PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN BARANG PADA PT. DELTA TEKNIK SURABAYA.

#&'&'%$!"

((

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, dengan Mengucapkan rasa syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga penelitian mampu untuk dapat menyelesaikan penelitian ini dengan baik dan lancar sampai tersusunnya laporan Skripsi ini dengan judul “ PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN BARANG PADA PT. DELTA TEKNIK SURABAYA”.

Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar sarjana Teknik (S-1) Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional “ Veteran “ Jawa Timur.

Dalam penulisan Skripsi ini tak lepas dari bantuan, bimbingan dan dorongan dari pihak instansi baik secara langsung maupun secara tidak langsung yang berhubungan dengan penulisan Skripsi ini. Oleh karena itu dalam kesempatan ini peneliti menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sedalam- dalamnya kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Ir. Teguh Soedarto, MP selaku Rektor Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.

2. Bpk. Ir. Sutiyono, MT., selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” jawa Timur.

3. Bpk. Ir. Minto Waluyo MM Selaku Ketua Jurusan Fakultas Teknik Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.

4. Bapak dan Ibu serta staf pengajar Jurusan Teknik Industri yang telah membekali penulis dengan ilmu pengetahuan yang berguna dan bermanfaat bagi penulis selama mengikuti kegiatan perkuliahan.

5. Bapak.Ir. Rus Indiyanto MT., dan Bapak Anang F, MMT Selaku Dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan, masukan serta nasehat kepada saya untuk menyelesaikan Skripsi ini.

6. Bapak.Totok beserta Staff yang berada di PT. DELTA TEKNIK yang Memberikan Ijin kepada saya untuk melakukan Penelitian.

7. Keluarga Besarku yang saya sayangi, terutama ibuku yang selalu menemaniku disaat aq sedih, senang dan membuatkan makanan yang enak – enak. Dan telah memberikan semangat dan doa serta perhatian sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan lancar.

8. Sahabat- sahabatku : Sevin, si Kembar Venny & Vinna , Reksi, Ilma and many more yang tak dapat penulis sebutkan satu-persatu khususnya buat “PARALEL D ANGKATAN 06” teriama kasih atas dorongan dan semangatnya terima kasih juga atas kebersamaan kita selama ini.

9. Semua Temen-temen mahasiswa U.P.N khususnya jurusan Teknik Industri angkatan 06 maupun angkatan atas dan bawah yang penulis kenal terima kasih atas bantuan dan dukungannya.

10. Semua pihak tidak penulis sebutkan satu-persatu yang telah membantu dalam menyelesaikan penyusunan Skripsi ini.

Semoga Kemampuan dan pengetahuan telah tercurahkan demi kesempurnaan Skripsi ini, namun keterbatasan dan kekurangan tetaplah ada. Oleh karena itu, penulis menyadari sepenuhnya bahwa di dalam penyusunan laporan ini

masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis dengan senang hati menerima segala kritik dan saran yang bersifat membangun guna kesempurnaan guna kesempurnaan Tugas Akhir (Skripsi) ini.

Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan bermanfaat bagi semua pihak.

Surabaya, November 2011 Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR_...i

DAFTAR ISI_...iv

DAFTAR GAMBAR_...ix

DAFTAR TABEL_...xi

DAFTAR LAMPIRAN_...xii

BAB I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah... 3

1.4 Tujuan Peneliti ... 3

1.5 Asumsi... ... 4

1.6 Manfaat Penelitian ... 4

1.7 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Konsep Dasar Sistem... 7

2.1.1 Karakteristik Sistem... 7

2.1.2 Klasifikasi Sistem... 9

2.2 Konsep Dasar Informasi ... 10

2.2.1 Tipe Informasi... 11

2.2.2 Karakteristik Informasi... 12

2.2.3 Kualitas Informasi... 13

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 14

2.3.2 Sistem Informasi Manajemen... ... 15

2.3.3 Tipe Keputusan Manajemen... .... 16

2.3.4 Komponen Fisik Sistem Informasi... ... 17

2.4 Pengembangan Sistem ... 18

2.4.1 Siklus Hidup Pengmbangan Sistem... ... 20

2.4.2 Pendekatan Pengembangan Sistem... 23

2.5 Alat – Alat Pengembangan Sistem ... 25

2.5.1 Bagan Alir………. 25

2.5.1.1 Bagan Alir Program……… 26

2.5.1.2 Bagan Alir Sistem……… 27

2.5.1.3 Bagan Alir Dokumen……….. 27

2.5.2 Diagram Arus Data……… 28

2.5.3 Entity Relationship Diagram………. 31

2.5.4 HIPO (Hierarki PlusInput–Proses – Output)... 34

2.6 Perancangan Sistem ... 34

2.6.1 Perancangan Input……… 35

2.6.2 Perancangan Output……….. 35

2.6.3 Database……… 35

2.7 Microsoft Visual Foxpro... 36

2.8 Penelitian Terdahulu... 38

BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Tempat dan Waktu Penelitian ... 42

3.2 Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel... 42

3.4 Metode Pengumpulan Data ... 49

3.4.1 Metode Pengolahan Data... 50

3.5 Analisa Sistem... 50

3.6 Perancangan Sistem... 52

3.7 Uji Validitas Program (Uji Coba Program)... 53

3.8 Tahap Hasil dan Pembahasan... 53

3.9 Tahap kesimpulan dan Saran... 53

BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Pengumpulan data... 54

4.1.1 Struktur organisasi, Sistem dan Prosedur Serta Fungsi Masing-Masing Bagian / Departemen ... 54

4.2 Sistem dan Prosedur yang Ada Saat Ini... 55

4.2.1 Sistem Informasi Manajemen Pembelian, Penjualan dan Gudang... 55

4.2.2 Prosedur Pembelian, Penjualan dan Pengelolaan Barang Gudang.. ... 56

4.3 Analisa Sistem ... 58

4.3.1 Mempelajari Cara kerja Sistem Informasi Manajemen Saat Ini... 58

4.3.2 Identifikasi Permasalahan Pada Sistem... .. 59

4.3.3 Analisa Kebutuhan Dokumen dan Informasi... 60

4.4 Perancangan Sistem Informasi Manajemen... 61

4.4.1 Bagan Alir Dokumen yang Dirancang... 62

4.5.1 Context Diagram...,... 64

4.5.2 Bagan Berjenjang... 65

4.5.3 Diagram Arus Data (DAD) Level 0... 66

4.5.4 Diagram Arus Data (DAD) Level 1... 68

4.5.4.1 Proses Transaksi Penjualan... 68

4.5.4.2 Proses Transaksi Pembelian.. ... 68

4.5.4.3 Proses Pengelolaan Stok Barang.. ... 69

4.6 Entity Relationship Diagram ... 70

4.6.1 Relasi-relasi Antar Entity... 71

4.7 Perancangan Database ... 71

4.8 Desain Input... 73

4.8.1 Tampilan Menu Login.. ... 74

4.8.2 Tampilan Menu Utama.. ... 74

4.8.3 Input Data Supplier... 75

4.8.4 Input Data Konsumen.. ... 76

4.8.5 Input Data Golongan... 77

4.8.6 Input Data Stok Barang... 78

4.8.7 Transaksi Penjualan.. ... 79

4.8.8 Transaksi Pembelian... 80

4.9 Perancangan Program Komputer... 81

4.10 Validasi dan Verifikasi Sistem……… 81

4.10.1 Validasi Rancangan Sistem Informasi Manajemen……….. 81

4.10.2 Verifikasi Program Komputer………... 82

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan... 86 5.2 Saran... 86 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Karakteristik Suatu Sistem ... 7

Gambar 2.2 Transformasi Data menjadi Informasi ... 11

Gambar 2.3 Tipe Informasi... 12

Gambar 2.4 Karakteristik Informasi ... 13

Gambar 2.5 Pilar-pilar Informasi yang Berguna………... 15

Gambar 2.6 Piramida Sistem Informasi ……... 16

Gambar 2.7 Pengembangan Sistem ... 20

Gambar 2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ………... 23

Gambar 2.9 Bagan Alir Program ... 26

Gambar 2.10 Bagan Alir Sistem……… ..`27

Gambar 2.11 Bagan Alir………28

Gambar 2.12 Notasi Kesatuan Luar di DAD……….29

Gambar 2.13 Notasi Arus Data di DAD……… 29

Gambar 2.14 Notasi Proses di DAD………. 29

Gambar 2.15 Notasi Simpanan Data di DAD………30

Gambar 2.16 Context Diagram………..30

Gambar 2.17 DAD Level 0………31

Gambar 2.18 Simbol Entity………32

Gambar 2.19 Simbol Atribut………. 32

Gambar 2.20 Simbol Relationship……….32

Gambar 2.21 Diagram HIPO………. 34

Gambar 3.1 Flowchart Pemecahan Masalah ……….... 44

Gambar 4.1 Struktur Organisasi ... 54

Gambar 4.2 Bagan Alir Prosedur Kegiatan Pembelian,Penjualan dan Gudang. 57 Gambar 4.3 Bagan Alir Usulan Prosedur Kegiatan Pembelian, Penjualan dan Gudang... ... 63

Gambar 4.4 Context Diagram………65

Gambar 4.5 Diagram Berjenjang………... 66

Gambar 4.6 DAD Level 0………...`67

Gambar 4.7 DAD Level 1 Transaksi Penjualan... 68

Gambar 4.8 DAD Level 1 Transaksi Pembelian... 69

Gambar 4.9 DAD Level 1 Proses Pengelolaan Stok Barang ... 70

Gambar 4.10 Form Menu Login ... 74

Gambar 4.11 Form Menu Utama ... 74

Gambar 4.12 Form Input Supplier ... 75

Gambar 4.13 Form Input Konsumen ... 76

Gambar 4.14 Form Input Golongan... 77

Gambar 4.15 Form Input Stok Barang... 78

Gambar 4.16 Form Transaksi Penjualan... 79

Gambar 4.17 Form Transaksi Pembelian... 80

Gambar 4.18 Print Out Daftar Supplier ... 82

Gambar 4.19 Print Out Daftar Konsumen ... 83

Gambar 4.20 Print Out Daftar Stok Barang... 84

Gambar 4.21 Print Out Daftar Penjualan... 84

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Tabel Identifikasi Masalah ... 59

Tabel 4.2 Tabel Perencanaan Kebutuhan Informasi ... 60

Tabel 4.3 Tabel Data Supplier ... 60

Tabel 4.4 Tabel Data Konsumen... 60

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : COMPANY PROFILE... Lampiran 2 : STRUKTUR ORGANISASI... Lampiran 3 : LISTING PROGRAM...

ABSTRAKSI

Pada era modern dan global sekarang ini, perusahaan harus mampu menghadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya perusahaan harus dapat dikerahkan secara maksimal dan professional untuk mendukung keberhasilan perusahaan. Keberhasilan perusahaan sangat tergantung pada keberhasilan manajemen dalam melaksanakan pekerjaanya. Informasi adalah suatu desain sistem didalam suatu organisasi yang mempertahankan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

PT Delta Teknik Surabaya adalah perusahaan yang bergerak dibidang pendistribusian tali rafia. Perusahaan ini telah berdiri cukup lama dan memiliki karyawan yang lumayan banyak. Pada perusahaan ini terdapat 3 bagian penting dalam perusahaan, yaitu : marketing, bagian gudang dan bagian keuangan. Perusahaan ini mempunyai masalah mengenai pencatatan semua transaksi yang masih dilakukan secara manual pada departemen masing-masing, sehingga mengakibatkan laporan-laporan yang diminta pihak manajemen sering terlambat dan kadang tidak sesuai, sering terjadi keterlambatan pihak manajemen dalam pengambilan keputusan, adanya beberapa komplain dari konsumen karena pengiriman barang terlambat. Berdasarkan permasalahan diatas, maka PT Delta Teknik Surabaya mencari sebuah jalan keluar untuk mengatasi masalah yang dihadapi agar dapat menata manajemen dengan baik sekaligus menyederhanakan dan mempermudah pengaturan. Komputerisasi sistem informasi merupakan solusi yang tepat bagi PT Delta Teknik Surabaya agar dapat meningkatkan arus informasi di perusahaan. Suatu sistem yang terkomputerisasi dengan baik dan dapat menghubungkan antar departemen yang membutuhkan informasi melalui jaringan komputer.

Oleh karena itu perlu adanya perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang yang diharapkan dapat membantu masalah–masalah yang ada. Sehingga dapat mempermudah dalam proses pengambilan keputusan secara tepat dengan tersedianya informasi–informasi yang tepat waktu , akurat dan relevan

Perancangan sistem ini dapat memperbaiki prosedur kegiatan penjualan, pembelian dan stok barang digudang menjadi lebih efektif karena tidak dilakukan lagi pencatatan dan perhitungan secara manual. Adanya sistem informasi yang terkomputerisasi akan mempermudah tugas operator dalam menghasilkan informasi persediaan barang on-line yang akurat, tepat waktu, dan relevan sebagai bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan.

ABSTRACT

Industrial development is accompanied by rapid technological advances, causing the company must mobilize all resources to the maximum and professional company to support the company's success in the face of stiff competition in this era of globalization. The company's success is highly dependent on the success of management in carrying out his job.

Information is now its role not only as collectors of data and process them into information in the form of financial statements, but have a more important role in providing information for management functions of planning, resource allocations, measurement and control. Reports from the information systems provide information to management about the problems that occur within the organization to be a useful evidence in justifying the action taken.

PT Delta Teknik Surabaya is a company engaged in the distribution of raffia. The company has established long enough and have employees who are quite a lot. At this company there are 3 important part in the company, namely:marketing, parts warehouse and finance section. This company has a problem regarding the recording of all transactions are still done manually in their respective departments. A large number of orders as well as frequency of purchase and sale of goods in the company then needed an information system that can process data quickly and produce an accurate, relevant and timely. At this company, part of which is still done manually in determining the rate of information is a data recording request from the consumer goods, stocks of goods in and out, as well as reports on a specific period that would slow the flow of information desired by the company management in making decisions.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pada era modern dan global sekarang ini, perusahaan harus mampu menghadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya perusahaan harus dapat dikerahkan secara maksimal dan professional untuk mendukung keberhasilan perusahaan. Keberhasilan perusahaan sangat tergantung pada keberhasilan manajemen dalam melaksanakan pekerjaanya. Keberhasilan manajemen perusahaan tergantung pada tersedianya informasi yang relevan dari pengolahan data yang tepat. Agar sehubungan dengan informasi dapat ditangani secara sistematis dan praktis perlu adanya manajemen sistem informasi.

Informasi adalah suatu desain sistem didalam suatu organisasi yang mempertahankan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

PT Delta Teknik Surabaya adalah perusahaan yang bergerak dibidang pendistribusian tali rafia. Perusahaan ini telah berdiri cukup lama dan memiliki karyawan yang lumayan banyak. Pada perusahaan ini terdapat 3 bagian penting dalam perusahaan, yaitu : marketing, bagian gudang dan bagian keuangan. Perusahaan ini mempunyai masalah mengenai pencatatan semua transaksi yang masih dilakukan secara manual pada departemen masing-masing, sehingga mengakibatkan laporan-laporan yang diminta pihak manajemen sering terlambat dan kadang tidak sesuai, sering terjadi keterlambatan pihak manajemen dalam

pengambilan keputusan dan adanya beberapa komplain dari konsumen karena pengiriman barang terlambat.

Berdasarkan permasalahan diatas, maka PT Delta Teknik Surabaya mencari sebuah jalan keluar untuk mengatasi masalah yang dihadapi agar dapat menata manajemen dengan baik sekaligus menyederhanakan dan mempermudah pengaturan. Komputerisasi sistem informasi merupakan solusi yang tepat bagi PT Delta Teknik Surabaya agar dapat meningkatkan arus informasi di perusahaan. Suatu sistem yang terkomputerisasi dengan baik dan dapat menghubungkan antar departemen yang membutuhkan informasi melalui jaringan komputer.

Oleh karena itu perlu adanya perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang yang diharapkan dapat membantu masalah–masalah yang ada. Sehingga dapat mempermudah dalam proses pengambilan keputusan secara tepat dengan tersedianya informasi–informasi yang tepat waktu , akurat dan relevan. 1.2 Perumusan Masalah

Dengan melihat latar belakang masalah diatas maka :

“Bagaimana merancang sistem informasi manajemen persediaan barang yang efektif dan efisien secara terkomputerisasi di PT Delta Teknik Surabaya sehingga dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat ?”.

1.3 Batasan Masalah

Agar penelitian ini lebih terarah pada pembahasan sistem informasi manajemen persediaan barang di perusahaan, maka permasalahan perlu dibatasi sebagai berikut :

1. Sistem informasi yang dibuat akan menggunakan perancangan perangkat lunak dan keras pendukung sistem informasi tersebut.

2. Tidak dilakukannya analisa biaya pengadaan perangkat kerasnya.

3. Analisa perancangan sistem informasi tidak dilakukan dari segi kelayakan ekonomi (analisa kuantitatif) tetapi hanya menilai dari keuntungan– keuntungan terintegrasinya data dengan diterapkannya sistem informasi manajemen yang dirancang (analisa kuanlitatif)

1.4 Tujuan Penelitian

Penelitian ini mempunyai tujuan antara lain :

Merancang sistem informasi manajemen persediaan barang yang efektif dan efisien secara terkomputerisasi di PT Delta Teknik Surabaya sehingga dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat sehingga dapat menghasilkan informasi yang akurat.

1.5 Asumsi

Asumsi – asumsi yang digunakan dalam Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Hasil wawancara dan data order perusahaan benar.

2. Tidak ada perubahan kebijaksanaan maupun restrukturisasi organisasi dari pihak perusahaan.

3. Karyawan dianggap mampu dan cukup handal dalam mengoperasikan program aplikasi komputer.

1.6 Manfaat Penelitian

Dengan Perancangan sistem informasi manajemen ini diharapkan akan diperoleh manfaat sebagai berikut :

a. Bagi Perusahaan

1. Dapat menyederhanakan sistem kerja manual yang sekarang dengan sistem yang terkomputerisasi dan juga dapat meningkatkan tingkat ketelitiannya.

2. Membantu pengambilan keputusan dalam proses pemilihan alternatif terbaik sebagai keputusan yang tepat.

3. Membantu kelancaran operasi kerja.

4. Dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan secara tepat, cepat, akurat dan sederhana dalam waktu yang singkat sehingga dapat menunjang proses pengambilan keputusan.

5. Memiliki sistem pengarsipan yang lebih rapi, efektif dan efisien. b. Bagi Penulis

1. Sebagai bahan perbandingan teori dan praktek sehingga dapat menambah wawasan yang sangat penting bagi penulis di masa mendatang.

2. Dapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya didapat secara teoritis untuk diterapkan dalam praktek nyata.

c. Bagi Universitas

1. Sebagai bahan perbendaharaan perpustakaan dan studi banding bagi mahasiswa di masa yang akan datang.

1.7 Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan memahami pembahasannya, maka laporan ini secara sistematika adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini akan diuraikan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, asumsi–asumsi yang digunakan, mananfaat penelitian serta sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini akan diuraikan teori-teori yang berhubungan dan berkenaan dengan topik-topik yang dibahas antara lain kosep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, konsep dasar sistem informasi manajemen, pengembangan sistem, laat-alat pengembangan sistem serta perancangan sistem yang digunakan sebagai dasar dalam menganalisa dan menyelesaikan masalah. BAB III METODE PENELITIAN

Bab ini akan diuraikan tentang cara mendapatkan data, data apa saja yang digunakan dalam perancangan sistem informasi manajemen, bagaimana cara mengolah data tersebut, hasil apa saja yang akan didapat setelah data tersebut diolah serta flowchart pemecahan masalah.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini akan diuraikan mengenai analisa sistem, perancangan sistem, perancangan dan pengembangan sistem informasi, perancangan

program komputer, implementasi program serta kelebihan penggunaan sistem informasi manajemen yang dirancang.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan saran untuk perbaikan sistem informasi manajemen yang digunakan perusahaan saat ini.

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan dari bagian-bagian atau prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan saling tergantung, yang merupakan alat untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Berarti suatu sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal saling melengkapi karena kesamaan maksud, tujuan dan sasaran.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur menurut (FitzgGerald, 1981) mendefinisikan sistem sebagai berikut :

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.

Dengan demikian sistem dapat diklasifikasikan sebagai kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuam tertentu dalam lingkungan yang kompleks.

2.1.1 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, menurut (Jogiyanto, 2000, hal 7) karakteristik sistem antara lain :

1. Komponen (components)

Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja bersama-sama membentuk satu kesatuan. Suatu komponen dikatakan mempunyai arti jika terdapat satu atau lebih atribut padanya.

2. Batas sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem (environments)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar dari batas suatu sistem yang mempengaruhi operasi system tersebut.

4. Penghubung sistem (interface)

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan bagi subsistem yang lainnya melalui penghubung.

5. Masukkan sistem (input)

Masukkan adalah energi yang dimasukkan kedalam system. Masukan ini dapat berupa masukkan perawatan dan masukkan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. 6. Keluaran sistem (output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat berupa masukkan untuk subsistem yang lain atau kepada sub pra sistem.

7. Pengolah sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran yang akan menentukan sistem.

8. Sasaran sistem (objectives) atau tujuan sistem (goal)

Suatu sistem pasti mempunyai sasaran, kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak akan nada gunanya. Sasaran sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan suatu sistem dan keluaran yang dihasilkan system tersebut.

Gambar 2.1 Karakteristik suatu sistem

(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 6)

2.1.2 Klasifikasi Sistem

Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) lawan sistem fisik (physical system), sistem alamiah (natural system) lawan sistem buatan manusia (human made sistem), sistem pasti (deterministic

Sub Sistem Sub

Sistem

Sub Sistem Sub

Sistem

Inpu

t Pengolah output

Boundary Boundary

Interface Lingkungan luar

system) lawan sistem probabilistik (probabilistic system), dan sistem tertutup (closed system) lawan sistem terbuka (open system) .

Sistem informasi masuk di dalam klasifikasi sistem fisik, sistem buatan manusia, sistem pasti dan sistem terbuka. Sebagai sistem fisik, sistem informasi mempunyai komponen-komponenfisik. Sebagai sistem buatan manusia, karena dirancang dan dibuat oleh analis atau pemakai sistem. Sebagai sistem pasti, karena hasil dari sistem ini yang berupa informasi merupakan hasil yang sudah dirancang dan sudah ditentukan sesuai dengan pemakainya. Sebagai sistem yang terbuka, karena sistem ini berhubungan dengan lingkungan luarnya. Lingkungan luar sistem informasi dapat berupa sesuatu diluar sistem informasi ini tetapi masih di lingkungan perusahaannya atau sesuatu diluar lingkungan perusahaannya.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan baik untuk saat ini maupun yang akan datang. Informasi yang berarti dapat meningkatkan mutu penyajian laporan dan mengurangi ketidakpastian. Hubungan antara data dan informasi dapat dianalogikan sebagai bahan baku dan barang jadi dalam konsep produksi. Analog ini memperlihatkan konsep bahwa informasi bagi seseorang mungkin merupakan data bagi orang lain. Karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan lebih aktif dari data.

Informasi dapat berasal dari sumber-sumber didalam sebagai hasil dari pengolahan data dapat dipergunakan untuk sebuah organisasi sebagai dokumen operasi, laporan-laporan dan alat untuk menganalisis masalah.

Gambar 2.2 Transformasi data menjadi informasi

(Sumber : Gordon B. Kerangka Dasar SIM Bagian I, LPPM Jakarta, 1984, hal 28)

2.2.1 Tipe Informasi

Informasi sekarang peranannya tidak hanya sebagai pengumpul data dan pengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yang lebih penting didalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi-alokasi sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi didalam organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna didalam menentukan tindakan yang diambil. Sistem informasi menyediakan tipe informasi yang masing-masing menpunyai arti yang berbeda, antara lain :

1. Informasi pengumpulan data

Merupakan informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data. Informasi ini berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.

2. Informasi pengarahan perhatian

Merupakan informasi untuk membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpang, ketidakberesan, ketidakefisienan dan kesempatan-kesempatan yang dapat dilakukan. Informasi ini akan

Penyimpanan Data

Pengolah Informasi Data

membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

3. Informasi pemecahan masalah

Merupakan informasi untuk membantu manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Informasi ini biasanya dihubungkan dengan keputusan-keputusan yang tidak berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas.

Gambar 2.3 Tipe informasi 2.2.2 Karakteristik Informasi

Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka manajemen membutuhkan informasi yang berguna. Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen dengan kegiatannya yang berbeda, dibutuhkan informasi dengan karakteristik yang berbeda pula. Karakteristik informasi misalnya adalah kepadatan informasinya, luas informasinya, frekuensi informasinya, skedul informasinya, waktu informasinya, akses informasinya dan sumber informasinya.

Gambar 2.4 Karakteristik informasi 2.2.3 Kualitas Informasi

Kualitas dari informasi tergantung pada 3 hal, antara lain : 1. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus memcerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat waktu

Informasi yang datang ke penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan.

3. Relevan

Informasi harus mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap orang berbeda antara yang satu dengan lainnya.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi bagi suatu organisasi merupakan hal yang sangat penting. Apabila sistem kurang mendapatkan informasi akan terlambat perkembangannya dan akhirnya tidak berguna lagi. Agar dapat memperoleh informasi yang memadai maka harus dibuat suatu sistem informasi. Sistem informasi ini merupakan suatu sistem pada organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan strategi dari suatu organisasi dalam menyediakan laporan-laporan yang diperlukan untuk semua pihak manajemen yang memerlukannya. Semua tingkatan manajemen informasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang akan dilakukan.

2.3.1 Tujuan Sistem Informasi

Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut :

1. Tepat kepada orangnya atau relevan (relevance). 2. Tepat waktu (timeliness).

3. Tepat nilainya atau akurat (accurate).

Keluaran yang tidak didukung oleh ketiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan samapah (garbage).

Gambar 2.5 Pilar-pilar informasi yang berguna

(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 10)

2.3.2 Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan sistem manusia atau mesin yang terpadu, untuk menyajikan informasi, guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan didalam sebuah organisasi.

Menurut Gordon B Darwis, didefinisikan sistem informasi manajemen adalah : “Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) dari computer, prosedur pedoman, model-model analisa, perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan dandatabase”.

Sistem informasi manajemen yang dirancang bertujuan untuk : 1. Menyediakan suatu basis informasi untuk analisa

2. Membantu dalam proses pengambilan keputusan secara manajerial 3. Membantu manajer dalam membuat keputusan yang terprogram

Gambar 2.6 Piramida sistem informasi manajemen 2.3.3 Tipe Keputusan Manajemen

Pengambilan keputusan (decision making) adalah tindakan manajemen di dalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran. Kegiatan dilaksanakan setelah keputusan diambil. Keputusan yang dilakukan oleh manager tingkat bawah sifatnya adalah rutin dan berulang-ulang yang disebut dengan istilah terprogram atau keputusan terstruktur. Terprogram bukan berarti keputusan yang dibuat oleh komputer melalui suatu program komputer, tetapi berupa suatu kumpulan prosedur yang dilakukan berulang-ulang. Keputusan pada tingkat yang lebih tinggi sifatnya adalah lebih tidak terprogram atau lebih tidak terstruktur.

Secara ringkas, keputusan oleh manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam 3 tipe, yaitu sebagai berikut :

1. Keputusan terprogram (programmed decision) atau keputusan terstruktur (structured decision).

2. Keputusan setengah terprogram (semi-programmed decision) atau keputusan setengah terstruktur (semi-structured decision).

2.3.4 Komponen Fisik Sistem Informasi

Dalam sistem pengolahab data terdapat 5 (lima) komponen dasar yang menyusunnya, antara lain :

1. Perangkat keras

Perangkat keras untuk pengolahan data komputer terdiri atas peralatan yang mempunyai fungsi sebagai berikut :

a. Penyiapan data b. Inputpada komputer

c. Perhitungan, pengendalian dan penyimpanan primer d. Penyimpanan sekunder

e. Output 2. Perangkat lunak

Perangkat lunak terdiri atas program komputer yang mengarahkan atau memberi kemudahan pengoperasian komputer.

3. File

Merupakan suatu kumpulan catatan yang saling berhubungan. Berisikan program dan data yang disimpan dalam media penyimpanan maupun dalam bentukoutputberupa laporan.

4. Prosedur

Merupakan suatu urutan tindakan yang jelas dan kronologis yang menunjukkan cara melangkah yang tepat dan efektif dalam pelaksanaan suatu kegiatan untuk mencapai keinginan yang diizinkan.

5. Operator

Merupakan seseorang yang mengoperasikan peralatan komputer, memantau layer komputer, mengganti ukuran kertas printer, mengelola perpustakaan disk storagedantape.

2.4 Pengembangan Sistem

Sistem dikembangkan untuk medukung fungsi-fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan. Oleh karena itu pengembangan sistem berawal dari suatu kebutuhan untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi pada kegiatan fungsi tersebut. Pengembangan sistem dapat berarti suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada penggantian atau perbaikan dari sistem yang lama dapat disebabkan oleh :

1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama berupa: a. Ketidak beresan

Adanya ketidak beresan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.

b. Pertumbuhan organisasi

Pertumbuhan organisasi menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Karena adanya perubahan ini maka menyebabkan sistem yang lama menjadi tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen. 2. Untuk meraih peluang

Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana yang telah disusun untuk meraih peluang yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkan teknologi tersebut dengan baik, maka peluang merebut pasar akan jatuh ke tangan pesaing.

3. Adanya intruksi-intruksi

Penyusunan sistem yang baru dapat pula disebabkan oleh adanya intruksi dari pimpinan tingkat atas ataupun dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah.

Gambar 2.7 Pengembangan sistem 2.4.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Daur atau siklus dari pengembangan sistem merupkan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama atau bertingkat dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangan. Tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem terdiri atas :

1. Tahap perencanaan sistem (system planning)

Perencanaan sistem merupakan langkah awal yang memberikan pedoman dalam melakukan pengembangan sistem informasi yang harus sejalan dengan arah, tujuan dan strategi bisnis organisasi.

2. Tahap analisis sistem (analysis system)

Tahap ini merupakan tahap penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mendefinisikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Didalam tahap analisi sistem terdapat langkah-lankah dasar yang harus dilakukan oleh sistem sebagai berikut :

a. Identify(mengidentifikasi masalah)

Langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat diidentifikasikan sebagai suatu pernyataan yang ini dipecahkan. b. Understand(memahami kerja dari sistem yang ada)

Langkah ini dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Analisis sistem dapat mengumpulkan data dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu dengan cara wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilansample.

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan analisis sistem yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya.

d. Report(membuat laporan hasil analisis)

Setelah proses analisi sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analisis sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan kepada steering commite yang nantinya akan diserahkan ke pihak manajemen.

3. Tahap perancangan sistem (design system)

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analisis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan perancangan sistem. Perancangan sistem dibagi dalam dua bagian, antara lain :

a. Perancangan sistem secara umum atau konseptual, perancangan logika atau secara makro.

b. Perancangan sistem terinci atau secara fisik.

Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah model, input, output,database, teknologi dan control.

Tahap ini menerapkan sistem baru untuk menggantikan sistem lama. Selain itu untuk menjaga sistem, diperlukan perawatan sistem karena berkaitan dengan penggembangan teknologi perangkat lunak dan perangkat keras serta perkembangan itu sendiri.

Gambar 2.8 Siklus hidup pengembangan sistem 2.4.2 Pendekatan Pengembangan Sistem

Ada beberapa pendekatan mengenai sistem dalam hubungannya dengan pengembangan sistem, diantaranya adalah :

1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur

Pendekatan klasik merupakan lawan dari pendekatan terstruktur. Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan di sistem life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pendekatan sistem akan berhasil jika mengikuti tahapan di sistem life cycle. Tetapi dalam prakteknya hal ini berjalan dengan baik karena pendekatan ini tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang bagaimana melakukan tahapan

menyediakan kepada analisis sistem tambahan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem di samping tetap mengikuti ide dari sistem life cycle.

2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem

Pendekatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Kegiatan atau aplikasi yang dipilih dikembangkan tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tanpa memperhatikan sasaran keseluruhan dari organisasi yang diperhatikan hanya sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja. Pendekatan sistem menperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan yang terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya. Pendekatan sistem juga menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya menekankan pada sasaran dari sistem informasi saja. 3. Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun

Pendekatan bawah-naik (bottom-up approach) dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini menekankan pada data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang dihasilkan menyusul mengikuti datanya. Pendekatan atas-turun (top-down approach) sebaiknya dimulai dari level atas organisasi yaitu perencanaan strategi. Dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi kemudian diikuti dengan dilakukannya analisis kebutuhan informasi yang dilanjutkan dengan pemrosesan transaksi.

4. Pendekatan sistem menyeluruh lawan pendekatan moduler

Pendekatan sistem menyeluruh merupakan pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini kurang tepat diterapkan pada sistem yang komplek sehingga akan sulit untuk dikembangkan. Pendekatan moduler berusaha mencegah sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga akan lebih mudah dipahami atau dikembangkan.

5. Pendekatan lompat jauh lawan pendekatan berkembang

Pendekatan lompat jauh menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak dengan menggunakan teknologi canggih. Banyak mengandung resiko karena perkembangan komputer yang cepat memerlukan investasi yang seketika. Pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja dan akan terus dikembangkan pada periode berikutnya sesuai dengan kebutuhan.

2.5 Alat-Alat Pengembangan Sistem

Untuk dapat melakukan langkah-langkah yang sesuai dengan metodologi pengembangan sistem dibutuhkan alat-alat untuk dapat melaksanakannya berupa suatu gambar, diagram atau grafik.

2.5.1 Bagan Alir

Bagan alir (flow chart) merupakan suatu bagan (chart) yang menunjukkan aliran (flow) didalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir terutama digunakan sebagai alat Bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Ada beberapa macam bagan alir, diantaranya adalah :

1. Bagan alir program (program flow chart) 2. Bagan alir sistem (system floe chart) 3. Bagan alir dokumen (document flow chart) 2.5.1.1 Bagan Alir Program

Bagan alir program (program flow chart) merupakan suatu bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dalam proses pembuatan program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem dengan menggunakan simbol-simbol sebagai berikut :

Gambar 2.9 Bagan alir program

Bagan alir program terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program logic flow chart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flow chart). Bagan alir logika program digunakan untuk menggambrakan tiap-tiap langkah didalam program komputer secara logika. Sedangkan bagan alir program komputer terinci digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi program komputer secara terinci.

2.5.1.2 Bagan Alir Sistem

Bagan alir sistem (system flow chart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada dalam sistem.

Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan untuk sistem dan digambarkan dengan menggunakan symbol-simbol sebagai berikut :

A

C

Gambar 2.10 Bagan alir sistem 2.5.1.3 Bagan Alir Dokumen

Bagan alir dokumen (document flow chart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flow chart) ataupaper work flow chartmerupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan didalam bagan alir sistem.

Start Cek stok pada gudang Habis Membuat bukti pemesanan barang

Bukti pemesanan barang

End

Bukti pemesanan barang

Melakukan pengiriman

Staff Gudang Supplier

Start Pembelian barang dari pelanggan Lunas ? Back order Faktur pembelian barang End

Penjualan Kepala Gudang

Proses pembelian barang Membuat faktur pembelian bukti pembelian Melakukan pengiriman barang Menerima faktur pembelian bukti pembayaran

Pemesanan Barang Pembelian Barang

Gambar 2.11 Bagan alir 2.5.2 Diagram Arus Data

Diagram arus data adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data sistem sekarang. DAD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DAD dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Simbol-simbol yang digunakan dalam DAD antara lain :

1. Kesatuan luar atau batas sistem (boundary)

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar mempunyai kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang,

organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikaninputatau menerimaoutputdari sistem.

Gambar 2.12 Notasi kesatuan luar di DAD 2. Arus data (data flow)

Arus data diberi simbol suatu panah (arrow). Arus data mengalir dimana proses, simpanan data dan kesatuan data. Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama arus data dituliskan disamping garis panahnya.

1 T r a n s a k s i p e n e r i m a a n

Gambar 2.13 Notasi arus data di DAD 3. Proses (process)

Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya yang tumpul.

I d e n t i f i k a s i N a m a P r o s e s Gambar 2.14 Notasi proses di DAD 4. Simpanan data (data store)

Merupakan simpanan data yang dapat berupa : a. Suatufileataudatabasedan sistem komputer b. Suatu arsip atau catatan manual

c. Suatu kotak data di meja d. Suatu table acuan manual e. Suatu agenda atau buku

Simpanan data di DAD dapat disimbolkan dengan sepasang garis parallel yang tertutup disalah satu ujungnya. Nama dari simpanan data menunjukkan nama darifilenya, misalnyafilelangganan,file supplier.

Media Nama simpan data

Gambar 2.15 Notasi simpanan data di DAD Contoh diagram context adalah sebagai berikut :

Contoh diagram arus data adalah sebagai berikut :

Gambar 2.17 DAD Level nol 2.5.3 Entity Relationship Diagram

Entity Realtionship Diagram (Diagram ER) adalah peralatan pembuatan model data yang paling fleksibel, dapat diadaptasikan untuk berbagai pendekatan yang mungkin diukur dalam pendekatan sistem. Diagram ER digunakan untuk mempresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entity dan relationship dan menggambarkan obyek-obyek data dan hubungan diantara obyek-obyek data tersebut. Diagram ER ini memiliki notasi untuk menggambarkan komponen-komponen utamanya adalah sebagai berikut :

1. Berupa obyek banyak data (Entity)

Entity adalah sesuatu yang mudah diidentifikasikan. Sebuah entity bisa berupa obyek, tempat, orang, konsep atau aktivitas. Entity digambarkan dengan kotak dengan sudut yang tidak runcing.

Gambar 2.17 Simbol Entity 2. Atribut

Atribut adalah penjelasan-penjelasan dari entity yang membedakan dengan entityyang lain. Sebuah atribut juga merupakan sifat-sifat dari sebuahentity.

Gambar 2.18 Simbol Atribut 3. Relationship

Relationship adalah penghubung antara suatu entity dengan entity lain, dan merupakan bagian yang sangat penting didalam mendesain database. Relasi antar entity digambarkan dengan menghubungkan dua diagram entiti dengan satu garis.

Gambar 2.19 Simbol Relationship

4. Garis sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entity dan himpunanentitydengan attributnya.

5. CardinalitydanRelationship

Cardinality dari suatu relationship menjelaskan bagaimana hubungan atau relasi dua entity. Dimana macam-macam cardinality dari relasi dua entity adalah :

a. One-To-One(1:1)Realtionship

Hubungan ini menunjukkan bahwa setiap baris data pada tabel pertama dapat dikoneksikan hanya ke satu baris data pada tabel kedua.

b. One-To-Many(1:M)Relationship

Hubungan ini merupakan hubungan yang paling umum dimana pada hubungan ditunjukkan bahwa setiap baris data pada tabel pertama dapat dikoneksikan ke satu atau lebih baris data pada tabel kedua.

c. Many-to-many(M:M)Relationship

Hubungan ini menunjukkan bahwa satu atau lebih baris data pada tabel pertama dapat dikoneksian ke satu atau lebih baris data pada tabel kedua. d. Many-to-many(N:M)

Hubungan antar dua entity adalah banyak–banyak dengan suatu definisi bentuk relationshiptertentu yang dapat dijadikan hubungan 1-n dan m-1 dengan menambahkan satu buahentity(file) diantaranya.

2.5.4 HIPO (Hierarki Plus Input – Proces - Output)

HIPO merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM. HIPO sebenarnya adalah alat dokumentasi program. Akam tetapi sekarang, HIPO juga banyak digunakan alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi yaitu tiap–tiap modul didalam

sistem digambarkan oleh fungsi utamanya. HIPO mempunyai sasaran utama sebagai berikut :

1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari sistem. 2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program,

bukannya menunjukkan statemen-statemen program yang digunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut.

3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan dari diagram HIPO.

Contoh diagram HIPO adalah sebagai berikut :

Gambar 2.21 Diagram HIPO 2.6 Perancangan Sistem

Perancangan sistem dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sebuah sistem serta untuk mendukung pengoperasiannya setelah diterapkan.

2.6.1 PerancanganInput

Input merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh perusahaan, yang menjadi masukan untuk sistem informasi. Formulir yang digunakan untuk mencatat data yang terjadi, merupakan dokumen dasar yang

kemudian dimasukkan sebagai input kedalam sistem informasi untuk diolah. Dokumen data ini sangat penting artinya dalam arus data dari sistem informasi. 2.6.2 PerancanganOutput

Yang dimaksud outputpada tahap ini adalah output yang berupa tampilan di media kertas atau layer monitor. Output dapat dikelompokkan dalah dua tipe, yaitu output extern dan output intern. Output extern adalah output yang akan didistribusikan pada pihak luar yang membutuhkan, sedangkan output intern adalahoutputyang dimasukkan untuk mendukung kegiatan manajemen,outputini akan tetap tinggal dalam perusahaan dan disimpan sebagai arsip atau dimusnakan bila sudah tidak dipergunakan lagi.

2.6.3 Database

Database adalah dasar yang merupakan data mentah yang selanjutnya akan diolah. Apabila sebuah organisasi atau badan usaha memiliki suatu koneksi dari data yang disusun secara logis dan dikendalikan secara sentral, maka organisasi atau badan usaha itu mempunyai sistemdatabase.

Pengendalian sentral merupakan konsep yang penting bagi database, hal ini berkaitan dengan pengintegrasiannya. Berbagai jenis data dalam suatu database harus mempunyai kaitan yang logis diantara data, agar database itu dapat diintegrasikan. Misalnya data penjualan barang dan tentang pemesanan barang sangat erat kaitannya, dan bila dimasukkan ke dalam suatu database akan merupakan contoh yang baik dari pengintegrasian. Dan pada akhirnya data-data ini harus berada pada lokasi tertentu dan mempunyai hubungan tertentu diantara masing-masing data, agar koleksi kumpulan data tersebut menjadi sebuah database.

2.7 Microsoft Visual Foxpro

Microsoft Visual Foxpro, sering disingkatVisual Foxpro, merupakan salah satu perangkat lunak pendukung pemrograman visual. Pemrograman visual merupakan pemrograman yang sangat populer, terutama sejak kehadiran Visual Basic (yang juga merupakan produk dari Microsoft Corporation). Dengan menggunakan visual foxpro maka aplikasi berbasis Windows dengan tampilan yang sangat menarik dapat dibuat dengan mudah. Visual Foxpro sebenarnya bukanlah pendatang baru, melainkan penerus generasi sebelumnya (Foxpro for DOSdanFoxpro for Windows).

Di dalam Visual Foxpro, berbagai kontrol disediakan sebagai komponen antar muka kepada pemakai. Beberapa objek selain form yang umumnya dipakai yaitu kotaktexs, tombol perintah, kotak daftar, kotakcombo,grouppilihan, kotak check,spinnersdanpage frame.

1. Kotaktext

Kontrol ini biasa terlihat berupa sebuah kotak. Di dalamnya pemakai dapat memasukkan suatu isian.

2. Tombol perintah

Kontrol ini berupa suatu kotak menyerupai tombol, yang di dalamnya berisi suatu keterangan singkat mengenai tindakan yang akan dilakukannya jika tombol ini ditekan.

3. Kotak daftar

Berupa sebuah kotak yang berisi sejumlah pilihan. Jika pilihan melebihi daerah kotak untuk menampilkan pilihan, akan muncul tanda yang

menyatakan ada pilihan lain di bagian atas atau bawah. Pemakai dapat memilih pilihan yang dikehendaki, menggulung ke atas atau ke bawah.

4. Kotakcombo

Kontrol ini berupa sebuah kotak yang memungkinkan pemakai mengisi suatu data atau memilih data berdasarkan sejumlah pilihan yang tersedia.

5. Grouppilihan

Group pillihan berupa beberapa lingkaran. Biasa dipakai kalau ada sejumlah kemungkinan, tetapi hanya satu pilihan yang boleh dipilih. Pemakai dapat mengklik pada lingkaran yang dikehendaki.

6. Kotakcheck

Kotak check berupa kotak kecil, dapat berisi tanda centang ( ) atau kosong kalau pemakai mngklik kotak ini.

7. Spinners

Spinner adalah suatu kotak pengentri nilai numerik yang dapat dinaik-turunkan melalui suatu tanda penaik atau penurun. Selain menggunakan cara tersebut, nilai numerik tersebut juga dapat langsung dimasukkan secara manual. Suatu jangkauan nilai dapat ditentukan oleh pemrogram.

8. Page frame

Kerangka halaman (page frame) atau disebut juga tab adalah contoh container. Objek ini memungkinkan sebuah kontrol yang lain dikemas dalam sebuah tampilan. Hal ini berguna pada form yang melibatkan sejumlah halaman, dengan masing-masing halaman berisi suatu topik tertentu.

Gambar 2.22 Tampilan Utama Microsoft Visual Foxpro 2.8 Penelitian Terdahulu

Penelitian terdahulu yang dapat dipakai sebagai masukan berkaitan dengan penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Noviandri Surya Nugroho, 2005, Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan di CV. Surya Indah Gresik, UPN “Veteran” Jawa Timur.

Di era globalisasi sekarang ini, perkembangan dunia usaha yang semakin meningkat baik dalam jenis usaha jasa, usaha perdagangan maupun jenis usaha industri akan mempunyai dampak terhadap perusahaan, yaitu akan menimbulkan adanya persaingan itu menurut pihak perusahaan agar bekerja secara efektif dan efisien dalam proses produksi. Oleh karena itu,

informasi telah menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi perusahaan untuk mengambil keputusan.

CV. Surya Indah adalah perusahaan yang memproduksi interior design dengan sistem produksi job order. Seiring dengan berkembangnya perusahaan, informasi yang tepat, cepat dan akurat sangatlah diperlukan CV. Surya Indah dalam menangani administrasi penjualan, pembelian dan gudang untuk membantu proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Belum tersedianya sistem informasi yang tepat, cepat dan akurat menyebabkan waktu pemrosesan data dan pembuatan laporan menjadi tidak efektif serta dapat menimbulkan kesalahan dalam pembuatan laporan yang pada akhirnya akan berpengaruh pada proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.

Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa sistem informasi yang dirancang bermanfaat dalam efisiensi waktu pemrosesan data dan pembuatan laporan serta mengurangi kesalahn dalam pembuatan laporan keterlambatan dalam pembelian bahan baku dapat dicegah karena stok bahan baku dapat terkontrol dengan baik sehingga dapat dihasilkan informasi dengan cepat, tepat dan akurat yang dibutuhkan oleh perusahaan.

2. Sri Widjayanti, 2002, Perancangan Sistem Informasi Manajemen Penjualan di PT. Tempo Surabaya, UPN “Veteran” Jawa Timur.

Dalam era globalisasi sekarang ini, kompetisi merupakan faktor yang teramat penting untuk diperhatikan pihak manajemen dalam menjalankan usaha bisnis yang produktif. Dimana suatu perusahaan harus mampu mempunyai manajemen yang baik dan mampu bersaing dengan baik. Seiring

dengan kemajuan teknologi pula, maka penyampaian informasi suatu organisasi harus cepat dan akurat. Untuk dapat mengikuti perkembangan ini, setiap organisasi membutuhkan suatu sistem informasi yang terkomputerisasi secara efektif dan efisien. Pada setiap perusahan seringkali memerlukan adanya pengelolaan barang yang membutuhkan sistem informasi manajemen penjualan.

Di PT Tempo cabang Surabaya merupakan perusahaan distributor yang menjual produk farmasi, karena tingkat penjualannya meningkat, tidak sedikit permasalahan yang timbul. Diantaranya adalah kurang menunjangnya pelayanan pada customer, proses pencatatan transaksi penjualan yang lama dan informasi mengenai penjualan barang. Untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut maka diperlukan sistem informasi manajemen penjualan berbasis komputer. Dengan sistem informasi manajemen penjualan berbasis komputer tersebut diharapkan dapat memberikan informasi dengan relevan, cepat dan akurat. Sistem informasi yang akan dikembangkan menggunakan pemrograman Microsoft Visual Basic pada sistem informasi windows.

Pada sistem informasi ini memberikan kemudahan dalam informasi dan pelayanan dalam penjualan. Pemakaian komputer dalam bidang penjualan memberikan manfaat yang sangat besar, baik dalam hal ketelitian, kecepatan yang tinggi, sangat membantu dalam mempercepat proses penanganan pekerjaan-pekerjaan yang ada, menunjang mutu pelayanan dan mengefektifkan kerja, mempermudah dalam mengontrol penjualan barang dengan baik.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian tugas akhir ini dilakukan di PT. Delta Teknik Surabaya distributor tali raffia yang terletak di Bungurasih Barat No.1 Surabaya pada bulan Februari 2010 sampai dengan data penelitian terpenuhi.

3.2 Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel

Variabel yang digunakan adalah variabel-variabel yang berkaitan dengan judul penelitian, dimana variabel-variabel tersebut digunakan untuk mempermudah didalam merancang sistem dan prosedur sistem informasi manajemen, variabel tersebut antara lain adalah :

a. Variabel Terikat

Variabel terikat merupakan variabel yang dipengaruhi oleh variabel bebas. Dalam tugas akhir ini variabel terikatnya adalah :

Sistem informasi manajemen persediaan barang b. Variabel Bebas

Variabel bebas merupakan variabel yang mempengaruhi variabel terikat. Dalam tugas akhir ini variabel bebasnya antara lain:

1. Data Supplier

Data yang digunakan sebagai identitas pengirim barang ke perusahaan. 2. Data Konsumen

3. Data Stok Barang

Data yang menunjukkan ada atau tidaknya barang tersebut digudang menurut tiap jenisnya.

4. Data Penjualan

Data tentang produk yang dipesan oleh konsumen / pembeli. 5. Data Pembelian

Data tentang produk yang dipesan oleh perusahaan kepada supplier.

3.3 Langkah-Langkah Pemecahan Masalah

Agar lebih sistematis maka langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mengadakan penelitian adalah sebagai berikut :

Keterangan Gambar : 1. Studi Pustaka

Pada tahap ini dilakukan tinjauan kepustakaan untuk melandasi cara berfikir, bertindak dan memberikan arah penelitian serta membantu menyelesaikan masalah.

2. SurveyAwal

Pada tahap ini diteliti bagaimana sistem dan prosedur yang sudah diterapkan sehingga dapat diperoleh gambaran mengenai permasalahan yang ada.

3. Perumusan Masalah

Perumusan masalah ini disusun dengan memperhatikan faktor – faktor yang menjadi penyebab terjadinya masalah tersebut, kemudian menentukan suatu metode untuk memecahkan masalah tersebut kemudian mencari pemecah masalahnya.

4. Penetapan Tujuan Penelitian

Pada tahap penelitian tujuan ini dilakukan penetapan tujuan penelitian dengan maksud agar langkah – langkah dalam pemecahan masalah menjadi terarah dan mencapai sasaran yang diinginkan.

5. Identifikasi Variabel

Variabel yang digunakan adalah variabel yang berkaitan dengan judul penelitian dimana variabel-variabel tersebut digunakan untuk mempermudah didalam merancang sistem dan prosedur sistem informasi manajemen.

6. Pengumpulan Data

Pada tahap ini peneliti mengumpulkan semua data yang dibutuhkan di perusahaan antara lain : data supplier, data konsumen, data stok barang, data pemjualan serta data pembelian.

7. Analisa Sistem

Dalam tahap ini dilakukan analisa terhadap sistem yang meliputi : a. Memahami cara kerja sistem

Ada dua cara dalam memahami cara kerja sistem antara lain yaitu : 1. Menganalisa struktur organisasi

Menganalisa tugas, tanggung jawab dan wewenang dari tiap–tiap bagian yang terkait dalam sistem.

2. Identifikasi prosedur

Pada bagian ini didefinisikan prosedur yang berlaku pada sistem yang akan dikembangkan.

b. Identifikasi permasalahan pada sistem

Memahami jalannya sistem dan masalah–masalah yang ditemukan pada proses identifikasi

c. Analisa kebutuhan informasi 1. Analisa dokumen dan laporan

Menganalisa macam–macam dokumen yang digunakan pada sistem yang lama sebagai pedoman penyusun kebutuhan sistem informasi yang baru.

Pada tahap ini akan dianalisa kebutuhan informasi sesuai dengan tujuan sistem dan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. 8. Perancangan Sistem Informasi persediaan barang

Pada tahap ini dilakukan perancangan sistem informasi manajemen dan perancangan perangkat lunak. Tujuan perancangan sistem informasi ini adalah untuk membentuk informasi yang terpadu sesuai dengan kebutuhan. Perancangan sistem informasi meliputi :

a. Pembuatan kerangka sistem

Pembuatan kerangka perancangan sistem yang memuat desain sistem secara garis besar kerangka ini nantinya akan dikembangkan secara lebih

detail pada peracangan basis data, model dan sistemoutput.

b. Perancangan sub sistem

Untuk mempermudah dalam perancangan sistem maka sistem informasi perlu dijabarkan menjadi sub sistem – sub sistem yang lebih ringkas.

c. Perancangandatabase

Dilakukan perancangan suatu sistem file yang saling berhubungan dan

berfungsi untuk mengolah sumber informasi yang saling berkaitan dan memberikan informasi yang akurat dan konsisten. Berisi jenis–jenis dan

susunan file secara keseluruhan serta bagaimana masing–masing file

berelasi satu dengan lainnya juga dijelaskan fungsi dan kegunaan

masing–masingfiledalam sistem.

d. Perancanganinputdanoutput

Yaitu merancang suatu sistem dialok yang mudah dimengerti sehingga memudahkan pemakai dalam memasukkan data kedalam komputer serta

merancang tampilan laporan – lapoaan yang akan dihasilkan dari pengolahan data.

9. Perancangan program

Perancangan perangkat lunak ini merupakan transformasi sistem informasi dirancang sebelumnya yang kemudian dirubah kedalam bahasa pemrograman sehingga mudah dioperasikan. Kriteria yang nantinya dimiliki oleh perangkat lunak tersebut adalah mudah dalam penggunaan dan aplikasinya serta memberikan informasi sejelas-jelasnya. Pada penelitian ini penulis

menerapkanSoftware Visual FoxPro.

10. Verifikasi Program

Pembuatan perangkat lunak yang telak dilakukan kemudian diuji cobakan untuk melihat dan mengevaluasi kinerja perangkat lunak tersebut dan mengetahui seberapa jauh sistem informasi dapat berjalan. Pada bagian ini dijelaskan cara penggunaan dan petunjuk penggunaannya.

11. Validasi Desain Sistem

Berdasarkan hasil validasi desain sistem maka bisa terlihat apakah sistem dan perangkat lunak yang telah dibuat dapat berfungsi dengan baik dan semua fungsi yang terlibat dalam sistem informasi manajemen telah masuk kedalam program dan dapat menjawab apakah sistem infromasi manajemen yang dibuat dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pada perusahaan secara signifikan.

12. Implementasi

Pada tahap ini program telah melakukannya dengan baik, sehingga sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan.

13. Kesimpulan dan Saran

Berdasarkan tahap-tahap yang telah dilakukan sebelumnya kemudian didapatkan suatu kesimpulan sebagai intisari dan penyelesaian dari permasalahan yang ada dan diberikan saran-saran sebagai bahan masukan yang berkaitan dengan penelitian yang dilakukan.

3.4 Metode Pengumpulan Data

Sumber data yang dipergunakan dalam penelitian ini yaitu Data Sekunder. Yaitu data diperoleh dari literatur yang berhubungan dengan obyek, baik dari perpustakaan maupun perusahaan. Selain itu pengumpulan data yang dilakukan dengan tanya jawab secara langsung pada orang – orang yang terlibat dan melakukan pengamatan, pencatatan secara sistematik terhadap obyek yang di amati.

3.5 Metode Pengolahan Data

Untuk melakukan perancangan sistem informasi manajemen pada

perusahaan, akan menggunakanSoftware Visual Fox Pro 9.0

1. Tahap Analisa Sistem

Setelah semua data yang diperlukan terkumpul dan kita sudah mengetahui sistem yang ada maka tahap selanjutnya adalah melakukan analisa data tersebut, sehingga diperoleh gambaran untuk perubahan sistem yang ada menjadi terkomputerisasi. Analisa ini meliputi beberapa langkah, antara lain : a. Identifikasi sistem, Prosedur dan Permasalahan Sistem

Bagian ini diidentifikasikan sebagai kegiatan-kegiatan yang berlangsung pada masing-masing departemen, juga diidentifikasikan personil-personil yang terlibat secara langsung dalam tugas maupun wewenang.

2. Identifikasi Prosedur

Bagian ini diidentifikasikan prosedur yang berlaku pada sistem yang akan dikembangkan yaitu prosedur bagian gudang. Disinin dapat dilihat aktivitas yang terjadi dan hubungan antar departemen dalam perusahaa.

3. Identifikasi Permasalahan Sistem

Diidentifikasikan mengenai permasalahan sistem yang ada dan penyebabnya.

b. Memahami Cara Kerja Sistem

Pada bagian ini mempelajari jalannya sistem beserta permasalahan yang muncul dan menghambat kelancaran sistem informasi yang ada. Pada bagian ini juga mempelajari dokumen dan laporan yang digunakan pada sistem yang ada saat ini, jaringan data dan distribusi laporan.

c. Analisa Sistem dan Pembuatan Laporan Hasil Analisis

Setelah melakukan identifikasi komponen sistem dan memahami cara kerja sistem, maka dapat dilakukan analisa terhadap permasalahan yang ada. Pada analisa dokumen dan laporan yang digunakan pada sistem yang ada saat ini, jaringan data dan distribusi laporan. Disamping itu juga dilakukan analisa terhadap kebutuhan informasi untuk menjawab permasalahn yang ada. Setelah semua analisis dilakukan dibuat laporan

hasil dari analisis yang dapat dikonsultasikan dengan penguna sistem, yaitu pihak manajemen perusahaan yang dihadapi. Apabila hasil dari analisa sistem ini disetujui pihak pengguna, maka dapat dilakukan perancangan sistem. Tetapi jika hasil analisa sistem ini tidak disetujui, maka akan dilakukan analisa ulang.

2. Perancangan Sistem

Pada perancangan sistem informasi manajemen usulan ini, diharapkan dapat menyelesaikan semua permasalahan sistem yang ada saat ini yang meliputi beberapa perancangan antara lain :

a. PerancanganInputdanOutput

Pada perancangan input dilakukan perancangan sistem yang mampu

mengumpulkan dan mencatat data secara lengkap dan tepat, sehingga memudahkan mandor operator dalam memasukkan data ke komputer.

Sedangkan pada perancangan output dilakukan perancangan tampilan

laporan-laporan yang dihasilkan dari pengolahan data. b. Pengembangan Sistem dan Prosedur

Pada bagian ini dilakukan pengembangan sistem dan prosedur kerja yang ada, menjadi suatu sistem yang berbasis komputer sesuai dengan kebutuhan pihak manajemen perusahaan.

c. PerancanganDatabasedan Program Komputer

Pada tahap ini dirancang suatu sistem file yang saling berhubungan

beserta perintah-perintah dalam komputer dan berfungsi dalam pengolahan data yang berkaitan dengan permasalahan pada perusahaan,

sehingga diperoleh informasi yang dibutuhkan sesuai dengan sistem yang dirancang.

3. Uji Validitas Program (Uji Coba Program)

Pada tahap ini dilakukan uji terhadap program yang telah dibuat dengan tujuan menghindari berbagai kesalahan yang mungkin terjadi, meliputi :

a. Pengetesanform, dilakukan pada tiapform.

b. Pengetesan program, apabila semua modul sudah dibuat dan diuji secara terangkai sebagai satu program.

4. Tahap Hasil dan Pembahasan

Setelah sistem informasi manajemen usulan diterapkan dan dilakukan beberapa uji kelayakan, diperoleh hasil dan dilakukan pembahasan mengenai kekurangan dan kelebihan dari sistem informasi manajemen usulan.

5. Tahap Kesimpulan dan Saran

Berdasarkan tahap-tahap yang telah dilakukan sebelumnya kemudian didapatkan suatu kesimpulan sebagai intisari dan penyelesaian dari permasalahan yang ada dan diberikan saran-saran sebagai bahan masukan yang berkaitan dengan penelitian yang telah dilakukan.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Pengumpulan Data 4.1.1 Data Supplier

Data yang digunakan sebagai identitas pengirim barang ke perusahaan.

Tabel 4.1 Data Supplier Kode

Supplier

Nama Supplier Alamat Telepon SP01 Dwi Utama Inti Jl. Nanas I/206A, Pondok

Tjandra Indah Waru, Sidoarjo

031 72432388 SP02 Jaya Abadi Plastik Jl. Airlangga desa jelakombo

Jombang

0321 6255475 SP03 Mitra Kerja Abadi Jl. Gatot Subroto 88 Jombang 0321 861023 SP04 Prima Nusa

Trading

Jl. Ploso Timur Ib / 79c Surabaya

031 70010426 SP05 Sapta Sarana Jl.letjen suprapto Blitar 0342 7779090

4.1.2 Data Konsumen

Data yang digunakan sebagai identitas pemesan barang.

Tabel 4.2 Data Konsumen Kode

Konsumen

Nama Konsumen Alamat Telepon CS001 Golden Prima Jl. Jagir Wonokromo 25

Surabaya

0318411067 CS002 Dewi Sri Jl. Kedung Asem 19

Surabaya

0318490048 CS003 Sami Jaya Jl. Ngagel 70 Surabaya 0315049293 CS004 Tunggal Samudra

Abadi

Jl. Margomulyo Indah 51 Surabaya

0315312732 CS005 Sinar Kasih Jl. Sidotopo Kidul 16

Surabaya

52

4.1.3 Data Stok Barang

Data yang menunjukkan ada atau tidaknya barang tersebut digudang menurut tiap jenisnya.

Tabel 4.3 Data Stok Barang Kode

Supplier

Kode Barang

Nama

Barang Golongan

Harga Beli Harga Jual Stok Minim Toko Stok Awal SP01 101211 TBL Netral Super Rp.11,000 Rp.15,000 50 200 SP01 101212 TBL Merah Super Rp.10,000 Rp.14,000 40 150 SP02 202214 TBL Kuning KW-1 Rp. 8,200 Rp.12,200 45 150 SP03 302215 TBL Ungu KW-1 Rp. 7,700 Rp.11,700 30 100 SP03 303217 TBL Hitam KW-2 Rp. 6,600 RP.10,600 45 150 SP04 401213 TBL Biru Super Rp.10,000 Rp.14,000 50 200 SP05 501216 TBL Hijau Super Rp.10,000 Rp.14,000 50 200

4.1.4 Data Penjualan

Data penjualan produk yang dipesan oleh konsumen / pembeli dapat

4.1.5 Data Pembelian

Data pembelian produk yang dipesan oleh perusahaan kepada supplier

4.2 Pengolahan Data 4.2.1 Analisa Sistem

Pada tahap ini menganalisa suatu sistem dengan memperhatikan sistem yang ada serta memperhatikan permasalahannya dan meningkatkan kinerja sistem dengan merencanakan sistem yang lebih baik.

53

4.2.1.1 Mempelajari Cara Kerja Sistem Informasi Manajemen Saat Ini

Berdasarkan Gambar bagan alir prosedur kegiatan penjualan, pembelian dan gudang saat ini, sistem informasi manajemen pada PT. Delta Teknik terdiri dari dua bagian utama yaitu permintaan barang pada supplier dan penjualan barang pada konsumen/pelanggan.

Prosedur permintaan barang dilakukan dengan pencatatan data-data barang yang diminta sehingga dari pencatatan tersebut diketahui dan diperoleh informasi mengenai jumlah barang yang perlu dipesan ke supplier. Dari proses permintaan ini barang akan dikirim langsung ke perusahaan sebelum nantinya dilanjutkan ke gudang sehingga dapat diketahui barang yang ada digudang sebagai stok persediaan.

Prosedur penjualan dengan mencatat data barang yang dipesan kemudian dikeluarkan dari gudang untuk memperoleh informasi keluar masuknya barang yang ada. Dari kedua proses utama tersebut diatas, dimana keduanya menggunakan data persediaan barang yang sama.

Sebenarnya sistem informasi manajemen pada PT. Delta Teknik sudah cukup baik, hanya saja sistem tersebut masih menggunakan sistem manual sehingga untuk memperoleh informasi yang akurat secara cepat memerlukan waktu yang relatif lama karena harus menunggu penyusunan laporan dari staf gudang dengan melihat catatan pada buku stok barang.

4.2.1.2 Identifikasi Permasalahan Pada Sistem

Permasalahan diatas merupakan hasil identifikasi terhadap kebutuhan sistem yang ada sekarang, sesudah sistem yang ada dianalisa secara mendetail,

54

maka dilakukan analisa permasalahan. Langkah berikut ini merupakan penjabaran dari permasalahan tersebut.

Tabel 4.4 Identifikasi Masalah

No Permasalahan Identifikasi Masalah

Tempat Terjadinya Masalah Dampak pada Perusahaan 1. Lamanya pembuatan laporan pembelian

Pembuatan laporan menyalin kembali dari catatan pembelian

Bagian pembelian Membutuhkan waktu lebih banyak 2. Lamanya pembuatan laporan penjualan

Pembuatan laporan menyalin kembali dari catatan penjualan

Bagian penjualan

Membutuhkan waktu lebih banyak 3. Kesalahan dalam

pendataan stok

Pendataan stok barang masih dilakukan dengan menghitung manual Bagian gudang Sering terjadi kesalahan informasi stok 4. Keterlambatan

pembelian barang

Pencatatan stok barang dilakukan secara manual sehingga barang habis tidak dapat langsung diketahui

Bagian gudang Stok barang masih sering kosong 5. Lamanya pembuatan laporan stok barang

Pembuatan laporan menyalin kembali dari catatan stok barang

Bagian gudang

Membutuhkan waktu lebih banyak

4.2.1.3 Analisa Kebutuhan Dokumen dan Informasi

Perencanaan kebutuhan dokumen dan informasi sangat penting artinya dalam suatu sistem. Hal ini terutama berkaitan dengan input atau masukan dalam sistem dan output yang nantinya hendak dihasilkan.

Tabel 4.5 Perencanaan Kebutuhan Informasi

No Informasi yang

dibutuhkan Periode Keterangan

1. Daftar supplier Setiap saat Untuk mengetahui data supplier secara rinci 2. Daftar konsumen Setiap saat Untuk mengetahui data konsumen secara rinci

3. Daftar stok barang Setiap saat Untuk mengetahui data stok barang digudang secara rinci 4. Laporan penjualan

Setiap saat / tiap periode tertentu

Untuk mengetahui data-data penjualan setiap saat / tiap periode tetentu

5. Laporan pembelian

Setiap saat / tiap periode tertentu

Untuk mengetahui data-data pembelian setiap saat / tiap periode tetentu

55

4.2.2 Perancangan Sistem Informasi Manajemen

Dalam merancang sistem informasi ini, penulis menerapkan pendekatan kombinasi Bottom Up dan Top Down. Pendekatan Top Down diterapkan terlebih dahulu untuk menetapkan tujuan dan masalah yang ada di sistem lama. Kemudian disaat perancangan secara detail diterapkan pendekatan Bottom Up, dengan memperhatikan transaksi yang terjadi, masukan yang dibutuhkan serta keluaran yang dihasilkan untuk memenuhi tujuan dan mengatasi masalah yang ada dalam sistem yang lama.

Prosedur kerja yang ada pada sistem yang dikembangkan tidak banyak mengubah sistem dan prosedur kerja yang lama, hanya menggantikan beberapa fungsi yang biasanya dilakukan secara manual dengan menggunakan sistem komputer. Hal ini dimaksudkan untuk mempercepat kerja, komunikasi antar bagian yang lebih baik serta meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan

4.2.2.1 Pembuatan Kerangka Sistem

Bagan alir dokumen yang dirancang diharapkan dapat memperbaiki beberapa proses dan prosedur yaitu :

1. Proses pencarian daftar dan jumlah barang digudang.

2. Proses peremajaan (Up to Date) data persediaan barang digudang 3. Proses pengarsipan data transaksi yang terjadi

4. Proses penyusunan berbagai laporan stok barang

Untuk prosedur order pembelian barang tidak lagi terjadi keterlambatan, hal ini dikarenakan sistem yang dirancang pada gudang menggunakan stok limit control yang akan memberikan informasi ketika barang telah habis dan perlu

56

untuk dilakukan pembelian dan juga sistem informasi yang dirancang ini dapat menyajikan informasi yang cepat, relevan dan tepat waktu.

Gambar 4.1 Bagan Alir Usulan Prosedur Kegiatan Penjualan, Pembelian dan Gudang

57

Keterangan Gambar :

1. LDS : Laporan Data Supplier 2. LPB : Laporan Pembelian Barang 3. LDK : Laporan Data Konsumen 4. LP : Laporan Penjualan 5. LBM : Laporan Barang Masuk 6. LBK : Laporan Barang Keluar 7. LSB : Laporan Stok Barang

4.2.2.2 Diagram Arus Data

Diagram arus data yang ada pada rancangan sistem informasi manajemen ini digunakan dengan menunjukkan aliran-aliran data yang terjadi. Pembuatannya didahului dengan membuat context diagram yang merupakan basic (dasar) dari sistem penjualan, pembelian dan stok barang digudang. Diagram ini menggambarkan hubungan input-output antar sistem dengan dunia luar (external

entity).

Dengan mengetahui data-data yang akan digunakan, maka dapat dipakai sebagai acuan dalam merancang sebuah sistem basis data yang tepat, cepat dan efisien dalam penggunaannya.

A. Context Diagram

Dengan melihat Gambar 4.1 (Bagan alir usulan prosedur kegiatan penjualan, pembelian dan gudang) maka dapat dibuat Context Diagram yang menggambarkan secara keseluruhan aliran proses/data antar entitas sebagai berikut :

Keluaran atau output dari program aplikasi Sistem Informasi Manajemen di PT. Delta Teknik ini berupa :

1. Laporan Daftar Supplier

Laporan ini menampilkan daftar supplier yang dapat dilihat oleh bagian pembelian dalam melakukan permintaan barang.

Gambar 4.16 Print Out Daftar Supplier

2. Laporan Daftar Konsumen

Laporan ini menampilkan daftar konsumen yang dapat memberikan informasi kepada bagian penjualan jika akan melakukan transaksi penjualan barang.

Gambar 4.17 Print Out Daftar Konsumen

75

Laporan ini menampilkan daftar stok barang yang digunakan untuk mengetahui jumlah barang yang ada digudang. Selain itu dapat digunakan untuk mengetahui jumlah stok persediaan barang yang menipis sehingga memudahkan bagian pembelian dalam mengatur permintaan barang ke supplier.

Gambar 4.18 Print Out Daftar Stok Barang

4. Laporan Transaksi Penjualan

Laporan ini menampilkan daftar transaksi penjualan barang pada konsumen.

Gambar 4. 19 Print Out Daftar Penjualan

Laporan ini menampilkan daftar transaksi pembelian barang ke supplier.

Gambar 4.22 Print Out Daftar Pembelian

4.2.3 Pembuatan Program Komputer

Adapun platform yang digunakan untuk membuat program adalah Software Microsoft Visual Foxpro dalam pembuatan software-software aplikasi.

Pembuatan program komputer juga disesuaikan dengan kebutuhan hardware yang diperlukan. Untuk perancangan sistem informasi ini dibutuhkan hardware dengan spesifikasi minimum sebagai berikut :

1. Komputer IBM PC atau kompatibel dengan processor pentium III atau processor yang lebih tinggi.

2. OS (Operating System) Windowa XP Professional. 3. RAM 256 MB.

4. Monitor VGA atau layar yang mempunyai resolusi lebih tinggi. 5. Hard disk dengan kapasitas minimal 10GB.

77

4.2.4.1 Verifikasi Program Komputer

Pada proses verifikasi program komputer sistem informasi manajemen di PT. Delta Teknik ini menggunakan seperangkat komputer berprosesor pentium dengan sistem operasi Windows XP dan program software Visual Foxpro 9 sebagai media pembuatannya.

Dalam pengoperasian sistem informasi manajemen ini hanya membutuhkan seorang tenaga kerja yang memahami dan mampu untuk mengoperasikan komputer, dalam hal ini tenaga kerja tersebut terletak pada bagian penjualan, pembelian dan gudang.

4.2.4.2 Validasi Rancangan Sistem Informasi Manajemen

Setelah program telah siap untuk dioperasikan, maka tahap berikutnya adalah bagaimana program yang telah jadi tersebut dapat berjalan dengan menampilkan keluaran (output) yang telah direncanakan. Pada saat data-data yang ada dimasukkan sesuai dengan proses yang berlaku, maka dapat dilihat bagaimana program komputer tersebut dapat berjalan dan memberikan hubungan yang sesuai dengan prosedur yang dikembangkan.

4.3 Hasil dan Pembahasan

Dengan adanya perancangan sistem ini dapat memperbaiki prosedur kegiatan penjualan, pembelian dan stok barang di PT. Delta Teknik menjadi lebih efektif karena tidak dilakukan lagi pencatatan dan perhitungan secara manual. Dengan adanya sistem yang demikian, maka informasi yang dihasilkan akurat, tepat waktu dan relevan.

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan analisa dan pengembangan sistem, maka diperoleh kesimpulan yaitu perancangan sistem ini dapat memperbaiki prosedur kegiatan penjualan, pembelian dan stok barang digudang menjadi lebih efektif karena tidak dilakukan lagi pencatatan dan perhitungan secara manual. Adanya sistem informasi yang terkomputerisasi akan mempermudah tugas operator dalam menghasilkan informasi penggajian on-line yang akurat, tepat waktu, dan relevan sebagai bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan.

5.2 Saran

Guna menuju penyempurnaan dan perbaikan sistem maka disarankan untuk pengembangan ke bagian sistem yang terkait langsung di perusahaan : 1. Dalam menghadapi persaingan serta dalam rangka pengembangan perusahaan

maka pihak PT. Delta Teknik diharapkan mengganti sistem informasi lama yang masih menggunakan sistem manual dengan sistem informasi manajemen yang terkomputerisasi.

2. Untuk penelitian selanjutnya lebih dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman atau software yang mungkin bisa lebih praktis bahkan lebih mudah dalam hal pengoperasiannya.

DAFTAR PUSTAKA

Davis, Gordon B & Olson, Margareth, 1985,Manajemen Information System : Conceptual Fondation, Structure and Development,McGraw Hill Inv.Scott, George M, 1986, Principles of Manajement Information System, McGraw Hill,

New York.

Jogianto, HM, 1990, Analisis dan Tujuan Sistem Informasi ; Pendekatan Terstsruktur,Andi Ofset, Yogyakarta.

Kendall, 2002,Analisis dan Perancangan Sistem,Prentice Hall INC.

Murdick, Robert G, Joel E Ross & B Clagert, 1984, Information System For modern Management,Prentice Hall INC.

Nugroho, eko, 2008,Sistem Informasi Manajemen,Andi, Yogyakarta.

Powers, Michael J, paul H Cloney and Gale Cow, 1990, Struktured System Development, Boyd Forest.

Sutabri, Tata, 2005,Sistem Informasi Manajemen,Andi, Yogyakarta. www.Perpustakaanteknologitelkom.ac.id