingkat terendah.

Sejak didirikannya tahun 1927 hingga sekarang telah beberapa kali pindah tempat dalam rangka pengembangan.Adapun tempat-tempat yang pernah di pakai:

1. Tahun 1927 – 1928

Pertama kali disebut dengan nama Balai Pengobatan Mata

Penolong Kesejahteraan Oemoem (BPMPKO) namun belum

mempunyai tempat domisili yang menetap. sehingga untuk melayani umat bertempat di rumah Bapak Kyai Muhtar Buchori tepatnya di Kauman Surakarta kemudian diteruskan di kantor Muhammadiyah di Keprabon surakarta. Jenis aktifitas pelayanan kesehatan yang ditawarkan saat itu berupa poliklinik mata (termasuk THT).

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

3

2. Tahun 1928 – 1930

Lokasi tersebut kemudian pindah ke Alun-alun utara, tepatnya bertempat disebelah utara Masjid Raya Surakarta. Jenis pelayanan dan nama yang digunakan masih sama dengan tahun-tahun sebelumnya.

3. Tahun 1930 – 1931

Pelayanan kesehatan dan nama masih sama dengan tahun yang

lalu, hanya lokasinya yang berubah yaitu di daerah Kauman Surakarta.

4. Tahun 1931 – 1933

Pada saat ini jenis pelayanan kesehatan pada namanya masih tetap seperti tahun-tahun lalu hanya lokasinya pindah ke daerah Keprabon.

5. Tahun 1933-1936

Lokasi pindah di daerah Kusumayudan. Jenis kesehatan yang diberikan bertambah yaitu poliklinik mata (termasuk THT) poliklinik umum, poliklinik apotik, pemondokan (RB).

6. Tahun 1936 – 1948

Lokasi berada di Batangan yaitu di jalan Pasar Kliwon 156 Surakarta. Jenis pelayanan yang ditawarkan semakin banyak : Poliklinik umum, poliklinik apotik, pemondokan orang sakit, khitanan, asrama bidan dan juru rawat serta kamar operasi mata dan THT.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4

7. Tahun 1948 -1949

Sebagian lokasi di pindah ke Bekonang Keprabon kemudian ke SD Muhammadiyah I Surakarta. Jenis pelayanan kesehatan masih sama dengan tahun-tahun sebelumnya, tetapi untuk laborat dan THT berhenti beroperasi dengan alasan penderita menurun.

8. Tahun 1949 – 1976

Lokasi berpindah ke Batangan Surakarta. Pada tahap ini PKU di ganti dengan nama Pembina Kesejahteraan Oemat (PKOM) pada tahun 1951. Jenis pelayanan kesehatan bertambah adalah pelayanan operasi mata dan THT, Laboratorium bertambah untuk pemondokan pasien THT, Polklinik Gigi, Poliklinik anak, serta mendirikan koperasi tahun 1974.

9. Tahun 1976 – 1982

Selain perkembangan fisik dan penambahan pelayanan kesehatan PKOM juga menghasilkan perkembangan kesejahteraan karyawan, sebagaimana didirikannya koperasi untuk mensejahterakan karyawan. Selain itu diadakan pendidikan atau pengaturan gaji karyawan yang sebelumnya belum diatur.BKPKOM berusaha menjadi lembaga kesehatan yang menyelenggarakan kesehatan bagi masyarakat luas dengan berusaha mewujudkan tujuan dan cita-cita semula yaitu ingin memberikan pelayanan kesehatan bagi masyarakat agar tercapai derajat kesehatan yang setinggi-tingginya baiki jasmani, rohani dan sosial

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

5

sehingga mampu melaksanakan perintah agama. Pada tahun 1978 BPKPKOM mulai mengajukan izin untuk menjadi Rumah Sakit.

10. Tahun 1984 – 1986

Jenis pelayanan kesehatan menjadi bertambah dengan adanya pelayanan poliklinik kandungan, Poliklinik Mata, Psikiater, Saraf, Konsultasi Psikologi, Klinik, pemondokan untuk Umum, Bersalin, THT, Anak/Pediatri, Paru -paru, Dalam, Jantung, Orthopedi, Operasi Saraf, KU dan ICCU.

11. Tahun 1986 – Sekarang

Jenis pelayanan kesehatan yang ditambah adanya angkutan pasien (ambulance), angkutan jenazah serta pelayanan parkir kendaraan dalam hal melaksanakan kegiatan Rumah Sakit PKU Muhammadiyah. Pada masa sekarang ini Rumah Sakit PKU Muhammadiyah telah memiliki unit pelayanan kesehatan seperti poliklinik, penunjang medik, unit-unit pelayanan non medik. Untuk rawat inap terbagi beberapa kelas, VIP, Kelas I, Kelas II, Kelas III. Kapasitas yang tersedia di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta sebanyak 157 tempat tidur.

Izin menyelenggarakan RS PKU Muhammadiyah Surakarta

keluar pada tanggal 7 Februari 1986 dengan nomor:

023/Tan/Med/RS.KS/PA/1992.

Perkembangan selanjutnya,untuk mencukupi kebutuhan tenaga

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

6

perawat.Untuk melaksanakan pelayanan kepada masyarakat luas,Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta membuka klinik 24 jam dengan seorang dokter jaga,dan dibentuk oleh UKS yang bertugas memberikan pelayanan di sekolah-sekolah Muhammadiyah.

Tahun 1998 RS PKU Muhammadiyah mendapatkan akreditasi penuh untuk 5 pelayanan meliputi pelayanan Medis, Administrasi Manajemen, Instalasi Gawat Darurat, Keperawatan, dan Rekam Medis.

RS PKU Muhammadiyah Surakarta mempunyai tiga satelit layanan kesehatan,yaitu:

1.RB/BP PKU Sampangan di Sampangan Pasar Kliwon 2.BP Solo Utara di Nusukan

3.RB/BP PKU Simo di Simo Boyolali

2. Falsafah, Visi, Misi, Tujuan dan Motto 1. Falsafah

RS PKU Muhammadiyah Surakarta adalah perwujudan iman kepada Allah SWT sebagai amal sholeh dan menjadikannya sarana ibadah.

2. Visi

RS PKU Muhammadiyah Surakarta menjadi Rumah Sakit pilihan dalam layanan yang paripurna dan islami.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

7

3. Misi

Memberikan pelayanan promotif,preventif,curative,rehabilitatif yang berkualitas,nyaman, aman, tenteram dalam perawatan. Cepat, akurat serta senyum ramah dalam layanan.

4. Tujuan

Mewujudkan derajat kesehatan setinggi tingginya sesuai peraturan perundang undangan serta tuntutan ajaran islam dengan tidak memandang agama, golongan dan kedudukan.

5. Motto

SEHAT SEJAHTERA ISLAMI (S E H A T I)

3. Struktur Organisasai Rumah Sakit

Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta merupakan amal usaha Muhammadiyah (AUM) bidang kesehatan dari persyarikatan.Dalam melaksanakan aktivitasnya Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta dipimpin oleh seorang direktur dan dibantu oleh dua orang wakil direktur,yaitu wakil direktur pelayanan medis dan wakil direktur non medis.Struktur organisasi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta disusun dengan memperhatikan manajemen fungsi utama dari Rumah Sakit tingkat madya yaitu pelayanan medis kepada masyarakat.

Stuktur Organsasi RS PKU Muhammadiyah Surakarta Gambar 1.1

MKKM PDM KOTA SURAKARTA RS. PKU MUHAMMADIYAH SURAKARTA

DIREKTUR

KOMED

WADIR YANMED SPI WADIR KEUANGAN & PENUNJANG MEDIS WADIR UMUM

KABID YANMED KABID PERAWATAN KA. BAG. AKT & KEU KA.BAG. LOGISTIK

& KERUMAHTANGGAAN

KA.BAG. UMUM & PERSONALIA

KA. SUB BID UNIT II & III KA. SUB BID RM

KA. SUB. BID ASKEP & PEL KA. UPT PENDAFTARAN

KA. UPT PENGOLAHAN KA. UPT PELAPORAN

KA. SUB. BAG KEUANGAN

KA. SUB BID SDM & LOG. PRWT KA. IRNA KA. IRJA KA. IBS KA. IGD

KA. INST. LAB KA. INST. FARMASI KA. INST. RADIOLOGI

KA. INST. GIZI

KA. SUB. BAG. AKT. ANGGARAN

KA. SUB BAG. HUMAS KA. UPT KOMUNIKASI KA. PEL. PELANGGAN KA. SUB BAG. PERSONALIA

KA. UPT PENGGAJIAN KA. UPT TU

KA. UPT JASA DOKTER & PERPAJAKAN KA. UPT. ADM. KEP

KA. UPT DIKLAT KA. SUB BAG. PRRT

KA. UPT KEAMANAN KA. UPT BINROH & KJ

KA. UPT KENDARAAN KA. UPT KEBERSIHAN KA. UPT KES.LING

KA. SUB BAG. LOG & PSRS

KA. UPT LENEN & LAUNDRY

KA. UPT PENGADAAN BARANG KA. UPT GUDANG & DIST

KA. UPT PSRS KA. UPT AKUNTANSI

KA. UPT KASIR

KA. UPT ANGGARAN

KA. UPT BILLING

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user Deskripsi Jabatan

Deskripsi jabatan dari Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta adalah:

a. Direktur RS PKU Muhammadiyah Surakarta

Adalah pejabat struktur tertinggi di rumah sakit ini.Direktur bertugas sebagai berikut ini.

1) Menyusun kebijakan penyusunan program jangka pendek, menengah, dan panjang sesuai kebijakan program kesehatan.

2) Menyusun peraturan pelaksanaan tugas diseluruh aparat rumah sakit. 3) Mengkoordinasi seluruh sumber daya yang tersebut untuk

merealisasikan rencana kegiatan secara efektif dan efisien.

4) Memimpin, mengarahkan, dan menggerakkan seluruh sumber daya manusia yang tersedia sehingga dapat mencapai hasil yang maksimal.

5) Mengkoordinasi dan mempertanggungjawabkan seluruh pelaksanaan kegiatan rumah sakit serta melaksanakan pengawasan dan evaluasi terhadap seluruh unsur pelaksanaan.

6) Melaporkan seluruh pelaksanaan kegiatan rumah sakit secara hirearki sebagai bahan informasi serta pertanggungjawaban sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku.

b. Wakil Direktur Pelayanan Medis

Adalah pejabat yang berfungsi sebagai wakil dari pimpinan tertinggi rumah sakit yang membawahi di bidang medis.Tugasnya adalah

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

10

melaksanakan fungsi manajemen bagian medis dan perawatan meliputi perencanaan, pengorganisasian, mengkoordinasian, pengawasan, penganggaran dan evaluasi.

c. Satuan Pengendalian Internal

Satuan pengendalian internal bertugas sebagai berikut ini.

1) Mengkoordinasi pelatihan, pendidikan, penelitian, penataran, dan perpustakaan rumah sakit.

2) Menyusun program orientasi pendidikan dan penelitian mahasiswa/ siswa praktek.

3) Melaksanakan koordinasi dengan instansi dengan institusi dan bagian lain dalam menyusun rencana pendidikan dan pelatihan rumah sakit. 4) Melakukan pengawasan,pemantauan, dan evaluasi terhadap kegiatan

pendidikan, pelatihan, dan perawatan.

5) Mengembangkan system informasi akuntansi rumah sakit dan pelaksanaannya secara konsekuen.

d.Wakil Direktur Keuangan dan Penunjang Medis

Berfungsi membantu pelaksanaan tugas direktur di bidang kebijakan administrasi pengelolaan dan pengururan rumah sakit.Wakil direktur keuangan dan penunjang medis bertugas sebagai berikut ini.

1) Menyusun kebijakan penyusunan program Anggaran Pendapatan dan Belanja rumah sakit.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

11

sakit.

3) Menyusun kebijakan pengawasan, pengelolaan administrasi rumah sakit.

4) Menyusun kebijakan pengelolaan dan pengurusasn pasien. 5) Menusun kebijakan pelaksanaan akuntansio rumah sakit. e. Komite Medis (Komed)

Komite medis bertugas sebagai berikut ini.

1) Melaksanakan penelitian medis dan bidang-bidang lain yang terkait dengan peningkatan mutu pelayanan medis.

2) Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengembangan yang dilakukan oleh rumah sakit.

3) Melakukan koordinasi pombuatan laporan ru,mah sakit dan laporan pertanggungjawaban direktur.

f. Wakil Direktur Umum

Membawahi bagian logistic, personalia, dan umum. Wakil direktur umum bertugas sebagai berikut ini.

1) Menggerakkan, mengkoordinasi, mengevaluasi proses pengelolaan tugas dari bagian-bagian dibawahnya.

2) Melaksanakan fungsi manajemen di bidangnya. g. Kepala Bidang Pelayanan Medis

Bertanggungjawab sdan berwenang mengelola pelayanan medis.Kepala bidang pelayanan medis bertugas sebagai berikut ini.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

12

1) Mengkoordinir pengaturan jadwal jaga dokter spesialis maupun dokter jaga.

2) Mengkoordinir rotasi jaga dokter umum.

3) Mengevaluasi kedisiplinan dokter-dokter dalam memberikan pelayanan kepada pasien.

h. Kepala Instansi Rawat Jalan

Bertanggungjawab dalam pelayanan serta mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan pelayanan perawatan, poliklinik spesialis, poliklinik umum,dan IGD.Kepala instansi rawat jalan bertugas sebagai berikut ini.

1) Melakukan fungsi perencanaan meliputi jumlah dan macam tenaga perawat, Pendidikan Keperawatan Berkelanjutan (PKB), jumlah dan jenis alat perawatan medis.

2) Melaksanakan fungsi penggerakan dan pelaksanaan.

3) Melaksanakan funsgi pengawasan, pengendalian, dan penilaian. i. Kepala Instansi Bedah Sentral

Kepala instansi bedah sentral bertugas sebagai berikut ini.

1) Merencanakan jumlah dan kategori tenaga perawatan, jumlah dan jenis kegiatan keperawatan yang akan diselenggarakan sesuai dengan kebutuhan pasien.

2) Mengatur dan mengkoordinasi seluruh kegiatan pelayanan instalasi Dedah Sentral.

j. Kepala Instansi Pelayanan Intensif

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

13

kegiatan pelayanan keperawatan pada beberapa ruang rapat.Kepala onstansi pelayanan intensif bertugas sebagai berikut ini.

1) Melakukan fungsi perencanaan meliputi jumlah dan macam tenaga perawat, pendidikan keperawatan Berkelanjutan (PKB), jumlah dan jenis alat perawatan medis.

2) Menyampaikan dan menjelaskan kebijakan di bidang keperawatan kepada kepala ruang di wilayah kerjanya.

k. Kepala Instalasi Gawat Darurat

Bertanggungjawab dalam mengatur serta mengendalikan pelayanan perawatan IGD.Kepala instalasi gawat darurat bertugas sebagai berikut ini.

1) Merencanakan jumlah dan kategori tenaga keperawatan, jumlah dan jenis kegiatan keperawatan yang akan diselenggarakan sesuai dengan kebutuhan pasien.

2) Melaksanakan fungsi penggerakan dan pelaksanaan. l. Kepala Bidang Perawatan

Bertanggungjawab dalam pelayanan serta mengkoordinasi kegiatan pelayanan keperawatan pada beberapa ruang rawat.Kepala bagian keperawatan bertugas sebagai berikut ini.

1) Menyampaikan dan menjelaskan kebijakan di bidang keperawatan kepada kepala ruang di wilayah kerjanya.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

14

pelayanan keperawatan sesuai kebijakan di bidang keperawatan yang berlaku.

m.Kepala Bagian Akuntansi Keuangan

Bertanggungjawab mengatur serta mengendalikan kegiatan dalam bidang pertahanan rumah sakit.Tugasnya adalah mengembangkan dan menerbitkan kebijaksanaan dan prosedur melalui otorisasi manajemen untuk kegiatan akuntansi, anggaran, perpajakan, perencanaan, dan peramalan laporan keuangan serta pengukuran kinerja.

n. Kepala Instansi Farmasi

Kepala instansi farmasi bertugas sebagai berikut ini.

1) Mengorganisasi penyelenggaraan pengelolaan gfarmasi secara efektif dan efisien.

2) Melakukan koordinasi dan integrasi di bagian farmasi.

3) Mengawasi, mengendalikan pelaksanaan pengelolaan bagian farmasi. 4) Melakukan evaluasi berkala terhadap system pengelolaan farmasi dan

produktifitas kerja karyawan.

5) Membuat laporan bulanan dan tahunan. o. Kepala Gudang Medis

Bertanggungjaab untuk kelancaran, keakuratan jenis, dan jumlah penerimaan, penyimpanan obat, dan alat kesehatan di bidang farmasi.Selain itu, funsi gudang medis untuk menerima., menyimpan obat, dan melakukan pekmeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan kualitas obat yang disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

15

p. Kepala Bagian Pembelian

Bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai harga dari pemasok dan membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

q. Kepala Instansi Radiologi

Kepala instansi radiologi bertugas sebagai berikut ini.

1) Mengkoordinir tugas di lingkungan kerja. 2) Memonitori disiplin kerja.

3) Membuat laporan bulanan dan tahunan.

4) Membuat RAPB tahunan

r. Kepala Instansi Laboratorium

Kepala instansi laboratorium bertugas sebagai berikut ini.

1) Mengorganisasi pelaksanaan pelayanan di laboratorium dan memotivasi semua petugas agar bekerja dan mengembangkan diri dengan gigih.

2) Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan bagian laboratorium.

3) Melakukan evaluasi berkala terhadap hasil pemeriksaan laboratorium. s. Kepala Instalasi Gizi

Kepala instansi gizi bertugas sebagai berikut ini.

1) Melakukan fungsi operasional manajemen bagi gizi.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

16

perencanaan, organisasi dan penggerakan, koordinasi dan integrasi, pengawasan serta evaluasi dan pengendalian mutu.

t. Kepala Bagian Logistik

Bertanggungjawab mengelola pengadaan dan inventaris serta gudang.Kepala bagian logistic bertugas sebagai berikut ini.

1) Merencanakan pengadaan barang secara efektif dan efisien dengan mengikutsertakan konsumen.

2) Merencanakan jumlah dan macam tenaga kerja yang dibutuhkan kelompok-kelompok kerja.

3) Menerima dan memperhatikan usul tentang keperluan perlengkapan dari masing-masing unit kerja rumah sakit.

4) Mengadakan rapat dengan pelaksana kerja secara berkala bila diperlukan untuk memantapkan koordinasi dan pemecahan masalah. u. Bagian Umum dan Personalia

Bagian umum dan personalia bertugas sebagai berikut ini.

1) Merencanakan kebutuhan, melakukan seleksi calon penerimaan pegawai.

2) Merencanakan pendidikan dan pengembangan kepegawaian sesuai rencana anggaran.

3) Melaksanakan cara-cara efektif dan efisien dalam tugas personalia. 4) Memotivasi staf kerja kearah yang lebih tinggi dan produktivitas

pengembangan diri.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

17

dengan kepegawaian.

6) Membuat laporan kepegawaian untuk pihak intern dan ekstern.

Personalia

Ada dua kategori karyawan di lingkungan RS PKU

Muhammadiyah Surakarta:

1. Karyawan Medis

a. Dokter : 7 orang

b. Perawat : 211 orang

c. Bidan : 19 orang

2. Karyawan Non Medis

a. Penunjang Medis : 44 orang

b. Administrasi/Umum : 232 orang

1. Pengadaan Tenaga Kerja

Dalam upaya memperbaiki kinerja sumber daya manusia dan mengikuti perkembangan persaingan bisnis Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta dan melakukan perekrutan tenaga kerja baru terlebih dahulu diberitahukan kepada pihak intern RS PKU Muhammadiyah yaitu kepada karyawan PKU Muhammadiyah Surakarta bahwa Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta Masih membutuhkan karyawan baru dan untuk selanjutnya Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta akan melakukan penyebaran informasi kepada masyarakat luas.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

18

2. Tingkat Pendidikan Karyawan

Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta dalam merekrut karyawan baru berusaha untuk lebih mengutamakan pendidikan dan pengalaman calon tenaga kerja,karena tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pengalaman calon kmaryawan akan mempengaruhi kualitas sumber daya manusia itu sendiri dalam melayani pasien.Untuk itu RS PKU Muhammadiyah Surakarta meneptapkan tingkat pendidikan terendah adalah Diploma 3 bidang keperawatan untuk perawat,untuk karyawan bagian administrasi menetapkan pendidikan terendah adalah Diploma 3 untuk masing-masing bagian.Untuk karyawan bagian non teknis,RS PKU Muhammadiyah Surakarta menetapkan pendidikan terndah adalah SMA/SMK atau sederajat.

3. Strategi Pemasaran

a. Jasa yang ditawarkan

Rumah Skit PKU Muhammadiyah Surakarta merupakan lembaga atau organisasi yang memberikan pelayanan berupa jasa kesehatan.

b. Daerah Pemasaran dan Segmen Pasar 1)Daerah Pemasaran

Daerah pemasaran Rumah Skit PKU Muhammadiyah Surakarta adalah wilayah solo dan sekitarnya,akan tetapi pihak Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta juga melayani pasien dari luar wilayah solo.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

19

2)Segmen Pasar

Rumah Skit PKU Muhammadiyah Surakarta dalam

memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat luas tanpa membedak-bedakan segmen.Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta melayani baik kalangan kelas atas,menengah ataupun bawah.

B. LATAR BELAKANG MASALAH

Perkembangan dunia usaha yang semakin meningkat selaras dengan peningkatan kondisi perekonomian di Indonesia juga berarti adanya persaingan yang semakin ketat. Sebagian besar, suatu perusahaan memiliki tujuan yang sama yakni berorientasi untuk mendapatkan sejumlah laba semaksimal mungkin meskipun disamping misi-misi yang lainnya. Demikian halnya dengan rumah sakit, rumah sakit merupakan suatu perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan jasa terhadap masyarakat luas, baik masyarakat dari golongan atas, menengah maupun tingkat bawah sekaligus. Disinilah peran rumah sakit dituntut untuk bisa mengoptimalkan pelayanannya tanpa harus memandang tingkat golongan ekonomi dari masyarakat itu sendiri.

Semakin banyaknya rumah sakit yang ada mendorong rumah sakit untuk dapat bersaing dengan rumah sakit lain dalam memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya demi kepuasan konsumen. Sehingga mendorong kepercayaan konsumen atau pasien untuk melakukan jasa perawatan atau pengobatan di rumah sakit. Semakin baik pelayanan rumah sakit tersebut dipengaruhi oleh tingkat produktivitas kerja sumber daya manusianya.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

20

Rumah sakit sebagai institusi yang bergerak dalam bidang pelayanan kesehatan haruslah mampu memberikan pelayanan yang bermutu dan berkualitas, baik dari segi pelayanan, perawatan dan juga memberikan fasilitas yang baik pada pasien. Dengan adanya pelayanan tersebut maka akan terciptalah produktivitas bagi suatu perusahaan atau rumah sakit. Pengukuran produktivitas kerja karyawan digunakan sebagai sarana manajemen untuk menganalisis dan mendorong efisiensi, maka peningkatan produktivitas akan memberikan kemampuan yang lebih besar bagi rumah sakit ini untuk memperbaiki pengupahan karyawannya, yang kemudian akan mendorong kegairahan dan semangat kerja karyawan.Salah satu hal yang akan mendorong kegairahan semangat kerja karyawan yaitu atas penyerahan imbal jasa finansial berupa pembayaran gaji. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan pegawai tetap, manajer yang dibayarkan secara tetap setiap bulan. Rumah sakit ini memerlukan sistem dan prosedur yang baik, efisien, dan efektif dalam pembayaran gaji. Jangan sampai sistem dan prosedur dalam pembayaran gaji tersebut menghambat para pegawai dalam bekerja, misalnya para pegawai menjadi tidak disiplin karena meremehkan absensi masuk kerja yang dapat diwakili.

Untuk memenuhi hal tersebut diatas pihak manajemen perlu membuat sistem informasi akuntansi penggajian. Sistem informasi akuntansi merupakan sarana yang penting dan diperlukan untuk memperoleh informasi keuangan, termasuk informasi sistem penggajian.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

21

Ramadhan (2003) dalam tugas akhirnya yang berjudul Analisis Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan Karyawan pada Borobudur Indah Hotel Magelang disebutkan bahwa kelebihan dari sistemnya ialah otorisasi yang baik dari bagian personalia sehingga kemungkinan kesalahan pembayaran gaji sangatlah kecil, dan terdapat pemisahan fungsi pencatatan waktu hadir dengan operasi sehingga menekan tingkat penyelewengan karyawan. Kelemahan dari sistem tersebut adalah dokumen bukti kas keluar tidak menggunakan nomor urut tercetak,dan dalam prosesnya sebagian besar masih dikerjakan secara manual, sehingga kurang efisien.

Penelitian ini mengacu pada tugas akhir Ramadhan (2003) dengan perbedaan dalam objek dan penelitian dan permasalahan yang dibahas. Perbedaan pada penulisan tugas akhir penulis ini adalah penulis melakukan penelitian dan mengevaluasi tentang penerapan sistem informasi akuntansi penggajian pada rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta.

Dalam penulisan karya ini, akan dibahas mengenai sistem penggajian pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan.Rumah sakit tersebut pemberian imbal jasa finansial kepada para pegawainya berupa gaji. Ada 2 tahap penggajian dalam perusahaan ini, tahap pertama pembayaran gaji dan tunjangan tetap dan tahap kedua pembayaran tunjangan tidak tetap dan tunjangan lainnya. Seiring dengan perkembangan rumah sakit ini, untuk dapat membayarkan gaji kepada para pegawai yang

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

22

bertambah pula, rumah sakit tersebut sudah menggunakan sistem dan prosedur penggajian dengan melakukan pengitungan gaji dan pajak dari penghasilan pegawai perusahaan tersebut telah menggunakan software

pa yroll. Software ini juga mempunyai kelebihan untuk penambahan

peraturan-peraturan terbaru yang berkaitan dengan pajak atas gaji maupun peraturan terkait lainnya. Bukan hanya itu, yang membuat penulis tertarik untuk menganalisis sistem penggajian di rumah sakit ini tetapi karena rumah sakit ini dalam melakukan pencatatan waktu hadir sudah menggunakan alat pencatat waktu hadir yang disebut finger print yang lebih mempermudah dalam penginputan data kehadiran pegawai ke Pa yroll System.Namun, disisi lain ada beberapa masalah yang berkaitan dengan sistem penggajian itu sendiri seperti kurangnya pengawasan dan otoritas dari manajemen sistem penggajian yang dapat menyebabkan kecurangan oleh karyawan di bagian administrasi misalnya adanya gaji karyawan yang fiktif,dan pemalsuan nominal gaji.

Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, maka penulis tertarik untuk menulis tugas akhir dengan judul “Evaluasi Sistem Penggajian Pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta”

C. PERUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, pokok permasalahan yang akan dibahas adalah ”Bagaimana Sistem dan prosedur penggajian yang diterapkan pada Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta?

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

23

D. TUJUAN PENELITIAN

Berdasarkan permasalahan yang telah dikemukakan, maka tujuan yang ingin dicapai:

1.Untuk mengetahui bagaimana sistem penggajian pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta?

2.Untuk mengidentifikasi kelemahan dan kelebihan dari sistem penggajian yang diterapkan pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta?

E. MANFAAT PENELITIAN

Manfaat yang diperoleh pada penelitian ini adalah : 1.Bagi Perusahaan

Hasil penelitian dari penulis diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan pengambilan keputusan , dan masukan dalam penyusunan kebijakan yang ada kaitannya dengan sistem penggajian.

2.Bagi kalangan akademis

Sebagai referensi, informasi dan landasan penelitian selanjutnya yang bersifat ilmiah guna mendukung upaya menjadikan generasi berikutnya yang kritis dalam menganalisis masalah.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user BAB II

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian Sistem

“Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan” (Romney dan Steinbart 2003: 2).

“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan” (Mulyadi 2001:5).

2. Pengertian Prosedur

Prosedur itu sendiri ada la h suatu uruta n kegiatan klerika l, bia sa nya melibatkan bebera pa orang da la m suatu depa rtemen atau lebih, ya ng dibuat untuk menja min pena nganan secara seraga m transa ksi

perusa ha an yang terja di berula ng-ula ng (Mulyadi 2001: 5).

3. Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem a kuntansi ada la h organisa si formulir, catatan, da n la poran ya ng dikoordinasi sedemikaia n rupa untuk menyedia kan informasi keua ngan ya ng dibutuhkan oleh ma na jemen guna memudahkan

pengelola a n perusahaa n (Mulyadi 2001: 3).

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

25

4. Pengertian Penggajian

Siklus manajemen sumber daya manusia/ penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai(Romney dan Steinbart 2003: 184).

Suatu organisasi besar, penggajian merupakan salah satu faktor penunjang keberhasilan operasi perusahaan dengan perubahan-perubahan asumsi terutama dalam dekade terakhir dengan adanya perubahan-perubahan aturan dan tingkat potongan pajak dari pemerintah, sehingga sistem penggajian tersebut juga berubah seiring perubahan-perubahan yang terjadi. Apabila terus berlanjut, sistem penggajian tersebut akan berumur panjang, maka untuk mengatasi strategi yang digunakan adalah dengan membuat garis besar dalam prosedur penggajian dan pembahasan mengenai faktor-faktor yang berpengaruh dalam perhitungan penggajian. Proses penggajian meliputi pengurangan pajak, potongan tertentu, laporan kepada pemerintah dan persyaratan untuk kepegawaian lainnya. Hubungan yang baik sangat diperlukan dalam hubungan antara pegawai atau karyawan dengan pemberi kerja, sehingga diperlukan sistem yang efisien dan efektif (Bodnar dalam Widitiarga 2005: 373).

5. Definisi Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

26

organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

6. Sistem Akuntansi Penggajian (Mulyadi 2001: 373-406).

a. Deskripsi Kegiatan

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi.

Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi, dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaan, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan.

Fungsi Keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan.

Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produksi dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.

b. Infomasi yang Diperlukan oleh Manajemen

Informasi yang dibutuhkan manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah:

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

27

1)Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu.

2)Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

3)Jumlah biaya gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.

4)Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

c. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah:

1)Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan

(skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan

dokumen-dokumern ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

2)Kartu jam hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat waktu jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

28

jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3)Daftar gaji dan upah

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.

4)Surat pernyataan gaji dan upah

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beben setiap karyawan. 5)Bukti kas keluar

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan daftar upah.

d. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah:

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

29

1) Jurnal Umum

Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.

2) Kartu harga pokok produk

Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pemesanan tertentu.

3) Kartu biaya

Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial. Kartu biaya dapat menggunakan formulir rekening dengan debit lebar (wide debet

ledger).

4) Kartu penghasilan karyawan

Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatangani nya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

30

karyawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui gaji dan upahnya sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.

e. Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah:

1) Fungsi kepegawaian

Bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan baru karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.

2) Fungsi pencatat waktu

Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatat waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

3) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah

Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

31

diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.

4) Fungsi akuntansi

Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, dan utang dana pensiun).

a) Bagian Utang

Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggungjawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.

b) Bagian Kartu Biaya

Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggungjawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

32

rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).

c) Bagian Jurnal

Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggungjawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.

5) Fungsi Keuangan

Bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukan kedalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

f. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: 1) Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor adminstrasi atau pabrik. Pencatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan mesin pencatat waktu (time

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

33

untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar gaji digunakan untuk menentukan apakah karyawan yang dapat memperoleh penuh, atau harus dipotong akibat ketidak hadiran mereka. Daftar gaji ini juga dapat digunakan utnuk menetukan apakah karyawan bekerja dirumah sakit ini dalam jam biasa atau jam lembur (overtime). Sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur (yang terkait ini umumnya bertarif diatas tarif gaji).

2) Prosedur pembuatan daftar gaji

Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.

Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh Pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar hadir dan upah.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

34

3) Prosedur distribusi gaji

Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya perhitungan harga pokok produk.

4) Prosedur pembayaran gaji

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke Bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pa y ma ster). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.

g. Unsur Pengendalian Intern

Organisasi

1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

35

Sistem Otorisasi

3) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. 4) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan

pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.

5) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

6) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. 7) Perintah lembur harus diotorisaasi oleh kapala departemen

karyawan yang bersangkutan.

8) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia. 9) Bukti kas keluar unTuk pembayaran gaji dan upah harus

diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Prosedur pencatatan

10) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan faktur gaji dan upah karyawan.

11) Tarif upah yang dicantumkan dalam katu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

36

Praktik yang Sehat

12) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.

13) Pemasukan jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

14) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum

dilakukan pembayaran.

15) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.

16) Catatan penghasilan karyawan dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

B. PEMBAHASAN

1. Sistem Penggajian pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta

Sistem penggajian yang akan penulis bahas adalah sistem penggajian untuk pegawai tetap dan pegawai kontrak. Apapun jenis pegawainya, sistem akan tetap sama baik dari dokumen yang digunakan, fungsi yang terkait, catatan akuntansi yang digunakan serta prosedurnya, yang berbeda hanya nama golongan pegawai pada slip gaji, karena semua masuk pada sistem yang sama yaitu pa yroll system.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

37

Dari peraturan rumah sakit tersebut penulis juga mengetahui hal-hal yang mempengaruhi penghitungan gaji dan pajak dari penghasilan pegawai. Dalam penghitungan gaji dan pajak dari penghasilan pegawai, rumah sakit ini sudah menggunakan softwa re pa yroll. Software ini juga mempunyai kelebihan untuk penambahan peraturan-peraturan terbaru yang berkaitan dengan pajak atas gaji maupun peraturan terkait lainnya. Salah satu komponen yang mempengaruhi penghitungan gaji dan pajak dari penghasilan pegawai adalah catatan waktu jam hadir. Dalam pencatatan waktu jam hadir pegawai, rumah sakit ini menggunakan mesin pencatat waktu kehadiran para pegawainya yang disebut Finger Print.

Pada umumnya, pembayaran gaji pada pegawai dengan memberikan gaji dalam bentuk amplop yang berisi uang tunai dan atau cek gaji. Tetapi pada rumah sakit ini, dalam pembayaran gaji para pegawainya menggunakan jasa bank berupa Autopa y System dimana Bank diberikan wewenang untuk mendebit rekening rumah sakit ini ke rekening para pegawai. Pembayaran gaji pada rumah sakit ini yang penulis teliti ada 2 (Dua) tahap, tahap pertama pembayaran gaji dan tunjangan tetap dan tahap kedua pembayaran tunjangan tidak tetap dan tunjangan lainnya. Antara tahap 1 (Satu) dan tahap 2 (Dua) prosesnya sama hanya perbedaan nama tunjangannya. Oleh karena itu penulis hanya menyajikan 1 (Satu) bagan alir. Dan akhir dari penggajian rumah sakit ini yaitu diberikannya slip gaji kepada para pegawai setelah tahap 2 (Dua) selesai. Untuk lebih jelasnya, penulis sajikan sebagai berikut:

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

38

a. Bagian yang Terkait :

1) Bagian HRD (Personalia)

a)Melakukan proses perekrutan karyawan/pemutusan hubungan kerja/perpanjangan kontrak/pengangkatan karyawan baru, perubahan tarif pembayaran dan lain sebagainya yang berhubungan dengan transaksi pegawai.

b)Menginput data-data yang berkenaan dengan karyawan ke payroll system cut off ( Nama karyawan, nomor karyawan, jumlah gaji, dll).

c)Menginput file timesheet dan alokasi gaji ke pa yroll system cut off.

2) Bagian Administrasi

Mengisi Timesheet dimulai dari tanggal 16 – 15 bulan berikutnya serta melakukan alokasi gaji tiap departemen masing-masing pegawai.

3) Bagian Pa yroll (Penggajian)

a)Menghitung jumlah pajak terhutang karyawan

b)Melakukan konfirmasi ke Bank atas Autopay terhadap penggajian

c)Meminta otorisasi pada fungsi Manager HRD dan Country Ma na ger.

4) Bagian Fina nce ( Keuangan )

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

39

2) Memutuskan kapan dilakukan Autopa y 5) Bagian Accounting ( Akuntansi)

Melakukan penjurnalan pengalokasian gaji berdasarkan departemen masing-masing pegawai.

b. Dokumen yang Digunakan:

1) File Induk Penggajian (Soft copy)

Dokumen ini berisi keputusan-keputusan mengenai

pengangkatan pegawai, kenaikan pangkat pegawai,

pemberhentian pegawai, penurunan pangkat pegawai, daftar gaji bulan sebelumnya, skorsing, perubahan bayaran, peraturan-peraturan terbaru yang berkaitan dengan pajak atas gaji maupun peraturan terkait lainnya.

2) File Waktu Hadir (Timesheet)

Dokumen ini berisi data waktu hadir para pegawai RS PKU Muhammadiyah Surakarta yang diinput dari finger print. Dari timesheet ini akan diketahui apakah pegawai akan mendapat gaji saja atau gaji dan potongan tertentu ataukah gaji dan gaji lembur.

3) File alokasi gaji (Soft copy dan ha rd copy)

Dokumen ini dibuat berdasarkan departemen masing-masing pegawai pada saat pengisian timesheet. Saat pengisian

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

40

4) File Simpanan Gaji (soft copy dan ha rd copy)

Dokumen ini berisi nama pegawai, nomer rekening, pemilik rekening dan jumlah rupiah serta tanggal dilaksanakannya pendebitan rekening rumah sakit di Bank. Dokumen ini yang kemudian akan diverifikasi dengan catatan pihak Bank.

5) Bukti Auto Debit Rekening Rumah Sakit di Bank

Dokumen ini dibuat oleh pihak Bank untuk rumah sakit ini sebagai tanda bahwa pihak Bank telah mendebit rekening rumah sakit ke rekening para pegawai. Berasal dari record bagian penggajian yang isinya sama dengan dokumen diatas yang kemudian diverifikasi dengan catatan Bank.

6) File Laporan Penggajian

File yang dihasilkan dari softwa re pa yroll, yang isinya hampir mirip dengan file simpanan gaji yaitu seperti nama pegawai, nomor pegawai, nomor rekening pegawai, jumlah gaji pegawai.

7) Payment Voucher

Dokumen ini dibuat oleh bagian penggajian, berisi nilai global dari gaji seluruh pegawai yang diotorisasi oleh Manajer HRD dan Country Manager untuk diserahkan kepada bagian keuangan dan sebagai bukti pengeluaran Bank bagi bagian keuangan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

41

8) Slip Gaji (sa la ry receipt form)

Dokumen ini serupa dengan kartu penghasilan karyawan yang dibuat dari dokumen yang dimilki bagian HRD. Slip gaji ini akan diberikan oleh bagian penggajian kepada para pegawai setelah penggajian tahap 1 selesai.

c. Catatan Akuntansi yang Digunakan:

1) Jurnal Pengeluaran Kas

Jurnal ini untuk mencatat jurnal penggajian sebesar kas yang dikeluarkan oleh bagian keuangan untuk Bank.

2) Jurnal umum

Jurnal ini untuk mencatat alokasi biaya gaji tiap departemen masing-masing pegawai.

d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

1). Prosedur Pencatatan Waktu Hadir

Dalam prosedur ini, pencatatan waktu hadir dilakukan oleh bagian Administrasi dengan menggunakan mesin pencatat waktu (finger print) dibawah pengawasan bagian HRD. Dari

finger Print bagian administrasi akan mengisi timesheet sesuai

data yang ada pada finger print. Pada tanggal 16 - 15 bulan berjalan bagian HRD menginput data timesheet ke pa yroll

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

42

system cut off . Pengisian data Timesheet ke pa yroll system cut

off yaitu selama 7 hari sebelum penggajian. 2). Prosedur Pembuatan Daftar Gaji

Pada saat pengisian timesheet juga dilakukan alokasi gaji tiap departemen masing-masing pegawai, yang kemudian akan diserahkan kepada bagian akuntansi oleh bagian penggajian. Setelah data tersebut diinput beserta file induk penggajian ke pa yroll system cut off, bagian penggajian akan melakukan penghitungan gaji dan pajak penghasilan pegawai dengan softwa re pa yroll. Dari hasil penghitungan tadi, akan diperoleh laporan penggajian yang nantinya akan dijadikan dasar pembuatan laporan simpanan gaji untuk pihak Bank. Laporan simpanan gaji tersebut berisi (Nama pegawai, no rekening, pemilik rekening dan jumlah rupiah gaji serta tanggal dilaksanakannya pendebitan rekening rumah sakit di Bank atas instruksi bagian keuangan). Setelah selesai, bagian penggajian meminta otorisasi atas laporan tersebut kepada Manajer HRD

dan Country Manager.

3). Prosedur Pembayaran gaji

Pada prosedur ini bagian yang terkait adalah bagian penggajian, bagian akuntansi, bagian keuangan dan pihak Bank. Bagian penggajian mengirim laporan tersebut diatas baik berupa

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

43

paling lambat harus diterima oleh pihak Bank 1 hari kerja sebelum tanggal penggajian. Kemudian pihak Bank melakukan verifikasi data tersebut, setelah semua data sudah cocok maka pada tanggal yang telah disebutkan dalam data tersebut, Bank akan melakukan a uto debit rekening rumah sakit dan memindahkannnya ke rekening para pegawai. Setelah proses ini selesai Bank akan memberikan bukti pendebitan tersebut kepada bagian penggajian tersebut. Bagian penggajian kemudian membuat payment voucher dan diotorisasi oleh Manajer HRD

dan Country Ma na ger. Pa yment voucher kemudian akan

diserahkan ke bagian keuangan selanjutnya bagian keuangan melakukan pencatatan jurnal yaitu Pa yroll Accrua l (Debit), Bank (Credit). Kemudian bagian penggajian akan memberikan data berupa alokasi gaji berdasarkan departemen masing-masing pegawai ke bagian akuntansi.

Bagian akuntansi kemudian akan melakukan penjurnalan atas pengalokasian gaji tersebut yaitu Biaya gaji (Debit),

Accrued (Kredit). Yang terakhir bagian penggajian membuat slip

gaji berdasarkan dokumen alokasi gaji, file penggajian, dan timesheet serta mengeprint slip gaji dan selanjutnya slip gaji ini akan di berikan ke para pegawai setelah penggajian tahap 2 (Dua) selesai.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

44

e. Unsur Pengendalian Intern

Organisasi

1) Fungsi pembuat daftar gaji terpisah dari fungsi finance ( keuangan)

2) Fungsi pencatat waktu hadir terpisah dari fungsi operasi Sistem Otorisasi

3) Rumah sakit ini memiliki file induk penggajian yang memuat informasi keputusan-keputusan mengenai pengangkatan pegawai, kenaikan pangkat pegawai, pemberhentian pegawai, penurunan pangkat pegawai, daftar gaji bulan sebelumnya, skorsing, perubahan pembayaran, dan peraturan-peraturan terbaru yang berkaitan dengan pajak atas gaji maupun peraturan terkait lainnya. Semua ini diotorisasi oleh Manajer HRD dan Country Manager.

4) Perintah kerja lembur pegawai diotorisasi oleh bagian yang berwenang, dalam hal ini adalah kepala departemen pegawai tersebut.

5) Pengisian timesheet diotorisasi oleh bagian HRD.

6) Laporan penggajian diotorisasi oleh Manajer HRD dan Country

Ma na ger.

7) Pa yment Voucher diotorisasi oleh Manajer HRD dan Country

Ma na ger.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

45

8) Laporan yang dibuat oleh bagian HRD untuk pihak bank diverivikasi oleh pihak Bank dengan catatan Pihak Bank. Praktik yang Sehat

9) Kedatangan pegawai baik pada jam kerja ataupun bukan pada jam kerja diawasi bagian HRD.

10) Pengisian timesheet diawasi oleh Manajer HRD. 11) Pelaksanaan kerja lembur pegawai diawasi oleh kepala

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

46

f. Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian

Aktivitas Harian

Bagian Administrasi Operasional Komputer Bagian HRD

Gambar 2.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian RS PKU Muhammadiyah Surakarta secara Garis Besar

Mulai Mulai Mulai

Finger Print

Perbarui Database Penggajian

Transaksi Pegawai

Perubahan bayaran, penurunan pangkat,

pengangkatan pegawai, pemberhentian,

lain-lain Alokasi

Gaji

Mengisi timesheet& pengalokasian

gaji

Timesheet File Induk

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

47

LSG: Laporan Simpanan Gaji CM: Country Manager

Gambar 2.2 Bagan Alir Operasional Komputer (Aktivitas Mingguan/Bulanan) Timesheet

Alokasi Gaji

Pa yroll System

Laporan Penggajian

File Induk Penggajian

Mulai

Membuat laporan simpanan gaji

Membuat Slip gaji Print Alokasi gaji&Slip gaji

Slip Gaji

4 Print

LSG

LSG

1

Diotorisasi Manager HRD

& CM Alokasi gaji

5 Alokasi

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

48

Pihak Bank

LSG: Laporan Simpanan Gaji

Gambar 2.3 Bagan Alir Aktivitas Pendebitan Rekening Rumah Sakit oleh Pihak Bank

LSG

LSG 1

LSG

Verification

Mendebit Rek. Rumah sakit ke Rek. Pegawai&Membuat

Bukti Pendebitan

Bukti AutoDebit

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

49

Bagian Payroll

Gambar 2.4 Bagan Alir Pencatatan Jurnal Pa yroll Accrua ll oleh Pihak Rumah Sakit

2

Membuat Pa yment Voucher

Bukti AutoDebit

Bukti AutoDebit Pa yment

Voucher

3 T

5

Pegawai

Diotorisasi Manager HRD & Country

Manager

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

50

Bagian Keuangan Bagian Akuntansi

JPK: Jurnal Pengeluaran Kas

Gambar 2.5 Bagan Alir Pencatatan Data Penggajian ke Jurnal Umum dan Jurnal Pengeluaran Kas

Alokasi Gaji

T

Jurnal Umum 4

3

Pa yment Voucher

N JPK

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

51

g. Urian Singkat Mengenai Flow Cha rt :

Tahap I

1). Bagian HRD melakukan transaksi pegawai seperti membuat keputusan-keputusan mengenai pengangkatan pegawai, kenaikan pangkat pegawai, pemberhentian pegawai, penurunan pangkat pegawai, daftar gaji bulan sebelumnya, skorsing, perubahan bayaran, peraturan-peraturan terbaru yang berkaitan dengan pajak atas gaji maupun peraturan terkait lainnya. Semua terangkum dalam file induk penggajian.

2). Bagian administrasi mengisi timesheet yang dimulai dari tanggal 16 - 15 bulan berikutnya. Saat pengisian timesheet juga dilakukan alokasi gaji tiap departemen masing-masing pegawai. Setelah selesai, kemudian diserahkan ke bagian HRD.

3). Bagian HRD pada tanggal 15 bulan berjalan menginput data

timesheet ke Pa yroll System. Pengisian data Timesheet ke

Pa yroll System yaitu selama 7 hari sebelum penggajian.

4). Berdasarkan timesheet, alokasi gaji, dan file induk penggajian bagian penggajian menghitung gaji dan pajak penghasilan pegawai. Dari kegiatan itu akan dihasilkan laporan penggajian. 5). Atas laporan tersebut selanjutnya akan dibuat laporan simpanan

gaji (Nama pegawai, nomer rekening, pemilik rekening dan jumlah rupiah serta tanggal dilaksanakannya pendebitan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

52

rekening perusahaan di Bank ) oleh bagian penggajian untuk pihak Bank.

6). Setelah selesai membuat laporan simpanan gaji, bagian penggajian meminta otorisasi kepada Manajer HRD dan

Ma na ger Country.

7). Kemudian bagian penggajian mengirim laporan tersebut diatas baik berupa soft copy ataupun ha rd copy ke pihak Bank.

8). Bank melakukan verifikasi data tersebut (apakah sudah cocok dengan catatan Bank atau tidak ).

9). Setelah semua sudah cocok, maka pada tanggal yang telah disebutkan dalam data tersebut Bank melakukan a uto debit rekening perusahaan dan memindahkannya ke rekening pegawai. 10). Setelah selesai, bank memberikan bukti pendebitan tersebut

(Bukti auto debit) ke bagian penggajian.

11). Bagian penggajian kemudian membuat pa yment voucher yang telah di otorisasi oleh Manajer HRD dan Country Ma na ger. 12). Bagian penggajian kemudian menyerahkan pa yment voucher

yang telah di otorisasi tersebut kepada bagian keuangan.

13). Bagian keuangan melakukan pencatatan jurnal Pa yroll Accrua l di debit dan Bank di Kredit pada jurnal pengeluaran kas.

14). Setelah itu bagian penggajian mamberikan data berupa alokasi gaji berdasarkan departemen masing-masing pegawai ke bagian akuntansi.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

53

15). Bagian akuntansi kemudian akan melakukan penjurnalan atas pengalokasian gaji tersebut, yaitu biaya gaji (Debit) pada Accrued (Kredit) di jurnal umum.

Tahap II

Pada tahap kedua ini prosedurnya sama dengan tahap yang pertama. 16). Setelah pembayaran gaji pada tahap II selesai, bagian penggajian

akan membuat slip gaji berdasar dokumen yang dimiliki bagian HRD dan Laporan penggajian selanjutnya mengeprint slip gaji. Yaitu berupa jumlah gaji dan potongan atas gaji, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, dan tunjangan-tunjangan lainnya.

17). Terakhir Slip gaji dibagikan kepada para pegawai oleh bagian penggajian.

2. Evaluasi Sistem Penggajian RS PKU Muhammadiyah Surakarta

Dalam hal ini akan dijelaskan mengenai evaluasi dari penulis

dalam sistem penggajian pada RS PKU Muhammadiyah

Surakarta.Batasan-batasan yang diuraikan yaitu mengenai kelemahan dan kebaikan dari sistem yang diterapkan beserta alternative lain untuk menjadikan sistem tersebut menjadi lebih baik lagi. Obyek-obyek sistem yang dievaluasi adalah Fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, jaringan prosedur yang membentuk sistem serta unsur pengendalian intern dalam sistem penggajian tersebut.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

54

a. Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian rumah sakit ini berbeda sedikit jumlah dan namanya dengan fungsi yang seharusnya. Fungsi yang terkait dalam rumah sakit ini adalah bagian HRD, bagian administrasi, bagian penggajian, bagian keuangan, dan bagian akuntansi. Hanya perbedaan nama seperti fungsi kepegawaian pada rumah sakit ini disebut dengan bagian HRD, fungsi pembuat daftar gaji disebut bagian Penggajian serta fungsi pencatat waktu hadir disebut bagian administrasi. Dalam sistem penggajian yang sesungguhnya, fungsi yang terkait harus terpisah sesuai struktur organisasi.Fungsi pencatat waktu hadir terpisah dengan fungsi pembuat daftar gaji, fungsi pembuat daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayar gaji, dan fungsi pembayar gaji terpisah dari fungsi pembuat bukti kas keluar. Sama halnya dengan fungsi yang terkait dalam rumah sakit ini. Seperti bagian pengisian timesheet (Bagian administrasi) terpisah dengan bagian penginput data timesheet ke

pa yroll system (Bagian HRD) serta terpisah dengan pembuat laporan

penggajian (Bagian penggajian). Hanya saja bagian pembuat payment voucher dan pembagian slip gaji adalah bagian yang sama yaitu bagian penggajian.

b. Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan rumah sakit ini dalam sistem penggajian sama dengan dokumen yang seharusnya digunakan dalam

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

55

sistem penggajian. Hanya saja bentuk atau sifat dan namanya yang berbeda. Dalam rumah sakit ini, mayoritas menggunakan dokumen

soft copy tetapi ada beberapa yang berupa ha rd copy. Sedangkan

perbedaan nama seperti dokumen pendukung perubahan gaji, kartu jam hadir, bukti kas keluar yang pada seharusnya disebut file induk penggajian, timsheet, pa yment voucher pada rumah sakit ini. Sayangnya pa yment voucher yang dibuat tidak bernomer dan bertanggal yang tidak bercetak. Serta ada tambahan dokumen di rumah sakit yang disebut file simpanan gaji, yaitu file berupa ha rd copy dan soft copy yang isinya nama pegawai, nomer rekening pegawai, pemilik rekening, jumlah rupiah dan tanggal dilaksanakannya pendebitan rekening rumah sakit. Beberapa file mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang, seperti perubahan data yang berkaitan pegawai diotorisasi manager HRD, pa yment

voucher dan laporan simpanan gaji untuk Bank diotorisasi oleh

manajer HRD dan Country Manager. Kecuali file alokasi gaji tidak mendapat otorisasi.

c. Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi yang digunakan.

Catatan akuntansi yang digunakan pada rumah sakit ini dalam sistem penggajiannya hanya jurnal pengeluaran kas (Jurnal penggajian) dan jurnal umum (Jurnal alokasi gaji). Sedangkan catatan akuntansi pada sistem penggajian yang seharusnya adalah kartu penghasilan karyawan, ini tidak menjadi masalah karena dari alokasi

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

56

gaji akan dibuat slip gaji. Dan biasanya yang terdapat pada slip gaji sudah termuat dalam kartu penghasilan.

d. Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem.

Dalam sistem penggajian yang sesungguhnya ada prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur pembuatan bukti kas keluar, dan prosedur pembayaran gaji. Begitu juga sama dengan prosedur penggajian yang ada pada rumah sakit ini, akan tetapi karena rumah sakit ini menggunakan finger print untuk mencatat waktu hadir pegawai, menggunakan software pa yroll untuk menghitung gaji dan pajak penghasilan pegawai dan menggunakan jasa bank berupa autopa y system dalam pembayaran gaji tentunya bagian yang melakukan, dokumen yang digunakan sedikit berbeda.. Pada prosedur pembuatan bukti kas keluar di rumah sakit ini mengenal dengan sebutan prosedur pembuatan payment voucher. Terakhir pada prosedur pembayaran gaji yang sesungguhnya hanya membuat cek atau membagikan amplop yang berisi uang tunai dan slip gaji, sedang pada rumah sakit ini prosedur pembayaran gaji yaitu dengan membuat laporan simpanan gaji untuk Bank yang kemudian akan diverivikasi dengan catatan Bank oleh Bank dan bank akan melakukan a uto debit rekening perusahaan dan memindahkannya ke rekening pegawai dan prosedur ini berakhir dengan dibagikannya slip gaji untuk para pegawai.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

57

e. Evaluasi terhadap Unsur Pengendalian Intern

Terdapat 2 (Dua) hal yang perlu dievaluasi dalam sistem penggajian yang seharusnya dilakukan oleh rumah sakit ini, yaitu: 1)Sebelum timesheet dan alokasi gaji diberikan kepada bagian HRD,

seharusnya bagian administrasi meminta otorisasi atas timesheet dan alokasi gaji tersebut kepada Manajer HRD dan Country

Ma na ger .

2)Pa yment voucher tidak bernomer cetak dan hanya bertuliskan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user BAB III TEMUAN

Berdasarkan evaluasi pembahasan mengenai sistem penggajian RS PKU Muhammadiyah Surakarta, ditemukan tentang adanya kelemahan dan kelebihan yang terdapat pada sistem penggajian pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta. Berikut kelemahan dan kebaikan sistem penggajiannya.

A. KELEBIHAN

1.Adanya mesin pencatat waktu ( finger print ) maka data waktu hadir tidak perlu diragukan lagi kevalidannya dan meniadakan kecurangan dalam catatan kehadiran pegawai.

2.Penggunakan jasa bank berupa autopa y system dapat meningkatkan efisiensi dan pengurangan biaya pemrosesan penggajian seperti pembelian, pemrosesan dan penyebaran cek kertas, amplop gaji, biaya juru bayar dan lain sebagaianya.

3.Menggunakan software payroll system sehingga lebih mudah dalam penginputan dan penghintungan gaji dan upah karyawan serta tingkat kevalidannya tinggi daripada penghitungan secara manual.

B. KELEMAHAN

1.Timesheet dan alokasi gaji tidak diotorisasi,sehingga mendorong bagian- bagian tertentu untuk berbuat curang.

2.Pa yment voucher belum bernomor urut hanya bertuliskan tanggal secara

manual,sehingga sulit dalam pengarsipannya.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user BAB IV PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan penjelasan yang telah diuraikan serta kelemahan dan kelebihan dari rumah sakit yang penulis teliti, maka penulis berkesimpuan sebagai berikut:

Sistem pengggajian pada rumah sakit yang penulis teliti secara umum sudah baik dan sejalan dengan berkembangnya teknologi. Ini bisa dilihat dengan penggunaan finger print, softwa re pa yroll, jasa Bank a utopa y system yang menghasilkan timesheet yang valid, penghitungan gaji dan pajak penghasilan pegawai yang akurat serta penghematan kas untuk penggajian.

Secara khusus juga dikatakan baik tetapi masih ada beberapa yang perlu diperbaiki seperti beberapa unsur pengendalian intern dan pengendalian pengamanan utama sistem berdasarkan komputer agar sistem penggajian di rumah sakit ini lebih baik lagi.

B. REKOMENDASI

1. Sebelum timesheet dan alokasi gaji diberikan kepada bagian HRD, seharusnya bagian administrasi meminta otorisasi atas timesheet dan alokasi gaji tersebut kepada Manajer HRD dan Country Manager .

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

sistem penggajian. Hanya saja bentuk atau sifat dan namanya yang berbeda. Dalam rumah sakit ini, mayoritas menggunakan dokumen soft copy tetapi ada beberapa yang berupa ha rd copy. Sedangkan perbedaan nama seperti dokumen pendukung perubahan gaji, kartu jam hadir, bukti kas keluar yang pada seharusnya disebut file induk penggajian, timsheet, pa yment voucher pada rumah sakit ini.

Sayangnya pa yment voucher yang dibuat tidak bernomer dan

bertanggal yang tidak bercetak. Serta ada tambahan dokumen di rumah sakit yang disebut file simpanan gaji, yaitu file berupa ha rd copy dan soft copy yang isinya nama pegawai, nomer rekening

pegawai, pemilik rekening, jumlah rupiah dan tanggal

dilaksanakannya pendebitan rekening rumah sakit. Beberapa file mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang, seperti perubahan data yang berkaitan pegawai diotorisasi manager HRD, pa yment voucher dan laporan simpanan gaji untuk Bank diotorisasi oleh manajer HRD dan Country Manager. Kecuali file alokasi gaji tidak mendapat otorisasi.

c. Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi yang digunakan.

Catatan akuntansi yang digunakan pada rumah sakit ini dalam sistem penggajiannya hanya jurnal pengeluaran kas (Jurnal penggajian) dan jurnal umum (Jurnal alokasi gaji). Sedangkan catatan akuntansi pada sistem penggajian yang seharusnya adalah kartu penghasilan karyawan, ini tidak menjadi masalah karena dari alokasi

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

gaji akan dibuat slip gaji. Dan biasanya yang terdapat pada slip gaji sudah termuat dalam kartu penghasilan.

d. Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem.

Dalam sistem penggajian yang sesungguhnya ada prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur pembuatan bukti kas keluar, dan prosedur pembayaran gaji. Begitu juga sama dengan prosedur penggajian yang ada pada rumah sakit ini, akan tetapi karena rumah sakit ini menggunakan finger print untuk mencatat waktu hadir pegawai, menggunakan software pa yroll untuk menghitung gaji dan pajak penghasilan pegawai dan menggunakan jasa bank berupa autopa y system dalam pembayaran gaji tentunya bagian yang melakukan, dokumen yang digunakan sedikit berbeda.. Pada prosedur pembuatan bukti kas keluar di rumah sakit ini mengenal dengan sebutan prosedur pembuatan payment voucher. Terakhir pada prosedur pembayaran gaji yang sesungguhnya hanya membuat cek atau membagikan amplop yang berisi uang tunai dan slip gaji, sedang pada rumah sakit ini prosedur pembayaran gaji yaitu dengan membuat laporan simpanan gaji untuk Bank yang kemudian akan diverivikasi dengan catatan Bank oleh Bank dan bank akan melakukan a uto debit rekening perusahaan dan memindahkannya ke rekening pegawai dan prosedur ini berakhir dengan dibagikannya slip gaji untuk para pegawai.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

e. Evaluasi terhadap Unsur Pengendalian Intern

Terdapat 2 (Dua) hal yang perlu dievaluasi dalam sistem penggajian yang seharusnya dilakukan oleh rumah sakit ini, yaitu: 1)Sebelum timesheet dan alokasi gaji diberikan kepada bagian HRD,

seharusnya bagian administrasi meminta otorisasi atas timesheet dan alokasi gaji tersebut kepada Manajer HRD dan Country Ma na ger .

2)Pa yment voucher tidak bernomer cetak dan hanya bertuliskan tanggal yang masih ditulis tangan.

commit to user

BAB III TEMUAN

Berdasarkan evaluasi pembahasan mengenai sistem penggajian RS PKU Muhammadiyah Surakarta, ditemukan tentang adanya kelemahan dan kelebihan yang terdapat pada sistem penggajian pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta. Berikut kelemahan dan kebaikan sistem penggajiannya.

A. KELEBIHAN

1.Adanya mesin pencatat waktu ( finger print ) maka data waktu hadir tidak perlu diragukan lagi kevalidannya dan meniadakan kecurangan dalam catatan kehadiran pegawai.

2.Penggunakan jasa bank berupa autopa y system dapat meningkatkan efisiensi dan pengurangan biaya pemrosesan penggajian seperti pembelian, pemrosesan dan penyebaran cek kertas, amplop gaji, biaya juru bayar dan lain sebagaianya.

3.Menggunakan software payroll system sehingga lebih mudah dalam penginputan dan penghintungan gaji dan upah karyawan serta tingkat kevalidannya tinggi daripada penghitungan secara manual.

B. KELEMAHAN

1.Timesheet dan alokasi gaji tidak diotorisasi,sehingga mendorong bagian- bagian tertentu untuk berbuat curang.

2.Pa yment voucher belum bernomor urut hanya bertuliskan tanggal secara manual,sehingga sulit dalam pengarsipannya.

commit to user

BAB IV PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan penjelasan yang telah diuraikan serta kelemahan dan kelebihan dari rumah sakit yang penulis teliti, maka penulis berkesimpuan sebagai berikut:

Sistem pengggajian pada rumah sakit yang penulis teliti secara umum sudah baik dan sejalan dengan berkembangnya teknologi. Ini bisa dilihat dengan penggunaan finger print, softwa re pa yroll, jasa Bank a utopa y system yang menghasilkan timesheet yang valid, penghitungan gaji dan pajak penghasilan pegawai yang akurat serta penghematan kas untuk penggajian.

Secara khusus juga dikatakan baik tetapi masih ada beberapa yang perlu diperbaiki seperti beberapa unsur pengendalian intern dan pengendalian pengamanan utama sistem berdasarkan komputer agar sistem penggajian di rumah sakit ini lebih baik lagi.

B. REKOMENDASI

1. Sebelum timesheet dan alokasi gaji diberikan kepada bagian HRD, seharusnya bagian administrasi meminta otorisasi atas timesheet dan alokasi gaji tersebut kepada Manajer HRD dan Country Manager .

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

2. Menindak tegas para pegawai yang melanggar peraturan di rumah sakit

dengan memberikan surat peringatan dan jika perlu di skorsing sementara waktu.