SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI YAYASAN MI (1)
ANALISIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DI YAYASAN MIZAN AMANAH
Widya Suci Ramadhani1, Sri Sulastri2
widyasr97@gmail.com1, ati.sukaati@gmail.com2
ABSTRAK
Penelitian ini merupakan hasil praktik kelompok dengan lembaga pelayanan sosial. Penelitian ini dilakukan di
Yayasan Mizan Amanah yang terletak di Bandung, Jawa Barat. Yayasan Mizan Amanah adalah sebuah
lembaga pelayanan sosial yang berfokus pada pemenuhan kebutuhan anak yatim dari keluarga miskin dan
kaum dhuafa. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisa proses manajerial lembaga, khususnya pada aspek
Sistem Informasi Manajemen (SIM). Metode yang dilakukan dalam proses penelitian ini yaitu dengan
melakukan wawancara, observasi, dan studi dokumentasi. Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa Yayasan
Mizan Amanah telah memiliki Sistem Informasi Manajemen yang cukup baik, hal itu ditunjukkan dengan
sudah adanya proses pengarsipan dan pendataan yang dilakukan oleh lembaga dengan didukung teknologi
yang modern. Lembaga pun sudah mulai menggunakan aplikasi-aplikasi yang menunjang pemrosesan data
lebih mudah, seperti aplikasi SANGO, yaitu sebuah aplikasi akuntansi lembaga nirlaba. Namun masih ada
kekurangan yang dimiliki oleh lembaga, yaitu kurang meratanya kemampuan dan pengetahuan staf dalam
menggunakan dan memanfaatkan teknologi yang ada dalam lembaga. Dari kondisi tersebut penulis
merekomendasikan intervensi lembaga untuk mengadakan pelatihan atau workshop mengenai pemanfaatan
teknologi yang dimiliki oleh lembaga. Hal ini bertujuan untuk memberikan edukasi dan keterampilan kepada
para staf yang berhubungan langsung dengan Sistem Informasi Manajemen yang dimiliki oleh lembaga.
Kata kunci: Lembaga Pelayanan Sosial, Yayasan Mizan Amanah, Sistem Informasi Manajemen (SIM)
ABSTRACT
This study is the result of group practice with human services organizations. This research was conducted at
Yayasan Mizan Amanah located in Bandung, West Java. Yayasan Mizan Amanah is a human services
organizations focused on meeting the needs of orphans from poor families and the poor. This study aims to
analyze the managerial process of the institution, especially this research discusses the aspects of
Management Information Systems (MIS). Methods conducted in this research process is by conducting
interviews, observation, and documentation studies. From the result of the research show that Yayasan
Mizan Amanah already has a good Management Information System, it is indicated by the existence of
archiving process and data collection conducted by institution supported by modern technology. Institutions
also have started to use applications that support easier data processing, such as SANGO application, which
is a non-profit accounting application. But there are still shortcomings of the institution, namely the lack of
ability and knowledge of staff in using and utilizing existing technology in the institution. From these
conditions the authors recommend the institutional intervention to hold training or workshops on the use of
technology owned by the institution. It aims to provide education and skills to the staff directly related to the
Management Information System owned by the institution.
Keywords: Human Services Organizations, Yayasan Mizan Amanah, Management Information Systems (MIS)
PENDAHULUAN
Yayasan Mizan Amanah adalah salah satu
lembaga pelayanan sosial yang bergerak dalam
mengatasi
permasalahan
kebutuhan
anak,
khususnya anak yatim dari keluarga miskin. Jika
dikaitkan dengan pendapat Friedlander dalam
(Raharjo, 2010) mengenai jenis pelayanan sosial,
maka Yayasan Mizan Amanah merupakan suatu
lembaga
yang
memberikan
pelayanan
kesejahteraan anak (child welfare services).
Untuk lebih jelasnya, lembaga pelayanan
sosial merupakan suatu wadah yang dibentuk
dengan tujuan untuk membantu memenuhi
kebutuhan masyarakat akan pelayanan sosial dan
mengatasi masalah-masalah sosial yang semakin
rumit. Salah satu faktor yang sangat menentukan
bagi tercapainya tujuan dari suatu lembaga
pelayanan sosial adalah aspek manajemen dari
lembaga pelayanan sosial. Adapun kelima aspek
tersebut
diantaranya,
aspek
perencanaan
(planning), aspek pengorganisasian (organizing),
aspek HRD, aspek penganggaran (fundraising),
dan sistem informasi manajemen (managing
information system).
Khusus pada artikel ini salah satu aspek
manajemen yang akan dibahas adalah aspek
Sistem Informasi Manajemen (SIM). Aspek ini
berkaitan dengan pemanfaatan dan alur informasi
yang dimiliki oleh lembaga. Seperti namanya, SIM
dibagi menjadi tiga kata yaitu sistem, informasi,
dan manajemen. Jika didefinisikan, sistem adalah
satu kumpulan dari beberapa bagian atau unsur
yang bergabung untuk suatu tujuan bersama
(Robert G. Murdick dalam Gaol, 2008:9).
Sedangkan konsep informasi menurut Gaol
(2008:7), informasi adalah segala sesuatu
keterangan yang bermanfaat untuk para
pengambil keputusan atau manajer dalam rangka
mencapai
tujuan
organisasi
yang
sudah
ditetapkan
sebelumnya.
Sedangkan
istilah
manajemen dapat diartikan sebagai proses
memanfaatkan berbagai sumber daya yang
tersedia untuk mencapai suatu tujuan (Sutanta,
2005). Secara umum SIM dapat diartikan sebagai
suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan
informasi
guna
mendukung
pengambilan
keputusan
pada
kegiatan
manajemen
(perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
dan pengawasan atau pengendalian) dalam suatu
lembaga atau organisasi.
Menurut Anggadini dalam jurnal ilmiahnya
mengatakan bahwa:
“Apabila berbicara tentang Sistem Informasi
Manajemen, maka yang diingat adalah
komputer dengan sebuah sistem yang
saling
tersambung
dengan
berbagai
jaringan dalam komputer tersebut. Persepsi
seperti ini tentu saja tidaklah semuanya
benar, karena teknologi komputer hanyalah
sebuah wadah atau fasilitas, yang
kehadirannya mempermudah proses dalam
Sistem Informasi Manajemen, sedangkan
prinsip kerja dan basis dari SIM itu sendiri
adalah ilmu manajemen, karena memang
SIM itu lahir dari manajemen. Artinya,
tanpa adanya manajemen maka SIM itu
sendiri sesungguhnya tidak ada.”
Dalam suatu perusahaan atau lembaga biasanya
terdiri dari beberapa sistem informasi yang
diantaranya (kompasiana.com):
1. Sistem
Informasi
Akutansi:
Sistem
informasi yang menyajikan informasi yang
dipakai oleh dipakai fungsi akutansi.
Sistem ini mencakup semua transaksi
yang berhubungan dengan keuangan di
sebuah perusahaan atau organisasi.
2. Sistem Informasi Manufaktur : Sistem
informasi yang bekerja sama dengan
sistem informasi lain untuk mendukung
manajemen
perusahaan
dalam
menyelesaikan
masalah
yang
berhubungan dengan produk atau jasa
yang dihasilkan perusahaan.
3. Sistem Informasi SDM : Sistem informasi
yang
digunakan
oleh
perusahaan
khususnya di bagian personalia.
4. Sistem Informasi Keuangan : Sistem
informasi yang menyediakan informasi
pada fungsi keuangan yang menyangkut
keuangan perusahaan.
5. Sistem Informasi Pemasaran : Sistem
Informasi yang menyediakan informasi
yang dibutuhkan oleh fungsi pemasaran.
Dikutip dari kompasiana.com, berikut ini
beberapa keuntungan digunakannya sistem
informasi manajemen dalam organisasi:
a. Keuntungan bagi proses planning,
adalah setiap anggota organisasi bisa
mendapatkan informasi secara cepat,
sehingga memungkinkan keterlibatan
banyak
orang
dalam
proses
perencanaan.
b. Keuntungan bagi proses organizing
adalah penggunaan SIM dapat
meningkatkan
koordinasi
antar
anggota organisasi.
c. Keutungan bagi proses leading
adalah penggunaan SIM dapat
meningkatkan komunikasi antara
stakeholder.
d. Keuntungan bagi proses controlling
adalah
penggunaan
SIM
memungkinkan untuk melakukan
pengukuran unjuk kerja secara lebih
intensif.
METODE
Praktik ini dilaksanakan secara langsung di
Yayasan Mizan Amanah yang terletak di Jl. Dr.
Otten No. 3, Bandung, Jawa Barat. Dalam
pelaksanaannya praktik ini dibagi dalam tiga
tahap yaitu tahap pra lapangan, lapangan, dan
pasca lapangan. Dalam proses pengumpulan data
dan tahap asessment penulis menggunakan
metode wawancara mendalam yang dilakukan
kepada staf yang berkaitan dengan aspek POHFI
yang penulis teliti yaitu sistem informasi. Selain
dengan metode wawancara, penulis juga
menggunakan metode observasi dan studi
dokumentasi guna melengkapi data yang akan
diolah.
Setelah mendapatkan data-data, peneliti juga
menggunakan metode analisis SWOT untuk
mengetahui kekuatan (strenghts), kelemahan
(weakness), peluang (opportunity), dan ancaman
(threats) dengan melihat lingkungan internal juga
lingkungan eksternal lembaga. Hasil analisis
SWOT tersebut nantinya dapat menghasilkan
rekomendasi guna melakukan intervensi pada
lembaga.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem informasi merupakan elemen yang
penting dalam sebuah organisasi pelayanan sosial
untuk keberlangsungan dan eksistensi lembaga,
dengan adanya sistem informasi dapat membantu
lembaga dalam pengambilan keputusan. Dari hasil
asesmen, Yayasan Mizan Amanah belum memiliki
divisi khusus yang bertanggung jawab dalam
aspek sistem informasi. Melainkan, semua divisi
yang ada pada lembaga bertanggung jawab
dalam hal pencatatan dan pengarsipan dalam
aspek tertentu. Dalam menyediakan informasi dan
mengembangkannya selain menggunanakan cara
manual,
Yayasan
Mizan
Amanah
juga
menggunakan teknologi informasi yang berbasis
komputer, komputer digunakan untuk menyimpan
dan mengolah data sehingga membantu pihak
lembaga dalam pengambilan keputusan.
Sesuai dalam konsep, SIM dalam Yayasan
Mizan Amanah terbagi kedalam beberapa macam:
(1) SIM Keuangan yang dikerjakan oleh divisi
keuangan, untuk keuangan sendiri lembaga sudah
menggunakan software khusus yaitu SANGO yang
didalamnya mencakup, pelaporan keuangan,
pemasukan keuangan, dan biaya pengeluaran
lembaga. (2) SIM penilaian yang dikerjakan oleh
divisi
HRGA
terhadap
kinerja
pegawai
(peningkatan kinerja, karier, dan rotasi jabatan).
Yang
didalamnya
memperhatikan
:
pengorganisasian yang meliputi pembagian tugas
setiap divisinya, dan pengarahan, meliputi
pengarahan tugas dan intruksi yang dilakukan
oleh setiap SPV atau manajer divisi, dan (3)
pengawasan, yang dilakukan Kepala asrama
untuk pegawai asrama, Manajer masing-masing
divisi untuk para pegawai kantor Cabang. (4) SIM
kepegawaian yang dipegang oleh Sekretaris
Cabang yang didalamnya mencakup mengenai
data kepegawaian. Hal tersebut semuanya berupa
data yang diproses sehingga menjadi informasi
yang valid. Jika pada website terdahulu, seluruh
data yang telah diolah menjadi informasi akan
dipublikasikan. Namun karena saat ini sitem
website sudah diperbaharui maka informasi
tersebut tidak lagi dipublikasikan.
Berbicara mengenai sistem informasi
maka perlu diketahui juga bagaimana hubungan
lembaga dengan lingkungan internal dan
eksternalnya. Untuk komunikasi internal antara
kantor pusat dan kantor cabang yang tersebar di
Indonesia dilalukan via telepon seluler, adapun
setiap minggunya salah satu perwakilan dari
kantor cabang (ketua kantor cabang) melakukan
pelaporan kegiatan lembaga ke kantor pusat di
Jakarta. Selain itu, lembaga juga seringkali
melakukan rapat jika persoalan yang dibahas
begitu penting. Untuk pegawai, biasanya mereka
membuat grup di Whatsapp untuk memudahkan
komunikasi dan sharing informasi.
Untuk publikasi kepada masyarakat luas,
lembaga Mizan Amanah melakukan beberapa cara
melalui media cetak.
1. Pemasangan spanduk dilakukan oleh
lembaga di tempat-tempat yang strategis.
2. Tebar Brosur. Setiap ada program baru,
pihak lembaga akan membuatkan brosur
dan menyebarkannya kepada masyarakat.
Biasanya
brosur
dibagikan
kepada
masyarakat yang lewat sekitaran kantor
lembaga maupun saat donatur datang.
Adapun beberapa jenis brosur yang
dipublikasikan, diantaranya adalah brosur
pendidikan, qurban, aqiqah, dan brosur
bulan ramadhan.
3. Untuk laporan keuangan donatur secara
umum,
biasanya
lembaga
akan
mempublikasikanya lewat media cetak
koran Republika.
4. Ada hal unik yang dilakukan oleh Mizan
Amanah dalam menjaga silaturahim
dengan para donatur, yaitu dengan
program jemput amanah atau jemput
tawa (kotak infaq dan waqaf). Pegawai
jemput amanah ini bukan hanya
menawarkan jasa penjemputan donasi
saja tapi juga menjaga silaturahim
dengan para donatur dengan keahlian
komunikasinya. Selain itu, untuk donatur
yang memberikan donasi lebih dari Rp.
1.000.000,00.-akan diberikan souvenir
sebagai bentuk terimakasih dari lembaga.
Selain cara-cara diatas, Mizan
Amanah juga menggunakan berbagai
media sosial untuk mensosialisasikan
lembaga dan program-program yang
dilakukan. Media sosial yang digunakan
oleh Mizan Amanah untuk memberikan
berbagai informasi lembaga diantaranya:
1. Website,
bisa
dikunjungi
melalui
(www.mizanamanah.or.id).
2. Facebook,
bisa
dikunjungi
melalui
(facebook.com/mizanamanahorg/).
3. E-mail, (info@mizanamanah.or.id).
4. Whatsapp, bisa menghubungi di nomor
(+6285222999334).
5. Instagram dan Youtube dapat ditemukan
dengan keywords Mizan Amanah.
6. Terakhir, Mizan Amanah juga memiliki
aplikasi qurban yang dapat memudahkan
donatur yang akan berurban, aplikasi
tersebut dapat download pada play store.
Namun saat ini aplikasi tersebut sudah
jarang digunakan.
Setelah melakukan asesmen, selanjutnya penulis
menerapkan metode analisis SWOT untuk
mengetahui intervensi apa yang akan dilakukan.
Berikut adalah hasil analisis SWOT pada bidang
sistem informasi:
a. Strenghts
1. Lembaga sudah memiliki sistem
informasi manajemen.
2. Mizan
Amanah
memiliki
media
komunikasi dan informasi yang cukup
modern seperti media online.
3. Staf (fundraising) yang bertugas
memiliki keahlian dalam desain grafis.
4. Adanya
transparansi
mengenai
publikasi pemasukan donatur.
5. Memiliki situs web pribadi yang berisi
informasi lingkungan internal lembaga.
6. Lembaga
telah
memiliki
media
perangkat untuk melakukan publikasi
(komputer, ponsel, dan lain-lain).
b. Weakness
1. Kurangnya SDM.
2. Situs web kurang terupdate.
3. Terdapat aplikasi yang sudah tidak
beroperasi seperti aplikasi qurban.
4. Pengetahuan staf dalam menggunakan
media belum merata.
c. Opportunity
1. Lembaga
sudah
dikenal
oleh
masyarakat luas.
2. Masyarakat sudah semakin up to date
dalam memanfaatkan teknologi dan
informasi.
d. Threaths
Penggunaan teknologi informasi semakin
canggih.
Berikut adalah hasil persilangan atau
matriks SWOT Sistem Informasi sebagai
berikut:
1. S-O
Memanfaatkan media yang dimiliki oleh
lembaga untuk memberikan informasi
kepada masyarakat secara optimal.
2. W-O
Mengaktifkan kembali aplikasi lembaga
yang sudah tidak aktif seperti aplikasi
qurban, untuk memberikan pelayanan
yang lebih efektif kepada masyarakat dan
meningkatkan kemampuan SDM dalam
pengetahuan dan penggunaan media.
3. S-T
Pemanfaatan teknologi yang lebih optimal
untuk meningkatkan pelayanan.
4. W-T
Pengetahuan teknologi
harus lebih
ditingkatkan, hal tersebut dapat dilakukan
dengan memberikan pelatihan kepada
para staf Yayasan Mizan Amanah.
SIMPULAN DAN SARAN
Dari hasil pembahasan dapat dikatakan fungsi
Sistem Informasi Manajemen di Yayasan Mizan
Amanah sudah berjalan dengan semestinya.
Namun penulis masih menemukan kekurangan
dalam hal kemampuan dan pemanfaatan sistem
informasi oleh SDM didalam lembaga masih
kurang merata. Oleh karena itu penulis akan
menggunakan strategi WT sebagai intervensi
dengan cara merekomendasikan pihak lembaga
untuk mengadakan sebuah pelatihan atau
workshop mengenai pemanfaatan teknologi yang
dimiliki oleh lembaga. Adapun sasaran dari
kegiatan ini adalah para staf yang berhubungan
langsung dengan penggunaan teknologi sistem
informasi didalam lembaga. Jika pelatihan ini
dapat terlaksana maka akan berpengaruh
terhadap
meningkatnya
kapasitas
atau
keterampilan juga pengetahuan para staf yang
secara tidak langsung akan berpengaruh juga
pada peningkatan kualitas lembaga.
2.
3.
4.
5.
DAFTAR PUSTAKA
Anggadini, Sri Dewi. Analisis Sistem Informasi
Manajemen Berbasis Komputer dalam
Proses Pengambilan Keputusan. Majalah
Ilmiah.
Volume
11,
No.
[03 Juni 2017]
2,
Edhy Sutanta. (2005). Dukungan Sistem Informasi
Manajamen
(SIM)
Dalam Kegiatan Manajemen. Jurnal Ilmiah
Manajerial, Vol. 1, No. 1:1-12
Gaol, Chr. Jimmy L. (2008). Sistem Informasi
Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi.
Jakarta: Penerbit Grasindo
Santoso T. (2010). Pengembangan
Sumber Daya Relawan Pada Organisasi
Pelayanan Sosial (Studi Literatur Mengenai
Sistem Pendidikan dan Pelatihan Sumber
Daya
Relawan.
Melalui,
Raharjo,
[http://kesos.unpad.ac.id/2010/04/29/peng
embangan-sumber-daya-relawan-padaorganisasi-pelayanan-sosial-studi-literaturmengenai-sistem-pendidikan-dan-pelatihansumber-daya-relawan/]
UCAPAN TERIMAKASIH
No
Tidak
lupa
penulis
mengucapkan
terimakasih kepada pihak – pihak yang membantu
kelancaran penyusunan artikel ini :
1. Kepala Yayasan Mizan Amanah Cabang
Bandung yang sudah mengizinkan
penulis untuk melakukan praktik di
lembaga.
Seluruh staff Yayasan Mizan Amanah
khususnya Cabang Bandung dan Cimahi
yang telah membantu peneliti dalam
proses penggalian data dan informasi.
Dr. Dra. Sri Sulastri, M.Si selaku dosen
pembimbing
yang
senantiasa
memberikan masukan dan semangat
kepada
penulis
agar
dapat
menyelesaikan tugas dengan baik.
Bapak dan Ibu Dosen Mata Kuliah
Pratikum
Manajemen
Organisasi
Pelayanan Sosial;
Teman-teman sesama praktikan yang
selalu menyemangati dan membantu
dalam pencarian data dan informasi.
(2015). Macam-Macam Sistem
Melalui,
Informasi.
[18/06/2017]
DI YAYASAN MIZAN AMANAH
Widya Suci Ramadhani1, Sri Sulastri2
widyasr97@gmail.com1, ati.sukaati@gmail.com2
ABSTRAK
Penelitian ini merupakan hasil praktik kelompok dengan lembaga pelayanan sosial. Penelitian ini dilakukan di
Yayasan Mizan Amanah yang terletak di Bandung, Jawa Barat. Yayasan Mizan Amanah adalah sebuah
lembaga pelayanan sosial yang berfokus pada pemenuhan kebutuhan anak yatim dari keluarga miskin dan
kaum dhuafa. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisa proses manajerial lembaga, khususnya pada aspek
Sistem Informasi Manajemen (SIM). Metode yang dilakukan dalam proses penelitian ini yaitu dengan
melakukan wawancara, observasi, dan studi dokumentasi. Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa Yayasan
Mizan Amanah telah memiliki Sistem Informasi Manajemen yang cukup baik, hal itu ditunjukkan dengan
sudah adanya proses pengarsipan dan pendataan yang dilakukan oleh lembaga dengan didukung teknologi
yang modern. Lembaga pun sudah mulai menggunakan aplikasi-aplikasi yang menunjang pemrosesan data
lebih mudah, seperti aplikasi SANGO, yaitu sebuah aplikasi akuntansi lembaga nirlaba. Namun masih ada
kekurangan yang dimiliki oleh lembaga, yaitu kurang meratanya kemampuan dan pengetahuan staf dalam
menggunakan dan memanfaatkan teknologi yang ada dalam lembaga. Dari kondisi tersebut penulis
merekomendasikan intervensi lembaga untuk mengadakan pelatihan atau workshop mengenai pemanfaatan
teknologi yang dimiliki oleh lembaga. Hal ini bertujuan untuk memberikan edukasi dan keterampilan kepada
para staf yang berhubungan langsung dengan Sistem Informasi Manajemen yang dimiliki oleh lembaga.
Kata kunci: Lembaga Pelayanan Sosial, Yayasan Mizan Amanah, Sistem Informasi Manajemen (SIM)
ABSTRACT
This study is the result of group practice with human services organizations. This research was conducted at
Yayasan Mizan Amanah located in Bandung, West Java. Yayasan Mizan Amanah is a human services
organizations focused on meeting the needs of orphans from poor families and the poor. This study aims to
analyze the managerial process of the institution, especially this research discusses the aspects of
Management Information Systems (MIS). Methods conducted in this research process is by conducting
interviews, observation, and documentation studies. From the result of the research show that Yayasan
Mizan Amanah already has a good Management Information System, it is indicated by the existence of
archiving process and data collection conducted by institution supported by modern technology. Institutions
also have started to use applications that support easier data processing, such as SANGO application, which
is a non-profit accounting application. But there are still shortcomings of the institution, namely the lack of
ability and knowledge of staff in using and utilizing existing technology in the institution. From these
conditions the authors recommend the institutional intervention to hold training or workshops on the use of
technology owned by the institution. It aims to provide education and skills to the staff directly related to the
Management Information System owned by the institution.
Keywords: Human Services Organizations, Yayasan Mizan Amanah, Management Information Systems (MIS)
PENDAHULUAN
Yayasan Mizan Amanah adalah salah satu
lembaga pelayanan sosial yang bergerak dalam
mengatasi
permasalahan
kebutuhan
anak,
khususnya anak yatim dari keluarga miskin. Jika
dikaitkan dengan pendapat Friedlander dalam
(Raharjo, 2010) mengenai jenis pelayanan sosial,
maka Yayasan Mizan Amanah merupakan suatu
lembaga
yang
memberikan
pelayanan
kesejahteraan anak (child welfare services).
Untuk lebih jelasnya, lembaga pelayanan
sosial merupakan suatu wadah yang dibentuk
dengan tujuan untuk membantu memenuhi
kebutuhan masyarakat akan pelayanan sosial dan
mengatasi masalah-masalah sosial yang semakin
rumit. Salah satu faktor yang sangat menentukan
bagi tercapainya tujuan dari suatu lembaga
pelayanan sosial adalah aspek manajemen dari
lembaga pelayanan sosial. Adapun kelima aspek
tersebut
diantaranya,
aspek
perencanaan
(planning), aspek pengorganisasian (organizing),
aspek HRD, aspek penganggaran (fundraising),
dan sistem informasi manajemen (managing
information system).
Khusus pada artikel ini salah satu aspek
manajemen yang akan dibahas adalah aspek
Sistem Informasi Manajemen (SIM). Aspek ini
berkaitan dengan pemanfaatan dan alur informasi
yang dimiliki oleh lembaga. Seperti namanya, SIM
dibagi menjadi tiga kata yaitu sistem, informasi,
dan manajemen. Jika didefinisikan, sistem adalah
satu kumpulan dari beberapa bagian atau unsur
yang bergabung untuk suatu tujuan bersama
(Robert G. Murdick dalam Gaol, 2008:9).
Sedangkan konsep informasi menurut Gaol
(2008:7), informasi adalah segala sesuatu
keterangan yang bermanfaat untuk para
pengambil keputusan atau manajer dalam rangka
mencapai
tujuan
organisasi
yang
sudah
ditetapkan
sebelumnya.
Sedangkan
istilah
manajemen dapat diartikan sebagai proses
memanfaatkan berbagai sumber daya yang
tersedia untuk mencapai suatu tujuan (Sutanta,
2005). Secara umum SIM dapat diartikan sebagai
suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan
informasi
guna
mendukung
pengambilan
keputusan
pada
kegiatan
manajemen
(perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
dan pengawasan atau pengendalian) dalam suatu
lembaga atau organisasi.
Menurut Anggadini dalam jurnal ilmiahnya
mengatakan bahwa:
“Apabila berbicara tentang Sistem Informasi
Manajemen, maka yang diingat adalah
komputer dengan sebuah sistem yang
saling
tersambung
dengan
berbagai
jaringan dalam komputer tersebut. Persepsi
seperti ini tentu saja tidaklah semuanya
benar, karena teknologi komputer hanyalah
sebuah wadah atau fasilitas, yang
kehadirannya mempermudah proses dalam
Sistem Informasi Manajemen, sedangkan
prinsip kerja dan basis dari SIM itu sendiri
adalah ilmu manajemen, karena memang
SIM itu lahir dari manajemen. Artinya,
tanpa adanya manajemen maka SIM itu
sendiri sesungguhnya tidak ada.”
Dalam suatu perusahaan atau lembaga biasanya
terdiri dari beberapa sistem informasi yang
diantaranya (kompasiana.com):
1. Sistem
Informasi
Akutansi:
Sistem
informasi yang menyajikan informasi yang
dipakai oleh dipakai fungsi akutansi.
Sistem ini mencakup semua transaksi
yang berhubungan dengan keuangan di
sebuah perusahaan atau organisasi.
2. Sistem Informasi Manufaktur : Sistem
informasi yang bekerja sama dengan
sistem informasi lain untuk mendukung
manajemen
perusahaan
dalam
menyelesaikan
masalah
yang
berhubungan dengan produk atau jasa
yang dihasilkan perusahaan.
3. Sistem Informasi SDM : Sistem informasi
yang
digunakan
oleh
perusahaan
khususnya di bagian personalia.
4. Sistem Informasi Keuangan : Sistem
informasi yang menyediakan informasi
pada fungsi keuangan yang menyangkut
keuangan perusahaan.
5. Sistem Informasi Pemasaran : Sistem
Informasi yang menyediakan informasi
yang dibutuhkan oleh fungsi pemasaran.
Dikutip dari kompasiana.com, berikut ini
beberapa keuntungan digunakannya sistem
informasi manajemen dalam organisasi:
a. Keuntungan bagi proses planning,
adalah setiap anggota organisasi bisa
mendapatkan informasi secara cepat,
sehingga memungkinkan keterlibatan
banyak
orang
dalam
proses
perencanaan.
b. Keuntungan bagi proses organizing
adalah penggunaan SIM dapat
meningkatkan
koordinasi
antar
anggota organisasi.
c. Keutungan bagi proses leading
adalah penggunaan SIM dapat
meningkatkan komunikasi antara
stakeholder.
d. Keuntungan bagi proses controlling
adalah
penggunaan
SIM
memungkinkan untuk melakukan
pengukuran unjuk kerja secara lebih
intensif.
METODE
Praktik ini dilaksanakan secara langsung di
Yayasan Mizan Amanah yang terletak di Jl. Dr.
Otten No. 3, Bandung, Jawa Barat. Dalam
pelaksanaannya praktik ini dibagi dalam tiga
tahap yaitu tahap pra lapangan, lapangan, dan
pasca lapangan. Dalam proses pengumpulan data
dan tahap asessment penulis menggunakan
metode wawancara mendalam yang dilakukan
kepada staf yang berkaitan dengan aspek POHFI
yang penulis teliti yaitu sistem informasi. Selain
dengan metode wawancara, penulis juga
menggunakan metode observasi dan studi
dokumentasi guna melengkapi data yang akan
diolah.
Setelah mendapatkan data-data, peneliti juga
menggunakan metode analisis SWOT untuk
mengetahui kekuatan (strenghts), kelemahan
(weakness), peluang (opportunity), dan ancaman
(threats) dengan melihat lingkungan internal juga
lingkungan eksternal lembaga. Hasil analisis
SWOT tersebut nantinya dapat menghasilkan
rekomendasi guna melakukan intervensi pada
lembaga.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem informasi merupakan elemen yang
penting dalam sebuah organisasi pelayanan sosial
untuk keberlangsungan dan eksistensi lembaga,
dengan adanya sistem informasi dapat membantu
lembaga dalam pengambilan keputusan. Dari hasil
asesmen, Yayasan Mizan Amanah belum memiliki
divisi khusus yang bertanggung jawab dalam
aspek sistem informasi. Melainkan, semua divisi
yang ada pada lembaga bertanggung jawab
dalam hal pencatatan dan pengarsipan dalam
aspek tertentu. Dalam menyediakan informasi dan
mengembangkannya selain menggunanakan cara
manual,
Yayasan
Mizan
Amanah
juga
menggunakan teknologi informasi yang berbasis
komputer, komputer digunakan untuk menyimpan
dan mengolah data sehingga membantu pihak
lembaga dalam pengambilan keputusan.
Sesuai dalam konsep, SIM dalam Yayasan
Mizan Amanah terbagi kedalam beberapa macam:
(1) SIM Keuangan yang dikerjakan oleh divisi
keuangan, untuk keuangan sendiri lembaga sudah
menggunakan software khusus yaitu SANGO yang
didalamnya mencakup, pelaporan keuangan,
pemasukan keuangan, dan biaya pengeluaran
lembaga. (2) SIM penilaian yang dikerjakan oleh
divisi
HRGA
terhadap
kinerja
pegawai
(peningkatan kinerja, karier, dan rotasi jabatan).
Yang
didalamnya
memperhatikan
:
pengorganisasian yang meliputi pembagian tugas
setiap divisinya, dan pengarahan, meliputi
pengarahan tugas dan intruksi yang dilakukan
oleh setiap SPV atau manajer divisi, dan (3)
pengawasan, yang dilakukan Kepala asrama
untuk pegawai asrama, Manajer masing-masing
divisi untuk para pegawai kantor Cabang. (4) SIM
kepegawaian yang dipegang oleh Sekretaris
Cabang yang didalamnya mencakup mengenai
data kepegawaian. Hal tersebut semuanya berupa
data yang diproses sehingga menjadi informasi
yang valid. Jika pada website terdahulu, seluruh
data yang telah diolah menjadi informasi akan
dipublikasikan. Namun karena saat ini sitem
website sudah diperbaharui maka informasi
tersebut tidak lagi dipublikasikan.
Berbicara mengenai sistem informasi
maka perlu diketahui juga bagaimana hubungan
lembaga dengan lingkungan internal dan
eksternalnya. Untuk komunikasi internal antara
kantor pusat dan kantor cabang yang tersebar di
Indonesia dilalukan via telepon seluler, adapun
setiap minggunya salah satu perwakilan dari
kantor cabang (ketua kantor cabang) melakukan
pelaporan kegiatan lembaga ke kantor pusat di
Jakarta. Selain itu, lembaga juga seringkali
melakukan rapat jika persoalan yang dibahas
begitu penting. Untuk pegawai, biasanya mereka
membuat grup di Whatsapp untuk memudahkan
komunikasi dan sharing informasi.
Untuk publikasi kepada masyarakat luas,
lembaga Mizan Amanah melakukan beberapa cara
melalui media cetak.
1. Pemasangan spanduk dilakukan oleh
lembaga di tempat-tempat yang strategis.
2. Tebar Brosur. Setiap ada program baru,
pihak lembaga akan membuatkan brosur
dan menyebarkannya kepada masyarakat.
Biasanya
brosur
dibagikan
kepada
masyarakat yang lewat sekitaran kantor
lembaga maupun saat donatur datang.
Adapun beberapa jenis brosur yang
dipublikasikan, diantaranya adalah brosur
pendidikan, qurban, aqiqah, dan brosur
bulan ramadhan.
3. Untuk laporan keuangan donatur secara
umum,
biasanya
lembaga
akan
mempublikasikanya lewat media cetak
koran Republika.
4. Ada hal unik yang dilakukan oleh Mizan
Amanah dalam menjaga silaturahim
dengan para donatur, yaitu dengan
program jemput amanah atau jemput
tawa (kotak infaq dan waqaf). Pegawai
jemput amanah ini bukan hanya
menawarkan jasa penjemputan donasi
saja tapi juga menjaga silaturahim
dengan para donatur dengan keahlian
komunikasinya. Selain itu, untuk donatur
yang memberikan donasi lebih dari Rp.
1.000.000,00.-akan diberikan souvenir
sebagai bentuk terimakasih dari lembaga.
Selain cara-cara diatas, Mizan
Amanah juga menggunakan berbagai
media sosial untuk mensosialisasikan
lembaga dan program-program yang
dilakukan. Media sosial yang digunakan
oleh Mizan Amanah untuk memberikan
berbagai informasi lembaga diantaranya:
1. Website,
bisa
dikunjungi
melalui
(www.mizanamanah.or.id).
2. Facebook,
bisa
dikunjungi
melalui
(facebook.com/mizanamanahorg/).
3. E-mail, (info@mizanamanah.or.id).
4. Whatsapp, bisa menghubungi di nomor
(+6285222999334).
5. Instagram dan Youtube dapat ditemukan
dengan keywords Mizan Amanah.
6. Terakhir, Mizan Amanah juga memiliki
aplikasi qurban yang dapat memudahkan
donatur yang akan berurban, aplikasi
tersebut dapat download pada play store.
Namun saat ini aplikasi tersebut sudah
jarang digunakan.
Setelah melakukan asesmen, selanjutnya penulis
menerapkan metode analisis SWOT untuk
mengetahui intervensi apa yang akan dilakukan.
Berikut adalah hasil analisis SWOT pada bidang
sistem informasi:
a. Strenghts
1. Lembaga sudah memiliki sistem
informasi manajemen.
2. Mizan
Amanah
memiliki
media
komunikasi dan informasi yang cukup
modern seperti media online.
3. Staf (fundraising) yang bertugas
memiliki keahlian dalam desain grafis.
4. Adanya
transparansi
mengenai
publikasi pemasukan donatur.
5. Memiliki situs web pribadi yang berisi
informasi lingkungan internal lembaga.
6. Lembaga
telah
memiliki
media
perangkat untuk melakukan publikasi
(komputer, ponsel, dan lain-lain).
b. Weakness
1. Kurangnya SDM.
2. Situs web kurang terupdate.
3. Terdapat aplikasi yang sudah tidak
beroperasi seperti aplikasi qurban.
4. Pengetahuan staf dalam menggunakan
media belum merata.
c. Opportunity
1. Lembaga
sudah
dikenal
oleh
masyarakat luas.
2. Masyarakat sudah semakin up to date
dalam memanfaatkan teknologi dan
informasi.
d. Threaths
Penggunaan teknologi informasi semakin
canggih.
Berikut adalah hasil persilangan atau
matriks SWOT Sistem Informasi sebagai
berikut:
1. S-O
Memanfaatkan media yang dimiliki oleh
lembaga untuk memberikan informasi
kepada masyarakat secara optimal.
2. W-O
Mengaktifkan kembali aplikasi lembaga
yang sudah tidak aktif seperti aplikasi
qurban, untuk memberikan pelayanan
yang lebih efektif kepada masyarakat dan
meningkatkan kemampuan SDM dalam
pengetahuan dan penggunaan media.
3. S-T
Pemanfaatan teknologi yang lebih optimal
untuk meningkatkan pelayanan.
4. W-T
Pengetahuan teknologi
harus lebih
ditingkatkan, hal tersebut dapat dilakukan
dengan memberikan pelatihan kepada
para staf Yayasan Mizan Amanah.
SIMPULAN DAN SARAN
Dari hasil pembahasan dapat dikatakan fungsi
Sistem Informasi Manajemen di Yayasan Mizan
Amanah sudah berjalan dengan semestinya.
Namun penulis masih menemukan kekurangan
dalam hal kemampuan dan pemanfaatan sistem
informasi oleh SDM didalam lembaga masih
kurang merata. Oleh karena itu penulis akan
menggunakan strategi WT sebagai intervensi
dengan cara merekomendasikan pihak lembaga
untuk mengadakan sebuah pelatihan atau
workshop mengenai pemanfaatan teknologi yang
dimiliki oleh lembaga. Adapun sasaran dari
kegiatan ini adalah para staf yang berhubungan
langsung dengan penggunaan teknologi sistem
informasi didalam lembaga. Jika pelatihan ini
dapat terlaksana maka akan berpengaruh
terhadap
meningkatnya
kapasitas
atau
keterampilan juga pengetahuan para staf yang
secara tidak langsung akan berpengaruh juga
pada peningkatan kualitas lembaga.
2.
3.
4.
5.
DAFTAR PUSTAKA
Anggadini, Sri Dewi. Analisis Sistem Informasi
Manajemen Berbasis Komputer dalam
Proses Pengambilan Keputusan. Majalah
Ilmiah.
Volume
11,
No.
[03 Juni 2017]
2,
Edhy Sutanta. (2005). Dukungan Sistem Informasi
Manajamen
(SIM)
Dalam Kegiatan Manajemen. Jurnal Ilmiah
Manajerial, Vol. 1, No. 1:1-12
Gaol, Chr. Jimmy L. (2008). Sistem Informasi
Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi.
Jakarta: Penerbit Grasindo
Santoso T. (2010). Pengembangan
Sumber Daya Relawan Pada Organisasi
Pelayanan Sosial (Studi Literatur Mengenai
Sistem Pendidikan dan Pelatihan Sumber
Daya
Relawan.
Melalui,
Raharjo,
[http://kesos.unpad.ac.id/2010/04/29/peng
embangan-sumber-daya-relawan-padaorganisasi-pelayanan-sosial-studi-literaturmengenai-sistem-pendidikan-dan-pelatihansumber-daya-relawan/]
UCAPAN TERIMAKASIH
No
Tidak
lupa
penulis
mengucapkan
terimakasih kepada pihak – pihak yang membantu
kelancaran penyusunan artikel ini :
1. Kepala Yayasan Mizan Amanah Cabang
Bandung yang sudah mengizinkan
penulis untuk melakukan praktik di
lembaga.
Seluruh staff Yayasan Mizan Amanah
khususnya Cabang Bandung dan Cimahi
yang telah membantu peneliti dalam
proses penggalian data dan informasi.
Dr. Dra. Sri Sulastri, M.Si selaku dosen
pembimbing
yang
senantiasa
memberikan masukan dan semangat
kepada
penulis
agar
dapat
menyelesaikan tugas dengan baik.
Bapak dan Ibu Dosen Mata Kuliah
Pratikum
Manajemen
Organisasi
Pelayanan Sosial;
Teman-teman sesama praktikan yang
selalu menyemangati dan membantu
dalam pencarian data dan informasi.
(2015). Macam-Macam Sistem
Melalui,
Informasi.
[18/06/2017]