PROPOSAL PENATAAN ARSIP DI LINGKUNGAN BA

PROPOSAL PENATAAN ARSIP DI LINGKUNGAN BAGIAN TATA USAHA
PUSAT INFORMASI DAN HUBUNGAN MASYARAKAT

I. LATAR BELAKANG
Dengan memperhatikan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan dan semakin meningkatnya permintaan informasi secara cepat,
tepat dan akurat dalam rangka menjalankan tugas pokok dan fungsi diperlukan
pengelolaan informasi secara efektif dan efisien. Salah satu sumber informasi yang
terpenting adalah Arsip. Namun kenyataannya dalam penemuan kembali (temu balik)
arsip di instansi/organisasi pemerintah, swasta maupun perorangan secara cepat, tepat
dan akurat tidaklah mudah, hal ini dikarenakan belum disadarinya akan pentingnya
nilaiguna arsip sebagai sumber informasi, akuntabilitas kegiatan instansi dan sebagai
bahan bukti pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, belum
tersusun dan tertatanya arsip/dokumen secara benar sesuai dengan kaidah-kaidah
kearsipan, dan belum dimilikinya sarana jalan masuk untuk memudahkan penemuan
kembali (temu balik) arsip sewaktu-waktu dibutuhkan pimpinan.
Untuk memenuhi maksud tersebut di atas, sangat memerlukan adanya
pengelolaan arsip inaktif yang sistematis, efektif dan efisien dengan didukung oleh
sarana dan prasarana yang memadai seperti sumber daya manusia, anggaran,
metode/sistem dan peralatan kearsipan lainnya terutama untuk arsip yang substansial
sesuai tugas pokok dan fungsi sehingga diperoleh sistem penemuan kembali (temu

balik) arsip dapat dilakukan dengan mudah, cepat, tepat dan akurat, yang sekaligus
merupakan sumber informasi utama dan pertanggungjawaban kegiatan instansi yang
harus diselamatkan dan dilestarikan oleh yang pada akhirnya akan semakin
memudahkan pimpinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan.
II.

MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dan Tujuan dari pengelolaan informasi melalui kegiatan pemilahan,
penilaian, pembenahan dan penataan arsip, adalah agar semua kegiatan pengelolaan
arsip tersebut menjadi efisien dan efektif sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan

adanya keseragaman dalam pengelolaan kearsipan sejak arsip diciptakan sampai
dengan penyusutan sehingga arsip yang tersimpan senantiasa terpelihara dengan baik,
utuh, lengkap dan aman terhindar dari segala kemungkinan dan resiko yang merugikan,
antara lain kerusakan dan kehilangan fisik arsip maupun informasinya oleh pihak-pihak
yang tidak bertanggungjawab.

III.

RUANG LINGKUP PEKERJAAN PENGELOLAAN INFORMASI MELALUI

KEGIATAN PEMILAHAN, PENILAIAN, PEMBAHAN, PENATAAN, ALIH MEDIA
ARSIP DAN PERAWATAN ARSIP INAKTIF DENGAN CARA FUMIGASI ARSIP
Ruang lingkup pekerjaan tersebut di atas adalah :

1.

Survai lapangan untuk mengetahui kondisi fisik dan informasi arsip/dokumen, sarana
dan prasarana yang ada;

2.

Pendataan jumlah arsip/dokumen yang akan dipilah, dinilai, dibenahi dan ditata sesuai
dengan kaidah kearsipan;

3.

Pendataan ukuran ruang penyimpanan arsip untuk mengetahui kebutuhan rak guna
penataan arsip;

IV.


4.

Pengelompokan arsip sesuai kurun waktu/tahun dan permasalahan;

5.

Pemilahan dan Penilaian Arsip dan Non Arsip;

6.

Pendeskripsian Arsip dan Penyimpanan Arsip ke dalam Boks Arsip;

7.

Pelabelan Boks yang berisi arsip dan Penataan Arsip pada rak;

8.

Pembuatan Daftar Arsip (DA) dengan entry data;


9.

Pebuatan Laporan Hasil Pekerjaan dan Penggandaan Daftar Arsip (DA).

KONDISI ARSIP/DOKUMEN INAKTIF SUBBAG TU PIH SAAT INI
Kondisi arsip inaktif yang ada sekarang ini belum diatur sebagaimana mestinya,
sehingga sering mengalami permasalahan dalam penemuan kembali arsip, hal itu
disebabkan oleh karena penataan arsipnya tidak dikelola dengan baik secara
profesional dan sesuai kaidah-kaidah kearsipan, sehingga menyulitkan penemuan
kembali/temu balik arsip sewaktu-waktu dibutuhkan pimpinan untuk pengambilan

kebijakan dan keputusan. Arsip-arsip yang tersimpan di Ruang Penyimpanan Arsip ratarata kondisinya sangat memprihatikan karena penyimpanannya diletakkan/ditumpuk
pada lantai, kardus-kardus, karung dan lemari-lemari rak kayu, rak besi tanpa ditata dan
disusun atau diatur sebagaimana mestinya
V.

KONDISI ARSIP/DOKUMEN INAKTIF YANG AKAN DATANG
Setelah dilaksanakan Pemilahan, Penilaian, Pembenahan dan Penataan Arsip Inaktif
akan mengalami perubahan yang sangat signifikan karena arsip-arsip yang tersimpan

di Ruang Penyimpanan Arsip sebagai berikut :

1.

Terdata dan Terekamnya informasi yang terkandung dalam arsip;

2.

Tertata dan Tersusunnya Arsip dalam boks dan rak-rak arsip sesuai dengan kaidahkaidah kearsipan;

3.

Tersedianya jalan masuk berupa Daftar Arsip Untuk Penemuan Kembali;

4.

Terciptanya Ruang Penyimpanan Arsip yang bersih, sehat, nyaman sehingga dapat
meningkatkan kinerja para petugas arsip atau arsiparis dalam melaksanakan kegiatan
pengelolaan kearsipan di Ruang Penyimpanan Arsip;


5.

Terwujudnya pelayanan arsip bagi pimpinan atau pengguna lainnya yang ingin
memanfaatkan sumber informasi yang terdapat dalam arsip;

6.

Terselamatkan dan terlestarinya arsip-arsip sebagai bahan bukti pertanggungjawaban
nasional kepada gereasi yang akan datang, Akuntabilitas kinerja instansi sebagai aset
negara.

V.

PELAKSANAAN PEKERJAAN PENGELOLAAN INFORMASI ARSIP MELALUI
KEGIATAN PEMILAHAN, PENILAIAN, PEMBAHAN, PENATAAN, ALIH MEDIA
ARSIP DAN PERAWATAN ARSIP INAKTIF DENGAN CARA FUMIGASI ARSIP
Tahapan pelaksanaan pekerjaan tersebut di atas sebagai berikut :

1.


Melakukan pengelompokan arsip sesuai unit kerja;

2.

Melakukan pemilahan arsip dan non arsip;

3.

Melakukan pendeskripsian arsip;

4. Melakukan penyimpanan arsip ke dalam boks arsip;
5. Melakukan pelabelan boks arsip sesuai dengan permasalahannya;
6.

Melakukan penataan arsip pada rak untuk memudahkan penemuan kembali arsip;

7.

Pembuatan Daftar Arsip dengan entry data;


8.

Penyerahan Laporan Hasil Pekerjaan dan Daftar Arsip dalam bentuk Hard Copy dan
Soft Copy.

VI.

WAKTU PELAKSANAAN PEKERJAAN PENGELOLAAN INFORMASI MELALUI
KEGIATAN PEMILAHAN, PENILAIAN, PEMBAHAN, PENATAAN, ALIH MEDIA
ARSIP DAN PERAWATAN ARSIP INAKTIF DENGAN CARA FUMIGASI ARSIP
Waktu pelaksanaan pekerjaan tersebut di atas adalah sesuai yang ditentukan .

VII. PEMBIAYAAN
Pembiayaan untuk pelaksanaan pekerjan pengelolaan informasi melalui kegiatan
pemilahan, penilaian, pembenahan dan penataan arsip dapat dilihat pada Rincian
Anggaran Biaya (RAB) terlampir.

VIII. SUMBER DAYA MANUSIA
Untuk melaksanakan pekerjaan tersebut didukung oleh sumber daya manusia yang
profesional di bidangnya sebanyak 2 (dua) orang.


X.

PENUTUP
Demikian proposal ”Pengelolaan Informasi melalui kegiatan Pemilahan, Penilaian,
Pembenahan dan Penataan Arsip Inaktif, Alih Media Arsip dan Perawatan Arsip dengan
cara Fumigasi Arsip, disusun untuk dapat digunakan sebagai acuan dalam pengajuan
anggaran pembiayaan pelaksanaan pekerjaan tersebut di atas, yang pada akhirnya
tujuan penertiban pengelolaan kearsipan dapat tercapai dengan baik dan lancar
mengingat kearsipan merupakan salah satu unsur penunjang/pendukung visi dan misi
Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat.

Demikian, atas perhatian dan kesediaan menerima proposal kami disampaikan
terima kasih, dan kami menunggu kabar selanjutnya.

Jakarta,

Januari

2014


CONTOH
RINCIAN ANGGARAN BIAYA (RAB)
PENGELOLAAN INFORMASI ARSIP MELALUI KEGIATAN
PEMILAHAN, PENILAIAN, PEMBENAHAN, PENATAAN, ALIH MEDIA ARSIP
DAN PERAWATAN ARSIP INAKTIF
TAHUN 2015
NO.
I

URAIAN
Pekerjaan Pengelolaan Informasi Arsip
Melalui Kegiatan Pemilahan, Penilaian,
Pembenahan dan Penataan Arsip Inaktif
dengan tahapan sebagai berikut :

VOLUME
240 M’
(Meter
Linier)


HARGA
SATUAN
(Rp.)
355.000

JUMLAH
(Rp.)
85.200.000

30.000

42.000.000

70.000

14.000.000

1. 1. Pengelompokan Arsip yang ada pada
Boks/
Kardus, Order, Map, Filing Cabinet sesuai
dengan Unit Kerja dan Tahun Penciptaan
Arsip;
2. Pemilahan Arsip dan Non Arsip,
3. Pendeskripsian Arsip ke dalam Kartu
Deskripsi;
3. Penyimpanan Arsip ke dalam Boks Arsip;
4. 4. Pelabelan Boks Arsip sesuai dengan
permasalah-annya;
5. 5. Penataan Arsip pada Rak untuk
memudahkan
dalam penemuan kembali arsip;
6. 6. Pembuatan Daftar Arsip dengan entry data;
7. 7. Penyerahan Laporan Hasil Pekerjaan dan
Daftar Arsip dalam bentuk Hard Copy dan Soft
Copy.
II

Pekerjaan Alih Media Arsip/ Scanning
dengan
tahapan sebagai berikut :
1. 1. Melakukan pemilahan dokumen yang akan
dialihmediakan sesuai urutannya;
2. 2. Melakukan pembukaan jilidan apabika
arsip/dokumen tersebut dijilid untuk
memudahkan pelaksanaan alih media;
3. 3. Melakukan penentuan indeks setelah
arsip/dokumen tersebut dialihmediakan;
4. 4. pembuatan daftar arsip/dokumen yang

1400
Lbr.
A4/F4
200 Lbr.
A3

telah dialihmediakan;
5. 5. Melakukan migrasi data hasil alihmedia ke
dalam aplikasi, apabila sudah tersedia
aplikasi;
6. 6. Melakukan penjilidan kembali
arsip/dokumen yang telah dialihmediakan
sesuai jilidan semula atau sesuai aslinya;
7. 7. Menyerahkan print out daftar
arsip/dokumen yang telah selesai
dialihmediakan dan sesuai data yang telah
dimigrasi ke dalam aplikasi dan CD hasil
alihmedia.
III

Pekerjaan Fumigasi Arsip/Dokumen
dengan tahapan sebagai berikut :

700 M3
(Meter
Kubik)

55.000

38.500.000

1. 1. Penutupan lobang/vertilasi yang ada pada
dinding ruangan yang akan difumigasi;
2. 2. Pengaturan arsip/dokumen yang akan
difumigasi;
3. 3. Penutupan lemari-lemari yang tidak perlu
dengan
4. Plastik agar tidak terkena obat fumigasi;
4. 5. Membuka boks, lemari, filing cabinet yang
berisi arsip/dokumen agar obat fumigasi dapat
masuk ke dalam arsip/dokumen;
6. Pelaksanaan fumigasi dengan obat
fumigasi yang
Bernama Fomifox atau Fotoxin dengan
dosis sesuai
Volume arsip/dokumen yang akan
difumigasi.
6. 7. Pembersihan sisa-sisa bahan kimia dan
membukan ventilasi/lobang dinding serta
merapikan barang-barang seperti kondisi
semula
179.700.00
0