EFEKTIVITAS TATA RUANG KANTOR DALAM MENI

EFEKTIVITAS TATA RUANG KANTOR DALAM MENINGKATKAN
KERJA PEGAWAI

Oleh:
Sri Apriyanti
165311060

Departemen Bahasa Inggris
Politeknik Negeri Bandung

ABSTRAK
Kantor adalah tempat orang-orang melakukan aktivitas pelayanan untuk
yang membutuhkan. Salah satu cara untuk meningkatkan kerja pegawai adalah
melalui tata ruang kantor. Suatu kantor harus memiliki tata ruang yang baik agar
kegiatan kantor dapat berjalan baik. Tata ruang kantor adalah suatu usaha
menempatkan barang-barang kantor untuk menciptakan

suasana kantor yang

nyaman dan efektif.
Kata kunci: Kantor, Tata ruang, Efektivitas, Kerja Pegawai

ABSTRACT
Office is a place where people do service activity for them who need it.
One of ways ro decrease the works of employees is through office layout. An
office should have a good layout to make office activities go well. Office layout is
an action to put office things for creating a comfortable and effective condition.
Key words: Office, Layout, Effectiveness, Employee’s work

BAB I
PENDAHULUAN

I.

Latar Belakang

Pada zaman ini banyak berdiri kantor. Tak hanya di perkotaan, namun
juga di pedesaan. Bukan hanya kantor milik pemerintah, tapi juga milik
swasta. Tujuan kantor adalah menghasilkan informasi untuk digunakan dalam
pencapaian tujuan kantor. Tujuan kantor tidak akan tercapai apabila kinerja
pegawai tidak maksimal. Maka dari itu suatu kantor harus dapat meningkatkan

kerja pegawainya. Salah satu caranya adalah melalui tata ruang kantor yang
baik sehingga dapat menciptakan kenyamanan untuk pegawai dan orang yang
berada di dalamnya.
Undang-undang republik indonesia no.43 tahun 1999 pasal 1 ayat 8 bahwa
manajemen pegawai negeri sipil adalah keseluruhan upaya-upaya untuk
meningkatkan

efisiensi,

efektivitas,

dan

derajat

profesionalisme

penyelenggaraan tugas, fungsi & kewajiban kepegawaian yang meliputi
perencanaan, pengadaan, pengembangan kualitas, penempatan, promosi,
penggajian, kesejahteraan dan pemberhentian. Berdasarkan undang-undang

tersebut dapat dikatakan bahwa upaya untuk meningkatkan penyelenggaraan
tugas, pengembangan kualitas serta upaya untuk meningkatkan efektifitas dan
efisiensi kerja perlu sekali dijadikan dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan
pokok bagi semua pelaksanaan kerja. Untuk meningkatkan penyelenggaraan
tugas dan pengembangan kualitas termasuk di dalamnya yaitu penataan ruang
kantor yang baik. Susunan ruang kantor yang tidak baik menghamburkan
tenaga dan waktu pegawai, apabila tidak ada tempat untuk menaruh surat-surat
dan buku-buku yang diperlukan, Susunan ruang kantor yang tidak berdesakdesakan dan terkesan rapi serta faktor warna dan cahaya yang sesuai dengan
ruang kerja dapat memunculkan kegairahan pegawai dalam bekerja. Penataan

ruang dan fasilitas didalamnya akan dapat membantu tercapainya suatu proses
mekanisme dan mobilisasi kerja yang baik sehingga efisiensi kerja dapat
terwujud dan tujuan organisasi dapat tercapai. Jika semua anggota organisasi
mulai dari jabatan yang tertinggi hingga yang terendah bekerja secara efisien,
maka setiap pekerjaan akan terselesaikan dengan baik.

II.

Identifikasi masalah
1. Apa itu tata ruang kantor?

2. Apa saja faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor?
3. Bagaimana cara menyusun tata ruang kantor?

III.

Tujuan
1. Mengetahui apa itu tata ruang kantor
2. Mengetahui apa saja faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor
3. Mengetahui cara cara menyusun tata ruang kantor

BAB II
PEMBAHASAN
I.

Pengertian
Pengertian tata ruang kantor adalah suatu cara atau kegiatan yang

dilakukan untuk menata, menyusun dan menempatkan barang sesuai kegunaannya
untuk mencapai suatu tujuan secara efektif dan efisien. Penataan tata ruang kantor
diterapkan harus sesuai dengan aliran pekerjaan kantor, sehingga penataan layout

kantor ini dapat membantu para karyawan dalam pekerjaannya agar bekerja
seefektif mungkin.

II.

Tujuan Tata Ruang Kantor

Ada tujuh tujuan tata ruang kantor menurut Gie (2007:188):
1) Pekerjaan dikantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak
yang sependek mungkin.
2) Rangkaian aktifitas tata usaha dapat mengalir secara lancar.
3) Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
4) Kesehatan dan kepuasan pegawai dapat terpelihara.
5) Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6) Pihak luar mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik
tentang organisasi itu.
7) Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah
diubah sewaktu-waktu diperlukan.

III. Asas Tata Ruang Kantor

Ada empat asas pokok tata ruang yang dikemukakan oleh Gie (2007:190) yaitu:
1. Asas mengenai jarak terpendek penerapan asas ini adalah dengan meletakkan
barang-barang yang diperlukan pegawai dalam bekerja di dekat tempat duduknya,
sehingga akan mengurangi pemborosan waktu dan tenaga, agar penyelesaian
pekerjaan cepat selesai. 2. Asas mengenai rangkaian kerja yaitu Pengaturan dan
penempatan para pegawai seharusnya disesuaikan dengan urutan pelaksanaan dan
penyelesaian pekerjaan.
3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang yaitu suatu ruangan harus ditata
sedemikian rupa sehingga suatu ruangan tersebut dapat dimanfaatkan secara
optimal. Artinya, semua sudut dan sisi ruangan terpakai sesuai dengan
komposisinya, tidak terjadi penumpukan di suatu sudut tetapi disudut yang lain
justru dimanfaatkan
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja bagi para pegawai. Adalah asas
yang menerapkan prinsip fleksibilitas. Artinya, ruangan tersebut bisa diubah
susunannya sesuai dengan situasi dan kondisi, dengan tidak mengeluarkan biaya
yang terlampau banyak.

IV. Prinsip Mendesain Tata Ruang Kantor
Martinez dan Quible (dalam Sukoco, 2007:196) berpendapat bahwa ada
beberapa prinsip yang harus diperhatikan guna mendesain tata ruang kantor yang

efektif, antara lain:
1. Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai dalam arus
kerja.
2. Mengkondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan
meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan backtracking.

3. Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus
ditempatkan dalam area yang berdekatan.
4. Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus ditempatkan
dalam area yang berdekatan.
5. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan
diruang kerja yang suasanannya lebih tenang.
6. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan, dan
peralatan khusus yang diperlukan masing-masing individu.
7. Furnitur dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.
8. Lorong harus nyaman dan lebar untuk pergerakan yang lebih efisien dari
pekerja. 9. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi.
10. Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil yang
tertutup.
11. Pekerjaan harus pada pegawai, bukan sebaliknya.

12. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang.
13. Posisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban, dan control
suara.

V. Faktor-Faktor yang Berpengaruh Dalam Tata Ruang Kantor
Ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi kondisi kantor, seperti
cahaya, suhu, udara, warna, corak gedung, suara, hingga budaya yang ada di
kantor tersebut. Menurut Gie (2007:212) menyatakan bahwa “Empat hal penting
yang harus diperhatikan dalam penataan ruang perkantoran adalah:
1. Cahaya

Nuraida (2008:155) bahwa: Cahaya/penerangan merupakan faktor penting
untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai karena mempengaruhi kesehatan
pegawai, keselamatan, serta kelancaran kerja. Mata pegawai tidak akan cepat lelah
apabila pencahayaan ruangan baik. Sumber cahaya terdapat dari dua sumber, yaitu
sumber alami dan buatan. Sumber cahaya alami didapatkan dari cahaya matahari,
sedangkan cahaya buatan didapatkan dari hasil buatan manusia, seperti lilin,
lampu, dll. Cahaya buatan memiliki 3 jenis, yaitu cahaya langsung, cahaya tidak
langsung, dan cahaya setengah tak langsung. Ciri-ciri dari pencahayaan yang baik
diantaranya adalah intensitas cahaya yang cukup atau terang, cahaya yang

digunakan tidak menyilaukan mata para karyawan, kontrasnya tidak tajam,
pencahayaan merata ke seluruh ruangan tanpa ada bayangan atau berkedip-kedip,
dan tidak menimbulkan getaran atau cahaya yang bergelombang.
Penggunaan cahaya di setiap ruangan berbeda-beda tergantung pada fungsi
dari ruangan itu sendiri. Pencahayaan yang digunakan untuk ruangan yang
membutuhkan pengelihatan dan konsentrai yang sederhana seperti loby,
resepsionis, toilet, lorong, dan tangga dapat menggunakan lampu sebesar 5-10
watt saja. Untuk ruangan yang membutuhkan pengelihatan dan konsentrasi yang
agak tajam seperti ruangan arsip, ruangan meeting, ruang pustaka sebaiknya
menggunakan lampu sebesar 40-50 watt. Untuk ruangan yang membutuhkan
pengelihatan dan konsentrasi yang lebih tajam seperti ruangan tulis, ruangan baca,
ruangan surat menyurat menggunakan lampu berukuran 50-70 watt. Dan untuk
ruangan yang memiliki tingkat pengelihatan dan konsentrasi yang sangat tajam
serta tulisan atau huruf yang kecil seperti ruangan gambar, ruangan keuangan,
ruang perencanaan, alangkah baiknya jika menggunakan lampu berukuran 100
watt.
2. Warna
McShane (dalam Sukoco, 2007:214) berpendapat bahwa “Meskipun
sebagian besar pegawai sadar akan dampak fisik warna, namun banyak yang tidak
sadar akan dampak psikologisnya baik positif maupun negatif pada produktivitas,

kelelahan, moral tingkah laku dan ketegangan”.

Warna sangat berpengaruh bagi emosional seseorang. Setiap warna
memiliki efek emosional yang berbeda- beda. Warna yang tepat dapat
memberikan rasa nyaman kepada para karyawan dan bisa juga meningkatkan
efektivitas dan produktivitas kerja karyawan. Warna ini dibagi menjadi 3
kelompok dasar, yaitu :
• Merah, yang dapat memberikan kesan panas, gejolak, semangat, dan gigih.
Maka warna ini dapat digunakan untuk membangkitkan semangat karyawan
dalam bekerja.
• Kuning, dapat memberikan kesan kehangatan seperti matahari, gembira, riang,
dan dapat menghilangkan perasaan tertekan pada karyawan. Penerapan warna ini
sangat cocok untuk diterapkan di ruangan yag tidak mendapatkan cahaya matahari
dan diruangan yang karyawannya melakukan pekerjaan dibawah tekanan sehingga
menimbulkan kesan riang dan gembira saat bekerja.
• Biru, adalah warna yang menimbulkan kesan tenang, tentram, dan nyaman.
Warna ini cocok untuk digunakan diruangan yang membutuhkan konsentrasi yang
tinggi agar dapat menimbulkan kesan tenang, mengurangi ketegangan otot, dan
mengurangi stress. Akan tetapi, penggunaan warna biru yang berlebihan dapat
juga menimbulkan rasa tertekan bagi para karyawan tersebut. Jadi sebaiknya

gunakanlah warna biru secukupnya, atau bisa di padukan dengan warna lain.
3. Udara
Suhu udara di dalam ruangan juga perlu diperhatikan. Suhu udara yang
sesuai akan menaikkan produktivitas, kualitas kerja meningkat, memperbaiki
susasana kerja dan kesehatan, serta menimbulkan kesan yang baik bagi para
tamu yang datang. Hal ini sesuai dengan pernyataan Moekijat (dalam Nuraida,
2008:161)
Kondisi fisik para karyawan dapat dipengaruhi oleh udara di sekitarnya
karena udara merupakan faktor yang mempengaruhi rasa nyaman para karyawan.
Suhu udara yang baik bagi tubuh untuk bekerja yaitu berkisar 20 oC – 25oC.
Apabila karyawan kurang mendapatkan udara, maka hal tersebut akan memicu
terjadinya stress pada karyawan.

Udara tersebut dapat dikendalikan dengan beberapa cara, diantaranya adalah:
- Pembuatan ventilasi udara yang cukup sehingga sirkulasi udara dari ruangan ke
luar ruangan dapat berjalan baik dan lancar.
- Penggunaan kipas angina untuk membantu kelancaran sirkulasi udara diruangan
kerja.
- Pemasangan AC ataupun penghangat ruangan.
- Pemakaian pakaian kerja yang tepat juga dapat berpengaruh terhadap
keberlangsungan kerja karyawan. Pakailah pakaian sesuai dengan suhu udara
dilingkungan kerja.
4. Suara
Suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja terutama pekerjaan yang
membutuhkan konsentrasi tinggi, karena suara yang bising dapat mengganggu
dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. Seperti yang
diungkapkan Shomer (dalam Sukoco, 2007:216) bahwa “Apabila tingkat
kebisingan melampaui batas yang tidak diinginkan beberapa gangguan fisik dan
psikologis terhadap mereka akan terjadi”.
Suara bising tersebut dapat dikendalikan dengan beberapa cara, seperti:
-

Penggunaan design ruangan yang dapat meredam suara, seperti penggunaan

karpet, penggunaan lantai kayu, penggunaan lapisan dinding dari bahan kayu atau
melapisinya dengan kain dan busa-busa, membuat langit-langit dari bahan kayu,
dan lain-lain.
- Penempatan peralatan kantor yang menimbulkan suara gaduh di tempat yang
jauh dari bagian atau unit lainnya juga ditempatkan ditempat yang telah memiliki
peredam suara, sehingga tidak mengganggu aktivitas para karyawan lainnya.
- Gunakanlah perabotan yang terbuat dari bahan yang mampu meredam suara,
seperti kayu, kain dan lain-lain.

Selain empat faktor di atas, apa pula faktor budaya.
-

Budaya

Budaya adalah sebuah perilaku atau kebiasaan yang turun temurun dan juga
berkembang disuatu lingkungan tertentu yang ada dalam lingkungan kerja,
lingkungan bermain atau lingkungan keluarga. Budaya dalam bekerja biasanya
terbentuk oleh kebersamaan, namun dapat juga berawal dari pimpinan yang
didukung oleh bawahannya. Contoh dari budaya misalnyam budaya ramah, tepat
waktu, rapih dalam berpakaian, maupun menjaga kebersihan.

VI. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor
Ada 3 bentuk tata ruang kantor/layout kantor, diantaranya layout terbuka, layout
tertutup dan layout landscape atau gabungan.
1. Layout Terbuka
Layout terbuka adalah bentuk kantor dimana tidak adanya penghalang atau
pembatas antara tempat kerja karyawan dengan karyawan yang lainnya, sehingga
pada pelaksanaan kerja para karyawan dapat saling berkomunikasi dengan mudah,
saling mengawasi, bersosialisasi dan dapat menggunakan peralatan atau perabotan
kantor secara bersama sama.

Untuk layout kantor terbuka biasanya dibutuhkan lahan atau bangunan yang luas
dengan jumlah karyawan yang banyak. Bentuk dari layout terbuka ini bisa
berbentuk seperti kelas, atau saling berhadap-hadapan di meja yang besar. Itu
semua dapat diatur sedemikan rupa selama tidak ada sekat yang memisahkan
antara karyawan satu dengan yang lainnya. Berikut merupakan contoh layout
kantor terbuka:

2. Layout Tertutup
Layout tertutup adalah bentuk kantor dimana setiap karyawan memiliki
ruangan-ruangan tersendiri yang dibatasi oleh sekat-sekat atau tembok yang terdiri
dari beberapa kamar-kamar yang tertutup. Adanya penyekat atau bentuk kamarkamar ini disebabkan oleh keadaan gedung yang terdiri dari kamar-kamar atau
bisa juga karena sifat suatu pekerjaan yang memerlukan konsentrasi tinggi

sehingga membutuhkan ruangan tersendiri. Seperti ruangan untuk karyawan
bidang keuangan, untuk arsitektur, Teknisi IT, Teknik sipil, Teknik mesin, dan
yang lain-lainnya. Bentuk layout yang berkamar-kamar ini juga bertujuan agar
setiap karyawan atau bagian memiliki privasinya tersendiri sehingga karyawan
atau pihak lain tidak dapat dengan mudah mengakses kepentingan karyawan atau
bagian tersebut.
Keuntungan dari layout kantor tertutup ini yaitu menjaga privasi
karyawan, bekerja tanpa terhambat gangguan, meningkatkan kreatifitas karyawan,
meminimalisir terjadinya gosip antar karyawan, bersaing degan sehat,
meningkatkan

konsentrasi,

mengurangi

kebisingan,

dan

meningkatkan

produkifitas. Akan tetepi dalam penggunaan layout bentuk ini tak lepas dari
kekurangan, antara lain yaitu perlunya memiliki ruangan yang sangat luas karena
bentuknya yang berkamar-kamar sehingga akan memakan cukup ruang, karyawan
sulit diawasi, komunikasi antar karyawan akan berkurang, biaya yang dibutuhkan
akan lebih besar, kemungkinan karyawan berperilaku negative, tidak lancarnya
arus komunikasi, dan tingkat kemalasan meningkat.
Berikut merupakan contoh dari bentuk layout tertutup :

3. Layout Landscape
Layout kantor landscape adalah suatu bentuk kantor yang didesaign hampir mirip
dengan layout terbuka, hanya saja pada layout landscape diberi sekat atau
pembatas yang berukuran sekitar 1m -1,5m antara karyawan satu dengan yang
lainnya sehingga antar karyawan masih bisa berkomunikasi dan bisa melihat
karyawan lain tanpa terhalang sekat yang berkamar-kamar. Layout kantor
landscape ini dibuat untuk meminimalisir kekurangan yang ada di layout kantor
terbuka dan layout kantor tertutup, sehingga layout kantor ini merupakan
perpaduan dari kelebihan keduanya. Pada layout landscape ini, penataan meja
kantor disusun berdasarkan kelompok kerja dan secara individual. Semua
karyawan dikelompokan sesuai bagian-bagian dan tugasnya. Kantor yang
menggunakan layout landscape diantaranya call center, ruangan dosen, dll.
Berikut merupakan contoh dari bentuk layout landscape :

Penyusunan Meja Kerja
Penyusunan meja kerja sangatlah penting, tetapi penyusunan harus bergantung
pada bentuk layout apa yang digunakan oleh perusahaan tersebut. Ada beberapa
bentuk meja kerja yang dapat disusun, diantaranya adalah :
1.

Bentuk Kelas, dimana semua karyawan duduk dimeja kantor yang
penataannya mirip dengan meja-meja yang ada dikelas dimana setiap
karyawan membelakangi karyawan lainnya.

2. Bentuk L, dimana meja kerja para karyawan disusun seperti huruf L.

3. Bentuk U, dimana meja kerja para karyawan disusun seperti huruf U.

VI. Penyusunan Meja Rapat
Selain penyusunan meja kerja, ada pula penyusunan meja rapat yang tak kalah
pentingnya dengan penyusunan meja kerja. Penyusunan meja rapat ini bertujuan
agar terciptanya kenyamanan bagi orang yang sedang melaksnakan rapat.

1. Bentuk U

2. Bentuk Bundar

3. Bentuk V

VI. Cara Menyusun Tata Ruang Kantor
1. Mecari data-data mengenai ukuran ruang, jumlah pegawai, barang-barang,
fasilitas kantor seperti stop kontak listrik, dan saluran air. Pelajari pula
pekerjaan kantor yang dilakukan serta urutan penyelesaian pekerjaannya.
2. Gambarkan pada kertas denah ruangan kantor. Gunakan skala sesuai
kebutuhan. Gambarkan posisi pintu, jendela, ventilasi, stop kontak, saluran
air, arah cahaya dan yang lainnya.
3. Potong-potong kertas yang diibaratkan sebagai barang-barang kantor lalu
tempatkan di ruangan tersebut. Cantumkan juga ukuran barangnya.
4. Gambarkan urutan proses pekerjaan kantor dengan menggunakan bagan
arus.
5. Susunlah letak barang dengan berpedoman pada prinsip penyusunan tata
ruang kantor.

KESIMPULAN

Dari pembahasan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa penataan
ruang kantor yang efektif dapat meningkatkan kerja pegawai kantor.
Mempertimbangkan prinsip-prinsip penataan tata ruang kantor juga
merupakan hal yang penting yang harus dilakukan untuk menciptakan
kantor yang baik. Dengan mengetahui faktor-faktor yang dapat
mempengaruhi tata ruang kantor serta cara menyusun tata ruang kantor,
diharapkan ruang kantor dapat disusun dengan baik karena hal ini dapat
mempengaruhi pegawai. Kantor yang baik adalah kantor yang dapat
memberikan kenyamanan serta dapat memelihara kesehatan pegawainya
sehingga terciptanya peningkatan kerja pegawai.

DAFTAR PUSTAKA
Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta: Erlangga.
Gie, T. L. (2009). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung : CV
Akbar Limas Perkasa.
Rulla, D. (2018). Urgensi Penataan Layout Kantor Dalam Upaya
Meningkatkan Efektivitas Kerja Karyawan.
Suardi, Santi. (2014). Studi Tentang Tata Ruang Kantor Untuk Mencapai
Efisiensi Kerja Pada Dinas Perhubungan Kota Samarinda.