dengan cara menuntun waiter-waiter dalam mempersiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan tamu agar melakukan dengan tepat waktu.
§ Inisiatif Sebagai customer relations harus tanggap dan memiliki inisiatif dalam
menghadapi segala apapun yang terjadi agar dapat memberikan dan meningkatkan pelayanan kepada tamu.
5. Handling Complaint
Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari khususnya didalam hotel, pastilah ada sebuah krisis, seperti keluhan-keluhan dari tamu, dan berbagai macam komplain.
Misalnya: § Komplain mengenai cara penyajian yang kurang begitu menarik.
§ Bau badan waiter juga mempengaruhi adanya komplain. § Komplain mengenai waiter yang kurang perhatian dan kurang ramah
§ Misalnya ada serangga di dalam makanan § Hygienitas ruangan, makanan kurang begitu dijaga.
§ Komplain mengenai rasa dari makanan yang disajikan. § Dalam penyajian dan pembuatan makanan tamu menunggu lama, dsb.
Sebagai customer relations tentunya harus dapat mengatasinya dengan baik, semua komplain wajib diperhatikan dan ditindak lanjuti, harus mengutamakan kepuasan
tamu, dan dalam memberikan solusi harus benar, agar tidak terjadi kesalahan informasi dan kesalahpahaman, dan harus ditindak lanjuti secara cepat serta tidak panik. Adapun
prosedur dari Grand Orchid Hotel Solo dalam menghandling compliant yaitu:
§ Memberikan ucapan salam § Menawarkan bantuan
§ Dengarkan komplain-komplain dari tamu dengan cermat § Mencatat semua komplain dari tamu
§ Tetap bersikap tenang § Meminta maaf kepada tamu yang bersangkutan
§ Berfikir cepat § Menawarkan solusi atau menghubungi supervisor jika diperlukan
§ Menyakinkan kepada tamu bahwa masalah akan segera ditangani atau dengan memberi jaminan batas waktu masalah akan ditangani.
§ Menindak lanjuti kepada orang atau departemen yang bersangkuan § Menulis kejadian ke dalam log Book.
Dalam melaksanakan tugas ini penulis sedikit kesulitan dan bingung pada awal menghadapi komplain tamu karena tidak mudah dalam menghadapi orang yang sedang
emosi atau marah-marah. Tetapi setelah beberapa kali menghadapi komplain dari tamu- tamu, penulis sudah bisa melaksanakan tugas dengan baik, lancar dan tenang.
6. Membuat daftar stok barang Restaurant dan data coupon breakfast
Dalam sebuah restaurant banyak sekali barang-barang yang dibutuhkan dan juga bahan-bahan seperti, roti, butter, jam selai, saus, gula, dan lain-lain. Di grand orchid
Hotel Solo sabagai Customer Relations juga harus malaksanakan tugas membuat daftar stok barang restaurant agar tidak terjadi kekosongan stok barang, jadi setiap harinya stok
barang harus selalu didata.
