Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Suku Cadang untuk Pemeliharaan Preventif Mesin Produksi PT Sang Hyang Seri
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PENGENDALIAN SUKU CADANG UNTUK PEMELIHARAAN
PREVENTIF MESIN PRODUKSI PT SANG HYANG SERI
AMAJIDA BAHRINA IMAN
TEKNIK MESIN DAN BIOSISTEM
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Rancang Bangun
Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Suku Cadang untuk Pemeliharaan
Preventif Mesin Produksi PT Sang Hyang Seri adalah benar karya saya dengan
arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada
perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya
yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam
teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut
Pertanian Bogor.
Bogor, Juni 2014
Amajida Bahrina Iman
NIM F14090129
ABSTRAK
AMAJIDA BAHRINA IMAN. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen
Pengendalian Suku Cadang untuk Pemeliharaan Preventif Mesin Produksi PT
Sang Hyang Seri. Dibimbing oleh SETYO PERTIWI.
Tuntutan penyediaan benih dengan mutu yang baik, produksi yang tepat,
dan jumlah yang memadai membuat kegiatan produksi benih PT Sang Hyang Seri
(SHS) harus selalu cepat dan optimal. Faktor produksi yang menentukan hasil
akhir salah satunya adalah kesediaan peralatan dengan kondisi yang prima.
Pemeliharaan preventif mesin dapat mencegah timbulnya kerusakan-kerusakan
yang terjadi pada mesin sebelum digunakan. Perawatan preventif yang baik dapat
dicapai dengan pengendalian suku cadang yang mendukung kebutuhan pengadaan
barang bagi seluruh kegiatan pemeliharaan preventif mesin. Manajer perusahaan
berperan penting untuk selalu mengawasi kegiatan pengendalian suku cadang dan
pemeliharaan mesin pabriknya. Oleh karena itu, dibutuhkan penelitian untuk
merancang bangun sebuah sistem informasi manajemen yang dapat membantu
kegiatan pengendalian suku cadang dalam pemeliharaan preventif mesin. Tujuan
dari penelitian ini adalah menganalisis kebutuhan SIM bagi pengguna, kemudian
merancang bangun SIM yang mampu membuat kegiatan pengendalian suku
cadang untuk pemeliharaan preventif mesin menjadi efektif dan efisien. Desain
sistem yang digunakan adalah sistem berbasis web yang memakai bahasa
pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor). Fungsi sistem berbeda-beda sesuai
dengan penggunanya, untuk itu sistem dibuat dengan hak akses yang berbeda.
Terdapat empat subsistem utama yaitu, subsitem pengecekan mesin, subsistem
pengelolaan stok komponen, subsistem pembelian komponen, dan subsistem
pengawasan.
Kata kunci: Pemeliharaan preventif, pengendalian suku cadang, PT SHS, sistem
informasi manajemen
ABSTRACT
AMAJIDA BAHRINA IMAN. Design and Development of Management
Information Systems for Parts Control on Preventive Maintenance of Production
Machinery at PT Sang Hyang Seri. Supervised by SETYO PERTIWI.
The demands of seeds with good quality, precise production, and sufficient
amount implies seed production activities of PT Sang Hyang Seri (SHS) should
always be fast and optimal. Production factors that determine the outcome is,
among others, the readiness of equipment for operation with excellent condition.
Preventive maintenance can prevent damage of the machines that occurred on the
machines before use. Good preventive maintenance can be achieved by control of
parts that support the procurement needs of all preventive maintenance activities
of the machine. Manager of the company plays an important role to always
supervise the activities of the control and maintenance of machine in factory.
Therefore, research is needed to design a management information system (MIS)
that can help control the activities of preventive maintenance spare parts in
machinery. The purpose of this study is to analyze the need for the user of the
MIS, then designing system that can make activity of controling parts for
preventive maintenance to be effective and efficient. The system was then
developed as a web-based system by using the programming language PHP
(Hypertext Preprocessor). Several system functions were developed in accordance
with the targeted users, each with different access rights. There are four main
subsystems, namely, machinery checking subsystem, stock management
subsystem, subsystems purchase of components, and supervision subsystems
Keywords: Preventive maintenance, parts control, PT SHS, management
information systems
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PENGENDALIAN SUKU CADANG UNTUK PEMELIHARAAN
PREVENTIF MESIN PRODUKSI PT SANG HYANG SERI
AMAJIDA BAHRINA IMAN
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Teknologi Pertanian
pada
Departemen Teknik Mesin dan Biosistem
TEKNIK MESIN DAN BIOSISTEM
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
Judul Skripsi : Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Suku
Cadang untuk Pemeliharaan Preventif Mesin Produksi PT Sang
Hyang Seri
Nama
: Amajida Bahrina Iman
NIM
: F14090129
Disetujui oleh
Dr Ir Setyo Pertiwi, MAgr
Pembimbing
Diketahui oleh
Dr Ir Desrial, MEng
Ketua Departemen
Tanggal Lulus:
PRAKATA
Bismillahirahmanirrahim
Dengan mengucapkan puji dan syukur ke hadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
skripsi ini dengan judul Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen
Pengendalian Suku Cadang untuk Pemeliharaan Mesin Produksi PT Sang Hyang
Seri. Selama pelaksanaan penulisan skripsi ini, penulis telah banyak memperoleh
bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis
menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1.
Bapak (Achyar Eldine) dan Ummi (Sri Redjeki) yang telah memberikan
dukungan secara moril maupun do’a dan kasih sayang yang tak terhingga.
2.
Ibu Dr Ir Setyo Pertiwi, MAgr selaku dosen pembimbing yang telah banyak
memberikan motivasi, pengarahan dan bimbingan kepada penulis.
3.
Bapak Prof Dr Bambang Pramudya dan Bapak Dr Ir Wawan Hermawan,
MS, selaku dosen penguji yang telah memberikan bimbingan dan
pengarahan kepada penulis.
4.
Staff pabrik produksi benih PT. SHS, Bapak Wahidin, Bapak O’o, Bapak
Du’am dan Bapak Wawan yang telah memberikan informasi dan
pengarahan saat pengambilan data untuk skripsi.
5.
Teman-teman kuliah ORION 46, Endah, Adyt, Kala, Rina, Ma’e, Ledy,
Rouf, Arnold, Gumi, Aynal, Aisya, Hanna, dan Syam yang telah membantu
penulis saat pengambilan data maupun penyelesaian skripsi.
6.
Dosen-dosen Lab. TBI yang telah banyak membantu memberikan masukan
dan motivasi kepada penulis.
7.
Semua pihak yang telah membantu penulis dan tidak mungkin disebutkan
satu persatu.
Penulis sangat menyadari masih banyak kekurangan di dalam penulisan
skripsi ini, oleh karena itu penulis mengharapkan saran-saran dan kritik yang
membangun. Semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak.
Bogor, Juni 2014
Amajida Bahrina Iman
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
xi
DAFTAR GAMBAR
xi
DAFTAR LAMPIRAN
xii
PENDAHULUAN
1
Latar Belakang
1
Perumusan Masalah
2
Tujuan Penelitian
3
METODE
3
Waktu dan Tempat
3
Alat
3
Metode Pengambilan Data
4
Metode Pengembangan Sistem
5
HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan Pemeliharaan Mesin di PT SHS
6
7
Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Suku Cadang untuk Pemeliharaan
Mesin Produksi Benih di PT SHS
10
SIMPULAN DAN SARAN
29
Simpulan
29
Saran
30
DAFTAR PUSTAKA
30
LAMPIRAN
32
RIWAYAT HIDUP
44
DAFTAR TABEL
1
2
3
4
Konfigurasi perangkat keras
Peran pengguna sistem informasi
Input dan output SIM berdasarkan pengguna
Spesifikasi Minimal Hardware
4
12
13
20
DAFTAR GAMBAR
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
SDLC waterfall model
Proses pembelian komponen mesin
Desain SIM PT SHS
DFD proses login
DFD sistem PT SHS
Entity Relationship Diagram (ERD)
Desain tampilan halaman muka utama sistem
Halaman form login
Usecase user mekanik
Halaman pengecekan mesin pabrik
5
9
15
16
17
18
19
20
19
21
Halaman laporan kerusakan mesin
Halaman laporan penggantian komponen
Usecase user petugas gudang
21
21
22
Tampilan halaman stok persediaan komponen
Tampilan halaman komponen masuk atau keluar
Halaman status permintaan barang
Halaman pembuatan surat BBM
Halaman pembuatan surat BBK
Usecase user petugas pengadaan barang
Halaman menu pengelolaan data supplier
Halaman tabel rekomendasi
Halaman pemberitahuan baru dari manajer
Halaman pemberitahuan baru dari gudang
Usecase user manajer SDM dan Umum
Tampilan laporan stok komponen
Tampilan laporan data supplier (rekanan)
Tampilan laporan riwayat mesin
Halaman persetujuan pembelian barang
Kuesioner petugas mekanik
Kuesioner petugas gudang halaman 1
Kuesioner petugas gudang halaman 2
Kuesioner petugas pengadaan barang
Kuesioner manajer
Kuesioner 1 pengujian sistem di PT SHS
Kuesioner 2 pengujian sistem di PT SHS
23
23
24
24
24
25
25
26
26
26
27
27
28
28
28
37
38
39
40
41
42
43
DAFTAR LAMPIRAN
1
2
3
4
5
Tabel r encana kegiatan penelitian
Prosedur instalasi sistem
Prosedur penggunaan sistem
Kuesioner uji performansi sistem
Kuesioner uji user-friendly sistem
34
35
36
39
45
PENDAHULUAN
Latar Belakang
PT Sang Hyang Seri (SHS) merupakan salah satu perusahaan BUMN yang
memproduksi benih padi varietas unggul, seperti IR 64, Cisadane, Cimalaya
Muncul, Memberamo, Cibodas, Maros, Batang, Anai, Cilosari, dan lain-lain. Saat
ini, operasional penyediaan benih PT SHS sudah mengarah kepada consumer
satisfaction, sehingga tuntutan penyediaan benih yang bermutu tinggi, waktu
produksi yang tepat, dan jumlah yang cukup harus selalu terpenuhi (Salmiyah,
2000). Tuntutan tersebut akan tercapai jika produsen benih melakukan proses
produksi yang cepat, tepat, dan optimal. Perencanaan produksi yang baik harus
selalu memperhatikan faktor-faktor produksi yang akan menentukan hasil akhir
dari proses produksi. Faktor-faktor tersebut di antaranya adalah, sumber daya
bahan (material), modal (money), tenaga kerja (labour), peralatan (machines), dan
kehandalan pengelolaan (managerial skill). Kelengkapan faktor-faktor produksi
yang ada, akan menentukan hasil akhir dari produk (Iswanto, 2008).
Proses produksi benih PT SHS dilakukan selama tiga bulan, kemudian tiga
bulan selanjutnya dilakukan proses pemeliharaan mesin pabrik, sehingga dalam
setahun pabrik PT SHS beroperasi selama dua kali dan proses pemeliharaan
mesinnya pun dua kali. Pabrik PT SHS menggunakan beberapa mesin produksi
yang berbeda fungsi dan pengoperasiannya. Jenis-jenis mesin yang dipakai di
antaranya adalah, mesin intake, mesin precleaner, mesin dryer, mesin cleaner,
mesin konveyor, silo, dan mesin sealer. Kelancaran suatu proses produksi
ditentukan oleh kinerja dari mesin. Memastikan mesin-mesin produksi benih
dapat bekerja dengan baik dan optimal merupakan bagian penting dalam
perencanaan produksi. Kinerja mesin yang terjaga dan sesuai tujuan dapat
diperoleh dengan melakukan pemeliharaan mesin tersebut. Perawatan atau
pemeliharaan mesin bertujuan untuk menjaga tingkat produktivitas yang ingin
dicapai. Perawatan preventif mesin yang baik dapat dicapai melalui pengendalian
suku cadangnya. Pengendalian suku cadang memberi dukungan dalam hal
pengadaan barang yang dibutuhkan bagi seluruh pemeliharaan yang digunakan
dalam proses produksi. Hal yang sangat penting bagi pengendalian suku cadang
adalah, penentuan keputusan suatu barang diperlukan, termasuk perlu atau
tidaknya dilakukan penyimpanan, kepada siapa pembelian dilakukan, dan apa saja
dan berapa yang dipesan.
Mesin yang terdapat di pabrik PT SHS sangat banyak, sehingga dibutuhkan
manajemen pemeliharaan mesin. Tingkat kompleksitas manajemen pemeliharaan
mesin bergantung pada banyaknya mesin yang dipakai. Semakin banyak mesin
maka manajemen pemeliharaan mesinnya akan semakin kompleks. Kegiatan
perawatan pun membutuhkan biaya, seperti biaya pekerja langsung, biaya suku
cadang yang disimpan maupun yang akan dibeli, dan biaya perbaikan bila ada
mesin yang rusak. Oleh sebab itu, dibutuhkan pengelolaan yang dapat
memaksimalkan pelaksanaan kegiatan perawatan. Pelaksanaan kegiatan
perawatan yang maksimal selain dapat meningkatkan kualitas dan kuantitas
produk, juga dapat mereduksi biaya variabel dari biaya perawatan sehingga dapat
meningkatkan keuntungan.
2
Saat ini, banyak sekali perusahaan-perusahaan yang sudah memakai sistem
informasi untuk mempermudah segala pekerjaannya. Mulai dari bidang
administrasi, bidang keuangan, sampai bidang manajemen semuanya memakai
sistem informasi. Pengertian sistem informasi itu sendiri adalah, suatu kumpulan
mesin yang bekerja sama untuk mengatur perolehan, penyimpanan, manipulasi
dan distribusi informasi. Penggunaan sistem informasi di bidang manajemen
pemeliharaan mesin akan sangat berperan untuk mempermudah kegiatan
perawatan mesin. Sistem informasi manajemen (SIM) didefinisikan sebagai suatu
sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai
dengan tujuan yang serupa (Mc Leod 2001). Sistem informasi manajemen
pemeliharaan mesin dapat merekap riwayat mesin produksi yang digunakan
menjadi database yang mudah untuk digunakan, sehingga mempercepat
pengambilan keputusan. Sistem informasi manajemen pemeliharaan mesin juga
dapat mencatat dan menyimpan data kondisi mesin, mengolah data kondisi
menjadi informasi perawatan yang akan dilakukan atau yang sudah dilakukan.
SIM pemeliharaan mesin secara praktis menyediakan informasi yang telah diolah
oleh DBMS untuk memenuhi kebutuhan bidang tertentu. Bidang-bidang yang
bertugas untuk memelihara mesin dapat terhubung dengan mudah melalui sistem
berbasis web. Sistem yang berbasis web secara langsung dan cepat menyebarkan
informasi guna membuat kegiatan manajemen pemeliharaan mesin menjadi
efektif dan efisien. Oleh karena itu, kegiatan manajemen pemeliharaan mesin
dibutuhkan perancangan sistem informasi dengan tujuan untuk membuat segala
pekerjaan manajemen pemeliharaan yang kompleks menjadi ringkas dan tepat
waktu.
Perumusan Masalah
Pemeliharaan mesin bertujuan untuk memperpanjang usia mesin, menjamin
ketersediaan optimum mesin yang dipakai untuk produksi, dan menjamin
keselamatan pengguna mesin tersebut. Penting sekali untuk melakukan perawatan
pada mesin-mesin produksi baik sebelum atau sesudah mesin digunakan.
Banyaknya mesin produksi yang digunakan di suatu pabrik produksi benih
membuat kegiatan perawatan menjadi kompleks dan membutuhkan perencanaan.
Manajemen pemeliharaan mesin
berupa
perencanaan, pengawasan,
pengorganisasian, dan pengarahan harus dilakukan guna memperlancar proses
produksi.
PT SHS sudah melakukan pencatatan kondisi mesin maupun kebutuhan
perawatan dan penggantian komponen pada mesin. Namun proses tersebut masih
dilakukan secara konvensional atau masih dalam bentuk catatan tangan di kertas.
PT SHS belum menerapkan sistem yang khusus dalam kegiatan penyimpanan
komponen mesin, sehingga proses penggantian komponen mesin masih lambat
dan terdapat kesulitan bagi petugas mekanik dalam hal penyimpanan komponen
mesin di pabrik. Mengingat kegiatan manajemen pemeliharaan mesin-mesin
produksi benih sangatlah kompleks, PT SHS perlu menerapkan sistem informasi
di dalam kegiatan manajemennya. Keuntungan yang didapat dari perancangan dan
penerapan sistem informasi ini adalah adanya kemudahan bagi karyawan untuk
mengelola data dan informasi. Pembangunan sistem informasi ini harus didukung
oleh sumber daya sistem informasi.
3
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini ialah sebagai berikut:
1. Mengalisis kebutuhan sistem informasi manajemen pengendalian suku cadang
untuk pemeliharaan preventif mesin produksi benih pada PT SHS.
2. Merancang bangun sistem informasi manajemen pengendalian suku cadang
untuk pemeliharaan preventif mesin produksi benih yang mampu mengelola
serta menyediakan informasi yang dibutuhkan perusahaan secara efektif dan
optimal.
METODE
Waktu danTempat
Penelitian ini dilaksanakan pada bulan April 2013-Juni 2014 dengan rincian
kegiatan seperti pada Lampiran 1. Rancang bangun sistem dilaksanakan mulai
bulan Agustus 2013-Maret 2014. Tempat yang digunakan untuk penelitian ini
antara lain adalah:
1. Kawasan produksi benih padi PT Sang Hyang Seri untuk melakukan
pengambilan data di pabrik Seed I dan IRSPP berupa pengamatan data riwayat
mesin dan wawancara.
2. Laboratorium Teknik Bio Informatika, Departemen Teknik Mesin dan
Biosistem, IPB untuk melakukan perancangan dan pembangunan sistem
informasi.
Alat
Alat yang dipakai adalah mesin pabrik untuk diamati dan jenis-jenis sumber
daya sistem informasi. Pengamatan mesin dilakukan di pabrik Seed I dan IRSPP.
Mesin yang diamati di antaranya adalah mesin precleaner, bucket elevator, belt
conveyor, dryer, burner, air screen separator, silo, dan sealer. Komponen mesin
yang diamati adalah komponen yang terdapat pada mesin-mesin tersebut, seperti
bearing, rantai, v-belt, nozzle, plat screen, bucket, dan lain-lain.
Terdapat lima sumber daya sistem informasi yaitu, brainware, dataware,
hardware, netware dan software. Perancang sistem dan pengguna akhir sistem
adalah sumber daya berupa brainware. Jaringan intranet yang digunakan sebagai
penghubung antar sistem adalah sumber daya netware. Hasil pengambilan data
yang berupa fakta-fakta yang diperlukan untuk mendukung aktivitas sistem
informasi adalah dataware. Hardware adalah mesin pada komputer yang dapat
disentuh secara fisik sehingga disebut dengan perangkat keras. Software adalah
sumber daya perangkat lunak (program komputer) berupa struktur data yang bila
dieksekusi memberikan fungsi dan unjuk kerja seperti yang diinginkan oleh
pengguna. Software berfungsi sebagai pengatur aktivitas kerja komputer dan
semua instruksi yang mengarah pada sistem komputer.
4
Hardware ( Perangkat Keras )
Perangkat keras yang dibutuhkan untuk penelitian ini adalah, laptop, printer,
dan digital kamera. Perangkat keras laptop yang digunakan untuk operasional
sistem yang diusulkan dijelaskan pada Tabel 1.
Tabel 1 Konfigurasi perangkat Keras
Nama Mesin
Spesifikasi
Processor
Intel(R) Core (TM) i7-2640M
Memory
4 GB
VGA Card
Intel(R) HD Graphics 3000
Hardisk
500 GB
Keyboard
Standard
Mouse
Standard
Printer
Standard
Software (Perangkat Lunak)
Kebutuhan perangkat lunak dalam penelitian ini di antaranya adalah:
1. Browser, digunakan untuk menampilkan dan melakukan uji performansi dari
SIM yang dibuat.
2. XAMMP Control Panel v3.2.1, sebagai software web server apache yang
digunakan untuk mendukung proses pembuatan basis data.
3. MySQL, sebagai perangkat lunak untuk mengelola dan mempermudah
pembuatan basis data.
4. PHP 5.4.7, sebagai bahasa pemrograman.
Metode Pengambilan Data
Pengambilan data untuk penelitian ini dilakukan dengan beberapa cara,
yaitu dengan proses wawancara, pengamatan data, dan dokumentasi yang
dilakukan secara langsung di PT SHS, Sukamandi.
Wawancara
Proses wawancara dilakukan melalui tanya jawab kepada seluruh karyawan
di PT SHS yang berhubungan dengan kegiatan pemeliharaan mesin produksi
benih.
Pengamatan
Pengamatan merupakan suatu cara pengambilan data yang dilakukan dengan
pencatatan langsung maupun tidak langsung terhadap objek yang dibahas. Data
yang yang diamati berupa data dari riwayat pemeliharan mesin pabrik dari tahun
1991 sampai dengan 2013 dan data dari surat-surat pengadaan barang.
Dokumentasi
Dokumentasi merupakan cara pengumpulan data yang dilakukan dengan
mengumpulkan dokumen-dokumen berupa gambar atau foto keadaan pabrik
produksi benih di PT SHS.
5
Metode Pengembangan Sistem
Tahapan pengembangan sistem (software engineering) dimulai dari
perencanaan hingga pengujian. Setiap bagian dan tahapannya akan membentuk
suatu siklus yang dinamakan Systems Development Life Cycle Model (SDLC).
Model ini telah dikembangkan untuk mengarahkan proses pembuatan sistem
perangkat lunak. Terdapat beberapa jenis model SDLC yang ada, di antaranya
adalah waterfall model, Spiral model, V-Shaped model dan lain-lain (Khurana
2012). Di antara model-model tersebut yang paling lazim digunakan di beberapa
bidang adalah waterfall model. Proses dari model ini mempunyai kekurangan dan
kelebihan tersendiri. Fase-fase proses waterfall model disajikan pada Gambar 1.
Mulai
Perencanaan (Planning)
Analisis Kebutuhan
(Requirement Analysis)
Desain Sistem
(System Design)
Implementasi dan Pengujian Sistem
(System Implementation and Testing)
Stop
Gambar 1 SDLC waterfall model (Faridi,2012)
Perencanaan (Planning)
Fase perencanaan berfungsi sebagai persiapan investigasi permasalahan
berupa, pencarian solusi alternatif permasalahan, keuntungan yang didapat oleh
organisasi, objek-objek yang akan digunakan untuk pembuatan sistem dan
menentukan lebar jangkauan yang akan dicapai pada pembuatan sistem.
6
Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis)
Fase ini menentukan tujuan dari proyek pembuatan aplikasi, kegunaan dan
operasional aplikasi selama pemakaian dan menganalisa kebutuhan fungsional
dari sistem. Fase ini juga mempelajari tentang kebutuhan pengguna akhir. Proses
analisis kebutuhan pengguna akhir didapat dari hasil wawancara dan pengambilan
data di lapangan. Wawancara dilakukan kepada karyawan PT SHS yang terlibat
langsung dengan kegiatan pemeliharaan preventif mesin pabrik. Sistem dibuat
berdasarkan kebutuhan masing-masing bidang, sehingga fungsi sistem
menyesesuaikan dengan user rules dari pengguna. Format masukan data
disamakan dengan format dari laporan riwayat mesin mekanik dan surat-surat dari
pengadaan barang. Sistem harus dapat mengolah dan menyampaikan informasi
secara langsung dan cepat kepada user yang membutuhkan. Oleh karena itu, perlu
sistem berbasis web yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
Desain Sistem (System Design)
Pembuatan sistem yang sesuai kebutuhan bergantung pada fase desain
sistem. Fase ini mencakup pembuatan rancangan tampilan aplikasi, bussines rules,
penggambaran aktivitas pemakaian aplikasi, detail operasi aplikasi, pengkodingan
dan pembuatan dokumen yang dibutuhkan.
Implementasi dan Pengujian Sistem (System Implementation and Testing)
Pada fase ini, sistem yang telah didesain memasuki beberapa tahap
pengujian seperti, pengujian performansi, kemudahan dalam penggunaan (userfriendly) dan yang terpenting adalah sistem yang dikembangkan sesuai dengan
output yang diinginkan.
Terdapat beberapa kelebihan dalam menggunakan metode SDLC tipe
waterfall untuk seorang perancang pemula dibandingkan dengan tipe lainnya.
Keunggulan tipe ini di antaranya adalah.
1. Syarat yang dibutuhkan pada awal perancangan program lebih spesifik
dibandingkan tipe yang lain, sehingga dapat lebih dimengerti dengan mudah.
2. Setiap fase mempunyai penyampaian yang spesifik dan merupakan proses yang
mudah ditinjau.
3. Fase-fasenya dapat diproses dan diselesaikan dengan satu kali pengerjaan.
4. Bekerja dengan baik untuk suatu proyek yang kecil dimana persyaratanpersyaratan yang dibutuhkan sangat mudah dipahami.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Usaha pemeliharaan mesin produksi pada perusahaan umumnya bertujuan
untuk menjaga kondisi mesin agar tetap prima ketika dioperasikan sehingga
proses produksi dapat berjalan dengan lancar. Selain itu pemeliharaan mesin juga
dapat memperpanjang umur pemakaian mesin itu sendiri. Kegiatan pemeliharaan
mesin dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu, pemeliharaan preventif dan
pemeliharaan korektif (Assauri 1998). Pemeliharaan preventif (Preventive
Maintenance) adalah kegiatan pemeliharaan yang dilakukan untuk mencegah
timbulnya kerusakan-kerusakan yang tidak terduga dan menemukan kondisi atau
7
keadaan yang dapat menyebabkan fasilitas produksi mengalami kerusakan pada
waktu digunakan dalam produksi. Secara praktek, pemeliharaan preventif
dilakukan melalui pemeliharaan rutin dan pemeliharan periodik, sehingga dapat
mengurangi kejadian-kejadian seperti kerusakan fasilitas, kerusakan produk akhir,
dan kemacetan proses produksi. Pemeliharaan korektif (Corrective Maintenance)
atau breakdown maintenance adalah kegiatan pemeliharaan dan perawatan yang
dilakukan setelah terjadinya suatu kerusakan atau kelainan pada fasilitas atau alatalat (mesin) sehingga tidak dapat berfungsi dengan baik. Kegiatan ini disebut
dengan kegiatan perbaikan atau reparasi.
Kegiatan Pemeliharaan Mesin Produksi Benih di PT SHS
Kegiatan pemeliharaan mesin produksi benih di PT SHS melibatkan
beberapa bidang tugas, di antaranya adalah petugas mekanik, petugas gudang,
petugas pengadaan barang, dan manajer bidang Sumber Daya Manusia dan Umum.
PT SHS mengoperasikan empat pabrik yang terdiri dari, pabrik Seed I, pabrik
Seed II, pabrik kecil dan pabrik terpadu (IRSPP). Saat ini masing-masing pabrik
di PT SHS mempunyai petugas mekanik dan gudang kecil untuk penyimpanan
komponen mesin sendiri. Gudang besar PT SHS berupa sebuah bangunan lama
yang dulunya dipakai sebagai dapur untuk pabrik es krim. PT SHS tidak membuat
bangunan khusus untuk gudang karena hanya dipakai sebagai tempat
penyimpanan karung plastik untuk pengepakan benih padi yang sudah jadi.
Petugas pengadaan barang dan manajer bekerja di kantor terpisah dengan
bangunan pabrik dan gudang besar.
Petugas Mekanik
Petugas mekanik bertugas untuk turun langsung ke pabrik mengerjakan
kegiatan perawatan mesin. Petugas mekanik akan mengecek keadaan mesin dan
melakukan penggantian komponen mesin bila mengalami kerusakan. Bila terdapat
mesin yang rusak maka petugas mekanik akan membuat lampiran permintaan
komponen mesin yang ditujukan kepada petugas pengadaan barang dan
disampaikan oleh senior manajer perkebunan. Petugas mekanik akan melakukan
kegiatan pemeliharaan mesin selama pabrik tidak berproduksi, yaitu selama enam
bulan. Semua kegiatan perawatan mesin akan dicatat oleh petugas mekanik di
dalam buku riwayat mesin.
Petugas Pengadaan Barang
Petugas pengadaan barang bertugas untuk mengatur segala surat-surat yang
masuk maupun yang keluar untuk keperluan pembelian komponen mesin, yaitu
surat untuk manajer SDM dan Umum, surat untuk bagian keuangan, surat
permintaan barang untuk supplier dan mencatat semua berita acara sampai barang
dari supplier sampai ke gudang. Petugas pengadaan barang menjadi perantara
antara petugas mekanik dengan manajer, manajer dengan bagian keuangan dan
dengan supplier.
Petugas Gudang Besar
Petugas gudang besar bertugas mengecek keperluan karung plastik, dan
bertugas untuk memberitahu petugas mekanik bila ada barang dari supplier yang
8
sudah datang. Saat barang diterima oleh petugas gudang, maka petugas gudang
akan membuat surat Bukti Barang Masuk (BBM). Begitu pula saat barang diambil
oleh petugas mekanik, maka petugas gudang akan membuat surat Bukti Barang
Keluar (BBK). Persediaan komponen mesin akan disimpan di gudang kecil yang
bertempat di masing-masing pabrik.
Manajer Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum
Manajer secara umum mempunyai tugas dan wewenang untuk menjaga agar
setiap aktifitas perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang direncanakan.
Manajer bagian sumber daya manusia dan umum bertugas mengurus dan
mengkoordinasikan semua sumber daya yang dibutuhkan mulai dari proses
produksi sampai dengan produk dipasarkan. Oleh karena itu manajer harus
merencanakan semua hal yang berkaitan dengan pengadaan komponen mesin
pabrik. Manajer berwenang untuk menentukan apakah perusahaan harus membeli
komponen mesin ataupun komponen mesin mana yang akan dibeli. Persetujuan
pembelian komponen mesin juga dilakukan oleh manajer.
Alur Pembelian Komponen Mesin
Ketika terjadi kerusakan komponen pada mesin produksi maka petugas
mekanik akan mencatatnya di laporan kerusakan mesin. Setelah itu, ia akan
membuat lampiran permintaan barang yang ditujukan kepada petugas pengadaan
barang, dan disampaikan ke senior manajer perkebunan (Senmen Kebun). Senmen
Kebun kemudian membuat surat Daftar Permintaan Barang (DPB) yang ditujukan
ke manajer SDM dan Umum, yang disampaikan melalui petugas pengadaan
barang. Petugas pengadaan barang akan membuat Surat Permohonan Persetujuan
Anggaran (SPPA) untuk manajer SDM dan Umum untuk disetujui. Saat
pembuatan SPPA, petugas pengadaan barang akan memilih harga komponen yang
paling murah di antara harga-harga yang ditawarkan oleh supplier. Jika sudah
disetujui, petugas pengadaan barang akan menyampaikan surat SPPA ke bidang
keuangan sebagai permintaan anggaran pembelian barang dan membuat surat
permintaan barang untuk supplier yang telah ditentukan. Alur pembelian
komponen mesin dapat dilihat pada Gambar 2.
Barang yang telah dibeli akan diantarkan oleh supplier ke gudang besar
pabrik. Petugas gudang besar akan membuat surat Bukti Barang Masuk (BBM)
sebagai pengecekan barang apa saja yang sudah masuk. Setelah itu petugas
gudang besar akan memberitahu petugas mekanik pabrik bahwa barang yang
diminta sudah dapat diambil. Saat petugas mekanik mengambil barang, petugas
gudang besar akan membuat surat Bukti Barang Keluar (BBK) dan surat
pengecekan apakah barang yang diminta sesuai dengan yang diminta oleh petugas
mekanik. Semua berita acara dari mulai surat-surat serah terima barang, memo,
dan kuitansi akan diberikan ke bidang keuangan sebagai arsip keuangan.
9
Mulai
Laporan Permintaan
Komponen
Pengajuan
Permintaan Barang
Revisi Surat
Permohonan
Persetujuan
Surat Permohonan
Persetujuan
Tidak
Disetujui
Ya
Surat Permintaan Barang
ke Supplier
Pengiriman Permintaan
Barang ke Supplier
Stop
Keterangan :
Warna
: Dibuat oleh petugas mekanik
Warna
: Dibuat oleh senior manajer perkebunan
Warna
: Dibuat oleh petugas pengadaan barang
Gambar 2 Proses pembelian komponen mesin
10
Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Suku Cadang untuk
Pemeliharaan Mesin Produksi Benih PT SHS
SI yang bertujuan untuk menyediakan informasi dan membantu
pengambilan keputusan yang efektif untuk manajer, dapat disebut sebagai
Management Support Systems (O’Brien 1996). MSS terdiri dari tiga komponen
yaitu Management Information Systems (MIS), Decision Support Systems (DSS),
Executive Information Systems (EIS). MIS adalah komponen yang sering ada pada
MSS, dengan MIS kebutuhan informasi produk yang dibutuhkan dalam kegiatan
manajerial dapat dikelola untuk membantu setiap pengambilan keputusan. MIS
menyediakan berbagai macam laporan dan display untuk manajer. Komponen
kedua yang terdapat pada MIS adalah DSS. DSS digunakan untuk menyelidiki
kemungkinan dan alternatif dalam pengambilan keputusan dengan memberi
informasi sementara berdasarkan dengan asumsi-asumsi alternatif yang ada.
Komponen MSS yang terakhir adalah EIS. EIS berfungsi sebagai alat yang
menyatukan segala informasi yang dibutuhkan untuk informasi strategik yang
dibutuhkan oleh manajer menengah ke atas. Informasi dikumpulkan dari sumbersumber manual (memo, surat, dan laporan), kemudian dipindahkan ke dalam
komputer sehingga mudah diakses dan dapat dipilih informasi yang dibutuhkan
yang bersifat kritis (O’Brien 1996).
Berdasarkan proses SDLC tipe waterfall, terdapat lima fase yang harus
dilalui untuk pembuatan sistem informasi pemeliharaan mesin produksi benih di
PT Sang Hyang Seri. Proses-proses tersebut adalah, Perencanaan (Planning),
Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis), Desain Sistem (System Design),
Implementasi dan Pengujian Sistem (System Implementation and Testing), dan
Pengoperasian dan Pemeliharaan (Operating and Maintenance).
Perencanaan (Planning)
Fase perencanaan dimulai dengan investigasi permasalahan. Setelah
melakukan wawancara kepada pegawai para PT SHS di bidang pemeliharaan
mesin dan melakukan pengamatan pada data-data riwayat mesin, didapat beberapa
permasalahan yang terjadi dalam proses menajemen pemeliharaan mesin di PT
SHS di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Kegiatan pemeliharaan mesin, mulai dari pengecekan kondisi mesin,
penggantian komponen mesin, kerusakan mesin, pencatatan stok komponen
mesin, komponen mesin yang masuk maupun komponen mesin yang keluar
gudang masih dilakukan secara manual atau masih dicatat di atas kertas.
2. Alur pemrosesan dan pelaporan informasi kebutuhan mesin yang akan dibeli
sangat lambat karena harus melalui prosedur yang panjang dan melibatkan
banyak orang.
3. Terdapat kesulitan pada manajer dan petugas pengadaan barang jika ingin
melakukan pengecekan kebutuhan pembelian komponen mesin terkait dengan
penulisan riwayat mesin yang masih dicatat di dalam buku.
4. Proses pemilihan supplier penyedia komponen mesin belum maksimal dan
efisien.
5. Teknis pekerjaan petugas gudang masih belum maksimal. Petugas gudang
hanya bertugas sebagai perantara antara supplier dengan petugas mekanik
pabrik.
11
Setelah investigasi permasalahan, langkah selanjutnya adalah menentukan
solusi-solusi alternatif dari permasalahan yang ada. Dari permasalahan di atas
dapat disimpulkan bahwa pengguna (user) yang terlibat dalam pemakaian sistem
informasi ialah petugas gudang, petugas mekanik pabrik, petugas pengadaan
barang, dan manajer SDM dan umum. Untuk petugas mekanik sistem informasi
dibuat untuk membantu kegiatan pemasukan data-data riwayat mesin pabrik mulai
dari pencatatan pengecekan mesin sampai pemasukan laporan kerusakan dan
mempercepat permintaan komponen mesin. Sistem informasi yang dibuat juga
membantu petugas gudang dalam hal pengecekan barang yang masuk dari
supplier, mempermudah pengecekan barang keluar yang diambil oleh petugas
mekanik, mempermudah pengecekan persediaan komponen mesin di gudang, dan
mempercepat proses permintaan komponen yang dibutuhkan mekanik dan proses
pembeliaan komponen ke petugas pengadaan barang. Bagi petugas pengadaan
barang, sistem informasi dibuat untuk membantu pekerjaan pemilihan supplier,
pembuatan surat menyurat, dan penyampaian pembelian komponen mesin ke
gudang, dan pelaporan ke manajer SDM dan umum. Sistem informasi yang dibuat
akan ditambah satu pengguna lagi yaitu petugas administrator (admin). Admin
bertugas untuk merawat sistem informasi manajemen mulai dari pengecekan user
sampai kebutuhan penambahan user di dalam sistem. Identifikasi aktor atau
pengguna sistem dapat dilihat pada Tabel 2.
Sistem manajemen pemeliharaan yang digunakan PT SHS saat ini masih
bersifat konvensional, artinya PT SHS masih belum menggunakan komputer
untuk melengkapi kebutuhan sumber daya informasi (hardware dan software).
Agar lebih efisien, penggunaan SIM PT SHS akan memerlukan modifikasi minor
terhadap tugas yang dilakukan oleh bagian-bagian yang terlibat dalam kegiatan
pemeliharaan mesin pabrik. Misalnya bagi petugas gudang, dengan adanya SIM
PT SHS maka dibuat alur pengadaan barang atau komponen mesin yang baru.
Gudang juga akan mempunyai perbedaan fungsi. Sebelumnya gudang hanya
tempat penyerahan barang dari supplier dan selanjutnya barang disimpan di
gudang kecil masing-masing pabrik, sekarang gudang menjadi tempat penyerahan
sekaligus penyimpanan barang-barang kebutuhan pemeliharaan mesin pabrik.
Dengan begitu pekerjaan mekanik akan lebih mudah dan gudang kembali pada
fungsi yang seharusnya. Petugas gudang akan mengelola jumlah stok komponen
yang ada. Pembuatan daftar permintaan komponen yang habis tidak dibuat oleh
mekanik melainkan oleh petugas gudang.
12
Tabel 2 Peran pengguna sistem informasi
Kategori Pengguna
Aktivitas Pengguna
Administrator
Dapat melakukan aktivitas yang sama
dengan pengguna lain yang sama hak
aksesnya, perbedaannya jika ingin
menambah jumlah user maka dilakukan
oleh administratr. Setiap bidang
mempunyai satu admin masing-masing
Mekanik pabrik
Memasukkan data berupa form
pengecekan, melihat laporan kerusakan
dan laporan penggantian, mengirim
pemberitahuan permintaan barang ke
gudang, melihat status permintaan
barang, dan melihat rekapan riwayat
mesin
Petugas pengadaan
Dapat memasukkan data nama supplier,
barang
membuat daftar harga komponen yang
ada di pasaran dan melihat rekapannya,
membuat surat untuk keperluan
pengadaan barang, dan membuat
laporan pembelian untuk diteruskan ke
manajer
Petugas di gudang
Dapat membuat laporan barang masuk,
membuat laporan barang keluar jika
diambil oleh mekanik pabrik, melihat
daftar permintaan komponen dari
mekanik dan melihat stok komponen di
gudang
Manajer SDM dan
Dapat menentukan status keputusan
umum
pembelian barang, melihat jumlah stok
komponen di gudang, melihat rekapan
riwayat mesin, dan melihat laporan data
supplier
Nama User
MKNH,
GDNH,
PBRH.
MNGH
MKN
PBR
GDN
MNG
Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis)
Tujuan dari perancangan program aplikasi SIM pengendalian suku cadang
untuk pemeliharaan preventif mesin produksi benih PT SHS adalah menyediakan
informasi yang dibutuhkan oleh manajer, petugas mekanik, petugas pengadaan
barang, dan petugas gudang secara efisien, dan meringkas alur permintaan
pembelian komponen mesin sehingga kebutuhan komponen dapat dipenuhi lebih
cepat. SIM dibuat berdasarkan kebutuhan masing-masing pengguna. Tabel 3
menerangkan tentang input dan output SIM berdasarkan pengguna (user). Jika
dilihat dari Tabel 3 setiap input yang dimasukkan dan output yang dihasilkan akan
berbeda-beda bergantung kepada pengguna yang menjalankan sistem, sehingga
kebutuhan fungsional sistem akan berbeda pula sesuai dengan aktivitas
penggunanya.
13
Tabel 3 Input dan output SIM berdasarkan pengguna
Nama User
Input Data
Mekanik pabrik
Laporan pengecekan
pemeliharaan mesin, laporan
kerusakan mesin, laporan
penggantian komponen mesin,
laporan permintaan komponen.
Pengadaan
Data supplier dan harga barangbarang
barang keperluan pemeliharaan
mesin, pembuatan SPPA untuk
manajer, laporan pembelian
barang untuk petugas gudang.
Gudang
Laporan barang masuk dan
barang keluar, laporan
permintaan barang.
Manajer
Status persetujuan pembelian
barang,
Output Data
Riwayat pemeliharaan
mesin, status permintaan
komponen mesin.
Mencetak surat-surat,
pemilihan supplier.
Pengecekan stok
komponen gudang, surat
barang masuk dan keluar
Melihat riwayat mesin,
melihat stok di gudang.
Analisis Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional sistem untuk petugas
mekanik adalah sebagai alat yang membantu pekerjaan pemeliharaan mesin mulai
dari pengecekan mesin, pencatatan kerusakan mesin, dan membuat pekerjaan
permintaan barang yang dibutuhkan untuk perbaikan mesin agar lebih mudah dan
cepat tersedia. Untuk petugas gudang, sistem berfungsi membantu mengelola
pencatatan barang yang keluar masuk gudang, pengecekan barang yang diberikan
oleh supplier, dan mempermudah mengelola data stok barang yang ada di gudang
untuk diberitahukan ke petugas mekanik. Untuk petugas pengadaan barang, sistem
berfungsi membantu mengelola data supplier dan memilih supplier untuk diajukan
ke manajer, membantu proses pembuatan surat menyurat, dan memberitahu
kepada petugas gudang barang apa saja yang akan dibeli. Untuk manajer, sistem
membantu dalam pengambilan keputusan pembelian barang dan memmbantu
mengambil langkah-langkah dalam hal pemeliharaan mesin dengan melihat
rekapan riwayat mesin pabrik.
Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak dibutuhkan untuk
membantu proses pemasukan data, pengolahan data, dan pengeluaran data dari
hasil pengembangan sistem yang ada menjadi informasi. Hasil analisa informasi
yang dibutuhkan untuk perangkat lunak meliputi: Kebutuhan Masukan Data,
Kebutuhan Keluaran Data, serta Konfigurasi Perangkat Lunak.
A. Kebutuhan Masukan Data
a. Data komponen
b. Data pengecekan
c. Data komponen masuk
d. Data komponen keluar
e. Data supplier
14
B. Kebutuhan Keluaran Data
a. Laporan penggantian komponen
b. Laporan kerusakan komponen
c. Laporan pembelian komponen
d. Laporan stok komponen
e. Laporan penawaran supplier
f. Laporan riwayat mesin
g. Laporan permintaan komponen
h. Laporan pembelian
C. Konfigurasi Perangkat Lunak
Klasifikasi perangkat lunak yang digunakan dalam rancang bangun SIM PT
SHS adalah sebagai berikut :
1. Sistem Operasi
Microsoft Windows 7 Home Premium
2. Bahasa Pemrograman
Hypertext Preprocessor (PHP) untuk bahasa pemrograman, phpMyAdmin
untuk pembuatan basis data, dan Browser seperti Mozilla Firefox atau
Google Chrome untuk menampilkan halaman web.
3. Program Aplikasi
Portable Document Format (PDF)
Desain Sistem (System Design)
Proses desain sistem terdiri dari rancangan global sistem (desain sistem),
rancangan database, dan rancangan user-interface (tampilan web). Desain sistem
pada SIM PT SHS harus dibuat berdasarkan ketiga komponen yang ada pada MSS.
Pertama mengumpulkan informasi dari berbagai sumber yang ada, kemudian
dikelola sehingga menjadi informasi yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan,
dan informasi yang dihasilkan dapat membantu pengambilan keputusan yang
lebih efektif.
Rancangan Sistem Desain SIM PT SHS dimulai dari input data yang kemudian
akan tersusun menjadi DBMS, yaitu kumpulan data yang saling terintegrasi logis
antar file, baik secara eksplisit maupun implisit. Data yang terkumpul akan diolah
menjadi informasi yang akan digunakan untuk beberapa user dengan hak akses
yang berbeda. Desain SIM PT SHS dapat dilihat pada Gambar 3.
Desain sistem selanjutnya diterjemahkan ke dalam diagram aliran data
(Data Flow Diagram). DFD digunakan untuk menangkap aliran masukan data
lewat sistem yang ditampilkan, dihasilkan, dan dikeluarkan ke dalam suatu
keluaran (Renggana 2012). Aliran data dapat digambarkan untuk
mempresentasikan secara visual apa yang dilakukan oleh sistem. Diagram aliran
data proses login SIM PT SHS dapat dilihat pada Gambar 4.
15
Data Komponen
Data Supplier
Data Komponen
Masuk
Data Komponen
Keluar
Data Pengecekan
Input
Data
Basis Data
DBMS
Proses Pengolahan
Data:
Petugas Mekanik,
Petugas Gudang,
Petugas Pengadaan
Barang dan Manajer
SDM & Umum
Menu
Manajemen
Data
Kegiatan pengendalian
suku cadang dan
pemeliharaan preventif
mesin yang terdiri :
Pengecekan
Permintaan
Penawaran
Pembelian
Penanganan
Persediaan Komponen
Informasi
Menu
Laporan
Menu
Surat-surat
Gambar 3 Desain SIM PT SHS
Menu
Pemberitahuan
16
Gambar 4 DFD proses login
Aliran data pada sistem dimulai dari pemasukan data jumlah komponen
pada form pengecekan yang diisi oleh petugas mekanik. Selanjutnya form
pengecekan akan terbagi menjadi dua laporan, yaitu laporan kerusakan komponen
dan laporan penggantian komponen. Jumlah komponen yang akan diganti
kemudian akan masuk ke pemberitahuan petugas gudang. Jika stok komponen
digudang tidak memenuhi permintaan maka petugas gudang akan membuat
laporan permintaan kepada petugas pengadaan barang. Laporan permintaan akan
langsung masuk ke penawaran. Data penawaran bersumber dari data supplier yang
dibuat oleh petugas pengadaan barang ditambah dengan data permintaan yang
diberikan oleh gudang. Selanjutnya jika data penawaran sudah disetujui oleh
manajer maka data pembelian komponen akan masuk ke dalam SPPA. Aliran data
pada sistem dapat dilihat pada Gambar 5.
17
Pengecekan
Komponen
Data Kerusakan
Komponen
Data Penggantian
Komponen
Data Pengecekan
Record Pengecekan
Record Kerusakan
Record Penggantian
Laporan
Kerusakan
Data
Penggantian
Data
Kerusakan
Laporan
Penggantian
Data Penggantian
Komponen
Tabel Pengecekan
Data Permintaan
Komponen
Laporan
Permintaan
Data Komponen
Masuk
Data Permintaan
Komponen
Komponen
Masuk
Data Komponen
Keluar
Stok
Komponen
Record Komponen
Data Komponen
Record Komponen
Masuk
Record Komponen
Keluar
Data
Komponen Masuk
Komponen
Keluar
Data
Komponen Keluar
Tabel Komponen
Penawaran
Data Supplier
Record
Penawaran
Supplier
Data
Penawaran
Tabel Penawaran
Pembelian
Komponen
Record
Pembelian
Data
Pembelian
Record
Supplier
Data
Supplier
Tabel Rekanan
Tabel Pembelian
Gambar 5 DFD sistem PT SHS
18
Rancangan Basis Data Basis data (database) adalah sekumpulan data yang
terdiri atas tabel yang saling berhubungan. Keberadaan data database dalam tabeltabel tersebut dapat ditambah, diubah, dan dihapus oleh penggunanya. Database
merupakan sumber data yang dapat digunakan secara bersama-sama sesuai
dengan kebutuhannya pada saat yang bersamaan. Tujuan dari rancangan database
adalah menggambarkan data dan hubungan antar data yang dibutuhkan aplikasi,
memberikan model data yang mendukung untuk transaksi terhadap data tersebut,
dan menspesifikasikan sebuah desain untuk mencapai kebutuhan kinerja yang
telah ditentukan pada sistem.
Diagram yang dibuat dinamakan dengan Entity Relationship Diagram
(ERD). ERD merupakan abstrak dan konseptual reprsentasi data yang dirancang
untuk menggambarkan alur keterhubungan antar data. File database yang dibuat
selanjutnya akan dapat dibuka dengan menggunakan aplikasi. Desain ERD pada
SIM yang dibuat diperlihatkan pada Gambar 6.
Gambar 6 Entity Relationship Diagram (ERD)
Rancangan User-Interface
Desain interaksi manusia dengan komputer
dipengaruhi oleh dua faktor, yaitu faktor fungsional dan faktor emosional. Kriteria
desain faktor fungsional terdiri: struktur, kegunaan, hyperlink, kemudahan
informasi display dapat dibaca, dan judul atau logo. Faktor emosional terdiri:
komposisi warna, kemudahan dibaca, tersedianya gambar promosi, layout, dan
menarik untuk dilihat. Komposisinya bergantung kepada tujuan pembuatan dan
pengguna akhir dari sistem. Pada SIM PT SHS, desain user-interface termasuk
dalam tipe text-based, yaitu tipe yang mengutamakan faktor fungsionalnya
dibandingkan dengan faktor emosional yang berpengaruh kepada gaya dan
estetika. Tampilan desain user interface, khususnya halaman muka utama dapat
dilihat pada Gambar 7.
19
Gambar 7 Desain tampilan halaman muka utama sistem
Implementasi dan Pengujian Sistem (System Implementation and Testing)
SIM PT SHS adalah suatu program berbasis web yang mengaitkan sistem
utama, yaitu sistem pengecekan, sistem pengelolaan persediaan komponen, dan
sistem pembelian komponen. Fungsi utama dari sistem ini adalah alat untuk
menunjang kegiatan pengadaan suku cadang untuk pemeliharaan preventif mesin
pabrik produksi benih PT SHS.
Rancangan sistem menjadi dasar pembangunan sistem. Basis data dibangun
dengan menggunakan MySQL, sedangkan program komputer dibangun dengan
menggunakan bahasa pemrograman PHP.
Implementasi Sistem Hal yang pertama dilakukan untuk menjalankan program
ini adalah, pengguna harus mempunyai sumber daya sistem informasi yaitu,
hardware berupa laptop atau komputer dengan minimal spesifikasi yang dapat
dilihat pada Tabel 4 dan printer untuk mencetak surat-surat. Software berupa
browser untuk mengakses alamat web seperti Mozilla Firefox dan Google Chrome,
serta PDF untuk mengunduh surat-surat yang dibutuhkan. Netware berupa
jaringan intranet. Dataware atau masukan data yang akan diolah menjadi
informasi. Brainware atau pengguna sistem dengan kemampuan minimal dapat
menyambungkan komputer dengan jaringan, mengoperasikan browser dan
mencetak surat dengan printer. Pengguna sebelum memakai sistem harus melalui
proses pelatihan penggunaan sistem agar mengerti cara memakai sistem yang
benar. User harus memasukkan username dan password pada halaman form login.
Tampilan halaman form dapat dilihat pada Gambar 8. Pihak yang terlibat dalam
sistem ini terdiri dari :
1. Petugas Mekanik dengan username MKN
2. Petugas Gudang dengan username GDN
3. Petugas Pengadaan Barang dengan username PBR
4. Manajer SDM dan Umum dengan username MNG
20
Tabel 4 Spesifikasi minimal hardware
Nama Mesin
Spesifikasi
Processor
Intel Pentium 3
Memory
256 MB
VGA Card
4 MB
Hardisk
20 GB
Keyboard
Standard
Mouse
Standard
Printer
Standard
Gambar 8 Halaman form login
User pertama yang menggunakan sistem ialah petugas mekanik. Usecase
user mekanik dapat dilihat pada Gambar 9. Sesuai dengan tugasnya yaitu
mengecek mesin pabrik untuk melihat bagian mana saja yang rusak dan yang
perlu diperbaiki atau diganti, dibuat menu laporan pengecekan mesin pabrik dapat
dilihat pada Gambar 10. Tugas petugas mekanik lainnya adalah melakukan
pencatatan kerusakan mesin dan komponen apa saja yang perlu diganti untuk
dilaporkan kepada petugas gudang. Halaman laporan kerusakan mesin dapat
dilihat pada Gambar 11 dan halaman laporan penggantian dapat dilihat pada
Gambar 12. Laporan penggantian kemudian dapat dikirim sebagai daftar
permintaan barang kepada petugas gudang melalui sistem.
Gambar 9 Usecase user mekanik
21
Gambar 10 Halaman pengecekan mesin pabrik
Gambar 11 Halaman laporan kerusakan mesin
Gambar 12 Halaman laporan penggantian komponen
22
User yang kedua adalah petugas gudang. Usecase petugas gudang dapat
dilihat pada Gambar 13. Untuk tahap awal, pada database yang stok gudang
tersimpan enam jenis komponen. Komponen tersebut dipilih berdasarkan
komponen kritis yang sering mengalami kerusakan dengan nilai CoTR kurang
dari dua tahun (Prahmawati 2013). Nilai CoTR dapat digunakan untuk
menentukan waktu yang optimal dalam penggantian komponen. Pertama, petugas
gudang dapat melakukan pengecekan data stok komponen. Halamannya dapat
dilihat pada Gambar 14. Kegiatan selanjutnya adalah kegiatan pencatatan
pemasukan dan pengeluaran komponen. Halaman dapat dilihat pada Gambar 15.
Jika barang yang dikirim oleh supplier sudah sampai di gudang maka gudang
dapat membuat surat BBM (Bukti Barang Masuk) untuk dicetak dan dikirim ke
petugas pengadaan barang, tampilan pembuatan surat BBM dapat dilihat pada
Gambar 16. Petugas gudang akan mendapat pemberitahuan permintaan komponen
dari mekanik. Pemberitahuan tersebut dapat dilihat langsung dari sistem. Halaman
pemberitahuan dapat dilihat pada Gambar 17. Petugas mekanik akan mengambil
barangnya langsung ke gudang kemudian petugas gudang akan membuat surat
BBK (Bukti Barang Keluar) dapat dilihat pada Gambar 18. Stok persediaan
komponen akan langsung berubah otomatis jika ada barang masuk atau keluar
sesuai dengan input dari petugas gudang.
Gambar 13 Usecase user petugas gudang
23
Gambar 14 Tampilan halaman stok persediaan komponen
Gambar 15 Tampilan halaman komponen masuk atau keluar
24
Gambar 16 Halaman status permintaan barang
Gambar 17 Halaman pembuatan surat BBM
Gambar 18 Halaman pembuatan surat BBK
25
User ketiga adalah petugas pengadaan barang. Usecase petugas pengadaan
barang dapat dilihat pada Gambar 19. Konten tampilan pada menu utama dan
submenu petugas pengadaan barang berisi, menu untuk mengisi data supplier dan
harga komponen mesin yang ditawarkan oleh supplier. Halaman tampilan data
supplier dapat dilihat pada Gambar 20. Halaman
PENGENDALIAN SUKU CADANG UNTUK PEMELIHARAAN
PREVENTIF MESIN PRODUKSI PT SANG HYANG SERI
AMAJIDA BAHRINA IMAN
TEKNIK MESIN DAN BIOSISTEM
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Rancang Bangun
Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Suku Cadang untuk Pemeliharaan
Preventif Mesin Produksi PT Sang Hyang Seri adalah benar karya saya dengan
arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada
perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya
yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam
teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut
Pertanian Bogor.
Bogor, Juni 2014
Amajida Bahrina Iman
NIM F14090129
ABSTRAK
AMAJIDA BAHRINA IMAN. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen
Pengendalian Suku Cadang untuk Pemeliharaan Preventif Mesin Produksi PT
Sang Hyang Seri. Dibimbing oleh SETYO PERTIWI.
Tuntutan penyediaan benih dengan mutu yang baik, produksi yang tepat,
dan jumlah yang memadai membuat kegiatan produksi benih PT Sang Hyang Seri
(SHS) harus selalu cepat dan optimal. Faktor produksi yang menentukan hasil
akhir salah satunya adalah kesediaan peralatan dengan kondisi yang prima.
Pemeliharaan preventif mesin dapat mencegah timbulnya kerusakan-kerusakan
yang terjadi pada mesin sebelum digunakan. Perawatan preventif yang baik dapat
dicapai dengan pengendalian suku cadang yang mendukung kebutuhan pengadaan
barang bagi seluruh kegiatan pemeliharaan preventif mesin. Manajer perusahaan
berperan penting untuk selalu mengawasi kegiatan pengendalian suku cadang dan
pemeliharaan mesin pabriknya. Oleh karena itu, dibutuhkan penelitian untuk
merancang bangun sebuah sistem informasi manajemen yang dapat membantu
kegiatan pengendalian suku cadang dalam pemeliharaan preventif mesin. Tujuan
dari penelitian ini adalah menganalisis kebutuhan SIM bagi pengguna, kemudian
merancang bangun SIM yang mampu membuat kegiatan pengendalian suku
cadang untuk pemeliharaan preventif mesin menjadi efektif dan efisien. Desain
sistem yang digunakan adalah sistem berbasis web yang memakai bahasa
pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor). Fungsi sistem berbeda-beda sesuai
dengan penggunanya, untuk itu sistem dibuat dengan hak akses yang berbeda.
Terdapat empat subsistem utama yaitu, subsitem pengecekan mesin, subsistem
pengelolaan stok komponen, subsistem pembelian komponen, dan subsistem
pengawasan.
Kata kunci: Pemeliharaan preventif, pengendalian suku cadang, PT SHS, sistem
informasi manajemen
ABSTRACT
AMAJIDA BAHRINA IMAN. Design and Development of Management
Information Systems for Parts Control on Preventive Maintenance of Production
Machinery at PT Sang Hyang Seri. Supervised by SETYO PERTIWI.
The demands of seeds with good quality, precise production, and sufficient
amount implies seed production activities of PT Sang Hyang Seri (SHS) should
always be fast and optimal. Production factors that determine the outcome is,
among others, the readiness of equipment for operation with excellent condition.
Preventive maintenance can prevent damage of the machines that occurred on the
machines before use. Good preventive maintenance can be achieved by control of
parts that support the procurement needs of all preventive maintenance activities
of the machine. Manager of the company plays an important role to always
supervise the activities of the control and maintenance of machine in factory.
Therefore, research is needed to design a management information system (MIS)
that can help control the activities of preventive maintenance spare parts in
machinery. The purpose of this study is to analyze the need for the user of the
MIS, then designing system that can make activity of controling parts for
preventive maintenance to be effective and efficient. The system was then
developed as a web-based system by using the programming language PHP
(Hypertext Preprocessor). Several system functions were developed in accordance
with the targeted users, each with different access rights. There are four main
subsystems, namely, machinery checking subsystem, stock management
subsystem, subsystems purchase of components, and supervision subsystems
Keywords: Preventive maintenance, parts control, PT SHS, management
information systems
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PENGENDALIAN SUKU CADANG UNTUK PEMELIHARAAN
PREVENTIF MESIN PRODUKSI PT SANG HYANG SERI
AMAJIDA BAHRINA IMAN
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Teknologi Pertanian
pada
Departemen Teknik Mesin dan Biosistem
TEKNIK MESIN DAN BIOSISTEM
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
Judul Skripsi : Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Suku
Cadang untuk Pemeliharaan Preventif Mesin Produksi PT Sang
Hyang Seri
Nama
: Amajida Bahrina Iman
NIM
: F14090129
Disetujui oleh
Dr Ir Setyo Pertiwi, MAgr
Pembimbing
Diketahui oleh
Dr Ir Desrial, MEng
Ketua Departemen
Tanggal Lulus:
PRAKATA
Bismillahirahmanirrahim
Dengan mengucapkan puji dan syukur ke hadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
skripsi ini dengan judul Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen
Pengendalian Suku Cadang untuk Pemeliharaan Mesin Produksi PT Sang Hyang
Seri. Selama pelaksanaan penulisan skripsi ini, penulis telah banyak memperoleh
bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis
menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1.
Bapak (Achyar Eldine) dan Ummi (Sri Redjeki) yang telah memberikan
dukungan secara moril maupun do’a dan kasih sayang yang tak terhingga.
2.
Ibu Dr Ir Setyo Pertiwi, MAgr selaku dosen pembimbing yang telah banyak
memberikan motivasi, pengarahan dan bimbingan kepada penulis.
3.
Bapak Prof Dr Bambang Pramudya dan Bapak Dr Ir Wawan Hermawan,
MS, selaku dosen penguji yang telah memberikan bimbingan dan
pengarahan kepada penulis.
4.
Staff pabrik produksi benih PT. SHS, Bapak Wahidin, Bapak O’o, Bapak
Du’am dan Bapak Wawan yang telah memberikan informasi dan
pengarahan saat pengambilan data untuk skripsi.
5.
Teman-teman kuliah ORION 46, Endah, Adyt, Kala, Rina, Ma’e, Ledy,
Rouf, Arnold, Gumi, Aynal, Aisya, Hanna, dan Syam yang telah membantu
penulis saat pengambilan data maupun penyelesaian skripsi.
6.
Dosen-dosen Lab. TBI yang telah banyak membantu memberikan masukan
dan motivasi kepada penulis.
7.
Semua pihak yang telah membantu penulis dan tidak mungkin disebutkan
satu persatu.
Penulis sangat menyadari masih banyak kekurangan di dalam penulisan
skripsi ini, oleh karena itu penulis mengharapkan saran-saran dan kritik yang
membangun. Semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak.
Bogor, Juni 2014
Amajida Bahrina Iman
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
xi
DAFTAR GAMBAR
xi
DAFTAR LAMPIRAN
xii
PENDAHULUAN
1
Latar Belakang
1
Perumusan Masalah
2
Tujuan Penelitian
3
METODE
3
Waktu dan Tempat
3
Alat
3
Metode Pengambilan Data
4
Metode Pengembangan Sistem
5
HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan Pemeliharaan Mesin di PT SHS
6
7
Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Suku Cadang untuk Pemeliharaan
Mesin Produksi Benih di PT SHS
10
SIMPULAN DAN SARAN
29
Simpulan
29
Saran
30
DAFTAR PUSTAKA
30
LAMPIRAN
32
RIWAYAT HIDUP
44
DAFTAR TABEL
1
2
3
4
Konfigurasi perangkat keras
Peran pengguna sistem informasi
Input dan output SIM berdasarkan pengguna
Spesifikasi Minimal Hardware
4
12
13
20
DAFTAR GAMBAR
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
SDLC waterfall model
Proses pembelian komponen mesin
Desain SIM PT SHS
DFD proses login
DFD sistem PT SHS
Entity Relationship Diagram (ERD)
Desain tampilan halaman muka utama sistem
Halaman form login
Usecase user mekanik
Halaman pengecekan mesin pabrik
5
9
15
16
17
18
19
20
19
21
Halaman laporan kerusakan mesin
Halaman laporan penggantian komponen
Usecase user petugas gudang
21
21
22
Tampilan halaman stok persediaan komponen
Tampilan halaman komponen masuk atau keluar
Halaman status permintaan barang
Halaman pembuatan surat BBM
Halaman pembuatan surat BBK
Usecase user petugas pengadaan barang
Halaman menu pengelolaan data supplier
Halaman tabel rekomendasi
Halaman pemberitahuan baru dari manajer
Halaman pemberitahuan baru dari gudang
Usecase user manajer SDM dan Umum
Tampilan laporan stok komponen
Tampilan laporan data supplier (rekanan)
Tampilan laporan riwayat mesin
Halaman persetujuan pembelian barang
Kuesioner petugas mekanik
Kuesioner petugas gudang halaman 1
Kuesioner petugas gudang halaman 2
Kuesioner petugas pengadaan barang
Kuesioner manajer
Kuesioner 1 pengujian sistem di PT SHS
Kuesioner 2 pengujian sistem di PT SHS
23
23
24
24
24
25
25
26
26
26
27
27
28
28
28
37
38
39
40
41
42
43
DAFTAR LAMPIRAN
1
2
3
4
5
Tabel r encana kegiatan penelitian
Prosedur instalasi sistem
Prosedur penggunaan sistem
Kuesioner uji performansi sistem
Kuesioner uji user-friendly sistem
34
35
36
39
45
PENDAHULUAN
Latar Belakang
PT Sang Hyang Seri (SHS) merupakan salah satu perusahaan BUMN yang
memproduksi benih padi varietas unggul, seperti IR 64, Cisadane, Cimalaya
Muncul, Memberamo, Cibodas, Maros, Batang, Anai, Cilosari, dan lain-lain. Saat
ini, operasional penyediaan benih PT SHS sudah mengarah kepada consumer
satisfaction, sehingga tuntutan penyediaan benih yang bermutu tinggi, waktu
produksi yang tepat, dan jumlah yang cukup harus selalu terpenuhi (Salmiyah,
2000). Tuntutan tersebut akan tercapai jika produsen benih melakukan proses
produksi yang cepat, tepat, dan optimal. Perencanaan produksi yang baik harus
selalu memperhatikan faktor-faktor produksi yang akan menentukan hasil akhir
dari proses produksi. Faktor-faktor tersebut di antaranya adalah, sumber daya
bahan (material), modal (money), tenaga kerja (labour), peralatan (machines), dan
kehandalan pengelolaan (managerial skill). Kelengkapan faktor-faktor produksi
yang ada, akan menentukan hasil akhir dari produk (Iswanto, 2008).
Proses produksi benih PT SHS dilakukan selama tiga bulan, kemudian tiga
bulan selanjutnya dilakukan proses pemeliharaan mesin pabrik, sehingga dalam
setahun pabrik PT SHS beroperasi selama dua kali dan proses pemeliharaan
mesinnya pun dua kali. Pabrik PT SHS menggunakan beberapa mesin produksi
yang berbeda fungsi dan pengoperasiannya. Jenis-jenis mesin yang dipakai di
antaranya adalah, mesin intake, mesin precleaner, mesin dryer, mesin cleaner,
mesin konveyor, silo, dan mesin sealer. Kelancaran suatu proses produksi
ditentukan oleh kinerja dari mesin. Memastikan mesin-mesin produksi benih
dapat bekerja dengan baik dan optimal merupakan bagian penting dalam
perencanaan produksi. Kinerja mesin yang terjaga dan sesuai tujuan dapat
diperoleh dengan melakukan pemeliharaan mesin tersebut. Perawatan atau
pemeliharaan mesin bertujuan untuk menjaga tingkat produktivitas yang ingin
dicapai. Perawatan preventif mesin yang baik dapat dicapai melalui pengendalian
suku cadangnya. Pengendalian suku cadang memberi dukungan dalam hal
pengadaan barang yang dibutuhkan bagi seluruh pemeliharaan yang digunakan
dalam proses produksi. Hal yang sangat penting bagi pengendalian suku cadang
adalah, penentuan keputusan suatu barang diperlukan, termasuk perlu atau
tidaknya dilakukan penyimpanan, kepada siapa pembelian dilakukan, dan apa saja
dan berapa yang dipesan.
Mesin yang terdapat di pabrik PT SHS sangat banyak, sehingga dibutuhkan
manajemen pemeliharaan mesin. Tingkat kompleksitas manajemen pemeliharaan
mesin bergantung pada banyaknya mesin yang dipakai. Semakin banyak mesin
maka manajemen pemeliharaan mesinnya akan semakin kompleks. Kegiatan
perawatan pun membutuhkan biaya, seperti biaya pekerja langsung, biaya suku
cadang yang disimpan maupun yang akan dibeli, dan biaya perbaikan bila ada
mesin yang rusak. Oleh sebab itu, dibutuhkan pengelolaan yang dapat
memaksimalkan pelaksanaan kegiatan perawatan. Pelaksanaan kegiatan
perawatan yang maksimal selain dapat meningkatkan kualitas dan kuantitas
produk, juga dapat mereduksi biaya variabel dari biaya perawatan sehingga dapat
meningkatkan keuntungan.
2
Saat ini, banyak sekali perusahaan-perusahaan yang sudah memakai sistem
informasi untuk mempermudah segala pekerjaannya. Mulai dari bidang
administrasi, bidang keuangan, sampai bidang manajemen semuanya memakai
sistem informasi. Pengertian sistem informasi itu sendiri adalah, suatu kumpulan
mesin yang bekerja sama untuk mengatur perolehan, penyimpanan, manipulasi
dan distribusi informasi. Penggunaan sistem informasi di bidang manajemen
pemeliharaan mesin akan sangat berperan untuk mempermudah kegiatan
perawatan mesin. Sistem informasi manajemen (SIM) didefinisikan sebagai suatu
sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai
dengan tujuan yang serupa (Mc Leod 2001). Sistem informasi manajemen
pemeliharaan mesin dapat merekap riwayat mesin produksi yang digunakan
menjadi database yang mudah untuk digunakan, sehingga mempercepat
pengambilan keputusan. Sistem informasi manajemen pemeliharaan mesin juga
dapat mencatat dan menyimpan data kondisi mesin, mengolah data kondisi
menjadi informasi perawatan yang akan dilakukan atau yang sudah dilakukan.
SIM pemeliharaan mesin secara praktis menyediakan informasi yang telah diolah
oleh DBMS untuk memenuhi kebutuhan bidang tertentu. Bidang-bidang yang
bertugas untuk memelihara mesin dapat terhubung dengan mudah melalui sistem
berbasis web. Sistem yang berbasis web secara langsung dan cepat menyebarkan
informasi guna membuat kegiatan manajemen pemeliharaan mesin menjadi
efektif dan efisien. Oleh karena itu, kegiatan manajemen pemeliharaan mesin
dibutuhkan perancangan sistem informasi dengan tujuan untuk membuat segala
pekerjaan manajemen pemeliharaan yang kompleks menjadi ringkas dan tepat
waktu.
Perumusan Masalah
Pemeliharaan mesin bertujuan untuk memperpanjang usia mesin, menjamin
ketersediaan optimum mesin yang dipakai untuk produksi, dan menjamin
keselamatan pengguna mesin tersebut. Penting sekali untuk melakukan perawatan
pada mesin-mesin produksi baik sebelum atau sesudah mesin digunakan.
Banyaknya mesin produksi yang digunakan di suatu pabrik produksi benih
membuat kegiatan perawatan menjadi kompleks dan membutuhkan perencanaan.
Manajemen pemeliharaan mesin
berupa
perencanaan, pengawasan,
pengorganisasian, dan pengarahan harus dilakukan guna memperlancar proses
produksi.
PT SHS sudah melakukan pencatatan kondisi mesin maupun kebutuhan
perawatan dan penggantian komponen pada mesin. Namun proses tersebut masih
dilakukan secara konvensional atau masih dalam bentuk catatan tangan di kertas.
PT SHS belum menerapkan sistem yang khusus dalam kegiatan penyimpanan
komponen mesin, sehingga proses penggantian komponen mesin masih lambat
dan terdapat kesulitan bagi petugas mekanik dalam hal penyimpanan komponen
mesin di pabrik. Mengingat kegiatan manajemen pemeliharaan mesin-mesin
produksi benih sangatlah kompleks, PT SHS perlu menerapkan sistem informasi
di dalam kegiatan manajemennya. Keuntungan yang didapat dari perancangan dan
penerapan sistem informasi ini adalah adanya kemudahan bagi karyawan untuk
mengelola data dan informasi. Pembangunan sistem informasi ini harus didukung
oleh sumber daya sistem informasi.
3
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini ialah sebagai berikut:
1. Mengalisis kebutuhan sistem informasi manajemen pengendalian suku cadang
untuk pemeliharaan preventif mesin produksi benih pada PT SHS.
2. Merancang bangun sistem informasi manajemen pengendalian suku cadang
untuk pemeliharaan preventif mesin produksi benih yang mampu mengelola
serta menyediakan informasi yang dibutuhkan perusahaan secara efektif dan
optimal.
METODE
Waktu danTempat
Penelitian ini dilaksanakan pada bulan April 2013-Juni 2014 dengan rincian
kegiatan seperti pada Lampiran 1. Rancang bangun sistem dilaksanakan mulai
bulan Agustus 2013-Maret 2014. Tempat yang digunakan untuk penelitian ini
antara lain adalah:
1. Kawasan produksi benih padi PT Sang Hyang Seri untuk melakukan
pengambilan data di pabrik Seed I dan IRSPP berupa pengamatan data riwayat
mesin dan wawancara.
2. Laboratorium Teknik Bio Informatika, Departemen Teknik Mesin dan
Biosistem, IPB untuk melakukan perancangan dan pembangunan sistem
informasi.
Alat
Alat yang dipakai adalah mesin pabrik untuk diamati dan jenis-jenis sumber
daya sistem informasi. Pengamatan mesin dilakukan di pabrik Seed I dan IRSPP.
Mesin yang diamati di antaranya adalah mesin precleaner, bucket elevator, belt
conveyor, dryer, burner, air screen separator, silo, dan sealer. Komponen mesin
yang diamati adalah komponen yang terdapat pada mesin-mesin tersebut, seperti
bearing, rantai, v-belt, nozzle, plat screen, bucket, dan lain-lain.
Terdapat lima sumber daya sistem informasi yaitu, brainware, dataware,
hardware, netware dan software. Perancang sistem dan pengguna akhir sistem
adalah sumber daya berupa brainware. Jaringan intranet yang digunakan sebagai
penghubung antar sistem adalah sumber daya netware. Hasil pengambilan data
yang berupa fakta-fakta yang diperlukan untuk mendukung aktivitas sistem
informasi adalah dataware. Hardware adalah mesin pada komputer yang dapat
disentuh secara fisik sehingga disebut dengan perangkat keras. Software adalah
sumber daya perangkat lunak (program komputer) berupa struktur data yang bila
dieksekusi memberikan fungsi dan unjuk kerja seperti yang diinginkan oleh
pengguna. Software berfungsi sebagai pengatur aktivitas kerja komputer dan
semua instruksi yang mengarah pada sistem komputer.
4
Hardware ( Perangkat Keras )
Perangkat keras yang dibutuhkan untuk penelitian ini adalah, laptop, printer,
dan digital kamera. Perangkat keras laptop yang digunakan untuk operasional
sistem yang diusulkan dijelaskan pada Tabel 1.
Tabel 1 Konfigurasi perangkat Keras
Nama Mesin
Spesifikasi
Processor
Intel(R) Core (TM) i7-2640M
Memory
4 GB
VGA Card
Intel(R) HD Graphics 3000
Hardisk
500 GB
Keyboard
Standard
Mouse
Standard
Printer
Standard
Software (Perangkat Lunak)
Kebutuhan perangkat lunak dalam penelitian ini di antaranya adalah:
1. Browser, digunakan untuk menampilkan dan melakukan uji performansi dari
SIM yang dibuat.
2. XAMMP Control Panel v3.2.1, sebagai software web server apache yang
digunakan untuk mendukung proses pembuatan basis data.
3. MySQL, sebagai perangkat lunak untuk mengelola dan mempermudah
pembuatan basis data.
4. PHP 5.4.7, sebagai bahasa pemrograman.
Metode Pengambilan Data
Pengambilan data untuk penelitian ini dilakukan dengan beberapa cara,
yaitu dengan proses wawancara, pengamatan data, dan dokumentasi yang
dilakukan secara langsung di PT SHS, Sukamandi.
Wawancara
Proses wawancara dilakukan melalui tanya jawab kepada seluruh karyawan
di PT SHS yang berhubungan dengan kegiatan pemeliharaan mesin produksi
benih.
Pengamatan
Pengamatan merupakan suatu cara pengambilan data yang dilakukan dengan
pencatatan langsung maupun tidak langsung terhadap objek yang dibahas. Data
yang yang diamati berupa data dari riwayat pemeliharan mesin pabrik dari tahun
1991 sampai dengan 2013 dan data dari surat-surat pengadaan barang.
Dokumentasi
Dokumentasi merupakan cara pengumpulan data yang dilakukan dengan
mengumpulkan dokumen-dokumen berupa gambar atau foto keadaan pabrik
produksi benih di PT SHS.
5
Metode Pengembangan Sistem
Tahapan pengembangan sistem (software engineering) dimulai dari
perencanaan hingga pengujian. Setiap bagian dan tahapannya akan membentuk
suatu siklus yang dinamakan Systems Development Life Cycle Model (SDLC).
Model ini telah dikembangkan untuk mengarahkan proses pembuatan sistem
perangkat lunak. Terdapat beberapa jenis model SDLC yang ada, di antaranya
adalah waterfall model, Spiral model, V-Shaped model dan lain-lain (Khurana
2012). Di antara model-model tersebut yang paling lazim digunakan di beberapa
bidang adalah waterfall model. Proses dari model ini mempunyai kekurangan dan
kelebihan tersendiri. Fase-fase proses waterfall model disajikan pada Gambar 1.
Mulai
Perencanaan (Planning)
Analisis Kebutuhan
(Requirement Analysis)
Desain Sistem
(System Design)
Implementasi dan Pengujian Sistem
(System Implementation and Testing)
Stop
Gambar 1 SDLC waterfall model (Faridi,2012)
Perencanaan (Planning)
Fase perencanaan berfungsi sebagai persiapan investigasi permasalahan
berupa, pencarian solusi alternatif permasalahan, keuntungan yang didapat oleh
organisasi, objek-objek yang akan digunakan untuk pembuatan sistem dan
menentukan lebar jangkauan yang akan dicapai pada pembuatan sistem.
6
Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis)
Fase ini menentukan tujuan dari proyek pembuatan aplikasi, kegunaan dan
operasional aplikasi selama pemakaian dan menganalisa kebutuhan fungsional
dari sistem. Fase ini juga mempelajari tentang kebutuhan pengguna akhir. Proses
analisis kebutuhan pengguna akhir didapat dari hasil wawancara dan pengambilan
data di lapangan. Wawancara dilakukan kepada karyawan PT SHS yang terlibat
langsung dengan kegiatan pemeliharaan preventif mesin pabrik. Sistem dibuat
berdasarkan kebutuhan masing-masing bidang, sehingga fungsi sistem
menyesesuaikan dengan user rules dari pengguna. Format masukan data
disamakan dengan format dari laporan riwayat mesin mekanik dan surat-surat dari
pengadaan barang. Sistem harus dapat mengolah dan menyampaikan informasi
secara langsung dan cepat kepada user yang membutuhkan. Oleh karena itu, perlu
sistem berbasis web yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
Desain Sistem (System Design)
Pembuatan sistem yang sesuai kebutuhan bergantung pada fase desain
sistem. Fase ini mencakup pembuatan rancangan tampilan aplikasi, bussines rules,
penggambaran aktivitas pemakaian aplikasi, detail operasi aplikasi, pengkodingan
dan pembuatan dokumen yang dibutuhkan.
Implementasi dan Pengujian Sistem (System Implementation and Testing)
Pada fase ini, sistem yang telah didesain memasuki beberapa tahap
pengujian seperti, pengujian performansi, kemudahan dalam penggunaan (userfriendly) dan yang terpenting adalah sistem yang dikembangkan sesuai dengan
output yang diinginkan.
Terdapat beberapa kelebihan dalam menggunakan metode SDLC tipe
waterfall untuk seorang perancang pemula dibandingkan dengan tipe lainnya.
Keunggulan tipe ini di antaranya adalah.
1. Syarat yang dibutuhkan pada awal perancangan program lebih spesifik
dibandingkan tipe yang lain, sehingga dapat lebih dimengerti dengan mudah.
2. Setiap fase mempunyai penyampaian yang spesifik dan merupakan proses yang
mudah ditinjau.
3. Fase-fasenya dapat diproses dan diselesaikan dengan satu kali pengerjaan.
4. Bekerja dengan baik untuk suatu proyek yang kecil dimana persyaratanpersyaratan yang dibutuhkan sangat mudah dipahami.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Usaha pemeliharaan mesin produksi pada perusahaan umumnya bertujuan
untuk menjaga kondisi mesin agar tetap prima ketika dioperasikan sehingga
proses produksi dapat berjalan dengan lancar. Selain itu pemeliharaan mesin juga
dapat memperpanjang umur pemakaian mesin itu sendiri. Kegiatan pemeliharaan
mesin dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu, pemeliharaan preventif dan
pemeliharaan korektif (Assauri 1998). Pemeliharaan preventif (Preventive
Maintenance) adalah kegiatan pemeliharaan yang dilakukan untuk mencegah
timbulnya kerusakan-kerusakan yang tidak terduga dan menemukan kondisi atau
7
keadaan yang dapat menyebabkan fasilitas produksi mengalami kerusakan pada
waktu digunakan dalam produksi. Secara praktek, pemeliharaan preventif
dilakukan melalui pemeliharaan rutin dan pemeliharan periodik, sehingga dapat
mengurangi kejadian-kejadian seperti kerusakan fasilitas, kerusakan produk akhir,
dan kemacetan proses produksi. Pemeliharaan korektif (Corrective Maintenance)
atau breakdown maintenance adalah kegiatan pemeliharaan dan perawatan yang
dilakukan setelah terjadinya suatu kerusakan atau kelainan pada fasilitas atau alatalat (mesin) sehingga tidak dapat berfungsi dengan baik. Kegiatan ini disebut
dengan kegiatan perbaikan atau reparasi.
Kegiatan Pemeliharaan Mesin Produksi Benih di PT SHS
Kegiatan pemeliharaan mesin produksi benih di PT SHS melibatkan
beberapa bidang tugas, di antaranya adalah petugas mekanik, petugas gudang,
petugas pengadaan barang, dan manajer bidang Sumber Daya Manusia dan Umum.
PT SHS mengoperasikan empat pabrik yang terdiri dari, pabrik Seed I, pabrik
Seed II, pabrik kecil dan pabrik terpadu (IRSPP). Saat ini masing-masing pabrik
di PT SHS mempunyai petugas mekanik dan gudang kecil untuk penyimpanan
komponen mesin sendiri. Gudang besar PT SHS berupa sebuah bangunan lama
yang dulunya dipakai sebagai dapur untuk pabrik es krim. PT SHS tidak membuat
bangunan khusus untuk gudang karena hanya dipakai sebagai tempat
penyimpanan karung plastik untuk pengepakan benih padi yang sudah jadi.
Petugas pengadaan barang dan manajer bekerja di kantor terpisah dengan
bangunan pabrik dan gudang besar.
Petugas Mekanik
Petugas mekanik bertugas untuk turun langsung ke pabrik mengerjakan
kegiatan perawatan mesin. Petugas mekanik akan mengecek keadaan mesin dan
melakukan penggantian komponen mesin bila mengalami kerusakan. Bila terdapat
mesin yang rusak maka petugas mekanik akan membuat lampiran permintaan
komponen mesin yang ditujukan kepada petugas pengadaan barang dan
disampaikan oleh senior manajer perkebunan. Petugas mekanik akan melakukan
kegiatan pemeliharaan mesin selama pabrik tidak berproduksi, yaitu selama enam
bulan. Semua kegiatan perawatan mesin akan dicatat oleh petugas mekanik di
dalam buku riwayat mesin.
Petugas Pengadaan Barang
Petugas pengadaan barang bertugas untuk mengatur segala surat-surat yang
masuk maupun yang keluar untuk keperluan pembelian komponen mesin, yaitu
surat untuk manajer SDM dan Umum, surat untuk bagian keuangan, surat
permintaan barang untuk supplier dan mencatat semua berita acara sampai barang
dari supplier sampai ke gudang. Petugas pengadaan barang menjadi perantara
antara petugas mekanik dengan manajer, manajer dengan bagian keuangan dan
dengan supplier.
Petugas Gudang Besar
Petugas gudang besar bertugas mengecek keperluan karung plastik, dan
bertugas untuk memberitahu petugas mekanik bila ada barang dari supplier yang
8
sudah datang. Saat barang diterima oleh petugas gudang, maka petugas gudang
akan membuat surat Bukti Barang Masuk (BBM). Begitu pula saat barang diambil
oleh petugas mekanik, maka petugas gudang akan membuat surat Bukti Barang
Keluar (BBK). Persediaan komponen mesin akan disimpan di gudang kecil yang
bertempat di masing-masing pabrik.
Manajer Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum
Manajer secara umum mempunyai tugas dan wewenang untuk menjaga agar
setiap aktifitas perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang direncanakan.
Manajer bagian sumber daya manusia dan umum bertugas mengurus dan
mengkoordinasikan semua sumber daya yang dibutuhkan mulai dari proses
produksi sampai dengan produk dipasarkan. Oleh karena itu manajer harus
merencanakan semua hal yang berkaitan dengan pengadaan komponen mesin
pabrik. Manajer berwenang untuk menentukan apakah perusahaan harus membeli
komponen mesin ataupun komponen mesin mana yang akan dibeli. Persetujuan
pembelian komponen mesin juga dilakukan oleh manajer.
Alur Pembelian Komponen Mesin
Ketika terjadi kerusakan komponen pada mesin produksi maka petugas
mekanik akan mencatatnya di laporan kerusakan mesin. Setelah itu, ia akan
membuat lampiran permintaan barang yang ditujukan kepada petugas pengadaan
barang, dan disampaikan ke senior manajer perkebunan (Senmen Kebun). Senmen
Kebun kemudian membuat surat Daftar Permintaan Barang (DPB) yang ditujukan
ke manajer SDM dan Umum, yang disampaikan melalui petugas pengadaan
barang. Petugas pengadaan barang akan membuat Surat Permohonan Persetujuan
Anggaran (SPPA) untuk manajer SDM dan Umum untuk disetujui. Saat
pembuatan SPPA, petugas pengadaan barang akan memilih harga komponen yang
paling murah di antara harga-harga yang ditawarkan oleh supplier. Jika sudah
disetujui, petugas pengadaan barang akan menyampaikan surat SPPA ke bidang
keuangan sebagai permintaan anggaran pembelian barang dan membuat surat
permintaan barang untuk supplier yang telah ditentukan. Alur pembelian
komponen mesin dapat dilihat pada Gambar 2.
Barang yang telah dibeli akan diantarkan oleh supplier ke gudang besar
pabrik. Petugas gudang besar akan membuat surat Bukti Barang Masuk (BBM)
sebagai pengecekan barang apa saja yang sudah masuk. Setelah itu petugas
gudang besar akan memberitahu petugas mekanik pabrik bahwa barang yang
diminta sudah dapat diambil. Saat petugas mekanik mengambil barang, petugas
gudang besar akan membuat surat Bukti Barang Keluar (BBK) dan surat
pengecekan apakah barang yang diminta sesuai dengan yang diminta oleh petugas
mekanik. Semua berita acara dari mulai surat-surat serah terima barang, memo,
dan kuitansi akan diberikan ke bidang keuangan sebagai arsip keuangan.
9
Mulai
Laporan Permintaan
Komponen
Pengajuan
Permintaan Barang
Revisi Surat
Permohonan
Persetujuan
Surat Permohonan
Persetujuan
Tidak
Disetujui
Ya
Surat Permintaan Barang
ke Supplier
Pengiriman Permintaan
Barang ke Supplier
Stop
Keterangan :
Warna
: Dibuat oleh petugas mekanik
Warna
: Dibuat oleh senior manajer perkebunan
Warna
: Dibuat oleh petugas pengadaan barang
Gambar 2 Proses pembelian komponen mesin
10
Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Suku Cadang untuk
Pemeliharaan Mesin Produksi Benih PT SHS
SI yang bertujuan untuk menyediakan informasi dan membantu
pengambilan keputusan yang efektif untuk manajer, dapat disebut sebagai
Management Support Systems (O’Brien 1996). MSS terdiri dari tiga komponen
yaitu Management Information Systems (MIS), Decision Support Systems (DSS),
Executive Information Systems (EIS). MIS adalah komponen yang sering ada pada
MSS, dengan MIS kebutuhan informasi produk yang dibutuhkan dalam kegiatan
manajerial dapat dikelola untuk membantu setiap pengambilan keputusan. MIS
menyediakan berbagai macam laporan dan display untuk manajer. Komponen
kedua yang terdapat pada MIS adalah DSS. DSS digunakan untuk menyelidiki
kemungkinan dan alternatif dalam pengambilan keputusan dengan memberi
informasi sementara berdasarkan dengan asumsi-asumsi alternatif yang ada.
Komponen MSS yang terakhir adalah EIS. EIS berfungsi sebagai alat yang
menyatukan segala informasi yang dibutuhkan untuk informasi strategik yang
dibutuhkan oleh manajer menengah ke atas. Informasi dikumpulkan dari sumbersumber manual (memo, surat, dan laporan), kemudian dipindahkan ke dalam
komputer sehingga mudah diakses dan dapat dipilih informasi yang dibutuhkan
yang bersifat kritis (O’Brien 1996).
Berdasarkan proses SDLC tipe waterfall, terdapat lima fase yang harus
dilalui untuk pembuatan sistem informasi pemeliharaan mesin produksi benih di
PT Sang Hyang Seri. Proses-proses tersebut adalah, Perencanaan (Planning),
Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis), Desain Sistem (System Design),
Implementasi dan Pengujian Sistem (System Implementation and Testing), dan
Pengoperasian dan Pemeliharaan (Operating and Maintenance).
Perencanaan (Planning)
Fase perencanaan dimulai dengan investigasi permasalahan. Setelah
melakukan wawancara kepada pegawai para PT SHS di bidang pemeliharaan
mesin dan melakukan pengamatan pada data-data riwayat mesin, didapat beberapa
permasalahan yang terjadi dalam proses menajemen pemeliharaan mesin di PT
SHS di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Kegiatan pemeliharaan mesin, mulai dari pengecekan kondisi mesin,
penggantian komponen mesin, kerusakan mesin, pencatatan stok komponen
mesin, komponen mesin yang masuk maupun komponen mesin yang keluar
gudang masih dilakukan secara manual atau masih dicatat di atas kertas.
2. Alur pemrosesan dan pelaporan informasi kebutuhan mesin yang akan dibeli
sangat lambat karena harus melalui prosedur yang panjang dan melibatkan
banyak orang.
3. Terdapat kesulitan pada manajer dan petugas pengadaan barang jika ingin
melakukan pengecekan kebutuhan pembelian komponen mesin terkait dengan
penulisan riwayat mesin yang masih dicatat di dalam buku.
4. Proses pemilihan supplier penyedia komponen mesin belum maksimal dan
efisien.
5. Teknis pekerjaan petugas gudang masih belum maksimal. Petugas gudang
hanya bertugas sebagai perantara antara supplier dengan petugas mekanik
pabrik.
11
Setelah investigasi permasalahan, langkah selanjutnya adalah menentukan
solusi-solusi alternatif dari permasalahan yang ada. Dari permasalahan di atas
dapat disimpulkan bahwa pengguna (user) yang terlibat dalam pemakaian sistem
informasi ialah petugas gudang, petugas mekanik pabrik, petugas pengadaan
barang, dan manajer SDM dan umum. Untuk petugas mekanik sistem informasi
dibuat untuk membantu kegiatan pemasukan data-data riwayat mesin pabrik mulai
dari pencatatan pengecekan mesin sampai pemasukan laporan kerusakan dan
mempercepat permintaan komponen mesin. Sistem informasi yang dibuat juga
membantu petugas gudang dalam hal pengecekan barang yang masuk dari
supplier, mempermudah pengecekan barang keluar yang diambil oleh petugas
mekanik, mempermudah pengecekan persediaan komponen mesin di gudang, dan
mempercepat proses permintaan komponen yang dibutuhkan mekanik dan proses
pembeliaan komponen ke petugas pengadaan barang. Bagi petugas pengadaan
barang, sistem informasi dibuat untuk membantu pekerjaan pemilihan supplier,
pembuatan surat menyurat, dan penyampaian pembelian komponen mesin ke
gudang, dan pelaporan ke manajer SDM dan umum. Sistem informasi yang dibuat
akan ditambah satu pengguna lagi yaitu petugas administrator (admin). Admin
bertugas untuk merawat sistem informasi manajemen mulai dari pengecekan user
sampai kebutuhan penambahan user di dalam sistem. Identifikasi aktor atau
pengguna sistem dapat dilihat pada Tabel 2.
Sistem manajemen pemeliharaan yang digunakan PT SHS saat ini masih
bersifat konvensional, artinya PT SHS masih belum menggunakan komputer
untuk melengkapi kebutuhan sumber daya informasi (hardware dan software).
Agar lebih efisien, penggunaan SIM PT SHS akan memerlukan modifikasi minor
terhadap tugas yang dilakukan oleh bagian-bagian yang terlibat dalam kegiatan
pemeliharaan mesin pabrik. Misalnya bagi petugas gudang, dengan adanya SIM
PT SHS maka dibuat alur pengadaan barang atau komponen mesin yang baru.
Gudang juga akan mempunyai perbedaan fungsi. Sebelumnya gudang hanya
tempat penyerahan barang dari supplier dan selanjutnya barang disimpan di
gudang kecil masing-masing pabrik, sekarang gudang menjadi tempat penyerahan
sekaligus penyimpanan barang-barang kebutuhan pemeliharaan mesin pabrik.
Dengan begitu pekerjaan mekanik akan lebih mudah dan gudang kembali pada
fungsi yang seharusnya. Petugas gudang akan mengelola jumlah stok komponen
yang ada. Pembuatan daftar permintaan komponen yang habis tidak dibuat oleh
mekanik melainkan oleh petugas gudang.
12
Tabel 2 Peran pengguna sistem informasi
Kategori Pengguna
Aktivitas Pengguna
Administrator
Dapat melakukan aktivitas yang sama
dengan pengguna lain yang sama hak
aksesnya, perbedaannya jika ingin
menambah jumlah user maka dilakukan
oleh administratr. Setiap bidang
mempunyai satu admin masing-masing
Mekanik pabrik
Memasukkan data berupa form
pengecekan, melihat laporan kerusakan
dan laporan penggantian, mengirim
pemberitahuan permintaan barang ke
gudang, melihat status permintaan
barang, dan melihat rekapan riwayat
mesin
Petugas pengadaan
Dapat memasukkan data nama supplier,
barang
membuat daftar harga komponen yang
ada di pasaran dan melihat rekapannya,
membuat surat untuk keperluan
pengadaan barang, dan membuat
laporan pembelian untuk diteruskan ke
manajer
Petugas di gudang
Dapat membuat laporan barang masuk,
membuat laporan barang keluar jika
diambil oleh mekanik pabrik, melihat
daftar permintaan komponen dari
mekanik dan melihat stok komponen di
gudang
Manajer SDM dan
Dapat menentukan status keputusan
umum
pembelian barang, melihat jumlah stok
komponen di gudang, melihat rekapan
riwayat mesin, dan melihat laporan data
supplier
Nama User
MKNH,
GDNH,
PBRH.
MNGH
MKN
PBR
GDN
MNG
Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis)
Tujuan dari perancangan program aplikasi SIM pengendalian suku cadang
untuk pemeliharaan preventif mesin produksi benih PT SHS adalah menyediakan
informasi yang dibutuhkan oleh manajer, petugas mekanik, petugas pengadaan
barang, dan petugas gudang secara efisien, dan meringkas alur permintaan
pembelian komponen mesin sehingga kebutuhan komponen dapat dipenuhi lebih
cepat. SIM dibuat berdasarkan kebutuhan masing-masing pengguna. Tabel 3
menerangkan tentang input dan output SIM berdasarkan pengguna (user). Jika
dilihat dari Tabel 3 setiap input yang dimasukkan dan output yang dihasilkan akan
berbeda-beda bergantung kepada pengguna yang menjalankan sistem, sehingga
kebutuhan fungsional sistem akan berbeda pula sesuai dengan aktivitas
penggunanya.
13
Tabel 3 Input dan output SIM berdasarkan pengguna
Nama User
Input Data
Mekanik pabrik
Laporan pengecekan
pemeliharaan mesin, laporan
kerusakan mesin, laporan
penggantian komponen mesin,
laporan permintaan komponen.
Pengadaan
Data supplier dan harga barangbarang
barang keperluan pemeliharaan
mesin, pembuatan SPPA untuk
manajer, laporan pembelian
barang untuk petugas gudang.
Gudang
Laporan barang masuk dan
barang keluar, laporan
permintaan barang.
Manajer
Status persetujuan pembelian
barang,
Output Data
Riwayat pemeliharaan
mesin, status permintaan
komponen mesin.
Mencetak surat-surat,
pemilihan supplier.
Pengecekan stok
komponen gudang, surat
barang masuk dan keluar
Melihat riwayat mesin,
melihat stok di gudang.
Analisis Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional sistem untuk petugas
mekanik adalah sebagai alat yang membantu pekerjaan pemeliharaan mesin mulai
dari pengecekan mesin, pencatatan kerusakan mesin, dan membuat pekerjaan
permintaan barang yang dibutuhkan untuk perbaikan mesin agar lebih mudah dan
cepat tersedia. Untuk petugas gudang, sistem berfungsi membantu mengelola
pencatatan barang yang keluar masuk gudang, pengecekan barang yang diberikan
oleh supplier, dan mempermudah mengelola data stok barang yang ada di gudang
untuk diberitahukan ke petugas mekanik. Untuk petugas pengadaan barang, sistem
berfungsi membantu mengelola data supplier dan memilih supplier untuk diajukan
ke manajer, membantu proses pembuatan surat menyurat, dan memberitahu
kepada petugas gudang barang apa saja yang akan dibeli. Untuk manajer, sistem
membantu dalam pengambilan keputusan pembelian barang dan memmbantu
mengambil langkah-langkah dalam hal pemeliharaan mesin dengan melihat
rekapan riwayat mesin pabrik.
Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak dibutuhkan untuk
membantu proses pemasukan data, pengolahan data, dan pengeluaran data dari
hasil pengembangan sistem yang ada menjadi informasi. Hasil analisa informasi
yang dibutuhkan untuk perangkat lunak meliputi: Kebutuhan Masukan Data,
Kebutuhan Keluaran Data, serta Konfigurasi Perangkat Lunak.
A. Kebutuhan Masukan Data
a. Data komponen
b. Data pengecekan
c. Data komponen masuk
d. Data komponen keluar
e. Data supplier
14
B. Kebutuhan Keluaran Data
a. Laporan penggantian komponen
b. Laporan kerusakan komponen
c. Laporan pembelian komponen
d. Laporan stok komponen
e. Laporan penawaran supplier
f. Laporan riwayat mesin
g. Laporan permintaan komponen
h. Laporan pembelian
C. Konfigurasi Perangkat Lunak
Klasifikasi perangkat lunak yang digunakan dalam rancang bangun SIM PT
SHS adalah sebagai berikut :
1. Sistem Operasi
Microsoft Windows 7 Home Premium
2. Bahasa Pemrograman
Hypertext Preprocessor (PHP) untuk bahasa pemrograman, phpMyAdmin
untuk pembuatan basis data, dan Browser seperti Mozilla Firefox atau
Google Chrome untuk menampilkan halaman web.
3. Program Aplikasi
Portable Document Format (PDF)
Desain Sistem (System Design)
Proses desain sistem terdiri dari rancangan global sistem (desain sistem),
rancangan database, dan rancangan user-interface (tampilan web). Desain sistem
pada SIM PT SHS harus dibuat berdasarkan ketiga komponen yang ada pada MSS.
Pertama mengumpulkan informasi dari berbagai sumber yang ada, kemudian
dikelola sehingga menjadi informasi yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan,
dan informasi yang dihasilkan dapat membantu pengambilan keputusan yang
lebih efektif.
Rancangan Sistem Desain SIM PT SHS dimulai dari input data yang kemudian
akan tersusun menjadi DBMS, yaitu kumpulan data yang saling terintegrasi logis
antar file, baik secara eksplisit maupun implisit. Data yang terkumpul akan diolah
menjadi informasi yang akan digunakan untuk beberapa user dengan hak akses
yang berbeda. Desain SIM PT SHS dapat dilihat pada Gambar 3.
Desain sistem selanjutnya diterjemahkan ke dalam diagram aliran data
(Data Flow Diagram). DFD digunakan untuk menangkap aliran masukan data
lewat sistem yang ditampilkan, dihasilkan, dan dikeluarkan ke dalam suatu
keluaran (Renggana 2012). Aliran data dapat digambarkan untuk
mempresentasikan secara visual apa yang dilakukan oleh sistem. Diagram aliran
data proses login SIM PT SHS dapat dilihat pada Gambar 4.
15
Data Komponen
Data Supplier
Data Komponen
Masuk
Data Komponen
Keluar
Data Pengecekan
Input
Data
Basis Data
DBMS
Proses Pengolahan
Data:
Petugas Mekanik,
Petugas Gudang,
Petugas Pengadaan
Barang dan Manajer
SDM & Umum
Menu
Manajemen
Data
Kegiatan pengendalian
suku cadang dan
pemeliharaan preventif
mesin yang terdiri :
Pengecekan
Permintaan
Penawaran
Pembelian
Penanganan
Persediaan Komponen
Informasi
Menu
Laporan
Menu
Surat-surat
Gambar 3 Desain SIM PT SHS
Menu
Pemberitahuan
16
Gambar 4 DFD proses login
Aliran data pada sistem dimulai dari pemasukan data jumlah komponen
pada form pengecekan yang diisi oleh petugas mekanik. Selanjutnya form
pengecekan akan terbagi menjadi dua laporan, yaitu laporan kerusakan komponen
dan laporan penggantian komponen. Jumlah komponen yang akan diganti
kemudian akan masuk ke pemberitahuan petugas gudang. Jika stok komponen
digudang tidak memenuhi permintaan maka petugas gudang akan membuat
laporan permintaan kepada petugas pengadaan barang. Laporan permintaan akan
langsung masuk ke penawaran. Data penawaran bersumber dari data supplier yang
dibuat oleh petugas pengadaan barang ditambah dengan data permintaan yang
diberikan oleh gudang. Selanjutnya jika data penawaran sudah disetujui oleh
manajer maka data pembelian komponen akan masuk ke dalam SPPA. Aliran data
pada sistem dapat dilihat pada Gambar 5.
17
Pengecekan
Komponen
Data Kerusakan
Komponen
Data Penggantian
Komponen
Data Pengecekan
Record Pengecekan
Record Kerusakan
Record Penggantian
Laporan
Kerusakan
Data
Penggantian
Data
Kerusakan
Laporan
Penggantian
Data Penggantian
Komponen
Tabel Pengecekan
Data Permintaan
Komponen
Laporan
Permintaan
Data Komponen
Masuk
Data Permintaan
Komponen
Komponen
Masuk
Data Komponen
Keluar
Stok
Komponen
Record Komponen
Data Komponen
Record Komponen
Masuk
Record Komponen
Keluar
Data
Komponen Masuk
Komponen
Keluar
Data
Komponen Keluar
Tabel Komponen
Penawaran
Data Supplier
Record
Penawaran
Supplier
Data
Penawaran
Tabel Penawaran
Pembelian
Komponen
Record
Pembelian
Data
Pembelian
Record
Supplier
Data
Supplier
Tabel Rekanan
Tabel Pembelian
Gambar 5 DFD sistem PT SHS
18
Rancangan Basis Data Basis data (database) adalah sekumpulan data yang
terdiri atas tabel yang saling berhubungan. Keberadaan data database dalam tabeltabel tersebut dapat ditambah, diubah, dan dihapus oleh penggunanya. Database
merupakan sumber data yang dapat digunakan secara bersama-sama sesuai
dengan kebutuhannya pada saat yang bersamaan. Tujuan dari rancangan database
adalah menggambarkan data dan hubungan antar data yang dibutuhkan aplikasi,
memberikan model data yang mendukung untuk transaksi terhadap data tersebut,
dan menspesifikasikan sebuah desain untuk mencapai kebutuhan kinerja yang
telah ditentukan pada sistem.
Diagram yang dibuat dinamakan dengan Entity Relationship Diagram
(ERD). ERD merupakan abstrak dan konseptual reprsentasi data yang dirancang
untuk menggambarkan alur keterhubungan antar data. File database yang dibuat
selanjutnya akan dapat dibuka dengan menggunakan aplikasi. Desain ERD pada
SIM yang dibuat diperlihatkan pada Gambar 6.
Gambar 6 Entity Relationship Diagram (ERD)
Rancangan User-Interface
Desain interaksi manusia dengan komputer
dipengaruhi oleh dua faktor, yaitu faktor fungsional dan faktor emosional. Kriteria
desain faktor fungsional terdiri: struktur, kegunaan, hyperlink, kemudahan
informasi display dapat dibaca, dan judul atau logo. Faktor emosional terdiri:
komposisi warna, kemudahan dibaca, tersedianya gambar promosi, layout, dan
menarik untuk dilihat. Komposisinya bergantung kepada tujuan pembuatan dan
pengguna akhir dari sistem. Pada SIM PT SHS, desain user-interface termasuk
dalam tipe text-based, yaitu tipe yang mengutamakan faktor fungsionalnya
dibandingkan dengan faktor emosional yang berpengaruh kepada gaya dan
estetika. Tampilan desain user interface, khususnya halaman muka utama dapat
dilihat pada Gambar 7.
19
Gambar 7 Desain tampilan halaman muka utama sistem
Implementasi dan Pengujian Sistem (System Implementation and Testing)
SIM PT SHS adalah suatu program berbasis web yang mengaitkan sistem
utama, yaitu sistem pengecekan, sistem pengelolaan persediaan komponen, dan
sistem pembelian komponen. Fungsi utama dari sistem ini adalah alat untuk
menunjang kegiatan pengadaan suku cadang untuk pemeliharaan preventif mesin
pabrik produksi benih PT SHS.
Rancangan sistem menjadi dasar pembangunan sistem. Basis data dibangun
dengan menggunakan MySQL, sedangkan program komputer dibangun dengan
menggunakan bahasa pemrograman PHP.
Implementasi Sistem Hal yang pertama dilakukan untuk menjalankan program
ini adalah, pengguna harus mempunyai sumber daya sistem informasi yaitu,
hardware berupa laptop atau komputer dengan minimal spesifikasi yang dapat
dilihat pada Tabel 4 dan printer untuk mencetak surat-surat. Software berupa
browser untuk mengakses alamat web seperti Mozilla Firefox dan Google Chrome,
serta PDF untuk mengunduh surat-surat yang dibutuhkan. Netware berupa
jaringan intranet. Dataware atau masukan data yang akan diolah menjadi
informasi. Brainware atau pengguna sistem dengan kemampuan minimal dapat
menyambungkan komputer dengan jaringan, mengoperasikan browser dan
mencetak surat dengan printer. Pengguna sebelum memakai sistem harus melalui
proses pelatihan penggunaan sistem agar mengerti cara memakai sistem yang
benar. User harus memasukkan username dan password pada halaman form login.
Tampilan halaman form dapat dilihat pada Gambar 8. Pihak yang terlibat dalam
sistem ini terdiri dari :
1. Petugas Mekanik dengan username MKN
2. Petugas Gudang dengan username GDN
3. Petugas Pengadaan Barang dengan username PBR
4. Manajer SDM dan Umum dengan username MNG
20
Tabel 4 Spesifikasi minimal hardware
Nama Mesin
Spesifikasi
Processor
Intel Pentium 3
Memory
256 MB
VGA Card
4 MB
Hardisk
20 GB
Keyboard
Standard
Mouse
Standard
Printer
Standard
Gambar 8 Halaman form login
User pertama yang menggunakan sistem ialah petugas mekanik. Usecase
user mekanik dapat dilihat pada Gambar 9. Sesuai dengan tugasnya yaitu
mengecek mesin pabrik untuk melihat bagian mana saja yang rusak dan yang
perlu diperbaiki atau diganti, dibuat menu laporan pengecekan mesin pabrik dapat
dilihat pada Gambar 10. Tugas petugas mekanik lainnya adalah melakukan
pencatatan kerusakan mesin dan komponen apa saja yang perlu diganti untuk
dilaporkan kepada petugas gudang. Halaman laporan kerusakan mesin dapat
dilihat pada Gambar 11 dan halaman laporan penggantian dapat dilihat pada
Gambar 12. Laporan penggantian kemudian dapat dikirim sebagai daftar
permintaan barang kepada petugas gudang melalui sistem.
Gambar 9 Usecase user mekanik
21
Gambar 10 Halaman pengecekan mesin pabrik
Gambar 11 Halaman laporan kerusakan mesin
Gambar 12 Halaman laporan penggantian komponen
22
User yang kedua adalah petugas gudang. Usecase petugas gudang dapat
dilihat pada Gambar 13. Untuk tahap awal, pada database yang stok gudang
tersimpan enam jenis komponen. Komponen tersebut dipilih berdasarkan
komponen kritis yang sering mengalami kerusakan dengan nilai CoTR kurang
dari dua tahun (Prahmawati 2013). Nilai CoTR dapat digunakan untuk
menentukan waktu yang optimal dalam penggantian komponen. Pertama, petugas
gudang dapat melakukan pengecekan data stok komponen. Halamannya dapat
dilihat pada Gambar 14. Kegiatan selanjutnya adalah kegiatan pencatatan
pemasukan dan pengeluaran komponen. Halaman dapat dilihat pada Gambar 15.
Jika barang yang dikirim oleh supplier sudah sampai di gudang maka gudang
dapat membuat surat BBM (Bukti Barang Masuk) untuk dicetak dan dikirim ke
petugas pengadaan barang, tampilan pembuatan surat BBM dapat dilihat pada
Gambar 16. Petugas gudang akan mendapat pemberitahuan permintaan komponen
dari mekanik. Pemberitahuan tersebut dapat dilihat langsung dari sistem. Halaman
pemberitahuan dapat dilihat pada Gambar 17. Petugas mekanik akan mengambil
barangnya langsung ke gudang kemudian petugas gudang akan membuat surat
BBK (Bukti Barang Keluar) dapat dilihat pada Gambar 18. Stok persediaan
komponen akan langsung berubah otomatis jika ada barang masuk atau keluar
sesuai dengan input dari petugas gudang.
Gambar 13 Usecase user petugas gudang
23
Gambar 14 Tampilan halaman stok persediaan komponen
Gambar 15 Tampilan halaman komponen masuk atau keluar
24
Gambar 16 Halaman status permintaan barang
Gambar 17 Halaman pembuatan surat BBM
Gambar 18 Halaman pembuatan surat BBK
25
User ketiga adalah petugas pengadaan barang. Usecase petugas pengadaan
barang dapat dilihat pada Gambar 19. Konten tampilan pada menu utama dan
submenu petugas pengadaan barang berisi, menu untuk mengisi data supplier dan
harga komponen mesin yang ditawarkan oleh supplier. Halaman tampilan data
supplier dapat dilihat pada Gambar 20. Halaman