GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
Disediakan Oleh:
PUSAT PENYELIDIKAN, PEMBANGUNAN DAN INOVASI
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
2016
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
KANDUNGAN
MUKA SURAT
Pengenalan
2
Tujuan
2
Punca Kuasa/ Rujukan
3
Jenis-jenis Majlis
4
Jenis-jenis Acara
4
Penyelaras Majlis dan Acara IPGK
6
Pengurusan dan Publisiti Media
6
Kaedah Jemputan Tetamu
10
Proses Kerja
12
Carta Aliran Proses Kerja
15
Rumusan
16
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
1
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
1.0 PENGENALAN
Pelaksanaan majlis atau acara yang berkualiti bukan sahaja memberi
impak kepada imej Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan
Institut Pendidikan Guru Kampus (IPGK) tetapi juga kepada
Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Majlis atau acara yang
dianjurkan oleh IPG KPM seperti seminar, persidangan, majlis
dialog/bual bicara, konvokesyen, lawatan tetamu kenamaan, majlis
penghargaan dan lain-lain banyak melibatkan tetamu kenamaan dan
jemputan dari dalam dan luar negara. Justeru, semua majlis atau acara
IPG KPM
perlu dirancang rapi dan dilaksanakan dengan lebih
profesional agar ianya memberi impak yang positif kepada IPG KPM.
2.0 TUJUAN
Garis Panduan Pelaksanaan Majlis dan Acara ini bertujuan untuk:
2.1 memaklumkan ketetapan IPG KPM tentang dasar sesuatu majlis
dan acara yang dilaksanakan di peringkat IPG KPM;
2.2 menyediakan panduan mengenai pengurusan majlis dan acara di
peringkat IPG KPM;
2.3 menyediakan maklumat tentang perkara-perkara yang perlu
dipertimbangkan dan prosedur yang perlu dipatuhi
apabila
merancang majlis atau acara IPG KPM.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
2
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
3.0
PUNCA KUASA/ RUJUKAN
3.1
Berdasarkan cabutan Minit Mesyuarat Profesional Kementerian
Pendidikan Malaysia (MPKPM) Bil.04/2016, YBhg. Dato’ Sri Dr.
KPPM selaku Pengerusi Mesyuarat telah memutuskan di bawah
perkara Perutusan Pengerusi seperti berikut:
“semua undangan rasmi kepada menteri ke program yang dianjurkan
oleh bahagian/JPN hendaklah melalui pejabat KPPM terlebih dahulu,
juga hendaklah melalui SUSK/SUS seperti yang diputuskan dalam
MPKPM Bil.03/2016”.
“Laluan perintah (line of command) ini juga termasuk hal-hal lain
seperti pengisian jawatan, penempatan murid di sekolah berasrama
penuh, juga daripada pihak luar berkaitan mempromosi produk dan
sebagainya”.
3.2
Surat Arahan Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan
Malaysia
(Bagi tahun semasa, boleh dimuat turun di laman sesawang KPM )
3.3
Buku Panduan Pengurusan Majlis & Acara Edisi Pertama Tahun
2014, Jabatan Perdana Menteri
3.4
Lampiran 1
Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 2014 bertarikh 6 Jun
2014 berkaitan Tatacara Penyediaan Kemudahan Pakej Majlis/
Acara Rasmi Kerajaan dan Latihan Serta Aktiviti Murid/ Pelajar
di Bawah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM)
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
3
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
3.5
Lampiran 2
Pekeliling Perbendaharaan mengenai Garis Panduan Perbelanjaan
Secara Berhemat Bagi Mengawal Perbelanjaan Awam P.B
3.1/2013
3.7
Lampiran 3
Panduan Penyediaan Kertas Cadangan dan Kertas Makluman
Serta
Pelaksanaan
Keputusan
Kementerian Pelajaran Malaysia
Mesyuarat
Profesional
Bahagian Perancangan dan
Penyelidikan Dasar Pendidikan, KPM
4.0
JENIS-JENIS MAJLIS
4.1 Rasmi
Sesebuah majlis yang dianjurkan oleh Kerajaan Persekutuan atau
Kerajaan Negeri yang mendapat kelulusan peruntukan Kerajaan.
4.2 Rasmi dan Formal
Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti
hari bekerja dari Isnin sehingga Jumaat di pejabat, di luar
pejabat, majlis penuh istiadat, majlis jamuan (malam atau hujung
minggu iaitu di luar waktu rasmi bekerja). Majlis yang
melibatkan pembesar Negara/Negeri dan menepati aspek
protokol secara penuh.
4.3 Rasmi dan Tidak Formal
Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti
program turun padang, lawatan dan majlis perasmian. Terdapat
sedikit kelonggaran dari segi protokol.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
4
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
4.4 Tidak Rasmi
Merupakan
majlis
yang
dianjurkan
oleh
Agensi-agensi
Kerajaan/swasta yang tidak melibatkan peruntukan Kerajaan
serta aspek protocol sepenuhnya.
4.5 Tidak Rasmi Tetapi Formal
Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya bukan dari Kerajaan
seperti individu atau pertubuhan/kelab. Majlis dihadiri oleh
orang-orang
kenamaan
daripada
Senarai
Keutamaan
Persekutuan dan Negeri (rujuk senarai yang terkini).
4.6 Separa Rasmi
Majlis/aktiviti seperti kejohanan sukan dan riadah di mana
sebahagian sumber peruntukan dari Kerajaan dan sebahagiannya
daripada sumbangan oleh wang kelab sukan atau pertubuhan
5.0
JENIS-JENIS ACARA
5.1 Dalaman
Acara dalaman lebih merujuk kepada penyertaan dalam kalangan
warga IPG KPM.
5.2 Luaran
Acara terbuka merujuk kepada skop pelibatan peserta yang tidak
terhad dalam kalangan warga IPG KPM, termasuk pelibatan
peserta atau penceramah luar negara.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
5
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
5.3 Kebangsaan
Acara peringkat kebangsaan memerlukan pelibatan atau
penyertaan dari pelbagai Negeri.
5.4 Antarabangsa
Acara peringkat antarabangsa biasanya melibatkan penyertaan
daripada beberapa Negara tertentu.
6.0
PENYELARAS MAJLIS DAN ACARA IPGK
6.1 Penyelaras tersebut bertindak sebagai pegawai penghubung
antara IPGK dan IPGM apabila terdapat sebarang urusan
berkaitan majlis atau acara yang dianjurkan di peringkat kampus
terutamanya yang melibatkan mana-mana kenamaan atau pihak
dari kementerian, agensi atau institusi dalam dan luar negara.
6.2 Surat pelantikan dikeluarkan oleh IPGM dan ditandatangani oleh
Rektor IPGM.
7.0
PENGURUSAN DAN PUBLISITI MEDIA
7.1 Majlis atau acara IPG KPM adakalanya memerlukan liputan pihak
media. Perhubungan, pengurusan dan publisiti media perlu
dirancang dan dilaksanakan dengan teliti. Kejayaan sesuatu
program anjuran IPG KPM turut diukur melalui publisiti media,
yang berfungsi menghebahkan sebarang majlis sama ada di
peringkat kebangsaan atau antarabangsa.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
6
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
7.2 Oleh itu, sebarang majlis atau acara perlu dirancang dan kaedah
promosi bagi majlis dan acara seperti persidangan, bengkel,
seminar, lawatan kenamaan, syarahan awam, dan lain- lain yang
berkaitan. Selain daripada itu, kebenaran daripada pihak
Pengurusan Tertinggi KPM juga perlu diperolehi melalui Unit
Komunikasi Korporat KPM.
7.3 Perkara-perkara
yang
perlu
diberi
perhatian
dalam
melaksanakan perhubungan media yang berkaitan dengan
sesuatu majlis dan acara:
7.3.1 Kenyataan Media (Press Release)
merupakan suatu kenyataan ringkas yang disediakan
untuk menyampaikan maklumat (mengenai aktiviti,
perkhidmatan, produk, pencapaian, individu dan lainlain) yang berguna, tepat dan menarik untuk sebaran
media.
7.3.2 Penyediaan Kenyataan Media
IPG KPM yang mengendalikan sebarang pengurusan
majlis dan aktiviti boleh mempromosikan maklumat
kepada media massa melalui kenyataan media, dengan
kebenaran Rektor IPGM dan kelulusan KPM.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
7
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
7.3.3 Jemputan Media
Penyelaras Majlis dan Acara IPGK perlu menghantar
maklumat mengenai sesuatu majlis atau aktiviti kepada
IPGM sebulan sebelum program bermula.
7.3.4 Penyediaan Press Kit
Press Kit perlu disediakan oleh pihak penganjur
mengandungi semua bahan seperti berikut:
a)
Buku Atur Cara/ Buku Program/ Brosur/ Pamplet dan
lain- lain risalah yang mengandungi perjalanan dan
penerangan sesuatu majlis tersebut.
b)
Salinan teks ucapan tetamu yang dijemput untuk
memberi ucapan seperti yang terkandung dalam atur
cara majlis.
c)
Salinan teks ucapan menteri yang dijemput (sekiranya
berkaitan) press kit.
d)
Pihak penganjur juga digalakkan untuk menyediakan
Press Release bagi program yang diadakan.
e)
IPG KPM yang menganjurkan sesuatu majlis/acara di
digalakkan memasukkan risalah atau brosur mengenai
IPG KPM dalam kit tersebut.
f)
Cenderahati kebiasaannya diberi kepada wakil media
yang membuat liputan dengan memasukkannya ke dalam
press kit (sekiranya perlu).
g)
Menyediakan tag nama yang mengandungi tanda nama
"Press” kepada wakil media jika program tersebut
berkaitan dengan bengkel atau seminar yang berlangsung
lebih daripada sehari.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
8
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
h)
Press kit perlu diberi kepada semua wakil media sama
ada
wartawan
dan
jurugambar
akhbar,
majalah,
televisyen, radio dan media alternatif.
7.3.5 Publisiti Media
Publisiti yang diberi oleh IPG KPM terbahagi kepada
empat situasi. Ianya penting bagi mengelak harapan
terlalu tinggi terhadap liputan media.
a) Program Yang Tidak Dihadiri Menteri
Luasnya liputan media (kehadiran wakil media) dalam
program anjuran IPG KPM bergantung kepada betapa
besarnya impak nilai berita sesuatu program tersebut.
b) Program Yang Dihadiri Menteri
Kehadiran ramai wakil media dalam sesuatu majlis
atau acara IPG KPM bukanlah ukuran pentingnya
majlis atau acara tersebut. Kehadiran wakil media
didorong oleh kehadiran Menteri atau Timbalan
Menteri yang lebih berminat untuk bertanya isu selain
daripada program yang dianjurkan.
c) Program Kerjasama Media (Penganjur Bersama)
Kerjasama IPG KPM dengan media selaku penganjur
bersama digalakkan kerana majlis/acara tersebut
dijamin mendapat liputan meluas media sebelum dan
selepas ianya dilaksanakan. Walau bagaimanapun
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
9
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
kelemahan kaedah kerjasama ini ialah tiada wakil
media lain yang berminat untuk membuat liputan.
d) Sidang Akhbar (Press Conference)
Sidang
Akhbar
kebiasaannya
dibuat
sekiranya
terdapat sesuatu penjelasan isu atau pengumuman.
8.0 KAEDAH JEMPUTAN TETAMU
8.1 Kesesuaian kaedah jemputan adalah seperti berikut:
BIL
TETAMU KEHORMAT
KAEDAH JEMPUTAN
1
SPB Yang di-Pertuan Agong/
DYMM Raja/Permaisuri/
TYT Yang di-Pertuan Besar
Warkah Persilaan
dibawa mengadap
Surat Jemputan
2
TYT Yang di-Pertuan Negeri/
YAB Perdana Menteri/
YAB Timbalan Perdana Menteri/
YB Menteri
3
YAB Menteri Besar/
Ketua Menteri
Surat/Kad Jemputan
4
Jemputan lain
Surat/Kad Jemputan
Faks
E-mel
Telefon
Sistem Pesanan Ringkas
Sumber : Buku Panduan Pengurusan Majlis & Acara, Edisi Pertama Tahun 2014,
Jabatan Perdana Menteri
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
10
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
8.2
Warkah Persilaan, Surat Jemputan atau Kad Jemputan perlu
ditandatangani seperti berikut:
BIL.
TETAMU KEHORMAT/ VVIP/VIP
WARKAH PERSILAAN/
SURAT JEMPUTAN/
KAD JEMPUTAN
DITANDATANGANI
OLEH
SPB Yang di-Pertuan Agong
DYMM Raja/Permaisuri
TYT Yang di-Pertuan Negeri
YAB Perdana Menteri
YAB Timbalan Perdana Menteri
YB Menteri-menteri Kabinet
Warkah Persilaan dan
Surat Jemputan
ditandatangani oleh
Menteri Pendidikan
1
2
Menteri Pendidikan
Timbalan Menteri Pendidikan I
Timbalan Menteri Pendidikan II
3
4
Surat/Kad Jemputan
Rektor IPGM
Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri ditandatangani oleh
Pengarah IPG kampus
Ketua Setiausaha KPM
Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia.
YAB Menteri Besar
YAB Ketua Menteri
Exco Negeri
Agensi Luar
Pengarah-pengarah Bahagian KPM
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
Surat Jemputan
ditandatangani oleh
Ketua Pengarah
Pelajaran Malaysia.
Surat/Kad Jemputan
ditandatangani oleh
Rektor IPGM.
11
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
8.3
Bagi penganjuran seminar antarabangsa atau jemputan penceramah
luar negara, Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun
2008 telah menjelaskan bahawa semua penganjuran seminar
antarabangsa
perlu
mendapatkan
kelulusan
Jemaah
Menteri
manakala jemputan penceramah luar pula perlu mendapatkan
nasihat daripada Kementerian Luar Negeri (KLN) dan Kementerian
Dalam Negeri (KDN) serta agensi lain yang berkaitan.
9.0
BIL
1
PROSES KERJA
PROSES
KERJA
Merancang
Majlis/ Acara
SENARAI SEMAK
TINDAKAN
a) IPG KPM memohon kebenaran
secara bertulis daripada Rektor
IPGM untuk pelaksanaan majlis/
acara dengan menyertakan
maklumat berkenaan majlis/
acara berkenaan.
IPG KPM perlu
menghantar
perancangan
tersebut kepada
Penyelaras
Perancangan
Tahunan IPGM
selewat-lewatnya
bulan Oktober
tahun semasa bagi
pelaksanaan pada
tahun berikutnya
b) Memastikan tarikh pelaksanaan
majlis/acara berkenaan
dimasukkan dalam Takwim
Perancangan Tahunan IPGM bagi
semua Majlis yang melibatkan
kenamaan negara, Menteri
Kabinet YB Menteri Pendidikan/
YB Timbalan Menteri/ KSU/
Rujuk Lampiran 1
KPPM.
dan 2 (sekiranya
berkaitan)
c) Mengenalpasti peruntukan/
sumber kewangan untuk
melaksanakan majlis/acara.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
12
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
BIL
2
3
PROSES
KERJA
Menyediakan
Kertas
Cadangan
Pelaksanaan
Majlis/ Acara
SENARAI SEMAK
TINDAKAN
a) IPG KPM perlu menyediakan
kertas cadangan bagi tujuan
mendapatkan kebenaran
melaksanakan majlis/ acara.
Rujuk Lampiran 3
bagi Format Kertas
Cadangan
b) Bagi IPGK, kertas cadangan
tersebut perlu dibentangkan dan
mendapat kelulusan pengarah
IPGK terlebih dahulu di
Mesyuarat Majlis Profesional,
Pengurusan dan Pentadbiran
(M3P) di peringkat kampus.
Penyelaras Majlis
& Acara IPGK.
Mendapatkan a) Kertas cadangan pelaksanaan
Kelulusan
majlis/ acara berkenaan dihantar
Pelaksanaan
ke IPGM untuk semakan.
Majlis/ Acara
b) Kertas cadangan dibentangkan
untuk kelulusan di mesyuarat
peringkat
IPGM
(Mesyuarat
Profesional IPGM/ Mesyuarat
Pengurusan Pentadbiran IPGM/
Mesyuarat
Pengurusan
Pendidikan Guru atau manamana mesyuarat IPGM yang
sesuai)
IPGM
Pengarah Pusat/
Sektor/ Jabatan/
Unit IPGM atau
wakil
Pengarah IPGK
atau wakil IPGK
c) Sekiranya
kertas
cadangan
Pegawai Meja PPPI
tersebut perlu mendapatkan IPGM
kelulusan pihak
Pengurusan
Tertinggi KPM mahu pun
sehingga
peringkat
Jemaah
Menteri,
prosedur
pembentangan dan kelulusan
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
13
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
BIL
PROSES
KERJA
SENARAI SEMAK
TINDAKAN
kertas cadangan berkenaan akan
diuruskan
oleh
Pusat
Penyelidikan, Pembangunan dan
Inovasi (PPPI) IPGM.
4
Menyelaras
Persediaan/
Pelaksanaan
Majlis/Acara
a) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK
memastikan semua majlis yang Penyelaras Majlis
dipersetujui untuk menjemput dan Acara IPGK
kehadiran kenamaan negara,
diselaraskan
bersama-sama
IPGM.
b) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK
mengambil kira aspek protokol
termasuklah susunan keutamaan,
susunan tempat duduk, panggilan
Semua pihak
hormat, pengacaraan majlis, atur
cara majlis, penyambut tetamu
dan lain-lain yang berkaitan.
c) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK
memastikan
urusan
yang
berkaitan dengan pihak media
berjalan lancar (Pengurusan
Publisiti dan Media)
d) Semua pihak yang terlibat di
peringkat IPG KPM memastikan
majlis/ acara berjalan lancar dan
segala isu berkaitan diatasi
dengan segera.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
14
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
CARTA ALIRAN PROSEDUR KERJA
Mula
IPG
KPM
memohon
kebenaran secara bertulis
daripada Rektor IPGM untuk
pelaksanaan majlis/ acara
dengan
menyertakan
maklumat berkenaan majlis/
acara berkenaan.
Perancangan
Pelaksanaan
Majlis/ Acara
Memastikan tarikh pelaksanaan
majlis/acara tersebut dimasukkan
dalam
Takwim Perancangan
Tahunan IPGM.
Kertas cadangan IPGK perlu
dibentangkan dan mendapat
kelulusan Pengarah IPGK terlebih
dahulu di Mesyuarat Majlis
Profesional, Pengurusan dan
Pentadbiran (M3P) di peringkat
kampus.
IPG KPM perlu menyediakan
kertas cadangan bagi tujuan
mendapatkan
kebenaran
melaksanakan majlis/ acara.
Kertas cadangan dihantar ke
IPGM untuk semakan.
Pembentangan kertas cadangan
untuk kelulusan di mesyuarat
peringkat IPGM
TAMAT
Tidak
Ya
Persiapan
Pelaksanaan
Majlis/ Acara
Sekiranya perlu kelulusan pihak
Pengurusan
Tertinggi
KPM/
Jemaah Menteri:
Prosedur pembentangan dan
kelulusan kertas cadangan
berkenaan akan diuruskan oleh
Pusat
Penyelidikan,
Pembangunan dan Inovasi
(PPPI) IPGM.
Pelaksanaan
Majlis/ Acara
SELESAI
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
15
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
10.0 RUMUSAN
10.1 Garis panduan ini perlu dibaca bersama-sama dengan Surat
Pekeliling dan Surat Arahan yang berkaitan dengan pelaksanaan
majlis dan acara.
10.2 Adalah diharapkan Garis Panduan ini dapat memberi panduan
kepada semua warga IPG KPM terutamanya dalam proses
mendapatkan
kelulusan Pegawai Pengawal di samping
memudahkan kawalan peruntukan kewangan.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
16
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
Disediakan Oleh:
PUSAT PENYELIDIKAN, PEMBANGUNAN DAN INOVASI
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
2016
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
KANDUNGAN
MUKA SURAT
Pengenalan
2
Tujuan
2
Punca Kuasa/ Rujukan
3
Jenis-jenis Majlis
4
Jenis-jenis Acara
4
Penyelaras Majlis dan Acara IPGK
6
Pengurusan dan Publisiti Media
6
Kaedah Jemputan Tetamu
10
Proses Kerja
12
Carta Aliran Proses Kerja
15
Rumusan
16
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
1
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
1.0 PENGENALAN
Pelaksanaan majlis atau acara yang berkualiti bukan sahaja memberi
impak kepada imej Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan
Institut Pendidikan Guru Kampus (IPGK) tetapi juga kepada
Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Majlis atau acara yang
dianjurkan oleh IPG KPM seperti seminar, persidangan, majlis
dialog/bual bicara, konvokesyen, lawatan tetamu kenamaan, majlis
penghargaan dan lain-lain banyak melibatkan tetamu kenamaan dan
jemputan dari dalam dan luar negara. Justeru, semua majlis atau acara
IPG KPM
perlu dirancang rapi dan dilaksanakan dengan lebih
profesional agar ianya memberi impak yang positif kepada IPG KPM.
2.0 TUJUAN
Garis Panduan Pelaksanaan Majlis dan Acara ini bertujuan untuk:
2.1 memaklumkan ketetapan IPG KPM tentang dasar sesuatu majlis
dan acara yang dilaksanakan di peringkat IPG KPM;
2.2 menyediakan panduan mengenai pengurusan majlis dan acara di
peringkat IPG KPM;
2.3 menyediakan maklumat tentang perkara-perkara yang perlu
dipertimbangkan dan prosedur yang perlu dipatuhi
apabila
merancang majlis atau acara IPG KPM.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
2
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
3.0
PUNCA KUASA/ RUJUKAN
3.1
Berdasarkan cabutan Minit Mesyuarat Profesional Kementerian
Pendidikan Malaysia (MPKPM) Bil.04/2016, YBhg. Dato’ Sri Dr.
KPPM selaku Pengerusi Mesyuarat telah memutuskan di bawah
perkara Perutusan Pengerusi seperti berikut:
“semua undangan rasmi kepada menteri ke program yang dianjurkan
oleh bahagian/JPN hendaklah melalui pejabat KPPM terlebih dahulu,
juga hendaklah melalui SUSK/SUS seperti yang diputuskan dalam
MPKPM Bil.03/2016”.
“Laluan perintah (line of command) ini juga termasuk hal-hal lain
seperti pengisian jawatan, penempatan murid di sekolah berasrama
penuh, juga daripada pihak luar berkaitan mempromosi produk dan
sebagainya”.
3.2
Surat Arahan Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan
Malaysia
(Bagi tahun semasa, boleh dimuat turun di laman sesawang KPM )
3.3
Buku Panduan Pengurusan Majlis & Acara Edisi Pertama Tahun
2014, Jabatan Perdana Menteri
3.4
Lampiran 1
Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 2014 bertarikh 6 Jun
2014 berkaitan Tatacara Penyediaan Kemudahan Pakej Majlis/
Acara Rasmi Kerajaan dan Latihan Serta Aktiviti Murid/ Pelajar
di Bawah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM)
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
3
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
3.5
Lampiran 2
Pekeliling Perbendaharaan mengenai Garis Panduan Perbelanjaan
Secara Berhemat Bagi Mengawal Perbelanjaan Awam P.B
3.1/2013
3.7
Lampiran 3
Panduan Penyediaan Kertas Cadangan dan Kertas Makluman
Serta
Pelaksanaan
Keputusan
Kementerian Pelajaran Malaysia
Mesyuarat
Profesional
Bahagian Perancangan dan
Penyelidikan Dasar Pendidikan, KPM
4.0
JENIS-JENIS MAJLIS
4.1 Rasmi
Sesebuah majlis yang dianjurkan oleh Kerajaan Persekutuan atau
Kerajaan Negeri yang mendapat kelulusan peruntukan Kerajaan.
4.2 Rasmi dan Formal
Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti
hari bekerja dari Isnin sehingga Jumaat di pejabat, di luar
pejabat, majlis penuh istiadat, majlis jamuan (malam atau hujung
minggu iaitu di luar waktu rasmi bekerja). Majlis yang
melibatkan pembesar Negara/Negeri dan menepati aspek
protokol secara penuh.
4.3 Rasmi dan Tidak Formal
Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti
program turun padang, lawatan dan majlis perasmian. Terdapat
sedikit kelonggaran dari segi protokol.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
4
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
4.4 Tidak Rasmi
Merupakan
majlis
yang
dianjurkan
oleh
Agensi-agensi
Kerajaan/swasta yang tidak melibatkan peruntukan Kerajaan
serta aspek protocol sepenuhnya.
4.5 Tidak Rasmi Tetapi Formal
Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya bukan dari Kerajaan
seperti individu atau pertubuhan/kelab. Majlis dihadiri oleh
orang-orang
kenamaan
daripada
Senarai
Keutamaan
Persekutuan dan Negeri (rujuk senarai yang terkini).
4.6 Separa Rasmi
Majlis/aktiviti seperti kejohanan sukan dan riadah di mana
sebahagian sumber peruntukan dari Kerajaan dan sebahagiannya
daripada sumbangan oleh wang kelab sukan atau pertubuhan
5.0
JENIS-JENIS ACARA
5.1 Dalaman
Acara dalaman lebih merujuk kepada penyertaan dalam kalangan
warga IPG KPM.
5.2 Luaran
Acara terbuka merujuk kepada skop pelibatan peserta yang tidak
terhad dalam kalangan warga IPG KPM, termasuk pelibatan
peserta atau penceramah luar negara.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
5
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
5.3 Kebangsaan
Acara peringkat kebangsaan memerlukan pelibatan atau
penyertaan dari pelbagai Negeri.
5.4 Antarabangsa
Acara peringkat antarabangsa biasanya melibatkan penyertaan
daripada beberapa Negara tertentu.
6.0
PENYELARAS MAJLIS DAN ACARA IPGK
6.1 Penyelaras tersebut bertindak sebagai pegawai penghubung
antara IPGK dan IPGM apabila terdapat sebarang urusan
berkaitan majlis atau acara yang dianjurkan di peringkat kampus
terutamanya yang melibatkan mana-mana kenamaan atau pihak
dari kementerian, agensi atau institusi dalam dan luar negara.
6.2 Surat pelantikan dikeluarkan oleh IPGM dan ditandatangani oleh
Rektor IPGM.
7.0
PENGURUSAN DAN PUBLISITI MEDIA
7.1 Majlis atau acara IPG KPM adakalanya memerlukan liputan pihak
media. Perhubungan, pengurusan dan publisiti media perlu
dirancang dan dilaksanakan dengan teliti. Kejayaan sesuatu
program anjuran IPG KPM turut diukur melalui publisiti media,
yang berfungsi menghebahkan sebarang majlis sama ada di
peringkat kebangsaan atau antarabangsa.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
6
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
7.2 Oleh itu, sebarang majlis atau acara perlu dirancang dan kaedah
promosi bagi majlis dan acara seperti persidangan, bengkel,
seminar, lawatan kenamaan, syarahan awam, dan lain- lain yang
berkaitan. Selain daripada itu, kebenaran daripada pihak
Pengurusan Tertinggi KPM juga perlu diperolehi melalui Unit
Komunikasi Korporat KPM.
7.3 Perkara-perkara
yang
perlu
diberi
perhatian
dalam
melaksanakan perhubungan media yang berkaitan dengan
sesuatu majlis dan acara:
7.3.1 Kenyataan Media (Press Release)
merupakan suatu kenyataan ringkas yang disediakan
untuk menyampaikan maklumat (mengenai aktiviti,
perkhidmatan, produk, pencapaian, individu dan lainlain) yang berguna, tepat dan menarik untuk sebaran
media.
7.3.2 Penyediaan Kenyataan Media
IPG KPM yang mengendalikan sebarang pengurusan
majlis dan aktiviti boleh mempromosikan maklumat
kepada media massa melalui kenyataan media, dengan
kebenaran Rektor IPGM dan kelulusan KPM.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
7
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
7.3.3 Jemputan Media
Penyelaras Majlis dan Acara IPGK perlu menghantar
maklumat mengenai sesuatu majlis atau aktiviti kepada
IPGM sebulan sebelum program bermula.
7.3.4 Penyediaan Press Kit
Press Kit perlu disediakan oleh pihak penganjur
mengandungi semua bahan seperti berikut:
a)
Buku Atur Cara/ Buku Program/ Brosur/ Pamplet dan
lain- lain risalah yang mengandungi perjalanan dan
penerangan sesuatu majlis tersebut.
b)
Salinan teks ucapan tetamu yang dijemput untuk
memberi ucapan seperti yang terkandung dalam atur
cara majlis.
c)
Salinan teks ucapan menteri yang dijemput (sekiranya
berkaitan) press kit.
d)
Pihak penganjur juga digalakkan untuk menyediakan
Press Release bagi program yang diadakan.
e)
IPG KPM yang menganjurkan sesuatu majlis/acara di
digalakkan memasukkan risalah atau brosur mengenai
IPG KPM dalam kit tersebut.
f)
Cenderahati kebiasaannya diberi kepada wakil media
yang membuat liputan dengan memasukkannya ke dalam
press kit (sekiranya perlu).
g)
Menyediakan tag nama yang mengandungi tanda nama
"Press” kepada wakil media jika program tersebut
berkaitan dengan bengkel atau seminar yang berlangsung
lebih daripada sehari.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
8
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
h)
Press kit perlu diberi kepada semua wakil media sama
ada
wartawan
dan
jurugambar
akhbar,
majalah,
televisyen, radio dan media alternatif.
7.3.5 Publisiti Media
Publisiti yang diberi oleh IPG KPM terbahagi kepada
empat situasi. Ianya penting bagi mengelak harapan
terlalu tinggi terhadap liputan media.
a) Program Yang Tidak Dihadiri Menteri
Luasnya liputan media (kehadiran wakil media) dalam
program anjuran IPG KPM bergantung kepada betapa
besarnya impak nilai berita sesuatu program tersebut.
b) Program Yang Dihadiri Menteri
Kehadiran ramai wakil media dalam sesuatu majlis
atau acara IPG KPM bukanlah ukuran pentingnya
majlis atau acara tersebut. Kehadiran wakil media
didorong oleh kehadiran Menteri atau Timbalan
Menteri yang lebih berminat untuk bertanya isu selain
daripada program yang dianjurkan.
c) Program Kerjasama Media (Penganjur Bersama)
Kerjasama IPG KPM dengan media selaku penganjur
bersama digalakkan kerana majlis/acara tersebut
dijamin mendapat liputan meluas media sebelum dan
selepas ianya dilaksanakan. Walau bagaimanapun
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
9
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
kelemahan kaedah kerjasama ini ialah tiada wakil
media lain yang berminat untuk membuat liputan.
d) Sidang Akhbar (Press Conference)
Sidang
Akhbar
kebiasaannya
dibuat
sekiranya
terdapat sesuatu penjelasan isu atau pengumuman.
8.0 KAEDAH JEMPUTAN TETAMU
8.1 Kesesuaian kaedah jemputan adalah seperti berikut:
BIL
TETAMU KEHORMAT
KAEDAH JEMPUTAN
1
SPB Yang di-Pertuan Agong/
DYMM Raja/Permaisuri/
TYT Yang di-Pertuan Besar
Warkah Persilaan
dibawa mengadap
Surat Jemputan
2
TYT Yang di-Pertuan Negeri/
YAB Perdana Menteri/
YAB Timbalan Perdana Menteri/
YB Menteri
3
YAB Menteri Besar/
Ketua Menteri
Surat/Kad Jemputan
4
Jemputan lain
Surat/Kad Jemputan
Faks
E-mel
Telefon
Sistem Pesanan Ringkas
Sumber : Buku Panduan Pengurusan Majlis & Acara, Edisi Pertama Tahun 2014,
Jabatan Perdana Menteri
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
10
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
8.2
Warkah Persilaan, Surat Jemputan atau Kad Jemputan perlu
ditandatangani seperti berikut:
BIL.
TETAMU KEHORMAT/ VVIP/VIP
WARKAH PERSILAAN/
SURAT JEMPUTAN/
KAD JEMPUTAN
DITANDATANGANI
OLEH
SPB Yang di-Pertuan Agong
DYMM Raja/Permaisuri
TYT Yang di-Pertuan Negeri
YAB Perdana Menteri
YAB Timbalan Perdana Menteri
YB Menteri-menteri Kabinet
Warkah Persilaan dan
Surat Jemputan
ditandatangani oleh
Menteri Pendidikan
1
2
Menteri Pendidikan
Timbalan Menteri Pendidikan I
Timbalan Menteri Pendidikan II
3
4
Surat/Kad Jemputan
Rektor IPGM
Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri ditandatangani oleh
Pengarah IPG kampus
Ketua Setiausaha KPM
Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia.
YAB Menteri Besar
YAB Ketua Menteri
Exco Negeri
Agensi Luar
Pengarah-pengarah Bahagian KPM
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
Surat Jemputan
ditandatangani oleh
Ketua Pengarah
Pelajaran Malaysia.
Surat/Kad Jemputan
ditandatangani oleh
Rektor IPGM.
11
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
8.3
Bagi penganjuran seminar antarabangsa atau jemputan penceramah
luar negara, Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun
2008 telah menjelaskan bahawa semua penganjuran seminar
antarabangsa
perlu
mendapatkan
kelulusan
Jemaah
Menteri
manakala jemputan penceramah luar pula perlu mendapatkan
nasihat daripada Kementerian Luar Negeri (KLN) dan Kementerian
Dalam Negeri (KDN) serta agensi lain yang berkaitan.
9.0
BIL
1
PROSES KERJA
PROSES
KERJA
Merancang
Majlis/ Acara
SENARAI SEMAK
TINDAKAN
a) IPG KPM memohon kebenaran
secara bertulis daripada Rektor
IPGM untuk pelaksanaan majlis/
acara dengan menyertakan
maklumat berkenaan majlis/
acara berkenaan.
IPG KPM perlu
menghantar
perancangan
tersebut kepada
Penyelaras
Perancangan
Tahunan IPGM
selewat-lewatnya
bulan Oktober
tahun semasa bagi
pelaksanaan pada
tahun berikutnya
b) Memastikan tarikh pelaksanaan
majlis/acara berkenaan
dimasukkan dalam Takwim
Perancangan Tahunan IPGM bagi
semua Majlis yang melibatkan
kenamaan negara, Menteri
Kabinet YB Menteri Pendidikan/
YB Timbalan Menteri/ KSU/
Rujuk Lampiran 1
KPPM.
dan 2 (sekiranya
berkaitan)
c) Mengenalpasti peruntukan/
sumber kewangan untuk
melaksanakan majlis/acara.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
12
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
BIL
2
3
PROSES
KERJA
Menyediakan
Kertas
Cadangan
Pelaksanaan
Majlis/ Acara
SENARAI SEMAK
TINDAKAN
a) IPG KPM perlu menyediakan
kertas cadangan bagi tujuan
mendapatkan kebenaran
melaksanakan majlis/ acara.
Rujuk Lampiran 3
bagi Format Kertas
Cadangan
b) Bagi IPGK, kertas cadangan
tersebut perlu dibentangkan dan
mendapat kelulusan pengarah
IPGK terlebih dahulu di
Mesyuarat Majlis Profesional,
Pengurusan dan Pentadbiran
(M3P) di peringkat kampus.
Penyelaras Majlis
& Acara IPGK.
Mendapatkan a) Kertas cadangan pelaksanaan
Kelulusan
majlis/ acara berkenaan dihantar
Pelaksanaan
ke IPGM untuk semakan.
Majlis/ Acara
b) Kertas cadangan dibentangkan
untuk kelulusan di mesyuarat
peringkat
IPGM
(Mesyuarat
Profesional IPGM/ Mesyuarat
Pengurusan Pentadbiran IPGM/
Mesyuarat
Pengurusan
Pendidikan Guru atau manamana mesyuarat IPGM yang
sesuai)
IPGM
Pengarah Pusat/
Sektor/ Jabatan/
Unit IPGM atau
wakil
Pengarah IPGK
atau wakil IPGK
c) Sekiranya
kertas
cadangan
Pegawai Meja PPPI
tersebut perlu mendapatkan IPGM
kelulusan pihak
Pengurusan
Tertinggi KPM mahu pun
sehingga
peringkat
Jemaah
Menteri,
prosedur
pembentangan dan kelulusan
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
13
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
BIL
PROSES
KERJA
SENARAI SEMAK
TINDAKAN
kertas cadangan berkenaan akan
diuruskan
oleh
Pusat
Penyelidikan, Pembangunan dan
Inovasi (PPPI) IPGM.
4
Menyelaras
Persediaan/
Pelaksanaan
Majlis/Acara
a) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK
memastikan semua majlis yang Penyelaras Majlis
dipersetujui untuk menjemput dan Acara IPGK
kehadiran kenamaan negara,
diselaraskan
bersama-sama
IPGM.
b) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK
mengambil kira aspek protokol
termasuklah susunan keutamaan,
susunan tempat duduk, panggilan
Semua pihak
hormat, pengacaraan majlis, atur
cara majlis, penyambut tetamu
dan lain-lain yang berkaitan.
c) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK
memastikan
urusan
yang
berkaitan dengan pihak media
berjalan lancar (Pengurusan
Publisiti dan Media)
d) Semua pihak yang terlibat di
peringkat IPG KPM memastikan
majlis/ acara berjalan lancar dan
segala isu berkaitan diatasi
dengan segera.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
14
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
CARTA ALIRAN PROSEDUR KERJA
Mula
IPG
KPM
memohon
kebenaran secara bertulis
daripada Rektor IPGM untuk
pelaksanaan majlis/ acara
dengan
menyertakan
maklumat berkenaan majlis/
acara berkenaan.
Perancangan
Pelaksanaan
Majlis/ Acara
Memastikan tarikh pelaksanaan
majlis/acara tersebut dimasukkan
dalam
Takwim Perancangan
Tahunan IPGM.
Kertas cadangan IPGK perlu
dibentangkan dan mendapat
kelulusan Pengarah IPGK terlebih
dahulu di Mesyuarat Majlis
Profesional, Pengurusan dan
Pentadbiran (M3P) di peringkat
kampus.
IPG KPM perlu menyediakan
kertas cadangan bagi tujuan
mendapatkan
kebenaran
melaksanakan majlis/ acara.
Kertas cadangan dihantar ke
IPGM untuk semakan.
Pembentangan kertas cadangan
untuk kelulusan di mesyuarat
peringkat IPGM
TAMAT
Tidak
Ya
Persiapan
Pelaksanaan
Majlis/ Acara
Sekiranya perlu kelulusan pihak
Pengurusan
Tertinggi
KPM/
Jemaah Menteri:
Prosedur pembentangan dan
kelulusan kertas cadangan
berkenaan akan diuruskan oleh
Pusat
Penyelidikan,
Pembangunan dan Inovasi
(PPPI) IPGM.
Pelaksanaan
Majlis/ Acara
SELESAI
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
15
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
10.0 RUMUSAN
10.1 Garis panduan ini perlu dibaca bersama-sama dengan Surat
Pekeliling dan Surat Arahan yang berkaitan dengan pelaksanaan
majlis dan acara.
10.2 Adalah diharapkan Garis Panduan ini dapat memberi panduan
kepada semua warga IPG KPM terutamanya dalam proses
mendapatkan
kelulusan Pegawai Pengawal di samping
memudahkan kawalan peruntukan kewangan.
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
16