Efektifitas Pelayanan Publik di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Padang Pariaman (Studi Kasus Pelayanan Administrasi Pembuatan Akta Kelahiran)
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada dasarnya semua masyarakat membutuhkan pelayanan, bahkan dapat dikatakan
bahwa pelayanan tidak dapat dipisahkan dengan kehidupan masyarakat. Pelayanan
merupakan cara melayani, membantu, menyikapi, mengurus, menyelesaikan keperluan
kebutuhan seorang individu atau kelompok. Pelayanan yang diberikan kepada publik adalah
hal terpenting yang perlu diperhatikan dalam suatu instansi baik itu instansi pemerintah
mauun instansi swasta. Kualitas pelayanan yang diberikan kepada masyarakat mennetukan
kesetiaan masyarakat terhadap instansi yang bersangkutan. Dan kegiatan pelayanan pada
dasarnya menyangkut pemenuhan suatu hak, Seperti yang dilaksanakan pada instansi
pemerintah di pusat, daerah, dan lingkungan Badan Usaha Milik Negara (BUMN), Badan
Usaha Milik Daerah dalam bentuk barang dan jasa baik dalam rangka upaya pemenuhan
kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan perundang undangan.
Menurut undang-undang No. 25 tahun 2009 tentang pelayanan publik, pelayanan
publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan
pelayanan sesuai peratuan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas
barang, jasa, dan atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggaraan
pelayanan publik.
Dalam sejarah perjalanan administrasi publik, pelayanan publik semula dipahami
secara sederhana sebagai pelayanan yang diselenggarakan oleh pemerintah. Semua barang
dan jasa yang diselenggarakan oleh pemerintah kemudian disebut sebagai pelayanan publik.
1
Universitas Sumatera Utara
Literatur terdahulu umumnya menjelaskan bahwa pemerintah pada masa itu hanya peduli
untuk menyelenggarakan pelayanan yang menjadi barang publik atau pelayanan yang
menurut kesepakatan politik dan pertimbangan moral dinilai penting bagi kehidupan
warganya. Namun ketika telah terjadi perubahan peran pemerintah dan non-pemerintah
dalam penyelenggaraan layanan yang menjadi hajat hidup orang banyak dalam era sekarang
ini maka definisi pelayanan publik seperti yang telah disebutkan diatas perlu dipikirkan
kembali.
Pelayanan publik cenderung menjadi konsep yang sering digunakan oleh banyak pihak,
baik dari kalangan praktisi maupun ilmuwan, dengan makna yang berbeda-beda. Dalam
kehidupan politik, perbaikan pelayanan publik juga sangat berimplikasi luas khususnya
dalam memperbaiki tingkat kepercayaan kepada pemerintah. Berbagai pelayanan
administratif, seperti pelayanan KTP (Kartu Tanda Penduduk) dan akte kelahiran merupakan
pelayanan yang diselenggarakan untuk menjamin hak dan kebutuhan dasar warga negara.
Pelayanan KTP (Kartu Tanda Penduduk) dan akte kelahiran sangat vital dalam kehidupan
warga karena keduanya menjamin keberadaan, identitas warga, dan hak-hak sipil lainnya.
Pelayanan seperti itu tentu sangat penting dan menjadi bagian dari pelayanan publik yang
harus diselenggarakan oleh negara.
Ada beberapa jenis pelayanan publik yang diberikan aparatur kepada masyarakat, mulai
dari urusan akta kelahiran sampai dengan urusan surat kematian atau yang dikenal dengan
istilah catatan sipil. Catatan sipil juga merupakan suatu catatan yang menyangkut kedudukan
hukum seseorang. Bahwa untuk dapat dijadikan dasar kepastian hukum seseorang maka data
atau catatan peristiwa penting seseorang seperti perkawinan, perceraian, kelahiran, kematian,
pengakuan anak dan pengesahan anak, perlu didaftarkan ke Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil adalah suatu lembaga resmi pemerintah
yang menangani hal-hal yang menyangkut peristiwa kependudukan yang sengaja diadakan
2
Universitas Sumatera Utara
oleh pemerintah, dan bertugas untuk mencatat, mendaftarkan serta membukukan selengkap
mungkin setiap peristiwa penting bagi status keperdataan seseorang.
Dari berbagai pelayanan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil tersebut salah satunya
adalah pelayanan terhadap kelahiran yaitu pembuatan akta kelahiran yang mana akta
kelahiran itu sendiri menjadi penting bagi masyarakat karena merupakan bukti yang kuat dan
sah secara hukum atas kelahiran seseorang, dan juga akta kelahiran ini berguna untuk
keperluan anak nanti, misalnya syarat untuk mendaftarkan anak ke sekolah dan sebagai bukti
yang sah atas anak itu sendiri atau legalitas terhadap anak tersebut. Pentingnya akta kelahiran
tersebut tidak langsung membuat semua masyarakat merasa harus membuat akta kelahiran
sehingga dibutuhkan juga motivasi atau dorongan yang diberikan kepada masyarakat tersebut
agar mengetahui pentingnya akta kelahiran dan segera membuat akta kelahiran tersebut.
Sampai saat ini masih banyak penduduk yang mengabaikan atau kurang paham akan
pentingnya Akta Kelahiran. Akta Kelahiran wajib dimiliki bagi penduduk yang mengalami
peristiwa kelahiran dan Akta Kelahiran sangat penting untuk menentukan status hukum
seseorang. Di bidang pencatatan kelahiran ini, Indonesia masih tertinggal dibandingkan
negara-negara tetangga seperti Malaysia, Singapura, dan Filiphina. Di negara-negara tersebut
tingkat pencatatan kelahiran sudah 95% dari jumlah anak yang lahir. Sementara di Indonesia,
menurut laporan penelitian yang dilaksanakan BPS (Badan Pusat Statistik) bahwa baru 30,6%
anak-anak berusia di bawah lima tahun yang tercatat atau memiliki Akta Kelahiran.
Di kabupaten Padang Pariaman berdasarkan
jumlah penduduk pada tahun 2016
sebanyak 472,011 jiwa, yang memiliki akte kelahiran yaitu sebanyak 300,091 jiwa. Padahal
biaya kepengurusan akta kelahiran sudah digratiskan. Seluruh peristiwa penting yang terjadi
dalam keluarga perlu didaftarkan dan dibukukan, sehingga baik yang bersangkutan maupun
orang lain yang berkepentingan mempunyai bukti yang autentik tentang peristiwa-peristiwa
tersebut agar kedudukan hukum seseorang menjadi tegas dan jelas.
3
Universitas Sumatera Utara
Dengan demikian dibutuhkan sebuah pola penyelenggaraan pelayanan publik dalam
suatu lembaga terkait yang dapat mempengaruhi efektiv atu tidaknya pelayanan lembaga
tertentu dalam hal ini Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Padang Pariaman.
Pentingnya suatu pelayanan di suatu instansi manapun harus mengutamakan kualitas dari
pelayanan itu sendiri baik di instansi swasta maupun di pemerintahan. Pentingnya kualitas
pelayanan itu sendiri banyak membawa dampak, dengan pelayanan yang baik di suatu
instansi dapat memajukan instansi itu sendiri dan tercapainya kualitas pelayanan itu sendiri.
Dalam pemberian pelayanan publik bagi masyarakat, adalah yang penting untuk dapat
mengukur sejauh mana pelayanan tersebut bagi masyarakat, apakah pelayanan yang
diberikan berkualitas atau tidak berkualitas. Hal ini menjadi sangat penting untuk dilakukan
agar menjadi bahan perbaikan dan pengembangan bagi pihak pemberi layanan maupun
masyarakat sebagai penerima layanan.
Tingkat kepuasan masyarakat merupakan suatu indikator yang berpengaruh
keberhasilan pelayanan publik, jika semakin besar manfaat yang dirasakan masyarakat,
semakin bagus pula kualitas layanan yang dilaksanakan oleh aparat sebaliknya tingkat
kepuasan yang rendah mengindikasikan buruknya sistem pelayanan aparat publik.
Namun pada kenyataannya masih banyak terdapat permasalahan yang berkaitan
dengan pemberian pelayanan kepada masyarakat.
sepenuhnya
Dimana
aparat
pemerintah
belum
memberikan pelayanan yang memuaskan kepada masyarakat, apa yang
dilakukan hanyalah bentuk pelayanan yang didasari oleh kewajiban sebagai pekerja
pemerintah bukan sebagai abdi masyarakat.
Kualitas pelayanan publik yang dilakukan pemerintah seringkali dianggap sebagai
cermin dan kualitas birokrasi secara umum. Salah satu pelayanan yang dilakukan oleh
pemerintahan kepada masyarakat yaitu pelayanan administratif dibidang kependudukan.
Penyelenggaraan administratif kependudukan diarahkan pada pemenuhan hak asassi setiap
4
Universitas Sumatera Utara
orang dibidang pelayanan administratif kependudukan, peningkatan kesadaran penduduk dan
kewajibannya untuk ikut serta dalam pelaksanaan administrasi kependudukan, pemenuhan
data statistik kependudukan, serta dukungan terhadap perencanaan pembangunan
kependudukan secara nasional guna meningkatkan pemberian pelayanan publik tanpa
diskriminasi.
Beberapa kasus yang terjadi dalam pelayanan publik yang sering dialami oleh
masyarakat seperti prosedur yang berbelit-belit dalam pengurusan surat-surat tertentu, biaya
yang tidak jelas sehingga menimbulkan banyaknya pungli, dan pelayanan yang sulit untuk
diakses.
Maka dari itu Pelayanan yang merupakan tugas utama bagi aparatur negara sebagai
abdi negara dan abdi masyarakat harusla diperbaiki. Dalam mengahadapi era globalisasi yang
penuh tantangan dan peluang, aparatur negara sebagai pelayan masyarakat yang memberikan
pelayanan yang jauh lebih baik lagi. Pelayanan yang diberikan kepada masyarakat setiap
harinya haruslah pelayanan publik yang berkualitas.
Karena pelayanan seperti inilah yang membuat masyarakat kurang kepercayaannya
terhadap aparatur pemerintah dan menimbulkan berbagai perspektif pada masyarakat seperti
masyarakat menganggap aparat pemerintah kurang profesional dan tidak efisien.
Dengan demikian dibutuhkan sebuah pola penyelenggaraan pelayanan publik dalam
dalam suatu lembaga terkait yang dapat mempengaruhi baik atau buruknya kulitas pelayanan
pada lembaga Dinas Pencatatan Sipil. Suatu pelayanan pada sebuah instansi pemerintah harus
mengutamakan kualitas dari pelayanan itu sendiri, karena kualitas dari pelayanan ini
memiliki dampak besar.
Sebuah pelayanan dapat dikategorikan efektif apabila masyarakat mendapatkan
kemudahan pelayanan dengan prosedur yang singkat, cepat, tepat dan memuaskan.
5
Universitas Sumatera Utara
Keberhasilan meningkatkan efektifitas pelayanan umum ditentukan oleh faktor kemampuan
pemerintah dalam meningkatkan disiplin kerja aparat pelayanan.
Di kantor Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Padang Pariaman pada
kenyataannya masih banyak dijumpai permasalaha yang berkaitan dengan pelayanan yang
diberikan kepada masyarakat seperti pelayanan pembuatan akta kelahiran. Maka dari itu
berdasarkan penjelasan diatas, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian tentang
“
Efektifitas Pelayanan Pubik Di Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Padang
Pariaman “.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas mengenai pelayanan pengurusan akta kelahiran
masih banyak didapatkan pelayana yang kurang memuaskan bagi masyarakat, maka
penulis menentukan rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimanakah
efektivitas pelayanan publik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam
memberikan pelayanan administrasi pembuatan akta kelahiran” ?
C. Tujuan penelitian
Setiap penelitian yang dilakukan tentu mempunyai tujuan yang ingin dicapai dalam
proses penyelenggaraannya. Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk menjawab
perumusan masalah yang telah dikemukankan sebelumnya yaitu untuk mengetahui
efektivitas pelayanan publik dalam memberikan pelayanan administrasi pembuatan akta
kelahiran di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kabupaten padang pariaman.
6
Universitas Sumatera Utara
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah :
1. Secara subjektif, penelitian ini berguna sebagai sarana untuk melatih dan
mengembangkan kemampuan berfikir dalam menulis karya ilmiah tentang efektifitas
pelayan publik
2. Secara praktis, penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan masukan bagi
dinas daerah yang terkait dan dijadikan salah satu sumber informasi dalam
melaksanakan fungsi pengelolaan yang menyangkut kepentingan orang banyak,
3. Secara akademis, penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan bagi
pelengkap referensi maupun perbandingan bagi mahasiswa yang ingin melakukan
penelitian dalam bidnag yang sama.
E. Kerangka Teori
Kerangka teoritis adalah suatu model yang menerangkan bagaimana hubungan
suatu teori dengan faktor‐faktor penting yang telah diketahui dalam suatu masalah
tertentu. Penyusunan teori merupakan tujuan utama dari ilmu karena teori merupakan
alat untuk menjelaskan dan memprediksi fenomena yang diteliti.
Teori selalu berdasarkan fakta, didukung oleh dalil dan proposisi. Secara defenitif,
teori harus berlandaskan fakta empiris karena tuijuan utamanya adalah menjelaskan dan
memprediksikan kenyataan atau realitas. Suatu penelitian dengan dasar teori yang baik
akan membantu mengarahkan si peneliti dalam upaya menjelaskan fenomena yang
diteliti.
Adapun kerangka teori dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Konsep Efektivitas
a. Pengertian Efektivitas
7
Universitas Sumatera Utara
Kata efektif berasal dari bahasa Inggris yaitu effective yang berarti berhasil
atau sesuatu yang dilakukan berhasil dengan baik. Menurut Harbani Pasolong
(2007:4), efektivitas pada dasarnya berasal dari kata “efek” dan digunakan istilah ini
sebagai hubungan sebab akibat. Efektivitas dapat dipandang sebagai suatu sebab dari
variabel lain. Efektivitas berarti bahwa tujuan yang telah direncanakan sebelumnya
dapat tercapai atau dengan kata sasaran tercapai karena adanya proses kegiatan.
Efektivitas adalah suatu keadaan yang menunjukkan sejauh mana rencana
dapat tercapai. Semakin banyak rencana yang dapat dicapai, semakin efektif pula
kegiatan tersebut, sehingga kata efektivitas dapat juga diartikan sebagai tingkat
keberhasilan yang dapat dicapai dari suatu cara atau usaha tertentu sesuai dengan
tujuan yang hendak dicapai. Media pembelajaran bisa dikatakan efektif ketika
memenuhi kriteria, diantaranya mampu memberikan pengaruh, perubahan atau dapat
membawa hasil. Ketika kita merumuskan tujuan instruksional, maka efektivitas dapat
dilihat dari seberapa jauh tujuan itu tercapai. Semakin banyak tujuan tercapai, maka
semakin efektif pula media pembelajaran tersebut.
Menurut Sondang dalam Othenk (2008: 4), efektivitas adalah pemanfaatan
sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar
ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang
dijalankannya. Efektivitas menunjukkan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya
sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti
makin tinggi efektivitasnya.
Sejalan dengan pendapat tersebut, Abdurahmat dalam Othenk (2008:7),
efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah
tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah
pekerjaan tepat pada waktunya. Dapat disimpulkan bahwa efektivitas berkaitan
8
Universitas Sumatera Utara
dengan terlaksananya semua tugas pokok, tercapainya tujuan, ketepatan waktu, dan
partisipasi aktif dari anggota serta merupakan keterkaitan antara tujuan dan hasil yang
dinyatakan, dan menunjukan derajat kesesuaian antara tujuan yang dinyatakan dengan
hasil yang dicapai.
Menurut Agung Kurniawan dalam bukunya Transformasi Pelayanan Publik
mendefinisikan efektivitas adalah kemampuan melaksanakan tugas, fungsi (operasi
kegiatan program atau misi) daripada suatu organisasi atau sejenisnya yang tidak
adanya tekanan atau ketegangan diantara pelaksanaannya (Kurniawan, 2005:109).
Dari beberapa pendapat di atas mengenai efektivitas, dapat disimpulkan
bahwaefektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target
(kuantitas,kualitas dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen, yang mana
targettersebut sudah ditentukan terlebih dahulu. Hal ini sesuai dengan pendapat yang
dikemukakan oleh Hidayat (1986) yang menjelaskan bahwa Efektivitas adalah suatu
ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) telah
tercapai. Dimana makin besar persentase target yang dicapai, makin tinggi
efektivitasnya.
b. Pendekatan Efektivitas
Lubis dan husain (1987:56) mengemukakan bahwa terdapat beberapa pendekatan
dalam mengukur efektifitas organisasi, yaitu :
1. Pendekatan sasaran ( goals approach), dimana pusat perhatian pada output adalah
mengukur keberhasilan organisasi untuk mencapai hasil (output) yang sesuai
dengan rencana.
9
Universitas Sumatera Utara
2. Pendekatan sumber ( recourse approach) yakni mengukur efektifitas dari input.
Pendekatan ini mengutamakan adanya keberhasilan organisasi untuk memperoleh
SDM, baik fisik maupun nonfisik yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
3. Pendekatan proses ( process approach) adalah untuk melihat sejauh mana
efektifitas pelaksanaan program dari semua kegiatan proses internal atau
mekanisme organisasi.
4. Pendekatan integrative ( integrative approach) yakni pendekatan gabungan yang
mencakup input, proses dan outpot.
c. Ukuran Efektivitas
Mengukur efektivitas organisasi bukanlah suatu hal yang sangat sederhana,
karena efektivitas dapat dikaji dari berbagai sudut pandang dan tergantung pada siapa
yang menilai serta menginterpretasikannya. Bila dipandang dari sudut produktivitas,
maka seorang manajer produksi memberikan pemahaman bahwa efektivitas berarti
kualitas dan kuantitas (output) barang dan jasa.
Tingkat efektivitas juga dapat diukur dengan membandingkan antara rencana
yang telah ditentukan dengan hasil nyata yang telah diwujudkan. Namun, jika usaha
atau hasil pekerjaan dan tindakan yang dilakukan tidak tepat sehingga menyebabkan
tujuan tidak tercapai atau sasaran yang diharapkan, maka hal itu dikatakan tidak
efektif.
Efektivitas kerja organisasi sangat tergantung dari efektivitas kerja dari orangorang yang bekerja didalamnya. Ada beberapa kriteria yang dapat digunakan untuk
mengukur efektivitas kerja dari organisasi yang memberikan pelayanan (Sondang P.
Siagian, 1996:60) antara lain :
1.
Faktor waktu
10
Universitas Sumatera Utara
Faktor waktu di sini maksudnya adalah ketepatan waktu dan kecepatan waktu
dari pelayanan yang diberikan oleh pemberi pelayanan. Hanya saja penggunaan
ukuran tentang tepat tidaknya atau cepat tidaknya pelayanan yang diberikan
berbeda dari satu orang ke orang lain. Terlepas dari penilaian subjektif yang
demikian, yang jelas ialah faktor waktu dapat dijadikan sebagai salah satu ukuran
efektivitas kerja.
2.
Faktor kecermatan
Faktor kecermatan dapat dijadikan ukuran untuk menilai tingkat efektivitas kerja
organisasi yang memberikan pelayanan. Faktor kecermatan disini adalah faktor
ketelitian dari pemberi pelayanan kepada pelanggan. Pelanggan akan cenderung
memberikan nilai yang tidak terlalu tinggi kepada pemberi pelayan, apabila
terjadi banyak kesalahan dalam proses pelayanan, meskipun diberikan dalam
waktu yang singkat.
3.
Faktor gaya pemberian pelayanan
Gaya pemberian pelayanan merupakan salah satu ukuran lain yang dapat dan
biasanya digunakan dalam mengukur efektivitas kerja. Yang dimaksud dengan
gaya disini adalah cara dan kebiasaan pemberi pelayanan dalam memberikan jasa
kepada pelanggan. Bisa saja si pelanggan merasa tidak sesuai dengan gaya
pelanggan yang diberikan oleh pemberi pelayanan. Jika berbicara tentang sesuatu
hal yang menyangkut kesesuaian, sesungguhnya apa yang dibicarakan termasuk
hal yang tidak terlepas kaitannya dengan nilai-nilai sosial yang dianut oleh orang
yang bersangkutan.
Adapun kriteria atau ukuran mengenai pencapaian tujuan efektif atau tidak,
sebagaimana dikemukakan oleh S.P. Siagian (1978:77), yaitu:
a. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai
11
Universitas Sumatera Utara
Hal ini dimaksdukan supaya karyawan dalam pelaksanaan tugas mencapai sasaran
yang terarah dan tujuan organisasi dapat tercapai.
b. Kejelasan strategi pencapaian tujuan
Telah diketahui bahwa strategi adalah “pada jalan” yang diikuti dalam melakukan
berbagai upaya dalam mencapai sasaran-sasaran yang ditentukan agar para
implementer tidak tersesat dalam pencapaian tujuan organisasi.
c. Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap
Berkaitan dengan tujuan yang hendak dicapai dan strategi yang telah ditetapkan
artinya kebijakan harus mampu menjembatani tujuan-tujuan dengan usaha-usaha
pelaksanaan kegiatan operasional.
d. Perencanaan yang matang pada hakekatnya
Berarti memutuskan sekarang apa yang dikerjakan oleh organisasi dimasa depan.
e. Penyusunan program yang tepat
Suatu rencana yang baik masih perlu dijabarkan dalam program-program
pelaksanaan yang tepat sebab apabila tidak, para pelaksana akan kurang memiliki
pedoman bertindak dan bekerja.
f. Tersedianya sarana dan prasarana kerja
Salah satu indikator efektivitas organisasi adalah kemamapuan bekerja secara
produktif. Dengan sarana dan prasarana yang tersedia dan mungkin disediakan
oleh organisasi.
g. Pelaksanaan yang efektif dan efisien
Bagaimanapun baiknya suatu program apabila tidak dilaksanakan secara efektif
dan efisien maka organisasi tersebut tidak akan mencapai sasarannya, karena
dengan pelaksanaan organisasi semakin didekatkan pada tujuannya.
h. Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik
12
Universitas Sumatera Utara
Mengingat sifat manusia yang tidak sempurna maka efektivitas organisasi
menuntut terdapatnya sistem pengawasan dan pengendalian.
d. Aspek Efektivitas
Aspek-aspek efektivitas berdasarkan pendapat Muasaroh (2010: 13),
efektivitas dapat dijelaskan bahwa efektivitas suatu program dapat dilihat dari aspekaspek antara lain:
1. Aspek tugas atau fungsi, yaitu lembaga dikatakan efektivitas jika melaksanakan
tugas atau fungsinya, begitu juga suatu program pembelajaran akan efektiv jika
tugas dan fungsinya dapat dilaksanakan dengan baik dan peserta didik belajar
dengan baik;
2. Aspek rencana atau program, yang dimaksud dengan rencana atau program disini
adalah rencana pembelajaran yang terprogram, jika seluruh rencana dapat
dilaksanakan maka rencana atau progarm dikatakan efektif;
3. Aspek ketentuan dan peraturan, efektivitas suatu program juga dapat dilihat dari
berfungsi atau tidaknya aturan yang telah dibuat dalam rangka menjaga
berlangsungnya proses kegiatannya. Aspek ini mencakup aturan-aturan baik yang
berhubungan dengan guru maupun yang berhubungan dengan peserta didik, jika
aturan ini dilaksanakan dengan baik berarti ketentuan atau aturan telah berlaku
secara efektif;
4. Aspek tujuan atau kondisi ideal, suatu program kegiatan dikatakan efektif dari
sudut hasil jika tujuan atau kondisi ideal program tersebut dapat dicapai.
13
Universitas Sumatera Utara
e. Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas
Menurut Richards M. Steers Dalam mencapai efektivitas suatu organisasi sangat
dipengaruhi oleh berbagai faktor yang berbeda-beda tergantung pada sifat dan bidang
kegiatan atau usaha suatu organisasi. Adapun faktor yang berpengaruh terhadap efektivitas
organisasi yaitu :
1. Karakteristik Organisasi
Karakteristik organisasi terdiri dari struktur dan teknologi. Struktur diartikan sebagai
hubungan yang relatif tetap sifatnya, merupakan cara suatu organisasi menyusun
orang-orangnya untuk menciptakan sebuah organisasi yang meliputi faktor-faktor
seperti deentralisasi pengendalian, jumlah spesialisasi pekerjaan, cakupan perumusan
interaksi antar pribadi dan seterusnya. Secara singkat struktur diartikan sebagai cara
bagaimana orang-orang akan dikelompokkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Teknologi menyangkut mekanisme suatu organisasi untuk mengubah masukan
mentah menjadi keluaran jadi. Teknologi dapat memiliki berbagai bentuk, termasuk
variasi-variasi dalam proses mekanisme yang digunakan dalam produksi, variasi
dalam pengetahuan teknis yang dipakai untuk menunjang kegiatan menuju sasaran.
Ciri organisasi yang berupa struktur organisasi meliputi faktor luasnya desentralisasi.
Faktor ini akan mengatur atau menentukan sampai sejauh mana para anggota
organisasi dapat mengambil keputusan. Faktor lainnya yaitu spesialisasi pekerjaan
yang membuka peluang bagi para pekerja untuk mengembangkan diri dalam bidang
keahliannya sehingga tidak mengekang daya inovasi mereka.
2.
Karakteristik Lingkungan
Karakteristik lingkungan ini mencakup dua aspek yaitu internal dan eksternal.
Lingkungan internal dikenal sebagai iklim organisasi. Yang meliputi macam-macam
atribut lingkungan yang mempunyai hubungan dengan segi-segi dan efektivitas
14
Universitas Sumatera Utara
khususnya atribut lingkungan yang mempunyai hubungan dengan segi-segi tertentu
dari efektivitas khususnya atribut diukur pada tingkat individual.
Lingkungan eksternal adalah kekuatan yang timbul dari luar batas organisasi yang
memperngaruhi keputusan serta tindakan di dalam organisasi seperti kondisi ekonomi,
pasar dan peraturan pemerintah. Hal ini mempengaruhi: derajat kestabilan yang relatif
dari lingkungan, derajat kompleksitas lingkungan dan derajat kestabilan lingkungan.
Steers (1985: 111) menyimpulkan dari penelitian yang dilakukan para ahli bahwa
keterdugaan,
persepsi
dan
reasionalitas
merupakan
faktor
penting
yang
mempengaruhi hubungan lingkungan. Dalam hubungan terdapat suatu pola dimana
tingkat keterdugaan dari keadaam lingkungan disaring oleh para pengambil keputusan
dalam organisasi melalui ketetapan persepsi yang tepat mengenai lingkungan dan
pengambilan keputusan yang sangat rasional akan dapat memberikan sumbangan
terhadap efektivitas organisasi.
3. Karakteristik Pekerja
Karakteristik pekerja berhubungan dengan peranan perbedaan individu para pekerja
dalam hubungan dengan efektivitas. Para individu pekerja mempunyai pandangan
yang berlainan, tujuan dan kemampuan yang berbeda-beda pula. Variasi sifat pekerja
ini yang sedang menyebabkan perilaku orang yang berbeda satu sama lain. Perbedaan
tersebut mempunyai pengaruh langsung terhadap efektivitas organisasi. Dua hal
tersebut adalah rasa keterikatan terhadap organisasi dan prestasi kerja individu.
4. Kebijakan dan praktek manajemen
Karena manajer memainkan peranan sentral dalam keberhasilan suatu organisasi
melalui perencanaan, koordinasi dan memperlancar kegiatan yang ditujuan ke arah
sasaran. Kebijakan yang baik adalah kebijakan tersebut secara jelas membawa kita ke
arah tujuan yang diinginkan. Kebijakan harus dipahami tidak berarti bahwa kebijakan
15
Universitas Sumatera Utara
harus ditulis (Amstrong, 1993: 49). Pada intinya manajemen adalah tentang
memutuskan apa yang harus dilakukan kemudian melaksanakannya melalui orangorang (Amstrong, 1993: 14). Definisi ini menekankan bahwa dalam organisasi
merupakan sumber daya terpenting.
Dari faktor kebijakan dan praktek manajemen ini, sedikitnya diindentifikasikan
menjadi enam variabel yang menyumbang efektivitas yaitu: 1) penyusunan tujuan
strategis, 2) pencarian dan pemanfaatan sumber daya, 3) menciptakan lingkungan
prestasi, 4) proses komunikasi, 5) kepemimpinan dan pengambilan keputusan dan 6)
inovasi dan adaptasi.
Dari keempat faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi yang
dinyatakan oleh Steers tersebut dapat dijelaskan secara ringkas bahwa:
1. struktur yang dibangun dan teknologi yang digunakan dalam organisasi
akan sangat berpengaruh terhadap proses dan pencapaian tujuan
2.
organisasi sebagai organisasi yang terbuka, kelangsungan hidupnya akan
sangat tergantung kepada lingkungan sekitarnya baik yang berada di dalam
organisasi maupun diluar organisasi
3. bahwa manusia sebagai unsur penting dari organisasi memiliki
kemampuan, pandangan motivasi dan budaya yang berbeda
4.
kebijakan dan praktek manajemen yang ditetapkan oleh pimpinan dalam
mengatur dan mengendalikan organisasi sangat berpengaruh bagi
organisasi maupun bagi pencapaian tujuan
2. Konsep Pelayanan Publik
a. Pengertian Pelayanan Publik
Menurut Kamus Bahasa Indonesia, pelayanan memiliki tiga makna yaitu, (1)
perihal atau cara melayani; (2) usaha melayani kebutuhan orang lain dengan
16
Universitas Sumatera Utara
memperoleh imbalan (uang); (3) kemudahan yang diberikan sehubungan dengan jual
beli barang dan jasa.
Pelayanan publik atau pelayanan umum dapat didefenisikan sebagai segala
bentuk jasa pelayanan, baik dalam bentuk barang publik ataupunjasa pulik yang pada
prinsipnya menjadi tanggung jawab dan dilaksanakan oleh instansi pemerintah di
pusat, di daerah, dan dilingkungan Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha
Milik Daerah, dalam upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka
pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan (Ratminto dan Atik Septi
Winarsih, 2007:4-5)
Pelayanan publik atau pelayanan umum menurut Sadu Wasistiono (2001: 5151) adalah pemberian jasa baik oleh pemerintah, pihak swasta atas nama pemerintah
atau pihak swasta kepada masyarakat, dengan atau tanpa pembayaran guna
memenuhi kebutuhan dan atau kepentingan masyarakat.
Menurut Kepmenpan Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003, memberikan pengertian
pelayanan publik yaitu segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh
penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima
pelayanan maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dari beberapa pengertian pelayanan publik yang telah diuraikan, dalam
konteks pemerintah daerah pelayanan publik dapat disimpulkan sebagai pemberian
layanan atau melayani keperluan orang atau masyarakat dan atau organisasi lain yang
mempunyai kepentingan pada organisasi itu, sesuai dengan aturan pokok atau tata
cara yang ditentukan dan ditujukan untuk memberikan kepuasan kepada penerima
pelayanan.
17
Universitas Sumatera Utara
b. Tujuan Pelayanan Publik
Tujuan pelayanan publik (Juliantara 2005;10) adalah memuaskan atau sesuai
dengan keinginan masyarakat/pelanggan pada umumnya. Untuk mencapai hal ini
diperlukan kualitas pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan
masyarakat. Kualitas/mutu pelayanan adalah kesesuaian antara harapan dan
keinginan dengan kenyataan. Dan Hakekat dari pelayanan publik adalah pemberian
pelayanan prima kepada masyarakat yang merupakan perwujudan kewajiban
aparatur pemerintah sebagai abdi masyarakat.
c. Klasifikasi Pelayanan Publik
Pelayanan publik yang harus diberikan oleh pemerintah dapat diklasifikasikan
kedalam dua kategori utama, yaitu: pelayanan kebutuhan dasar dan pelayanan umum.
Mahmudi (2005: 2005-210) menjelaskannya sebagai berikut :
1. Pelayanan Kebutuhan Dasar
Pelayanan kebutuhan dasar yang harus diberikan oleh pemerintah meliputi :
kesehatan, pendidikan dasar, dan bahan kebutuhan pokok masyarakat
a. Kesehatan
Kesehatan merupakan salah satu kebutuhan dasar masyarakat, maka
kesehatan adalah hak bagi setiap warga masyarakat yang dilindungi oleh
Undang-Undang Dassar. Setiap negara mengakui bahwa kesehatan menjadi
modal terbesar untuk mencapai kesejahteraan. Oleh karena itu, perbaikan
pelayanan kesehatan pada dasarnya merupakan suatu investasi sumber daya
manusia untuk mencapai masyarakat yang sejahtera.
18
Universitas Sumatera Utara
b. Pendidikan Dasar
Pendidikan merupakan suatu bentuk investasi sumber daya manusia. Masa
depan suatu bangsa akan sangat ditentukan oleh seberapa besar perhatian
pemerintah terhadap pendidikan masyarakat. Pendidikan dasar pada dasarnya
merupakan kewajiban pemerintah untuk menyelenggarakannya. Idealnya
pemerintah mensubsidi penuh pendidikan dasar ini sehingga tidak ada alasan
bagi masyarakat untuk tidak mendapatkan pendidikan.
c. Bahan Kebutuhan Pokok
Selain kesehatan dan pendidikan dasar, pemerintah juga harus memberikan
pelayanan dasar yang lain, yaitu bahan kebutuhan pokok. Misalnya: beras,
garam, minyak goreng, dan lainnya.
Dalam hl penyediaan bahan pokok, pemerintah perlu menjamin stabilitas
harga kebutuhan pokok masyarakat dan menjaga ketersediaan dipasar
maupun digudang dalam bentuk cadangan atau persediaan.
d. Pelayanan Umum
Pelayanan umum yang harus diberikan pemerintah terbagi dalam tiga
kelompok yaitu : pelayanan administratif, pelayanan barang, dan pelayanan
jasa.
1. Pelayanan Administratif
Pelayanan administratif adalah pelayan berupa penyediaan bentuk
dokumen yang dibutuhkan oleh publik, misalnya : pembuatan kartu tanda
penduduk (KTP), sertifikat tanah, akta kelahiran, akta kematian, dan
sebagainya.
19
Universitas Sumatera Utara
2. Pelayanan barang
Pelayanan barang adalah pelayanan yang menghasilkan berbagai bentuk
atau jenis barang yang menjadi kebutuhan publik, misalnya : jaringan
telpon, pnyediaan tenaga listrik, penyediaan air bersih.
3. Pelayanan Jasa
Pelayanan jasa adalah pelayanan yang menghasilkan berbagai bentuk jasa
yang dibutuhkan publik, misalnya : pendidikan tinggi dan menengah,
pemeliharaan kesehatan, penyelenggaraan transportasi, jasa pos, pelayanan
sosial, dan sebagainya.
d. Standar Pelayanan Publik
Setiap penyelenggaraan pelayanan publik harus memiliki standar pelayanan,
sebagai jaminanadanya kepastian bagi pemberi didalam pelaksanaan tugas dan
fungsinya dan bagi penerima pelayanan dalam proses pengajuan permohonannya.
Standar pelayanan merupakan ukuran yang dibakukan dalam penyelenggaraan
pelayanan publik sebagai pedoman yang wajib ditaati dan dilaksanakan oleh
penyelenggara pelayanan, dan menjadi pedoman bagi penerima pelayanan dalam
proses pengajuan permohonan, serta sebagai alat control masyarakat dan atau
penerima layanan atas kinerja penyelenggaraan pelayananan.
Standar pelayanan publik menurut keputusan menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003, sekurang-kurangnya meliputi :
1. Prosedur pelayanan
Prosedur pelayanan yang dibakukan bagi pemberi dan penerima pelayanan
termasuk pengaduan
2. Waktu penyelesaian
20
Universitas Sumatera Utara
Waktu penyelesaian yang ditetapkan sejak saat pengajuan permohonan sampai
dengan penyelesaian pelayanan termasuk pengaduan
3. Biaya pelayanan
Biaya atau tarif pelayanan termasuk rincian yang ditetapkan dalam proses
pemberian pelayanan
4. Produk pelayanan
Hasil pelayanan yang akan diterima sesuai dengan ketentuan yang telah
ditetapkan
5. Sarana dan prasarana
Penyediaan sarana dan prasarana pelayanan yang memadai oleh penyelenggara
pelayanan publik
6. Kompetensi petugas pelayanan
Kompetensi petugas pemberi pelayanan harus ditetapkan dengan tepat
berdasarkanpengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap, dan perilaku yang
dibutuhkan.
e. Asas-Asas Pelayanan Publik
Dalam memberikan pelayanan publik, istansi penyedia pelayanan publik harus
memperhatikan asas pelayanan publik.
Asas-assas pelayanan publik menurut keputusan menpan nomor 63/2003 yaitu :
1. Transparansi
Bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhan
dan disediakan secara memadai serta mudah dimengerti.
2. Akuntabilitas
Dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
21
Universitas Sumatera Utara
3. Kondisional
Sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan
tetap berpegang pada prinsip efektivitas dan efisiensi.
4. Partisipatif
Mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik
dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat.
5. Kesamaan Hak
Tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku, ras, agama, golongan
gender dan status ekonomi.
6. Keseimbangan hak dan kewajiban
Pemberi dan penerima pelayanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban
masing-masing pihak.
Sedangkan menurut pasal 4 UU No. 25/2009, penyelenggaraan pelayanan publik
berasaskan :
1. Kepentingan umum
2. Kepastian hukum
3. Kesamaan hak
4. Keseimbangan hak dan kewajiban
5. Keprofesionalan
6. Partisipatif
7. Persamaan perlakuan / tidak diskriminatif
8. Keterbukaan
9. Akuntabilitas
22
Universitas Sumatera Utara
10. Fasilitas dan perlakuan khusus bagi kelompok rentan
11. Ketepatan waktu
12. Kecepatan, kemudahan, dan keterjangkauan.
f. Pola Penyelenggaraan Pelayanan Publik
Adapun bentuk dan sifat penyelenggaraan pelayanan publik harus mengandung sendisendi : kesederhanaan, kejelasan, kepastian, keamanan, keterbukaan, efisiensi,
ekonomis, keadilan, dan ketepatan waktu.
1. Kesederhanaan
Yang dimaksud dengan kesederhanaan yaitu meliputi mudah, lancar, cepat,
tidak berbelit-belit, mudah dipahami, dan mudah dilaksanaka.
2. Kejelasan dan kepastian
Arti adanya kejelasan dan kepastian disini adalah hal-hal yang berkkaitan dengan:
a. Prosedur atau tatacara pelayanan umum
b. Persyaratan pelayanan umum, baik teknis maupun aministratif
c. Unit kerja dan atau pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam
memberikan pelayanan umum
d. Rincian biaya/tarif pelayanan umum dan tata cara pembayarannya
e. Jadwal waktu penyelesaian pelayanan umum
f. Hak dan kewajiban, baik bagi pemberi pelayanan maupun penerima
pelayanan berdasarkan bukti-bukti penerimaan permohonan/kelengkapannya,
sebagai alat untuk memastikan pemrosesan pelayanan
g. Pejabat yang menerima keluhan masyarakat
23
Universitas Sumatera Utara
3. Keamanan
Artinya bahwa dalam proses dan hasil pelayanan umum dapat memberikan
keamanan dan kenyamanan serta dapat memberikan kepastian hukum
4. Keterbukaan
Bahwa prosedu/tatacara, persyaratan, satuan kerja atau pejabat penanggung
jawab pemberi peayanan, waktu penyelesaian dan incian biaya atau tarif dan halhal lain yang berkaitan dengan proses pelayanan publik wajib diinformasikan serta
terbuka agar mudah diketahui dan dipahami masyrakat, baik diminta maupun
tidak diminta
5. Efisien
Yang dimaksud dengan efisien adalah:
a. Persyaratan pelayanan publik hanya dibatasi pada hal-hal yang berkaitan
langsung dnegan pencapaian sasaran pelayanan dengan tetap memperhatikan
keterpaduan antara persyaratan dan dengan produk pelayanan publik yang
diberikan
b. Dicegah adanya pengulangan pemenuhan elengkapan,persyaratan dalam hal
proses pelayanannya mempersyaratkan kelengkapan syarat dari satuan
kerja/instansi pemerintah lain yang terkait
6. Ekonomis
Dalam arti pengenaan biaya pelayanan publik harus ditetapkan secara wajar
dengan meperhatikan:
a. Nilai barang dan atau jasa pelayanan publik dan tidak menuntut biaya yang
tinggi diluar kewajaran
b. Kondisi dan kemampuan masyarakat untuk membayar secara umum
c. Ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
24
Universitas Sumatera Utara
7. Keadilan
Keadilan yang dimaksud adalah keadilan yang merata, dalam arti
cakupan/jangkauan pelayanan publik harus diusahakanseluas mungkin dengan
distribusi yang merata dan diperlakukan secara adil.
8. Ketepatan waktu
Yang dimaksud dengan ketepatan waktu disini adalah dalam pelaksanaan
pelayanan publik dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan.
3. Akta Kelahiran
a. Pengertian Akta Kelahiran
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia akta kelahiran merupakan surat tanda
bukti berisi pernyataan (keterangan, pengakuan, keputusan, dan sebagainya) tentang
peristiwa hukum yang dibuat menurut peraturan yang berlaku, disaksikan dan
disahkan oleh pejabat resmi.
Akta Kelahiran adalah salah satu dokumen penting bagi seseorang dalam
kaitannya dengan pengurusan layanan publik lainnya yang berhubungan dengan
catatan sipil. Dikutip dari salah satu situs layanan publik, Akta Kelahiran bermakna
sebagai “Bukti Sah mengenai Status dan Peristiwa Kelahiran Seseorang yang
dikeluarkan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil”. Dengan demikian Akta
Kelahiran adalah bukti autentik tentang kelahiran seseorang yang menerangkan
tentang asal usul dan jati diri seseorang. Hal ini diatur oleh perundang-undangan
yang berlaku dengan dasar hukum Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2002 tentang
Perlindungan Anak.
25
Universitas Sumatera Utara
b. Manfaat Akta Kelahiran
Manfaa dari akta kelahiran yaitu :
1. merupakan bukti awal kewarganegaraan dan identitas diri pertama yang dimiliki
anak.
2. akta kelahiran sebagai bukti otentik serta memiliki kekuatan hukum yang
sempurna atas jati diri seseorang
Selain itu manfaat Akta Kelahiran Menurut Undang-Undang No. 1 Tahun
1974:
1. Sebagai wujud pengakuan negara mengenai status individu, status perdata, dan
status kewarganegaraan seseorang.
2. Sebagai dokumen/bukti sah mengenai identitas seseorang.
3. Sebagai bahan rujukan penetapan identitas dalam dokumen lain, misalnya ijazah.
4. Masuk sekolah TK sampai perguruan tinggi.
5. Melamar pekerjaan, termasuk menjadi anggota TNI dan POLRI.
6. Pembuatan KTP, KK dan NIK.
7. Pembuatan SIM.
8. Pembuatan pasport.
9. Pengurusan tunjangan keluarga.
10. Pengurusan warisan.
11. Pengurusan beasiswa.
12. Pengurusan pensiun bagi pegawai.
13. Melaksanakan pencatatan perkawinan.
14. Melaksanakan ibadah haji.
15. Pengurusan kematian.
26
Universitas Sumatera Utara
16. Pengurusan perceraian.
17. Pengurusan pengakuan anak.
18. Pengurusan pengangkatan anak/adopsi.
c. Jenis-jenis Akta Kelahiran
Akta Kelahiran yang diterbitkan oleh Kantor Catatan Sipil (Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil) ada 3 (tiga) macam, yaitu :
1. Akta Kelahiran Umum
Akta kelahiran umum adalah Akta kelahiran yang dibuat berdasarkan laporan
kelahiran dari penduduk kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
(Disdukcapil), paling lambat 60 hari sejak tanggal kelahiran.
2. Akta Kelahiran Dispensasi
Akta Kelahiran Dispensasi adalah Akta Kelahiran yang dibuat berdasarkan
laporan kelahiran tetapi telah melampaui batas waktu pelaporan kelahiran yaitu,
60 hari sejak tanggal kelahiran.
3. Akta Kelahiran Pengadilan
Akta Kelahiran ini adalah Akta Kelahiran yang dibuat berdasarkan laporan
kelahiran yang melampaui batas waktu 1 tahun sejak tanggal kelahiran,
pencatatannya dilaksanakan berdasarkan Penetapan Pengadilan Negeri. Akta
Kelahiran jenis ini tentu memiliki prosedur pengurusan yang lebih rumit, dan
memakan waktu yang lebih lama dibanding Akta kelahiran yang lain.
d. Prosedur Pembuatan Akta Kelahiran
prosedur untuk mengurus dan membuat Akta Kelahiran tentu berbeda-beda, ini
terkait dengan jenis Akta Kelahiran yang akan diterbitkan yang juga berbeda-beda.
27
Universitas Sumatera Utara
Untuk jenis Akta Kelahiran Dispensasi dan Akta Kelahiran Umum, mekanisme yang
berlaku sesuai dengan peraturan yang ada adalah sebagai berikut :
1.
Pemohon datang dengan membawa persyaratan terlampir ke loket Pelayanan
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
2.
Mengisi formulir pendaftaran bermaterai yang sudah di sediakan di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil
3.
Pemohon menandatangani buku register akta kelahiran beserta 2 Orang saksi, hal
ini berlaku bagi anda yang melakukan pembuatan Akta Kelahiran Dispensasi
Sedangkan Mekanisme dan Prosedur pembuatan Akta Kelahiran Pengadilan adalah
sebagai berikut:
1.
Pemohon datang langsung ke Pengadilan Negeri Kota/Kabupaten setempat untuk
mendapatkan Penetapan dari Pengadilan Negeri
2.
Penetapan Pengadilan Negeri ini biasanya membutuhkan waktu paling cepat
sekitar 1 minggu dari tanggal permohonan
3.
Pemohon membawa persyaratan terlampir dan Penetapan Pengadilan Negeri ke
loket Pelayanan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, proses ini sama
dengan prosedur dan mekanisme pada permohonan pembuatan Akta Kelahiran
Umum dan Dispensasi
4.
Pemohon mengisi formulir pendaftaran bermaterai yang sudah disediakan di
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
5.
Pemohon menandatangani buku register akta kelahiran beserta 2 Orang saksi
28
Universitas Sumatera Utara
F. Defenisi Konsep
Konsep adalah sejumlah pengertian atau karakteristik yang dikaitkan dengan peristiwa,
objek, kondisi, situasi, dan perilaku tertentu. Secara sederhana konsep adalah pendapat abstrak
yang digeneralisasi dari fakta tertentu. Konsep sangat menentukan sukses atau tidaknya suatu
riset yang tergantung dari:
1. Seberapa jelas kita mengkonseptualisasikan sesuatu
2. Seberapa jauh orang lain dapat memamahami konsep yang kita pergunakan.
Adapun tujuan defenisi konsep adalah sebagai kerangka berfikir agar tidak terjadi
timpang tindih atas variabel yang menjadi objek peneliti. Dalam penelitian ini menjelaskan
efektivitas pelayanan publik dalam pembuatan akta kelahiran di dinas kependudukan dan
pencatatan sipil. Oleh karena itu yang menjadi defenisi konsep dalam penelitian ini yaitu:
1. Efektivitas kerja yaitu penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah
ditentukan atau kemampuan berhasilnya suatu pekerjaan yang dilakukan oleh
manusia untuk memberikan hasil yang diharapkan.
2. Pelayanan publik merupakan suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang
individu, pegawai yang bersangkutan untuk memberikan pelayanan dan hasilnya
benar-benar dirasakan manfaatnya oleh masyarakat.
3. Akta kelahiran merupakan surat yang dikeluarkan oleh dinas kependudukan dan
catatan sipil yang dapat digunakan untuk urusan tertentu.
Untuk mengukur Efektivitas Pelayanan Publik dalam Pembuatan Akta
Kelahiran di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Padang Pariaman
penelitian memasukan sejumlah indikator maupun faktor yang mempengaruhi
efektivitas pelayanan publik sesuai dengan standar pelayanan menurut Keputusan
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : 63/KEP/PAN/7/2003 yaitu:
29
Universitas Sumatera Utara
1. Prosedur pelayanan
Prosedur pelayanan yang dibakukan bagi pemberi dan penerima pelayanan
termasuk pengaduan
2. Waktu penyelesaian
Waktu penyelesaian yang ditetapkan sejak saat pengajuan permohonan sampai
dengan penyelesaian pelayanan termasuk pengaduan
3. Biaya pelayanan
Biaya atau tarif pelayanan termasuk rincian yang ditetapkan dalam proses
pemberian pelayanan
4. Produk pelayanan
Hasil pelayanan yang akan diterima sesuai dengan ketentuan yang telah
ditetapkan
5. Sarana dan prasarana
Penyediaan sarana dan prasarana pelayanan yang memadai oleh penyelenggara
pelayanan publik
6. Kompetensi petugas pelayanan
Kompetensi petugas pemberi pelayanan harus ditetapkan dengan tepat
berdasarkanpengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap, dan perilaku yang
dibutuhkan.
G. Sistematika Penulisan
BAB I
: PENDAHULUAN
Bab ini memuat latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian,
maanfaat penelitian, kerangka teori, defenisi konsep dan sistematika
penulisan.
30
Universitas Sumatera Utara
BAB II
: METODE PENELITIAN
Bab ini memuat bentuk penelitian, lokasi penelitian, informasi penelitian,
teknik pengumpulan data dan teknis analisis data yang digunakan dalam
penelitian.
BAB III : DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
Bab ini memuat tentang gambaran atau karakteristik lokasi peneliitian.
BAB IV : PENYAJIAN DATA
Bab ini memuat hasil penelitian yang diperoleh dari lapangan dan
dokumentasi yang akan dianalisis, serta memuat pembahasan atau
interpretasi dari data-data yang disajikan pada bab sebelumnya.
BAB V
: ANALISIS DATA
Bab ini memuat analisis data yang telah diperoleh selama melakukan
penelitian dilapangan dan memberikan interprestasi atas permasalahan yang
diteliti.
BAB VI : PENUTUP
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran-saran yang dianggap perlu sebagai
rekomendasi kebijakan.
31
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada dasarnya semua masyarakat membutuhkan pelayanan, bahkan dapat dikatakan
bahwa pelayanan tidak dapat dipisahkan dengan kehidupan masyarakat. Pelayanan
merupakan cara melayani, membantu, menyikapi, mengurus, menyelesaikan keperluan
kebutuhan seorang individu atau kelompok. Pelayanan yang diberikan kepada publik adalah
hal terpenting yang perlu diperhatikan dalam suatu instansi baik itu instansi pemerintah
mauun instansi swasta. Kualitas pelayanan yang diberikan kepada masyarakat mennetukan
kesetiaan masyarakat terhadap instansi yang bersangkutan. Dan kegiatan pelayanan pada
dasarnya menyangkut pemenuhan suatu hak, Seperti yang dilaksanakan pada instansi
pemerintah di pusat, daerah, dan lingkungan Badan Usaha Milik Negara (BUMN), Badan
Usaha Milik Daerah dalam bentuk barang dan jasa baik dalam rangka upaya pemenuhan
kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan perundang undangan.
Menurut undang-undang No. 25 tahun 2009 tentang pelayanan publik, pelayanan
publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan
pelayanan sesuai peratuan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas
barang, jasa, dan atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggaraan
pelayanan publik.
Dalam sejarah perjalanan administrasi publik, pelayanan publik semula dipahami
secara sederhana sebagai pelayanan yang diselenggarakan oleh pemerintah. Semua barang
dan jasa yang diselenggarakan oleh pemerintah kemudian disebut sebagai pelayanan publik.
1
Universitas Sumatera Utara
Literatur terdahulu umumnya menjelaskan bahwa pemerintah pada masa itu hanya peduli
untuk menyelenggarakan pelayanan yang menjadi barang publik atau pelayanan yang
menurut kesepakatan politik dan pertimbangan moral dinilai penting bagi kehidupan
warganya. Namun ketika telah terjadi perubahan peran pemerintah dan non-pemerintah
dalam penyelenggaraan layanan yang menjadi hajat hidup orang banyak dalam era sekarang
ini maka definisi pelayanan publik seperti yang telah disebutkan diatas perlu dipikirkan
kembali.
Pelayanan publik cenderung menjadi konsep yang sering digunakan oleh banyak pihak,
baik dari kalangan praktisi maupun ilmuwan, dengan makna yang berbeda-beda. Dalam
kehidupan politik, perbaikan pelayanan publik juga sangat berimplikasi luas khususnya
dalam memperbaiki tingkat kepercayaan kepada pemerintah. Berbagai pelayanan
administratif, seperti pelayanan KTP (Kartu Tanda Penduduk) dan akte kelahiran merupakan
pelayanan yang diselenggarakan untuk menjamin hak dan kebutuhan dasar warga negara.
Pelayanan KTP (Kartu Tanda Penduduk) dan akte kelahiran sangat vital dalam kehidupan
warga karena keduanya menjamin keberadaan, identitas warga, dan hak-hak sipil lainnya.
Pelayanan seperti itu tentu sangat penting dan menjadi bagian dari pelayanan publik yang
harus diselenggarakan oleh negara.
Ada beberapa jenis pelayanan publik yang diberikan aparatur kepada masyarakat, mulai
dari urusan akta kelahiran sampai dengan urusan surat kematian atau yang dikenal dengan
istilah catatan sipil. Catatan sipil juga merupakan suatu catatan yang menyangkut kedudukan
hukum seseorang. Bahwa untuk dapat dijadikan dasar kepastian hukum seseorang maka data
atau catatan peristiwa penting seseorang seperti perkawinan, perceraian, kelahiran, kematian,
pengakuan anak dan pengesahan anak, perlu didaftarkan ke Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil adalah suatu lembaga resmi pemerintah
yang menangani hal-hal yang menyangkut peristiwa kependudukan yang sengaja diadakan
2
Universitas Sumatera Utara
oleh pemerintah, dan bertugas untuk mencatat, mendaftarkan serta membukukan selengkap
mungkin setiap peristiwa penting bagi status keperdataan seseorang.
Dari berbagai pelayanan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil tersebut salah satunya
adalah pelayanan terhadap kelahiran yaitu pembuatan akta kelahiran yang mana akta
kelahiran itu sendiri menjadi penting bagi masyarakat karena merupakan bukti yang kuat dan
sah secara hukum atas kelahiran seseorang, dan juga akta kelahiran ini berguna untuk
keperluan anak nanti, misalnya syarat untuk mendaftarkan anak ke sekolah dan sebagai bukti
yang sah atas anak itu sendiri atau legalitas terhadap anak tersebut. Pentingnya akta kelahiran
tersebut tidak langsung membuat semua masyarakat merasa harus membuat akta kelahiran
sehingga dibutuhkan juga motivasi atau dorongan yang diberikan kepada masyarakat tersebut
agar mengetahui pentingnya akta kelahiran dan segera membuat akta kelahiran tersebut.
Sampai saat ini masih banyak penduduk yang mengabaikan atau kurang paham akan
pentingnya Akta Kelahiran. Akta Kelahiran wajib dimiliki bagi penduduk yang mengalami
peristiwa kelahiran dan Akta Kelahiran sangat penting untuk menentukan status hukum
seseorang. Di bidang pencatatan kelahiran ini, Indonesia masih tertinggal dibandingkan
negara-negara tetangga seperti Malaysia, Singapura, dan Filiphina. Di negara-negara tersebut
tingkat pencatatan kelahiran sudah 95% dari jumlah anak yang lahir. Sementara di Indonesia,
menurut laporan penelitian yang dilaksanakan BPS (Badan Pusat Statistik) bahwa baru 30,6%
anak-anak berusia di bawah lima tahun yang tercatat atau memiliki Akta Kelahiran.
Di kabupaten Padang Pariaman berdasarkan
jumlah penduduk pada tahun 2016
sebanyak 472,011 jiwa, yang memiliki akte kelahiran yaitu sebanyak 300,091 jiwa. Padahal
biaya kepengurusan akta kelahiran sudah digratiskan. Seluruh peristiwa penting yang terjadi
dalam keluarga perlu didaftarkan dan dibukukan, sehingga baik yang bersangkutan maupun
orang lain yang berkepentingan mempunyai bukti yang autentik tentang peristiwa-peristiwa
tersebut agar kedudukan hukum seseorang menjadi tegas dan jelas.
3
Universitas Sumatera Utara
Dengan demikian dibutuhkan sebuah pola penyelenggaraan pelayanan publik dalam
suatu lembaga terkait yang dapat mempengaruhi efektiv atu tidaknya pelayanan lembaga
tertentu dalam hal ini Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Padang Pariaman.
Pentingnya suatu pelayanan di suatu instansi manapun harus mengutamakan kualitas dari
pelayanan itu sendiri baik di instansi swasta maupun di pemerintahan. Pentingnya kualitas
pelayanan itu sendiri banyak membawa dampak, dengan pelayanan yang baik di suatu
instansi dapat memajukan instansi itu sendiri dan tercapainya kualitas pelayanan itu sendiri.
Dalam pemberian pelayanan publik bagi masyarakat, adalah yang penting untuk dapat
mengukur sejauh mana pelayanan tersebut bagi masyarakat, apakah pelayanan yang
diberikan berkualitas atau tidak berkualitas. Hal ini menjadi sangat penting untuk dilakukan
agar menjadi bahan perbaikan dan pengembangan bagi pihak pemberi layanan maupun
masyarakat sebagai penerima layanan.
Tingkat kepuasan masyarakat merupakan suatu indikator yang berpengaruh
keberhasilan pelayanan publik, jika semakin besar manfaat yang dirasakan masyarakat,
semakin bagus pula kualitas layanan yang dilaksanakan oleh aparat sebaliknya tingkat
kepuasan yang rendah mengindikasikan buruknya sistem pelayanan aparat publik.
Namun pada kenyataannya masih banyak terdapat permasalahan yang berkaitan
dengan pemberian pelayanan kepada masyarakat.
sepenuhnya
Dimana
aparat
pemerintah
belum
memberikan pelayanan yang memuaskan kepada masyarakat, apa yang
dilakukan hanyalah bentuk pelayanan yang didasari oleh kewajiban sebagai pekerja
pemerintah bukan sebagai abdi masyarakat.
Kualitas pelayanan publik yang dilakukan pemerintah seringkali dianggap sebagai
cermin dan kualitas birokrasi secara umum. Salah satu pelayanan yang dilakukan oleh
pemerintahan kepada masyarakat yaitu pelayanan administratif dibidang kependudukan.
Penyelenggaraan administratif kependudukan diarahkan pada pemenuhan hak asassi setiap
4
Universitas Sumatera Utara
orang dibidang pelayanan administratif kependudukan, peningkatan kesadaran penduduk dan
kewajibannya untuk ikut serta dalam pelaksanaan administrasi kependudukan, pemenuhan
data statistik kependudukan, serta dukungan terhadap perencanaan pembangunan
kependudukan secara nasional guna meningkatkan pemberian pelayanan publik tanpa
diskriminasi.
Beberapa kasus yang terjadi dalam pelayanan publik yang sering dialami oleh
masyarakat seperti prosedur yang berbelit-belit dalam pengurusan surat-surat tertentu, biaya
yang tidak jelas sehingga menimbulkan banyaknya pungli, dan pelayanan yang sulit untuk
diakses.
Maka dari itu Pelayanan yang merupakan tugas utama bagi aparatur negara sebagai
abdi negara dan abdi masyarakat harusla diperbaiki. Dalam mengahadapi era globalisasi yang
penuh tantangan dan peluang, aparatur negara sebagai pelayan masyarakat yang memberikan
pelayanan yang jauh lebih baik lagi. Pelayanan yang diberikan kepada masyarakat setiap
harinya haruslah pelayanan publik yang berkualitas.
Karena pelayanan seperti inilah yang membuat masyarakat kurang kepercayaannya
terhadap aparatur pemerintah dan menimbulkan berbagai perspektif pada masyarakat seperti
masyarakat menganggap aparat pemerintah kurang profesional dan tidak efisien.
Dengan demikian dibutuhkan sebuah pola penyelenggaraan pelayanan publik dalam
dalam suatu lembaga terkait yang dapat mempengaruhi baik atau buruknya kulitas pelayanan
pada lembaga Dinas Pencatatan Sipil. Suatu pelayanan pada sebuah instansi pemerintah harus
mengutamakan kualitas dari pelayanan itu sendiri, karena kualitas dari pelayanan ini
memiliki dampak besar.
Sebuah pelayanan dapat dikategorikan efektif apabila masyarakat mendapatkan
kemudahan pelayanan dengan prosedur yang singkat, cepat, tepat dan memuaskan.
5
Universitas Sumatera Utara
Keberhasilan meningkatkan efektifitas pelayanan umum ditentukan oleh faktor kemampuan
pemerintah dalam meningkatkan disiplin kerja aparat pelayanan.
Di kantor Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Padang Pariaman pada
kenyataannya masih banyak dijumpai permasalaha yang berkaitan dengan pelayanan yang
diberikan kepada masyarakat seperti pelayanan pembuatan akta kelahiran. Maka dari itu
berdasarkan penjelasan diatas, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian tentang
“
Efektifitas Pelayanan Pubik Di Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Padang
Pariaman “.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas mengenai pelayanan pengurusan akta kelahiran
masih banyak didapatkan pelayana yang kurang memuaskan bagi masyarakat, maka
penulis menentukan rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimanakah
efektivitas pelayanan publik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam
memberikan pelayanan administrasi pembuatan akta kelahiran” ?
C. Tujuan penelitian
Setiap penelitian yang dilakukan tentu mempunyai tujuan yang ingin dicapai dalam
proses penyelenggaraannya. Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk menjawab
perumusan masalah yang telah dikemukankan sebelumnya yaitu untuk mengetahui
efektivitas pelayanan publik dalam memberikan pelayanan administrasi pembuatan akta
kelahiran di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kabupaten padang pariaman.
6
Universitas Sumatera Utara
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah :
1. Secara subjektif, penelitian ini berguna sebagai sarana untuk melatih dan
mengembangkan kemampuan berfikir dalam menulis karya ilmiah tentang efektifitas
pelayan publik
2. Secara praktis, penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan masukan bagi
dinas daerah yang terkait dan dijadikan salah satu sumber informasi dalam
melaksanakan fungsi pengelolaan yang menyangkut kepentingan orang banyak,
3. Secara akademis, penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan bagi
pelengkap referensi maupun perbandingan bagi mahasiswa yang ingin melakukan
penelitian dalam bidnag yang sama.
E. Kerangka Teori
Kerangka teoritis adalah suatu model yang menerangkan bagaimana hubungan
suatu teori dengan faktor‐faktor penting yang telah diketahui dalam suatu masalah
tertentu. Penyusunan teori merupakan tujuan utama dari ilmu karena teori merupakan
alat untuk menjelaskan dan memprediksi fenomena yang diteliti.
Teori selalu berdasarkan fakta, didukung oleh dalil dan proposisi. Secara defenitif,
teori harus berlandaskan fakta empiris karena tuijuan utamanya adalah menjelaskan dan
memprediksikan kenyataan atau realitas. Suatu penelitian dengan dasar teori yang baik
akan membantu mengarahkan si peneliti dalam upaya menjelaskan fenomena yang
diteliti.
Adapun kerangka teori dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Konsep Efektivitas
a. Pengertian Efektivitas
7
Universitas Sumatera Utara
Kata efektif berasal dari bahasa Inggris yaitu effective yang berarti berhasil
atau sesuatu yang dilakukan berhasil dengan baik. Menurut Harbani Pasolong
(2007:4), efektivitas pada dasarnya berasal dari kata “efek” dan digunakan istilah ini
sebagai hubungan sebab akibat. Efektivitas dapat dipandang sebagai suatu sebab dari
variabel lain. Efektivitas berarti bahwa tujuan yang telah direncanakan sebelumnya
dapat tercapai atau dengan kata sasaran tercapai karena adanya proses kegiatan.
Efektivitas adalah suatu keadaan yang menunjukkan sejauh mana rencana
dapat tercapai. Semakin banyak rencana yang dapat dicapai, semakin efektif pula
kegiatan tersebut, sehingga kata efektivitas dapat juga diartikan sebagai tingkat
keberhasilan yang dapat dicapai dari suatu cara atau usaha tertentu sesuai dengan
tujuan yang hendak dicapai. Media pembelajaran bisa dikatakan efektif ketika
memenuhi kriteria, diantaranya mampu memberikan pengaruh, perubahan atau dapat
membawa hasil. Ketika kita merumuskan tujuan instruksional, maka efektivitas dapat
dilihat dari seberapa jauh tujuan itu tercapai. Semakin banyak tujuan tercapai, maka
semakin efektif pula media pembelajaran tersebut.
Menurut Sondang dalam Othenk (2008: 4), efektivitas adalah pemanfaatan
sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar
ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang
dijalankannya. Efektivitas menunjukkan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya
sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti
makin tinggi efektivitasnya.
Sejalan dengan pendapat tersebut, Abdurahmat dalam Othenk (2008:7),
efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah
tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah
pekerjaan tepat pada waktunya. Dapat disimpulkan bahwa efektivitas berkaitan
8
Universitas Sumatera Utara
dengan terlaksananya semua tugas pokok, tercapainya tujuan, ketepatan waktu, dan
partisipasi aktif dari anggota serta merupakan keterkaitan antara tujuan dan hasil yang
dinyatakan, dan menunjukan derajat kesesuaian antara tujuan yang dinyatakan dengan
hasil yang dicapai.
Menurut Agung Kurniawan dalam bukunya Transformasi Pelayanan Publik
mendefinisikan efektivitas adalah kemampuan melaksanakan tugas, fungsi (operasi
kegiatan program atau misi) daripada suatu organisasi atau sejenisnya yang tidak
adanya tekanan atau ketegangan diantara pelaksanaannya (Kurniawan, 2005:109).
Dari beberapa pendapat di atas mengenai efektivitas, dapat disimpulkan
bahwaefektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target
(kuantitas,kualitas dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen, yang mana
targettersebut sudah ditentukan terlebih dahulu. Hal ini sesuai dengan pendapat yang
dikemukakan oleh Hidayat (1986) yang menjelaskan bahwa Efektivitas adalah suatu
ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) telah
tercapai. Dimana makin besar persentase target yang dicapai, makin tinggi
efektivitasnya.
b. Pendekatan Efektivitas
Lubis dan husain (1987:56) mengemukakan bahwa terdapat beberapa pendekatan
dalam mengukur efektifitas organisasi, yaitu :
1. Pendekatan sasaran ( goals approach), dimana pusat perhatian pada output adalah
mengukur keberhasilan organisasi untuk mencapai hasil (output) yang sesuai
dengan rencana.
9
Universitas Sumatera Utara
2. Pendekatan sumber ( recourse approach) yakni mengukur efektifitas dari input.
Pendekatan ini mengutamakan adanya keberhasilan organisasi untuk memperoleh
SDM, baik fisik maupun nonfisik yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
3. Pendekatan proses ( process approach) adalah untuk melihat sejauh mana
efektifitas pelaksanaan program dari semua kegiatan proses internal atau
mekanisme organisasi.
4. Pendekatan integrative ( integrative approach) yakni pendekatan gabungan yang
mencakup input, proses dan outpot.
c. Ukuran Efektivitas
Mengukur efektivitas organisasi bukanlah suatu hal yang sangat sederhana,
karena efektivitas dapat dikaji dari berbagai sudut pandang dan tergantung pada siapa
yang menilai serta menginterpretasikannya. Bila dipandang dari sudut produktivitas,
maka seorang manajer produksi memberikan pemahaman bahwa efektivitas berarti
kualitas dan kuantitas (output) barang dan jasa.
Tingkat efektivitas juga dapat diukur dengan membandingkan antara rencana
yang telah ditentukan dengan hasil nyata yang telah diwujudkan. Namun, jika usaha
atau hasil pekerjaan dan tindakan yang dilakukan tidak tepat sehingga menyebabkan
tujuan tidak tercapai atau sasaran yang diharapkan, maka hal itu dikatakan tidak
efektif.
Efektivitas kerja organisasi sangat tergantung dari efektivitas kerja dari orangorang yang bekerja didalamnya. Ada beberapa kriteria yang dapat digunakan untuk
mengukur efektivitas kerja dari organisasi yang memberikan pelayanan (Sondang P.
Siagian, 1996:60) antara lain :
1.
Faktor waktu
10
Universitas Sumatera Utara
Faktor waktu di sini maksudnya adalah ketepatan waktu dan kecepatan waktu
dari pelayanan yang diberikan oleh pemberi pelayanan. Hanya saja penggunaan
ukuran tentang tepat tidaknya atau cepat tidaknya pelayanan yang diberikan
berbeda dari satu orang ke orang lain. Terlepas dari penilaian subjektif yang
demikian, yang jelas ialah faktor waktu dapat dijadikan sebagai salah satu ukuran
efektivitas kerja.
2.
Faktor kecermatan
Faktor kecermatan dapat dijadikan ukuran untuk menilai tingkat efektivitas kerja
organisasi yang memberikan pelayanan. Faktor kecermatan disini adalah faktor
ketelitian dari pemberi pelayanan kepada pelanggan. Pelanggan akan cenderung
memberikan nilai yang tidak terlalu tinggi kepada pemberi pelayan, apabila
terjadi banyak kesalahan dalam proses pelayanan, meskipun diberikan dalam
waktu yang singkat.
3.
Faktor gaya pemberian pelayanan
Gaya pemberian pelayanan merupakan salah satu ukuran lain yang dapat dan
biasanya digunakan dalam mengukur efektivitas kerja. Yang dimaksud dengan
gaya disini adalah cara dan kebiasaan pemberi pelayanan dalam memberikan jasa
kepada pelanggan. Bisa saja si pelanggan merasa tidak sesuai dengan gaya
pelanggan yang diberikan oleh pemberi pelayanan. Jika berbicara tentang sesuatu
hal yang menyangkut kesesuaian, sesungguhnya apa yang dibicarakan termasuk
hal yang tidak terlepas kaitannya dengan nilai-nilai sosial yang dianut oleh orang
yang bersangkutan.
Adapun kriteria atau ukuran mengenai pencapaian tujuan efektif atau tidak,
sebagaimana dikemukakan oleh S.P. Siagian (1978:77), yaitu:
a. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai
11
Universitas Sumatera Utara
Hal ini dimaksdukan supaya karyawan dalam pelaksanaan tugas mencapai sasaran
yang terarah dan tujuan organisasi dapat tercapai.
b. Kejelasan strategi pencapaian tujuan
Telah diketahui bahwa strategi adalah “pada jalan” yang diikuti dalam melakukan
berbagai upaya dalam mencapai sasaran-sasaran yang ditentukan agar para
implementer tidak tersesat dalam pencapaian tujuan organisasi.
c. Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap
Berkaitan dengan tujuan yang hendak dicapai dan strategi yang telah ditetapkan
artinya kebijakan harus mampu menjembatani tujuan-tujuan dengan usaha-usaha
pelaksanaan kegiatan operasional.
d. Perencanaan yang matang pada hakekatnya
Berarti memutuskan sekarang apa yang dikerjakan oleh organisasi dimasa depan.
e. Penyusunan program yang tepat
Suatu rencana yang baik masih perlu dijabarkan dalam program-program
pelaksanaan yang tepat sebab apabila tidak, para pelaksana akan kurang memiliki
pedoman bertindak dan bekerja.
f. Tersedianya sarana dan prasarana kerja
Salah satu indikator efektivitas organisasi adalah kemamapuan bekerja secara
produktif. Dengan sarana dan prasarana yang tersedia dan mungkin disediakan
oleh organisasi.
g. Pelaksanaan yang efektif dan efisien
Bagaimanapun baiknya suatu program apabila tidak dilaksanakan secara efektif
dan efisien maka organisasi tersebut tidak akan mencapai sasarannya, karena
dengan pelaksanaan organisasi semakin didekatkan pada tujuannya.
h. Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik
12
Universitas Sumatera Utara
Mengingat sifat manusia yang tidak sempurna maka efektivitas organisasi
menuntut terdapatnya sistem pengawasan dan pengendalian.
d. Aspek Efektivitas
Aspek-aspek efektivitas berdasarkan pendapat Muasaroh (2010: 13),
efektivitas dapat dijelaskan bahwa efektivitas suatu program dapat dilihat dari aspekaspek antara lain:
1. Aspek tugas atau fungsi, yaitu lembaga dikatakan efektivitas jika melaksanakan
tugas atau fungsinya, begitu juga suatu program pembelajaran akan efektiv jika
tugas dan fungsinya dapat dilaksanakan dengan baik dan peserta didik belajar
dengan baik;
2. Aspek rencana atau program, yang dimaksud dengan rencana atau program disini
adalah rencana pembelajaran yang terprogram, jika seluruh rencana dapat
dilaksanakan maka rencana atau progarm dikatakan efektif;
3. Aspek ketentuan dan peraturan, efektivitas suatu program juga dapat dilihat dari
berfungsi atau tidaknya aturan yang telah dibuat dalam rangka menjaga
berlangsungnya proses kegiatannya. Aspek ini mencakup aturan-aturan baik yang
berhubungan dengan guru maupun yang berhubungan dengan peserta didik, jika
aturan ini dilaksanakan dengan baik berarti ketentuan atau aturan telah berlaku
secara efektif;
4. Aspek tujuan atau kondisi ideal, suatu program kegiatan dikatakan efektif dari
sudut hasil jika tujuan atau kondisi ideal program tersebut dapat dicapai.
13
Universitas Sumatera Utara
e. Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas
Menurut Richards M. Steers Dalam mencapai efektivitas suatu organisasi sangat
dipengaruhi oleh berbagai faktor yang berbeda-beda tergantung pada sifat dan bidang
kegiatan atau usaha suatu organisasi. Adapun faktor yang berpengaruh terhadap efektivitas
organisasi yaitu :
1. Karakteristik Organisasi
Karakteristik organisasi terdiri dari struktur dan teknologi. Struktur diartikan sebagai
hubungan yang relatif tetap sifatnya, merupakan cara suatu organisasi menyusun
orang-orangnya untuk menciptakan sebuah organisasi yang meliputi faktor-faktor
seperti deentralisasi pengendalian, jumlah spesialisasi pekerjaan, cakupan perumusan
interaksi antar pribadi dan seterusnya. Secara singkat struktur diartikan sebagai cara
bagaimana orang-orang akan dikelompokkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Teknologi menyangkut mekanisme suatu organisasi untuk mengubah masukan
mentah menjadi keluaran jadi. Teknologi dapat memiliki berbagai bentuk, termasuk
variasi-variasi dalam proses mekanisme yang digunakan dalam produksi, variasi
dalam pengetahuan teknis yang dipakai untuk menunjang kegiatan menuju sasaran.
Ciri organisasi yang berupa struktur organisasi meliputi faktor luasnya desentralisasi.
Faktor ini akan mengatur atau menentukan sampai sejauh mana para anggota
organisasi dapat mengambil keputusan. Faktor lainnya yaitu spesialisasi pekerjaan
yang membuka peluang bagi para pekerja untuk mengembangkan diri dalam bidang
keahliannya sehingga tidak mengekang daya inovasi mereka.
2.
Karakteristik Lingkungan
Karakteristik lingkungan ini mencakup dua aspek yaitu internal dan eksternal.
Lingkungan internal dikenal sebagai iklim organisasi. Yang meliputi macam-macam
atribut lingkungan yang mempunyai hubungan dengan segi-segi dan efektivitas
14
Universitas Sumatera Utara
khususnya atribut lingkungan yang mempunyai hubungan dengan segi-segi tertentu
dari efektivitas khususnya atribut diukur pada tingkat individual.
Lingkungan eksternal adalah kekuatan yang timbul dari luar batas organisasi yang
memperngaruhi keputusan serta tindakan di dalam organisasi seperti kondisi ekonomi,
pasar dan peraturan pemerintah. Hal ini mempengaruhi: derajat kestabilan yang relatif
dari lingkungan, derajat kompleksitas lingkungan dan derajat kestabilan lingkungan.
Steers (1985: 111) menyimpulkan dari penelitian yang dilakukan para ahli bahwa
keterdugaan,
persepsi
dan
reasionalitas
merupakan
faktor
penting
yang
mempengaruhi hubungan lingkungan. Dalam hubungan terdapat suatu pola dimana
tingkat keterdugaan dari keadaam lingkungan disaring oleh para pengambil keputusan
dalam organisasi melalui ketetapan persepsi yang tepat mengenai lingkungan dan
pengambilan keputusan yang sangat rasional akan dapat memberikan sumbangan
terhadap efektivitas organisasi.
3. Karakteristik Pekerja
Karakteristik pekerja berhubungan dengan peranan perbedaan individu para pekerja
dalam hubungan dengan efektivitas. Para individu pekerja mempunyai pandangan
yang berlainan, tujuan dan kemampuan yang berbeda-beda pula. Variasi sifat pekerja
ini yang sedang menyebabkan perilaku orang yang berbeda satu sama lain. Perbedaan
tersebut mempunyai pengaruh langsung terhadap efektivitas organisasi. Dua hal
tersebut adalah rasa keterikatan terhadap organisasi dan prestasi kerja individu.
4. Kebijakan dan praktek manajemen
Karena manajer memainkan peranan sentral dalam keberhasilan suatu organisasi
melalui perencanaan, koordinasi dan memperlancar kegiatan yang ditujuan ke arah
sasaran. Kebijakan yang baik adalah kebijakan tersebut secara jelas membawa kita ke
arah tujuan yang diinginkan. Kebijakan harus dipahami tidak berarti bahwa kebijakan
15
Universitas Sumatera Utara
harus ditulis (Amstrong, 1993: 49). Pada intinya manajemen adalah tentang
memutuskan apa yang harus dilakukan kemudian melaksanakannya melalui orangorang (Amstrong, 1993: 14). Definisi ini menekankan bahwa dalam organisasi
merupakan sumber daya terpenting.
Dari faktor kebijakan dan praktek manajemen ini, sedikitnya diindentifikasikan
menjadi enam variabel yang menyumbang efektivitas yaitu: 1) penyusunan tujuan
strategis, 2) pencarian dan pemanfaatan sumber daya, 3) menciptakan lingkungan
prestasi, 4) proses komunikasi, 5) kepemimpinan dan pengambilan keputusan dan 6)
inovasi dan adaptasi.
Dari keempat faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi yang
dinyatakan oleh Steers tersebut dapat dijelaskan secara ringkas bahwa:
1. struktur yang dibangun dan teknologi yang digunakan dalam organisasi
akan sangat berpengaruh terhadap proses dan pencapaian tujuan
2.
organisasi sebagai organisasi yang terbuka, kelangsungan hidupnya akan
sangat tergantung kepada lingkungan sekitarnya baik yang berada di dalam
organisasi maupun diluar organisasi
3. bahwa manusia sebagai unsur penting dari organisasi memiliki
kemampuan, pandangan motivasi dan budaya yang berbeda
4.
kebijakan dan praktek manajemen yang ditetapkan oleh pimpinan dalam
mengatur dan mengendalikan organisasi sangat berpengaruh bagi
organisasi maupun bagi pencapaian tujuan
2. Konsep Pelayanan Publik
a. Pengertian Pelayanan Publik
Menurut Kamus Bahasa Indonesia, pelayanan memiliki tiga makna yaitu, (1)
perihal atau cara melayani; (2) usaha melayani kebutuhan orang lain dengan
16
Universitas Sumatera Utara
memperoleh imbalan (uang); (3) kemudahan yang diberikan sehubungan dengan jual
beli barang dan jasa.
Pelayanan publik atau pelayanan umum dapat didefenisikan sebagai segala
bentuk jasa pelayanan, baik dalam bentuk barang publik ataupunjasa pulik yang pada
prinsipnya menjadi tanggung jawab dan dilaksanakan oleh instansi pemerintah di
pusat, di daerah, dan dilingkungan Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha
Milik Daerah, dalam upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka
pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan (Ratminto dan Atik Septi
Winarsih, 2007:4-5)
Pelayanan publik atau pelayanan umum menurut Sadu Wasistiono (2001: 5151) adalah pemberian jasa baik oleh pemerintah, pihak swasta atas nama pemerintah
atau pihak swasta kepada masyarakat, dengan atau tanpa pembayaran guna
memenuhi kebutuhan dan atau kepentingan masyarakat.
Menurut Kepmenpan Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003, memberikan pengertian
pelayanan publik yaitu segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh
penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima
pelayanan maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dari beberapa pengertian pelayanan publik yang telah diuraikan, dalam
konteks pemerintah daerah pelayanan publik dapat disimpulkan sebagai pemberian
layanan atau melayani keperluan orang atau masyarakat dan atau organisasi lain yang
mempunyai kepentingan pada organisasi itu, sesuai dengan aturan pokok atau tata
cara yang ditentukan dan ditujukan untuk memberikan kepuasan kepada penerima
pelayanan.
17
Universitas Sumatera Utara
b. Tujuan Pelayanan Publik
Tujuan pelayanan publik (Juliantara 2005;10) adalah memuaskan atau sesuai
dengan keinginan masyarakat/pelanggan pada umumnya. Untuk mencapai hal ini
diperlukan kualitas pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan
masyarakat. Kualitas/mutu pelayanan adalah kesesuaian antara harapan dan
keinginan dengan kenyataan. Dan Hakekat dari pelayanan publik adalah pemberian
pelayanan prima kepada masyarakat yang merupakan perwujudan kewajiban
aparatur pemerintah sebagai abdi masyarakat.
c. Klasifikasi Pelayanan Publik
Pelayanan publik yang harus diberikan oleh pemerintah dapat diklasifikasikan
kedalam dua kategori utama, yaitu: pelayanan kebutuhan dasar dan pelayanan umum.
Mahmudi (2005: 2005-210) menjelaskannya sebagai berikut :
1. Pelayanan Kebutuhan Dasar
Pelayanan kebutuhan dasar yang harus diberikan oleh pemerintah meliputi :
kesehatan, pendidikan dasar, dan bahan kebutuhan pokok masyarakat
a. Kesehatan
Kesehatan merupakan salah satu kebutuhan dasar masyarakat, maka
kesehatan adalah hak bagi setiap warga masyarakat yang dilindungi oleh
Undang-Undang Dassar. Setiap negara mengakui bahwa kesehatan menjadi
modal terbesar untuk mencapai kesejahteraan. Oleh karena itu, perbaikan
pelayanan kesehatan pada dasarnya merupakan suatu investasi sumber daya
manusia untuk mencapai masyarakat yang sejahtera.
18
Universitas Sumatera Utara
b. Pendidikan Dasar
Pendidikan merupakan suatu bentuk investasi sumber daya manusia. Masa
depan suatu bangsa akan sangat ditentukan oleh seberapa besar perhatian
pemerintah terhadap pendidikan masyarakat. Pendidikan dasar pada dasarnya
merupakan kewajiban pemerintah untuk menyelenggarakannya. Idealnya
pemerintah mensubsidi penuh pendidikan dasar ini sehingga tidak ada alasan
bagi masyarakat untuk tidak mendapatkan pendidikan.
c. Bahan Kebutuhan Pokok
Selain kesehatan dan pendidikan dasar, pemerintah juga harus memberikan
pelayanan dasar yang lain, yaitu bahan kebutuhan pokok. Misalnya: beras,
garam, minyak goreng, dan lainnya.
Dalam hl penyediaan bahan pokok, pemerintah perlu menjamin stabilitas
harga kebutuhan pokok masyarakat dan menjaga ketersediaan dipasar
maupun digudang dalam bentuk cadangan atau persediaan.
d. Pelayanan Umum
Pelayanan umum yang harus diberikan pemerintah terbagi dalam tiga
kelompok yaitu : pelayanan administratif, pelayanan barang, dan pelayanan
jasa.
1. Pelayanan Administratif
Pelayanan administratif adalah pelayan berupa penyediaan bentuk
dokumen yang dibutuhkan oleh publik, misalnya : pembuatan kartu tanda
penduduk (KTP), sertifikat tanah, akta kelahiran, akta kematian, dan
sebagainya.
19
Universitas Sumatera Utara
2. Pelayanan barang
Pelayanan barang adalah pelayanan yang menghasilkan berbagai bentuk
atau jenis barang yang menjadi kebutuhan publik, misalnya : jaringan
telpon, pnyediaan tenaga listrik, penyediaan air bersih.
3. Pelayanan Jasa
Pelayanan jasa adalah pelayanan yang menghasilkan berbagai bentuk jasa
yang dibutuhkan publik, misalnya : pendidikan tinggi dan menengah,
pemeliharaan kesehatan, penyelenggaraan transportasi, jasa pos, pelayanan
sosial, dan sebagainya.
d. Standar Pelayanan Publik
Setiap penyelenggaraan pelayanan publik harus memiliki standar pelayanan,
sebagai jaminanadanya kepastian bagi pemberi didalam pelaksanaan tugas dan
fungsinya dan bagi penerima pelayanan dalam proses pengajuan permohonannya.
Standar pelayanan merupakan ukuran yang dibakukan dalam penyelenggaraan
pelayanan publik sebagai pedoman yang wajib ditaati dan dilaksanakan oleh
penyelenggara pelayanan, dan menjadi pedoman bagi penerima pelayanan dalam
proses pengajuan permohonan, serta sebagai alat control masyarakat dan atau
penerima layanan atas kinerja penyelenggaraan pelayananan.
Standar pelayanan publik menurut keputusan menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003, sekurang-kurangnya meliputi :
1. Prosedur pelayanan
Prosedur pelayanan yang dibakukan bagi pemberi dan penerima pelayanan
termasuk pengaduan
2. Waktu penyelesaian
20
Universitas Sumatera Utara
Waktu penyelesaian yang ditetapkan sejak saat pengajuan permohonan sampai
dengan penyelesaian pelayanan termasuk pengaduan
3. Biaya pelayanan
Biaya atau tarif pelayanan termasuk rincian yang ditetapkan dalam proses
pemberian pelayanan
4. Produk pelayanan
Hasil pelayanan yang akan diterima sesuai dengan ketentuan yang telah
ditetapkan
5. Sarana dan prasarana
Penyediaan sarana dan prasarana pelayanan yang memadai oleh penyelenggara
pelayanan publik
6. Kompetensi petugas pelayanan
Kompetensi petugas pemberi pelayanan harus ditetapkan dengan tepat
berdasarkanpengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap, dan perilaku yang
dibutuhkan.
e. Asas-Asas Pelayanan Publik
Dalam memberikan pelayanan publik, istansi penyedia pelayanan publik harus
memperhatikan asas pelayanan publik.
Asas-assas pelayanan publik menurut keputusan menpan nomor 63/2003 yaitu :
1. Transparansi
Bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhan
dan disediakan secara memadai serta mudah dimengerti.
2. Akuntabilitas
Dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
21
Universitas Sumatera Utara
3. Kondisional
Sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan
tetap berpegang pada prinsip efektivitas dan efisiensi.
4. Partisipatif
Mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik
dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat.
5. Kesamaan Hak
Tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku, ras, agama, golongan
gender dan status ekonomi.
6. Keseimbangan hak dan kewajiban
Pemberi dan penerima pelayanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban
masing-masing pihak.
Sedangkan menurut pasal 4 UU No. 25/2009, penyelenggaraan pelayanan publik
berasaskan :
1. Kepentingan umum
2. Kepastian hukum
3. Kesamaan hak
4. Keseimbangan hak dan kewajiban
5. Keprofesionalan
6. Partisipatif
7. Persamaan perlakuan / tidak diskriminatif
8. Keterbukaan
9. Akuntabilitas
22
Universitas Sumatera Utara
10. Fasilitas dan perlakuan khusus bagi kelompok rentan
11. Ketepatan waktu
12. Kecepatan, kemudahan, dan keterjangkauan.
f. Pola Penyelenggaraan Pelayanan Publik
Adapun bentuk dan sifat penyelenggaraan pelayanan publik harus mengandung sendisendi : kesederhanaan, kejelasan, kepastian, keamanan, keterbukaan, efisiensi,
ekonomis, keadilan, dan ketepatan waktu.
1. Kesederhanaan
Yang dimaksud dengan kesederhanaan yaitu meliputi mudah, lancar, cepat,
tidak berbelit-belit, mudah dipahami, dan mudah dilaksanaka.
2. Kejelasan dan kepastian
Arti adanya kejelasan dan kepastian disini adalah hal-hal yang berkkaitan dengan:
a. Prosedur atau tatacara pelayanan umum
b. Persyaratan pelayanan umum, baik teknis maupun aministratif
c. Unit kerja dan atau pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam
memberikan pelayanan umum
d. Rincian biaya/tarif pelayanan umum dan tata cara pembayarannya
e. Jadwal waktu penyelesaian pelayanan umum
f. Hak dan kewajiban, baik bagi pemberi pelayanan maupun penerima
pelayanan berdasarkan bukti-bukti penerimaan permohonan/kelengkapannya,
sebagai alat untuk memastikan pemrosesan pelayanan
g. Pejabat yang menerima keluhan masyarakat
23
Universitas Sumatera Utara
3. Keamanan
Artinya bahwa dalam proses dan hasil pelayanan umum dapat memberikan
keamanan dan kenyamanan serta dapat memberikan kepastian hukum
4. Keterbukaan
Bahwa prosedu/tatacara, persyaratan, satuan kerja atau pejabat penanggung
jawab pemberi peayanan, waktu penyelesaian dan incian biaya atau tarif dan halhal lain yang berkaitan dengan proses pelayanan publik wajib diinformasikan serta
terbuka agar mudah diketahui dan dipahami masyrakat, baik diminta maupun
tidak diminta
5. Efisien
Yang dimaksud dengan efisien adalah:
a. Persyaratan pelayanan publik hanya dibatasi pada hal-hal yang berkaitan
langsung dnegan pencapaian sasaran pelayanan dengan tetap memperhatikan
keterpaduan antara persyaratan dan dengan produk pelayanan publik yang
diberikan
b. Dicegah adanya pengulangan pemenuhan elengkapan,persyaratan dalam hal
proses pelayanannya mempersyaratkan kelengkapan syarat dari satuan
kerja/instansi pemerintah lain yang terkait
6. Ekonomis
Dalam arti pengenaan biaya pelayanan publik harus ditetapkan secara wajar
dengan meperhatikan:
a. Nilai barang dan atau jasa pelayanan publik dan tidak menuntut biaya yang
tinggi diluar kewajaran
b. Kondisi dan kemampuan masyarakat untuk membayar secara umum
c. Ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
24
Universitas Sumatera Utara
7. Keadilan
Keadilan yang dimaksud adalah keadilan yang merata, dalam arti
cakupan/jangkauan pelayanan publik harus diusahakanseluas mungkin dengan
distribusi yang merata dan diperlakukan secara adil.
8. Ketepatan waktu
Yang dimaksud dengan ketepatan waktu disini adalah dalam pelaksanaan
pelayanan publik dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan.
3. Akta Kelahiran
a. Pengertian Akta Kelahiran
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia akta kelahiran merupakan surat tanda
bukti berisi pernyataan (keterangan, pengakuan, keputusan, dan sebagainya) tentang
peristiwa hukum yang dibuat menurut peraturan yang berlaku, disaksikan dan
disahkan oleh pejabat resmi.
Akta Kelahiran adalah salah satu dokumen penting bagi seseorang dalam
kaitannya dengan pengurusan layanan publik lainnya yang berhubungan dengan
catatan sipil. Dikutip dari salah satu situs layanan publik, Akta Kelahiran bermakna
sebagai “Bukti Sah mengenai Status dan Peristiwa Kelahiran Seseorang yang
dikeluarkan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil”. Dengan demikian Akta
Kelahiran adalah bukti autentik tentang kelahiran seseorang yang menerangkan
tentang asal usul dan jati diri seseorang. Hal ini diatur oleh perundang-undangan
yang berlaku dengan dasar hukum Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2002 tentang
Perlindungan Anak.
25
Universitas Sumatera Utara
b. Manfaat Akta Kelahiran
Manfaa dari akta kelahiran yaitu :
1. merupakan bukti awal kewarganegaraan dan identitas diri pertama yang dimiliki
anak.
2. akta kelahiran sebagai bukti otentik serta memiliki kekuatan hukum yang
sempurna atas jati diri seseorang
Selain itu manfaat Akta Kelahiran Menurut Undang-Undang No. 1 Tahun
1974:
1. Sebagai wujud pengakuan negara mengenai status individu, status perdata, dan
status kewarganegaraan seseorang.
2. Sebagai dokumen/bukti sah mengenai identitas seseorang.
3. Sebagai bahan rujukan penetapan identitas dalam dokumen lain, misalnya ijazah.
4. Masuk sekolah TK sampai perguruan tinggi.
5. Melamar pekerjaan, termasuk menjadi anggota TNI dan POLRI.
6. Pembuatan KTP, KK dan NIK.
7. Pembuatan SIM.
8. Pembuatan pasport.
9. Pengurusan tunjangan keluarga.
10. Pengurusan warisan.
11. Pengurusan beasiswa.
12. Pengurusan pensiun bagi pegawai.
13. Melaksanakan pencatatan perkawinan.
14. Melaksanakan ibadah haji.
15. Pengurusan kematian.
26
Universitas Sumatera Utara
16. Pengurusan perceraian.
17. Pengurusan pengakuan anak.
18. Pengurusan pengangkatan anak/adopsi.
c. Jenis-jenis Akta Kelahiran
Akta Kelahiran yang diterbitkan oleh Kantor Catatan Sipil (Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil) ada 3 (tiga) macam, yaitu :
1. Akta Kelahiran Umum
Akta kelahiran umum adalah Akta kelahiran yang dibuat berdasarkan laporan
kelahiran dari penduduk kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
(Disdukcapil), paling lambat 60 hari sejak tanggal kelahiran.
2. Akta Kelahiran Dispensasi
Akta Kelahiran Dispensasi adalah Akta Kelahiran yang dibuat berdasarkan
laporan kelahiran tetapi telah melampaui batas waktu pelaporan kelahiran yaitu,
60 hari sejak tanggal kelahiran.
3. Akta Kelahiran Pengadilan
Akta Kelahiran ini adalah Akta Kelahiran yang dibuat berdasarkan laporan
kelahiran yang melampaui batas waktu 1 tahun sejak tanggal kelahiran,
pencatatannya dilaksanakan berdasarkan Penetapan Pengadilan Negeri. Akta
Kelahiran jenis ini tentu memiliki prosedur pengurusan yang lebih rumit, dan
memakan waktu yang lebih lama dibanding Akta kelahiran yang lain.
d. Prosedur Pembuatan Akta Kelahiran
prosedur untuk mengurus dan membuat Akta Kelahiran tentu berbeda-beda, ini
terkait dengan jenis Akta Kelahiran yang akan diterbitkan yang juga berbeda-beda.
27
Universitas Sumatera Utara
Untuk jenis Akta Kelahiran Dispensasi dan Akta Kelahiran Umum, mekanisme yang
berlaku sesuai dengan peraturan yang ada adalah sebagai berikut :
1.
Pemohon datang dengan membawa persyaratan terlampir ke loket Pelayanan
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
2.
Mengisi formulir pendaftaran bermaterai yang sudah di sediakan di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil
3.
Pemohon menandatangani buku register akta kelahiran beserta 2 Orang saksi, hal
ini berlaku bagi anda yang melakukan pembuatan Akta Kelahiran Dispensasi
Sedangkan Mekanisme dan Prosedur pembuatan Akta Kelahiran Pengadilan adalah
sebagai berikut:
1.
Pemohon datang langsung ke Pengadilan Negeri Kota/Kabupaten setempat untuk
mendapatkan Penetapan dari Pengadilan Negeri
2.
Penetapan Pengadilan Negeri ini biasanya membutuhkan waktu paling cepat
sekitar 1 minggu dari tanggal permohonan
3.
Pemohon membawa persyaratan terlampir dan Penetapan Pengadilan Negeri ke
loket Pelayanan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, proses ini sama
dengan prosedur dan mekanisme pada permohonan pembuatan Akta Kelahiran
Umum dan Dispensasi
4.
Pemohon mengisi formulir pendaftaran bermaterai yang sudah disediakan di
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
5.
Pemohon menandatangani buku register akta kelahiran beserta 2 Orang saksi
28
Universitas Sumatera Utara
F. Defenisi Konsep
Konsep adalah sejumlah pengertian atau karakteristik yang dikaitkan dengan peristiwa,
objek, kondisi, situasi, dan perilaku tertentu. Secara sederhana konsep adalah pendapat abstrak
yang digeneralisasi dari fakta tertentu. Konsep sangat menentukan sukses atau tidaknya suatu
riset yang tergantung dari:
1. Seberapa jelas kita mengkonseptualisasikan sesuatu
2. Seberapa jauh orang lain dapat memamahami konsep yang kita pergunakan.
Adapun tujuan defenisi konsep adalah sebagai kerangka berfikir agar tidak terjadi
timpang tindih atas variabel yang menjadi objek peneliti. Dalam penelitian ini menjelaskan
efektivitas pelayanan publik dalam pembuatan akta kelahiran di dinas kependudukan dan
pencatatan sipil. Oleh karena itu yang menjadi defenisi konsep dalam penelitian ini yaitu:
1. Efektivitas kerja yaitu penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah
ditentukan atau kemampuan berhasilnya suatu pekerjaan yang dilakukan oleh
manusia untuk memberikan hasil yang diharapkan.
2. Pelayanan publik merupakan suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang
individu, pegawai yang bersangkutan untuk memberikan pelayanan dan hasilnya
benar-benar dirasakan manfaatnya oleh masyarakat.
3. Akta kelahiran merupakan surat yang dikeluarkan oleh dinas kependudukan dan
catatan sipil yang dapat digunakan untuk urusan tertentu.
Untuk mengukur Efektivitas Pelayanan Publik dalam Pembuatan Akta
Kelahiran di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Padang Pariaman
penelitian memasukan sejumlah indikator maupun faktor yang mempengaruhi
efektivitas pelayanan publik sesuai dengan standar pelayanan menurut Keputusan
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : 63/KEP/PAN/7/2003 yaitu:
29
Universitas Sumatera Utara
1. Prosedur pelayanan
Prosedur pelayanan yang dibakukan bagi pemberi dan penerima pelayanan
termasuk pengaduan
2. Waktu penyelesaian
Waktu penyelesaian yang ditetapkan sejak saat pengajuan permohonan sampai
dengan penyelesaian pelayanan termasuk pengaduan
3. Biaya pelayanan
Biaya atau tarif pelayanan termasuk rincian yang ditetapkan dalam proses
pemberian pelayanan
4. Produk pelayanan
Hasil pelayanan yang akan diterima sesuai dengan ketentuan yang telah
ditetapkan
5. Sarana dan prasarana
Penyediaan sarana dan prasarana pelayanan yang memadai oleh penyelenggara
pelayanan publik
6. Kompetensi petugas pelayanan
Kompetensi petugas pemberi pelayanan harus ditetapkan dengan tepat
berdasarkanpengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap, dan perilaku yang
dibutuhkan.
G. Sistematika Penulisan
BAB I
: PENDAHULUAN
Bab ini memuat latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian,
maanfaat penelitian, kerangka teori, defenisi konsep dan sistematika
penulisan.
30
Universitas Sumatera Utara
BAB II
: METODE PENELITIAN
Bab ini memuat bentuk penelitian, lokasi penelitian, informasi penelitian,
teknik pengumpulan data dan teknis analisis data yang digunakan dalam
penelitian.
BAB III : DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
Bab ini memuat tentang gambaran atau karakteristik lokasi peneliitian.
BAB IV : PENYAJIAN DATA
Bab ini memuat hasil penelitian yang diperoleh dari lapangan dan
dokumentasi yang akan dianalisis, serta memuat pembahasan atau
interpretasi dari data-data yang disajikan pada bab sebelumnya.
BAB V
: ANALISIS DATA
Bab ini memuat analisis data yang telah diperoleh selama melakukan
penelitian dilapangan dan memberikan interprestasi atas permasalahan yang
diteliti.
BAB VI : PENUTUP
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran-saran yang dianggap perlu sebagai
rekomendasi kebijakan.
31
Universitas Sumatera Utara