Evaluasi Sistem Dan Prosedur Pembelian Persediaan Gizi Pada Rumah Sakit Umum Daerah Dr.Moewardi Surakarta CANDRA SITI NURYANI
commit to user
EVALUASI SISTEM DAN PROSEDUR PEMBELIAN PERSEDIAAN GIZI PADA RUMAH SAKIT UMUM DAERAH Dr. MOEWARDI
SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh
CANDRA SITI NURYANI NIM F3308033
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
(2)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
(3)
(4)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
v
MOTTO
♣ K amu har us melakukan hal-hal yang kamu pikir
t idak bisa kamu lakukan.
(Eleanor Roosevelt )
♣ K emauan ker as dapat mengger akkan hat i unt uk
melakukan hal-hal yang spekt akuler .
(D enis D ider ot )
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada:
•
Ibu dan Bapakku yang selalumendukungku,
•
Ratri Kusuma Dewi adikku,•
Erwint c jEyeG yang selalumendukungku walaupun dari jauh,
•
Teman-teman akuntansi DIII 2 008,(5)
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Alloh SWT yang telah memberikan rahmat serta hidayahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “Evaluasi Sistem dan Prosedur Pengelolaan Persediaan pada Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta” yang merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya di Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penyusunan Tugas Akhir penulis mengalami banyak sekali hambatan karena terbatasnya pengetahuan dan pengalaman, tetapi berkat bimbingan dan arahan dari semua pihak akhirnya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. Wisnu Untoro, M.S, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sebelas Maret Surakarta,
2. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si, Ak selaku ketua Jurusan Prodi
DIII Akuntansi,
3. Bapak Drs. Sri Hartoko,MBA, Ak selaku dosen pembimbing tugas
akhir,
(6)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
5. Bapak Ibu Dosen DIII Akuntansi,
6. Seluruh staf dan karyawan DIII Ekonomi,
7. Bapak Drg. R. Basuki Soetardjo, MMR selaku Direktur RSUD Dr.
Moewardi,
8. Bapak Ari Subagio,SE.,MM selaku kepala Bidang Akuntansi dan
Verifikasi RSUD Dr. Moewardi yang telah memberikan bimbingannya mulai dari magang sampai menyelesaikan tugas akhir ini,
9. Bu Wulan, Bu Dian, Pak Aris serta segenap karyawan dan karyawati
RSUD Dr. Moewardi Surakarta yang telah banyak memberikan bantuan serta dukungan kepada penulis,
10.Ibu dan Bapak, yang selalu memberikan do’a serta semangat kepada
penulis,
11.Ratri Kusuma Dewi adikQ, yang selalu mendukung penulis dengan
keceriaannya,
12.Erwin,yang telah mendukungku dari jauh, telah sabar nemenin aq
sampai sekarang dan terima kasih telah menungguku, Luph U Beibz jEyeG,
13.Neng Ameilia Tri Utami, yang selalu membantuQ dari mulai semester
I sampai semester VI ini...,terima kasih dukungan serta semangatnya ya neng...
(7)
commit to user
viii
14.Maz Aris, yang selalu memberikan bantuannya, akhirnya q bisa buat
abstrak, n semoga tidak bosan ngurusin notebookQ.
15.Teman-teman DIII Akuntansi 2008, terima kasih atas semua bantuan,
kerjasamanya dan sukses selalu,
16.Semua pihak yang telah membantu terselesaikannya Tugas Akhir ini.
Penulis mengharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis khususnya dan pembaca pada umumnya.
Surakarta, 14 Mei 2011
(8)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
ABSTRAK ... ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... ... ix
DAFTAR TABEL ... ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Gambaran Umum Perusahaan ... 1
B. Latar Belakang Masalah ... 20
C. Perumusan MasAlah ... 23
D. Tujuan Penelitian ... 23
(9)
commit to user
x
BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ... 25
A. TINJUAN PUSTAKA ... 25
1. Pengertian Sistem ... 25
2. Pengertian Prosedur ... 26
3. Pengertian Sistem Akuntasi ... 27
B. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ... 29
1. Fungsi Yang Terkait ... 34
2. Dokumen Yang Digunakan ... 36
3. Catatan Akuntansi Yang Digunakan ... 40
4. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Pembelian 5. Persediaan Gizi ... ... 40
6. Pengendalian Intern ... 61
C. EVALUASI SISTEM DAN PROSEDUR PEMBELIAN PERSEDIAAN GIZI ... 64
1. Fungsi Yang Terkait ... 64
2. Dokumen Yang Digunakan ... 64
3. Catatan Akuntansi Yang Digunakan ... 66
4. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Pembelian 5. Persediaan Gizi ... ... 66
6. Pengendalian Intern ... 67
BAB III TEMUAN .... ... 70
(10)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
B. KELEMAHAN ... ... 71
BAB IV PENUTUP ... ... 73
A. SIMPULAN ... ... 73
(11)
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
TABEL Halaman
Tabel 1. 1. Jumlah Ketenagaan dan Karyawan ... 12
(12)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR Halaman
Gambar 1. 1. Struktur organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta ... ... 17
Gambar 2. 1. Prosedur pembelian persediaan gizi Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta secara singkat ... 33
Gambar 2. 2. Bagan Alir Sistem dan Prosedur Pembelian Persediaan Gizi Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta ... ... 44
(13)
commit to user
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
1. Berita acara Tugas Akhir
2. Surat pernyataan telah melakukan magang
3. Faktur pengiriman bahan makan kering kebutuhan bulan April 2011 CV.
Pratama Putra
4. Faktur pengiriman bahan makan basah tanggal 11- 20 April CV. Harumas
(14)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRACT
EVALUASI SISTEM DAN PROSEDUR PEMBELIAN PERSEDIAAN GIZI PADA RUMAH SAKIT UMUM DAERAH Dr. MOEWARDI
SURAKARTA
Candra Siti Nuryani F3308033
RSUD Dr. Moewardi adalah rumah sakit milik pemerintah yang memberikan pelayanan kesehatan dalam bentuk pemeriksaan, perawatan, pengobatan, tindakan diagnostik, dan pelayanan lain yang dibutuhkan oleh pasiennya. Dalam melaksanakan kegiatannya, rumah sakit didukung oleh beberapa instalasi, salah satunya instalasi gizi.
Sistem pengelolaan persediaan yang salah menjadikan pelayanan di rumah sakit menjadi tidak maksimal. Sehubungan dengan masalah tersebut maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem akuntansi persediaan bahan makanan serta untuk mengevaluasi sistem akuntansi yang diterapkan. Metode yang digunakan yaitu analisis deskriptif dengan pendekatan kualitatif atau non statistik yang bersifat melukiskan atau mmenggambarkan secara tepat suatu keadaan.
Dari hasil penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian persediaan bahan makanan pada instalasi gizi RSUD Dr. Moewardi secara umum telah menghasilkan informasi yang memadai bagi pihak rumah sakit dalam perencanaan dan pengambilan keputusan dalam pembelian bahan makan.
Dilihat dari bagan alur sistem pembelian persediaan gizi, sebagian besar sistem telah sesuai dengan persyaratan sistem pembelian persediaan yaitu terdapat unit kerja, fungsi permintaan pembelian, fungsi pembelian, fungsi penyimpanan dan fungsi pencatatan. Tetapi apabila dilihat lebih teliti lagi masih ada kelemahan-kelemahan yang harus diperbaiki lagi dalam sistem pembelian persediaan bahan makan ini agar lebih efektif lagi.
(15)
commit to user
ABSTRACT
EVALUASI SISTEM DAN PROSEDUR PEMBELIAN PERSEDIAAN GIZI PADA RUMAH SAKIT UMUM DAERAH Dr. MOEWARDI
SURAKARTA
Candra Siti Nuryani F3308033
RSUD Dr. Moewardi was the hospital belonging to the government that gave the health service in the form of the inspection, the maintenance, medical treatment, the diagnostic action, and the other service that were needed by his patient. In carrying out his activity, the hospital was supported by several installations, one of them the nutritive installation.
The wrong system of the supplies management made the service in the hospital become not maximal. In connection with this problem then the aim of this research was to know the system of accountancy of foodstuff supplies as well as to evaluate the accountancy system that was applied. The method that was used that is the descriptive analysis with the qualitative approach or non statistics that was described or mmenggambarkan exactly a situation.
From results of the research that was carried out could be concluded that the system of foodstuff supplies of purchase accountancy in the nutritive installation of RSUD Dr. Moewardi generally produced information that was adequate for the hospital side in planning and decision making in the purchase of the material ate. Seen from the chart of nutritive supplies of the channel of the purchase system, most systems was in accordance with the condition for the purchase system of supplies that is gotten by the work unit, the function of the purchase request, the function of the purchase, the function of the storage and the function of the registration. But if being seen more again thorough still had weaknesses that must be improved again in the purchase system of material supplies ate this so that more again effective.
(16)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB I PENDAHULUAN
A. Gambaran umum perusahaan
Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta adalah rumah sakit milik pemerintah daerah Jawa Tengah. Terletak di jalan Kolonel Soetarto 132 Jebres, Surakarta. Sebelum menjadi RSUD Dr. Moewardi seperti sekarang ini, terjadi 3 tahap pembentukan dalam prosesnya, yaitu :
1. Jaman penjajahan belanda sampai tahun 1942.
Pada waktu itu di kota Surakarta terdapat 3 buah rumah sakit swasta yaitu: a. Zieken Zorg, berkedudukan di Mangkubumen.
b. Zending Ziekenhuis, yang berkedudukan di Jebres.
c. Pantirogo (rumah sakit pemerintah Kasunanan/ Kraton Surakarta) di
Kadipolo.
2. Jaman pendudukan Jepang antara tahun 1942 sampai tahun 1945.
Pada waktu itu rumah sakit Zieken Zorg dipakai sebagai rumah sakit internering kamp tetapi pindah ke Jebres yang saat ini bernama RSUD Dr. Moewardi, sedangkan Zending Ziekenhuis harus pindah ke belakang, didirikan rehabilitasi centrum prof. Dr. Soeharso.
3. Jaman kemerdekaan antara tahun 1945 sampai tahun 1948.
Pada saat itu di Surakarta terdapat 3 rumah sakit yaitu:
a. Rumah sakit pusat Surakarta (Mangkubumen)
(17)
commit to user
b. Rumah sakit Surakarta (Jebres)
c. Rumah sakit Kadipolo I (Kadipolo)
Dikalangan masyarakat masih sering terjadinya perbedaan pendapat mengenai nama rumah sakit Surakarta, maka inspektur kepala jawatan kesehatan propinsi Jawa Tengah mengusulkan pada gubernur Jawa Tengah untuk mengganti nama rumah sakit di Surakarta antara lain :
a. Rumah sakit pusat Surakarta menjadi rumah sakit Mangkubumen.
b. Rumah sakit Surakarta menjadi rumah sakit Jebres.
Pada tanggal 24 oktober 1988 melalui SK No. 445/29684 di tetapkan nama Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi. RSUD Dr. Moewardi menyediakan berbagai jenis pelayanan medis spesialistik dan sub spesialistik, menyelenggarakan kegiatan pendidikan serta penelitian. Berdasar surat keputusan Menteri Kesehatan RI nomor 1011/MENKES/SK/IX/2007 RSUD Dr. Moewardi Surakarta telah menjadi rumah sakit kelas A, yaitu rumah sakit umum yang mempunyai fungsi dan fasilitas pendidikan, penelitian, pengembangan, dan pengabdian masyarakat bagi tenaga dan institusi pendidikan kesehatan.
1. Tugas dan Fungsi RSUD Dr. Moewardi Surakarta
a. Tugas pokok :
Sebagai rumah sakit umum untuk melaksanakan pelayanan kesehatan yang meliputi upaya penyembuhan penderita, pencegahan penyakit dan peningkatan kesehatan serta fasilitas pendidikan, penataran, penelitian, dan
(18)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
3
pelatihan bagi calon dokter umum, dokter spesialis serta tenaga kesehatan seperti perawat dan tenaga non pegawai.
b. Fungsi :
1) Melaksanakan pengurusan tata usaha rumah sakit,
2) Upaya pelayanan medik,
3) Upaya rehabilitas medik,
4) Upaya pencegahan penyakit dan peningkatan pemulihan kesehatan,
5) Membantu melaksnakan sistem rujukan rumah sakit,
6) Sebagai tempat penelitian untuk pengembangan ilmu teknologi di
bidang kesehatan.
2. Falsafah, Visi, Misi dan Tujuan RSUD Dr. Moewardi Surakarta
Untuk dapat melaksankan tugas dan fungsi di atas maka ditetapkan falsafah, visi. Misi, dan tujuan rumah sakit.
Falsafah :
RSUD Dr. Moewardi Surakarta adalah rumah sakit yang memberikan pelayanan kesehatan dengan kutu yang setinggi-tingginya dan melaksanakan fungsi pendidikan kesehatan di rumah sakit dengan sebaik-baiknya yang diabdikan bagi kepentingan peningkatan derajat kesehatan masyarakat.
Visi :
Menjadi rumah sakit terkemuka berkelas dunia
(19)
commit to user
a. Menyediakan pelayanan kesehata berbasis pada keunggulan sumber
daya manusia, kecanggihan dan kecukupan alat serta profesionalisme manajemen pelayanan.
b. Menyediakan wahana pendidikan dan penelitian kesehatan yang
unggul berbasis pada perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi kesehatan yang bersinergi dengan mutu layanan.
Tujuan :
Tujuan umum
Menyelenggarakan pelayanan kesehatan dengan upaya penyembuhan, pemulihan, peningkatan, pencegahan, pelayanan rujukan, menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan, penelitian dan pengembangan serta pengabdian masyarakat.
Tujuan khusus
a. Mengupayakan tercapainya derajat kesehatan masyarakat yang optimal
bagi masyarakat,
b. Menyediakan akses pelayanan kesehatan yang makin luas, profesional,
efektif, efisien dan terjangkau bagi semua golongan masyarakat,
c. Menjadikan rumah sakit Dr. Moewardi Surakarta sebagai pusat
pelayanan rujukan yang paripurna berstandar internasional,
d. Menjadikan rumah sakit pendidikan tingkat lanjut yang mampu
menjadi pengelola pendidikan tenaga kesehatan yang profesional dan pendidikan kesehatan yang berorientasi pada kepuasan konsumen.
(20)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
5
Tabel I. 1. Jumlah Ketenagaan dan Karyawan
Jenis ketenagaan Jumlah
1. Medis 11
a. Dokter Sub Spesialis 11
b. Dokter Spesialis 123
c. Dokter Gigi Spesialis 6
d. Dokter Umum dan Dokter Gigi 18
2. Paramedis 665
3. Paramedis Non Keperawatan 214
4. Non medis 568
Total 1605 orang
3. Sarana dan Prasarana
Instalasi pelayanan
a. Instalasi Gawat Darurat
b. Instalasi Rawat Jalan
c. Instalasi Rawat Inap
d. IPI (Instalasi Perawatan Intensif) yang terdiri dari :
1) ICU (Intensive Care Unit)
2) ICCU (Intensif Coronary Care Unit)
(21)
commit to user
4) NICU (Neonatal Intensive Care Unit)
5) Renal Unit atau Hemodialisis/ CAPD
6) Ruang HCU (High Care Unit)
7) Hd (Hemodialisa)
8) Instalasi Bedah Sentral
9) Instalasi Kedokteran Forensik
Instalasi Penunjang
a. Instalasi Rehabilitasi Medik
b. Instalasi Laboratorium, terdiri dari :
1) Patologi Klinik
2) Mikrobiologi Klinik
3) Patologi Anatomi
4) Parasitologi
c. Instalasi Farmasi
d. Instalasi Radiologi
e. Instalasi Gizi
f. Instalasi Sanitasi
g. Instalasi IPSRS
(22)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
7
4. Fasilitas Ruang Perawatan
Tabel I. 2. Fasilitas Ruang Perawatan Rawat Inap
Kelas perawatan Fasilitas
Kelas III
1 kamar 6-10 pasien
Almari pasien Tempat tidur pasien Kipas angin
Kelas II
1 kamar 3 pasien
Almari pasien Tempat tidur pasien Kipas angin
VIP B
1 kamar 2 pasien
Almari pasien Tempat tidur pasien AC Televisi Kamar mandi Almari es Sofa bed VIP A 1 kamar 1 pasien Almari pasien Tempat tidur pasien AC
Televisi Kamar mandi Almari es Sofa bed
(23)
commit to user
VVIP
1 kamar 1 pasien
Almari pasien Tempat tidur pasien AC
Televisi Telepon Sofa Bed Kamar mandi Almari es Meja makan Pantry
Struktur Organisasi
Struktur organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta berdasarkan perda provinsi Jawa Tengah no. 8 tahun 2008, tampak pada gambar berikut ini :
(24)
9
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH Dr. MOEWARDI SURAKARTA BERDASAR HUKUM PERATURAN DAERAH NO. 8 TAHUN 2008
Gambar 1. 1. Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta Direktur Wadir Keuangan Wadir Umum Wadir Pelayanan Bidang Pelayanan Medis Bidang Pelayanan Keperawatan Bidang Pelayanan Penunjang Sie. SD Pelayanan Medis Sie. SD Pelayanan Keperawatan Sie. SD Pelayanan Penunjang Sie. Mutu Pelayanan Medis Sie. Mutu Pelayanan Keperawatan Sie. Mutu Pelayanan Penunjang Bid. Anggaran & Perbenda-haraan Bid. Akuntansi & Verifikasi Bid. Pengelolaan Pendapatan Sie. Penyus. & Evaluasi Anggaran Sie. Akunt.Keu.& Manajemen Sie. Pengem-bangan Pendapatan Sie. Perbend. & Penata-usahaan Pengeluaran Sie. Verifikasi Sie. Penata-usahaan Pendapatan Kel o mp ok J a b at an F u n g si o n al Bagian Perencanaan Bagian Sekretarian Bagian Organisasi & Kepegawaian Bagian Pendidikan & Penelitian Subbagian Bina Program Subbagian Tata Usaha Subbagian Organisasi & Admin. Peg. Subbagian Pendidikan & Pelatihan Subbagian Monitoring & Evaluasi Subbagian Rumah Tangga Subbagian Mutasi Pegawai Subbagian Penelitian & Perpustakaan Subbagian Pemasaran Subbagian Hukum & Hub. Masy. Subbagian Pengembang-an Pegawai Subbagian Kerjasama Pendidikan
(25)
commit to user
Deskripsi Jabatan
Diskripsi jabatan Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta berdasarkan Perda Provinsi Jawa Tengah no. 8 tahun 2008, antara lain :
1. Direktur
Bertanggung jawab kepada gubernur melalui sekretaris daerah. Bertugas memimpin dan bertanggung jawab dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan rumah sakit yang berfungsi sebagai perumus kebijakan, pengarahan dan pembinaan dalam penyelenggaraan medis, penunjang medis dan non medis, asuhan keperawatan, rujukan, pendidikan dan pelatihan, penelitian, pengembangan dan pengabdian.
2. Wakil Direktur Pelayanan
Bertanggung jawab kepada direktur. Wakil direktur pelayanan bertugas membantu direktur dalam mengkoordinasikan pelaksanaan dan pengawasan pelayanan medis dan rujukan, penunjang medis, pelayanan askep, peningkatan mutu pelayanan medis, perawatan dan penunjang medis serta tugas lain.
3. Bidang Pelayanan Medis
Bertanggung jawab kepada direktur, melalui wakil direktur pelayanan. Bidang pelayanan medis bertugas melaksanakan pengelolaan kegiatan pelayanan medis, peningkatan mutu pelayanan medis, penyediaan sumber daya pelayanan dan pengembangan pelayanan.
(26)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
11
Bertanggung jawab kepada kepala bidang pelayanan medis. Seksi sumber daya pelayanan medis bertugas melaksanakan kegiatan pemberdayaan sumber daya pelayanan medis. Membuat rencana kerja dan pelaksanaan kegiatan, pengembangan dan peningkatan kompetensi pelaksanaan pelayanan dan evaluasi dan pelaporan kinerja.
5. Seksi Mutu Pelayanan Medis
Bertanggung jawab kepada kepala bidang pelayanan medis. Seksi mutu pelayanan medis bertugas melaksanakan kegiatan peningkatan mutu dan pengembangan pelayanan medis. Penyusunan kebutuhan pelayanan dan pengembangan pelayanan, pengelolaan data dan informasi pelayanan untuk kepentingan perencanaan, evaluasi dan pengembangan layanan.
6. Bidang Pelayanan Keperawatan
Bertanggung jawab kepada direktur, melalui wakil direktur pelayanan. Bidang pelayanan keperawatan bertugas melaksanakan pengelolaan kegiatan pelayanan keperawatan, peningkatan mutu keperawatan, penyediaan sumber daya keperawatan dan pengembangan pelayanan keperawatan.
7. Seksi Sumber Daya Pelayanan Keperawatan
Bertanggung jawab kepada kepala bidang pelayanan keperawatan. Bertugas melaksanakan kegiatan pemberdayaan sumber daya keperawatan, pemenuhan kebutuhan sumber daya keperawatan, pengembangan dan peningkatan kompetensi sumber daya keperawatan, pemenuhan kebutuhan sumber daya pelayanan perawat, pengendalian kebutuhan sumber daya
(27)
commit to user
keperawatan, peningkatan utiliasi sarana keperawatan, evaluasi dan pelaporan kinerja.
8. Seksi Mutu Pelayanan Keperawatan
Bertanggung jawab kepada kepala bidang pelayanan keperawatan. Seksi mutu pelayanan keperawatan bertugas melaksanakan kegiatan peningkatan mutu dan pengembangan keperawatan.
9. Bidang Pelayanan Penunjang
Bertanggung jawab kepada direktur, melalui wakil direktur pelayanan. Bidang pelayanan penunjang bertugas melaksanakan pengelolaan kegiatan penunjang pelayanan medik, penunjang medik dan pengembangan sumber daya penunjang pelayanan medik.
10.Seksi Sumber Daya Penunjang
Bertanggung jawab kepada kepala bidang pelayanan penunjang. Seksi sumber daya penunjang melaksanakan kegiatan pemberdayaan sumber daya penunjang pelayanan kesehatan.
11.Seksi Mutu Pelayanan Penunjang
Bertanggung jawab kepada kepala bidang pelayanan penunjang. Seksi mutu pelayanan penunjang melaksanakan kegiatan penunjang pelayanan medik.
12.Wakil Direktur Keuangan
Bertanggung jawab kepada direktur. Wakil direktur keuangan bertugas membantu direktur dalam mengkoordinasikan pelaksanaan dan pengawasan anggaran, akuntansi dan mobilisasi dana, dalam rangka
(28)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
13
mewujudkan visi, misi dan tujuan strategik rumah sakit serta tugas lain yang diberikan oleh direktur.
13.Bidang Anggaran dan Perbendaharaan
Bertanggung jawab kepada direktur, melalui wakil direktur keuangan. Bidang anggaran dan perbendaharaan bertugas membantu wakil direktur keuangan dalam rangka penyelenggaraan penyusunan anggaran maupun belanja, serta penata usaha pengeluaran. Pelaksana pengelola kegiatan dalam memfasilitasi dan mendukung bidang, basic, instalasi dan perencana pengorganisasian, pengkoordinasian, pengawasan dan evaluasi dalam pelaksanaan.
14.Seksi Penyusunan dan Evaluasi Anggaran
Bertanggung jawab kepada kepala bidang anggaran dan perbendaharaan. Seksi penyusunan dan evaluasi anggaran bertugas menyusun anggaran pendapatan dan belanja rumah sakit serta evaluasi anggaran pendapatan dan belanja.
15.Seksi Perbendaharaan dan Penata Usaha Pengeluaran
Bertanggung jawab kepada kepala bidang anggaran dan perbendaharaan. Seksi perbendaharaan dan penata pengeluaran bertugas menyusun semua pengeluaran rumah sakit.
16.Bidang Akuntansi dan Verifikasi
Bertanggung jawab kepada direktur, melalui wakil direktur keuangan. Bidang akuntansi dan verifikasi bertugas menyiapkan bahan dan rencana program bidang akuntansi, pelaksanaan dan pelayanan administrasi serta
(29)
commit to user
teknis, fasilitas dan koordinasi, pemantauan dan evaluasi serta pelaporan bidang :
a. Akuntansi keuangan
b. Akuntansi manajemen
c. Verifikasi
d. Sistem informasi keuangan berbasis akrual
Pengembangan dan peningkatan mutu pengelolaan dan pelayanan akuntansi. Melaksanakan tugas lain yang di berikan oleh direktur dan wakil direktur keuangan.
17.Seksi Akuntansi dan Manajemen
Bertanggung jawab kepada kepala bidang akuntansi dan verifikasi. Seksi akuntansi dan manajemen bertugas melaksanakan kegiatan akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen. Menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan dan pelayanan administrasi serta teknis. Mendukung pelaksanaan kegiatan akuntansi keuangan dan manajemen yang meliputi :
a. Menyiapkan sistem dan prosedur akuntansi keuangan
b. Pengumpulan data akuntansi keuangan
c. Pengolahan data akuntansi berbasis akrual
d. Pelaporan akuntansi keuangan secara periodik
e. Analisis laporan keuangan
f. Aplikasi akuntansi keuangan diunit pelayanan
(30)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
15
h. Penyiapan sistem dan prosedur akuntansi manajemen
i. Pengumpulan data akuntansi manajemen
j. Pengolahan data akuntansi manajemen sesuai kebutuhan
k. Pelaporan akuntansi manajemen sesuai kebutuhan
l. Analisis laporan akuntansi manajemen
m. Penghitungan akuntansi biaya atau unit cost
n. Perhitungan untuk perubahan pola tarif
o. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan bidang akuntansi manajemen
18.Seksi Verifikasi
Bertanggung jawab kepada kepala bidang akuntansi dan verifikasi. Seksi verifikasi bertugas melaksanakan kegiatan verifikasi transaksi keuangan. Utamanya yaitu transksi pengeluaran, yang kadang-kadang mencapai sampai ratusan juta, sehingga perlu verifikasi tentang kelengkapan data-data pada kontrak kerjasamanya. Menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan dan pelayanan administrasi, serta teknis, mendukung pelaksanaan kegiatan verifikasi transaksi keuangan yang meliputi :
a. Penyiapan sistem dan prosedur verifikasi
b. Penelitian bukti transaksi penerimaan dan belanja
c. Penilaian keabsahan bukti transaksi keuangan
d. Koordinasi dengan pengawas intern
e. Pelaporan dari fungsi verifikasi
(31)
commit to user
19.Bidang Pendapatan
Bertanggung jawab kepada direktur, melalui wakil direktur keuangan. Bidang pendapatan bertugas melaksanakan pengelolaan pengembangan pendapatan serta mengawasi serta mengevaluasi pelaksanaan penata usahaan pendapatan. Pendapatan dari kasir-kasir di rumah sakit di tambah dengan pendapatan lain biasanya direkap setiap harinya agar mudah dalam penghitungan serta crosschek dengan bagian akuntansi.
20.Seksi Pengembangan Pendapatan
Bertanggung jawab kepada kepala bidang pendapatan. Seksi pengembangan pendapatan bertugas melaksanakan pengembangan pendapatan, mengevaluasi pendapatan rumah sakit secara menyeluruh sebelum di setorkan kepada bagian akuntansi untuk di proses menjadi laporan keuangan yang utuh.
21.Seksi Penatausahaan Pendapatan
Bertanggung jawab kepada kepala bidang pendapatan. Seksi penatausahaan pendapatan bertugas membantu dalam proses pengolahan pendapatan. Baik dalam proses pengumpulan data penerimaan, pencatatan pendapatan sampai rekap pendapatan yang nantinya juga akan di setor kepada bagian akuntansi.
22.Wakil Direktur Umum
Bertanggung jawab kepada direktur. Wakil direktur umum bertugas mengkoordinasikan pelaksanaan tugas sekretariat, perencanaan
(32)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
17
intensifikasi dan ekstensifikasi serta mobilisasi seluruh pendapatan yang ada.
23.Bagian Perencanaan
Bertanggung jawab kepada direktur, melalui wakil direktur umum. Bagian perencanaan bertugas menyiapkan bahan rencana dan program bidang perencanaan, pelaksanaan dan pelayanan administrasi serta teknis, fasilitasi dan koordinasi, pemantauan dan evaluasi serta pelaporan bidang bina program, monitoring dan evaluasi serta pemasaran rumah sakit.
24.Sub. Bag. Monitoring
Bertanggung jawab kepada kepala bagian perencanaan. Sub. Bag. Monitoring bertugas menyiapkan bahan, monitoring dan evaluasi seluruh kegiatan rumah sakit.
25.Sub. Bag. Pemasaran
Bertanggung jawab kepada kepala bagian perencanaan. Sub. Bag. Pemasaran bertugas menyiapkan bahan, penyusunan program, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan pemasaran.
26.Bagian sekretariat
Bertanggung jawab kepada direktur, melalui wakil direktur umum. Bagian sekretariat bertugas menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan dan organisasi kerumah tanggaan dan pengelolaan barang, hukum dan kehumasan.
(33)
commit to user
27.Sub. Bag. Tata usaha
Bertanggung jawab kepada kepala bagian sekretariat. Sub. Bag. Tata usaha bertugas melaksanakan kegiatan administrasi perkantoran, organisasi dan tata laksana serta protokoler.
28.Sub. Bag. Rumah tangga
Bertanggung jawab kepada kepala bagian sekretariat. Sub. Bag. Rumah tangga bertugas melaksanakan pengelolaan kerumah tanggaan, perlengkapan umum, pengelolaan aset rumah sakit, ketertiban dan keamanan.
29.Sub. Bag. Hukum dan Humas
Bertanggung jawab kepada kepala bagian sekretariat. Sub. Bag. Hukum dan Humas bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan dan pelayanan administrasi, pelaksanaan kajian hukum rumah sakit, kajian aspek hukum kerjasama, pembinaan hubungan, evaluasi dan pelaporan Sub. Bag. Hukum dan Humas.
30.Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bertanggung jawab kepada direktur, melalui wakil direktur umum. Bagian organisasi dan kepegawaian bertugas melaksanakan kegiatan pengeluaran administrasi kepegawaian, pengembangan sumber daya manusia dan kesejahteraan serta pembinaan pegawai.
(34)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
19
31.Sub. Bag. Administrasi Kepegawaian
Bertanggung jawab kepada kepala bagian organisasi dan kepegawaian. Sub. Bag. Administrasi kepegawaian bertugas menyiapkan bahan analisis kebutuhan dan tata usaha kepegawaian.
32.Sub. Bag. Mutasi Pegawai
Bertanggung jawab kepada kepala Bagian organisasi dan kepegawaian. Sub. Bag. Mutasi pegawai bertugas menyiapkan bahan analisis pengadaan pegawai, mutasi pegawai serta kesejahteraan pegawai.
33.Sub. Bag. Pengembangan Kepegawaian
Bertanggung jawab kepada kepala Bagian organisasi dan kepegawaian. Sub. Bag. Pengembangan kepegawaian bertugas melaksanakan penyiapan bahan penyusunan program pemberdayaan pegawai, pengembangan sumber daya manusia serta pembinaan pegawai.
34.Bagian Pendidikan dan Penelitian
Bertanggung jawab kepada direktur, melalui wakil direktur umum. Bagian pendidikan dan penelitian bertugas menyiapkan program bidang perencanaan, pelaksanaan dan pelayanan administrasi serta teknis, fasilitas dan koordinasi, pemantauan dan evaluasi serta pelaporan bidang peendidikan, pelatihan dan penelitian, pengembangan dan kerjasama.
35.Sub. Bag. Pendidikan dan Pelatihan
Bertanggung jawab kepada kepala bagian pendidikan dan penelitian. Sub. Bag. Pendidikan dan pelatihan bertugas menyediakan program kerja dan mendukung pelaksanaan kegiatan pendidikan, dan pelatihan yang meliputi
(35)
commit to user
penyusunan kebutuhan sarana, prasarana, sistem dan prosedur pendidikan dan pelatihan, pembinaan mutu pendidikan dan pelatihan, pengelolaan peserta didik, serta evaluasi dan pelaporan sub. Bag. Pendidikan dan pelatihan.
36.Sub. Bag. Penelitian dan Perpustakaan
Bertanggung jawab kepada kepala bagian pendidikan dan penelitian. Sub. Bag. Penelitian dan perpustakaan bertugas menyediakan program kerja dan mendukung pelaksanaan kegiatan penelitian dan kepustakaan yang meliputi penyusunan, kebutuhan sarana, prasarana, sistem dan prosedur penelitian, pengelolaan perpustakaan, evaluasi dan pelaporan sub. Bag. Penelitian dan kepustakaan
37.Sub. Bag. Kerjasama Pendidikan
Bertanggung jawab kepada kepala bagian pendidikan dan penelitian. Sub. Bag. Kerjasama pendidikan bertugas menyediakan progaram kerja dan mendukung pelaksanaan kegiatan pengembangan dan kerjasama yang meliputi pengembangan dan kerjasama pendidikan kesehatan, pengabdian masyarakat, pengelolaan peserta didik, kerjasama untuk keperluan perencanaan, evaluasi dan pelaporan sub. Bag. Kerjasama pendidikan.
B. Latar belakang masalah
Rumah sakit biasanya didirikan dengan tujuan nirlaba yaitu tidak mengutamakan keuntungan, tetapi lebih pada bagaimana rumah sakit dapat memberikan pelayanan kesehatan yang memadai bagi masyarakat. Namun
(36)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
21
demikian bukan berarti rumah sakit mengabaikan tingkat keuntungan yang diperoleh dari pelayanan yang diberikan, apalagi dengan berkembangnya zaman maka rumah sakit mulai memikirkan bagaimana dalam memperoleh keuntungan yang maksimal dari jasa pelayanan yang telah mereka berikan.
Dengan terbitnya Permendagri 61 tahun 2007 yang mengatur tentang Badan Layanan Umum Daerah (BLUD) yaitu Satuan Kerja Perangkat Daerah atau Unit Kerja pada Satuan Kerja Perangkat Daerah di lingkungan pemerintah daerah yang dibentuk untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat berupa penyediaan barang dan/ atau jasa yang dijual tanpa mengutamakan mencari keuntungan, dan dalam melakukan kegiatannya didasarkan pada prinsip efisiensi dan produktivitas. BLUD kemudian mempunyai Pola Pengelolaan Keuangan BLUD, yang selanjutnya disingkat PPK-BLUD yang dalam mengelola keuangannya mempunyai keleluasaan sehingga dapat memaksimalkan keuntungan tanpa mengabaikan kualitas pelayanan kesehatan yang diberikan. Tetapi dengan adanya BLUD maka pelaporan keuangan rumah sakit harus di buat 2 yaitu laporan keuangan BLUD yang berdasar pada PSAK dan laporan keuanganSKPD berdasar pada PSAP.
Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta sudah mulai menerapkan BLUD sejak tahun 2009 laporan keuangan tersebut di buat 2 karena RSUD Dr. Moewardi belum secara penuh dalam menerapkan PPK-BLUD.
(37)
commit to user
Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta adalah rumah sakit milik pemerintah yang menyediakan pelayanan kesehatan bagi masyarakat surakarta dan sekitarnya, merupakan rumah sakit kelas A sebagai salah satu rujukan rumah sakit disekitarnya. Dengan predikat rumah sakit kelas A maka RSUD Dr. Meowardi selalu berusaha untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan semua aspek penunjang pelayanan kesehatan terhadap masyarakat. Selain tenaga medis dan obat-obatan yang perlu mendapat perhatian karena berhubungan langsung dengan pasien masalah makananpun juga harus diperhatikan. Dengan makanan yang sehat dan bergizi terkandung berbagai macam zat serta vitamin yang berfungsi membantu mempercepat penyembuhan. Persediaan bahan makanan pada RSUD Dr. Moewardi ada 2 yaitu bahan makanan kering dan bahan makanan basah yang habis pakai. Persediaan makanan basah yang mudah rusak dan pemakaian bahan yang tidak dapat diprediksi dengan pasti membuat penghitungan persediaan kadang tidak sesuai dengan kenyataannya.
Persediaan di RSUD Dr. Moewardi diakui pada saat diterima atau saat hak kepemilikannya berpindah. Dan metode perlakuan persediaan menggunakan FIFO atau average dan pada akhir periode akuntansi persediaan dicatat berdasarkan hasil inventarisasi fisik. Secara prosedur seharusnya perlakuan terhadap persediaan bahan makanan juga harus seperti itu, tetapi karena jumlah bahan makanan yang bermacam-macam jenisnya dan jumlahnya sangat banyak serta penggunaan persediaan yang setiap hari harus keluar masuk maka akan sulit jika harus menerapkan sesuai dengan prosedur.
(38)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
23
Sehingga perlakuan persediaan akan berbeda sesuai dengan jenis persediaan bahan makanan. Apalagi dengan adanya PPK-BLUD yang sudah diterapkan pada RSUD Dr. Moewardi menjadikan pengelolaan persediaan juga harus menyesuaikan dengan PSAK maupun PSAP.
Sistem dan prosedur pengelolaan persediaan di RSUD Dr. Moewardi serta pengendalian internnya selalu menjadi perhatian karena mulai dari sistem, prosedur, dan pengendalian intern yang baik akan tercipta suatu laporan keuangan yang baik pula. Dengan adanya latar belakang tersebut maka penulis
meyusun tugas akhir dengan judul “EVALUASI SISTEM DAN
PROSEDUR PEMBELIAN PERSEDIAAN GIZI PADA RUMAH SAKIT UMUM DAERAH Dr. MOEWARDI SURAKARTA”.
C. Perumusan masalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan berikut ini:
1. Bagaimana bagan alur sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi pada
Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta?
2. Apakah kelebihan sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi pada
Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta?
3. Apakah kelemahan sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi pada
(39)
commit to user
D. Tujuan penelitian
Setelah mengetahui beberapa permasalahan tersebut, maka penulis dapat menyimpulkan tujuan penelitian berikut ini:
1. Untuk mengetahui bagan alur sistem dan prosedur pembelian persediaan
gizi pada Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta.
2. Untuk mengetahui kelebihan sistem dan prosedur pembelian persediaan
gizi pada Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta.
3. Untuk mengetahui kelemahan sistem dan prosedur pembelian persediaan
gizi pada Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta. E. Manfaat penelitian
1. Bagi penulis
Menambah pengetahuan serta mengetahui secara jelas bagaimana sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi pada RSUD Dr. Moewardi, serta bisa menjadi referensi penulis dalam menyatakan pendapat tentang sistem dan prosedur pengelolaan gizi pada kesempatan lain.
2. Bagi rumah sakit
Sebagai masukan untuk memperbaiki sistem dan prosedur yang masih kurang sempurna di masa yang akan datang sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan kepada masyarakat.
(40)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
25
Memberikan pemahaman kepada pembaca tentang sistem dan prosedur pengelolaan gizi sehingga tidak menimbulkan persepsi yang salah terhadap sistem dan prosedur tersebut. Dapat juga digunakan sebagai referensi dalam penelitian atau tugas akhir bagi peneliti lain.
(41)
commit to user
BAB II
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Sistem
Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan (Marshall B. Romney, 2003: 9).
Sistem menurut Mulyadi (2001: 2) adalah “sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
Menurut Cole dalam Baridwan (1999: 3), “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi perusahaan”.
Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut:
a) Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.
Sistem pernapasan kita terdiri suatu kelompok unsur, yaitu hidung, saluran pernapasan, paru-paru, dan darah. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.
(42)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
27
b) Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang
bersangkutan.
Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan lainnya dan sifat kerja sama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
c) Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu. Sistem pernafasan kita bertujuan menyediakan oksigen, dan pembuangan karbondioksida dari tubuh kita bagi kepentingan kelangsungan hidup kita. Unsur sistem tersebut yang berupa hidung, saluran pernafasan, paru-paru, dan darah bekerja sama satu dengan lainnya dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tersebut di atas.
d) Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Sistem pernafasan kita merupakan salah satu sistem yang ada dalam tubuh kita, yang merupakan bagian dari sistem metabolisme tubuh. Contoh sistem yang lain adalah sistem pencernaan makanan, sistem peredaran darah, sistem pertahanan tubuh.
Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi.
2. Pengertian prosedur
Prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal yang terdiri dari menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah dan membandingkan (Marshall B. Romney, 2003: 9).
(43)
commit to user
Prosedur adalah urutan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2001: 5).
Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi (Zaki Baridwan, 1981: 1)
3. Pengertian sistem akuntansi
Sistem akuntansi menurut Howard F. Stettler dalam Zaki Baridwan (1981: 1-2) adalah:
Formulir-formulir, buku-buku catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan usaha suatu perusahaan dengan tujuan untuk mendapatkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh management untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yng berkepentingn seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi perusahaan.
Menurut Mulyadi (2001: 3) Sistem akuntansi adalah “organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
(44)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
29
Tujuan dari pengembangan sistem akuntansi Mulyadi (2001: 19-20) adalah sebagai berikut:
a) Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru.
b) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada.
c) Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern.
d) Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi
Unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan.
Mulyadi (2001: 5) pengertian formulir, jurnal, buku besar, buku pembantu dan laporan sebagai berikut:
a) Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir disebut juga dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir juga sering disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Contoh formulir yaitu faktur penjualan, bukti kas keluar, cek, dll.
b) Jurnal
(45)
commit to user
mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Dalam jurnal data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Contoh jurnal yaitu jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, dan jurnal umum.
c) Buku Besar
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
d) Buku Pembantu
Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (book of final entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu.
e) Laporan
Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
(46)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
31
B. Analisis Data dan Pembahasan
Pembelian persediaan makan di RSUD Dr. Moewardi Surakarta dilakukan setiap 10 hari untuk bahan makan kering dan setiap hari untuk bahan makan basah. Sistem pembeliannya menggunakan sistem pembelian penunjukan langsung. Setiap kebutuhan di buat oleh instalasi gizi, dalam pembelian ini pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia pengadaan barang yang terlebih dahulu di awali oleh pengiriman permintaan penawaran harga kepada masing-masing pemasok persediaan, setelah permintaan penawran harga dari pemasok ditanggapi dengan menerima surat penawaran harga dari masing-masing pemasok maka selanjutnya panitia pengadaan barang membandingkan harga dari masing-masing pemasok untuk kemudian dipilih pemasok sesuai harga standar, akhirnya dilaksanakan pengadaan barang dengan pemasok tersebut.
Pengadaan barang/ jasa pemerintah yaitu kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/ APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/ jasa.
Dalam menyelenggarakan pengadaan barang/ jasa harus menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
a) Efisien, berarti pengadaan barang/ jasa harus diusahakan dengan
menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkatsingkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan;
(47)
commit to user
b) Efektif, berarti pengadaan barang/ jasa harus sesuai dengan kebutuhan
yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan;
c) Terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/ jasa harus terbuka bagi
penyedia barang/ jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang/ jasa yang setara dan memenuhi syarat/ kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;
d) Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan
barang/ jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/ jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/ jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya;
e) Adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi
semua calon penyedia barang/ jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun;
f) Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun
manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/ jasa.
Persediaan yang sesuai dengan PSAP 05 yaitu persediaan merupakan aset yang berwujud:
(48)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
33
a) Barang atau perlengkapan yang digunakan dala rangka kegiatan
operasional pemerintah,
b) Bahan atau perlengkapan yang digunakan dalam proses produksi,
c) Barang dalam proses produksi yang dimaksudkan untuk dijual atau
diserahkan kepada masyarakat,
d) Barang yang disimpan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat
dalam rangka kegiatan pemerintah.
(49)
commit to user
PP no 80 tahun 2006
PP no 8 tahun 2006
Gambar 2. 1. Prosedur pembelian persediaan gizi secara singkat Intalasi
Direktur diketahui oleh wadir penunjang, wadir umum, wadir keuangan
Pejabat pengadaan barang/ jasa Dana > 15 juta
Pejabat pengadaan barang/ jasa Dana < 15 juta
Proses pengadaan
Supplies/ pemasok
Gudang instalasi Panitia pemeriksaan/ penerima barang/ jasa
Unit distribusi
(50)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
35
1. Fungsi yang Terkait
Dalam sistem pembelian persediaan gizi RSUD Dr. Moewardi ini, fungsi yang terkait adalah:
a) Pelaksana Kegiatan
Pejabat pada unit SKPD yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari suatu program sesuai dengan bidang tugasnya.
b) Bagian Anggaran dan Perbendaharaan
Pejabat yang diberi kuasa untuk melaksanakan wewenang pengguna anggaran dalam melaksanakan sebagian tugas dan fungsi anggaran.
c) Pejabat Teknis
Pejabat yang diberi tanggung jawab dalam memberi persetujuan atas pelaksanaan teknis kegiatan pengadaan barang.
d) Pejabat Keuangan
Pejabat yang di beri tanggung jawab dalam memberikan persetujuan pelaksanaan kegiatan pengadaan barang serta mengotorisasi jumlah pengeluran anggaran yang digunakan dalam kegiatan pengadaan barang.
e) Panitia Pengadaan Barang
Tim yang di angkat oleh pengguna anggaran untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang atau jasa. Panitia pengadaan bertanggung
(51)
commit to user
jawab penuh atas seluruh proses pengadaan barang dan jasa. Panitia pengadaan beranggotakan sekurang-kurangnya 3 orang yang memhami tata cara pengadaan yang berasal dari pegawai negeri baik dari instansi maupun instansi teknik lain.
f) Fungsi Penerima dan Pemeriksa Barang
Bagian yang bertanggung jawab mengadakan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
g) Fungsi Gudang
Bertanggung jawab menyimpanan barang setelah dilakukan pemeriksaan oleh panitia pemeriksaan untuk selanjutnya akan didistribusikan ke unit pemakai barang yang membutuhkan.
h) Bagian Pendapatan
Bagian yang mempunyai tanggung jawab dalam memberikan persetujuan atas semua pengeluaran dana dalam proses pengadaan barang. Bagian pendapatan juga mengotorisasi dokumen pengeluaran dana pengadaan barang.
i) Bagian Akuntansi dan Verifikasi
Bagian akuntansi bertanggung jawab dalam mencatat serta mengarsip dokumen pengadaan barang. Bagian akuntansi juga mencatat persediaan dengan menginput pada komputer. Fungsi verifikasi pada bagian akuntansi
(52)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
37
bertanggung jawab dalam memeriksa kelengkapan dokumen yang digunakan dalam pengadaan barang.
2. Dokumen yang digunakan
a) DRK (Daftar Rencana Kerja)
Yaitu dokumen yang dibuat oleh unit kerja atau pelaksana kegiatan yang dalam proses pengadaan persediaan gizi ini yang membuat adalah staf instalasi gizi. Dokumen dibuat berdasarkan kebutuhan persediaan selama satu hari, satu minggu atau satu bulan serta mengacu pada anggaran satu tahun yang sudah diajukan melalui prosedur pengadaan barang.
b) Kuitansi
Yaitu dokumen bukti pembayaran sah yang dibuat oleh bagian anggaran dan perbendaharaan setelah adanya kesepakatan pembayaran pembelian persediaan. Nilai dalam kwitansi sesuai dengan jumlah dalam kontrak pembelian barang. Kwitansi ini kemudian diberikan kepada penyedia barang.
c) Bend. 22
Dokumen yang berisi daftar persediaan yang dibeli dari penyedia barang, dokumen tersebut selain terdapat daftar persediaan, juga terdapat nilai dari pembelian persediaan yang memudahkan dalam memeriksa kelengkapan persediaan.
(53)
commit to user
d) SPK (Surat Perjanjian Kerja)
Surat Perjanjian Kerja adalah dokumen yang dibuat oleh panitia pengadaan barang sebagai dokumen perjanjian dengan penyedia barang. Dalam pembuatan SPK secara umum berisi informasi sebagai berikut:
(1)para pihak yang menandatangani kontrak yang meliputi nama, jabatan,
dan alamat;
(2)pokok pekerjaan yang diperjanjikan dengan uraian yang jelas
mengenai jenis dan jumlah barang/ jasa yang diperjanjikan;
(3)hak dan kewajiban para pihak yang terikat di dalam perjanjian;
(4)nilai atau harga kontrak pekerjaan, serta syarat-syarat pembayaran;
(5)persyaratan dan spesifikasi teknis yang jelas dan terinci;
(6)tempat dan jangka waktu penyelesaian/ penyerahan dengan disertai
jadwal waktu
(7)penyelesaian/penyerahan yang pasti serta syarat-syarat penyerahannya;
(8)jaminan teknis/hasil pekerjaan yang dilaksanakan dan/atau ketentuan
mengenai kelaikan;
(9)ketentuan mengenai cidera janji dan sanksi dalam hal para pihak tidak
memenuhi kewajibannya;
Selain informasi umum dalam sebuah kontrak, dalam pembuatan kontrak mempunyai banyak persyaratan yaitu:
(1)Syarat-syarat umum kontrak : memuat batasan pengertian istilah yang
(54)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
39
pada pekerjaan yang disub-kontrakkan, sanksi, penyelesaian perselisihan, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dalam pelaksanaan kontrak bagi para pihak.
(2)Syarat-syarat khusus kontrak : merupakan bagian dokumen pemilihan
penyedia barang/ jasa yang memuat ketentuan-ketentuan yang lebih spesifik sebagaimana dirujuk dalam pasal-pasal syaratsyarat umum kontrak, dan memuat perubahan, penambahan, atau penghapusan ketentuan dalam syarat-syarat umum kontrak, yang sifatnya lebih mengikat dari syarat-syarat umum kontrak.
Dalam pembuatan kontrak juga disebutkan beberapa spesifikasi mengenai persediaan yaitu:
a) Daftar kuantitas dan harga : jenis dan uraian singkat pekerjaan yang
akan dilaksanakan atau barang yang akan dipasok, negara asal barang/ jasa, volume pekerjaan, harga satuan barang/ jasa yang akan ditawarkan, komponen produksi dalam negeri, harga total pekerjaan/ barang, biaya satuan angkutan (khusus untuk pengadaan barang/ jasa), Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan pajak lainnya.
b) Spesifikasi teknis dan gambar : tidak mengarah kepada merk/ produk
tertentu kecuali untuk suku cadang/ komponen produk tertentu, tidak menutup digunakannya produksi dalam negeri, semaksimal mungkin diupayakan menggunakan standar nasional, metode pelaksanaan pekerjaan harus logis, jadual waktu pelaksanaan pekerjaan harus sesuai dengan metode pelaksanaan, macam/ jenis, kapasitas, dan jumlah
(55)
commit to user
peralatan utama minimal yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan, syarat-syarat kualifikasi dan jumlah personil inti yang dipekerjakan, syarat-syarat material (bahan) yang dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan, gambar-gambar kerja harus lengkap dan jelas, dan kriteria kinerja produk (output performance) yang diinginkan harus jelas.
e) SPP (Surat Permintaan Pembayaran)
Surat Permintaan Pembayaran dibuat oleh bagian pendapatan. Dokumen ini dibuat untuk diserahkan ke bagian akuntansi dan verifikasi. Bagian akuntansi dan verifikasi berwenang memproses dokumen ini.
f) SPM (Surat Perintah Membayar)
Surat Perintah Membayar adalah dokumen yang dibuat oleh bagian akuntansi dan verifikasi. Dengan adanya dokumen ini adalah sebagai tindak lanjut dari adanya Surat Permintaan Pembayaran yang dibuat oleh bagian pendapatan. Dana yang disetujui oleh bagian akuntansi melalui surat perintah membayar jumlahnya sesuai dengan surat permintaan pembayaran. Dokumen ini nantinya akan diserahkan ke bagian anggaran dan perbendaharaan untuk mendapat uang pembayaran.
g) DPA (Dasar Pelaksanaan Anggaran)
Dasar Pelaksanaan Anggaran adalah dokumen yang digunakan sebagai dasar pelaksaan anggaran oleh kepala SKPD sebagai pengguna anggaran. Dokumen ini dibuat untuk digunakan sebagai acuan selama setahun.
(56)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
41
Sehingga dengan dibuatnya dokumen ini diharapkan biaya operasional tidak melebihi dana yang dianggarkan.
h) RBA (Rencana Bisnis Anggaran)
Rencana Bisnis Anggaran adalah dokumen yang dibuat ssebagai dasar pelaksanaan anggaran, fungsinya sama seperti DPA yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan anggaran selama setahun. Pada dokumen ini disusun daftar kebutuhan yang nantinya akan dibiayai dari anggaran.
3. Catatan akuntansi yang digunakan
a) Buku besar persediaan
Catatan akuntansi yang dibuat oleh bagian akuntansi yang digunakan untuk mencatat data persediaan setelah proses klasifikasi serta dicocokkan dengan bagian gudang. Buku besar persediaan ini adalah salah satu komponen laporan keuangan.
4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian persediaan gizi
a) Prosedur permintaan pengadaan barang
Pada prosedur permintaan pengadaan barang dimulai dari bagian instalasi gizi yang disebut pelaksana kegiatan membuat daftar rencana kegiatan yang berisi semua kebutuhan persediaan gizi secara rinci sesuai anggaran.
Pembelian persediaan pada RSUD Dr. Moewardi Surakarta dilakukan dengan penunjukkan langsung, maka instalasi gizi mengajukan Daftar Rencana Kerja (DRK) ke panitia pengadaan, maka panitia pengadaanlah
(57)
commit to user
yang mengajukkan penawaran harga kepada penyedia barang yang sudah diseleksi sebelumnya kemudian dipilih lagi untuk mendapat penawaran harga yang paling kecil Pembelian dengan penunjukkan langsung menurut pernyataan Mulyadi (2001: 302) adalah “pemilihan pemasok dipilih oleh fungsi pembelian dengan terlebih dahulu mengirimkan permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada pertimbangan harga penawaran dari para pemasok tersebut”. Pemilihan penyedia barang/ jasa adalah kegiatan untuk menetapkan penyedia barang/ jasa yang akan ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan.
b) Pelaksanaan pengadaan barang
Prosedur pelaksanaan pengadaan barang dapat dilaksanakan jika sudah mendapat persetujuan dari beberapa pejabat pengadaan barang. Prosedur pengadaan barang adalah tindak lanjut dari permintaan pengadaan barang yang sudah memilih pemasok barang yang paling kecil memberikan penawaran harga tanpa mengabaikan syarat-syarat pembelian barang. Pengadaan barang ditandai dengan dibuatnya kontrak antara pejabat pengadaan barang dengan penyedia barang.
c) Penerimaan barang melalui pengadaan
Dalam prosedur penerimaan barang ini, panitia pemeriksaan barang melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari penyedia barang. Kemudian panitia pemeriksaan barang
(58)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
43
membuat Berita Acara Pemeriksaan Barang (BAPB) yang kemudian barang diserahkan kepada bagian gudang untuk disimpan.
d) Pencatatan persediaan
Dalam prosedur pencatatan persediaan ini apabila persediaan telah sampai dibagian gudang maka bagian gudang menyerahkan faktur kepada bagian akuntansi untuk diproses.
Bagian akuntansi mengklasifikasikan persediaan sesuai jenisnya.
Setelah semua persediaan di klasifikasikan, persediaan di input ke komputer.
Hasil inputan dari komputer dicocokkan dengan bagian gudang, jika tidak sesuai maka faktur dikembalikan kepada penyedia barang untuk diproses.
e) Pencairan dana dan pembayaran langsung.
Persediaan telah disimpan dalam gudang, kemudian bagian anggaran memproses untuk mengadakan permintaan pembayaran kepada bagian pendapatan.
Bagian pendapatan menyetujui permintaan pembayaran dari bagian anggaran yang diotorisasi bagian akuntansi dan verifikasi untuk mengadakan pembayaran kepada penyedia barang.
(59)
commit to user
Setelah semua proses permintaan pembayaran selesai, bagian anggaran membuat bukti pembayaran dan memberikan bukti pembayaran tersebut beserta uang kepada penyedia barang.
Pembayaran atas pembelian berdasar Keppres no. 80 tahun 2003 dan Pergub no. 2 tahun 2007 ada empat macam yaitu:
(1)Pembayaran dengan pembelian senilai Rp 1.000.000,00 sampai Rp
5.000.000,00
Dokumen yang diperlukan yaitu kwitansi dan faktur pajak.
(2)Pembayaran dengan pembelian senilai Rp 5.000.000,00 sampai Rp
15.000.000,00
Dokumen yang diperlukan yaitu surat perintah kerja (SPK), kwitansi, faktur pajak, berita acara serah terima barang.
(3)Pembayaran dengan pembelian senilai Rp 15.000.000,00 sampai Rp
50.000.000,00
Dokumen yang diperlukan yaitu rencana kerja dan syarat-syarat (RKS), dokumen evaluasi dan negosiasi, dokumen usulan surat penetapan dan penunjukkan kontrak, berita acara penerimaan dan pemeriksaan barang.
(4)Pembayaran dengan pembelian senilai diatas Rp 50.000.000,00 sistem
yang digunakan yaitu lelang atau pemilihan langsung dibawah Rp 100.000.000,00.
(60)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
45
Bagan alur sistem pembelian persediaan gizi rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta.
Instalasi Gizi
Keterangan
DRK : Daftar Rencana Kerja
Gambar 2.1 Bagan alur sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi RSUD Dr. Moewardi Surakarta
1 Membuat
DRK
Start
2
DRK
1
(61)
commit to user
Ya
Keterangan
DRK : Daftar Rencana Kerja
DPA : Dasar Pelaksanaan Anggaran
SPK : Surat Perjanjian Kerja
Gambar 2.1 Bagan alur sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi RSUD Dr. Moewardi Surakarta
Kembali Ke proses Pembuatan design
Tdk
1
Sesuai DPA
2 DRK 1
Melakukan pengecekan
DRK 1 Sudah di cek
8
Membuat Bend. 22
9 SPK/ Kontrak 1
SPK/ Kontrak 1
(62)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
47
Bidang Anggaran dan Perbendaharaan
Keterangan
DRK : Daftar Rencana Kerja
DPA : Dasar Pelaksanaan Anggaran
SPP : Surat Permintaan Pembayaran
SPP : Surat Perintah Membayar
Gambar 2.1 Bagan alur sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi RSUD Dr. Moewardi Surakarta
Di kirim ke Penyedia Barang beserta uang 10 11 Membuat SPP 13 Membuat Kwitansi Pembayaran SPP SPM SPK/ Kontrak
Bend. 22
SPK/ Kontrak
Bend. 22
SPP
Kwitansi 3
Kwitansi 2
T Kwitansi 1
(63)
commit to user
Pejabat Teknis
Ya
Keterangan
DRK : Daftar Rencana Kerja RBA : Rencana Bisnis Anggaran
Gambar 2.1 Bagan alur sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi RSUD Dr. Moewardi Surakarta
Kembali Di cek bag. anggaran
Tdk
2
Sesuai RBA
3 DRK 1 Sudah di cek
Meminta Persetujuan
DRK 1 Sudah di cek & di setujui
(64)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
49
Pejabat Keuangan
Ya
Keterangan
DRK : Daftar Rencana Kerja
Gambar 2.1 Bagan alur sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi RSUD Dr. Moewardi Surakarta
Kembali di cek bag. anggaran
Tdk
3
Setuju
4 DRK 1 Sudah di cek & di setujui
Meminta Persetujuan
Melakukan Otorisasi
DRK 1 Sudah di otorisasi
(65)
commit to user
Ya
Keterangan
DRK : Daftar Rencana Kerja
SPK : Surat Perjanjian Kerja Kembali di cek
bag. anggaran
Tdk
Di kirim ke penyedia barang Setuju
4
5
DRK 1 Sudah di otorisasi
Merencanakan penerimaan
dan pengeluaran
Membuat SPK/ Kontrak
2
SPK/ Kontrak 1
Gambar 2.1 Bagan alur sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi RSUD Dr. Moewardi Surakarta
(66)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
51
Panitia Penerima dan Pemeriksa Barang
Keterangan
SPK : Surat Perjanjian Kontrak
BAPB : Berita Acara Penerimaan Barang
Gambar 2.1 Bagan alur sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi RSUD Dr. Moewardi Surakarta
Dari Penyedia Barang
Bersama Barang 5
SPK/ Kontrak 1
Faktur
Membuat BAPB
6
SPK/ Kontrak 1
Faktur BAPB
(67)
commit to user
Gudang Gizi
Keterangan SPK : Surat Perjanjian Kerja
BAPB : Berita Acara Penerimaan Barang BASTB : Berita Acara Serah Terima Barang
Gambar 2.1 Bagan alur sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi RSUD Dr. Moewardi Surakarta
Bersama Barang untuk di simpan
di gudang gizi 6
Membuat Berita Acara Serah Terima
Barang SPK/ Kontrak 1
Faktur BAPB
SPK/ Kontrak 1
Faktur BAPB BASTB
7 8
(68)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
53
Bidang Akuntansi dan Verifikasi
Tdk
Ya
Keterangan:
BASTB : Berita Acara Serah Terima Barang Di kembalikan ke
Penyedia Barang 7
Input Data
Data Persediaan
Mencocokkan dengan BASTB
Cocok
Mengolah Data Persediaan Faktur
Selesai Buku Besar
Persediaan
14
Kwitansi 2
Gambar 2.1 Bagan alur sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi RSUD Dr. Moewardi Surakarta
(69)
commit to user
Ya
Keterangan
DPA : Dasar Pelaksanaan Anggaran
SPK : Surat Perjanjian Kerja
Kembali ke pembuatan Bend. 22
Tdk
Mengesahkan dokumen
Benar sesuai DPA Meneliti Dokumen
9
SPK/ Kontrak Bend. 22
10 SPK/ Kontrak
Bend. 22
Gambar 2.1 Bagan alur sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi RSUD Dr. Moewardi Surakarta
(70)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
55
Bidang Akuntansi dan Verifikasi
Keterangan
SPK : Surat Perjanjian Kerja
SPP : Surat Permintaan Pembayaran SPM : Surat Perintah Pembayaran
Kembali ke pembuatan SPP
Tdk
Ya 11
12
Lengkap dan Sah Meneliti
SPP
Membuat SPM
SPK/ Kontrak
Bend. 22
SPP
SPK/ Kontrak
Bend. 22
SPP
SPM
Gambar 2.1 Bagan alur sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi RSUD Dr. Moewardi Surakarta
(71)
commit to user
Bidang Pendapatan
Ya Kembali ke
pembuatan SPM Tdk
Keterangan
SPK : Surat Perjanjian Kerja
SPP : Surat Permintaan Pembayaran SPM : Surat Perintah Pembayaran
12
Setuju
13
Meminta Persetujuan
SPM SPP
T SPK/ Kontrak
Bend. 22
SPP
SPM
Gambar 2.1 Bagan alur sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi RSUD Dr. Moewardi Surakarta
(72)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
56
Penjelasan bagan alur sistem pembelian persediaan gizi Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta
a) Instalasi Gizi
(1) Membuat Daftar Rencana Kerja (DRK) rangkap 2 (dua), dengan rincian
sebagai berikut:
• Lembar 1 di kirim ke bidang anggaran dan perbendaharaan
• Lembar 2 diarsip secara permanen oleh instalasi gizi
b) Bidang Anggaran dan Perbendaharaan
(1) Menerima Daftar Rencana Kerja (DRK) dari pelaksana kegiatan/ instalasi
gizi
(2) Melakukan pengecekan dengan Dasar Pelaksanaan Anggaran (DPA),
diperoleh 2 keputusan:
• Jika sesuai Dasar Pelaksanaan Anggaran (DPA) maka Daftar Rencana
Kerja (DRK) dikirim ke pejabat teknis
• Jika tidak sesuai maka dikembalikan ke pelaksana kegiatan dalam
proses pembuatan Daftar Rencana Kerja (DRK)
Bidang Anggaran dan Perbendaharaan Bagian 2
(1) Menerima Surat Perjanjian Kerja (SPK) atau kontrak dari gudang gizi
(2) Berdasar dari Surat Perjanjian Kerja (SPK) membuat Bend. 22
(3) Mengirim Surat Perjanjian Kerja (SPK) dan Bend. 22 ke bidang akuntansi
dan verifikasi
(73)
commit to user
(1) Menerima Surat Perjanjian Kerja (SPK) atau kontrak dan Bend. 22 dari
bidang akuntansi dan verifikasi
(2) Dengan dasar Surat Perjanjian Kerja (SPK) dan Bend. 22 dibuat Surat
Permintaan Pembayaran (SPP) dan dikirim ke bidang akuntansi dan verifikasi
Bidang Anggaran dan Perbendaharaan Bagian 4
(1) Menerima Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan Surat Perintah
Membayar (SPM) dari bidang akuntansi dan verifikasi
(2) Dengan dasar Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan Surat Perintah
Membayar (SPM) dibuat kwitansi pembayaran 3(tiga) lembar dengan rincian sebagai berikut:
• Lembar 1 dikirimkan ke penyedia barang beserta uang pembayaran
• Lembar 2 dikirim ke bidang akuntansi dan verifikasi.
• Lembar 3 diarsipkan permanen oleh bidang anggaran dan
perbendaharaan
c) Pejabat Teknis
(1) Menerima Daftar Rencana Kerja (DRK) dari bidang anggaran dan
perbendaharaan
(2) Membuat persetujuan dengan dasar Rencana Bisnis Anggaran (RBA),
diperoleh 2 keputusan:
• Jika sesuai Rencana Bisnis Anggaran (RBA) maka Daftar Rencana
(74)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
58
• Jika tidak sesuai maka dikembalikan ke bidang anggaran dan
perbendaharaan untuk di cek kembali
d) Pejabat Keuangan
(1) Menerima Daftar Rencana Kerja (DRK) dari pejabat teknis
(2) Membuat persetujuan dengan syarat:
• Jika pembuatan Daftar Rencana Kerja (DRK) benar maka selanjutnya
akan diotorisasi dan dikirim ke panitia pengadaan barang
• Jika pembuatan Daftar Rencana Kerja (DRK) tidak benar maka akan
dikembalikan ke bidang anggaran untuk di cek kembali.
e) Panitia Pengadaan Barang
(1) Menerima Daftar Rencana Kerja (DRK) yang telah di otorisasi oleh
pejabat teknis
(2) Membuat perencanaan penerimaan dan pengeluaran dengan dasar Daftar
Rencana Kerja (DRK)
(3) Membuat persetujuan dengan syarat:
• Jika perencanaan dan pengeluaran sesuai maka akan dibuat Surat
Perjanjian Kerja (SPK) atau kontrak
• Jika perencanaan dan pengeluaran tidak sesuai maka akan
dikembalikan ke bagian anggaran untuk dicek kembali
(4) Membuat Surat Perjanjian Kerja (SPK) atau kontrak dengan rincian
sebagai berikut:
• Lembar 1 dikirim ke panitia penerima dan pemeriksa barang
(75)
commit to user
f) Panitia Penerima dan Pemeriksa Barang
(1) Menerima Surat Perjanjian Kerja (SPK) atau kontrak lembar 1 dari panitia
pengadaan barang
(2) Menerima faktur dan barang dari penyedia barang
(3) Membandingkan Surat Perjanjian Kerja (SPK) atau kontrak dengan faktur
dan barang dari penyedia barang
(4) Membuat Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) dan dikirim ke gudang
gizi
g) Gudang Gizi
(1) Menerima Surat Perjanjian Kerja (SPK) atau kontrak lembar 1, faktu dan
Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) dari panitia penerima dan pemeriksa barang
(2) Membuat Berita Acara Serah Terima Barang (BASTB)
(3) Mengarsipkan sementara Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) dan
Berita Acara Serah Terima Barang (BASTB)
(4) Mengirim faktur ke bidang akuntansi dan verifikasi
(5) Mengirim Surat Perjanjian Kerja (SPK) atau kontrak ke bidang anggaran
dan perbendaharaan
h) Bidang Akuntansi dan Verifikasi
(1) Menerima faktur dari gudang gizi
(2) Menerima kwitansi pembayaran dari bidang anggaran dan perbendaharaan
(3) Mencocokkan antara faktur dan kwitansi
(76)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
60
(5) Mencocokkan data inputan dengan Berita Acara Serah Terima Barang
(BASTB) dengan ketentuan:
• Jika cocok maka data persediaan inputan akan diposting pada buku
besar persediaan
• Jika tidak cocok maka faktur akan dikembalikan ke penyedia barang
untuk diretur
Bidang Akuntansi Dan Verifikasi Bagian 2
(1) Menerima Surat Perjanjian Kerja (SPK) atau kontrak dan Bend. 22 dari
bidang anggaran dan perbendaharaan
(2) Meneliti dokumen yaitu Surat Perjanjian Kerja (SPK) dan Bend. 22
berdasar penggunaan anggaran dengan syarat:
• Jika sesuai denga Dasar Pelaksanaan Anggaran (DPA) maka dokumen
disahkan dan dikirim ke bidang anggaran dan perbendaharaan
• Jika tidak sesuai maka dikembalikan ke bidang anggaran dan
perbendaharaan untuk dicek kembali dalam pembuatan Bend. 22
Bidang Akuntansi dan Verifikasi Bagian 3
(1)Menerima Surat Perjanjian Kerja (SPK) atau kontrak, Bend. 22, dan Surat
Permintaan Pembayaran (SPP) dari bidang anggaran dan perbendaharaan
(2)Meneliti SPP dengan ketentuan:
• Jika lengkap dan sah maka akan ditindak lanjuti dengan membuat
(77)
commit to user
• Jika tidak lengkap maka akan dikembalikan ke bidang anggaran dan
perbendaharaan dalam proses pembuatan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) untuk dicek lagi
i) Bidang Pendapatan
(1) Menerima Surat Perjanjian Kerja (SPK) atau kontrak, Bend. 22, Surat
Permintaan Pembayaran (SPP), dan Surat Perintah Membayar (SPM) dari bidang akuntansi dan verifikasi
(2) Membuat persetujuan dengan syarat:
• Jika sesuai maka pembayaran akan dilaksanakan dan dokumen dikirim
ke bidang anggaran dan perbendaharaan untuk dilaksanakan pembayaran
• Jika tidak sesuai maka akan dikembalikan ke bidang akuntansi dan
verifikasi dalam proses pembuatan Surat Perintah Membayar (SPM). 5. Pengendalian intern
Menurut Mulyadi (2001: 299) sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Dalam perancangan berbagai sistem, unsur pengendalian intern harus dimasukkan sebagai unsur yang melekat dalam berbagai sistem akuntansi. Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang di koordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
(78)
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
62
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001: 163).
Unsur pokok pengendalian intern menurut Mulyadi (2001: 164) adalah :
a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip:
(1)Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi.
(2)Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
b) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
c) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
(79)
commit to user
Cara-cara umum yang ditempuh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat:
(1)Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
(2)Pemeriksaan mendadak (surprised audit).
(3)Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
(4)Perputaran jabatan (job rotation).
(5)Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
(6)Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatannya.
(7)Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya dapat ditempuh sebagai berikut:
(1)Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh
pekerjaannya.
(2)Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
(1)
BAB III
TEMUAN
A. Kelebihan
Hasil evaluasi sistem dan prosedur pembelian persediaan barang pada Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta terdapat beberapa kelebihan antara lain:
1. Sudah adanya struktur organisasi yang tertulis dengan fungsi dan
wewenang secara jelas, sehingga dalam melaksanakan tugasnya bisa dipertanggungjawabkan dengan baik kepada direktur maupun pemerintah daerah.
2. Terdapat pemisahan fungsi yang jelas, sehingga dalam melaksanakan
prosedur-prosedur dalam suatu sistem tidak akan banyak kesalahan,
ditunjang juga dengan adanya software Sistem Informasi Akuntansi
Rumah Sakit (SIAKIT) yang memudahkan fungsi pencatatan dalam melaksanakan tugasnya. Dengan adanya sistem komputerisasi maka pekerjaan dari fungsi yang terkait menjadi lebih mudah dan efisien serta bisa dijamin keakuratannya.
3. Pengendalian intern yang baik sehingga tercipta suatu kegiatan yang
sehat adalah kelebihan RSUD Dr. Moewardi Surakarta. Setiap pegawai berusaha menjalankan tugasnya sesuai tanggung jawab mereka masing-masing. Tampak juga pada kompetensi dari masing-masing
(2)
71
pegawainya yang telah beberapa kali mengikuti pelatihan-pelatihan dalam upaya meningkatkan kompetensinya.
4. Sistem dan prosedur pengadaan barang yang telah berjalan lancar
dengan beberapa kekurangan juga merupakan kelebihan karena walaupun ada sedikit kekurangan tetapi pengadaan barang dapat selesai dengan baik tanpa ada pihak yang dirugikan.
B. Kelemahan
Hasil evaluasi sistem dan prosedur pembelian persediaan barang pada Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta terdapat beberapa kelebihan antara lain:
1. Prosedur pengadaan barang yag terlalu lama dan dalam
mengotorisasinya ataupun menyetujuinya berputar-putar dari pejabat yang satu ke pejabat yang lain, sehingga tidak efisien waktu. Pengadaan seharusnya sesuai dengan peraturan pemerintah tetapi dalam prakteknya terlalu lama. Hal tersebut dapat menghambat penyusunan anggaran tahun berikutnya.
2. Pada gudang gizi tidak diselenggarakan kartu gudang yang bermanfaat
dalam mengontrol persediaan gizi. Di pandang mungkin tidak diperlukan kartu gudang dalam gudang yang berisi berbagai macam bahan makanan, yang jumlah serta jenis bahan makanan tersebut juga bermacam-macam. Tetapi akan lebih memudahkan dalam
(3)
penghitungan ataupun pengecekkan bahan makanan jika ada kartu gudang.
3. Penggunaan software Sistem Informasi Akuntansi Rumah Sakit
(SIAKIT) yang kurang maksimal, yaitu dikarenakan masih banyak
kegiatan yang dilakukan secara manual sebelum akhirnya diinput ke
komputer.
4. Faktur-faktur dari gudang maupun dari bagian lain yang harus dicek
dan diotorisasi oleh bidang akuntansi kadang-kadang tidak jelas, seperti nama barang ataupun jumlah barang.
5. Gudang gizi yang seharusnya mempunyai fungsi mengajukan design
barang yang akan dibeli pada prosedur ini tidak diikutkan, padahal gudang adalah tempat menyimpan bahan makanan dan orang yang mengurusi bahan makanan dalam gudang adalah orang yang benar-benar mengetahui mana barang yang harus di beli dan yang tidak dibeli.
6. Kelemahan dalam pengendalian intern yaitu memutar posisi tetapi
tidak sesuai atau kurang sesuai dengan bidangnya. Apabila terus dilaksanakan hanya akan membuang waktu serta biaya untuk pelatihan
(4)
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari penelitian yang dilakukan penulis pada sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta dapat diambil beberapa kesimpulan berikut ini:
1. Sistem dan prosedur pembelian persediaan gizi RSUD Dr. Moewardi
Surakarta secara umum telah ada dan dilaksanakan dengan baik. Telah ada pemisahan fungsi yang baik, penggunaan dokumen yang memadai, penggunaan catatan akuntansi yang tepat, serta jaringan prosedur yang baik sehingga tercipta sistem pembelian persediaan yang baik.
2. Terdapat beberapa kelebihan dalam prosedur pembelian persediaan
gizi antara lain penerapan pengendalian internn yang baik, penggunaan
software akuntansi yaitu Sistem Informasi Akuntansi Rumah Sakit (SIAKIT) yang menunjang efisiensi bekerja.
3. Terdapat beberapa kelemahan dalam prosedur pembelian persediaan
gizi yaitu belum di adakannya kartu gudang sebagai pengontrol persediaan, masih banyaknya aktivitas manual padahal telah digunakannya sistem komputer, serta kurang validnya dokumen seperti faktur karena tidak jelasnya angka maupun nama barang.
(5)
B. Rekomendasi
Dengan adanya beberapa kelemahan yang ditemukan, penulis dapat memberikan rekomendasi sebagia berikut:
1. Memperbaiki sistem dalam hubungannya dengan fungsi gudang.
Gudang tidak hanya sekedar tempat menyimpan persediaan, tetapi gudang juga berperan dalam mengajukan permintaan pembelian persediaan. Sehingga bagian gudang harus diikutkan dalam menyusun Daftar Recana Kerja (DRK).
2. Yang menjadi dasar bagian gudang selain perhitungan fisik seharusnya
juga ada bukti tertulis seperti kartu gudang. Oleh sebab itu seharusnya di bagian gudang dibuatkan kartu gudang.
3. Dokumen yang dikirim ke bidang akuntansi dan verifikasi yang utama
adalah faktur, jika faktur tidak jelas maka akan dianggap tidak valid. Untuk itu seharusnya bagian yang berhubungan dengan faktur harus selalu mengontrol faktur-faktur tersebut sebelum dikirim ke bidang akuntansi dan verifikasi.
4. Aktivitas manual pada bidang akuntansi dan verifikasi yang
sebenarnya telah ada software Sistem Informasi Akuntansi Rumah
Sakit (SIAKIT) dapat diatasi jika antara bidang akuntansi dan
verifikasi dibuat link dengan bagian gudang. Sehingga pengerjaan
manual seperti pengklasifikasian jenis persediaan bisa dikerjakan dan dikoordinasikan antara bagian gudang dan bidang akuntansi dan
(6)
verifikasi. Sehingga tidak akan membuang-buang waktu, pekerjaanpun menjadi lebih ringan.
5. Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Rumah Sakit (SIAKIT)
juga menjadi solusi untuk mengurangi aktivitas manual pada pencatatan persediaan.