Manajemen Sistem Informasi Administrasi Sebagai Upaya Peningkatan Kualitas Pelayanan Jasa Pendidikan
Manajemen Sistem Informasi Administrasi Sebagai Upaya Peningkatan Kualitas Pelayanan Jasa Pendidikan a,* b
Kadek Rai Suwena , Lulup Endah Tripalupi ab
Universitas Pendidikan Ganesha, Singaraja, Indonesia
- ( kadek_suwena@yahoo.co.id)
ABSTRAK
Sistem informasi administrasi akademik merupakan bagian dari administrasi
perguruan tinggi. Keberadaan sistem informasi administrasi akademik dalam
pengelolaan program pendidikan bukan merupakan suatu tujuan, tetapi sebagai alat
atau sarana pendukung agar program pendidikan dapat terlaksana dengan tertib dan
lancar. Hasil pengamatan (observasi) yang telah dilakukan oleh peneliti, bahwa pada
tampilan fisik, layanan jasa pendidikan kurang didukung oleh sarana prasarana dan
basis data yang cukup. Basis data dalam hal ini berkaitan dengan informasi-
informasi pendukung kegiatan proses belajar mengajar yang dibutuhkan mahasiswa.
Hasil pengamatan ini mengindikasikan bahwa bukan berarti layanan jasa pendidikan
yang telah diberikan berada dalam kategori baik, tidak serta merta memuaskan apa
yang diinginkan oleh pengguna. Keberadaan basis data yang memadai sehingga setiap
informasi-informasi yang penting pendukung proses belajar mengajar dapat diperoleh
dengan baik oleh pengguna. Dengan kata lain melalui penyelenggaraan sistem
informasi administrasi akademik yang baik diharapkan dapat tercipta
penyelenggaraan pendidikan yang efektif dan efisien. Kata kunci: sistem informasi, pelayanan, pendidikanPENDAHULUAN dosen dalam melaksanakan tugas tri Tuntutan terhadap perguruan darma perguruan tingginya. tinggi dewasa ini bukan hanya Keberhasilan suatu perguruan sebatas kemampuan untuk tinggi dalam menyelenggarakan tri menghasilkan lulusan yang diukur darma perguruan tinggi memerlukan secara akademik, melainkan berbagai sarana pendukung, satu keseluruhan program dan lembaga- diantaranya adalah sistem informasi lembaga perguruan tinggi harus administrasi akademik. Kebutuhan mampu membuktikan kualitas yang akan sistem informasi administrasi tinggi didukung oleh akuntabilitas. akademik yang memadai bertujuan Faktor yang menentukan tingkat agar program-program pendidikan keberhasilan dan kualitas suatu yang sudah direncanakan dapat perguruan tinggi adalah kemampuan berjalan dengan lancar, teratur, tertib
Suwena, Tripalupi– Manajemen Sistem Informasi Administrasi sebagai …
57
dan efisien. Sistem informasi administrasi akademik merupakan bagian dari administrasi perguruan tinggi. Keberadaan sistem informasi administrasi akademik dalam pengelolaan program pendidikan bukan merupakan suatu tujuan, tetapi sebagai alat atau sarana pendukung agar program pendidikan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar. Rochaety, dkk (2005: 14) mengemukakan bahwa dalam dunia pendidikan, keberadaan sistem informasi administrasi akademik merupakan salah satu komponen yang tidak dapat dipisahkan dari aktivitas pendidikan itu sendiri. Kedua domain ini memiliki tingkat ketergantungan yang cukup tinggi dalam membentuk karakteristik pengelolaan sistem informasi administrasi akademik.
Sistem informasi administrasi akademik terdiri dari komponen - komponen pendukung lembaga pendidikan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan pihak pengambil keputusan saat melakukan saat melakukan aktivitas pendidikan. Sistem informasi terbentuk dari komponen - komponen perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan perangkat manusia (brainware). Banyak pendapat mengatakan bahwa teknologi informasi merupakan salah satu senjata persaingan. Hal ini tidak perlu diragukan lagi karena saat ini teknologi informasi telah menjadi salah satu alat untuk meningkatkan efisiensi aktivitas operasional lembaga pendidikan. Melalui sistem informasi administrasi akademik yang mantap, yang dapat memberikan dukungan pelayanan terhadap keseluruhan pelaksanaan program pendidikan, diharapkan dapat tercipta tertib akademik, yang ditandai dengan keadaan disiplin, partisipasi, loyalitas, kepatuhan, komitmen dikalangan civitas akademika. Dengan kata lain melalui penyelenggaraan sistem informasi administrasi akademik yang baik diharapkan dapat tercipta penyelenggaraan pendidikan yang efektif dan efisien. Oleh karena itu kelancaran administrasi yang efisien dan efektif, pelayanan yang baik, peraturan akademik yang jelas dan dilaksanakan dengan baik, kelengkapan sarana dan prasarana yang baik, pelayanan yang baik akan menghasilkan keberhasilan kegiatan akademik di suatu perguruan tinggi. Untuk dapat mendeskripsikan keberhasilan kegiatan akademik di suatu perguruan tinggi diperlukan persepsi pengguna berkaitan dengan pengelolaan sistem informasi administrasi khususnya layanan yang diberikan dengan menggunakan alat ukur berupa checklist yang memfokuskan perhatian pada fungsi manajerial (administrasi) yang berkaitan dengan berbagai pelayanan untuk kebutuhan mahasiswa dilihat dari dimensi tangible, reliability, responsivenes, assurance, dan empathy. Dari persepsi yang diberikan tersebut, dijadikan dasar untuk merencanakan sistem informasi administrasi dalam menunjang proses kegiatannya.
METODE Dilihat dari pendekatannya, penelitian ini menggunakan pendekatan empirik (ex-post facto) yang merupakan suatu penelitian yang dilakukan untuk meneliti peristiwa yang telah terjadi dan kemudian menurut ke belakang untuk mengetahui faktor-faktor yang dapat menimbulkan kejadian tersebut (Sugiyono, 2005: 7). Orientasi dari penelitian ini adalah persepsi tentang layanan administrasi yang digunakan sebagai dasar untuk penyusunan sebuah Sistem Informasi Akademik, sehingga dapat menciptakan sebuah sistem informasi administrasi dalam bentuk WEB yang terintegrasi dengan sistem informasi manajemen lembaga dalam hal ini Universitas Pendidikan Ganesha.
HASIL DAN PEMBAHASAN Kualitas Pelayanan pada Jasa Pendidikan
Kualitas jasa pendidikan dapat diketahui dengan cara membandingkan persepsi pelanggan atas pelayanan yang diperoleh atau diterima secara nyata oleh mereka dengan pelayanan yang sesungguhnya diharapkan. Jika kenyataan lebih dari yang diharapkan, pelayanan dapat dikatakan bermutu. Sebaliknya jika kenyataan kurang dari yang diharapkan, pelayanan dapat dikatakan tidak bermutu. Namun apabila kenyataan sama dengan harapan, maka kualitas pelayanan disebut memuaskan. Dengan demikian, kualitas pelayanan dapat didefinisikan seberapa jauh perbedaan antara kenyataan dan harapan para pelanggan atas layanan yang diterima. (Rochaety, 2005: 105). Salah satu faktor yang menentukan tingkat keberhasilan dan kualitas perusahaan/ organisasi menurut Jhon Sviokla dalam Lupiyoadi (2001 : 147) adalah kemampuan organisasi memberikan pelayanan yang berkualitas kepada pelanggannya. Gaspersz (2005 : 240) mendefinisikan manajemen kualitas pelayanan sebagai suatu studi tentang bagaimana pemasaran dan operasional secara bersama melalui Suwena, Tripalupi– Manajemen Sistem Informasi Administrasi sebagai …
59
teknologi dan orang-orang mampu merencanakan, menciptakan, dan menyerahkan suatu paket yang bermakna bagi pelanggan dan kaitannya dengan pelayanan mereka. Terdapat kesulitan pelanggan dalam mengevaluasi kualitas pelayanan, sehingga dalam hal ini manajemen industri jasa yang berorientasi pada kepuasan pelanggan membutuhkan komitmen dan tindakan nyata dalam memberikan pelayanan prima kepada pelanggan.
Pelayanan yang berkualitas, merupakan harapan setiap pengguna. Dari penelitian yang telah dilaksanakan diperoleh hasil bahwa pengguna kualitas pelayanan jasa pendidikan menurut pengguna menunjukkan nilai sebesar 67% yang berada pada rentang skor 61 – 80 dalam kategori baik. Selain temuan yang diperoleh dari penyebaran kuesioner kepada mahasiswa, juga diperoleh data dari observasi yang secara langsung dilakukan peneliti dan hasil wawancara kepada beberapa orang mahasiswa yang sempat ditemui peneliti. Diadakannya observasi dan wawancara bertujuan untuk melengkapi data yang telah diperoleh malalui kuesioner. Hasil pengamatan (observasi) yang telah dilakukan oleh peneliti, bahwa pada tampilan fisik, layanan jasa pendidikan kurang didukung oleh sarana prasarana dan basis data yang cukup. Basis data dalam hal ini berkaitan dengan informasi-informasi pendukung kegiatan proses belajar mengajar yang dibutuhkan mahasiswa. Hasil pengamatan ini mengindikasikan bahwa bukan berarti layanan jasa pendidikan yang telah diberikan berada dalam kategori baik, tidak serta merta memuaskan apa yang diinginkan oleh pengguna. Untuk itu dalam upaya memberikan layanan jasa pendidikan yang berkualitas melalui sistem informasi administrasi tidak cukup hanya melihat tampilan dari pada layanan yang diberikan, sangat penting keberadaan basis data yang memadai sehingga setiap informasi-informasi yang penting pendukung proses belajar mengajar dapat diperoleh dengan baik oleh peserta. Sistem Informasi Manajemen sebagai Upaya Perbaikan Layanan Administrasi Pada Lembaga Pendidikan
Pendidikan (education) merupakan jenis jasa yang diciptakan oleh penyedia jasa untuk disampaikan secara langsung pada pola pikir seseorang (people mind) dalam hal ini adalah mahasiswa dan dosen sebagai pengguna jasa pendidikan. Dari ungkapan tersebut dapat diuraikan bahwa jasa pendidikan disajikan untuk mengisi pola pikir seseorang. Oleh karena itu, operasi jasa pendidikan lebih menekankan pada bagaimana menyajikan jasa pendidikan agar dapat diterima dengan cepat dan mudah oleh pengguna layanan pendidikan (mahasiswa dan dosen) Upaya perbaikan layanan administrasi pada lembaga pendidikan tidak sesederhana yang dipikirkan karena masalah layanan administrasi yang tampak belum tentu merupakan masalah yang sebenarnya. Bisa jadi persoalan yang tampak hanya merupakan gejala dari persoalan lain yang tidak tampak. Hope dalam Rochaety, 2005: 172 menyatakan bahwa proses transformasi layanan jasa pendidikan (administrasi) dari penyedia jasa pendidikan (perguruan tinggi) berawal dari input atau masukan berupa kurikulum, pedoman studi, perlengkapan sistem, tenaga kependidikan, dan standar operasional prosedur (SOP). Semua input diproses dan terjadi transformasi dari pengelola kepada pengguna (mahasiswa dan dosen) yang akan menghasilkan output berupa kepuasan pengguna. Sudah barang tentu kepuasan pengguna akan tercapai jika apa yang menjadi keinginan/harapan para pengguna dapat terpenuhi. Proses transformasi disebut juga manajemen operasi jasa karena dalam tahap ini terjadi proses penyajian layanan jasa pendidikan kemudian ditransformasikan dari pengelola kepada pengguna (mahasiswa dan dosen). Proses transformasi layanan jasa sistem informasi administrasi digambarkan seperti gambar berikut.
INPUT
Kurikulum Pedoman Studi
Perlengkapan Sistem Tenaga Kependidikan
Standar Operasional Prosedur
Manajemen Operasi
OUTPUT
Gambar 1. Proses Transformasi Layanan Jasa Pendidikan (Administrasi) (Diadaptasi dari Rochaety, 2005: 172)
Suwena, Tripalupi– Manajemen Sistem Informasi Administrasi sebagai …
Untuk memperlancar kegiatan menghasilkan kualitas layanan yang transformasi layanan jasa pendidikan diintegrasikan dengan biaya operasi. (administrasi) serta agar dapat Efektivitas kegiatan transformasi menyajikan layanan jasa pendidikan sistem informasi administrasi yang berkualitas dan sesuai dengan pendidikan akan sangat tergantung tujuan pendidikan dan apa yang kepada kualitas informasi yang menjadi harapan dari pengguna digunakan untuk menyusun berbagai maka, dibutuhkan sistem informasi program kegiatan tersebut. Banyak layanan jasa pendidikan lembaga pendidikan telah menyadari (administrasi) sebagai sistem pentingnya pemenuhan kebutuhan pendukung keputusan dalam sistem informasi akademik. Lembaga memecahkan permasalahan layanan pendidikan tersebut mengembangkan jasa pendidikan yang dihadapi. Hal sistem informasi akademik dengan ini dapat dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas menciptakan model sistem informasi layanan jasa pendidikan seperti gambar 2. Dari gambar 2 dapat dijelaskan bahwa sebuah sistem informasi administrasi layanan jasa pendidikan berawal dari subsistem input yang terdiri dari sumber internal dan sumber lingkungan berupa sistem informasi akuntansi, subsistem infrastruktur untuk menyajikan layanan jasa pendidikan dan subsistem penyelidikan operasi berupa fenomena aktual dilapangan. Dari sumber internal dan lingkungan dibuat database, sebagai dasar pengambilan keputusan yang diwujudkan dalam subsistem output operasi dibantu oleh tenaga pendidikan selaku pengelola yang
61
INFORMASI Subsistem Input Subsistem Output DA T A B A
Subsistem
S E S
Operasi
IS T EM
IN
Sumber Internal F O R M
Subsistem Subsistem
A
Pengguna
S
Penyelidikan Kualitas
I L
Jasa
A
Operasi Layanan
Y A N Sumber
A N Lingkungan
Subsistem Subsistem
Infrastruktur Biaya
Jasa Gambar 2. Model Sistem Informasi Administrasi Layanan Jasa
Pendidikan Berbasis Pengguna
serta mendukung program dalam sistem informasi administrasi
rangka menciptakan kepuasan bagi akademik yang mantap, yang dapat
pihak - pihak yang berkepentingan. memberikan dukungan pelayanan
terhadap keseluruhan pelaksanaanPENUTUP program pendidikan, diharapkan
Keberhasilan suatu perguruan dapat tercipta tertib akademik, yang
tinggi dalam menyelenggarakan tri ditandai dengan keadaan disiplin,
darma perguruan tinggi partisipasi, loyalitas, kepatuhan,
memerlukan berbagai sarana komitmen dikalangan civitas
pendukung, satu diantaranya akademika. Dengan kata lain
adalah sistem informasi melalui penyelenggaraan sistem
administrasi akademik. Melalui informasi administrasi akademik
62 Suwena, Tripalupi– Manajemen Sistem Informasi Administrasi sebagai …
63
yang baik diharapkan dapat tercipta penyelenggaraan pendidikan yang efektif dan efisien.REFERENSI Ariani, Dorothea Wahyu. 2002.
Manajemen Kualitas Pendekatan Sisi Kualitatif. Yogyakarta: Ghalia Indonesia. Arikunto, Suharsini. 2003.
Manajemen Penelitian. Cetakan Keenam. Jakarta: PT. Rineka Cipta.
Darmawan, dkk. 2013. Sistem Informasi Manajemen.
Cetakan Pertama. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
Engkoswara, H. 2010. Administrasi Pendidikan. Bandung: Penerbit Alfabeta. Fernandes, H.J.X. 1984. Testing and Measurement. Jakarta:
National Education Planning, Evaluation and Curriculum Development. Gaspersz, Vincevt. 2003. Metode Analisis Untuk Peningkatan
Kualitas. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama. Gaspersz, Vincevt. 2005. Total Quality Management.
Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama Lupiyoadi, Rambat. 2001.
Manajemen Pemasaran Jasa: Teori dan Praktik. Jakarta : Salemba Empat Sugiyono. 2010. Metode Penelitian Bisnis. Cetakan Pertama. Bandung: CV. Alfabeta. Tjiptono, Fandy. 1996. Manajemen Jasa. Yogyakarta : Andi Yamit, Zulian. 2001. Manajemen Kualitas Produk dan Jasa.
Yogyakarta: Ekonomi.