Pelaksanaan Etika Profesi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisinis Universitas Sumatera Utara

DAFTAR PUSTAKA

Faulina. 2008.Hand Out Etika Profesi. Politeknik Negeri Medan.

Ratnawati, Eti dan Sunarto.2006. Sekretaris Profesional.Yogyakarta: Penerbit Aditya Media.

Rizal.2009. Perkembangan Etika Profesi

.Semarang:

Rudito, Bambang. 2007. Etika Bisnis. Bandung : Rekayasa Sians http://rizal.blog.undip.ac.id

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia

Sugondo, Dandi. 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Edisi 3. Jakarta.

Wursanto, Ignatus. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Penerbit Andi

A. Pengertian Etika dan Profesi

Etika berasal dari bahasa Yunani, yaitu “ethicos” yang berarti wakat kesusilaan, kebiasaan (custom), karakter (character) atau adat. Dengan demikian menurut pengertian yang asli, yang dikatakan baik itu apabila sesuai dengan masyarakat. Kemudian lambat laun pengertian ini berubah, bahwa etika adalah suatu ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik. Etika akan berkaitan dengan konsep yang dimiliki oleh individu ataupun kelompok untuk menilai apakah tindakan-tindakan yang telah dikerjakannya itu salah atau benar, buruk atau baik. Etika bagi seseorang terwujud dalam kesadaran moral yang memuat keyakinan benar dan tidak atas sesuatu.

Perasaan yang muncul bahwa ia akan salah bila melakukan sesuatu yang diyakininya tidak benar berdasarkan norma-norma moral dan perasaan self-respect (menghargai diri) bila ia meninggalkannya. Etika kerja bertujuan untuk mengatur tata krama aktifitas karyawan agar mencapai tingkat efisiensi dan produktivitas yang maksimal, sehingga akan diperoleh sekretaris yang benar-benar sekretaris yaitu mereka yang mampu menumbuhkan citra (image) yang baik dan menyenangkan dan bukan saja dari atasannya, tetapi juga citra dari seluruh pimpinan perusahaan.

Etika dapat dibedakan menjadi 3(tiga) macam, yaitu sebagai berikut :

1. Etika sebagai ilmu, yang merupakan kumpulan tentang kebijakan,tentang

penilaian dari perbuatan seseorang.

2. Etika dalam arti perbuatan, yaitu perbuatan kebajikan. Misalnya seseorang dikatakan etis apabila orang itu telah berbuat kebajikan.

3. Etika sebagai filsafat, yang mempelajari pandangan-pandangan, persoalan-persoalan yang berhubungan dengan masalah kesulitan.

Menurut Wursanto (2004:20) Profesi diartikan sebagai pekerjaan yang memerlukan pendidikan lanjut dalam bidang sains dan teknologi yang digunakan sebagai bahan dasar untuk mengiplemenatasi dalam berbagai kegiaatan yang bermanfaat. Profesi adalah suatu bidang kegiatan yang dijalankan oleh seseorang dan merupakan sumber nafkah bagi dirinya (Perkembangan etika profesi :http://www.sms-anda.com http://rizal.blog.undip.ac.id). Meskipun lazimnya profesi dikaitkan dengan tarap lulusan akademi / universitas, suatu profesi tidak mutlak harus dijalankan oleh seorang sarjana.Aplikasinya mencakup aspek-aspek yang lebih bersifat mental dari pada yang bersifat manual work. Pekerjaan yang sudah menjadi profesi akan senantiasa menggunakan teknik dan prosedur yang berpijak pada landasan intelektual yang harus dipelajari secara terus- menerus, berencana, dan kemudian secara langsung digunakan demi kemaslahatan (kepentingan atau faedah ) orang lain. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kata profesi berarti pekerjaan (kamus besar bahasa Indonesia :

B. Pengertian Sekretaris

Ditinjau dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum yang dalam Bahasa Latin berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata secretaries dalam Bahasa Prancis, secretary dalam Bahasa Inggris dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam Bahasa Belanda. Kata sekretaris dalam Bahasa Indonesia diperkirakan diambil dari Bahasa Belanda.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, sekretaris adalah seseorang atau pegawai pengurus yang deserahi pekerjaan tulis menulis atau disebut juga penulis atau panitera. Dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyimpan korespondensi, menerima tamu-tamu.

Menurut Braum dan Portugal (Wursanto 2004:1), sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan korespondensi, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas kepala.

Menurut Fowler (Wursanto 2004:1) sekretaris adalah:

1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi,

pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah rahasia lainnya.

2. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan untuk perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat terutama yang berurusan dengan perusahaannya.

Maka dapat disimpulkan sekretaris adalah orang yang bertugas untuk membantu pimpinan alam pelaksanaan tugas-tugas pimpinan secara efektif dalam

bidang tata usaha. Namun, seiring dengan perkembangan dunia bisnis, sekretaris dituntut untuk tidak hanya membantu tugas pimpinan dalam urusan korespendensi, tulis-menulis, dan menyimpan warkat namun juga membantu pimpinan dalam melakukan tugas aktifitas manajemen lainnya.

Ada juga istilah sekretariat, yaitu tempat atau kantor di mana sekretaris beserta para pembantunya bekerja. Sekretariat merupakan suatu unti bagian kerja yang bertujuan memperlancar kerja dan kegiatan perusahaan, organisasi, lembaga, baik secara keseluruhan maupun per bagian, dalam rangka mencapai tujuannya. Macam atau ukuran sekretarit berbeda-beda, tergantung pada macam sekretaris dan besar kecilnya perusahaan, organisasi, atau lembaga yang didukungnya.

Pada Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, Dekan mempunyai dua orang sekretaris. Sekretaris I mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation. Sedangkan sekretaris II mempunyai tugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran dan administrasi.

C. Jenis-Jenis Sekretaris

Peran dan tanggung jawab sekretaris tergantung kepada tuntutan dan kebutuhan dari lembaga yang membutuhkan sekretaris tersebut. Untuk itu, terdapat pembagian terhadap jenis-jenis sekretaris. Menurut Sunarto (2006 : 2) Sekretaris dapat dibedakan menjadi tiga bagian berdasarkan sudut peninjauanya, yaitu :

1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab

Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawab, sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua) bagian, yaitu sebagai berikut :

a. Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang berfungsi membantu pimpinan yang bekerja tidak hanya atas perintah pimpinan namun juga memiliki wewenang untuk melakukan fungsi manajerial seperti membuat rencana organisasi, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas masalah yang dihadapi (Wursanto, 2004 : 2). Wewenang yang dimiliki sekretaris organisasi lebih besar dari sekretaris pribadi.

Sekretaris Pribadi dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu sebagai berikut :

1. Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang dikerjakan atau digaji untuk

membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya (Wursanto, 2004 : 12).

2. Sekretaris Pimpinan adalah orang yang dipekerjakan oleh suatu lembaga

untuk membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas pimpinan agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan tepat (Wursanto, 2004 : 12). Sekretaris pimpinan tidak semata-mata bekerja untuk kepentingan pribadi pimpinan, tetapi bersifat kedinasan, dalam arti bahwa sekretaris merupakan seorang staf yang membantu pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi.

2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja

Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu sebagai berikut :

a. Sekretaris Junior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak

pengalaman yang mantap, dapat berdiri sendiri dalam mengatasi masalah yang timbul di dalam pelaksanaan tugasnya (Defenisi pengertian sekretaris : http://gurulia.wordpress.com

b. Sekretaris Senior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru bekerja dan belum mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari pendidikan sekretaris. Sekretaris junior ini perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senior untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman ( Definisi pengertian sekretaris:http://gurulia.wordpress.com)

)

3. Berdasarkan spesialisasi atau Bidang Khusus Dalam Pekerjaan

Sekretaris berdasarkan spesialisasi atau bidang khusus dalam pekerjaaan disebut juga sekretaris bidang. Sekretaris Bidang adalah seseorang yang memiliki atau memahami pengetahuan khusus pada bidang lain disamping memiliki keterampilan dan kemampuan bekerja sebagai sekretaris (Wursanto, 2004 : 2). Sekretaris bidang bisa juga telah memiliki keahlian dan pengetahuan pada bidang tertentu, namun sengaja mempelajari juga bidang kesekretariatan.

Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dapat digolongkan kedalam sekretaris

pimpinan Karena sekretaris bekerja sebagai staf untuk membantu pelaksanaan tugas-tugas Dekan dalam pengelolaan informasi yang berguna bagi kelancaran aktivitas Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. yang ada hanyalah pembagian tugas sekretaris menjadi sekretaris I dan sekretaris II. Namun kedua sekretaris ini telah mampu mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Sekretaris mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan. Kedua sekrtaris Dekan ini mampu membangun kerjasama yang baik dalam bekerja. Keduanya dapat saling membantu meringankan pekerjaan satu sama lain.

D. Tugas Sekretaris.

Tugas skretaris dapat dibagi menjadi 3 kelompok, yaitu sebagai berikut : 1. Tugas Rutin

Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan, praktek yang sudah lazim, prosedur yang sudah mapan, hal-hal yang dilakukan sehari-hari. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin skretaris mencakup yaitu sebagai berikut:

a. Menyusun dan membuat surat

b. Mengurus dan mengendalikan surat

d. Menerima dan melayani tamu

e. Menerima dan melayani telepon

f. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan

g. Mengirim dan menerima telegram dan facsimile

h. Membuat laporan.

2. Tugas Insidentil Sekretaris

Menurut Wursanto (2004 : 17) tugas insidentil sekretaris Syaitu tugas pelaksanaan instruksi.

Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan. Tugas pelaksanaan instruksi tersebut meliputi :

a. Menghadiri rapat yang tidak rutin

b. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan

c. Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat

d. Mengatur keuangan

e. Membuat perjanjian dan mengatur jadwal.

3. Tugas kreatif

Tugas kreatif adalah tugas yang dilaksanakan atas prakarsa atau inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinannya. Tugas yang bersifat kreatif tesebut meliputi :

a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan dengan lengkap

b. Membuat nama-nama tamu yang sering berkunjung.

c. Meningkatkan pengetahuan, kepribadian dan kecakapan.

d. Efisiensi kerja meliputi perencanaan kerja dan pengelolaan waktu

e. Mengatur dan menyediakan perlengkapan, alat-alat kerja dan ruang kerja

f. Mengirim ucapan kepada klien

g. Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja.

Dalam hal ini, sekretaris dekan sangatlah benar-benar menjalankan tugasnya seperti layaknya tugas asli sekretaris. Karena setiap hari sekretaris dekan rutin untuk menyusun dan membuat surat yang diperlukan oleh dekan dan menerima tamu dan melayani tamu yang ada keperluan yang menyangkut tentang dekan,baik menyangkut hubungan dekan dengan pihak internal di kegiatan public relation maupun ke pihak internal fakultas dan universitas.

Sekretaris dekan juga cepat tanggap dalam instruksi yang diberikan oleh dekan dan sangat kreatif dalam menjalankan tugas,tanpa diminta dan disuruh oleh dekan, sekretaris dekan sudah berinisiatif sendiri untuk menyusun daftar nama,mengatur segala sesuatunya dan menyediakan perlengkapan.

E. Etika Profesi Sekretaris

Secara umum etika diartikan sebagai aturan perilaku, adat kebiasaan manusia dalam pergaulan yang menegaskan mana yang baik dan yang buruk. Sedangkan etika

profesi adalah segala sesuatu yang dibuat dan diterapkan oleh sekelompok orang yang menjalankan suatu kegiatan atau profesi tertentu yang bertujuan untuk membangun dan menjaga kepercayaan dari masyarakat dan juga nama baik dari profesi tersebut (Perkembangan etika profesi :http://rizal.blog.undip.ac.id

Etika profesi sekretaris adalah norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah yang berupa batasan ataupun syarat yang dibuat dan harus diterapkan serta dihayati oleh sekretaris dalam menjalankan profesinya dengan tujuan agar para sekretaris dapat bekerja sesuai aturan dan menjaga nama baik profesi (Faulina 2008 : 7). Hal-hal yang termasuk kedalam Etika Profesi Sekretaris :

). Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit professional tersebut. Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit professional tersebut ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat mereka ingin memberikan jasa keahlian profesi kepada masyarakat yang memerlukannya.

1. Tanggung jawab

2. Setia

3. Jujur

4. Dedikasi

Menurut pengamatan penulis, Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara telah menunjukkan etika profesi sekretaris melalui sifat-sifat yang dimiliki. Sekretaris memiliki sifat-sifat setia terhadap pekerjaan sesuai dengan uraian tugas yang ditetapkan dan mampu menyampaikan surat kepada bagian yang

dituju. Selain itu sekretaris juga mampu menunjukkan sifat-sifat baik kepada lingkungan organisasi yang dapat mencerminkan dirinya sebagai seorang sekretaris seperti ramah, bertutur kata dengan baik dan sopan, sabar, berhati-hati dalam bekerja, memiliki penampilan diri yang indah dipandang, pandai bergaul, menjaga sikap dalam berperilaku dan mempunyai perhatian terhadap pekerjaannya.

Melihat pentingnya tugas sekretaris sehingga memerlukan kreatifitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris untuk menjadi sekretaris professional. Syarat-syarat tersebut antara lain:

1. Sikap Kepribadian

Sikap Kepribadian sekretaris meliputi :

a. Kemampuan untuk berbicara dan mengemukakan ide-ide

b. Mempergunakan perbendaharaan kata-kata yang sesuai dengan kondisi

c. Memiliki kesehatan yang baik

d. Menjaga kebersihan dan kepribadian diri

2. Sikap Kebiasaan dan Tingkah Laku

Tugas sekretaris tidak hanya berhubungan kepada pimpinan dan karyawan kantor saja, namun sekretaris akan banyak berhubungan dengan relasi bisnis dari pimpinan atau pejabat dari kantor lain. Oleh sebab itu diperlukan sikap, kebiasaan dan tingkah laku yang baik dari sekretaris. Adapun sikap, kebiasaan dan tingkah laku sekretaris yang harus dimiliki meliputi :

a. Sigap

Yaitu bersedia dan siapmendengarkan pengarahan,petunjuk, instruktur pimpinan, dan pembicaraan rekan-rekan sekerja, menunjukan sikap tanggap, dan mau menerima dan dapat mengerti tentang apa yang mereka katakan serta memahami suasana pembicaraan mereka.

b. Semangat dan penuh pertimbangan sebelum melakukan tindakan

Harus semangat dalam hidup dan bekerja, karena yakin akan makna dan tujuannya dan selalu melakukan pertimbangan terlebih dahulu sebelum bertindak.

c. Sopan

Bersikap hormat kepada siapa saja, termasuk pandai menanggapi orang lain. d. Rendah hati

Bersikap rendah hati, bersedia menerima pujian, tetapi juga bersedia menerima koreksi dan kritik. Pujian menjadi daya dorong untuk menjadi lebih baik. Koreksi dan kritik dapat menjadi catatan, bahwa masih ada hal yang perlu diperbaiki dan disempurnakan.

e. Memiliki tenggang rasa

Setiap orang mengharapkan kesabaran, kebaikan, belas kasihan orang lain. Sifat toleran.tenggang rasa adalah sifat mau memperhitungkan kelemahan, kekurangan, dan ketidaksempurnaan orang lain.

f. Menyenangkan dan memiliki rasa humor.

Berbekal sifat humor orang tidak mudah kehilangan perspektif, pandangan, dan arah ke depan yang lebih jauh. Dengan melihat segi lain yang lucu, lebih positif mencegah orang menjadi putus asa.

3. Kecakapan Pribadi

Kecakapan pribadi tersebut antara lain dapat berupa kemampuan dalam mengadakan hubungan antar manusia (human relation). Sekretaris perlu mempunyai kemampuan dalam membina hubungan antar manusia karena sekreatris sehari-hari tidak hanya berhubungan pimpinan dan para karyawan kantor, tetapi juga dengan individu-individu yang mempunyai sifat dan kepentingan berbeda.

Adapun hal-hal yang perlu dilakukan oleh sekretaris untuk menjaga profesionalitasnya adalah :

a) Selalu menilai atau mengevaluasi hasil pekerjaannya, baik pekerjaan pribadi maupun bawahannya

b) Memelihara mutu pekerjaan dan kelancaran pekerjaan, terutama bawahan

secara organisator

c) Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang

d) Memperhatikan setiap instruksi pimpinan

e) Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak

f) Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan konsentrasi

g) Mampu menanggulangi hambatan-hambatan dalam penyelesaian pekerjaan

Dalam melaksanakan peran dan tanggung jawabnya sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara harus mememiliki kemampuan dan keahlian yang tinggi serta pengetahuan yang cukup luas mengingat Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah lembaga pendidikan terkemuka yang

telah menghasilkan orang-orang yang memiliki kualitas baik dalam bidang ekonomi. Agar selalu meningkatkan pengetahuan umum, sekretaris Dekan terus melakukan pengembangan terhadap wawasan yang dimiliki seperti menulis artikel, membaca majalah, buku atau artikel yang dapat menambah pengetahuan serta mengikuti seminar ataupun pelatihan yang dapat meningkatkan kualitas kerja.

Di dalam Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara terdapat dua orang sekretaris yang bertanggung jawab langsung kepada Dekan. Masing-masing skretaris mendapat pembagian tugas. Sekretaris I bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan kegiatan public relation atau menyangkut hubungan Dekan ke pihak internal, sedangkan sekretaris II bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Dekan dengan pihak internal fakultas dan universitas. Sebenarnya tidak ada syarat tertulis mengenai syarat-syarat khusus yang harus dimiliki oleh sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, namun saat ini sekretaris yang menduduki posisi sekretaris Dekan tersebut memiliki pendidikan masing-masing S-1 dan S-2. Sedangkan ketrampilan khusus yang dimiliki oleh sekretaris adalah mampu berbahasa Inggris baik secara lisan dan tulisan, karena sekretaris akan membantu Dekan dalam menangani tugas public relation nya, menguasai Teknologi Informasi, memiliki pengetahuan dan wawasan yang cukup luas, memahami tugas-tugas perkantoran, dan yang paling penting sesuai dengan yang dibutuhkan Dekan, karena perekrutan dilakukan berdasarkan hasil wawancara langsung dengan Dekan. Kualitas sekretaris Dekan yang ada saat ini tidak perlu diragukan lagi, karena saat ini salah satu sekretaris Dekan telah menjadi staf pengajar pada Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Ditambah

lagi dengan pengalaman kerja yang cukup baik yaitu pernah bekerja di salah satu perusahaan telekomunikasi terkemuka di Jakarta menjadi sekretaris memiliki kemampuan dan keterampilan yang baik.

Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara pada dasarnya sudah sangat baik dalam menjalankan profesinya, karena sudah sesuai dengan prinsip kerja sekretaris. Tetapi ada juga kendala yang kurang memuaskan, Misalnya, seperti kurang perdulinya atau kurang tanggapnya Sekretaris Dekan terhadap mahasiswa yang ada keperluan yang berhubungan di sekretaris Dekan. Contoh : meminta stempel, meminta tanda tangan .

Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara harus mampu menunjukkan etikanya sebagai sekretaris melalui sifat setia, bertanggung jawab, sopan santun, pandai bergaul dan ramah kepada setiap orang. Jadi, yang harus selalu diperhatikan adalah sekretaris harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya agar dapat terus membantu Dekan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah orang penting yang memiliki beragam aktivitas yang selalu berhubungan dengan orang banyak, maka sekretaris Dekan dituntut untuk cepat, sigap dan tanggap situasi mengikuti tugas Dekan. Karena tidak ada waktu lagi untuk menjelaskan secara rinci apa saja yang harus dikerjakan. Sekretaris harus selalu meningkatkan dan membantu segala pekerjaan yang berpegang pada profesionalitas. Sekretari harus terampil dan teliti untuk menangani segala sesuatu yang terkadang terabaikan oleh pimpinan. Karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja kearah satu tujuan untuk mencapai tujuan organisasi.

F. Pelaksanaan Etika Sekretaris Dekan

Kode etik profesi dapat dilihat berdasarkan :

1. Sekretaris Profesional Internasional

Menyadari bahwa posisi kepercayaan etis membebankan kewajiban kepada sekretaris untuk bertindak untuk kepentingan perusahaan, klien dan publik, anggota Sekretaris Profesional Internasional telah dibentuk dan diresmikan empat standar perilaku profesional dan tekad untuk dibimbing oleh mereka sebagai mewujudkan cita-cita etika profesi mereka.

2. Kode Etik Sekretaris

Mengingat bahwa profesi sekretaris adalah suatu jabatan yang mengutamakan kejujuran, kepercayaan, keluhuran budi dan keahlian, IKATAN SEKRETARIS INDONESIA (ISI) menetapkan suatu kode etik bagi anggotanya untuk dapat mempertinggi pengabdiannya kepada lingkungannya, masyarakat dan Negara Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila. Dengan menjunjung tinggi profesi sekretaris dan menghormati Kode Etik ISI sebagai dasar untuk melaksanakan tugas pengabdiannya kepada lingkungannya, masyarakat dan Negara.

Ditinjau dari kode etik Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dalam melaksanakan tugas pengabdiannya maka dapat disimpulkan bahwa Sekretaris Dekan dapat bekerja dengan baik dan professional hal ini dapat dilihat dari sikap Sekretaris Dekan yang mampu menjunjung tinggi kehormatan,

kemuliaan dan nama baik profesi sekretaris, maksudnya sekretaris Dekan menjaga sikap yang baik dalam bertutur kata baik, berbusana yang sopan dan menjaga nama baik dan wibawa dirinya dari pandangan miring orang-orang. Sekretaris Dekan menjadi mitra yang baik untuk dekan. Sekretaris Dekan juga meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan dan non formal dengan cara menyelenggarakan/mengikuti seminar, panel diskusi dan ceramah.

Apabila ditinjau dari ketaatan Sekretaris Dekan dalam tingkat keprofesionalan kerja maka dapat disimpulkan bahwa Sekretaris Dekan dapat bekerja secara professional hal ini dilihat dari ketepatan waktu dalam memenuhi jam kerja, Sekretaris Dekan cukup baik dalam melaksanakannya, ini terlihat dari kedatangan sekretaris pada waktu jam masuk, jam istirahat dan jam keluar yang ditetapkan. Jika ada sesuatu yang ingin dikerjakan di luar kantor sebelum jam pulang maka mereka terlebih dahulu minta izin kepada atasannya dan setelah itu kembali pada jam yang telah ditentukan. Jam kerja yang telah ditentukan tidak boleh dilanggar, jika dilanggar akan diberi peringatan. Kebanyakan sekretaris memberi jawaban yang sama yaitu dalam memenuhi jam kerja mereka baik. Ini menunjukkan bahwa cukup tingginya kedisiplinan waktu yang dilakukan oleh sekretaris.

Ketepatan Sekretaris Dekan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan. Dalam menyelesaikan tugas yang diberikan Sekretaris Dekan dapat menyelesaikannya dengan baik dan tepat waktu karena mereka saling membantu satu sama lain. Jika ada pekerjaan yang diberikan mereka akan langsung mengerjakan dengan waktu yang telah ditentukan dapat selesai dengan baik. Pekerjaan itu dilakukan dengan terlebih dahulu mengerjakan pekerjaan yang penting dan harus diselesaikan dalam beberapa waktu, setelah itu mengerjakan pekerjaan yang biasa.

Ketepatan ini juga menunjukkan bahwa mereka tahu dan paham apa yang mereka kerjakan dengan menggunakan sarana dan prasarana yang disediakan seperti computer dan alat teknologi lainnya yang dapat mempermudah dan mempercepat mereka dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaannya.

Tingkat keseriusan sekretaris Dekan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan Sekretaris Dekan kelihatan sangat serius, ini terlihat dari bagaimana mereka mengerjakannya seperti yang dikatakan diatas, mereka terlebih dahulu mengerjakan hal yang penting dengan tepat waktu, ketepatan waktu itu menunjukkan bahwa mereka benar-benar serius dalam bekerja. Setelah pekerjaan mereka selesai baru mereka boleh santai dalam mengerjakan yang lainnya. Banyaknya aktivitas yang mereka kerjakan juga menunjukkan bahwa mereka bekerja dengan sungguh-sungguh, kadang-kadang jika ada suatu pekerjaan yang harus cepat diselesaikan, mereka akan memakai waktu istirahat makan siang mereka untuk menyelesaikan tugas tersebut. Pekerjaan yang diberikan kepada sekretaris adalah pekerjaan yang berhubungan dengan urusan kantor dan kampus, tidak ada pekerjaan yang diberikan dari atasan yang bersifat pribadi.

Hubungan sekretaris Dekan dengan pegawai bagian lain juga terjalin dengan baik. Sekretaris Dekan tidak hanya bekerjasama dengan sesama sekretaris saja tetapi mereka juga membutuhkan bantuan bagian lain. Pekerjaan yang mereka kerjakan tidak hanya berhubungan dengan sekretaris atau administrasi dan surat menyurat saja tetapi juga hal lain yang berhubungan dengan kondisi kampus. Hubungan ini terlihat ketika adanya pegawai lain yang datang keruangan sekretaris untuk meminta bantuan atau menanyakan informasi kepada sekretaris atau ingin berhubungan langsung dengan atasan mereka. Pegawai yang masuk ke ruangan itu juga mereka sambut

dengan baik dan terlihat mereka saling mengenal. Begitu juga sebaliknya, jika mereka ada keperluan dengan pegawai lain maka mereka akan disambut dengan baik dan adanya sapaan ketika mereka bertemu dan berpapasan dengan pegawai lain di tengah jalan, bukan hanya ketika ada perlu saja. Itu menunjukkan adanya hubungan yang mereka jalin dengan pegawai lain.

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan yaitu sebagai berikut :

1. Terdapat dua orang sekretaris untuk membantu Dekan menangani

tugas-tugasnya, dan kedua sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada dekan. Karena terdapat dua orang sekretaris Dekan, maka ada perbedaan pembagian tugas. Sekretaris I bertugas membantu menangani tugas Dekan berkaitan dengan kegiatan Public Relation atau menyangkut hubungan Dekan ke pihak internal, sedangkan sekretaris II bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Dekan dengan pihak internal fakultas dan universitas.

2. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara termasuk kedalam golongan sekretaris pimpinan karena sekretaris bekerja untuk membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugasnya. Sekretaris Dekan mampu mengerjakan pekerjaan tanpa harus menunggu instruksi. Sekretaris juga mampu menciptakan hubunngan kerjasama yang baik dan saling menghormati dalam bekerja.

3. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara mampu menunjukkan etikanya sebagai sekretaris melalui sifat setia, bertanggung jawab dan berdedikasi terhadap pekerjaannya, ramah, sopan, pandai bergaul, menjaga penampilan fisik dan perilaku sehingga mampu

4. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis harus memiliki keterampilan dan pengetahuan yang luas, mampu berbahasa Inggris dengan baik, menguasai teknologi informasi dan mampu melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan karena tugasnya dalam membantu Dekan tidak hanya berhubungan dengan pihak internal fakultas maupun pihak eksternal.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas dan melihat kenyataan yang tejadi pada Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak, yaitu sebagai berikut :

1. Meningkatkan pelaksanaan tugas-tugas sekretaris dengan cara selalu

melakukan evaluasi terhadap hasil kerja yang diperoleh

2. Karena Sekretaris Dekan merupakan satu kesatuan pekerjaan yang melibatkan semua bidang secara umum, maka sebaiknya kegiatan-kegiatan yang dilakukan Sekretaris Dekan seperti Mengelola Surat dan arsip harus dilakukan dengan prosedur dan sistem kerja yang baik sehingga setiap bidang sekretaris dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing.

3. Sekretaris dapat meningkatkan perannya menjadi penghubung antara Dekan

dan bawahannya dengan cara menyampaikan surat dan informasi ke setiap bagian dengan cepat dan tepat waktu.

Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi Dan Bisnis yang berkedudukan di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud Republik Indonesia No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. PAAP kemudian menjadi program Diploma Tiga (D-III) dengan tiga program studi, yaitu DIII Keuangan,

III Akuntansi dan DIII Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K. Dirjen Dikti No.23/Dikti/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas Ekonomi Dan Bisnis mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga.

Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliputi : a) Departemen Ekonomi Pembangunan

b) Departemen Manajemen

Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi : a) Program Studi Keuangan

b) Program Studi Akuntansi

c) Program Studi Kesekretariatan

Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN, maka terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi Dan Bisnis menjadi Departemen. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU memiliki 12 fakultas.

Dasar Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Dalam Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.

Undang–undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta

nilai keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.

Visi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara :

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi Dan Bisnis terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara :

a) Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b) Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatkan kualifikasi dan kualitas dosen.

c) Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d) Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e) Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi porofesional dan lembaga lain yang terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Struktur Organisasi Dan Personalia

Dilihat dari pengertiannya struktur organisasi merupakan suatu susunan kerangka hubungan unit-unit organisasi yang ada pada organisasi mulai dari departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan wewenang masing-masing. Struktur organisasi diperlukan unutk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuyk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi yang dipakai tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya semakin besar suatu perusahaan, maka struktur organisasinya semakin meluas dan kompleks sejalan dengan berkembangnya dan luas bidang usaha perusahaan sebagaimana halnya Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem line and staf yaitu kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dengan satu garis, masing-masing bagian bertanggung jawab kepada yang lebih tinggi. Semakin tinggi garis tersebut, maka semakin tinggi pula tanggung jawabnya.

AdapunStrukturOrganisasiFakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut:

Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera

Sumber:Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Dekan

Wakil Dekan I Wakil Dekan II Wakil Dekan III

Kepala Bagian Tata Usaha

Kasubbag Pendidikan

Kassubbag Keuangan

Kasubbag Kemahasiswaan

Kasubbag Kepegawaian

Kasubbag Perlengkapan

A. Job Description Pada Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Dekan

Dekan merupakan pimpinan atau atasan dari Fakultas. Adapun tugas dari Dekan, yakni :

1. Memimpin penyelenggaraan pendidikan.

2. Penelitian, pengabdian kepada masyarakat.

3. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi Fakultas.

4. Mendisposisi surat-surat masuk.

5. Menandatangani skripsi dan tugas akhir mahasiswa.

6. Menandatangani surat keluar.

7. Menghadiri acara-acara seminar yang mendukung dengan kemajuan di dunia perguruan tinggi.

8. Bertanggung jawab kepada Rektor.

Sekretaris Dekan :

1. Memasukkan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara ke buku agenda.

3. Menjadwal kegiatan Dekan.

4. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar.

5. Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan.

6. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan.

7. Mengarsip surat masuk dan surat keluar.

8. Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain..

9. Mengetik surat keluar.

10.Menerima telepon.

11.Menerima fax.

12.Memproses program Dekan dan tim (konsentrasi tugas oleh Esa Setiana, M.Si).

13.Memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris, dan Ruang Rapat Dekan.

B. Kegiatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan

non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai itu semua. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja kegiatan terkini yang dijalankan organisasi adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat

serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia yang benar-benar memiliki kualitas yang baik Kegiatan-kegiatan kerohanian juga sering dilaksanakan fakultas,contohnya : mengadakan pengajian,paskah,halal bilhalal,dan penyambutan tahun baru. Para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

D. Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut:

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil

2. Perkuliahan semester genap/ganjil

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil

Dalam pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara hingga pergaulan hidup tingkat internasional diperlukan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya manusia bergaul. Sistem pengaturan pergaulan tersebut menjadi saling menghormati dan dikenal dengan sebutan sopan santun, tata krama, protokoler dan lain-lain. Maksud pedoman pergaulan tidak lain untuk menjaga kepentingan masing-masing yang terlibat agar mereka senang, tenang, tentram, terlindung tanpa merugikan kepentingannya serta terjamin agar perbuatannya yang tengah dijalankan sesuai dengan adat kebiasaan yang berlaku dan tidak bertentangan dengan hak-hak asasi umumnya. Hal itulah yang mendasari tumbuh kembangnya etika di masyarakat kita. Menurut para ahli maka etika tidak lain adalah aturan prilaku, adat kebiasaan manusia dalam pergaulan antara sesamanya dan menegaskan mana yang benar dan mana yang buruk.

Etika didefenisikan sebagai ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik (Perkembangan etika profesi :http//rizal.blog.undip.ac.id). Etika akan berkaitan dengan konsep yang dimiliki oleh individu ataupun kelompok untuk menilai apakah tindakan-tindakan yang telah dikerjakannya itu salah atau benar, buruk atau baik. Etika akan memberikan semacam batasan maupun standar yang akan mengatur pergaulan manusia di dalam kelompok sosialnya.

Dalam pengertiannya yang secara khusus dikaitkan dengan seni pergaulan manusia, etika ini kemudian dirupakan dalam bentuk aturan (code) tertulis yang secara sistematik sengaja dibuat berdasarkan prinsip-prinsip moral yang ada dan pada saat yang dibutuhkan akan bisa difungsikan sebagai alat untuk menghakimi segala macam tindakan yang secara logika-rasional umum (common sense) dinilai menyimpang dari kode etik.

Menurut K.Bertens (2000:67) Etika mempunyai arti yaitu ilmu tentang apa yang biasa dilakukan atau ilmu tentang adat kebiasaanataucara hidup seseorang dengan melakukan perbuatan yang baik (kesusilaan), danmenghindari hal-hal tindakan yang buruk.

Pengertian dan definisi Etika dari ahli berbeda dalam pokok perhatiannya, antara lain:

1. Merupakan prinsip-prinsip moral yang termasuk ilmu tentang kebaikandan sifat dari hak.

2. Pedoman perilaku, yang diakui berkaitan dengan memperhatikan bagianutama dari kegiatan manusia.

3. Ilmu watak manusia yang ideal, dan prinsip-prinsip moral sebagaiindividual.

4. Merupakan ilmu mengenai suatu kewajiban

Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para eksekutif menjadi tergantung pada dukungan stafnya yang mengkontrol sistem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi berbagai tantangan

dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang handal dan professional. Sekretaris merupakan orang yang berperan penting dalam membantu tugas-tugas pimpinan. Seorang sekretaris diharapkan mampu memperlancar tugas pimpinan dengan segala kemampuan dan keterampilan yang dia miliki, tetapi bukan hanya itu saja, seorang sekretaris juga harus memiliki etika sesuai dengan panggilannya sebagai seorang sekretaris.

Dalam konteks professional, menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan etika yang berlaku memang merupakan suatu keharusan, bukan hanya pilihan. Hal ini berlaku untuk seluruh jajaran sumber daya manusia dalam perusahaan, termasuk juga untuk seorang sekretaris, seorang sekretaris mesti memahami dasar-dasar etika kesekretarisan, yang melandasi profesionalisme seorang sekretaris. Konsistensi dalam mengimplementasi etika akan menunjang kemantapan karir dan sukses berkesinambungan.

Didalam sebuah kantor seorang sekretaris akan banyak mengahadapi masalah baik dari dirinya sendiri maupun orang lain yang sering bertemu dikantor maupun diluar dengan berbagai suku, agama, daerah dan karakter yang berbeda-beda. Untuk itulah sekretaris harus mampu menentukan apa yang harus dia lakukan. Oleh karena itu, sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari orang lain apabila dalam dirinya ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat memberikan jasa keahlian profesi kepada orang lain atau masyarakat yang memerlukannya. Tanpa etika profesi apa yang semula dikenal sebagai sebuah profesi yang terhormat akan segera jatuh menjadi sebuah

pekerjaan yang mencari nafkah biasa yang sedikit pun tidak diwarnai dengan idealisme dan ujung-ujungnya akan berakhir dengan tidak adanya lagi respek maupun pekerjaan yang pantas diberikan kepada profesi tersebut.

Etika adalah refleksi dari apa yang disebut dengan “self control”, karena segala sesuatunya dibuat dan diterapkan dari dan untuk kepentingan kelompok sosial (profesi) itu sendiri (Perkembangan etika profesi : http://rizal.blog.undip.ac.id

Munculnya etika profesi sebenarnya berasal dari adanya penyimpangan perilaku dari penyandang profesi terhadap system nilai, norma, aturan ketentuan yang berlaku dalam profesinya. Tidak adanya komitmen pribadi dalam melaksanakan tugas, tidak jujur, tidak bertanggung jawab, tidak berdedikasi, tidak menghargai hak orang lain, tidak adil dan semacamnya.

). Selanjutnya, karena kelompok profesional merupakan kelompok yang berkeahlian dan berkemahiran yang diperoleh melalui proses pendidikan dan pelatihan yang berkualitas dan berstandar tinggi yang dalam menerapkan semua keahlian dan kemahirannya yang tinggi itu hanya dapat dikontrol dan dinilai dari dalam oleh rekan sejawat, sesama profesi sendiri

Menurut Bambang (2007:45) ada tiga alasan mengapa orang memilih tindakan-tindakan tidak etis yaitu :

1) Orang akan berbuat apa yang paling leluasa bisa diperbuatnya.

2) Orang akan berbuat demi suatu kemenangan

3) Orang selalu mencoba merasionalisme pilihan-pilihannya dengan relativisme.

Pentingnya etika pada seorang penyandang profesi sekretaris bertujuan untuk mengarahkan agar tidak menyimpang dari peraturan tata tertib serta budaya yang diciptakan dalam organisasi tersebut. Suatu penyimpangan akan terjadi jika etika tidak dilaksanakan dengan baik, sehingga mengakibatkan ketidaklancaran dalam melaksanakan tugas sebagai seorang sekretaris. Untuk itulah penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana Pelaksanaan Etika Profesi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka perumusahan masalah yang akan dibahas dalam paper ini adalah “Bagaimana Pelaksanaan Etika Profesi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara?” C. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah untuk mengetahui Pelaksanaan Etika Profesi Serketaris Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

a) Bagi peneliti, menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai Pelaksanaan Etika Profesi Sekretaris dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan kerja atau wujud nyata dari profesi sekretaris.

b) Bagi organisasi, memberikan bahan masukan, sumbagan pemikiran dan perbaikan apabila terdapat kesalahan pada Pelaksanaan Etika Profesi Serketaris.

c) Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan, dan refrensi tentang Pelaksanaan Etika Profesi Sekretaris.

E. Jadwal Kegiatan Penelitian

Riset ini diakukan oleh penulis pada kantor Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut :

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Penilitian

No Kegiatan Bulan

Juni 2015 Juli 2015 Juli 2015

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan

F. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah :

BAB I. PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis akan membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.

BAB II. PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

Pada bab ini penulis akan membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

BAB III. PEMBAHASAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan pembahasana tentang bentuk Pelaksanaan Etika Profesi Serketaris Dekan yaitu pengertian dan bentuk Pelaksanaan Etika Profesi Sekretaris.

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran mengenai Pelaksanaan Etika Profesi Sekretaris Dekan.

Oleh :

Lolo Azlan Boangmanalu 122103060

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2015

kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Tugas akhir yang berjudul “PELAKSANAAN ETIKA PROFESI

SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISINIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”, merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Kesekretariatan Universitas Sumatera Utara.

Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini tidak luput atas bimbingan dan pengarahan dari berbagai pihak sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Menyadari akan hal tersebut, maka dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan rasa terimakasih kepada:

1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph, D Selaku Plt. Rektor Universitas Sumatera Utara

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan dan Dosen pembimbing yang telah banyak memberikan saran-saran serta petunjuk dan bimbingan selama menyelesaikan Tugas Akhir ini.

5. Terkhusus buat orang tua tercinta ayahanda Kadir Boangmanalu, S.IP dan ibunda Rohmalem Bako, S.Pdi yang banyak memberikan perhatian, dorongan, semangat dan doa yang tulus serta materi sehingga penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini sampai selesai.

6. Untuk Kakak-kakak dan Adik-adik kesayangan, Irma Vivi Khairina Boangmanalu, S.S, Iin May Saroh Boangmanalu, S.Sos dan Abdan Yunan Boangmanalu, Kiki Sohna Boangmanalu yang banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat kepada penulis

7. Kepada sahabat-sahabat terbaik Jefry Sembiring, Dio Simorangkir,dan Bima Pangestu yang memberikan semangat dan mendukung sehingga lebih termotivasi

8. Teman-teman magang Gelombang Pertama Dio dan ChacaTerima kasih atas kerja sama nya, bantuan dan semangat dari kalian semua

9. Kepada teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 2012 yang dimana lebih kurang 3 (tiga) tahun bersama-sama dalam perkuliahan. Terima kasih untuk semangat dan dukungan kalian kepada penulis.

10.Untuk semuanya yang sudah mendoakan Penulis dalam kelancaran Tugas Akhir ini dan yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih unuk doa, semangat dan dukungannya kepada penulis.

Medan, Juli 2015 Penulis

Lolo Azlan Boangmanalu 12210300

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL...vi

DAFTAR GAMBAR ...vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah... 5

C. Tujuan Penelitian ...….. 6

D. Manfaat Penelitian ... 6

E. Jadwal Penelitian ... 7

F. Sistematika Penulisan... 7

. BAB II PROFIL ORGANISASI/INSTANSI A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara...9

B. Struktur Organisasi & Personalia ...13

C. Job Description Pada Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara………...15

D. Kegiatan Fakultas Ekonomi Dan Bisni Universitas Sumatera Utara... 16

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Etika dan Profesi ... 19

B. Pengertian Sekretaris... 21

C. Jenis-Jenis Sekretaris ... 22

D. Tugas Sekretaris ... 25

E. Etika Profesi Sekretaris ... 28

F. Pelaksanaan Etika Sekretaris ... 34

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 38

B. Saran ... 39

4. Seluruh Dosen dan Staff Pegawai Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

5. Terkhusus buat orang tua tercinta ayahanda Kadir Boangmanalu, S.IP dan ibunda Rohmalem Bako, S.Pdi yang banyak memberikan perhatian, dorongan, semangat dan doa yang tulus serta materi sehingga penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini sampai selesai.

6. Untuk Kakak-kakak dan Adik-adik kesayangan, Irma Vivi Khairina Boangmanalu, S.S, Iin May Saroh Boangmanalu, S.Sos dan Abdan Yunan Boangmanalu, Kiki Sohna Boangmanalu yang banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat kepada penulis

7. Kepada sahabat-sahabat terbaik Jefry Sembiring, Dio Simorangkir,dan Bima Pangestu yang memberikan semangat dan mendukung sehingga lebih termotivasi

8. Teman-teman magang Gelombang Pertama Dio dan ChacaTerima kasih atas kerja sama nya, bantuan dan semangat dari kalian semua

9. Kepada teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 2012 yang dimana lebih kurang 3 (tiga) tahun bersama-sama dalam perkuliahan. Terima kasih untuk semangat dan dukungan kalian kepada penulis.

10.Untuk semuanya yang sudah mendoakan Penulis dalam kelancaran Tugas Akhir ini dan yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih unuk doa, semangat dan dukungannya kepada penulis.

Akhirnya dengan kerendahan hati, penulis mempersembahkan Tugas Akhir ini agar dapat bermanfaat dan membantu semua pihak yang memerlukannya.

Medan, Juli 2015 Penulis

Lolo Azlan Boangmanalu 12210300

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL...vi

DAFTAR GAMBAR ...vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah... 5

C. Tujuan Penelitian ...….. 6

D. Manfaat Penelitian ... 6

E. Jadwal Penelitian ... 7

F. Sistematika Penulisan... 7

. BAB II PROFIL ORGANISASI/INSTANSI A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara...9

B. Struktur Organisasi & Personalia ...13

C. Job Description Pada Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara………...15

D. Kegiatan Fakultas Ekonomi Dan Bisni Universitas Sumatera Utara... 16

E. Kinerja Kegiatan Terkini...17

F. Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara………...18

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Etika dan Profesi ... 19

B. Pengertian Sekretaris... 21

C. Jenis-Jenis Sekretaris ... 22

D. Tugas Sekretaris ... 25

E. Etika Profesi Sekretaris ... 28

F. Pelaksanaan Etika Sekretaris ... 34

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 38

B. Saran ... 39

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman