PESAN BISNIS YANG BERPUSAT PADA PENERIMA
PESAN BISNIS YANG
BERPUSAT PADA
PENERIMA
Nama : Siti
Nurjanah
NIM : 2015017060
Kelas : 4A2
Memahami Proses
Komposisi
Tugas komunikasi dalam karir, baik lisan
maupun tertulis. Tugas bersifat rutin, hanya
mencoret beberapa kalimat diatas kertas
atau mengetik email singkat, yang lain
lebih kompleks, memerlukan refleksi, riset
dan persiapan dokumen.
Pesan bisnis anda harus lebih hidup, lebih
mudah dibaca, lebih padat dan lebih
menarik
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca,
dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Namun demikian,
tujuan penyusunan pesan bisnis bukanlah agar penerima
terpesona akan luas atau kosa kata yang baik. Pesan bisnis yang
dibuat hendaknya tetap berpusat pada penerima, singkat dan
memiliki tujuan yang jelas.
Sasaran dari penulisan bisnis yang efektif adalah menyatakan
gagasan anda dan bukan untuk mengesankan penerima.
Walaupun komunikator menolak proses komposisi terstruktur
karna proses buatan, Faktanya pesan akhir anda dan cara anda
mencapainya merupakan hubungan yang tidak dapat dipisahkan.
Jadi agar sukses anda harus memusatkan perhatian pada
keduanya.
Proses komposisi ini dipandang sebagai tujuh langkah
terpisah yang masuk dalam kategori sederhana atau tahap :
1. Perencanaan
perencanaan
langkah
pertama
dalam
penulisan
bisnis
yang
sukses. Dalam fase ini, anda
memikirkan tentang dasar-dasar
pesan anda, alasan berkomunikasi
dan siapa penerimanya. Tiga tahap
perencanaan adalah :
a. Menetapkan tujuan
b.Menganalisis
penerima
dan
menyesuaikan pesan
c.Memilih saluran dan medium
komunikasi yang tepat
2. Mengorganisasi dan menyusun
setelah perencanaan yaitu mengorganisasi gagasan
anda dan mulai menyusun naskah pertama,
menyajikan pemikiran anda dalam kata-kata,
menciptakan kalimat dan paragraf dan memilih
ilustrasi serta rinciam untuk mendukung gagasan
pokok anda.
Tahap ini meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu:
a. Mengorganisasikan pesan anda
b. Menyususn pesan anda
3. Revisi pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk
memastikan
apakah
ide/gagasan
yang
diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih
detail juga dilakukan atas format penulisan, tanda
baca, dan tata bahasa.
Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan
adalah:
a. Menyunting pesan
b. Menulis ulang
c. Memproduksi pesan
d. Mencetak pesan
1. MENETAPKAN TUJUAN
Ketika merencanakan bisnis, pikirkan mengenai tujuan
anda. Mengetahui pesan akan membuat keputusan
penting, misal : jika mengetahui tujuan, anda akan
memasukan informasi yang perlu untuk mencapai
sasaran anda. Memerlukan tujuan yang jelas adalah
untuk memutuskan apakah mau melanjutkannya.
Tujuan Umum
Pesan Bisnis
Pesan bisnis
mempunyai tujuan
utama :
1. memberi informasi (informming)
2. membujuk atau persuasi (persuading)
3. melakukan
kerjasama
atau
kolaborasi
(collaborating).
Tujuan tersebut menentukan jumlah partisipasi
penerima yang anda butukan dan jumlah kendali
yang anda pegang atas pesan tersebut.
Jika hanya bertujuan memberikan informasi maka diperlukan
sedikit saja partisipasi komunikan, dan kendala pesan
sepenuhnya berada pada komunikator.
Pesan yang persuasif memerlukan partisipasi komunikan dan
interaksi yang lebih tinggi serta pengendalian pesan tidak
sepenuhnya pad komunikator.
Pesan bertujuan menjalin kerjasama diperlukan partisipasi
maksimum dari komunikan dan kendali komunikator
terhadap isi pesan yang lebih rendah
Pesan bisnis hendaknya realistis dan tidak bertentangan
dengan tujuan
perusahaan.
Cara Menguji Tujuan Anda:
Sebelum memutuskan untuk meneruskan
pesan ajukan diri sendiri beberapa
pertanyaan sbb :
1. Apakh Tujuannya realistis
2. Apakah waktunya tepat
3. Apakah anda orang yang tepat
menyampaikan pesan
4. Apakah tujuan dapat diterima oleh
organisasi
2. MENGANALISA
PIHAK PENERIMA &
MENERIMA PESAN
Cobalah mempelajari baiknaik penerima yang anda tuju.
Siapa mereka? Bagaimana sikap mereka? Apa yang perlu
mereka
ketahui?
Dan
mengepa
mereka
harus
memperhatikan? Jawaban tersebut akan menetapkan suatu
mengenai materi yang akan anda cakup dan anda
mencakupnya.
(1) Mengembangkan Profil Pihak Penerima
Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal
biasanya relative lebih mudah dilakukan tanpa harus
melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi
atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah
dikenal yang pada umumnya dapat diperkirakan.
Contoh audiens yang sudah dikenal : atasan, rekan
sekerja, pelanggan lama, dan pemasok lama.
Sebaliknya jika penerima terdiri dari orang yang
tidak dikenal maka perlu melakukan penelitian untuk
mengenal mereka sebelum memberikan informasi
yang mereka perlukan, memnuhi harapan mereka,
atau mengantisipasi harapan mereka.
a. Mengenali Penerima Primer
Beberapa orang yang menerima pesan anda cobalah
mengenali orang
terpenting untuk tujuan anda.
b. Menetapkan Jumlah dan Komposisi Audiens
Jumlah penerima juga mempengaruhi pesan bisnis. Jika
menulis laporan untuk didistribusikan secara luas anda
mungkin mememilih gaya, organisasi dan format lebih
formal dibanding menulis laporan hanya tiga atau empat
bagian anda sendiri.
jika pihak penerima terdiri dengan latar belakang budaya,
pendidikan, status dan sikap berbeda, kemungkinan reaksi
mereka berbeda terhadap pesan yang sama.
jadi ketika anda menyusun pesan carilah minat dan
persamaan sifat yang mengikat semua anggota penerima
dan menyertakan bukti bidang yang menarik bagi setiap
orang.
Cara cepat membantu anda mengingat berapa hal yang anda perlu
ketahui mengenai penerima bila ingin menyampaikan pesan
disesuaikanyang merupakan tuntutan penerima :
Analize : Siapa pihak penerima pesan?
Understand : Bagaimana pengetahuan penerima mengenai
subjek?
Demographics : Berapa umur, Jenis kelamin, Pendidikan penerima?
Interest : Apa yang menarik perhatian penerima?
Environment : Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan?
Needs : Informasi apa yang diperlukan penerima?
Customize : Bagaimana penyesuaian pesan yang diperlukan?
Expectation : Apa yang diharapkan penerima?
c. Ukur Tingkat Pemahaman Audiens
Jika penerima memiliki latar belakang yang sama
dengam pengirim, maka pada umumnya mereka
dianggap memiliki pemahaman yang sama terhadap
suatu pesan. Dalam keadan demikian, pengirim tidak
perlu melakukan usaha – usaha tertentu untuk
memberikan pemahaman kepada penerima. Namun
apabila penerima memiliki latar belakang yang
berbeda, maka pengirim memiliki latar belakang yang
berbeda,
maka
pengirim
harus
siap
untuk
memberikan penjelasan-penjelasan tanpa rasa bosan
agar tidak terjadi kekeliruan interpretasi.
d. Reaksi Dilakukan Penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada
reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
Untuk menghindari kritik dan perdebatan, pesan bisnis
sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang didukung
degnan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang
memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.
Dari pengalaman anda mengetahui atsan memperhatikan
masalah : laba, bagian pasar, pertumbuhan penjualan dll.
Dengan mengantisipasi anda dapat menyertakan bukti dalam
presentasi yang membahas masalah tersebut.
(2) Memenuhi kebutuhan Informasi
Pihak Penerima
Jeff Hagan, Kunci utama untuk komunikasi yang efektif adalah
menetapkan kebutuhan informasi pembaca anda dan kemudian
menanggapinya. Pesan yang baik menjawab semua pertanyaan
penerima.
a. Temukan apa yang ingin diketahui oleh penerima.
umumya informasi yang dibutuhkan penerima sudah jelas. Memastikan
permintaan yang tidak jelas dengan menyatakan istilah yang spesifik.
b. Mengantisipasi pertanyaan yang tidak ditanyakan
coba memikirkan kebituhan informasi yang mungkin tidak disadari oleh
penerima. Memberikan sedikit informasi berarti banyak bagi penerima.
e. Berkominikasi secara etis
komunikasi melanggar etika selalu berlebihlebihan, pesan menjadi
tidak etis hanya karna informasi yang dihilangkan. Tentu saja dengan
alasan hukum dan bisnis yang tepat, pesan tidak mungkin berisi
rincian segala hal. Ingat bahwa lengkap adalah istilah yang relatif.
f. Tekanan gagasan yang paling menarik bagi penerima
ketika memutuskan menanggapi kebutuhan informasi penerima, ingat
beberapa gagasan pokok akan lebih menarik dan penting
dibandingkan yang lain. Misal: meringkas percakapan dengan
pelanggan tertua dan terbaik perusahaan.
tekanan yang anda berikan pada setiap gagasan pokok percakapan
tergantung pada perhatian penerima.
C. Berikan semua informasi yang dibutuhkan
setelah
menentukan
kebutuhan
penerima,
pastikan
memuaskan kebutuhan ini dengan lengkap. Cara menguji
kelengkapan pesan adalah dengan pendekatan jurnalitik.
Periksa apakah pesan anda menjawab siapa, apa, kapan,
dimana, mengapa dan bagaimana.
d. Pastikan informasinya aktual
dalam bisnis, punya tugas khusus memeriksa ketepatan
informasi sebelum membuat komitmen tertulis terutama pada
pihak luar perusahaan.
organisasi secara hukum terikat terikat janji yang dibuat jadi
pastikan perusahaan dapat menindaklanjuti.
meminimalkan kesalahan dengan mencoba bertindak akurat
dan memeriksa ulang segala yang anda tulis dan katakan
(3) Memuaskan
kebutuhan motivasi
pihak penerima
Pesan persuasif dimaksudkan memotivasi pihak penerima
untuk mengubah keyakinan / tingkah laku mereka.
Masalahnya adalah orang menolak gagasan bertentangan
dengan keyakinan dan kebiasaan yang sudah ada.
Ingat bahwa banyak pesan bisnis ditunjukan kepada
orang yang melakukan kegiatan bisnispelanggan,
pemasok dan rekan kerja dan bahwa harihari mereka
diisi gangguan. Jadi, usahakan pesan anda
menyenangkan mereka, coba membuat pesan singkat.
(4). Membina hubungan
baik dengan pihak
penerima
Langkah pertama kearah pembina hubungan baik
dengan penerima adalah memikirkan siapa anda
dan siapa mereka. Apakah anda berdua teman
lama punya minnat sama, atau sama sekali tidak
mengenalnya? Apakah anda punya status,
pengalaman, pendidikan sama jelas atau tidak?
Jawaban tersebut menentukan hubungan anda
dengan penerima sehingga dapat memberikan
kesan yang tepat. Apabila anda mencoba menjadi
diri anda sendiri anda terkesan jujur.
a. Gunakan Sikap “anda”
setelah memikirkan jenis hubungan anda, cobalah
menempatkan diri anda pada posisi mereka.
dengan pendekatan yang berpusat pada penerima anda
mencoba melihat subyek lewat mata penerima. Kemudian
dapat memproyeksikan pendekatan dalam pesan anda
dengan menggunakan sikap “anda” artinya dengan
berbicara dan menulis dalam arti keinginan, minat,
harapan, dan pilihan dari pihak penerim
b. Tekankan Hal Positif
cara lain membina hubungan baik dengan penerima adalah
menekankan sisi positif dari pesan anda. Fokuslah pada hal-hal
yang cemerlang, bukan pada awan gelap. Tekankan pada apa
yang terjadi bukan pada apa yang tidak / tidak akan terjadi.
Apabila melontarkan kritik jangan menonjolkan kesalahan
orang lain. Hindari merujuk pada kegagalan, masalah atau
kekurangan. Cobalah menyatakan pesan anda tanpa
menggunakan kata-kata yang dapat melukai / menyerang
penerima.
c. Memupuk Kredibilitas
jika tidak di kenal penerima anda harus merebut kepercayaan
mereka sebelum membuat mereka bersedia menerima sudut
padang anda. Keberhasilan pesan bergantung pada persepsi
penerima mengenai anda, keyakinan mengenai kompetensi
dan integritas anda amat penting.
d. Bersikap Sopan
merupakan cara lain memperoleh
penghargaan dari pihak penerima. Dengan
menghargai pihak penerima anda
menunjukan perhatian pada kebutuhan dan
perasaan mereka. Anda mengekpresikan diri
dengan kebaikan dan kebijaksanaan.
e. Gunakan bahasa yang tidak bias
bahasa yang tidak bias menghindari
kekonyolan tidak etis dan memalukan dalam
bahasa yang berkaitan dengan jenis kelamin,
suku, usia dan cacat tubuh.
f. Proyeksikan Citra Perusahaan
walaupun membina hubungan baik
dengan penerima merupakan sasaran utama
anda, pikirkan juga memproyeksikan citra
yang tepat dari perusahaan anda. Jika
berkomunikasi dengan orang luar, bahkan
untuk hal-hal rutin, anda adalah juru bicara
organisasi. Kesan yang anda buat dapat
meningkatkan
atau
merusak
reputasi
perusahaan.
3. MEMILIH SALURAN
DAN MEDIUM YANG
TEPAT
Pemilihan saluran dan medium dapat membuat perbedaan antara
komunikasi yang efektif dan tidak efektif , bahkan pilihan anda akan
menentukan gaya, nada dan komposisi pesan.
Memilih saluran pesan (lisan / tertulis) dan medium ( percakapan
telepon, email, fax, pita, video, laporan tertulis).
Ketika memilih medium ingat, bahwa medium punya keterbatasan
menyaring sebagai pesan. Misal selebaran dan papan buletin yang tidak
efektif untuk komunikasi komplek tetapi baik untuk pesan sederhana.
Waktu adalah faktor yang anda pertimbangkan dalam memilih medium.
Disamping formalitas, kerahasiaan, umpan balik, kerumitan, waktu dan
biaya anda perlu pertimbangkan saluran komunikasi yang diharapkan
penerima.
BERPUSAT PADA
PENERIMA
Nama : Siti
Nurjanah
NIM : 2015017060
Kelas : 4A2
Memahami Proses
Komposisi
Tugas komunikasi dalam karir, baik lisan
maupun tertulis. Tugas bersifat rutin, hanya
mencoret beberapa kalimat diatas kertas
atau mengetik email singkat, yang lain
lebih kompleks, memerlukan refleksi, riset
dan persiapan dokumen.
Pesan bisnis anda harus lebih hidup, lebih
mudah dibaca, lebih padat dan lebih
menarik
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca,
dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Namun demikian,
tujuan penyusunan pesan bisnis bukanlah agar penerima
terpesona akan luas atau kosa kata yang baik. Pesan bisnis yang
dibuat hendaknya tetap berpusat pada penerima, singkat dan
memiliki tujuan yang jelas.
Sasaran dari penulisan bisnis yang efektif adalah menyatakan
gagasan anda dan bukan untuk mengesankan penerima.
Walaupun komunikator menolak proses komposisi terstruktur
karna proses buatan, Faktanya pesan akhir anda dan cara anda
mencapainya merupakan hubungan yang tidak dapat dipisahkan.
Jadi agar sukses anda harus memusatkan perhatian pada
keduanya.
Proses komposisi ini dipandang sebagai tujuh langkah
terpisah yang masuk dalam kategori sederhana atau tahap :
1. Perencanaan
perencanaan
langkah
pertama
dalam
penulisan
bisnis
yang
sukses. Dalam fase ini, anda
memikirkan tentang dasar-dasar
pesan anda, alasan berkomunikasi
dan siapa penerimanya. Tiga tahap
perencanaan adalah :
a. Menetapkan tujuan
b.Menganalisis
penerima
dan
menyesuaikan pesan
c.Memilih saluran dan medium
komunikasi yang tepat
2. Mengorganisasi dan menyusun
setelah perencanaan yaitu mengorganisasi gagasan
anda dan mulai menyusun naskah pertama,
menyajikan pemikiran anda dalam kata-kata,
menciptakan kalimat dan paragraf dan memilih
ilustrasi serta rinciam untuk mendukung gagasan
pokok anda.
Tahap ini meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu:
a. Mengorganisasikan pesan anda
b. Menyususn pesan anda
3. Revisi pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk
memastikan
apakah
ide/gagasan
yang
diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih
detail juga dilakukan atas format penulisan, tanda
baca, dan tata bahasa.
Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan
adalah:
a. Menyunting pesan
b. Menulis ulang
c. Memproduksi pesan
d. Mencetak pesan
1. MENETAPKAN TUJUAN
Ketika merencanakan bisnis, pikirkan mengenai tujuan
anda. Mengetahui pesan akan membuat keputusan
penting, misal : jika mengetahui tujuan, anda akan
memasukan informasi yang perlu untuk mencapai
sasaran anda. Memerlukan tujuan yang jelas adalah
untuk memutuskan apakah mau melanjutkannya.
Tujuan Umum
Pesan Bisnis
Pesan bisnis
mempunyai tujuan
utama :
1. memberi informasi (informming)
2. membujuk atau persuasi (persuading)
3. melakukan
kerjasama
atau
kolaborasi
(collaborating).
Tujuan tersebut menentukan jumlah partisipasi
penerima yang anda butukan dan jumlah kendali
yang anda pegang atas pesan tersebut.
Jika hanya bertujuan memberikan informasi maka diperlukan
sedikit saja partisipasi komunikan, dan kendala pesan
sepenuhnya berada pada komunikator.
Pesan yang persuasif memerlukan partisipasi komunikan dan
interaksi yang lebih tinggi serta pengendalian pesan tidak
sepenuhnya pad komunikator.
Pesan bertujuan menjalin kerjasama diperlukan partisipasi
maksimum dari komunikan dan kendali komunikator
terhadap isi pesan yang lebih rendah
Pesan bisnis hendaknya realistis dan tidak bertentangan
dengan tujuan
perusahaan.
Cara Menguji Tujuan Anda:
Sebelum memutuskan untuk meneruskan
pesan ajukan diri sendiri beberapa
pertanyaan sbb :
1. Apakh Tujuannya realistis
2. Apakah waktunya tepat
3. Apakah anda orang yang tepat
menyampaikan pesan
4. Apakah tujuan dapat diterima oleh
organisasi
2. MENGANALISA
PIHAK PENERIMA &
MENERIMA PESAN
Cobalah mempelajari baiknaik penerima yang anda tuju.
Siapa mereka? Bagaimana sikap mereka? Apa yang perlu
mereka
ketahui?
Dan
mengepa
mereka
harus
memperhatikan? Jawaban tersebut akan menetapkan suatu
mengenai materi yang akan anda cakup dan anda
mencakupnya.
(1) Mengembangkan Profil Pihak Penerima
Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal
biasanya relative lebih mudah dilakukan tanpa harus
melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi
atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah
dikenal yang pada umumnya dapat diperkirakan.
Contoh audiens yang sudah dikenal : atasan, rekan
sekerja, pelanggan lama, dan pemasok lama.
Sebaliknya jika penerima terdiri dari orang yang
tidak dikenal maka perlu melakukan penelitian untuk
mengenal mereka sebelum memberikan informasi
yang mereka perlukan, memnuhi harapan mereka,
atau mengantisipasi harapan mereka.
a. Mengenali Penerima Primer
Beberapa orang yang menerima pesan anda cobalah
mengenali orang
terpenting untuk tujuan anda.
b. Menetapkan Jumlah dan Komposisi Audiens
Jumlah penerima juga mempengaruhi pesan bisnis. Jika
menulis laporan untuk didistribusikan secara luas anda
mungkin mememilih gaya, organisasi dan format lebih
formal dibanding menulis laporan hanya tiga atau empat
bagian anda sendiri.
jika pihak penerima terdiri dengan latar belakang budaya,
pendidikan, status dan sikap berbeda, kemungkinan reaksi
mereka berbeda terhadap pesan yang sama.
jadi ketika anda menyusun pesan carilah minat dan
persamaan sifat yang mengikat semua anggota penerima
dan menyertakan bukti bidang yang menarik bagi setiap
orang.
Cara cepat membantu anda mengingat berapa hal yang anda perlu
ketahui mengenai penerima bila ingin menyampaikan pesan
disesuaikanyang merupakan tuntutan penerima :
Analize : Siapa pihak penerima pesan?
Understand : Bagaimana pengetahuan penerima mengenai
subjek?
Demographics : Berapa umur, Jenis kelamin, Pendidikan penerima?
Interest : Apa yang menarik perhatian penerima?
Environment : Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan?
Needs : Informasi apa yang diperlukan penerima?
Customize : Bagaimana penyesuaian pesan yang diperlukan?
Expectation : Apa yang diharapkan penerima?
c. Ukur Tingkat Pemahaman Audiens
Jika penerima memiliki latar belakang yang sama
dengam pengirim, maka pada umumnya mereka
dianggap memiliki pemahaman yang sama terhadap
suatu pesan. Dalam keadan demikian, pengirim tidak
perlu melakukan usaha – usaha tertentu untuk
memberikan pemahaman kepada penerima. Namun
apabila penerima memiliki latar belakang yang
berbeda, maka pengirim memiliki latar belakang yang
berbeda,
maka
pengirim
harus
siap
untuk
memberikan penjelasan-penjelasan tanpa rasa bosan
agar tidak terjadi kekeliruan interpretasi.
d. Reaksi Dilakukan Penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada
reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
Untuk menghindari kritik dan perdebatan, pesan bisnis
sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang didukung
degnan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang
memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.
Dari pengalaman anda mengetahui atsan memperhatikan
masalah : laba, bagian pasar, pertumbuhan penjualan dll.
Dengan mengantisipasi anda dapat menyertakan bukti dalam
presentasi yang membahas masalah tersebut.
(2) Memenuhi kebutuhan Informasi
Pihak Penerima
Jeff Hagan, Kunci utama untuk komunikasi yang efektif adalah
menetapkan kebutuhan informasi pembaca anda dan kemudian
menanggapinya. Pesan yang baik menjawab semua pertanyaan
penerima.
a. Temukan apa yang ingin diketahui oleh penerima.
umumya informasi yang dibutuhkan penerima sudah jelas. Memastikan
permintaan yang tidak jelas dengan menyatakan istilah yang spesifik.
b. Mengantisipasi pertanyaan yang tidak ditanyakan
coba memikirkan kebituhan informasi yang mungkin tidak disadari oleh
penerima. Memberikan sedikit informasi berarti banyak bagi penerima.
e. Berkominikasi secara etis
komunikasi melanggar etika selalu berlebihlebihan, pesan menjadi
tidak etis hanya karna informasi yang dihilangkan. Tentu saja dengan
alasan hukum dan bisnis yang tepat, pesan tidak mungkin berisi
rincian segala hal. Ingat bahwa lengkap adalah istilah yang relatif.
f. Tekanan gagasan yang paling menarik bagi penerima
ketika memutuskan menanggapi kebutuhan informasi penerima, ingat
beberapa gagasan pokok akan lebih menarik dan penting
dibandingkan yang lain. Misal: meringkas percakapan dengan
pelanggan tertua dan terbaik perusahaan.
tekanan yang anda berikan pada setiap gagasan pokok percakapan
tergantung pada perhatian penerima.
C. Berikan semua informasi yang dibutuhkan
setelah
menentukan
kebutuhan
penerima,
pastikan
memuaskan kebutuhan ini dengan lengkap. Cara menguji
kelengkapan pesan adalah dengan pendekatan jurnalitik.
Periksa apakah pesan anda menjawab siapa, apa, kapan,
dimana, mengapa dan bagaimana.
d. Pastikan informasinya aktual
dalam bisnis, punya tugas khusus memeriksa ketepatan
informasi sebelum membuat komitmen tertulis terutama pada
pihak luar perusahaan.
organisasi secara hukum terikat terikat janji yang dibuat jadi
pastikan perusahaan dapat menindaklanjuti.
meminimalkan kesalahan dengan mencoba bertindak akurat
dan memeriksa ulang segala yang anda tulis dan katakan
(3) Memuaskan
kebutuhan motivasi
pihak penerima
Pesan persuasif dimaksudkan memotivasi pihak penerima
untuk mengubah keyakinan / tingkah laku mereka.
Masalahnya adalah orang menolak gagasan bertentangan
dengan keyakinan dan kebiasaan yang sudah ada.
Ingat bahwa banyak pesan bisnis ditunjukan kepada
orang yang melakukan kegiatan bisnispelanggan,
pemasok dan rekan kerja dan bahwa harihari mereka
diisi gangguan. Jadi, usahakan pesan anda
menyenangkan mereka, coba membuat pesan singkat.
(4). Membina hubungan
baik dengan pihak
penerima
Langkah pertama kearah pembina hubungan baik
dengan penerima adalah memikirkan siapa anda
dan siapa mereka. Apakah anda berdua teman
lama punya minnat sama, atau sama sekali tidak
mengenalnya? Apakah anda punya status,
pengalaman, pendidikan sama jelas atau tidak?
Jawaban tersebut menentukan hubungan anda
dengan penerima sehingga dapat memberikan
kesan yang tepat. Apabila anda mencoba menjadi
diri anda sendiri anda terkesan jujur.
a. Gunakan Sikap “anda”
setelah memikirkan jenis hubungan anda, cobalah
menempatkan diri anda pada posisi mereka.
dengan pendekatan yang berpusat pada penerima anda
mencoba melihat subyek lewat mata penerima. Kemudian
dapat memproyeksikan pendekatan dalam pesan anda
dengan menggunakan sikap “anda” artinya dengan
berbicara dan menulis dalam arti keinginan, minat,
harapan, dan pilihan dari pihak penerim
b. Tekankan Hal Positif
cara lain membina hubungan baik dengan penerima adalah
menekankan sisi positif dari pesan anda. Fokuslah pada hal-hal
yang cemerlang, bukan pada awan gelap. Tekankan pada apa
yang terjadi bukan pada apa yang tidak / tidak akan terjadi.
Apabila melontarkan kritik jangan menonjolkan kesalahan
orang lain. Hindari merujuk pada kegagalan, masalah atau
kekurangan. Cobalah menyatakan pesan anda tanpa
menggunakan kata-kata yang dapat melukai / menyerang
penerima.
c. Memupuk Kredibilitas
jika tidak di kenal penerima anda harus merebut kepercayaan
mereka sebelum membuat mereka bersedia menerima sudut
padang anda. Keberhasilan pesan bergantung pada persepsi
penerima mengenai anda, keyakinan mengenai kompetensi
dan integritas anda amat penting.
d. Bersikap Sopan
merupakan cara lain memperoleh
penghargaan dari pihak penerima. Dengan
menghargai pihak penerima anda
menunjukan perhatian pada kebutuhan dan
perasaan mereka. Anda mengekpresikan diri
dengan kebaikan dan kebijaksanaan.
e. Gunakan bahasa yang tidak bias
bahasa yang tidak bias menghindari
kekonyolan tidak etis dan memalukan dalam
bahasa yang berkaitan dengan jenis kelamin,
suku, usia dan cacat tubuh.
f. Proyeksikan Citra Perusahaan
walaupun membina hubungan baik
dengan penerima merupakan sasaran utama
anda, pikirkan juga memproyeksikan citra
yang tepat dari perusahaan anda. Jika
berkomunikasi dengan orang luar, bahkan
untuk hal-hal rutin, anda adalah juru bicara
organisasi. Kesan yang anda buat dapat
meningkatkan
atau
merusak
reputasi
perusahaan.
3. MEMILIH SALURAN
DAN MEDIUM YANG
TEPAT
Pemilihan saluran dan medium dapat membuat perbedaan antara
komunikasi yang efektif dan tidak efektif , bahkan pilihan anda akan
menentukan gaya, nada dan komposisi pesan.
Memilih saluran pesan (lisan / tertulis) dan medium ( percakapan
telepon, email, fax, pita, video, laporan tertulis).
Ketika memilih medium ingat, bahwa medium punya keterbatasan
menyaring sebagai pesan. Misal selebaran dan papan buletin yang tidak
efektif untuk komunikasi komplek tetapi baik untuk pesan sederhana.
Waktu adalah faktor yang anda pertimbangkan dalam memilih medium.
Disamping formalitas, kerahasiaan, umpan balik, kerumitan, waktu dan
biaya anda perlu pertimbangkan saluran komunikasi yang diharapkan
penerima.