commit to user
IV - 3 ke asisten gudang apabila dokumen tersebut belum lengkap maka asisten
gudang mengurus dokumen tersebut ke bagian administrasi gudang. 2. Setelah diberi dokumen dari bagian administrasi gudang, asisten gudang
menyiapkan barang sesuai dengan dokumen dan kemudian menyerahkan barang dan SJ Surat Jalan ke sopir, sedangkan BBK Bukti Barang keluar
dikembalikan ke bagian administrasi gudang. 3. Setelah barang beserta dokumen siap, sopir mengirim barang tersebut ke
pelanggan. 4. Setelah barang sampai di pelanggan, pelanggan melakukan cek jumlah dan
kondisi fisik barang, apabila sesuai dengan pesanan pelanggan harus menandatangani SJ Surat Jalan sebagai bukti bahwa barang telah dikirim,
tetapi apabila tidak sesuai maka barang akan dibawa pulang kembali untuk dilakukan penyesuaian.
5. Setelah pelanggan menerima barang, sopir pulang dengan membawa SJ yang telah ditandatangani oleh pelanggan kemudian diserahkan ke bagian
administrasi gudang, setelah itu bagian administrasi gudang menyerahkan BBK dan SJ ke bagian akunting, oleh bagian akunting dokumen digunakan
sebagai acuan untuk melakukan penagihan keuangan ke pelanggan.
4.1.3 Pendokumentasian
Gudang melakukan pembukuan secara manual dari barang jadi yang masuk dan keluar gudang.
Alur proses pendokumentasian pada gudang barang jadi PT. Sriwahana Adityakarta dapat dilihat pada gambar 4.3.
GUDANG
Dokumentasi Manual
Admin Gudang
Distribusi Barang di Gudang
Akunting
Gambar 4.3 Alur Proses Pendokumentasian
Sumber: PT. Sriwahana Adityakarta, 2010
commit to user
IV - 4 Penjelasan gambar 4.3. adalah sebagai berikut :
1. Dilakukan pedokumentasian secara manual yang dilakukan oleh bagian administrasi gudang yaitu dengan membuatkan Bukti Barang Masuk BBM
dan Bukti Barang Keluar BBK gudang dan Surat Jalan SJ dari barang jadi yang akan dikirim ke pelanggan. Setelah barang dikirim semua berkas
dikumpulkan oleh bagian administrasi gudang untuk dibukukan secara menyeluruh.
2. Dari laporan pembukuan atau pengarsipan yang dilakukan oleh bagian administrasi gudang, selanjutnya dokumen diserahkan kepada bagian
akunting. 3. Laporan dipelajari dan digunakan sebagai acuan untuk melakukan tagihan
keuangan ke pelanggan oleh akunting.
4.1.4 Identifikasi Penyebab Masalah
Setelah melakukan analisa terhadap aktivitas-aktivitas yang terjadi di dalam sistem beserta proses-prosesnya, maka tahap berikutnya adalah melakukan analisa
permasalahan. Perbaikan terhadap sistem dan perangkat pendukung sistem dapat dilakukan dengan mengetahui permasalahan-permasalahan yang diidentifikasi
sehingga sistem informasi dapat dirancang sesuai dengan kebutuhan. Munculnya
permasalahan mengindikasikan
bahwa sistem
yang bersangkutan tidak berjalan sebagaimana mestinya. Permasalahan tidak muncul
begitu saja, melainkan ada faktor-faktor yang menyebabkan munculnya permasalahan tersebut. Untuk itu perlu diidentifikasi faktor-faktor yang
menyebabkan munculnya permasalahan tersebut. Faktor-faktor ini bisa berasal dari dalam sistem itu sendiri faktor internal atau dari luar sistem faktor
eksternal. Subyek-subyek masalah yang terjadi di bagian gudang PT. Sriwahana
Adityakarta adalah sebagai berikut : 1. Sering terjadi kekeliruan dalam pencatatan
2. Pencarian data dan penelusuran data historis membutuhkan waktu yang lama karena sistem administrasi yang kurang optimal
3. Proses penyimpanan dan penggambilan barang membutuhkan waktu yang lama
commit to user
IV - 5 Dari subyek-subyek masalah yang terjadi, identifikasi penyebab masalah-
masalah tersebut adalah : 1. Sering terjadi kekeliruan dalam pencatatan dan penentuan letak barang yang
kurang baik dapat menimbulkan kerugian bagi pihak perusahaan. Dapat diidentifikasikan bahwa yang menyebabkan terjadinya masalah ini adalah
kesalahan dalam menulis spesifikasi barang di nota barang jadi yang masuk maupun keluar dari gudang dan kesalahan penulisan nota permintaan barang
jadi dari pelanggan ke dokumen. 2. Pencarian data dan penelusuran data historis membutuhkan waktu yang lama,
dapat diidentifikasikan bahwa yang menyebabkan masalah ini adalah karena sistem administrasi yang kurang optimal.
3. Proses penyimpanan dan penggambilan barang membutuhkan waktu yang lama, dapat diidentifikasikan bahwa yang menyebabkan masalah ini adalah
karena penentuan lokasi penyimpanan barang masih dilakukan secara manual yaitu dengan datang ke blok penyimpanan dalam gudang untuk melihat
tempat yang masih kosong.
4.1.5 Identifikasi Titik Keputusan
