PROSES PENGORGANISASIAN DALAM MANAJEMEN proyek
PROSES PENGORGANISASIAN DALAM MANAJEMEN
(Decentralization, Committee and Group Decision Making, Making Organisation Effective)
A.
PENDAHULUAN
Sebuah pertanyaan, apa itu organizing atau identik dengan apa itu pengorganisasian ?
Organizing/ mengorganisir adalah proses pengelompokan kegiatan-kegiatan untuk mencapai
tujuan-tujuan dan penugasan setiap kelompok kepada seorang pimpinan atau manajer, yang
mempunyai kekuasaan, yang perlu untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
pengorganisasian itu dilakukan untuk menghimpun dan mengatur semua sumbersumber yang diperlukan, termasuk manusia, sehingga pekerjaan yang dikehendaki dapat
dilaksanakan dengan baik. Sebenamya, manusia adalah faktor yang paling terdepan dalam
pentingnya dan perhatian. Dengan cara ini (mengorganisir), orang-orang dipersatukan dalam
pelaksanakan tugas-tugas a g sali g erkaita . Ti jaua teratas dari Orga izi g adalah
untuk membantu orang-orang dalam bekerja bersama-sama secara effektif. Seorang
pimpinan manajer harus mengetahui, kegiatan-kegiatan apa yang akan diurus, siapa yang
membantu dan yang dibantu, saluran-saluran komunikasi, pengelompokan pekerjaan yang
diikuti, hubungan-hubungan antara kelompok-kelompok kerja yang berbeda-beda susunan
kelompok dari pekerjaan itu.
Jawaban-jawaban
untuk
persoalan-persoalan
ini
diberikan
dengan
cara
pengorganisasian yang efektif. George R. Terry dan Leslie W.Rue menegaskan bahwa
seharusnya semua pegawai harus (a) mempunyai pengertian yang tepat dan ringkas
mengenai keperluan-keperluan pekerjaan mereka dan (b) mengetahui hubungan mereka
dengan pimpinan atau manajer atasannya secara langsung demikian juga dengan pimpinanpimpinan yang lain dalam kelompok kerja itu, serta (c) bekerja pada tempat dan kapling
secara tepat yang didasarkan atas skill yang dimilikinya.
Dalam kaitan persyaratan-persyaratan yang mesti dimiliki oleh para pegawai
sebagaimana telah ditegaskan Terry dan Leslie adalah sangat sejalan dengan sebuah ayat AlQur’a
a g er u i :
ْ َ َ ُ ْ َ ُ َ ْ َ ْ ُ ََُ َ َ ََ ُ َ ْ َ ٌُ ُْ
َ
َ
اكه ِ ِ ربُم علم مِم و عوىس بيًِا
ِ قل ُ يعمل ل ش
Kataka lah: "Tiap-tiap orang berbuat menurut keadaannya masing-masing". Maka
Tuha
u le ih
e getahui siapa a g le ih e ar jala
a..
Organizing sebagai proses pembagian keja ke dalam tugas-tugas yang lebih kecil,
membebankan tugas-tugas itu kepada orang yang sesuai dengan kemampuannya, dan
mengalokasikan sumber daya, serta mengkoordinasikannya dalam rangka efektifitas
pencapaian tujuan organization.
Organizing yang dimaksud dan menjadi fokus bahasan dalam makalah ini adalah meliputi
desentralisasi, panitia dan kelompok pembuat keputusan serta membuat organisasi efektif.
B.
PEMBAHASAN
1.
DECENTRALIZATION (Desentralisasi)
Pada saat berbicara tentang suatu kekuasaan ataupun wewenang, tentu tidak akan
lepas dari area sentralisasi dan desentralisasi, sebagaimana tergambar dalam bagan berikut
ini, yaitu bagan sentralisasi dan desentralisasi dalam titik kontinum (pertalian).
Pimpinan (Manajer)
Puncak
Wilayah
Sentralisasi
Wilayah
Desentralisasi
Pimpinan (Manajer)
Bawah
Tentang hal ini, W.J.S Poerwadarminta memberikan batasan bahwa Desentralisasi
adalah cara pemerintahan yang lebih banyak memberi kekuasaan kepada pemerintah
daerah. Sementara Yulius S. dkk. Membatasi bahwa Desentralisasi adalah pemberian
wewenang kepada instasi bawahan dalam bidang pemerintahan.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa bilamana suatu pemerintahan terjadi suatu
pemusatan, pelimpahan atau pemberian wewenang dan kekuasaan pada tingkat bawah
(daerah) maka hal itu bentuk pemerintahannya disebut Desentralisasi. sebaliknya jika
pemusatan kekuasaan atau wewenang ada pada tingkat puncak atau pusat, maka hal itu
disebut sentralisasi. Dengan kata lain, jika semua wewenang ada ditangan seorang yaitu
manajer puncak (CEO), hal itu menunjukan struktur yang di sentralisasi, sebaliknya jika
wewenang dibagi atau disebar diantara manajer-manajer hingga ke di desentralisasi. Lebih
khusus lagi, ko sep dese tralisasi ta pak dari u gkapa ,
sedangkan ungkapan dalam konsep se tralisasi
a da
e ujuk pada
e
uat putusa ,
“a a aka
e
uat
putusan-putusa . Oleh se a itu a tara se tralisasi da dese tralisasi sesu gguh a tidak
harus Kontinum dari Sentralisasi-Desentralisasi. sebab tidak ada sentralisasi maupun
desentralisasi mutlak melainkan hanya relative.
Suatu organisasi mungkin secara relatif di sentralisasi dalam beberapa fungsi, tetapi
dalam fungsi-fungsi lainnya secara relatif di desentralisasi. Dengan demikian semakin besar
derajat delegasi wewenang akan semakin luas wilayah desentralisasi wewenang dan
semakin kecil wilayah sentralisasi wewenang; sebaliknya makin sedikit delegasi wewenang
akan semakin luas wilayah sentralisasi wewenang dan semakin kecil wilayah desentralisasi
wewenang. Adalah tidak mungkin melakukan sentralisasi mutlak dalam organisasi, sebab hal
tersebut tidak menyiratkan adanya manajer bawahan dan karena itu tidak menyiratkan
organisasi struktural. juga meskipun delegasi otoritas merupakan syarat mutlak dalam
berorganisasi atau dalam hubungan-hubungan keorganisasian, tetapi tidak bisa ada
desentralisasi mutlak, sebab kalau manajer yang lebih tinggi mendelegasikan seluruh
wewenang mereka kepada bawahan, maka status mereka sebagai manajer akan berhenti,
kedudukan mereka akan dihilangkan dan karenanya juga tidak ada organisasi struktural.
Tentang hal ini Herbert G. Hisks, berpendapat :
Without delegatio s of autohorit for al orga izatio s ould ot e ist. If there ere
no delegations, no one in organization, except possibly the top official, would have the
right to do organizational goal could take place. The process of delegating authority is
o sta tl taki g pla e i a large for al orga izatio .
9 :
Dengan demikian sentralisasi dan desentralisasi wewenang merupakan konsep yang
relatif. Bahwa dalam tiap organisasi selalu ada aspek sentralisasi maupun desentralisasi
wewenang, meskipun pada situasi dan kasus-kasus tertentu sentralisasi lebih dominan
daripada desentralisasi, sedangkan dalam situasi dan kasus-kasus tertentu lainnya justru
desentralisasi lebih dominan daripada sentralisasi. Dengan kata lain, ada wewenang yang
pada situasi dan kasus atau tugas lainnya lebih efektif di desentralisasi untuk tercapaianya
keefektifan performasi organisasi dalam pencapaian tujuan-tujuan keorganisasian.
TIPE DESENTRALISASI
Ada dua (2) tipe desentralisasi yang dapat diidentifikasi disini yaitu pertama, sebagai
Desentralisasi vertikal dan yang kedua sebagai desentralisasi horizontal (Szilagyi, 1981:266).
Desentralisasi Vertikal
Desentralisasi vertikal berhubungan dengan penyebaran wewenang kebawah melalui rantai
komando garis lini. Pimpinan atau Manajer pada level yang lebih tinggi mendelegasikan
wewenang kepada subordinasinya untuk melakukan aktivitas atau membuat keputusan.
Oleh sebab itu dalam kasus tertentu ini mirip dengan dan dapat disebut pembagian kerja
vertikal.
Desentralisasi Horizontal
Desentralisasi horizontal berhubungan dengan hubungan-hubungan garis dan staf. Jika
wewenang membuat keputusan tetap dalam satu fungsi khusus dalam kasus desentralisasi
vertikal, ini disebut wewenang lini. Bila wewenang putusan mengalir untuk manajer diluar
struktur garis lini atau kepada unit staf, seperti analis, spesialis pendukung dan ahli-ahli lain,
maka delegasi disebut horizontal atau desentralisasi kepada satu wewenang staf. Hal ini juga
tampak dala
struktur orga isasi dala
posisi assistant to me
isal a, assistant to
President, assistant to the senior Vice President.
Ulbert (1966:25) menegaskan dan memutuskan apakah mendesentralisasi atau bukan
dan sejauh manakah derajat desentralisasi yang tepat bagi suatu organisasi adalah satu
proses yang rumit yang mencakup sejumlah pertimbangan-pertimbangan yang berhubungan
dengan faktor-faktor determinan berikut :
1.
Faktor lingkungan eksternal. Faktor-faktor lingkungan organisasi, seperti pasar,
teknologi, kebijakan pemerintah, variasi dalam kencendrungan ekonomi, besar
pengaruhnya untuk keputusan bukan saja apakah mendesentralisasi atau tidak, tetapi
juga seberapa jauh derajat desentralisasi atau tidak, tetapi juga seberapa jauh derajat
desentralisasi tepat untuk suatu organisasi. Masalah-masalah lingkungan yang
dihadapi oleh organisasi yang misalnya menjadi semakin komplek atau rumit dan
tersebar, diharapkan bahwa beberapa bentuk desentralisasi akan lebih baik digunakan.
2.
Pertumbuhan Organisasi. Dalam pemanajemenan satu organisasi yang cenderung
berkembang adalah mustahil membuat semua putusan dalam satu tempat atau pada
satu pimpinan (manajer puncak). Sebab organisasi yang, berkembang ukurannya dan
aktivitasnya juga di sentralisasi perkembangan kompleksitasnya, serta situasi-situasi,
masalah-masalah dan peluang-peluang berkembang pada tahapan yang cepat dan
karenanya perlu bagi manajer puncak atau lebih tinggi untuk mendelegasikan
wewenang kepada manajer level bawah dalam organisasi.
3.
Biaya dan resiko. Ada reluktansi pada sebagian dari banyak manajer untuk
rnendelegasikan wewenang bila kosekuensi mempunyai satu dampak yang signifikan
bagi organisasi secara keseluruhan ataupun terhadap unit-unitnya sekarang atau untuk
yang akan datang. Bila biaya dan resiko tinggi, maka tendensi untuk sentralisasi adalah
kuat.
4.
Fasilitas manajemen. Banyak organisasi di sentralisasi secara tinggi. Sebaliknya yang
lain di desentralisasi secara tinggi. Ini tergantung pada karakter dan filosofi dari
manejer puncak. Dengan kata lain menajer puncak mempunyai pengaruh yang besar
terhadap derajat desentralisasi atau sentralisasi dan sebagian manajer puncak
mengembangkan diri terhadap kebijakan yang dibuat dan karenanya cenderung
membuat semua keputusan-keputusan penting. Filosofi manajer subordinasi juga
dapat mempengaruhi desentralisasi, manajer yang lebih tinggi atau puncak mungkin
merasa ada sedikit keuntungan pemeliharaan semua pembuatan keputusan penting
pada manajer tingkat yang lebih bawah.
5.
Bidang fungsional. Beberapa bidang fungsional tertentu dari organisasi cenderung
akan lebih efektif jika desentralisasi dari bidang-bidang fungsional lain. Misalnya
bidang produksi dalam organisasi manufacturing sering di desentralisasi secara tinggi.
6.
Lokus keahlian. Ada sejumlah contoh ketika, manajer tidak memiliki keperluan
pengetahuan dan pemahaman membuat satu keputusan keahlian ini mungkin terletak
pada beberapa tingkat bawah dalam organisasi. Misalnya, strategi dan kebijakan
penjualan produk-produk konsumen di Sumatera Utara mungkin akan lebih efektif
mengijinkan manajer pemasaran wilayah Sumatera Utara membuat keputusan
daripada oleh kantor pusat atau manajer pemasaran di tingkat pusat.
7.
Kapabilitas manajer tingkat bawah. Satu asumsi dasar dari kebijakan desentralisasi
adalah bahwa, kapabilitas atau kapasitas manajer tingkat bawah dapat membuat
keputusan yang efektif. Situasi ini sedikit bersifat sirkular. Jika wewenang tidak di
desentralisasi adalah sebab kekurang-mampuan dan keterampilan manajer tapi
bagaimana manajer-manajer menjadi terampil dan mampu kecuali mereka diberi
wewenang untuk membuat keputusan-keputusan penting. Jika organisasi enggan
mendesentralisasi beberapa wewenang, hal itu akan menimbulkan suatu kesulitan bagi
organisasi pada waktu membutuhkan menajer-manajer muda dan ambisius yang ingin
banyak terlibat dan ini lebih mempersulit tindakan desentralisasi pada saat diperlukan.
2.
COMMITTEE and GROUP DECISION MAKING (Panitia dan Kelompok Membuat
Keputusan)
PANITIA
Suatu pembatasan panitia, adalah pembatasan dari Koontz dan O'Donnel, yang
mengatakan sebagai berikut. ... a co
etter is co
ite is a group of perso to who
as a group so e
itted . Jadi, sebuah panitia adalah sekelompok orang terhadap siapa sebagai
suatu. kelompok
beberapa hal dipercayakan. Sesuai dengan pembatasan tersebut, maka panitia itu
sinonim dengan istilah dewan, senat, majelis, komisi, committee board, commission, task
group court atau satuan tugas (satgas).
Sebuah panitia dapat berposisi lain, dapat berposisi staf, tergantung daripada tugastugas panitia tersebut. Panitia yang bertugas sebagai penasihat atau pelayan bagi unsur lain
di dalam organisasi berposisi di staf, sebaiknya panitia yang melakukan tugas-tugas
pimpinan, yakni yang mengambil keputusan berposisi sebagai lini.
Setiap unsur organisasi atau setiap pejabat di dalam suatu organisasi bertugas
mengerjakan satu atau lebih tugas pimpinan. Kalau tugas itu dikerjakan oleh sekelompok
orang, maka kelompok orang itu kita sebut panitia. Oleh karena itu, Newman membatasi
pa itia itu se agai erikut : a committee consists of a group of people specialist specifically
designed to perform some administrative act Beliau
e ggolo gka pa itia itu atas dua
ma a , ada pa itia That perform ausilliary or staff duties da ada pula Committee with
authority to make final decision .
Secara logikanya, bila suatu tugas rasional dikerjakan oleh sekelompok orang,
timbullah keharusan pembentukan sebuah panitia. Sebuah panitia, tidak selalu secara formal
ada dalam struktur organisasi, selanjutnva panitia dapat dibentuk untuk waktu yang terbatas
tergantung dari kebutuhan organisasi yang bersangkutan.
PANITIA DALAM BERBAGAI BIDANG
Tidak semua panitia diberikan untuk tujuan yang sama. Ini jelas dengan jenis-jenjs
panitia tadi. Ada panitia yang berposisi staf, ada pula panitia yang berposisi lini, malah ada
panitia yang berposisi ganda sebagai staf dan sebagai pimpinan. Lebih jelas lagi, bila
diketengahkan macam-macam panita, seperti Panitia Budget, Panitia Perselisihan
(perkeliruan), dewan komisaris, board of director, panita Kurban, panitia Maulid Nabi,
panitia Perkawinan dan lain sebagainya.
Penggunaan panitia bukan saja dipergunakan dalam perusahaan-perusahaan, tetapi
terdapat di dalam aktivitas yang lebih luas di dalam pemerintahan, lembaga pendidikan,
lembaga militer, dan lain sebagain. Di dalam pemerintahan, misalnya LIPI, DPA, DPR, MPR,
panitia khusus (pansus) Bolrg gate I dan II Serta Striding Committee dan Ad hoc Dilembagalembaga pendidikan, misalnya senat universitas, assessor, panitia ujian, Steering dan
Organizing committee, dewan dosen, dan senat mahasiswa. Di lembaga-lembaga militer,
misalnya panitia pembelian alat-alat senjata, dan sebagainya.
Di berbagai bidang tersebut panitia dapat didirikan dengan formal dapat pula didirikan
secara non-formal, dan didirikan untuk waktu yang tidak terbatas, dan didirikan untuk waktu
yang lama. Bila panitia itu didirikan secara formal, maka kedudukan dan hubungannya
dengan unsur-unsur organisasi lain dalam badan di mana ia berada.
Oleh karena luasnya pengunaan panitia ini, maka para ahli mengajukan saran-saran,
bila dan kapan suatu panitia perlu didirikan atau ditambahkan dalam struktur organisasi
suatu badan atau suatu perusahaan, dan mengapa perlu mendirikan panitia tersebut, apa
bahava atau keburukannya, dan apa keuntungan yang didapat dari penggunaan panitia
tersebut.
Haruslah diketengahkan bahwa tidaklah seluruhnya grup yang bertugas menyelesaikan
sesuatu dianggap sebagai panitia. Menurut Newman misalnya, pertemuan yang sering kali
terjadi apabila seorang pemimpin memanggil para asistennya ke kantornya atau beberapa
orang dari berbagai bagian yang pekerjaannya saling berhubungan tidak dimasukan sebagai
komite. Juga pertemuan-pertemuan besar yang rnengadakan pertukaran pikiran, menurut
Newman tidaklah termasuk katagori panitia. Demikian pula halnya seorang dosen yang
memberikan kuliah di mana si mahasiswa mengajukan pertanyaan, atau adanya pertukaranpertukaran pikiran menurut Koontz tidaklah termasuk ke dalam katagori panitia.
KEBAIKAN-KEBAIKAN PANITIA
Kebaikan yang utama dari pembentukan panitia ini dalam suatu perusahaan adalah
memungkinkan adanya pertimbangan dan keputusan yang merupakan group judgement,
yaitu pendapat atau timbangan golongan, Koontz menyatakan the advantage of gaining
group deliberation and judgement. Kebaikan ini mendekati apa yang dalam pribahasa Francis
disebut chogdes opinion jailit verties, dengan kata sederhana atau kata lain dengan
musyawarah segala sesuatu akan dapat dipecahkan.
Beberapa maslaah yang dihadapi oleh pemimpin membutuhkan pertimbanganpertlmbangan dari berbagai sudut, seperti sudut marketing, sudut produksi, sudut hukum,
dan sudut keuangan. Meninjau sesuatu masalah dengan melihat dari berbagai sudutnya
membutuhkan pengetahuan yang luas dan mendalam yang jarang pemimpin yang dimiliki
oleh seorang pemimpin tertentu. Apabila dihadapi yang demikian, maka pemimpin dapat
membentuk suatu panitia yang khusus meninjau masalah tersebut dari segala seginya.
Segala unsur-unsur positif yang dikemukakan oleh setiap panitia dapat digabungkan
sehingga pada akhirnya keputusan yang diambil oleh sesuatu panitia merupakan gabungangabungan pendapat yang terpilih. Inilah merupakan kebaikan yang utama dari suatu panitia.
Aspek lain yang baik dari panitia ini adalah menjamin konstituitas dari pikiran-pikiran.
Suatu kenyataan bahwa anggota-angota dari suatu panitia tidaklah selalu tetap, tetapi akan
berganti-ganti, baik karena menurut peraturan ataupun karena sebab-sebab lainnya. Jika
terjadi hal yang demikian, maka panitia tersebut akan menjamin kontinuitas dari pemikiranpemikiran karena anggota-anggota panitia yang masih tinggal akan mengingat alasan-alasan
apa yang menyebabkan sesuatu diambil pada masa yang lalu, dan hal ini akan diwariskan
pada anggota-angota yang baru, demikian seterusnya. Alasan atau karena kebaikan panitia
yang demikianlah maka anggota Senat Amerika Serikat misalnya hanya sepertiga diganti oleh
anggota baru pada setiap masa pergantian.
Sebagai aspek baik yang terakhir dari panitia ini ialah bahwa orang-orang yang
mempunyai kepemimpinan di dalam sesuatu hal dapat duduk di dalamnya. Demikian
misalnya keanggotaan dari board of director dibuat sedemikian rupa sehingga mereka yang
mempunyai kepemimpinan dalam suatu lembaga yang bersangkutan turut diikut-sertakan
sehingga setiap keputusan dari dewan tersebut diangap sebagai kehendak bersama dari
semua yang berkepentingan. Alasan yang demikian kiranya mengapa dewan-dewan dalam
lembaga pemerintah kita anggota-anggotanya mewakili seluruh mereka yang berkepentigan.
Ingatlah, misalnya Dewan Pertimbangan Agung, Dewan Perwakilan Rakyat, Majelis
Permusyawaratan Rakyat dan lain sebagainya.
Dari kebaikan-kebaikan yang disebut di atas, jelaslah tidak semua panitia mengandung
unsur-unsur kebaikan tersebut diatas. Karena dalam pembentukan suatu panitia harus lebih
dahulu diketengahkan unsur baik yang mana diharapkan menjadi kenyataan, apakah untuk
mengurangi kekuatan yang berlebih-lebihan dari seseorang ataukah yang menjamin
koordinasi di dalam pelaksanaan rencana dan lain sebagainya. Beberapa penulis masih
mengajukan kebaikan-kebaikan lain dari panitia ini, tetapi menurut pendapat kita apa yang
dikemukakan di atas, merupakan kebaikan-kebaikan pokok panitia.
KEBURUKAN-KEBURUKAN PANITIA
Pengunaan dari sebuah panitia, tidak selamanya mengandung kebaikan, tentu aspek
keburukan dari penggunaannya tidak dapat terlelakan.
Keburukan yang utama ialah di samping menambah biaya adminsitrasi kemungkinan juga
pekerjaan atau tugas terlalu lama dikerjakan. Hal ini sudah jelas bahwa dengan menambah
sebuah panitia dalam struktur organisasi akan menambah biaya administrasi, tetapi aspek
yang terburuk ialah bahwa untuk mengambil suatu keputusan dibutuhkan waktu yang agak
lama karena sebelum panitia mengambil suatu keputusan terlebih dahulu diadakan
penyelidikan dan harus diminta pendapat dari setiap mereka yang menjadi anggota dari
panitia yang bersangkutan. Keadaan yang demikian kadang-kadang dipergunakan oleh
pemimpin untuk menunda pelaksanan keputusan. Jadi, apabila seseorang pemimpin
menginginkan sesuatu hal diulur-ulur pelaksanannya, maka dengan mengangkat. sebuah
panitia dapatlah hal itu direalisasikan. Koontz mengatakan :
... that co
ittees are
sometime appointed by a manager when he does not want any action to ensure. One of
surest way to delay the handing of a problem and even to postpone a decision indentifinitely
is to appoi t a co
ittee to study the
etter .
Karena tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada panitia tidak dibebankan
kepada orang tertentu melainkan kepada panitia sebagai golongan maka terasa bagi anggota
bahwa dia tidak mempunyai tanggung jawab yang diterpecah-belah, bahkan kadang-kadang
beberapa anggota panitia merasa tidak mempunyai tanggung jawab dalam pelaksanan suatu
pekerjaan dari panitia. Inilah salah satu aspek yang tidak baik dari sebuah panitia. Di samping
itu, dan sehubungan dengan disebut terakhir ini, maka putusan yang diambil oleh suatu
panitia adalah formalitas belaka dimana mungkin arsiteknya adalah seorang tertentu saja,
sedangkan anggota lainnya hanya menurut saja. Bahkan, lebih ekstrim dari keadaan ini
adalah adanya kemungkinan segolongan orang terkecil menyodorkan pendapatnya supaya
disetujui oleh golongan lain yang terbesar.
3.
MAKING ORGANIZATION EFFECTIVE (Membuat Organisasi Effktif)
DEFINISI
Organisasi ialah penyatuan secara sistematis baik yang saling bergantungan bersamasama guna membentuk suatu keseluruhan yang bulat melalui mana kekuasaan, kordinasi
dan pengawasan dapat di jalankan untuk mencapai maksud tertentu (Marshal Edward
Dimok and Glady Ogden Dimock, 1992 : 165).
Soekamo K. mengemukakan pengertian organisasi sebagai berikut : Organisasi sebagai alat
manajemen adalah wadah, tempat manajemen, sehingga memberikan bentuk bagi manajer
dapat bergerak.
Selanjutnya secara tegas Louis A. Allen, dalam buku Management and Organisation,
mengemukakan : We can define organization as the process of indentifiying and grouping
the work to be performed, defining and delegating responsibillity and authority, and
establishing relationship for the purpose of enabling people to work most effectively together
in accomplishing objectives.
Kita dapat merumuskan organisasi sebagai proses penentuan dan pengelompokan
pekerjaan yang akan dilakukan, menetapkan dan melimpahkan wewenang dan tanggung
jawab, dengan maksud untuk memungkinkan orang-orang bekerja sama secara efektif dalam
mencapai tujuan.
1)
Demikian Juga Manullang mengemukakan pengertian organisasi sebagai berikut :
Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu proses penetapan dan pernbagian
pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab serta
wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antar unsur-unsur organisasi,
sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama-sama seefektif mungkin
untuk pencapaian tujuan. Secara singkat organisasi adalah suatu perbuatan
diferensiasi tugas-tugas.
2)
Organisasi dalam arti statis adalah setiap gabungan yang bergerak ke arah tujuan
bersama, dengan istilah populer adalah struktur organisasi atau bagan organisasi. Jadi,
organisasi dalam arti dinamis disebut pengorganisasian, sedangkan organisasi dalam
arti statis ialah organisasi.
I
Aspek-aspek penting yang dapat kita rumuskan dari definisi-definisi diatas adalah :
Adanya kelompok orang yang bekerja bersama
a)
Adanya tujuan tertentu yang akan dicapai
b)
Adanya pekerjaan yang akan dikerjakan
c)
Adanya penetapan dan pengelompokan pekerjaan
d)
Adanya wewenang dan tanggung jawab
e)
Adanya pendelegasian wewenang
f)
Adanya hubungan (relationship) satu sama lain
g)
Adanya penetapan orang-orang yang akan melakukan pekerjaan
h)
Adanya tata tertib yang harus ditaati.
DINAMIKA ORGANISASI
Kegiatan organisasi dalam arti dinamis tidak pernah berakhir. Melihat sebuah organisasi
se agai jari ga kerja
et ork pusat-pusat komunikasi pengambilan keputusan yang
dapat menghasilkan usaha-usaha kelompok secara efektif dari usaha-usaha perorangan
sehingga tcrlihat bahwa kegiatan organisasi bersifat dinamis. Perubahan-perubahan pasti
terjadi, karena kita berurusan dengan manusia, hubungan mereka dan sumber fisiknya, tidak
ada satupun yang bersifat statis. Sebuah organisasi harus siap menghadapi perubahanperubahan identitas dan lingkungannya juga berubah. Empat sebab utama dari dinamika
organisasi ialah :
1.
Buah yang dihasilkan oleh pengorganisasian
Di dalam sebuah organisasi tedapat berbagai variabel dengan saling ketergantungan
dan masing-masing dipengaruhi oleh efek-efek kolektif yang mempertahankan variabelvariabel tersebut. Struktur organisasi dibangun di atasnya dan berbagai unit kerja yang
berhubungan memiliki ketergantungan secara timbal balik. Pelaksanaan kegiatan ditentukan
oleh elemen-elemen manusia yang rnengerjakannya.
Dengan demikian, unsur yang membentuk sebuah organisasi dan tujuannya turut serta di
dalam dinamika karakteristiknya. Fungsinya tidak pernah statis dan tidak pernah dianggap
sebagai yang statis.
2.
Pengaruh yang terdapat di dalam diri pegawai.
Manusia berubah sikapnya, kemampuan dan kepentingannya tidak tetap. Sebagain daripada
prilaku tersebut bersifat normal dan didukung oleh program pengembangan. Selanjutnya,
pegawai dialih tugaskan, mendapatkan promosi, dipindahkan, menikah, menjadi tua,
mengundurkan diri dan meninggal dunia. Ada kalanya pegawai mengalami percepatan
proses karena mengalami suatu kecelakaan atau terlambat berkembang, disebabkan
langkanya kesempatan. Contoh- o toh terse ut diatas
pelaksa a
a aje e
a g
a ak
erupaka
perjala a
eru ah ko disi a teruta a
karir
elalui proses
reorganisasi.
3.
Pertimbangan-pertimbangan ekonomis, pertumbuhan dan hambatan-hambatan.
Tidak
diragukan
lagi,
berbagai
perubahan
organisasi
bertujuan
untuk
rnenyempurnakan efektivitasnya. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat ganda, pegawaipegawai yang tidak memiliki pengalaman dan tidak terlatih khusus serta pemborosan biaya,
merupakan beberapa di antara sekian banyak sebab yang merubah suatu organisasi.
Usaha-usaha
untuk menyesuaikan diri
terhadap
kondisi-kondisi
seperti itu
mengakibatkan organisasi berubah; misalnya dalam masa- asa panen", organisasi akan
menambah tenaga kerja dan perencanaan yang memadai. Demikian pula apabila masa
"panen" tersebut berakhir, maka penciutan dilakukan seenaknya saja. Penambahan produkproduk baru dan tempat-tempat pemasaran baru merupakan alasan yang kuat untuk
mengadakan perubahan-perubahan organisasi sasaran-sasaran baru mengakibatkan
beberapa fungsi tertentu tidak tercapai lagi.
4.
Perubahan-perubahan teknologi
Perkembangan baru dalam bidang teknologi memberikan surnbangan-sumbangan
penting kepada dinamika organisasi. Bahan-bahan baku dan proses-proses baru
membutuhkan kegiatan dan unit-unit organisasi baru pula. Misalnya proses produksi
otomatis memperkecil fungsi dan sistem produksi lama, sehingga peralatannya perlu diganti.
Pengaturan penyediaan dan penggunaan bahan-bahan menjadi sangat penting; demikian
pula kegiatan-kegiatan penjadwalan produksinya. Jika komputer mengambil alih pekerjaan
tulis menulis yang semula dikerjakan oleh manusia, maka pola hubungan di dalam organisasi
harus dirubah dan memerlukan berbagai keahlian yang ada.
USAHA-USAHA EFFEKTIF
Dalam kaitan usaha-usaha yang harus senantiasa dilakukan oleh seorang pemimpin atau
manager dalam menentukan dan menjadikan organisasi itu effektif, pandangan Stephen P.
Robbins (1990 - 49) yang tertuang dalam kalimat-kalimat tiga paragraf berikut ini :
Every discipline in the administrative sciences contributes in some way to helping, managers
make organizations more effektive. Marketing, for instance, guide managers in expanding
revanues and market share. Financial concepts assist manangers in making the optimum use
of funds invested in the organization. Production and operations management concesses.
Accounting principles assist manangers by providing information that can enhance the
quality of the decions they make.
Organization theory presents another answer to the question : what makes an organization
effective? That answer is. The proper organization structure! This book will demonstrate that
the way we put people and jobs together and define their roles and relationships is an
important determinant in whethers. Some structure work better under certain conditions
than do others. Importantly, those manangers who understand their structural options and
the conditions under which each is preferred will have a definite advantage over their less
informad counterparts. Organization theory, as a discipline, clarifies which organization
structure will lead to, or improve, organization effectiveness.
Unfortuntelly, as noted earlier, there is no universal agreement on preecisely what
organization effectiveness means. Let's take a look at we are today in our understanding of
OE.
Dalam pandangan Robins diatas nampak jelas bahwa setiap disiplin ilmu administrasi
dapat membantu seorang pemimpin atau manager dalam membuat organisasi itu effektif,
baik dari mulai mengetahui konsep dan prinsip manajemen serta kesesuaian akan
kebutuhan struktur organisasi.
Namun demikian, yaitu tidak adanya kesepakatan umum tentang kriteria keefektifan
sebuah organisasi tetapi paling tidak disamping Pertama, manajer harus menentukan dan
meninjau kembali sasaran-sasaran yang ingin dicapai oleh organisasi yang baru dibentuk itu.
Untuk itu diperlukan pandangan yang luas dan menyeluruh yang penting sekali di dalam
pengorganisasian. Maksudnya bukanlah semata-mata membentuk suatu organisasi yang
baik akan tetapi harus menghasilkan organisasi yang lebih baik untuk mencapai tujuantujuan khusus dari penyusunan organisasi tersebut. Kedua, manajer harus berusaha untuk
mengembagkan organisasi agar menjadi sangat efektif untuk mencapai tujuan-tujuan yang
telah ditetapkan. Dengan demikian, beberapa konsep ideal dapat dimasukan sebagai Cara
yang bertujuan untuk mencapai organisasi-organisasi sempurna akan tetapi manajer harus
memperhatikan rencana-rencana bagi organisasi yang diusulkan itu supaya berada di dalam
batas-batas yang wajar dan praktis. Langkah-langkah tersebut memberi fokus yang jelas
tentang persyaratan teoritis yang harus dimiliki oleh manajer-manajer. Ketiga, manajer
harus mendapatkan fakta-fakta yang lengkap tentang organisasi yang ada sekarang. Faktafakta tersebut akan membantu di dalam menetapkan titik tolak dari organsiasi tersebut.
Fakta-fakta harus dicari dan diterima tanpa pra duga. Bagan organisasi perusahaan yang ada
dapat ditinjau kembali, mengadakan sirkuler-sirkuler untuk mendapatkan informasi tentang
pekerjaan-pekerjaan yang sedang dilaksanakan, wewenang yang telah diberikan dan tugastugas yang sedang dikerjakan sekarang.
PENUTUP
Dalam penutup ini, dari pembagian ketiga point dari organisasi dalam manajemen dalam
makalah ini dapat disimpulkan sebagai berikut :
1)
Bahwa DesentralIsasi secara konsep tampak pada subyek membuat keputusan yaitu
ANDA . “e e tara dari proses tek is peli paha
e e a g, kekuasaan itu ada pada
pimpinan tingkat bawah dengan tipe vertikal dan horizontal.
2)
Bahwa panitia dalam berbagai bentuknya adalah melakukan tindakan administratif
secara bersama-sama dalam keharusan akan kebenarannya.
3)
Keefektifan sebuah organisasi akan lebih banyak ada pada seorang pimpinan atau
manajer yang, akuntabel dengan segala persyaratan yang harus dimiliki.
(Decentralization, Committee and Group Decision Making, Making Organisation Effective)
A.
PENDAHULUAN
Sebuah pertanyaan, apa itu organizing atau identik dengan apa itu pengorganisasian ?
Organizing/ mengorganisir adalah proses pengelompokan kegiatan-kegiatan untuk mencapai
tujuan-tujuan dan penugasan setiap kelompok kepada seorang pimpinan atau manajer, yang
mempunyai kekuasaan, yang perlu untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
pengorganisasian itu dilakukan untuk menghimpun dan mengatur semua sumbersumber yang diperlukan, termasuk manusia, sehingga pekerjaan yang dikehendaki dapat
dilaksanakan dengan baik. Sebenamya, manusia adalah faktor yang paling terdepan dalam
pentingnya dan perhatian. Dengan cara ini (mengorganisir), orang-orang dipersatukan dalam
pelaksanakan tugas-tugas a g sali g erkaita . Ti jaua teratas dari Orga izi g adalah
untuk membantu orang-orang dalam bekerja bersama-sama secara effektif. Seorang
pimpinan manajer harus mengetahui, kegiatan-kegiatan apa yang akan diurus, siapa yang
membantu dan yang dibantu, saluran-saluran komunikasi, pengelompokan pekerjaan yang
diikuti, hubungan-hubungan antara kelompok-kelompok kerja yang berbeda-beda susunan
kelompok dari pekerjaan itu.
Jawaban-jawaban
untuk
persoalan-persoalan
ini
diberikan
dengan
cara
pengorganisasian yang efektif. George R. Terry dan Leslie W.Rue menegaskan bahwa
seharusnya semua pegawai harus (a) mempunyai pengertian yang tepat dan ringkas
mengenai keperluan-keperluan pekerjaan mereka dan (b) mengetahui hubungan mereka
dengan pimpinan atau manajer atasannya secara langsung demikian juga dengan pimpinanpimpinan yang lain dalam kelompok kerja itu, serta (c) bekerja pada tempat dan kapling
secara tepat yang didasarkan atas skill yang dimilikinya.
Dalam kaitan persyaratan-persyaratan yang mesti dimiliki oleh para pegawai
sebagaimana telah ditegaskan Terry dan Leslie adalah sangat sejalan dengan sebuah ayat AlQur’a
a g er u i :
ْ َ َ ُ ْ َ ُ َ ْ َ ْ ُ ََُ َ َ ََ ُ َ ْ َ ٌُ ُْ
َ
َ
اكه ِ ِ ربُم علم مِم و عوىس بيًِا
ِ قل ُ يعمل ل ش
Kataka lah: "Tiap-tiap orang berbuat menurut keadaannya masing-masing". Maka
Tuha
u le ih
e getahui siapa a g le ih e ar jala
a..
Organizing sebagai proses pembagian keja ke dalam tugas-tugas yang lebih kecil,
membebankan tugas-tugas itu kepada orang yang sesuai dengan kemampuannya, dan
mengalokasikan sumber daya, serta mengkoordinasikannya dalam rangka efektifitas
pencapaian tujuan organization.
Organizing yang dimaksud dan menjadi fokus bahasan dalam makalah ini adalah meliputi
desentralisasi, panitia dan kelompok pembuat keputusan serta membuat organisasi efektif.
B.
PEMBAHASAN
1.
DECENTRALIZATION (Desentralisasi)
Pada saat berbicara tentang suatu kekuasaan ataupun wewenang, tentu tidak akan
lepas dari area sentralisasi dan desentralisasi, sebagaimana tergambar dalam bagan berikut
ini, yaitu bagan sentralisasi dan desentralisasi dalam titik kontinum (pertalian).
Pimpinan (Manajer)
Puncak
Wilayah
Sentralisasi
Wilayah
Desentralisasi
Pimpinan (Manajer)
Bawah
Tentang hal ini, W.J.S Poerwadarminta memberikan batasan bahwa Desentralisasi
adalah cara pemerintahan yang lebih banyak memberi kekuasaan kepada pemerintah
daerah. Sementara Yulius S. dkk. Membatasi bahwa Desentralisasi adalah pemberian
wewenang kepada instasi bawahan dalam bidang pemerintahan.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa bilamana suatu pemerintahan terjadi suatu
pemusatan, pelimpahan atau pemberian wewenang dan kekuasaan pada tingkat bawah
(daerah) maka hal itu bentuk pemerintahannya disebut Desentralisasi. sebaliknya jika
pemusatan kekuasaan atau wewenang ada pada tingkat puncak atau pusat, maka hal itu
disebut sentralisasi. Dengan kata lain, jika semua wewenang ada ditangan seorang yaitu
manajer puncak (CEO), hal itu menunjukan struktur yang di sentralisasi, sebaliknya jika
wewenang dibagi atau disebar diantara manajer-manajer hingga ke di desentralisasi. Lebih
khusus lagi, ko sep dese tralisasi ta pak dari u gkapa ,
sedangkan ungkapan dalam konsep se tralisasi
a da
e ujuk pada
e
uat putusa ,
“a a aka
e
uat
putusan-putusa . Oleh se a itu a tara se tralisasi da dese tralisasi sesu gguh a tidak
harus Kontinum dari Sentralisasi-Desentralisasi. sebab tidak ada sentralisasi maupun
desentralisasi mutlak melainkan hanya relative.
Suatu organisasi mungkin secara relatif di sentralisasi dalam beberapa fungsi, tetapi
dalam fungsi-fungsi lainnya secara relatif di desentralisasi. Dengan demikian semakin besar
derajat delegasi wewenang akan semakin luas wilayah desentralisasi wewenang dan
semakin kecil wilayah sentralisasi wewenang; sebaliknya makin sedikit delegasi wewenang
akan semakin luas wilayah sentralisasi wewenang dan semakin kecil wilayah desentralisasi
wewenang. Adalah tidak mungkin melakukan sentralisasi mutlak dalam organisasi, sebab hal
tersebut tidak menyiratkan adanya manajer bawahan dan karena itu tidak menyiratkan
organisasi struktural. juga meskipun delegasi otoritas merupakan syarat mutlak dalam
berorganisasi atau dalam hubungan-hubungan keorganisasian, tetapi tidak bisa ada
desentralisasi mutlak, sebab kalau manajer yang lebih tinggi mendelegasikan seluruh
wewenang mereka kepada bawahan, maka status mereka sebagai manajer akan berhenti,
kedudukan mereka akan dihilangkan dan karenanya juga tidak ada organisasi struktural.
Tentang hal ini Herbert G. Hisks, berpendapat :
Without delegatio s of autohorit for al orga izatio s ould ot e ist. If there ere
no delegations, no one in organization, except possibly the top official, would have the
right to do organizational goal could take place. The process of delegating authority is
o sta tl taki g pla e i a large for al orga izatio .
9 :
Dengan demikian sentralisasi dan desentralisasi wewenang merupakan konsep yang
relatif. Bahwa dalam tiap organisasi selalu ada aspek sentralisasi maupun desentralisasi
wewenang, meskipun pada situasi dan kasus-kasus tertentu sentralisasi lebih dominan
daripada desentralisasi, sedangkan dalam situasi dan kasus-kasus tertentu lainnya justru
desentralisasi lebih dominan daripada sentralisasi. Dengan kata lain, ada wewenang yang
pada situasi dan kasus atau tugas lainnya lebih efektif di desentralisasi untuk tercapaianya
keefektifan performasi organisasi dalam pencapaian tujuan-tujuan keorganisasian.
TIPE DESENTRALISASI
Ada dua (2) tipe desentralisasi yang dapat diidentifikasi disini yaitu pertama, sebagai
Desentralisasi vertikal dan yang kedua sebagai desentralisasi horizontal (Szilagyi, 1981:266).
Desentralisasi Vertikal
Desentralisasi vertikal berhubungan dengan penyebaran wewenang kebawah melalui rantai
komando garis lini. Pimpinan atau Manajer pada level yang lebih tinggi mendelegasikan
wewenang kepada subordinasinya untuk melakukan aktivitas atau membuat keputusan.
Oleh sebab itu dalam kasus tertentu ini mirip dengan dan dapat disebut pembagian kerja
vertikal.
Desentralisasi Horizontal
Desentralisasi horizontal berhubungan dengan hubungan-hubungan garis dan staf. Jika
wewenang membuat keputusan tetap dalam satu fungsi khusus dalam kasus desentralisasi
vertikal, ini disebut wewenang lini. Bila wewenang putusan mengalir untuk manajer diluar
struktur garis lini atau kepada unit staf, seperti analis, spesialis pendukung dan ahli-ahli lain,
maka delegasi disebut horizontal atau desentralisasi kepada satu wewenang staf. Hal ini juga
tampak dala
struktur orga isasi dala
posisi assistant to me
isal a, assistant to
President, assistant to the senior Vice President.
Ulbert (1966:25) menegaskan dan memutuskan apakah mendesentralisasi atau bukan
dan sejauh manakah derajat desentralisasi yang tepat bagi suatu organisasi adalah satu
proses yang rumit yang mencakup sejumlah pertimbangan-pertimbangan yang berhubungan
dengan faktor-faktor determinan berikut :
1.
Faktor lingkungan eksternal. Faktor-faktor lingkungan organisasi, seperti pasar,
teknologi, kebijakan pemerintah, variasi dalam kencendrungan ekonomi, besar
pengaruhnya untuk keputusan bukan saja apakah mendesentralisasi atau tidak, tetapi
juga seberapa jauh derajat desentralisasi atau tidak, tetapi juga seberapa jauh derajat
desentralisasi tepat untuk suatu organisasi. Masalah-masalah lingkungan yang
dihadapi oleh organisasi yang misalnya menjadi semakin komplek atau rumit dan
tersebar, diharapkan bahwa beberapa bentuk desentralisasi akan lebih baik digunakan.
2.
Pertumbuhan Organisasi. Dalam pemanajemenan satu organisasi yang cenderung
berkembang adalah mustahil membuat semua putusan dalam satu tempat atau pada
satu pimpinan (manajer puncak). Sebab organisasi yang, berkembang ukurannya dan
aktivitasnya juga di sentralisasi perkembangan kompleksitasnya, serta situasi-situasi,
masalah-masalah dan peluang-peluang berkembang pada tahapan yang cepat dan
karenanya perlu bagi manajer puncak atau lebih tinggi untuk mendelegasikan
wewenang kepada manajer level bawah dalam organisasi.
3.
Biaya dan resiko. Ada reluktansi pada sebagian dari banyak manajer untuk
rnendelegasikan wewenang bila kosekuensi mempunyai satu dampak yang signifikan
bagi organisasi secara keseluruhan ataupun terhadap unit-unitnya sekarang atau untuk
yang akan datang. Bila biaya dan resiko tinggi, maka tendensi untuk sentralisasi adalah
kuat.
4.
Fasilitas manajemen. Banyak organisasi di sentralisasi secara tinggi. Sebaliknya yang
lain di desentralisasi secara tinggi. Ini tergantung pada karakter dan filosofi dari
manejer puncak. Dengan kata lain menajer puncak mempunyai pengaruh yang besar
terhadap derajat desentralisasi atau sentralisasi dan sebagian manajer puncak
mengembangkan diri terhadap kebijakan yang dibuat dan karenanya cenderung
membuat semua keputusan-keputusan penting. Filosofi manajer subordinasi juga
dapat mempengaruhi desentralisasi, manajer yang lebih tinggi atau puncak mungkin
merasa ada sedikit keuntungan pemeliharaan semua pembuatan keputusan penting
pada manajer tingkat yang lebih bawah.
5.
Bidang fungsional. Beberapa bidang fungsional tertentu dari organisasi cenderung
akan lebih efektif jika desentralisasi dari bidang-bidang fungsional lain. Misalnya
bidang produksi dalam organisasi manufacturing sering di desentralisasi secara tinggi.
6.
Lokus keahlian. Ada sejumlah contoh ketika, manajer tidak memiliki keperluan
pengetahuan dan pemahaman membuat satu keputusan keahlian ini mungkin terletak
pada beberapa tingkat bawah dalam organisasi. Misalnya, strategi dan kebijakan
penjualan produk-produk konsumen di Sumatera Utara mungkin akan lebih efektif
mengijinkan manajer pemasaran wilayah Sumatera Utara membuat keputusan
daripada oleh kantor pusat atau manajer pemasaran di tingkat pusat.
7.
Kapabilitas manajer tingkat bawah. Satu asumsi dasar dari kebijakan desentralisasi
adalah bahwa, kapabilitas atau kapasitas manajer tingkat bawah dapat membuat
keputusan yang efektif. Situasi ini sedikit bersifat sirkular. Jika wewenang tidak di
desentralisasi adalah sebab kekurang-mampuan dan keterampilan manajer tapi
bagaimana manajer-manajer menjadi terampil dan mampu kecuali mereka diberi
wewenang untuk membuat keputusan-keputusan penting. Jika organisasi enggan
mendesentralisasi beberapa wewenang, hal itu akan menimbulkan suatu kesulitan bagi
organisasi pada waktu membutuhkan menajer-manajer muda dan ambisius yang ingin
banyak terlibat dan ini lebih mempersulit tindakan desentralisasi pada saat diperlukan.
2.
COMMITTEE and GROUP DECISION MAKING (Panitia dan Kelompok Membuat
Keputusan)
PANITIA
Suatu pembatasan panitia, adalah pembatasan dari Koontz dan O'Donnel, yang
mengatakan sebagai berikut. ... a co
etter is co
ite is a group of perso to who
as a group so e
itted . Jadi, sebuah panitia adalah sekelompok orang terhadap siapa sebagai
suatu. kelompok
beberapa hal dipercayakan. Sesuai dengan pembatasan tersebut, maka panitia itu
sinonim dengan istilah dewan, senat, majelis, komisi, committee board, commission, task
group court atau satuan tugas (satgas).
Sebuah panitia dapat berposisi lain, dapat berposisi staf, tergantung daripada tugastugas panitia tersebut. Panitia yang bertugas sebagai penasihat atau pelayan bagi unsur lain
di dalam organisasi berposisi di staf, sebaiknya panitia yang melakukan tugas-tugas
pimpinan, yakni yang mengambil keputusan berposisi sebagai lini.
Setiap unsur organisasi atau setiap pejabat di dalam suatu organisasi bertugas
mengerjakan satu atau lebih tugas pimpinan. Kalau tugas itu dikerjakan oleh sekelompok
orang, maka kelompok orang itu kita sebut panitia. Oleh karena itu, Newman membatasi
pa itia itu se agai erikut : a committee consists of a group of people specialist specifically
designed to perform some administrative act Beliau
e ggolo gka pa itia itu atas dua
ma a , ada pa itia That perform ausilliary or staff duties da ada pula Committee with
authority to make final decision .
Secara logikanya, bila suatu tugas rasional dikerjakan oleh sekelompok orang,
timbullah keharusan pembentukan sebuah panitia. Sebuah panitia, tidak selalu secara formal
ada dalam struktur organisasi, selanjutnva panitia dapat dibentuk untuk waktu yang terbatas
tergantung dari kebutuhan organisasi yang bersangkutan.
PANITIA DALAM BERBAGAI BIDANG
Tidak semua panitia diberikan untuk tujuan yang sama. Ini jelas dengan jenis-jenjs
panitia tadi. Ada panitia yang berposisi staf, ada pula panitia yang berposisi lini, malah ada
panitia yang berposisi ganda sebagai staf dan sebagai pimpinan. Lebih jelas lagi, bila
diketengahkan macam-macam panita, seperti Panitia Budget, Panitia Perselisihan
(perkeliruan), dewan komisaris, board of director, panita Kurban, panitia Maulid Nabi,
panitia Perkawinan dan lain sebagainya.
Penggunaan panitia bukan saja dipergunakan dalam perusahaan-perusahaan, tetapi
terdapat di dalam aktivitas yang lebih luas di dalam pemerintahan, lembaga pendidikan,
lembaga militer, dan lain sebagain. Di dalam pemerintahan, misalnya LIPI, DPA, DPR, MPR,
panitia khusus (pansus) Bolrg gate I dan II Serta Striding Committee dan Ad hoc Dilembagalembaga pendidikan, misalnya senat universitas, assessor, panitia ujian, Steering dan
Organizing committee, dewan dosen, dan senat mahasiswa. Di lembaga-lembaga militer,
misalnya panitia pembelian alat-alat senjata, dan sebagainya.
Di berbagai bidang tersebut panitia dapat didirikan dengan formal dapat pula didirikan
secara non-formal, dan didirikan untuk waktu yang tidak terbatas, dan didirikan untuk waktu
yang lama. Bila panitia itu didirikan secara formal, maka kedudukan dan hubungannya
dengan unsur-unsur organisasi lain dalam badan di mana ia berada.
Oleh karena luasnya pengunaan panitia ini, maka para ahli mengajukan saran-saran,
bila dan kapan suatu panitia perlu didirikan atau ditambahkan dalam struktur organisasi
suatu badan atau suatu perusahaan, dan mengapa perlu mendirikan panitia tersebut, apa
bahava atau keburukannya, dan apa keuntungan yang didapat dari penggunaan panitia
tersebut.
Haruslah diketengahkan bahwa tidaklah seluruhnya grup yang bertugas menyelesaikan
sesuatu dianggap sebagai panitia. Menurut Newman misalnya, pertemuan yang sering kali
terjadi apabila seorang pemimpin memanggil para asistennya ke kantornya atau beberapa
orang dari berbagai bagian yang pekerjaannya saling berhubungan tidak dimasukan sebagai
komite. Juga pertemuan-pertemuan besar yang rnengadakan pertukaran pikiran, menurut
Newman tidaklah termasuk katagori panitia. Demikian pula halnya seorang dosen yang
memberikan kuliah di mana si mahasiswa mengajukan pertanyaan, atau adanya pertukaranpertukaran pikiran menurut Koontz tidaklah termasuk ke dalam katagori panitia.
KEBAIKAN-KEBAIKAN PANITIA
Kebaikan yang utama dari pembentukan panitia ini dalam suatu perusahaan adalah
memungkinkan adanya pertimbangan dan keputusan yang merupakan group judgement,
yaitu pendapat atau timbangan golongan, Koontz menyatakan the advantage of gaining
group deliberation and judgement. Kebaikan ini mendekati apa yang dalam pribahasa Francis
disebut chogdes opinion jailit verties, dengan kata sederhana atau kata lain dengan
musyawarah segala sesuatu akan dapat dipecahkan.
Beberapa maslaah yang dihadapi oleh pemimpin membutuhkan pertimbanganpertlmbangan dari berbagai sudut, seperti sudut marketing, sudut produksi, sudut hukum,
dan sudut keuangan. Meninjau sesuatu masalah dengan melihat dari berbagai sudutnya
membutuhkan pengetahuan yang luas dan mendalam yang jarang pemimpin yang dimiliki
oleh seorang pemimpin tertentu. Apabila dihadapi yang demikian, maka pemimpin dapat
membentuk suatu panitia yang khusus meninjau masalah tersebut dari segala seginya.
Segala unsur-unsur positif yang dikemukakan oleh setiap panitia dapat digabungkan
sehingga pada akhirnya keputusan yang diambil oleh sesuatu panitia merupakan gabungangabungan pendapat yang terpilih. Inilah merupakan kebaikan yang utama dari suatu panitia.
Aspek lain yang baik dari panitia ini adalah menjamin konstituitas dari pikiran-pikiran.
Suatu kenyataan bahwa anggota-angota dari suatu panitia tidaklah selalu tetap, tetapi akan
berganti-ganti, baik karena menurut peraturan ataupun karena sebab-sebab lainnya. Jika
terjadi hal yang demikian, maka panitia tersebut akan menjamin kontinuitas dari pemikiranpemikiran karena anggota-anggota panitia yang masih tinggal akan mengingat alasan-alasan
apa yang menyebabkan sesuatu diambil pada masa yang lalu, dan hal ini akan diwariskan
pada anggota-angota yang baru, demikian seterusnya. Alasan atau karena kebaikan panitia
yang demikianlah maka anggota Senat Amerika Serikat misalnya hanya sepertiga diganti oleh
anggota baru pada setiap masa pergantian.
Sebagai aspek baik yang terakhir dari panitia ini ialah bahwa orang-orang yang
mempunyai kepemimpinan di dalam sesuatu hal dapat duduk di dalamnya. Demikian
misalnya keanggotaan dari board of director dibuat sedemikian rupa sehingga mereka yang
mempunyai kepemimpinan dalam suatu lembaga yang bersangkutan turut diikut-sertakan
sehingga setiap keputusan dari dewan tersebut diangap sebagai kehendak bersama dari
semua yang berkepentingan. Alasan yang demikian kiranya mengapa dewan-dewan dalam
lembaga pemerintah kita anggota-anggotanya mewakili seluruh mereka yang berkepentigan.
Ingatlah, misalnya Dewan Pertimbangan Agung, Dewan Perwakilan Rakyat, Majelis
Permusyawaratan Rakyat dan lain sebagainya.
Dari kebaikan-kebaikan yang disebut di atas, jelaslah tidak semua panitia mengandung
unsur-unsur kebaikan tersebut diatas. Karena dalam pembentukan suatu panitia harus lebih
dahulu diketengahkan unsur baik yang mana diharapkan menjadi kenyataan, apakah untuk
mengurangi kekuatan yang berlebih-lebihan dari seseorang ataukah yang menjamin
koordinasi di dalam pelaksanaan rencana dan lain sebagainya. Beberapa penulis masih
mengajukan kebaikan-kebaikan lain dari panitia ini, tetapi menurut pendapat kita apa yang
dikemukakan di atas, merupakan kebaikan-kebaikan pokok panitia.
KEBURUKAN-KEBURUKAN PANITIA
Pengunaan dari sebuah panitia, tidak selamanya mengandung kebaikan, tentu aspek
keburukan dari penggunaannya tidak dapat terlelakan.
Keburukan yang utama ialah di samping menambah biaya adminsitrasi kemungkinan juga
pekerjaan atau tugas terlalu lama dikerjakan. Hal ini sudah jelas bahwa dengan menambah
sebuah panitia dalam struktur organisasi akan menambah biaya administrasi, tetapi aspek
yang terburuk ialah bahwa untuk mengambil suatu keputusan dibutuhkan waktu yang agak
lama karena sebelum panitia mengambil suatu keputusan terlebih dahulu diadakan
penyelidikan dan harus diminta pendapat dari setiap mereka yang menjadi anggota dari
panitia yang bersangkutan. Keadaan yang demikian kadang-kadang dipergunakan oleh
pemimpin untuk menunda pelaksanan keputusan. Jadi, apabila seseorang pemimpin
menginginkan sesuatu hal diulur-ulur pelaksanannya, maka dengan mengangkat. sebuah
panitia dapatlah hal itu direalisasikan. Koontz mengatakan :
... that co
ittees are
sometime appointed by a manager when he does not want any action to ensure. One of
surest way to delay the handing of a problem and even to postpone a decision indentifinitely
is to appoi t a co
ittee to study the
etter .
Karena tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada panitia tidak dibebankan
kepada orang tertentu melainkan kepada panitia sebagai golongan maka terasa bagi anggota
bahwa dia tidak mempunyai tanggung jawab yang diterpecah-belah, bahkan kadang-kadang
beberapa anggota panitia merasa tidak mempunyai tanggung jawab dalam pelaksanan suatu
pekerjaan dari panitia. Inilah salah satu aspek yang tidak baik dari sebuah panitia. Di samping
itu, dan sehubungan dengan disebut terakhir ini, maka putusan yang diambil oleh suatu
panitia adalah formalitas belaka dimana mungkin arsiteknya adalah seorang tertentu saja,
sedangkan anggota lainnya hanya menurut saja. Bahkan, lebih ekstrim dari keadaan ini
adalah adanya kemungkinan segolongan orang terkecil menyodorkan pendapatnya supaya
disetujui oleh golongan lain yang terbesar.
3.
MAKING ORGANIZATION EFFECTIVE (Membuat Organisasi Effktif)
DEFINISI
Organisasi ialah penyatuan secara sistematis baik yang saling bergantungan bersamasama guna membentuk suatu keseluruhan yang bulat melalui mana kekuasaan, kordinasi
dan pengawasan dapat di jalankan untuk mencapai maksud tertentu (Marshal Edward
Dimok and Glady Ogden Dimock, 1992 : 165).
Soekamo K. mengemukakan pengertian organisasi sebagai berikut : Organisasi sebagai alat
manajemen adalah wadah, tempat manajemen, sehingga memberikan bentuk bagi manajer
dapat bergerak.
Selanjutnya secara tegas Louis A. Allen, dalam buku Management and Organisation,
mengemukakan : We can define organization as the process of indentifiying and grouping
the work to be performed, defining and delegating responsibillity and authority, and
establishing relationship for the purpose of enabling people to work most effectively together
in accomplishing objectives.
Kita dapat merumuskan organisasi sebagai proses penentuan dan pengelompokan
pekerjaan yang akan dilakukan, menetapkan dan melimpahkan wewenang dan tanggung
jawab, dengan maksud untuk memungkinkan orang-orang bekerja sama secara efektif dalam
mencapai tujuan.
1)
Demikian Juga Manullang mengemukakan pengertian organisasi sebagai berikut :
Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu proses penetapan dan pernbagian
pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab serta
wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antar unsur-unsur organisasi,
sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama-sama seefektif mungkin
untuk pencapaian tujuan. Secara singkat organisasi adalah suatu perbuatan
diferensiasi tugas-tugas.
2)
Organisasi dalam arti statis adalah setiap gabungan yang bergerak ke arah tujuan
bersama, dengan istilah populer adalah struktur organisasi atau bagan organisasi. Jadi,
organisasi dalam arti dinamis disebut pengorganisasian, sedangkan organisasi dalam
arti statis ialah organisasi.
I
Aspek-aspek penting yang dapat kita rumuskan dari definisi-definisi diatas adalah :
Adanya kelompok orang yang bekerja bersama
a)
Adanya tujuan tertentu yang akan dicapai
b)
Adanya pekerjaan yang akan dikerjakan
c)
Adanya penetapan dan pengelompokan pekerjaan
d)
Adanya wewenang dan tanggung jawab
e)
Adanya pendelegasian wewenang
f)
Adanya hubungan (relationship) satu sama lain
g)
Adanya penetapan orang-orang yang akan melakukan pekerjaan
h)
Adanya tata tertib yang harus ditaati.
DINAMIKA ORGANISASI
Kegiatan organisasi dalam arti dinamis tidak pernah berakhir. Melihat sebuah organisasi
se agai jari ga kerja
et ork pusat-pusat komunikasi pengambilan keputusan yang
dapat menghasilkan usaha-usaha kelompok secara efektif dari usaha-usaha perorangan
sehingga tcrlihat bahwa kegiatan organisasi bersifat dinamis. Perubahan-perubahan pasti
terjadi, karena kita berurusan dengan manusia, hubungan mereka dan sumber fisiknya, tidak
ada satupun yang bersifat statis. Sebuah organisasi harus siap menghadapi perubahanperubahan identitas dan lingkungannya juga berubah. Empat sebab utama dari dinamika
organisasi ialah :
1.
Buah yang dihasilkan oleh pengorganisasian
Di dalam sebuah organisasi tedapat berbagai variabel dengan saling ketergantungan
dan masing-masing dipengaruhi oleh efek-efek kolektif yang mempertahankan variabelvariabel tersebut. Struktur organisasi dibangun di atasnya dan berbagai unit kerja yang
berhubungan memiliki ketergantungan secara timbal balik. Pelaksanaan kegiatan ditentukan
oleh elemen-elemen manusia yang rnengerjakannya.
Dengan demikian, unsur yang membentuk sebuah organisasi dan tujuannya turut serta di
dalam dinamika karakteristiknya. Fungsinya tidak pernah statis dan tidak pernah dianggap
sebagai yang statis.
2.
Pengaruh yang terdapat di dalam diri pegawai.
Manusia berubah sikapnya, kemampuan dan kepentingannya tidak tetap. Sebagain daripada
prilaku tersebut bersifat normal dan didukung oleh program pengembangan. Selanjutnya,
pegawai dialih tugaskan, mendapatkan promosi, dipindahkan, menikah, menjadi tua,
mengundurkan diri dan meninggal dunia. Ada kalanya pegawai mengalami percepatan
proses karena mengalami suatu kecelakaan atau terlambat berkembang, disebabkan
langkanya kesempatan. Contoh- o toh terse ut diatas
pelaksa a
a aje e
a g
a ak
erupaka
perjala a
eru ah ko disi a teruta a
karir
elalui proses
reorganisasi.
3.
Pertimbangan-pertimbangan ekonomis, pertumbuhan dan hambatan-hambatan.
Tidak
diragukan
lagi,
berbagai
perubahan
organisasi
bertujuan
untuk
rnenyempurnakan efektivitasnya. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat ganda, pegawaipegawai yang tidak memiliki pengalaman dan tidak terlatih khusus serta pemborosan biaya,
merupakan beberapa di antara sekian banyak sebab yang merubah suatu organisasi.
Usaha-usaha
untuk menyesuaikan diri
terhadap
kondisi-kondisi
seperti itu
mengakibatkan organisasi berubah; misalnya dalam masa- asa panen", organisasi akan
menambah tenaga kerja dan perencanaan yang memadai. Demikian pula apabila masa
"panen" tersebut berakhir, maka penciutan dilakukan seenaknya saja. Penambahan produkproduk baru dan tempat-tempat pemasaran baru merupakan alasan yang kuat untuk
mengadakan perubahan-perubahan organisasi sasaran-sasaran baru mengakibatkan
beberapa fungsi tertentu tidak tercapai lagi.
4.
Perubahan-perubahan teknologi
Perkembangan baru dalam bidang teknologi memberikan surnbangan-sumbangan
penting kepada dinamika organisasi. Bahan-bahan baku dan proses-proses baru
membutuhkan kegiatan dan unit-unit organisasi baru pula. Misalnya proses produksi
otomatis memperkecil fungsi dan sistem produksi lama, sehingga peralatannya perlu diganti.
Pengaturan penyediaan dan penggunaan bahan-bahan menjadi sangat penting; demikian
pula kegiatan-kegiatan penjadwalan produksinya. Jika komputer mengambil alih pekerjaan
tulis menulis yang semula dikerjakan oleh manusia, maka pola hubungan di dalam organisasi
harus dirubah dan memerlukan berbagai keahlian yang ada.
USAHA-USAHA EFFEKTIF
Dalam kaitan usaha-usaha yang harus senantiasa dilakukan oleh seorang pemimpin atau
manager dalam menentukan dan menjadikan organisasi itu effektif, pandangan Stephen P.
Robbins (1990 - 49) yang tertuang dalam kalimat-kalimat tiga paragraf berikut ini :
Every discipline in the administrative sciences contributes in some way to helping, managers
make organizations more effektive. Marketing, for instance, guide managers in expanding
revanues and market share. Financial concepts assist manangers in making the optimum use
of funds invested in the organization. Production and operations management concesses.
Accounting principles assist manangers by providing information that can enhance the
quality of the decions they make.
Organization theory presents another answer to the question : what makes an organization
effective? That answer is. The proper organization structure! This book will demonstrate that
the way we put people and jobs together and define their roles and relationships is an
important determinant in whethers. Some structure work better under certain conditions
than do others. Importantly, those manangers who understand their structural options and
the conditions under which each is preferred will have a definite advantage over their less
informad counterparts. Organization theory, as a discipline, clarifies which organization
structure will lead to, or improve, organization effectiveness.
Unfortuntelly, as noted earlier, there is no universal agreement on preecisely what
organization effectiveness means. Let's take a look at we are today in our understanding of
OE.
Dalam pandangan Robins diatas nampak jelas bahwa setiap disiplin ilmu administrasi
dapat membantu seorang pemimpin atau manager dalam membuat organisasi itu effektif,
baik dari mulai mengetahui konsep dan prinsip manajemen serta kesesuaian akan
kebutuhan struktur organisasi.
Namun demikian, yaitu tidak adanya kesepakatan umum tentang kriteria keefektifan
sebuah organisasi tetapi paling tidak disamping Pertama, manajer harus menentukan dan
meninjau kembali sasaran-sasaran yang ingin dicapai oleh organisasi yang baru dibentuk itu.
Untuk itu diperlukan pandangan yang luas dan menyeluruh yang penting sekali di dalam
pengorganisasian. Maksudnya bukanlah semata-mata membentuk suatu organisasi yang
baik akan tetapi harus menghasilkan organisasi yang lebih baik untuk mencapai tujuantujuan khusus dari penyusunan organisasi tersebut. Kedua, manajer harus berusaha untuk
mengembagkan organisasi agar menjadi sangat efektif untuk mencapai tujuan-tujuan yang
telah ditetapkan. Dengan demikian, beberapa konsep ideal dapat dimasukan sebagai Cara
yang bertujuan untuk mencapai organisasi-organisasi sempurna akan tetapi manajer harus
memperhatikan rencana-rencana bagi organisasi yang diusulkan itu supaya berada di dalam
batas-batas yang wajar dan praktis. Langkah-langkah tersebut memberi fokus yang jelas
tentang persyaratan teoritis yang harus dimiliki oleh manajer-manajer. Ketiga, manajer
harus mendapatkan fakta-fakta yang lengkap tentang organisasi yang ada sekarang. Faktafakta tersebut akan membantu di dalam menetapkan titik tolak dari organsiasi tersebut.
Fakta-fakta harus dicari dan diterima tanpa pra duga. Bagan organisasi perusahaan yang ada
dapat ditinjau kembali, mengadakan sirkuler-sirkuler untuk mendapatkan informasi tentang
pekerjaan-pekerjaan yang sedang dilaksanakan, wewenang yang telah diberikan dan tugastugas yang sedang dikerjakan sekarang.
PENUTUP
Dalam penutup ini, dari pembagian ketiga point dari organisasi dalam manajemen dalam
makalah ini dapat disimpulkan sebagai berikut :
1)
Bahwa DesentralIsasi secara konsep tampak pada subyek membuat keputusan yaitu
ANDA . “e e tara dari proses tek is peli paha
e e a g, kekuasaan itu ada pada
pimpinan tingkat bawah dengan tipe vertikal dan horizontal.
2)
Bahwa panitia dalam berbagai bentuknya adalah melakukan tindakan administratif
secara bersama-sama dalam keharusan akan kebenarannya.
3)
Keefektifan sebuah organisasi akan lebih banyak ada pada seorang pimpinan atau
manajer yang, akuntabel dengan segala persyaratan yang harus dimiliki.