3.3.2 Identifikasi Permasalahan
Identifikasi masalah merupakan langkah pertama untuk melakukan analisa sistem. PT Sucofindo memiliki kurang lebih 81 produk jasa, dan permasalahan
penelitian ini, cenderung menangani jasa di bidang inspeksi komersial. Saat ini pada PT Sucofindo dalam menangani proses order hanya memiliki bentuk transaksi harian,
belum ada laporan yang informatif dan laporan dokumen pendukung untuk bagian top management
Kasubid PTK, bentuk transaksi harian masih berupa rekapitulasi penerbitan order dan rekapitulasi penerbitan invoice.
Document Flow merupakan bagan yang menunjukkan aliran atau arus dokumen
dari satu bagian ke bagian yang lain di dalam sistem secara logika. Document flow juga menggambarkan tiap-tiap bagian organisasi yang terlibat dalam pengolahan dokumen
di dalam tiap-tiap proses. Namun, proses yang digambarkan dalam document flow adalah proses manual atau proses yang selama ini dikerjakan PT Sucofindo tanpa
adanya sebuah sistem yang membantu menangani proses tersebut. Proses bisnis
tersebut akan dijelaskan pada document flow yang dapat dilihat pada Gambar 3.1.
3.3.3 Analisis Profil Company Inspeksi
PT Superintending Company of Indonesia PT Sucofindo bergerak di bidang inspeksi komersial, audit proyek, pengujian proyek, analisa laboratorium,
layanan sertifikasi proyek, dan layanan pelatihan proyek. Kegiatan inspeksi dan audit krusial diperlukan untuk melindungi seluruh pihak yang berhubungan dalam
suatu transaksi, misalnya untuk memastikan kualitas dan standar teknis suatu produkjasa telah terpenuhi, atau memastikan kemampuan dan kapasitas calon
pemasok. PT Sucofindo menyediakan layanan inspeksi kualitas dan kuantitas produk, mulai dari komoditas pertanian, kehutanan, kelautan dan perikanan, pangan olahan,
industri, pertambangan,
minyak dan
gas, hingga produk konsumen.
Pada gambar 3.1 akan menggambarkan aliran dokumen status order yang selama ini terjadi pada PT Sucofindo. Secara umum ada empat bagian atau entitas dalam aliran
dokumen ini dengan proses yang dilakukan satu bagian yaitu masuk entitas pengguna yang meliputi Kasubid Pemberi Tugas Kerja PTK, PTK, Admin dan Operasi.
Doc Flow Status Order Pada SUCOFINDO Cabang Surabaya Pelanggan
Administrasi Petugas Lapangan
P ha
se Mulai
Surat Permintaan
Order Surat
Permintaan Order
Disposisi Surat Permintaan
Order Surat
Permintaan Order
Pembuatan Transaksi Order
Perencanaan Penugasan
Surat Tugas Pencatatan
HPL
Draft Sertifikat
Selesai Transaksi Order
Hasil Pemeriksaan Lapangan HPL
Pembuatan Sertifikasi
Verifikasi Draft Sertifikat
Terverifikasi Cetak
Sertifikat Pembuatan
Invoising Draft Invoice
Verifikasi Draft Invoice
Terverifikasi Cetak
Invoice 1
1
2 2
Gambar 3.1 Document Flow Status Order
3.3.4 Kebutuhan Pengguna
Kategori