Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sekolah di SMK N 1 Wonosobo T2 942009064 BAB I

Bab 1 Pendahuluan

1.1 Latar Belakang Masalah

Keunggulan dan kecanggihan teknologi informasi secara langsung mampu menggeser bahkan merubah sistem pola hidup manusia. Dalam perkembangannya teknologi informasi mampu memicu gejala gejala sosial yang dapat dikatakan baru. Gejala tersebut antara lain, jarak dan waktu bukan lagi kendala yang utama, munculnya sistem pembelian dengan cara online, dan gejala yang sering terjadi adalah perubahan dalam bidang hukum, perundangan dan nilai-nilai budaya.

Sebagai dampak berkembangnya suatu organisasi dan teknologi, menyebabkan pekerjaan manajemen pendidikan semakin kompleks. Para pengambil keputusan harus dapat merespon perubahan-perubahan yang terjadi secara cepat, tepat dan dapat mengantisipasi berbagai tekanan dari berbagai arah yang berkaitan dengan kegiatan organisasi. Oleh karena itu, keputusan keputusan yang diambil harus mempertimbangkan dampak dari keputusan keputusan tersebut baik dalam jangka pendek, menengah dan panjang. Berdasarkan alasan alasan tersebut, maka para pimpinan sebaiknya mengacu pada data dan informasi yang baik, sehingga keputusan keputusan yang diambil sesuai dengan tujuan organisasi (McLeod, 1983).

Data dan Informasi yang baik, tidak hanya harus akurat, valid dan mencukupi, tetapi juga harus tepat waktu pada saat dibutuhkan sesuai dengan situasi dan kondisi di lapangan. Harus diakui bahwa kualitas data dan informasi yang dipakai dalam perencanaan pendidikan (khususnya di SMK N 1 Wonosobo), masih belum memadai, terbatas, lambat dan bahkan masih merupakan data perkiraan yang kurang dapat dipertanggungjawabkan validitasnya. Masalah masalah tersebut mungkin disebabkan oleh.

1.1.1 Belum adanya sistem khusus yang memfokuskan pada pengembangan dan pengelolaan SI, yang senantiasa melakukan validasi data dan informasi tentang akademika SMK N 1 Wonosobo.

1.1.2 Belum diberdayakannya SI yang terintegrasi sebagai sumber data dan informasi utama, sehingga data yang diperoleh dan informasi yang dihasilkan tidak akurat dan sering terlambat.

1.1.3 Kurangnya sumberdaya manusia yang mempunyai kemampuan dan minat yang cukup pada bidang pengelolaan data dan informasi, pada tiap level manajemen

Berdasarkan masalah masalah riil diatas maka sangat tepat apabila SMK N 1 Wonosobo segera membangun Sistem Informasi yang diharapkan mampu memenuhi kebutuhan data dan informasi, baik untuk intern SMK N 1 Wonosobo, Dinas Pendidikan, sekolah sekolah kejuruan yang lain maupun masyarakat luas.

Dalam penggunaan teknologi informasi yang akan dikembangkan hendaknya mengacu pada teknologi yang tersedia di pasaran, namum dapat memenuhi tuntutan teknologi terkini yang mempunyai umur ekonomis yang relatif cukup panjang. Untuk itu, Matthews (1976) menyarankan penggunaan komputer digital modern yang mampu mengolah dan menyajikan data secara cepat dan akurat. Khusus di bidang pendidikan, Baines (2000) meyakini bahwa penggunaan teknologi informasi yang berbasis computer mampu mengoptimalkan fungsi manajemen untuk menghasilkan keputusan keputusan yang tepat.

Pada level sekolah, SI diharapkan akan dapat mendukung kegiatan-kegiatan para kepala sekolah dan guru dengan informasi yang valid untuk meningkatkan kinerja sekolah. Secara khusus, kepala sekolah bisa menggunakan data dan informasi dari SI untuk kepentingan evaluasi keberhasilan sekolah dibandingkan dengan keberhasilan sekolah lain. Sedangkan guru bisa menggunakan data dan informasi untuk memilih strategi strategi pengajaran yang dapat meningkatkan keberhasilan belajar siswa. Udo (1997) menambahkan bahwa SI juga bisa dipakai oleh para guru untuk memperoleh informasi yang berkaitan dengan materi materi pengajaran baru dan teknik teknik mengajar terkini yang dapat meningkatkan prestasi belajar siswa.

Menurut Laudon dan Laudon (1996), Information System (IS) atau Sistem Informasi (SI) merupakan sistem terintegrasi, yang memfokuskan diri pada proses pembuatan keputusan dengan dukungan informasi yang berkualitas. Lebih luas Kennevan sebagaimana yang di tulis oleh McLeod (1983) mengartikan SI sebagai berikut:

Sistem informasi adalah sebuah metoda yang terorganisasi yang mengolah dan menyajikan data dan informasi tentang masa lalu, saat ini dan proyeksi masa depan baik berkaitan dengan kegiatan internal oraganisasi maupun informasi keadaan yang berasal dari luar organisasi. SI harus dapat mendukung perencanaan, pengendalian dan fungsi-fungsi operasinal dari suatu organisasi dengan cara mengolah data dan informasi dimaksud secara tepat dalam rangka mengarahkan proses pengambilan keputusan.

Berdasarkan definisi di atas, SI harus dilembagakan supaya dapat mencapai kinerja yang efektif dan efisien. Sementara itu, informasi yang diberikan kepada para pengambil keputusan harus dapat memberikan dukungan kepada mereka untuk menilai posisi diri organisasinya. Yang lebih penting dari karakteristik SI modern adalah kemampuan untuk menyajikan informasi saat ini dan prediksi masa depan, berkenaan dengan kondisi internal dan ekternal organisasi, yang biasanya tidak mungkin tersedia sebelum era komputerisasi. Dalam hal ini, SI harus merupakan sebuah sistem yang luas dan menyeluruh yang

melibatkan semua fungsi-fungsi manajemen. Sistem ini harus senantiasa dapat beroperasi untuk menyediakan informasi secara terus menerus kepada manajemen, sehingga keputusan yang diambil tepat sasaran.

Yang harus diantisipasi dalam pengembangan SI adalah pengidentifikasian dari masalah-masalah, adanya kebutuhan informasi yang berbeda pada setiap level organisasi dan kemungkinan adanya perbedaan penggunaan suatu informasi oleh level level organisasi tersebut (Donovan dan Jackson, 1991). Untuk itu, lebih bijaksana apabila pengembangan SI didasarkan pada pengembangan sistim informasi yang berbasis komputer yang didukung oleh elemen-elemen terkait dalam organisasi, yang di dalamnya menyangkut personel dan prosedur SI (Kroenke and Hatch (1994). Lebih jauh Laudon and Laudon (2001) menyarankan agar SI sebaiknya berupa suatu perangkat dari komponen komponen yang saling menunjang, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan manajemen.

Menurut George R. Terry sebagaimana dikutip oleh Yayat M. Herujito, fungsi pimpinan itu pada hakikatnya adalah : (1) merencanakan, (2) mengatur pelaksanaan, dan (3) mengendalikan. Dari ketiga fungsi pokok ini kemudian dapat dijabarkan lebih lanjut, khususnya yang menyangkut fungsi mengatur pelaksanaan. Mengatur pelaksanaan di sini ada kaitannya dengan fungsi perencanaan. Setelah rencana ditetapkan dengan baik, maka rencana harus

dapat dilaksanakan. Pelaksana rencana adalah para bawahan anggota organisasi yang bersangkutan, tetapi yang mengatur pelaksanaan agar dapat berjalan dengan baik itu adalah pimpinan. Jadi pimpinan mengatur pelaksanaan kegiatan. Adapun macamnya pengaturan pelaksanaan tersebut beraneka ragam, misalnya berupa kegiatan pengorganisasian (organizing), pengarahan(directing), pengkoordinasian (coordinating), pengambilan keputusan (decision making), dan lain sebagainya. Sedangkan mengenai fungsi pengendalian (controlling) pada hakikatnya dimaksudkan untuk mengendalikan agar pelaksanaan kegiatan senantiasa sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Management information system (MIS) merupakan jaringan informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka mempermudah dan memperlancar tugas-tugas perencanaan, tugas-tugas pengaturan pelaksanaan dan tugas-tugas pengendalian. Tetapi dalam kesempatan ini terutama management information system tersebut ditunjuk untuk mempermudah pimpinan dalam pengambilan keputusan.

Dengan demikian, management information system dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka mempermudah pemecahan masalah yang dihadapi dalam organisasinya. Peneliti memilih SMK N 1 Wonosobo sebagai lokasi penelitian didasari dengan berbagai macam pertimbangan, antara lain: (1) SMK N 1 Wonosobo merupakan salah satu

lembaga pendidikan yang ada di Wonosobo yang sudah mulai mengkaji dan menerapkan secara optimal terkait pengembangan akademik melalui penerapan sistem informasi manajemen (SIM); (2) SMK N 1 Wonosobo merupakan sekolah unggulan bila dibandingkan dengan sekolah-sekolah yang ada di kabupaten Wonosobo; (3) SMK N 1 Wonosobo sistem informasinya sudah berbasis komputer yang salah satu prestasi dari SMK N 1 Wonosobo adalah menjadi pusat layanan TIK di kabupaten Wonosobo sehingga segala kegiatan yang berhubungan dengan IT pasti dilaksanakan di SMK N 1 Wonosobo; (4) SMK N 1 Wonosobo sedang mempersiapkan diri untuk menjadi Sekolah Berstandart Internasional (SBI) yang sistem pembelajarannya berbasis komputer.

Sehingga sedikit dari gambaran di atas, maka penulis perlu melakukan penelitian lebih lanjut terhadap pengembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM) sekolah di SMK N 1 Wonosobo.

1.2 Rumusan Masalah

Sistem administrasi yang tidak teratur dan sistem yang manual, untuk mendapatkan informasi tersebut harus melakukan pelacakan berkas, file atau dokumen pada rantai birokrasi yang rumit dan memerlukan waktu lama. Selain itu untuk mendapatkan informasi ataupun data mengenai kelulusan pada tahun sebelumnya sangatlah lambat bahkan dokumen yang kita butuhkan tidak ada. hal

yang menyulitkan pimpinan sekolah, pegawai administrasi, maupun guru dalam memberikan layanan kepada siswa secara maksimal.

Berdasarkan rumusan masalah diatas maka muncul pertanyaan dalam penelitian ini, yaitu “bagaimanakah bentuk pengembangan sistem informasi manajemen sekolah di SMK N 1 Wonosobo yang menghasilkan informasi dalam mendukung pengambilan keputusan tiap level manajemen dengan menggunakan metode pengembangan research and development .”

1.3 Tujuan Penelitian

Berdasarkan latar belakang diatas, tujuan penelitian ini adalah :

1.3.1 Mengetahui profil sistem informasi manajemen sekolah di SMK N 1 Wonosobo sebelum pengembangan.

1.3.2 Pengembangan sistem informasi manajemen sekolah dengan metode pengembangan research and development.

1.3.3 Mengevaluasi kualitas informasi berdasarkan hasil uji coba dan pendapat user atau pengguna.

1.4 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah :

Bagi peneliti, berharap dari penelitian ini akan mamapu menambah wawasan serta lebih mengerti dan memahami teori-teori yang didapat selama proses perkuliahan dimana berhubungan dengan manajemen pendidikan.

1.4.2 Manfaat praktis

1.4.2.1 Bagi almamater, penelitian ini dapat menambah referensi yang ada dan dapat digunakan oleh semua pihak yang membutuhkan. Penelitian ini, juga diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran terutama dalam ilmu manajemen pendidikan.

1.4.2.2 Bagi Pembaca, penelitian ini diharapkan memberikan sumbangan kepustakaan yang merupakan informasi tambahan yang berguna bagi pembaca dan dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi pihak-pihak yang mempunyai permasalahan yang sama atau ingin mengadakan penelitian lebih lanjut.

Menurut Laudon dan Laudon (1996), Information System (IS) atau Sistem Informasi (SI) merupakan sistem terintegrasi, yang memfokuskan diri pada proses pembuatan keputusan dengan dukungan informasi yang berkualitas. Lebih luas Kennevan sebagaimana yang di tulis oleh McLeod (1983) mengartikan SI sebagai berikut:

Sistem informasi adalah sebuah metoda yang terorganisasi yang mengolah dan menyajikan data dan informasi tentang masa lalu, saat ini dan proyeksi masa depan baik berkaitan dengan kegiatan internal oraganisasi maupun informasi keadaan yang berasal dari luar organisasi. SI harus dapat mendukung perencanaan, pengendalian dan fungsi-fungsi operasinal dari suatu organisasi dengan cara mengolah data dan informasi dimaksud secara tepat dalam rangka mengarahkan proses pengambilan keputusan.

Berdasarkan definisi di atas, SI harus dilembagakan supaya dapat mencapai kinerja yang efektif dan efisien. Sementara itu, informasi yang diberikan kepada para pengambil keputusan harus dapat memberikan dukungan kepada mereka untuk menilai posisi diri organisasinya. Yang lebih penting dari karakteristik SI modern adalah kemampuan untuk menyajikan informasi saat ini dan prediksi masa depan, berkenaan dengan kondisi internal dan ekternal organisasi, yang biasanya tidak mungkin tersedia sebelum era komputerisasi. Dalam hal ini, SI harus merupakan sebuah sistem yang luas dan menyeluruh yang

melibatkan semua fungsi-fungsi manajemen. Sistem ini harus senantiasa dapat beroperasi untuk menyediakan informasi secara terus menerus kepada manajemen, sehingga keputusan yang diambil tepat sasaran.

Yang harus diantisipasi dalam pengembangan SI adalah pengidentifikasian dari masalah-masalah, adanya kebutuhan informasi yang berbeda pada setiap level organisasi dan kemungkinan adanya perbedaan penggunaan suatu informasi oleh level level organisasi tersebut (Donovan dan Jackson, 1991). Untuk itu, lebih bijaksana apabila pengembangan SI didasarkan pada pengembangan sistim informasi yang berbasis komputer yang didukung oleh elemen-elemen terkait dalam organisasi, yang di dalamnya menyangkut personel dan prosedur SI (Kroenke and Hatch (1994). Lebih jauh Laudon and Laudon (2001) menyarankan agar SI sebaiknya berupa suatu perangkat dari komponen komponen yang saling menunjang, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan manajemen.

Menurut George R. Terry sebagaimana dikutip oleh Yayat M. Herujito, fungsi pimpinan itu pada hakikatnya adalah : (1) merencanakan, (2) mengatur pelaksanaan, dan (3) mengendalikan. Dari ketiga fungsi pokok ini kemudian dapat dijabarkan lebih lanjut, khususnya yang menyangkut fungsi mengatur pelaksanaan. Mengatur pelaksanaan di sini ada kaitannya dengan fungsi perencanaan. Setelah rencana ditetapkan dengan baik, maka rencana harus

dapat dilaksanakan. Pelaksana rencana adalah para bawahan anggota organisasi yang bersangkutan, tetapi yang mengatur pelaksanaan agar dapat berjalan dengan baik itu adalah pimpinan. Jadi pimpinan mengatur pelaksanaan kegiatan. Adapun macamnya pengaturan pelaksanaan tersebut beraneka ragam, misalnya berupa kegiatan pengorganisasian (organizing), pengarahan(directing), pengkoordinasian (coordinating), pengambilan keputusan (decision making), dan lain sebagainya. Sedangkan mengenai fungsi pengendalian (controlling) pada hakikatnya dimaksudkan untuk mengendalikan agar pelaksanaan kegiatan senantiasa sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Management information system (MIS) merupakan jaringan informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka mempermudah dan memperlancar tugas-tugas perencanaan, tugas-tugas pengaturan pelaksanaan dan tugas-tugas pengendalian. Tetapi dalam kesempatan ini terutama management information system tersebut ditunjuk untuk mempermudah pimpinan dalam pengambilan keputusan.

Dengan demikian, management information system dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka mempermudah pemecahan masalah yang dihadapi dalam organisasinya. Peneliti memilih SMK N 1 Wonosobo sebagai lokasi penelitian didasari dengan berbagai macam pertimbangan, antara lain: (1) SMK N 1 Wonosobo merupakan salah satu

lembaga pendidikan yang ada di Wonosobo yang sudah mulai mengkaji dan menerapkan secara optimal terkait pengembangan akademik melalui penerapan sistem informasi manajemen (SIM); (2) SMK N 1 Wonosobo merupakan sekolah unggulan bila dibandingkan dengan sekolah-sekolah yang ada di kabupaten Wonosobo; (3) SMK N 1 Wonosobo sistem informasinya sudah berbasis komputer yang salah satu prestasi dari SMK N 1 Wonosobo adalah menjadi pusat layanan TIK di kabupaten Wonosobo sehingga segala kegiatan yang berhubungan dengan IT pasti dilaksanakan di SMK N 1 Wonosobo; (4) SMK N 1 Wonosobo sedang mempersiapkan diri untuk menjadi Sekolah Berstandart Internasional (SBI) yang sistem pembelajarannya berbasis komputer.

Sehingga sedikit dari gambaran di atas, maka penulis perlu melakukan penelitian lebih lanjut terhadap pengembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM) sekolah di SMK N 1 Wonosobo.

1.2 Rumusan Masalah

Sistem administrasi yang tidak teratur dan sistem yang manual, untuk mendapatkan informasi tersebut harus melakukan pelacakan berkas, file atau dokumen pada rantai birokrasi yang rumit dan memerlukan waktu lama. Selain itu untuk mendapatkan informasi ataupun data mengenai kelulusan pada tahun sebelumnya sangatlah lambat bahkan dokumen yang kita butuhkan tidak ada. hal

yang menyulitkan pimpinan sekolah, pegawai administrasi, maupun guru dalam memberikan layanan kepada siswa secara maksimal.

Berdasarkan rumusan masalah diatas maka muncul pertanyaan dalam penelitian ini, yaitu “bagaimanakah bentuk pengembangan sistem informasi manajemen sekolah di SMK N 1 Wonosobo yang menghasilkan informasi dalam mendukung pengambilan keputusan tiap level manajemen dengan menggunakan metode pengembangan research and development .”

1.3 Tujuan Penelitian

Berdasarkan latar belakang diatas, tujuan penelitian ini adalah :

1.3.1 Mengetahui profil sistem informasi manajemen sekolah di SMK N 1 Wonosobo sebelum pengembangan.

1.3.2 Pengembangan sistem informasi manajemen sekolah dengan metode pengembangan research and development.

1.3.3 Mengevaluasi kualitas informasi berdasarkan hasil uji coba dan pendapat user atau pengguna.

1.4 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah :

Bagi peneliti, berharap dari penelitian ini akan mamapu menambah wawasan serta lebih mengerti dan memahami teori-teori yang didapat selama proses perkuliahan dimana berhubungan dengan manajemen pendidikan.

1.4.2 Manfaat praktis

1.4.2.1 Bagi almamater, penelitian ini dapat menambah referensi yang ada dan dapat digunakan oleh semua pihak yang membutuhkan. Penelitian ini, juga diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran terutama dalam ilmu manajemen pendidikan.

1.4.2.2 Bagi Pembaca, penelitian ini diharapkan memberikan sumbangan kepustakaan yang merupakan informasi tambahan yang berguna bagi pembaca dan dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi pihak-pihak yang mempunyai permasalahan yang sama atau ingin mengadakan penelitian lebih lanjut.