Adapun fungsi dari kas sebagai berikut yaitu: 1.
Sebagai alat tukar atau alat bayar dalam jumlah besarkecil. 2.
Alat yang diterima sebagai setoran oleh bank sebesar nilai nominalnya. 3.
Kas juga digunakan untuk investasi baru dalam aktiva tetap. Menjaga kas agar tetap aman maka perusahaan perlu membuat sistem
pengendalian intern. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan
organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, untuk mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Karakteristik dari suatu pengendalian kas adalah: 1.
Menetapkan tanggung jawab dan tugas secara khusus dalam menangani penerimaan dan pengeluaran kas.
2. Mengadakan pemisahan terhadap penanganan dan pencatatan penerimaan
kas. 3.
Mengadakan audit internal pada selang waktu tertentu, terutama pemeriksaan terhadap keadaan kas perusahaan.
4. Memilih dan Menetapkan karyawan yang jujur dalam memegang kas
perusahaan.
C. Pengendalian Intern atas Penerimaan Kas
Melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan, perusahaan harus mengendalikan kas mulai dari diterimanya hingga disetorkan ke bank. Prosedur
semacam ini disebut pengendalian preventif. Prosedur yang dirancang untuk mendeteksi pencurian atau penyalahgunaan kas disebut pengendalian detektif.
Universitas Sumatera Utara
Dalam pengertian tertentu, pengendalian detektif juga bersifat preventif mencegah karena para karyawan akan berupaya menghindarkan pencurian atau
penyalah gunaan bila mereka mengetahui bahwa hal semacam itu kemungkinan
besar mereka akan tertangkap.
Pembuatan dan pemeliharaan sistem pengendalian internal adalah kewajiban pihak manajemen yang penting. Aspek mendasar dari tanggung
jawab penyediaan informasi pihak manajemen adalah untuk memberikan jaminan yang wajar bagi pemegang saham bahwa perusahaan dikendalikan
dengan baik. Selain itu, pihak manajemen tanggung jawab untuk melengkapi pemegang saham serta calon investor dengan informasi
keuangan yang andal secara tepat waktu. Sistem pengendalian internal yang memadai penting bagi pihak manajemen untuk melakukan kewajiban
ini. Hall 2007:97.
Salah satu tugas pimpinan perusahaan adalah harus mampu mengawasi secara keseluruhan kegiatan perusahaan yang dipimpinnya, tidak terkecuali kas
yang dimiliki perusahaan tersebut. Kegiatan ini sangat penting namun cukup sulit untuk melaksanakannya karena aktivitas perusahaan yang semakin berkembang.
Sehubungan dengan hal tersebut maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memerlukan adanya sistem pengendalian intern kas, karena kas
merupakan komponen yang paling penting didalam melaksanakan aktivitas usahanya. Disamping itu kas juga merupakan aktiva yang paling mudah
diselewengkan. D. Prosedur Penerimaan Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi serangkaian proses pencatatan,
pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan
Universitas Sumatera Utara
penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem terkomputerisasi.
Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara lebih rinci meliputi:
1. Setoran SPP Mahasiswa ke Biro Rektor.
2. Pihak Fakultas mengirimkan rencana anggaran ke Biro Rektor.
3. Setelah diteliti, pihak Biro akan menyetujui rencana anggaran tersebut.
4. Pihak Biro mengirimkan cek kepada Fakultas Ekonomi USU yang
nilainya sesuai dengan anggaran yang diajukan sebelumnya. 5.
Fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uangcek. 6.
Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah cek yang diterima dari Birek.
7. CekDana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas Bagian Keuangan
Fakultas untuk membiayai semua kebutuhankegiatan operasional Fakultas.
8. Bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian cekdana tersebut.
9. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan
diserahkan kepada Biro Rektor setiap bulannya sebagai
pertanggungjawaban fakultas. 10.
Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke Biro Rektor.
Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi USU adalah Laporan Realisasi Anggaran yaitu laporan yang
Universitas Sumatera Utara
menyajikan informasi realisasi, pendapatan, dan pembiayaan fakultas dalam suatu periode tertentu.
Jenis-jenis penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersumber dari:
1. Mahasiswa, berupa kewajiban pembayaran uang kuliah untuk program
studi S1 reguler maupun mandiri, Diploma III, Ekstensi, dll. 2.
Sumbangan pribadi. 3.
Sumbangan Instansiperusahaan. Namun dalam Tugas Akhir ini penulis hanya membahas lebih dalam
mengenai prosedur penerimaan kas yang berasal dari SPP Mahasiswa. Karena sumber inilah yang lebih bersifat rutin.
Prosedur penerimaan kas dalam fakultas perlu dirancang sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat dan tidak diterimanya uang yang seharusnya
diterima dapat dikurangi menjadi sekecil mungkin. Prosedur penerimaan kas perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Terdapat pemisahan tugas antara yang menyimpan, menerima, dan
mencatat penerimaan uang. b.
Setiap penerimaan uang langsung disetor ke bank sebagaimana adanya. Untuk dapat memenuhi prinsip-prinsip pengendalian intern dalam hal
penerimaan kas perlu pemisahan fungsi seperti pemisahan antara fungsi penerimaan uang, pencatatannya, penyimpanan kas serta yang melakukan
rekonsiliasi bank. Unsur pengendalian intern penerimaan kas yang sehat menurut Mulyadi
Universitas Sumatera Utara
2001:60 untuk organisasi, sistem otoritas dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat adalah:
a. fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi
penerimaan, b.
fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi, c.
debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan giro bilyet,
d. fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piuatang
yang harus ditagih yang disebut fungsi akuntansi, e.
pengkreditan rekening pembantu piuatang oleh fungsi akuntansi bagian piutang harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari
debitur,
f. hasil perhitungan kas direkam dalam berita cara perhitungan kas dan
disetor penuh ke bank dengan segera, g.
para penagih dan kasir harus diasuransikan, h.
kas dalam perjalanan baik yang ada ditangan kasa maupun ditangan penagih perusahaan harus diasuransikan cash-in-safe dan cash-in-transit
insurance.
Universitas Sumatera Utara
Prosedur Penerimaan Kas
Setelah disetujui
Gambar 3.1 : Prosedur Penerimaan Kas Pada Fakultas Ekonomi USU Sumber
: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU 2007- 2008
Setoran SPP Mahasiswa
Biro Rektor USU Fakultas Mengajukan
Rencana Anggaran
Mengirimkan Cek
Fakultas Ekonomi
USU Melampirkan Bukti
Penerimaan cek Mencatat di Buku Besar
Keuangan Fakultas
Pengelolaan Dana Oleh
Fakultas Pembukuan
Realisasi Anggaran Biro Rektor
USU
Universitas Sumatera Utara
E. Pengendalian Intern atas Pengeluaran Kas