PROSEDUR OPERASI STANDARD SOP PELAKSANAAN DASAR PEMISAH EXIT POLICY BAGI PEGAWAI YANG BERPRESTASI RENDAH DALAM PERKHIDMATAN AWAM BERDASARKAN KEPADA PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 7 TAHUN 2
GARIS PANDUAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
BILANGAN 1 TAHUN 2017
PROSEDUR OPERASI STANDARD (SOP)
PELAKSANAAN DASAR PEMISAH (EXIT POLICY) BAGI PEGAWAI
YANG BERPRESTASI RENDAH DALAM PERKHIDMATAN AWAM
BERDASARKAN KEPADA
PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 7 TAHUN 2015
1.
TUJUAN
1.1
Garis Panduan ini adalah bertujuan untuk menerangkan
Operasi
Standard
(SOP)
mengenai
tatacara
Prosedur
menguruskan
pelaksanaan dasar pemisah di kalangan Pegawai Perkhidmatan
Pendidikan (PPP), Pegawai Perkhidmatan Gunasama dan Anggota
Kumpulan Pelaksana (AKP) yang berprestasi rendah di Kementerian
Pendidikan Malaysia (KPM) selaras dengan Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 7 Tahun 2015.
2.
DEFINISI
Bagi maksud pelaksanaan Garis Panduan ini :
2.1
“Berprestasi rendah” bermaksud:
(i)
markah Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) bagi Pegawai
Perkhidmatan Gunasama dan Anggota Kumpulan Pelaksana
(AKP) (termasuk Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) yang
ditempatkan di jawatan kader, pinjaman, pertukaran sementara
dan yang setara dengannya) kurang daripada 60%; atau
(ii)
markah
Penilaian
Bersepadu
Pegawai
Perkhidmatan
Pendidikan (PBPPP) bagi Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
(PPP) kurang daripada 60%; atau
(iii)
pencapaian
Petunjuk
Prestasi
Utama
(Key
Performance
Indicator – KPI) di bawah sasaran (below target) bagi penilaian
prestasi berasaskan KPI.
2.2
“Ketua Jabatan” bermaksud seorang pegawai yang mengetuai
Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) iaitu
Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) / Pengarah Bahagian /
Setiausaha Bahagian / Pengarah Institusi.
i
2.3
“Pegawai” bermaksud anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan di
KPM
yang
dilantik
secara
tetap
dan
telah
disahkan
dalam
perkhidmatan iaitu:
2.4
(i)
Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP);
(ii)
Pegawai Perkhidmatan Gunasama; dan
(iii)
Anggota Kumpulan Pelaksana (AKP)
“Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)” bermaksud panel
yang ditubuhkan sama ada di peringkat Bahagian, JPN dan Institusi
bagi mengesahkan atau menyelaraskan markah penilaian prestasi.
Laporan mesyuarat PPSM ini hendaklah dikemukakan kepada PPSM
Induk di BPSM, KPM bagi tujuan penyelarasan.
2.5
“Panel Penilaian Prestasi Khas (PPPK)” bermaksud sebuah panel
yang ditubuhkan oleh Ketua Jabatan bagi melaksanakan penilaian
khas terhadap pegawai yang berprestasi rendah. Keahlian PPPK di
KPM adalah seperti di Lampiran A.
2.6
“Panel Penilai Dasar Pemisah (PPDP)” bermaksud sebuah panel
yang ditubuhkan di bawah Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun
2015 bagi mempertimbang dan memperakukan cadangan penamatan
perkhidmatan
pegawai
Kumpulan
Pelaksana
dan
Kumpulan
Pengurusan dan Profesional kepada Kerajaan. Keahlian PPDP adalah
seperti di Lampiran B.
2.7
“Panel Pemantauan dan Penilaian Prestasi (PPPP)” bermaksud
sebuah panel yang ditubuhkan di bawah Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 7 Tahun 2015 bagi mempertimbang dan memperakukan
cadangan penamatan perkhidmatan pegawai Kumpulan Pengurusan
Tertinggi kepada Kerajaan.
ii
2.8
“Kaunselor Organisasi (KO)” bermaksud kaunselor yang berada di
dalam pengurusan Bahagian Psikologi dan Kaunseling (BPsK) dalam
memenuhi aspirasi merealisasikan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan
18/2005: Aplikasi Psikologi dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor
Awam.
Pelaksanaannya
merujuk
kepada
aktiviti psikologi dan
kaunseling yang meliputi aspek penilaian personel, pembangunan
personel, penyelidikan dan intervensi.
2.9
“Pegawai Yang Tidak Layak Dinilai” bermaksud pegawai-pegawai
yang tidak layak dibuat penilaian sama ada melalui instrumen LNPT
ataupun PBPPP di mana pegawai-pegawai tersebut tidak berada atau
hadir ke tempat bertugas dalam tempoh melebihi enam (6) bulan
dalam tempoh satu (1) tahun kalendar seperti berikut:
(i)
Pegawai yang bercuti sakit bergaji penuh, separuh gaji dan
tanpa gaji termasuk Cuti Kusta, Barah atau Tibi;
(ii)
Pegawai yang diluluskan cuti tanpa gaji seperti Cuti Tanpa Gaji
Mengikut Pasangan, Cuti Tanpa Gaji Atas Alasan Persendirian
atau Cuti Tanpa Gaji Menjaga Anak;
(iii)
Pegawai yang diluluskan cuti belajar sama ada Cuti Belajar
Bergaji Penuh, Cuti Belajar Separuh Gaji atau Cuti Belajar
Tanpa Gaji; dan
(iv)
Pegawai yang tidak hadir bertugas tanpa kebenaran Ketua
Jabatan dan tanpa alasan yang munasabah.
3.
LATAR BELAKANG
3.1
Selaras dengan hasrat Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia
(PPPM) 2013 – 2025, bagi memastikan penyampaian perkhidmatan
pendidikan
tidak
terjejas,
KPM
akan
mengambil
tindakan
memperakukan penamatan pegawai berprestasi rendah menerusi
prosedur seperti berikut tertakluk kepada fakta bagi setiap kes. Perkara
ini selaras dengan Peraturan 49, Peraturan-peraturan Pegawai Awam
(Kelakuan dan Tatatertib) 1993 (P.U (A) 395/1993).
iii
3.2
Penamatan perkhidmatan pegawai dalam kategori ini adalah dibuat
setelah
Kerajaan
mengambilkira
prestasi,
kelakuan,
nilai-nilai
kebergunaan pegawai kepada perkhidmatan, kegagalan pegawai
untuk memenuhi apa-apa syarat perkhidmatan dan segala hal keadaan
lain yang ditentukan oleh Kerajaan. Dalam melaksanakan dasar ini,
pertimbangan perlu dibuat, sama ada tindakan tatatertib lebih wajar
diambil terlebih dahulu ke atas pegawai berdasarkan salah laku yang
berbangkit.
3.3
Pegawai-pegawai yang sedang dalam prosiding tindakan tatatertib
serta memperoleh markah yang rendah (59.99% dan ke bawah)
pelaksanaan Dasar Pemisah (Exit Policy) hendaklah dijalankan seperti
biasa ke atas pegawai memandangkan apa-apa tindakan yang dibuat
di bawah Pekeliling Perkhidmatan ini (PP 7/2015) tidak menghalang
Pihak Berkuasa Tatatertib untuk mengambil apa-apa tindakan tatatertib
atau surcaj ke atas pegawai.
3.4
Pelaksanaan dasar pemisah ini akan dapat mengekalkan pegawai
yang
komited
dan
berprestasi
tinggi
bagi
membolehkan
perkhidmatan pendidikan meningkatkan mutu perkhidmatan dan
berdaya saing dalam menghadapi cabaran persekitaran masa kini
selaras dengan kehendak PPPM 2013-2025.
3.5
Dengan pelaksanaan Dasar Pemisah ini tidak bermakna Ketua
Jabatan tidak boleh mengambil tindakan tatatertib ke atas
pegawai yang melakukan kesalahan tatakelakuan / jenayah serta
menubuhkan
Lembaga
Perubatan
menghadapi masalah kesihatan.
iv
ke
atas
pegawai
yang
4. SENARAI
PERATURAN-PERATURAN
YANG
BERKUATKUASA
BERKAITAN PELAKSANAAN DASAR PEMISAH (EXIT POLICY) DI
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Bil.
Pekeliling / Surat Pekeliling /
Tajuk
Surat Edaran
1.
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan Pelaksanaan Dasar Pemisah (Exit
7 Tahun 2015
Policy) Bagi Pegawai Yang
Berprestasi
Rendah
Dalam
Perkhidmatan Awam.
2.
Surat Edaran Ketua Setiausaha
Kementerian Pendidikan Malaysia
(Ruj :KP(BPPK)112/40 Jilid 2(5)
Bertarikh 20 November 2015
3.
Jabatan Perkhidmatan Awam Garis
Panduan
Program
Malaysia – Bahagian Psikologi Intervensi
Bagi
Tempoh
Dan Kaunseling 2015
Pemerhatian
Dalam
Dasar
Pemisah
4.
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan Pemeriksaan Kesihatan Bagi
1 Tahun 2013
Maksud Pelantikan Ke Dalam
Perkhidmatan Awam.
5.
Peraturan-Peraturan
Pegawai Peraturan 50 – Penamatan
Awam (Pelantikan, Kenaikan Perkhidmatan Pegawai Yang
Pangkat
Dan
Penamatan Gagal Disahkan.
Perkhidmatan) 2012. P.U. (A) 1
2012.
6.
Pekeliling
Ketua
Pengarah Garis
Panduan
Penubuhan
Kesihatan Malaysia Bilangan 18 Lembaga Perubatan Di Jabatan
Tahun 2010
Kesihatan
Negeri,
Institusi
Perubatan Dan Hospital-Hospital
Kementerian Kesihatan Malaysia.
7.
Surat Pekeliling Perkhidmatan Kesan Ke Atas Perkhidmatan
Bilangan 4 Tahun 2009
Bagi Pegawai Yang Diluluskan
Cuti Bergaji Penuh, Separuh Gaji
Dan Cuti Tanpa Gaji
v
Pelaksanaan
Penilaian
Bersepadu
Pegawai
Perkhidmatan
Pendidikan
(PBPPP) Menggantikan Penilaian
Prestasi
Sedia
Ada
Di
Kementerian
Pendidikan
Malaysia.
8.
Surat Pekeliling Perkhidmatan Pemantapan Pengurusan Sistem
Bilangan 2 Tahun 2009
Penilaian
Prestasi
Pegawai
Perkhidmatan Awam.
9.
Surat Pekeliling Perkhidmatan Urusan
Pertukaran
dan
Kementerian Pelajaran Malaysia Pengurusan
Pegawai
Bilangan 2 Tahun 2009
Perkhidmatan Pendidikan Dan
Anggota Kumpulan Sokongan
Pendidikan
Dalam
Jawatan
Kumpulan Kementerian Pelajaran
Malaysia.
10.
Peraturan-Peraturan
Pegawai Peraturan 49 – Penamatan Demi
Awam (Kelakuan dan Tatatertib) Kepentingan Awam.
1993 (Pindaan) 2002 P.U. (A)
246
11.
Surat Pekeliling Perkhidmatan Kaedah Pergerakan Gaji Pegawai
Bilangan 5 Tahun 2002
Cuti Belajar Bergaji Penuh, Cuti
Separuh Gaji Dan Cuti Tanpa Gaji
Di
Bawah
Sistem
Saraan
Malaysia.
12.
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan Pelaksanaan
Sistem
Saraan
4 Tahun 2002
Malaysia
Bagi
Anggota
Perkhidmatan Awam – (Lampiran
A2 Panduan Pelaksanaan Sistem
Penilaian
Prestasi
Pegawai
Perkhidmatan Awam Malaysia).
13.
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan Prosedur
Membersarakan
10 Tahun 1995
Pegawai Atas Sebab Kesihatan.
14.
Akta Pencen 1980 (Akta 227)
vi
Seksyen 10 (5) (a) dan (d).
PROSEDUR OPERASI STANDARD PELAKSANAAN DASAR PEMISAH
(EXIT POLICY) DI KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
Tempoh
(Bulan/
Hari)
Prosedur Dasar Pemisah Bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional, Pegawai
Perkhidmatan Pendidikan (PPP) dan Anggota Kumpulan Pelaksana (AKP)
PERINGKAT 1: PENGENALPASTIAN
1.
Pemerolehan
markah prestasi
melalui
instrumen
penilaian yang
telah ditetapkan
oleh
Kementerian
/
Jabatan.
Penjanaan markah PBPPP ataupun
LNPT melalui sistem HRMIS untuk
dibawa ke pertimbangan Mesyuarat
Panel
Pembangunan
Sumber
Manusia (PPSM).
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
iv. PPSM Bahagian
/ JPN / Institusi
Disember /
Januari
2.
PPSM Jabatan/
Bahagian
bersidang
dan
mengenal pasti
pegawai
yang
memperoleh
markah kurang
dari 60% melalui
Penilaian
Bersepadu
(PBPPP)
bagi
PPP dan LNPT
bagi
lain-lain
skim
perkhidmatan.
PPSM peringkat Bahagian / JPN /
Institusi
hendaklah
bersidang
terlebih dahulu sebelum PPSM
Induk
KPM
bersidang
dan
mengesahkan
markah
prestasi
pegawai-pegawai
yang
dinilai
samada melalui instrumen LNPT
ataupun PBPPP.
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
iv. PPSM Bahagian
/ JPN / Institusi
Januari –
Februari
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
iv. PPSM Bahagian
/ JPN / Institusi
Mac
(2
minggu)
PPSM tersebut juga hendaklah
memutuskan perkara berikut:
Pengesahan
ke
atas
Pegawai Berprestasi Rendah
(PBR) yang memperoleh
markah kurang dari 60%;
dan
Penubuhan
Jawatankuasa
Siasatan Dan Verifikasi ke
atas
Pegawai
yang
memperoleh markah 60%
dan ke bawah.
3.
PPSM Jabatan/ PPSM di peringkat Bahagian/ JPN /
Bahagian
Institusi hendaklah melaksanakan
menjalankan
perkara seperti berikut:
verifikasi
dan
Melantik dua (2) orang
siasatan dengan
Pegawai
Penyiasat
melantik
pegawai
(Pegawai
yang
tidak
1
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
penyiasat
ke
atas PYD yang
memperoleh
markah di bawah
60%.
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
terlibat secara langsung
dengan urusan penilaian
PYD sebelum ini) untuk
menjalankan verifikasi dan
siasatan ke atas:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Pegawai Yang Dinilai
(PYD);
Pegawai
Penilai
Pertama (PP1);
Pegawai
Penilai
Kedua (PP2);
Ketua Jabatan; dan
Rakan sejawat PYD.
Tempoh penyiasatan adalah Pegawai Penyiasat
ditetapkan selama dua (2)
minggu;
Pegawai Penyiasat yang
dilantik wajib memahami
dengan
jelas
Pekeliling
Perkhidmatan Bilangan 7
Tahun 2015;
Proses
siasatan
dan
verifikasi hendaklah dibuat
dengan
menggunakan
mekanisma seperti temubual
sama ada secara langsung
ataupun
melalui
alat
telekomunikasi yang sesuai;
Pegawai penyiasat yang Pegawai Penyiasat
dilantik hendaklah melihat
perkara-perkara berikut:
i.
Trend markah tiga
tahun terkini LNPT /
PBPPP;
ii.
Rekod
cuti
PYD
sepanjang
tahun
penilaian tersebut;
iii.
Laporan
PYD
perlu);
iv.
Tempoh
kehadiran
PYD sepanjang tahun
yang
dinilai
(ketidakhadiran
melebihi 180 hari
2
perubatan
(sekiranya
Tempoh
(Bulan/
Hari)
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
menyebabkan PYD
tidak perlu dinilai
prestasinya
pada
tahun tersebut);
v.
Rekod
Pengajaran
Harian (RPH) PYD
sepanjang
tahun
dinilai;
vi.
Status perkhidmatan
PYD (telah disahkan
dalam perkhidmatan
atau masih dalam
tempoh percubaan);
vii.
PYD berada dalam
jawatan
kumpulan
atau sebaliknya; dan
viii.
Lembaran kelakuan
PYD
(tatatertib/jenayah).
Setelah siasatan selesai
dilaksanakan,
Pegawai
Penyiasat
yang
dilantik
hendaklah:
i.
Merekodkan
hasil
penemuan
dan
siasatan ke dalam
borang
seperti
Format di Lampiran
C; dan
ii.
Membentang
dan
mencadangkan
pindaan
dan
penyelarasan markah
prestasi
PYD
sekiranya
terdapat
keperluan
selaras
dengan hasil siasatan
dan penemuan dalam
Mesyuarat PPSM di
peringkat Bahagian /
JPN / Institusi untuk
disahkan.
Contoh keahlian Pegawai
Penyiasat adalah seperti di
Lampiran D.
3
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
Tempoh
(Bulan/
Hari)
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
Hasil siasatan tersebut sama i. SUB / Pengarah
ada setuju ataupun tidak
Bahagian
setuju berhubung markah ii. Pengarah JPN
yang
diperoleh
PYD iii. Pengarah
hendaklah disahkan semula
Institusi
oleh PPSM di Bahagian/ JPN iv. PPSM Bahagian
/
Institusi
sebelum
/ JPN / Institusi
dikemukakan kepada BPSM,
KPM untuk dibentangkan di
dalam Mesyuarat PPSM
Induk KPM.
Pegawai
Berprestasi
Rendah yang telah dipinda
markah
dan
disahkan
pindaan kepada markah
melebihi
60%
dalam
Mesyuarat
PPSM
di
peringkat
Bahagian
/
Jabatan
/
Institusi
hendaklah
dikeluarkan
daripada prosedur Dasar
Pemisah (Exit Policy) dan
pegawai
kekal
dalam
perkhidmatan awam.
Senarai Pegawai Berprestasi
Rendah yang telah disahkan
kekal markah kurang 60%
dikemukakan ke BPSM,
KPM untuk dibentangkan
dalam Mesyuarat PPSM
Induk KPM.
Pegawai yang disahkan oleh
PPSM
Induk
KPM
berprestasi rendah akan
diarahkan untuk menjalani
tempoh pemerhatian.
4
i. BPSM, KPM
ii. PPSM Induk
KPM
Tempoh
(Bulan/
Hari)
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
Tempoh
(Bulan/
Hari)
PERINGKAT 2: TEMPOH PEMERHATIAN
4.
Ketua Jabatan
menubuhkan
Panel
Penilai
Prestasi
Khas
(PPPK)
dan
pegawai
menjalani
tempoh
pemerhatian
(fasa pemulihan
dan
pemantauan)
selama satu (1)
tahun.
Mesyuarat PPSM Induk KPM akan
mengarahkan
pegawai-pegawai
yang telah disahkan memperoleh
markah rendah (60%) dan ke bawah
setelah siasatan dan verifikasi
dibuat oleh pegawai yang dilantik
untuk
menghadiri
tempoh
pemerhatian (fasa pemulihan dan
pemantauan) selama satu (1) tahun
dari tarikh yang diputuskan oleh
Mesyuarat PPSM Induk KPM.
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
PPSM Induk memaklumkan Ketua
Jabatan di peringkat Bahagian /
Institusi
/JPN
melaksanakan
perkara-perkara berikut:
BPsK / BPPK /
PPPK / GBK / GBK
(Care) / AKRAB
(Care).
Mengarahkan Ketua Jabatan
di peringkat Bahagian / JPN
/ Institusi mengenalpasti dan
melantik :
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Ketua
Sektor
(Pengurusan
dan
Pembangunan)
/
Ketua Sektor / Ketua
Unit
Sumber
Dua (2) orang PPPK; Manusia / Ketua
Kaunselor Organisasi Sektor Psikologi
(KO);
Guru
Bimbingan
Kaunseling
(GBK)
berlesen;
GBK (Care); dan
AKRAB
(Care)
bersesuaian dengan
jumlah
pegawai
berprestasi
rendah
yang
terlibat
di
Bahagian / JPN /
Institusi
masingmasing.
Ketua Jabatan mengarahkan
pegawai-pegawai
yang
berprestasi rendah tersebut
untuk menjalani tempoh
pemerhatian selama satu (1)
tahun. Format surat adalah
seperti di Lampiran E.
5
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
April / Mei –
sehingga
genap satuu
tahun
berikutnya.
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
Pelantikan
PPPK, i. Sektor
hendaklah diuruskan oleh
Pengurusan dan
Sektor
Perkhidmatan
/
Pembangunan di
Sumber
Manusia
di
JPN
Bahagian /JPN/ Institusi
masing-masing
ii. Sektor
Perkhidmatan/
Sumber Manusia/
Contoh
keahlian
PPPK
Khidmat
adalah seperti di Lampiran
Pengurusan
di
A.
Bahagian/
Institusi.
Pelantikan
Kaunselor
Organisasi
(KO), Guru
Bimbingan
Kaunseling
(GBK)
Berlesen,
GBK
(Care) dan AKRAB (Care
hendaklah diuruskan oleh
Cawangan / Kaunseling /
Sumber
Manusia/Perkhidmatan
di
JPN/
Institusi
masingmasing.
Pelantikan
KO/AKRAB
(CARE) di Bahagian /
Institusi yang tiada Unit
Kaunseling akan diuruskan
oleh BPsK, KPM.
BPsK / BPPK /
PPPK / GBK / GBK
(Care) / AKRAB
(Care).
Buku
Log
Pemantauan
Program
Intervensi
disediakan oleh Bahagian
Psikologi dan Kaunseling
(BPsK)
dan
Bahagian
Pembangunan dan Penilaian
Kompetensi (BPPK), KPM.
Ketua Jabatan di peringkat
Bahagian/JPN/
Institusi
mengarahkan
pegawaipegawai yang berprestasi
rendah menjalani saringan
oleh Kaunselor Organisasi
(KO) yang telah dilantik dan
dibantu
oleh
Sektor
Perkhidmatan
/
Sumber
Manusia bagi tujuan khidmat
nasihat berkaitan urusan
perkhidmatan pegawai yang
disaring.
6
BPsK / BPPK /
PPPK / GBK / GBK
(Care) / AKRAB
(Care).
Ketua
Sektor
(Pengurusan
dan
Pembangunan)/
Ketua Sektor/Ketua
Unit
Sumber
Manusia
Tempoh
(Bulan/
Hari)
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
Kaunselor Organisasi (KO)
akan mengenalpasti punca
masalah
pegawai
yang
memperoleh prestasi rendah
berdasarkan kriteria yang
ditetapkan
dalam
Garis
Panduan Program Intervensi
Bagi Tempoh Pemerhatian
Dalam Pelaksanaan Dasar
Pemisah.
Pegawai berprestasi rendah
BPsK / BPPK /
akan diasingkan mengikut
PPPK / GBK / GBK
kategori berikut:
(Care) / AKRAB
(Care).
a) Masalah Kesihatan
b) Sikap/komitmen
c) Pembangunan kendiri
d) Kewangan
Hasil dari Laporan Saringan
yang
dilaksanakan
oleh
Kauselor Organisasi (KO),
Ketua Jabatan hendaklah
merujuk
pegawai
yang
mempunyai
masalah
kesihatan kepada hospital
dan
mengemukakan
permohonan kepada Jabatan
Kesihatan Negeri (JKN) /
Hospital.
Sekiranya hasil saringan
mendapati
pegawai
memenuhi syarat Bab F
maka
Ketua
Jabatan
hendaklah
menubuhkan
Lembaga Perubatan selaras
dengan Pekeliling Ketua
Pengarah
Kesihatan
Bilangan 18 Tahun 2010
dan
Pekeliling
Perkhidmatan Bilangan 10
Tahun 1995.
Pegawai-pegawai
yang
berada di dalam Jawatan
Kumpulan BPSM, KPM tidak
terkecuali sekiranya pegawai
berprestasi rendah.
7
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
Tempoh
(Bulan/
Hari)
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Pegawai-pegawai yang telah
disahkan tidak berkeupayaan
dari aspek mental dan fizikal
untuk menjalankan tugastugas hakiki oleh Lembaga
Perubatan, Ketua Jabatan
hendaklah mengemukakan
permohonan kepada JPA
untuk dibersarakan atas
sebab
kesihatan
berdasarkan Seksyen 10 (5)
(a) Akta Pencen 1980 Akta
227.
Pegawai
yang
telah
menerima Notis Cadangan
Persaraan
atas
sebab
kesihatan
hendaklah
dikeluarkan
daripada
prosedur Dasar Pemisah
(Exit Policy).
Pegawai yang didapati tidak
memenuhi syarat Bab F dan
tidak mempunyai masalah
kesihatan
diwajibkan
menghadiri
tempoh
pemerhatian seperti yang
ditetapkan.
Senarai nama pegawai yang
layak
untuk
menghadiri
kursus-kursus
yang
ditetapkan
perlu
dikemukakan oleh Kaunselor
Organisasi
/
GBK/GBK
(Care) kepada Bahagian /
JPN
/
Institusi
untuk
dipanjangkan
kepada
urusetia di BPSM untuk
disalurkan ke IAB/BPG dan
BPsK
untuk
tindakan
selanjutnya.
Kegagalan
pegawai
menghadiri program-program
yang
diarahkan
akan
menyebabkan
pegawai
dikenakan
tindakan
tatatertib.
8
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
BPSM/BPsK / BPPK
/ PPPK / GBK / GBK
(Care) / AKRAB
(Care).
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
BPSM/BPsK / BPPK
/ PPPK / GBK / GBK
(Care) / AKRAB
(Care).
Tempoh
(Bulan/
Hari)
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Penilaian
akan
tetap
diteruskan
oleh
PPPK
walaupun pegawai tidak
hadir dalam mana-mana
program
yang
telah
diarahkan.
5.
Bagi
maksud
penilaian khas,
PPPK hendaklah
menggunakan
format
borang
LNPK (Borang
JPA (LNPK) SPP
2/2009) ataupun
penilaian
lain
yang
bersesuaian
mengikut
skim
perkhidmatan.
Dalam tempoh pemerhatian
selama (1) tahun, PP1 dan
PP2
tidak
perlu
menyediakan
Penilaian
Bersepadu (PBPPP) atau
LNPT
selaras
dengan
perkara
8
(j)
dalam
PP7/2015 di mana penilaian
akan dibuat oleh PPPK
menggunakan LNPK atau
PBPPP (Khas) apabila telah
genap tempoh satu (1) tahun
pemerhatian.
Ketua Jabatan hendaklah
memaklumkan
kepada
pentadbir
HRMIS
atau
Jawatankuasa
Penilaian
Bersepadu
Pegawai
Perkhidmatan
Pendidikan
(PBPPP) supaya pegawaipegawai berprestasi rendah
tersebut dikaveatkan dari
penyediaan
penilaian
prestasi tahun tersebut.
PPPK,
Kaunselor
Organisasi, AKRAB (Care)
hendaklah
melengkapkan
laporan di dalam Buku Log
Pemantauan
Program
Intervensi
Bagi Tempoh
Pemerhatian
Pelaksanaan
Dasar Pemisah KPM.
Laporan yang dicatatkan di
dalam Buku Log tersebut
tidak perlu direkodkan
dalam
Buku
Rekod
Perkhidmatan
pegawai
(BRP). Bagi tujuan rujukan,
Buku Log tersebut boleh
dikandungkan dalam fail
9
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
BPsK / BPPK /
PPPK / GBK / GBK
(Care) / AKRAB
(Care).
BPsK / BPPK /
PPPK / GBK / GBK
(Care) / AKRAB
(Care).
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
iv. PPSM Bahagian
/ JPN / Institusi
Tempoh
(Bulan/
Hari)
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
peribadi
pegawai
memandangkan
maklumat
tersebut adalah SULIT.
PPPK
hendaklah
melengkapkan
penilaian
prestasi ke atas pegawai
berprestasi rendah apabila
telah cukup tempoh satu (1)
tahun
pemerhatian
menggunakan LNPK atau
PBPPP
(Khas)
dan
kemukakan markah kepada
PPSM di Bahagian / JPN
/Institusi masing-masing.
PPSM di peringkat Bahagian
/ JPN / Institusi hendaklah
memaklumkan kepada Ketua
Jabatan berhubung prestasi
pegawai setelah selesai
tempoh pemerhatian selama
satu (1) tahun. Keputusan
tersebut
hendaklah
dikemukakan kepada PPSM
Induk
KPM
untuk
mengesahkan
markah
pegawai.
Pegawai akan kekal dalam
perkhidmatan
sekiranya
memperoleh markah 60%
dan ke atas.
Pegawai yang memperoleh BPSM, KPM
markah kurang daripada
60% setelah tamat tempoh
pemerhatian, PPSM Induk
KPM hendaklah meminta
Ketua
Jabatan
untuk
mengemukakan
surat
tunjuk
sebab
kepada
pegawai
dan
pegawai
hendaklah mengemukakan
penjelasan di dalam surat
tunjuk
sebab
yang
dikemukakan
dalam
tempoh 14 hari dari tarikh
surat tersebut.
10
Tempoh
(Bulan/
Hari)
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
Tempoh
(Bulan/
Hari)
PERINGKAT 3: PERAKUAN PENAMATAN
6.
Ketua Jabatan
hendaklah
menghantar
surat
tunjuk
sebab
kepada
pegawai
sekiranya
prestasi pegawai
di bawah 60%.
Ketua Jabatan mengemukakan
surat tunjuk sebab kepada pegawai
bagi
mendapatkan
penjelasan
berhubung penilaian prestasi yang
diperoleh selepas tamat tempoh
pemerhatian
sekiranya
markah
prestasi pegawai masih di bawah
60%.
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
Jun
(2 minggu)
14 hari dari
tarikh surat
tunjuk
sebab
diterima.
Pegawai
tersebut
hendaklah
mengemukakan penjelasan bertulis
dalam tempoh 14 hari dari tarikh
penerimaan surat tunjuk sebab
tersebut.
Ketua
Jabatan
tidak
perlu
menunggu maklumbalas daripada
pegawai sekiranya tempoh 14 hari
tersebut telah luput.
7.
Mengemukakan
penjelasan
bertulis pegawai
kepada
Ketua
Perkhidmatan
bagi cadangan
penamatan
perkhidmatan.
Bagi tujuan perakuan penamatan BPSM, KPM.
pegawai yang masih berprestasi
rendah setelah selesai menjalani
tempoh pemerhatian, Ketua Jabatan
hendaklah
mengemukakan
dokumen-dokumen kepada BPSM,
KPM untuk tindakan selanjutnya
seperti berikut:
i.
ii.
iii.
iv.
Laporan Penilaian Prestasi
(LNPK /PBPPP);
Laporan
Buku
Log
Pemantauan;
Laporan Tindakan Tatatertib
(jika ada);dan
Surat Tunjuk Sebab Pegawai
BPSM
akan
mengemukakan
perakuan
penamatan
pegawai
berprestasi rendah kepada Panel
Penilai Dasar Pemisah (PPDP) di
Jabatan Perkhidmatan Awam untuk
tindakan selanjutnya.
Ketua
Jabatan
hendaklah
mengemukakan penjelasan pegawai
ke BPSM untuk diangkat kepada
Ketua
Perkhidmatan
bagi
mendapatkan ulasan.
11
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
Julai
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
8.
PPDP
boleh
memberi
peluang kepada
pegawai untuk
membuat
representasi dan
menyatakan
sebab-sebab
perkhidmatannya
tidak
wajar
ditamatkan dan
dibersarakan.
BPSM KPM akan mengeluarkan
surat kepada Ketua Jabatan supaya
pegawai yang diperakukan untuk
penamatan dan dibersarakan untuk
memberikan peluang pegawai hadir
ke JPA bagi membuat representasi
secara lisan.
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
Tertakluk
kepada
JPA.
9.
PPDP hendaklah
membuat
keputusan sama
ada
perkhidmatan
pegawai
wajar
ditamatkan atau
tidak.
PPDP
mempertimbangkan
representasi pegawai sama ada
dengan kehadirannya atau tanpa
kehadiran
pegawai.
Sekiranya
PPDP memutuskan pegawai tidak
wajar ditamatkan maka prosedur
menurut Pekeliling Perkhidmatan ini
dianggap selesai dan pegawai kekal
dalam perkhidmatan.
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
Tertakluk
kepada
JPA.
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
Tertakluk
kepada
JPA.
Bil
Tempoh
(Bulan/
Hari)
BPSM KPM akan mengeluarkan
surat
kepada
Ketua
Jabatan
memaklumkan
pegawai
kekal
dalam perkhidmatan.
10. Sekiranya
Kerajaan
bersetuju
perkhidmatan
pegawai
itu
wajar
ditamatkan. JPA
akan
menyampaikan
keputusan
tersebut kepada
pegawai melalui
Ketua
Perkhidmatan
dan pada masa
yang
sama
melaksanakan
urusan
faedah
persaraan
pegawai.
BPSM KPM akan mengeluarkan
surat
kepada
Ketua
Jabatan
memaklumkan
Pegawai
Ditamatkan Perkhidmatan Demi
Kepentingan Awam dan Ketua
Jabatan hendaklah merekodkan
keputusan tersebut di dalam HRMIS
dan Buku Rekod Perkhidmatan
Pegawai (BRP).
Ketua
Jabatan
hendaklah
menyediakan maklumat beserta
dokumen
berkaitan
dan
dikemukakan kepada JPA bagi
tujuan proses urusan persaraan
pegawai tersebut.
12
11.
Carta alir pelaksanaan Dasar Pemisah (Exit Policy) mengikut peringkat
adalah seperti di Lampiran E1 hingga Lampiran E3.
12.
Pelaksanaan Dasar Pemisah bagi kumpulan Pengurusan Tertinggi boleh
dirujuk terus kepada perkara B (10), Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun
2015. Garis Panduan Pelaksanaan Dasar Pemisah KPM ini juga menyediakan
Soalan-Soalan Lazim (FAQ) untuk rujukan. Sekiranya terdapat sebarang
kemusykilan berhubung Garis Panduan dan Pelaksanaan Dasar Pemisah (Exit
Policy) di KPM, pegawai-pegawai berikut boleh dirujuk untuk maklumat selanjutnya:
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) KPM
Bil
Nama
Emel
Telefon
1.
Encik
Mohamad
Ribwan bin Abas
[email protected]
03-8884 7777
2.
Encik
Azizul
Mustafa
[email protected]
03-8884 7751
3.
Encik Mohd Izanee
bin Mohd Ilias
[email protected]
03-8884 7896
4.
Puan Noorazlina binti
Mohd Noor
[email protected].
my
03-8884 7828
bin
Urusan
Urusetia
Pelaksanaan
Dasar
Pemisah,
KPM.
Urusetia
Pelaksanaan
Dasar
Pemisah,
KPM.
Urusan Mesyuarat
Panel
Pembangunan
Sumber Manusia
(PPSM) .
Urusetia
Pelaksanaan
Dasar
Pemisah,
KPM.
Bahagian Psikologi dan Kaunseling (BPsK) KPM
Bil
Nama
Emel
Telefon
Urusan
1.
Encik Zaidi bin Korib
[email protected]
03-888721741
Urusan berkaitan
sepanjang
tempoh
fasa
pemerhatian
pegawai
berprestasi
rendah.
2.
Encik Mohd Sani bin
Tuhimin
[email protected]
03-888721697
Urusan berkaitan
sepanjang
tempoh
fasa
pemerhatian
pegawai
berprestasi
rendah
13
Bahagian Pembangunan dan Penilaian Kompetensi (BPPK) KPM
Bil
Nama
Emel
Telefon
1.
Tuan Hj. Adzman bin
Talib
[email protected]
03-83179001
2.
Encik Mohd Faizul
Firdaus bin Mohd
Zulkifli
[email protected]
03-83179046
Urusan
Pengurusan
Penilaian
Bersepadu Bagi
Pegawai
Perkhidmatan
Pendidikan
(PBPPP)
Pengurusan
Penilaian
Bersepadu Bagi
Pegawai
Perkhidmatan
Pendidikan
(PBPPP)
Bahagian Pendidikan Guru (BPG) KPM
Bil
1.
Nama
Encik Mohd Razali
bin Majid
Emel
Telefon
[email protected]
Disediakan oleh :
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia,
Kementerian Pendidikan Malaysia
14
03-88841210
Urusan
Pengurusan
Kursus Psynnova
i-BMT
Bagi
Pegawai
Perkhidmatan
Pendidikan (PPP)
SOALAN LAZIM PELAKSANAAN DASAR PEMISAH (EXIT POLICY) BAGI
PEGAWAI YANG BERPRESTASI RENDAH DI KPM BERDASARKAN
PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 7 TAHUN 2015
BIL.
ISU-ISU
TINDAKAN
RASIONAL
1.
Pegawai
berprestasi rendah
kerana
masalah
disiplin
dan
tatakelakuan
Prosiding tatatertib boleh dikenakan
terhadap pegawai dan pada masa
yang sama akan melalui tempoh
pemerhatian selama 1 tahun.
Untuk
membolehkan
Ketua
Jabatan
mengenalpasti
punca
masalah disiplin dan
tatakelakuan pegawai.
2.
Siapakah
yang Pegawai yang tidak ada kaitan Untuk
mengelakkan
menjalankan
penyeliaan dengan pegawai yang “bias” dalam siasatan
siasatan?
berprestasi rendah.
PPSM
boleh
menubuhkan
jawatankuasa siasatan / melantik
sekurang-kurangnya dua pegawai
untuk jalankan siasatan.
3.
Bentuk
siasatan Siasatan berbentuk inkuiri sama ada
yang
boleh secara semakan / lisan.
dilaksanakan
Contoh siasatan:
apabila
PPSM
• Menemubual PYD
memperoleh
• Mendapatkan
penjelasan
senarai
pegawai
dari PPP dan PPK atau
berprestasi
di
rakan sekerja
bawah 60%.
• Meneliti
trend
markah
prestasi untuk tiga tahun ke
belakang.
4.
Apakah bentuk
pelaporan siasatan
kepada PPSM?
Hasil siasatan dilaporkan kepada PPSM
menyimpan
PPSM mengikut format pelaporan rekod secara bertulis
bertulis yang ditentukan oleh PPSM. dan diminitkan.
5.
Penempatan
pegawai
Pegawai tidak digalakkan untuk Membolehkan penilaian
bertukar
sepanjang
tempoh dilakukan oleh PPPK
pemerhatian berjalan
yang sama
6.
Pegawai enggan
menghadiri
program intervensi
dan Pembangunan
Pegawai boleh dikenakan tindakan Membolehkan penilaian
tatatertib dan tempoh pemerhatian dibuat
oleh
PPPK.
diteruskan sehingga genap setahun. Laporan akan diibuat
berdasarkan
tatakelakuan pegawai.
7.
Pegawai memohon
untuk menamatkan
tempoh
pemerhatian
Pegawai
tidak
dibenarkan Membolehkan penilaian
memendekkan atau menamatkan dilaksanakan
dengan
tempoh pemerhatian dan perlu baik dan teratur
menghabiskan tempoh pemerhatian
sehingga tamat.
15
Untuk mengetahui sama
ada
pegawai
wajar
diberikan
markah
prestasi di bawah 60%.
BIL.
ISU-ISU
TINDAKAN
RASIONAL
8.
Pertukaran
atau
kenaikan pangkat
PPPK
semasa
dalam
tempoh
pemerhatian.
Ketiadaan
Kaunselor
Organisasi
/
Pegawai Psikologi
untuk menjalankan
proses saringan
Menggunakan
Pegawai
Kaunseling
dari
swasta.
PPPK yang baru dilantik hendaklah
berbincang dengan PPPK yang
sebelum ini untuk mendapatkan
maklumat yang tepat tentang
pegawai
Kaunselor Organisasi / Pegawai
Psikologi dari Jabatan lain boleh
dilantik
atau
menghubungi
Bahagian Psikologi JPA untuk
bantuan.
Membolehkan penilaian
dillaksanakan
dengan
baik dan teratur.
Khidmat pegawai kaunseling dari
pihak
swasta
hanya
boleh
digunakan sekiranya mendapat
kelulusan dari Bahagian Psikologi
JPA.
Supaya
memenuhi
kriteria
pelaksanaan
yang ditetapkan oleh
Kaunselor Organisasi
9.
10.
Supaya
memenuhi
kriteria
pelaksanaan
yang ditetapkan oleh
Kaunselor Organisasi
11.
Penentuan markah PPSM akan mencampurkan markah Mendapatkan
penilaian khas oleh kedua-kedua PPPK dan dibahagi purata PPPK.
PPPK.
dua
12.
Pegawai
tidak
menjawab
surat
tunjuk
sebab
apabila
diminta
berbuat demikian
apabila
prestasi
pegawai di bawah
60%
selepas
selesai menjalani
tempoh
pemerhatian.
Ketua
Perkhidmatan tidak
bersetuju dengan
cadangan
penamatan
pegawai
13.
14.
markah
Ketua
Jabatan
boleh
terus
mendapatkan ulasan dari Ketua
Perkhidmatan dan mengemukakan
terus kepada Panel Penilaian Dasar
Pemisah (PPDP).
Surat tunjuk sebab tidak
menjejaskan
proses
penamatan
pegawai
memandangkan
pegawai telah diberikan
tempoh
yang
sewajarnya
untuk
berbuat demikian.
Ketua Jabatan melalui PPSM Induk
boleh
menghantar
perakuan
penamatan dengan ulasan Ketua
Perkhidmatan kepada PPDP.
Ulasan
Ketua
Perkhidmatan
tidak
menjejaskan
proses
penamatan
perkhidmatan
kerana
pertimbangan adalah di
bawah
bidangkuasa
PPDP.
Pegawai
enggan Pegawai
berkenaan
boleh
mengisi LNPT
dikenakan tindakan tatatertib dan
tidak perlu diletakkan di dalam
tempoh pemerhatian.
Tempoh
pemerhatian
ialah bagi pegawai yang
dinilai dan memperoleh
markah
prestasi
di
bawah 60%.
16
BIL.
ISU-ISU
TINDAKAN
RASIONAL
15.
Pegawai diluluskan
cuti melebihi 180
hari
sepanjang
tahun penilaian.
Pegawai berkenaan tidak perlu
disediakan PBPPP dan LNPT
kerana tempoh minimum pegawai
layak dinilai ialah 180 hari. Pegawai
tidak tertakluk di bawah prosedur
Dasar Pemisah (Exit Policy).
Tempoh
pemerhatian
ialah bagi pegawai yang
dinilai dan memperoleh
markah
prestasi
di
bawah 60%.
16.
Bilakah
tempoh Tempoh pemerhatian bagi pegawai
pemerhatian
berprestasi di bawah 60% bermula
bermula.
apabila selesai siasatan PPSM dan
didapati markah prestasi yang
diperoleh
adalah
berdasarkan
prestasi semasa pegawai dan
PPSM Induk akan meminta Ketua
Jabatan mengarahkan pegawai
menjalani tempoh pemerhatian
selama 1 tahun pada tarikh yang
ditentukan oleh PPSM Induk, KPM.
Hasil penemuan dan
siasatan
PPSM
menunjukkan pegawai
adalah tidak dianiaya
dan markah diperoleh
adalah
berdasarkan
prestasi
semasa
pegawai.
17.
Sepanjang tempoh Sepanjang tempoh pemerhatian,
pemerhatian,
pegawai tidak perlu untuk mengisi
adakah
pegawai LNPT/PBPPP pada tahun tersebut.
perlu mengisi LNPT
/PBPPP
Pegawai hanya akan
dinilai
berdasarkan
penilaian
PPPK
sepanjang
tahun
tersebut.
17
Lampiran A
KEAHLIAN PANEL PENILAIAN PRESTASI KHAS (PPPK) KPM
PPPK hendaklah terdiri daripada:
i.
Dua (2) orang pegawai penyelia yang sesuai selain daripada pegawai
penyelia asal.
Contoh:
BIL.
PEGAWAI YANG
DINILAI
PENYELIA ASAL
PPPK
1
PPP DG41
PPP DG48
Dua pegawai lain di gred
DG48 dan ke atas di Unit
/ Bahagian yang sama
2
PT (P/O) N17
PT (P/O) N22
Dua pegawai lain di gred
N22 dan ke atas di Unit /
Bahagian yang sama
Atau
ii.
Dua (2) orang pegawai lain sekiranya tiada yang sesuai.
Contoh:
BIL.
PEGAWAI YANG
DINILAI
PENYELIA ASAL
PPPK
1
PPP DG41
PPP DG48
Dua pegawai lain di gred
DG48 dan ke atas di Unit
/ Bahagian lain
2
PT (P/O) N17
PT (P/O) N22
Dua pegawai lain di gred
N22 dan ke atas di Unit /
Bahagian lain
18
Lampiran B
KEAHLIAN PANEL PENILAI DASAR PEMISAH (PPDP)
BAGI KUMPULAN PELAKSANA DAN
KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL
BIL.
KEAHLIAN
JAWATAN
1
Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
2
Timbalan Ketua Pengarah
Awam (Pembangunan)
3
Ketua Setiausaha Perbendaharaan / Wakil
Ahli
4
Ketua Setiausaha
Manusia / Wakil
Ahli
5
Pengarah Bahagian Pasca Perkhidmatan,
JPA
Ahli
6
Penasihat Undang-Undang, JPA
Ahli
7
Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan yang
berkaitan / Wakil
Pemerhati
8
Seorang (1) wakil Kongres Kesatuan PekerjaPekerja Di Dalam Perkhidmatan Awam
(CUEPACS)
Pemerhati
9
Seorang (1) wakil pekerja Majlis Bersama
Jabatan (MBJ) yang berkenaan
Pemerhati
10
Bahagian Perkhidmatan, JPA
Urus Setia
Perkhidmatan
Kementerian
19
Pengerusi
Sumber
Ahli
Lampiran C
BORANG VERIFIKASI MARKAH
PEGAWAI BERPRESTASI RENDAH
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
TAHUN ________
Skim Perkhidmatan :……………………………………………………………….
1. MAKLUMAT PEGAWAI YANG DINILAI (PYD)
a)
Nama Penuh
b)
(HURUF
BESAR)
No.
Kad Pengenalan
(Baru/ Lama)
c)
Tarikh Lahir
d)
Umur
e)
Jantina
f)
No. Telefon Bimbit
g)
Alamat Surat Menyurat
h)
Alamat Tempat Bertugas
i)
Skim dan Gred Perkhidmatan
j)
Tarikh Lantikan Pertama
k)
Tarikh Disahkan Jawatan
l)
Tarikh Penempatan di Jawatan Sekarang
m)
Tarikh Lantikan di Jawatan Sekarang
n)
Tarikh Disahkan di Jawatan Sekarang
o)
Taraf Perkhidmatan Pegawai
p)
Memilih KWSP/ Pencen
q)
Gaji
r)
Anugerah Yang Pernah Diterima
(nyatakan tahun diterima)
s)
Tindakan tatatertib (sekiranya ada)
20
t)
Markah PBPPP/ LNPT (tahun semasa)
u)
Markah PBPPP/ LNPT (3 tahun terkini)
v)
Tarikh ditukarkan masuk ke
Kumpulan (sekiranya berkaitan)
Jawatan
w)
Tarikh ditukarkan keluar dari
Kumpulan (sekiranya berkaitan)
Jawatan
2. MAKLUMAT PEGAWAI PENILAI ASAL PEGAWAI YANG DINILAI (PYD)
Pegawai Penilai Pertama (PPP):
Pegawai Penilai Kedua (PPK):
Nama:
Nama:
No. KP:
No. KP:
Jawatan & Gred:
Jawatan & Gred:
Alamat Tempat Bertugas:
Alamat Tempat Bertugas:
3.
MAKLUMAT PEGAWAI YANG MENJALANKAN SIASATAN
Nama:
Nama:
No. KP:
No. KP:
Jawatan & Gred:
Jawatan & Gred:
Alamat Tempat Bertugas:
Alamat Tempat Bertugas:
21
4.
MAKLUMAT RAKAN SEKERJA PEGAWAI YANG DINILAI (PYD)
Nama:
Nama:
No. KP:
No. KP:
Jawatan & Gred:
Jawatan & Gred:
Alamat Tempat Bertugas:
Alamat Tempat Bertugas:
Nama:
Nama:
No. KP:
No. KP:
Jawatan & Gred:
Jawatan & Gred:
Alamat Tempat Bertugas:
Alamat Tempat Bertugas:
22
5.
ULASAN PEGAWAI YANG MENJALANKAN SIASATAN
*Pegawai Penyiasat hendaklah memberikan ulasan lengkap dan terperinci berhubung hasil
dapatan siasatan ke atas PYD / Ketua Jabatan /PP1/PP2/ rakan sejawat serta hasil siasatan ke
atas dokumen dan rekod-rekod berkaitan PYD yang disiasat.
Pegawai Penyiasat juga hendaklah memberikan justifikasi yang sesuai sekiranya berhasrat
untuk meminda markah PYD kepada markah yang baharu. Pegawai Penyiasat boleh
menggunakan lampiran tambahan sekiranya ruangan ini tidak mencukupi.
23
6. ULASAN DAN PERAKUAN PENGERUSI PANEL PEMBANGUNAN SUMBER
MANUSIA (PPSM) JABATAN / BAHAGIAN / INSTITUSI
Setuju markah prestasi rendah tahun ________ dikekalkan.
Setuju markah prestasi tahun ________ dipinda kepada _____%.
Catatan:
…………………………………………..
(Tandatangan Pengerusi PPSM Jabatan/ Bahagian/Institusi)
Nama:
Jawatan:
Gred:
Tarikh:
Cap Jabatan:
24
Lampiran D
KEAHLIAN PEGAWAI YANG MENJALANKAN SIASATAN BAGI
PEGAWAI-PEGAWAI BERPRESTASI RENDAH
SELARAS DENGAN PELAKSANAAN DASAR PEMISAH (EXIT POLICY) DI
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Pegawai Yang Menjalankan Siasatan hendaklah terdiri daripada:
Dua (2) orang pegawai yang sesuai selain daripada pegawai penyelia asal.
Contoh:
BIL.
PEGAWAI YANG
DINILAI
PENYELIA ASAL
PEGAWAI PENYIASAT
1
Pengetua
Gred DG52
i) Pegawai di PPD (PPP)
ii) Pegawai di PPD (PPK)
Dua (2) pegawai lain di
PPD yang sama
2
Guru Penolong Kanan
Gred DG48
i) Pengetua (PPP)
ii) Pegawai di PPD (PPK)
Dua (2) pegawai lain di
sekolah/
PPD
yang
sama
3
PPP DG41
i) GPK HEM (PPP)
ii) Pengetua/ Guru Besar
(PPK)
Dua (2) pegawai lain di
Unit / Bahagian/ sekolah
yang sama
PT (P/O) N17
i) KPT N22 (PPP)
ii) GPK HEM (PPK)
Dua (2) pegawai lain di
di Unit / Bahagian/
Sekolah yang sama
4
*Keahlian Pegawai Penyiasat adalah tidak terikat kepada prinsip Penilaian Prestasi yang
mengkehendaki Pegawai Penyiasat lebih tinggi gred daripada pegawai yang disiasat.
25
Lampiran E
FORMAT SURAT ARAHAN PEGAWAI MENJALANI TEMPOH PEMERHATIAN
DASAR PEMISAH
Nombor Rujukan:
Tarikh:
______________
______________
(Alamat Pegawai)
Tuan/ Puan,
PELAKSANAAN TEMPOH PEMERHATIAN MELALUI DASAR PEMISAH KERANA
BERPRESTASI RENDAH TAHUN ___________
NAMA PEGAWAI :
NO KAD PENGENALAN :
SKIM PERKHIDMATAN DAN GRED :
Dengan hormatnya saya merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2015
mengenai perkara di atas.
2.
Berdasarkan Laporan Penilaian Bersepadu Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
(PBPPP) Tahun ___________ / Laporan Prestasi Tahunan (LNPT ) Tahun ______, Panel
Pembangunan Sumber Manusia Kementerian Pendidikan Malaysia telah memutuskan
markah PBPPP/LNPT tuan/puan adalah kurang daripada 60%. Selaras dengan
pelaksanaan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2015, tuan/puan dikehendaki
menjalani tempoh pemerhatian selama satu (1) tahun di bawah pengendalian
Kaunselor Organisasi Daerah/Jabatan/Kementerian.
3.
Semasa menjalani tempoh pemerhatian, tuan/puan masih menjalankan tugas hakiki
atau lain- lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa di penempatan yang sama.
Tempoh pemerhatian ini berkuatkuasa satu (1) tahun mulai ______________________.
Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut perintah,
(..................................................................)
(Tandatangan)
Nama Ketua Jabatan
*Salinan surat kepada PSM Kementerian/Jabatan / Kaunselor Organisasi dan Pegawai Penilai Prestasi Khas.
26
Lampiran E1
CARTA ALIR PELAKSANAAN DASAR PEMISAH
Peringkat 1 (Pengenalpastian Pegawai)
Panel Pembangunan Sumber Manusia
(PPSM) kenal pasti pegawai berprestasi
rendah tahun penilaian terkini.
(Tempoh masa : selepas mesyuarat
PPSM KPM)
PPSM jalankan siasatan.
(Tempoh masa : 7 hingga 14 hari
selepas Jawatankuasa Siasatan
ditubuhkan oleh PPSM, KPM)
tidak
setuju
markah
Pegawai
kekal
PPSM
1.
Siasatan
Arahkan urus setia /
lantik
mana-mana
pegawai bukan anggota
PPSM
yang
terlibat
dalam penilaian prestasi
pegawai.
Contoh tindakan:
(a)
dapatkan
penjelasan
pegawai;
(b)
teliti
trend
LNPT 3 tahun
sebelum LNPT
terkini.
PPSM boleh ubah suai &
selaras markah.
setuju
markah
2.
Pegawai jalani tempoh pemerhatian
(1 tahun). (Tempoh setahun mulai tarikh pegawai
diarah oleh Ketua Jabatan untuk jalani
pemerhatian)
27
Tempoh Pemerhatian:
Fasa pemulihan –
saringan,
pengkategorian,
pemulihan
dan
pembangunan
oleh
Kaunselor Organisasi.
Lampiran E2
CARTA ALIR PELAKSANAAN DASAR PEMISAH
Peringkat 2 (Tempoh Pemerhatian Satu (1) Tahun)
Saringan oleh Kaunselor Organisasi.
(Tempoh masa 30 hari)
Sikap/Komitmen
Pembangunan Kendiri
Kewangan
Masalah
kesihatan
Program PSYNNOVA
Agensi Kaunseling dan
Pengurusan Kredit
(Tempoh masa : 14 hari)
Rujuk hospital
Tidak Penuhi
syarat Bab F
Penuhi syarat
Bab F
Pemantauan Kaunselor
Organisasi / PPPK
Lembaga Perubatan
Penilaian Khas oleh PPPK.
(Tempoh masa: 14 Hari)
Sihat
Pengesahan oleh PPSM
Tidak Sihat
LNPK/PBPPP
≥ 60%
LNPK/PBPPP
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
BILANGAN 1 TAHUN 2017
PROSEDUR OPERASI STANDARD (SOP)
PELAKSANAAN DASAR PEMISAH (EXIT POLICY) BAGI PEGAWAI
YANG BERPRESTASI RENDAH DALAM PERKHIDMATAN AWAM
BERDASARKAN KEPADA
PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 7 TAHUN 2015
1.
TUJUAN
1.1
Garis Panduan ini adalah bertujuan untuk menerangkan
Operasi
Standard
(SOP)
mengenai
tatacara
Prosedur
menguruskan
pelaksanaan dasar pemisah di kalangan Pegawai Perkhidmatan
Pendidikan (PPP), Pegawai Perkhidmatan Gunasama dan Anggota
Kumpulan Pelaksana (AKP) yang berprestasi rendah di Kementerian
Pendidikan Malaysia (KPM) selaras dengan Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 7 Tahun 2015.
2.
DEFINISI
Bagi maksud pelaksanaan Garis Panduan ini :
2.1
“Berprestasi rendah” bermaksud:
(i)
markah Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) bagi Pegawai
Perkhidmatan Gunasama dan Anggota Kumpulan Pelaksana
(AKP) (termasuk Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) yang
ditempatkan di jawatan kader, pinjaman, pertukaran sementara
dan yang setara dengannya) kurang daripada 60%; atau
(ii)
markah
Penilaian
Bersepadu
Pegawai
Perkhidmatan
Pendidikan (PBPPP) bagi Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
(PPP) kurang daripada 60%; atau
(iii)
pencapaian
Petunjuk
Prestasi
Utama
(Key
Performance
Indicator – KPI) di bawah sasaran (below target) bagi penilaian
prestasi berasaskan KPI.
2.2
“Ketua Jabatan” bermaksud seorang pegawai yang mengetuai
Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) iaitu
Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) / Pengarah Bahagian /
Setiausaha Bahagian / Pengarah Institusi.
i
2.3
“Pegawai” bermaksud anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan di
KPM
yang
dilantik
secara
tetap
dan
telah
disahkan
dalam
perkhidmatan iaitu:
2.4
(i)
Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP);
(ii)
Pegawai Perkhidmatan Gunasama; dan
(iii)
Anggota Kumpulan Pelaksana (AKP)
“Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)” bermaksud panel
yang ditubuhkan sama ada di peringkat Bahagian, JPN dan Institusi
bagi mengesahkan atau menyelaraskan markah penilaian prestasi.
Laporan mesyuarat PPSM ini hendaklah dikemukakan kepada PPSM
Induk di BPSM, KPM bagi tujuan penyelarasan.
2.5
“Panel Penilaian Prestasi Khas (PPPK)” bermaksud sebuah panel
yang ditubuhkan oleh Ketua Jabatan bagi melaksanakan penilaian
khas terhadap pegawai yang berprestasi rendah. Keahlian PPPK di
KPM adalah seperti di Lampiran A.
2.6
“Panel Penilai Dasar Pemisah (PPDP)” bermaksud sebuah panel
yang ditubuhkan di bawah Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun
2015 bagi mempertimbang dan memperakukan cadangan penamatan
perkhidmatan
pegawai
Kumpulan
Pelaksana
dan
Kumpulan
Pengurusan dan Profesional kepada Kerajaan. Keahlian PPDP adalah
seperti di Lampiran B.
2.7
“Panel Pemantauan dan Penilaian Prestasi (PPPP)” bermaksud
sebuah panel yang ditubuhkan di bawah Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 7 Tahun 2015 bagi mempertimbang dan memperakukan
cadangan penamatan perkhidmatan pegawai Kumpulan Pengurusan
Tertinggi kepada Kerajaan.
ii
2.8
“Kaunselor Organisasi (KO)” bermaksud kaunselor yang berada di
dalam pengurusan Bahagian Psikologi dan Kaunseling (BPsK) dalam
memenuhi aspirasi merealisasikan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan
18/2005: Aplikasi Psikologi dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor
Awam.
Pelaksanaannya
merujuk
kepada
aktiviti psikologi dan
kaunseling yang meliputi aspek penilaian personel, pembangunan
personel, penyelidikan dan intervensi.
2.9
“Pegawai Yang Tidak Layak Dinilai” bermaksud pegawai-pegawai
yang tidak layak dibuat penilaian sama ada melalui instrumen LNPT
ataupun PBPPP di mana pegawai-pegawai tersebut tidak berada atau
hadir ke tempat bertugas dalam tempoh melebihi enam (6) bulan
dalam tempoh satu (1) tahun kalendar seperti berikut:
(i)
Pegawai yang bercuti sakit bergaji penuh, separuh gaji dan
tanpa gaji termasuk Cuti Kusta, Barah atau Tibi;
(ii)
Pegawai yang diluluskan cuti tanpa gaji seperti Cuti Tanpa Gaji
Mengikut Pasangan, Cuti Tanpa Gaji Atas Alasan Persendirian
atau Cuti Tanpa Gaji Menjaga Anak;
(iii)
Pegawai yang diluluskan cuti belajar sama ada Cuti Belajar
Bergaji Penuh, Cuti Belajar Separuh Gaji atau Cuti Belajar
Tanpa Gaji; dan
(iv)
Pegawai yang tidak hadir bertugas tanpa kebenaran Ketua
Jabatan dan tanpa alasan yang munasabah.
3.
LATAR BELAKANG
3.1
Selaras dengan hasrat Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia
(PPPM) 2013 – 2025, bagi memastikan penyampaian perkhidmatan
pendidikan
tidak
terjejas,
KPM
akan
mengambil
tindakan
memperakukan penamatan pegawai berprestasi rendah menerusi
prosedur seperti berikut tertakluk kepada fakta bagi setiap kes. Perkara
ini selaras dengan Peraturan 49, Peraturan-peraturan Pegawai Awam
(Kelakuan dan Tatatertib) 1993 (P.U (A) 395/1993).
iii
3.2
Penamatan perkhidmatan pegawai dalam kategori ini adalah dibuat
setelah
Kerajaan
mengambilkira
prestasi,
kelakuan,
nilai-nilai
kebergunaan pegawai kepada perkhidmatan, kegagalan pegawai
untuk memenuhi apa-apa syarat perkhidmatan dan segala hal keadaan
lain yang ditentukan oleh Kerajaan. Dalam melaksanakan dasar ini,
pertimbangan perlu dibuat, sama ada tindakan tatatertib lebih wajar
diambil terlebih dahulu ke atas pegawai berdasarkan salah laku yang
berbangkit.
3.3
Pegawai-pegawai yang sedang dalam prosiding tindakan tatatertib
serta memperoleh markah yang rendah (59.99% dan ke bawah)
pelaksanaan Dasar Pemisah (Exit Policy) hendaklah dijalankan seperti
biasa ke atas pegawai memandangkan apa-apa tindakan yang dibuat
di bawah Pekeliling Perkhidmatan ini (PP 7/2015) tidak menghalang
Pihak Berkuasa Tatatertib untuk mengambil apa-apa tindakan tatatertib
atau surcaj ke atas pegawai.
3.4
Pelaksanaan dasar pemisah ini akan dapat mengekalkan pegawai
yang
komited
dan
berprestasi
tinggi
bagi
membolehkan
perkhidmatan pendidikan meningkatkan mutu perkhidmatan dan
berdaya saing dalam menghadapi cabaran persekitaran masa kini
selaras dengan kehendak PPPM 2013-2025.
3.5
Dengan pelaksanaan Dasar Pemisah ini tidak bermakna Ketua
Jabatan tidak boleh mengambil tindakan tatatertib ke atas
pegawai yang melakukan kesalahan tatakelakuan / jenayah serta
menubuhkan
Lembaga
Perubatan
menghadapi masalah kesihatan.
iv
ke
atas
pegawai
yang
4. SENARAI
PERATURAN-PERATURAN
YANG
BERKUATKUASA
BERKAITAN PELAKSANAAN DASAR PEMISAH (EXIT POLICY) DI
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Bil.
Pekeliling / Surat Pekeliling /
Tajuk
Surat Edaran
1.
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan Pelaksanaan Dasar Pemisah (Exit
7 Tahun 2015
Policy) Bagi Pegawai Yang
Berprestasi
Rendah
Dalam
Perkhidmatan Awam.
2.
Surat Edaran Ketua Setiausaha
Kementerian Pendidikan Malaysia
(Ruj :KP(BPPK)112/40 Jilid 2(5)
Bertarikh 20 November 2015
3.
Jabatan Perkhidmatan Awam Garis
Panduan
Program
Malaysia – Bahagian Psikologi Intervensi
Bagi
Tempoh
Dan Kaunseling 2015
Pemerhatian
Dalam
Dasar
Pemisah
4.
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan Pemeriksaan Kesihatan Bagi
1 Tahun 2013
Maksud Pelantikan Ke Dalam
Perkhidmatan Awam.
5.
Peraturan-Peraturan
Pegawai Peraturan 50 – Penamatan
Awam (Pelantikan, Kenaikan Perkhidmatan Pegawai Yang
Pangkat
Dan
Penamatan Gagal Disahkan.
Perkhidmatan) 2012. P.U. (A) 1
2012.
6.
Pekeliling
Ketua
Pengarah Garis
Panduan
Penubuhan
Kesihatan Malaysia Bilangan 18 Lembaga Perubatan Di Jabatan
Tahun 2010
Kesihatan
Negeri,
Institusi
Perubatan Dan Hospital-Hospital
Kementerian Kesihatan Malaysia.
7.
Surat Pekeliling Perkhidmatan Kesan Ke Atas Perkhidmatan
Bilangan 4 Tahun 2009
Bagi Pegawai Yang Diluluskan
Cuti Bergaji Penuh, Separuh Gaji
Dan Cuti Tanpa Gaji
v
Pelaksanaan
Penilaian
Bersepadu
Pegawai
Perkhidmatan
Pendidikan
(PBPPP) Menggantikan Penilaian
Prestasi
Sedia
Ada
Di
Kementerian
Pendidikan
Malaysia.
8.
Surat Pekeliling Perkhidmatan Pemantapan Pengurusan Sistem
Bilangan 2 Tahun 2009
Penilaian
Prestasi
Pegawai
Perkhidmatan Awam.
9.
Surat Pekeliling Perkhidmatan Urusan
Pertukaran
dan
Kementerian Pelajaran Malaysia Pengurusan
Pegawai
Bilangan 2 Tahun 2009
Perkhidmatan Pendidikan Dan
Anggota Kumpulan Sokongan
Pendidikan
Dalam
Jawatan
Kumpulan Kementerian Pelajaran
Malaysia.
10.
Peraturan-Peraturan
Pegawai Peraturan 49 – Penamatan Demi
Awam (Kelakuan dan Tatatertib) Kepentingan Awam.
1993 (Pindaan) 2002 P.U. (A)
246
11.
Surat Pekeliling Perkhidmatan Kaedah Pergerakan Gaji Pegawai
Bilangan 5 Tahun 2002
Cuti Belajar Bergaji Penuh, Cuti
Separuh Gaji Dan Cuti Tanpa Gaji
Di
Bawah
Sistem
Saraan
Malaysia.
12.
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan Pelaksanaan
Sistem
Saraan
4 Tahun 2002
Malaysia
Bagi
Anggota
Perkhidmatan Awam – (Lampiran
A2 Panduan Pelaksanaan Sistem
Penilaian
Prestasi
Pegawai
Perkhidmatan Awam Malaysia).
13.
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan Prosedur
Membersarakan
10 Tahun 1995
Pegawai Atas Sebab Kesihatan.
14.
Akta Pencen 1980 (Akta 227)
vi
Seksyen 10 (5) (a) dan (d).
PROSEDUR OPERASI STANDARD PELAKSANAAN DASAR PEMISAH
(EXIT POLICY) DI KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
Tempoh
(Bulan/
Hari)
Prosedur Dasar Pemisah Bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional, Pegawai
Perkhidmatan Pendidikan (PPP) dan Anggota Kumpulan Pelaksana (AKP)
PERINGKAT 1: PENGENALPASTIAN
1.
Pemerolehan
markah prestasi
melalui
instrumen
penilaian yang
telah ditetapkan
oleh
Kementerian
/
Jabatan.
Penjanaan markah PBPPP ataupun
LNPT melalui sistem HRMIS untuk
dibawa ke pertimbangan Mesyuarat
Panel
Pembangunan
Sumber
Manusia (PPSM).
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
iv. PPSM Bahagian
/ JPN / Institusi
Disember /
Januari
2.
PPSM Jabatan/
Bahagian
bersidang
dan
mengenal pasti
pegawai
yang
memperoleh
markah kurang
dari 60% melalui
Penilaian
Bersepadu
(PBPPP)
bagi
PPP dan LNPT
bagi
lain-lain
skim
perkhidmatan.
PPSM peringkat Bahagian / JPN /
Institusi
hendaklah
bersidang
terlebih dahulu sebelum PPSM
Induk
KPM
bersidang
dan
mengesahkan
markah
prestasi
pegawai-pegawai
yang
dinilai
samada melalui instrumen LNPT
ataupun PBPPP.
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
iv. PPSM Bahagian
/ JPN / Institusi
Januari –
Februari
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
iv. PPSM Bahagian
/ JPN / Institusi
Mac
(2
minggu)
PPSM tersebut juga hendaklah
memutuskan perkara berikut:
Pengesahan
ke
atas
Pegawai Berprestasi Rendah
(PBR) yang memperoleh
markah kurang dari 60%;
dan
Penubuhan
Jawatankuasa
Siasatan Dan Verifikasi ke
atas
Pegawai
yang
memperoleh markah 60%
dan ke bawah.
3.
PPSM Jabatan/ PPSM di peringkat Bahagian/ JPN /
Bahagian
Institusi hendaklah melaksanakan
menjalankan
perkara seperti berikut:
verifikasi
dan
Melantik dua (2) orang
siasatan dengan
Pegawai
Penyiasat
melantik
pegawai
(Pegawai
yang
tidak
1
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
penyiasat
ke
atas PYD yang
memperoleh
markah di bawah
60%.
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
terlibat secara langsung
dengan urusan penilaian
PYD sebelum ini) untuk
menjalankan verifikasi dan
siasatan ke atas:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Pegawai Yang Dinilai
(PYD);
Pegawai
Penilai
Pertama (PP1);
Pegawai
Penilai
Kedua (PP2);
Ketua Jabatan; dan
Rakan sejawat PYD.
Tempoh penyiasatan adalah Pegawai Penyiasat
ditetapkan selama dua (2)
minggu;
Pegawai Penyiasat yang
dilantik wajib memahami
dengan
jelas
Pekeliling
Perkhidmatan Bilangan 7
Tahun 2015;
Proses
siasatan
dan
verifikasi hendaklah dibuat
dengan
menggunakan
mekanisma seperti temubual
sama ada secara langsung
ataupun
melalui
alat
telekomunikasi yang sesuai;
Pegawai penyiasat yang Pegawai Penyiasat
dilantik hendaklah melihat
perkara-perkara berikut:
i.
Trend markah tiga
tahun terkini LNPT /
PBPPP;
ii.
Rekod
cuti
PYD
sepanjang
tahun
penilaian tersebut;
iii.
Laporan
PYD
perlu);
iv.
Tempoh
kehadiran
PYD sepanjang tahun
yang
dinilai
(ketidakhadiran
melebihi 180 hari
2
perubatan
(sekiranya
Tempoh
(Bulan/
Hari)
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
menyebabkan PYD
tidak perlu dinilai
prestasinya
pada
tahun tersebut);
v.
Rekod
Pengajaran
Harian (RPH) PYD
sepanjang
tahun
dinilai;
vi.
Status perkhidmatan
PYD (telah disahkan
dalam perkhidmatan
atau masih dalam
tempoh percubaan);
vii.
PYD berada dalam
jawatan
kumpulan
atau sebaliknya; dan
viii.
Lembaran kelakuan
PYD
(tatatertib/jenayah).
Setelah siasatan selesai
dilaksanakan,
Pegawai
Penyiasat
yang
dilantik
hendaklah:
i.
Merekodkan
hasil
penemuan
dan
siasatan ke dalam
borang
seperti
Format di Lampiran
C; dan
ii.
Membentang
dan
mencadangkan
pindaan
dan
penyelarasan markah
prestasi
PYD
sekiranya
terdapat
keperluan
selaras
dengan hasil siasatan
dan penemuan dalam
Mesyuarat PPSM di
peringkat Bahagian /
JPN / Institusi untuk
disahkan.
Contoh keahlian Pegawai
Penyiasat adalah seperti di
Lampiran D.
3
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
Tempoh
(Bulan/
Hari)
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
Hasil siasatan tersebut sama i. SUB / Pengarah
ada setuju ataupun tidak
Bahagian
setuju berhubung markah ii. Pengarah JPN
yang
diperoleh
PYD iii. Pengarah
hendaklah disahkan semula
Institusi
oleh PPSM di Bahagian/ JPN iv. PPSM Bahagian
/
Institusi
sebelum
/ JPN / Institusi
dikemukakan kepada BPSM,
KPM untuk dibentangkan di
dalam Mesyuarat PPSM
Induk KPM.
Pegawai
Berprestasi
Rendah yang telah dipinda
markah
dan
disahkan
pindaan kepada markah
melebihi
60%
dalam
Mesyuarat
PPSM
di
peringkat
Bahagian
/
Jabatan
/
Institusi
hendaklah
dikeluarkan
daripada prosedur Dasar
Pemisah (Exit Policy) dan
pegawai
kekal
dalam
perkhidmatan awam.
Senarai Pegawai Berprestasi
Rendah yang telah disahkan
kekal markah kurang 60%
dikemukakan ke BPSM,
KPM untuk dibentangkan
dalam Mesyuarat PPSM
Induk KPM.
Pegawai yang disahkan oleh
PPSM
Induk
KPM
berprestasi rendah akan
diarahkan untuk menjalani
tempoh pemerhatian.
4
i. BPSM, KPM
ii. PPSM Induk
KPM
Tempoh
(Bulan/
Hari)
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
Tempoh
(Bulan/
Hari)
PERINGKAT 2: TEMPOH PEMERHATIAN
4.
Ketua Jabatan
menubuhkan
Panel
Penilai
Prestasi
Khas
(PPPK)
dan
pegawai
menjalani
tempoh
pemerhatian
(fasa pemulihan
dan
pemantauan)
selama satu (1)
tahun.
Mesyuarat PPSM Induk KPM akan
mengarahkan
pegawai-pegawai
yang telah disahkan memperoleh
markah rendah (60%) dan ke bawah
setelah siasatan dan verifikasi
dibuat oleh pegawai yang dilantik
untuk
menghadiri
tempoh
pemerhatian (fasa pemulihan dan
pemantauan) selama satu (1) tahun
dari tarikh yang diputuskan oleh
Mesyuarat PPSM Induk KPM.
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
PPSM Induk memaklumkan Ketua
Jabatan di peringkat Bahagian /
Institusi
/JPN
melaksanakan
perkara-perkara berikut:
BPsK / BPPK /
PPPK / GBK / GBK
(Care) / AKRAB
(Care).
Mengarahkan Ketua Jabatan
di peringkat Bahagian / JPN
/ Institusi mengenalpasti dan
melantik :
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Ketua
Sektor
(Pengurusan
dan
Pembangunan)
/
Ketua Sektor / Ketua
Unit
Sumber
Dua (2) orang PPPK; Manusia / Ketua
Kaunselor Organisasi Sektor Psikologi
(KO);
Guru
Bimbingan
Kaunseling
(GBK)
berlesen;
GBK (Care); dan
AKRAB
(Care)
bersesuaian dengan
jumlah
pegawai
berprestasi
rendah
yang
terlibat
di
Bahagian / JPN /
Institusi
masingmasing.
Ketua Jabatan mengarahkan
pegawai-pegawai
yang
berprestasi rendah tersebut
untuk menjalani tempoh
pemerhatian selama satu (1)
tahun. Format surat adalah
seperti di Lampiran E.
5
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
April / Mei –
sehingga
genap satuu
tahun
berikutnya.
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
Pelantikan
PPPK, i. Sektor
hendaklah diuruskan oleh
Pengurusan dan
Sektor
Perkhidmatan
/
Pembangunan di
Sumber
Manusia
di
JPN
Bahagian /JPN/ Institusi
masing-masing
ii. Sektor
Perkhidmatan/
Sumber Manusia/
Contoh
keahlian
PPPK
Khidmat
adalah seperti di Lampiran
Pengurusan
di
A.
Bahagian/
Institusi.
Pelantikan
Kaunselor
Organisasi
(KO), Guru
Bimbingan
Kaunseling
(GBK)
Berlesen,
GBK
(Care) dan AKRAB (Care
hendaklah diuruskan oleh
Cawangan / Kaunseling /
Sumber
Manusia/Perkhidmatan
di
JPN/
Institusi
masingmasing.
Pelantikan
KO/AKRAB
(CARE) di Bahagian /
Institusi yang tiada Unit
Kaunseling akan diuruskan
oleh BPsK, KPM.
BPsK / BPPK /
PPPK / GBK / GBK
(Care) / AKRAB
(Care).
Buku
Log
Pemantauan
Program
Intervensi
disediakan oleh Bahagian
Psikologi dan Kaunseling
(BPsK)
dan
Bahagian
Pembangunan dan Penilaian
Kompetensi (BPPK), KPM.
Ketua Jabatan di peringkat
Bahagian/JPN/
Institusi
mengarahkan
pegawaipegawai yang berprestasi
rendah menjalani saringan
oleh Kaunselor Organisasi
(KO) yang telah dilantik dan
dibantu
oleh
Sektor
Perkhidmatan
/
Sumber
Manusia bagi tujuan khidmat
nasihat berkaitan urusan
perkhidmatan pegawai yang
disaring.
6
BPsK / BPPK /
PPPK / GBK / GBK
(Care) / AKRAB
(Care).
Ketua
Sektor
(Pengurusan
dan
Pembangunan)/
Ketua Sektor/Ketua
Unit
Sumber
Manusia
Tempoh
(Bulan/
Hari)
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
Kaunselor Organisasi (KO)
akan mengenalpasti punca
masalah
pegawai
yang
memperoleh prestasi rendah
berdasarkan kriteria yang
ditetapkan
dalam
Garis
Panduan Program Intervensi
Bagi Tempoh Pemerhatian
Dalam Pelaksanaan Dasar
Pemisah.
Pegawai berprestasi rendah
BPsK / BPPK /
akan diasingkan mengikut
PPPK / GBK / GBK
kategori berikut:
(Care) / AKRAB
(Care).
a) Masalah Kesihatan
b) Sikap/komitmen
c) Pembangunan kendiri
d) Kewangan
Hasil dari Laporan Saringan
yang
dilaksanakan
oleh
Kauselor Organisasi (KO),
Ketua Jabatan hendaklah
merujuk
pegawai
yang
mempunyai
masalah
kesihatan kepada hospital
dan
mengemukakan
permohonan kepada Jabatan
Kesihatan Negeri (JKN) /
Hospital.
Sekiranya hasil saringan
mendapati
pegawai
memenuhi syarat Bab F
maka
Ketua
Jabatan
hendaklah
menubuhkan
Lembaga Perubatan selaras
dengan Pekeliling Ketua
Pengarah
Kesihatan
Bilangan 18 Tahun 2010
dan
Pekeliling
Perkhidmatan Bilangan 10
Tahun 1995.
Pegawai-pegawai
yang
berada di dalam Jawatan
Kumpulan BPSM, KPM tidak
terkecuali sekiranya pegawai
berprestasi rendah.
7
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
Tempoh
(Bulan/
Hari)
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Pegawai-pegawai yang telah
disahkan tidak berkeupayaan
dari aspek mental dan fizikal
untuk menjalankan tugastugas hakiki oleh Lembaga
Perubatan, Ketua Jabatan
hendaklah mengemukakan
permohonan kepada JPA
untuk dibersarakan atas
sebab
kesihatan
berdasarkan Seksyen 10 (5)
(a) Akta Pencen 1980 Akta
227.
Pegawai
yang
telah
menerima Notis Cadangan
Persaraan
atas
sebab
kesihatan
hendaklah
dikeluarkan
daripada
prosedur Dasar Pemisah
(Exit Policy).
Pegawai yang didapati tidak
memenuhi syarat Bab F dan
tidak mempunyai masalah
kesihatan
diwajibkan
menghadiri
tempoh
pemerhatian seperti yang
ditetapkan.
Senarai nama pegawai yang
layak
untuk
menghadiri
kursus-kursus
yang
ditetapkan
perlu
dikemukakan oleh Kaunselor
Organisasi
/
GBK/GBK
(Care) kepada Bahagian /
JPN
/
Institusi
untuk
dipanjangkan
kepada
urusetia di BPSM untuk
disalurkan ke IAB/BPG dan
BPsK
untuk
tindakan
selanjutnya.
Kegagalan
pegawai
menghadiri program-program
yang
diarahkan
akan
menyebabkan
pegawai
dikenakan
tindakan
tatatertib.
8
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
BPSM/BPsK / BPPK
/ PPPK / GBK / GBK
(Care) / AKRAB
(Care).
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
BPSM/BPsK / BPPK
/ PPPK / GBK / GBK
(Care) / AKRAB
(Care).
Tempoh
(Bulan/
Hari)
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Penilaian
akan
tetap
diteruskan
oleh
PPPK
walaupun pegawai tidak
hadir dalam mana-mana
program
yang
telah
diarahkan.
5.
Bagi
maksud
penilaian khas,
PPPK hendaklah
menggunakan
format
borang
LNPK (Borang
JPA (LNPK) SPP
2/2009) ataupun
penilaian
lain
yang
bersesuaian
mengikut
skim
perkhidmatan.
Dalam tempoh pemerhatian
selama (1) tahun, PP1 dan
PP2
tidak
perlu
menyediakan
Penilaian
Bersepadu (PBPPP) atau
LNPT
selaras
dengan
perkara
8
(j)
dalam
PP7/2015 di mana penilaian
akan dibuat oleh PPPK
menggunakan LNPK atau
PBPPP (Khas) apabila telah
genap tempoh satu (1) tahun
pemerhatian.
Ketua Jabatan hendaklah
memaklumkan
kepada
pentadbir
HRMIS
atau
Jawatankuasa
Penilaian
Bersepadu
Pegawai
Perkhidmatan
Pendidikan
(PBPPP) supaya pegawaipegawai berprestasi rendah
tersebut dikaveatkan dari
penyediaan
penilaian
prestasi tahun tersebut.
PPPK,
Kaunselor
Organisasi, AKRAB (Care)
hendaklah
melengkapkan
laporan di dalam Buku Log
Pemantauan
Program
Intervensi
Bagi Tempoh
Pemerhatian
Pelaksanaan
Dasar Pemisah KPM.
Laporan yang dicatatkan di
dalam Buku Log tersebut
tidak perlu direkodkan
dalam
Buku
Rekod
Perkhidmatan
pegawai
(BRP). Bagi tujuan rujukan,
Buku Log tersebut boleh
dikandungkan dalam fail
9
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
BPsK / BPPK /
PPPK / GBK / GBK
(Care) / AKRAB
(Care).
BPsK / BPPK /
PPPK / GBK / GBK
(Care) / AKRAB
(Care).
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
iv. PPSM Bahagian
/ JPN / Institusi
Tempoh
(Bulan/
Hari)
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
peribadi
pegawai
memandangkan
maklumat
tersebut adalah SULIT.
PPPK
hendaklah
melengkapkan
penilaian
prestasi ke atas pegawai
berprestasi rendah apabila
telah cukup tempoh satu (1)
tahun
pemerhatian
menggunakan LNPK atau
PBPPP
(Khas)
dan
kemukakan markah kepada
PPSM di Bahagian / JPN
/Institusi masing-masing.
PPSM di peringkat Bahagian
/ JPN / Institusi hendaklah
memaklumkan kepada Ketua
Jabatan berhubung prestasi
pegawai setelah selesai
tempoh pemerhatian selama
satu (1) tahun. Keputusan
tersebut
hendaklah
dikemukakan kepada PPSM
Induk
KPM
untuk
mengesahkan
markah
pegawai.
Pegawai akan kekal dalam
perkhidmatan
sekiranya
memperoleh markah 60%
dan ke atas.
Pegawai yang memperoleh BPSM, KPM
markah kurang daripada
60% setelah tamat tempoh
pemerhatian, PPSM Induk
KPM hendaklah meminta
Ketua
Jabatan
untuk
mengemukakan
surat
tunjuk
sebab
kepada
pegawai
dan
pegawai
hendaklah mengemukakan
penjelasan di dalam surat
tunjuk
sebab
yang
dikemukakan
dalam
tempoh 14 hari dari tarikh
surat tersebut.
10
Tempoh
(Bulan/
Hari)
Bil
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
Tempoh
(Bulan/
Hari)
PERINGKAT 3: PERAKUAN PENAMATAN
6.
Ketua Jabatan
hendaklah
menghantar
surat
tunjuk
sebab
kepada
pegawai
sekiranya
prestasi pegawai
di bawah 60%.
Ketua Jabatan mengemukakan
surat tunjuk sebab kepada pegawai
bagi
mendapatkan
penjelasan
berhubung penilaian prestasi yang
diperoleh selepas tamat tempoh
pemerhatian
sekiranya
markah
prestasi pegawai masih di bawah
60%.
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
Jun
(2 minggu)
14 hari dari
tarikh surat
tunjuk
sebab
diterima.
Pegawai
tersebut
hendaklah
mengemukakan penjelasan bertulis
dalam tempoh 14 hari dari tarikh
penerimaan surat tunjuk sebab
tersebut.
Ketua
Jabatan
tidak
perlu
menunggu maklumbalas daripada
pegawai sekiranya tempoh 14 hari
tersebut telah luput.
7.
Mengemukakan
penjelasan
bertulis pegawai
kepada
Ketua
Perkhidmatan
bagi cadangan
penamatan
perkhidmatan.
Bagi tujuan perakuan penamatan BPSM, KPM.
pegawai yang masih berprestasi
rendah setelah selesai menjalani
tempoh pemerhatian, Ketua Jabatan
hendaklah
mengemukakan
dokumen-dokumen kepada BPSM,
KPM untuk tindakan selanjutnya
seperti berikut:
i.
ii.
iii.
iv.
Laporan Penilaian Prestasi
(LNPK /PBPPP);
Laporan
Buku
Log
Pemantauan;
Laporan Tindakan Tatatertib
(jika ada);dan
Surat Tunjuk Sebab Pegawai
BPSM
akan
mengemukakan
perakuan
penamatan
pegawai
berprestasi rendah kepada Panel
Penilai Dasar Pemisah (PPDP) di
Jabatan Perkhidmatan Awam untuk
tindakan selanjutnya.
Ketua
Jabatan
hendaklah
mengemukakan penjelasan pegawai
ke BPSM untuk diangkat kepada
Ketua
Perkhidmatan
bagi
mendapatkan ulasan.
11
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
Julai
Prosedur
Berdasarkan
PP7/2015
Perincian Proses Pelaksanaan Di
KPM
Peranan Bahagian
/ Jabatan / Institusi
8.
PPDP
boleh
memberi
peluang kepada
pegawai untuk
membuat
representasi dan
menyatakan
sebab-sebab
perkhidmatannya
tidak
wajar
ditamatkan dan
dibersarakan.
BPSM KPM akan mengeluarkan
surat kepada Ketua Jabatan supaya
pegawai yang diperakukan untuk
penamatan dan dibersarakan untuk
memberikan peluang pegawai hadir
ke JPA bagi membuat representasi
secara lisan.
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
Tertakluk
kepada
JPA.
9.
PPDP hendaklah
membuat
keputusan sama
ada
perkhidmatan
pegawai
wajar
ditamatkan atau
tidak.
PPDP
mempertimbangkan
representasi pegawai sama ada
dengan kehadirannya atau tanpa
kehadiran
pegawai.
Sekiranya
PPDP memutuskan pegawai tidak
wajar ditamatkan maka prosedur
menurut Pekeliling Perkhidmatan ini
dianggap selesai dan pegawai kekal
dalam perkhidmatan.
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
Tertakluk
kepada
JPA.
i. SUB / Pengarah
Bahagian
ii. Pengarah JPN
iii. Pengarah
Institusi
Tertakluk
kepada
JPA.
Bil
Tempoh
(Bulan/
Hari)
BPSM KPM akan mengeluarkan
surat
kepada
Ketua
Jabatan
memaklumkan
pegawai
kekal
dalam perkhidmatan.
10. Sekiranya
Kerajaan
bersetuju
perkhidmatan
pegawai
itu
wajar
ditamatkan. JPA
akan
menyampaikan
keputusan
tersebut kepada
pegawai melalui
Ketua
Perkhidmatan
dan pada masa
yang
sama
melaksanakan
urusan
faedah
persaraan
pegawai.
BPSM KPM akan mengeluarkan
surat
kepada
Ketua
Jabatan
memaklumkan
Pegawai
Ditamatkan Perkhidmatan Demi
Kepentingan Awam dan Ketua
Jabatan hendaklah merekodkan
keputusan tersebut di dalam HRMIS
dan Buku Rekod Perkhidmatan
Pegawai (BRP).
Ketua
Jabatan
hendaklah
menyediakan maklumat beserta
dokumen
berkaitan
dan
dikemukakan kepada JPA bagi
tujuan proses urusan persaraan
pegawai tersebut.
12
11.
Carta alir pelaksanaan Dasar Pemisah (Exit Policy) mengikut peringkat
adalah seperti di Lampiran E1 hingga Lampiran E3.
12.
Pelaksanaan Dasar Pemisah bagi kumpulan Pengurusan Tertinggi boleh
dirujuk terus kepada perkara B (10), Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun
2015. Garis Panduan Pelaksanaan Dasar Pemisah KPM ini juga menyediakan
Soalan-Soalan Lazim (FAQ) untuk rujukan. Sekiranya terdapat sebarang
kemusykilan berhubung Garis Panduan dan Pelaksanaan Dasar Pemisah (Exit
Policy) di KPM, pegawai-pegawai berikut boleh dirujuk untuk maklumat selanjutnya:
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) KPM
Bil
Nama
Emel
Telefon
1.
Encik
Mohamad
Ribwan bin Abas
[email protected]
03-8884 7777
2.
Encik
Azizul
Mustafa
[email protected]
03-8884 7751
3.
Encik Mohd Izanee
bin Mohd Ilias
[email protected]
03-8884 7896
4.
Puan Noorazlina binti
Mohd Noor
[email protected].
my
03-8884 7828
bin
Urusan
Urusetia
Pelaksanaan
Dasar
Pemisah,
KPM.
Urusetia
Pelaksanaan
Dasar
Pemisah,
KPM.
Urusan Mesyuarat
Panel
Pembangunan
Sumber Manusia
(PPSM) .
Urusetia
Pelaksanaan
Dasar
Pemisah,
KPM.
Bahagian Psikologi dan Kaunseling (BPsK) KPM
Bil
Nama
Emel
Telefon
Urusan
1.
Encik Zaidi bin Korib
[email protected]
03-888721741
Urusan berkaitan
sepanjang
tempoh
fasa
pemerhatian
pegawai
berprestasi
rendah.
2.
Encik Mohd Sani bin
Tuhimin
[email protected]
03-888721697
Urusan berkaitan
sepanjang
tempoh
fasa
pemerhatian
pegawai
berprestasi
rendah
13
Bahagian Pembangunan dan Penilaian Kompetensi (BPPK) KPM
Bil
Nama
Emel
Telefon
1.
Tuan Hj. Adzman bin
Talib
[email protected]
03-83179001
2.
Encik Mohd Faizul
Firdaus bin Mohd
Zulkifli
[email protected]
03-83179046
Urusan
Pengurusan
Penilaian
Bersepadu Bagi
Pegawai
Perkhidmatan
Pendidikan
(PBPPP)
Pengurusan
Penilaian
Bersepadu Bagi
Pegawai
Perkhidmatan
Pendidikan
(PBPPP)
Bahagian Pendidikan Guru (BPG) KPM
Bil
1.
Nama
Encik Mohd Razali
bin Majid
Emel
Telefon
[email protected]
Disediakan oleh :
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia,
Kementerian Pendidikan Malaysia
14
03-88841210
Urusan
Pengurusan
Kursus Psynnova
i-BMT
Bagi
Pegawai
Perkhidmatan
Pendidikan (PPP)
SOALAN LAZIM PELAKSANAAN DASAR PEMISAH (EXIT POLICY) BAGI
PEGAWAI YANG BERPRESTASI RENDAH DI KPM BERDASARKAN
PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 7 TAHUN 2015
BIL.
ISU-ISU
TINDAKAN
RASIONAL
1.
Pegawai
berprestasi rendah
kerana
masalah
disiplin
dan
tatakelakuan
Prosiding tatatertib boleh dikenakan
terhadap pegawai dan pada masa
yang sama akan melalui tempoh
pemerhatian selama 1 tahun.
Untuk
membolehkan
Ketua
Jabatan
mengenalpasti
punca
masalah disiplin dan
tatakelakuan pegawai.
2.
Siapakah
yang Pegawai yang tidak ada kaitan Untuk
mengelakkan
menjalankan
penyeliaan dengan pegawai yang “bias” dalam siasatan
siasatan?
berprestasi rendah.
PPSM
boleh
menubuhkan
jawatankuasa siasatan / melantik
sekurang-kurangnya dua pegawai
untuk jalankan siasatan.
3.
Bentuk
siasatan Siasatan berbentuk inkuiri sama ada
yang
boleh secara semakan / lisan.
dilaksanakan
Contoh siasatan:
apabila
PPSM
• Menemubual PYD
memperoleh
• Mendapatkan
penjelasan
senarai
pegawai
dari PPP dan PPK atau
berprestasi
di
rakan sekerja
bawah 60%.
• Meneliti
trend
markah
prestasi untuk tiga tahun ke
belakang.
4.
Apakah bentuk
pelaporan siasatan
kepada PPSM?
Hasil siasatan dilaporkan kepada PPSM
menyimpan
PPSM mengikut format pelaporan rekod secara bertulis
bertulis yang ditentukan oleh PPSM. dan diminitkan.
5.
Penempatan
pegawai
Pegawai tidak digalakkan untuk Membolehkan penilaian
bertukar
sepanjang
tempoh dilakukan oleh PPPK
pemerhatian berjalan
yang sama
6.
Pegawai enggan
menghadiri
program intervensi
dan Pembangunan
Pegawai boleh dikenakan tindakan Membolehkan penilaian
tatatertib dan tempoh pemerhatian dibuat
oleh
PPPK.
diteruskan sehingga genap setahun. Laporan akan diibuat
berdasarkan
tatakelakuan pegawai.
7.
Pegawai memohon
untuk menamatkan
tempoh
pemerhatian
Pegawai
tidak
dibenarkan Membolehkan penilaian
memendekkan atau menamatkan dilaksanakan
dengan
tempoh pemerhatian dan perlu baik dan teratur
menghabiskan tempoh pemerhatian
sehingga tamat.
15
Untuk mengetahui sama
ada
pegawai
wajar
diberikan
markah
prestasi di bawah 60%.
BIL.
ISU-ISU
TINDAKAN
RASIONAL
8.
Pertukaran
atau
kenaikan pangkat
PPPK
semasa
dalam
tempoh
pemerhatian.
Ketiadaan
Kaunselor
Organisasi
/
Pegawai Psikologi
untuk menjalankan
proses saringan
Menggunakan
Pegawai
Kaunseling
dari
swasta.
PPPK yang baru dilantik hendaklah
berbincang dengan PPPK yang
sebelum ini untuk mendapatkan
maklumat yang tepat tentang
pegawai
Kaunselor Organisasi / Pegawai
Psikologi dari Jabatan lain boleh
dilantik
atau
menghubungi
Bahagian Psikologi JPA untuk
bantuan.
Membolehkan penilaian
dillaksanakan
dengan
baik dan teratur.
Khidmat pegawai kaunseling dari
pihak
swasta
hanya
boleh
digunakan sekiranya mendapat
kelulusan dari Bahagian Psikologi
JPA.
Supaya
memenuhi
kriteria
pelaksanaan
yang ditetapkan oleh
Kaunselor Organisasi
9.
10.
Supaya
memenuhi
kriteria
pelaksanaan
yang ditetapkan oleh
Kaunselor Organisasi
11.
Penentuan markah PPSM akan mencampurkan markah Mendapatkan
penilaian khas oleh kedua-kedua PPPK dan dibahagi purata PPPK.
PPPK.
dua
12.
Pegawai
tidak
menjawab
surat
tunjuk
sebab
apabila
diminta
berbuat demikian
apabila
prestasi
pegawai di bawah
60%
selepas
selesai menjalani
tempoh
pemerhatian.
Ketua
Perkhidmatan tidak
bersetuju dengan
cadangan
penamatan
pegawai
13.
14.
markah
Ketua
Jabatan
boleh
terus
mendapatkan ulasan dari Ketua
Perkhidmatan dan mengemukakan
terus kepada Panel Penilaian Dasar
Pemisah (PPDP).
Surat tunjuk sebab tidak
menjejaskan
proses
penamatan
pegawai
memandangkan
pegawai telah diberikan
tempoh
yang
sewajarnya
untuk
berbuat demikian.
Ketua Jabatan melalui PPSM Induk
boleh
menghantar
perakuan
penamatan dengan ulasan Ketua
Perkhidmatan kepada PPDP.
Ulasan
Ketua
Perkhidmatan
tidak
menjejaskan
proses
penamatan
perkhidmatan
kerana
pertimbangan adalah di
bawah
bidangkuasa
PPDP.
Pegawai
enggan Pegawai
berkenaan
boleh
mengisi LNPT
dikenakan tindakan tatatertib dan
tidak perlu diletakkan di dalam
tempoh pemerhatian.
Tempoh
pemerhatian
ialah bagi pegawai yang
dinilai dan memperoleh
markah
prestasi
di
bawah 60%.
16
BIL.
ISU-ISU
TINDAKAN
RASIONAL
15.
Pegawai diluluskan
cuti melebihi 180
hari
sepanjang
tahun penilaian.
Pegawai berkenaan tidak perlu
disediakan PBPPP dan LNPT
kerana tempoh minimum pegawai
layak dinilai ialah 180 hari. Pegawai
tidak tertakluk di bawah prosedur
Dasar Pemisah (Exit Policy).
Tempoh
pemerhatian
ialah bagi pegawai yang
dinilai dan memperoleh
markah
prestasi
di
bawah 60%.
16.
Bilakah
tempoh Tempoh pemerhatian bagi pegawai
pemerhatian
berprestasi di bawah 60% bermula
bermula.
apabila selesai siasatan PPSM dan
didapati markah prestasi yang
diperoleh
adalah
berdasarkan
prestasi semasa pegawai dan
PPSM Induk akan meminta Ketua
Jabatan mengarahkan pegawai
menjalani tempoh pemerhatian
selama 1 tahun pada tarikh yang
ditentukan oleh PPSM Induk, KPM.
Hasil penemuan dan
siasatan
PPSM
menunjukkan pegawai
adalah tidak dianiaya
dan markah diperoleh
adalah
berdasarkan
prestasi
semasa
pegawai.
17.
Sepanjang tempoh Sepanjang tempoh pemerhatian,
pemerhatian,
pegawai tidak perlu untuk mengisi
adakah
pegawai LNPT/PBPPP pada tahun tersebut.
perlu mengisi LNPT
/PBPPP
Pegawai hanya akan
dinilai
berdasarkan
penilaian
PPPK
sepanjang
tahun
tersebut.
17
Lampiran A
KEAHLIAN PANEL PENILAIAN PRESTASI KHAS (PPPK) KPM
PPPK hendaklah terdiri daripada:
i.
Dua (2) orang pegawai penyelia yang sesuai selain daripada pegawai
penyelia asal.
Contoh:
BIL.
PEGAWAI YANG
DINILAI
PENYELIA ASAL
PPPK
1
PPP DG41
PPP DG48
Dua pegawai lain di gred
DG48 dan ke atas di Unit
/ Bahagian yang sama
2
PT (P/O) N17
PT (P/O) N22
Dua pegawai lain di gred
N22 dan ke atas di Unit /
Bahagian yang sama
Atau
ii.
Dua (2) orang pegawai lain sekiranya tiada yang sesuai.
Contoh:
BIL.
PEGAWAI YANG
DINILAI
PENYELIA ASAL
PPPK
1
PPP DG41
PPP DG48
Dua pegawai lain di gred
DG48 dan ke atas di Unit
/ Bahagian lain
2
PT (P/O) N17
PT (P/O) N22
Dua pegawai lain di gred
N22 dan ke atas di Unit /
Bahagian lain
18
Lampiran B
KEAHLIAN PANEL PENILAI DASAR PEMISAH (PPDP)
BAGI KUMPULAN PELAKSANA DAN
KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL
BIL.
KEAHLIAN
JAWATAN
1
Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
2
Timbalan Ketua Pengarah
Awam (Pembangunan)
3
Ketua Setiausaha Perbendaharaan / Wakil
Ahli
4
Ketua Setiausaha
Manusia / Wakil
Ahli
5
Pengarah Bahagian Pasca Perkhidmatan,
JPA
Ahli
6
Penasihat Undang-Undang, JPA
Ahli
7
Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan yang
berkaitan / Wakil
Pemerhati
8
Seorang (1) wakil Kongres Kesatuan PekerjaPekerja Di Dalam Perkhidmatan Awam
(CUEPACS)
Pemerhati
9
Seorang (1) wakil pekerja Majlis Bersama
Jabatan (MBJ) yang berkenaan
Pemerhati
10
Bahagian Perkhidmatan, JPA
Urus Setia
Perkhidmatan
Kementerian
19
Pengerusi
Sumber
Ahli
Lampiran C
BORANG VERIFIKASI MARKAH
PEGAWAI BERPRESTASI RENDAH
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
TAHUN ________
Skim Perkhidmatan :……………………………………………………………….
1. MAKLUMAT PEGAWAI YANG DINILAI (PYD)
a)
Nama Penuh
b)
(HURUF
BESAR)
No.
Kad Pengenalan
(Baru/ Lama)
c)
Tarikh Lahir
d)
Umur
e)
Jantina
f)
No. Telefon Bimbit
g)
Alamat Surat Menyurat
h)
Alamat Tempat Bertugas
i)
Skim dan Gred Perkhidmatan
j)
Tarikh Lantikan Pertama
k)
Tarikh Disahkan Jawatan
l)
Tarikh Penempatan di Jawatan Sekarang
m)
Tarikh Lantikan di Jawatan Sekarang
n)
Tarikh Disahkan di Jawatan Sekarang
o)
Taraf Perkhidmatan Pegawai
p)
Memilih KWSP/ Pencen
q)
Gaji
r)
Anugerah Yang Pernah Diterima
(nyatakan tahun diterima)
s)
Tindakan tatatertib (sekiranya ada)
20
t)
Markah PBPPP/ LNPT (tahun semasa)
u)
Markah PBPPP/ LNPT (3 tahun terkini)
v)
Tarikh ditukarkan masuk ke
Kumpulan (sekiranya berkaitan)
Jawatan
w)
Tarikh ditukarkan keluar dari
Kumpulan (sekiranya berkaitan)
Jawatan
2. MAKLUMAT PEGAWAI PENILAI ASAL PEGAWAI YANG DINILAI (PYD)
Pegawai Penilai Pertama (PPP):
Pegawai Penilai Kedua (PPK):
Nama:
Nama:
No. KP:
No. KP:
Jawatan & Gred:
Jawatan & Gred:
Alamat Tempat Bertugas:
Alamat Tempat Bertugas:
3.
MAKLUMAT PEGAWAI YANG MENJALANKAN SIASATAN
Nama:
Nama:
No. KP:
No. KP:
Jawatan & Gred:
Jawatan & Gred:
Alamat Tempat Bertugas:
Alamat Tempat Bertugas:
21
4.
MAKLUMAT RAKAN SEKERJA PEGAWAI YANG DINILAI (PYD)
Nama:
Nama:
No. KP:
No. KP:
Jawatan & Gred:
Jawatan & Gred:
Alamat Tempat Bertugas:
Alamat Tempat Bertugas:
Nama:
Nama:
No. KP:
No. KP:
Jawatan & Gred:
Jawatan & Gred:
Alamat Tempat Bertugas:
Alamat Tempat Bertugas:
22
5.
ULASAN PEGAWAI YANG MENJALANKAN SIASATAN
*Pegawai Penyiasat hendaklah memberikan ulasan lengkap dan terperinci berhubung hasil
dapatan siasatan ke atas PYD / Ketua Jabatan /PP1/PP2/ rakan sejawat serta hasil siasatan ke
atas dokumen dan rekod-rekod berkaitan PYD yang disiasat.
Pegawai Penyiasat juga hendaklah memberikan justifikasi yang sesuai sekiranya berhasrat
untuk meminda markah PYD kepada markah yang baharu. Pegawai Penyiasat boleh
menggunakan lampiran tambahan sekiranya ruangan ini tidak mencukupi.
23
6. ULASAN DAN PERAKUAN PENGERUSI PANEL PEMBANGUNAN SUMBER
MANUSIA (PPSM) JABATAN / BAHAGIAN / INSTITUSI
Setuju markah prestasi rendah tahun ________ dikekalkan.
Setuju markah prestasi tahun ________ dipinda kepada _____%.
Catatan:
…………………………………………..
(Tandatangan Pengerusi PPSM Jabatan/ Bahagian/Institusi)
Nama:
Jawatan:
Gred:
Tarikh:
Cap Jabatan:
24
Lampiran D
KEAHLIAN PEGAWAI YANG MENJALANKAN SIASATAN BAGI
PEGAWAI-PEGAWAI BERPRESTASI RENDAH
SELARAS DENGAN PELAKSANAAN DASAR PEMISAH (EXIT POLICY) DI
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Pegawai Yang Menjalankan Siasatan hendaklah terdiri daripada:
Dua (2) orang pegawai yang sesuai selain daripada pegawai penyelia asal.
Contoh:
BIL.
PEGAWAI YANG
DINILAI
PENYELIA ASAL
PEGAWAI PENYIASAT
1
Pengetua
Gred DG52
i) Pegawai di PPD (PPP)
ii) Pegawai di PPD (PPK)
Dua (2) pegawai lain di
PPD yang sama
2
Guru Penolong Kanan
Gred DG48
i) Pengetua (PPP)
ii) Pegawai di PPD (PPK)
Dua (2) pegawai lain di
sekolah/
PPD
yang
sama
3
PPP DG41
i) GPK HEM (PPP)
ii) Pengetua/ Guru Besar
(PPK)
Dua (2) pegawai lain di
Unit / Bahagian/ sekolah
yang sama
PT (P/O) N17
i) KPT N22 (PPP)
ii) GPK HEM (PPK)
Dua (2) pegawai lain di
di Unit / Bahagian/
Sekolah yang sama
4
*Keahlian Pegawai Penyiasat adalah tidak terikat kepada prinsip Penilaian Prestasi yang
mengkehendaki Pegawai Penyiasat lebih tinggi gred daripada pegawai yang disiasat.
25
Lampiran E
FORMAT SURAT ARAHAN PEGAWAI MENJALANI TEMPOH PEMERHATIAN
DASAR PEMISAH
Nombor Rujukan:
Tarikh:
______________
______________
(Alamat Pegawai)
Tuan/ Puan,
PELAKSANAAN TEMPOH PEMERHATIAN MELALUI DASAR PEMISAH KERANA
BERPRESTASI RENDAH TAHUN ___________
NAMA PEGAWAI :
NO KAD PENGENALAN :
SKIM PERKHIDMATAN DAN GRED :
Dengan hormatnya saya merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2015
mengenai perkara di atas.
2.
Berdasarkan Laporan Penilaian Bersepadu Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
(PBPPP) Tahun ___________ / Laporan Prestasi Tahunan (LNPT ) Tahun ______, Panel
Pembangunan Sumber Manusia Kementerian Pendidikan Malaysia telah memutuskan
markah PBPPP/LNPT tuan/puan adalah kurang daripada 60%. Selaras dengan
pelaksanaan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2015, tuan/puan dikehendaki
menjalani tempoh pemerhatian selama satu (1) tahun di bawah pengendalian
Kaunselor Organisasi Daerah/Jabatan/Kementerian.
3.
Semasa menjalani tempoh pemerhatian, tuan/puan masih menjalankan tugas hakiki
atau lain- lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa di penempatan yang sama.
Tempoh pemerhatian ini berkuatkuasa satu (1) tahun mulai ______________________.
Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut perintah,
(..................................................................)
(Tandatangan)
Nama Ketua Jabatan
*Salinan surat kepada PSM Kementerian/Jabatan / Kaunselor Organisasi dan Pegawai Penilai Prestasi Khas.
26
Lampiran E1
CARTA ALIR PELAKSANAAN DASAR PEMISAH
Peringkat 1 (Pengenalpastian Pegawai)
Panel Pembangunan Sumber Manusia
(PPSM) kenal pasti pegawai berprestasi
rendah tahun penilaian terkini.
(Tempoh masa : selepas mesyuarat
PPSM KPM)
PPSM jalankan siasatan.
(Tempoh masa : 7 hingga 14 hari
selepas Jawatankuasa Siasatan
ditubuhkan oleh PPSM, KPM)
tidak
setuju
markah
Pegawai
kekal
PPSM
1.
Siasatan
Arahkan urus setia /
lantik
mana-mana
pegawai bukan anggota
PPSM
yang
terlibat
dalam penilaian prestasi
pegawai.
Contoh tindakan:
(a)
dapatkan
penjelasan
pegawai;
(b)
teliti
trend
LNPT 3 tahun
sebelum LNPT
terkini.
PPSM boleh ubah suai &
selaras markah.
setuju
markah
2.
Pegawai jalani tempoh pemerhatian
(1 tahun). (Tempoh setahun mulai tarikh pegawai
diarah oleh Ketua Jabatan untuk jalani
pemerhatian)
27
Tempoh Pemerhatian:
Fasa pemulihan –
saringan,
pengkategorian,
pemulihan
dan
pembangunan
oleh
Kaunselor Organisasi.
Lampiran E2
CARTA ALIR PELAKSANAAN DASAR PEMISAH
Peringkat 2 (Tempoh Pemerhatian Satu (1) Tahun)
Saringan oleh Kaunselor Organisasi.
(Tempoh masa 30 hari)
Sikap/Komitmen
Pembangunan Kendiri
Kewangan
Masalah
kesihatan
Program PSYNNOVA
Agensi Kaunseling dan
Pengurusan Kredit
(Tempoh masa : 14 hari)
Rujuk hospital
Tidak Penuhi
syarat Bab F
Penuhi syarat
Bab F
Pemantauan Kaunselor
Organisasi / PPPK
Lembaga Perubatan
Penilaian Khas oleh PPPK.
(Tempoh masa: 14 Hari)
Sihat
Pengesahan oleh PPSM
Tidak Sihat
LNPK/PBPPP
≥ 60%
LNPK/PBPPP