11 ANALISA RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET PADA DINAS PEMADAM KEBAKARAN PADANG
ANALISA RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET PADA
DINAS PEMADAM KEBAKARAN PADANG
1 1 Tomi Loveri, S.Kom, M.KomSistem Komputer, STMK Jaya Nusa Padang , Jl. Damar No 69 E
email: [email protected]
Abstrak
Penelitian yang dilakukan pada Dinas Pemadam Kebakaran (DAMKAR) Kota Padang dengan cara
mengumpulkan data- – data dengan metode wawancara. Dinas Pemadam Kebakaran (DAMKAR)
Kota Padang masih belum memanfaatkan sistem komputerisasi dalam pengelolaan data manajemen
aset, sehingga data yang diperoleh tidak dapat dikelola dengan baik. Sehingga sering terjadi
kehilangan data - – data tersebut. Penelitian ini bertujuan untuk mencarikan solusi yang lebih baik
agar kebutuhan akan sistem informasi pengolahan data manajemen aset ini dapat dipenuhi dan
membantu tugas pada bidang terkait dalam membuat laporan atau informasi yang relevan, akurat
dan tepat waktu
Abstract
Research conducted on the Fire Department (dept) Kota Padang by collecting data - the data by
interview. Fire Department (dept) Kota Padang is still not utilizing a computerized system in the
management of asset management data, so that the data obtained can not be managed properly. So
frequent loss of data - data. This study aims to find better solutions for the needs of information
system of data processing can be completed asset management and help the task in a related field in a
report or information that is relevant, accurate and timely.Keywords: Aset, manajemen, pemadam kebakaran
pemadam yang dibutuhkan. Kesulitan
PENDAHULUAN
dalam mendeteksi kesalahan pada data, Perkembangan komputer baik kesulitan dalam mencari data yang
hardware maupun software sebagian besar
diinginkan dan keterlambatan dalam berperan dalam kehidupan manusia saat pembuatan laporan karena dalam ini. Semakin cepatnya perkembangan pengecekan data, pencarian data, dan teknologi tersebut, maka semakin pembuatan laporan petugas pun harus meningkat pula kemudahan-kemudahan mencari kembali berkas-berkas yang telah untuk mendukung manusia dalam upaya ada sebelumnya menyelesaikan tugasnya dengan cepat dan tepat. Teknologi informasi bermanfaat
METODE PENELITIAN
dalam berbagai bidang salah satunya dalam pengelolahan manajemen asset.
Diketahui bahwa informasi merupakan Dinas Pemadam Kebakaran di suatu hal yang sangat penting bagi
Kota Padang, petugas seksi logistik manajemen dalam mengambil suatu kewalahan dalam mengelola dan membuat kepurusan. Yang menjadi pertanyaan laporan manajemen asset.Seperti adalah dari mana informasi tersebut pengecekan data barang tersedia, data diperoleh. Informasi diperoleh dari sistem barang masuk atau pembelian alat-alat informasi (Information System).
Menurut Rizal Machmud (2013) : “Sistem informasi adalah kumpulan dari subsistem apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berarti dan berguna”.
(Hutahaean, 2015) Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen- komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan suatu informasi. Sistem informasi menerima masukan data instruksi, mengola data tersebut menurut instruksi, dan mengeluarkan hasilnya.
Siklus Informasi
Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan model proses yang tertentu. Misalkan suhu dalam fahrenheit diubah ke celcius. Dalam hal ini digunakan model matematikberupa rumus konversi dari derajat fahrenheit menjadi satuan derajat celcius. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, kemudian penerima menerima informasi tersebut, yang berarti menghasilakan keputusan dan melakukan tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya yang disebut dengan siklus informasi (information cycle). Siklus ini juga disebut dengan siklus pengolahan data (data processing cycles). (Japerson
Hutahaean, 2015:10-11) : Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi adalah sebagai berikut : a. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan,serta informasi juga harus jelas sehingga mampu mencerminkan maksudnya.
b. Tepat waktu, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, karena informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.
c. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat atau berguna bagi pemakainya.
d. Ketersediaaan, Pertumbuhan data sejalan dengan waktu akan membutuhkan ruang penyimpanan lebih besar. Padahal tidak semua data tersebut dapat kita atur dengan sistem offline dan online. Sehingga informasi yang dibutuhkan dapat tersedia sesuai kebutuhan pemakainya.
e. Mudah dipahami, Informasi harus mudah dimengerti dan dipahami oleh pembuat keputusan, baik yang menyangkut pekerjaan rutin maupun keputusan strategis. Hindari informasi yang rumit karena hal tersebut akan menghambat pengambilan keputusan.
f. Bermanfaat, Berarti informasi harus mampu memberikan sumbangan yang berguna bagi pemakai atau pembuat keputusan.
Nilai Informasi (Value of Information)
brainware )
2. Kemudahan di dalam mengakses informasi.
1. Data yang terpusat
Agus Eka Pratama, 2014:18-21) :
Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya sebuah sistem infomasi adalah sebagai berikut (I Putu
Manfaat Sistem Informasi
6. Blok Kendali (Control Block) Banyak faktor yang dapat merusak sistem informasi, misalnya bencana alam, api, temperatur tinggi, air, debu, kecurangan-kecurangan, kejanggalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan ketidakefisienan, sabotase dan sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung diatasi.
5. Blok Basis Data (Database Block) Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan didalam perangkat keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasi.
c. Perangkat keras (hardware)
b. Perangkat lunak (software)
a. Teknisi (human ware atau
Nilai informasi ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu sistem informasi dikatakan lebih bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi dinikmati tidak dapat persis ditaksir. (Japerson Hutahaean, 2015:11).
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian diri secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari unsur utama :
4. Blok Teknologi(Technologi Block)
3. Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemenserta semua pemakai sistem.
2. Blok Model (Model Block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data yang terswimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
1. Blok masukan (Input Blok) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media yang digunakan untuk menangkap data yang akan dimasukan, dapat berupa dokumen- dokumen dasar.
Hutahaean, 2015:13-14) :
saling berintegrasi satu sama lainya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuannya. Adapun blok-blok tersebut adalah sebagai berikut (Japerson
Block ), dimana masing-masing blok ini
Sistem informasi terdiri dari komponen-kompponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (Building
Komponen Sistem Informasi
3. Efisiensi waktu
4. Cakupan dan penyebaran infromasi menjadi lebih luas dan cepat
HASIL DAN PEMBAHASAN Perancangan Sistem Yang Diusulkan
Physical Design Implementation
Analysis Logical Design
Project identification &Selection Project Initiation & Plannig
Dalam aliran sistem informasi (ASI) yang ada pada kantor bulog Padang, penulis mencoba untuk merancang sistem dari sistem yang lama kedalam sisterm yang diusulkan agar dapat meningkatkan kinerja kantor tersebut. Untuk lebih jelasnya aliran sistem informasinya tersebut dapat dilihat pada gambar berikut :
Aliran Sistem Informasi (ASI)
Adapun rancangan sistem yang diusulkan dapat dilihat pada rancangan Alat Bantu dan Perancangan Sistem,Pada rancangan sistem ini dibuat ke dalam emapt proses yaitu: ASI,CD,DFD,dan ERD
SDLC yang umum dimana terdiri atas 7 phase. Sesuai gambar sehigga SDLC juga sering disebut metodologi ‘Waterfall ‘ karena lebih menyerupai air terjun
5. Memudahkan proses bisnis dan pekerjaan
Gambar 3.1 berikut adalah bagan dariadalah metodologi yang digunakan untuk mengembangkan, memelihara, dan/atau mengganti SI
System Development Life Cycle (SDLC)
System merupakanproses standard yang digunakan team pengembang untuk menghubungkan semua langkah yang diperlukan untuk menganalisa, merancang, mengimplementasi, dan memelihara SI. Adapun metodologi yang sampai saat ini masih sesuai untuk menjadi pedoman dalam pengembangan sistem adalah SDLC
8. Solusi komunikasi yang murah, hemat, dan andal. Metodologi untuk Pengembangan
7. Menyimpan data lebih banyak dengan ruang yang lebih kecil
6. Biaya murah untuk akses dan penyediaan informasi
Maintenance
KEPALA DINAS SEKSI SARANA SEKTOR PEMADAM
LOGISTIK KEBAKARAN BAGIAN SUB LOGISTIK SEKSI PENGADAAN OPERASI Data Aset Barang Data Aset Barang Cek Data proses. Adapun bentuk data flow diagram Data Aset Yang Telah di acc Aset Barang level 0 sistem pengolahan data manajemen Permintaan Barang Dan Daftar Barang Surat Pengantar Acc Permintaan Barang Permintaan Barang Dan Daftar Barang Dan Daftar Barang Surat Pengantar Surat Pengantar Membuat Surat Pengantar dan Daftar Barang asset pemadam kebakaran Kota Padang D7 Tujuan Bahan Nota Bahan Masuk Permintaan Barang Dan Daftar Barang Surat Pengantar Yang di acc Data Barang Masuk Dan Daftar Barang Permintaan Barang Data Barang Masuk Surat Pengantar Barang Masuk T Membuat Data ha Yang di acc Data Barang Masuk at Input Data Barang yg telah dinpukan Transisi Barang Permintaan Masuk DB Data Barang Masuk D yg telah dinpukan an Cek Bahan u ju n a Ba Nota Permintaan Faktur Permintaan Nota Bahan Masuk
1.0 permintaan Membuat perpriode,ruangan,Lap Kondisi aset barang,Lap transisi Lap data aset barang Cetak Lap data aset barang yang akan Data Transisi Inputkan data ditransisi Barang barang DB Transisi Barang transisi barang Data Transisi Permintaan Angkutan dan Barang stok dan buat Bahan keluar Mengurangi laporan Data Bahan Masuk
3.0 Sub Seksi Pengadaan, Penyaluran telah dicek Data Bahan Masuk D4 Detail Bahan Masuk Lap Penanggu Jawab Transisi transisi barang Perpriode dan barang Perpriode dan Lap perpriode,ruangan,Lap Penanggu Jawab Transisi keberadaan Kondisi aset barang,Lap perpriode,ruangan,Lap Lap data aset barang Penanggu Jawab Transisi yg telah diacc Lap data aset barang ACC Yang Telah Dicek dan Lap Penanggu Jawab perpriode,ruangan,Lap Kondisi perpriode,ruangan,Lap Kondisi Kondisi aset barang,Lap aset barang,Lap transisi barang transisi barang Perpriode barang Perpriode dan Lap aset barang,Lap transisi Lap data aset barang Transisi Data Transisi Barang keluar Mengecek barang Yang Telah Dicek Data Transisi Barang A Data Bahan D1 Bahan Keluar Nota Bahan Masuk Penambahan yang ada dan bahan masuk buat laporan dengan stok
2.0 Data Bahan D5 Bahan D2 Bahan Masuk A Jawab Transisi yg telah diacc Perpriode dan Lap Penanggu Data Bahan keluar Detail Bahan Data Asal Bahan D6 Asal Bahan
ASI yang di Di Usulkan D3 Keluar Bahan Keluar dan Pasar Laporan Kepala Bulog Bahan Masuk Laporan Laporan Persediaan Bahan pangan Sub Seksi Harga
Context Diagram (CD)
Pada konteks diagram sistem Data Flow Diagram dalam pengolahan data persedian bahan
Implementasi dan Pembahasan
pangan terdiri dari 3 entity yaitu sub seksi Perancangan merupakan
input
pengadaan, angkutan dan penyaluran, sub perancangan bentuk tampilan saat seksi harga dan pasar, dan kepala bulog. melakukan input data. Adapun bentuk
Konteks diagram ini merupakan aliran data rancangan input system pengolahan data dari entity ke entity lainnya. Konteks diagram ini dapat dilihat pada gambar MANAJEMEN ASET PEMADAM KEBAKARAN INPUT RUANGAN berikut : BAGIAN SUB LOGISTIK · Data Barang Masuk MANAJEMEN ASET SISTEM INFORMASI PADA PEMADAM · Data Transisi Barang · Data Barang Masukyg telah diinputkan · Permintaan Transisi Barang SEKSI SARANA OPERASI KODE RUANGAN NAMA RUANGAN KAPASITAS TAMBAH HAPUS SIMPAN EDIT · Surat Permintaan barang dan Daftar · Data AsetBarang BESAR RUANGAN barang Lap data aset barang perpriode,ruangan,Lap Kondisi KEBAKARAN PADANG perpriode,ruangan,Lap Kondisi Lap data aset barang CARI BERDASARKAN KODE BARANG / NAMA BARANG KELUAR Penanggu Jawab Transisi barang Perpriode dan Lap aset barang,Lap transisi KEPALA DINAS LOGISTIK Jawab Transisi yg telah diacc Perpriode dan Lap Penanggu aset barang,Lap transisi barang
Context Diagram
Data Flow Diagram (DFD)
Desain Input Transaksi Ruangan Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah alat dokumentasi grafik yang menggunakan nomor kecil dari symbol untuk menggambarkan bagaimana aliran data, mengakhiri hubungan dalam suatu
MANAJEMEN ASET PEMADAM KEBAKARAN
INPUT TRANSAKSI RUANGAN NO RUANGAN KAPASITAS NAMA BARANG KODE BARANG NAMA RUANGAN TAMBAH EDIT SIMPAN BATAL HAPUS KELUAR CARI BERDASARKAN KODE BARANG / NAMA BARANG BAIK KONDISI RUSAK BESAR RUANGAN CARI CARI Id Transaksi
- – permasalhan yang muncul pada sistem yang sedang berjalan telah diupayakan untuk ditangani degan sistem yang baru, dengan orientasi penggunaan hanya pada pengolahan data manajemen aset. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa :
menampikan format input atau tampilan yang digunakan pengguna untuk memasukan data transisi barang dan disimpan kedalam database table transisi. Desain Input Data Transisi dapat dilihat pada Gambar MANAJEMEN ASET PEMADAM KEBAKARAN INPUT TRANSISI BARANG
KODE TRANSISI PENANGGU JAWAB NO RUANGAN TGL TRANSISI 28 APRIL 2016 TAMBAH SIMPAN KELUAR CARI BERDASARKAN KODE BARANG / NAMA BARANG CARI CARI DATA BARANG CARI NAMA KODE SISA STOK JUMLAH TRANSISI
SIMPULAN
Pada sistem yang sedang berjalan mempunyai kelemahan
Perancangan sebuah sistem yang baru dapat diupayakan untuk dikembangkan menjadi sebuah sistem informasi pengolahan data manajemen aset pada Dinas Pemadam Kebakaran (DAMKAR) Kota Padang.
Permasalahan
1. Proses pengolahan data laporan manajemen aset sekarang sudah dilakukan secara tersistem dengan media penyimpanan data yang teratur, dan aplikasi yang lebih efektif dan efisien.
2. Dengan menggunakan sistem yang baru, dapat mengefisienkan waktu dan bisa meningkatkan kualitas informasi yang dapat meningkatkan kinerja karyawan pada Dinas Pemadam Kebakaran di Kota Padang.
3. Dengan adanya penyimpanan data yang sudah berbentuk database, maka kemungkinan hilannya data dapat diminimalisir dan proses pembuatan laporan dapat dilakukan dengan cepat.
4. Dengan menggunakan sistem yang baru, maka karyawan dapat melakukan pencarian dimana data aset berada secara cepat.
UCAPAN TERIMAKASIH
Terima kasih atas semua dukungan yang telah diberikan oleh seluruh civitas akademika STMIK Jayanusa sehingga penelitian ini dapat diselesaikan.
- – kelemahan dalam sistem pengolahan data.
DAFTAR PUSTAKA
Firman, A. H. (2016). Sistem Informasi Perpustakaan Online Berbasis Web. E
- – journal Tekhnik Elektro dan Komputer Vol. 5 No. 2 Januari – Maret 2016 ISSN : 2301-9425.
Hutahaean, J. (2015). Konsep Sistem Informasi. Bandung. Machmud, R. (2013). Peranan Penerapan Sistem Informasi Manajemen
Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Lembaga Permasyarakatan Narkotika (LAPSTIKA) Bollabgi Kabupaten Gowa.
Jurnal Capacity STIE AMKOP Makassar Vol. 9 ISSN : 1979.
Pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Website Pada Sekolah Menengah Pertama Negeri Donorojo Kabupaten Pacitan. (2014).
Indonesian Journal on Networking and Security Vol. 3 No. 4 (2014) ISSN 1693- 8852.
Pratama, I. P. (2014). Sistem Informasi dan Implementasinya. Bandung : Informatika.