JURNAL PERENCANAAN JADWAL DAN ANALISA SI

PERENCANAAN JADWAL DAN ANALISIS
MANAJEMEN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
MENGGUNAKAN MICROSOFT PROJECT 2007
D
I
S
U
S
U
N

OLEH
Rizky Dwi Putra Napitupulu
212520024
Rizkynapit@gmail.com

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
MEDAN
2015

ABSTRAK

Program Microsoft Project 2007 menjadi suatu solusi dalam dunia
manajemen administrasi perkantoran yang semakin berkembang dan
penuh kompleksitas dalam membangun sebuah proyek Manajemen
Sistem Informasi Kepegawaian. Dalam pelaksanaannya sebuah proyek
Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian mengalami fuktuasi baik
perencanaan kerja maupun sumber daya untuk penyokong kehidupan
manajemen administrasi di perkantoran.
Merencanakan ulang jadwal pembuatan proyek Manajemen Sistem
Informasi Kepegawaian menjadi sarana untuk mengetahui seberapa
efektif kemampuan program Microsoft Project 2007. Diketahui dengan
menggunakan program komputer tersebut, monitoring perencanaan dan
pengendalian jadwal proyek mengalami efesiensi dan efektiftas dibanding
tanpa penggunaan komputer. Kemampuan pengaturan sumber daya
melalui

program

keberhasilan

Microsoft

proyek

Project

Manajemen

2007

berdampak

Sistem

Informasi

positif

pada

Kepegawaian.

Pelaporan rencana, pelaksanaan dan evaluasi kemajuan proyek sistem ini
pun menjadi lebih detail dan terkelompokkan sesuai kebutuhan data yang
diperlukan.
Dimasa mendatang proyek – proyek manajemen administrasi
perkantoran sangat dipengaruhi oleh teknologi dan kemudahan akses
komunikasi.

Menjadi

sangat

penting

untuk

para

pelaku

industri

perkantoran terutama pegawainya dapat beradaptasi dengan teknologi.
Salah satunya di bidang Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian
dengan menggunakan microsoft project 2007.

Kata Kunci : Microsoft Project 2007, Penjadwalan proyek, Manajemen
Sistem Informasi Kepegawaian
BAB I
PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang

Kemajuan teknologi dewasa ini berkembang dengan sedemikian
pesatnya mengalami perubahan yang signifkan. Hal ini turut berpengaruh

terhadap

perkembangan

di

dalam

Manajemen

Sistem

Informasi

Kepegawaian, dimana banyak aplikasi komputer yang ditawarkan untuk
membantu para manager dalam mengolah data perencanaan dan
pelaksanaan kegiatan proyek Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian,
baik secara langsung maupun secara sistem “cloud”, yang sederhananya
juga disebut layanan berbagi dan bekerja secara online. Maka dengan
penjelasan diatas penulis berisiniatif untuk merencanakan jadwal dan

menganalisis sistem informasi kepegawaian di bidang perkantoran. Fokus
pembuatan tulisan ini menggunakan teknologi perangkat lunak untuk
mencapai
Manajemen

kemudahan

dalam

Sistem

Informasi

menjalankan

proyek

Kepegawaian,

dalam

bidang

khususnya

dalam

merencanakan jadwal dan menganalisis Manajemen Sistem Informasi
Kepegawaian. Perangkat yang dimaksud adalah Microsoft Project 2007.
Program Microsoft Project 2007 dalam Manajemen Sistem Informasi
Kepegawaian secara sekilas kinerjanya dapat mempermudah seorang
manajer dalam memsukkan data proyek, mengelola aktivitas proyek,
pengendalian proyek, laporan proyek.
1.2

Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam penyusunan tugas ini dapat dituangkan
dalam kalimat ini : “Perencanaaan Jadwal dan Analisis Manajemen Sistem
Informasi Kepegawaian Menggunakan Microsoft Project 2007”.

Dari pertanyaan pokok dapat dirumuskan kepada beberapa indkator :



Bagaimana

cara

merencanakan

jadwal

proyek

dengan

menggunakan microsoft project 2007 dalam menganalisis sistem?
1.3

-

Tujuan

Memberikan

gambaran

tentang

perencanaan

jadwal

dengan

menggunakan program Microsoft Project 2007 dan menganalisis
sistem yang terdahulu di dalam pengelolaan proyek.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1

Pengertian Proyek Manajemen Sistem Informasi

Proyek Manajemen Sistem Informasi (PMSI) adalah sebuah
cara yang dilakukan untuk mengelola sumber daya (manusia, data,
anggaran) untuk mencapai suatu tujuan yang ditentukan. Apa maksud
dari mencapai suatu tujuan yang ditentukan? Maksudnya ialah suatu
proyek yang di manajemen sedemikian rupa agar sesuai dengan
anggaran, keinginan konsumen, sesuai jadwal, dll. Hal itulah yang menjadi
dasar dari manajemen sistem informasi tersebut. Manajemen Proyek
Sistem Informasi (MPSI) bisa juga diartikan sebagai langkah-langkah yang
diperlukan dalam sebuah pembuatan proyek sistem informasi untuk
mencapai suatu tujuan yang tadi. Berikut beberapa hal yang dijadikan
tujuan dalam hal manajemen sistem informasi: Mutu, Biaya, dan Waktu.
Jika seorang konsumen memiliki biaya rendah, maka proyek manajer
bisa menyesuaikan mutu dengan anggaran yang ada. Jiak konsumen
menginginkan pembuatan proyek cepat, maka konsumen harus
menyediakan dana lebih untuk mendapatkan tujuan tersebut. Begitu juga
dengan tujuan mutu yang dihasilkan.
Dalam hal ini yang mengatur atau mengelola pembuatan sistem

informasi dari awal hingga akhir ialah Proyek Manajer. Dimana proyek
manajer inilah yang bertanggung jawab dan mengatur segala sesuatu
tentang proyek yang dikerjakan. Seperti: mencari proyek, melakukan
estimasi waktu dan biaya, memilih karyawan, dll.
2.2

Penjadwalan Proyek

Penjadwalan
merupakan
tahapan
menerjemahkan
suatu
perencanaan ke dalam suatu diagram-diagram yang sesuai dengan skala
waktu. Penjadwalan menentukan kapan kegiatan-kegiatan akan
dimulai,ditunda, dan diselesaikan, sehingga pengendalian sumber-sumber
daya akan disesuaikan waktunya menurut kebutuhan yang ditentukan.

Dalamproyek, penjadwalan sangat penting dalam memproyeksikan
keperluan tenaga kerja, material, dan peralatan. Menjadwalkan adalah
berpikir secara mendalam melalui berbagai persoalan-persoalan, menguji
jalur-jalur yang logis, serta menyusun berbagai macam tugas, yang
menghasilkan suatu kegiatan lengkap, dan menuliskan bermacam-macam
kegiatan dalam kerangka yang logis dan rangkaian waktu yang tepat.
(Luthan
&
Syafriandi,
2006)
Adapun tujuan Penjadwalan sebagai berikut:
•Mempermudah perumusan masalah proyek.
•Menentukan metode atau cara yang sesuai.
• Kelancaran kegiatan lebih terorganisir.
• Mendapatkan hasil yang optimum.
 DLL.
2.1

Gantt Chart

Ganttchart adalah sekumpulan aktivitas yang ditempatkan di kolom
vertikal, sementara waktu ditempatkan dikolom horizontal. Waktu mulai
dan selesai setiasp kegiatan beserta durasinya ditunjukkan dengan
menempatkan balok horizontal di sebelah kanan dari setiap aktivitas.
Perkiraan waktu mulai dan selasai dapat ditentukan dari skala waktu
horizontal pada bagian atas bagan. Panjang dari balok menunjukkan
durasi dari aktivitas dan biasanya aktivitas-aktivitas tersebut disusun
berdasarkan kronologi pekerjaannnya(Callahan, 1992)

Gambar 1.1 Contoh Gant chart
2.1

-

Istilah-istilah Dalam Microsoft Project 2007

Task (Tugas)

-

-

-

-

Task merupakan lembar kerja yang berisi tentang rincian pekerjaan.
Jenis pekerjaan dalam suatu proyek sering disebut dengan istilah
Task. Jenis pekerjaan ini ada yang bersifat global, bahkan sampai
pada rincian pekerjaan yang bersifat detail.
Duration (durasi)
Duration adalah jangka waktu atau lamanya waktu yang dibutuhkan
untuk menyeleasaikan suatu pekerjaan. Satuan waktu terbagi atas :
minutes, hours, days
Start (mulai)
Start adalah tanggal mulai yang menyatakan awal atau dimulainya
suatu proyek tertentu.
Milestones
Milestones adalah Suatu bentuk penanda pekerjaan, yang
menunjukkan bahwa pekerjaan yang dimaksud telah selesai.
Digambarkan dengan durasi 0.
Gantt Chart
adalah bentuk tampilan dari hasil kerja Microsoft Project dalam
bentuk batang horizontal yang menggambarkan masing-masing
pekerjaan beserta durasinya.
BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1

Memasukkan Data Proyek
Hal yang pertama dilakukan dalam pengeloalaan data proyek
dengan Ms. Project 2007 adalah memasukkan informasi lengkap data
proyek.
Seperti nama proyek, aktivitas proyek, jadwal proyek dan
informasi lainnya mengenai proyek yang dikerjakan.
3.2

Work Breakdown Structure
Sistem pengelompokkan jenis aktivitas (WBS) menunjukkan
aktivitas-aktivitas proyek secara keseluruhan, yang dipergunakan sebagai
dasar penentuasnvolume, produktivitas dan durasi aktivitas, yang
kemudian dimasukkan kedalam program Micosoft Project 2007.

Gambar 2.1 Work Breakdown Structure Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian

3.4

Gantt Chart menggunakan Microsoft Project
Setelah aktivitas –aktivitas tersusun dalam WBS, maka aktivitas dan
jadwal-jadwal proyek dimasukkan kedalam Microsoft 2007.

Gambar 3.1 Gantt Chart I Using Microsoft Project

Gambar 3.2 Gantt Chart II Using Microsoft Project

BAB IV
HASIL ANALISIS
4.1

Hasil Analisis

Dari uraian yang sudah dipaparkan pada bab-bab sebelumnya,
dapat disimpulkan hasil analisis bahwa :
1. Penggunaan Microsoft Project memudahkan manajer proyek dalam
merencanakan, mengendalikan jadwal monitoring dan mengupdate
laporan proyek.
2. Kedua jadwal diatas memiliki perbedaan, terlihat dalam perkiraan
jadwal proyeknya. Sebagai contoh terlihat pada gambar Gantt Chart
I memiliki perkiraan waktu proyek dari Jan-april 2015 sedangkan
Gantt Chart II memiliki perkiraan waktu dari Jan-Oktober. Kenapa
berbeda? Karena pada Jadwal Proyek Gantt Chart 1 ada aktivitasaktivitas yang harus dikerjakan berbarengan supaya dapat
menghemat waktu proyek sedangkan pada jadwal Proyek Gantt
Chart II aktivitas – aktivitasnya dikerjakan secara bertahap.
Maksudnya Jika suatu aktivitas dilakukan maka harus menunggu
aktivitas-aktivitas sebelumnya selesai lebih dahuku lalu boleh
dilanjutkan dengan aktivitas yang lainnya .
3. Dalam hal Penentuan yang mana jadwal proyek yang akan dipilih,
seorang sistem analis tidak dapat menentukan jadwal proyek mana

yang dipakai, tetapi seorang manajer proyek lah yang dapat
menentukan jadwal proyek mana yang akan dipakainya.