Penerapan Etika Profesi Pada Pekerjaan Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

DAFTAR PUSTAKA

Faulina. 2008. Hand Out Etika Profesi. Politeknik Negeri Medan.

Ratnawati, Eti dan Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit Aditya Media.

Rizal. 2009. Perkembangan Etika Profesi . Semarang : http://rizal.blog.undip.ac.id

Rismawaty. 2008. Kepribadian dan Etika Profesi. Yogyakarta : Gajah Mada Univercity Press

Rudito, Bambang. 2007. Etika Bisnis. Bandung : Rekayasa Sians

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia

Sudirjo, Prayudi. 1982. Defenisi Pengertian Sekretaris. Edisi 1. Jakarta. http:gurulia.wordpress.com

Sugondo, Dandi. 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Edisi 3. Jakarta. http://www.sms-anda.com

Surna, Nyoman. Makalah 1990. Etika Profesi. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Etika dan Profesi

Etika berasal dari bahasa Yunani, yaitu “ethicos” yang berarti wakat

kesusilaan, kebiasaan (custom), karakter (character) atau adat. Dengan demikian menurut pengertian yang asli, yang dikatakan baik itu apabila sesuai dengan masyarakat. Kemudian lambat laun pengertian ini berubah, bahwa etika adalah suatu ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik. Menurut. Wursanto (1987:16) Etika merupakan cabang filsafat, yang mempelajari pandangan-pandangan dan persoalan-persoalan yang berhubungan dengan masalah kesusilaan, dan kadang-kadang orang memakai istilah. Etika akan berkaitan dengan konsep yang dimiliki oleh individu ataupun kelompok untuk

menilai apakah tindakan-tindakan yang telah dikerjakannya itu salah atau benar,

buruk atau baik. Etika bagi seseorang terwujud dalam kesadaran moral yang memuat

keyakinan benar dan tidak atas sesuatu.

Perasaan yang muncul bahwa ia akan salah bila melakukan sesuatu yang

diyakininya tidak benar berdasarkan norma-norma moral dan perasaan self-respect

(menghargai diri) bila ia meninggalkannya. Etika kerja bertujuan untuk mengatur tata

krama aktifitas karyawan agar mencapai tingkat efisiensi dan produktivitas yang

maksimal, sehingga akan diperoleh sekretaris yang benar-benar sekretaris yaitu

mereka yang mampu menumbuhkan citra (image) yang baik dan menyenangkan dan

Etika dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu :

1. Etika sebagai ilmu, yang merupakan kumpulan tentang kebijakan,tentang penilaian

dari perbuatan seseorang.

2. Etika dalam arti perbuatan, yaitu perbuatan kebajikan. Misalnya seseorang

dikatakan etis apabila orang itu telah berbuat kebajikan.

3. Etika sebagai filsafat, yang mempelajari pandangan-pandangan,

persoalan-persoalan yang berhubungan dengan masalah kesulitan.

Menurut Wursanto (2004:20) Profesi diartikan sebagai pekerjaan yang memerlukan pendidikan lanjut dalam bidang sains dan teknologi yang digunakan sebagai bahan dasar untuk mengiplemenatasi dalam berbagai kegiaatan yang bermanfaat. Profesi adalah suatu bidang kegiatan yang dijalankan oleh seseorang dan merupakan sumber nafkah bagi dirinya (Perkembangan etika profesi

:http://rizal.blog.undip.ac.id). Meskipun lazimnya profesi dikaitkan dengan tarap

lulusan akademi / universitas, suatu profesi tidak mutlak harus dijalankan oleh

seorang sarjana.Aplikasinya mencakup aspek-aspek yang lebih bersifat mental dari pada yang bersifat manual work. Pekerjaan yang sudah menjadi profesi akan senantiasa menggunakan teknik dan prosedur yang berpijak pada landasan intelektual yang harus dipelajari secara terus- menerus, berencana, dan kemudian secara langsung digunakan demi kemaslahatan (kepentingan atau faedah ) orang lain. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kata profesi berarti pekerjaan (kamus besar bahasa Indonesia : http://www.sms-anda.com).

B. Pengertian Sekretaris

Ditinjau dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum yang dalam Bahasa Latin berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata secretaries dalam Bahasa Prancis, secretary dalam Bahasa Inggris dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam Bahasa Belanda. Kata sekretaris dalam Bahasa Indonesia diperkirakan diambil dari Bahasa Belanda.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, sekretaris adalah seseorang atau pegawai pengurus yang deserahi pekerjaan tulis menulis atau disebut juga penulis atau panitera. Dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyimpan korespondensi, menerima tamu-tamu.

Menurut Braum dan Portugal (Wursanto 2004:1), sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan korespondensi, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas kepala.

Menurut Fowler (Wursanto 2004:1) sekretaris adalah:

1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah rahasia lainnya.

2. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan untuk perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat terutama yang

berurusan dengan perusahaannya.

Menurut Alvina Treut (Sutarto 1983:2) sekretaris adalah

1. Seseorang yang menulis surat dan memelihara warkat –warkat untuk orang, perusahaan, dan lain-lain

2. Pegawai pemerintahan yang mengepalai suatu departemen sekretaris departemen sekretaris departemen perburuhan.

3. Meja tulis.)

Maka dapat disimpulkan bahwa sekretaris dekan adalah orang yang bertugas untuk membantu pimpinan dalam pelaksanaan tugas-tugas pimpinan secara efektif dalam bidang tata usaha. Namun, seiring dengan perkembangan dunia bisnis, sekretaris dituntut untuk tidak hanya membantu tugas pimpinan dalam urusan korespendensi, tulis-menulis, dan menyimpan warkat namun juga membantu pimpinan dalam melakukan tugas aktifitas manajemen lainnya. Akan tetapi pada point ke 2 dan ke 3 menurut Alvina Treut tidak termasuk dalam kriteria sekretaris dekan Fakultas Ekonomi USU.

Ada juga istilah sekretariat, yaitu tempat atau kantor di mana sekretaris beserta para pembantunya bekerja. Sekretariat merupakan suatu unti bagian kerja yang bertujuan memperlancar kerja dan kegiatan perusahaan, organisasi, lembaga, baik secara keseluruhan maupun per bagian, dalam rangka mencapai tujuannya. Macam atau ukuran sekretarit berbeda-beda, tergantung pada macam sekretaris dan besar kecilnya perusahaan, organisasi, atau lembaga yang didukungnya.

C. Jenis-Jenis Sekretaris

Peran dan tanggung jawab sekretaris tergantung kepada tuntutan dan kebutuhan dari lembaga yang membutuhkan sekretaris tersebut. Untuk itu, terdapat pembagian terhadap jenis-jenis sekretaris. Menurut Sunarto (2006 : 2) Sekretaris dapat dibedakan menjadi tiga bagian berdasarkan sudut peninjauanya, yaitu :

1. Berdasarkan Luas Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab

Berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawab, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :

a. Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang berfungsi membantu pimpinan yang bekerja tidak hanya atas perintah pimpinan namun juga memiliki wewenang untuk melakukan fungsi manajerial seperti membuat rencana organisasi, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas masalah yang dihadapi (Wursanto, 2004 : 2). Wewenang yang dimiliki sekretaris organisasi lebih besar dari sekretaris pmpinan.

Contoh :

 Sekretaris Jenderal di Departemen

 Sekretaris Wilayah Daerah di Pemerintah Daerah  Sekretris Perusahaan dan lain-lain

1) Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi adalah seseorang yang dikerjakan atau digaji untuk

membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang

mempekerjakannya (Wursanto, 2004 : 12).

2) Sekretaris Pimpinan (Sekretaris Pembantu Pimpinan)

Sekretaris pimpinan adalah orang yang dipekerjakan oleh suatu lembaga untuk membantu seorang pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas pimpinan agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan tepat (Wursanto, 2004 : 12). Sekretaris pimpinan tidak semata-mata bekerja untuk kepentingan pribadi pimpinan, tetapi bersifat kedinasan, dalam arti bahwa sekretaris merupakan seorang staf yang membantu pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi.

2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja

Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :

a. Sekretaris Junior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman yang mantap, dapat berdiri sendiri dalam mengatasi masalah yang timbul di dalam pelaksanaan tugasnya (Defenisi pengertian sekretaris : http://gurulia.wordpress.com)

b. Sekretaris Senior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru bekerja dan belum mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari

pendidikan sekretaris. Sekretaris junior ini perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senior untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman ( Definisi pengertian sekretaris:http://gurulia.wordpress.com)

3. Berdasarkan spesialisasi atau Bidang Khusus Dalam Pekerjaan

Sekretaris berdasarkan spesialisasi atau bidang khusus dalam pekerjaaan disebut juga sekretaris bidang. Sekretaris Bidang adalah seseorang yang memiliki atau memahami pengetahuan khusus pada bidang lain disamping memiliki keterampilan dan kemampuan bekerja sebagai sekretaris (Wursanto, 2004 : 2). Sekretaris bidang bisa juga telah memiliki keahlian dan pengetahuan pada bidang tertentu, namun sengaja mempelajari juga bidang kesekretariatan.

Apabila ditinjau berdasarkan luas lingkup kerja dan tanggung jawabnya, maka sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dapat digolongkan kedalam sekretaris pimpinan. Karena sekretaris bekerja sebagai staf untuk membantu pelaksanaan tugas-tugas Dekan dalam pengelolaan informasi yang berguna bagi kelancaran aktivitas Fakultas Ekonomi USU.

Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja, maka tidak ada istilah sekretaris senior dan junior pada sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU. Ketiga sekretaris dekan mengerjakan tugas-tugas rutin atau tugas perkantorannya dan mampu membantu tugas Dekan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan harapan. Ketiga sekrtaris Dekan ini mampu membangun kerjasama yang baik dalam bekerja. Ketiganya dapat saling membantu meringankan pekerjaan satu sama lain.

D. Tugas Sekretaris

Menurut Drs. Sutiyoso (1991) mengemukakan bahwa tugas seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi 5 (lima) kelompok bidang tugas, yaitu :

6. Tugas perkantoran, meliputi menyiapkan meja kerja pimpinan , menerima intrusksi dan dikte di pimpinan , menangani surat-surat masuk dan surat-surat keluar , mengetik surat-surat untuk pimpinanan membuat konsep surat bersifat rutin, serta memfile dan mengindeks surat-surat.

7. Tugas resepsionis, meliputi menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan , mencatat janji – janji untuk pimpinan , dan menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

8. Tugas keuangan, menangani urusan pribadi pimpinan dengan bank , misalnya penyimpanan uang, pengambilan uang dari bank dan sebagainya, sumbangan dan sebagainanya atas nama pimpinan , dan menyimpan catatan pengeluarani sehari-hari untuk pimpinan serta menyediakan dana untuk keperluan tersebut. 9. Tugas sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan , mengatur

penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan lamat atau beserta pengurusan undangannya, memberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita kepada relasi atas nama pimpinan.

10.Tugas insientil, menyiapkan agenda rapat , mempersiapkan laporan, pidato, atau pernyataan pimpinan, membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan

yang termuat dalam surat kabar, majalah, dan sebagainya yang ada hubungannya dengan pimpinan.

Pada dasarnya pekerjaan atau tugas sekretaris dapat dibagi menjadi 3 kelompok yaitu :

1. Tugas Rutin

Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan, praktek yang sudah lazim, prosedur yang sudah mapan, hal-hal yang dilakukan sehari-hari. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin skretaris mencakup yaitu :

a. Menyusun dan membuat surat b. Mengurus dan mengendalikan surat c. Menata arsip atau berkas

d. Menerima dan melayani tamu e. Menerima dan melayani telepon f. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan

g. Mengirim dan menerima telegram dan facsimile h. Membuat laporan.

2. Tugas Melaksanakan Instruksi (Penugasan Khusus)

Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas-tugas yang tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris, bila ada instruksi khusus dari pimpinan. Tugas pelaksanaan instruksi tersebut meliputi :

a. Menyiapkan rapat dan membuat notulen/risalah rapat b. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan, dan lain-lain 3. Tugas kreatif

Tugas kreatif adalah tugas yang dilaksanakan atas prakarsa atau inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinannya. Tugas yang bersifat kreatif tesebut meliputi :

a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan dengan lengkap

b. Membuat nama-nama tamu yang sering berkunjung.

c. Meningkatkan pengetahuan, kepribadian dan kecakapan.

d. Efisiensi kerja meliputi perencanaan kerja dan pengelolaan waktu

e. Mengatur dan menyediakan perlengkapan, alat-alat kerja dan ruang kerja

f. Mengirim ucapan kepada klien

g. Memahami peraturan dan keadaan organisasi tempat bekerja.

Dalam hal ini, sekretaris dekan telah melaksanakan sebagian besar tugas sekretaris seperti yang dikemukakan di atas . Karena setiap hari sekretaris dekan rutin untuk menyusun dan membuat surat yang diperlukan oleh dekan dan menerima tamu dan melayani tamu yang ada keperluan yang menyangkut tentang dekan, baik menyangkut hubungan dekan dengan pihak internal di kegiatan public relation maupun ke pihak internal fakultas dan universitas.

Sekretaris dekan juga cepat tanggap dalam instruksi yang diberikan oleh dekan dan sangat kreatif dalam menjalankan tugas,tanpa diminta dan disuruh oleh dekan, sekretaris dekan sudah berinisiatif sendiri untuk menyusun daftar nama,mengatur segala sesuatunya dan menyediakan perlengkapan.

E. Etika Profesi Sekretaris

Secara umum etika diartikan sebagai aturan perilaku, adat kebiasaan manusia dalam pergaulan yang menegaskan mana yang baik dan yang buruk. Sedangkan etika profesi adalah segala sesuatu yang dibuat dan diterapkan oleh sekelompok orang yang menjalankan suatu kegiatan atau profesi tertentu yang bertujuan untuk membangun dan menjaga kepercayaan dari masyarakat dan juga nama baik dari profesi tersebut (Perkembangan etika profesi :http://rizal.blog.undip.ac.id). Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit professional tersebut. Sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari masyarakat, bilamana dalam diri para elit professional tersebut ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat mereka ingin memberikan jasa keahlian profesi kepada masyarakat yang memerlukannya.

Etika profesi sekretaris adalah norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah yang berupa batasan ataupun syarat yang dibuat dan harus diterapkan serta dihayati oleh sekretaris dalam menjalankan profesinya dengan tujuan agar para sekretaris dapat bekerja sesuai aturan dan menjaga nama baik profesi (Faulina

2008 : 7). Hal-hal yang termasuk kedalam etika profesi sekretaris :

1. Tanggung jawab

Menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan pimpinan tepat waktu dan sesuai dengan perintah pimpinan

2. Setia

Mengabdi dan menjunjung tinggi kehormatan dan kemuliaan nama baik profesi sekretaris kepada pimpinan

3. Jujur

Mengatakan atau melaporkan tugas yang berkaitan dengan pimpinan secara benar secara apa adanya tentang apa yang terjadi dengan sebenar-benarnya.

4. Dedikasi

Tekun melaksanakan tugas demi keberhasilan pelaksanaan kerja.

Menurut pengamatan penulis, sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU telah menunjukkan etika profesi sekretaris melalui sifat-sifat yang dimiliki. Sekretaris memiliki sifat setia terhadap pekerjaan sesuai dengan uraian tugas yang ditetapkan dan mampu menyampaikan surat kepada bagian yang dituju. Selain itu sekretaris juga mampu menunjukkan sifat-sifat baik kepada lingkungan organisasi yang dapat mencerminkan dirinya sebagai seorang sekretaris seperti ramah, bertutur kata dengan baik dan sopan, sabar, berhati-hati dalam bekerja, memiliki penampilan diri yang indah dipandang, pandai bergaul, menjaga sikap dalam

berperilaku dan mempunyai perhatian terhadap pekerjaannya.

Melihat pentingnya tugas sekretaris sehingga memerlukan kreatifitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris untuk menjadi sekretaris professional. Syarat-syarat tersebut antara lain: 1. Sikap Kepribadian

Sikap Kepribadian sekretaris meliputi :

a. Kemampuan untuk berbicara dan mengemukakan ide-ide

b. Mempergunakan perbendaharaan kata-kata yang sesuai dengan kondisi c. Memiliki kesehatan yang baik

d. Menjaga kebersihan dan kepribadian diri 2. Sikap Kebiasaan dan Tingkah Laku

Tugas sekretaris tidak hanya berhubungan kepada pimpinan dan karyawan kantor saja, namun sekretaris akan banyak berhubungan dengan relasi bisnis dari pimpinan atau pejabat dari kantor lain. Oleh sebab itu diperlukan sikap, kebiasaan dan tingkah laku yang baik dari sekretaris. Adapun sikap, kebiasaan dan tingkah laku sekretaris yang harus dimiliki meliputi :

a. Sigap

Yaitu bersedia dan siap mendengarkan pengarahan,petunjuk, instruktur pimpinan, dan pembicaraan rekan-rekan sekerja, menunjukan sikap tanggap, dan mau menerima dan dapat mengerti tentang apa yang mereka katakan serta memahami suasana pembicaraan mereka.

b. Semangat dan penuh pertimbangan sebelum melakukan tindakan

tujuannya dan selalu melakukan pertimbangan terlebih dahulu sebelum bertindak.

c. Sopan

Bersikap hormat kepada siapa saja, termasuk pandai menanggapi orang lain.

d. Rendah hati

Bersikap rendah hati, bersedia menerima pujian, tetapi juga bersedia menerima koreksi dan kritik. Pujian menjadi daya dorong untuk menjadi lebih baik. Koreksi dan kritik dapat menjadi catatan, bahwa masih ada hal yang perlu diperbaiki dan disempurnakan.

e. Memiliki tenggang rasa

Setiap orang mengharapkan kesabaran, kebaikan, belas kasihan orang lain. Sifat toleran.tenggang rasa adalah sifat mau memperhitungkan kelemahan, kekurangan, dan ketidaksempurnaan orang lain.

f. Menyenangkan dan memiliki rasa humor.

Berbekal sifat humor orang tidak mudah kehilangan perspektif, pandangan, dan arah ke depan yang lebih jauh. Dengan melihat segi lain yang lucu, lebih positif mencegah orang menjadi putus asa.

3. Kecakapan Pribadi

Kecakapan pribadi tersebut antara lain dapat berupa kemampuan dalam mengadakan hubungan antar manusia (human relation). Sekretaris perlu mempunyai kemampuan dalam membina hubungan antar manusia karena sekreatris sehari-hari tidak hanya berhubungan pimpinan dan para karyawan

kantor, tetapi juga dengan individu-individu yang mempunyai sifat dan kepentingan berbeda.

Adapun hal-hal yang perlu dilakukan oleh sekretaris untuk menjaga profesionalitasnya adalah :

a. Selalu menilai atau mengevaluasi hasil pekerjaannya, baik pekerjaan pribadi maupun bawahannya

b. Memelihara mutu pekerjaan dan kelancaran pekerjaan, terutama bawahan secara organisator

c. Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang d. Memperhatikan setiap instruksi pimpinan

e. Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak f. Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan konsentrasi

g. Mampu menanggulangi hambatan-hambatan dalam penyelesaian pekerjaan

Dalam melaksanakan peran dan tanggung jawabnya sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU harus mememiliki kemampuan dan keahlian yang tinggi serta pengetahuan yang cukup luas mengingat Fakultas Ekonomi USU adalah lembaga pendidikan terkemuka yang telah menghasilkan orang-orang yang memiliki kualitas baik dalam bidang ekonomi. Agar selalu meningkatkan pengetahuan umum, sekretaris Dekan terus melakukan pengembangan terhadap wawasan yang dimiliki seperti menulis artikel, membaca majalah, buku atau artikel yang dapat menambah pengetahuan serta mengikuti seminar ataupun

pelatihan yang dapat meningkatkan kualitas kerja.

Di dalam Fakultas Ekonomi terdapat tiga orang sekretaris yang bertanggung jawab langsung kepada Dekan. Ketiga sekretaris bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan kegiatan public relation atau menyangkut hubungan Dekan ke pihak internal dan bertugas untuk membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau menyangkut hubungan Dekan dengan pihak internal fakultas dan universitas.

Sebenarnya tidak ada syarat tertulis mengenai syarat-syarat khusus yang harus dimiliki oleh sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU, namun saat ini sekretaris yang menduduki posisi sekretaris Dekan tersebut memiliki pendidikan masing-masing dan D-3 dan S-1 . Sedangkan ketrampilan khusus yang dimiliki oleh sekretaris adalah mampu berbahasa Inggris baik secara lisan dan tulisan, karena sekretaris akan membantu Dekan dalam menangani tugas public relation nya, menguasai Teknologi Informasi, memiliki pengetahuan dan wawasan yang cukup luas, memahami tugas-tugas perkantoran, dan yang paling penting sesuai dengan yang dibutuhkan Dekan, karena perekrutan dilakukan berdasarkan hasil wawancara langsung dengan Dekan. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU pada dasarnya sudah sangat baik dalam menjalankan profesinya, karena sudah sesuai dengan prinsip kerja sekretaris yaitu : “tutup mulut rapat-rapat, pasang mata awas-awas, buka telinga lebar-lebar”. Maksudnya sebagai seorang sekretaris harus dapat menjaga rahasia pimpinan , teliti terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan kinerja dan pimpinan, serta dapat menjalankan tugas pimpinan dengan sebaik-baiknya. Tetapi ada juga kendala yang kurang memuaskan,

Misalnya, seperti kurang perdulinya atau kurang tanggapnya Sekretaris Dekan terhadap mahasiswa yang ada keperluan yang berhubungan di sekretaris Dekan. Contoh : meminta stempel, meminta tanda tangan Dekan.

Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU harus mampu menunjukkan etikanya sebagai sekretaris melalui sifat setia, bertanggung jawab, sopan santun, pandai bergaul dan ramah kepada setiap orang. Jadi, yang harus selalu diperhatikan adalah sekretaris harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya agar dapat terus membantu Dekan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dekan Fakultas Ekonomi USU adalah orang penting yang memiliki beragam aktivitas yang selalu berhubungan dengan orang banyak, maka sekretaris Dekan dituntut untuk cepat, sigap dan tanggap situasi mengikuti tugas Dekan. Karena tidak ada waktu lagi untuk menjelaskan secara rinci apa saja yang harus dikerjakan. Sekretaris harus selalu meningkatkan dan membantu segala pekerjaan yang berpegang pada profesionalitas. Sekretaris harus terampil dan teliti untuk menangani segala sesuatu yang terkadang terabaikan oleh dekan. Karena sekretaris dan dekan merupakan satu kesatuan yang bekerja kearah satu tujuan untuk mencapai tujuan organisasi.

F. Penerapan Etika Sekretaris Dekan

Kode etik profesi dapat dilihat berdasarkan :

1. Sekretaris Profesional Internasional

Menyadari bahwa posisi kepercayaan etis membebankan kewajiban kepada sekretaris untuk bertindak untuk kepentingan perusahaan, klien dan

publik, anggota Sekretaris Profesional Internasional telah dibentuk dan diresmikan empat standar perilaku profesional dan tekad untuk dibimbing oleh mereka sebagai mewujudkan cita-cita etika profesi mereka.

2. Kode Etik Sekretaris

Mengingat bahwa profesi sekretaris adalah suatu jabatan yang mengutamakan kejujuran, kepercayaan, keluhuran budi dan keahlian, IKATAN SEKRETARIS INDONESIA (ISI) menetapkan suatu kode etik bagi anggotanya untuk dapat mempertinggi pengabdiannya kepada lingkungannya, masyarakat dan Negara Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila. Dengan menjunjung tinggi profesi sekretaris dan menghormati Kode Etik ISI sebagai dasar untuk melaksanakan tugas pengabdiannya kepada lingkungannya, masyarakat dan Negara.

Ditinjau dari kode etik Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam melaksanakan tugas pengabdiannya maka dapat disimpulkan bahwa Sekretaris Dekan dapat bekerja dengan baik dan professional hal ini dapat dilihat dari sikap Sekretaris Dekan yang mampu menjunjung tinggi kehormatan, kemuliaan dan nama baik profesi sekretaris, maksudnya sekretaris Dekan menjaga sikap yang baik dalam bertutur kata baik, berbusana yang sopan dan menjaga nama baik dan wibawa dirinya dari pandangan miring orang-orang. Sekretaris Dekan menjadi mitra yang baik untuk dekan. Sekretaris Dekan juga meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan dan non formal dengan cara menyelenggarakan/mengikuti seminar, panel diskusi dan ceramah.

Apabila ditinjau dari ketaatan Sekretaris Dekan dalam tingkat keprofesionalan kerja maka dapat disimpulkan bahwa Sekretaris Dekan dapat bekerja secara profesional hal ini dilihat dari ketepatan waktu dalam memenuhi jam kerja, Sekretaris Dekan cukup baik dalam melaksanakannya, ini terlihat dari kedatangan sekretaris pada waktu jam masuk, jam istirahat dan jam keluar yang ditetapkan. Jika ada sesuatu yang ingin dikerjakan di luar kantor sebelum jam pulang maka mereka terlebih dahulu minta izin kepada atasannya dan setelah itu kembali pada jam yang telah ditentukan. Jam kerja yang telah ditentukan tidak boleh dilanggar, jika dilanggar akan diberi peringatan. Kebanyakan sekretaris memberi jawaban yang sama yaitu dalam memenuhi jam kerja mereka baik. Ini menunjukkan bahwa cukup tingginya kedisiplinan waktu yang dilakukan oleh sekretaris.

Ketepatan Sekretaris Dekan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan. Dalam menyelesaikan tugas yang diberikan Sekretaris Dekan dapat menyelesaikannya dengan baik dan tepat waktu karena mereka saling membantu satu sama lain. Jika ada pekerjaan yang diberikan mereka akan langsung mengerjakan dengan waktu yang telah ditentukan dapat selesai dengan baik. Pekerjaan itu dilakukan dengan terlebih dahulu mengerjakan pekerjaan yang penting dan harus diselesaikan dalam beberapa waktu, setelah itu mengerjakan pekerjaan yang biasa. Ketepatan ini juga menunjukkan bahwa mereka tahu dan paham apa yang mereka kerjakan dengan menggunakan sarana dan prasarana yang disediakan seperti computer dan alat teknologi lainnya yang dapat mempermudah dan mempercepat mereka dalam menyelesaikan tugas dan

pekerjaannya.

Tingkat keseriusan sekretaris Dekan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan Sekretaris Dekan kelihatan sangat serius, ini terlihat dari bagaimana mereka mengerjakannya seperti yang dikatakan diatas, mereka terlebih dahulu mengerjakan hal yang penting dengan tepat waktu, ketepatan waktu itu menunjukkan bahwa mereka benar-benar serius dalam bekerja. Setelah pekerjaan mereka selesai baru mereka boleh santai dalam mengerjakan yang lainnya. Banyaknya aktivitas yang mereka kerjakan juga menunjukkan bahwa mereka bekerja dengan sungguh-sungguh, kadang-kadang jika ada suatu pekerjaan yang harus cepat diselesaikan, mereka akan memakai waktu istirahat makan siang mereka untuk menyelesaikan tugas tersebut. Pekerjaan yang diberikan kepada sekretaris adalah pekerjaan yang berhubungan dengan urusan kantor dan kampus, tidak ada pekerjaan yang diberikan dari atasan yang bersifat pribadi.

Hubungan sekretaris Dekan dengan pegawai bagian lain juga terjalin dengan

baik. Sekretaris Dekan tidak hanya bekerjasama dengan sesama sekretaris saja

tetapi mereka juga membutuhkan bantuan bagian lain. Pekerjaan yang mereka

kerjakan tidak hanya berhubungan dengan sekretaris atau administrasi dan surat menyurat saja tetapi juga hal lain yang berhubungan dengan kondisi kampus. Hubungan ini terlihat ketika adanya pegawai lain yang datang keruangan sekretaris untuk meminta bantuan atau menanyakan informasi kepada sekretaris atau ingin berhubungan langsung dengan atasan mereka. Pegawai yang masuk ke

ruangan itu juga mereka sambut dengan baik dan terlihat mereka saling mengenal. Begitu juga sebaliknya, jika mereka ada keperluan dengan pegawai lain maka mereka akan disambut dengan baik dan adanya sapaan ketika mereka bertemu dan berpapasan dengan pegawai lain di tengah jalan, bukan hanya ketika ada perlu saja. Itu menunjukkan adanya hubungan yang mereka jalin dengan pegawai lain.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan yaitu sebagai berikut :

1. Terdapat tiga orang sekretaris untuk membantu Dekan menangani tugas-tugasnya, dan ketiga sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada dekan. Walaupun terdapat tiga orang sekretaris Dekan, tetapi tidak ada pembagian tugas. Ketiganya melakukan tugasnya sebagai Sekretaris Dekan. Yang mana tugas tersebut adalah membantu menangani tugas Dekan berkaitan dengan kegiatan Public Relation, tugas perkantoran, maupun menyangkut hubungan dengan pihak internal fakultas dan universitas.

2. Penerapan etika profesi pada pekerjaan sekretaris dekan FE USU adalah dengan melaksanakan kode etik profesi. Kode etik tersebut menyangkut tugas yang dikerjakan di fakultas ekonomi USU seperti sikap sekretaris Dekan yang mampu menjunjung tinggi kehormatan, kemuliaan dan nama baik sekretaris Dekan. Maksudnya, Sekretaris Dekan harus menjaga sikap dalam bertutur kata dan berbusana yang sopan serta menjaga nama baik fakultas, mampu menyelesaikan tugas yang diberikan dengan baik dan tepat waktu karena mereka saling membantu satu sama lain.

3. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU termasuk dalam golongan sekretaris pimpinan karena sekretaris bekerja untuk membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugasnya, dan mengerjakan pekerjaan tanpa harus menunggu instruksi dengan menunjukkan etikanya sebagai sekretaris melalui sifat setia, bertanggung jawab, berdedikasi, ramah, sopan, pandai bergaul, menjaga penampilan fisik dan perilaku sehingga mampu mencerminkan diri sebagai sekretaris professional. Selain itu, Sekretaris Dekan harus memiliki keterampilan dan pengetahuan yang luas, mampu berbahasa Inggris dengan baik, menguasai teknologi informasi.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas dan melihat kenyataan yang tejadi pada Fakultas Ekonomi USU, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak, yaitu :

1. Mempertahankan dan meningkatkan pelaksanaan tugas-tugas sekretaris dengan cara selalu melakukan evaluasi terhadap hasil kerja yang diperoleh 2. Sekretaris Dekan sebaiknya lebih perduli atau lebih cepat tanggap lagi kepada

mahasiswa yang ingin berurusan di sekretaris Dekan

3. Sekretaris dapat meningkatkan perannya menjadi penghubung antara Dekan dan bawahannya dengan cara menyampaikan surat dan informasi ke setiap bagian dengan cepat dan tepat waktu.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud Republik Indonesia No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. PAAP kemudian menjadi program Diploma Tiga (D-III) dengan tiga program studi, yaitu DIII Keuangan, DIII Akuntansi dan DIII Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang

dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K.Dirjen Dikti No.23/Dikti/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas Ekonomi mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga. Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliputi :

a) Departemen Ekonomi Pembangunan b) Departemen Manajemen

c) Departemen Akuntansi

Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi :

a) Program Studi Keuangan b) Program Studi Akuntansi c) Program Studi Kesekretariatan

Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN, maka terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU memiliki 12 fakultas.

Dasar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan. Undang–undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta nilai keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatkan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi porofesional dan lembaga lain yang terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Struktur Organisasi & Personalia

Dilihat dari pengertiannya struktur organisasi merupakan suatu susunan kerangka hubungan unit-unit organisasi yang ada pada organisasi mulai dari departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan wewenang masing-masing. Struktur organisasi diperlukan unutk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuyk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi yang dipakai tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya semakin besar suatu perusahaan, maka struktur organisasinya semakin meluas dan kompleks sejalan dengan berkembangnya dan luas bidang usaha perusahaan sebagaimana halnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem line and staf yaitu kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dengan satu garis, masing-masing bagian bertanggung jawab kepada yang lebih tinggi. Semakin tinggi garis tersebut, maka semakin tinggi pula tanggung jawabnya.

Adapun Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut:

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI USU

Gambar 2.1

Sumber : Buku Pedoman Fakultas Ekonomi USU Dekan dan Pembantu

Dekan

Kepala bagian tata usaha Kasubag pendidikan Kasubag kepegawaian Kasubag perlengkapan Kasubag keuangan & umum Kasubag kemahasiswaan Kesekretariatan dekan Rektor dan Pembantu

Rektor Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Unit Penunjang

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor :Prof. Dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc(CTM), Sp.A(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc., Ph.D. Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng. Pembantu Rektor III : Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si.

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya, S.H., M.L.I.

Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni

PIMPINAN FAKULTAS

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec. Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, M.M., Ak. Pembantu Dekan III : Prof. Ami Dilham, SE, M.Si

BAGIAN TATA USAHA

Kepala Bagian Tata Usaha : Muhammad Simba Sembiring, SE, M.Si.

Kasub. Personalia : Maslan, SE

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Akademik : Fepti Aniyar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos

SEKRETARIS DEKAN

Sekretaris I : Yunita indriani, SE

Sekretaris II : Safia dhani, S.Kom

Sekretaris III : Masyitah rambe , A.Md

C. Job Description Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dekan

Dekan merupakan pimpinan atau atasan dari Fakultas. Adapun tugas dari Dekan, yakni :

1. Memimpin penyelenggaraan pendidikan 2. Penelitian, pengabdian kepada masyarakat.

3. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi Fakultas.

4. Mendisposisi surat-surat masuk.

5. Menandatangani skripsi dan tugas akhir mahasiswa. 6. Menandatangani surat keluar.

7. Menghadiri acara-acara seminar yang mendukung dengan kemajuan di dunia perguruan tinggi.

Pembantu Dekan 1. Pembantu Dekan I

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 2. Pembantu Dekan II

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.

3. Pembantu Dekan III

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.

Kepala Tata Usaha

1. Bagian Tata Usaha, tugasnya :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

d. Melaksanakan urusan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas

2. Sub Bagian Akademik, tugasnya :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Mengumpukan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat

c. Melakukan administrasi akademik

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan, tugasnya :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas

d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian

4. Sub Bagian Kepegawaian, tugasnya :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Menyusun konsep juklak/juknis dibidang kepegawaian c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni, tugasnya :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni c. Melakukan administrasi kemahasiswaan

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan

kesejahteraan mahasiswa

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan, tugasnya :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

Sekretaris Dekan :

1. Tugas perkantoran, meliputi menyiapkan meja kerja pimpinan , menerima intrusksi dan dikte di pimpinan , menangani surat-surat masuk dan surat-surat keluar , mengetik surat-surat untuk pimpinanan membuat konsep surat bersifat rutin, serta memfile dan mengindeks surat-surat.

2. Tugas resepsionis, meliputi menerima dan menjawab telepon ataupun fax serta mencatat pesan-pesan lewat telepon dan fax, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan , mencatat janji – janji untuk pimpinan , dan

menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

3. Tugas keuangan, menangani urusan pribadi pimpinan dengan bank , misalnya penyimpanan uang, pengambilan uang dari bank dan sebagainya, sumbangan dan sebagainanya atas nama pimpinan , dan menyimpan catatan pengeluarani sehari-hari untuk pimpinan serta menyediakan dana untuk keperluan tersebut. 4. Tugas sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan , mengatur

penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan lamat atau beserta pengurusan undangannya, memberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita kepada relasi atas nama pimpinan.

5. Tugas insientil, menyiapkan agenda rapat , mempersiapkan laporan, pidato, atau pernyataan pimpinan, membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, dan sebagainya yang ada hubungannya dengan pimpinan serta memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja Dekan, Sekretaris, dan Ruang Rapat Dekan.

D. Kegiatan Fakultas Ekonomi USU

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang

bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

E. Kinerja Kegiatan Terkini Sekretaris Dekan

Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai itu semua. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja kegiatan terkini yang dijalankan organisasi adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat

menghasilkan sumber daya manusia yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan – kegiatan kerohanian juga sering dilaksanakan fakultas contohnya: mengadakan pengajian, paskah, halal bihalal, dan penyambutan tahun baru. Para civitas (pelaku) akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup serta selalu bertaqwa terhadap Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Rencana kegiatan fakultas ekonomi sumatera utara antara lain sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester ganji/genap 2. Perkuliahan semester ganjil/genap

3. Ujian mid semester/ ujian semester ganjil/genap 4. Wisuda mahasiswa

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh sekretaris Dekan tentunya mempunyai batasan-batasan dalam melakukan pekerjaannya. Batasan-batasan tersebut dapat meliputi tata krama, sopan santun, protokoler dan lain-lain. Di maksudkan agar menjaga kepentingan masing-masing yang terlibat agar mereka senang, tenang, tentram, terlindung tanpa merugikan kepentingannya serta terjamin agar perbuatannya yang tengah dijalankan sesuai dengan adat kebiasaan yang berlaku dan tidak bertentangan dengan hak-hak asasi umumnya. Hal itulah yang mendasari tumbuh kembangnya etika di dalam diri seorang sekretaris dekan dan penting untuk di terapkan. Menurut para ahli maka etika tidak lain adalah aturan prilaku, adat kebiasaan manusia dalam pergaulan antara sesamanya dan menegaskan mana yang benar dan mana yang buruk.

Di dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Dekan mempunyai tiga orang sekretaris. Tetapi tidak ada pembagian tugas secara khusus pada ketiganya, hanya saja salah satunya bertugas membantu dekan pada sore hari di jadwal ekstensi dan dua orang sekretaris bertugas pada pagi hingga siang hari. Akan tetapi semua dapat dikerjakan bersama-sama dan berkesinambungan baik membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation maupun yang lainnya. Sekretaris Dekan melaksanakan tugas dan fungsinya sebagai seorang sekretaris organisasi maupun pribadi. Sekretaris dekan melakukan banyak

hal mulai dari tugas perkantoran, resepsionis, keuangan, sosial hingga tugas insentil atau menyiapkan agenda rapat. Sekretaris dekan juga melakukan tugas untuk mahasiswa seperti menstempel berkas, membuat dan memberi nomor surat masuk dan surat keluar. Dimana dalam melaksanakan tugas dan fungsinya sekretaris dekan harus memiliki suatu batasan atau etika profesi agar tugas maupun fungsinya dapat dilakukan secara kompeten dan terealisasi dengan baik tanpa adanya suatu kesalahan yang fatal. Mengingat banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh sekretais dekan , Maka dari itu sangat penting penerapan etika profesi pada pekerjaan sekretaris dekan fakultas ekonomi USU.

Adapun Etika didefenisikan juga sebagai ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik (Perkembangan etika profesi :http//rizal.blog.undip.ac.id). Etika akan berkaitan dengan konsep yang dimiliki oleh individu ataupun kelompok untuk menilai apakah tindakan-tindakan yang telah dikerjakannya itu salah atau benar, buruk atau baik. Etika akan memberikan semacam batasan maupun standar yang akan mengatur pergaulan manusia di dalam kelompok sosialnya. Dalam pengertiannya yang secara khusus dikaitkan dengan seni pergaulan manusia, etika ini kemudian dirupakan dalam bentuk aturan (code) tertulis yang secara sistematik sengaja dibuat berdasarkan prinsip-prinsip moral yang ada dan pada saat yang dibutuhkan akan bisa difungsikan sebagai alat untuk menghakimi segala macam tindakan yang secara logika-rasional umum (common sense) dinilai menyimpang dari kode etik.

Menurut Surna (1990:56) kode etik ibarat kompas yang menunjukkan arah moral bagi suatu profesi sekaligus sebagai sarana untuk membantu para pelaksana seseorang sebagai seseorang yang professional supaya tidak dapat merusak etika profesi. Menurut Surna (1990:56) ada tiga hal pokok yang merupakan fungsi kode etik profesi yaitu :

1. Kode etik profesi memberikan pedoman bagi setiap anggota profesi tentang prinsip profesionalisme yang digariskan. Maksudnya bahwa dengan kode etik profesi, pelaksana profesi mampu mengetahui suatu hal yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan.

2. Kode etik profesi merupakan sarana kontrol sosial bagi masyarakat atas profesi yang bersangkutan. Maksudnya bahwa etika profesi dapat memberikan suatu pengetahuan kepada masyarakat agar juga dapat memahami arti pentingnya suatu profesi, sehingga memungkinkan pengontrolan terhadap para pelaksana di lapangan kerja (kalangan sosial).

3. Kode etik profesi mencegah campur tangan pihak diluar organisasi profesi tentang hubungan etika dalam keanggotaan profesi. Arti tersebut dapat dijelaskan bahwa para pelaksana profesi pada suatu instansi atau perusahaan profesi di lain instansi atau perusahaan.

Sekretaris dekan merupakan orang yang berperan penting dalam membantu tugas-tugas pimpinan. Seorang sekretaris diharapkan mampu memperlancar tugas pimpinan dengan segala kemampuan dan keterampilan yang miliki, tetapi bukan hanya itu saja, seorang sekretaris juga harus memiliki etika sesuai dengan panggilannya sebagai seorang sekretaris.

Dalam konteks profesional, menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan etika yang berlaku memang merupakan suatu keharusan, bukan hanya pilihan. Hal ini berlaku untuk seluruh jajaran sumber daya manusia dalam perusahaan, termasuk juga untuk seorang sekretaris, seorang sekretaris mesti memahami dasar-dasar etika kesekretarisan, yang melandasi profesionalisme seorang sekretaris. Konsistensi dalam mengimplementasi etika akan menunjang kemantapan karir dan sukses berkesinambungan.

Untuk itulah sekretaris dekan harus mampu menentukan apa yang harus dilakukan seperti menyiapkan meja kerja pimpinan , menerima intrusksi dan dikte dari dekan , menangani surat masuk dan surat keluar , mengetik surat-surat untuk dekan membuat konsep surat-surat bersifat rutin, serta memfile dan mengindeks surat-surat, menjadwal kegiatan Dekan, menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar, menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan, mengantar surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan, mengetik surat keluar, menerima telepon, menerima fax, menerima tamu yang akan bertemu dngan dekan, mencatat janji-janji untuk dekan, menangani urusan pribadi dekan dengan bank, memeberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita kepda relasi atas nama dekan, memproses program dekan dan tim, serta memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja dekan, sekretaris dan ruang rapat Dekan.

Oleh karena itu, sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari orang lain apabila dalam dirinya ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat memberikan jasa keahlian profesi kepada orang lain atau

masyarakat yang memerlukannya. Tanpa penerapan etika profesi apa yang semula dikenal sebagai sebuah profesi yang terhormat akan segera jatuh menjadi sebuah pekerjaan yang mencari nafkah biasa yang sedikit pun tidak diwarnai dengan idealisme dan ujung-ujungnya akan berakhir dengan tidak adanya lagi respek maupun pekerjaan yang pantas diberikan kepada profesi tersebut.

Pentingnya penerapan etika pada seorang penyandang profesi sekretaris dekan bertujuan untuk mengarahkan agar tidak menyimpang dari peraturan tata tertib serta budaya yang diciptakan dalam organisasi tersebut. Suatu penyimpangan akan terjadi jika etika tidak dilaksanakan dengan baik, sehingga mengakibatkan ketidaklancaran dalam melaksanakan tugas sebagai seorang sekretaris. Dari uraian di atas untuk itulah penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana Penerapan Etika Profesi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka perumusahan masalah yang akan dibahas dalam paper ini adalah “Bagaimana Penerapan Etika Profesi Pada Pekerjaan Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

C. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah untuk mengetahui penerapan etika profesi Serketaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

a. Bagi peneliti, menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai penerapan etika profesi sekretaris dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan kerja atau wujud nyata dari profesi sekretaris

b. Bagi organisasi, memberikan bahan masukan, sumbagan pemikiran dan perbaikan apabila terdapat kesalahan dalam penerapan etika profesi sekretaris

c. Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan, dan refrensi tentang Penerapan etika profesi seorang sekretaris

E. Jadwal Kegiatan Penelitian

Riset ini diakukan oleh penulis pada kantor Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut :

Tabel 1. 1

Jadwal Kegiatan Penelitian No Kegiatan

Minggu ke

I II III IV

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset selama beberapa minggu mulai tanggal 20 Februari – 03 Maret 2012 di bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU.

F. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah :

BAB I. PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis akan membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.

BAB II. PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

Pada bab ini penulis akan membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III. PEMBAHASAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan pembahasan tentang pengertian dan bentuk penerapan etika profesi sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran mengenai penerapan etika profesi pada pekerjaan sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

TUGAS AKHIR

PENERAPAN ETIKA PROFESI PADA PEKERJAAN

SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH

RIZKY AMALIA PUTRI 092103018

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah saya panjatkan atas kehadirat Allah swt. Karena berkat rahmat, taufiq, dan hidayah-Nya sehingga tugas akhir ini dapat diselesaikan.

Dengan keterbatasan pengetahuan dan kemampuan, saya menyadari bahwa dalam pelaksanaan penulisan tugas akhir ini masih terdapat kekeliruan dan kekurangan. Pada kesempatan ini saya memohon maaf yang sebesar-besarnya jika ada kesalahan kata ataupun tulisan didalam tugas akhir ini dan saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan demi kelancaran penulisan tugas akhir ini.

Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat saya mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec, sebagai Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, sebagai Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3. Ibu Dra. Sitti Raha Agoes Salim, M.Sc sebagai Dosen Pembimbing yang telah membimbing penulis dalam penyelesaikan tugas akhir ini.

4. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

5. Kepada kedua orang tua saya yang sangat saya cintai terima kasih telah membesarkan, menjaga dan melidungi saya hingga saya seperti sekarang ini

6. Buat kedua abang saya Heru dan Teguh serta adik saya ika yang telah Memberikan bantuan morilnya dalam penyelesaian tugas akhir ini

7. Sahabat SMA saya hingga masa perkuliahan yaitu Febrina Widya Ningsih atau yang keren di panggil Inin, yang sangat memberikan motivasi dan membantu dalam penyelesaian tugas akhir ini

8. Sahabat-sahabat terdekat saya, yaitu : Ila, Icis, Icot, Gondel, Ninot, Purti, iwik dan Pujai yang membuat masa-masa perkuliahan saya sangat penuh arti, canda tawa serta tangisan bersama

9. Teruntuk teman senasib, seperjuangan dan sekelompok magang saya Natassa yang telah membuat hari-hari magang saya penuh dengan kebimbangan

10.Teman-teman D-III Kesekretariatan 2009 terima kasih buat kebersamaan kita selama ini

11.Teman – teman satu kelompok magang saya, mima, tia dan lebrita terima kasih atas kerja sama nya selama hampir 3 bulan magang.

Medan, Juni 2012

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL... ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah... ... 5

C. Tujuan Penelitian ... 5

D. Manfaat Penelitian ... 6

E. Jadwal Penelitian ... 6

F. Sistematika Penulisan... ... 7

BAB II PROFIL ORGANISASI/INSTANSI A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 9

B. Struktur Organisasi & Personalia .... ... 12

C. Job Description Pada Fakultas Ekonomi USU... ... 16

D. Kegiatan Fakultas Ekonomi USU... ... 22

E. Kinerja Kegiatan Terkini... ... 23

F. Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi USU... ... 24

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Etika dan Profesi ... 25

B. Pengertian Sekretaris... ... 27

C. Jenis-Jenis Sekretaris ... 28

D. Tugas Sekretaris ... 31

E. Etika Profesi Sekretaris ... 34

F. Penerapan Etika Sekretaris ... 41

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 45

B. Saran ... 46

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah saya panjatkan atas kehadirat Allah swt. Karena berkat rahmat, taufiq, dan hidayah-Nya sehingga tugas akhir ini dapat diselesaikan.

Dengan keterbatasan pengetahuan dan kemampuan, saya menyadari bahwa dalam pelaksanaan penulisan tugas akhir ini masih terdapat kekeliruan dan kekurangan. Pada kesempatan ini saya memohon maaf yang sebesar-besarnya jika ada kesalahan kata ataupun tulisan didalam tugas akhir ini dan saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan demi kelancaran penulisan tugas akhir ini.

Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat saya mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec, sebagai Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, sebagai Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3. Ibu Dra. Sitti Raha Agoes Salim, M.Sc sebagai Dosen Pembimbing yang telah membimbing penulis dalam penyelesaikan tugas akhir ini.

4. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

5. Kepada kedua orang tua saya yang sangat saya cintai terima kasih telah membesarkan, menjaga dan melidungi saya hingga saya seperti sekarang ini

6. Buat kedua abang saya Heru dan Teguh serta adik saya ika yang telah Memberikan bantuan morilnya dalam penyelesaian tugas akhir ini

7. Sahabat SMA saya hingga masa perkuliahan yaitu Febrina Widya Ningsih atau yang keren di panggil Inin, yang sangat memberikan motivasi dan membantu dalam penyelesaian tugas akhir ini

8. Sahabat-sahabat terdekat saya, yaitu : Ila, Icis, Icot, Gondel, Ninot, Purti, iwik dan Pujai yang membuat masa-masa perkuliahan saya sangat penuh arti, canda tawa serta tangisan bersama

9. Teruntuk teman senasib, seperjuangan dan sekelompok magang saya Natassa yang telah membuat hari-hari magang saya penuh dengan kebimbangan

10.Teman-teman D-III Kesekretariatan 2009 terima kasih buat kebersamaan kita selama ini

11.Teman – teman satu kelompok magang saya, mima, tia dan lebrita terima kasih atas kerja sama nya selama hampir 3 bulan magang.

Medan, Juni 2012

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL... ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah... ... 5

C. Tujuan Penelitian ... 5

D. Manfaat Penelitian ... 6

E. Jadwal Penelitian ... 6

F. Sistematika Penulisan... ... 7

BAB II PROFIL ORGANISASI/INSTANSI A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU ... 9

B. Struktur Organisasi & Personalia .... ... 12

C. Job Description Pada Fakultas Ekonomi USU... ... 16

D. Kegiatan Fakultas Ekonomi USU... ... 22

E. Kinerja Kegiatan Terkini... ... 23

F. Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi USU... ... 24

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Etika dan Profesi ... 25

B. Pengertian Sekretaris... ... 27

C. Jenis-Jenis Sekretaris ... 28

D. Tugas Sekretaris ... 31

E. Etika Profesi Sekretaris ... 34

F. Penerapan Etika Sekretaris ... 41

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 45

B. Saran ... 46

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR