Pengembangan Sistem Informasi Dalam Meningkatkan Kinerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DALAM MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Diajukan Oleh : IRMA YULIKA SINAGA

102103075

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : IRMA YULIKA SINAGA

NIM : 102103075

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DALAM

MENINGKATKAN KINERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal: Juli 2013 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(

NIP. 19741012 200003 2 003

Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)

Tanggal: Juli 2013 Dekan

NIP. 19560407 198002 1 001

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : IRMA YULIKA SINAGA

NIM : 102103075

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DALAM

MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Juli 2013

Menyetujui Dosen Pembimbing

NIP: 19741012 200003 2 003

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah banyak memberikan rahmat dan kasih-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir yang berjudul “Pengembangan Sistem Informasi Dalam Meningkatkan Kinerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yang dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, Penulis telah banyak mendapatkan bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh sebab itu, dengan segala hormat dan kerendahan hati Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc.(CTM),Sp.A(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan selaku Dosem Pembibing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingn arahan dan perbaikan dalam proses penyelesaian Tugas Akhir, sehingga penulisan Tugas Akhir dapat terselesaikan dengan baik.

4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE,M.SI, selaku Sekrataris Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara. 5. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi Sumatera Utara yang telah

mendidik dan memberikan ilmu yang bermanfaat bagi penulis. Semoga Tuhan membalas jasa Bapak dan Ibu sekalian

6. Bapak / ibu pegawai yang telah berkenan memberikan kesempatan riset serta segala yang dapat mendukung proses pembuatan Tugas Akhir ini. 7. Teristimewa kepada Orang penulis AyahandaJuli Heber Sinaga yang telah

mendidik saya mulai dari kecil dan Ibunda tercinta Roma Tika Padang yang telah memberikan Doa, kasih sayangnya, dorongan, semangat dan pengorbanannya yang begitu besar kepada penulis, dan buat keluarga Opung Sipayung yang juga selalu turut memberikan dukungan dan doa beserta nesehat, serta Alm. Opung Sinaga” tersayang yang banyak mengajarkan penulis untuk bersabar dan karena pesan-pesannya momotivasi penulis sehingga penulis mampu menyelesaikan studi.

8. Adik-adik tersayang penulis Edo Putra Hamonangan Sinaga, Meisyar Anastasia Sinaga dan Arnol Alamnjo Sinaga yang dapat memberikan semangat-semangat baru bagi penulis.

9. Untuk teman spesial penulis yaitu Saulus Tarigan dan sahabat penulis Fitri Daniati (ndunt) yang telah memberikan dukungan dan motivasi dalam melakukan penyusunan Tugas Akhir ini.

10.Untuk adik –adik satu kontrakan/kos -an yaitu Novelly Girsang (tante), Johana Oktavia Purba (joee), Mei Novita Rumah Horbo (Merumbo), Hanna Desfika Saragih dan Novita Damanik yang telah memberikan pengertian dan dukungan atas selama ini.

11.Untuk Kelompok Magang Rani Faridtha (Keuangan), Saiful Bahri Nasution (Akuntansi) Fauzan Afan (Akuntansi) dan Rafiki Abdilah (Akuntansi) terima kasih atas kerjasamanya selama magang.

12.Untuk Sahabat–sahabat seperjuangan, sahabat tersayang, dan sahabat terbaik penulis, Susan Berliana Siagian, Rini Wayani Situmeang, May Elisa Putry Ginting (icha), Desy Samosir, Syahfitri, dan Syahleni terima kasih atas doanya, nasehat-nasehat, motivasi, dukungannya, serta kerja samanya selama perkuliahan. Semoga kita dapat menjadi sahabat seterusnya.

13. Terimakasih juga untuk teman-teman D-III Kesekretariatan kelas B’010 Marista Anastasia Manik (Icha), Wiendy Sihombing, Mellisa Vanibora Tampu Bolon dan teman–teman lainnya.

Akhir kata semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca-pembaca lainnya. Semoga Tuhan Yang Maha Esa melimpahkan rahmat dan karunia–Nya kepada kita semua dan membalas segala kebaikan dan kebajikan semua pihak yang selama ini sudah mendukung dan membantu penulis.

Medan, Juli 2013 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 6

C. Tujuan Penelitian ... 7

D. Manfaat Penelitian ... 7

E. Jadwal Kegiatan ... 8

F. Sistematika Penulisan ... 9

BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI A. Sejarah Ringkas ... . 10

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 14

C. Struktur Organisasi ... 14

D. Job Description ... 20

E. Kinerja Usaha Terkini ... 26

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Sistem Informasi dan Definisi Sistem Informasi ... 29 B. Pengertin Sistem Informasi Menurut para Ahli ... 29 C. Peranan Sistem Informasi Pada Dunia Pendidikan ... 34 D. Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Untuk Sarana Pengelolan

Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 36 E. Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Pada Bagian Tata Usaha

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 46 F. Dampak Kemajuan Sistem Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 47

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ... 50 B. Saran ... 51

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 16

BAB 1 PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

Informasi merupakan hal yang tidak terpisahkan dalam kehidupan bisnis dan organisasi, sehingga informasi merupakan variabel yang penting dalam operasi organisasi/perusahaan, disamping sumber daya alam, modal dan manusia. Selain itu keterbatasan kapasitas manusia untuk mampu mengolah data dan informasi begitu cepat berubah mendorong manusia untuk memanfaatkan secara optimal teknolog dan sistem informasi yang pada zaman ini sudah menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia dan kegiatan sehari-hari.

Informasi dibutuhkan untuk menyusun strategi yang dipakai dalam pencapaian tujuan organisasi/perusahaan, baik dalam perencanan maupun pengawasan kegiataan organisasi/ perusahaan. Sistem pengawasan yang efektif diperlukan dalam kegiatan operasi organisasi/ perusahaan agar dapat berjalan dengan baik. Dengan demikian dapat membantu organisasi/perusahaan dalam mencapai tujuan yang diharapkan serta meningkatkan produktivitas karyawan.

Agar informasi dapat bermanfaat bagi organisasi/perusahaan dan bagi penguna-penguna lainnya, informasi haruslah relevan dan akurat sehingga tidak menimbulkan kesalahan fatal dalam pengambilan keputusan. Informasi yang disajikan juga harus lengkap dan cepat secara periodik sehingga dalam pengambilan keputusaan dalam pekerjaan dapat dilakukan secara menyeluruh dan tepat waktunya.

Dalam dunia yang serba cepat dan penuh kompetisi dibutuhkan organisasi/perusahaan yang mampu menampung dan menyaring informasi sebanyak mungkin. Kekuataan bisnis saat ini sangat bergantung pada informasi yang dapat diolah menjadi keungulaan kompetitif bagi dirinya.

Kemajuan pesat dibidang teknologi, menuntut perubahan total dalam orientasi pimpinan organisasi terhadap peranan informasi dalam pengambilan keputusan. Telah diketahui bahwa sebagai obyek studi dan penelitian ilmiah. Dengan kata lain, di negara –negara yang sudah maju, informasi dengan segala aspek penanganannya telah mulai menuju kearah berkembangnya ilmu informasi, yang biasanya dikenal dengan nama “informatika”.

Komputer telah menambah teknologi baru dan cangih pada sistem informasi. Akibatnya sebuah sistem inforamsi dengan menggunakan komputer akan lebih mempunyai manfaat yang besar. Sesunguhnya pentingnya informasi bagi pimpinan organisasi bukanlah merupakan hal yang baru. Sejak adanya manusia yang hidup berorganisasi, sejak saat itu pula informasi telah selalu diperlukan oleh pimpinan organisasi untuk membantunya melakukan tugasnya selaku pimpinan organisasi.

Perkembangan era informasi pada sekarang ini tidak sedikit organisasi/perusahaan, terutama yang kecil yang masih mengolah informasi yang dibutuhkannya secara manual/mekanik. Akan tetapi karena komputer dan perangkat lunak pendukungnya yang terdapat di pasaran relatif akan makin murah dan memiliki kemampuan yang makin besar, makin banyak pulak organisasi yang melakukan komputerisasi.

Setidaknya menurut Situmorang dan Dilham (2007 : 216) ada empat faktor yang mempengaruhi sistem informasi, yaitu:

1. Pertumbuhan internet dan teknologi (internet growth and tecnology

convergence). Ditandai dangan munculnya teknologi seperti VOIP,

wireless, komputer yang semakin cepat dan semakin murah, banyak situs-situs bisnis.

2. Perubahaan lanskap bisnis (transforrmation of the business enterprise),

banyak perusahaan yang telah merubah lanskap bisnisnya dari konvensional menjadi digital.

3. Pertumbuhaan globalisasi ekonomi (growth of a globally connected

economy), ledakan informasi dan pengetahuan yang berbasis ekonomi

(growth of knowledge and information-based economies). Hal ini ditandai dengan globalisasi ekonomi yang semakin meningkat, dan munculnya ide-ide baru (produk dan service) di lingkunga bisnis.

4. Munculnya perusahaan-perusahaan digital (emergence of the digital firm), hal ini ditandai dengan banyaknya bisnis berbasis digital.

Menurut Wiliiams dan Sawyer (2009:14) teknologi informasi adalah teknologi yang menggabungakan komputensi (komputer) dengan jalur komunikasi kecepataan tinggi dan dapat dimanfaatkan untuk konsolidasi, koordinasi, koloburasi yang mampu menghasilkaan tindak-tindakan dengan pertimbangan keuntungan bagi pihak-pihak yang terkait.

Banyak istilah yang berhubungan dengan informasi karena banyaknya perubahan dan tidak adanya kesepakataan istilah yang sering digunakaan. Beberapa istilah yang sering digunakaan adalah sistem informasi manajemen,

sistem informasi berbasis komputer, teknologi informasi (TI), teknologi komputer, manajemen informasi dan sistem informasi.

Dalam dunia yang serba cepat dan penuh kompetensi dibutuhkan organisasi/perusahaan yang mampu menampung dan menyaring informasi sebanyak mungkin. Kekuataan bisnis saat ini sangat bergantung pada informasi yang dapat diolah menjadi keunggulan kompetitif bagi dirinya.

Komputer telah menambah teknologi baru dan canggih pada system informasi. Sistem informasi dengan menggunakan komputer akan lebih mempunyai manfaat yang besar. Pentingnya sistem informasi bagi pimpinan atau pegawainya bukanlah merupakan hal yang baru. Sejak adanya manusai yang hidup berorganisasi, sejak saat itu pula informasi telah selalu diperlukan oleh pimpinana organisasi untuk membantunya dalam melakukan tugasnya selaku pimpinan organisasi.

Pemanfaatan sistem informasi untuk mendukung kegiataan operaisonal suatu organisasi baik dalam skala kecil maupun besar, berkembang menjadi kebutuhaan mendasar dalam menghadapi era globalisasi. Pemanfaatan sistem informasi akan melibatkan semua pegawai dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian sistem informasi. Untuk menghadapi perubahaan terhadap era, diperlukan kesadaran personal lainnya terhadap manfaat sistem informasi bagi dirinya dan kemudahan penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk meningkatkan kemampuan mereka.

Pesatnya perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), memungkinkan pengembangan layanan informasi yang lebih baik dalam suatu institusi pendidikan. Dilingkungan perguruan tinggi, pengembangam TIK dapat diwujudkan dalam suatu sistem yang disebut yang disebut Sistem Informasi Akademik yang berguna untuk mencapai kesuksesan para pegawai.

Pengembangan sistem informasi bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan, sehingga perguruan tinggi dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik kepada komunitasnya, baik dalam maupun diluar perguruan tinggi tersebut melalui internet. Layanan pendidikan lain yang bisa dilaksanakaan melalui sarana yaitu dengan menyediakaan materi kuliah secara online dan materi kuliah tersebut dapat diakses oleh siapa saja yang membutuhkan.

Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut manusia dalam bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi disegala bidang, dalam menghadapi perkembangan tersebut tentu saja diperlukan fasilatas atau peralataan dalam kesiapaan sarananya. Kalangan dunia usaha baik instansi pemerintah maupun instansi swasta dalam melakukan usaha sangat mengandalkan fasilitas atau peralatan kerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien dan hasil kerja yang optimal. Dengan itu, diperlukan kesiapan dalam mengoperasikan fasilitas atau peralatan kerja tersebut. Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan berbagai macam fasilitas kerja untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja dan ketepatan waktu pengerjaam tugas oleh pegawai.

Dengan tersedianya fasilitas kerja yang terdapat pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyebabkan peningkatan produktivitas kerja kerja secara terus-menerus. Fasilitas kerja yang terdapat pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah fasiliats sarana kantor dan fasilitas prasarana kantor. Fasilitas sarana kantor terdiri dari komputer, printer, faxmiles, masin ketik, brankas dan, filing cabinet. Fasiliatas prasarana dalam kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari fasilitas olah raga, fasilitas kesehataan, kantin, parkir dan Musholah.

Berdasarkan uraian diatas dapat dilihat pentingnya perkembangan sistem informasi untuk meningkatkan efisiensi waktu dan mendukung kegaiataan operaisonal sehingga penulis memilih judul”Pengembangan Sistem Informasi Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatra Utara”

B. Perumusan Masalah

Dari uraian diatas, maka dapat dibuat perumusan pokok masalh agar materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasaan dan sesuai dengan kebutuhaan yang diharapkaan. Adapun perumusan masalah yang dapat dibahas dalam penulisan Tugas Akhir ini bagaimanakah”Pengembangan Sistem Informasi Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”

C.Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Pengembangan Sitem Informasi Dalam meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Bagian Tata Usaha Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis

a. Menambah pengatahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi.

b. Sebagai bahan refrensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.

c. Agar penulis lebih memahami pengembangan sistem informasi untuk peningkatan kinerja pegawai.

2. Bagi Instansi

a. Sebagai masukan untuk meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi untuk membantu efisiensi pekerjaan pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumtara Utara, sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan tugas akhir ini.

3. Bagi Pihak Lain

E. Jadwal Kegiataan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumtara Utara JL.T.M Hanfiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiataan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini:

Tabel 1.1 Jadwal Kegitaan

NO Kegiatan

Juni 2013 Juli 2013

II III IV I II

1 Pengajuan Judul

2 Pengajuan Dosen Pembimbing 3 Pengumpulan Data

4 Pengolahan dan Analisis Data 5 Penyusunan Tugas Akhir

6

Bimbingan dan

Penyempurnaan Tugas Akhir 7 Penyelesaian Tugas Akhir

Sumber : Penulis (2013)

Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku – buku referensi mengenai sistem informasi. Kemudian pada tahap pengumpulan data dilakukan dengan magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Setelah semua informasi dapat dikumpulkan, penulis kemudian melakukan penyusunan laporan Tugas Akhir.

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat teknologi informasi pada bagian Tata UsahaFakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN

Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa mendatang.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN TINGGI USU

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Pendirian Universitas Sumatera Utara awalnya diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Kemudian disusul oleh Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959, dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku sesuai Surat Keputusan Mentri

Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud Republik Indonesia No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. PAAP kemudian menjadi program Diploma Tiga (D-III) dengan tiga program studi, yaitu DIII Keuangan, DIII Akuntansi dan DIII Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K. Dirjen No.23/Dikti/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU.

Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas Ekonomi mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga.

Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliputi : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen

3. Departemen Akuntansi

Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi : 1. Program Studi Keuangan

2. Program Studi Akuntansi 3. Program Studi Kesekretariatan

Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003. Universitas Sumatera Utara menjadi Badan Hukum Milik Negara (BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN. Sejak itu terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.

Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, selain itu melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yakni:

1. Penyelenggaraan Pendidikan 2. Pengabdian Penelitian, dan 3. Pengabdian kepada Masyarakat

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.

Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013) Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara Dekan dan

Pembantu Dekan

Dewan Pertimbangan Fakultas

Ketua dan Sekretaris Departemen

Kepala Bagian Tata Usaha

Unit Penunjang Fakultas

Ketua Program Studi Inter Departemen

Ketua Program Studi Intra Departemen

Ketua Lab/Studio/Bengkel

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor SE,Ak, MAcc.

Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Ketua : Dr. Murni Daulay, M.Si

Sekretaris : Dr. Muslich Lutfi, MBA

Anggota : Prof. Dr. Azhar Maksum, M,Ec, Ac, Ak Fahmi Natigor Nasution SE, M Acc,Ak Drs. H.Arifin Lubis MM, Ak

Drs. Ami Dilham, SE, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, M.Si

Prof. Dr. Paham Ginting, Ms Prof. Dr. Rismayani, M.Si Prof. Dr. Ramli, M.Si

Prof. Dr. Sya’ad Afifudin S, SE, M.Ec Prof. Dr. Licrer.reg. Siro Juzilam, SE

Prof. Erlina, SE, M.Si, ph.D, Ak Prof. Dr. Prihatin Lumban Raja, M.Si Dr. Syafruddin Ginting S, MAFIS, Ak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak

Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Departemen Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Ketua program studi : Irsyad Lubis , SE,M.Soc.Sc, Phd Sekretaris : Paidi Hidayat ,SE ,M.si

Departemen Manajemen

Ketua : Dr.Isfenti Sadalia , SE ,ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

Ketua program studi : Dr. Endang Sulystia Rini, SE,M.Si Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M. Si

Departemen Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE,Ak,MAFIS,CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM,Ak

Ketua program studi : Drs. Firman Syarif,M.Si,Ak

Program Studi Diploma Keuangan

Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, AK

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris : Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si

Pendidikan Profesi Akuntansi

Ketua : Dra. Narumondang Bulan Siregar, MM, Ak

Sekretaris : Drs. Abikusno Dharsuky, MM, Ak

Bagian Tata Usaha

Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul,SE, M.Si Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE

Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos

Bagian Perpustakaan

Kepala Perpustakaan : Mylita, S

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Bagian Sekretaris Dekan Departmen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :

1. Dekan

Tugasnya umun dari Dekan adalah :

a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat

b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi fakultas

c. Bertanggung jawab kepada Rektor

d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa

e. Menetapkan tanggal ujian skripsi/komperhensif dan panitia penguji f. Mendisposisi surat-surat yang masuk

2. Pembantu Dekan

a. Pembantu Dekan I

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

b. Pembantu Dekan II

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan

c. Pembantu Dekan III

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerja sama

3. Kepala Tata Usaha

a. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan Fakultas

6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni Fakultas 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan

Fakultas

9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi 10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan

dengan kegiatan Fakultas

11.Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas

b. Sub Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat

3. Melakukan administrasi akademik

5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum

6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas

7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian atau pelayanan pada masyarakat di lingkungan Fakultas

8. Mempersiapkan sistem informasi keuangan

9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan

10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian

c. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan

3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Fakultas 4. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan

pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas 5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan

6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan

7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya

8. Mempersiapkan sistem informasi keuangan

9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan 10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan

penyusunan laporan Bagian

d. Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagain

2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai 3. Melaksanakan urusan mutasi pegawai

4. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional

5. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, izin dan cuti 6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai

7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional 8. Memproses pelanggaran displin pegawai

9. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan Bagian

e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni

3. Melakukan administrasi kemahasiswaan

4. Melakukan urusan pemberian izin atau rekomendasi kegiatan kemahasiswaan

5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas

7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa

8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan mahasiswa

9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni 10.Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan

alumni

11.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan laporan Bagian

f. Sub Bagian Perlengkapan

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan

3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan

4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan

5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan

6. Melakukan pengurusan pengelolaan barang perlengkapan

7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap organisasi/perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Dibutuhkan waktu untuk mencapai itu semua. Demikian juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Dengan demikian kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya

bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Sedangkan kinerja usaha terkini yang dilakukan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a) Melaksanakan urusan registrasi dan stasistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS (Satuan Kredit Semester) yang di ambil oleh mahasiswa, jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.

b) Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana akademik serta registrasi mahasiswa.

c) Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.

d) Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik.

e) Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi. f) Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi

perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

g) Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.

Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat

11.Melakukan administrasi akademik

12.Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik

13.Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum

14.Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas

15.Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian atau pelayanan pada masyarakat di lingkungan Fakultas

g. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah :

11.Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian

12.Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan

13.Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Fakultas 14.Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan

pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas 15.Mengumpulkan dan mengolah data keuangan

16.Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan

17.Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya

18.Mempersiapkan sistem informasi keuangan

19.Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan

20.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap organisasi/perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Dibutuhkan waktu untuk mencapai itu semua. Demikian juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Dengan demikian kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,

kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Sedangkan kinerja usaha terkini yang dilakukan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

h) Melaksanakan urusan registrasi dan stasistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS (Satuan Kredit Semester) yang di ambil oleh mahasiswa, jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.

i) Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana akademik serta registrasi mahasiswa.

j) Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.

k) Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik.

l) Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi. m) Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi

perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

n) Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.

F. Rencana Kegiatan

1. Rencana kegiatan di Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menyusun jadwal perkuliahan semester ganjil/genap Tahun Ajaran 2013/2014.

b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil/genap Tahun Ajaran 2013/2014.

c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.

d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

2. Rencana kegiatan Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk mahasiswa.

c. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan administrasi program akademik dan sarana akademik.

d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

e. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian. f. Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Sistem Informasi

Sistem berasal dari bahasa latin (system) dan bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapi suatu tujuan. Sedangkan Informasi adalah pesan (ucapan atau ekpresi) atau kumpulan pesan yang terdiri dari order sekuens dari simbol, atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan pesan. Informasi dapat direkam atau ditaransimisikan.

Sistem Informasi secara umum adalah suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

Berbagai definisi sistem informasi adalah:

1. Menurut Nash (1995:8) yang diterjemahkan oleh La Midjan dan Azhar Susanto, menyatakan bahwa Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai

intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.

2. Menurut Sidharta (1995:11) Sistem Informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintergrasi dari komponen-komponen manual dan komponen-komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai.

3. Menurut Lucas (1988:35) yang diterjemahkan oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa Sistem Informmasi adalah sistem informasi suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi.

4. Menurut Sutbri (2005:36) Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiataan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakankepada pihak dalam maupun pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

5.. Menurut Arbie, (2000:35) Sistem Informasi adalah sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiataan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyedian laporan yang

6. Menurut Muhyuzir, (2001,8) Sistem Informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah suatu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu inforamsi yang berharga bagi yang menerimanya.

7. Menurut O’Brien (2005 ,p5) Sistem Informasi adalah suatu kombinasi teratur apapun dari people (orang), hardware (perangkat keras) software

(piranti lunak), computer networks and data communications (jaringan komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi.

Dari ketujuh pengertian Sistem Informasi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen, operasi perusahaan dari hari ke hari dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahan.

Suatu sistem informasi pada dasarnya terbentuk melalui suatu kelompok kegiataan operasi yang tetap, yaitu:

1. Mengumpulkan data 2. Mengelompokan data 3. Menghitung

4. Menganalisa

Sasaran sistem informasi adalah:

a) Meningkatkan penyelesaian tugas, yang dimana pemakai harus lebih produktif agar menghasilkan keluaran yang memiliki mutu yang tinggi.

b) Meningkatkan efektifitas secara keseluruhan, yaitu sistem harus mudah dan sering digunakan.

c) Meningkatkan efektifitas ekonomi yaitu, keuntungan yang diperoleh dari sistem harus lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.

Penjelasan atas dua teknologi yang mendasari teknologi informasi adalah sebagai berikut:

a. Teknologi Komputer

Teknologi Komputer adalah yang berhubungan dengan komputer, termasuk peralatan-peralatan yang berhubungan dengan komputer seperti printer, pembaca sidik jari, dan bahkan CD-ROM. Komputer adalah mesin sebaguna yang dapat dikontrol oleh program yang digunakan untuk mengolah data menjadi inforamsi. Program adalah deretan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan komputer sehingga komputer dapat melakukan tindakan sesuai yang dikehendaki pembuatnya. Data adalah bahan mentah bagi komputer yang dapat berupa angka maupun gambar, sedangkan informasi adalah bentuk data yang telah diolah agar dapat menjadi bahan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.

b. Teknologi Komunikasi

Teknologi Komunikasi atau bisa juga disebut teknologi komunikasi adalah teknologi yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh. Termasuk dalam kategori teknologi ini adalah telepon, radio, dan televisi. Perlu diperhatikan bahwa komputer tidak harus berupa seperti PC yang anda jumpai dirumah atau dikantor, tetapi juga bisa berupa peralatan-peralatan yang lain seperti mesin pembuat kopi, oven mikro gelombong (microwave), remote untuk televisi, ponsel (henphone/mobile phone) dan

CD Player.

Mengingat keadaan seperti ini, banyak yang berpendapat bahwa istilah komputer kurang tepat. Komputer tidak sekedar untuk melaksanakan komputerisasi seperti yang tersirat pada namanya. Sebagaimana dikatakan oleh Jhon Von Neuman, Pelopor teknologi komputer, bahwa yang disebut komputer seharusnya tidak dinamakan seperti itu, tetapi lebih tepat kalau dipanggil ‘mesin serbaguna’ (Williams dan Swyer, 2003).

Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) mencakup dua aspek yaitu, Teknologi Informasi dan Teknologi Komunikasi. Teknologi Informasi meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolan informasi. Teknologi Komunikasi merupakan segala hal yang berkaitan dengan penggunaan alat bantu untuk untuk memproses dan mentransfer data dari perangkat yang satu ke lainnya. Karena itu, Teknologi Informasi dan teknologi Komunikasi adalah suatu padanan yang terpisahkan yang menagandung pengertian luas tentang segala kegaiataan yang terkait dengan

pemrosesan, manipulasi, pengelolan, dan transfer/pemindahan informasi antara media. Dari pembahasan diatas tersirat bahwa teknologi informasi tidak harus secara spesifik berupa komputer yang terhubung ke komputer lain melalui alat komunikasi, tetapi juga dapat berupa peranti seperti ponsel ataupun peralataan elektronoka lain yang berhubungan dengan penajian informasi (misalnya televisi).

B. Peranan Pengembangan Sistem Informasi Pada Dunia Pendidikan

Pengembangan Sistem Informasi dan komunikasi dalam hal ini khususnya internet telah banyak dugunakan sebagai sumber informasi dalam dunia pendidikan. Saat ini komputer bukan lagi merupakan barang mewah, alat ini sudah digunakan di berbagai bidang pekerjaan seperti halnya pada bidang pendidikan. Pada awalnya komputer dimanfaatkan di sekolah sebagai penunjang Microsoft Word, Excel, Access.

Dengan masuknya materi Pengembangan Sistem Informasi dan Komunikasi dalam kurikulum baru, maka peranan komputer sebagai salah satu komponen utama dalam TIK mempunyai posisi yang sangat penting sebagai salah satu media pembelajaran. Selain itu teknologi informasi juga dapat melahirkan fitur-fitur baru dalam dunia pendidikan pada zaman sekarang. Sistem penagajaran berbasis multimedia (teknologi yang melibatkan teks, gambar, suara, dan vidio) dapat menyajikan materi yang lebih menarik, tidak menoton, dan memudahkan penyampaian. Murid dan mahasiswa dapat mempelajari materi tertentu secara mandiri dengan mengunakan komputer yang dilengkapi dengan program berbasis multimedia. Kini telah banyak perangkat lunak yang tergolong sebagai edutainment yang merupakan perpaduan antara pendidikan (education) dan

hiburan (entertaiment). Pada dunia pendidikan di Indonesia, komputer sudah diperkenalkan dan digunakan di sekolah-sekolah mulai dari pendidikan dasar hingga perguruan tinggi.

Perkembangan sistem informasi memberi kemudahaan bagi mahasiswa dalam mencari dan menyediakan bahan-bahan pembelajaran juga bisa didapatkan, misalnya dengan adanya konsep perpustakaan elektronik (e-libary) atau buku elektronik (e-book). Ditambah lagi adanya internet dimungkinkan untuk mencari koleksi perpustakaan berupa buku-buku, modul, jurnal, makalah, majalah, surat kabar, dan lain sebagainya. Unversitas Sumatera Utara telah menerapkan pembelajarannya melalui internet. Mahasiswanya dapat belajar lewat buku-buku atau modul yang disajikan secara menarik baik dalam bentuk teks atau

audio-visual (multimedia) yang disajikan lewat internet. Bahkan dengan internet

dimungkinkan untuk setiap mahasiswanya berkomunikasi denagn e-mail bahkan berinteraksi langsung.

Pesatnya Perkembangan Teknologi Informasi, khususnya internet memungkinkan pengembangan layanan informasi yang lebih baik dalam suatu institusi pendidikan. Dilingkungan perguruan tinggi, pemanfaatan Teknologi Informasi lainnya yaitu diwujudkan dalam suatu sistem yang disebut electronic

university. Pengembangan Universitas bertujuan untuk mendukung

penyelenggaraan pendidikan, sehingga perguruan tinggi dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik kepada mahasiswanya dan komunitasnya, baik didalam maupun diluar perguruan tinggi tersebut melalui internet. Layanan pendidikan lain yang bisa dilaksanakan melalui sarana internet yaitu dengan

menyediakan materi kuliah secara online dan materi kuliah tersebut dapat diakses oleh siapa saja yang membutuhkan.

C. Pengembangan Sistem Informasi Untuk Sarana Pengelolan Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumetera Utara

Fakultas adalah unsur pelaksanan akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinanan sivitas akadenik serta melaksanakan urusan Tata Usaha Fakultas. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi pemerintah tentulah mempunyai bagian/unit tata usaha. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengembangan system informasi dengan mengandalkan teknologi modern untuk sarana pengelolan informasi dengan mengandalkan teknologi modern untuk sarana pengelolan informasi, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi adalah:

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT.

2. Menghimpun dan menelah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahsiswaan dan alumni, kepagawaian, dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahsiswaan dan almni, kepagawaian, dan perlengkapan.

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtangaan, perlengkapan, kepagawaian, keuangan, dan kearsipan.

5. Melaksanakan urusasn rapat dianas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

7. Melasanakan urusan kemahsiswaan dan hubungan alumni fakultas.

8. Melaksanakan pemantuan dan evaluasi kegiatan di lingkungaan fakultas.

9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

10. Melaksankan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

11. Menyusun laporan kerjs Bagian dan mempersiapkan penyususnan laporan fakultas.

Kegiatan Ketatausahan diperlukan barang-barang pendukung pekerjaan, agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Begitu pula pada Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralataan penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan Tata Usaha disesuaikan dengan pekerjan kualitas pegawai yang mengerjakan metode, dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjan. Pemimpin Tata Usaha juga harus pandai dan cermat dalam memilih yang terbaik, karena fasilitas harus yang cukup memadai akan memberikan efisiensi yang bisa bagi kantor itu sendiri. Peralataan dan perlengkapan kantor

sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan Tata Usaha agar berjalan dengan lancar. Untuk menjadikan teknologi bukan sekedar alat, atau bahkan memperalat kehidupan manusia, kita harus menyadari hubungan antar manusia dan teknologi itu sendiri.

Bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, mungkin saja bagian Tata Usaha akan menghadapi hambatan dalam pelaksanan tugasnya. Selain itu, pekerjan yang dibantu peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjannya akan tampak baik, bermutu, dan profesional. Bila standar peralatan dan perlengkapan Tata Usaha disebut dapat dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat Tata Usaha antar pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi ganguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain, ini berarti pemborosan dari segi waktu.

Setiap meja di bagian Tata Usaha harus tersedia lengkap semua peralatan dan perlengkapan, maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan tenang dan tidak terganggu. Beberapa peralatan modren yang ada dan digunakan dalam kegiatan Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antar lain:

1. Komputer 2. Printer 3. Faxmilie 4. Internet

Penggunan teknologi modren ini belum digunakan secara optimal, disebabkan karena pegawai dan karyawan yang bekerja pada bagian Tata Usaha masih kurang memahami cara pengunaanya. Selain itu juga karena kurangnya pemahaman akan penggunaan peralatan tersebut, peralatan yang digunakanpun masih sering ada kerusakan sehingga menyebabkan pekerjaan tidak dapat dilakukan dengan baik.

Sistem yang terdapat dan biasa digunakan oleh bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

1. Sistem Informasi Akademik

Dalam sistem ini, informasi yang disediakan oleh perguruan tinggi antar lain:

a. Registrasi Mahasiswa Baru

Sistem informasi dapat mencetak kartu mahasiswa secara langsung. Selain itu juga dihasilkan laporan yaitu data induk mahasiswa, daftar mahasiswa,rekap mahasiswa per fakultas per jurusan dan daftar mahasiswa baru per jurusan.

b. Registrasi Mahasiswa Lama

Demikian juga sistem informasi dapat langsung mencetak kartu mahasiswa per fakultas per jurusan, daftar SPP , pratikum mahasiswa dan terakhir rekap mahasiswa yang cuti dan pindah.

c. Penyelenggaraan Akademik

Informasi yang dihasilkan masih dibedakan untuk tiga kelompok. Kelompok-kelompok tersebut adalah mahasiswa, dosen,dan fakultas. Untuk informasi yang dibutuhkan antara lain jadwal kuliah, daftar hadir mahasiswa, daftar ujian mahasiswa, kartu kemajuan studi, dan daftar peserta kuliah, daftar hadir dosen, daftar isian nilai dari daftar prestasi nilai akademik. Terakhir, yaitu fakultas membutuhkan informasi mengenai daftar mahasiswa, sejarah kemajuan studi prestasi.

d. Lulusan / Alumni

Informasi yang dihasilakan antara lain transkip akademik. Semantara itu untuk kebutuhan manajemen perguruan tinggi dapat disediakan daftar lulusan dan rekap penyelesaian studi.

e. Pembinaan Kurikulum

Informasi yang dapat disediakan baik itu mahasiswa, dosen maupun universitas adalah daftar kuliah.

2. Sistem Informasi Sarana dan Prasarana

Ada dua kelompok informasi yang bisa ditemukan dalam sistem ini di setiap perguruan tinggi yaitu buku induk (identitas dan pengolahan). Dalam kelompok informasi pengolahan, mahasiswa dan dosen mendapatkan jadwal kuliah.

Informasi yang dapat disediakan antara lain:

Untuk kebutuhan manejemen Universitas:

a. Daftar barang

b. Daftar kapasitas uang kuliah c. Daftar ruang perpustakaan d. Daftar ruang labotarium e. Daftar ruang dosen

f. Rekap jumlah barang inventaris dan non-inventarisasi g. Rekap jumlah ruang per fakultas

h. Rekap jumlah ruang Labotarium per fakultas i. Rekap ruang perpustakaan per fakultas

3. Sistem Informasi Keterangan/ Kepagawaian

Dalam system informasi ini, ada dua kelompok informasi, yaitu data induk dan pengelolan. Informasi yang dapat disediakan untuk memenuhi kebutuhan manajemen universitas adalah:

a. Daftar urut kepangkatan

b. Daftar pegawai calon naik golongan

c. Rekap pegawai menurut jenjang pendidikan d. Rekap pegawai menurut golongan

f. Daftar gaji

Adapun informasi yang dibutuhkan oleh direktorat jendral adalah rekap pegawai menurut jenjang pendidikan dan daftar pegawai calon pensiun.

4. Sistem Informasi Pengabdian Pada Masyarakat

Kegiatan unit kerja ini antara lain menyelengarakan kuliah kerja nyata bagi mahasiswa. Informasi yang dapat disediakan anatara lain :

a. Daftar nilai untuk mahasiswa dan jadwal bimbingan serta daftar bobot kredit bimbingan untuk dosen.

b. Bagi manajemen perguruan tinggi dapat disediakan daftar judul pengabdian, rekap kegiatan pengabdian per fakultas dan asal dana, rekap kegiataan pengabdian per jenis kegiatan dan lokasi, serta rekap pengabdian per jenis kegiatan dan bidang ilmu.

5. Sistem Informasi kemahsiswaan dan Alumni

Sistem kemahsiswaan dan alumni terdiri dari empat modul, yaitu kegiatan

kemahasiswaan, kesehjahteran mahasiswa, kelembagan mahasiswa dan infomasi khusus, dan lulusan. Dengan demikian, informasi yang disediakan oleh perguruan tinggi antara lain :

a. Laporan aktifitas kegiatan b. Daftar penyelesaian kegiataan c. Rekapitulasi aktifitas kegiatan d. Daftar fungsionaris kegiataan e. Daftar mahasiswa dan aktifitasnya

f. Laporan aktifitas lembaga mahasiswa g. Rekapitulasi aktifitas lembaga

h. Daftar fungsionaris lembaga i. Daftar informasi khusus j. Daftar penghuni asrama k. Rekapitulasi informasi khusus j. Daftar penghuni asrama k. Rekapitulasi informasi khusus l. Daftar pengurus dan fasilitas asrama

m. Daftar calon/penerimaan beasiswa per jenis beasiswa

n. Rekapitulasi calon/penerimaan beasiswa penerimaan beasiswa per fakultas o. Laporan kemajuan IPK (Indeks Prestasi Kumalatif) penerimaan beasiswa per fakultas

p. Daftar perincian dana ID (identitas diri). q. Daftar penerimaan dana/ansuransi

r. Daftar jumlah anggota koperasi mahasiswa s. Daftar pengurus koperasi mahasiswa t. Daftar instansi lulusan

6. Sustem Informasi Perpustakaan

Subsistem perpustakaan, terdiri dari atas tiga kegiataan, yaitu inisialisasi buku, keangotan dan pelayanan perpustakan. Informasi yang dapat disediakan oleh perguruan tinggi antar lain adalah:

a. Pencetakaan katolog bahan pustaka

b. Rekapitulasi bahan pustaka per jenis penerbitan c. Rekapitulasi pengunjung dan peminjam per fakultas d. Rekapitulasi bahan pustaka yang dipinjam

e. Peminjam yang terlambat mengembalikan bahan pustaka

7. Sistem Informasi Keuangan

Sistem inforamsi keuangan , terdiri dari:

a. Anggaran

b. Transaksi

c. SPJ (surat pertangung jawaban), SPP (Slip Pembayaran Pelunasan)

d. Pengkajian

Dengan demikian, informasi yang dapat disediakan adalah:

1) Anggaran belanja per tahun 2) Kegiataan anggaran belanja 3) Daftar surat perintah membayar 4) Daftar surat pertangung jawaban

5) Rekapitulasi realisasi daftar perincian kegiatan bidang-bidang 6) Rekapitulasi anggaraan rutin per unit kerja

7) Rekapitulasi anggaraan pembangunaan per unit kerja

8) Rekapitulasi SPP(Slip pembayaran Pelunasan) per unit kerja 9) Rekapitulasi anggaraan rutin per fungsi

10) Rekapitulasi anggaran pembanguan per fungsi

11) Rekapitulasi perolehaan SPP (Slip Pembayaran Pelunasan) per semester 12) Daftar gaji pegawai

D. Tujuan Pengembengan Sistem Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Pengembangan Sistem Informasi dan Komunikasi Pada Bagain Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu agar para pegawai dapat dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam kegiatan Tata Usaha, bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga pegawai mampu berkreasi, mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan kemampuan ekspolarisasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya.

Melalui pemnfaatan Teknologi Informasi yang modren diharapkan pegawai dapat terlibat pada perubahan pesat dalam kehidupan yang mengalami penambahan dan perubahan dalam penggunaan beragam produk teknologi informasi dan komunikasi. Pegawai menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mencari, mengeksplorasi, menganalisis dan saling tukar informasi secara efisien dan efektif.

Dengan menggunakan Sistem Informasi dan Komunikasi, pegawai akan dangan cepat mendapatkan ide dan pengalaman dari berbagai kalangan. Penambahan kemampuan pegawai karena penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi akan mengembangkan sikap inisiatif dan kemampuan belajar mandiri, sehingga pegawai dapat memutuskan dan mempertimbangkan sendiri

kapan dan dimana penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal, termasuk apa implikasinya saat ini dan dimasa yang akan datang.

Secara khusus, tujuan memanfaatkan Sistem Inforamasi dan Komunikasi adalah:

1. Meyadarkan pegawai akan potensi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang terus berubah sehingga pegawai dapat termotivasi untuk mengevaluasi dan mempelajari Sistem Informasi dan Komunikasi.

2. Memotivasi kemampuan pegawai untuk bisa beradaptasi dan mengantisipasi perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga pegawai bisa

melaksanakan dan menjalani aktifitas kehidupan sehari-hari secara mandiri.

3. Mengembangkan kompetensi pegawai dalam menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mendukung kegiataan belajar dan bekerja.

4. Mengembangkan kemampun berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga proses Tata Usaha dapat lebih optimal.

E. Dampak Kemajuan Sistem Informasi Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dampak dari kemajuan Sistem informasi pada bagian Tata Usah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai contoh misalnya tentang potret sebuah Universitas yang telah dilengkapi dengan peralatan/fasilitas penyajian media. Para pegawai juga dilatih tentang cara-cara merancang dan mengembangkan suatu pekerjaan ke dalam media tertentu, seperti computer.

Selanjutnya, melakukan pemanfaatan teknologi moderen dalam kegiataan setiap pekerjaan di fakultas.

Konteks kegiataan pekerjaan yang demikian ini, seorang pegawai dapat menghemat sebagian dari waktu (lebih efisien) yang disediakan untuk kegiataan pekerjaan disamping menghemat energi dalam melaksankan suatu pekerjan.

Pegawai juga mampu mengelola kegiatan pekerjaannya dengan menggunakan jenis Teknologi Informasi tertentu seperti komputer, maka setidaknya-tidaknya pegawai memperlihatkan bahwa dirinya sudah mulai memahami makna dan pentingnya pemanfaatan Teknologi Informasi dalam kegiatan usaha. Tidak hanya sekedar memahami tetapi pegawai juga telah mulai menerapkan pemanfaatan Teknologi Informasi dalam kegiataan magang yang dilakukan para mahasiswanya.

Beberapa sempel potret kegiatan Tata Usaha yang telah dikemukakan di atas, ada makna penting yang dapat diambil, yaitu:

1. Pegawai lebih efisien dalam mengelola kegiatan Tata Usaha

2. Pegawai lebih aktif bekerja mengerjakan kegiatan Tata Usaha sehingga kegiataan kerja menjadi lebih menarik dan tidak membosankan.

Perubahan kemajuan Sistem Informasi ini melanda semua aspek kehidupan manusia, termasuk pendidikan/pembelajaran. Pendapat Rosenberg (2001) sebagaimana dikutip oleh Mahmud Surya mengemukan bahwa pergeseran paradigma dalam proses pembelajaran adalah:

a. Dari pelatihan ke penampilan

b. Dari ruang kelas ke mana dan kapan saja c. Dari kertas ke “online” atau saluran

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan diatas, maka dapat diambil beberap kesimpulan:

1. Adapun beberapa peranan pokok Tata Usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain:

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif Fakultas.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan Fakultas untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

c. Membantu kelancaran perkembangan Fakultas sebagai suatu keseluruhan.

2. Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan yang sangat penting maka dari itu sangat diperlukan sekali fasilitas yang berteknologi modren demi kelancaran pelaksanaan pekerjaan secara efisien efektif. Karena bagian Tata Usaha merupakan pusat informasi bagi Fakultas.

3. Kegiataan-kegiataan yang dilakukan Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain: pengolahan data, korespondensi, pengelolan arsip, melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas, melasankan administrasi pendidikan, dan lain-lain.

B. Saran

Berdasarkan pembahasan dan penerapan diatas, maka dapat dikemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu:

1. Melihat pentinganya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak tergangu.

2. Karena Tata Usaha merupakan satu kesatuan pekerjaan yang melibatkan semua bidang secara umum, maka sebaiknya koordinasi setiap bidang terpelihara dengan baik, sehingga setiap bidang dapat sesuai dengan tugasnya masing-masing, agar kinerja Fakultas Ekonomi secara keseluruhan dapat terlaksana dengan baik.

3.. Pembaharuan alat Sistem Informasi yang dilakukan oleh pihak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus terus dilakukan untuk terus meningkatkan semangat dalam bekerja dan agar mendapat hasil kinerja yang sesuai dengan target atau pencapain maksimum.

DAFTAR PUSTAKA

Masjonomutkhtar, Ali.1999. Audit Sistem Informasi. Jakarta: Rineka cipta. Davis, Gordon dan H.Olsen, Margerethe. Sistem-Sistem Informasi Pemasaran.

Bandung: Mandar Maju.

Hartono, Jogiyanto.2007. Model Kesuksesan Sistem Teknologi Informasi.

Yogyakarta: Andi

Ibnu Choidun R, Muhamad. 2006. Sistem Informasi Dalam Berbagai Perspektif.

Bandung:Informatika

JR C. Lucas, Henry. 1993. Analisis, Desain, dan Implementasi Sistem Informasi. Jakarta:Erlangga.

O’Brien, James. A. 2006. Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat.

Ratnawati, Eti dan Sunarta. 2006. Sistem Informasi. Yogyakarta:Amus

10) Rekapitulasi anggaran pembanguan per fungsi

11) Rekapitulasi perolehaan SPP (Slip Pembayaran Pelunasan) per semester 12) Daftar gaji pegawai

D. Tujuan Pengembengan Sistem Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Pengembangan Sistem Informasi dan Komunikasi Pada Bagain Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu agar para pegawai dapat dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam kegiatan Tata Usaha, bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga pegawai mampu berkreasi, mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan kemampuan ekspolarisasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya.

Melalui pemnfaatan Teknologi Informasi yang modren diharapkan pegawai dapat terlibat pada perubahan pesat dalam kehidupan yang mengalami penambahan dan perubahan dalam penggunaan beragam produk teknologi informasi dan komunikasi. Pegawai menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mencari, mengeksplorasi, menganalisis dan saling tukar informasi secara efisien dan efektif.

Dengan menggunakan Sistem Informasi dan Komunikasi, pegawai akan dangan cepat mendapatkan ide dan pengalaman dari berbagai kalangan. Penambahan kemampuan pegawai karena penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi akan mengembangkan sikap inisiatif dan kemampuan belajar

kapan dan dimana penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal, termasuk apa implikasinya saat ini dan dimasa yang akan datang.

Secara khusus, tujuan memanfaatkan Sistem Inforamasi dan Komunikasi adalah:

1. Meyadarkan pegawai akan potensi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang terus berubah sehingga pegawai dapat termotivasi untuk mengevaluasi dan mempelajari Sistem Informasi dan Komunikasi.

2. Memotivasi kemampuan pegawai untuk bisa beradaptasi dan mengantisipasi perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga pegawai bisa

melaksanakan dan menjalani aktifitas kehidupan sehari-hari secara mandiri.

3. Mengembangkan kompetensi pegawai dalam menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mendukung kegiataan belajar dan bekerja.

4. Mengembangkan kemampun berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga proses Tata Usaha dapat lebih optimal.

E. Dampak Kemajuan Sistem Informasi Pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dampak dari kemajuan Sistem informasi pada bagian Tata Usah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai contoh misalnya tentang potret sebuah Universitas yang telah dilengkapi dengan peralatan/fasilitas penyajian media. Para pegawai juga dilatih tentang cara-cara merancang dan mengembangkan suatu pekerjaan ke dalam media tertentu, seperti computer. Selanjutnya, melakukan pemanfaatan teknologi moderen dalam kegiataan setiap

Konteks kegiataan pekerjaan yang demikian ini, seorang pegawai dapat menghemat sebagian dari waktu (lebih efisien) yang disediakan untuk kegiataan pekerjaan disamping menghemat energi dalam melaksankan suatu pekerjan.

Pegawai juga mampu mengelola kegiatan pekerjaannya dengan menggunakan jenis Teknologi Informasi tertentu seperti komputer, maka setidaknya-tidaknya pegawai memperlihatkan bahwa dirinya sudah mulai memahami makna dan pentingnya pemanfaatan Teknologi Informasi dalam kegiatan usaha. Tidak hanya sekedar memahami tetapi pegawai juga telah mulai menerapkan pemanfaatan Teknologi Informasi dalam kegiataan magang yang dilakukan para mahasiswanya.

Beberapa sempel potret kegiatan Tata Usaha yang telah dikemukakan di atas, ada makna penting yang dapat diambil, yaitu:

1. Pegawai lebih efisien dalam mengelola kegiatan Tata Usaha

2. Pegawai lebih aktif bekerja mengerjakan kegiatan Tata Usaha sehingga kegiataan kerja menjadi lebih menarik dan tidak membosankan.

Perubahan kemajuan Sistem Informasi ini melanda semua aspek kehidupan manusia, termasuk pendidikan/pembelajaran. Pendapat Rosenberg (2001) sebagaimana dikutip oleh Mahmud Surya mengemukan bahwa pergeseran paradigma dalam proses pembelajaran adalah:

a. Dari pelatihan ke penampilan

b. Dari ruang kelas ke mana dan kapan saja c. Dari kertas ke “online” atau saluran

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan diatas, maka dapat diambil beberap kesimpulan:

1. Adapun beberapa peranan pokok Tata Usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain:

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif Fakultas.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan Fakultas untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

c. Membantu kelancaran perkembangan Fakultas sebagai suatu keseluruhan.

2. Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan yang sangat penting maka dari itu sangat diperlukan sekali fasilitas yang berteknologi modren demi kelancaran pelaksanaan pekerjaan secara efisien efektif. Karena bagian Tata Usaha merupakan pusat informasi bagi Fakultas.

3. Kegiataan-kegiataan yang dilakukan Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain: pengolahan data, korespondensi, pengelolan arsip, melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas, melasankan administrasi pendidikan, dan lain-lain.

B. Saran

Berdasarkan pembahasan dan penerapan diatas, maka dapat dikemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu:

1. Melihat pentinganya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak tergangu.

2. Karena Tata Usaha merupakan satu kesatuan pekerjaan yang melibatkan semua bidang secara umum, maka sebaiknya koordinasi setiap bidang terpelihara dengan baik, sehingga setiap bidang dapat sesuai dengan tugasnya masing-masing, agar kinerja Fakultas Ekonomi secara keseluruhan dapat terlaksana dengan baik.

3.. Pembaharuan alat Sistem Informasi yang dilakukan oleh pihak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus terus dilakukan untuk terus meningkatkan semangat dalam bekerja dan agar mendapat hasil kinerja yang sesuai dengan target atau pencapain maksimum.

DAFTAR PUSTAKA

Masjonomutkhtar, Ali.1999. Audit Sistem Informasi. Jakarta: Rineka cipta. Davis, Gordon dan H.Olsen, Margerethe. Sistem-Sistem Informasi Pemasaran.

Bandung: Mandar Maju.

Hartono, Jogiyanto.2007. Model Kesuksesan Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi

Ibnu Choidun R, Muhamad. 2006. Sistem Informasi Dalam Berbagai Perspektif. Bandung:Informatika

JR C. Lucas, Henry. 1993. Analisis, Desain, dan Implementasi Sistem Informasi. Jakarta:Erlangga.

O’Brien, James. A. 2006. Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat.

Ratnawati, Eti dan Sunarta. 2006. Sistem Informasi. Yogyakarta:Amus

Informasi. Pengertian Sistem Informasi menurut para ahli