Penerapan Etika Komunikasi Dan Informasi Dalam Kantor Untuk Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PERANAN ETIKA KOMUNIKASI DAN INFORMASI DALAM KANTOR UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA BAGIAN

TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

ALDIVA ADAWIYAH PANE 102103012

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : ALDIVA ADAWIYAH PANE

NIM : 102103012

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENERAPAN ETIKA KOMUNIKASI DAN INFORMASI

DALAM KANTOR UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TANGGAL : Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE., MM) NIP. 19741012 200003 2 003

TANGGAL : Dekan Fakultas Ekonomi

(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac. Ak) NIP. 19560407 198002 1 001

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : ALDIVA ADAWIYAH PANE

NIM : 102103012

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENERAPAN ETIKA KOMUNIKASI DAN INFORMASI DALAM KANTOR UNTUK

MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, September 2013

Menyetujui Pembimbing,

Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE., MM NIP.19741012 200003 2 003

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun judul tugas akhir ini adalah “Penerapan Etika Komunikasi Dan Informasi Dalam Kantor Untuk Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Sumatera Utara”.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis mengucapkan terima kasih dengan setulus hati kepada semua pihak yang turut membantu dan mendukung Penulis baik langsung maupun tidak langsung.

1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, Msc (CTM), SpA (k) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE., MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan masukan dan pengarahan serta petunjuk kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Staf dan Pegawai di bagian Departemen Akuntansi, PMB/Ruang Piket, Tata Usaha (Kebendaharawan), Ruang Baca dan Departemen Manajemen yang telah banyak membantu memberikan arahan dan bimbingan kepada Penulis dalam melakukan proses magang.

6. Seluruh Bapak dan Ibu dosen yang telah mendidik dan memberikan Penulis Ilmu Pengetahuan selama proses perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 7. Teristimewa untuk kedua Orang Tua Penulis, H.Sutan Alamsyah Pane (Papa) dan Ir.Iva Mona Sebayang (Mama) yang telah membesarkan, mendidik dan memberikan dukungan moril dan meteril serta limpahan kasih sayang dan doa yang tidak ternilai mulai dari Penulis belajar hingga dapat menyelesaikan pendidikan di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

8. Buat Adik penulis Aldo Maududi Pane dan Alvira Rizkina Pane, terima kasih atas semangat dan kesabarannya selama ini.

9. Sahabat-sahabat penulis Nurul Rifky, Putri Trisman, Debbi Syafrina, Sandra Menova, Fanny Syawindra dan Erfina Sari, terimakasih untuk semua semangat dan motivasi yang kalian kasih selama ini.

10.Teman-teman selama magang penulis kelompok 42, terima kasih atas suka dan duka, serta terima kasih atas kerja samanya selama ini. Mudahan-mudahan harapan dan cita-cita kita semua terwujud, Amin..

11.Teman-teman penulis satu angkatan di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2010, terima kasih atas kerja samanya selama ini.

12.Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan dan dukungan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

Medan, Juli 2013 Penulis,

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A.Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C.Tujuan Penelitian ... 4

D.Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 5

F. SistematikaPenelitian ... 6

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 8

A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 8

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 11

C.Struktur Organisasi ... 12

D.Job Description ... .... 16

E. Kinerja Usaha Terkini ... 21

F. Rencana Kegiatan ... 22

BAB III : ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 23

1. Pengertian Etika, Etiket dan Moral ... 23

A.Pengertian Etika... 23

B. Pengertian Etiket ... 24

C. Pengertian Moral ... 25

D. Hubungan Antara Etika dan Moral... 25

2. Pengertian Komunikasi Kantor ... 26

3. Etika Komunikasi Kantor ... 27

4. Arti Pentingnya Etika Komunikasi Dalam Suatu Kantor ... 28

5. Pelaksanaan Etika Komunikasi dan Informasi Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 30

6. Prinsip-Prinsip Yang Mempengaruhi Kelancaran Dalam Penerapan Etika Komunikasi dan Informasi ... 32

7. Peranan Etika Komunikasi dan Informasi Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 34

8. Hambatan-Hambatan Penerapan Etika Komunikasi dan Informasi Dalam Kantor Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 37

B. Saran ... 39

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi FakultasEkonomi

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Menurut Kansil (2001:2), perusahaan adalah setiap bentuk badan usaha yang menjalankan setiap jenis usaha yang bersifat tetap dan terus menerus dan didirikan, bekerja, serta berkedudukan dalam wilayah Negara Indonesia untuk tujuan memperoleh keuntungan atau laba. Pemilik dan pemimpin perusahaan tentulah mengkomunikasikan keinginan dan kebijaksanaannya kepada staf dan karyawan. Komunikasi sangat penting dalam manajemen organisasi. Pada hakekatnya manajemen mencapai suatu tujuan melalui orang lain, maka seorang manajer harus memiliki etika yang baik serta dapat berkomunikasi secara efektif dengan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.

Komunikasi dalam perusahaan mengajak semua anggota perusahaan peduli untuk melakukan interaksi dengan sesama anggota dengan pihak luar. Kegiatan komunikasi mempunyai peranan yang penting dalam memperlancar kinerja kegiatan perusahaan secara intern dan ekstern dalam mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Etika dalam berkomunikasi sangatlah diperlukan guna meningkatkan kinerja karyawan.

Menurut Purwanto (2003:3), komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor melihat akikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan.

kepentingan orang dimana kegiatan sangat ditentukan oleh aktifitas orang-orang yang ada di dalam kantor.

Menurut Sedarmayanti (2001:1), kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi.

Dalam suatu kantor penerapan etika komunikasi dibutuhkan untuk semua bentuk kegiatan kerja. Etika komunikasi yaitu etika komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor (office communication). Dengan terciptanya etika komunikasi timbal balik yang baik antara pimpinan dan karyawan, akan menimbulkan produktivitas kerja yang baik. Dengan kata lain tanpa adanya komunikasi, maka pekerjaan kantor akan menjadi tidak sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan sehingga tujuan-tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai.

Seorang manajer kantor harus dapat menerapkan etika komunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horizontal maupun secara vertical atau secara diagonal. Pengurusan informasi (information handling) yakni penyampaian dan penerimaan berita, akan dapat berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif dan efisien. Komunikasi itu akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi para pegawai kantor. Etika komunikasi kantor merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. Etika berarti norma, nilai, kaidah atau ukuran tingkah laku yang baik. Dengan demikian etika komunikasi kantor adalah norma, ukuran yang berlaku dalam proses penyampaian keterangan yang berlangsung dalam suatu kantor.

Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tulisan. Secara lisan, dapat terjadi secara langsung (tatap muka atau face to face) tanpa melalui perantara. Setiap individu berusaha menetapkan berbagai sikap dan pola perilaku ideal yang seharusnya dimliki oleh setiap individu atau apa yang seharusnya dijalankan individu dan apa tindakan yang seharusnya dilakukan. Secara tidak langsung komunikasi juga dapat dilakukan melalui suatu perantara dengan media misalnya komunikasi melalui telepon, internet sebagai komunikasi jarak jauh untuk menjalin kerjasama para pegawai dikantor yang dapat memperlancar proses kerja antar sesame pegawai dan juga dapat dilakukan dengan komunikasi secara tertulis misalnya surat menyurat. Etika komunikasi dalam kantor perlu diperhatikan agar tidak terjadi suatu prasangka buruk yang dapat mengakibatkan dampak negative terhadap pegawai lainnya. Contohnya, setiap pegawai tidak boleh mengeluarkan kata-kata yang kurang enak didengar yang bisa membuat perasaan orang lain menjadi tersinggung. Dengan demikian etika komunikasi memegang peranan penting dalam melakukan hubungan kerja dalam kantor.

Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. Setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai: norma kesusilaan, norma kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya, budi pekerti yang baik. Etika menjadi dasar atau pedoman bagi setiap pegawai yang akan melakukan interaksi dalam berkomunikasi. Dapat dikatakan bahwa etika memberi pandangan orientasi bagaimana seseorang menjalani hidupnya melalui rangkaian tindakan dalam dunia kerja di kantor. Etika membantu pegawai untuk mengambil sikap dan bertindak secara tepat dalam menjalani perannya masing-masing sehingga dalam melakukan komunikasi dapat membentuk perilaku yang baik.

Berdasarkan penjelasan di atas penulis melakukan observasi yang berjudul “PENERAPAN ETIKA KOMUNIKASI DAN INFORMASI DALAM KANTOR UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

B. PERUMUSAN MASALAH

Adapun permasalahan yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini adalah: “Bagaimana Penerapan Etika Komunikasi dan Informasi dalam Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”.

C. TUJUAN PENELITIAN

Adapun tujuan penelitian adalah untuk mengetahui bagaimana penerapan etika komunikasi dan informasi dalam Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. MANFAAT PENELITIAN

1. Sebagai bahan masuka pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk mengolah system komunikasi dan informasi yang aktif,serta penerapan etika dalam kantor.

2. Bagi penulis bermanfaat sebagai tambahan ilmu pengetahuan khususnya mengenai penerapan etika komunikasi dalam kantor.

3. Sebagai referensi untuk melakukan penelitian selanjutnya yang berhubungan dengan penerapan etika komunikasi kantor.

4. Hasil penelitian ini juga dapat dipergunakan oleh masyarakat sebagai bahan masukan atau informasi yang mungkin dapat berguna di bidang etika komunikasi dan informasi.

E. JADWAL KEGIATAN

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan, gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur, agar penulisan tugas akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Adapun jadwal kegiatan penulis dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini :

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan

NO. KEGIATAN

MINGGU KE

1 2 3

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data

3. Pengetikan

a. Jadwal Penelitian

Jadwal penelitian dilaksanakan pada tanggal 9 Juni 2013 sampai 15 Juni 2013 pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dalam observasi tersebut dilakukan pengumpulan data mengenai Penerapan Etika Komunikasi Kantor.

F. SISTEMATIKA PENELITIAN

Adapun sistematika penulisan dari penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut:

BAB I. PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis akan membahas secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, serta memaparkan Rencana Penulisan yang terdiri dari Jadwal kegiatan/penelitian dan Sistematika Penulisan.

BAB II. PROFIL PERUSAHAAN

Pada bab ini penulis akan memaparkan secara ringkas mengenai Sejarah Ringkas, Struktur Organisasi, Job Description, Jenis Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Perusahaan.

BAB III. PEMBAHASAN

Pada bab ini penulis akan memabahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada kantor, Informasi Komunikasi, dan berkaitan dengan penerapan etika komunikasi dalam kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis akan menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di Kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di Kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaiannya administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu). Dengan perjalanan yang panjang, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berdirilah dengan perlahan-lahan, dimana untuk pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diwaktu itu dipercayakan kepada Prof. Tjung Ted Koei dengan jabatan Acting dengan Kepala Biro Administrasi dipegang oleh T. Cheffudin (almarhum). Berdasarkan program kerja yang ditetapkan semula pada sidang dewan dosen Fakultas Hukum Universitas Sumatera Utara 21 Juli 1961, ada 4 perencanaan pedoman, yaitu:

1) Mengenai kurikulum dibuka 2 jurusan, yaitu:

a. Jurusan Ekonomi Sosial (sekarang Program Studi Pembangunan) b. Jurusan Ekonomi Perusahaan (sekarang Program Studi Manajemen)

2) Masalah sistem pengajaran dan ujian

3) Tenaga pengajar untuk tahun pertama dan kedua adalah sebagai berikut: a. Prof. Dr. Tjung Ted Koei

b. Prof. Mr. Suhunan Hamzah c. Drs. T. M.H. L. Tobing d. Drs. T. Mustafa

e. Drs. Aziz Siregar f. Drs. M. A. T. Sihaloho g. A. T. Baros

h. B. P. Hasibuan

Berhubung Fakultas Ekonomi Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang pengertian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.

Sesuai dengan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987 , No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu:

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari:

a. Program Studi Kesekretariatan b. Program Studi Keuangan c. Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang Ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharm penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT.BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (costumer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksanaan akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang umumnya bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi; penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :

---

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara 2013

Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M. Acc

Dewan Pertimbangan Fakultas Dekan dan Pembantu Dekan Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekretaris

Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Program Studi Inter Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Fakultas Kepala Sub Bagian

Tata Usaha Departemen

Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak Pembantu Dekan III : Drs. Ami Dilham, M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Ketua : Drs.M.Lian Dalimunthe, M.Ec Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec Anggota : Fahmi Natigor Nasution, S.E., M. Acc

Drs. Arifin Lubis, MM, Ak Drs. Ami Dilham, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec Prof. Dr. Ritha F Dalimunthe, M.Si Prof. Dr. Paham Ginting, M.S. P Prof. Dr. Ramli, M.S.

Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M,Ec Prof. Dr. Lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, S.E. Prof. Erlina, SE, M,Si, Ph.D

Dr. Syafruddin Ginting S, MAFIS Dr. Isfenti Sadalia, M.E.

Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si Irsad, SE, M.Soc, Sc, Ph.D Drs. Firman Syarif, M.Si Dr. Murni Daulay, M.Si

Departemen Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Ketua program studi : Irsyad Lubis , SE,M.Soc.Sc, Phd Sekretaris : Paidi Hidayat ,SE ,M.Si

Departemen Manajemen

Ketua : Dr.Isfenti Sadalia , SE ,ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

Ketua program studi : Dr. Endang Sulystia Rini, SE,M.Si Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M.Si

Departemen Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE,Ak,MAFIS,CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM,Ak

Ketua program studi : Drs. Firman Syarif,M.Si,Ak Sekretaris Program Studi : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak

Diploma Keuangan

Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang ,SE,MSi

Diploma Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si,Ak

Diploma Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris : Magdalena L L Sibarani, SE, M.Si

Bagian Tata Usaha

Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh,SH,CN Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE, MSi Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE,MSi Kasub. Perlengkapan : Sodali,SE

Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos

Bagian Perpustakaan

Kepala Perpustakaan : Mylita, SE

D. Job Description

Berikut adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan kegiatan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan Fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni Fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan Fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan Fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan Fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan Fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disisplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

g. Melakukan pengurusan beasiswa dan layanan kesejahteraan mahasiswa. h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugasya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

7. Sub Bagian Perpustakaan

Tugasnya adalah : a. Controller

i. Inventaris Ruang Baca/Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

ii. Kinerja Pegawai/Staf Administrasi Ruang Baca.

iii. Proses Registrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan.

iv. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca.

b. Laporan

i. Sesuai usul mahasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai proses pendukung proses belajar.

ii. Permintaan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan.

iii. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar, staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat

berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohaniaan juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Idul Fitri, Isra’ M’raj, Natal, Paskah, dll) sehingga para

civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani

hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Etika, Etiket dan Moral a. Pengertian Etika

Dari segi etimologi (asal kata), istilah etika berasal dari kata latin “ athicus”

dan dalam bahasa Yunani disebut “ethicos” yang berarti kebiasaan. Dengan demikian menurut pengertian yang asli, yang dikatakan baik itu apabila sesuai dengan kebiasaan masyarakat. Kemudian lambat laun pengertian ini berubah, bahwa etika adalah suatu ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik.

Etika juga disebut ilmu normatif, maka dengan sendirinya berisi ketentuan-ketentuan (norma-norma) dan nilai-nilai yang dapat digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Etika dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) macam yaitu :

1. Etika sebagai ilmu, yang merupakan kumpulan tentang kebajikan, tentang penilaian dari perbuatan seseorang.

2. Etika dalam arti perbuatan, yaitu perbuatan kebajikan. Misalnya seseorang dikatakan etis apabila orang itu telah berbuat kebajikan.

3. Etika sebagai filsafat, yang mempelajari pandangan-pandangan, persoalan-persoalan yang berhubungan dengan masalah kesusilaan.

b. Pengertian Etiket

Istilah etiket, berasal dari kata Prancis etiquette, yang berarti kartu undangan, yang lazim dipakai oleh raja-raja Prancis apabila mengadakan pesta.

Dewasa ini istilah etiket lebih menitik beratkan pada cara-cara berbicara yang sopan, cara berpakaian, cara duduk, cara menerima tamu di rumah maupun dikantor dan sopan santun lainnya.

Dalam pergaulan hidup, etiket itu merupakan tata cara tata karma yang baik dalam menggunakan bahasa maupun dalam tingkah laku. Etiket merupakan sekumpulan peraturan-peraturan kesopanan yang tidak tertulis, namun sangat penting untuk diketahui oleh setiap orang yang ingin mencapai sukses dalam perjuangan hidup yang penuh dengan persaingan.

Etiket juga merupakan aturan-aturan konvensional mengenai tingkah laku individual dalam masyarakat beradap; merupakan tata cara formal atau tata krama lahiriah untuk mengatur relasi antar pribadi, sesuai dengan status sosial masing-masing individu.

a) Nilai-nilai kepentingan umum

b) Nilai-nilai kejujuran, keterbukaan, kebaikan c) Nilai-nilai kesejahteraan

d) Nilai diskresi (discrection = pertimbangan) penuh pikir, mampu membedakn sesuatu yang patut dirahasiakan dan yang boleh dikatakan atau dirahasiakan

Etiket lebih menitik beratkan pada sikap dan perbuatan yang lebih bersifat jasmaniah atau lahiriah saja. Etiket sering disebut juga tata krama, yakni kebiasaan sopan santun yang disepakati dalam lingkungan pergaulan antar manusia setempat. Sedangkan etika menunjukkan seluruh sikap manusia yang bersifat jasmaniah

maupun bersifat rohaniah. Kesadaran manusia terhadap baik dan buruk disebut kesadaran etis atau kesadaran moral.

c. Pengertian Moral

Moral merupakan pengetahuan yang menyangkut budi pekerti manusia yang beradap. Moral juga berarti ajaran baik dan buruk perbuatan, kelakuan (akhlak).

Moralisasi berarti uraian (pandangan, ajaran) tentang perbuatan dan kelakuan yang baik. Demoralisasi berarti kerusakan moral.

Menurut asal katanya moral dari kata mores dari bahasa Latin, kemudian diterjemahkan menjadi “aturan kesusilaan”. Jadi moral adalah aturan kesusilaan, yang meliputi semua norma untuk kelakuan dan perbuatan tingkah laku yang baik. Moral dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu :

1. Moral murni adalah moral yang terdapat pada setiap manusia sebagai suatu pengejawantahan dari pancaran ilahi. Moral murni disebut juga hati nurani. 2. Moral terapan adalah moral yang didapat dari ajaran pelagai ajaran filosofis,

agama, adat, yang menguasai pemutaran manusia.

d. Hubungan antara Etika dan Moral

Moral adalah kepahaman atau pengertian mengenai hal yang baik dan hal yang tidak baik, sedangkan Etika adalah tingkah laku manusia, baik mental maupun fisik mengenai hal-hal yang sesuai dengan moral. Etika adalah penyelidikan filosofis mengenai kewajiban manusia serta hal yang baik dan yang tidak baik. Bidang inilah selanjutnya bidang moral.

Objek etika adalah pernyataan-pernyataan moral. Etika dapat juga dikatakan sebagai filsafat tentang bidang moral. Etika tidak mempersoalkan keadaan manusia bagaimana manusia itu, melainkan manusia itu harus bertindak.

B. Pengertian Komunikasi Kantor

Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor.

Kantor adalah orang-orang yang mengandung suatu pengertian bahwa suatu kenyataan pekerjaan kantor itu dilaksanakan oleh orang-orang. Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktivitas orang-orang yang ada dalam kantor. Perlu diperhatikan lebih lanjut bahwa pengertian kantor tidak cukup hanya melihat gedung atau orang-orang yang ada dalam gedung, tetapi harus melihat kegiatan yang dilakukan oleh orang-orang yang ada dalam gedung itu.

Dinamakan kantor apabila orang-orang yang ada didalamnya melakukan kegiatan kantor yang didalamnya melakukan kegiatan yang bersifat tulis – menulis. Di negara kita kegiatan itu disebut dengan istilah yang lebih popular “tata usaha”. Jadi, suatu tempat dimana dilaksanakan kegiatan tata usaha disebut dengan kantor.

Kantor merupakan pengolahan keterangan-keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau pekerjaan tata usaha. Setiap kantor pada hakikatnya juga berkedudukan sebagai suatu organisasi.

Komunikasi kantor adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit kepada unit

lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam kantor. Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu :

1. Tata hubungan administrasi disebut juga tata hubungan fungsi, yakni fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator

atau sebagai manajer. Jadi tata hubungan administrasi adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah.

2. Hubungan tata usaha adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi yng tidak mengandung unsur perintah. Hubungan ini hanya bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengiriman informasi ini dapat dilakukan melalui surat-surat atau warkat (salinan, tembusan, kutipan) atau dapat juga melalui telepon.

C. Etika Komunikasi Kantor

Etika komunikasi kantor merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri atau etika komunikasi kantor, adalah norma/ukuran yang berlaku dalam proses penyampaian keterangan yang berlangsung dalam kantor.

Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis. Secara lisan dapat terjadi secara langsung (tatap muka) tanpa perantara. Secara tidak langsung berarti melalui suatu perantara (telepon). Secara tertulis misalnya dengan memepergunakan surat.

Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya. Dalam hal ini perlu diperhatikan agar dalam mengadakan hubungan itu

jangan sampai mempunyai dampak negatif terhadap pegawai lainnya. Jadi, dalam hal ini etika memegang peranan penting. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. Oleh karena itu, setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai :

1. Kesusilaan atau budi pekerti yang baik

2. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya

Etika menjadi dasar atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi dalam kantor tersebut.

D. Arti Pentingnya Etika Komunikasi Dalam Suatu Kantor

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor memiliki hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Kantor merupakan pusat pengolahan keterangan, tempat para pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau tata usaha.

Seseorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horizontal maupun secara vertikal atau secara diagonal. Komunikasi yang efektif akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreatifitas dan dedikasi para pegawai kantor.

Etika komunikasi sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran kantor. Pentingnya komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut :

1. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara : a. Para bawahan dengan atasan (pimpinan)

c. Atasan dengan atasan

d. Pegawai kantor dengan instansi yang bersangkutan 2. Meningkatkan semangat bekerja para pegawai.

3. Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai.

4. Dengan menerapkan etika komunikasi semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan berlangsung pengendalian operasional yang efisien.

5. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai. 6. Meningkatkan kerja sama (team work) di antara para pegawai.

7. Menimbulkan adanya saling pengertian di antara para pegawai dan saling menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing.

8. Etika komunikasi adalah suatu cara untuk manusia kearah cara berfikir kreatif. 9. Dengan etika komunikasi semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan,

peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan oleh pimpinan. 10.Dengan adanya etika komunikasi kantor,maka antar pegawai yang satu dengan

yang lainnya akan saling menghargai.

11.Etika komunikasi penting bagi keputusan. Jika tidak dapat dikomunikasikan keputusan tersebut dengan baik kepada pejabat lain, keputusan seorang pemimpin tidak mempunyai nilai. Tanpa komunikasi yang baik maka keputusan tidak dapat disetujui dengan baik.

E. Pelaksanaan Etika Komunikasi dan Informasi Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Pelaksanaan etika komunikasi pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dicapai melalui tahapan berikut :

a. Kejelasan

Pihak komunikator atau para pegawai harus mampu menuangkan isi hatinya, apa yang menjadi maksud tujuannya, yaitu dengan menuangkan dalam bentuk berita, dengan cara mempergunakan kata-kata yang sedemikian rupa sehingga jelas dan mudah dimengerti oleh pihak yang menerima.

Dalam penyampaian berita hendaknya dipergunakan bahasa yang baik dan benar, mudah dan cepat dimengerti, yaitu :

1. Pergunakanlah kalimat yang pendek, singkat dan jelas.

2. Pergunakanlah kata-kata atau istilah yang mudah dimengerti, yang sudah dikenal oleh umum.

3. Jangan mempergunakan kata-kata kiasan.

4. Sesuaikan dengan kemampuan pihak penerima berita.

b. Konsekuensi dan Keseimbangan

Keterangan-keterangan yang disampaikan jangan sampai bertentangan satu dengan lainnya, atau berbeda dengan keterangan informasi yang telah dikirim. Apabila terpaksa terjadi demikian, harus ada penegasan pencabutan, bahwa informasi yang terdahulu salah. Pemberian informasi juga harus sesuai dengan kenyataan.

c. Keseragaman

Pergunakanlah istilah, pengertian kode tertentu untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman dan kesimpangsiuran.

d. Tata bahasa yang tepat

e. Siapa lawan bicara kita

Ingat dengan siapa kita mengadakan pembicaraan, sampai dimana tingkat kemampuan atau pendidikannya sehingga kita dapat menyesuaikan diri.

f. Lambang atau kode

Pergunakanlah lambang atau kode, gerak-gerik yang dapat memperjelas apa yang kita ucapkan.

Dalam penerapan etika komunikasi tersebut pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga menerapkan bagaimana sistem penyampaian informasi yang baik dan benar dengan melalui berbagai prosedur antara lain :

1. Dimulai dengan penetapan gagasan atau ide-ide yang dilakukan oleh pihak pengirim berita.

2. Pengiriman informasi dan gagasan yang merupakan message yang telah disusun dalam bentuk simbol, sandi, kode-kode, dengan melalui saluran media komunikasi baik secara lisan maupun tertulis, vertikal maupun horizontal, formal maupun informal.

3. Penerimaan berita oleh pihak penerima berita (komunikan). Pihak komunikan kemudian mengadakan interprestasi (decoding) terhadap berita yang diterima, yang dilanjutkan dengan suatu tindakan atau respon.

Perlu diketahui, bahwa untuk memperoleh pengertian yang sama terhadap berita yang dikirim, maka antara komunikator dengan pihak komunikan harus mempunyai pengalaman yang sama, artinya harus mempunyai tafsiran yang sama terhadap berita tersebut. Apabila setiap pesan dan berita yang dikirim oleh pihak komunikator mendapat respon dari pihak penerima berita, maka dikatakan komunikasi berlangsung secara efektif.

Pelaksanaan etika pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi sudah diterapkan, tetapi belum semaksimal mungkin dijalankan. Contohnya, di dalam cara berbicara terkadang cara berbicara yang dipakai dalam ruangan kurang efektif, sehingga sering menimbulkan salah paham antar pegawai dengan pegawai ataupun pegawai dengan atasan.

F. Prinsip-Prinsip Yang Mempengaruhi Kelancaran Dalam Penerapan Etika Komunikasi dan Informasi

Prinsip tersebut adalah :

1. Prinsip mempergunakan cara informasi yang paling mudah Prinsip ini meliputi dua hal, yaitu:

a) Menyampaikan informasi dapat dilakukan dengan mudah.

Hal ini sebenarnya sangat relatif. Kesukaran atau kemudahan menyampaikan berita atau informasi sangat ditentukan atau dipengaruhi oleh situasi, jarak dan menurut kepentingan berita yang akan diberikan. Misalnya, berita yang sangat penting dan harus segera diketahui pihak penerima berita dan sebaliknya pihak komunikator segera mendapatkan tanggapan dari pihak komunikan. Berita atau informasi yang demikian mungkin lebih baik disampaikan melalui telefon. Akan tetapi apabila berita itu hanya bersifat pemberitahuan atau kurang penting dan tidak segera membutuhkan tanggapan, lebih baik disampaikan secara tertulis. b) Informasi mudah dan cepat dimengerti oleh pihak komunikan.

2. Prinsip berusaha agar informasi menimbulkan makna sama bagi penerima yang berlainan. Prinsip ini menghendaki agar informasi yang dikirim jangan sampai menimbulkan pengertian yang berbeda dari para penerima berita. Hendaknya

diusahakan informasi yang dikirim jangan sampai menimbulkan interpretasi

yang berbeda-beda. Interpretasi yang berbeda-beda ini akan terjadi apabila informasi itu dikirimkan kepada lebih dari satu penerima berita dan tingkat pengetahuannya saling berbeda serta penafsiran terhadap informasi yang diterima peninjauannya dari segi yang berbeda pula. Dalam hal ini perlu adanya konsistensi dan ketegasan isi berita.

3. Prinsip menggunakan alat komunikasi yang sederhana.

Prinsip ini menghendaki penggunaan sarana komunikasi yang sederhana. Seperti halnya pada prinsip 1, pengertian sederhana juga sangat relatif karena tergantung urgensi atau kepentingan informasi yang akan dikirim. Mungkin suatu informasi cukup dikirim dalam surat dan diantar langsung oleh kurir atau dikirim melalui pos. Akan tetapi, apabila berita itu sangat penting dan perlu segera diketahui, lebih efektif dikirim melalui telepon, radio, televisi atau melalui media massa lainnya.

4. Prinsip memilih yang paling menguntungkan, baik isinya, alat, maupun cara menyampaikan informasi.

Prinsip ini hendaknya dipilih berita yang aktual, penting, obyektif kebenarannya, serta berita yang up to date atau tidak basi. Sarana informasi yang digunakan hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan dan disesuaikan dengan kepentingan berita. Penyampaian berita hendaknya disampaikan tepat pada waktunya.

G. Peranan Etika Komunikasi dan Informasi Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Etika komunikasi yang diterapkan pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Ssumatera Utara sudah efektif sehingga para karyawan merasa terlindungi oleh pimpinan. Apabila suatu waktu ada masalah yang tidak terpecahkan, maka karyawan dapat bertanya langsung kepada pimpinannya dan pimpinan akan memberikan penjelasan atau bimbingan sehingga karyawan akan mendapat arahan secara langsung.

Selain memberikan perintah, pimpinan juga harus mengusahakan agar setiap karyawan dapat bekerja sama dengan sebaik-baiknya. Demikian juga untuk memecahkan persoalan-persoalan di dalam organisasi. Komunikasi yang baik dan harmonis sangat perlu dijaga baik oleh pemimpin maupun oleh karyawan karena komunikasi mempunyai peranan yang sangat penting untuk mencapai tujuan perusahaan.

Pada etika komunikasi mempunyai struktur organisasi garis lini dan staf berdasarkan fungsi dimana jenjang, wewenang dan tanggung jawab mengalir dari bawah ke atas dan dari atas ke bawah yang berarti komunikasi mengalir dalam bentuk perintah, instruksi dan prosedur yang harus dijalankan oleh para bawahan baik secara lisan maupun tulisan. Sedangkan komunikasi yang mengalir dari bawah ke atas dapat berupa permintaan usulan atau keluhan secara tertulis.

Dengan adanya etika komunikasi pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka efisiensi kerja dapat berjalan dengan lancar.

Norma Susila Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Norma susila adalah aturan yang tidak di tulis tapi dilakukan berdasarkan suara hati sendiri, orang yang melanggar norma ini akan dijauhi oleh orang lain. Contohnya :

1. Aturan tentang berpakaian yang pantas dan sopan di dalam kantor serta di hadapan masyarakat.

2. Berbicara sopan kepada atasan sesama pegawai, bahkan mahasiswa sekalipun. Pada Kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas 3. Sumatera Utara, norma susila merupakan salah satu norma yang ditetapkan,

yang harus dijalankan buat semua pegawai, baik atasan, pegawai biasa, mahasiswa dan bahkan pegawai kebersihan (cleaning service) juga harus memiliki norma susila sehingga aktivitas dan kegiatan didalam kantor berjalan dengan baik.

Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan untuk menjaga etika serta norma dalam Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :

Etika Berbicara

Setiap melakukan komunikasi sebaiknya menggunakan bahasa yang mudah dimengerti. Baik antar pegawai dengan atasan, pegawai dengan pegawai, pegawai dengan mahasiswa dan bahkan orang luar yang tidak memiliki hubungan apapun harus disambut dengan sopan. Contohnya, sopan santun berkomunikasi baik melalui telfon maupun komunikasi langsung dan memberikan informasi yang jelas kepada tamu yang datang.

Etika Berpakaian

Setiap bagian pada Kantor Tata Usaha, memiliki aturan masing-masing baik pada Kantor Pembantu Dekan II, bagian Kepegawaian, Perlengkapan, Administrasi dan sebagainya untuk semua bagian yang ada dalam Kantor Tata Usaha memiliki aturan yang sama yang telah di tetapkan melalui kesepakatan bersama dan telah di sahkan berdasarkan Undang-Undang. Contohnya, didalam cara berpakaian setiap pegawai harus menggunakan pakaian yang sopan dan layak untuk dipakai dalam kantor, sehingga tidak mengganggu aktivitas di dalam ruang kerja karena terkadang cara berpakaian yang berlebihan menjadi pokok permasalahan di dalam ruang kerja.

H. Hambatan-Hambatan Penerapan Etika Komunikasi dan Informasi Dalam Kantor Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Etika Dalam Menerima Tamu

Salah satu aturan yang ada di dalam Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah etika menerima tamu. Sama halnya dengan etika berbicara, setiap pegawai harus bisa memberikan informasi yang jelas dan akurat kepada tamu, sehingga tidak menimbulkan kesan negatif dari tamu karena cara kita menerima tamu sangat berpengaruh dengan nama baik Fakultas. Misalnya ada tamu yang datang sebaiknya kita menyambutnya dengan wajah tersenyum, sopan, dan tidak berlebihan, sehingga tamu merasa nyaman dan diperhatikan.

1. Hambatan yang bersifat teknis antara lain :

a. Kurangnya sarana dan prasarana yang diperlukan oleh organisasi.

b. Kondisi fisik yang tidak memungkinkan terjadinya komunikasi yang efektif.

2. Hambatan Perilaku, seperti :

a. Prasangka yang didasarkan pada emosi. b. Ketidakmauan untuk berubah.

c. Sifat yang egosentris.

3. Hambatan Struktur, yaitu rintangan yang disebabkan oleh adanya perbedaan tingkat, perbedaan job dalam struktur organisasi.

4. Hambatan Latar Belakang, seperti : a. Latar belakang social

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Adapun kesimpulan yang dapat diperolaeh yaitu :

1. Pelaksanaan Etika Komunikasi dan Informasi Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu dengan adanya kejelasan, konsekuensi dan keseimbangan, keseragaman, tata bahasa yang tepat, siapa lawan bicara kita, lambang atau kode.

2. Penerapan Etika Komunikasi dan Informasi Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah efektif sehingga para karyawan merasa terlindungi oleh pimpinan.

3. Untuk mendukung Penerapan Etika Komunikasi dan Informasi Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus dengan menggunakan informasi dan teknik penyampaian yang mudah untuk ditanggapi, berusaha agar informasi tersebut menimbulkan makna yang sama bagi si penerima.

B. SARAN

Adapun saran yang dapat penulis uraikan yaitu :

1. Sebaiknya hubungan komunikasi antara pimpinan dan pegawai harus tetap dibina dengan cara pimpinan harus lebih bersifat terbuka, dalam arti pemimpin harus supel, mau bergaul dengan bawahan sehingga antara atasan dengan bawahan seperti hubungan ayah dengan anak. Untuk itu, usaha-usaha di luar

kedinasan harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, misalnya dengan mengadakan open house kepada para bawahan secara merata.

2. Menjaga kerjasama yang baik diantara pihak pimpinan maupun antar pegawai yaitu dengan memberikan pengertian dan kepercayaan antar pegawai karena tanpa adanya kerjasama yang baik, tidak akan mencapai hasil kerja yang diharapkan.

3. Alat-alat komunikasi seperti komputer, telefon, printer, mesin fax dan lain-lain yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dan dijaga dengan baik agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

DAFTAR PUSTAKA

Frans, Magnis. 1984, Etika Umum. Cetakan pertama. Yogyakarta: Kanisius.

Gunawan, Jiwanto. 1985, Komunikasi dalam Organisasi. Cetakan kedelapan. Yogyakarta: Kanisius.

Juwono, Suhardiman. 1972, Pokok-pokok Komunikasi Administrasi. Cetakan ketujuh. Yogyakarta: Khalin Pustaka.

Purwanto, Djoko. 2003, Komunikasi Bisnis. Cetakan kedua. Jakarta: Gelora Aksara Pratama. Wursanto, Ignatius. 1999, Etika Komunikasi Kantor. Cetakan . Yogyakarta: Kanisius.

Norma Susila Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Norma susila adalah aturan yang tidak di tulis tapi dilakukan berdasarkan suara hati sendiri, orang yang melanggar norma ini akan dijauhi oleh orang lain. Contohnya :

1. Aturan tentang berpakaian yang pantas dan sopan di dalam kantor serta di hadapan masyarakat.

2. Berbicara sopan kepada atasan sesama pegawai, bahkan mahasiswa sekalipun. Pada Kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas 3. Sumatera Utara, norma susila merupakan salah satu norma yang ditetapkan,

yang harus dijalankan buat semua pegawai, baik atasan, pegawai biasa, mahasiswa dan bahkan pegawai kebersihan (cleaning service) juga harus memiliki norma susila sehingga aktivitas dan kegiatan didalam kantor berjalan dengan baik.

Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan untuk menjaga etika serta norma dalam Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu :

Etika Berbicara

Setiap melakukan komunikasi sebaiknya menggunakan bahasa yang mudah dimengerti. Baik antar pegawai dengan atasan, pegawai dengan pegawai, pegawai dengan mahasiswa dan bahkan orang luar yang tidak memiliki hubungan apapun harus disambut dengan sopan. Contohnya, sopan santun berkomunikasi baik melalui telfon maupun komunikasi langsung dan memberikan informasi yang jelas kepada tamu yang datang.

Etika Berpakaian

Setiap bagian pada Kantor Tata Usaha, memiliki aturan masing-masing baik pada Kantor Pembantu Dekan II, bagian Kepegawaian, Perlengkapan, Administrasi dan sebagainya untuk semua bagian yang ada dalam Kantor Tata Usaha memiliki aturan yang sama yang telah di tetapkan melalui kesepakatan bersama dan telah di sahkan berdasarkan Undang-Undang. Contohnya, didalam cara berpakaian setiap pegawai harus menggunakan pakaian yang sopan dan layak untuk dipakai dalam kantor, sehingga tidak mengganggu aktivitas di dalam ruang kerja karena terkadang cara berpakaian yang berlebihan menjadi pokok permasalahan di dalam ruang kerja.

H. Hambatan-Hambatan Penerapan Etika Komunikasi dan Informasi Dalam Kantor Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Etika Dalam Menerima Tamu

Salah satu aturan yang ada di dalam Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah etika menerima tamu. Sama halnya dengan etika berbicara, setiap pegawai harus bisa memberikan informasi yang jelas dan akurat kepada tamu, sehingga tidak menimbulkan kesan negatif dari tamu karena cara kita menerima tamu sangat berpengaruh dengan nama baik Fakultas. Misalnya ada tamu yang datang sebaiknya kita menyambutnya dengan wajah tersenyum, sopan, dan tidak berlebihan, sehingga tamu merasa nyaman dan diperhatikan.

1. Hambatan yang bersifat teknis antara lain :

a. Kurangnya sarana dan prasarana yang diperlukan oleh organisasi.

b. Kondisi fisik yang tidak memungkinkan terjadinya komunikasi yang efektif.

c. Penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak memadai.

2. Hambatan Perilaku, seperti :

a. Prasangka yang didasarkan pada emosi. b. Ketidakmauan untuk berubah.

c. Sifat yang egosentris.

3. Hambatan Struktur, yaitu rintangan yang disebabkan oleh adanya perbedaan tingkat, perbedaan job dalam struktur organisasi.

4. Hambatan Latar Belakang, seperti : a. Latar belakang social

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Adapun kesimpulan yang dapat diperolaeh yaitu :

1. Pelaksanaan Etika Komunikasi dan Informasi Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu dengan adanya kejelasan, konsekuensi dan keseimbangan, keseragaman, tata bahasa yang tepat, siapa lawan bicara kita, lambang atau kode.

2. Penerapan Etika Komunikasi dan Informasi Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah efektif sehingga para karyawan merasa terlindungi oleh pimpinan.

3. Untuk mendukung Penerapan Etika Komunikasi dan Informasi Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus dengan menggunakan informasi dan teknik penyampaian yang mudah untuk ditanggapi, berusaha agar informasi tersebut menimbulkan makna yang sama bagi si penerima.

B. SARAN

Adapun saran yang dapat penulis uraikan yaitu :

1. Sebaiknya hubungan komunikasi antara pimpinan dan pegawai harus tetap dibina dengan cara pimpinan harus lebih bersifat terbuka, dalam arti pemimpin harus supel, mau bergaul dengan bawahan sehingga antara atasan dengan bawahan seperti hubungan ayah dengan anak. Untuk itu, usaha-usaha di luar

kedinasan harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, misalnya dengan mengadakan open house kepada para bawahan secara merata.

2. Menjaga kerjasama yang baik diantara pihak pimpinan maupun antar pegawai yaitu dengan memberikan pengertian dan kepercayaan antar pegawai karena tanpa adanya kerjasama yang baik, tidak akan mencapai hasil kerja yang diharapkan.

3. Alat-alat komunikasi seperti komputer, telefon, printer, mesin fax dan lain-lain yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dan dijaga dengan baik agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

DAFTAR PUSTAKA

Frans, Magnis. 1984, Etika Umum. Cetakan pertama. Yogyakarta: Kanisius.

Gunawan, Jiwanto. 1985, Komunikasi dalam Organisasi. Cetakan kedelapan. Yogyakarta: Kanisius.

Juwono, Suhardiman. 1972, Pokok-pokok Komunikasi Administrasi. Cetakan ketujuh. Yogyakarta: Khalin Pustaka.

Purwanto, Djoko. 2003, Komunikasi Bisnis. Cetakan kedua. Jakarta: Gelora Aksara Pratama. Wursanto, Ignatius. 1999, Etika Komunikasi Kantor. Cetakan . Yogyakarta: Kanisius.