Pengendalian Intern atas Penerimaan Kas

Adapun fungsi dari kas sebagai berikut yaitu: 1. Sebagai alat tukar atau alat bayar dalam jumlah besarkecil. 2. Alat yang diterima sebagai setoran oleh bank sebesar nilai nominalnya. 3. Kas juga digunakan untuk investasi baru dalam aktiva tetap. Menjaga kas agar tetap aman maka perusahaan perlu membuat sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, untuk mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Karakteristik dari suatu pengendalian kas adalah: 1. Menetapkan tanggung jawab dan tugas secara khusus dalam menangani penerimaan dan pengeluaran kas. 2. Mengadakan pemisahan terhadap penanganan dan pencatatan penerimaan kas. 3. Mengadakan audit internal pada selang waktu tertentu, terutama pemeriksaan terhadap keadaan kas perusahaan. 4. Memilih dan Menetapkan karyawan yang jujur dalam memegang kas perusahaan.

C. Pengendalian Intern atas Penerimaan Kas

Melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan, perusahaan harus mengendalikan kas mulai dari diterimanya hingga disetorkan ke bank. Prosedur semacam ini disebut pengendalian preventif. Prosedur yang dirancang untuk mendeteksi pencurian atau penyalahgunaan kas disebut pengendalian detektif. Universitas Sumatera Utara Dalam pengertian tertentu, pengendalian detektif juga bersifat preventif mencegah karena para karyawan akan berupaya menghindarkan pencurian atau penyalah gunaan bila mereka mengetahui bahwa hal semacam itu kemungkinan besar mereka akan tertangkap. Pembuatan dan pemeliharaan sistem pengendalian internal adalah kewajiban pihak manajemen yang penting. Aspek mendasar dari tanggung jawab penyediaan informasi pihak manajemen adalah untuk memberikan jaminan yang wajar bagi pemegang saham bahwa perusahaan dikendalikan dengan baik. Selain itu, pihak manajemen tanggung jawab untuk melengkapi pemegang saham serta calon investor dengan informasi keuangan yang andal secara tepat waktu. Sistem pengendalian internal yang memadai penting bagi pihak manajemen untuk melakukan kewajiban ini. Hall 2007:97. Salah satu tugas pimpinan perusahaan adalah harus mampu mengawasi secara keseluruhan kegiatan perusahaan yang dipimpinnya, tidak terkecuali kas yang dimiliki perusahaan tersebut. Kegiatan ini sangat penting namun cukup sulit untuk melaksanakannya karena aktivitas perusahaan yang semakin berkembang. Sehubungan dengan hal tersebut maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memerlukan adanya sistem pengendalian intern kas, karena kas merupakan komponen yang paling penting didalam melaksanakan aktivitas usahanya. Disamping itu kas juga merupakan aktiva yang paling mudah diselewengkan. D. Prosedur Penerimaan Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan Universitas Sumatera Utara penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem terkomputerisasi. Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara lebih rinci meliputi: 1. Setoran SPP Mahasiswa ke Biro Rektor. 2. Pihak Fakultas mengirimkan rencana anggaran ke Biro Rektor. 3. Setelah diteliti, pihak Biro akan menyetujui rencana anggaran tersebut. 4. Pihak Biro mengirimkan cek kepada Fakultas Ekonomi USU yang nilainya sesuai dengan anggaran yang diajukan sebelumnya. 5. Fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uangcek. 6. Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah cek yang diterima dari Birek. 7. CekDana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas Bagian Keuangan Fakultas untuk membiayai semua kebutuhankegiatan operasional Fakultas. 8. Bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian cekdana tersebut. 9. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan diserahkan kepada Biro Rektor setiap bulannya sebagai pertanggungjawaban fakultas. 10. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke Biro Rektor. Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi USU adalah Laporan Realisasi Anggaran yaitu laporan yang Universitas Sumatera Utara menyajikan informasi realisasi, pendapatan, dan pembiayaan fakultas dalam suatu periode tertentu. Jenis-jenis penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersumber dari: 1. Mahasiswa, berupa kewajiban pembayaran uang kuliah untuk program studi S1 reguler maupun mandiri, Diploma III, Ekstensi, dll. 2. Sumbangan pribadi. 3. Sumbangan Instansiperusahaan. Namun dalam Tugas Akhir ini penulis hanya membahas lebih dalam mengenai prosedur penerimaan kas yang berasal dari SPP Mahasiswa. Karena sumber inilah yang lebih bersifat rutin. Prosedur penerimaan kas dalam fakultas perlu dirancang sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat dan tidak diterimanya uang yang seharusnya diterima dapat dikurangi menjadi sekecil mungkin. Prosedur penerimaan kas perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Terdapat pemisahan tugas antara yang menyimpan, menerima, dan mencatat penerimaan uang. b. Setiap penerimaan uang langsung disetor ke bank sebagaimana adanya. Untuk dapat memenuhi prinsip-prinsip pengendalian intern dalam hal penerimaan kas perlu pemisahan fungsi seperti pemisahan antara fungsi penerimaan uang, pencatatannya, penyimpanan kas serta yang melakukan rekonsiliasi bank. Unsur pengendalian intern penerimaan kas yang sehat menurut Mulyadi Universitas Sumatera Utara 2001:60 untuk organisasi, sistem otoritas dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat adalah: a. fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan, b. fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi, c. debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan giro bilyet, d. fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piuatang yang harus ditagih yang disebut fungsi akuntansi, e. pengkreditan rekening pembantu piuatang oleh fungsi akuntansi bagian piutang harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur, f. hasil perhitungan kas direkam dalam berita cara perhitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera, g. para penagih dan kasir harus diasuransikan, h. kas dalam perjalanan baik yang ada ditangan kasa maupun ditangan penagih perusahaan harus diasuransikan cash-in-safe dan cash-in-transit insurance. Universitas Sumatera Utara Prosedur Penerimaan Kas Setelah disetujui Gambar 3.1 : Prosedur Penerimaan Kas Pada Fakultas Ekonomi USU Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU 2007- 2008 Setoran SPP Mahasiswa Biro Rektor USU Fakultas Mengajukan Rencana Anggaran Mengirimkan Cek Fakultas Ekonomi USU Melampirkan Bukti Penerimaan cek Mencatat di Buku Besar Keuangan Fakultas Pengelolaan Dana Oleh Fakultas Pembukuan Realisasi Anggaran Biro Rektor USU Universitas Sumatera Utara

E. Pengendalian Intern atas Pengeluaran Kas