PENERAPAN DOKUMEN MUTU DI PRODI ILMU ADM
PENERAPAN DOKUMEN MUTU DI PRODI ILMU ADMINISTRASI NEGARA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA UTARA
1.
Wulan Krismiati Ningsih
Medan, Indonesia
Wulankrismiatiningsih98@gmail.com
2.
Zulfah Matondang
Medan, Indonesia
Matondangzulfah28@gmail.com
3.
Ersa Tamara Siregar
Medan, Indonesia
Ersatamarasir@gmail.com
ABSTRAK
Educational institutions especially state administration study program
at north
muhammadiyah university of north sumatra want to campate and strive to formulate strategic
step and organizational structuring. Both hardware and hardware as well as software
document quallity is a from of software that exist in the study program of state administration
universty of muhammadiyah north sumatera utara that must be provided by the universty as a
manafestation of well organized and well organized institutions.the aim is to give confidence
the edacution servece in the state administration program ad muhammadiyah university in the
implementation of the true edacational institutions include quality manual, work institutions.
Fan recard acrivies that have been do it.
KATA KUNCI : penerapan, dokumen mutu
I.
INTRODUCTION
merupakan suatu nilai atau keadaan.pada
Dokumen mutu yang ada di prodi Ilmu
Administrasi
Negara
Muhammadiyah
Universitas
Sumatera
merupakan suatu
Utara
data yang berbentuk
hakikatnya
beberapa
pengertian
mutu
memiliki elemen-elemen sebagai berikut:
1. Meliputi usaha memenuhi atau melebihi
harapan pelanggan,
tulisan maupun gambar dan rekaman.
2. Mencangkup produk, jasa, manusia,
Dokumen
proses dan lingkungan,
mutu
Administrasi
berjalan.
di
negara
Penerapan
prodi
masih
Ilmu
sedang
dokumen
3. Kondisi yang selalu berubah.
mutu
dilaksanakan oleh UPM (unit penjaminan
II.
mutu) di Ilmu Administrasi Negara yang
Penelitian ini menggunakan metode
METHOD
dibantu oleh dosen-dosen lainnya dalam
deskriptif
menjalankan penerapan dokumen mutu.
menggunakan me tode kualitatif. Untuk
Lukman Ali (2007:104) penerapan
adalah
mempraktekkan
atau
dengan
pengolahan
data
pengumpulan data menggunakan teknik
wawancara terstruktur. Teknik analisis
memasangkan. Penerapan dapat diartikan
datanya
juga sebagai pelaksanaan. Wahab dalam
kategorisasi. Keabsahan data observasi
Van Meter dan Van Horn (2008:65)
didapat
penerapan merupakan tindakan-tindakan
dengan narasumber yang dapat dipercaya.
yang
dilakukan
baik
oleh
menggunakan
analisis
data
melalui wawancara langsung
individu-
individu atau kelompok-kelompok yang
III.
diarahkan pada tercapainya tujuan yang
A.Hasil
telah digariskan dalam keputusan. Dalam
HASIL DAN PEMBAHASAN
Penerapan dokumen mutu dan
hal ini, penerapan adalah pelaksanaan
pelaksanaan
sebuah hasil kerja yang diperoleh melalui
penjaminan mutu ditingkat fakultas
sebuah cara agar dapat dipraktekkan dalam
dan
sebuah lembaga pendidikan.
panduan.
Secara
fisik
memang
memiliki
bukti
dengan
adanya
Dokumen adalah bentuk rekaman yang
prodi
evaluasi
berjalan
sistem
belum
sesuai
dapat dijadikan alat bukti. Rekaman
dokumen mutu, pelaksanaan dokumen
tersebut
berupa
data
yang
berbentu
dan
gambar,
suara,
vidio
atau
notulensi.
lengkap. Tapi sebenarmya dokumen
Dokumen digunakan untuk mendukung
mutu yang terdiri dari kebijakan mutu,
keterangan akan suatu keadaan sehingga
manual mutu, standar mutu, standar
posisi keadaan lebih meyakinkan. Mutu
operasional prosedur, intruksi kerja
pelaksanaan
evaluasi
yang
dan formulir ternyata hanya disiapkan
masih
untuk kepentingan akreditas dan belum
tanggung jawab pimpinan Mutu yang
siap sepenuhnya digunakan dalam
saat
aktivitas pembelajaran, artinya yang
Penerapannya
tertulis
belum
dilakukan untuk meningkatkan kualitas
sepenuhnya teraktualisasi. Penerapan
prodi Ilmu Administrasi Negara baik
dokumen mutu baru sebatas pimpinan
dari dalam prodi sendiri (mahasiswa,
prodi semata. Disamping itu, dokumen
dosen, tenaga penunjang) maupun dari
yang ada juga tidak memiliki rekam
luar prodi Ilmu Administrasi Negara.
dalam
jejak
revisi
dokumen
atau
berjalan
ini
dibawah
sedang
masih
menjabat.
terus-menerus
perbaikan
berkelanjutan dari suatu pimpinan
B.Pembahasan
Penerapan
prodi yang telah habis masa jabatannya
kepada pimpinan prodi
sedang
yang baru
merupakakan
dokumen
mutu
tindakan-tindakan
yang
dilantik. Sehingga setiap pimpinan
dilakukan
individu
maupun
suautu
prodi yang baru selalu memulai kerja
kelompok
ataupun
lembaga
dalam
dengan membuat lagi dokumen mutu
mencapai tujuan yang diinginkan dengan
yang baru.
sebuah dokumen mutu yang berkualitas
evaluasi
Dokumen adalah bentuk rekaman yang
mutu, dokumen mutu yang dibuat dan
dapat dijadikan alat bukti. Rekaman
dilaksanakan dievaluasi sendiri oleh
tersebut
pimpinan prodi. Dokumen mutu yang
gambar, suara, vidio atau notulensi.
Pada
saat
melakukan
berupa
data
Dokumen
dibuat belum disosialisasikan secara
yang
mutu
berbentu
merupakan
dan
dokumen kebijakan yang disusun dalam
mahasiswa yang ada. Akibatnya, dosen
rangka menjamin terciptanya pelayanan
dan tendik bekerja tidak berdasarkan
yang memenuhi harapan di prodi Ilmu
dokumen mutu yang sudah dibuat.
Administrasi
baik
kepada
dosen,
tendik,
Dokumen mutu di prodi Ilmu
Administrasi
Negara
Universitas
Negara
Muhammadiyah
Penerapan
Universitas
Sumatera
Dokumen
Mutu
Utara.
menuntut
Muhammadiyah Sumatera Utara salah
standarisasi pada pengelolaan di prodi
satunya dalam bentuk pembuatan visi
Ilmu Administrasi Negara mensyaratkan
dan misi. Yang mana visi dan misi
pentingnya
tersebut berbeda disetiap prodinya.
dokumen mutu yang baik. Sebagai contoh
Penerapan dokumen mutu di prodi
adalah
Ilmu Administrasi Negara pada saat ini
dilakukan
pengelolaan
monep
diakhir
(management)
(monitoring),
semester,
yang
setelah
melakukan pertemuan sebanyak 7 kali
3. Akreditasi PT oleh Badan Akreditasi
pertemuan. Monitoring ini berfungsi untuk
Nasional, 2008
melihat apakah materi yang disampaikan
4. Statuta Satuan Pendidikan;
dosen selama pertemuan sesuai dengan
5. Buku Standar Mutu Satuan Pendidikan
soal
6. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu
ujian
yang
diberikan
kepada
mahasiswa. Apabila ada perbedaan antara
Satuan Pendidikan
keduanya maka akan diberitahukan kepada
7. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu
prodi yang bertanggung jawab dibidang
Fakultas. Dokument mutu mencakup : 1)
mutu. Yang selanjutnya dilanjutnya ke
Manual
Mutu; 2) Prosedur Mutu; 3)
pihak fakultas untuk kemudian dilanjutkan
Instruksi
Kerja (IK); 4) Record bisa
ke BPM. Lebih dari itu, dokumen mutu
berupa Form atau LogBook.
adalah menyangkut gerak organisasi secara
1. Manual Mutu (MM)
keseluruhan dan berkelanjutan.
Manuat
Dokumen mutu dapat dikatakan
kebijakan
Mutu
umum
(MM)
menyatakan
organisasi
terhadap
sebagai pedoman prodi Ilmu Administrasi
aktifitas operasional yang dilakukan dan
Negara
harus
Universitas
Muhammadiyah
memenuhi
persyaratan
sistem
Sumatera Utara dalam menjalankan kerja-
penjaminan
kerja prodi Ilmu Administrasi Negara yang
pedoman bagi penyusunan dokumentasi
bermutu dan meraih tujuan-tujuan yang
tingkat
bermutu pula. Dengan demikian, dokumen
operasional organisasi. Ruang lingkup
mutu sangat penting dalam kehidupan
Manual Mutu adalah sebagai berikut: (a)
lembaga pendidikan khususnya prodi Ilmu
MM merupakan panduan implementasi
Administrasi
manajemen
Negara
di
Universitas
Muhammadiyah Sumatera Utara.
mutu.
dibawahnya
mutu.
Dan
serta
(b)
merupakan
aktivitas
Merupakan
persyaratan sistem manajemen mutu yang
Implementasi Manajemen Dokumen
harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di
Mutu Dalam Pendidikan Prof. Dr. Hj.
lingkungan Universitas. (c) Disusun dan
Wuryanti
menyebutkan
mengacu pada persyaratan standar dan
beberapa landasan kebijakan manajemen
klausul Sistem Manajemen Mutu ISO,
mutu dalam pendidikan sebagai berikut:
peraturan pemerintah RI dan persyaratan
1. Undang-undang No.20 Tahun 2003
akreditasi BAN-PT MM ini berlaku di unit
tentang Sistem Pendidikan Nasional.
pelaksana akademik di wilayah fakultas.
2. PP no.19 Tahun 2005 tentang Standar
Tujuan Manual Mutu adalah:
Nasional Pendidikan.
a. Menggariskan proses utama yang terkait
K,
MM19,
langsung/tidak langsung dengan layanan
pendidikan
di
fakultas,
perencanaan,
ataupun
baik
pelaksanaan,
tindakan
perbaikan
dalam
kegiatan operasional yang dilakukan di
evaluasi
Departemen. Kerangka isi dari Prosedur
untuk
Mutu (PM) terbagi dalam 6(enam) bagian
menjamin adanya perbaikan berkelanjutan
yaitu:
dalam memenuhi persyaratan pelanggan;
1) Tujuan, bagian ini menguraikan secara
b. Menjelaskan hubungan antara berbagai
singkat tujuan dan maksud dari kegiatan
aktivitas yang terkait dalam proses diatas;
yang didokumentasikan di dalam prosedur.
c.
Menjelaskan
Penjaminan
hubungan
Sistem
2) Ruang Lingkup, bagian ini menjelaskan
(SPM)
dengan
ruang
Mutu
persyaratan ISO;
d.
lingkup
penggunaan
prosedur,
seperti kapan, di mana, dalam kondisi
Mencerminkan
fakultas
seperti apa, fungsi, lokasi, bagian, dan unit
mutu
secara
kerja yang akan menggunakan prosedur
bentuk
tertulis,
tersebut, Selain itu bagian ini juga
sehingga dapat dipahami oleh semua pihak
menjelaskantentang batasan aktivitas yang
yang
dikendalikan dalamprosedur tersebut.
dalam
komitmen
peningkatan
berkelanjutan
dalam
terlibat
dalam
proses
penyelenggaraan sumber daya manusia di
3) Referensi/Rujukan/Acuan, bagian ini
bidang ekonomi dan bisnis (Fakultas
merinci
Ekonomi).
persyaratan
digunakan sebagai referensi atau berkeitan
standar ISO tentang penyusunan pedoman
dengan kegiatan-kegiatan yang diuraikan
mutu,
di dalamprosedur;
secara
Berdasarkan
efektif
dapat
disusun
dokumendokumen
yang
berdasarkan kerangka isi terdiri dari 5
4) Definisi, berisi penjelasan tentang istila-
bagian yaitu:
istilah yang digunakandi dalamprosedur
a. Kebijakan umum;
yang mungkin tidak dipahami dengan jelas
b. Uraian mengenai Organisasi;
oleh pemakai prosedur;
c. Pengelolaan Pedoman Mutu;
5) Uraian/Rincian Prosedur, merupakan
d. Garis besar/uraian mengenai kebijakan
bagian utama yang menguraikan kegiatan-
organisasi dalam memenuhi standar ISO
kegiatan dan orang-orang yang terlibat di
yang dipilih;
dalam
e. Referensi silang (daftar prosedur yang
tersebut.
berkaitan dengan aktivitas organisasi dan
mengidentifikasi
persyaratan standar seri ISO yang dipilih).
jawab), melakukan APA, dan DI MANA,
2. Prosedur Mutu (PM)
serta
Merupakan
dokumen
yang
menguraikan isi MM menjadi kegiatan-
proses
pelaksanaan
pekerjaan
Bagian ini harus secara jelas
KAPAN
SIAPA
dan
(Penanggung
BAGAIMANA
kegiatan tersebut dilaksanakan (WHO,
WHAT, WHERE, WHEN dan HOW).
6) Lampiran, mencatat semua dokumen
Form yang telah berisi data ini disebut
(instruksi kerja), formulir-formulir yang
sebagai catatan (rekaman/rrecord) mutu.
merupakan bagian dari prosedur. Untuk
proses
–proses
yang
rumit,
sebagai
lampiran dapat juga disertakan bagan alir
dari proses yang dapat dijadikan acuan.
IV. KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dokumen
3. Instruksi Kerja (IK)
mutu
merupakan
bukti
komitmen lembaga pendidikan di prodi
Merupakan acuan kerja bagi setiap
Ilmu Administrasi Negara Universitas
personil di masing-masing unit yang berisi
Muhammadiyah Sumatera Utara dalam
penjabaran suatu kegiatan yang ada di
membangun
dokumen Prosedur Mutu (PM), menjadi
Penyiapan
aktifitas-aktfitas yang lebih detil. Instruksi
memperhatikan aspek kompetisi, tidak
kerja harus secara terinci menjelaskan
hanya dalam konteks lokal, nasional, tetapi
tahap demi tahap dari pelakanaan suatu
juga internasional. Sehingga standar yang
pekerjaan. Uraian tersebut harus meliputi:
digunakan dapat mengadaptasi standar
1) Tahap pelaksanaan pekerjaan;
organisasi
2) Alat yang digunakan;
internasional atau ISO. Cakupan dari
3) Standar atau parameter yang digunakan,
dokumen mutu paling tidak mencakup
metode
manual mutu (MM), Prosedur Mutu (PM),
pengukuran,
pengujian
dan
pendidikan
dokumen
yang
bermutu.
mutu
sejatinya
berlaku
secara
pemeriksaan yang digunakan;
Instruksi Kerja, dan Rekaman (record)
4) Sumber daya pendukung lain yang
kegiatan yang telah dilaksanakan. Dengan
digunakan.
demikian,
4. Record atau Form
membangun
Record
atau
Form
merupakan
dokumen
Universitas
suatu kegiatan yang telah dilakukan.
Utara,
Formulir
pendidikan.
alat
pendukung
kepercayaan
dapat
mahasiswa,
kepercayaan publik dilauar dari kampus
dokumen yang menunjukkan bukti dari
merupakan
mutu
dan
Muhammadiyah
Sumatera
meningkatkan
layanan
pelaksanaan prosedur dan instruksi kerja.
Biasanya form ini merupakan bagian dari
B. Saran
prosedur atau instruksi kerja (IK). Form ini
Penerapan dokumen mutu di prodi
termasukdalamdokumen mutuyang harus
Ilmu Administrasi Negara Universitas
dikendalikan. Form-form ini diisi dengan
Muhammadiyah Sumatera Utara sedang
data yang sesuai dengan aktifitas yang di
berjalan dan sedang dilaksanakan. Dimana
uraikan dalamprosedur yang bersangkutan.
dalam
pelaksanannya
menurut
kami
sebagai mahasiswa belum berjalan dengan
untuk bapak dosen pembimbing mata
baik. Diharapkan bagi para dosen yang ada
kuliah Metode Penelitian Sosial yang telah
didalam prodi Ilmu Administrasi Negara
membantu
dapat
sebagai
bekerjasama
guna
menjalankan
meminjamkan
referensi
kami
jurnalnya
dalam
dokumen mutu yang sudah dibuat agar
menyelesaikan tugas ini. Kami berharap
penerapannya berjalan dengan baik, bukan
tulisan ini dapat bermanfaat dan dapat
sekedar hanya menjadi dokumen tetapi
memenuhi salah satu tugas mata kuliah
dapat dirasakan penerapannya sehingga
Metode penelitian Sosial.
menjadikan
prodi
Ilmu
Administrasi
VI. REFERENSI
Negara ini berkualitas mahasiswa, dosen
dan juga penunjang lainnya.
https://www.researchgate.net/profile/Dedi_
Amrizal/publication/322479662_The_Dev
V. UCAPAN TERIMA KASIH
Akhirnya
menyelesaikan
it-
tepat
waktu.
_Internal_Quality_in_University_of_Suma
Terimakasih untuk semua pihak yang telah
tera_Utara/links/5ac38000f7e9bfc0460933
membantu dalam meyelesaikan tugas ini.
4/The-Development-Model-of-Evaluation-
Terimakasih banyak kepada penanggung
and-Audit-Internal-Quality-in-University-
jawab UPM prodi Ilmu Administrasi
of-Sumatera-Utara.pdf
Negara
http://materbidan.blogspot.com/2010/10/k
tulisam
Sumatera
kami
ini
dapat
elopment_Model_of_Evaluation_and_Aud
dengan
Universitas
Utara
yang
Muhammadiyah
telah
banyak
membantu kami dalam memperoleh datadata untuk tulisan ini. Terimakasih juga
onsep-dokumentasi.html,
http://.m.wikipedia.org
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA UTARA
1.
Wulan Krismiati Ningsih
Medan, Indonesia
Wulankrismiatiningsih98@gmail.com
2.
Zulfah Matondang
Medan, Indonesia
Matondangzulfah28@gmail.com
3.
Ersa Tamara Siregar
Medan, Indonesia
Ersatamarasir@gmail.com
ABSTRAK
Educational institutions especially state administration study program
at north
muhammadiyah university of north sumatra want to campate and strive to formulate strategic
step and organizational structuring. Both hardware and hardware as well as software
document quallity is a from of software that exist in the study program of state administration
universty of muhammadiyah north sumatera utara that must be provided by the universty as a
manafestation of well organized and well organized institutions.the aim is to give confidence
the edacution servece in the state administration program ad muhammadiyah university in the
implementation of the true edacational institutions include quality manual, work institutions.
Fan recard acrivies that have been do it.
KATA KUNCI : penerapan, dokumen mutu
I.
INTRODUCTION
merupakan suatu nilai atau keadaan.pada
Dokumen mutu yang ada di prodi Ilmu
Administrasi
Negara
Muhammadiyah
Universitas
Sumatera
merupakan suatu
Utara
data yang berbentuk
hakikatnya
beberapa
pengertian
mutu
memiliki elemen-elemen sebagai berikut:
1. Meliputi usaha memenuhi atau melebihi
harapan pelanggan,
tulisan maupun gambar dan rekaman.
2. Mencangkup produk, jasa, manusia,
Dokumen
proses dan lingkungan,
mutu
Administrasi
berjalan.
di
negara
Penerapan
prodi
masih
Ilmu
sedang
dokumen
3. Kondisi yang selalu berubah.
mutu
dilaksanakan oleh UPM (unit penjaminan
II.
mutu) di Ilmu Administrasi Negara yang
Penelitian ini menggunakan metode
METHOD
dibantu oleh dosen-dosen lainnya dalam
deskriptif
menjalankan penerapan dokumen mutu.
menggunakan me tode kualitatif. Untuk
Lukman Ali (2007:104) penerapan
adalah
mempraktekkan
atau
dengan
pengolahan
data
pengumpulan data menggunakan teknik
wawancara terstruktur. Teknik analisis
memasangkan. Penerapan dapat diartikan
datanya
juga sebagai pelaksanaan. Wahab dalam
kategorisasi. Keabsahan data observasi
Van Meter dan Van Horn (2008:65)
didapat
penerapan merupakan tindakan-tindakan
dengan narasumber yang dapat dipercaya.
yang
dilakukan
baik
oleh
menggunakan
analisis
data
melalui wawancara langsung
individu-
individu atau kelompok-kelompok yang
III.
diarahkan pada tercapainya tujuan yang
A.Hasil
telah digariskan dalam keputusan. Dalam
HASIL DAN PEMBAHASAN
Penerapan dokumen mutu dan
hal ini, penerapan adalah pelaksanaan
pelaksanaan
sebuah hasil kerja yang diperoleh melalui
penjaminan mutu ditingkat fakultas
sebuah cara agar dapat dipraktekkan dalam
dan
sebuah lembaga pendidikan.
panduan.
Secara
fisik
memang
memiliki
bukti
dengan
adanya
Dokumen adalah bentuk rekaman yang
prodi
evaluasi
berjalan
sistem
belum
sesuai
dapat dijadikan alat bukti. Rekaman
dokumen mutu, pelaksanaan dokumen
tersebut
berupa
data
yang
berbentu
dan
gambar,
suara,
vidio
atau
notulensi.
lengkap. Tapi sebenarmya dokumen
Dokumen digunakan untuk mendukung
mutu yang terdiri dari kebijakan mutu,
keterangan akan suatu keadaan sehingga
manual mutu, standar mutu, standar
posisi keadaan lebih meyakinkan. Mutu
operasional prosedur, intruksi kerja
pelaksanaan
evaluasi
yang
dan formulir ternyata hanya disiapkan
masih
untuk kepentingan akreditas dan belum
tanggung jawab pimpinan Mutu yang
siap sepenuhnya digunakan dalam
saat
aktivitas pembelajaran, artinya yang
Penerapannya
tertulis
belum
dilakukan untuk meningkatkan kualitas
sepenuhnya teraktualisasi. Penerapan
prodi Ilmu Administrasi Negara baik
dokumen mutu baru sebatas pimpinan
dari dalam prodi sendiri (mahasiswa,
prodi semata. Disamping itu, dokumen
dosen, tenaga penunjang) maupun dari
yang ada juga tidak memiliki rekam
luar prodi Ilmu Administrasi Negara.
dalam
jejak
revisi
dokumen
atau
berjalan
ini
dibawah
sedang
masih
menjabat.
terus-menerus
perbaikan
berkelanjutan dari suatu pimpinan
B.Pembahasan
Penerapan
prodi yang telah habis masa jabatannya
kepada pimpinan prodi
sedang
yang baru
merupakakan
dokumen
mutu
tindakan-tindakan
yang
dilantik. Sehingga setiap pimpinan
dilakukan
individu
maupun
suautu
prodi yang baru selalu memulai kerja
kelompok
ataupun
lembaga
dalam
dengan membuat lagi dokumen mutu
mencapai tujuan yang diinginkan dengan
yang baru.
sebuah dokumen mutu yang berkualitas
evaluasi
Dokumen adalah bentuk rekaman yang
mutu, dokumen mutu yang dibuat dan
dapat dijadikan alat bukti. Rekaman
dilaksanakan dievaluasi sendiri oleh
tersebut
pimpinan prodi. Dokumen mutu yang
gambar, suara, vidio atau notulensi.
Pada
saat
melakukan
berupa
data
Dokumen
dibuat belum disosialisasikan secara
yang
mutu
berbentu
merupakan
dan
dokumen kebijakan yang disusun dalam
mahasiswa yang ada. Akibatnya, dosen
rangka menjamin terciptanya pelayanan
dan tendik bekerja tidak berdasarkan
yang memenuhi harapan di prodi Ilmu
dokumen mutu yang sudah dibuat.
Administrasi
baik
kepada
dosen,
tendik,
Dokumen mutu di prodi Ilmu
Administrasi
Negara
Universitas
Negara
Muhammadiyah
Penerapan
Universitas
Sumatera
Dokumen
Mutu
Utara.
menuntut
Muhammadiyah Sumatera Utara salah
standarisasi pada pengelolaan di prodi
satunya dalam bentuk pembuatan visi
Ilmu Administrasi Negara mensyaratkan
dan misi. Yang mana visi dan misi
pentingnya
tersebut berbeda disetiap prodinya.
dokumen mutu yang baik. Sebagai contoh
Penerapan dokumen mutu di prodi
adalah
Ilmu Administrasi Negara pada saat ini
dilakukan
pengelolaan
monep
diakhir
(management)
(monitoring),
semester,
yang
setelah
melakukan pertemuan sebanyak 7 kali
3. Akreditasi PT oleh Badan Akreditasi
pertemuan. Monitoring ini berfungsi untuk
Nasional, 2008
melihat apakah materi yang disampaikan
4. Statuta Satuan Pendidikan;
dosen selama pertemuan sesuai dengan
5. Buku Standar Mutu Satuan Pendidikan
soal
6. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu
ujian
yang
diberikan
kepada
mahasiswa. Apabila ada perbedaan antara
Satuan Pendidikan
keduanya maka akan diberitahukan kepada
7. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu
prodi yang bertanggung jawab dibidang
Fakultas. Dokument mutu mencakup : 1)
mutu. Yang selanjutnya dilanjutnya ke
Manual
Mutu; 2) Prosedur Mutu; 3)
pihak fakultas untuk kemudian dilanjutkan
Instruksi
Kerja (IK); 4) Record bisa
ke BPM. Lebih dari itu, dokumen mutu
berupa Form atau LogBook.
adalah menyangkut gerak organisasi secara
1. Manual Mutu (MM)
keseluruhan dan berkelanjutan.
Manuat
Dokumen mutu dapat dikatakan
kebijakan
Mutu
umum
(MM)
menyatakan
organisasi
terhadap
sebagai pedoman prodi Ilmu Administrasi
aktifitas operasional yang dilakukan dan
Negara
harus
Universitas
Muhammadiyah
memenuhi
persyaratan
sistem
Sumatera Utara dalam menjalankan kerja-
penjaminan
kerja prodi Ilmu Administrasi Negara yang
pedoman bagi penyusunan dokumentasi
bermutu dan meraih tujuan-tujuan yang
tingkat
bermutu pula. Dengan demikian, dokumen
operasional organisasi. Ruang lingkup
mutu sangat penting dalam kehidupan
Manual Mutu adalah sebagai berikut: (a)
lembaga pendidikan khususnya prodi Ilmu
MM merupakan panduan implementasi
Administrasi
manajemen
Negara
di
Universitas
Muhammadiyah Sumatera Utara.
mutu.
dibawahnya
mutu.
Dan
serta
(b)
merupakan
aktivitas
Merupakan
persyaratan sistem manajemen mutu yang
Implementasi Manajemen Dokumen
harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di
Mutu Dalam Pendidikan Prof. Dr. Hj.
lingkungan Universitas. (c) Disusun dan
Wuryanti
menyebutkan
mengacu pada persyaratan standar dan
beberapa landasan kebijakan manajemen
klausul Sistem Manajemen Mutu ISO,
mutu dalam pendidikan sebagai berikut:
peraturan pemerintah RI dan persyaratan
1. Undang-undang No.20 Tahun 2003
akreditasi BAN-PT MM ini berlaku di unit
tentang Sistem Pendidikan Nasional.
pelaksana akademik di wilayah fakultas.
2. PP no.19 Tahun 2005 tentang Standar
Tujuan Manual Mutu adalah:
Nasional Pendidikan.
a. Menggariskan proses utama yang terkait
K,
MM19,
langsung/tidak langsung dengan layanan
pendidikan
di
fakultas,
perencanaan,
ataupun
baik
pelaksanaan,
tindakan
perbaikan
dalam
kegiatan operasional yang dilakukan di
evaluasi
Departemen. Kerangka isi dari Prosedur
untuk
Mutu (PM) terbagi dalam 6(enam) bagian
menjamin adanya perbaikan berkelanjutan
yaitu:
dalam memenuhi persyaratan pelanggan;
1) Tujuan, bagian ini menguraikan secara
b. Menjelaskan hubungan antara berbagai
singkat tujuan dan maksud dari kegiatan
aktivitas yang terkait dalam proses diatas;
yang didokumentasikan di dalam prosedur.
c.
Menjelaskan
Penjaminan
hubungan
Sistem
2) Ruang Lingkup, bagian ini menjelaskan
(SPM)
dengan
ruang
Mutu
persyaratan ISO;
d.
lingkup
penggunaan
prosedur,
seperti kapan, di mana, dalam kondisi
Mencerminkan
fakultas
seperti apa, fungsi, lokasi, bagian, dan unit
mutu
secara
kerja yang akan menggunakan prosedur
bentuk
tertulis,
tersebut, Selain itu bagian ini juga
sehingga dapat dipahami oleh semua pihak
menjelaskantentang batasan aktivitas yang
yang
dikendalikan dalamprosedur tersebut.
dalam
komitmen
peningkatan
berkelanjutan
dalam
terlibat
dalam
proses
penyelenggaraan sumber daya manusia di
3) Referensi/Rujukan/Acuan, bagian ini
bidang ekonomi dan bisnis (Fakultas
merinci
Ekonomi).
persyaratan
digunakan sebagai referensi atau berkeitan
standar ISO tentang penyusunan pedoman
dengan kegiatan-kegiatan yang diuraikan
mutu,
di dalamprosedur;
secara
Berdasarkan
efektif
dapat
disusun
dokumendokumen
yang
berdasarkan kerangka isi terdiri dari 5
4) Definisi, berisi penjelasan tentang istila-
bagian yaitu:
istilah yang digunakandi dalamprosedur
a. Kebijakan umum;
yang mungkin tidak dipahami dengan jelas
b. Uraian mengenai Organisasi;
oleh pemakai prosedur;
c. Pengelolaan Pedoman Mutu;
5) Uraian/Rincian Prosedur, merupakan
d. Garis besar/uraian mengenai kebijakan
bagian utama yang menguraikan kegiatan-
organisasi dalam memenuhi standar ISO
kegiatan dan orang-orang yang terlibat di
yang dipilih;
dalam
e. Referensi silang (daftar prosedur yang
tersebut.
berkaitan dengan aktivitas organisasi dan
mengidentifikasi
persyaratan standar seri ISO yang dipilih).
jawab), melakukan APA, dan DI MANA,
2. Prosedur Mutu (PM)
serta
Merupakan
dokumen
yang
menguraikan isi MM menjadi kegiatan-
proses
pelaksanaan
pekerjaan
Bagian ini harus secara jelas
KAPAN
SIAPA
dan
(Penanggung
BAGAIMANA
kegiatan tersebut dilaksanakan (WHO,
WHAT, WHERE, WHEN dan HOW).
6) Lampiran, mencatat semua dokumen
Form yang telah berisi data ini disebut
(instruksi kerja), formulir-formulir yang
sebagai catatan (rekaman/rrecord) mutu.
merupakan bagian dari prosedur. Untuk
proses
–proses
yang
rumit,
sebagai
lampiran dapat juga disertakan bagan alir
dari proses yang dapat dijadikan acuan.
IV. KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dokumen
3. Instruksi Kerja (IK)
mutu
merupakan
bukti
komitmen lembaga pendidikan di prodi
Merupakan acuan kerja bagi setiap
Ilmu Administrasi Negara Universitas
personil di masing-masing unit yang berisi
Muhammadiyah Sumatera Utara dalam
penjabaran suatu kegiatan yang ada di
membangun
dokumen Prosedur Mutu (PM), menjadi
Penyiapan
aktifitas-aktfitas yang lebih detil. Instruksi
memperhatikan aspek kompetisi, tidak
kerja harus secara terinci menjelaskan
hanya dalam konteks lokal, nasional, tetapi
tahap demi tahap dari pelakanaan suatu
juga internasional. Sehingga standar yang
pekerjaan. Uraian tersebut harus meliputi:
digunakan dapat mengadaptasi standar
1) Tahap pelaksanaan pekerjaan;
organisasi
2) Alat yang digunakan;
internasional atau ISO. Cakupan dari
3) Standar atau parameter yang digunakan,
dokumen mutu paling tidak mencakup
metode
manual mutu (MM), Prosedur Mutu (PM),
pengukuran,
pengujian
dan
pendidikan
dokumen
yang
bermutu.
mutu
sejatinya
berlaku
secara
pemeriksaan yang digunakan;
Instruksi Kerja, dan Rekaman (record)
4) Sumber daya pendukung lain yang
kegiatan yang telah dilaksanakan. Dengan
digunakan.
demikian,
4. Record atau Form
membangun
Record
atau
Form
merupakan
dokumen
Universitas
suatu kegiatan yang telah dilakukan.
Utara,
Formulir
pendidikan.
alat
pendukung
kepercayaan
dapat
mahasiswa,
kepercayaan publik dilauar dari kampus
dokumen yang menunjukkan bukti dari
merupakan
mutu
dan
Muhammadiyah
Sumatera
meningkatkan
layanan
pelaksanaan prosedur dan instruksi kerja.
Biasanya form ini merupakan bagian dari
B. Saran
prosedur atau instruksi kerja (IK). Form ini
Penerapan dokumen mutu di prodi
termasukdalamdokumen mutuyang harus
Ilmu Administrasi Negara Universitas
dikendalikan. Form-form ini diisi dengan
Muhammadiyah Sumatera Utara sedang
data yang sesuai dengan aktifitas yang di
berjalan dan sedang dilaksanakan. Dimana
uraikan dalamprosedur yang bersangkutan.
dalam
pelaksanannya
menurut
kami
sebagai mahasiswa belum berjalan dengan
untuk bapak dosen pembimbing mata
baik. Diharapkan bagi para dosen yang ada
kuliah Metode Penelitian Sosial yang telah
didalam prodi Ilmu Administrasi Negara
membantu
dapat
sebagai
bekerjasama
guna
menjalankan
meminjamkan
referensi
kami
jurnalnya
dalam
dokumen mutu yang sudah dibuat agar
menyelesaikan tugas ini. Kami berharap
penerapannya berjalan dengan baik, bukan
tulisan ini dapat bermanfaat dan dapat
sekedar hanya menjadi dokumen tetapi
memenuhi salah satu tugas mata kuliah
dapat dirasakan penerapannya sehingga
Metode penelitian Sosial.
menjadikan
prodi
Ilmu
Administrasi
VI. REFERENSI
Negara ini berkualitas mahasiswa, dosen
dan juga penunjang lainnya.
https://www.researchgate.net/profile/Dedi_
Amrizal/publication/322479662_The_Dev
V. UCAPAN TERIMA KASIH
Akhirnya
menyelesaikan
it-
tepat
waktu.
_Internal_Quality_in_University_of_Suma
Terimakasih untuk semua pihak yang telah
tera_Utara/links/5ac38000f7e9bfc0460933
membantu dalam meyelesaikan tugas ini.
4/The-Development-Model-of-Evaluation-
Terimakasih banyak kepada penanggung
and-Audit-Internal-Quality-in-University-
jawab UPM prodi Ilmu Administrasi
of-Sumatera-Utara.pdf
Negara
http://materbidan.blogspot.com/2010/10/k
tulisam
Sumatera
kami
ini
dapat
elopment_Model_of_Evaluation_and_Aud
dengan
Universitas
Utara
yang
Muhammadiyah
telah
banyak
membantu kami dalam memperoleh datadata untuk tulisan ini. Terimakasih juga
onsep-dokumentasi.html,
http://.m.wikipedia.org