bersifat kreatif tesebut meliputi : a.
Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan dengan lengkap b.
Membuat nama-nama tamu yang sering berkunjung. c.
Meningkatkan pengetahuan, kepribadian dan kecakapan. d.
Efisiensi kerja meliputi perencanaan kerja dan pengelolaan waktu e.
Mengatur dan menyediakan perlengkapan, alat-alat kerja dan ruang kerja f.
Mengirim ucapan kepada klien g.
Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja.
Dalam hal ini, sekretaris dekan sangatlah benar-benar menjalankan tugasnya seperti layaknya tugas asli sekretaris. Karena setiap hari sekretaris dekan rutin untuk
menyusun dan membuat surat yang diperlukan oleh dekan dan menerima tamu dan melayani tamu yang ada keperluan yang menyangkut tentang dekan,baik menyangkut
hubungan dekan dengan pihak internal di kegiatan public relation maupun ke pihak internal fakultas dan universitas.
Sekretaris dekan juga cepat tanggap dalam instruksi yang diberikan oleh dekan dan sangat kreatif dalam menjalankan tugas,tanpa diminta dan disuruh oleh dekan,
sekretaris dekan sudah berinisiatif sendiri untuk menyusun daftar nama,mengatur segala sesuatunya dan menyediakan perlengkapan.
E. Etika Profesi Sekretaris
Secara umum etika diartikan sebagai aturan perilaku, adat kebiasaan manusia
Universitas Sumatera Utara
dalam pergaulan yang menegaskan mana yang baik dan yang buruk. Sedangkan etika profesi adalah segala sesuatu yang dibuat dan diterapkan oleh sekelompok orang yang
menjalankan suatu kegiatan atau profesi tertentu yang bertujuan untuk membangun dan menjaga kepercayaan dari masyarakat dan juga nama baik dari profesi tersebut
Perkembangan etika profesi :http:rizal.blog.undip.ac.id
Etika profesi sekretaris adalah norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah yang berupa batasan ataupun syarat yang dibuat dan harus diterapkan serta dihayati oleh
sekretaris dalam menjalankan profesinya dengan tujuan agar para sekretaris dapat bekerja sesuai aturan dan menjaga nama baik profesi Faulina 2008 : 7. Hal-hal yang
termasuk kedalam etika profesi sekretaris :
.
Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit professional
tersebut. Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit professional tersebut ada kesadaran kuat untuk
mengindahkan etika profesi pada saat mereka ingin memberikan jasa keahlian profesi kepada masyarakat yang memerlukannya.
1. Tanggung jawab
2. Setia
3. Jujur
4. Dedikasi
Menurut pengamatan penulis, sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU telah menunjukkan etika profesi sekretaris melalui sifat-sifat yang dimiliki. Sekretaris
Universitas Sumatera Utara
memiliki sifat setia terhadap pekerjaan sesuai dengan uraian tugas yang ditetapkan dan mampu menyampaikan surat kepada bagian yang dituju. Selain itu sekretaris juga
mampu menunjukkan sifat-sifat baik kepada lingkungan organisasi yang dapat mencerminkan dirinya sebagai seorang sekretaris seperti ramah, bertutur kata dengan
baik dan sopan, sabar, berhati-hati dalam bekerja, memiliki penampilan diri yang indah dipandang, pandai bergaul, menjaga sikap dalam berperilaku dan mempunyai
perhatian terhadap pekerjaannya. Melihat pentingnya tugas sekretaris sehingga memerlukan kreatifitas yang
cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris untuk menjadi sekretaris professional. Syarat-syarat tersebut antara lain:
1. Sikap Kepribadian
Sikap Kepribadian sekretaris meliputi : a.
Kemampuan untuk berbicara dan mengemukakan ide-ide b.
Mempergunakan perbendaharaan kata-kata yang sesuai dengan kondisi c.
Memiliki kesehatan yang baik d.
Menjaga kebersihan dan kepribadian diri
2. Sikap Kebiasaan dan Tingkah Laku
Tugas sekretaris tidak hanya berhubungan kepada pimpinan dan karyawan kantor saja, namun sekretaris akan banyak berhubungan dengan relasi bisnis dari
pimpinan atau pejabat dari kantor lain. Oleh sebab itu diperlukan sikap, kebiasaan dan tingkah laku yang baik dari sekretaris. Adapun sikap, kebiasaan dan tingkah laku
Universitas Sumatera Utara
sekretaris yang harus dimiliki meliputi : a.
Sigap Yaitu bersedia dan siapmendengarkan pengarahan,petunjuk, instruktur pimpinan,
dan pembicaraan rekan-rekan sekerja, menunjukan sikap tanggap, dan mau menerima dan dapat mengerti tentang apa yang mereka katakan serta memahami
suasana pembicaraan mereka. b.
Semangat dan penuh pertimbangan sebelum melakukan tindakan Harus semangat dalam hidup dan bekerja, karena yakin akan makna dan tujuannya
dan selalu melakukan pertimbangan terlebih dahulu sebelum bertindak. c.
Sopan Bersikap hormat kepada siapa saja, termasuk pandai menanggapi orang lain.
d. Rendah hati
Bersikap rendah hati, bersedia menerima pujian, tetapi juga bersedia menerima koreksi dan kritik. Pujian menjadi daya dorong untuk menjadi lebih baik. Koreksi
dan kritik dapat menjadi catatan, bahwa masih ada hal yang perlu diperbaiki dan disempurnakan.
e. Memiliki tenggang rasa
Setiap orang mengharapkan kesabaran, kebaikan, belas kasihan orang lain. Sifat toleran.tenggang rasa adalah sifat mau memperhitungkan kelemahan, kekurangan,
dan ketidaksempurnaan orang lain. f.
Menyenangkan dan memiliki rasa humor. Berbekal sifat humor orang tidak mudah kehilangan perspektif, pandangan, dan
Universitas Sumatera Utara
arah ke depan yang lebih jauh. Dengan melihat segi lain yang lucu, lebih positif mencegah orang menjadi putus asa.
3. Kecakapan Pribadi
Kecakapan pribadi tersebut antara lain dapat berupa kemampuan dalam mengadakan hubungan antar manusia human relation. Sekretaris perlu mempunyai
kemampuan dalam membina hubungan antar manusia karena sekreatris sehari-hari tidak hanya berhubungan pimpinan dan para karyawan kantor, tetapi juga dengan
individu-individu yang mempunyai sifat dan kepentingan berbeda. Adapun hal-hal yang perlu dilakukan oleh sekretaris untuk menjaga
profesionalitasnya adalah : a.
Selalu menilai atau mengevaluasi hasil pekerjaannya, baik pekerjaan pribadi maupun bawahannya
b. Memelihara mutu pekerjaan dan kelancaran pekerjaan, terutama bawahan secara
organisator c.
Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang d.
Memperhatikan setiap instruksi pimpinan e.
Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak f.
Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan konsentrasi g.
Mampu menanggulangi hambatan-hambatan dalam penyelesaian pekerjaan
Dalam melaksanakan peran dan tanggung jawabnya sekretaris Dekan Fakultas
Universitas Sumatera Utara
Ekonomi USU harus mememiliki kemampuan dan keahlian yang tinggi serta pengetahuan yang cukup luas mengingat Fakultas Ekonomi USU adalah lembaga
pendidikan terkemuka yang telah menghasilkan orang-orang yang memiliki kualitas baik dalam bidang ekonomi. Agar selalu meningkatkan pengetahuan umum,
sekretaris Dekan terus melakukan pengembangan terhadap wawasan yang dimiliki seperti menulis artikel, membaca majalah, buku atau artikel yang dapat menambah
pengetahuan serta mengikuti seminar ataupun pelatihan yang dapat meningkatkan kualitas kerja.
Di dalam Fakultas Ekonomi terdapat dua orang sekretaris yang bertanggung jawab langsung kepada Dekan. Masing-masing skretaris mendapat pembagian tugas.
Sekretaris I bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan kegiatan public relation atau menyangkut hubungan Dekan ke pihak internal,
sedangkan sekretaris II bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Dekan dengan pihak
internal fakultas dan universitas. Sebenarnya tidak ada syarat tertulis mengenai syarat-syarat khusus yang harus
dimiliki oleh sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU, namun saat ini sekretaris yang menduduki posisi sekretaris Dekan tersebut memiliki pendidikan masing-
masing S-1 dan S-2. Sedangkan ketrampilan khusus yang dimiliki oleh sekretaris adalah mampu berbahasa Inggris baik secara lisan dan tulisan, karena sekretaris akan
membantu Dekan dalam menangani tugas public relation nya, menguasai Teknologi Informasi, memiliki pengetahuan dan wawasan yang cukup luas, memahami tugas-
Universitas Sumatera Utara
tugas perkantoran, dan yang paling penting sesuai dengan yang dibutuhkan Dekan, karena perekrutan dilakukan berdasarkan hasil wawancara langsung dengan Dekan.
Kualitas sekretaris Dekan yang ada saat ini tidak perlu diragukan lagi, karena saat ini salah satu sekretaris Dekan telah menjadi staf pengajar pada Fakultas Ekonomi USU.
Ditambah lagi dengan pengalaman kerja yang cukup baik yaitu pernah bekerja di salah satu perusahaan telekomunikasi terkemuka di Jakarta menjadi sekretaris
memiliki kemampuan dan keterampilan yang baik. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU pada dasarnya sudah sangat baik
dalam menjalankan profesinya, karena sudah sesuai dengan prinsip kerja sekretaris. Tetapi ada juga kendala yang kurang memuaskan, Misalnya, seperti kurang
perdulinya atau kurang tanggapnya Sekretaris Dekan terhadap mahasiswa yang ada keperluan yang berhubungan di sekretaris Dekan. Contoh : meminta stempel,
meminta tanda tangan . Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU harus mampu menunjukkan
etikanya sebagai sekretaris melalui sifat setia, bertanggung jawab, sopan santun, pandai bergaul dan ramah kepada setiap orang. Jadi, yang harus selalu diperhatikan
adalah sekretaris harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya agar dapat terus membantu Dekan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dekan Fakultas
Ekonomi USU adalah orang penting yang memiliki beragam aktivitas yang selalu berhubungan dengan orang banyak, maka sekretaris Dekan dituntut untuk cepat,
sigap dan tanggap situasi mengikuti tugas Dekan. Karena tidak ada waktu lagi untuk menjelaskan secara rinci apa saja yang harus dikerjakan. Sekretaris harus selalu
Universitas Sumatera Utara
meningkatkan dan membantu segala pekerjaan yang berpegang pada profesionalitas. Sekretari harus terampil dan teliti untuk menangani segala sesuatu yang terkadang
terabaikan oleh pimpinan. Karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja kearah satu tujuan untuk mencapai tujuan organisasi.
F. Pelaksanaan Etika Sekretaris Dekan
