PENGERTIAN DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR

.

PENGERTIAN DAN TUJUAN TATA RUANG
KANTOR
PENGERTIAN





Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office
Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah
pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang
tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor
diantaranya, sebagai berikut :
Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan
alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan
kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.
Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be
defined as the arrangement of furniture and equipment within available
flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan

perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

TUJUAN
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:
1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus
kerja.
2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang
sedang bekerja.
4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari
meja ke meja.
5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan
dengan karyawan lainnya.
6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari
pekerjaan yang sunyi.
8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan
tamu yang datang.
9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik
mempunyai beberapa keuntungan, diantaranya:
Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan
menemui satu bagian lain.
Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
Pengawasan mudah dilaksanakan.
Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

1.
2.
3.

4.
5.
6.
7.

Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan
manfaat sebagai berikut:
Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi
melakukan pekerjaan.
Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.
Pengawasan dapat dipermudah.
Hubungan dapat dipercaya.
Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
Jalannya pekerjaan lebih lancar.
Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.
B. ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR
1.
Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor
Azas tata ruang kantor
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor,

keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta
suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut
adalah:
Asas jarak terpendek.
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata
letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga
pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang
jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke
meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.
Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan
menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran
pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak
dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan
tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat
ruangan semakin nyaman dan asri.
Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada

pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan
cepat.

2.
Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor
a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis
lurus.
b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang
berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi
waktu bepergian.

c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik
pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang
menggunakannya.
e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah
ruangan.
f. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang
terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus

ditempatkan dibagian depan.
h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat
jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun
tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.

C.BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR
I. Tata Ruang Tertutup

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan
ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.
Keuntungannya:
 Moral pekerja atau staf tetap terjaga.
 Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
 Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
 Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak
terganggu oleh kegiatan para karyawan.
Kelemahannya:
 Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.
 Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap

dan gerah.
 Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian
yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.
 Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun
perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit
menampungnya.

II. Tata Ruang Terbuka
Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak
dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua
aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua
yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.
Keuntungannya:
 Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.
 Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
 Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa
orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.

 Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.
 Mudah merubah ruangan.

 Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani
dengan cepat dan luwes.
 Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit
menampungnya, karena ruangan terbatas.

Kelemahannya:
 Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus
menerus.
 Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.
 Pekerja akan kehilangan kepribadian.
 Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja
dapat menggangu yang lain.
 Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu
pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.
 Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan
ruang tertutup.
III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP
Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5
meter.
 Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

 kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit
dilakukan.
D. LINGKUNGAN FISIK KANTOR
Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau
fisik kantor adalah lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus
mendapat perhatian adalah faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu
kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor
tersebut tidak dapat bertahan lama dan akhirnya akan mati. Karena itu
pula faktor lain yang harus diperhatikan, diantaranya:
- Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.
- Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.
- Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.
- Udara yang bersih dan segar.
- Ongkos pemeliharaan yang rendah.
- Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.
E.
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG

1. Perencanaan Cahaya

Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan,
diantaranya:

a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
b. Kualitas pekerjaan lebih baik.
c. Kesalahan-kesalahan berkurang.
d. Semangat kerja pegawai lebih baik.
e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.

2. Perencanaan Warna
a.
b.
c.
d.
e.
a.

b.

c.

Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh
keuntungan diantaranya:
Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan
Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan
produktivitas pegawai.
Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:
Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan
kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi
alat untuk merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam
melaksanakan suatu pekerjaan.
Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari
dan berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat
menimbulkan perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan
tertekan.
Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan
ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi
ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh
terhadap tamu yang datang, diantaranya:
a. Kepercayaan terhadap kantor
b. Efisiensi atau produktifitas
c. Moral

3.Perencanaan Udara

Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungankeuntungan, diantaranya:
a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi
c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik
d. Semangat kerja yang lebih tinggi
e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
f. Kesan yang lebih baik dari para tamu

4.Perencanaan Suara
Dengan suara gaduh berakibat pada:
a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
b. Kesulitan mengadakan konsentrasi

a.
b.
c.
d.

c. Kesalahan yang lebih banyak
d. Kelelahan yang bertambah
e. Semangat kerja pegawai berkurang
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para
pegawai, hendaknya diperhatikan hal berikut:
Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis
Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari
bahan yang tidak banyak meneruskan suara.

F. PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR
Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan
terpendek
Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer
Segenap ruang dipergunakan secara efisien
pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik
tentang kantor tersebut.
Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

1.
2.
3.
4.
5.
6.

1.
2.
3.
4.

G. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR
Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar
gedung.
Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam
lingkungan kantor itu.
Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya
dengan berpedoman pada teknik penataan meja kerja.
Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin
kantor dan fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat
yang dapat memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik
TEKNIK PENATAAN MEJA KERJA RUANG KANTOR
Penataan meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan
perlengkapan kantor yang relatif lebih banyak dari peralatan lainnya,
pada umumnya karena setiap personil memiliki satu meja kerja. Dengan
demikian semakin banyak jumlah personil suatu kantor akan memiliki
meja kerja yang relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja perlu ditata
dengan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi prinsip tata ruang
kantor yang baik.
Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :

1. Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke
jurusan yang sama atau dengan pola susunan yang saling bertolak
belakang atau dengan posisi beradu punggung.
2. Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat
terdiri atas beberapa baris.
3. Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu
disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain
yang sedang mendapat layanan.
4. Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar
120 cm dan lorong diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.
5. Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang
menghadap searah dengan personil atau didepan personil berhadapan
dengan personil.
6. Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain
pada rung terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi
bawahannya.
7. Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil
yang banyak mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja
yang tinggi ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga
personil yang banyak berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat
pintu masuk.
8. Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut
(bising) ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh
dari personil lain yang memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi
9. Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan
ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya
10. Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan
jauh dari dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes
kebagian lain.
11. Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti
besi ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan
menempel ke tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga
12. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang
bersifat rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri
13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan
ruangan tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6
(9 m2), untuk keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan,
kursi tamu, lemari pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas
pimpinan dan tamu.
STANDAR RUANG KANTOR
Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus
diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran
yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah
ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang

antara lain menetapkan persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh
setiap ruang kantor.
Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :
a. Kebersihan
Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih
b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai
Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan
3.7 m2 untuk setiap petugas.
c. Suhu Udara
Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum
16 C = 61F)
d. Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus
diusahakan dalam ruang kerja
e. Penerangan Cahaya
Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang
perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya
f. Fasilitas kesehatan
Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas
serta terpelihara kebersihannya
g. Fasilitas Cuci
Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun
dan handuk harus disediakan untuk secukupnya.
h. Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa /
tempat penampungan khusus
i. Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian
yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk
mengeringkan pakaian yang basah
j. Tempat duduk
petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan
sandaran kaki bila perlu
k. Lantai, gang , dan tangga
Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi
pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane
memakainya harus cukup terlatih
m. Beban berat
Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau
memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan
n. Pertolongan pertama

Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk
pertolongan pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih
memberikan pertolongan itu
o. Penjagaan kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya
kebakaran harus disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda
bahaya kebakaran
p. Pemberitahuan kecelakaan
Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas
lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

H. MERANCANG TATA RUANG KANTOR BERBAGAI MACAM BENTUK
Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus
diperhatikan diantaranya:
Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.
Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.
Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang
pekerjaan tersebut.
Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani
jenis/bidang pekerjaan tersebut.
Penerangan atau pencahayaan yang baik.
Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.
Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan
dan kenyamanan ruangan