PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM ME

1
BAB 1
PENDAHULUAN
Oleh : 0327086504_Usman Gultom, S. Kom, M. Kom
1.1 Latar Belakang Masalah
Seiring berjalannya waktu dan semakin tingginya tuntutan akan layanan pelanggan dalam
hal ini layanan yang bermuara pada proses belajar-mengajar di yayasan pendidikan Bethel
Indonesia, yang mana hal tersebut memerlukan dukungan dari setiap komponen yang terkait.
Mengacu pada hal tersebut di atas, masih ditemukan pada titik-titik tertentu kurangnya
dukungan pelayanan yang memadai untuk terlaksananya proses belajar mengajar, hal ini
ditemukan pada saran serta komplain dari pelanggan. Untuk menindak lanjuti hal tersebut
pihak yayasan dalam hal ini yang diwakili oleh bagian personalia melakukan pembenahan
secara administratif. Pembenahan yang dilakukan oleh personalia yang

menjadi latar

belakang masalah dan menjadi inti utama dari penelitian yang kami lakukan yakni kelemahan
dari media monitoring jam kedatangan dan jam kepulangan karyawan (mesin absensi sistem
kartu Amano) yang memungkinkan pelaksanaan absen kedatangan dan kepulangan karyawan
dapat dilakukan oleh orang yang tidak mempunyai hak dan wewenang.
Tingkat kekuatan peralatan atau Device yang digunakan dalam monitoring jam

kedatangan dan kepulangan pegawai / karyawan mempunyai dampak yang sangat luas dalam
pelaksanaan proses belajar dan mengajar pada YAYASAN PENDIDIKAN KRISTEN
BETHEL, hal tersebut mempunyai dampak atau impact terhadap kuantitas dan kualitas
pelayanan terhadap pelanggan kurang memadai.
Salah satu peralatan yang saat ini masih banyak digunakan dalam monitoring kedatangan
dan kepulangan pegawai / karyawan adalah peralatan absensi amano adalah sistem
monitoring kedatangan dan kepulangan karyawan dengan menggunakan kartu absensi bagi
setiap karyawan. Adapun kelemahan dari sistem absensi ini adalah terjadinya penyalah
gunaan hak dan kewajiban dalam pelaksanaan absen antar karyawan (absen fiktif), yang
mengakibatkan terjadinya jam kerja karyawan yang tidak sesuai dengan jam kerja yang
sesuai dengan standar organisasi.
Yayasan Pendidikan Kristen Bethel adalah merupakan institusi pendidikan Kristen yang
punya konsep untuk turut serta dalam pencerdasan bangsa melalui jalur pendidikan formal

2
dengan membangun beberapa sekolah, mulai dari sekolah dasar hingga ke tingkat SLTA.
Untuk mencapai sasaran yang ingin dicapai perguruan, perlu dilakukan perbaikan-perbaikan
secara bertahap untuk contoh kasus saat ini adalah perbaikan sistem absensi kartu amano
yang sudah terasa ketinggalan serta sudah kurang mendukung untuk pencapaian sasaran yang
ingin dicapai.

1.2 Identifikasi Masalah
Peralatan absensi yang masih menggunakan absensi kartu karyawan, dimana dengan
model absen tersebut pelaksanaan absen kedatangan dan kepulangan dapat dilakukan oleh
orang lain, kondisi tersebut dapat mengakibatkan :
1.
2.
3.
4.

Terjadinya manipulasi jam kedatangan dan kepulangan seorang pegawai / karyawan
Total jam kerja harian tidak sesuai dengan standar yang sudah ditentukan.
Pembayaran gaji / honor tidak sesuai dengan total jam kerja nyata.
Terjadinya kemungkinan gangguan pada pelayanan proses belajar mengajar.

1.3 Perumusan Masalah
Penelitian ini dilakukan pada Yayasan Pendidikan Kristen Bethel Petamburan Jakarta
Pusat, sesuai dengan judul penelitian ini, untuk itu penulis menguraikan rumusan masalah
penelitian sebagai berikut :
1. Bagaimana dampak penerapan teknologi informasi “ Mesin Absensi Sidik Jari”

terhadap dukungan proses belajar mengajar ?
2. Apakah dengan penerapan sistem ini dapat mendukung pelaksanaan tertib
administrasi di bagian kepegawaian ?
3. Apakah Penerapan Sistem ini dapat mendukung pencapaian pemenuhan jam kerja
standar bagi setiap karyawan ?
1.4 Batasan Masalah
Terkait pada masalah-masalah yang sudah ditemukan dan dipaparkan oleh penulis,
penelitian ini hanya pada ruang lingkup yakni pemanfaatan tehnologi informasi dalam hal ini
mesin absensi sidik jari atau finger scan machine untuk memonitor jam kedatangan dan jam
kepulangan pegawai / karyawan dalam rangka menunjang terlaksananya pelayanan proses
belajar dan mengajar sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai oleh yayasan.

3

1.5 Maksud dan Tujuan
Maksud penelitian ini adalah untuk penerapan dan pengembangan ilmu pengetahuan
yang telah ditetapkan pada “ STMIK JAYAKARTA”.
Tujuan Penelitian yang dilakukan yaitu :
1. Penerapan sistem monitoring jam kedatangan dan kepulangan pegawai / karyawan
menggunakan mesin absensi finger scan pada YAYASAN PERGURUAN BETEL.

2. Dengan pemanfaatan tehnologi finger scan, jam kedatangan dan kepulangan
karyawan dapat dilakukan sesuai dengan kenyataan atau actual time arrival.
3. Pelaksanaan absensi fiktif dapat dihindarkan.
4. Pembayaran gaji / honor sesuai dengan jam kerja nyata.
1.6 Kerangka Pemikiran
Yang menjadi fokus utama dari penelitian ini adalah Manfaat Teknologi Informasi dalam
hal ini Mesin Absensi Sidik Jari atau Scan Finger Machine dalam memonitor jam kerja
pegawai / karyawan pada Yayasan Pendidikan Kristen Bethel Petamburan Jakarta Pusat. Jam
kerja standar yang sudah ditetapkan yayasan adalah dimulai pukul 6.30 WIB sampai dengan
pukul 14.30 WIB.
1.7 Metode penelitian
Untuk mendukung dan memudahkan penulis untuk melakukan analisa dalam rangka
membangun satu sistem monitoring jam kedatangan serta kepulangan pegawai / karyawan,
penulis melakukan penelitian dengan beberapa metode antara lain:
1. Observasi
Dengan melakukan peninjauan dan pengamatan secara langsung ke lokasi objek
dilakukannya penelitian ini.
Melaksanakan tinjauan langsung dengan bagian personalia yang bertanggung jawab
dalam mengelola data karyawan / pegawai.
2. Studi Kepustakaan

Penulis melakukan pengumpulan data melalui buku-buku referensi di perpustakaan.

1.8 Sistimatika Penulisan
Untuk memperoleh uraian yang jelas dan singkat mengenai pemanfaatan teknologi
informasi dalam hal ini “Mesin Abesensi Sidik Jari atau Scan Finger Machine” untuk

4
memonitoring kehadiran pegawai / karyawan pada Yayasan Pendidikan Kristen Bethel
Jakarta, penelitian ini dibagi dalam lima bab, secara garis besar bab per bab disusun dengan
struktur :
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini dengan muatan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
BAB 2 KAJIAN PUSTAKA
Pada bab ini berisi membahas tentang landasan teori yang digunakan mengenai
penggunaan tehnologi mesin absensi sidik jari atau finger scan tinjauan literature yang
merupakan rangkuman kritis atas semua literature yang menunjang proses dalam melakukan
telaah atas masalah yang diteliti.
BAB 3 ANALISA SISTEM
Menguraikan rangkaian metode / prosedur yang dilaksanakan dalam rangka mendapatkan

penyelesaian atas pertanyaan yang ada dalam rumusan masalah penelitian.
BAB 4 PERANCANGAN
Bab ini menguraikan hasil pengolahan data atau teori / model yang dibangun dengan cara
sedemikian rupa hingga makna dan kontribusi penelitian disajikan dan dirumuskan dengan
jelas.
BAB 5 PENUTUP
Bab ini merupakan kesimpulan yang didapat dari masalah yang sedang diteliti, serta
implikasi dari temuan tersebut bagi perkembangan konsep dan atau penerapan untuk ilmu
pengetahuan.

5

BAB 2
KAJIAN PUSTAKA

A.
A1.

Sistem Monitoring Kehadiran Pegawai / Karyawan
Pengertian Sistem

Sistem dapat didefinisikan dengan dua pendekatan yaitu, sistem yang

6
menekankan pada prosedur dan sistem yang menekankan pada elemen sistem. Sistem yang
menekankan pada prosedur menurut (Jogiyanto ; 2005:196): “ Sistem adalah suatu jaringan
kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan untuk penyelesaian suatu sasaran tertentu”.
Sistem yang menekankan pada elemen menurut [Fit81] : “Sistem adalah suatu seri dari
komponen-komponen yang saling berhubungan, bekerjasama di dalam suatu kerangka kerja
tahapan yang terpadu untuk menyelesaikan, mencapaisasaran yang telah ditetapkan
sebelumnya”. Dari kedua definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan namun
yang berbeda hanyalah dari segi cara pendekatannya. Secara umum pengertian sistem
adalah sekumpulan ketentuan, aturan dan instruksi yang saling berinteraksi atau
berhubungan dan saling bekerja sama dalam upaya pencapaian suatu sasaran.
A1.1

Elemen Sistem
a. Tujuan
Tujuan dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem
b. Batasan

Dalam mencapi suatu tujuan dari sistem dibutuhkan batasan-batasan
suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau lingkungan luarnya.
Batasan suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
c. Kontrol
Kontrol merupakan pengawasan dari pelaksanaan pencapaian tujuan
sistem yang dapat berupa asal ,masukan, frekuensi, masukan data dan
jenis masukan.
d. Input / Masukan
Input atau masukan merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk
menerima data dapat berupa asal masukan, frekuensi masukan data dan
jenis masukan data.
e. Proses
Proses merupakan bagian yang mengolah data menjadi informasi sesuai
dengan keinginan pemakai.
f. Output / Keluaran
Output / keluaran merupakan keluaran atau tujuan dari sistem yang
didapat dari input dan proses yang dilakukan.
g. Umpan Balik

7

Dalam suatu sistem yang baik dibutuhkan adanya umpan balik yang tujuannya
sebagai perbaikan dan pemeliharaan.
A1.2. Karakteristik Sistem

Sistem mempunyai beberapa macam karakteristik, yaitu :
a. Mempunyai Komponen
Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem.
Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak.
b. Mempunyai Batas
Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang
lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu
sistem.
c. Mempunyai Lingkungan atau Environments
Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem.
Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya,
lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga
keberlangsungan sistem.
d. Mempunyai Penghubung / Antar Muka atau Interface
Antar komponen penghubung /antar muka merupakan komponen sistem, yaitu
segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam

sistem.Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap
komponen saling berinteraksi dalam rangka menjalankan fungsi masingmasing komponen.
e. Mempunyai Masukan atau Input
Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu
dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk
menghasilkan keluaran yang berguna.
f. Mempunyai Pengolahan atau Processing
Pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama
mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para
pemakainya.
g. Mempunyai Keluaran atau Output
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk
keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.
h. Mempunyai sasaran
Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan
harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem.

8
i. Mempunyai Kendali atau controll
Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai

dengan peran dan fungsinya masing-masing.
j. Mempunyai Umpan Balik atau Feed back
Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali atau control sistem untuk
mengecek

terjadinya

penyimpangan

proses

dalam

sistem

dan

mengembalikannya ke dalam kondisi normal.
Sistem Dapat diklasifikasikan :
1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
Sistem abstrak adalah” sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak
secara fisik, contoh : Sistem teologia. Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada
secara fisik, contoh : Sistem Komputer.
2. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
Sistem Alamiah adalah sistem yangterjadi melalui proses alam dan tidak dibuat oleh
manusia, contoh : Sistem Rotasi Bumi. Sedangkan Sistem Buatan Manusia adalah
sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi manusia dengan mesin,
contoh : Sistem Monitoring.
3. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probablistic System)
Sistem tertentu beroperasi dengan tinkgkah laku yang sudah dapat diprediksi
A2.

Monitoring
Menurut Iis Prasetyo ( Juni 2009) monitoring

diartikan sebagai kegiatan untuk

mengikuti suatu program dan pelaksanaannya secara mantap, teratur dan terus-menerus
dengan cara mendengar, melihat dan mengamati, serta mencatat keadaan serta perkembangan
program te rsebut. Dalam seri monograf 3, UNESCO Regional Office for Education in Asia
and teh Pasific, dijelaskan bahwa monitoring adalah upaya yang dilakukan secara rutin untuk
mengidentifikasi pelaksanaan dari berbagai komponen program sebagaimana telah
direncanakan, waktu pelaksanaan program sebagai mana telah dijadwalkan, dan kemajuan
dalam mencapai tujuan program. Suherman dkk (1988) menjelaskan bahwa monitoring dapat
diartikan sebagai suatu kegiatan, untuk mengikuti perkembangan suatu program yang
dilakukan secara mantap dan teratur serta terus menerus.

9
Bahkan beberapa pakar manajemen mengemukakan bahwa fungsi monitoring
mempunyai nilai yang sama bobotnya dengan fungsi perencanaan (Iis Prasetyo Juni 2009).
Conor (1974) menjelaskan bahwa keberhasilan dalam mencapai tujuan, separuhnya
ditentukan oleh rencana yang telah ditetapkan dan setengahnya lagi fungsi oleh pengawasan
atau monitoring. Pada umumnya, manajemen menekankan terhadap pentingnya kedua fungsi
ini, yaitu perencanaan dan pengawasan (monitoring).
Kegiatan monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kecocokan dan ketepatan kegiatan
yang dilaksanakan dengan rencana yang telah disusun. Monitoring digunakan pula untuk
memperbaiki kegiatan yang menyimpang dari rencana, mengoreksi penyalahgunaan aturan
dan sumber-sumber, serta untuk mengupayakan agar tujuan dicapai seefektif dan seefisien
mungkin. Berdasarkan kegunaannya, William Travers Jerome menggolongkan monitoring
menjadi delapan macam, sebagai berikut:


Monitoring yang digunakan untuk memelihara dan membakukan pelaksanaan
suatu rencana dalam rangka meningkatkan daya guna dan menekan biaya



pelaksanaan program.
Monitoring yang digunakan untuk mengamankan harta kekayaan organisasi atau
lembaga



dari

kemungkinan

gangguan,

pencurian,

pemborosan,

dan

penyalahgunaan.
Monitoring yang digunakan langsung untuk mengetahui kecocokan antara
kualitas suatu hasil dengan kepentingan para pemakai hasil dengan kemampuan



tenaga pelaksana.
Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan pendelegasian tugas dan




wewenang yang harus dilakukan oleh staf atau bawahan.
Monitoring yang digunakan untuk mengukur penampilan tugas pelaksana.
Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan antara pelaksanaan



dengan perencanaan program.
Monitoring yang digunakan untuk mengetahui berbagai ragam rencana dan
kesesuaiannya dengan sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi atau



lembaga.
Monitoring yang digunakan untuk memotivasi keterlibatan para pelaksana.

Monitoring pada umumnya dilakukan baik pada waktu sebelum kegiatan pembinaan
maupun bersamaan waktunya dengan penyelenggaraan pembinaan (pengawasan atau

10
supervisi). Monitoring, pengawasan, dan supervisi memiliki perbedaan antara satu dengan
yang lainnya. Pengawasan dilakukan terhadap orang-orang yang mengelola program.
Supervisi dilakukan terhadap pelaksanaan program, sedangkan monitoring dilakukan terhadap
komponen-komponen program. Monitoring selain berkaitan dengan pengawasan dan
supervisi, mempunyai hubungan erat dengan penilaian program.
Pengumpulan data atau informasi dalam monitoring dimaksudkan untuk mengetahui
kenyataan yang sebenarnya dalam pelaksanaan program yang dipantau. Sasaran monitoring
adalah kelangsungan program dan komponen-komponen program yang mencakup input,
proses, output dan outcome. Pihak yang melakukan monitoring adalah pengelola program dan
atau tenaga profesional yang diberi tugas khusus untuk memonitor pelaksanaan program.
Hasil monitoring digunakan untuk meluruskan atau memperbaiki program. Perbaikan
program itu sendiri dilakukan dalam kegiatan supervisi, bukan dalam kegiatan monitoring.
Monitoring selain berkaitan dengan supervisi, juga mempunyai hubungan erat dengan
evaluasi program. UNESCO (1982) mengidentifikasi lima kaitan dan perbedaan antara
monitoring dan evaluasi. Pertama, fokus monitoring adalah pada program yang sedang
dilaksanakan. Bukan pada konteks kegiatan yang harus dilakukan oleh pelaksana program.
Sedangkan evaluasi sering dilakukan sejak perencanaan program. Kedua, monitoring
menitikberatkan pada aspek kuantitatif dalam pelaksanaan program yang dapat menjadi bahan
untuk kegiatan evaluasi. Evaluasi dapat melengkapi hasil monitoring dengan data tambahan
yang diperlukan sesuai dengan tujuan evaluasi

yang mengarah pada aspek kualitatif.

Monitoring berhubungan dengan dimensi kuantitatif tentang efektivitas program seperti
banyaknya output program, sedangakn evaluasi lebih berkaitan dengan dimensi kualitatif
tentang efektivitas program seperti sejauhmana output sesuai dengan norma atau standar yang
telah ditentukan. Ketiga, monitoring mencakup usaha untuk mengidentifikasi faktor-faktor
pendukung program, seperti faktor logistik, yang dapat membantu atau mempengaruhi
penampilan program, sedangkan evaluasi mengarah pada upata menyiapkan bahan masukan
untuk pengambilan keputusan tentang ketepatan perbaikan peluasan atau pengembangan
program. Keempat, kontribusi yang dapat dimanfaatkan dengan segera dari hasil monitoring
adalah untuk kepentingan pengelolaan program, sedangkan kontribusi evaluasi lebih terkait
dengan pengambilan keputusan tentang penyusunan rancangan dan isi program. Kelima,
monitoring dan evaluasi merupakan proses yang saling melengkapi antara satu dengan yang

11
lainnya. Walaupun tekanannya berbeda, keduanya mempunyai arah yang sama yaitu untuk
meningkatkan efektivitas program atau sistem (Iis Prasetyo Juni 2009).
A2. Tujuan Monitoring
Secara umum monitoring bertujuan mendapatkan umpan balik bagi kebutuhan program
proses pembelajran yang sedang berjalan, dengan mengetahui kebutuhan ini pelaksanaan
program akan segera mempersiapkan kebutuhan dalam pembelajaran tersebut. Kebutuhan bisa
berupa biaya, waktu, personel, dan alat. Pelaksanaan program akan mengetahui berapa biaya
yang dibutuhkan, berapa lama waktu yang tersedia untuk kegiatan tersebut.
Dengan demikian akan diketahui pula berapa jumlah tenaga yang dibutuhkan, serta alat
apa yang harus disediakan untuk melaksanakan program tersebut. Secara lebih terperinci
monitoring bertujuan untuk :
a. Memeriksa

kembali

strategi

pelaksanaan

program

sebagaimana

sudah

direncanakan setelah membandingkan dengan kenyataan di lapangan.
b. Menemukan permasalahan yang berkaitan dengan penyelenggaraan program.
c. Mengetahui faktor-faktor pendungkung dan penghambat penyelenggaraan
program.
Berdasarkan definisi sistem dan monitoring, dapat disimpulkan Sistem Monitoring adalah
suatu sistem yang berfungsi melakukan pengawasan secara teratur dan berkesinambungan
untuk memastikan tingkat kesesusaian pelaksanaan sebuah proses. Dari hasil pelaksanaan
monitoring dapat diketahui kelemahan serta kelebihan suatu sistem yang diterapkan. Setelah
membahas tentang sistem, monitoring, tujuannya serta definisi sistem monitoring berikutnya
dilanjutkan pada tahap metode yang akan digunakan dalam pengembangan sistem, dalam hal
ini pengembangan sistem monitoring kehadiran karyawan / pegawai pada Yayasan Pendidikan
Kristen Bethel.
A3. Metode Pengembangan Sistem
Dalam membangun / mengembangkan sistem monitoring kehadiran pegawai / karyawan
pada Yayasan Pendidikan Kristen Bethel,dilakukan dengan mengacu pada metode
pengembangan SDLC (System Development Life Cycle). SDLC (System Development Life
Cycle) atau Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah adalah proses pembuatan dan

12
pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan
sebuah sistem. Telah diuraikan sebelumnya bahwa yang melatar belakangi rencana
pengembangan sistem (penelitian) ini adalah hasil evaluasi dari sistem yang sedang berjalan
yakni ditemukannya beberapa kelemahan – kelemahan dari sistem tersebut yang dampaknya
sangat menggangu proses-proses yang terdapat dalam organisasi / yayasan. Adapun tahapan –
tahapan pengembangan sistem dalam SDLC atau Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah
sebagai berikut :
a. Survey dan Perencanaan Sistem (System Planning)
Tahap ini adalah tahap melakukan survey agar mempunyai gambaran mengenai
sistem yang sedang berjalan. Perencanaan Sistem merupakan pedoman
untuk melakukan pengembangan sistem, dengan adanya perencanaan sistem,
pengembangan sistem diharapkan dapat berjalan dengan baik.
b. Analisis Sistem (System Analysis)
Tahap ini mencakup penentuan lingkup sistem yang diusulkan,menentukan garis
batas sistem dan pengumpulan data, menentukan persyaratan hardware dan
software serta mengindentifikasi kebutuhan informasi para pemakai sistem.
c. Desain Sistem (System Design)
Desain sistem merupakan tahapan untuk mendefinisikan kebutuhan – kebutuhan
fungsional mempersiapakan rancang bangun implementasi, menggambarkan
sistem yang akan dibentuk serta mengkonfigurasi komponen – komponen
perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
d. Pembuatan Sistem
Perancangan sistem yang dikembangkan dari desain yaitu termasuk tahap
pemograman. Tahap pemograman adalah menterjemahkan skema fisik kedalam
struktur database yang akan menjadi sistem final atau akhir. Pada tahap ini
dilakukan pembuatan program komputer atau program aplikasi yang baru atau
modifikasi program aplikasi yang telah ada sebelumnya.
e. Implementasi Sistem (System Implementation)
Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk
dioperasikan. Adapun langkah – langkahnya antara lain :
 Menerapkan rencana implementasi
 Melakukan kegiatan implementasi
 Tindak lanjut implementasi

13
f. Pemeliharaan Sistem (System Maintenace)
Pada tahap ini mencakup seluruh aktivitas yang berkaitan dengan penggunaan dan
pemeliharaan sistem database yang baru. Kegiatannya mencakup pemantauan
kinerja dan kepuasan pemakai terhadap sistem baru agar dapat menentukan perlu
tidaknya sistem tersebut direvisi atau dimodivikasi (Henry C. Lucas Junior 2010,
Structured System Development Life Cycle Method)
Di bawah ini ditampilkan gambar bagaimana tahapan – tahapan dalam SDLC
berlangsung.

Gamabar 2.1 Siklus Pengembangan Hidup Sistem atau SDLC
B. Metode Pencatatan Kehadiran Karyawan / Pegawai
Kehadiran karyawan merupakan faktor utama pada sebuah instansi atau perusahaan
dalam mencapai tujuan. hal ini berkaitan pada kedisiplinan dan berdampak pada baik
buruknya manajemen perusahaan ataupun kualitas sumber daya manusia itu sendiri, dampak
yang terjadi dapat berupa kurangnya output dari hasil produksi. Banyak manajemen
perusahaan / yayasan menindak lanjuti minimnya tingkat kehadiran karyawan dalam
mendukung operasinal perusahaan / yayasan dengan cara melakukan pemotongan gaji dari
setiap karyawan yang tidak hadir pada waktu kerja. Oleh karena itu, perlu adanya pendataan

14
khusus untuk mencatat kehadiran dan ketidakhadiran karyawan agar keberadaan karyawan
dalam melakukan aktifitas kerja tercatat dengan baik. Banyak cara atau yang lebih dikenal
dengan istilah sistem monitoring yang digunakan untuk memonitor pelaksanaan absensi
karyawan, dimana semuanya itu bertujuan untuk upaya pencapaian sasaran organisasi secara
maksimal.
Sistem Monitoring Kehadiran Pegawai / Karyawan adalah Sistem yang berfungsi
mengawasi pencatatan jam kedatangan serta jam pulang kerja karyawan pada suatu kantor
pemerintahan maupun swasta. setiap pegawai / karyawan terkait jam kerjanya dimulai dari
jam kedatangan dan jam pulang seorang pegawai / karyawan. Dalam suatu instansi baik
pemerintah maupun swasta sudah ditetapkan satu sistem yang berlaku mengenai jam kerja
seorang pegawai / karyawan, adapun komponen – komponen terkait jam kerja tersebut yaitu :
Jam mulai bekerja sampai dengan

jam akhir bekerja. Tercapainya standar

jam kerja

departemen atau perusahaan yang diterapkan, dalam pelaksanaanya harus didukung oleh
adanya satu sistem monitoring yang baik didalam pelaksanaan absensi jam kedatangan dan
jam pulang pegawai / karyawan serta rasa tanggung jawab yang tinggi dari setiap pegawai
terhadap jam kerja setiap hari dari perusahaan. Salah satu sistem monitoring (alat pencatat)
kedatangan dan pulang pegawai / karyawan yang popular dan banyak digunakan adalah
sistem pencatatan dengan model kartu (kartu ceklok) Amano. Awalnya penggunaan
monitoring dengan kartu absensi dirasa cukup efektif yaitu dapat mendukung dalam
memonitor waktu kedatangan dan waktu pulang pegawai / karyawan dalam pelaksanaan
sistem kerja yang sudah ditetapkan, namun seiring berjalannya waktu ditemukan banyaknya
kelemahan yang sangat signifikan dari sistem monitoring ini yang dapat mengganggu serta
merugikan instansi atau perusahaan yaitu kemungkinan terjadinya pelaksanaan absen fiktif
oleh seorang pegawai dimana kondisi tersebut juga yang menjadi objek dari penelitian yang
dilakukan pada Yayasan Perguruan Kristen Bethel.
Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan tehnologi, khususnya tehnologi
informasi semakin terasa dampaknya terhadap setiap segi kehidupan. Terkait hal tersebut
bagaimana dampak perkembangan tehnologi informasi pada yayasan perguruan Kristen
Bethel Petamburan yakni pada monitoring kehadiran pegawai, dimana tehnologi yang

15
digunakan dalam memonitor jam kedatangan dan jam pulang pegawai pada saat ini masih
menggunakan tehnologi model absen kartu ceklok (konvensional), dimana pola kerja model
ini adalah dengan membaca fitur pada kartu absen. Dari pengamatan penulis selama
berlangsungnya penelitian ini, pelaksanaan monitoring jam kedatangan dan jam pulang
dengan menggunakan mesin kartu absensi terdapat kelemahan yang sangat mendasar dan
secara garis besar akan merugikan instansi, yaitu dengan model ini pelaksanaan absensi
kedatangan dan absensi kepulangan dapat dilakukan oleh orang yang tidak berkompeten
(dengan titip absen), sehingga akan ditemukan jam kerja standar seorang pegawai yang
ditetapkan instansi/yayasan tidak sesuai dengan jam kerja nyata di lapangan yang disebabkan
oleh lemahnya sistem monitoring jam kedatangan dan kepulangan pegawai / karyawan
tersebut, semuanya itu dapat berlangsung disebabkan oleh adanya sisi kelemahan tehnologi
yang dimanfaatkan oleh para karyawan / pegawai. Kondisi tersebut bisa menimbulkan
dampak pada lemahnya tanggung jawab pegawai / karyawan terhadap pekerjaan, yang
berakibat pada terganggunya setiap proses yang ada dalam instansi / yayasan. Dalam rencana
perbaikan / pembenahan, selain pembenahan kelemahan dari sisi penggunaan tehnologi, juga
perlu membenahi dari sisi sumberdaya manusia (Prof DR H Abdurrahmat Fathoni, M.SI).
Salah satu indikator kedisiplinan pegawai, dapat dilihat dengan adanya pemenuhan kehadiran
bekerja pada jam kerja kantor yang telah ditentukan, sesuai dengan peraturan yang berlaku
dengan melibatkan proses pengendalian kinerja agar berhasil guna dan berdaya guna secara
rutin dalam tugasnya sehari-hari di kantor, hal ini dapat dicapai bila ada dukungan yang baik
dari setiap komponen-komponen dari sistem kerja yang sudah ditetapkan.
Dari paparan di atas serta pendapat para ahli, bahwa perlu dilakukan suatu pembenahan
terhadap kelemahan sistem yang lama dalam hal ini : penggunaan teknologi dalam
memonitor jam kehadiran pegawai, pembenahan mental sumberdaya manusia, serta
mekanisme-mekanisme yang lain, sehingga tercipta suatu sistem kerja yang baik dan solid,
oleh karena itu penulis sesuai dengan judul dari peneliatian ini yaitu Pemanfaatan Teknologi
Informasi Untuk Memonitor Jam Kerja Karyawan dalam hal ini alat yang akan digunakan
dalam mendukung penelitian ini yakni mesin absensi Sidik Jari atau Finger Scan Machine.
C. Mesin Absensi Finger Scan

16
Mesin absensi sidik jari atau scan finger machine adalah mesin absensi dengan teknologi
biometrik. Biometrik berasal dari bahasa Yunani yaitu bios artinya hidup dan metron yang
artinya mengukur. Dalam dunia teknologi informasi biometrik sangat relevan dengan
teknologi yang digunakan untuk menganalisa fisik dan perilaku manusia dalam autentifikasi
atau validasi pengguna (wikipedia.org/wiki/Biometrik). Pengidentifikasian dengan biometrik
sangat khas, karakteristik yang terukur digunakan untuk mengidentifikasi individu, dua
kategori pengidentifikasi biometrik meliputi karakteristik fisiologis dan perilaku.
Karakteristik fisiologis berhubungan dengan bentuk tubuh yakni sidik jari, pengenalan wajah,
DNA, telapak tangan, geometri tangan dan bau / aroma. Karakteristik perilaku terkait
perilaku sesorang.
Dari sekian banyak teknologi biometrik, penggunaan teknologi sidik jari yang paling
banyak digunakan disebabkan tingkat akurasinya lebih baik serta harganya relativ lebih
murah dari pada teknologi biometrik yang lain. Peralatan ini bekerja dengan metoda
mengambil gambar dari sidik jari dan membedakan setiap pola atau alur dari sidik jari
tersebut kemudian memutuskan apakah pola alur sidik jari dari gambar yang diambil sama
dengan pola alur sidik jari yang ada dalam database yang telah tersimpan pada saat dilakukan
endroll (Darma Putra 2009). Beberapa tehnik pembacaan sidik jari oleh mesin absensi sidik
jari tersebut, antara lain:


Optis
Dengan tehnik ini, pola sidik jari direkam atau discan dengan menggunakan cahaya. Alat
perekam (fingerprint scanner) yang digunakan adalah berupa kamera digital. Tempat
untuk meletakkan ujung jari disebut permukaan sentuh (scan area). Di bawah scan area,
terdapat lampu atau pemancar cahaya yang menerangi permukaan ujung jari. Hasil
pantulan cahaya dari ujung jari ditangkap oleh alat penerima yang selanjutnya
menyimpan gambar sidik jari tersebut ke dalam memori.
Kelemahan metode ini adalah hasil scanning sangat tergantung dari kualitas sidik jari,
jika kualitas sidik jari miskin (poor) atau luka, maka kualitas hasil pembacaan akan tidak
bagus. Kelemahan lain adalah tehnik ini bisa diakali dengan jari palsu. Tapi tehnik ini



mempunyai keuntungan mudah dilakukan dan tidak membutuhkan biaya yang mahal.
Ultra Sonik
Tehnik ini hampir sama dengan tehnik yang digunakan dalam dunia kedokteran. Dalam
tehnik ini, digunakan suara berfrekuensi sangat tinggi untuk menembus lapisan epidermal

17
kulit. Suara frekuensi tinggi tersebut dibuat dengan menggunakan transducer
piezoelectric. Setelah itu, pantulan energi tersebut ditangkap menggunakan alat yang
sejenis. Pola pantulan ini dipergunakan untuk menyusun citra sidik jari yang dibaca,
dimana dengan cara sperti ini, tangan yang kotor tidak menjadi masalah. Demikian juga


dengan permukaan scanner yang kotor tidak akan menghambat proses pembacaan.
Kapasitans
Tehnik ini menggunakan cara pengukuran kapasitant untuk membentuk citra sidik jari.
Scan area berfungsi sebagai lempeng kapasitor, dan kulit ujung jari berfungsi sebagai
lempeng kapasitor lainnya. Karena adanya ridge (gundukan) dan valley (lembah) pada
sidik jari, maka kapasitas dari kapasitor masing-masing orang akan berbeda. Kelemahan
ini adalah adanya listrik statis pada tangan. Untuk menghilangkan listrik statis ini, tangan



harus digrounding.
Thermal
Tehnik ini menggunakan perbedaan suhu antara ridge (gundukan) dengan valley (lembah)
sidik jari untuk mengetahui pola sidik jari. Cara yang dilakukan adalah dengan
menggosokkan ujung jari (swap) ke scan area. Bila ujung jari hanya diletakkan saja,
dalam waktu singkat, suhunya akan sama karena adanya proses keseimbangan.

Demikian beberapa tehnik pembacaan mesin absensi sidik jari, hal ini juga snagat berperan
dalam

menentukan

model

yang

akan

digunakan

dalam

penelitian

(http://masthink.wordpress.com/2012/11/13/teknis-dan-cara-kerja-mesin-sidik-jari-finger-print/).
B.1 Jenis-Jenis Mesin Sidik Jari atau Finger Print.
1a. Magic Pass Fingerprint Access Control
Merupakan alat yang dapat digunakan sebagai Akses kontrol pintu dan juga Mesin
Abensi Sidik Jari. Magic Pass didesain baik untuk Hotel, Apartement, Multi Family
Houses, Perkantoran maupun untuk sekolah- sekolah. Alat ini juga dilengkapi dengan
sensor dan algoritma dalam mengidentifikasikan pengguna yaitu berupa sensor sidik jari
dan PIN. Alat ini mempunyai autentifikasi yang cepat dan akurat dengan beberapa media
autentifikasi seperti sidik jari, password, maupun kombinasinya, selain itu Magic Pass
ini juga dapat digunakan sebagai pengatur jam kerja (work hour management) misalkan

18
jam masuk kantor, jam istirahat kantor, jam keluar kantor, dan juga waktu untuk kembali
bekerja. Pemilik juga dapat mencetak Report yang telah disimpan dengan menggunakan
Software. Dengan menggunakan alat ini, system security pemilik perkantoran menjadi
lebih efisien. Magic Pass didesain dengan system TCP/IP sehingga dapat diintegrasikan
dengan Network. Selain itu cover mesin tersedia dalam berbagai warna sehingga dapat
disesuaikan dengan interior rumah / bangunan (http://www.griyatekno.com/magic-passfingerprint-access-control-p-354.html).

Gambar 2.1 Magic Pass Fingerprint Access Control
1b. Mesin Absensi Sidik Jari A-2000
Mesin absensi sidik jari yang dirancang secara khusus sehingga dapat bekerja secara
Mobile karena telah di lengkapi internal litium baterai didalamnya dan USB Charger
untuk dapat menerima power hanya dari kabel USB saja. Mesin ini tidak memerlukan
installasi di dinding dan kabeling yang rumit, tinggal diletakan di meja saja, langsung
dapat beroperasi. Mesin ini juga telah dilengkapi dengan kabel usb untuk koneksi ke
Komputer.
Fitur-fitur software absensi sidik jari A-2000 :







Pengaturan Karyawan (manage karyawan)
Mengelola shift kerja (mengelola model kerja karyawan)
Perhitungan keterlambatan, pulang cepat, lembur, dan jumlah jam kerja.
Fasilitas mencatat : sakit, ijin, dan cuti, serta koreksi transaksi absensi.
Jangka laporan bisa harian, bulanan, laporan bentuk terperinci, dan rekapituliasi.
Perhitungan Gaji dan Formulanya, serta dapat langsung mencetak Slip Gaji



Karyawan.
Fasilitas Customize Format Laporan, Export Data, dll.

19


Tersedia juga Free SDK (Software Development Kit), manual dan contoh source
code untuk pengembangan aplikasi lebih lanjut.

Kelebihan-kelebihan Mesin Absensi Sidik Jari A-2000 :


Internal litium baterai, mesin ini telah dilengkapi baterai litium internal, sehingga



dapat beroperasi meskipun padasaat kondisi listrik padam.
USB Charger, mesin ini mengunakan port USB untuk input arus listriknya,
sehingga selain dari power listrik, mesin ini dapat juga menerima power input dari
USB Port yang ada di PC, Laptop bahkan colokan power rokok di mobil. Data
absensi dapat ditarik ke komputer, lalu mencetak berbagai macam laporan
kehadiran, dan dapat juga digunakan untuk perhitungan laporan pengajian.

1c. Mesin Absensi Sidik Jari Magic Plus Attendance System
Mesin Absensi Sidik Jari Magic Plus Attendance System adalah mesin absensi sidik
jari yang menggunakan teknologi biometric yang terbaru, dimana pemaki dapat
menggunakan kombinasi Sidik Jari ( fingerprint) atau Password. Peralatan ini
didesain baik untuk hotel, apartement, multi family houses, perkantoran maupun
untuk sekolah- sekolah. Pemilik juga dapat mencetak laporan atau report yang telah
disimpan dengan menggunakan software. Selain dilengkapi dengan text navigator,
alat ini juga ini disertai dengan voice navigator untuk memudahkan penggunaan
(http://wahanasukses.com/index.php/fingerprint/absensi-sidik-jari.html?
dir=desc&limit=25&mode=list&order=position).

20
Gambar 2.2 Mesin Absensi Sidik Jari Magic Plus Attendance System
1d. Mesin Absensi Sidik Jari Magic SSF Access Time Attendance
Magic SSF adalah Finger print Reader yang juga dilengkapi dengan USB port.
Dengan adanya USB port data absensi sidik jari dapat di simpan (bakck-up) ke media
lain dengan mudah. Magic SSF ini didesain baik untuk hotel, apartement, multi
family houses, perkantoran maupun untuk sekolah- sekolah. Alat ini juga dilengkapi
dengan sensor dan algoritma dalam mengidentifikasikan pengguna yaitu berupa
sensor sidik jari dan PIN. Reader ini telah dilengkapi dengan software yang
memungkinkan pengguna mencetak berbagai jenis laporat atau report yang berkaitan
dengan absensi atau time attendance (http://www.griyatekno.com/magic-ssf-accesstime-attendance-p-408.html)

Gambar 2.3 Mesin Absensi Sidik Jari Magic SSF Access Time Attendance
1e. Mesin Absensi Sidik Jari Nitgen Fingerprint Access Control
Nitgen Finger print Access Control adalah Controller yang digunakan sebagai media
untuk akses pintu atau door access dan juga sebagai mesin absensi sidik jari. Finger
Print Access Controller ini didesain baik untuk hotel, apartement, multi family
houses, perkantoran maupun untuk sekolah- sekolah. Alat ini juga dilengkapi dengan
sensor dan algoritma dalam mengidentifikasikan pengguna yaitu berupa sensor sidik
jari dan PIN. Alat ini mempunyai autentifikasi yang cepat dan akurat dengan
beberapa media autentifikasi seperti sidik jari, password, RF Card (Optional) maupun

21
kombinasinya. Dengan menggunakan alat ini sistem absensi (Time Attendance) dan
akses kontrol pintu menjadi lebih terkontrol dan efisien. Nitgen Access Control
didesain dengan system TCP/IP sehingga dapat diintegrasikan dengan Network
(http://www.griyatekno.com/nitgen-fingerprint-access-control-p-212.html).

Gambar 2.4 Mesin Absensi Sidik Jari Nitgen Fingerprint Access Control
D. Mengapa Menggunakan Mesin Absensi Sidik Jari atau Finger scan Machine.
Telah diuraikan sebelumnya, bahwa sistem monitoring yang digunakan saat ini yaitu
sistem monitoring kehadiran pegawai dengan mesin absensi kartu (ceklok kartu absen)
Amano mempunyai kelemahan yaitu dimungkinkan terjadinya penyimpangan dalam
pelaksanaan absensi (absensi dilakukan oleh orang tidak berwenang) yang mengakibatkan
terjadinya manipulasi jam kedatangan kerja, jam pulang kerja, serta manipulasi total jam
kerja harian tidak sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan oleh instansi / perusahaan,
dimana semuanya itu dapat mengganggu proses dalam instansi / perusahaan dalam hal ini
proses belajar mengajar serta kerugian secara finansial bagi Yayasan Perguruan Kristen
Bethel.
Sebagai jalan keluar atau way out atas permasalahan yang sudah dipaparkan di atas,
sudah ditekankan penggunaan peralatan mesin absensi sidik jari atau scan finger machine
untuk mendukung pelaksanaan penelitian ini, serta juga dengan berbagai pertimbangan atas
keakuratan kerja yang dimiliki oleh mesin absensi sidik jari atau finger scan machine sebagai

22
teknologi biometrik. Penyimpangan dalam pelaksanaan absensi yang tidak beryanggung
jawab tersebut (titip absen) berdampak sangat luas bagi yayasan yaitu pembayaran honor /
gaji yang tidak sesuai dengan jam dan beban kerja yang sesungguhnya, serta pencapaian
sasaran belajar mengajar yang tidak optimal. Jadi jelas sudah alasan penggunaan sistem
monitoring absensi sidik jari atau finger scan yaitu :
1. Dapat menekan terjadinya penyimpangan pelaksanaan absensi pegawai /
karyawan
2. Pembayaran gaji / honor pegawai sesuai dengan jam serta beban kerja yang
3.
4.
5.
6.
7.

ditetapkan oleh yayasan.
Pencapaian sasaran belajar mengajar dapat dilakukan
Peningkatan disiplin pegawai dapat dilakukan.
Sidik jari sangat unik
Dapat mendukung peningkatan produktifitas pegawai / karyawan
Tingkat keamanan data sangat baik

Secara keseluruhan alasan penggunaan peralatan mesin absensi sidik jari atau finger
scan sebagai jalan keluar atau way out terhadap masalah yang ditemukan dalam
penelitian ini. Berikut ini tabel perbandingan kelemahan dan keunggulan antara mesin
absensi kartu ceklok dengan mesin absensi sidik jari atau finger scan machine .
E. Perbandingan Finger Scan Machine dengan Mesin Konvensional ( Kartu Ceklok )
Dalam sistem konvensional yaitu sistem mekanik dimana setiap karyawan harus
memasukkan sebuah kartu absensi ke dalam mesin absensi dan akan dicetak jam
absensinya, dan juga sistem yang lebih canggih yaitu dengan menggunakan badge. Ada 3
jenis badge yaitu barcode, magnetik dan proximity. Biasanya penggunaan badge ini
dengan cara menggesek badge tersebut ke alat absensi atau dengan cara mendekatkannya
saja. Pada sistem konvensional, karyawan bisa melakukan absensi tanpa harus hadir
karena karyawan tersebut dapat menitipkan pada rekan kerjanya, dengan demikian, data
absensi karyawan bisa diragukan kebenarannya karena sulit diketahui apakah karyawan
tersebut benar-benar melakukan absen sendiri atau diabsenkan oleh temannya. Sebagian
besar masalah yang terjadi di perusahaan adalah kurangnya etikad baik dari karyawan
untuk melakukan absensi sendiri, jadi perusahaan tentu akan dirugikan dengan kondisi
tersebut yaitu adanya manipulasi jam kedatangan dan jam pulang.

23
Pemanfaatan teknologi informasi “ Mesin Absensi Sidik Jari atau Finger Scan
Machine “ merupakan upaya kongkrit dari yayasan untuk memperbaiki sisi kelemahan
sistim monitoring yang lama yaitu bahwa total jam kehadiran / kerja per absensi = total jam
kerja nyata setiap hari, serta mendidik kedisiplinan pegawai / karyawan dimana semuanya
itu bermuara pada perbaikan secara menyeluruh pada proses - prose yang ada, bahkan
sistem ini juga dapat digunakan untuk menghitung jumlah honor / gaji serta upah lembur
setiap pegawai / karyawan.

F. Tujuan Pemanfaatan Teknologi Mesin Absensi Sidik Jari atau Finger scan Machine
Adapun tujuan dari penggunaan teknologi ini adalah :


Tercapainya jumlah jam serta beban kerja pegawai sesuai dengan ketentuan yang








sudah ditetapkan oleh yayasan
Mendorong terciptanya pelayanan pelanggan yang memuaskan
Meningkatkan disiplin pegawai / karyawan
Mendukung pelayanan untuk terciptanya proses belajar – mengajar yang kondusif
Pembayaran gaji / honor pegawai / karyawan yang responsibel
Terciptanya lingkungan kerja yang baik.
Menjamin keamanan data

Alat ini juga dilengkapi dengan sensor dan algoritma dalam mengidentifikasikan
pengguna yaitu berupa sensor sidik jari dan PIN, selain itu juga telah dilengkapi dengan
perangkat lunak atau software yang memungkinkan pengguna mencetak berbagai jenis
laporan atau report yang berkaitan dengan absensi, gaji maupun lembur.
G. Alat Pengembangan
1. Data Flow Diagram (Diagram Arus Data)
Adalah alat yang digunakan pada metodologi pengembangan terstruktur, yang
berfungsi menggambarkan system monitoring yang sedang berjalan maupun sistem
yang sedang dikembangkan. Syarat utama DAD adalah dapat digambarkan dengan
baik dan jelas, pemberian nama beserta komponen lainnya harus konsisten, nama
proses didefinisikan dengan kata kerja dan nama aliran data dengan kata benda.
Simbol yang digunakan dalam diagram ini ada 4 simbol yakni :

24
a. Menggambarkan kesatuan luar (external entity)
External entity merupakan batasan yang memisahkan suatu system dengan
lingkungan luarnya, dimana sistem akan meminta input dan menghasilkan output
pada lingkungan luarnya. External entity dapat berupa :
-

Suatu kantor, departemen, di luar system yang dikembangkan.

-

Orang atau sekelompok orang pada organisasi diluar system yang
dikembangkan.

-

Sistem lain

-

Penerima akhir laporan.

b. Proses
Adalah kegiatan yang dilakukan orang, mesin atau computer dari hasil suatu arus
data yang masuk kedalam proses. Untuk Physical Data Flow Diagram (PDFD),
proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atau computer, sedangkan untuk
Logical Data Flow Diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjuk pada proses
dari computer. Suatu proses dapat ditunjukan dengan simbol lingkaran Atau
symbol empat persegi panjang tegak dengan sudut – sudutnya tumpul.
c.

D ata Flow (Arus data)
Arus data dalam DAD diberi symbol tanda panah, arus data menggambarkan arus
data yang mengalir diantara proses, tempat penyimpanan data dan kesatuan luar.
Arus data dapat berupa :
-

Formulir atau dokumen

-

Laporan tercetak

-

Tampilan dilayar

-

Surat – surat atau memo

-

Data yang dibuat atau direkam

d. Data Store (Simpanan Data)

25
Berguna untuk menyimpan data hasil proses maupun menyediakan data untuk
diproses. Data Store dapat berupa :
-

File database dalam computer

-

Arsip atau catatan manual

-

Tabel acuan manual

-

Agenda atau buku

2. Entity RelationshipDiagram (ERD)
ERD adalah diagram konseptual yang menjelaskan hubungan antar penyimpanan
dalam DAD yang digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar
data yang sifatnya relative kompleks. Dengan ERD dapat dilakukan pengujian model
dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan, serta dapat menjawab pertanyaan
seperti : Data apa yang diperlukan ?, bagaimana data yang satu berhubungan dengan
data lain ? . ERDmenggunakan sejumlah notasi atau symbol untuk menggambarkan
struktur dan hubungan antar data.
3. Data Dictionary (Kamus Data)
Kamus data berfungsi untuk mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai
berikut :
a. Menjelaskan aliran data dan penyimpanan dalam DAD
b. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran, misalnya
alamat diuraikan menjadi kota, negara dank ode pos.
c. Mnedskripsikan komposisi penympanan data
d. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran
data
e. Mendeskripsikan hubungan detil anatara penyimpanan yang akan menjadi titik
perhatian dalam ERD

N

Simbol

Keterangan

26

O
1
2
3
4
5
6
7
8

=
+
()
{}
[]
**
@
!

Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjadi, arti
Dan
Optional (Boleh ada boleh tidak ada)
Pengulangan
Memilih salah satu dari sejumlah alternatif
Komentar
Identifikasi atribut kunci
Pemisah sejumlah alat, pilihan antar symbol [ ]
Tabel Simbol Kamus Data

H. Basis Data (Data Base)
Basis data adalah merupakan kumpulan darai data yang saling berhubungan satu dengan
yang lainnya, tersimpan dalam perangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak
untuk memanipulasinya. Terdapat tiga (3) hal yang berhubungan dengan basis data, yaitu :
1. Data yang diorganisasikan dalam bentuk basis data (data base)
2. Simpanan permanen (storage) yang digunakan untuk menyimpan basis data.
Simpanan ini mrupakan bagian dari teknologi perangkat keras yang digunakan dalam
sistem informasi berbentuk hard disk.
3. Perangkat lunak untuk memanipulasi basis data, dimana perangkat lunak ini dapat
dibuat sendiri dengan menggunakan bahasa pemrograman komputer, akan tetapi
untuk penelitian ini, perangkat lunak menggunakan perangkat lunak yang sudah satu
paket serta disediakan oleh pembuat mesin absensi finger scan. Perangkat lunak ini
pada umumnya disebut dengan Data Base management System (DBMS).

27

BAB 3
ANALISA SISTEM
3.1.

Profil Yayasan
Yayasan Pendidikan Kristen Bethel Berdiri pada Tahun 1954 dan dipimpin oleh Bapak

alm DR. H. L. Senduk, pada awalnya yayasan mengelola sekolah setingkat yang pada saat itu
disebut SR atau Sekolah Rakyat. Ada pun yang melatar belakangi pendirian sokolah Kristen
pada saat itu adalah desakan kebutuhan pada bidang pendidikan warga sekitar Petamburan
khususnya warga golongan ekonomi lemah.
Seiring berjalannya waktu, untuk menampung para lulusan SD, serta bertambahnya
jumlah siswa serta meningkatnya minat para orang tua menyekolahkan putra – putrinya pada
sekolah Bethel, maka pada tahun 1962 didirikan SMP Kristen Bethel. Karena keterbatasan
ruangan kelas yang akan di gunakan dalam proses belajar mengajar dalam operasionalnya
dibagi dalam dua sekolah yaitu SMP Kristen Bethel 1 Siang dan SMP Kristen Bethel 2 Pagi.
Pada tahun 1976 Yayasan Pendidikan Bethel mendirikan sekolah untuk usia anak – anak 4 –
6 tahun yaitu sekolah TK atau Sekolah Taman Kanak – Kanak.
Dengan semakin berkembangnya cakupan sekolah yayasan pendidikan Kristen Bethel
mulai dari TK, SD dan SMP, yang juga disertai rasa tanggung jawab untuk memenuhi

28
semakin meningkatnya permintaan untuk tenaga pengajar atau guru sekolah, oleh sebab itu
pada tahun 1989 yayasan juga mendirikan sekolah untuk pendidikan guru yaitu SPG. Untuk
mengikuti kebijakan pemerintah untuk meningkatkan mutu pendidikan guru pata tahun 1991
yayasan mendirikan program DII – PGSD dan pada saat bersamaan disebabkan adanya
perubahan kebijakan pemerintah terhadap sekolah kejujuruan yang mengakibatkan
SPGKristen Bethel beralih fungsi menjadi SMA Kristen Bethel. Dukungan pmerintah yang
sangat aktif menjadi kekuatan tambahan dalam pengembangan diri, hingga saat ini yayasan
pendidikan Pendidikan Kristen Bethel telah mempunya gedung yang cukup kompetitif.

3.1.1. Visi dan Misi Yayasan
Adapun Visi dari Yayasan Pendidikan Kristen Bethel adalah Menjadi lembaga
pendidikan Kristen yang dipercaya masyarakat.
Misi dari Yayasan Pendidikan Kristen Bethel adalah :
a. Memeberikan pendidikan yang baik kepada peserta didik aga mandiri, berguna
dan mempunyai karakter sesuai dengan iman kristiani.
b. Membantu peserta

didik

untuk mengalami

proses

pendidikan

yang

memampukannya bertumbuh secara utuh sehingga dapat menjankan tugas –
tugasnya sebagai manusia yang bertanggung jawab terhadap Allah, manusia
dan masyarakat serta dunia secara keseluruhan.
c. Menjadi mitra pemerintah dalam pembangunan nasional dan bidang
pendidikan formal mewujudkan cita – cita nasional yaitu terciptanya manusia
yang adil, makmur dan sejahtera berdasarkan UUD 1945 dan Pancasila.
3.1.2. Struktur Organisasi
Seperti kita ketahui, semakin besar suatu organisasi, semakin banyak pula jumlah
personil atau tenaga kerja manusia yang dibutuhkan, serta semakin banyak pula jenis
pekerjaan yang harus dilaksanakan. Demikian pula sebaliknya, semakin kecil organisasi,
semakin kecil tenaga manusia yang dibutuhkan dan semakin sedikit jenis pekerjaan yang
harus dilaksanakan. Kelangsungan hidup sebuah organisasi sebenarnya berkaitan erat
dengan proses perilaku manusianya yang dapat memperkuat roh atau jiwa bagi

29
kedinamisan sebuah struktur organisasi. Gibson (2010) menyatakan bahwa struktur
organisasi merupakan pola formal kegiatan dan hubungan di antara berbagai sub-unit
dalam sebuah organisasi. Menurut pandangan Gibson, kita dapat melihat struktur
organisasi sebagai :
a. Bagan dari susunan kotak-kotak yang berarti struktur yang bersifat statis.
b. Hubungan kegiata