BAB 10 – PROSES DAN PERANGKAT MUTU

PROGRAM SISTEM MANAJEMEN MUTU . SEMESTER 3. MODUL 3 : PENGEMBANGAN MUTU & PENDEKATANNYA

UN I T PEM BELAJARAN 2 Pr ose s da n pe r a ngk a t m ut u

Penulis:Barbara Marcelis (CINOP), Sara Colonna (DELTA Programme) Penyusunan yang digunakan dalam makalah-makalah yang dikeluarkan oleh Pusat

Pelatihan Internasional ILO, yang sesuai dengan peraturan PBB, dan penyajian materi yang ada di dalamnya, bukanlah pernyataan pendapat Pusat Pelatihan tersebut atas masalah apapun yang terkait dengan status hukum negara, daerah, atau wilayah manapun yang berada dalam kewenangannya, atau masalah apapun yang terkait dengan perubahan batas negara tersebut.

Pendapat atau pandangan apapun yang ada dalam artikel resmi yang dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan ini sepenuhnya merupakan tanggung jawab penulis, dan pendapat atau pandangan yang tercantum dalam artikel tersebut tidak berarti didukung atau dianjurkan oleh Pusat Pelatihan.

Perujukan pada nama perusahaan dan produk komersil serta proses tertentu tidak berarti adanya dukungan atau anjuran dari Dewan Buruh Dunia (ILO) atas perusahaan, produk atau proses tersebut. Dan tidak disebutkannya perusahaan, produk komersil atau proses tertentu tidak berarti perusahaan, produk atau proses tersebut tidak didukung oleh ILO.

DELTA (Dist ance Educat ion and Learning Technology Applicat ions/Aplikasi Teknologi Pendidikan dan Pembelajaran Jarak Jauh)

International Training Centre (Pusat Pelatihan Internasional) of the ILO Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin, Italy Tel.: +39-011-6936-523; +390-011-6936-111 Fax.: +39-011-6936-469; +39-011-6638-842 E-mail: delta@itcilo.org

D it e r j e m a h k a n ole h :

Dindin Sulaeman Sinta A Majid

UN I T PEM BELAJARAN QU- 3 .2

Proses dan Perangkat Mutu Tujuan khusus pembelajaran

1. Pendahuluan

2. Pendekatan Proses

3. Rantai Konsumen-Pemasok

4. Perangkat mutu

5. Daftar Tugas

Bibliography dan webography

Tu j u a n Kh u su s Pe m be la j a r a n

Di akhir unit pembelajaran ini, peserta didik diharapkan mampu: •

memahami sistem proses yang saling terkait yang dibutuhkan untuk menerapkan kebijakan dan mencapai tujuan;

• mengukur dan menganalisis efektifitas berbagai proses dalam mencapai tujuan dan sasarannya;

menjelaskan hubungan antara pemasok -proses dengan konsumen;

• menentukan kebutuhan dan harapan konsumen dan pihak-pihak lain yang berkepentingan dengan menggunakan rantai konsumen-pemasok ;

• mengusahakan perbaikan sistem secara terus menerus dengan mengevaluasi kinerjanya secara objektif.

1. Pendahul uan

D im a n a posisi k it a da n k e m a na k it a a k a n m e la n gk a h?

Dalam unit pembelajaran ini disajikan sebuah kerangka atau proses perbaikan kinerja untuk mengenali dan menangani peluang-peluang perbaikan yang ada di Politeknik saudara , dan kemudian melakukan hal serupa dengan peluang-peluang perbaikan yang ada dalam SME.

Perangkat untuk QMS (Qualit y Managem ent Syst em /Sistem Manajemen Mutu ) adalah perangkat-perangkat klarifikasi-pemikiran. Perangkat-perangkat ini bertujuan untuk membantu dalam proses manajemen harian dengan mengamati apa yang terjadi dalam organisasi, menetapkan standard kinerja terbaik untuk sebuah tim, memunculkan peluang-peluang untuk perbaikan secara berkelanjutan dengan difasilitasi ketelitian sistematis dalam praktek kerja tim tersebut; dan mencatat kemajuan ke arah pencapaian tujuan yang bisa diukur.

Ada sejumlah alasan untuk melakukan pemikiran dan pengukuran. Mengumpulkan informasi dasar, mengubah ide dan informasi menjadi alat ukur, menganalisis proses, merancang perbaikan proses, menetapkan standard, dan mengatur kinerja.

Di semester 2 kita telah mengetahui asumsi utama dalam teori sistem, yaitu, sistem yang terbentuk secara alami memiliki fitur-fitur sistemik yang tersirat yang, jika telah dipahami, akan memungkinkan kita untuk mengatur sistem tersebut dengan lebih baik. Dalam unit pembelajaran ini, kita akan menggabungkan semua yang telah kita peserta didiki tentang input dan output sebuah proses dalam rantai konsumen-pemasok . Ada sejumlah manfaat nyata yang bisa kita dapatkan dengan mengatur organisasi sebagai serangkaian proses yang saling terkait dan difokuskan pada pencapaian tujuan yang telah ditentukan berdasarkan pengetahuan tentang kebutuhan konsumen dan pihak- pihak lain yang berkepentingan.

Intinya adalah untuk menunjukkan bagaimana kita bisa mengontrol proses perbaikan yang konstan (terus menerus) dengan menganalisis berbagai variabel proses. Untuk bisa benar-benar memahami dan menyelami metodologi dan praktek Sistem Manajemen Mutu (QMS), di unit pembelajaran ini akan ada pembahasan tentang perangkat- perangkat mutu di bagian khusus. Dengan pembahasan ini, kita bisa mulai menerapkan prinsip-prinsip yang telah kita peserta didiki dan membuat sistem manajemen mutu memberikan manfaat bagi kita di lingkungan kita masing-masing, mulai dari sekolah sampai perusahaan besar.

Jadi, jika kita mengubah cara Pandang kita terhadap mutu, kita akan bisa melihat bahwa mutu tidak sekedar berkaitan dengan mengikuti prosedur, pemeriksaan, peraturan dan undang-undang. Mutu lebih terkait dengan pengetahuan kita tentang kebutuhan dan harapan orang-orang yang akan kita layani, penentuan tujuan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut, pengukuran (penilaian) kinerja dan perbaikan kemampuan secara terus menerus untuk memenuhi kebutuhan semua pihak yang berkepentingan.

2. Pendekat an Proses

Pr ose s it u a pa ?

Agar sebuah organisasi bisa berfungsi secara efektif, organisasi tersebut harus mengetahui dan mengatur berbagai kegiatan yang saling terkait. Kegiatan menggunakan sumber daya, yang diatur dan memungkinkan mengubah input menjadi output bisa dianggap sebagai proses. Seringkali, output sebuah proses secara langsung menjadi input untuk proses berikutnya.

Penerapan sistem proses dalam sebuah organisasi, digabungkan dengan identifikasi dan interaksi proses-proses tersebut, dan pengaturannya, bisa disebut “Pe n de k a t a n

pr ose s”.

Pr ose s

I n pu t

(serangkaian kegi-

Out put

atan yg memberi ni lai tambah)

Su m be r da y a

Proses adalah kumpulan sumber daya dan kegiatan yang koheren yang

mengubah impor jadi ekspor (input jadi output). •

Proses adalah sejumlah kegiatan yang tersusun secara logis, bertujuan untuk menentukan realisasi barang atau jasa untuk konsumen (internal).

Kegiatan atau operasi apapun yang menerima input dan mengubahnya menjadi output adalah sebuah proses. Proses ini memiliki sejumlah karakteristik. Dengan demikian, sebuah proses adalah serangkaian kegiatan yang berurutan dengan awal dan akhir yang jelas. Ini juga berarti bahwa proses memiliki input dan output. Lebih jauh lagi, tiap kegiatan dalam proses memberi nilai tambah, jika tidak, kegiatan tersebut dihilangkan saja. Dan yang terakhir, proses berulang, artinya ada rutinitas tertentu di dalamnya.

Ur u t a n ( r a n gk a ia n ) k e gia t a n

Di sebuah rumah sakit, proses bagi seorang spesialis dimulai pada saat konsultasi, percakapan dengan pasien. Bagi seorang suster, proses dimulai saat dia harus mencari berbagai data medis untuk pasien tadi. Bagi tukang resep, proses dimulai saat dia membuat janji penebusan obat dengan pasien tersebut.

Tiap orang yang memiliki peran dalam sebuah proses memandang sebuah layanan yang sama dengan cara yang berbeda. Tiap orang memiliki rutinitas masing-masing dan disibukkan dengan proses ini. Orang yang berbeda dalam posisi yang berbeda harus memperlakukan sebuah proses dengan cara yang sama, meski kegiatan yang dilakukannya berbeda. Dengan saling mengkomunikasikan proses tersebut, serta tugas masing-masing, tiap orang harus memfokuskan diri pada keseluruhan proses dan layanan atau jasa yang akan mereka berikan atau buat.

Rangkaian proses adalah rantai nilai dan dengan demikian harus berawal dari kebutuhan pihak-pihak yang berkepentingan dan berujung pada pemenuhan kebutuhan-kebutuhan ini. Jadi, identifikasi proses sangat dibutuhkan agar organisasi bisa mencapai tujuannya dan memuaskan konsumen.

Tujuan-tujuan ini dicapai melalui berbagai proses, yang masing-masing menghasilkan output yang akan menjadi input untuk proses berikutnya dalam rantai tersebut sehingga pada akhirnya akan berujung pada pencapaian tujuan yang dikehendaki. Dengan demikian, penentuan urutan proses sangat diperlukan. Sejumlah proses akan dikerjakan secara bersamaan, proses lainnya dikerjakan berurutan, namun semua proses tersebut memberikan hasil yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Maka, akan ada interaksi antara berbagai proses tersebut yang perlu ditentukan terlebih dulu.

Penerapan ISO 9001 secara efektif mengharuskan sebuah organisasi mengetahui dan menentukan semua proses yang berhubungan dengan pemenuhan kebutuhan konsumen; misalnya bagaimana penjualan, perakitan, pembelian, produksi dan administrasi mengubah pesanan konsumen menjadi sebuah barang atau jasa yang sesuai dengan persyaratan pesanan tersebut dan bisa diberikan pada konsumen.

I de nt ifik a si pr ose s

Sebelum saudara mencoba menjabarkan proses-proses dalam organisasi, saudara harus terlebih dulu mengidentifikasi berbagai proses yang ada.

M u la i da r i pr ose s ut a m a

Salah satu metode yang bisa digunakan adalah dengan memulai identifikasi dari proses utama organisasi tersebut. Proses utama ini adalah proses abstrak, sebab proses ini menjabarkan fungsi organisasi, misinya. Proses utama menunjukkan input mana yang akan diubah menjadi output apa oleh langkah-langkah (besar) dalam proses tersebut.

M u la i da r i pr ose s u t a m a

Setelah proses utama, berikutnya adalah proses kerja, yang diikuti oleh instruksi kerja. Skema berikut menunjukkan bahwa tiap proses bisa dipecah menjadi beberapa sub- proses. Secara teori, pembagian ini tidak akan pernah berakhir.

Pr ose s u t a m a – pr ose s k e r j a –

pr ose s de t a il

Su dut Pa nda ng Kon su m e n

Metode lain yang bisa digunakan untuk mengidentifikasi proses adalah dengan melihatnya dari sudut Pandang konsumen. Disini, saudara berfokus pada proses yang sedang dilacak konsumen, berhubungan dengan jasa atau barang yang diberikan oleh perusahaan. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan curah gagasan. Mendiskusikan dimana proses tersebut berawal dan dimana proses itu berakhir. Atau saudara juga bisa meminta sejumlah konsumen menjabarkan proses tersebut. Dari Metode lain yang bisa digunakan untuk mengidentifikasi proses adalah dengan melihatnya dari sudut Pandang konsumen. Disini, saudara berfokus pada proses yang sedang dilacak konsumen, berhubungan dengan jasa atau barang yang diberikan oleh perusahaan. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan curah gagasan. Mendiskusikan dimana proses tersebut berawal dan dimana proses itu berakhir. Atau saudara juga bisa meminta sejumlah konsumen menjabarkan proses tersebut. Dari

M e n ga pa pr ose s pe nt in g?

Dengan berfokus pada prosesnya, perusahaan bisa menciptakan sebuah pendekatan bisnis terpadu. Dengan menghubungkan berbagai proses, perusahaan akan bisa melihat gambar besar yang menunjukkan bagaimana perusahaan tersebut bisa memuaskan konsumen dan menjadi perusahaan yang lebih kompetitif, inovatif, dan mendapatkan keuntungan.

Se be la s a la sa n u nt uk m e n j a ba r k a n pr ose s

• Mendapatkan pandangan tentang kearah mana proses tersebut berjalan •

Memperlihatkan proses hubungan antara berbagai departemen •

Pelokalan dalam proses •

Kesatuan dan kejelasan pengaturan kerja •

Transfer ilmu yang lebih mudah dan cepat; misalnya kepada pegawai baru •

Sertifikasi •

Bertindak berdasarkan hasil, output •

Menentukan sebab •

Meningkatkan fleksibilitas •

Meningkatkan mutu output •

Berkonsentrasi pada konsumen

Setelah proses ditentukan, maka kita mulai memfokuskan diri pada perbaikan mutu barang dan jasa secara terus menerus. Sejumlah prinsip yang penting disini adalah: Ketahui apa yang saudara kerjakan, kerjakan dengan benar dan pertahankan atau tingkatkan mutu ini.

Manajemen mutu terpadu berarti bahwa tiap tahap dalam proses produksi harus berfokus pada kebutuhan konsumen, bukan hanya tahap akhirnya saja. Semua tahap yang ada harus berfungsi sempurna untuk mencapai hasil yang sempurna. Bagi konsumen, prinsip yang paling penting adalah: beritahu apa yang saudara lakukan dan lakukan apa yang saudara katakan!

Standard Internasional ini mendorong penggunaan pe n de k a t a n pr ose s saat menyusun, menerapkan dan meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu , untuk meningkatkan kepuasan konsumen dengan memenuhi persyaratan atau kebutuhan mereka. Kelebihan pendekatan proses adalah adanya kendali terus menerus atas hubungan antara tiap proses dalam sebuah sistem proses, dan kendali atas gabungan dan interaksi tiap proses tersebut. Saat digunakan dalam sistem manajemen mutu, pendekatan ini menekankan pentingnya

• pengetahuan tentang dan pemenuhan persyaratan dari konsumen; •

pentingnya mempertimbangkan berbagai proses dalam konteks nilai tambah yang diberikan;

• mendapatkan hasil berupa kinerja dan efektifitas proses, dan •

perbaikan proses secara terus menerus berdasarkan pada pengukuran objektif. Model sistem manajemen mutu berdasarkan proses menunjukkan bahwa para

konsumen memainkan peran penting dalam menentukan persyaratan atau kebutuhan mereka sebagai input. Memonitor kepuasan konsumen membutuhkan evaluasi berbagai informasi yang terkait dengan persepsi konsumen tentang pemenuhan kebutuhan mereka oleh organisasi tersebut. Model yang ditunjukkan di atas mencakup semua persyaratan Standard Internasional ini, namun tidak menunjukkan proses-proses tersebut secara detail.

M ode l Pe nde k a t a n Pr ose s

Peningkatan sistem manajemen kualitas secara terus menerus

Persyaratan Kepuasan

konsumen Realisasi

Siswa Siswa

Manaj em en

Pengukuran,

Sum berdaya

Analisis, Industri Perbaikan

Industri

Tanggung

Masyarakat j awab

Masyarakat

Manaj em en

Sist e m M a n a j e m e n M u t u Be r da sa r k a n Pr ose s: pr ose s- pr ose s in t i st a n da r d.

Standard ini didasarkan pada model konseptual yang ditunjukkan dalam gambar diatas. Model ini disebut ‘model proses’ sebab model ini menekankan proses-proses utama yang menjadi bagian tak terpisahkan dari standard ini. Gambar ini sedikit diubah agar bisa diaplikasikan secara khusus dalam pendidikan dan pelatihan.

Model ini dikendalikan oleh konsumen, yang berarti segala hal yang berkaitan dengan mutu berawal dari dan berakhir pada konsumen. Dalam gambar di atas, konsumen ditunjukkan di sisi kiri dan kanan. Ketiga kelompok konsumen utama dalam bidang pendidikan dan pelatihan juga ditunjukkan disana.

Input dan outputnya mungkin dan seringkali memang terkait dengan ketiga kelompok konsumen ini, bahkan terkait juga dengan kelompok lain, seperti yang dituliskan berikut:

• Seorang peserta didik •

Orang tua peserta didik atau pegawai •

Sebuah perusahaan atau organisasi dimana kontrak penelitian, kesepakatan konsultasi, atau kontrak pelatihan dimasukkan.

• Sebuah industri.

• Seorang konsumen internal (yaitu konsumen yang berada atau bekerja dalam organisasi pemasok pendidikan dan pelatihan itu sendiri).

• Sebuah badan pemerintah, badan pembuat undang-undang, badan akreditasi, dan semacamnya

• Kelompok masyarakat yang relevan, seperti kelompok orang tua dan warga, anggota masyarakat secara keseluruhan.

Aliran proses utama yang berujung pada penyerahan barang dan/jasa saudara ditunjukkan di bagian atas gambar di atas: ‘realisasi produk’.

Model ini dimulai dengan pembahasan dan spesifikasi dari konsumen – apa yang mereka inginkan.

CATATAN: Dalam bidang pendidikan dan pelatihan, hal ini memungkinkan, dan seringkali memang berarti bahwa konsumen (peserta didik) memilih pelajaran atau kurikulum tertentu dari brosur, buku panduan atau yang semacamnya.

Hal ini lalu menjadi input untuk sistem manajemen mutu saudara (ditunjukkan dalam gambar sebagai bentuk elips). Input ini dimasukkan kedalam perencanaan barang dan/atau jasa dan kedalam persyaratan barang atau jasa tersebut. Kotak ini dimaksudkan untuk menggambarkan berbagai kegiatan yang saudara lakukan untuk menghasilkan output berupa barang dan/atau jasa.

Model ini juga menitikberatkan pentingnya mendapatkan informasi tentang kepuasan konsumen (panah di bagian kanan yang mengarah ke ‘pengukuran, analisis dan perbaikan’). Pengukuran dan penilaian serta evaluasi menjadi umpan balik yang sangat penting bagi kinerja saudara. Sistem pengukuran ini ditunjukkan dalam bentuk kotak di sebelah kanan yang bertuliskan ‘pengukuran, analisis dan perbaikan’.

Bagian lain dari model ini menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dianggap fundamental bagi kelancaran pelaksanaan proses realisasi barang dan/atau jasa yang saudara produksi; yang berarti bahwa kegiatan-kegiatan ini tidak penting namun sangat dibutuhkan untuk membantu memastikan penyampaian barang dan/atau jasa tersebut.

Kotak ‘tanggung jawab manajemen’ dimasukkan disana untuk menekankan pentingnya manajemen meneliti hasil dari umpan balik dan informasi lain yang diterima.

Tanggung jawab manajemen juga mencakup perlunya penentuan kebijakan, tujuan dan sasaran oleh eksekutif senior perusahaan. Dari sini, muncullah kebutuhan akan perencanaan yang tepat, yang juga perlu didasarkan pada hasil pengukuran. Perencanaan mencakup penelitian terhadap proses dan memastikan bahwa penelitian- Tanggung jawab manajemen juga mencakup perlunya penentuan kebijakan, tujuan dan sasaran oleh eksekutif senior perusahaan. Dari sini, muncullah kebutuhan akan perencanaan yang tepat, yang juga perlu didasarkan pada hasil pengukuran. Perencanaan mencakup penelitian terhadap proses dan memastikan bahwa penelitian-

Manajemen senior di perusahaan saudara perlu mengevaluasi sumber daya - sumber daya yang ada, yang dimasukkan sebagai bidang kegiatan keempat dalam sistem manajemen mutu. Sumber daya – sumber daya ini perlu dipersiapkan dalam jumlah yang cukup untuk memastikan mutu barang dan/atau jasa yang diproduksi. Sumber daya mencakup tempat, perlengkapan dan peralatan, bahan dan manusia. Sumber daya manusia perlu mendapatkan pelatihan untuk memastikan bahwa mereka memang kompeten untuk menjalankan tugas yang diberikan pada mereka.

Kegiatan pengumpulan dan analisis data, yang ditunjukkan dalam kotak di sebelah kanan, berjudul ‘pengukuran, analisis dan perbaikan’, mungkin menghasilkan usulan perbaikan untuk sistem manajemen mutu , digambarkan sebagai panah yang mengarah ke kotak dibagian atas, yang berjudul ‘peningkatan sistem manajemen mutu secara terus menerus’.

Dengan persetujuan dari eksekutif senior perusahaan, kemungkinan-kemungkinan perbaikan ini juga harus diteliti lagi sebelum diimplementasikan dengan tepat.

Jadi, ada dua mekanisme untuk melaksanakan perbaikan: • Sebagai bagian dari sistem manajemen mutu (digambarkan dengan panah dalam

lingkaran di dalam). Ini mencakup penyesuaian yang tidak biasa, tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan.

• Proses pengkajian ulang, dan khususnya pengkajian manajemen, yang secara kritis mengamati sistem manajemen mutu secara keseluruhan dan membuat perbaikan pada sistem tersebut.

Dengan demikian, model proses dalam gambar di atas menghubungkan dan menyatukan konsep pemastian mutu untuk perbaikan terus menerus dengan konsep manajemen mutu keseluruhan.

FOKUS. Langkah pertama dalam tiap usaha perbaikan adalah menemukan (find) proses yang harus diperbaiki/ditingkatkan. Saudara perlu menyusun sebuah tim yang terdiri dari sumber daya - sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas perbaikan tersebut. Tim ini bisa terdiri dari pemilik proses tersebut dan para staf yang melaksanakan proses tersebut sehari-hari. Pastikan bahwa para anggota tim ini bisa mendedikasikan beberapa jam dalam seminggu atau sebulan untuk mengerjakan proyek ini. Pemimpin perusahaan bisa membantu memastikan bahwa waktu yang dimiliki oleh tiap anggota tim tersebut memang memungkinkan mereka untuk melakukan hal ini.

Setelah tim saudara terbentuk, ikuti langkah-langkah berikut.

F Find (Temukan) Proses Untuk Ditingkatkan O Organisir K Klarifikasi Pengetahuan yang Dimiliki tentang Proses tersebut U Ungkap Sebab-Sebab Jeleknya Mutu Proses S St art (Mulai) PDCA

F in d ( m e n e m u k a n ) pr ose s u n t u k dit in gk a t k a n

Berbagai pendekatan bisa digunakan untuk mengenali peluang-peluang untuk meningkatkan proses-proses utama atau memecahkan masalah-masalah yang ada didalamnya. Pendekatan-pendekatan ini mencakup:

• Identifikasi berbagai varian hasil monitor secara terus menerus terhadap berbagai indikator dan kegiatan

• Umpan balik dari klien atau staf tentang peluang perbaikan • Proses-proses yang bervolume besar, beresiko tinggi, berpotensi

menimbulkan masalah, membutuhkan banyak sumber daya, atau yang menunjukkan masalah-masalah keamanan

• Proses-proses yang menggambarkan prioritas strategis perusahaan

Pe r t a n ya a n - pe r t a n ya a n pe nt ing ya n g h a r u s dij a w a b da la m t a ha p ini m e nca k up:

Adakah deskripsi yang sederhana dan jelas tentang proses tersebut? Apa proses itu? Apa saja masalah utama yang terkait dengan proses tersebut? Apa saja keterbatasan pandangan proses tersebut? Apa saja keterbatasan sumberdaya proses tersebut?

Apa saja isu-isu utamanya?

O r ga n isir

Banyak orang dari berbagai disiplin/bidang ilmu yang akrab dengan dan bekerja dalam proses yang akan ditingkatkan (diperbaiki) dipilih untuk berpartisipasi dalam tim perbaikan mutu (Qualit y I m provem ent Team / QI T). Organisasi tersebut bisa menyediakan sumber daya – sumber daya yang dibutuhkan oleh para staf untuk berpartisipasi (misalnya, dengan memasukkan hal ini dalam tugas pekerjaan mereka sehingga mereka tidak punya alasan untuk menolak, memberikan pelayanan berupa fasilitator bermutu untuk membantu tim tersebut, dan menyediakan perangkat- perangkat yang dibutuhkan untuk melaksanakan kerja tim tersebut).

Idealnya, tim seperti ini terdiri dari lima sampai delapan orang, dan dipimpin oleh seorang fasilitator yang memiliki pengetahuan cukup tentang prinsip-prinsip dan perangkat-perangkat untuk perbaikan kinerja, dan/atau oleh seorang pemimpin kelompok yang sebenarnya adalah “pemilik proses atau sponsor”. Tim ini akan mengikuti sebuah pendekatan terstruktur dalam tiap proyek perbaikan proses.

Tim ini akan dikenakan peraturan yang dikeluarkan oleh Perform ance I m prov em ent Com m it t ee (PIC / Dewan Perbaikan Kinerja), Direktur Eksekutif, atau badan pemerintah.

Pe r t a n ya a n - pe r t a n ya a n pe nt ing ya n g h a r u s dij a w a b da la m t a ha p ini m e nca k up:

Adakah orang yang bekerja dalam proses ini, termasuk konsumen internal dan eksternal?

Adakah pemilik proses usaha tersebut? Adakah tim yang mengenal baik proses tersebut? Adakah panduan dan dukungan teknis yang tersedia?

K la r ifik a si Pe n ge t a hu a n ya n g D im ilik i t e n t a ng Pr ose s t e r se but

Idealnya, semua proyek perbaikan kinerja dimulai dengan penentuan titik tolak menggunakan pengukuran hasil. Jika tidak ada data yang tersedia atau tidak ada titik tolak kinerja yang dibuat untuk proses tersebut, tim tadi akan mengidentifikasi elemen- elemen data utama yang diperlukan untuk mengevaluasi kinerja proses tersebut secara efektif. Setelah data tersebut dikumpulkan, tim akan melakukan proses analisis.

Pe r t a n ya a n - pe r t a nya a n pe nt ing ya n g h a r u s dij a w a b da la m t a ha p ini m e nca k up:

Siapa saja konsumennya? Apa saja kebutuhan mereka? Perlukah keterbatasan ditentukan? Bagaimana aliran proses tersebut sebenarnya?

Adakah kompleksitas/ketidaksibukan yang tidak perlu? Apa saja hasil/cara terbaik agar proses tersebut bisa berhasil?

Pe r a ngk a t Pe r ba ik a n M u t u ( QI T) ya n g bisa digu na k a n

da la m t a ha p pe r ba ik a n k ine r j a pr ose s in i m e n ca k up:

-Perangkat Pengumpulan Data -Diagram Garis

U n gk a p Se ba b- Se ba b Je le k n ya M u t u a t a u Va r ia si Pr ose s

Analisa objektif terhadap data, yang didapat melalui penggunaan teknik-teknik kendali proses secara statistik, akan dilakukan oleh tim. Identifikasi akar masalah adalah tujuan analisis ini. Tim akan menggunakan sarana (perangkat) resmi seperti diagram sebab-akibat, diagram Pareto, atau teknik kelompok nominal untuk mengidentifikasi penyebab masalah dan menentukan prioritas untuk pengambilan keputusan.

Pe r t a n ya a n - pe r t a n ya a n pe nt ing ya n g h a r u s dij a w a b da la m t a ha p in i m e nca k up:

Apa saja penyebab utama variasi proses atau jeleknya mutu ? Karakteristik utama yang mana saja yang bisa diukur? Apa . . . siapa . . . dimana . . . kapan . . . bagaimana data akan

dikumpulkan? Apakah data tersebut menggambarkan penyebab variasi yang umum atau

khusus? Penyebab variasi yang mana yang bisa kita ubah untuk meningkatkan/memperbaiki

proses tersebut?

Pe r a ngk a t Pe r ba ik a n M u t u ( QI T) ya n g bisa digu na k a n

da la m t a ha p pe r ba ik a n k ine r j a pr ose s in i m e n ca k up:

-Diagram Batang dan Diagram Irisan -Diagram Sebab-Akibat (diagram Ishikawa, diagram tulang ikan) -Histogram -Pengambilan suara terbanyak -Diagram Pareto -Diagram Pelaksanaan dan Kendali -Diagram Acak

S tart ( m u la i) PD CA

Pemilihan dan penyusunan prioritas usulan perbaikan proses akan didasarkan pada keputusan tim tentang apakah usulan terpilih tersebut akan menghasilkan perbaikan yang paling besar atau tidak. Usulan perbaikan tambahan juga bisa disampaikan (yaitu usulan perbaikan yang kurang memiliki dampak terhadap perbaikan secara keseluruhan) tapi akan menghasilkan pencapaian sejumlah perbaikan dalam proses/akar masalah yang bisa diukur.

Jika teridentifikasi adanya hambatan-hambatan yang menghalangi implementasi usulan perbaikan utama (usulan perbaikan ideal), maka tim harus mengusulkan alternatifnya, meski dampak positif yang diberikan oleh usulan alternatif tersebut mungkin tidak sebesar dampak yang dimiliki oleh usulan perbaikan utama. Pemilihan prioritas perbaikan bisa didasarkan pada faktor-faktor berikut:

• Kemampuan untuk memberikan dampak positif pada misi program •

Kompleksitas dan stabilitas sistem yang membutuhkan perhatian •

Penting tidaknya dilihat dari kacamata hukum atau peraturan perundangan •

Keamanan, keselamatan, atau isu lain yang bisa memunculkan resiko bagi individu

• Kemungkinan peningkatan harapan konsumen •

Keandalan dan stabilitas sistem baru tersebut dibandingkan dengan sistem lama.

• Tingkat kepentingan perbaikan proses dalam organisasi tersebut

Ke se m pa t a n unt u k m e n gu r a ngi bia ya a t a u m e n in gk a t k a n pe n da pa t a n

Fase perancangan untuk tiap perbaikan proses akan menggunakan perangkat-perangkat tertentu untuk mencapai tujuannya. Perangkat-perangkat ini mungkin mencakup, tapi Fase perancangan untuk tiap perbaikan proses akan menggunakan perangkat-perangkat tertentu untuk mencapai tujuannya. Perangkat-perangkat ini mungkin mencakup, tapi

Pe r t a n ya a n - pe r t a n ya a n da n t in da k a n - t inda k a n pe nt ing ya n g h a r us dij a w a b da n dila k u k a n da la m t a ha p ini m e nca k up:

Pemilihan bagian proses yang akan diperbaiki. Apa saja usulan yang ada untuk perbaikan proses? Menyusun pernyataan misi. Perubahan apa saja untuk proses tersebut yang paling terjangkau (baik

Pe r a ngk a t Pe r ba ik a n M ut u ( QI T) ya n g bisa digu na k a n da la m t a ha p pe r ba ik a n k ine r j a pr ose s in i m e n ca k u p:

-Diagram Afinitas (Kemiripan) -Diagram Sebab-Akibat -Analisis Dampak dan Mode Kegagalan -Diagram Garis

dari segi harga maupun waktu dan peluang)?

P Plan (Perencanaan) Proses Perbaikan

D Do (Pelaksanaan) Perbaikan, Pengumpulan dan Analisis Data

C Check (Pemeriksaan) Hasil dan Peserta didikan yang diambil

A Act (Bertindak) dengan Menggunakan, Menyesuaikan atau

Mengabaikan Perubahan

Lin gk a r a n D e m in g

Dalam LU 3.1.4 saudara telah mempelajari kontribusi guru Sistem Manajemen Mutu (QMS) Edward Deming, dan Lingkaran Demingnya. Siklus Plan – Do – Check – Act (PDCA) ini adalah prinsip kerja standard sistem manajemen ISO.

Siklus ini adalah cara untuk menggali berbagai proses, mulai dari yang sangat sederhana sampai yang paling kompleks. Biasanya, jika saudara harus memonitor proses yang kompleks, saudara bisa memecah proses

tersebut menjadi bagian-bagian kecil dan menerapkan PDCA dari sub-proses spesifik sampai ke keseluruhan proses sebagai kesatuan.

P la n ( Pe r e n ca na a n ) Pr ose s Pe r ba ik a n

Disini, tim akan mengumpulkan hasil rangkuman akhir tentang proyek tersebut dan menyajikannya pada pemimpin kelompok yang mensahkannya. Persetujuan (dukungan) atas usulan perubahan akan terjadi di level ini dengan dukungan dan kepemimpinan yang diberikan untuk perubahan proses tersebut. Persetujuan akhir atas usulan perubahan proses berada di tangan Direktur Eksekutif atau pemimpin senior program tersebut.

Pe r t a n ya a n - pe r t a n ya a n pe nt ing ya n g h a r u s dij a w a b da la m t a ha p ini m e nca k up:

Apa perbaikan proses yang perlu dilakukan? Langkah apa dalam proses tersebut yang akan diubah? Adakah resiko tertentu terkait dengan perubahan tersebut? Berapa biaya perubahan tersebut (dalam bentuk uang, waktu, sumber

daya [manusia dan bahan])? Siapa saja yang akan terpengaruh oleh perubahan tersebut? Siapa pemilik proses tersebut? Apakah dia ikut serta dalam proses perencanaan

perbaikan? Siapa yang akan bertanggung jawab untuk mengimplementasikan perubahan proses

tersebut? Apa yang perlu dilakukan untuk mengimplementasikan perubahan proses tersebut? Dimana perubahan tersebut akan diimplementasikan (satu unit terpisah atau seluruh

perusahaan)? Apakah diperlukan uji coba sebelum implementasi di tingkat perusahaan?

Bagaimana implementasi tersebut akan dikendali? Di tahap mana pengukuran dilakukan untuk memonitor efektifitas perubahan? Bagaimana data akan dikumpulkan dan oleh siapa? Data apa yang harus dikumpulkan untuk mengukur perbaikan?

Pe r a ngk a t Pe r ba ik a n M u t u ( QI T) ya n g bisa digu na k a n

da la m t a ha p pe r ba ik a n pr ose s in i m e n ca k u p:

-Diagram Sebab-Akibat -Diagram Garis

D o ( Pe la k sa n a a n ) Pe r ba ik a n , Pe n g u m pula n da n Ana lisis D a t a

Saat usulan perubahan pada proses dan sistem diimplementasikan, proyek tersebut akan berfokus pada pergeseran dari pendekatan rancangan proses / pemecahan masalah ke pendekatan ‘menggenggam keuntungan’ kemudian ke pengumpulan dan analisis data.

Sebagai bagian dari usulan-usulannya, tim akan merekomendasikan elemen-elemen data tertentu yang dibutuhkan untuk terus menerus memonitor hasil perbaikan proses.

Pe r t a n ya a n da n t inda k a n pe n t in g ya ng h a r us dij a w a b da n dila k uk a n da la m t a ha p in i m e n ca k up:

Pengumpulan data. Analisis data. Adakah perubahan signifikan dalam usaha pengendalian atau pengumpulan

data?

Pe r a ngk a t Pe r ba ik a n M u t u ( QI T) ya n g bisa digu na k a n

da la m t a ha p pe r ba ik a n pr ose s in i m e n ca k u p:

-Diagram Batang dan Diagram Irisan -Diagram Sebab-Akibat -Perangkat Pengumpulan Data -Diagram Garis

C h e ck ( Pe m e r ik sa a n) H a sil Ana lisis da n Pe se r t a didik a n ya ng D ida pa t

Dalam beberapa kasus, tim akan terus harus mengkaji data yang didapat dari kegiatan memonitor terus menerus dan harus mengevaluasi kinerja proses dalam rentang waktu yang telah ditentukan. Dalam kasus lain, tambahan kegiatan pengawasan yang diperlukan akan digabungkan kedalam proses pengawasan program secara terus menerus, dan hasil perbaikan ini akan dilaporkan lewat komite yang telah ada atau lewat laporan departemen. Setelah pemimpin perusahaan menentukan bahwa perubahan proses telah dilaksanakan dan dipertahankan, maka pengawasan tersebut bisa dihentikan.

Pe r t a n ya a n- pe r t a n ya a n pe nt in g ya ng ha r u s dij a w a b da la m t a ha p in i m e n ca k up:

Apakah proses tersebut meningkat sesuai harapan? Jika dilihat dari sudut Pandangkonsumen, apakah proses tersebut

meningkat? Apakah data yang ada mendukung perbaikan tersebut?

Bagaimana usaha tim bisa ditingkatkan?

Pe r a ngk a t Pe r ba ik a n M u t u ( QI T) ya n g bisa digu na k a n

da la m t a ha p pe r ba ik a n pr ose s in i m e n ca k u p:

Diagram Batang dan Diagram Irisan Perangkat Pengumpulan Data Histogram Diagram Pelaksanaan dan Kendali Diagram Acak

A ct ( Be r t inda k ) de n ga n M e n ggun a k a n , M e n ye su a ik a n a t a u M e nga ba ik a n Pe r u ba h a n

Jika diputuskan bahwa perubahan belum dipertahankan atau belum terbukti efektif setelah dicoba, tim bisa:

• Mengevaluasi hambatan-hambatan keberhasilan perubahan proses, dan menyusun strategi untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut

• Mengusulkan alternatif lain untuk mengganti perubahan yang telah diusulkan tersebut

Meneliti lebih lanjut proses dan alasan kegagalan dalam mempertahankan perbaikan

Sekarang lakukan LATI H AN PEM BELAJARAN QU3 .2 - AS1 / 4 “SI KLUS D EM I N G” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan

Portofolio Bukti

Pe r t a n ya a n - pe r t a n ya a n pe nt in g ya n g h a r us dij a w a b da la m t a ha p in i m e n ca k u p:

Haruskah saudara menggunakan, menyesuaikan atau mengabaikan perubahan tersebut?

Perlukah saudara menggunakan pendekatan ‘menggenggam keuntungan’?

Bagian mana dari proses perbaikan tersebut yang perlu distanda risasi? Kebijakan dan prosedur apa yang perlu direvisi? Siapa yang perlu diberitahu tentang perubahan ini? Apa yang harus diukur untuk memastikan manfaatnya telah didapatkan? Apa saja langkah berikutnya yg harus diambil untuk terus meningkatkan proses ini?

Ba ca h a n dout “RBM ” ya n g bisa dit e m u k a n di Ba gia n ha n dout u nt u k Se m e st e r 3 da n k e r j a k a n Tu ga s “SI RAM AN D AN PERCI KAN ” ya ng t e r la m pir .

3. Rant ai konsumen - pemasok

Proses adalah bahan penyusun rantai nilai yang bisa dianggap sebagai proses makro yang tersusun dari berbagai sub proses, sebuah mata rantai yang mengikat konsumen dan pemasok .

Kon su m e n da n pe m a sok e k st e r n a l.

Para konsumen dan pemasok eksternal ini memiliki kekuatan tawar menawar dengan perusahan atau organisasi yang sedang mengejar posisi diantara para pesaingnya. Mereka memiliki kekuatan tawar menawar yang ditantang oleh sebuah organisasi dan para pesaingnya untuk mendapatkan kelebihan kompetitif di pasar. Dalam pertarungan memperebutkan pasar, persaingan tidak hanya muncul dari pemain lain. Persaingan dalam sebuah industri sebenarnya berakar pada ekonomi yang mendasarinya, dan kekuatan kompetitif yang ada akan bisa bertahan dengan baik melebihi para pesaing yang telah mapan dalam industri tertentu.

Kelebihan kompetitif adalah kemampuan untuk membuat perusahaan tampak berbeda di mata para konsumen dan kemampuan untuk memberikan harga tinggi.

Maka, keberagaman adalah pola perilaku yang mendasari keberhasilan; semakin beragam lingkungannya, semakin besar pula jumlah variabel kemungkinan yang signifikan yang bisa memberikan manfaat berbeda pada tiap orang. Bisakah evolusi acak dirancang untuk bisnis? Inilah fungsi strategi.

Elemen-elemen dasar persaingan strategis adalah: •

Kemampuan untuk memahami perilaku kompetitif, konsumen, penyandang dana dan sumberdaya yang terus-menerus berinteraksi

• Pemahaman tentang bagaimana gerakan strategis tertentu bisa menyeimbang kan kembali keseimbangan (atau mungkin juga ketidak seimbangan) kompetitif.

• Sumber daya bagi para pengguna baru •

Kemampuan untuk memprediksi resiko dan keuntungan •

Kemauan untuk bertindak •

Komitmen dan dedikasi seluruh bagian organisasi Dalam tabel berikut saudara akan melihat gambaran kasar kekuatan-kekuatan dasar

yang membentuk interaksi manusia dalam pengembangan strategi ekonomi. Kerangka kerja ini berguna untuk memahami fokus pada mutu untuk meningkatkan kelebihan kompetitif organisasi apapun.

PEN GEMBAN GAN S TRATEGI EKON OMI

Ma s ya ra ka t Re p u ta s i

Kon disi da n t r e n

Ka pa bilit a s

lingk u nga n :

e Kom pe t e nsi

ja

Ek on om i, Polit ik ,

Kh u sus:

Te k n ik , Sosia l, Fisik

a b r Fu n gsion a l a

Or ga n isa siona l

I de nt ifik a si k e le bi-

I de nt ifik a si

pa bilit a s

Eva lu a s i u n tu k m e n e n tu ka n ga bu n ga n te rba ik a n ta ra p e - lu a n g d a n s u m be r d a ya

S tra te gi Eko n o m i p e m ilih a n p ro d u k d a n p a s a r

Konsep k on su m e n in t e r n a l mungkin tampak wajar dan biasa-biasa saja, namun untuk membuat para pegawai menerapkan konsep ini, ada teramat banyak hal yang terlibat didalamnya. Proses internal atau sistem kerja harus diidentifikasi dan ditentukan. Sistem kerja adalah cara sebuah organisasi mengorganisir dirinya sendiri untuk melakukan pekerjaan. Perumusan sistem ini mengaitkan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan dengan tujuan kegiatan produksi barang dan jasa serta dengan tujuan perusahaan.

Tiap sambungan memiliki tindakan yang diharuskan dan diharapkan yang perlu ditentukan. Di sebuah pabrik, fungsi bagian pengiriman memiliki tindakan yang diharapkan yang berupa pengiriman barang tepat waktu pada konsumen. Fungsi bagian produksi harus menyediakan produk untuk dikirimkan untuk memenuhi pesanan konsumen. Bagian pembelian harus menyediakan barang-barang yang dibutuhkan oleh bagian produksi tepat waktu agar jadwal produksi bisa terpenuhi. Semua proses ini menunjukkan rantai konsumen - pemasok didalam organisasi atau perusahaan.

Pendekatan sistem kerja mengatur dan memprioritaskan pekerjaan selain memperjelas peran pegawai dimana kerjasama dan inovasi bisa terjadi.

Sub proses mendukung para pegawai yang memproduksi dan mengirimkan barang atau jasa. Proses-proses pendukung meliputi sumber daya manusia, manajemen fasilitas

dan layanan teknologi 1 .

Pengukuran kinerja digabungkan dengan penyusunan prioritas kerja. Kegiatan ini mengidentifikasi dan mengukur kegiatan-kegiatan yang penting untuk melayani pelanggan, baik internal maupun eksternal. Ada ungkapan lama yang selalu berlaku “semua yang diukur berarti telah selesai dikerjakan.” Pengukuran membantu manajemen melakukan tugasnya berdasarkan fakta yang ada. Bagian Produksi mungkin memiliki tujuan pengerjaan seperti penyelesaian pembuatan pesanan tepat waktu. Bagian Pembelian mungkin bisa diukur berdasarkan frekuensi atau persentase persediaan barang yang habis terpakai. Pertanyaan-pertanyaan seperti, “Apa yang dilakukan pegawai untuk mendukung pengiriman barang dan/atau jasa?” atau “Barang apa saja yang mereka produksi?” membantu mengidentifikasi apa yang harus diukur. Pengukuran membantu para pegawai lebih fokus pada prioritas dan pelayanan konsumen internal mereka.

Strategi perbaikan mungkin mencakup pembagian informasi tentang strategi-strategi yang berhasil digunakan ke seluruh bagian perusahaan, program pengakuan dan hadiah untuk inovasi, informasi dari konsumen proses internal, penggunaan teknologi alternatif dan analisis proses. Sejumlah perusahaan mungkin perlu perancangan ulang sistem secara keseluruhan untuk mencapai layanan konsumen internal yang efektif.

Sekarang kerjakan LATI H AN PEM BELAJARAN QU3 .2 - AS2 / 4 “I N PUT- OUTPUT PROD UK” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal

Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Sist e m Ra n t a i N ila i

Rantai nilai sebuah perusahaan adalah bagian dari sebuah sistem yang lebih besar yang mencakup rantai-rantai nilai yang bergerak ke atas kearah pemasok dan kebawah

1 Untuk penjelasan rinci tentang manajemen sumber daya silakan lihat LU3.4 1 Untuk penjelasan rinci tentang manajemen sumber daya silakan lihat LU3.4

Rantai

Rantai nilai

Hubungan-hubungan seperti ini muncul tidak hanya dalam rantai nilai perusahaan, tapi juga ada diantara rantai-rantai nilai yang lain. Meski perusahaan yang menunjukkan tingkat integrasi vertikal yang tinggi memiliki kegiatan ke atas dan ke bawah yang dikoordinasikan dengan lebih baik, perusahaan yang memiliki tingkat integrasi vertikal yang lebih rendah juga bisa menjalin kesepakatan dan kerjasama dengan pemasok dan rekan penyalur untuk mencapai koordinasi yang lebih baik. Jelas, keberhasilan sebuah perusahaan dalam membuat dan mempertahankan kelebihan kompetitif tidak hanya tergantung pada rantai nilainya, namun juga pada kemampuannya mengatur sistem nilai dimana perusahaan tersebut menjadi salah satu bagiannya.

Rantai konsumen - pemasok harus dibuat agar bisa membangun mutu barang dan jasa yang diberikan. Perusahaan-perusahaan tradisional hanya bisa mengidentifikasi konsumen dan pemasok diluar organisasi mereka.

Maka, ada spesifikasi dan persyaratan tertulis untuk tiap bahan yang dibeli dan untuk tiap barang yang dijual. I n spe k si biasanya dilaksanakan di tahap pasokan persediaan dan pengiriman. Inspeksi (pemeriksaan) seperti ini tidak bisa meningkatkan mutu sebab tidak ada yang tahu apa yang terjadi saat sedang tidak ada inspeksi. Saat inspeksi gagal mengendalikan mutu, perusahaan meningkatkan kuantum inspeksinya, dengan lebih banyak orang yang melakukan inspeksi dibanding yang melakukan produksi. Saat cara ini juga tidak berhasil, mereka mengaku kalah dan beranggapan bahwa mereka harus seumur hidup mengalami masalah tersebut. Strategi-strategi yang digunakan oleh banyak perusahaan ini, dalam pelaksanaannya, sangat meningkatkan pengeluaran. Peningkatan pengeluaran hanya untuk inspeksi tidaklah menguntungkan. Inspeksi hanya meningkatkan biaya produksi, tanpa memberi nilai tambah. Tujuan organisasi haruslah mengurangi inspeksi sampai seminimal mungkin dan tetap bisa mengontrol mutu barang atau jasa yang diproduksi. Tujuan ini bisa tercapai melalui pembentukan rantai konsumen - pemasok dalam organisasi.

Saat konsep mutu berubah, perusahaan-perusahaan menyadari bahwa mutu harus dibangun pada barang atau jasa dengan cara membangun mutu kedalam prosesnya. Persyaratan mendasar untuk membangun mutu kedalam proses in adalah k e nda li t e r u s m e ne r u s atas mutu proses sehingga mutu tiap tahap proses produksi bisa dipastikan. Hal ini bisa dicapai dengan membentuk rantai konsumen-pemasok, di tiap Saat konsep mutu berubah, perusahaan-perusahaan menyadari bahwa mutu harus dibangun pada barang atau jasa dengan cara membangun mutu kedalam prosesnya. Persyaratan mendasar untuk membangun mutu kedalam proses in adalah k e nda li t e r u s m e ne r u s atas mutu proses sehingga mutu tiap tahap proses produksi bisa dipastikan. Hal ini bisa dicapai dengan membentuk rantai konsumen-pemasok, di tiap

Rantai konsumen – pemasok terdiri dari pembagian seluruh proses produksi atau pemberian jasa, dimulai dari pemasok (pemasok) eksternal dan berakhir di konsumen eksternal, dalam sejumlah subproses yang ditentukan dengan pasti dalam organisasi tersebut. Tiap sub proses memiliki pemilik, yang sebenarnya bertanggung jawab untuk memberikan output ke konsumen internal setelah menerima input yang benar dari pemasok internal dan memberi nilai tambah. Semua sub proses saling terkait dan membentuk sebuah rantai. Sejumlah sub proses akan berakhir pada konsumen internal. Sejumlah sub proses akan memiliki pemasok eksternal. Tidak ada sub proses yang bisa berdiri sendiri. Semua sub proses akan saling terkait.

Semua input untuk sub proses harus memiliki spesifikasi. Tiap output harus memiliki spesifikasi. Kesesuaian antara semua item yang diterima, dimiliki, atau dijual dengan spesifikasi masing-masing harus diverifikasi. Pemilik sub proses akan menerima input untuk sub prosesnya dari pemasok internal atau eksternal setelah terlebih dulu memverifikasi kesesuaian input tersebut dengan spesifikasinya. Pentingnya verifikasi ini tidak perlu dijelaskan lagi. Verifikasi bisa sesederhana pemeriksaan langsung atau penghitungan langsung. Atau bisa juga dilakukan dengan pemeriksaan secara detail, tergantung pada seberapa penting item tersebut.

Pemilik sub proses harus mengambil alih tanggung jawab dari pemasok sebelum mulai menggunakan input yang diterimanya. Maka, sebelum menerima sebuah barang, dia harus melakukan inspeksi yang diperlukan untuk memastikan bahwa dia menerima pasokan tersebut sesuai dengan persyaratan atau spesifikasi yang telah ditentukan. Dia tidak bisa menyalahkan pemasok setelah barang tersebut diterima. Dalam hal ini, pemilik sub proses harus bertindak sebagai konsumen. Dengan demikian, dia perlu mengetahui terlebih dulu apa yang dibutuhkannya untuk memenuhi tanggung jawabnya sebagai seorang pemilik sub proses. Sama halnya saat dia mengirimkan output sub prosesnya. Dia harus bertindak sebagai seorang pemasok yang menyerahkan item yang telah diproses kepada konsumen.

Dengan demikian, tiap pemilik sub proses memiliki seorang pemasok dan seorang konsumen. Semua orang yang memberikan input pada pemilik proses adalah pe m a sok semua orang yang menerima input dari pemilik proses adalah k on su m e n bagi pemilik proses tersebut.

Jika konsep ini dibuat dalam sebuah organisasi dan jika semua pemilik, konsumen dan pemasok memahami peran masing-masing dan melaksanakan fungsinya dengan Jika konsep ini dibuat dalam sebuah organisasi dan jika semua pemilik, konsumen dan pemasok memahami peran masing-masing dan melaksanakan fungsinya dengan

Hal ini akan menghasilkan tim yang lebih kuat. Penyeliaan atau inspeksi hanya dibutuhkan jika proses tersebut terhambat. Jika tidak, maka proses pasti akan berjalan lancar:

1) Pemilik proses menerima in pu t dari konsumennya berdasarkan spe sifik a si;

2) Dia memproses input tersebut lebih jauh sesuai dengan persyaratan prosesnya dan menghasilkan ou t put yang sesuai dengan spesifikasi;

3) Spesifkasi output ini kemudian menjadi spesifikasi input untuk proses berikutnya, yang menerima item dari tahap sebelumnya.

Dengan cara ini, akan ada spesifikasi untuk semua output dari semua sub proses dalam organisasi. Ini akan menghasilkan mutu di seluruh proses dan persyaratan tiap proses akan bisa ditentukan dengan sangat tepat dan akurat.

Tiap sub proses harus ditentukan dengan jelas oleh pemiliknya sehingga para pegawai atau pekerja bisa melaksanakan fungsinya dengan baik sebagai konsumen dan pemasok. Sub proses, pemiliknya, konsumen dan pemasok harus dicatat dan para pegawai harus dilatih dan dimotivasi untuk mempraktekkan rantai konsumen-pemasok .

Sekarang kerjakan LATI H AN PEM BELAJARAN QU3 .2 - AS3 / 4 “M EN GI D EN TI FI KASI RAN TAI KON SUM EN - PEM ASOK ” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait

dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti Sekarang kerjakan LATI H AN PEM BELAJARAN QU3 .2 - AS4 / 4

“PERUBAH AN D ALAM SEKOLAH AN ”

yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

4. Perangkat -Perangkat Mut u

Para ahli mutu memberi berbagai nama untuk tujuh perangkat dasar mutu berikut, pertama kali dicetuskan oleh Kaoru Ishikawa, profesor teknik di Universitas Tokyo dan

penemu ‘lingkaran mutu ’. 2

Perjalanan mutu dimulai dengan penguasaan perangkat-perangkat ini, yang tidak bisa dihilangkan sepanjang pendekatan proses untuk kendali dan perbaikan mutu .

Ketujuh perangkat dasar mutu (The seven basic quality tools ) tersebut adalah: •

D ia gr a m se ba b- a k iba t (Ca u se - a n d- e ffe ct dia gr a m – juga disebut diagram Ishikawa atau diagram tulang ikan): Mengidentifikasi berbagai kemungkinan

penyebab sebuah dampak atau masalah dan memisah-misahkan berbagai ide kedalam kategori-kategori yang berguna.

• Le m ba r pe r ik sa ( Che ck sh e e t ) : Sebuah formulir terstruktur yang dipersiapkan untuk mengumpulkan dan menganalisis data; sebuah perangkat umum yang bisa digunakan untuk berbagai tujuan dengan sedikit penyesuaian.

D ia gr a m k e n da li ( Cont r ol ch a r t s) : Diagram yang digunakan untuk meneliti bagaimana sebuah proses berubah dalam rentang waktu tertentu.

H ist ogr a m : Bentuk diagram yang paling sering digunakan untuk menunjukkan distribusi, atau seberapa sering tiap nilai yang berbeda muncul dalam satu rangkaian data.

D ia gr a m Pa r e t o ( Pa r e t o cha r t s) : Menunjukkan faktor mana yang lebih signifikan dalam bentuk grafik batang.

D ia gr a m t e r se ba r ( Sca t t e r dia gr a m ) : Diagram yang terdiri dari sepasang data numeris, satu variabel di tiap sumbu, untuk melihat hubungan.

• St r a t ifik a si ( St r a t ifica t ion ) : Sebuah teknik yang memisahkan data yang didapat dari sejumlah sumber sehingga muncul pola yang bisa diamati (beberapa daftar mengganti ‘stratifikasi’ dengan ‘diagram garis’ atau ‘diagram pelaksanaan’).

Silakan lihat LU3.1.5 guru Manajemen Kualitas

PERAN GKAT M UTU 1

D I AGRAM SEBAB- AKI BAT

D ia gr a m Tu la ng I k a n ( Fish bon e - dia gr a m ) Ju ga D ise bu t : D ia gr a m Se ba b- Ak iba t , D ia gr a m I sh ik a w a ( Ca u se - a n d- Effe ct

D ia gr a m , I sh ik a w a D ia gr a m )

Variasi: diagram sebab enumerasi, diagram proses tulang ikan, diagram waktu- tunda tulang ikan, CEDAC (cause-and-effect diagram with the addition of cards), diagram tulang ikan hasil yang diinginkan, dan diagram terbalik tulang ikan.

D e sk r ipsi

Diagram tulang ikan mengidentifikasi berbagai kemungkinan penyebab sebuah dampak atau masalah. Diagram ini bisa digunakan untuk menyusun ide-ide dalam sesi curah gagasan. Diagram ini memisah-misahkan berbagai ide secara langsung dan memasukkannya kedalam kategoi-kategori yang berguna.

Ka pa n Sa a t unt u k M e n ggun a k a n D ia gr a m Tu la n g I k a n