PENGERTIAN DAN TUJUAN AUDIT KOMUNIKASI (1)
PENGERTIAN DAN TUJUAN AUDIT KOMUNIKASI
Sebuah Intisari
Dibuat untuk memenuhi tugas Audit Komunikasi
Disusun oleh:
Nama
: Evi Sri Rezeki
Kelas
: C
NPM
: 10080003335
Bidang kajian
: Manajemen Komunikasi
Fakultas Ilmu Komunikasi
Universitas Islam Bandung
2007
Pengertian dan Tujuan Audit Komunikasi
Pendahuluan
Istilah audit komunikasi diperkenalkan oleh George Odiorne melalui karya klasiknya,
“An Application of Communication Audit”. Dengan menggunakan istilah audit itu, ia
hendak menunjukkan bahwa proses-proses komunikasi bagaimanapun dapat
diperiksa, dievaluasi dan diukur secara cermat dan sistematik sebagaimana halnya
dengan catatan-catatan keuangan.
Audit komunikasi memiliki empat ciri hakiki yang menjadikannya tidak popular
sampai akhir dekade 1960-an yaitu:
1. Audit komunikasi bersifat kompleks
2. Audit komunikasi makan waktu lama
3. Audit komunikasi menuntut keahlian nonkomunikasi
4. Dampak audit komunikasi mengerikan
Audit dan Audit Komunikasi
Audit komunikasi adalah kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan
sistem komunikasi keorganisasian yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan
efektivitas organisasi.
Untuk memahami dan menguraikan definisi di atas baik kiranya kita jelaskan istilah
dan ungkapan-ungkapan penting dalam definisi itu.
Pertama, istilah kajian_bukan riset atau penelitian- sengaja digunakan untuk
menunjukan bahwa audit komunikasi merupakan riset evaluasi yang bersifat
ilmiah dan mempunyai implikasi kebijakan.
Kedua, istilah kajian mendalam dan menyeluruh dimaksudkan untuk
menegaskkan bahwa riset evaluatif itu dimaksudkan untuk memperoleh
pemahaman tentang segala masalah dengan berbagai faktor yang
mempengaruhi dan kekuatan-kekuatan kontekstualnya, seperti perubahan
zaman dan lingkungan, temasuk persaingan.
Ketiga, ungkapan sistem komunikasi keorganisasian digunakan untuk
mempertegas wilayah jangkauan audit, yang meliputi segala macam
komunikasi yang berkaitan denmgan kehidupan berorganisasi- baik
komunikasi internal maupun eksternal- namun umumnya difokuskan pada
komunikasi internal.
Keempat, ungkapan sistem komunikasi dalam definisi ini adalah dalam artian
luas, yang juga berlaku bagi kegiatan komunikasi khusus, seperti program atau
kampanye untuk satu tujuan pendidikan konsumen, dan lain-lain yang pada
dasarnya merupakan satu kesatuan dan merupakan suatu sistem yang mandiri.
Kelima, ungkapan untuk meningkatkan efektivitas organisasi menunjukan
bahwa audit dilakukan dengan tujuan yang jelas dan tegas, yakni untuk
memperbaiki kinerja organisasi.
Keenam, tujuan untuk memperbaiki kebijakan dalam definisi audit
komunikasi sangat kritis, karena tanpa tujuan eksplisit tersebut pemeriksaan
dan pengujian secara seksama dan menyeluruh tentang sistem komunikasi itu
hanya merupakan evaluasi sistem komunikasi, yang umumnya berupa profil
komunikasi dalam praktek kerja organisasi.
Alasan dan Tujuan Audit Komunikasi
Delapan tujuan pokok audit komunikasi :
1. Menentukan lokasi di mana kelebihan muatan informasi (overload) ataupun
kekurangan muatan informasi (underload) terjadi berkaitan dengan topiktopik, sumber-sumber, dan saluran-saluran komunikasi tertentu.
2. Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan oleh dan/atau kepada
sumber-sumber informasi.
3. Mengukur kualitas hubungan-hubungan komunikasi, secara khusus mengukur
sejauh mana kepercayaan antar pribadi, dukungan, keramahan, dan kepuasan
kerja karyawan secara keseluruhan dilaksanakan.
4. Mengenali jaringan-jaringan yang aktif-operasional untuk desas desus. Pesanpesan sosial, dan pesan-pesan kedinasan; kemudian dibandingkan dengan
jaringan komunikasi resmi atau jaringan yang dibentuk sesuai bagan
organisasi.
5. Mengenali sumber-sumber kemacetan arus informasi dan para penyaring
informasi dengan memperbandingkan peran-peran komunikasi dalam praktek.
Seperti penyendiri, penghubung, anggota-anggota kelompok dengan peranperan yang seharusnya sebagaimana diharapkan oleh bagan organisasi dan
uraian tugas.
6. Mengenali kategori-kategori dan contoh-contoh tentang pengalamanpengalaman dan peristiwa-peristiwa komunikasi yang tergolong positif
ataupun yang tergolong negatif.
7. Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi pada tingkatan pribadi,
kelompok, dan organisasi dalam berkaitannya dengan topik, sumber, saluran,
frekuensi, jangka waktu, dan kualitas interaksi.
8. Memberikan rekomendasi-rekomendasi tentang perubahan ataupun perbaikan
yang perlu dilakukan berkaitan dengan sikap, perilaku, praktek-praktek
kebiasaan, dan keterampilan yang didasarkan atas hasil analisis audit
komunikasi.
Sembilan alasan pokok penyelenggaraan audit komunikasi
1. Ingin mengetahui apakah program-program komunikasi berjalan dengan baik.
2. Ingin membuat diagnosis tentang masalah-masalah yang terjadi ataupun yang
potensial dapat terjadi, dan peluang-peluang apa yang terbuang percuma
3. Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan-kebijakan baru dan praktek-praktek
komunikasi yang terjadi.
4. Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan-tindakan
operasional lainnya- baik pada tingkat organisasi maupun pada tingkat unit
lokal
5. Ingin menyusun anggaran belanja untuk kegiatan-kegiatan komunikasi
6. Ingin menetapkan sebuah patok banding (benchmark)
7. Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan dengan menggunakan patok
banding yang sudah ditetapkan
8. Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi
komunikasi dalam organisasi
9. Ingin membangun landasan dan latar belakang guna pengembangan kebijakan
dan perencanaan komunikasi baru
Saat Tepat untuk Audit Komunikasi
Saat tepat untuk penyelenggaraan audit komunikasi (di Amerika Serikat)
1. Bila eksekutif organisasi menyadari bahwa beberapa programnya kehilangan
kredibilitas, tetapi kesulitan untuk mengetahui atau menemukan apa
persoalan-persoalannya secara pasti
2. Bila muncul kebutuhan untuk mengevaluasi kebijakan ataupun kebiasaan baru
3. Bila eksekutif menganggap perlu melakukan pengembangan ataupun
restrukturisasi organisasi-termasuk fungsi komunikasinya
4. Bila eksekutif membutuhkan peraturan dan ketentuan baru tentang komunikasi
dan anggarannya
5. Sebelum eksekutif melakukan merger dengan perusahaan lain atau akuisisibaik mengakuisisi ataupun diakusisi; fokus penting dalam hal ini adalah
budaya organisasi dan iklim organisasi
6. Sebelum pelaksanaan kepengurusan baru atau pelaksanaan perubahanperubahan
7. Bila terjadi kerusuhan atau keresahan di kalangan karyawan-gerakan ketidak
puasan dan mampetnya komunikasi
8. Bila kehidupan ekonomi dan bisnis merosot-termasuk pemutusan hubungan
kerja atau PHK
9. Sebelum melakukan pemangkasan beberapa program dan penghematan dana
Tujuan Efektivitas Sistem Komunikasi
Untuk efektivitas komunikasi, kriteria yang digunakan adalah siapa penerima atau
pemakai, isi pesan, ketepatan waktu, media komunikasi, format, dan sumber pesan.
Dengan demikian, tujuannya adalah untuk melihat perbedaan atau penyimpangan dari
pelaksanaan dan sistem atau jaringan resmi yang telah diterapkan.
Manfaat Audit Komunikasi bagi Organisasi
Manfaat Manajerial dari Audit Komunikasi
1. Untuk membandingkan status sistem komunikasi antara sebelum pengukuran
dan sesudah pengukuran dilakukan guna menentukan dampak dari programprogram komunikasi yang baru.
2. Untuk mengetahui dan mengukur dampak dari program-program yang sedang
berlangsung, sebagaimana dituntut oleh semua organisasi yang baik.
3. Untuk membandingkan data antara sebelum survai dan sesudah survai
4. Untuk mengetahui dan menentukan struktur organisasi sebagai alat dari suatu
organisasi yang sukses
5. Untuk mengetahui dan menentukan kelompok-kelompok kunci dalam
kegiatan komunikasi
6. Untuk mengetahui dan menentukan pos-pos biaya komunikasi yang penting
7. Untuk mengembangkan program-program pelatihan komunikasi yang baru
guna mengatasi persoalan
Sebuah Intisari
Dibuat untuk memenuhi tugas Audit Komunikasi
Disusun oleh:
Nama
: Evi Sri Rezeki
Kelas
: C
NPM
: 10080003335
Bidang kajian
: Manajemen Komunikasi
Fakultas Ilmu Komunikasi
Universitas Islam Bandung
2007
Pengertian dan Tujuan Audit Komunikasi
Pendahuluan
Istilah audit komunikasi diperkenalkan oleh George Odiorne melalui karya klasiknya,
“An Application of Communication Audit”. Dengan menggunakan istilah audit itu, ia
hendak menunjukkan bahwa proses-proses komunikasi bagaimanapun dapat
diperiksa, dievaluasi dan diukur secara cermat dan sistematik sebagaimana halnya
dengan catatan-catatan keuangan.
Audit komunikasi memiliki empat ciri hakiki yang menjadikannya tidak popular
sampai akhir dekade 1960-an yaitu:
1. Audit komunikasi bersifat kompleks
2. Audit komunikasi makan waktu lama
3. Audit komunikasi menuntut keahlian nonkomunikasi
4. Dampak audit komunikasi mengerikan
Audit dan Audit Komunikasi
Audit komunikasi adalah kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan
sistem komunikasi keorganisasian yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan
efektivitas organisasi.
Untuk memahami dan menguraikan definisi di atas baik kiranya kita jelaskan istilah
dan ungkapan-ungkapan penting dalam definisi itu.
Pertama, istilah kajian_bukan riset atau penelitian- sengaja digunakan untuk
menunjukan bahwa audit komunikasi merupakan riset evaluasi yang bersifat
ilmiah dan mempunyai implikasi kebijakan.
Kedua, istilah kajian mendalam dan menyeluruh dimaksudkan untuk
menegaskkan bahwa riset evaluatif itu dimaksudkan untuk memperoleh
pemahaman tentang segala masalah dengan berbagai faktor yang
mempengaruhi dan kekuatan-kekuatan kontekstualnya, seperti perubahan
zaman dan lingkungan, temasuk persaingan.
Ketiga, ungkapan sistem komunikasi keorganisasian digunakan untuk
mempertegas wilayah jangkauan audit, yang meliputi segala macam
komunikasi yang berkaitan denmgan kehidupan berorganisasi- baik
komunikasi internal maupun eksternal- namun umumnya difokuskan pada
komunikasi internal.
Keempat, ungkapan sistem komunikasi dalam definisi ini adalah dalam artian
luas, yang juga berlaku bagi kegiatan komunikasi khusus, seperti program atau
kampanye untuk satu tujuan pendidikan konsumen, dan lain-lain yang pada
dasarnya merupakan satu kesatuan dan merupakan suatu sistem yang mandiri.
Kelima, ungkapan untuk meningkatkan efektivitas organisasi menunjukan
bahwa audit dilakukan dengan tujuan yang jelas dan tegas, yakni untuk
memperbaiki kinerja organisasi.
Keenam, tujuan untuk memperbaiki kebijakan dalam definisi audit
komunikasi sangat kritis, karena tanpa tujuan eksplisit tersebut pemeriksaan
dan pengujian secara seksama dan menyeluruh tentang sistem komunikasi itu
hanya merupakan evaluasi sistem komunikasi, yang umumnya berupa profil
komunikasi dalam praktek kerja organisasi.
Alasan dan Tujuan Audit Komunikasi
Delapan tujuan pokok audit komunikasi :
1. Menentukan lokasi di mana kelebihan muatan informasi (overload) ataupun
kekurangan muatan informasi (underload) terjadi berkaitan dengan topiktopik, sumber-sumber, dan saluran-saluran komunikasi tertentu.
2. Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan oleh dan/atau kepada
sumber-sumber informasi.
3. Mengukur kualitas hubungan-hubungan komunikasi, secara khusus mengukur
sejauh mana kepercayaan antar pribadi, dukungan, keramahan, dan kepuasan
kerja karyawan secara keseluruhan dilaksanakan.
4. Mengenali jaringan-jaringan yang aktif-operasional untuk desas desus. Pesanpesan sosial, dan pesan-pesan kedinasan; kemudian dibandingkan dengan
jaringan komunikasi resmi atau jaringan yang dibentuk sesuai bagan
organisasi.
5. Mengenali sumber-sumber kemacetan arus informasi dan para penyaring
informasi dengan memperbandingkan peran-peran komunikasi dalam praktek.
Seperti penyendiri, penghubung, anggota-anggota kelompok dengan peranperan yang seharusnya sebagaimana diharapkan oleh bagan organisasi dan
uraian tugas.
6. Mengenali kategori-kategori dan contoh-contoh tentang pengalamanpengalaman dan peristiwa-peristiwa komunikasi yang tergolong positif
ataupun yang tergolong negatif.
7. Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi pada tingkatan pribadi,
kelompok, dan organisasi dalam berkaitannya dengan topik, sumber, saluran,
frekuensi, jangka waktu, dan kualitas interaksi.
8. Memberikan rekomendasi-rekomendasi tentang perubahan ataupun perbaikan
yang perlu dilakukan berkaitan dengan sikap, perilaku, praktek-praktek
kebiasaan, dan keterampilan yang didasarkan atas hasil analisis audit
komunikasi.
Sembilan alasan pokok penyelenggaraan audit komunikasi
1. Ingin mengetahui apakah program-program komunikasi berjalan dengan baik.
2. Ingin membuat diagnosis tentang masalah-masalah yang terjadi ataupun yang
potensial dapat terjadi, dan peluang-peluang apa yang terbuang percuma
3. Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan-kebijakan baru dan praktek-praktek
komunikasi yang terjadi.
4. Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan-tindakan
operasional lainnya- baik pada tingkat organisasi maupun pada tingkat unit
lokal
5. Ingin menyusun anggaran belanja untuk kegiatan-kegiatan komunikasi
6. Ingin menetapkan sebuah patok banding (benchmark)
7. Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan dengan menggunakan patok
banding yang sudah ditetapkan
8. Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi
komunikasi dalam organisasi
9. Ingin membangun landasan dan latar belakang guna pengembangan kebijakan
dan perencanaan komunikasi baru
Saat Tepat untuk Audit Komunikasi
Saat tepat untuk penyelenggaraan audit komunikasi (di Amerika Serikat)
1. Bila eksekutif organisasi menyadari bahwa beberapa programnya kehilangan
kredibilitas, tetapi kesulitan untuk mengetahui atau menemukan apa
persoalan-persoalannya secara pasti
2. Bila muncul kebutuhan untuk mengevaluasi kebijakan ataupun kebiasaan baru
3. Bila eksekutif menganggap perlu melakukan pengembangan ataupun
restrukturisasi organisasi-termasuk fungsi komunikasinya
4. Bila eksekutif membutuhkan peraturan dan ketentuan baru tentang komunikasi
dan anggarannya
5. Sebelum eksekutif melakukan merger dengan perusahaan lain atau akuisisibaik mengakuisisi ataupun diakusisi; fokus penting dalam hal ini adalah
budaya organisasi dan iklim organisasi
6. Sebelum pelaksanaan kepengurusan baru atau pelaksanaan perubahanperubahan
7. Bila terjadi kerusuhan atau keresahan di kalangan karyawan-gerakan ketidak
puasan dan mampetnya komunikasi
8. Bila kehidupan ekonomi dan bisnis merosot-termasuk pemutusan hubungan
kerja atau PHK
9. Sebelum melakukan pemangkasan beberapa program dan penghematan dana
Tujuan Efektivitas Sistem Komunikasi
Untuk efektivitas komunikasi, kriteria yang digunakan adalah siapa penerima atau
pemakai, isi pesan, ketepatan waktu, media komunikasi, format, dan sumber pesan.
Dengan demikian, tujuannya adalah untuk melihat perbedaan atau penyimpangan dari
pelaksanaan dan sistem atau jaringan resmi yang telah diterapkan.
Manfaat Audit Komunikasi bagi Organisasi
Manfaat Manajerial dari Audit Komunikasi
1. Untuk membandingkan status sistem komunikasi antara sebelum pengukuran
dan sesudah pengukuran dilakukan guna menentukan dampak dari programprogram komunikasi yang baru.
2. Untuk mengetahui dan mengukur dampak dari program-program yang sedang
berlangsung, sebagaimana dituntut oleh semua organisasi yang baik.
3. Untuk membandingkan data antara sebelum survai dan sesudah survai
4. Untuk mengetahui dan menentukan struktur organisasi sebagai alat dari suatu
organisasi yang sukses
5. Untuk mengetahui dan menentukan kelompok-kelompok kunci dalam
kegiatan komunikasi
6. Untuk mengetahui dan menentukan pos-pos biaya komunikasi yang penting
7. Untuk mengembangkan program-program pelatihan komunikasi yang baru
guna mengatasi persoalan