PENTINGNYA KOMUNIKASI YANG EFEKTIF UNTUK
PENTINGNYA KOMUNIKASI YANG EFEKTIF UNTUK MANAJER
DALAM KANTOR
Oleh :
Reyhan Fariha - 165211062
Program Studi D3 – Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Bandung
Tahun Ajaran 2017/2018
Email: reyhan.fariha.abs16@polban.ac.id
Abstrak
Di zaman sekarang ini seorang manajer diharapkan untuk dapat berprestasi, karena persaingan
dalam bisnis sudah sangat ketat. Manajer bertanggung jawab atas unit kerjanya masing-masing
untuk menyelesaikan pekerjaannya. Tugas seorang manajer adalah membuat perencanaan,
mengorganisir, mengendalikan dan mengevaluasi berbagai aktivitas dalam agar dapat
tercapainya tujuan organisasi. Agar pekerjaanya dilaksanakan dengan baik, maka penting
adanya kemampuan dalam berkomunikasi yang baik bagi seorang manajer. Komunikasi adalah
hal yang sangat penting dan vital bagi seorang manajer. Agar dapat mengendalikan
bawahannya di dalam kantor, manajer harus memahami betul bagaimana komunikasi yang
efektif agar mendapat kesuksesan dalam mencapai tujuan organisasi. Komunikasi merupakan
proses pertukaran informasi melalui kata-kata tertulis atau lisan, simbol, dan tindakan untuk
mencapai pemahaman bersama. Komunikasi pun memiliki berbagai fungsi, tujuan, dan
hambatan. Seorang manajer perlu mengetahui apa yang menjadi hambatan dalam
berkomunikasi sehingga akhirnya dapat menemukan solusi dari hambatan tersebut. Seorang
manajer pun perlu mengetahui pentingnya komunikasi efektif. Perlunya seorang manajer
mengetahui tentang pentingnya komunikasi yang efektif agar nantinya manajer tidak
melakukan kesalahan dalam berkomunikasi kepada bawahannya. Dan juga komunikasi yang
efektif dapat memberikan dampak positif yaitu memotivasi bawahan sehingga nantinya mereka
akan bekerja dengan baik dan penuh semangat.
Kata kunci: Manajer, komunikasi efektif, kantor
Abstract
Nowdays a manager is expected to be able to excel, because competition in business is very
tight. The manager is responsible for each work unit to complete the work. The task of a
manager is to plan, organize, control and provide various activities in order to achieve the
goals of the organization. In order for the work performed well, it is important that the ability
to communicate well for a manager. Communication is very important and vital to a manager.
In order to control subordinates in the office, managers must understand exactly how effective
communication in order to achieve success in achieving organizational goals. Communication
is the process of information through written or spoken words, symbols, and actions to achieve
mutual understanding. Communication also has various functions, goals, and obstacles. A
manager needs to know what the obstacles in communicating so that eventually can find a
solution of these obstacles. A manager must also know the problem of effective communication.
The need for a manager to find out about effective communication in order to want managers
not to make mistakes in communicating against subordinates. And also effective
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
1
communication can have a positive impact that motivates subordinates so that they will work
well and energetically.
Keywords: Manager, effective communication, office
Pendahuluan
Komunikasi adalah hal yang0sangat
penting dalam segala aspek dalam
kehidupan. Setiap saat komunikasi dapat
berlangsung, oleh0siapa saja, kapan saja,
dan dengan siapa saja selama adanya
informasi/pesan yang akan disampaikan.
“Karena komunikasi0merupakan suatu
proses penyampaian informasi dari suatu
pihak kepada pihak lain”. Dalam kehidupan
sehari-hari, komunikasi tidak memiliki
aturan yang rumit, selama apa yang
disampaikan ataupun apa yang diterima
dapat di mengerti oleh pelaku komunikasi.
Terdapat lima hal penting dalam
komunikasi. Kelimanya itu adalah;
komunikator (pengirim berita), pesan
(berita),
komunikan
(penerima
berikomunikasi adalah peta), prosedur
pengiriman berita (yang berkaitan dengan
sarana yang dipakai untuk mengirim berita)
serta reaksi (respon disampaikan oleh
komunikan). Dengan diterimanya respon
dari komunikator maka akan terjadi
komunikasi dua arah, sedangkan lawannya
disebut sebagai komunikasi satu arah.
Secara umum komunikasi bertujuan
agar informasi disampaikan oleh kita dapat
dimengerti oleh komunikan (penerima),
komunikator harus dapat menjelaskan
dengan sebaik-baiknya agar infomasi yang
disampaikan dapat diterima dengan baik
oleh komunikan (penerima).
Dalam
organisasi
peranan
komunikasi sangatlah penting. Salah satu
bagian yang harus memiliki skill dalam
berkomunikasi adalah manajer. Manajer
kantor
memiliki
fungsi
dalam
merencanakan,
mengorganisasikan,
mengarahkan, dan mengontrol kegiatan
kantor. Dari fungsinya, manajer kantor
membutuhkan skill komunikasi yang
efektif agar fungsinya tersebut dapat
dijalankan dengan maksimal.
Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan
komunikasi yang efektif?
2. Bagaimana komunikasi yang efektif
dapat terlaksana?
3. Apa sajakah tugas seorang manajer?
4. Mengapa manajer harus memiliki
skill komunikasi yang efektif?
5. Bagaimana
pentingnya
skill
komunikasi yang efektif bagi
manajer?
Tujuan
1. Untuk mengetahui maksud dari
komunikasi yang efektif.
2. Untuk mengetahui bagaimana
komunikasi yang efektif dapat
terlaksana.
3. Untuk mengetahui tugas dari
seorang manajer.
4. Untuk mengetahui alasan perlunya
komunikasi yang efektif bagi
manajer.
5. Untuk mengetahui pentingnya
komunikasi yang efektif bagi
manajer.
Pembahasan
Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah hal penting
dalam keberlangsungan hidup manusia.
Untuk menyampaikan pesan, bekerja sama,
mewujudkan suatu gagasan, tujuan dan
lain-lain kita perlu berkomunikasi. Ada
beberapa pengertian dari komunikasi
menurut para ahli.
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
2
Mckee, A menjelaskan bahwa
“Komunikasi
adalah
tindakan
menyampaikan pesan dari satu orang atau
kelompok untuk orang atau kelompok
lain”.
Buddy, D mendefinisikan bahwa
“Komunikasi adalah pertukaran informasi
melalui kata-kata tertulis atau lisan, simbol,
dan tindakan untuk mencapai pemahaman
bersama”.
Menurut Luthans, F., Doh, J.P.
“Komunikasi adalah proses mentransfer
makna dari pengirim ke penerima”.
Menurut
Harmon
Chaniago
“Komunikasi
adalah
penyampaian
pesan/gagasan
dari
seseorang/mesin
(pengirim) ke orang lain (penerima)”.
Mejia, L.R.G., dan Balkin, D.B.
mengatakan bahwa “Komunikasi adalah
prosess transmisi informasi yang berarti
dari satu pihak kepada pihak lain melalui
penggunaan
simbol-simbol
bersama.
Komunikasi akan berhasil apabila makna
dipahami bersama”.
Hitt, M.A., Black, J.S., dan Porter,
L.W. memaparkan “Komunikasi adalah
proses mentransfer informasi, makna, dan
pemahaman dari pengirim ke penerima”.
informasi dari seseorang ke pihak lain.
Pihak yang menyampaikan informasi
disebut sebagai komunikator. Dan orang
yang menerima informasi tersebut disebut
dengan komunikan. Komunikator yang
baik akan menyampaikan informasi kepada
komunikan secara efektif sehingga
informasi
tersebut
sampai
kepada
komunikan dengan baik.
Komunikasi Verbal dan Non Verbal
a. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal disebut juga
komunikasi
lisan/percakapan.
Dalam
komunikasi verbal ini ada beberapa faktor
yang mempengaruhinya antara lain; nada,
suara pembicara atau emosional sangat
terlihat mempengaruhi kata-kata yang
digunakan.
Selain
komunikasi
lisan,
komunikasi tulisan juga termasuk ke dalam
kategori komunikasi verbal. Komunikasi
tulisan adalah jenis komunikasi yang sering
digunakan di kantor atau di dalam
kehidupan sehari-hari. Komunikasi ini
lebih fokus dan berhubungan dengan surat,
memorandum, laporan, dan prosedur yang
ditulis secara tertulis. Sistem komunikasi
tertulis yang efektif, hendaknya memenuhi
syarat sebagai berikut:
Sedangkan menurut Daft, R.L.
“komunikasi adalah proses dimana
informasi dipertukarkan dan dipahami olh
dua orang atau lebih, biasanya dengan
maksud
untuk
memotivasi
atau
mempengaruhi perilaku”.
1. Informasi harus up to date
2. Informasi yang diberikan kepada
penerima harus akurat.
3. Informasi harus mudah diakses oleh
penerima.
Menurut Friffin, R.W., dan
Moorhead, G “komunikasi adalah proses
sosial antara dua pihak atau lebih untuk
bertukar inforasi dan berbagai makna”.
b. Komunikasi Nonverbal
Jennifer M. George, J.M., dan
Jones,
G.R.,
menjelaskan
bahwa
“komuikasi adalah berbagi informasi antar
dua atau lebih individu atau kelompok
untuk mencapai pemahaman bersama”.
Dapat diartikan secara sederhana
bahwa komunikasi adalah penyampaian
Komunikasi non verbal merupakan
komunikasi yang menggunakan bahasa
gerak tubuh manusia atau bahasa isyarat
yang ditampilkan oleh fisik manusia.
Berikut beberapa komunikasi nonverbal:
1. Body Languange. Bahasa tubuh
mengacu pada gerak tubuh (posisi
tubuh, senyuman, sentuhan jadi,
cara mendengar, gerak tangan) yang
mengisyaratkan
dan
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
3
mengungkapkan tentang pesan
yang disampaikan oleh seseorang.
Isyarat tersebut dapat dipahami oleh
penerima dan memberikan umpan
balik dengan isyarat tubuh juga atau
melalui suara (oral) dan tanda-tanda
lainnya.
2. Physical Space
Ditunjukkan
dengan
adanya
perasaan seseorang kepada orang
lain dalam bentuk prilaku, berupa
perasaan dekat tidaknya dengan
orang lain. Oleh karena itu para
pimpinan dan supervisor perlu
menyebar orang-orang bekerja
dalam bentuk kelompok-kelompok
kerja,
sering
mengadakan
pertemuan dan lainnya, sehingga
menimbulkan perasaan dekat dan
saling memahami satu sama
lainnya.
3. Paralanguage. Adalah penggunaan
seluruh aspek komunikasi lisan
seperti: suara dan vocal dari katakata. Termasuk juga dalam
paralanguage adalah nada, irama,
resonansi dan tempo bicara.
Fungsi Komunikasi
Komunikasi yang terjadi di dalam
organisasi memiliki fungsi-fungsi sebagai
berikut:
1. Pengendalian
Komunikasi
bertindak
untuk
mengendalikan perilaku karyawan.
Organisasi
memiliki
hierarki
otoritas dan pedoman formal yang
wajib diikuti oleh semua karyawan.
Ketika
karyawan
mengkomunikasikan keluhan yang
berhubungan dengan pekerjaan
kepada atasan langsung, mengikuti
deskripsi pekerjaan, atau mematuhi
kebijakan
perusahaan,
maka
komunikasi sedang menjalankan
fungsi pengendalian.
2. Motivasi
Komunikasi
menumbuhkan
motivasi kepada karyawan dengan
cara menjelaskan apa yang harus
dilakukan oleh mereka, seberapa
baik mereka melakukannya, dan
bagaimana
mereka
dapat
meningkatkan kinerja di bawah
standar.
Untuk
merangsang
motivasi dibutuhkan umpan balik
tentang kemajuan ke arah tujuan,
dan imbalan yang setimpal untuk
prestasi yang ditunjukkan oleh
karyawan.
3. Ekspresi Emosi
Sumber utama interaksi sosial bagi
banyak karyawan adalah kelompok
kerja.
Komunikasi
dalam
berkelompok adalah mekanisme
fundamental untuk menunjukkan
kepuasan dan rasa frustasi mereka.
Oleh karena itu, komunikasi dapat
memenuhi kebutuhan ekspresi
emosional
dan
pemenuhan
kebutuhan sosial.
4. Informasi
Terakhir, fungsi dari komunikasi
adalah
untuk
memfasilitasi
pengambilan
keputusan.
Komunikasi memberikan informasi
kepada individu dan kelompok
dalam membuat keputusan dengan
mengirimkan data yang diperlukan
untuk
mengidentifikasi
dan
mengevaluasi pilihan.
Aliran Komunikasi
Berbagai macam studi telah
dilakukan dan menunjukan bahwa
komunikasi adalah kompentensi utama
yang dibutuhkan dalam kantor. Dalam
aliran komunikasi seorang Supervisor
kantor bertindak sebagai saluran yang
menghubungkan
komunikasi
yang
mengalir dari atas maupun dari bawah.
Maka Supervisor kantor sudah seharusnya
berhati-hati dalam memilih berkomunikasi
dan menerima maupun memberikan umpan
balik serta mengambil tindakan dalam
berkomunikasi. Agar komunikasi dapat
berjalan sukses maka selain komunikasi ke
atas dan ke bawah. Supervisor pun harus
memperhatikan komunikasi diagonal dan
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
4
horizontal. Berikut adalah gambar aliran
komunikasi.
a. Komunikasi ke0bawah
Komunikasi ke bawah mengalir dari
atasan/pimpinan organisasi yang
mengirimkan
pesan
untuk
perencanaan
dan
pembuatan
keputusan untuk mengarahkan
bawahan. Hal ini menyebabkan
perusahaan harus menyediakan
dana dan waktu agar komunikasi ke
bawah lancar, dan caranya adalah:
1. Memberikan
pengetahuan
kepada bawahan mengenai
tanggung jawab pekerjaan
mereka.
2. Membuat daftar dukungan dan
pemahaman0
karyawan
mengenai0sasaran 0manajemen
dan tujuan perusahaan.
3. Instruksi
karyawan
untuk
menemukan cara bagaimana
meningkatkan
produktivitas
mereka.
4. Penyampaian kepada karyawan
mengenai hasil/kinerja yang
telah dicapai.
b. Komunikasi ke0atas
Komunikasi mengalir ke atas dari
satu tingkat ke tingkat yang lebih
tinggi dalam organisasi. Untuk
memotivasi
para
karyawan
diperlukan arus komunikasi yang
efektif
untuk
melaksanakan
pekerjaan mereka secara efisien.
Hal ini diperlukan untuk:
1. Menyampaikan umpan balik
kepada manajer dan supervisor,
yang menjadi penanda bahwa
pesan sudah diterima dengan
baik atau belum.
2. Memberikan informasi yang
diperlukan dalam pengambilan
keputusan pimpinan.
3. Memperbaiki
ataupun
merubah0sistem.
4. Memberikan peluang kepada
para
pekerja
untuk
menyampaikan
pendapatnya
tentang pimpinan.
c. Komunikasi horizontal
Komunikasi
ini
merupakan
komunikasi antar sesama level.
Komunikasi ini diperlukan untuk
berkoordinasi antar unit satu dan
unit
lainnya,
dan
untuk
melaksanakan pekerjaan secara
bersama-sama.
Komunikasi
arahnya ke kiri ataupun ke kanan.
Komunikasi ini sangat penting bagi
koordinasi aktivitas karyawan dan
memperlancar interaksi mereka.
d. Komunikasi diagonal
Komunikasi ini terjadi bila seorang
karyawan berkomunikasi bukan
dengan atasan langsung, baik
formal
maupun
informal.
Komunikasi diagonal diperlukan
untuk
menyampaikan
dan
menerima saran, masukan, keluhan
dari lain maupun dari ruang lingkup
organisasi itu sendiri.
Hambatan Komunikasi
Berikut adalah hal-hal yang dapat
menghambat dalam berkomunikasi:
1. Perbedaan Sudut Pandang
Orang yang menerima informasi
maupun yang mengirimnya, setiap
orang pasti memiliki sudut
pandangnya sendiri ketika ia
menerima atau pesan/informasi dari
pihak yang lain, kemudian umpan
balik pun akan dikirimkan pada
pengirim pesan. Maka para petinggi
kantor harus dapat mengetahui
prilaku dari para karyawannya
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
5
masing-masing
dalam
berkomunikasi dan dihubungkan
dengan pesan mereka serta nada
tambahan eosional apa yang
mungkin
diperlukan
agar
komunikasi lebih efektif. Untuk
mengatasi hambatan ini maka perlu
adanya
keterbukaan
antara
komunikator dan komunikan.
Komunikan sebaiknya menanyakan
kembali
informasi
yang
diterimanya jika kurang jelas dan
komunikator pun perlu menanyakan
kepada
komunikator
bahwa
informasi
yang
diberikannya
apakah telah diterima dengan baik
oleh komunikan.
2. Perbedaan dalam Semantik
Semantik merupakan ilmu yang
mempelajari
tentang
perilaku
manusia. Contohnya adalah kita
terkadang
menyisipkan
kata
“mungkin” dalam perkataan kita.
“Mungkin hal tersebut memang
benar-benar
terjadi”.
Kata
“mungkin”
tersebut
dapat
ditafsirkan secara berbeda bagi
penerima dan pengirim pesan.
Suatu pesan bisa saja diterima
dengan maksud yang berbeda dari
pesan aslinya.
3. Perbedaan Status
merupakan
tingkatan
Status
individu
dalam0
struktur
organisasi0 dapat mempengaruhi
kualitas0 komunikasi. Perbedaan
ini membuat hambatan dalam
komunikasi, karena lebih mudah
orang0 berkomunikasi jika berada
pada status yang sama. Maka dari
itu tidak dapat dipungkiri bahwa
orang yang berada pada status yang
tinggi, tidak akan memberikan
informasi
secara
keseluruhan
kepada orang yang statusnya berada
dibawahnya. Namun, bisa juga
kebalikannya.
Orang
yang
statusnya berada dibawah pun akan
memberikan informasi kepada
atasannya hanya secara partial saja.
4. Perbedaan Kecenderungan Mental
Penyelewengan
adalah
kecenderungan mental seseorang
ini merupakan suatu penghambat
dalam
berkomunikasi
secara
langsunng.
5. Perbedaan pada Kondisi Organisasi
Beberapa organisasi membiarkan
karyawannya untuk memberikan
pendapatnya secara terbuka. Hal ini
berguna agar menciptakan kondisi
keterbukaan, saling menghormati
dan saling mempercayai. Hambatan
lain adalah tingkat status yang
tinggi, yang dapat menyebabkan
penyampaian
pesan/informasi
menjadi tidak cepat. Maka dari itu
perlu dipertimbangkan kondisi
organisasi
yang
membiarkan
karyawannya
memberikan
pendapatnya supaya terberntuknya
kondisi organsasi yang terbuka.
6. Jargon Bisnis
Jargon merupakan penggunaan
istilah-istilah yang ganjil untuk
suatu aktivitas atau kegiatan khusus
tertentu seperti di kegiatan bisnis.
Terkadang penerima pesan tidak
memahami apa pesan yang
didapatnya.
Jargon
bisa
disampaikan dengan cara tertulis
ataupun lisan. Agar hal ini tidak
terjadi, pimpinan perlu memberikan
kepada
karyawan
pelatihan0
maupun manajer dan supervisor
untuk mengikuti seminar pelatihan
dalam berkomunikasi.
7. Lemah dalam Membaca
Dalam beberapa kasus, terdapat
beberapa karyawan yang lemah
dalam membaca dan memahami
situasi
organisasi,
yang
menyebabkan mereka lemah dalam
merespon pesan/informasi dari
pimpinan, klien, maupun karyawan
yang lain. Untuk mengatasinya
perlunya
diadakan
pelatihan
tertentu yang dilaksanakan di
internal maupun eksternal.
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
6
Mengatasi dan Mengurangi Hambatan
Komunikasi
Berikut
adalah
sepuluh
perintah
komunikasi yang baik (Quible, 1998):
1. Mencari kejelasan informasi yang
akan dikomunikasikan terlebih
dahulu.
2. Mengetahui tujuan dari setiap
komunikasi
3. Memperhatikan kondisi fisik ketika
bekomunikasi.
4. Meminta pendapat orang jika
diperlukan. Perhatikan komunikasi
nonverbal dalam menyampaikan
pesan
5. Ambil kesempatan, agar dapat
membantu
memperbaiki
komunikasi seperti umpan balik.
6. Ikuti komunikasi yang telah
dilakukan
7. Dalam komunikasi harus konsisten
8. Perbuatan dan tindakan harus sesuai
dengan
komunikasi
yang
berlangsung.
9. Jadilah seorang pendengar yang
baik. Komunikasi tidak hanya
berbicara, namun harus juga
menjadi pendengar.
10. Sepuluh
prinsip
ini
dapat
dimodifikasi
sesuai
dengan
kebutuhan dan situasi ada.
Manajer Kantor dan Tugasnya
Seorang manajer kantor dalam
organisasi
secara
bersama-sama
menetapkan tujuan jangka panjang dan
jangka
pendek
organisasi
dan
merencanakan
bagaimana
untuk
mencapainya. Selain itu manajer membuat
tujuan di masing-masing unitnya untuk
mendukung atau memberikan pelayanan
agar tujuan tujuan organisasi tercapai.
Masing-masing manajer dalam uninya
bekerja sama agar informasi yang
diperlukan untuk melaksanakan tugastugasnya tersedia. Disamping harus berfikir
analistis dan konseptual, manajer pun
dituntut kemampuan praktisnya. Agar
dapat mendapatkan kemampuan praktisnya
manejer perlu memiliki pengalaman di
bidang pekerjaan. Selain itu komunikasi
yang baik pun dapat menambah wawasan
manajer sehingga dapat meningkatkan skill
yang diperlukan untuk menunjang
pekerjaannya sehingga tercapainya tujuan
organisasi.
a. Tugas Manajer Kantor
Kallaus & Kelling (1995) membagi
tugas manajer sebagai berikut:
1. Mengawasi pelayanan adminstrasi,
seperti: typing, receitionist, printing,
filing, mailing, distributed office
supplies.
2. Sebagai negosiator untuk: office
supplies, equipment dan kontrakkontrak dengan klien.
3. Sebagai supervisor adinistrasi untuk
departemen lain.
4. Mengawasi lalu lintas komunikasi
antar unit dan mengendalikan
komunikasi antar unit, departemen
dan orang-orang.
5. Mempelajari tingkah laku pegawai
untuk
menekan
biaya-biaya
seerfisien mungkin.
6. Mengkoordinir setiap departemen
7. Mengembangkan pegawai sesuai
kebutuhan.
b. Persyaratan Manajer Kantor
Berikut adalah persyaratan dari
manajer kantor agar tugas yang
ditanggung oleh manajer tersebut dapat
dicapai. Persyaratan umum seorang
manajer yang dipaparkan oleh Terry
(dalam Gie, 2000) mencantumkan tidak
kurang dari 12 persyaratan yang harus
dimiliki oleh manajer:
1. Executive ability (kemampuan
pejabat pimpinan)
2. A practical background (memiliki
latar belakang praktek)
3. Managerial training (latihan
manajerial)
4. Ability to express oneself
(kemampuan mengungkap diri)
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
7
5. An open attitude (suatu sikap
terbuka)
6. Curiosity (keingintahuan)
7. Creativeness (kreativitas)
8. Sound judgement (pertimbangan
sehat)
9. Sales
abilitty
(kemampuan
menjual gagasan)
10. Patience (kesabaran)
11. Emotional control (pengendalian
emosi)
12. Co-operativess
(kemampuan
bekerjasama)
c. Job Deskripsi Manajer Kantor
2.
3.
Setelah kita mengetahui persyaratan
seorang manajer kantor, kemudian perlu
diketahui uraian kerja dari manajer
kantor.
Terdapat 2 tugas pokok dari manajer
kantor, antar lain:
1. Menggerakkan
sekelompok
orang/petugas,
dalam
arti
memberikan
dorongan,
memimpin, menjuruskan dan
menertibkan para pelaksana agar
melakukan berbagai aktivitas
sesuai dengan tujuan organisasi.
2. Menggerakkan segenap sarana
dan prasarana, dalam arti
menyiapkan berbagai sarana,
mengatur pemakaian, menetapkan
langkah dan mengoptimalkan
pepmakaiannya baik benda, biaya,
alat, bangunan, metode dan
sumber-sumber
lain
yang
diperlukan dalam mencapai tujuan
organisasi.
4.
5.
Selain itu, manajer kantor pun
memiliki tugas yang lebih spesifik.
Tugas ini sesuai dengan lingkup dan
kegiatan serta tujuan perusahaan.
6.
d. Peranan Manajer
Berikut adalah peran manajer yang
baik menurut Riset Mintzberg (dalam
Mc-Leod, 2001)
1. Hampir semua kegiatan organisai
yang penting harus mampu
diawasi
oleh
manajer.
7.
Pengawasan yang bersifat operatif
dapat diserahkan pada bawahan
yang dianggap mampu dan
dipercaya.
Manajer harus dapa mendorong
bawahan agar termotivasi dan
mengarahkannya agar
dapat
meningkatkan semangat kerja
mereka.
Memantau informasi yang relevan
dengan organisasi. Salah satu
kegiatan penting manajer lainnya
adalah memantau informasi yang
sesuai
dengan
kebutuhan
organisasi. Setiap ada informasi
positif dan negatif, pimpinan perlu
mewaspadainya, jangan sampai
menimbulkan dampak negatif di
kemudian hari.
Menyebarluaskan informasi yang
relevan. Setiap informasi yang
relevan,
pimpinan
harus
menyebarluaskannya
kepada
bawahannya, agar bawahan dapat
bekerja dan bertindak sesuai data
dan informasi yang ada. Informasi
yang relevan akan menimbulkan
kepastian
dan
ketenangan
bawahan dalam bekerja.
Juru bicara pada pihak lain. Pada
kondisi tertentu seorang pimpinan
harus berani menjadi juru bicara
pada pihak eksternal dan internal
untuk mewakili organisasi yang
dipimpinya. Ia seorang yang
berani tampil saat dibutuhkan
untuk
mewakili
unit
atau
organisasinya. Tindakan pimpinan
merupakan
gambaran
dari
organisasi itu.
Pada kondisi tertentu sebagai
pemimpin. Seorang manajer harus
berani
menujukkan
dirinya
sebagai seorang pimpinan yang
mengambil berbagai tindakan
dalam kondisi yang genting.
Mengalokasikan
suberdaya.
Manajer harus mau dan mampu
untuk
mengalokasikan
sumberdaya yang dimiliki pada
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
8
unit-unit atau staf perusahaan agar
tercapainya tujuan organisasi.
8. Perunding setiap kali berhadapan
dengan unit yang bukan unitnya.
Terkadang seorang manajer harus
menjembatani suatu unit dengan
unit
lainnya
dalam
suatu
perundingan, diskusi dan kegiatan
lainnya. Semua itu diarahkan
untuk
mencapai
tujuan
perusahaan.
Gaya Kepemimpinan Manajer Kantor
Dikarenakan seorang manajer
adalah pemimpin, maka diperlukan sekali
pengetahuan tentang gaya kepemimpinan
seperti apa. Gaya kepemimpinan tersebut
adalah: Otokratis, Birokratis, Diplomatis,
dan Konsultif.
1. Gaya kepemimpinan Otokratis
Seorang pemimpin otokratis, atau
pemimpin otoriter dengan otoritas tidak
terbatas.
Kepemimpinan
otokratis
merupakan perilaku dan gaya pemimpin
yang ingin berkuasa penuh dan
mempengaruhi
proses
pembuatan
keputusan
untuk
kepentingan
individunya/dirinya.
Kepemimpinan otokratis membuat
keputusan dengan cepat, seperti ketika
keadaan darurat, gaya kepemimpinan ini
sangat efisien dan efektif. Gaya seperti ini
dapat dikerjakan ketika berhadapan dengan
karyawan kantor yang tidak mencari
kebebasan untuk tindakan pada pekerjaan
dan bawahan akan aktif bila di bawah
pengawasan ketat. Disisi lain, gaya ini
menunjukkan komunikasi satu arah
sehingga sedikit umpan balik dari para
pekerja kantor. Sehingga hasilnya, terjadi
kesalahpahaman
dan
mengakibatkan
kekeliruan yang fatal.
2. Gaya kepemimpinan Birokratis
Gaya
kepemimipinan
ini
menetapkan dan mengikuti aturan dari
suatu hirarki otoritas; rutin dan formal.
Pihak manajemen dipandang sebagai suatu
birokrat. Kebijakan, prosedur, dan
peraturan tentang organisasi merupakan
dasar dari gaya kepemipinan ini dibanding
dengan kekuatan kepribadian pemimpin
seperti pada gaya otokratis.
Gaya kepemimpinan ini ditandai
dengan kekauan kepada aturan untuk
memnuhi kebutuhan dalam situasi tertentu.
Para pekerja tidak boleh terhalang dan
diganggu oleh aturan yang tidak jelas;
kebijakan yang tidak ada dasar/acuannya
kan mengganggu hasil kerja bawahan
tersebut. Di sisi lain para pekerja bisa saja
kecewa jika kebijakan yang telah dibuat
dan diterapkan memberatkan mereka.
3. Gaya kepemimpinan Diplomatik
Dalam
gaya
kepemimpinan
diplomatik, pemimpin mahir dalam
membantu orang-orang untuk memecahkan
permasalahan
dengan
memenuhi
kebutuhan dalam situasi tertentu. Manajer
ini
ahli
dalam
memanfaatkan
kebijaksanaan, pemufakatan, dan jarang
menimbulkan permusuhan di antara para
pekerja.
Berbeda
dengan
gaya
kepemimpinan otokratis, gaya diplomatik
membuat pekerja kantor bebas untuk
berkreasi, unuk mempertanyakan, untuk
mendiskusikan, dan bahkan untuk
menyajikan argumentasi yang mendukung
pandangan mereka.
Ciri
khas
dalam
gaya
kepemimpinan ini adalah bermuka dua.
Ketika terjadi sebuah kasus permasalahan
antar karyawan, didepan karyawan yang
satu ia memihaknya, kemudian ketika di
depan karyawan yang lainnya ia pun tidak
menyalahkannya dan bahkan bisa sampai
membenarkannya. Maka dari itu para
pekerja kemudian melihat gaya ini lemah
dan menimbulkan kesan bermuka dua.
4. Gaya kepemimpinan Patisipasi
Seorang pimpinan partisipasi secara
terbuka mengundang para pekerja untuk
bergabung dan ambil bagian dalam
membuat
keputusan,
menentukan
kebijakan, dan meneliti metode kasus
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
9
teknis yang akan digunakan. Gaya
kepemimpinan ini adalah demokratis dan
membiarkan para pekerja meraka untuk
mengetahui keputusan kelompok, pada
umumnya keputusan kelompok dilakukan
secara konsensus.
Gaya
ini
pada
saatnya,
mendapatkan manfaat dengan memperoleh
informasi terbaik, gagasan, dari para
bawahan; subordinat. Sebagai hasilnya,
sikap pekerja kantor didudkung unutk
berkembang, tumbuh, dan mereka
mencapat kepuasan pribadi. Di sisi lain,
gaya in imemakan waktu; dan serta
menggunakan gaya ini sebagai alat
menghindari tanggung jawab.
5. Gaya kepemimpinan Free-Rein
Pemimpinan
Free-Rein
menetapkan tujuan dan mengembangkan
petunjuk jelas untuk para bawahan,
kemudian beroperasi dengan bebas, tidak
ada arah lebih lanjut kecuali jika mereka
meminta bantuan. Gaya ini tidak tinggal
diam karena manajer akhirnya bertanggung
jawab untuk mengambil tindakan tentang
karyawan kantor yna gkeluar dari tujuan.
Gaya ini dapat berakibar buruk bagi
manajer jika para pekerjanya kurang
berkualitas dan kurang mampu unutk
menerima otoritas dan tanggung jawab
yang telah didelegasikan.
Pentingnya Komunikasi bagi Manajer
dalam Kantor
Organisasi merupakan kelompok
individu yang bekerja besama-sama untuk
mencapai suatu tujuan. Individu dapat
bekerja sama dengan baik dengan individu
yang lainnya hanya dengan cara
berkomunikasi. Komunikasi yang efektif
sangat penting untuk semua organisasi.
Dalam sebuah penelitian yang dilakukan
Luthans (1988) Menunjukkan bahwa
aktivitas
komunikasi
memberikan
kontribusi sebesar 44% bagi manajer yang
efektif.
Tidak ada individu, kelompok,
ataupun organisasi yang ada tanpa berbagi
informasi di antara para anggotanya.
Chester Barnard menyatakan “sebuah
organisasi lahir ketika ada orang yang
mampu berkomunikasi”. Komunikasi
merupakan hal yang dapat membentuk dan
mempertahankan organisasi. Dengan kata
lain komunikasi tidak dapat dihindari
dalam fungsi organisasi.
Komunikasi merupakan aliran
kehidupan, sebagai makhluk sosial kita
tidak akan pernah lepas dari apa yang
namanya komunikasi. Komunikasi juga
dapat diasumsikan sebuah nyawa dalam
organisasi. Oleh karena itu komunikasi
menjadi vital bagi kehidupan organisasi.
Hubungan yang baik dengan relasi bisnis
dan hubungan yang efektif dalam
organisasi tergantung pada komunikasi.
Salah satu fungsi utama kantor adalah
untuk menyediakan layanan komunikasi
yang efisien dan efektif untuk organisasi.
Komunikasi yang efektif membantu dalam
menjaga kepemimpinan yang efektif,
hubungan manusia yang baik, dan dapat
memotivasi karyawan yang tinggi. Berikut
adalah uraian pentingnya komunikasi bagi
manajer:
a. Pasokan informasi kepada
Manajer
Efektifitas
keputusan
manajemen yang berkaitan
dengan
perencanaan,
pelaksanaan, dan pengendalain
operasi bisnis sebagian besar
tergantung pada ketersediaan
informasi yang tepat waktu,
akurat, dan lengkap. Ini adalah
salah satu fungsi dari layanan
komunikasi
kantor
untuk
memberikan informasi tersebut
kepada manajemen.
b. Komunikasi Keputusan
Arah kebijakan dan keputusan
dari manajemen puncak harus
disampaikan kepada berbagai
tingkat
karyawan
untuk
diimplementasikan.
Layanan
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
10
kommunikasi kantor yang
efektif sangat penting untuk
keperluan tersebut.
c. Hubungan yang efektif
Fungsi organisasi setiap saat di
semua tingkatan membutuhkan
pemeliharaan hubungan yang
efektif antara berbagai tingkat
karyawan dengan eksekutif. Hal
ini memungkinkan hanya jika
ada kelancaran arus dalam
berkomunikasi
di
antara
mereka.
d. Koordinasi yang tepat
Untuk mencapai tujuan rencana
bisnis, itu tergantung pada
ketepatan koordinasi kegiatan
antar departemen yang berbeda.
Layanan komunikasi kantor
memungkinkan
untuk
mempertahankan
hubungan
komunikasi yang diperlukan
antara mereka.
e. Pemeliharaan hubungan dengan
pihak eksternal
Pemeliharaan yang baik dengan
pihak eksternal sangat penting
dan vital bagi kesuksesan setiap
organisasi.
Pelayanan
komunikasi kantor yang efektif
sangat
membantu dalam
menjaga hubungan dan dapat
meningkatkan citra organisasi.
Sebagai manajer yang profesional
sudah sepantasnya mengetahui tentang
pentingnya komunikasi bagi efektifitas
kerjanya di dalam kantor. Tidak dapat dipu
ngkiri bahwa komunikasi ini merupakan
hal sangat vital bagi seorang manajer yang
salah
satu
pekerjaannya
adalah
mengendalikan orang lain. Ketika seorang
manajer sudah dapat berkomunikasi yang
efektif maka kesuksesan dalam mencapai
tujuan organisasi akan berjalan mulus.
Kesimpulan
Komunikasi
yang
efektif
merupakan hasil dari pertukaran informasi,
pesan, maupun berita yang menghasilkan
perubahan sikap sehingga terjalinnya
hubungan yang baik antara komunikator
dan komunikan.
Komunikasi yang efektif dapat
terlaksana jika tercapainya tujuan dari
komunikasi tersebut.
Seorang manajer sudah sepatutnya
memiliki skill komunikasi yang efektif.
Manajer memiliki tugas dalam membuat
perencanaan,
mengorganisir,
dan
mengendalikan aktivitas-aktivitas untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Dari penjelasan-penjelasan di atas
kita telah mengetahui betapa pentingnya
komunikasi yang efektif bagi seorang
manajer.
Manajer adalah seorang pemimpin.
Dalam memimpin, terdapat berbagai
macam gaya kepemimpinan. Seperti gaya
kepemimpinan otokratis,
birokratis,
diplomatik, partisipasi, free-rain. Untuk
dapat melakukan gaya kepemimpinan yang
dipilih dengan baik. Manajer harus dapat
berkomunikasi
dengan
baik
dan
memposisikan
diri
terhadap
gaya
kepemimpinan yang ia pilih. Oleh karena
itu skil komunikasi yang efektif diperlukan
oleh manajer sehingga ia dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik.
Supaya
manajer
dapat
berkomunikasi dengan efektif. Ia harus
mengetahui dan memahami arti, fungsi,
tujuan, dan hambatan dari komunikasi
sehingga
ia
dapat
menggunakan
komunikasi yang sesuai dengan keadaan.
Kemudian ia harus dapat mencari solusi
jika
terjadi
hambatan
dalam
berkomunikasi. Dan akhirnya ketika ia
telah menguasai ilmu komunikasi yang
efektif maka ia pun akan menjalankan
tugasnya dengan baik dan dapat
memperlancar dalam mencapai tujuan
organisasi.
Sebagai seorang manajer sebaiknya
terus melatih kemampuan berkomunikasi
yang baik. Karena dalam memimpin
seseorang, komunikasi (Rasto, 2015)baik
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
11
sangat diperlukan. Terlebih lagi seorang
manajer harus dapat mengendalikan orang
lain.
Hatta, E., Endrawaty, & Adona, F. (2003).
Tinjauan Komunikasi Kantor Pada Staf.
Manajemen Perkantoran.
Rasto.
Daftar Pustaka
Chaniago, H. (2013). Manajemen Perkantoran
Kontemporer. Bandung: Akbar Limas
Perkasa.
(2015). Manajemen Perkantoran
Paradigma Baru. Bandung: Alfabeta.
Sotyaningrum, A. T. (2009). Merumuskan
Kompetensi
Manajer
Kantor.
Manajemen Perkantoran.
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
12
Hasil pemeriksaan plagiarism:
Sumber: https://my.plagramme.com
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
13
DALAM KANTOR
Oleh :
Reyhan Fariha - 165211062
Program Studi D3 – Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Bandung
Tahun Ajaran 2017/2018
Email: reyhan.fariha.abs16@polban.ac.id
Abstrak
Di zaman sekarang ini seorang manajer diharapkan untuk dapat berprestasi, karena persaingan
dalam bisnis sudah sangat ketat. Manajer bertanggung jawab atas unit kerjanya masing-masing
untuk menyelesaikan pekerjaannya. Tugas seorang manajer adalah membuat perencanaan,
mengorganisir, mengendalikan dan mengevaluasi berbagai aktivitas dalam agar dapat
tercapainya tujuan organisasi. Agar pekerjaanya dilaksanakan dengan baik, maka penting
adanya kemampuan dalam berkomunikasi yang baik bagi seorang manajer. Komunikasi adalah
hal yang sangat penting dan vital bagi seorang manajer. Agar dapat mengendalikan
bawahannya di dalam kantor, manajer harus memahami betul bagaimana komunikasi yang
efektif agar mendapat kesuksesan dalam mencapai tujuan organisasi. Komunikasi merupakan
proses pertukaran informasi melalui kata-kata tertulis atau lisan, simbol, dan tindakan untuk
mencapai pemahaman bersama. Komunikasi pun memiliki berbagai fungsi, tujuan, dan
hambatan. Seorang manajer perlu mengetahui apa yang menjadi hambatan dalam
berkomunikasi sehingga akhirnya dapat menemukan solusi dari hambatan tersebut. Seorang
manajer pun perlu mengetahui pentingnya komunikasi efektif. Perlunya seorang manajer
mengetahui tentang pentingnya komunikasi yang efektif agar nantinya manajer tidak
melakukan kesalahan dalam berkomunikasi kepada bawahannya. Dan juga komunikasi yang
efektif dapat memberikan dampak positif yaitu memotivasi bawahan sehingga nantinya mereka
akan bekerja dengan baik dan penuh semangat.
Kata kunci: Manajer, komunikasi efektif, kantor
Abstract
Nowdays a manager is expected to be able to excel, because competition in business is very
tight. The manager is responsible for each work unit to complete the work. The task of a
manager is to plan, organize, control and provide various activities in order to achieve the
goals of the organization. In order for the work performed well, it is important that the ability
to communicate well for a manager. Communication is very important and vital to a manager.
In order to control subordinates in the office, managers must understand exactly how effective
communication in order to achieve success in achieving organizational goals. Communication
is the process of information through written or spoken words, symbols, and actions to achieve
mutual understanding. Communication also has various functions, goals, and obstacles. A
manager needs to know what the obstacles in communicating so that eventually can find a
solution of these obstacles. A manager must also know the problem of effective communication.
The need for a manager to find out about effective communication in order to want managers
not to make mistakes in communicating against subordinates. And also effective
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
1
communication can have a positive impact that motivates subordinates so that they will work
well and energetically.
Keywords: Manager, effective communication, office
Pendahuluan
Komunikasi adalah hal yang0sangat
penting dalam segala aspek dalam
kehidupan. Setiap saat komunikasi dapat
berlangsung, oleh0siapa saja, kapan saja,
dan dengan siapa saja selama adanya
informasi/pesan yang akan disampaikan.
“Karena komunikasi0merupakan suatu
proses penyampaian informasi dari suatu
pihak kepada pihak lain”. Dalam kehidupan
sehari-hari, komunikasi tidak memiliki
aturan yang rumit, selama apa yang
disampaikan ataupun apa yang diterima
dapat di mengerti oleh pelaku komunikasi.
Terdapat lima hal penting dalam
komunikasi. Kelimanya itu adalah;
komunikator (pengirim berita), pesan
(berita),
komunikan
(penerima
berikomunikasi adalah peta), prosedur
pengiriman berita (yang berkaitan dengan
sarana yang dipakai untuk mengirim berita)
serta reaksi (respon disampaikan oleh
komunikan). Dengan diterimanya respon
dari komunikator maka akan terjadi
komunikasi dua arah, sedangkan lawannya
disebut sebagai komunikasi satu arah.
Secara umum komunikasi bertujuan
agar informasi disampaikan oleh kita dapat
dimengerti oleh komunikan (penerima),
komunikator harus dapat menjelaskan
dengan sebaik-baiknya agar infomasi yang
disampaikan dapat diterima dengan baik
oleh komunikan (penerima).
Dalam
organisasi
peranan
komunikasi sangatlah penting. Salah satu
bagian yang harus memiliki skill dalam
berkomunikasi adalah manajer. Manajer
kantor
memiliki
fungsi
dalam
merencanakan,
mengorganisasikan,
mengarahkan, dan mengontrol kegiatan
kantor. Dari fungsinya, manajer kantor
membutuhkan skill komunikasi yang
efektif agar fungsinya tersebut dapat
dijalankan dengan maksimal.
Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan
komunikasi yang efektif?
2. Bagaimana komunikasi yang efektif
dapat terlaksana?
3. Apa sajakah tugas seorang manajer?
4. Mengapa manajer harus memiliki
skill komunikasi yang efektif?
5. Bagaimana
pentingnya
skill
komunikasi yang efektif bagi
manajer?
Tujuan
1. Untuk mengetahui maksud dari
komunikasi yang efektif.
2. Untuk mengetahui bagaimana
komunikasi yang efektif dapat
terlaksana.
3. Untuk mengetahui tugas dari
seorang manajer.
4. Untuk mengetahui alasan perlunya
komunikasi yang efektif bagi
manajer.
5. Untuk mengetahui pentingnya
komunikasi yang efektif bagi
manajer.
Pembahasan
Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah hal penting
dalam keberlangsungan hidup manusia.
Untuk menyampaikan pesan, bekerja sama,
mewujudkan suatu gagasan, tujuan dan
lain-lain kita perlu berkomunikasi. Ada
beberapa pengertian dari komunikasi
menurut para ahli.
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
2
Mckee, A menjelaskan bahwa
“Komunikasi
adalah
tindakan
menyampaikan pesan dari satu orang atau
kelompok untuk orang atau kelompok
lain”.
Buddy, D mendefinisikan bahwa
“Komunikasi adalah pertukaran informasi
melalui kata-kata tertulis atau lisan, simbol,
dan tindakan untuk mencapai pemahaman
bersama”.
Menurut Luthans, F., Doh, J.P.
“Komunikasi adalah proses mentransfer
makna dari pengirim ke penerima”.
Menurut
Harmon
Chaniago
“Komunikasi
adalah
penyampaian
pesan/gagasan
dari
seseorang/mesin
(pengirim) ke orang lain (penerima)”.
Mejia, L.R.G., dan Balkin, D.B.
mengatakan bahwa “Komunikasi adalah
prosess transmisi informasi yang berarti
dari satu pihak kepada pihak lain melalui
penggunaan
simbol-simbol
bersama.
Komunikasi akan berhasil apabila makna
dipahami bersama”.
Hitt, M.A., Black, J.S., dan Porter,
L.W. memaparkan “Komunikasi adalah
proses mentransfer informasi, makna, dan
pemahaman dari pengirim ke penerima”.
informasi dari seseorang ke pihak lain.
Pihak yang menyampaikan informasi
disebut sebagai komunikator. Dan orang
yang menerima informasi tersebut disebut
dengan komunikan. Komunikator yang
baik akan menyampaikan informasi kepada
komunikan secara efektif sehingga
informasi
tersebut
sampai
kepada
komunikan dengan baik.
Komunikasi Verbal dan Non Verbal
a. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal disebut juga
komunikasi
lisan/percakapan.
Dalam
komunikasi verbal ini ada beberapa faktor
yang mempengaruhinya antara lain; nada,
suara pembicara atau emosional sangat
terlihat mempengaruhi kata-kata yang
digunakan.
Selain
komunikasi
lisan,
komunikasi tulisan juga termasuk ke dalam
kategori komunikasi verbal. Komunikasi
tulisan adalah jenis komunikasi yang sering
digunakan di kantor atau di dalam
kehidupan sehari-hari. Komunikasi ini
lebih fokus dan berhubungan dengan surat,
memorandum, laporan, dan prosedur yang
ditulis secara tertulis. Sistem komunikasi
tertulis yang efektif, hendaknya memenuhi
syarat sebagai berikut:
Sedangkan menurut Daft, R.L.
“komunikasi adalah proses dimana
informasi dipertukarkan dan dipahami olh
dua orang atau lebih, biasanya dengan
maksud
untuk
memotivasi
atau
mempengaruhi perilaku”.
1. Informasi harus up to date
2. Informasi yang diberikan kepada
penerima harus akurat.
3. Informasi harus mudah diakses oleh
penerima.
Menurut Friffin, R.W., dan
Moorhead, G “komunikasi adalah proses
sosial antara dua pihak atau lebih untuk
bertukar inforasi dan berbagai makna”.
b. Komunikasi Nonverbal
Jennifer M. George, J.M., dan
Jones,
G.R.,
menjelaskan
bahwa
“komuikasi adalah berbagi informasi antar
dua atau lebih individu atau kelompok
untuk mencapai pemahaman bersama”.
Dapat diartikan secara sederhana
bahwa komunikasi adalah penyampaian
Komunikasi non verbal merupakan
komunikasi yang menggunakan bahasa
gerak tubuh manusia atau bahasa isyarat
yang ditampilkan oleh fisik manusia.
Berikut beberapa komunikasi nonverbal:
1. Body Languange. Bahasa tubuh
mengacu pada gerak tubuh (posisi
tubuh, senyuman, sentuhan jadi,
cara mendengar, gerak tangan) yang
mengisyaratkan
dan
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
3
mengungkapkan tentang pesan
yang disampaikan oleh seseorang.
Isyarat tersebut dapat dipahami oleh
penerima dan memberikan umpan
balik dengan isyarat tubuh juga atau
melalui suara (oral) dan tanda-tanda
lainnya.
2. Physical Space
Ditunjukkan
dengan
adanya
perasaan seseorang kepada orang
lain dalam bentuk prilaku, berupa
perasaan dekat tidaknya dengan
orang lain. Oleh karena itu para
pimpinan dan supervisor perlu
menyebar orang-orang bekerja
dalam bentuk kelompok-kelompok
kerja,
sering
mengadakan
pertemuan dan lainnya, sehingga
menimbulkan perasaan dekat dan
saling memahami satu sama
lainnya.
3. Paralanguage. Adalah penggunaan
seluruh aspek komunikasi lisan
seperti: suara dan vocal dari katakata. Termasuk juga dalam
paralanguage adalah nada, irama,
resonansi dan tempo bicara.
Fungsi Komunikasi
Komunikasi yang terjadi di dalam
organisasi memiliki fungsi-fungsi sebagai
berikut:
1. Pengendalian
Komunikasi
bertindak
untuk
mengendalikan perilaku karyawan.
Organisasi
memiliki
hierarki
otoritas dan pedoman formal yang
wajib diikuti oleh semua karyawan.
Ketika
karyawan
mengkomunikasikan keluhan yang
berhubungan dengan pekerjaan
kepada atasan langsung, mengikuti
deskripsi pekerjaan, atau mematuhi
kebijakan
perusahaan,
maka
komunikasi sedang menjalankan
fungsi pengendalian.
2. Motivasi
Komunikasi
menumbuhkan
motivasi kepada karyawan dengan
cara menjelaskan apa yang harus
dilakukan oleh mereka, seberapa
baik mereka melakukannya, dan
bagaimana
mereka
dapat
meningkatkan kinerja di bawah
standar.
Untuk
merangsang
motivasi dibutuhkan umpan balik
tentang kemajuan ke arah tujuan,
dan imbalan yang setimpal untuk
prestasi yang ditunjukkan oleh
karyawan.
3. Ekspresi Emosi
Sumber utama interaksi sosial bagi
banyak karyawan adalah kelompok
kerja.
Komunikasi
dalam
berkelompok adalah mekanisme
fundamental untuk menunjukkan
kepuasan dan rasa frustasi mereka.
Oleh karena itu, komunikasi dapat
memenuhi kebutuhan ekspresi
emosional
dan
pemenuhan
kebutuhan sosial.
4. Informasi
Terakhir, fungsi dari komunikasi
adalah
untuk
memfasilitasi
pengambilan
keputusan.
Komunikasi memberikan informasi
kepada individu dan kelompok
dalam membuat keputusan dengan
mengirimkan data yang diperlukan
untuk
mengidentifikasi
dan
mengevaluasi pilihan.
Aliran Komunikasi
Berbagai macam studi telah
dilakukan dan menunjukan bahwa
komunikasi adalah kompentensi utama
yang dibutuhkan dalam kantor. Dalam
aliran komunikasi seorang Supervisor
kantor bertindak sebagai saluran yang
menghubungkan
komunikasi
yang
mengalir dari atas maupun dari bawah.
Maka Supervisor kantor sudah seharusnya
berhati-hati dalam memilih berkomunikasi
dan menerima maupun memberikan umpan
balik serta mengambil tindakan dalam
berkomunikasi. Agar komunikasi dapat
berjalan sukses maka selain komunikasi ke
atas dan ke bawah. Supervisor pun harus
memperhatikan komunikasi diagonal dan
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
4
horizontal. Berikut adalah gambar aliran
komunikasi.
a. Komunikasi ke0bawah
Komunikasi ke bawah mengalir dari
atasan/pimpinan organisasi yang
mengirimkan
pesan
untuk
perencanaan
dan
pembuatan
keputusan untuk mengarahkan
bawahan. Hal ini menyebabkan
perusahaan harus menyediakan
dana dan waktu agar komunikasi ke
bawah lancar, dan caranya adalah:
1. Memberikan
pengetahuan
kepada bawahan mengenai
tanggung jawab pekerjaan
mereka.
2. Membuat daftar dukungan dan
pemahaman0
karyawan
mengenai0sasaran 0manajemen
dan tujuan perusahaan.
3. Instruksi
karyawan
untuk
menemukan cara bagaimana
meningkatkan
produktivitas
mereka.
4. Penyampaian kepada karyawan
mengenai hasil/kinerja yang
telah dicapai.
b. Komunikasi ke0atas
Komunikasi mengalir ke atas dari
satu tingkat ke tingkat yang lebih
tinggi dalam organisasi. Untuk
memotivasi
para
karyawan
diperlukan arus komunikasi yang
efektif
untuk
melaksanakan
pekerjaan mereka secara efisien.
Hal ini diperlukan untuk:
1. Menyampaikan umpan balik
kepada manajer dan supervisor,
yang menjadi penanda bahwa
pesan sudah diterima dengan
baik atau belum.
2. Memberikan informasi yang
diperlukan dalam pengambilan
keputusan pimpinan.
3. Memperbaiki
ataupun
merubah0sistem.
4. Memberikan peluang kepada
para
pekerja
untuk
menyampaikan
pendapatnya
tentang pimpinan.
c. Komunikasi horizontal
Komunikasi
ini
merupakan
komunikasi antar sesama level.
Komunikasi ini diperlukan untuk
berkoordinasi antar unit satu dan
unit
lainnya,
dan
untuk
melaksanakan pekerjaan secara
bersama-sama.
Komunikasi
arahnya ke kiri ataupun ke kanan.
Komunikasi ini sangat penting bagi
koordinasi aktivitas karyawan dan
memperlancar interaksi mereka.
d. Komunikasi diagonal
Komunikasi ini terjadi bila seorang
karyawan berkomunikasi bukan
dengan atasan langsung, baik
formal
maupun
informal.
Komunikasi diagonal diperlukan
untuk
menyampaikan
dan
menerima saran, masukan, keluhan
dari lain maupun dari ruang lingkup
organisasi itu sendiri.
Hambatan Komunikasi
Berikut adalah hal-hal yang dapat
menghambat dalam berkomunikasi:
1. Perbedaan Sudut Pandang
Orang yang menerima informasi
maupun yang mengirimnya, setiap
orang pasti memiliki sudut
pandangnya sendiri ketika ia
menerima atau pesan/informasi dari
pihak yang lain, kemudian umpan
balik pun akan dikirimkan pada
pengirim pesan. Maka para petinggi
kantor harus dapat mengetahui
prilaku dari para karyawannya
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
5
masing-masing
dalam
berkomunikasi dan dihubungkan
dengan pesan mereka serta nada
tambahan eosional apa yang
mungkin
diperlukan
agar
komunikasi lebih efektif. Untuk
mengatasi hambatan ini maka perlu
adanya
keterbukaan
antara
komunikator dan komunikan.
Komunikan sebaiknya menanyakan
kembali
informasi
yang
diterimanya jika kurang jelas dan
komunikator pun perlu menanyakan
kepada
komunikator
bahwa
informasi
yang
diberikannya
apakah telah diterima dengan baik
oleh komunikan.
2. Perbedaan dalam Semantik
Semantik merupakan ilmu yang
mempelajari
tentang
perilaku
manusia. Contohnya adalah kita
terkadang
menyisipkan
kata
“mungkin” dalam perkataan kita.
“Mungkin hal tersebut memang
benar-benar
terjadi”.
Kata
“mungkin”
tersebut
dapat
ditafsirkan secara berbeda bagi
penerima dan pengirim pesan.
Suatu pesan bisa saja diterima
dengan maksud yang berbeda dari
pesan aslinya.
3. Perbedaan Status
merupakan
tingkatan
Status
individu
dalam0
struktur
organisasi0 dapat mempengaruhi
kualitas0 komunikasi. Perbedaan
ini membuat hambatan dalam
komunikasi, karena lebih mudah
orang0 berkomunikasi jika berada
pada status yang sama. Maka dari
itu tidak dapat dipungkiri bahwa
orang yang berada pada status yang
tinggi, tidak akan memberikan
informasi
secara
keseluruhan
kepada orang yang statusnya berada
dibawahnya. Namun, bisa juga
kebalikannya.
Orang
yang
statusnya berada dibawah pun akan
memberikan informasi kepada
atasannya hanya secara partial saja.
4. Perbedaan Kecenderungan Mental
Penyelewengan
adalah
kecenderungan mental seseorang
ini merupakan suatu penghambat
dalam
berkomunikasi
secara
langsunng.
5. Perbedaan pada Kondisi Organisasi
Beberapa organisasi membiarkan
karyawannya untuk memberikan
pendapatnya secara terbuka. Hal ini
berguna agar menciptakan kondisi
keterbukaan, saling menghormati
dan saling mempercayai. Hambatan
lain adalah tingkat status yang
tinggi, yang dapat menyebabkan
penyampaian
pesan/informasi
menjadi tidak cepat. Maka dari itu
perlu dipertimbangkan kondisi
organisasi
yang
membiarkan
karyawannya
memberikan
pendapatnya supaya terberntuknya
kondisi organsasi yang terbuka.
6. Jargon Bisnis
Jargon merupakan penggunaan
istilah-istilah yang ganjil untuk
suatu aktivitas atau kegiatan khusus
tertentu seperti di kegiatan bisnis.
Terkadang penerima pesan tidak
memahami apa pesan yang
didapatnya.
Jargon
bisa
disampaikan dengan cara tertulis
ataupun lisan. Agar hal ini tidak
terjadi, pimpinan perlu memberikan
kepada
karyawan
pelatihan0
maupun manajer dan supervisor
untuk mengikuti seminar pelatihan
dalam berkomunikasi.
7. Lemah dalam Membaca
Dalam beberapa kasus, terdapat
beberapa karyawan yang lemah
dalam membaca dan memahami
situasi
organisasi,
yang
menyebabkan mereka lemah dalam
merespon pesan/informasi dari
pimpinan, klien, maupun karyawan
yang lain. Untuk mengatasinya
perlunya
diadakan
pelatihan
tertentu yang dilaksanakan di
internal maupun eksternal.
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
6
Mengatasi dan Mengurangi Hambatan
Komunikasi
Berikut
adalah
sepuluh
perintah
komunikasi yang baik (Quible, 1998):
1. Mencari kejelasan informasi yang
akan dikomunikasikan terlebih
dahulu.
2. Mengetahui tujuan dari setiap
komunikasi
3. Memperhatikan kondisi fisik ketika
bekomunikasi.
4. Meminta pendapat orang jika
diperlukan. Perhatikan komunikasi
nonverbal dalam menyampaikan
pesan
5. Ambil kesempatan, agar dapat
membantu
memperbaiki
komunikasi seperti umpan balik.
6. Ikuti komunikasi yang telah
dilakukan
7. Dalam komunikasi harus konsisten
8. Perbuatan dan tindakan harus sesuai
dengan
komunikasi
yang
berlangsung.
9. Jadilah seorang pendengar yang
baik. Komunikasi tidak hanya
berbicara, namun harus juga
menjadi pendengar.
10. Sepuluh
prinsip
ini
dapat
dimodifikasi
sesuai
dengan
kebutuhan dan situasi ada.
Manajer Kantor dan Tugasnya
Seorang manajer kantor dalam
organisasi
secara
bersama-sama
menetapkan tujuan jangka panjang dan
jangka
pendek
organisasi
dan
merencanakan
bagaimana
untuk
mencapainya. Selain itu manajer membuat
tujuan di masing-masing unitnya untuk
mendukung atau memberikan pelayanan
agar tujuan tujuan organisasi tercapai.
Masing-masing manajer dalam uninya
bekerja sama agar informasi yang
diperlukan untuk melaksanakan tugastugasnya tersedia. Disamping harus berfikir
analistis dan konseptual, manajer pun
dituntut kemampuan praktisnya. Agar
dapat mendapatkan kemampuan praktisnya
manejer perlu memiliki pengalaman di
bidang pekerjaan. Selain itu komunikasi
yang baik pun dapat menambah wawasan
manajer sehingga dapat meningkatkan skill
yang diperlukan untuk menunjang
pekerjaannya sehingga tercapainya tujuan
organisasi.
a. Tugas Manajer Kantor
Kallaus & Kelling (1995) membagi
tugas manajer sebagai berikut:
1. Mengawasi pelayanan adminstrasi,
seperti: typing, receitionist, printing,
filing, mailing, distributed office
supplies.
2. Sebagai negosiator untuk: office
supplies, equipment dan kontrakkontrak dengan klien.
3. Sebagai supervisor adinistrasi untuk
departemen lain.
4. Mengawasi lalu lintas komunikasi
antar unit dan mengendalikan
komunikasi antar unit, departemen
dan orang-orang.
5. Mempelajari tingkah laku pegawai
untuk
menekan
biaya-biaya
seerfisien mungkin.
6. Mengkoordinir setiap departemen
7. Mengembangkan pegawai sesuai
kebutuhan.
b. Persyaratan Manajer Kantor
Berikut adalah persyaratan dari
manajer kantor agar tugas yang
ditanggung oleh manajer tersebut dapat
dicapai. Persyaratan umum seorang
manajer yang dipaparkan oleh Terry
(dalam Gie, 2000) mencantumkan tidak
kurang dari 12 persyaratan yang harus
dimiliki oleh manajer:
1. Executive ability (kemampuan
pejabat pimpinan)
2. A practical background (memiliki
latar belakang praktek)
3. Managerial training (latihan
manajerial)
4. Ability to express oneself
(kemampuan mengungkap diri)
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
7
5. An open attitude (suatu sikap
terbuka)
6. Curiosity (keingintahuan)
7. Creativeness (kreativitas)
8. Sound judgement (pertimbangan
sehat)
9. Sales
abilitty
(kemampuan
menjual gagasan)
10. Patience (kesabaran)
11. Emotional control (pengendalian
emosi)
12. Co-operativess
(kemampuan
bekerjasama)
c. Job Deskripsi Manajer Kantor
2.
3.
Setelah kita mengetahui persyaratan
seorang manajer kantor, kemudian perlu
diketahui uraian kerja dari manajer
kantor.
Terdapat 2 tugas pokok dari manajer
kantor, antar lain:
1. Menggerakkan
sekelompok
orang/petugas,
dalam
arti
memberikan
dorongan,
memimpin, menjuruskan dan
menertibkan para pelaksana agar
melakukan berbagai aktivitas
sesuai dengan tujuan organisasi.
2. Menggerakkan segenap sarana
dan prasarana, dalam arti
menyiapkan berbagai sarana,
mengatur pemakaian, menetapkan
langkah dan mengoptimalkan
pepmakaiannya baik benda, biaya,
alat, bangunan, metode dan
sumber-sumber
lain
yang
diperlukan dalam mencapai tujuan
organisasi.
4.
5.
Selain itu, manajer kantor pun
memiliki tugas yang lebih spesifik.
Tugas ini sesuai dengan lingkup dan
kegiatan serta tujuan perusahaan.
6.
d. Peranan Manajer
Berikut adalah peran manajer yang
baik menurut Riset Mintzberg (dalam
Mc-Leod, 2001)
1. Hampir semua kegiatan organisai
yang penting harus mampu
diawasi
oleh
manajer.
7.
Pengawasan yang bersifat operatif
dapat diserahkan pada bawahan
yang dianggap mampu dan
dipercaya.
Manajer harus dapa mendorong
bawahan agar termotivasi dan
mengarahkannya agar
dapat
meningkatkan semangat kerja
mereka.
Memantau informasi yang relevan
dengan organisasi. Salah satu
kegiatan penting manajer lainnya
adalah memantau informasi yang
sesuai
dengan
kebutuhan
organisasi. Setiap ada informasi
positif dan negatif, pimpinan perlu
mewaspadainya, jangan sampai
menimbulkan dampak negatif di
kemudian hari.
Menyebarluaskan informasi yang
relevan. Setiap informasi yang
relevan,
pimpinan
harus
menyebarluaskannya
kepada
bawahannya, agar bawahan dapat
bekerja dan bertindak sesuai data
dan informasi yang ada. Informasi
yang relevan akan menimbulkan
kepastian
dan
ketenangan
bawahan dalam bekerja.
Juru bicara pada pihak lain. Pada
kondisi tertentu seorang pimpinan
harus berani menjadi juru bicara
pada pihak eksternal dan internal
untuk mewakili organisasi yang
dipimpinya. Ia seorang yang
berani tampil saat dibutuhkan
untuk
mewakili
unit
atau
organisasinya. Tindakan pimpinan
merupakan
gambaran
dari
organisasi itu.
Pada kondisi tertentu sebagai
pemimpin. Seorang manajer harus
berani
menujukkan
dirinya
sebagai seorang pimpinan yang
mengambil berbagai tindakan
dalam kondisi yang genting.
Mengalokasikan
suberdaya.
Manajer harus mau dan mampu
untuk
mengalokasikan
sumberdaya yang dimiliki pada
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
8
unit-unit atau staf perusahaan agar
tercapainya tujuan organisasi.
8. Perunding setiap kali berhadapan
dengan unit yang bukan unitnya.
Terkadang seorang manajer harus
menjembatani suatu unit dengan
unit
lainnya
dalam
suatu
perundingan, diskusi dan kegiatan
lainnya. Semua itu diarahkan
untuk
mencapai
tujuan
perusahaan.
Gaya Kepemimpinan Manajer Kantor
Dikarenakan seorang manajer
adalah pemimpin, maka diperlukan sekali
pengetahuan tentang gaya kepemimpinan
seperti apa. Gaya kepemimpinan tersebut
adalah: Otokratis, Birokratis, Diplomatis,
dan Konsultif.
1. Gaya kepemimpinan Otokratis
Seorang pemimpin otokratis, atau
pemimpin otoriter dengan otoritas tidak
terbatas.
Kepemimpinan
otokratis
merupakan perilaku dan gaya pemimpin
yang ingin berkuasa penuh dan
mempengaruhi
proses
pembuatan
keputusan
untuk
kepentingan
individunya/dirinya.
Kepemimpinan otokratis membuat
keputusan dengan cepat, seperti ketika
keadaan darurat, gaya kepemimpinan ini
sangat efisien dan efektif. Gaya seperti ini
dapat dikerjakan ketika berhadapan dengan
karyawan kantor yang tidak mencari
kebebasan untuk tindakan pada pekerjaan
dan bawahan akan aktif bila di bawah
pengawasan ketat. Disisi lain, gaya ini
menunjukkan komunikasi satu arah
sehingga sedikit umpan balik dari para
pekerja kantor. Sehingga hasilnya, terjadi
kesalahpahaman
dan
mengakibatkan
kekeliruan yang fatal.
2. Gaya kepemimpinan Birokratis
Gaya
kepemimipinan
ini
menetapkan dan mengikuti aturan dari
suatu hirarki otoritas; rutin dan formal.
Pihak manajemen dipandang sebagai suatu
birokrat. Kebijakan, prosedur, dan
peraturan tentang organisasi merupakan
dasar dari gaya kepemipinan ini dibanding
dengan kekuatan kepribadian pemimpin
seperti pada gaya otokratis.
Gaya kepemimpinan ini ditandai
dengan kekauan kepada aturan untuk
memnuhi kebutuhan dalam situasi tertentu.
Para pekerja tidak boleh terhalang dan
diganggu oleh aturan yang tidak jelas;
kebijakan yang tidak ada dasar/acuannya
kan mengganggu hasil kerja bawahan
tersebut. Di sisi lain para pekerja bisa saja
kecewa jika kebijakan yang telah dibuat
dan diterapkan memberatkan mereka.
3. Gaya kepemimpinan Diplomatik
Dalam
gaya
kepemimpinan
diplomatik, pemimpin mahir dalam
membantu orang-orang untuk memecahkan
permasalahan
dengan
memenuhi
kebutuhan dalam situasi tertentu. Manajer
ini
ahli
dalam
memanfaatkan
kebijaksanaan, pemufakatan, dan jarang
menimbulkan permusuhan di antara para
pekerja.
Berbeda
dengan
gaya
kepemimpinan otokratis, gaya diplomatik
membuat pekerja kantor bebas untuk
berkreasi, unuk mempertanyakan, untuk
mendiskusikan, dan bahkan untuk
menyajikan argumentasi yang mendukung
pandangan mereka.
Ciri
khas
dalam
gaya
kepemimpinan ini adalah bermuka dua.
Ketika terjadi sebuah kasus permasalahan
antar karyawan, didepan karyawan yang
satu ia memihaknya, kemudian ketika di
depan karyawan yang lainnya ia pun tidak
menyalahkannya dan bahkan bisa sampai
membenarkannya. Maka dari itu para
pekerja kemudian melihat gaya ini lemah
dan menimbulkan kesan bermuka dua.
4. Gaya kepemimpinan Patisipasi
Seorang pimpinan partisipasi secara
terbuka mengundang para pekerja untuk
bergabung dan ambil bagian dalam
membuat
keputusan,
menentukan
kebijakan, dan meneliti metode kasus
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
9
teknis yang akan digunakan. Gaya
kepemimpinan ini adalah demokratis dan
membiarkan para pekerja meraka untuk
mengetahui keputusan kelompok, pada
umumnya keputusan kelompok dilakukan
secara konsensus.
Gaya
ini
pada
saatnya,
mendapatkan manfaat dengan memperoleh
informasi terbaik, gagasan, dari para
bawahan; subordinat. Sebagai hasilnya,
sikap pekerja kantor didudkung unutk
berkembang, tumbuh, dan mereka
mencapat kepuasan pribadi. Di sisi lain,
gaya in imemakan waktu; dan serta
menggunakan gaya ini sebagai alat
menghindari tanggung jawab.
5. Gaya kepemimpinan Free-Rein
Pemimpinan
Free-Rein
menetapkan tujuan dan mengembangkan
petunjuk jelas untuk para bawahan,
kemudian beroperasi dengan bebas, tidak
ada arah lebih lanjut kecuali jika mereka
meminta bantuan. Gaya ini tidak tinggal
diam karena manajer akhirnya bertanggung
jawab untuk mengambil tindakan tentang
karyawan kantor yna gkeluar dari tujuan.
Gaya ini dapat berakibar buruk bagi
manajer jika para pekerjanya kurang
berkualitas dan kurang mampu unutk
menerima otoritas dan tanggung jawab
yang telah didelegasikan.
Pentingnya Komunikasi bagi Manajer
dalam Kantor
Organisasi merupakan kelompok
individu yang bekerja besama-sama untuk
mencapai suatu tujuan. Individu dapat
bekerja sama dengan baik dengan individu
yang lainnya hanya dengan cara
berkomunikasi. Komunikasi yang efektif
sangat penting untuk semua organisasi.
Dalam sebuah penelitian yang dilakukan
Luthans (1988) Menunjukkan bahwa
aktivitas
komunikasi
memberikan
kontribusi sebesar 44% bagi manajer yang
efektif.
Tidak ada individu, kelompok,
ataupun organisasi yang ada tanpa berbagi
informasi di antara para anggotanya.
Chester Barnard menyatakan “sebuah
organisasi lahir ketika ada orang yang
mampu berkomunikasi”. Komunikasi
merupakan hal yang dapat membentuk dan
mempertahankan organisasi. Dengan kata
lain komunikasi tidak dapat dihindari
dalam fungsi organisasi.
Komunikasi merupakan aliran
kehidupan, sebagai makhluk sosial kita
tidak akan pernah lepas dari apa yang
namanya komunikasi. Komunikasi juga
dapat diasumsikan sebuah nyawa dalam
organisasi. Oleh karena itu komunikasi
menjadi vital bagi kehidupan organisasi.
Hubungan yang baik dengan relasi bisnis
dan hubungan yang efektif dalam
organisasi tergantung pada komunikasi.
Salah satu fungsi utama kantor adalah
untuk menyediakan layanan komunikasi
yang efisien dan efektif untuk organisasi.
Komunikasi yang efektif membantu dalam
menjaga kepemimpinan yang efektif,
hubungan manusia yang baik, dan dapat
memotivasi karyawan yang tinggi. Berikut
adalah uraian pentingnya komunikasi bagi
manajer:
a. Pasokan informasi kepada
Manajer
Efektifitas
keputusan
manajemen yang berkaitan
dengan
perencanaan,
pelaksanaan, dan pengendalain
operasi bisnis sebagian besar
tergantung pada ketersediaan
informasi yang tepat waktu,
akurat, dan lengkap. Ini adalah
salah satu fungsi dari layanan
komunikasi
kantor
untuk
memberikan informasi tersebut
kepada manajemen.
b. Komunikasi Keputusan
Arah kebijakan dan keputusan
dari manajemen puncak harus
disampaikan kepada berbagai
tingkat
karyawan
untuk
diimplementasikan.
Layanan
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
10
kommunikasi kantor yang
efektif sangat penting untuk
keperluan tersebut.
c. Hubungan yang efektif
Fungsi organisasi setiap saat di
semua tingkatan membutuhkan
pemeliharaan hubungan yang
efektif antara berbagai tingkat
karyawan dengan eksekutif. Hal
ini memungkinkan hanya jika
ada kelancaran arus dalam
berkomunikasi
di
antara
mereka.
d. Koordinasi yang tepat
Untuk mencapai tujuan rencana
bisnis, itu tergantung pada
ketepatan koordinasi kegiatan
antar departemen yang berbeda.
Layanan komunikasi kantor
memungkinkan
untuk
mempertahankan
hubungan
komunikasi yang diperlukan
antara mereka.
e. Pemeliharaan hubungan dengan
pihak eksternal
Pemeliharaan yang baik dengan
pihak eksternal sangat penting
dan vital bagi kesuksesan setiap
organisasi.
Pelayanan
komunikasi kantor yang efektif
sangat
membantu dalam
menjaga hubungan dan dapat
meningkatkan citra organisasi.
Sebagai manajer yang profesional
sudah sepantasnya mengetahui tentang
pentingnya komunikasi bagi efektifitas
kerjanya di dalam kantor. Tidak dapat dipu
ngkiri bahwa komunikasi ini merupakan
hal sangat vital bagi seorang manajer yang
salah
satu
pekerjaannya
adalah
mengendalikan orang lain. Ketika seorang
manajer sudah dapat berkomunikasi yang
efektif maka kesuksesan dalam mencapai
tujuan organisasi akan berjalan mulus.
Kesimpulan
Komunikasi
yang
efektif
merupakan hasil dari pertukaran informasi,
pesan, maupun berita yang menghasilkan
perubahan sikap sehingga terjalinnya
hubungan yang baik antara komunikator
dan komunikan.
Komunikasi yang efektif dapat
terlaksana jika tercapainya tujuan dari
komunikasi tersebut.
Seorang manajer sudah sepatutnya
memiliki skill komunikasi yang efektif.
Manajer memiliki tugas dalam membuat
perencanaan,
mengorganisir,
dan
mengendalikan aktivitas-aktivitas untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Dari penjelasan-penjelasan di atas
kita telah mengetahui betapa pentingnya
komunikasi yang efektif bagi seorang
manajer.
Manajer adalah seorang pemimpin.
Dalam memimpin, terdapat berbagai
macam gaya kepemimpinan. Seperti gaya
kepemimpinan otokratis,
birokratis,
diplomatik, partisipasi, free-rain. Untuk
dapat melakukan gaya kepemimpinan yang
dipilih dengan baik. Manajer harus dapat
berkomunikasi
dengan
baik
dan
memposisikan
diri
terhadap
gaya
kepemimpinan yang ia pilih. Oleh karena
itu skil komunikasi yang efektif diperlukan
oleh manajer sehingga ia dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik.
Supaya
manajer
dapat
berkomunikasi dengan efektif. Ia harus
mengetahui dan memahami arti, fungsi,
tujuan, dan hambatan dari komunikasi
sehingga
ia
dapat
menggunakan
komunikasi yang sesuai dengan keadaan.
Kemudian ia harus dapat mencari solusi
jika
terjadi
hambatan
dalam
berkomunikasi. Dan akhirnya ketika ia
telah menguasai ilmu komunikasi yang
efektif maka ia pun akan menjalankan
tugasnya dengan baik dan dapat
memperlancar dalam mencapai tujuan
organisasi.
Sebagai seorang manajer sebaiknya
terus melatih kemampuan berkomunikasi
yang baik. Karena dalam memimpin
seseorang, komunikasi (Rasto, 2015)baik
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
11
sangat diperlukan. Terlebih lagi seorang
manajer harus dapat mengendalikan orang
lain.
Hatta, E., Endrawaty, & Adona, F. (2003).
Tinjauan Komunikasi Kantor Pada Staf.
Manajemen Perkantoran.
Rasto.
Daftar Pustaka
Chaniago, H. (2013). Manajemen Perkantoran
Kontemporer. Bandung: Akbar Limas
Perkasa.
(2015). Manajemen Perkantoran
Paradigma Baru. Bandung: Alfabeta.
Sotyaningrum, A. T. (2009). Merumuskan
Kompetensi
Manajer
Kantor.
Manajemen Perkantoran.
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
12
Hasil pemeriksaan plagiarism:
Sumber: https://my.plagramme.com
Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer
dalam Kantor
13